proibida a reproduo parcial ou total dessa apostila.
SUMRIO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
Sumrio 1. INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL ............................................................................ 4 1.1. Conceito Inicial .............................................................................................................. 4 1.2. Passos iniciais ................................................................................................................ 4 1.3. A Tela do Excel............................................................................................................... 6 1.3.1. Barra de Ttulo ....................................................................................................... 6 1.3.2. Barra de menus ..................................................................................................... 7 1.3.3. Barra de Ferramentas ............................................................................................ 8 2. SALVANDO O ARQUIVO ....................................................................................................... 13 2.1. Salvar Como ................................................................................................................. 13 2.2. Salvar (Atalho e menu) ................................................................................................ 13 3. EDITANDO A PLANILHA ....................................................................................................... 14 3.1. Conhecendo a planilha ................................................................................................ 14 3.1.1. Planilha ................................................................................................................ 14 3.1.2. Colunas ................................................................................................................ 14 3.1.3. Linhas................................................................................................................... 15 3.1.4. Clulas mltiplas ................................................................................................. 15 3.1.5. Navegando .......................................................................................................... 15 4. TRABALHANDO COM O EXCEL ............................................................................................ 17 4.1. Dados ........................................................................................................................... 17 4.2. Incluir e Excluir ............................................................................................................ 17 4.3. Mover e Copiar ............................................................................................................ 18 4.4. Ocultar e Reexibir Linhas ou Colunas .......................................................................... 19 4.5. Congelar Painis .......................................................................................................... 19 5. FRMULAS E FUNES ....................................................................................................... 20 5.1. Calcular ........................................................................................................................ 20 5.2. Funes ....................................................................................................................... 22 5.2.1. Soma (Autosoma) ................................................................................................ 22 5.2.2. Mdia .................................................................................................................. 22 5.2.3. Arredondar .......................................................................................................... 22 5.2.4. Concatenar .......................................................................................................... 23 5.3. Outras funes ............................................................................................................ 26
SUMRIO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
6. FORMATAO ..................................................................................................................... 30 6.1. Formatar Fontes .......................................................................................................... 30 6.2. Formatar nmeros ...................................................................................................... 31 6.3. Alinhar dados .............................................................................................................. 32 6.4. Sombrear as clulas..................................................................................................... 33 6.5. Desenhar bordas ......................................................................................................... 33 6.6. Largura das colunas ..................................................................................................... 34 6.7. Altura das linhas .......................................................................................................... 35 6.8. Classificar dados .......................................................................................................... 35 7. IMPRESSO .......................................................................................................................... 36 7.1. Quebra de pgina ........................................................................................................ 36 7.2. Configurao de pgina e margens ............................................................................. 36 7.3. Cabealho e rodap ..................................................................................................... 37
INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
4 1. INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL 1.1. Conceito Inicial
O Excel uma das ferramentas do Pacote Office, desenvolvido pela Microsoft, para utilizao no Sistema Operacional Windows ou outro Sistema Operacional. Sendo muito utilizado para fazer clculos, armazenar e trabalhar com dados diversos, criao de relatrios e grficos, sendo recomendado para planejamentos, oramentos, finanas e manipulao numrica em geral. 1.2. Passos iniciais
a) Para acessar o aplicativo necessrio fazer o seguinte procedimento:
Procure este cone na rea de trabalho e clique duas vezes com o boto esquerdo do mouse.
Excel.exe b) Outra forma de acessar o aplicativo seguir o seguinte caminho.
Menu iniciar/Programas/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003 (menu clssico) Menu iniciar/Todos os Programas/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003 (Menu Moderno XP aos atuais) E se quiser trabalhar com um arquivo que foi salvo anteriormente, como voc deve proceder?
INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
5 FCIL!
Procure o documento, se o mesmo j est salvo em seu computados ou clique no boto abrir (pasta amarela na barra de ferramentas). Surgir uma janela com o nome abrir. Nela ser mostrada uma lista de arquivos j salvos. Clique no arquivo desejado e, em seguida, acione o boto abrir.
No Excel h tambm a possibilidade de se trabalhar com vrios documentos ao mesmo tempo.
c) Novo documento em branco
Para criar um documento novo, clique no boto Novo Documento em branco ou no menu Arquivo e em seguida clique em Novo.
INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
6 1.3. A Tela do Excel
Quando o aplicativo iniciado, O Excel exibe sua tela padro.
1.3.1. Barra de Ttulo Nesta barra encontrado o nome do documento e o programa que est sendo utilizado no momento. Se no houver uma nomeao por parte do usurio, o Excel ir dar uma nomenclatura padro ao documento. EX: Documento1, Documento2...
INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
7 1.3.2. Barra de menus Exibe os menus onde possvel executar as tarefas de todo o Excel. composta pelos menus: Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados, Janela e Ajuda.
Arquivo: Usado para operaes relacionadas pasta (ao arquivo do Excel), no trata de formatao. Possui funes genricas que sero aplicadas em todas as pastas criadas.
Editar: Como o prprio nome diz. Serve para fazer edio na planilha selecionada.
Exibir: Deve ser utilizado quando se tem o objetivo de alterar o modo como a pasta ser exibida/mostrada para o usurio.
Inserir: Pensou em inserir algum item na planilha? neste item onde estar o que deseja. Clulas, linhas, colunas, grficos, quebra de pgina esto aqui.
Formatar: Tudo que deixa sua planilha visualmente mais elaborada est aqui. Fonte, cor da fonte, tamanho da fonte, espessura das bordas das linhas, formatao geral da planilha na qual se est trabalhando.
Ferramentas: Quer proteo planilha, verificar ortografia, compartilhar a pasta de trabalho? Neste menu voc poder encontrar.
Dados: Pensou em como ir manipular os dados que colocou na planilha? neste menu que ir encontrar. Classificar, filtrar, consolidar...
Janela: Neste menu possvel configurar como voc trabalhar com mais de uma pasta. INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
8 Ajuda: Quer uma forcinha? Neste menu oferece ajuda e informaes teis para sanar suas dvidas. 1.3.3. Barra de Ferramentas Todos os botes que se encontra nesta barra de ferramentas tem sua indicao em algum menu na Barra de Menus. 1.3.3.1. Barra de Ferramentas Padro
I. (Novo): Cria uma nova pasta em branco com configuraes padres. Este boto diferente da opo Novo no Menu arquivo. L abrir uma caixa de dilogo para escolher um modelo dentre as opes disponveis. II. (Abrir): Abre um arquivo que est nos seus arquivos ou outro dispositivo de armazenamento. III. (Salvar): Salva o arquivo em que se est trabalhando com o nome dado pelo usurio. IV. (Email): Envia o contedo da planilha atual para uma pessoa escolhida pelo usurio, tanto no corpo do texto da mensagem ou em anexo. V. (Imprimir): Imprime a janela em que o usurio est trabalhando. No entanto, no tem a mesma funcionalidade que imprimir pelo menu arquivo. L abrir uma caixa de dilogo para escolher uma opo. Neste boto impresso da maneira que est configurada pelo usurio ou modo padro. VI. (Visualizar impresso): Mostra como a impresso sair fisicamente. VII. (Verificar ortografia): Verifica a ortografia na planilha atual. VIII. (Recortar): Retira o texto do local selecionado e cola em outro lugar desejado pelo usurio. IX. (Copiar): Copia o contedo da clula para a rea de transferncia. X. (Colar): Insere o contedo da rea de transferncia no ponto de insero desejado. XI. (Pincel de Formatao): Copia a formatao do objeto selecionado em outro objeto clicado. INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
9 Dica: Para copiar a formatao para mais de um item, clique duas vezes sobre o pincel e em seguida no item desejado. Quando terminar aperte o ESC ou no pincel novamente para desativar o Pincel.
XII. (Desfazer): Quando feito algum comando h a possibilidade de desfazer uma ao. XIII. (Refazer): Quando feito o comando desfazer h a possibilidade de refazer a mesma ao. XIV. (Autosoma): uma maneira prtica de aplicar uma funo (Por padro esse boto aciona o boto soma). Utilizando a funo soma o Excel sugere um intervalo de clulas a ser somado. No entanto, h formas de fazer este tipo de comando. Uma das formas o Excel imaginar quais as clulas que o usurio quer somar. E outra uma mais personalizada que quando o usurio dita quais as clulas iro ser calculadas XV. (Classificao crescente): Classifica os itens de uma determinada seleo. XVI. (Classificao decrescente): Classifica os itens de uma determinada seleo. XVII. (Zoom): Se ao inserir um valor de ampliao, a pasta ativa ser aumentada ou diminuda ao critrio do usurio, para uma melhor visualizao. XVIII. (Assistente do Office): Famoso Clips do Office. Aqui o usurio encontrar tpicos e dicas de ajuda para solucionar determinada tarefa. 1.3.3.2. Barra de Ferramentas Formatao
II. (Fonte): Altera a fonte do texto e dos nmeros selecionados. III. (Tamanho da fonte): Altera o tamanho do texto e dos nmeros selecionados. IV. (Negrito): Ao ser acionado aplicada a formatao negrito ao texto e aos nmeros selecionados. Se j estiver em negrito, ao clicar esta tecla remover a formatao negrito. INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
10 V. (Itlico): Ao ser acionado aplicada a formatao itlico ao texto e aos nmeros selecionados. Se j estiver em itlico, ao clicar esta tecla remover a formatao itlico. VI. (Sublinhado): Ao ser acionado aplicada a formatao sublinhado ao texto e aos nmeros selecionados. Se j estiver sublinhado, ao clicar esta tecla remover a formatao sublinhado. VII. (Alinhar esquerda): Alinha texto, nmeros ou objetos selecionados esquerda com uma margem direita desigual. VIII. (Centralizado): Centraliza o texto, nmeros ou objetos selecionados. IX. (Alinhar direita): Alinha texto, nmeros ou objetos selecionados direita com uma margem esquerda desigual. X. (Mesclar e centralizar): Combina duas ou mais clulas cujas bordas estejam em contato direto resultando em uma nica clula e com alinhamento centralizado.
Dica: A referncia de clula para uma clula mesclada a clula superior esquerda no intervalo selecionado original.
XI. (Estilo da Moeda): Aplica um estilo de moeda s clulas selecionadas. Depender da escolha do usurio qual moeda ir aparecer. XII. (Estilo de porcentagem): Aplica o estilo porcentagem clula selecionada. XIII. (Separador de milhares): Este boto acrescenta os pontos que separam nmeros iguais ou maiores que 1.000 e alm disso, por padro, tambm acrescenta (se houver necessidade) as duas casas decimais que o padro para o Excel. Ou seja, se uma clula contiver o valor 1.000 e for acionado o boto a esta clula, ela passar a apresentar o valor 1.000,00. INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
11 XIV. (Aumentar casas decimais): Aumenta uma casa decimal nas clulas selecionadas. XV. (Diminuir casas decimais): Diminui uma casa decimal nas clulas selecionadas. XVI. (Diminuir recuo): Reduz o recuo do contedo da clula selecionada. XVII. (Aumentar recuo): Aumenta o recuo do contedo da clula selecionada. XVIII. (Bordas): Adiciona uma borda clula selecionada ou intervalo selecionado. XIX. (Cor do preenchimento): Adiciona, modifica ou remove a cor da clula selecionada. As cores do preenchimento ficam ao fundo das clulas e equivalem ao sombreamento das tabelas do Word. XX. (Cor da fonte): Formata a cor do texto da clula selecionada. 1.3.3.2. Barra de Frmulas
Caixa de nome: Este caixa, por padro indica qual a clula est selecionada e qual o nome da clula, item do grfico ou o objeto de desenho selecionado. DICA: Digite o nome na Caixa de nome e, em seguida, pressione Enter para nomear rapidamente uma clula ou intervalo selecionado. Para mover-se para uma clula nomeada anteriormente e selecion-la, clique o nome dado nesta mesma caixa de nome.
INICIANDO O USO DO MICROSOFT EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
12 Editar Frmula: Exibe a caixa de criao de frmulas para auxiliar na montagem de frmulas. Contedo da Clula Ativa: Mostra tudo que efetivamente foi digitado na clula. Se houver frmula na clula, nesta barra ser exibida a frmula e no seu resultado. Se tiver sido digitado um texto maior que a clula, nesta barra ser mostrado todo o texto.
SALVANDO O ARQUIVO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
13 2. SALVANDO O ARQUIVO 2.1. Salvar Como
O comando salvar como utilizado quando se quer dar um nome diferente ao nome padro do Excel. E para acessar o comando s ir ao menu Arquivo/Salvar como. Ao fazer esta ao ir aparecer a seguinte tela.
2.2. Salvar (Atalho e menu)
Outra maneira de salvar o documento em uso ir no menu Arquivo e em salvar (isso com documentos j salvos), utilizar o atalho CRLT+B ou clicar no disquete na barra de ferramentas.
EDITANDO A PLANILHA MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
14 3. EDITANDO A PLANILHA 3.1. Conhecendo a planilha 3.1.1. Planilha Para selecionar uma planilha necessrio que o usurio v at o guia com o nome da planilha e clique com o mouse. A cor da planilha ficar diferente do restante, isso mostra qual a planilha est sendo utilizada no momento. Para inserir uma nova planilha, caso necessrio, clique ao lado da ltima planilha da pasta de trabalho ou pressione SHIFT + F11, est ao ir inserir tantas quantas forem as planilhas selecionadas.
DICA: Selecionar todas as planilhas da pasta de trabalho: Clique na primeira planilha, aperte SHIFT e clique na ltima planilha. Essa ao selecionar todas as planilhas em sequncia. No entanto para selecionar planilhas que no tenham uma sequncia necessrio clicar na planilha desejada, apertar CTRL e clicar na outra planilha desejada. 3.1.2. Colunas H vrias formas de selecionar as colunas. Mas as mais utilizadas so: Clicar no cabealho da coluna. Isso ir selecionar a coluna inteira. At a ltima linha da coluna. Clicar na clula inicial, ir na clula onde quer que a seleo termine. Pressionar a tecla SHIFT e clicar na clula desejada. Clicar na clula inicial e arrastar o mouse at a clula desejada.
EDITANDO A PLANILHA MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
15 3.1.3. Linhas Clique no cabealho das linhas e faa o mesmo procedimento aplicado nas colunas. 3.1.4. Clulas mltiplas Para fazer a seleo de clulas mltiplas no ligadas s outras pelas linhas ou pelas colunas. necessrio pressionar a tecla CTRL.
DICA: Planilha do Excel tem 255 planilhas. Uma planilha tem 256 colunas identificadas pelas letras que vo de A a IV, e 65.536 linhas. Curiosidade! No Excel 2007 em diante o nmero de linhas e colunas cresceram absurdamente. As colunas vo de A a XFD e as linhas vo at 1048576 3.1.5. Navegando Para mover-se entre clulas, em uma planilha, clique em qualquer clula ou use as teclas de direo. Quando voc vai para uma clula, ela se torna a clula ativa. PARA ROLAR SIGA ESTE PROCEDIMENTO Ao incio e ao final dos intervalos Antes de parar no final da planilha, pressione CTRL junto com uma seta para rolar ao incio e ao final de cada intervalo na coluna ou na linha. Ao selecionar os intervalos antes de parar no final da planilha, pressione CTRL+SHIFT e uma seta para rolar ao incio e ao final de cada intervalo. Uma linha para cima ou para baixo Pressione SCROLL LOCK e ento a tecla de SETA PARA CIMA ou SETA PARA BAIXO para rolar uma linha para cima ou para baixo.
EDITANDO A PLANILHA MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
16 Uma coluna para a esquerda ou para a direita Pressione SCROLL LOCK e ento a tecla de SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA para rolar uma coluna para a esquerda ou para a direita. Uma janela para cima ou para baixo Pressione PAGE UP ou PAGE DOWN. Uma janela para a esquerda ou para a direita Pressione SCROLL LOCK e ento mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto pressiona a tecla de SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA. Uma grande distncia Pressione SCROLL LOCK e ento simultaneamente mantenha pressionada a tecla CTRL e uma tecla de seta para mover-se rapidamente atravs de reas maiores da planilha.
OBSERVAO: Quando a tecla SCROLL LOCK estiver ativada, Scroll Lock aparecer na barra de status. Pressionar as teclas de direo enquanto SCROLL LOCK estiver ativada rolar uma linha para cima ou para baixo ou uma coluna para a esquerda ou para a direita. Para usar as teclas de direo para mover-se entre as clulas, SCROLL LOCK deve estar desativada.
TRABALHANDO COM O EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
17 4. TRABALHANDO COM O EXCEL 4.1. Dados
O Excel aceita quatro tipos de entrada de dados: Texto (que sero sempre alinhados esquerda, podendo ser alterado pelo usurio), Nmeros (que sero sempre alinhados direita, podendo ser alterado pelo usurio), Frmulas Funes. Para inserir esses tipos de dados necessrio posicionar o cursor do mouse na clula que ir sofrer a modificao e clicar. Pronto! A clula estar pronta para receber os dados digitados. Aps a digitao, se houver necessidade de utilizar outra clula para insero de dados, se faz necessrio clicar em outra clula, teclar ENTER no teclado ou utilizar as setas de navegao existentes no teclado do computador. Se os dados no aparecer na clula. O que fao? H casos em que, depois de digitado, o contedo maior que o tamanho da clula, tanto horizontalmente ou verticalmente e aparece o seguinte smbolo # repetidas vezes. E a soluo para isso? necessrio que o usurio d um clique duplo, na linha ou na coluna entre elas de modo que o Excel ajuste automaticamente clula. 4.2. Incluir e Excluir
Para incluir ou excluir (clulas, linhas e colunas) muito fcil. Basta seguir os seguintes passos: a) Clique com o boto direito do mouse. a. Para Incluir ou Excluir uma clula. necessrio que a clula desejada esteja selecionada. b. Para Incluir ou Excluir uma coluna. necessrio clicar no cabealho da coluna. TRABALHANDO COM O EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
18 c. Para Incluir ou Excluir uma linha. necessrio clicar no cabealho da linha. d. O mesmo deve ser feito se o objetivo for Incluir ou Excluir uma planilha. No entanto devemos nos atentar de ir ao guia das planilhas para efetuar a ao. 4.3. Mover e Copiar
Se o intuito for mover ou copiar determinado contedo de alguma clula dentro da planilha. necessrio seguir os seguintes passos. Mover: Quando se fala em mover um contedo no Excel ou qualquer outro aplicativo do Office, tem que se ter em mente que o contedo que ser movido ser excludo do lugar original e colocado no novo local desejado. Para mover os seguintes passos devem ser observados: Recortar: V ao menu Editar/Recortar e depois na clula desejada faa a ao colar. Copiar: O prprio nome j diz. Se o objetivo ter, em vrias clulas, contedos iguais faz-se necessrio copiar o contedo. Para copiar, os seguintes passos devem ser observados: V ao menu Editar/Copiar ou clicar no boto copiar na barra de ferramentas. Dica: Autopreenchimento No necessrio preencher todas as clulas com frmulas. Pois no Excel existe uma ferramenta chamada autopreenchimento. Que consistem no preenchimento das clulas seguintes ao da primeira digitao respeitando os dados das linhas e colunas.
TRABALHANDO COM O EXCEL MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
19
4.4. Ocultar e Reexibir Linhas ou Colunas
Por vezes fazemos planilhas que tero bastantes informaes teis, mas que por hora no iremos utiliz-los e no se quer excluir. Para utilizar esse comando siga os seguintes passos: Para ocultar ou reexibir uma coluna: Clique com o boto direito no cabealho da coluna e clique em ocultar. Quando quiser reexibir s selecionar as colunas que ficam logo aps e logo antes da coluna ou colunas desejada, clicar com o boto direito e depois clicar em reexibir. Para ocultar e reexibir linhas: s fazer o mesmo procedimento que foi feito para as colunas. 4.5. Congelar Painis
Quando uma planilha extensa ao ponto de ter vrias pginas e necessrio que os rtulos dados pelo usurio acompanhem a planilha para que o usurio saiba se est inserindo dado no local correto. Para manter esses rtulos ao rolar a planilha voc poder utilizar o comando congelar painis. Para fazer isso preciso selecionar a linha ou a coluna abaixo do local onde voc deseja que aparea a diviso e clique no menu: Janela/Congelar painis.
FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
20 5. FRMULAS E FUNES 5.1. Calcular
A principal finalidade do Excel fazer clculos. Podendo ser clculos simples de soma e subtrao at as mais complexas envolvendo clculos financeiros, estatsticos. Para fazer qualquer clculo no Excel necessrio SEMPRE iniciar com o sinal de = (igual). Para fazer as operaes mais simples preciso utilizar os seguintes operadores. OPERADOR OPERAO EXEMPLO RESULTADO + Adio/Soma = A1+A2 O Excel ir somar os valores contidos nas clulas indicadas - Subtrao =D3-D4 O Excel ir subtrair os valores contidos nas clulas indicadas * Multiplicao =F6*F7 O Excel ir multiplicar os valores contidos nas clulas indicadas / Diviso =E6/E7 O Excel ir dividir os valores contidos nas clulas indicadas
FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
21 DICA: 1. Para obter os resultados corretos no indicado digitar o nmero desejado diretamente na clula. A no ser que voc queira que aquele valor seja fixo e sempre calculado. Por exemplo: Voc quer somar algumas clulas, conforme imagem abaixo e estes valores no so fixos, pois podem ser mudados ao passar do tempo. Neste caso o correto a utilizar na linha Total seria =B4+B5+B6+B7, com isso ao trocar o valor da caneta para R$ 1,50 o resultado final ser, automaticamente, recalculado.
GASTOS MENSAIS
PRODUTO VALOR CANETA R$ 1,10 GRAMPEADOR R$ 3,50 PAPEL A4 R$ 8,90 BORRACHA R$ 0,50 TOTAL
2. H dois sinais utilizados para indicar intervalos. O contnuo (dois pontos - : ) e; No contnuo (ponto e vrgula - ; ) Dessa maneira o Excel interpretar o que voc quer calcular. Ex: Contnuo. =soma(B4:B7) No contnuo. =soma(B4;B6)
O Excel tem algumas regras que devem ser observados. No caso de operaes matemticas com mais de um operador matemtico, o Excel efetuar os clculos segundo uma ordem pr-estabelecida.
FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
22 5.2. Funes
Funes so para operaes mais complexas que as operaes matemticas. Os nomes das funes so descritivas (SOMA, MEDIA, RAIZ, POTENCIA) e delimitam a ao que voc quer efetuar. Deve vir sempre acompanhada de parnteses. Ex: =soma(B4:B7) 5.2.1. Soma A mais utilizada no Excel. Ao ser clicado somar os nmeros da linha ou coluna desejada, podendo ser modelada a critrio do usurio. Esta funo est disponvel no cone de autosoma na barra de ferramentas. Ex: =soma(B4:B7) 5.2.2. Mdia Calcula a mdia aritmtica de um intervalo. Esta funo muito utilizada para calcular notas de alunos, mas que pode servir para calcular qualquer tipo de mdia. Ex: =mdia(B4:B7) 5.2.3. Arredondar Quando o valor de um resultado indica uma dzima peridica pode-se utilizar a funo arredondar para obter um nmero mais enxuto. possvel definir quantas casas voc deseja que seja exibido aps a vrgula. Ex: =ARRED(3,35;1) = 3,4 usado 1 casa decimal =ARRED(3,349;1) = 3,3 usado 1 casa decimal =ARRED(-3,475;2) = 3,48 usado 2 casas decimais =ARRED(22,3; -1) = 21 usado -1 casa decimal
FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
23 5.2.4. Concatenar Serve para agrupar o contedo de vrias clulas em uma nica clula. Ex: =CONCATENAR(B4; ;C4)
Dica: Para separar os nomes ou textos que queira agrupar necessrio colocar aspas com espao entre elas. de forma que o Excel entenda que voc quer que o texto fique separado.
PREVALNCIA DE OPERADORES Se juntar vrios operadores numa s frmula, o Excel executa as operaes pela ordem apresentada na seguinte tabela. Se a frmula contiver operadores sem qualquer prevalncia entre eles - por exemplo, se uma frmula possuir um operador de multiplicao e outro de diviso - o Excel avalia os operadores da esquerda para a direita.
FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
24
OPERADOR DESCRIO : (dois pontos) (espao simples) ; (ponto e vrgula) Operadores de referncia Negao (como -1) % Percentagem ^ Exponenciao * e / Multiplicao e diviso + e - Adio e subtrao & Liga duas cadeias de texto (concatenao) = <> <= >= <> Comparao
UTILIZAO DE PARNTESES Para alterar a ordem de avaliao, escreva entre parnteses a parte da frmula que deseja calcular primeiro. Por exemplo, a seguinte frmula tem como resultado 11, porque o Excel calcula a multiplicao antes da adio. A frmula multiplica 2 por 3 e depois soma 5 ao resultado. =5+2*3 Por outro lado, se utilizar parnteses para alterar a sintaxe, o Excel adiciona 5 e 2 e depois multiplica o resultado por 3, obtendo 21. =(5+2)*3 FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
25
No exemplo que se segue, os parnteses da primeira parte da frmula foram o Excel a calcular B4+25 em primeiro lugar e a dividir, em seguida, o resultado pela soma dos valores das clulas D5, E5 e F5. =(B4+25)/SOMA(D5:F5)
FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
26 5.3. Outras funes
Considerando a planilha acima como exemplo, veja as principais funes e seus resultados na tabela abaixo:
FUNO OBJETIVO EXEMPLO (FUNO) RESULTADO Soma Soma clulas ou valores =SOMA(B2;B4;D2:D4) 27 Mdia Retoma a mdia aritmtica dos termos referenciados =MDIA(B4:D4) 4 Mximo Retoma o valor mximo entre os referenciados =MXIMO(D4:B3) 7 Mnimo Retoma o valor mnimo entre os referenciados =MNIMO(D2:B3) 2 Maisculas Transforma os caracteres das clulas referenciadas em maisculas. =MAISCULAS(F1) TOTAL Minsculas Transforma os caracteres das clulas referenciadas em minsculas. =MINSCULAS(F1) Total Se Retoma um valor lgico ou calcula algo dependendo do valor lgico atravs de uma condio SE(B2+B3+B4>C2+C3+C4;Janeiro;Fevereiro) Janeiro Maior Retorna o maior valor k-simo de um conjunto de dados. Por exemplo, o terceiro maior nmero =MAIOR(B2:E4;3) 7 Ms/Despesa Janeiro Fevereiro Maro Abril Total Gasto 1 3 9 8 3,2569 Gasto 2 6 2 5 3 Gasto 3 7 1 4 3 Gasto 4 FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
27 Menor Retorna o maior valor k-simo de um conjunto de dados. Por exemplo, o terceiro maior nmero =MENOR(B2:E4;8) 5 Cont.Nm Calcula o nmero de clulas que contm nmeros e os nmeros contidos na lista de argumentos. =CONT.NM(B2:E4) 12 Cont.Se Calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a uma determinada condio. =CONT.SE(A2:B5;>4) 2 Arred Arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos =ARREND(E2;1) 3,3 Mod Retorna o resto da diviso aps um nmero ter sido dividido por um divisor =MOD(D4;3) 1 Modo Retorna o valor mais repetido ou que ocorre com maior frequncia, em uma matriz ou intervalo de dados =MODO(B2:E4) 3 Mult Multiplica todos os nmeros dados com argumento =MULT(C4:E4) 12 Potncia Retorna o resultado de um nmero elevado a uma potncia =POTNCIA(D4:E4) 64 Raiz Retorna a raiz quadrada de um nmero =RAIZ(C2) 3 Abs Retorna o valor absoluto de um nmero, um nmero sem sinal =ABS(-4,412) 4,412 FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
28 Int Arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo =INT(E2) 3 Concatenar Agrupa vrios itens de sequncia de caracteres de texto em uma nica sequncia de caracteres de texto =CONCATENAR(A2;A3)
Gasto1 Gasto2
Agora Retorna a data e a hora atuais formatadas como data e hora =AGORA()
29/10/2006 21:37
Dia Retorna o dia do ms (um nmero de 1 a 31 mas utiliza o nmero de srie do Excel para clculo do dia) =DIA(39083)
1
Data Retorna um nmero que representa a data no cdigo data-hora do Excel =DATA(2007;1;1)
1/1/2007
Dia.da.semana Retorna um nmero entre 1 a 7 identificando o dia da semana ( possvel escolher qual o dia considerado como inicial, se domingo, se segunda... se no mencionado, retorna como domingo sendo o primeiro) =DIA.DA.SEMANA(39083;1)
2 (representa a segunda-feira)
Hoje Retorna a data de hoje formatada como uma data =HOJE()
29/10/2007 FALSO Retorna o valor Falso =FALSO() FALSO No Inverte Falso para Verdadeiro ou Verdadeiro para Falso =NO(FALSO) VERDADEIRO
FRMULAS E FUNES MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
29 Transpor Converte um intervalo de clulas vertical em um intervalo horizontal e vice-versa (s far a transposio se for inserida como uma frmula de matriz.) =TRANSPOR(B2:C2)
3 9 (em clulas diferentes)
VERDADEIRO Retorna o valor lgico Verdadeiro =VERDADEIRO()
VERDADEIRO
FORMATAO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
30 6. FORMATAO
Agora hora de deixar a sua planilha colorida e mais apresentvel. E para isso vamos utilizar tudo que o Excel tem a nos oferecer. 6.1. Formatar Fontes
H vrios estilos de fontes instaladas e que podem ser utilizadas por voc. Para isso necessrio selecionar as clulas que iro sofrer a formatao, acessar o menu Formatar, e em seguida ir em clulas. Em seguida, aparecer uma caixa de dilogo para que voc possa escolher aquela que for melhor para a sua planilha ou gosto pessoal.
Nesta tela possvel configurar fonte, estilo, tamanho, cor e efeitos.
FORMATAO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
31 6.2. Formatar nmeros A ferramenta formatao nmeros determina o modo como sero apresentadas as informaes numricas nas clulas selecionadas.
Nesta caixa de dilogo pode-se mudar a maneira como os nmeros sero apresentados nas clulas selecionadas, haver uma pr-visualizao para que o usurio veja se a formatao est certa, de maneira que, se no forem corretamente definidos, o usurio poder ter problemas com alguns clculos.
FORMATAO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
32 6.3. Alinhar dados
O alinhamento das clulas se d pelo tipo de dados que ser inserido nele. Os textos so alinhados esquerda, dados numricos direita. Para fazer a alterao s utilizar o Menu Formatar, guia Alinhamento ou utilizar os botes de atalho que ficam na barra de formatao.
FORMATAO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
33 6.4. Sombrear as clulas
Esse tipo de ferramenta muito utilizado para realar clulas, sendo muito utilizada em cabealho das planilhas, para dar destaque a alguma clula.
6.5. Desenhar bordas
Vamos desenhar? So linhas que sero colocadas em torno da clula de maneira que ficam parecidas com caixas. Para incluir ou remover linhas. V no menu formatar, e acione o comando clulas ou escolha o boto de atalho borda na barra de formatao.
FORMATAO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
34
6.6. Largura das colunas
Por vezes, o tamanho padro da clula no ser suficiente para a insero de dados e aparecer uma sequncia do seguinte smbolo (#). Para que isso no ocorra necessrio alterar a largura das colunas. As maneiras para fazer isso ir ao menu Formatar, selecionar o comando Colunas e escolher a opo Largura, dar um duplo clique na diviso das colunas, dessa maneira estar sendo utilizado o ajuste perfeito que um ajuste feito pelo Excel utilizando como referncia os dados da clula ou clicar na diviso das colunas com o boto esquerdo do mouse, manter o boto pressionado e arrastar at o tamanho desejado.
FORMATAO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
35 6.7. Altura das linhas
a mesma lgica aplicada s colunas. As maneiras para fazer isso ir ao menu Formatar, selecionar o comando Linhas e escolher a opo Altura, dar um duplo clique na diviso das linhas, dessa maneira estar sendo utilizado o ajuste perfeito que um ajuste feito pelo Excel utilizando como referncia os dados da clula ou clicar na diviso das linhas com o boto esquerdo do mouse, manter o boto pressionado e arrastar at o tamanho desejado. 6.8. Classificar dados
Os dados de planilhas feitas no Excel podem ser ordenados, esse recurso pode ser til para classificar dados de uma lista em ordem alfabtica, por exemplo. Para estabelecer uma nova ordem para as linhas de dados posicione o mouse sobre a primeira clula da lista a ordenar ou selecione toda a lista. Se a lista contiver uma linha com o ttulo das colunas, inclua essa linha na seleo. No menu Dados escolha Classificar. Na janela apresentada escolha a coluna a partir da qual deseja fazer a ordenao e observe abaixo as opes de informao se a planilha tem o no uma linha de cabealho. Escolha Ascendente para ordenar do menor para o menor valor e Descendente para a ordem inversa.
IMPRESSO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
36 7. IMPRESSO
O Excel fornece diversas configuraes opcionais para que voc possa ajustar a aparncia da pgina impressa s suas necessidades de apresentao. Algumas configuraes de formatao afetam a maneira como sua planilha ser impressa. Existem modos de exibio que podem facilitar a visualizao dos dados para ver os efeitos antes de imprimi-los. Geralmente, o trabalho com planilhas feito no modo de exibio normal. Para ver os efeitos de impresso podemos utilizar comandos para visualizao de impresso e visualizao de quebra de pgina. 7.1. Quebra de pgina
Quebras de pgina so as divises de uma planilha em pginas separadas para impresso. Para interromper uma seo e passar o texto ou tabela para outra pgina basta inserir uma quebra de pgina. O Excel insere quebras de pginas automticas com base no tamanho do papel, na posio de quebra de pgina inserida por voc, nas configuraes e margem ou opes de escala. No modo de visualizao de quebra de pgina voc pode identificar onde esto sendo divididas as pginas e alterar as posies de acordo com sua necessidade de apresentao de dados. Para exibir nesse modo de visualizao o menu Exibir Visualizar quebra de pgina. 7.2. Configurao de pgina e margens
Algumas configuraes permitem ajustar, ou dimensionar, o trabalho impresso, para que seja maior ou menor ao exibido na tela, ou para ser impressa em um nmero de pginas determinado. Um dos ajustes mais importantes a definio da orientao da planilha, impressa como retrato ou paisagem. Utilize paisagem quando voc precisar imprimir um nmero maior de colunas do que cabem em uma pgina com orientao retrato. IMPRESSO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
37
Outro aspecto que merece ateno na hora de preparar a impresso de uma planilha a configurao das margens. A largura das margens pode ser alterado pelo cone visualizar impresso na opo margens. Outras alteraes possveis no layout da planilha impressa incluem configurar o tamanho do papel, centralizar os dados na pgina impressa e dimensionar o tamanho. Essas alteraes afetam somente a aparncia da planilha impressa, no como ela aparece na tela. 7.3. Cabealho e rodap
possvel acrescentar em suas planilhas, de maneira prtica e eficiente, nmeros de pgina, data ou outro texto qualquer, acima ou abaixo dos dados da planilha, em cabealhos e rodap. Cabealho, o texto ou imagem que, aparece na parte superior de todas as pginas de uma seo. Rodap o texto ou imagem que aparece na parte inferior de todas as pginas. No menu Exibir/cabealho e rodap voc pode fazer as configuraes para personalizar o cabealho/rodap de sua planilha. Conforme ilustrado abaixo
IMPRESSO MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL
38
Os cabealhos e rodap so separados dos dados da sua planilha e aparecem somente quando voc visualiza e imprime.
(Leonardo da Vinci) Obrigado pela pacincia. (Bruno Nery)