6.6 GENERACION DE REPORTES32 6.6.1 Resumen de Pedidos.33 6.6.2 Reporte de Productos.35 6.6.7 Histrico de Productos...37 6.6.4 Nuevos Productos Creados..40
Firma de Aprobacin.43
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1. RESUMEN EJECUTIVO
El presente documento tiene por objetivo presentar las pantallas, reportes y principales funcionalidades del SISTEMAS DE PEDIDOS WEB - IESA, a efecto que el usuario pueda obtener una gua para sus operaciones de trabajo. 2. OBJETIVOS DEL SISTEMA
El SISTEMA DE PEDIDOS WEB tiene por objetivo proveer a la Logstica de toda la organizacin el ingreso desde las distintas Unidades de Produccin (Obras) los pedidos de los almacenes implementados en IESA, lo que permitir una mejora de su proceso actual en lo que se refiere a tiempos y resultado final. 3. ALCANCE DEL SISTEMA
Todas las areas funcionales y operativas que estn dentro del proceso de generacin y atencin de pedidos. Son Almacenes de Obra, Residencias de Obra, Coordinadores de Obra, rea de Compras, rea de taller y Gerencia de Logstica.
4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
MDULO DESCRIPCIN Pedidos Registro, modificacin y consulta de pedidos. Autorizaciones Autorizaciones de pedidos de acuerdo a niveles de aprobacin. Productos Consulta de Maestro de productos. Reportes Muestra mediante reportes la informacin ingresada al sistema en un cuadro Excel y te permite generar filtros por campos principales.
Proyecto: PEDIDOS WEB-IESA Asunto: Manual de Usuario Versin: 1.0 15/08/2011 Sistema de Pedidos Web Archivo: Manual de Usuario v 1.0 Ubicacin: Departamento de Sistemas Actualizacin: 25/11/2008 5. ACCESO AL SISTEMA Para ingresar al Sistema de Pedidos Web se debe ingresar a la siguiente direccin de pgina web http://www.iesa.pe/Logistica, Si el acceso se hace dentro de la oficina principal de IESA se debe acceder de la siguiente forma: http://192.168.1.3/Logistica La Solicitud para la creacin de Nuevos Usuarios en el Sistema de Pedidos WEB, debern ser solicitados va email al DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE LA OFICINA PRINCIPAL AL CORREO: sistemas@iesa.com.pe El usuario deber estar registrado en el sistema, mediante la pantalla de registro de Usuario (Modulo de Seguridad del Sistema) slo as podr tener control del mdulo, el sistema validar que el usuario este registrado. La pantalla inicial del sistema es la siguiente. Realizar CLICK en el Login Ingrese Usuario Ingrese Contrasea
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6. MODULOS DEL SISTEMA
6.1 GENERALIDADES
1. El sistema est dividido por Mdulos de mens y cada Modulo por diferentes opciones, que abrirn las pginas formularios para el registro de datos respectivo propias del men. Para el men pedido como muestra la imagen (Ingreso de Pedidos/Impresin de Pedidos).
6.2 SEGURIDAD 6.2.1 CAMBIO DE PASSWORD
1. Se ingresar seleccionando el Mdulo de Seguridad, luego la opcin de Cambio de Password.
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6.2.2 Cambiar Password.
1. Para cambiar su Password deber ingresar su Password Anterior, luego ingresara el Password Nuevo y deber confirmarlo.
6.3 PEDIDOS
6.3.1 Creacin de Pedidos
1. Se selecciona Men Ingreso de Pedidos.
Ingresar password anterior Ingresar nuevo password Confirmar password
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2. La pantalla a la que se ingresa para la creacin de pedidos encontrara los siguientes iconos los cuales paso describir:
ACCIONES BOTON 1.- Adelantar y Retroceder Pagina: Este link te permite retroceder y avanzar una pgina.
2.- Crear nuevo: Este link te permite mostrar la pgina para crear un nuevo pedido.
3.- Modificar: Este link te permite mostrar la pgina para modificar pedido.
4.- Eliminar: Este link te permite eliminar un pedido seleccionado.
5.- Pedido Atendido: Este link te permite terminar un pedido atendido.
6.- Buscar: Este link te permite mostrar la pgina para buscar un pedido por su nmero.
7.- Copiar pedido: Este Link te permite copiar un pedido ya realizado.
8.- Imprimir: Este link te permitir impresin de pedidos.
9.- Salir: Este link permitir salir la pagina actual
3. Para crear un nuevo pedido debern dar clic en el botn crear nuevo
Botn nuevo
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4. El ingreso de la informacin para crear un nuevo pedido es de la siguiente manera como muestra la imagen: seleccionar la Obra, Centro de Costo, Equipo, Area, que son los primeros campos a llenar.
5. Se debe seleccionar los filtros si no el sistema no permitir seguir llenando la informacin.
Seleccionar Obra Seleccionar Area Seleccionar C. Costo Seleccionar Equipo No permite seguir ingresando la informacin si no se selecciona el combo.
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6. Seleccionar el boton para agregar los productos que se van ingresar al pedido.
7. Luego mostrara una pantalla con el maestro de productos como se ve en la imagen. Esta pantalla tiene la opcin de bsqueda por cdigo y descripcin.
Clic en este botn Bsqueda por cdigo. Bsqueda por Descripcin.
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8. Esta imagen muestra el filtro de bsqueda por descripcin, para este caso se ha filtrado la palabra PERNOS. Una vez encontrado el producto darle clic para agregarlo al pedido.
9. El producto seleccionado es agregado al pedido con su respectiva unidad de medida, luego debern llenar la cantidad y stock.
Dar clic al producto a agregar Ingresar Cantidad Ingresar Cantidad Opcional se puede agregar comentario
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10. Si el pedido tuviera ms de 5 tems debern darle clic en el botn agregar para incrementar los cantidad de registros a ingresar como se muestra en la pantalla.
11. Una vez terminado el pedido se debera dar clic en el boton guardar. Este proceso pedira confirmar datos dandole otro clic al boton.
Dar clic para confirmar grabacin
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12. Una vez confirmado la grabacin en pedido ser grabado satisfactoriamente.
6.3.2 Modificacin de Pedidos
1. Para modificar un pedido se debe seleccionar el pedido a modificar. Como muestra la imagen el pedido seleccionado cambiara de color, luego darle en el botn modificar.
Dar clic en botn modificar
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2. Luego se mostrara la pgina donde muestra el pedido a modificar. Para este ejemplo agregaremos un segundo tem.
3. Luego eliminaremos el primer tem. Para eliminar un tem de un pedido se debe darle un check en el recuadro que est al lado izquierdo del cdigo del producto, como muestra la pantalla.
Check en el recuadro
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4. Luego grabaremos el pedido y confirmaremos los datos.
5. Como muestra la pantalla el pedido ha sido modificado.
En la parte inferior del pedido reflejara el usuario que cre el pedido y el que modifico
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6.3.3 Creacin de Productos Temporales
1. Para crear un producto temporal primero se debe verificar que el producto a crear no exista en el maestro de producto del sistema.
2. Solo si se verifica que el producto no existe en el maestro de productos se creara el producto temporal. Se colocara el nombre del producto y la unidad de medida correspondiente.
Descripcin de Producto Unidad de Medida Clic en el botn agregar tem al pedidos Buscar Producto Clic en el botn buscar Producto a buscar Producto no existe en el maestro
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3. Luego se deber grabar el pedido y confirmar los datos. Para corroborar que el producto es un temporal se activada un check al lado derecho del tem creado en la columna de nombre N.
6.3.4 Anular Pedido
1. Para anular un pedido se debe seleccionar el registro a anular segn muestra la pantalla, luego se deber dar un clic al botn anular el pedido.
Check activado Al seleccionar el pedido cambia de color Clic en el botn Anular
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2. Al darle clic al botn anular este mostrara el siguiente mensaje donde se deber confirmar la anulacin del pedido seleccionado. Para el ejemplo el pedido que se ha seleccionado es el pedido 051-00118
3. Como se muestra en pantalla el pedido 051-00118 se encuentra anulado.
Pedido Anulado
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6.3.5 Pedido Atendido 1. Esta opcin permite terminar un pedido cuando este ya ha sido atendido a la obra. Solo se podrn terminar pedidos que estn en el estado revisado por logstica. Para terminar un pedido se debe seleccionar el pedido a terminar y dar clic en el botn pedido Atendido.
2. Luego mostrara un mensaje que te permitir confirmar terminar el pedido. Para el ejemplo el pedido a terminar es el numero 051-00115
Seleccionar pedido a terminar
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3. Como muestra la imagen el pedido seleccionado ya ha sido terminado y est en el estado pedido Atendido.
6.3.6 Copiar Pedido 1. Esta opcin permite terminar un copiar un pedido ya creado. Para copiar un pedido se debe seleccionar el pedido a copiar. Cuando se ha seleccionado el pedido se debe dar clic al botn copiar como muestra en la imagen.
Pedido N 0051-00115 Estado Atendido Seleccionar pedido a copiar Clic en el botn Copiar
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2. Luego mostrara un mensaje que te permitir confirmar copiar el pedido. Para el ejemplo el pedido a copiar es el nmero 051-00119.
3. Como muestra la imagen el pedido seleccionado ya ha sido copiado y se ha creado automticamente el pedido N 051-00129 como se muestra en la pantalla.
Pedido N 0051-00129 Pedido Seleccionado
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4. En estas pantallas se muestran los pedidos copiados. El pedido N 051-00129 es copia del pedido 051-00119.
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6.3.7 Impresin de Pedidos 1. Para imprimir un pedido se debe seleccionar el pedido a imprimir y luego se deber dar clic en el botn imprimir.
Pedido Seleccionado N 051-00119 Botn Imprimir
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6.4 IMPRESIN DE PEDIDOS 6.4.1 Impresin de Pedidos 1. La siguiente imagen muestra la pantalla de impresin de pedidos donde puede seleccionar el rango del nmero de pedidos que se quiere imprimir. Esta opcin muestra la impresin de un rango de pedidos de numeracin correlativa.
2. Como se muestra en la siguiente pantalla hemos escogido un rango de nmeros de pedidos para imprimir.
Rango de nmeros de Pedidos
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3. En esta imagen mostrara todas las impresiones que estn dentro del rango escogido.
6.5 Autorizaciones
1. En este men se tiene las opciones para la autorizacin de pedidos en obra (lo realiza la residencia), autorizacin de coordinadores (lo realiza la coordinacin de obra) y pedidos autorizados por compras (lo realiza el dpto. de logstica).
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6.5.1 Autorizacin Obra
1. Para acceder a este mdulo, ingresar al men Autorizaciones/ Opcin Autorizacin Obra.
2. En la siguiente imagen se muestra la pantalla principal de la opcin autorizacin Obra en la cual se debe seleccionar el pedido y/o los pedidos a autorizar.
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3. Seleccionar el centro de costos, luego el (los) pedido(s) a aprobar haciendo clic en la(s) casilla(s) al costado izquierdo del numero de pedido y luego clic en el botn autorizar (ver imagen).
Luego de ello emite un mensaje si desea aprobar, entonces confirmar la aprobacin y emite el mensaje de aprobacin.
Clic botn Autorizar Seleccin de pedido a autorizar N 002-00104
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6.5.2 Autorizacin Coordinadores.
1. Para acceder a este mdulo, ingresar al men Autorizaciones/Autorizacin Coordinadores, all solo se visualiza los pedidos aprobados en obra, en este caso solo hay un pedido (ver imagen).
Autorizacin Coordinadores
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2. En la siguiente imagen se muestra la pantalla principal de la opcin autorizacin Coordinadores. Como muestra la imagen aparecen los pedidos que ya han sido autorizados pro Obra.
3. Seleccionar la obra, el centro de costos, luego el(los) pedido(s) a aprobar haciendo clic en la casilla al costado izquierdo del numero de pedido y luego clic en el botn autorizar (ver imagen).
Pedidos Autorizados por Obra Seleccin de Pedidos a Autorizar Clic botn Autorizar
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4. Luego de ello emite un mensaje si desea aprobar, entonces confirmar la aprobacin y emite el mensaje de aprobacin.
6.5.3 Pedidos Autorizados por Compras
1. Para acceder a este mdulo, ingresar al men Autorizaciones/Pedidos autorizados por compras, all solo se visualiza los pedidos aprobados por el coordinador, en este caso solo hay un pedido (ver imagen).
Pedidos Autorizados por compras
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2. Seleccionar la obra, el centro de costos, luego el(los) pedido(s) a aprobar haciendo clic en la casilla al costado izquierdo del numero de pedido y luego clic en el botn autorizar (ver imagen).
3. Luego de ello emite un mensaje si desea aprobar, entonces confirmar la aprobacin y emite el mensaje de aprobacin.
Clic en Autorizar Seleccionar Pedido a Autorizar
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6.6 GENERACIN DE REPORTES
1. En este men se realiza los reportes concernientes a los pedidos realizados, productos por lnea, histricos de producto que se han pedido en un determinado periodo y nuevos productos creados los cuales ya han sido codificados. Cabe sealar que todos los reportes se generan en formato Excel.
6.6.1 Resumen de Pedidos
1. Para generar un reporte de resumen de pedidos generados en un determinado periodo, hacer clic en el men Reportes/Resumen de Pedidos:
Clic en Reportes. Resumen de Pedidos
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2. En la imagen mostrada tenemos que llenar los campos y filtrar de esta manera el reporte que deseamos:
En el mdulo anterior se puede generar el reporte de acuerdo a los requerimientos del usuario y con los campos existentes. Es decir se puede filtrar el reporte por obra, por rea, por centro de costos, por equipos, por productos, por estado y por periodo.
Como ejemplo en la siguiente imagen se generar el reporte segn los filtros seleccionados (Obra Atacocha, rea almacn Atacocha, Centro de costos Atacocha pique 447, Equipo almacn Atacocha, producto todos, estado todos y periodo del 17- 01-11 al 20-08-11). Para proceder con el reporte hacer click en el icono del Excel.
Seleccionar obra Seleccionar rea Seleccionar centro de costos Seleccionar equipo Seleccionar Producto Seleccionar estado de pedido Seleccionar periodo Click para generar reporte Click para volver y dejar sin efecto
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3. Al hacer clic en el icono del Excel se generar el siguiente reporte en formato Excel, si se desea realizar otra filtracin deber guardarse el anterior archivo generado y/o cerrarlo ya que el sistema guarda en su memoria los datos del filtro anterior y es posible que genere un reporte errado:
1. Para generar un reporte de productos existentes clic en el men Reportes/Reporte de productos.
Resumen de Productos
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2. En el siguiente mdulo para genera un reporte de todos los productos existentes en el sistema, primero seleccionamos la lnea de producto a la cual pertenece.
Luego de ello hacer clic en el icono del Excel para generar el reporte. Si desea volver o dejar sin efecto, hacer clic en .
Seleccionar lnea de producto Click para generar reporte Click para volver y dejar sin efecto
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3. Como ejemplo se genera el reporte en Excel despus de haber seleccionado la lnea de productos (REPUESTOS) como muestra la siguiente imagen.
REPUESTOS MAT0001817 CORREDERA DE JEBE 1/2" MTS REPUESTOS REP0000001 RETEN POSTERIOR 23513578 UND REPUESTOS REP0000003 TUERCA DE BIELA 8929019 UND REPUESTOS REP0000004 TERMOSTATO 23532436 UND REPUESTOS REP0000005 SELLO DE ENFRIADOR 23532850 UND REPUESTOS REP0000006 AISLADOR DE CARTER 23517242 UND REPUESTOS REP0000007 DAMPER R8929502 UND REPUESTOS REP0000008 SELLO DE ENFRIADOR 23508392 UND REPUESTOS REP0000009 AISLADORES TAPA BALANCIN 23517911 UND REPUESTOS REP0000010 PION TORO R23513559 UND REPUESTOS REP0000011 METALES DE BANCADA 8929681 UND REPUESTOS REP0000012 SCREW 7K4942 UND REPUESTOS REP0000013 CHUCK ROTACION 15272368 UND REPUESTOS REP0000014 CODO NIPLE 0570704119 / 5500215700 UND REPUESTOS REP0000017 MODULO DE CONTROL 5541451800 / 5541502100 / YZ104830 UND REPUESTOS REP0000019 ARO 9.5 X 20 (5573073600) 10 HUECOS (COMPLETO) UND REPUESTOS REP0000020 GUIA DE VALVULA DE ADMISION 4149845 UND REPUESTOS REP0000021 GUIA DE VALVULA DE ESCAPE 4149850 UND REPUESTOS REP0000022 GUIDE PIECE 33191231 / 26403745 (D=41MM) UND REPUESTOS REP0000023 ACOPLE 8929479 UND REPUESTOS REP0000025 ARANDELA BAKELITA DE PERNO D 01216307 UND REPUESTOS REP0000026 ABRAZADERA 1166445 UND REPUESTOS REP0000027 ABRAZADERA 1173627 UND REPUESTOS REP0000028 ABRAZADERA 1173941 UND REPUESTOS REP0000029 ABRAZADERA 1173962 UND REPUESTOS REP0000030 ABRAZADERA 1173970 UND REPUESTOS REP0000031 ABRAZADERA 1586188 UND PRODUCTO MAESTRO DE PRODUCTOS UNIDAD MEDIDA LINEA CODIGO
6.6.3 Histrico de Productos
1. Para generar un historial de pedidos de los productos solicitados en un determinado periodo hacer clic en el men Reportes/Histrico de productos.
Histrico de productos
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2. Para generar el reporte en este mdulo, hacer clic en . Luego de ello aparecer la siguiente ventana:
En esta ventana escribimos el cdigo o la descripcin del producto buscado.
3. Luego de ello hacer click en o presionar ENTER. Y se generar el siguiente listado, en caso de haber escrito la descripcin:
Escribir cdigo Escribir descripcin
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Y el siguiente listado, si se escribe un cdigo cualquiera:
Luego de ello clic en el cdigo del producto buscado (Ej. REP0002574)
4. Al hacer clic, volver al mdulo anterior como se aprecia en la imagen lneas abajo. Luego de ello seleccionar el periodo para la filtracin. Y por ltimo clic en el icono del Excel para generar el reporte.
Seleccionar periodo Click para generar reporte Click para volver y dejar sin efecto
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5. Como ejemplo se generar el siguiente reporte en Excel, cuando se ha ubicado o escrito el cdigo de producto buscado:
EROMANI 07/08/2011 REP0002574 CONO DE REGULACION 7360170 REPUESTOS UNIDAD ACTIVO CODIGO UNIDAD MEDIDA ESTADO HISTORICO DE PRODUCTOS PRODUCTO LINEA USUARIO FECHA
Si se deja el campo producto en blanco, reporta todos los productos los cuales han sido solicitados (Ver siguiente imagen).
EROMANI 31/07/2011 HTA0000328 DADO CROMADO 2" X 3/4" HERRAMIENTAS UNIDAD ACTIVO EROMANI 31/07/2011 HTA0000466 (NO USAR) LLAVES ALLEN DE 1/6 A 3/8" HERRAMIENTAS JUEGO ACTIVO EROMANI 07/08/2011 REP0002574 CONO DE REGULACION 7360170 REPUESTOS UNIDAD ACTIVO EROMANI 07/08/2011 REP0011730 MANGUERA 5P1263 REPUESTOS METROS ACTIVO CODIGO UNIDAD MEDIDA ESTADO HISTORICO DE PRODUCTOS PRODUCTO LINEA USUARIO FECHA
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6.6.4 Nuevos Productos Creados
1. Para generar el reporte de los nuevos productos creados, stas, deben haber sido codificados. Ingresar al men Reportes/Nuevos productos creados.
2. Para generar el reporte en este mdulo, hacer clic en . Luego de ello aparecer la siguiente ventana:
En esta ventana escribimos el cdigo o la descripcin del producto buscado. Nuevos Productos Creados Escribir cdigo Escribir descripcin
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3. Luego de ello hacer click en o presionar ENTER. Y se generar el siguiente listado, en caso de haber escrito el cdigo:
Y el siguiente listado, si se escribe una descripcin cualquiera:
Luego de ello clic en el cdigo del producto buscado (Ej. REP0002574)
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4. Al hacer clic, volver al mdulo anterior, en este caso no seleccionamos nada y dejamos el campo en blanco como se aprecia en la imagen lneas abajo. Luego de ello seleccionar el periodo para la filtracin. Y por ltimo, clic en el icono del Excel para generar el reporte.
5. Como ejemplo se generar el siguiente reporte en Excel