INFORME CONTROL INTERNO

De Marzo 12 a Julio 12 2014

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
En cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 9 de la ley 1474 de 2011, a
continuacin se presenta informa detallado de avances de la Alcalda de
Montera en cada uno de los subsistemas ue componen el modelo
Est!ndar de control interno ME"#$
%ubsistema de "ontrol Estrat&'ico
A(A)"E%
*El Desarrollo del Talento Humano viene avanzando en sus programas, se ha fortalecido el
Programa de Bienestar Social, en este segundo bimestre se celebr el da de la secretaria,
!dicionalmente todo el personal de la "nstitucin participo activamente en las fiestas
Populares promovidas por esta "nstitucin en el mes de #unio lo cual permiti un
acercamiento entre todos los funcionarios$ Durante el primer semestre se realizaron %
capacitaciones al personal & en el mes de 'unio se aplic el formulario de evaluacin de los
servicios de capacitacin, bienestar & estmulos & se recogi la informacin sobre temas de
inter(s & e)pectativas de actividades en los campos de calidad de vida laboral$ *on base en
esta informacin se est+n dise,ando las actividades de Bienestar para el segundo semestre
del -./0$
1a !dministracin 2unicipal con el !compa,amiento de la ES!P mediante *onvenio 2arco
de *ooperacin "nteradministrativo 3o ../ de -./% se encuentra realizando estudio
t(cnico4soporte de renovacin, 5ue re5uiere la administracin central municipal para
continuar su modernizacin institucional$ Este es un traba#o 5ue ha sido liderado por el
!lcalde con el acompa,amiento de todos sus Secretarios de Despacho, #efes de !rea & la
6ficina de talento Humano, cu&o fin es definir la estructura administrativa optima & planta
de personal re5ueridas para la prestacin de los servicios a cargo de la administracin
central$ !ctualmente nos encontramos en la etapa del an+lisis de la situacin actual &
diagnstico, 5ue involucro entre otras cosas la evaluacin de las cargas & de la prestacin de
los servicios$ Para fines del mes de 'ulio se estar+n analizando las propuestas de solucin &
las modificaciones a 5ue habra lugar en los actos administrativos vigentes$
2ientras se finaliza el estudio de modernizacin & se presenta a la D!7P para su aprobacin,
se mantiene la adopcin de la 8ltima actualizacin del manual de Procesos & procedimiento
de la !lcalda de 2ontera -./%$ , Esta actualizacin se realiz a trav(s de talleres
personalizados con las diferentes +reas$
*Se realiz seguimiento & asesora & apo&o a los empleados de carrera administrativa 5ue
tuvieron dificultades en su ingreso al aplicativo de la informacin relacionada con la
concertacin de compromisos laborales para la vigencia -./0 9 -./:, para minimizar
errores & contratiempos en la evaluacin de desempe,o del " semestre del -./0$
"gualmente se inici sensibilizacin en torno a la necesidad de evaluar el rendimiento laboral
de los empleados 5ue no son de carrera administrativa & se est+n estableciendo los
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par+metros para dicha evaluacin, se encuentra en proceso de desarrollo el formato para tal
fin$ Se ha hecho (nfasis en la importancia de concertar acuerdos de gestin por parte del
nivel gerencial & en la alineacin de compromisos laborales con las metas establecidas en
cada dependencia$
* Se est+ llevando un 2a&or control por parte del +rea de Talento Humano sobre el
ausentismo laboral & el mane#o de incapacidades$ 1os 'efes est+n siendo estrictos & est+n
reportando a tiempo los permisos$
*1a entidad cuenta con el *digo de ;tica, el cual es una gua 5ue promueve e invita a la
sana convivencia & transformacin cultural de la entidad, & se constru& con la participacin
de todos los funcionarios de la entidad$ Se encuentra publicado en la p+gina <eb de la
institucin para consulta permanente$
*2ensualmente la 6ficina de *ontrol "nterno publica en todas las +reas boletines de
fomento a la *ultura del !utocontrol & 1a ;tica, el cual busca promover al interior de las
dependencias el autocontrol, la me#ora continua & la interiorizacin & aplicacin de los
acuerdos (ticos, los principios & los valores definidos en el *digo de ;tica$
*Se realiza seguimiento a las peticiones, 5ue#as & reclamos, mensualmente para su
disminucin en cada una de las secretarias$ Se mane#a consolidado mensual para analizar
el volumen de las P=>S & conocer m+s a fondo las necesidades de los ciudadanos &
me#orar los procesos de atencin e informacin$ Se realiza monitoreo permanente a las
consultas 5ue hacen los ciudadanos a trav(s de las redes sociales & pagina <eb$ ! #unio %.
se realiz consolidado de P=>S para ser presentado a la administracin 2unicipal$
* El Estilo de Direccin se caracteriza por ser eficiente, ntegro & transparente, realizando
seguimientos, se han presentado cambios favorables en nuestros procesos, cada
dependencia cuenta con su plan de accin, se redise, nuestra p+gina ?EB & se mantiene
actualizada, con un estilo m+s amigable & de f+cil acceso$
**ontamos con el 2!P! DE >"ES@6S "nstitucional, el cual se encuentra en actualizacin
por la 3ueva !dopcin del manual de procesos & procedimientos$ Se efectu al interior de
algunos procesos seguimiento a los controles establecidos para los riesgos, realizando las
correspondientes acciones de me#ora, sin embargo en la ma&ora de los procesos no se
efectu dentro del t(rmino establecido el seguimiento & monitoreo a los indicadores
establecidos para los controles de riesgos de corrupcin$
*#+#",-.A*E%
* ! pesar de las gestiones realizadas por el Area de Talento Humano, no se ha logrado el
resultado esperado en la elaboracin de las evaluaciones & en los acuerdos de gestin$
* Se debe fortalecer el proceso de "nduccin & >e induccin a los funcionarios por parte de
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la oficina de talento Humano$
*Se deben implementar las acciones de me#ora encontradas en el diagnstico realizado a los
puestos de traba#o & a la salud ocupacional$
*!lgunos funcionarios presentan resistencia para adaptarse al modelo de operacin por
procesos, este fue socializado por +reas pero a8n no se tiene una conciencia total, algunas
dependencias no le dan importancia en el mane#o del control de los riesgos, aun5ue la
direccin se encuentra comprometida & se cuenta con el mapa de riesgos institucional$
%ubsistema de "ontrol de /estin
A(A)"E%
*Se cuenta con un manual de procedimiento adoptado ba#o Decreto 3o$ ./0B de -.// & se
encuentra en proceso de adopcin la nueva actualizacin del mismo$ El nuevo manual
cumple con el modelo de operacin por procesos, se realizan controles & evaluaciones a los
procesos & procedimientos, permitiendo 5ue se disminu&an los riesgos$
*1a oficina de *ontrol "nterno, de manera articulada con la Secretara de Planeacin, se
encuentra realizando en este mes de #ulio -./0 seguimiento al cumplimiento de metas
trazadas por las dependencias en el plan de accin -./0 a trav(s del observando alto
cumplimiento de metas pro&ectadas$
* *on relacin al componente de comunicacin p8blica, la administracin ha hecho (nfasis
en fortalecerlo, en el segundo bimestre del a,o participamos en la rendicin de ndices de
transparencia municipal, la p+gina ?EB se mantiene actualizada de forma
permanentemente, se da cumplimiento a los lineamientos del programa @obierno en 1nea$
De igual forma se elaboran & difunden boletines informativos, publicaciones en la ?EB & se
suministra informacin a trav(s de redes sociales para mantener informada a la comunidad$
**ontamos con la oficina de "nnovacin & Tecnologa, encargada del mantenimiento &
actualizacin a nuestros Sistemas de "nformacin, permitiendo 5ue se hagan los reportes
pertinentes conforme a la le&$ Para el segundo semestre se tiene previsto realizar
renovacin tecnolgica de la !dministracin central con la ad5uisicin de cincuenta e5uipos
con sus licencias$
*Se ha realizado por parte de la 6ficina de *ontrol "nterno seguimiento, apo&o & asesora a
las dependencias 5ue mane#an T>!2"TES &a 5ue como alcalda de segunda categora se
deben tener inscritos CC tramites antes de finalizar el a,o -./0 D sin incluir transitoE$ ! la
fecha solo se tienen F tr+mites inscritos pero &a se est+ traba#ando con el acompa,amiento
de la oficina de "nnovacin & tecnologa para revisarlos & racionalizarlos e inscribirlos de
acuerdo a lo estipulado en la 1e& !nti tramites$
*El proceso de gestin documental se est+ llevando en forma incipiente, no se han logrado
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los resultados esperados & solo se est+ cumpliendo a cabalidad en el +rea de contratacin,
se iniciaron labores de digitalizacin en la secretaria de "nfraestructura & se espera 5ue para
finales del % trimestre las dem+s secretarias tenga su documentacin -./- & -./%
debidamente digitalizada$
**ada dependencia & secretaria entrego plan de necesidades -./0 el cual fue incluido
dentro del plan de compras anual -./0 $con el fin de garantizar la oportunidad en los
procesos$

*#+#",-.A*E%
*E)iste un plan de comunicaciones, el cual debe socializarse de manera global$
*Se debe hacer un seguimiento permanente al proceso de digitalizacin & control
documental el cual apunta a la transparencia de las actuaciones de la alcalda$ 1as tablas de
>etencin documental se encuentran actualizadas, se realiz su socializacin, pero en la
ma&ora de las dependencias, no se ha implementado$
*Se deben actualizar & valorizar todos los inventarios de bienes muebles e inmuebles de la
institucin & realizar la respectiva conciliacin con el +rea contabilidad &a 5ue los estados
financieros no refle#an la situacin real de la "nstitucin por 5ue se siguen mane#ando por su
costo histrico$ !s mismo realizar aval8os sobre los bienes inmuebles$ G legalizar a5uellos
predios 5ue son de la administracin pero 5ue no se han incluido dentro de los estados
contables ni legalidades #urdicas$ Esta 5uedo estipulado dentro del plan de me#oramiento de
los estados contables suscritos con la *ontralora 2unicipal$
%ubsistema de "ontrol de Evaluacin
A(A)"E%
*Este subsistema se contin8a fortaleciendo a trav(s de la toma de conciencia de la
autoevaluacin por parte de los servidores p8blicos, & seguimiento a los planes de
me#oramiento como resultado de las evaluaciones independientes Dauditoras internas & al
sistema de control internoE & las auditorias 5ue se aplican a los procesos & procedimientos$
*Se ha realizado el seguimiento a los Planes de 2e#oramiento 5ue se encuentran adscritos
en los diferentes entes de control & estos se han presentado en las fechas estipuladas$
*1a oficina de planeacin cuenta con una herramienta de evaluacin & seguimiento a los
indicadores del plan de desarrollo denominado D"263"T6>"3@ el cual se constru& con el
acompa,amiento del P3HD D P>6@>!2! DE 1!S 3!*"63ES H3"D!S P!>! E1 DS116E 1a
metodologa consisti en analizar las metas e indicadores del plan de desarrollo -./- -./:,
para posteriormente convertirlas en metas anuales & as poder hacer evaluacin &
seguimiento real a la e#ecucin del plan semestralmente$ Se debi alimentar la plataforma
con toda la informacin & estadstica desde el -./- con el fin de mostrar la trazabilidad &
mane#ar datos acumulables$
Somos pioneros en la implementacin de esta herramienta en *olombia la cual fue
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oficialmente lanzada el da -. de marzo en la ciudad$
*omo la alimentacin del sistema se hace semestral nos encontramos recogiendo toda la
informacin de los avances del plan de accin con el fin de alimentar la plataforma &
generar para fines de mes informe e#ecutivo a la direccin$ !ctualmente se est+ realizando
monta#e en el servidor de la alcalda de la plataforma Dimonitoring con el fin de 5ue la
alimentacin de los indicadores se realice m+s f+cil & desde cada una de las secretarias
Se han realizado revisiones al cumplimiento de metas establecidas en los indicadores de
gestin de tal forma 5ue permiten generar acciones preventivas &Io correctivas$
* Se realiz de acuerdo al Plan de !uditorias, auditoria a la Secretara @eneral, Area
'urdica & *ontratacin, *iudades !mables & actualmente se est+ realizando !uditoria en
Secretaria de Transito & Educacin$ Dentro del ob#eto de las auditorias esta revisin &
evaluacin de los procesos & los planes de me#oramientos vigentes, cumplimiento del plan
de accin$
*#+#",-.A*E%
* Se debe traba#ar en el fortalecimiento de los planes de me#oramiento individuales como
resultado de las evaluaciones de desempe,o
*"mpulsar el proceso de @estin documental & la aplicacin de las tablas de retencin &a
5ue se cuenta con la documentacin pero no ha sido implementado en su totalidad en las
diferentes dependencias$
E%.A*0 /E)E1A- *E- %#%.EMA *E "0).10- #).E1)0
*Se present & aprob el plan de auditoras internas -./0, ante el comit( del sistema
integrado de control interno, el cual se viene e#ecutando seg8n lo programado$ Se han
realizado auditoras a la Secretara @eneral, Area 'urdica & *ontratacin, *iudades !mables
& actualmente se est+ realizando !uditoria en Secretaria de Transito & Educacin$
Dentro del ob#eto de las auditorias esta revisin & evaluacin de los procesos & los planes
de me#oramientos vigentes, cumplimiento del plan de accin$
*Se presentaron avances ante la contralora 2unicipal de los planes de me#oramiento de los
Estados contables, *ontratacin & Talento Humano$ Se suscribi nuevamente plan de
me#oramiento para los estados contables$
*Se promovi la cultura de autocontrol en algunas dependencias de la entidad$
Se presentaron en las fechas estipuladas los siguientes informes J
/ seguimiento al Plan anticorrupcin & atencin al ciudadano -./0
!vance de tramites de Pro&ectos en el 6cad , gastos de funcionamiento DmensualE
Pro&ectos de "nversin del sistema general de >egalas 9 DtrimestralE
>eporte contratos realizados con recursos de sistema general de >egalas S@> G del
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S2S*E DtrimestralE
*ontratacin visible DbimensualmenteE
"nforme !nual de Kndice de Transparencia 2unicipal
"nforme a la !dministracin de !usteridad del @asto
"nforme consolidado P=>S del / semestre
"nformacin deuda Publica 4 mensual
1a oficina de planeacin cuenta con una herramienta de evaluacin & seguimiento a
los planes de desarrollo denominado D"263"T6>"3@ el cual permite en tiempo real
hacer evaluacin & seguimiento a los indicadores del Plan de Desarrollo$ Esta medicin
se realiza en forma semestral
**omo se puede observar, el Sistema de *ontrol "nterno, presente un importante grado de
solidez, en cada uno de sus subsistemas, componentes & elementos, se debe reconocer 5ue
este cambio es cultural en los Servidores p8blicos & 5ue es una labor permanente la
b8s5ueda de la sostenibilidad & madurez del sistema$ Es importe resaltar el compromiso
permanente del nivel directivo de la entidad en el logro de est+ndares de calidad, del
me#oramiento continuo, del fortalecimiento del Sistema "ntegrado de @estin
*Se han identificado los puntos d(biles Dadministracin de riesgos, evaluacin del
desempe,o, proceso de induccin & reduccin & planes de me#oramiento individualE & se
espera 5ue con la e#ecucin del plan de me#oramiento presentado, lograremos consolidar
totalmente el Sistema de *ontrol de "nterno$
1ecomendaciones
*7ortalecer el comit( de *ompras$
*>ealizar seguimiento de los planes de accin con el apo&o de la Secretara de Planeacin$
*@arantizar la e#ecucin & desarrollo de las acciones correctivas 5ue surgen de los Planes de
2e#oramiento & Planes de !ccin de las auditoras realizadas por los entes de control &
auditoras "nternas$
*2e#orar el programa de atencin al ciudadano en las instalaciones de la !lcalda$
*7ortalecer el proceso de induccin & re induccin en el Area de Talento Humano$
*!plicar el Plan de 2e#oramiento individual$
**ada secretaria debe consolidar mensualmente el estado de sus P=>S & prestar ma&or
cuidado en el mane#o de los derechos de peticin radicados en la alcalda &a 5ue tienen
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fecha de e)piracin$
**rear formalmente el plan de comunicacin de la entidad$

*En el plan de capacitacin de la entidad se deben incluir temas de autocontrol, sentido de
pertenencia & responsabilidad & se debe interiorizar a los servidores p8blicos 5ue estos son
cualidades inherentes a su cargo$
*Se deben @arantizar la e#ecucin & desarrollo de las acciones correctivas 5ue surgen de los
Planes de 2e#oramiento & Planes de !ccin producto de las auditoras realizadas por la
6ficina de *ontrol "nterno$
*Para el segundo semestre *ada secretaria debe tener publicado en la p+gina ?EB todos
los tramites 5ue se realizan en su +rea con su descripcin, de tal forma 5ue se le brinde un
me#or servicio a la ciudadana$
MONICA HADDAD SOFAN
Jefe de Control Interno
ALCALDA DE MONTERA