Logstica.

Gestin de compras, almacenes

y transporte
Autor: Jos Ariel Giraldo Lpez
Canales de distribucin y administracin logstica
14-09-2011
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1. Resumen
El alcance de la Logstica abarca toda la organizacin, desde la gestin de materias primas
hasta la entrega del producto terminado. La misin de la gestin logstica consiste en
planificar y coordinar todas las actividades necesarias para conseguir los niveles deseados
de servicio y calidad al menor costo posible. La logstica tiene una funcin muy
importante en la satisfaccin de los clientes, se considera la logstica como un
componente valor agregado o factor de rentabilidad, que enlaza las necesidades del
mercado y la actividad operativa de la entidad.
1. Conceptos sobre logstica
En sus principios la logstica no era ms que tener el producto justo, en el sitio justo, en el
tiempo oportuno, al menor costo posible, en la actualidad este conjunto de actividades han
sido redefinidas y hoy en da son todo un proceso. La misin fundamental de la Logstica
empresarial es colocar los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar
adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo
mximo posible a la rentabilidad de la firma. La logstica tiene como objetivo la
satisfaccin de la demanda en las mejores condiciones de servicio, costo y calidad. Se
encarga de la gestin de los medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies,
medios de transportes, informtica) y moviliza tanto los recursos humanos como los
financieros que sean adecuados. La logstica es el conjunto de medios y mtodos
necesarios para llevar a cabo la organizacin de una empresa, o de un servicio,
especialmente de distribucin (RAE: 2001)
En el mbito empresarial existen mltiples definiciones del trmino logstica, que ha
evolucionado desde la logstica militar hasta el concepto contemporneo del arte y la
tcnica que se ocupa de la organizacin de los flujos de mercancas, energa e informacin.
Es una disciplina encargada de gestionar flujos de materia, energa e informacin; a un
sistema que debe proveer los recursos necesarios para prestar el servicio o llevar el
producto: en la cantidad requerida, con la calidad exigida, en el tiempo exigido, a un bajo
costo y en beneficio de la comunidad social. La logstica es fundamental para el
comercio. Las actividades logsticas conforman un sistema que es el enlace entre la
produccin y los mercados que estn separados por el tiempo y la distancia. (Cedillo:
2008)
Logstica empresarial: definicin para el profesor Ronald H. Ballou la logstica
empresarial es todo movimiento y almacenamiento que facilite el flujo de productos desde
el punto de compra de los materiales hasta el punto de consumo, as como los flujos de
informacin que se ponen en marcha, con el fin de dar al consumidor el nivel de servicio
adecuado a un costo razonable. (Ballau: 2004). El profesor Lambert, integra el trmino
logstica en otro ms general y la define como la parte de la gestin de la cadena de
suministro (Supply Chain Management (SCM)) que planifica, implementa y controla el
flujo eficiente y efectivo de materiales y el almacenamiento de productos, as como la
informacin asociada desde el punto de origen hasta el de consumo con el objeto de
satisfacer las necesidades de los consumidores. (Lambert: 1998)
Segn Council of Supply Chain of Management Professionals, CSCMP anteriormente
conocido como Council of Logistics Management, CLM) La Logstica es aquella parte de
la gestin de la Cadena de Suministro que planifica, implementa y controla el flujo -hacia
atrs y adelante- y el almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e
informacin relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de
satisfacer los requerimientos de los consumidores (CSCMP: 2008)
La logstica es "el movimiento de los bienes correctos en la cantidad adecuada hacia el
lugar correcto en el momento apropiado". (Franklin: 2004), La logstica cumple una
funcin principal de servicio, apoyando las operaciones de produccin y de marketing,
agregando al producto un importante valor de oportunidad. Una accin logstica bien
diseada, coordinada con marketing y orientada al cliente, es una de las herramientas ms
contundente para crear fidelidad va mayor valor al producto que se entrega. Otros
beneficios son el aumento de la rentabilidad por disminucin de costos, y el manejo de
inventarios para un retorno rpido de la inversin son definitivos tambin metas de logstica
y marketing. Los problemas clsicos que se observan cuando existen inconvenientes en el
sistema logstico de distribucin y que obligan a replantear la situacin son:
Imposibilidad de comprometer fecha cierta de entrega a los clientes
Deficiente informacin sobre las entregas realizadas
Stocks de productos inadecuados y mal distribuidos
Lapsos excesivos entre la forma del pedido y su entrega
Equipamientos e instalaciones deficientes obsoletas
Deficiente respuesta a los reclamos de los clientes
Sistemas orientados a la faz contable y no a la gestin logstica
Distribucin inelstica y muy apegada a lo tradicional
Desconocimiento de los costos reales
Incertidumbre sobre la calidad de servicio ofrecida.
Insatisfaccin de los clientes.
Para suministrar eficazmente los productos y servicios, las Organizaciones deben definir
claramente, antes de establecer su poltica de distribucin, los siguientes puntos:
Las exigencias del servicio requerido
Los mejores mtodos para satisfacerlas
Los sistemas de transporte y entrega de los productos
Los niveles de existencias apropiados y su seguimiento en lnea
La ubicacin de depsitos y Centros de Distribucin.
Los canales de comercializacin adecuados para cada lnea.
La fijacin de los distintos estndares de servicio debe tener como objetivo conformar el
100 % de la expectativa de los clientes, y entre los mismos encontramos:
Ciclo de plazo de pedido
Frecuencia y fiabilidad de entrega
Disponibilidad de stock
Calidad de la documentacin
Restricciones en el tamao del pedido
Pedidos completos cumplimentados
Facilidad en la recepcin
Cumplimiento de plazos
2. Globalizacin y logstica
La globalizacin implica la internacionalizacin en todos los aspectos, especialmente en el
econmico, suscitando cambios en las formas de competencia estratgica, de diferenciacin
a mercados de bajo costo, que permiten volver a estrategias competitivas basadas en la
reduccin de los costos de produccin y logsticos. Con la globalizacin las empresas han
venido implementando estrategias y planes de accin de mejoramiento en las
operaciones logsticas nacionales e internacionales. Algunas han aprovechado el nuevo
modelo de negocios globalizado y de integracin de mercados.
En la globalizacin de la economa hay que introducir el concepto de logstica porque, entre
otras cosas, en economa se parte pensando en los consumidores, creando nuevas
estrategias entre los generadores de cargas (bienes) y llegando a los clientes finales. En las
empresas, cada vez, se abocan a hacer lo que saben hacer bien., dejando el resto de
actividades de la cadena productiva en manos de compaas especializadas. Es el
momento de las plataformas logsticas como soporte en el desarrollo de los mercados
internacionales.
La logstica internacional se ha constituido en uno de los elementos clave en este nuevo
ordenamiento econmico internacional, ya que permite la conexin entre centros de
produccin y consumo distantes, todo ello de una manera rpida y eficaz; la geografa ha
dejado de ser una limitacin o barrera estratgica debido a los avances recientes de la
logstica internacional.
Entre los factores que intervienen en la evolucin de la logstica tenemos:
Aumento en lneas de produccin.
La eficiencia en produccin, alcanzar niveles altos.
La cadena de distribucin quiere mantener cada vez menos inventarios.
Desarrollo de sistemas de informacin.
Estrategias de JIT.
Todo esto en conjunto traer los siguientes beneficios:
Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para acometer el
reto de la globalizacin.
Optimizar la gerencia y la gestin logstica comercial nacional e internacional.
Coordinacin ptima de todos los factores que influyen en la decisin de compra: calidad,
confiabilidad, precio, empaque, distribucin, proteccin, servicio.
Ampliacin de la visin Gerencial para convertir a la logstica en un modelo, un marco, un
mecanismo de planificacin de las actividades internas y externas de la empresa.
El alcance de la logstica abarca toda la organizacin, desde la gestin de materias
primas hasta la entrega del producto terminado. El proceso gerencial requiere de
planificar, organizar, ejecutar y controlar, el rol del gerente es el de facilitar el
mejoramiento del proceso. La misin de la gestin logstica es planificar y coordinar
todas las actividades necesarias para conseguir los niveles deseados de servicio y
calidad al menor costo posible. En consecuencia, la logstica debe contemplarse como el
enlace entre las necesidades de mercado y la actividad operativa de la entidad o empresa.
Las inquietudes y objetivos del gerente tienen que ver con la supervivencia del negocio,
lograr una buena participacin en el mercado, mantener un crecimiento sostenido, obtener
rendimientos ms atractivos, y buscar mercados en los que sea ms competitivo. De
acuerdo con la caracterizacin de la logstica en Colombia, estudio realizado por el SENA
en el ao 2006; Este estudio se basa en la premisa que la logstica se materializa mediante
la coordinacin explcita de las actividades que aseguran la gestin operativa en:

Cuadro 1 Fuente: SENA 2006, Estudio de la caracterizacin de la logstica.

3. La gestin logstica
La logstica empresarial cubre la gestin de las actividades de los departamentos de
compras, produccin, transporte, almacenaje, manutencin y distribucin. Los
componentes de la administracin logstica, empiezan con las entradas que son materias
primas, recurso humano, financiero e informacin, stas se complementan con actividades
tanto gerenciales como logsticas, que se conjugan conteniendo salidas de logstica, que son
todas las caractersticas y beneficios obtenidos por un buen manejo logstico. Hoy da,
cada vez ms compaas estn adoptando el concepto de administracin logstica
integrada. Este concepto reconoce que la prestacin de mejores servicios al cliente y la
reduccin de los costos de distribucin requieren de trabajo en equipo tanto dentro de
la compaa como entre todas las organizaciones del canal de marketing. Dentro de la
compaa, los diversos departamentos funcionales deben colaborar estrechamente
para maximizar el desempeo logstico de la compaa. Esta tambin debe integrar su
sistema de logstica con los de sus proveedores y clientes para maximizar el
desempeo de todo el sistema de distribucin (Kotler, 2004) Es precisa una gestin
conjunta de todo el sistema logstico que implica flujos de mercancas, informacin y
dinero. Se trata de coordinar todo el sistema de distribucin desde el primer proveedor
hasta que el producto llega al cliente. Las unidades de gestin logstica necesarias en cada
una de sus etapas incluye procesos como:
Almacenaje
Despacho
Aprovisionamiento
Compras nacionales e internacionales
Control de inventarios
Economa material
Transporte externo
Transporte interno
Transporte nter-empresa
Distribucin nacional
Distribucin fsica Internacional
Tratamiento y atencin de los pedidos
Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente
Planificacin de la produccin
Control de produccin
Informacin y comunicaciones
Control de calidad
Finanzas
Mantenimiento
Mercadeo
Ventas nacionales e internacionales
Servicio al cliente
Proteccin del medio ambiente
Aplicacin de las Tecnologas de la informacin y la comunicacin.
La gestin logstica es un amplio campo que abarca numerosas actividades entre las que se
encuentran:
La gestin del sistema de suministros,
La gestin del Stock de productos,
La gestin de almacenes y del sistema de transporte.
La integracin de toda la red y la cooperacin entre empresas facilita la consecucin de los
dos grandes objetivos de la logstica:
1. Dar un servicio satisfactorio al cliente. Entregar los productos en el tiempo previsto y sin
errores.
2. Reducir los costes de llevar el producto a travs de todo el sistema hasta el consumidor
final. Entre los costes que podemos reducir son fundamentalmente los relacionados
con los inventarios, los de almacenamiento, los costes de gestin y los de transportes.
3.1 La gestin de compras
La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y almacenamiento
de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, entre otros, desde
los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. El
aprovisionamiento, abarca tres reas: Compras, almacenamiento y gestin de
inventarios. La gestin del aprovisionamiento implica la toma de decisiones que
contribuyan al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logstico.
Las compras como funcin empresarial presentan un carcter ms restringido y tiene por
objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad y precio. Pero
para lograr una gestin de compras eficiente debe quedar bien identificada la cadena
de suministros de la entidad. Para lograrlo, las empresas deben involucrar en su
estrategia, el trnsito por un camino de tres etapas: la integracin funcional de cada
rea de la organizacin, la integracin interna entre las reas funcionales formando
una cadena de suministro interna y la integracin externa entre los proveedores, la
cadena de suministro interna y los clientes (Cristopher,1994).
Una de las responsabilidades ms importantes de la gestin logstica en una empresa es la
de desarrollar una adecuada relacin con sus proveedores. Es as como en los ltimos aos,
muchas empresas ven a sus proveedores como aliados estratgicos para el desarrollo de sus
negocios; lo cual implica establecer unas relaciones basadas en la confianza y el largo
plazo, de tal forma que ambas partes se conviertan en socios de las ganancias. Pero, para
que esta relacin tenga xito es necesario que las empresas escojan adecuadamente a sus
proveedores, para lo cual deben previamente seleccionarlos y evaluarlos cuidadosamente
Un departamento de compras eficiente es esencial para el xito de cualquier intermediario.
Las tendencias actuales en la gestin de compras son:
1. Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los mejores
proveedores ampliando el mbito de bsqueda. Las grandes cadenas estn localizando
proveedores en todo el mundo. Por tanto, no hay que esperar a los proveedores sino
desarrollar una activa labor de bsqueda con criterios amplios.
2. Aumentar la informacin sobre los productos, costes y proveedores que maneja el
departamento de compras.
3. Disminuir el nmero de proveedores. Para reducir costes de compra y de gestin Por
ejemplo, los fabricantes de automviles han reducido de forma drstica el nmero de
proveedores.
4. Aumentar las compras a cada proveedor. Para tener mayor poder de negociacin para ser
un comprador importante.
5. Cooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes. La coordinacin con los
suministradores es fundamental para conseguir los productos en el momento del tiempo
oportuno al mnimo coste. Por ejemplo un supermercado que descarga muy rpido los
camiones que vienen de los proveedores en vez de dejarlos esperando como otras cadenas.
Esto supone una importante reduccin de costes que se reparten entre la cadena y el
suministrador. Los distintos sistemas que permiten realizar los pedidos de productos por
ordenador son otra forma de cooperar que disminuye los costes.
3.2 La gestin de almacenes
El almacn es el lugar o espacio fsico en que se depositan las materias primas, el producto
semiterminados o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabn
de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancas entre la
disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. Funcin de los
Almacenes:
1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias
reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
La gestin de almacenes implica una serie de decisiones bsicas:
1. Decidir el nmero de almacenes y su tamao.
2. Elegir las localizaciones para los almacenes
3. El tipo y nivel de mecanizacin. La primera decisin es si utilizar almacenes en
propiedad, alquilados o almacenes ajenos. Algunos productos requieren almacenes
especializados como los productos congelados. Otra decisin fundamental es el nivel de
automatizacin de los almacenes. Actualmente podemos disponer de almacenes totalmente
automatizados. Aunque en ocasiones resulta ms rentable un nivel intermedio de
automatizacin.
4. Establecer la organizacin y los procedimientos concretos de gestin.
5. El nmero de almacenes depende de varios factores. Un factor fundamental es el coste y
la duracin de los transportes. Hace unos aos en Europa los transporte eran ms lentos y
exista cierta dificultad en las fronteras. La mejora de las comunicaciones y la eliminacin
de fronteras dentro de la Unin Europea han facilitado concentrar en un menor nmero de
grandes almacenes automatizados las operaciones.
Otros factores fundamentales se relacionan con las caractersticas del producto y del
mercado.
6. La localizacin de los almacenes se decide analizando los costes de los diversos
emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin fundamental el tiempo mximo
de respuesta a los pedidos de los clientes.
7. E el sistema de organizacin. Se hace preciso decidir el nmero de empleados de los
almacenes, seleccionarlos, formarlos y asignarles responsabilidades. Un aspecto importante
en los almacenes es la distribucin en planta. Es decir cmo se reparten por la superficie del
almacn los distintos productos.
Las bodegas han pasado a ser plataformas desde las cuales, la multimodalidad, sistemas de
almacenamientos, sistemas de movimientos de materiales, sistemas de informacin,
sistemas de trazabilidad y sistemas de distribucin, han provocado la transformacin de los
mismos en centros de proceso, (SENA, Estudio de la caracterizacin de la logstica: 2006)
Por ejemplo, si colocamos cerca de la salida los productos de mayor movimiento reducimos
los desplazamientos totales. Dentro de los almacenes ser preciso determinar cmo se
movern los productos, la informacin y las personas o medios mecnicos. Las distintas
etapas o tareas que se desarrollarn desde la recepcin de los productos en el almacn hasta
su salida. Tendremos que definir de forma precisa los procedimientos. Es decir, como se
realizar el trabajo. Establecer las distintas tareas de cada proceso y como se realizan.
3.3 La gestin del transporte
En relacin al sistema de transportes tenemos una serie de decisiones bsicas:
1. Los sistemas de transporte utilizados. Es decir si utilizamos camiones, trenes, barcos,
aviones y la combinacin de los mismos. Naturalmente el sistema elegido afecta a los
costes, el tiempo de respuesta a los clientes e incluso en la imagen de la empresa. Por
ejemplo la cadena de restaurantes especializados en pescado La Dorada, se diferenciaba
porque empleaban una avioneta para llevar el pescado fresco desde el puerto a los
restaurantes.
2. Si tenemos camiones propios o contratamos los servicios de empresas de transportes
ajenos. Es importante el GPS (sistema de posicionamiento global) satlite de
comunicaciones para controlar el flujo de informacin que se mueve entre tiendas,
almacenes y fabricantes.
3. La organizacin del sistema de transporte y la gestin de la informacin. La adecuada
coordinacin de todo el sistema integrado de transporte es fundamental para llevar los
productos a los consumidores en el momento adecuado al menor coste posible.
4. El establecimiento de las rutas. Diversos programas informticos ayudan al
establecimiento de rutas para los camiones de reparto. As como los procesos por los cuales
se formulan los pedidos y se realizan los envos.
5. Los costos de la distribucin podemos decir que estn determinados por cuatro factores
claves independientemente de los sistemas de costeo a utilizar:
EL producto y los canales de comercializacin
El valor del producto
El tamao de la organizacin
El nivel de servicio
Bibliografa
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