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ENCERRAMENTO MENSAL
SISTEMA CONTBIL E FINANCEIRO

Voc sabe quais procedimentos devem ser adotados para fazer o encerramento
mensal no sistema contbil e financeiro da AGP?

Caso ainda no saiba, leia abaixo alguns procedimentos bsicos a serem
executados no Contab2 que podero auxili-lo.

ENCERRAMENTO CONTBIL SISTEMA DE CONTABILIDADE

Basicamente o encerramento contbil nas entidades pblicas se resume na
conferncia das despesas oramentrias e das despesas e receitas extra-
oramentrias. Portanto, antes de fazer o encerramento contbil, necessrio
fazer os seguintes procedimentos:

* Verificar se as despesas foram empenhadas nas classificaes oramentrias
corretas e se foram devidamente pagas. Esta conferncia pode ser realizada
verificando as despesas empenhadas e pagas no ms com o relatrio do menu 19-
8 Exame Aritmtico (Arquivamento para o TCEMG Pasta Completa para
Arquivamento) ou com o relatrio do menu 18-2 Minuta da Despesa;

* Analisar se as despesas do ms foram liquidadas corretamente, inclusive se os
documentos fiscais cadastrados esto em conformidade com a natureza da
despesa. Para fazer estas averiguaes, emita os relatrios dos menus 45-7
Seleo de Despesas Liquidadas (Selecionando o campo Data da liquidao e
inserindo o perodo desejado) e 50-3 Listagem de Documentos Fiscais
(Deixando o campo Favorecido em branco e inserindo no campo Data da
liquidao o perodo desejado). Possveis correes nos documentos fiscais
podero ser realizadas por meio do menu 27-7 Cadastro de Documentos
Fiscais;

* Confrontar os lanamentos das receitas extra-oramentrias com os pagamentos
das despesas extra-oramentrias. Primeiramente, emita a Dvida Flutuante e
Devedores Diversos por meio do menu 20-1 e compare a coluna Inscrio com
a coluna Baixa de cada conta extra-oramentria apresentada, caso encontre
alguma diferena que julgue necessrio um exame mais minucioso, o relatrio mais
adequado para conferir cada conta o Razo Geral s/ Histrico, emitido pelo
menu 22-2 Opo 3-Financeiro Informando a conta e o perodo desejado.




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ENCERRAMENTO FINANCEIRO SISTEMA DE TESOURARIA

J o encerramento financeiro se resume em conferir as entradas e sadas ocorridas
nos cofres da entidade. Neste caso, mesmo que as receitas oramentrias tenham
classificao contbil, o mais prudente que elas sejam conferidas pelo setor que
efetuou os lanamentos no sistema, ou seja, pelo setor de tesouraria. Nada impede
que o setor contbil tambm participe das conferncias, principalmente analisando
se a codificao da receita condiz com a sua natureza e se tem paridade com o
Manual de Receitas Pblicas. Os procedimentos para efetivar o encerramento
financeiro so:

* Conferir se os lanamentos das receitas foram registrados nas contas bancrias
corretas e em conformidade com os relatrios do setor tributrio e os avisos de
crditos enviados pelas instituies financeiras. Emita a Minuta da Receita (menu
18-1) para auxili-lo. Ateno especial para as contas dedutoras do FUNDEB que
em algumas situaes so contabilizadas pelo valor lquido pelas instituies
financeiras. Na entidade necessrio fazer o lanamento pelo bruto e o
lanamento da deduo;

* Executar a opo de menu 78-1 Conciliao Bancria para conciliar os
lanamentos realizados no sistema de tesouraria de entrada e de sada de
recursos com os extratos bancrios e emitir o Relatrio de Conciliao Bancria
no mesmo menu para comparar os saldos finais. Antes, calcule o balancete pelo
menu 19-1 para certificar que todos os lanamentos estaro disponveis para
conciliao;

* Confrontar o saldo anterior, as entradas, as sadas e o saldo final das contas
bancrias por meio do Demonstrativo de Movimento de Numerrios DMN
(menu 18-4) com os extratos bancrios.

ATENO:

Depois de executar os procedimentos anteriores, ser necessrio encerrar o
Boletim Dirio de Caixa BDC por meio do menu 18-3, calcular e bloquear o
ms pelo menu 19-1 Clculo de Balancetes.

Com o balancete calculado e bloqueado, todos os relatrios dirios e mensais
obrigatrios para arquivamento devero ser emitidos e arquivados. Os empenhos
pagos no ms tambm devero ser arquivados nas respectivas pastas conforme
exigncia do TCEMG.

Fique atento, brevemente iremos disponibilizar no portal da AGP
www.agpsa.com.br, matria orientando sobre os documentos que devem ser
arquivados na sua entidade.

Elaborado por: Sergio Robson Mafra
Assessor Contbil