Anlisis de los procesos

comerciales o gestin de los

procesos comerciales
Por: Hans Mercx
Fecha de publicacin: octubre 9 2006


Al hablar con los usuarios finales nos damos cuenta de que en el mercado
existe confusin entre las series de anlisis de los procesos comerciales
(BPA) y las de gestin de los procesos comerciales (BPM). Los vendedores
utilizan el trmino BPM de una forma muy amplia, pero cules son
realmente las diferencias entre BPA y BPM? y de dnde viene BPM?
BPM en sus primeras etapas
En los aos 80, las organizaciones utilizaban el rediseo de los procesos
comerciales (BPR) para mejorar la productividad, la calidad del servicio y la
eficacia de costos al hacer cambios drsticos dentro de los procesos de sus
organizaciones. Las soluciones de tecnologa de la informacin (IT) que se
utilizaban para hacer estos rediseos se vean como una fuente de recorte de
empleos, debido al hecho de que varios negocios utilizaban BPR para
reestructurar su compaa. Debido a esto, hoy en da varias organizaciones
no terminan de decidir si deban cambiar sus procesos comerciales. Esto es
particularmente cierto cuando se trata de las soluciones BPM actuales, que
se enfocan principalmente en reducir los costos e incrementar la
productividad, de la misma forma en que aqullas de los aos 80 se
enfocaban en realizar cambios organizacionales drsticos.
En retrospectiva, la forma en que BPR trata de cambiar todo al mismo tiempo
parece un poco extrema. Por lo tanto, los proveedores de soluciones BPM
afirman tener un enfoque ms sutil, en el cual los cambios se realizan de
forma gradual y menos drstica que con las antiguas tcticas BPR. No
obstante, existen momentos en los que se adopta un enfoque ms radical
para el modelado y el rediseo de los procesos que permita que una empresa
se posicione de otra forma en el mercado. Adems, los negocios tienen una
tendencia a cambiar ciertos procesos rpidamente. Este no es un problema,
ya que las nuevas soluciones BPM son capaces de ajustar el diseo de
procesos en consecuencia, sin afectar demasiado la estructura de la
compaa. As, aunque la estrategia BPM opera a travs de cambios
incrementales, los negocios notarn el impacto positivo que estos cambios
tienen dentro de una organizacin.
Otra gran diferencia entre el BPR de los aos 80 y la BPM del presente es el
hecho de que BPR involucraba cambios de procesos que se hacan en el
cdigo. Las organizaciones no slo necesitaban programadores en lugar de
usuarios comerciales para implementar estos cambios, sino que tambin
consuman mucho tiempo. Las tecnologas de automatizacin de procesos,
gestin de documentos, etc. eran independientes una de otra, y slo se
podan integrar a travs de cdigos. Esto hizo que la integracin fuera ms
difcil de lo que es ahora, haciendo que con frecuencia no se utilizara.
Cuando aparecen los vendedores BPM, crean un producto cuyos
componentes estaban ya integrados entre s para formar una solucin
completa. Estos vendedores se enfocan en el lado comercial de la
organizacin, crean una interfase de usuario fcil de utilizar e involucran
anlisis comerciales en todo el ciclo de modelado e implementacin de
procesos, no slo en la reunin de requisitos y pruebas de aceptacin del
usuario. Esto significa que los usuarios comerciales aplican los cambios de
manera ms eficaz sin depender del departamento de IT, debido a que los
cambios no se realizan en el cdigo y normalmente no necesitan habilidades
de programacin.
Qu es el diseo y modelado de los procesos comerciales?
Antes de que una organizacin comience el proceso de diseo o modelado,
necesita entender cules son sus procesos comerciales. En general, un
proceso comercial es un conjunto de actividades comerciales relacionadas de
forma lgica que se combinan para producir algo de valor. Un proceso
comercial se puede ver como distintos pasos dentro de un ciclo comercial,
pero tambin como un conjunto de pasos o actividades que corren a travs
de la organizacin, y que con frecuencia se crean con base en los requisitos
del cliente. En este caso, el cliente puede ser otro departamento, el usuario
final real o un producto en el siguiente proceso del flujo de trabajo.
Cuando se trata de procesos comerciales especficos dentro de una
organizacin, los analistas del negocio deben ver ms all de los
departamentos. Por lo general, los departamentos son divisiones o silos
dentro de una organizacin, pero los procesos comerciales recaen sobre
estos departamentos. Por ejemplo, la venta al cliente por lo general se ve
como un slo proceso comercial, pero el proceso es nico e involucra varios
departamentos, desde el departamento de ventas hasta el de distribucin y el
de finanzas.
Existe una buena razn por la que las soluciones BPM manejan los procesos
de esta forma, como procesos horizontales en lugar de verticales o
funcionales. Si una organizacin ve sus procesos de forma vertical con
base en las funciones, el proceso se asla. Esto puede provocar retrasos,
aumentos en los costos y la duplicacin de tareas, al igual que la prdida del
control de calidad. Por otro lado, los procesos horizontales traspasan las
fronteras de los departamentos. Se enfocan ms en procesos centrados en
las personas (es decir, quin hace qu) y no en procesos centrados en las
tareas (que toman las cosas paso a paso).
En trminos de modelado y diseo de estos procesos, los principales
conductores para la mayora de las organizaciones son optimizacin, eficacia,
crecimiento organizativo y satisfaccin del cliente. De hecho, las ideas ms
comunes sobre el modelado y el diseo de los procesos comerciales son las
siguientes:
Mejora del desempeo
Reduccin de costos
Automatizacin de los procesos comerciales
Integracin de los procesos comerciales
Aumento de las oportunidades comerciales
El modelado y el diseo de los procesos comerciales es ms que un proyecto
para la empresa. Las organizaciones deben verlos como un cambio comercial
real que puede ayudar a cubrir o redirigir el campo de accin y cumplir
continuamente con los requisitos y las expectativas de los clientes. El
modelado de los procesos comerciales puede involucrar cambios a la
organizacin, cambios tcnicos o, con frecuencia, una combinacin de
ambos.
BPA como solucin independiente
Existen vendedores comerciales que proporcionan series completas de
gestin de procesos comerciales (BPMS), que se presentan a continuacin, y
vendedores que se enfocan ms en el modelado y el anlisis que en proceso
de ejecucin real. Sus soluciones se llaman herramientas BPA. Las
soluciones BPA se concentran en diseos de procesos y en anlisis de los
modelos comerciales asociados. La integracin, el desempeo, el soporte y
la facilidad de uso son importantes para las soluciones BPA, como lo son los
siguientes mdulos.
El diseador de modelos comerciales es un mdulo que permite a los
usuarios comerciales visualizar el proceso comercial de una organizacin.
Esto permite identificar cuellos de botella, tareas y oportunidades, para que
los usuarios comerciales pueden automatizar estos procesos. Este modelo
tiene funciones, como diseo de procesos grficos, validacin de procesos a
travs de puntos de revisin e inclusin de conos en los procesos, que sirven
para mejorar la visibilidad de los procesos para los usuarios comerciales.
Adems, con el diseador de modelos comerciales, es posible adoptar un
enfoque desde los niveles jerrquicos ms altos al modelado de los procesos,
empezando con un alto nivel de procesos comerciales hasta llegar a los
procesos ms detallados dentro de la organizacin. Este mdulo tambin
proporciona un mtodo de comunicacin para que los usuarios comerciales
hablen con la gente de los departamentos ms tcnicos, como los
integradores de sistemas.
El mdulo de anlisis de los procesos comerciales permite que los
usuarios comerciales lleven a cabo anlisis ms sofisticados de lo que
pueden hacer simplemente con el anlisis visual de los diseos grficos. A
diferencia de las series BPM, este mdulo puede llevar a cabo anlisis
financieros, de riesgo y de la cadena de valor. Adems, este mdulo permite
a los usuarios comerciales ejecutar anlisis estticos, simulaciones dinmicas
y anlisis de utilizacin de los recursos. A travs de estos anlisis, los
usuarios comerciales pueden rastrear los procesos actuales, analizar los
cuellos de botella, optimizar los procesos e incluso impulsar estas acciones a
travs de los procesos en operacin.
Para poder efectuar estos anlisis, una solucin BPA se integra con una gran
variedad de soluciones. Por ejemplo, los usuarios comerciales con frecuencia
comenzarn a crear modelos en una solucin como Microsoft Visio, ya que
la herramienta BPA debe ser capaz de importar los diagramas que se
obtienen. Luego, para realizar los anlisis de los procesos comerciales, la
herramienta se integrar con una solucin de monitoreo de las actividades
comerciales (BAM) que supervisa los procesos en operacin. La solucin
BPA tambin necesita integrarse con los mecanismos de las reglas
comerciales, los modelos de ejecucin o las soluciones BPM puras, ya que
las herramientas BPA por s mismas no ejecutan los procesos.
Una solucin BPA debe venir acompaada de una metodologa slida que
garantice la mayor eficacia de los usuarios comerciales. De igual forma, es
probable que la solucin contenga una metodologa estndar para los
procesos comerciales y normas internacionales de soporte como Six-Sigma y
Rumler Brache (para diagramas). Por lo general, tambin contiene las
mejores prcticas.

Las series BPM
Las series BPM son soluciones ms integradas. Combinan tecnologas clave
dentro de una oferta para permitir a los usuarios comerciales y a los gerentes
controlar y manejar los procesos comerciales, sin depender por completo del
departamento de TI. Estas tecnologas incluyen modelado de los procesos
comerciales, BAM, un motor de reglas comerciales, la optimizacin de
procesos comerciales y la integracin de las aplicaciones. Dichas
tecnologas, al igual que las funciones y los controles incorporados en las
series BPM, se pueden utilizar para completar el ciclo de vida BPM (para ver
el ciclo de vida, consulte la figura 1 o el artculo de noviembre 18, 2005 de
Gartner, Business Process Management Suites Enhance the Control and
Management of Business Processes).

Figura 1. Ciclo de vida de BPM
Existen varios vendedores de BPM que han adquirido soluciones
especializadas en ciertos nichos y las han integrado a sus propias soluciones
para expandir la funcionalidad de su serie y ofrecer un BPMS completo. El
reto con este enfoque est en integrar las distintas soluciones dentro de una
oferta y reposicionar la solucin en este mercado que est emergiendo con
velocidad. Algunos vendedores como Appian, Savvion, Metastorm
(despus de adquirir CommerceQuest), Ultimus, Lombardi y BEA (con su
adquisicin de Fuego) estn peleando por el liderazgo del mercado en el
espacio BPMS. Los vendedores que vienen de la parte de gestin de
contenido empresarial (ECM), como FileNet, y otros vendedores ms
pequeos que estn expandiendo sus soluciones, como Vision y DynaFlow,
tambin estn teniendo presencia en el mercado BPM.
Conclusin
Los vendedores de BPA estn expandiendo sus capacidades sin tocar la
parte de ejecucin de las series BPM. Algunos, como Proactivity, IDS
Scheer y Apptricity, estn desarrollando y ofrecienco soluciones de primera.
Estos vendedores se enfocan en el mercado usuario donde las reglas
comerciales o los modelos de ejecucin ya estn establecidos. Gracias a la
integracin con otros productos de excelencia, estos vendedores ofrecen una
solucin BPM completa.
El reto para los vendedores BPA es claramente llevar el mensaje de su
solucin al mercado usuario. Actualmente existe mucha confusin en el
mercado entre los usuarios finales sobre las diferencias entre BPA y BPM.
Los vendedores BPA deben presentar con claridad la ventaja que representa
para la organizacin el anlisis de los procesos comerciales puros sin flujos
de trabajo o mdulos de ejecucin.
Por otro lado, las series BPM estn conquistando el mercado con un enfoque
en la integracin de las funcionalidades y las tecnologas que ya estn
establecidas, y en ofrecer a las organizaciones una solucin amplia y
completamente integrada. Los mejores vendedores BPMS ofrecen modelos
predefinidos y especficos para la industria y esquemas de trabajo que
soportan el mercado vertical, y con esto proporcionan una base slida y la
adaptacin a las necesidades especficas de una organizacin.
El reto para las series BPM ser cambiar los procesos, as como los
metadatos incluidos con estos procesos, sin interrumpir la implementacin de
los procesos actuales. Este enfoque en los metadatos es algo que no todos
los vendedores han logrado dominar. Las organizaciones que buscan una
serie BPM deben asegurarse de tomar en cuenta los planes que los
vendedores BPM para el futuro, para poder asegurarse de que la estrategia
del vendedor satisface las necesidades de la organizacin.