TEMA I. 2. CONTROL MANAGERIAL INTERN 1. SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALIT II 1.1. Scurta descriere a procedurilor documentate cerute expres de IS !""1#$""% 1.$. &rocedurile documentate cerute de IS !""1#$""% 1.'. Sistemul de mana(ement al calit) ii $. SISTEME DE CNT*L MANAGE*IAL INTE*N '. ST*ATEGII I METDE DE +M,UNT I*E A CALIT II -. &*CEDU*I &E*A INALE +ntre.)ri i aplica ii ,i.lio(ra/ie
1. SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALIT II 1.1. Scurta descriere a r!ceduri"!r d!cu#e$tate cerute e%res de ISO &''1(2'') +n acest capitol 0ncerc)m s) 1enim 0n spri2inul d1s.3 dac) dori i s) implementa i un sistem de mana(ement al calit) ii i 1re i s) ti i care sunt procedurile documentate cerute 0n mod explicit de IS !""1#$""%. Concepte utili4ate# procedur) 5 6modul cum se des/a oar) i se controlea4) un proces7 8o procedur) poate /i scris)3 sau nescris) 9 se aplic) su. /orma unor cutume:. proces 5 6ansam.lul de ac iuni;acti1it) i prin intermediul c)rora se a2un(e la un re4ultat a teptat3 prin trans/ormarea 6elementelor de intrare7 0n 6elemente de ie ire7 8de exemplu# un an(a2at care nu cunoa te o anumit) procedur) a2un(e prin procesul de <instruire< an(a2at cali/icat;instruit 0n raport cu acea procedur):. sistemul de mana(ement al calit) ii 5 6un mod prin care sunt administrate;(estionate di1ersele procese;acti1it) i ast/el 0nc=t institu ia;or(ani4a ia este capa.il) s) reali4e4e produse;s) e/ectue4e ser1icii care aduc satis/ac ii 8calitate: celor interesa i7. IS !""1#$""% este un standard care con ine cerin e re/eritoare la mana(ementul or(ani4a iei. &rin respectarea cerin elor IS !""1 se con/i(urea4) 0n or(ani4a ie un a a numit 6sistem de mana(ement al calit) ii7 9 un mod prin care sunt administrate;(estionate di1ersele acti1it) i din or(ani4a ie ast/el 0nc=t aceasta s) /ie capa.il) s) o/ere satis/ac ii 8calitate: celor interesa i de re4ultatele ei. Sistemul de mana(ement al calit) ii este repre4entat de ansam.lul acti1it) ilor or(ani4a iei prin intermediul c)rora aceasta o. ine calitatea dorit) i a teptat) 8cei interesa i de or(ani4a ie o. in satis/ac ii 0n raport cu cerin ele i a tept)rile lor:. Sistemul de mana(ement al calit) ii poate /i e1iden iat prin examinarea 8auditarea: cadrului normati1 o/icial 8documentat:3 precum i a do1e4ile de .un) practic) re4ultate din aplicarea normelor sta.ilite. Se poate con/i(ura un sistem de mana(ement al calit) ii con/orm cu standardul IS !""1#$""% dac) se respect) cerin ele standardelor din /amilia IS !"""3 standarde re/eritoare la mana(ement 8se poate certi/ica;con/irma existen a sistemului de mana(ement urm)rind modul cum cerin ele standardului IS !""1#$""% sunt respectate 0n or(ani4a ie:. 1.2. *r!ceduri"e d!cu#e$tate cerute de ISO &''1(2'') 2 Una din cerin ele IS !""1#$""% se re/er) la necesitatea existen ei 0n or(ani4a ie a unei documenta ii care s) pre4inte modul cum sunt operate i controlate di1ersele procese din or(ani4a ie. &rintre documentele cerute 0n mod expres de standardul IS !""1#$""% sunt a a numitele proceduri documentate. &rocedurile documentate cerute expres de IS !""1#$""% pre4int) modul cum se plani/ic)3 reali4ea4)3 controlea4) i se corectea4);0m.un)t) esc urmatoarele procese# controlul documentelor> controlul 0nre(istr)rilor> auditul intern al calit) ii> controlul produsului necon/orm> ac iunile corecti1e> ac iuni pre1enti1e. &rocedurile documentate cerute expres de IS !""1#$""% pot purta3 (eneric3 di1erse denumiri ca# proceduri (enerale3 proceduri de sistem3 proceduri de calitate3 proceduri de lucru etc. Titlul procedurilor documentate de cele mai multe ori sunt similare cu denumirea procesului pe care 0l pre4int). Ast/el3 /rec1ent3 1om ()si 0n or(ani4a ie procedurile documentate# C!$tr!"u" d!cu#e$te"!r 9 pre4int) modul cum se ine su. control documenta ia care 6con ine cerin e 7. C!$tr!"u" +$re,istr-ri"!r 9 pre4int) modul cum se ine su. control documenta ia 7documente doveditoare prin intermediul c)reia se con/irm) c) procesele se des/) oar) i se controlea4) 0n mod e/icace. Auditu" i$ter$ a" ca"it- ii 9 pre4int) modul cum se des/) oar) i controlea4) procesul prin care se examinea4) m)sura 0n care normele sta.ilite 0n or(ani4a ie sunt con/orme cu cerin ele IS !""1#$""% i se examinea4) m)sura 0n care aceste norme sunt respectate. C!$tr!" r!dusu"ui $ec!$.!r# 9 pre4int) modul cum se des/) oar) i controlea4) procesul prin care se trans/orm) un produs necon/orm 0n produs con/orm 8se pre4int) modul cum se identi/ic);i4olea4) un produs necon/orm3 modul cum se identi/ic) i plani/ic) corec iile necesare3 modul cum se aprecia4) e/icacitatea ac iunilor 0ntreprinse:. Ac iu$i c!recti/e 9 pre4int) modul cum se des/) oar) i controlea4) procesul prin care identi/ic) cau4ele care au determinat produse necon/orme3 precum i totalitatea ac iunilor prin care cau4ele identi/icate sunt eliminate. Ac iu$i re/e$ti/e 9 pre4int) modul cum se des/) oar) i controlea4) procesul prin care identi/ic) cau4ele care ar putea determina produse necon/orme3 precum i totalitatea ac iunilor prin care cau4ele identi/icate sunt eliminate. 3 ?amilia de standarde IS !"""3 repre4entat) mai 2os3 a /ost ela.orat) pentru a a2uta or(ani4a iile de orice tip sau m)rime s) implemente4e i s) conduc) e/icace sistemele de mana(ement al calit) ii. IS !""" descrie principiile /undamentale ale sistemelor de mana(ement al calit) ii i speci/ic) terminolo(ia pentru sistemele de mana(ement al calit) ii. IS !""1 speci/ic) cerin e pentru un sistem de mana(ement al calit) ii atunci c=nd o or(ani4a ie are ne1oie s)9 i demonstre4e a.ilitatea de a /urni4a produse care 0ndeplinesc cerin ele clientului i de re(lementare. IS !""- /urni4ea4) linii directoare care iau 0n considerare at=t e/icacitatea3 c=t i e/icien a sistemului de mana(ement al calit) ii. Scopul acestui standard este de a 0m.un)t) ii per/orman a or(ani4a iei i satis/ac ia clien ilor precum i a altor p)r i interesante. IS 1!"11 /urni4ea4) in/orma ii i 0ndrum)ri re/eritoare la auditarea sistemelor de mana(ement al calit) ii i al mediului. +mpreun)3 acestea /ormea4) un ansam.lu coerent de standarde pentru sistemul de mana(ement al calit) ii care /acilitea4) 0n ele(erea mutual) 0n toate domeniile de acti1itate intern) i interna ional). Adoptarea unui sistem de mana(ement al calit) ii ar tre.ui s) /ie o deci4ie strate(ic) a unei or(ani4a ii. &roiectarea i implementarea unui sistem de mana(ement al calit) ii al unei or(ani4a ii sunt in/luen ate de necesit) i di/erite3 de o.iecti1e speci/ice3 de produsele pe care le /urni4ea4)3 de procesele utili4ate i de m)rimea i structura or(ani4a iei. &rin acest Standard Interna ional nu se inten ionea4) impunerea unei uni/ormi4)ri a structurii sistemelor de mana(ement al calit) ii sau uni/ormi4area documenta iei. Cerin ele sistemului de mana(ement al calit) ii speci/icate 0n acest Standard Interna ional sunt complementare cerin elor pentru produse. Acest Standard Interna ional poate /i utili4at de or(ani4a ii interne i externe3 inclusi1 de or(anismele de certi/icare3 pentru a e1alua capa.ilitatea or(ani4a iei de a satis/ace cerin ele clientului3 de re(lementare sau ale or(ani4a iei 0nse i. &rincipiile mana(ementului calit) ii pre4entate 0n IS !""" i IS !""- au /ost luate 0n considerare pe parcursul ela.or)rii acestui Standard Interna ional. Acest Standard Interna ional promo1ea4a adoptarea unei a.ord)ri .a4ate pe proces 0n de41oltarea3 implementarea i 0m.un)t) irea e/icacit) ii sistemului de mana(ement al calit) ii3 0n scopul cre terii satis/ac iei clientului prin 0ndeplinirea cerin elor acestuia. 4 &entru ca o or(ani4a ie s) /unc ione4e e/icace3 aceasta tre.uie s) identi/ice i s) conduc) numeroase acti1it) i corelate. acti1itate care utili4ea4) resurse3 condus) ast/el 0nc=t s) permit) trans/ormarea elementelor de intrare 0n elemente de ie ire3 poate /i considerat) un proces. Adesea3 elementele de ie ire dintr9un proces constituie3 0n mod direct3 elementele de intrare 0n procesul urm)tor. 1.0. Siste#u" de #a$a,e#e$t a" ca"it- ii r(ani4a ia tre.uie s) sta.ileasc)3 s) documente4e3 s) implemente4e i s) men in) un sistem de mana(ement al calit) ii i s) 0m.un)t) easc) continuu e/icacitatea acestuia 0n con/ormitate cu cerin ele acestui Standard Interna ional. &entru implementare unui Sistem de Mana(ement al Calit) ii3 SMC3 con/orm acestui standard3 tre.uie respecta i urm)torii pa i# 1. identi/ice procesele necesare sistemului de mana(ement al calit) i i aplicarea acestora 0n 0ntrea(a or(ani4a ie. $. determine succesiunea i interac iunea acestor procese. '. determine criteriile i metodele necesare pentru a se asi(ura c) at=t operarea3 c=t i controlul acestor procese sunt e/icace. -. se asi(ure disponi.ilitatea resurselor i in/orma iilor necesare pentru a sus ine operarea i monitori4area acestor procese. @. monitori4e4e i s) anali4e4e aceste procese i s) implemente4e ac iuni necesare pentru a reali4a re4ultate plani/icate i 0m.un)t) irea continu) a acestor procese. Atunci cand o or(ani4a ie decide s) utili4e4e procese din a/ara ei3 procese care in/luen ea4) con/ormitatea produsului cu cerin ele3 or(ani4a ia tre.uie s) se asi(ure de controlul asupra unor ast/el de procese. Controlul asupra unor asemenea procese externe tre.uie s) /ie identi/icat 0n cadrul sistemului de mana(ement al calit) ii. Mana(ementul ar tre.ui s) de/ineasc) documenta ia3 inclusi1 0nre(istr)rile rele1ante necesare pentru a sta.ili3 implementa i men ine sistemul de mana(ement al calit) ii i pentru a sus ine operarea e/ecti1) i e/icient) a proceselor or(ani4a iei. Natura i amploarea documenta iei ar tre.ui s) satis/ac) cerin ele contractuale3 de re(lementare i le(ale3 precum i necesitatile i a tept)rile clien ilor i ale altor p)r i interesante i ar tre.ui s) /ie adec1ate pentru or(ani4a ie. Documenta ia poate /i su. orice /orm) i pe orice mediu suport adec1at pentru necesit) ile or(ani4a iei. +n scopul /urni4ari de documenta ie care s) 5 satis/ac) necesit) ile i a tept)rile p)r ilor interesate3 mana(ementului ar tre.ui s) ia 0n considerare# cerin ele contractuale pro1enite de la clien i i alte p)r i interesate> acceptarea standardelor interna ionale3 na ionale3 re(ionale i ale sectoarelor industriale> cerin ele rele1ante le(ale i re(lementate> deci4iile or(ani4a iei> sursele de in/ormare extern) rele1ante pentru de41oltarea competen elor or(ani4a iei> in/orma iile re/eritoare la necesit) ile i a tept)rile p)r ilor interesate. Generarea3 utili4area i controlul documentelor ar tre.ui e1aluate 0n ceea ce pri1e te criterii de e/icacitate i de e/icien a cum ar /i# /unc ionalitate> utili4are prietenoas)> resursele necesare> politici i o.iecti1e> cerin e actuale i 1iitoare re/eritoare la (estionarea cuno tin elor> .encAmarBin(9ul sistemelor de documenta ie> inter/e ele utili4ate de clien ii or(ani4a iei i /urni4orii i de alte p)r i interesate. Accesul la documenta ie ar tre.ui asi(urat pentru personalul or(ani4a iei i pentru alte p)r i interesate3 .a4ate pe politica de comunicare a or(ani4a iei. Documenta ia sistemului de mana(ement al calit) ii tre.uie s) includ)# 1. declara ii documentate ale politicii 0n domeniul calit) ii i ale o.iecti1elor calit) ii> $. un manual al calit) ii> '. proceduri documentate cerute 0n pre4entul Standard Interna ional> 4. documentele necesare or(ani4a iei pentru a se asi(ura de plani/icarea3 operarea i controlul e/icace ale proceselor sale i 0nre(istr)ri cerute de pre4entul Standard Interna ional 1 . Documenta ia sistemului de mana(ement al calit) ii depinde de# 1 acolo unde termenul procedur documentat apare n acest Standard Interna ional, acesta inseamn c procedura este stabilit, documentat, implementat i men nut; amploarea documenta iei sistemului de management al calit ii poate s difere de la o organiza e la alta. 6 m)rimea or(ani4a iei i tipul acti1it) ilor> complexitatea proceselor i interac iunea acestora> competen a personalului . Documentele cerute de sistemul de mana(ement al calit) ii tre.uie controlate. +nre(istr)rile sunt un tip special de documente i tre.uie controlate con/orm cerin elor. Tre.uie sta.ilit) o procedur) documentat) care s) de/ineasc) controlul necesar pentru# a: a apro.a documentele3 0nainte de emitere3 0n ceea ce pri1e te adec1area acestora> .: a anali4a3 a actuali4a3 dac) este ca4ul i a reapro.a documentele> c: a se asi(ura c) sunt identi/icate modi/ic)rile i stadiul re1i4uirii curente ale documentelor> d: a se asi(ura c) 1ersiunile rele1ante ale documentelor aplica.ile sunt disponi.ile la puncte de utili4are> e: a se asi(ura c) documentele r)m=n li4i.ile i identi/ica.ile cu u urin )> /: a se asi(ura c) documentele de pro1enien ) extern) sunt identi/icate i distri.u ia lor este controlat)> (: a pre1eni utili4area neinten ionat) a documentelor perimate i a le aplica o identi/icare adec1at) dac) sunt p)strate indi/erent 0n ce scop. +nre(istr)rile tre.uie sta.ilite i men inute pentru a /urni4a do1e4i ale necon/ormit) ii cu cerin ele i ale /unc on)rii e/icace a sistemului de mana(ement al calit) ii. +nre(istr)rile tre.uie s) r)m=n) li4i.ile3 identi/ica.ile i re()si.ile cu u urin ). Tre.uie sta.ilit) o procedur) documentat) care s) de/ineasc) controlul necesar pentru identi/icarea3 depo4itarea3 prote2area3 re()sirea3 durata de p)strare i eliminarea 0nre(istr)rilor. Mana(ementul de la cel mai 0nalt ni1el tre.uie s) pre4inte do1e4i pri1ind an(a2amentul s)u pentru de41oltarea i implementarea sistemului de mana(ement al calit) ii i 0m.un)t) irea continu) a e/icacit) ii sale prin# a: comunicarea 0n cadrul or(ani4atiei a importan ei satis/acerii cerin elor clien ilor3 a cerin elor le(ale i a celor de re(lementare> .: sta.ilirea politicii 0n domeniul calit) ii> c: asi(urarea /aptului c) sunt sta.ilite o.iecti1ele calit) ii> d: conducerea anali4elor e/ectuate de mana(ement> e: asi(urarea disponi.ilit) ii resurselor. Mana(ementul de la cel mai 0nalt ni1el tre.uie s) se asi(ure c) cerin ele clientului sunt identi/icate i satis/)cute 0n scopul cre terii satis/ac iei acestuia. 7 Mana(ementul de la cel mai 0nalt ni1el tre.uie s) se asi(ure c) politica re/eritoare la calitate respect) urm)toarele cerin e# a: este adec1at) scopului or(ani4a iei> .: include un an(a2ament pentru satis/acerea cerin elor i pentru 0m.un)t) irea continu) a e/icacit) ii sistemului de mana(ement al calit) ii> c: asi(ur) un cadru pentru sta.ilirea i anali4area o.iecti1elor calit) ii> d: este comunicat) i 0n eleas) 0n cadrul or(ani4a iei> e: este anali4at) pentru adec1area ei continu)> &lani/icarea i politica strate(ic)3 precum i politica re/eritoare la calitate ale or(ani4a iei /urni4ea4) un cadru pentru sta.ilirea o.iecti1elor calit) ii. Mana(ementul de la cel mai 0nalt ni1el ar tre.ui s) sta.ileasc) aceste o.iecti1e pentru a conduce la 0m.un)t) irea per/orman elor or(ani4a iei. Ar tre.ui ca aceste o.iecti1e s) /ie m)sura.ile pentru a /acilita o anali4) e/icace i e/icient) e/ectuat) de mana(ement. Atunci c=nd se sta.ilesc aceste o.iecti1e3 mana(ementul ar tre.ui de asemenea s) ia 0n considerare# necesit) ile curente i 1iitoare ale or(ani4a iei i ale pie ei deser1ite> constat)rile rele1ante ale anali4elor e/ectuate de mana(ement> per/orman elor actuale ale proceselor i produselor curente> ni1elul de satis/ac ie al p)r ilor interesate> re4ultatelor autoe1alu)rilor> .encAmarBin(3 anali4a competitorilor3 oportunit) ile de 0m.un)t) ire> resursele necesare pentru satis/acerea o.iecti1elor. .iecti1ele calit) ii ar tre.ui comunicate personalului ast/el 0nc=t acesta s) poat) contri.ui la 0ndeplinirea lor. *esponsa.ilit) ile pentru aplicarea o.iecti1elor ar tre.ui de/inite. .iecti1ele ar tre.ui anali4ate sistematic i re1i4uite ori de c=te ori este necesar. Mana(ementul ar tre.ui s)9 i asume responsa.ilitatea plani/ic)rii calit) ii 0n cadrul or(ani4a iei. Aceast) plani/icare ar tre.ui s) se /ocali4e4e pe de/inirea proceselor necesare reali4)rii e/icace i e/iciente a o.iecti1elor 0n domeniul calit) ii i cerin elor re/eritoare la calitate 0n con/ormitate cu strate(ia or(ani4a iei. Elementele de intrare pentru o plani/icare e/icace i e/icient) includ# strate(iile or(ani4a iei> o.iecti1ele de/inite ale or(ani4a iei3 necesit) ile i a tept)rile de/inite ale clien ilor i ale altor p)r i interesate3 e1aluarea cerin elor le(ale i re(lementate3 8 e1aluarea datelor re/eritoare la per/orman a produselor3 e1aluarea datelor re/eritoare la per/orman a proceselor3 0n1) )minte re4ultate din experien e anterioare3 oportunit) ile indicate pentru 0m.un)t) ire3 datele e1aluarii re/eritoare la e1aluare i reducerea riscurilor3 Elementele de ie ire ale plani/ic)rii re/eritoare la or(ani4a ie ar tre.ui s) de/ineasc) reali4area produsului i procesele suport necesare 0n termeni cum ar /i# necesarul de a.ilit) i i cuno tin e ale or(ani4a iei3 responsa.ilitatea i autoritatea pentru implementarea planurilor de 0m.un)t) ire a proceselor3 resursele necesare3 cum ar /i cele /inanciare i in/rastructura3 metricele pentru e1aluarea reali4)rii 0m.un)t) irii per/orman ei3 necesit) ile pentru 0m.un)t) ire3 inclusi1 metode i instrumente3 necesit) ile de documentare3 inclusi1 0nre(istr)ri. Mana(ementul ar tre.ui s) anali4e4e sistematic elementele de ie ire pentru a se asi(ura de e/icacitatea i e/icien a proceselor or(ani4a iei. 2. SISTEME DE CONTROL MANAGERIAL INTERN +n 1ederea aplic)rii rdinului M?& nr. !-C ; "-."D.$""@ la ni1elul oric)rei or(ani4a ii tre.uie s) se constituie o structur) /ormat) din persoanele nominali4ate prin deci4ie3 care are rolul de a ela.ora standardele de mana(ement Ei control intern. &rin control se constat) a.aterile re4ultatelor de la o.iecti1ele propuse3 se anali4ea4) cau4ele care le9au determinat Ei se dispun m)suri corecti1e sau pre1enti1e. Acesta instrumentea4) o a.atere3 nere(ul)3 dis/unc ionalitate ap)rut) pe parcursul des/) ur)rii unei acti1it) i prin 1eri/icarea respect)rii pre1ederilor le(ale3 a cadrului normati1 procedural a/lat 0n 1i(oare. &rincipiile (enerale care (u1ernea4) 1i4iunea re/eritoare la controlul intern 0n cadrul unei institu ii de 0n1) )m=nt3 sunt urm)toarele# s) /ie adaptat dimensiunii3 complexit)Fii Ei mediului 8intern Ei extern: speci/ic entit)Fii pu.lice> s) 1i4e4e toate ni1elurile de conducere Ei toate acti1it)File ; operaFiunile derulate la ni1elul instituFiei> s) /ie construit cu Ginstrumentarul7 aplica.il oric)rei entit)Fi pu.lice> 9 s) ai.) ca /inalitate asi(urarea cu un (rad de 0ncredere satis/)c)tor3 c) o.iecti1ele propuse 1or /i atinse> s) nu presupun) costuri3 sau acestea s) nu dep)Eeasc) .ene/iciile re4ultate din /uncFionarea sa ca sistem> s) /ie (u1ernat de re(ulile minimale de mana(ement cuprinse 0n standardele de control intern ela.orate Ei apro.ate prin .M.?.&. nr. !-C;"-."D.$""@. Scopul ela.or)rii standardelor de mana(ement Ei control intern este de a crea un instrument 0n care s) se cunoasc) e1oluFia controlului intern asupra utili4)rii /ondurilor instituFiei i a /unc ion)rii compartimentelor acesteia. .iecti1ele standardelor de mana(ement Ei control intern presupun# A. O1iecti/e ,e$era"e( reali4area atri.uFiilor sta.ilite 0n concordanF) cu misiunea inspectoratului3 0n condiFii de re(ularitate3 e/icacitate3 economicitate Ei e/icienF)> prote2area /ondurilor pu.lice 0mpotri1a pierderilor datorate erorii3 a.u4ului sau /raudei> respectarea le(ii3 a re(ulamentelor3 precum Ei a deci4iilor conducerii> de41oltarea Ei 0ntreFinerea unor sisteme de colectare3 stocare3 prelucrare3 actuali4are Ei di/u4are a datelor Ei in/ormaFiilor /inanciare Ei de conducere3 precum Ei a unor sisteme Ei proceduri de in/ormare pu.lic) adec1at) prin rapoarte periodice. 2. O1iecti/e seci.ice( re/lectarea 0n documente scrise a or(ani4)rii controlului intern3 a tuturor operaFiunilor instituFiei Ei a elementelor speci/ice3 0nre(istrarea Ei p)strarea 0n mod adec1at a documentelor> 0nre(istrarea 0n mod cronolo(ic Ei corect a operaFiunilor> asi(urarea apro.)rilor Ei e/ectu)rii operaFiunilor3 exclusi1 de persoane special 0mputernicite 0n acest sens> separarea atri.uFiilor pri1ind e/ectuarea de operaFiuni 0ntre persoane3 ast/el 0nc=t atri.uFiile de apro.are3 control Ei 0nre(istrare s) /ie 0ncredinFate unor persoane di/erite> asi(urarea unei conduceri competente la toate ni1elurile> accesarea resurselor Ei documentelor numai de c)tre persoane 0ndrept)Fite Ei responsa.ile 0n le()tur) cu utili4area Ei p)strarea lor. Standardele de .un) practic) 0n domeniu preci4ea4) c) /iecare an(a2at r)spunde de propriul control intern 0n cadrul or(ani4a iei din care /ace parte. +n acest sens3 controlul intern se re()se te 0n structura /iec)rei /unc ii a mana(ementului3 a /iec)rei acti1it) i i este 0n 10 responsa.ilitatea /iec)rui an(a2at3 de aceea nu se recomand) s) se or(ani4e4e ca un compartiment distinct 0n cadrul entit) ii $ . Sistemul de control intern dintr9o entitate este /ormat din mai multe acti1it) i de control# sel/control sau autocontrolul> controlul ierarAic> controlul prin dele(are de atribu ii > controlul de calitate controlul /inanciar pre1enti1> controlul /inaciar de (estiune> controlul pri1ind in1entarierea patrimoniului> controlul conta.il> controlul /inanciar etc.. Sistemul de control intern pre4int) o serie de caracteristici de/initorii. Acti1it) ile de control enumerate mai sus nu se or(ani4ea4) 0n compartimente de sine st)t)toare3 ci sunt disipate pe /luxul opera iilor unui lan procedural3 exercitat la /iecare post de lucru3 la /iecare ni1el de responsa.ilitate sau prin dele(are de competen ) ata ate acti1it) ilor curente des/) urate 0n cadrul or(ani4a iei. Controlul intern pre4int) o serie de o.iecti1e sta.ilite prin planul anual de control apro.at de mana(ement cu scopul reali4)rii unui control de asi(urare. +n /unc ie de necesit) ile mana(ementului or(ani4a iei3 se sta.ile te domeniul de aplicare a controlului intern. Acti1it) ile de control3 0n /unc ie de natura i particularit) ile acti1it) ii controlate3 se des/) oar) cu teAnici i instrumente de control di/erite. *e4ultatele acti1it) ii de control se /inali4ea4) cu o not) de control sau raport de control ' 0n care sunt trecute toate constat)rile i conclu4iile controlorului3 dimensiunea a.aterilor constatate precum i persoanele r)spun4)toare pentru s)1=r irea acestora. Constat)rile i conclu4iile controlorului pot /i contestate sau nu3 0n acest ca4 r)m=n=nd de/initi1e. +n /unc ie de constat)rile i conclu4iile controlului intern3 mana(erul 1a ela.ora 0n perspecti1) un plan de m)suri care s) 0m.un)t) easc) acti1itatea respecti1) 0n care 1a ine seama de e1olu ia riscurilor i 1a actuali4a sistematic procedurile opera ionale de lucru. $ Marcel Ghi , uditul Intern, editura !conomic, "##$, pag. %$ ' &egulamentul de organizare i desf urare a acti'it ii de control, aprobat prin (.M.!d)*. nr. %+,"-"##% 11 Sistemul de control intern H SCI H nu are ra iunea de a /i3 dec=t dac) se suprapune acti1it) ilor derulate 0n cadrul or(ani4a iei3 pentru atin(erea o.iecti1elor acesteia3 pe care aceasta i le9a propus i de aceea se mai nume te i sistem de control mana(erial H SCM. - Standardele pri1ind implementarea sistemului de mana(ement i control intern3 con/orm pre1ederilor Comisiei Europene3 recomand) diminuarea continu) a controlului extern exercitat de institu iile re(lementate 0n acti1itatea de control ale statului i implementarea componentelor de control mana(erial prin ela.orarea de proceduri opera ionale de lucru pentru acti1it) ile des/) urate de or(ani4a ii. Cum ela.orarea unor ast/el de proceduri presupune utili4area unui num)r ridicat de documente3 materiale de lucru etc.3 este necesar s) se reali4e4e un mana(ement e/icient al documentelor con/orm cu cele ar)tate 0n capitolele anterioare ale acestui curs. Controlul intern repre4int) ansam.lul /ormelor de control exercitate la ni1elul entit) ii pu.lice3 inclusi1 auditul intern3 sta.ilite de conducere 0n concordanta cu o.iecti1ele acesteia i cu re(lement)rile le(ale3 0n 1ederea asi(ur)rii /ondurilor 0n mod economic3 e/icient i e/icace. Acesta include de asemenea3 structurile or(ani4atorice3 metodele i procedurile. 8.G. nr.11!;1!!! pri1ind controlul intern actuali4at:. +n contextul principiilor (enerale de .un) practic) care compun acIuis9ul comunitar3 controlului i se asocia4) o accep iune mult mai lar()3 acesta /iind pri1it ca o /unc ie mana(erial)3 i nu ca o opera iune de 1eri/icare3 con/orm de/ini iei adoptat) 0n acest sens de c)tre Comisia European)3 con/orm c)reia 7Controlul intern repre4int) ansam.lul politicilor i procedurilor concepute i implementate de c)tre mana(ementul i personalul entit) ii pu.lice3 0n 1ederea /urni4)rii unei asi(ur)ri re4ona.ile pentru atin(erea o.iecti1elor entit) ii pu.lice 0ntr9un mod economic3 e/icient i e/icace3 respectarea re(ulilor externe i a politicilor i re(ulilor mana(ementului3 prote2area .unurilor i a in/orma iilor3 pre1enirea i depistarea /raudelor i (re elilor3 calitatea documentelor de conta.ilitate i producerea 0n timp util de in/orma ii de 0ncredere3 re/eritoare la se(mentul /inanciar i de mana(ement.7 Alte de/ini ii ale controlului intern# Controlul intern este un proces implementat de mana(ementul entit) ii pu.lice3 care inten ionea4) s) /urni4e4e o asi(urare re4ona.ila cu pri1ire la atin(erea o.iecti1elor3 (rupate 0n urm)toarele cate(orii# e/icacitatea i e/icien a /unc ion)rii> /ia.ilitatea in/orma iilor /inanciare> respectarea le(ilor i re(ulamentelor. 8Comitetul Entit) ilor &u.lice de Sponsori4are a Comisiei TreadJaK H CS H SUA:. Controlul intern este ansam.lul elementelor unei or(ani4a ii 8inclusi1 resursele3 sistemele3 procesele3 cultura3 structura i sarcinile: care3 0n mod colecti13 0i a2ut) pe oameni s) - Marcel GAi )3 7Auditul Intern73 editura Economic)3 $""!3 pa(. CD 12 reali4e4e o.iecti1ele entit) ii pu.lice3 (rupate 0n trei cate(orii# e/icacitatea i e/icien a /unc ion)rii> /ia.ilitatea in/orma iei externe i interne> respectarea le(ilor re(ulamentelor i politicilor interne. 8Institutul Canadian al Cota.ililor Autori4a i H Criteria o/ Control H CoCo: Din de/ini iile men ionate mai sus3 se poate a/irma c)# prin /unc ia de control3 mana(ementul constat) a.aterile re4ultatelor de la o.iecti1e3 anali4ea4) cau4ele care le9au determinat i dispune m)surile corecti1e sau pre1enti1e ce se impun. Tipuri de control intern# a: Controlul intern de/init anterior> .: Controlul /inanciar pre1enti1 9 repre4int) acti1itatea prin care se 1eri/ic) le(alitatea i re(ularitatea opera iunilor e/ectuate pe seama /ondurilor pu.lice sau a patrimoniului pu.lic3 0nainte de apro.area acestora. Controlul este pre4ent pe toate palierele institu iei de 0n1) )m=nt Ei se mani/est) su. /orma autocontrolului3 controlului 0n lanF 8pe /a4e ale procesului: Ei a controlului ierarAic. Carta controlului intern de/ine te o.iecti1ele3 drepturile i o.li(a iile controlului intern i este ela.orat) de c)tre Comisia de Control Mana(erial Intern i apro.at) de conduc)torul unit) ii de 0n1) )m=nt. Carta controlului intern in/ormea4) despre o.iecti1ele i metodele de control3 clari/ic) misiunea de control3 /ixea4) re(ulile de lucru 0ntre or(anul de control i cel controlat i promo1ea4) re(ulile de conduit). Natura !1iecti/e"!r pot /i (rupate 0n trei cate(orii# a: E/icacitatea i e/icienta /unc ion)rii3 care cuprind o.iecti1ele le(ate de scopurile MECTS i de utili4area e/icient) a resurselor3 precum i cele pri1ind prote2area resurselor de utili4area inadec1at) sau de pierderi3 ca i ine/icacitatea i (estionarea pasi1elor. .: ?ia.ilitatea in/orma iilor interne i externe3 care includ o.iecti1ele le(ate de inerea unei conta.ilit) i adec1ate3 pri1ind /ia.ilitatea in/orma iilor utili4ate sau di/u4ate c)tre ter i3 precum i cele care in de prote2area documentelor 0mpotri1a a dou) cate(orii de /raude# disimularea /raudei i distorsionarea re4ultatelor. c: Con/ormitatea cu le(ile3 re(ulamentele i politicile interne 0n care sunt incluse o.iecti1ele le(ate de asi(urarea c) acti1it) ile institu iei de 0n1) )m=nt s) se des/) oare 0n con/ormitate cu o.li(a iile impuse de le(e i de re(ulamente3 precum i cu respectarea misiunii i a scopurilor propuse. La ni1elul /iec)rei cate(orii3 men ionate mai sus3 un rol determinant re1ine Comisiei de Control Mana(erial Intern 0n identi/icarea riscurilor care pot a/ecta e/icien a i e/icacitatea 13 opera iunilor3 respectarea le(ilor3 re(ulilor i a re(ulamentelor3 0ncrederea 0n in/orma iile /inanciare3 prote2area .unurilor3 pre1enirea i descoperirea /raudelor. Met!de de c!$tr!" &rintre acti1it) ile de control curente se re()sesc# o.ser1area3 compararea3 apro.area3 raportarea3 coordonarea3 1eri/icarea3 anali4a3 autori4area3 super1i4area3 examinarea3 separarea /unc iilor i monitori4area. +n a/ara acti1it) ilor de control inte(rate 0n linia de mana(ement3 pot /i or(ani4ate controale speciali4ate3 e/ectuate de componente structurale anume constituite 8comisii3 compartimente de control etc.: a c)ror acti1itate se des/) oar) 0n .a4a unui plan conceput prin luarea 0n considerare a riscurilor. +n /unc ie de scopul urm)rit3 controlul poate /i# de con/ormitate> de per/ec ionare etc.> +n /unc ie de modul de cuprindere a o.iecti1elor de control# control total3 control selecti1 8prin sonda2:> +n /unc ie de modul de execu ie# control direct3 control indirect3 control 0ncruci at> +n /unc ie de interesul institu iei de 0n1) )m=nt# control pentru sine> control la unit) ile din su.ordine i la cele /inan ate de la .u(et> +n /unc ie de orientarea sa# control tematic3 control nediri2at> Din punct de 1edere al momentului 0n care se exercit)3 controlul este concomitent 8operati1:3 ex9ante 8/eed9/orJard: si ex9post 8/eed .acB:. Re,u"i de "ucru Standardele de control intern de/inesc un minim de re(uli de mana(ement3 pe care entitatea pu.lic) tre.uie s) le urme4e. .iecti1ul standardelor este de a crea un model de control uni/orm i coerent. De asemenea3 standardele constituie un sistem de re/erin )3 0n raport cu care se e1aluea4) sistemele de control intern3 se identi/ic) 4onele i direc iile de scAim.are. Standardele sunt (rupate 0n cadrul a cinci elemente9cAeie3 ast/el# a: Mediul de control3 unde sunt (rupate pro.lemele le(ate de or(ani4are3 mana(ementul resurselor umane3 etic)3 deontolo(ie i inte(ritate. .: &er/orman a i mana(ementul riscurilor3 0n care este 0nsumat) pro.lematica mana(ementului le(at) de /ixarea o.iecti1elor3 plani/icare 8plani/icarea anuala:3 pro(ramare 8planul de mana(ement: i per/orman ) 8monitori4area per/orman ei:. 14 c: In/ormarea i comunicarea3 unde sunt (rupate pro.lemele ce in de crearea unui sistem in/orma ional adec1at i a unui sistem de rapoarte pri1ind execu ia planului de mana(ement3 a .u(etului3 a utili4)rii resurselor3 semnalarea a.aterilor. De asemenea3 tre.uie a1ut) 0n 1edere conser1area si arAi1area documentelor. d: Acti1it) i de control. Standardele su.sumate acestui element9cAeie al controlului se /ocali4ea4) asupra# document)rii procedurilor> continuit) ii opera iunilor> 0nre(istr)rii excep iilor 8a.aterilor de proceduri:> separarea atri.u iilor> supra1e(Aerii 8monitori4)rii: etc. e: Auditarea i e1aluarea3 0n care sunt 1i4ate standardele care pri1esc de41oltarea capacit) ii de e1aluare a controlului3 0n scopul asi(ur)rii continuit) ii procesului de per/ec ionare a acestuia. Codul de conduit) a an(a2a ilor institu iei sta.ile te care sunt o.li(a iile re4ultate din le(e3 c)rora tre.uie s) li se supun) salaria ii3 precum i incompati.ilit) ile pentru ocuparea unor /unc ii pu.lice3 0n plus peste cele re4ultate ca urmare a raporturilor de munc)# depunerea declara iei de a1ere3 a declara iei pentru pre1enirea con/lictului de interese. 8Le(ea nr.D;$""- pri1ind Codul de conduit) a /unc ionarilor pu.lici> Le(ea 1%%;1!!! pri1ind statutul /unc ionarilor pu.lici3 repu.licat) cu modi/ic)rile ulterioare3 Le(ea nr. -DD;$""- pri1ind Codul de conduit) a personalului contractual din autorit)File Ei entit)File pu.lice:. 0. STRATEGII I METODE DE 3M2UNT IRE A CALIT II Dintre /uncFiile mana(ementului Ei asi(ur)rii calit)Fii3 0m.un)t)Firea calit)Fii are un rol dominant 0n reducerea costurilor. NoFiunea de 0m.un)t)Fire a calit)Fii are semni/icaFia unui ansam.lu de acFiuni 0ntreprinse 0n 0ntrea(a or(ani4aFie3 pentru creEterea e/icacit)Fii Ei e/icienFei acti1it)Filor Ei proceselor3 0n scopul asi(ur)ri a1anta2elor sporite at=t pentru or(ani4aFie3 c=t Ei pentru clienFii acesteia 8c/. standard S* IS %-"$#1!!@:. &entru a crea o am.ianF) /a1ora.il) 0m.un)t)Firii calit)Fii3 tre.uie s) se ai.) 0n 1edere# 0ncura2area Ei susFinerea unui stil de conducere care s) spri2ine acFiunea> promo1area 1alorilor3 atitudinilor Ei comportamentelor care stimulea4) 0m.un)t)Firea calit)Fii> sta.ilirea unor o.iecti1e clare de 0m.un)t)Fire a calit)Fii> 0ncura2area comunic)rii e/icace Ei lucrul 0n ecAip)> recunoaEterea succeselor Ei reali4)rilor> educarea Ei instruirea pentru 0m.un)t)Firea calit)Fii. 15 &aEii care tre.uie parcurEi pentru 0m.un)t)Firea calit)Fii sunt urm)torii# do1edirea necesit)Fii 0m.un)t)Firii prin e1idenFierea .ene/iciilor posi.ile datorate implement)rii unui pro(ram de 0m.un)t)Fire> identi/icarea propunerilor de 0m.un)t)Fire Ei selecFionarea propunerilor 0n /uncFie de a1anta2ele speci/ice pe care le pot aduce3 exprimate at=t 0n economii .)neEti3 c=t Ei 0n termeni teAnolo(ici> or(ani4area ecAipelor de lucru pentru /iecare proiect de 0m.un)t)Fire a calit)Fii> dia(nosticarea cau4elor apariFiei de/ectelor 0n proiectare3 /a.ricaFie etc.> sta.ilirea remediilor necesare pentru eliminarea cau4elor de/ectelor Ei 2usti/icarea e/icienFei aplic)rii acestor remedii> aplicarea opFiunilor de 0m.un)t)Fire Ei controlul noilor proceduri de lucru3 cu scopul ca .ene/iciile o.Finute 0n urma 0m.un)t)Firii s) continue 0n 1iitor. +n Laponia a /ost in1entat) Ei aplicat) 9 MMasaaBi ImaiN 9 o strate(ie de 60m.un)t)Fire continu)73 care este denumit) 0n lim.a 2apone4) 4AI5EN 8OAI 5 scAim.are> PEN 5 pentru mai .ine:. Strate(ia 4AI5EN se .a4ea4) pe principiul 0m.un)t)Firii (raduale Ei continue3 6cu paEi mici73 spre deose.ire de 0m.un)t)Firea o.Finut) prin ino1are teAnolo(ic) 8prin introducerea de noi maEini3 noi procese3 noi teAnolo(ii etc.:3 denumit) 0n lim.a 2apone4) 4AIR6O3 care se .a4ea4) pe salturi mari3 pe 6demontarea7 a ceea ce este 1ecAi Ei construirea noului prin in1estiFii necesare pentru noile procese teAnolo(ice Ei noile in1enFii. Deose.irea dintre cele dou) strate(ii de 0m.un)t)Fire3 4AI5EN Ei 4AIR6O3 poate /i repre4entat) (ra/ic ca 0n /i(ura '.1. 7i,. 0.1. Deose.irea 0ntre Oai4en Ei OairKo Strate(ia Oai4en se .a4ea4) pe e/orturile indi1iduale ale 0ntre(ului personal al 0ntreprinderii3 presupune o mare implicare uman) 0ns) in1estiFii limitate3 pe c=nd strate(ia OairKo necesit) in1estiFii su.stanFiale Ei presupune implicarea unei elite restr=nse3 a mana(erilor de 1=r/3 care determin) introducerea ino1)rilor radicale3 teAnolo(ice sau or(ani4atorice. 16 Aplicarea unui sistem de procese 0n cadrul unei or(ani4a ii3 0mpreun) cu identi/icarea i interac iunile acestor procese3 precum i conducerea lor3 poate /i considerat) 6a.ordare .a4at) pe proces7. Un a1anta2 al a.ordarii .a4ate pe proces este controlul permanent pe care aceasta 0l asi(ur)3 at=t asupra le()turii dintre procesele indi1iduale 0n cadrul sistemului de procese3 c=t i asupra com.in)rii i interac iunii acestora. Utili4area 0n cadrul unui sistem de mana(ement al calit) ii3 a unei ast/el de a.ord)ri presupune# +n ele(erea i satis/acerea cerin elor> Considerarea proceselor 0n /unc ie de 1aloarea ad)u(at)> . inerea de re4ultate 0n ceea ce pri1e te per/orman a i e/icacitatea procesului> +m.un)t) irea continu) a proceselor pe .a4a m)sur)rilor o.iecti1e> Modelul unui sistem de mana(ement al calit) ii .a4at pe proces este pre4entat 0n /i(. '.$3 care ilustrea4) le()turile 0ntre procese. Aceasta /i(ur) arat) rolul semni/icati1 pe care clientii 0l 2oac) 0n de/inirea cerin elor ca elemente de intrare. Monitori4area satis/actiei clientului necesit) e1aluarea in/orma iilor re/eritoare la percep ia clientului asupra /aptului c) or(ani4a ia a satis/)cut cerin ele sale. Modelul pre4entat 0n /i(. '.$. cuprinde toate cerin ele acestui Standard Interna ional3 dar nu pre4int) procesele la un ni1el detaliat.
7i, 0.2. Modelul unui sistem de mana(ement al calit) ii 17 ast/el de metod) 8sau proces: de 0m.un)t)Fire a calit)Fii a /ost conceput) Ei repre4entat) (ra/ic de Q. E. Demin( @ su. /orma 6 cic"u"ui *DCA 7 8&lanHDoHCAecB9Act:3 denumit Ei ciclul lui Demin(3 8&lani/ic)HE/ectuea4)HReri/ic)HAc ionea4):3 /i(. '.'.
7i,. 0.0. *oata lui Demin( Cele patru /a4e ale ciclului sunt urm)toarele# 7a8a de "a$i.icare 9*LAN:. Aceast) /a4) const) din recunoaEterea Ei de/inirea necesit)Fii 0m.un)t)Firii. Deoarece satis/acerea cerinFelor clienFilor este punctul central3 se anali4ea4) deose.irile dintre necesit)File clienFilor 8o.Finute prin cercetarea pieFei: Ei per/ormanFele proceselor 8o.Finute ca in/ormaFii /eed.acB:. +n aceast) /a4)3 tre.uie s) /ie luate deci4ii asupra o.iecti1elor de reali4at3 a scAim.)rilor care sunt necesare3 a tipurilor de m)surare a per/ormanFelor care 1or /i utili4ate3 precum Ei cine 1a /i responsa.il Ei pentru ce anume. &entru o.ser1area Ei anali4a cau4elor principale ale pro.lemelor de calitate 0n 1ederea ela.or)rii planului de 0m.un)t)Fire3 se pot aplica instrumente Ei teAnici statistice cum sunt# /iEe de control3 Aisto(rame3 dia(rame &areto3 dia(rame de corelaFie. 7a8a de e%ecutare 9DO:. Se aplic) pe scar) mic)3 0n scopul test)rii3 planul de 0m.un)t)Fire3 ela.orat 0n /a4a de plani/icare3 cu implicarea tuturor an(a2aFilor. Aceasta 1a include instruirea 0n metodele EtiinFi/ice3 examinarea in/ormaFiilor /eed.acB o.Finute de la clienFi cu pri1ire la aEtept)rile acestora3 colectarea in/ormaFiilor statistice din procese3 0nFele(erea controlului Ei 1ariaFiilor proceselor3 /ormarea ecAipelor de lucru pentru proiectele de 0m.un)t)Fire Ei comunicarea succeselor re4ultate. +n aceast) /a4)3 1a a1ea loc implementarea pe scar) mic) a oric)rei scAim.)ri sau oric)rui test plani/icat Ei 1or /i colectate datele re4ultate. 5 .eming, /.!., 0he 1e2 !conomics for Industr3, Go'ernment and !ducation, *ambridge, M.I.0., 4$$5. 18 7a8a de /eri.icare 9C;EC4:. +n /a4a de 1eri/icare sunt in1esti(ate re4ultatele implement)rii pe scar) mic) a planului de 0m.un)t)Fire. Aceast) 1eri/icare implic) m)surarea Ei o.ser1area e/ectelor oric)rei scAim.)ri sau oric)rui test3 e/ectuate 0n /a4a de executare3 anali4a re4ultatelor precum Ei anali4a m)surii 0n care di/erenFele dintre necesit)File clienFilor Ei per/ormanFele proceselor au /ost micEorate prin adoptarea planului. +n anali4a re4ultatelor3 1or /i utile metodele statistice cum sunt# /iEe de control3 Aisto(rame3 dia(rame &areto. *e4ultatele 1eri/ic)rii pot con/irma sau nu c) proiectul de 0m.un)t)Fire este corect. 7a8a de ac<iu$e 9ACT:. +n aceast) /a4) se ia deci4ia asupra implement)rii planului# scAim.)rile 1or /i adoptate sau a.andonate 0n /uncFie de re4ultatele /a4ei precedente. Se 1a o.Fine /eed.acB9ul din procese Ei de la clienFi dup) implementarea pe scar) mare a planului. Ast/el de in/ormaFii 1or o/eri o e1aluare real) a succesului planului. Dac) re4ultatele /a4ei de 1eri/icare nu arat) 0m.un)t)Firi semni/icati1e 0n satis/acerea cerinFelor clienFilor3 tre.uie s) /ie ela.orate planuri alternati1e Ei tre.uie re0nceput alt ciclu &DCA3 /i(ura '.-. 7i,. 0.=. Structura 0m.un)t)Firii continue &rocesul operati1 al metodei &DCA se .a4ea4) pe trei su.cicluri# su.ciclul de menFinere> su.ciclul de acFiune corecti1) 8sau pre1enire periodic):> su.ciclul de 0m.un)t)Fire. Su.ciclul de menFinere. +n acest su.ciclu3 scAemati4at 0n /i(ura '.@. tre.uie s) se des/)Eoare ceea ce este plani/icat Ei pus 0n acFiune3 0n care scop uneori tre.uie s) se /ac) o 19 1eri/icare 8CSECO:> dac) 1eri/icarea este po4iti1) 8DA:3 starea de /apt 1a /i menFinut) aEa cum este 0n pre4ent Ei tre.uie s) se controle4e 0n permanenF) c) procesul are loc 0ntr9un mod si(ur.
7i,. 0.>. PDCA: su.ciclul de menFinere la ni1el Dac) la 1eri/icare se constat) ce1a ce nu mer(e3 tre.uie acti1at su.ciclul de acFiune corecti1). Su.ciclul de acFiune corecti1) este scAemati4at 0n /i(ura '.C. 7i,. 0.?. &DCA# su.ciclul de acFiune corecti1) Atunci c=nd /a4a CSECO nu con/irm) e/icienFa planului 8m)surii: de 0m.un)t)Fire3 tre.uie aplicat) o acFiune corecti1). Aceast) acFiune const) 0n aplicarea unui remediu pentru eliminarea lucrurilor ne(ati1e constatate3 iar pentru reali4area unei acti1it)Fi de menFinere3 tre.uie s) /ie eliminate3 prin acFiuni de pre1enire periodic)3 cau4ele de/ectelor sau erorilor din procese. Su.ciclul de 0m.un)t)Fire este3 de /apt3 procesul OAIPEN care tre.uie s) se .a4e4e pe primele dou) su.cicluri. 20 C=nd acti1itatea de menFinere a st)rii de /apt este .ine reali4at)3 cu re4ultate po4iti1e3 la un moment dat tre.uie s) se acFione4e cu o 0m.un)t)Fire a acesteia3 lucrurile tre.uie e/ectuate mai simplu3 cu costuri mai puFine3 mai .ine3 mai rapid3 mai si(ur3 aEadar3 tre.uie s) se re0nceap) /a4ele &LAN H D. Su.ciclul de 0m.un)t)Fire este scAemati4at 0n /i(. '.C. Dac) plec=nd de la noul &LAN3 /a4a CSECO d) re4ultate po4iti1e3 se continu) cu su.ciclul de menFinere3 /i(.'.C. Ansam.lul celor trei su.cicluri /ormea4) ciclul &DCA complet3 scAemati4at 0n /i(.'.D. 7i,. 0.@. &DCA 99 su.ciclul de 0m.un)t)Fire +n /iecare dintre cele trei su.cicluri descrise tre.uie s) se aplice o metodolo(ie de lucru EtiinFi/ic) pentru a.ordarea /iec)rei sec1enFe a /iec)rui su.ciclu. AEadar3 ciclul &DCA 1a implica3 de exemplu 0n /a4a &LAN# identi/icarea pro.lemei Ei plani/icarea3 o.ser1area Ei anali4a cau4elor principale ale pro.lemei3 i4olarea cau4elor reale3 de/inirea acFiunilor corecti1e etc.3 /i(. '.%. 7i,. 0.). Ciclul &DCA complet 21 Metodolo(ia &DCA tre.uie aplicat) 0n /iecare dintre cele patru /a4e care compun acest ciclu. AEadar3 /a4a &LAN se reali4ea4) prin aplicarea &DCA3 /a4a D de asemenea E.a.m.d. &rocesul de 0m.un)t)Fire continu) a calit)Fii poate /i considerat ca o serie de rotaFii ale &DCA3 e/ectuate 0n continuare de toate persoanele care lucrea4) 0n 0ntreprindere. +ntrea(a strate(ie OAIPEN se .a4ea4) pe (estiunea continu) a metodei &DCA pentru orice proces din 0ntreprindere IS !""1 si IS !""- au /ost ela.orate ca o perecAe unitar) de standarde ale sistemului de mana(ement al calit) ii3 destinate s) se complete4e unul pe cel)lalt3 dar care s) poat) /i de asemenea utili4ate independent. De i cele dou) standarde interna ionale au domenii de aplicare di/erite3 ele au o structur) similar) cu scopul de a /acilita utili4area lor ca o perecAe unitar). IS !""1 speci/ic) cerin ele unui sistem de mana(ement al calit) ii care poate /i utili4at de or(ani4a ii pentru aplicarea 0n scopuri interne3 pentru certi/icare3 sau pentru scopuri contractuale. Standardul se concentrea4) asupra e/icacit) ii sistemului de mana(ement al calit) ii 0n satis/acerea cerin elor clientului. IS !""- /urni4ea4) 0ndrum)ri 0ntr9un domeniu mai lar( de o.iecti1e ale unui sistem de mana(ement al calit) ii dec=t IS !""1. +ndeose.i pentru 0m.un)t) irea continu) a per/orman elor i e/icien ei (lo.ale a unei or(ani4a ii3 precum i a e/icacit) ii acesteia. IS !""- este recomandat ca un (Aid pentru or(ani4a iile al caror mana(ement de la cel mai 0nalt ni1el dore te s) depa easc) ni1elul cerin elor din IS !""13 0n scopul 0m.un)t) irii continue a per/orman ei. Totu i3 acesta nu este destinat s) /ie utili4at pentru certi/icare sau 0n scopuri contractuale. Standardul Interna ional este aliniat cu standardul IS 1-""1#1!!C pentru a m)ri compati.ilitatea celor doua standarde 0n .ene/iciul comunit) ii de utili4atori. Acest Standard Interna ional nu include cerin e speci/ice altor sisteme de mana(ement cum ar /i cele speci/ice pentru mana(ementul mediului3 mana(ementul s)n)t) ii i securit) ii ocupa ionale3 pentru mana(ementul /inanciar sau pentru mana(ementul riscului. Totu i3 acest Standard Interna ional permite unei or(ani4a ii s)9 i alinie4e sau s)9 i inte(re4e propriul sistem de mana(ement al calit) ii cu cerin ele sistemului de mana(ement cu care este corelat. or(ani4a ie poate s)9 i adapte4e sistemul 8sistemele: de mana(ement existent 8existente: pentru a9 i sta.ili un sistem de mana(ement al calit) ii care s) satis/ac) cerin ele acestui Standard Interna ional. 22 =. *ROCEDURI O*ERA IONALE Scopul comunic)rii mana(eriale este de a asi(ura un /lux in/ormaFional corect3 e/icient3 at=t pe ori4ontal) c=t Ei pe 1erticala structurii or(ani4atorice3 0n 1ederea reali4)rii o.iecti1elor strate(ice Ei operaFionale sta.ilite. Acest /apt presupune c) 0ntr9o or(ani4aFie nu se poate reali4a o comunicare e/icient) con2unctural)3 ci este necesar s) se reali4e4e proceduri de comunicare care s) asi(ure /uncFionarea3 0n termeni de per/ormanF)3 a instituFiei. Comunicarea mana(erial);or(ani4aFional) este un proces intenFionat3 interpersonal de trans/er de in/ormaFie Ei sen4aFii 0ntre indi1i4i3 (rupuri sau su.componente or(ani4aFionale Ei or(ani4aFie. Din anali4a procesului mana(erial reiese 0n mod e1ident rolul /undamental al comunic)rii ca Ei instrument 0n cadrul sistemul mana(erial al oric)rei or(ani4aFii prin care mana(erul3 0n scopul reali4)rii o.iecti1elor propuse3 0Ei exercit) /uncFiile mana(eriale# de plani/icare3 de or(ani4are3 de moti1are Ei antrenare3 de coordonare3 de control Ei e1aluare. +n contextul aplic)rii re/ormei 0n educaFie3 pornind de la ideea promo1)rii unor mana(eri H lideri Ei nu doar a unor mana(eri H administratori3 se remarc) un aspect esenFial> comunicarea mana(erial) intern) nu este doar un INSTRUMENT ci Ei o FOR dinamic)3 independent) Ei ino1atoare care se mani/est) 0n special 0n relaFiile cu su.ordonaFii3 concreti4=ndu9se prin ceea ce reali4ea4) mana(erul dincolo de atri.uFiile sale de administrator. Modul de comunicare al mana(erului competent3 participati1 9 re/ormator3 cu un stil de conducere situaFional .a4at pe comportamentul suporti13 0i atra(e pe an(a2aFi Ei le d) ener(ie 0n scopul ader)rii la o 1i4iune. Alinierea la criteriile impuse sistemului de 0n1)F)m=nt3 de politicile europene 0n domeniul educaFiei reclam) existenFa 0n cultura or(ani4aFional)3 a conceptelor de calitate Ei per/ormanF)3 de de1otament Ei dra(oste /aF) de munc). Marc=nd conEtienti4area importanFei deose.ite pe care in/ormaFia o are pentru de41oltarea instituFiei3 /uncFia de comunicare reali4ea4) unitatea tuturor /uncFiilor mana(eriale3 permiF=nd3 0n acelaEi timp3 sistemului mana(erial o e/icienF) superioar) Uneori3 comunicarea mana(erial) este de/icitar reali4at) din cau4a unui sistem de comunicare ri(id. Sistemul de comunicare tre.uie conceput ca un or(anism dinamic3 capa.il 0n orice moment s) se adapte4e ne1oilor de in/ormare Ei de reacFie ale an(a2aFilor din instituFie. *eali4area unei proceduri este o munc) la.orioas) de ecAip). Este o.li(atoriu ca persoanele care particip) la redactarea unei proceduri s) ai.) experienF) .o(at) 0n coordonarea procesului mana(erial3 o 1i4iune de ansam.lu asupra interdependenFelor existente 0ntre di/erite acFiuni3 s) cunoasc) pre1ederile le(islati1e 0n domeniu Ei cerinFele mana(ementului calit)Fii. DocumentaFia reali4at) iniFial3 tre.uie s) /ie actuali4at) permanent3 s) /ie util)3 precis)3 uEor de 23 examinat3 disponi.il) Ei accesi.il) mana(erului3 salariaFilor Ei terFelor persoane 8auditori:. Acest /apt este determinant Ei e1iden ia4) un alt rol pe care 0l are o procedur)# acela de a asi(ura continuitatea acti1it)Fii3 0n po/ida /luctuaFiei de personal. Modelul de procedur)3 reali4at ca aplicaFie practic) 0n cadrul lucr)rii3 poate constitui un suport util de lucru pentru conduc)torii instituFiilor de 0n1)F)m=nt preuni1ersitar3 0n intenFia acestora de a reali4a un mana(ement de calitate. Documentele sistemului de mana(ement al calit)Fii3 SMC3 structurate ierarAic3 includ# Manualul calit)Fii3 &roceduri 8(enerale Ei opera ionale:3 InstrucFiuni de lucru3 DocumentaFie suport3 +nre(istr)ri. Manualul calit)Fii este utili4at pentru demonstrarea aplic)rii politicii re/eritoare la calitate3 pentru pre4entarea unit) ii de 0n1) )m=nt Ei a SMC adoptat3 pentru a /urni4a date 0n 1ederea audit)rii SMC3 ca document de lucru al conducerii 0n ceea ce pri1eEte calitatea. &rocedurile de sistem descriu procesele mana(eriale necesare /uncFion)rii SMC 0n unitatea de 0n1) )m=nt3 con/orm S* EN IS !""1#$""1. &rocedurile opera ionale se re/er) la procesele de .a4) 8de derulare a procesului de 0n1)F)m=nt: Ei procesele suport 8resurse umane3 apro1i4ionare3 .i.liotec) etc.:. Sunt documente sintetice care descriu modul de e/ectuare a unor acti1it) i3 prin identi/icarea clar) a ac iunilor componente 8Ce se /aceT: cu preci4area locului de des/) urare 8Unde se /aceT:3 responsa.ilit) ilor 8Cine /aceT: i a termenului de reali4are pentru /iecare 0n parte. InstrucFiunile de lucru documentea4) modul 0n care se execut) o acti1itate speci/ic) Ei repre4int) documente de lucru pentru personalul executi1. Acestea presupun o descriere detaliat) a modului de reali4are a unor acti1it) i speci/ice sau a unor ac iuni dintr9un proces 8Cum se /ace:. DocumentaFia suport cuprinde documentele re/eritoare la structuri Ei re(uli de /uncFionare aplicate 0n unitatea de 0n1) )m=nt 8 *e(ulamente de ordine interioar)3 Statute de /uncFionare3 etc.: Ei alte documente de pro1enienF) intern) Ei extern). +nre(istr)rile3 completate pe /ormularele incluse 0n proceduri Ei instrucFiuni3 demonstrea4) c) procesele s9au des/)Eurat Ei pre4int) re4ultatele o.Finute. Documentele SMC3 pe l=n() rolul lor de a o/eri un cadru or(ani4atoric Ei metodolo(ic acFiunilor3 proceselor Ei inter/eFelor dintre 4onele de acti1itate3 asi(ur)# 24 coerenFa documentaFiei de re/erinF) cu procesele de m)surare3 anali4) Ei 0m.un)t)Fire3 de/inirea criteriilor de acceptare pentru toate etapele proceselor3 e1idenFa p)str)rii 0nre(istr)rilor calit)Fii. Manualul Calit)Fii este or(ani4at pe structura standardului S* EN IS !""1#$""1 +n Manualul Calit) ii sunt trecute toate do1e4ile cuprin4)toare pentru to i clien ii3 /urni4orii i an(a2a ii3 0n le()tur) cu modalit) ile de inere su. control speci/ice3 implementate pentru a asi(ura calitatea acti1it) ilor prestate. +n manual sunt trecute toate documentele re/eritoare la calitate. +n acesta se re()sesc toate procedurile3 instruc iunile de lucru3 /ormulare utili4ate precum i cu 0nre(istr)rile calit) ii3 create pentru toate acti1it) ile des/) urate 0n institu ia respecti1)3 didactice i nedidactice. &rin acest manual se urm)re te ca institu ia respecti1) s) poat) demonstra c) acti1it) ile des/) urate sunt con/orme cu pre1ederile standardelor 0n 1i(oare. Manualul Calit) ii 1a ser1i at=t ca re/erin ) pentru implementarea3 men inerea i 0m.un)t) irea permanent) a sistemului de mana(ement al calit) ii3 c=t i ca mi2loc de pre4entare a sistemului implementat 0n rela ia cu clien ii sau cu or(anismele de re(lementare. Manualul Calit) ii este constituit din % capitole3 su.capitole3 anexe3 proceduri3 instruc iuni de lucru i /ormulare3 con/orm IS !""1#$""1# 1. Introducere 1.1. Generalit) i 1.$. Declara ia de politic) 0n domeniul calit) ii 1.'. .iect i domeniu de aplicare 1.-. Excluderi $. *e/erin e $.1. Documente de re/erin ) $.$. Terminolo(ie i a.re1ieri '. &re4entarea or(ani4a iei '.1. Date despre or(ani4a ie '.1.1. Istoricul i statutul 2uridic al institu iei. '.1.$. Misiunea institu iei '.1.'. .iecti1ele institu iei '.$. Structura or(ani4atoric) a institu iei. -. Sistemul de mana(ement al calit) ii -.1. Generalit) i 25 -.$. Documenta ia sistemului de mana(ement al calit) ii -.$.1. Generalit) i -.$.1.1. Documenta ia sistemului de mana(ement al calit) ii din institu ie 8manualul calit) ii3 procedurile (enerale3 procedurile opera ionale3 instruc iunile de lucru3 /ormulare3 0nre(istr)rile calit) ii: -.$.$. Manualul Calit) ii -.$.'. Controlul documentelor -.$.-. Controlul 0nre(istr)rilor @. *esponsa.ilitatea mana(ementului @.1. An(a2amentul mana(ementului @.$. rientarea c)tre client @.'. &olitica 0n domeniul calit) ii @.-. &lani/icare @.-.1. .iecti1ele calit) ii @.-.$. &lani/icarea sistemului de mana(ement al calit) ii @.@. *esponsa.ilitate3 autoritate i comunicare @.@.1. *esponsa.ilitate i autoritate @.@.$. *epre4entantul mana(ementului 8responsa.ilul CEAC sau persoana desemnat) de conducerea institu iei: @.@.'. Comunicarea intern) @.C. Anali4a e/ectuat) de mana(ement @.C.1. Generalit) i @.C.$. Elemente de intrare ale anali4ei @.C.'. Elemente de ie ire ale anali4ei C. Mana(ementul resurselor C.1. Asi(urarea resurselor C.$. *esurse umane C.$.1. Generalit) i C.$.$. Competen )3 con tienti4are i instruire C.'. In/rastructur) C.-. Mediu de lucru D. &restarea acti1it) ilor D.1. &lani/icarea prest)rilor acti1it) ilor 26 D.$. &rocese re/eritoare la rela ia cu clientul D.$.1. Determinarea cerin elor la acti1it) i i re4ultate D.$.$. Anali4a cerin elor re/eritoare la acti1it) i i re4ultate D.$.'. Comunicarea cu clientul D.'. &roiectare 8planului de 0n1) )m=nt: D.'.1. Generalit) i D.'.$. &lani/icarea proiect)rii Inter/eren e or(ani4atorice i teAnice D.'.'. Elemente de intrare ale proiect)rii D.'.-. Elemente de ie ire ale proiect)rii D.'.@. Anali4a proiect)rii D.'.C. Reri/icarea proiectului D.'.D. Ralidarea proiectului D.'.%. Controlul modi/ic)rilor 0n proiectare i de41oltare D.-. Apro1i4ionare 8se re/er) la selec ia de ele1i3 o/erta educa ional)3 scAim.uri de ele1i3 interne sau interna ionale: D.@. &restarea acti1it) ilor D.C. Controlul mi2loacelor de m)surare i monitori4are %. Monitori4are i m)surare %.1. Generalit) i %.$. Monitori4are i m)surare %.$.1. Satis/ac ia clientului %.$.$. Audit intern %.$.'. Monitori4area i m)surarea proceselor %.$.-. Monitori4area i m)surarea acti1it) ilor i re4ultatelor %.'. Controlul acti1it) ilor i re4ultatelor necon/orme %.-. Anali4a datelor %.@. +m.un)t) ire %.@.1. +m.un)t) irea continu) %.@.$. Ac iune corecti1) %.@.'. Ac iune pre1enti1) Anexele din Manualul Calit) ii tre.uie s) cuprind) # r(ani(rama institu iei 27 Succesiunea i interac iunea proceselor sistemului de mana(ement al calit) ii Centrali4atorul de documente Manualul Calit)Fii este re1i4uit periodic. *e1i4ia este consemnat) prin 0nscrierea num)rului de ordine al re1i4iei3 la ru.rica corespun4)toare 6*e1i4ie7 de pe /oaia de pre4entare. Multiplicarea Manualului Calit)Fii se /ace cu acordul conduc)torului institu iei. ArAi1area se /ace de c)tre responsa.ilul din CEAC Ei se consemnea4) 0n *e(istrul de e1idenF) documente3 cod *9DC. Di/u4area se /ace pe .a4) de 6List) de di/u4are7. Exemplarele 0n e1idenF) sunt di/u4ate 0n mod controlat 0n interiorul Ei exteriorul unit)Fii de 0n1) )m=nt3 persoanelor cu responsa.ilit)Fi deose.ite pri1ind sistemul de mana(ement al calit)Fii Ei sunt actuali4ate cu prile2ul oric)rei scAim.)ri aduse sistemului. DeFin)torul unui exemplar 0n e1idenF) r)spunde de p)strarea sa 0n si(uranF) Ei tre.uie s)9l poat) pune oric=nd la dispo4iFia CEAC pentru actuali4are sau re1i4ie. ?iecare exemplar controlat 1a /i marcat citeF cu num)rul exemplarului 0n dreptul ru.ricii 6Exemplar7. Manualul calit)Fii poate /i di/u4at Ei 0n re(im in/ormati13 cu e1idenFiere 0n lista de di/u4are. +n acest ca4 se marcAea4) citeF menFiunea 6In/ormati17 0n dreptul ru.ricii 6Exemplar7. Aceste exemplare nu se actuali4ea4). Exemplarele in/ormati1e au re(im con/idenFial. Modi/ic)rile au acelaEi re(im de a1i4are Ei apro.are ca Ei documentul ori(inal. nou) ediFie a manualului calit)Fii se 1a ela.ora atunci c=nd se /ac modi/ic)ri ma2ore a conFinutului manualului sau dup) - re1i4ii. procedur) documentat)3 care s) r)spund) cerin elor IS !""13 IS 1-""13 IS $$"""3 poate /i alcatuit) din trei p)r i# text3 scAeme si /ormulare. procedur) documentat) speci/ic) pre4int) modul de operare i de control al unei acti1it) i;proces. +n acest su.capitol3 0ncerc)m s) 1enim 0n 0nt=mpinarea d1s. dac) dori i s) ti i care este structura unei proceduri documentate solicitate de di1ersele standarde 0n domeniul mana(ementului 8IS !""1; IS 1-""1; IS $$"""3 etc.:. procedur) documentat) este un document care speci/ic) modul de operare i de control al unei acti1it) i;proces. procedura documentat) poate /i alcatuit) din trei p)r i# text3 scAeme i /ormulare. Partea de te!t a procedurilor repre4int) textul documentului 0n cau4)3 cuprin4=nd criteriile de operare i control a procesului;acti1it) ii care /ace su.iectul procedurii documentate i uneori i metodele prin care se reali4ea4) operarea i controlul procesului sau acti1it) ii> 28 Partea de "c#eme a procedurilor are ca scop l)murirea concentrat) i 0n acela i timp simpli/icat) a unei pro.leme3 a1=nd doar rol in/ormati13 de 0n ele(ere a unui su.iect le(at de sistemul de mana(ement> Partea de $ormu%are a procedurilor este repre4entata prin di1erse tipi4ate 8ta.ele:3 care prin completarea acestora duc la 0nre(istr)ri prin care se con/irm) operarea i;sau cotrolul procesului descris 0n procedura documentat). &artea text a unei proceduri documentate poate a1ea urm)toarele sec iuni# Sco&u% i domeniu% de a&%icare # presupune scopul pentru care a /ost alcatuit) procedura 8de ce a /ost 0ntocmit) acea procedur) documentat): i domeniul pentru care aceasta este 1ala.il). De$ini ii' &re"curt(ri' "imbo%uri # sunt pre4entate concret acele elemente care concur) la 0n ele(erea procedurii. Documente de re$erin ( # documentele in raport cu care s9a alcatuit procedura documentata sau acele documente la care se /ace re/erire in textul acesteia. Procedura "au o&erarea i contro%u% &roce"u%ui # modul 0n care se des/) oar) i se controlea4) acti1itatea;procesul descris 0n procedura documentat). Re"&on"abi%it( i # responsa.ilul pentru plani/icarea3 or(ani4area3 coordonarea3 e/ectuarea3 controlarea i e1aluarea acti1it) ilor pre4entate 0n procedur). )nre*i"tr(ri# tipi4atele 8ta.elele: care stau la .a4a 0nre(istr)rilor3 modul cum se reali4ea4) 0nre(istr)rile care con/irm) des/) urarea acti1it) ii;procesului con/orm cu cerin ele sta.ilite3 precum i modul cum sunt inute 0nre(istr)rile su. control. Ane!e# scAemele i /ormularele procedurii documentate. 29 Exemple de proceduri C*&UL DE CNT*L AL MINIST*ULUI Ar!1at, Nu#e re$u#e A/i8at, Nu#e re$u#e &*CEDU*A &E*AUINAL DELEGA*EA DE AT*I,U II +N CAD*UL DI*EC IEI# C*&UL DE CNT*L AL MINIST*ULUI C!d( *OA'0.'2 Edi ia I, data BBBBBB Re/i8ia 1 E%e#"ar $r. B.. Ceri.icat, Nu#e re$u#e E"a1!rat, Nu#e re$u#e 30 Curi$s ?ormular pa(in) de (ard) CuprinsVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVpa(V ?ormular e1iden ) modi/ic)riVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV pa(V Con inutul proceduriiVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV. pa(V ?ormular anali4) procedur)VVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV pa(V. List) de di/u4are a proceduriiVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV.. pa(V. ?ormulareVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVpa(V. AnexaVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVpa(V. 31 ?ormular e1iden ) modi/ic)ri Nr. crt. Edi ia Data edi iei *e1i4ia Data re1i4iei &a(ina Descriere modi/icare Semn)tura conduc)torului compartimentului 1 I 1-.11.$"11 C=nd este ca4ul i dac) este ca4ul Data respecti1) c=nd se /ace re1i4ia &a(ina la care s9a /)cut re1i4ia +n ce const) re1i4ia /)cut) $ ' 32 1. Sc!u" r!cedurii Aceast) procedur) pre4int) modalitatea de dele(are de atri.u ii 0n cadrul direc iei Corpul de Control al Ministrului3 din cadrul Ministerul Educa iei3 Cercet)rii3 Tineretului i Sportului. 2. D!#e$iu" de a"icare &rocedura de utili4ea4) de c)tre to i an(a2a ii direc iei;direc iei (enerale. &rocedura se aplic) pentru o comunicarea ierarAic) e/icient) pentru a /urni4a o asi(urare re4ona.il) c) o.iecti1ele mana(ementului 1or /i duse la 0ndeplinire. 0. D!cu#e$te de re.eri$<- rdinul M?& nr. !-C;$""@3 pentru apro.area Codului controlului intern3 cuprin4=nd standardele de mana(ement;controlului intern la entit) ile pu.lice i pentru de41oltarea sistemelor de control mana(erial. rdinul MECTS nr. @C@";$"11 pri1ind *e(ulamentul de or(ani4are Ei /uncFionare a MECTS. *e(ulamentul de or(ani4are i des/) urare a acti1it) ii de control apro.at prin MECTS nr. @CD$;1'.1$.$""@. rdinul MEdC nr. @@"@;$""@ pri1ind apro.area comisie de monitori4are3 coordonare i 0ndrumare metodolo(ic) cu pri1ire la sistemele proprii de control mana(erial. rdinul MEdC nr. -!D';$""C pri1ind modi/icarea Ei completarea rdinului MEdC nr. @@"@;$""@. Le(ea nr. 1%%;1!!! pri1ind Statutul /unc ionarilor pu.lici3 repu.licat)3 cu modi/ic)rile ulterioare. Le(ea nr. D;$""- pri1ind Codul de conduit) al /unc ionarilor pu.lici. Le(ea nr. -DD;$""- pri1ind Codul de conduit) al personalului contractual din autorit) ile i entit) ile pu.lice. 33 Le(ea nr. D%;$""" pentru pre1enirea3 descoperirea i sanc ionarea /aptelor de corup ie3 cu modi/ic)rile i complet)rile ulterioare. Le(ea nr. @';$""'3 Codul Muncii3 cu modi/ic)rile ulterioare =. De.i$i<ii i a1re/ieri =.1. De.i$i<ii De"e,area de atri1u ii A este un instrument mana(erial utili4at pentru a desemna o persoan) an(a2at) a direc iei care s) preia3 0n lipsa conduc)torului direc iei3o serie de atri.u ii pre1)4ute 0n /i a postului directorului3 pe o perioad) de timp limitat)3 pentru a /urni4a o asi(urare re4ona.il) c) o.iecti1ele mana(ementului 1or /i duse la 0ndeplinire. *r!cedur- !era<i!$a"- H pre4entarea /ormali4at)3 0n scris a tuturor paEilor ce tre.uie urmaFi3 a metodelor de lucru sta.ilite Ei a re(ulilor de aplicat 0n 1ederea reali4)rii acti1it)Fii3 cu pri1ire la aspectul procesual. Edi<ie a u$ei r!ceduri 9 /orma iniFial) sau actuali4at)3 dup) ca43 a unei proceduri operaFionale3 apro.at) Ei di/u4at). Re/i8ia +$ cadru" u$ei r!ceduri H acFiunile de modi/icare3 ad)u(are3 suprimare a uneia sau mai multor componente ale unei proceduri operaFionale3 acFiuni ce au /ost apro.ate Ei di/u4ate. =.2. A1re/ieri CCM 9 Corpul de Control al Ministrului MECTS HMinisterul Educa iei3 Cercet)rii3 Tineretului i Sportului C;I;E; 9 consilieri;inspectori;exper i SCMI H sistem de control mana(eria intern & H procedur) opera ional) nr........ ? "19&9 /ormular procedur) opera ional) nr...... >. Descrierea r!cedurii Etapele necesare reali4)rii procedurii sunt urm)toarele 34 >.1. E"a1!rarea i reactua"i8area .i e"!r de !st a"e a$,aDa i"!r direc iei( ela.orarea i reactuali4area /i ele de post3 ale an(a2a ilor3 con/orm procedurii &9"'."1 8procedura opera ional) re/eritoare implementarea i de41oltaterea Sistemului de control Mana(erial Intern 0n care se /ace re/erire la /i ele de post:> consemnarea 0n /i ele de post a dele()rilor de competen e persoanei;persoanelor desemnate 0n acest scop. >.2. Sta1i"irea atri1u ii"!r e$tru care se .ace de"e,area( reparti ia peti iilor;lucr)rilor direc ionate CCM3 con/orm cu or(ani4area acti1it) ii sta.ilit) /iec)rui an(a2at prin /i a postului> semnarea r)spunsurilor;lucr)rilor> acordarea de audien e persoanelor pro(ramate. participarea la sedin ele de lucru or(ani4ate la ni1elul ministerului> r)spunde solicit)rilor sur1enite din partea superiorilor ierarAici >.0. C!#u$icarea deci8iei "uate de c-tre c!$duc-t!ru" direc ieiEdirec iei ,e$era"e ?. Res!$sa1i"it- i ?.1. Direct!ru" ( ela.orea4) i reactuali4ea4) /i ele de post3 ale an(a2a ilor3 con/orm procedurii &"'."13 /ormularele ?"19&9"'."1 i ?"$9&9"'."1> ela.orea4) con inutul deci4iei de dele(are de atri.u ii prin sta.ilirea clar) a limitelor de competen )> sta.ile te prin deci4ie limitele de atri.u ii pentru persoana;persoanele desemnate3 /ormular ?"19&9"'."$> semnea4) deci4ia. ?.2. C!$si"ieriEI$sect!riEE%er i( iau la cuno tin ) de pre1ederile deci4iei i semnea4) de luare la cuno tin ). primesc o copie a deci4iei3 0nm=nat) de secretar. ?.0. SecretarEsecretar-( 35 redactea4) deci4iile pri1ind limitele de atri.u ii sta.ilite pentru persoana;persoanele desemnate. pre4int) conduc)torului direc iei;direc iei (enerale deci4ia pentru semnare. 0nre(istra4) deci4ia i o multiplic) pentru /iecare an(a2at. ia la cuno in ) de pre1ederile deci4iei i semnea4) de luare la cuno tin ). 0nm=nea4) c=te o copie a deci4iei /iec)rui an(a2at. p)strea4) ori(inalul 0n secretariat. @. 7!r#u"are ?"19&9"'."1 9 /ormular /i ) post /unc ionar pu.lic> ?"19&9"'."$ 9 /ormular /i ) post /unc ionar contractual> ?"19&9"'."$ 9 /ormular deci4ie dele(are de atri.u ii ). A$e%e ).1. Dia,ra#a de r!ces Res!$sa1i"it-<i I$tr-ri Acti/it-<i IeFiri
director
secretariat director
secretariat consilieri; exper i; inspectori 36 elaboreaz coninutul deciziei de delegare de atribuii prin stabilirea clar a limitelor de competen elaborare decizie delegare competene transmitere decizie ctre secretariatul ! primire coninut decizie redacteaz decizia transmitere decizie director "nsu#ire pre$ederi decizie primire copii decizie primesc copiile dup decizie #i semneaz de primire semneaz decizia de delegare a atribuiilor primire decizie transmitere decizie ctre secretariatul ! primire decizie "nregistreaz decizia #i o multiplic pentru %ecare anga&at transmitere decizie anga&ai ).2. 3$re,istr-ri a$e%e Cod /ormular Denumire /ormular Nr. pa(ini Locul arAi1)rii Durata p)str)rii ?"19&"'."1 ?ormular /i ) post /unc ionar pu.lic ' secretar 1 an ?"19&"'."$ ?ormular /i ) post /unc ionar contractual ' secretar 1 an ?"$9&"'."1 Deci4ie dele(are atri.u ii 1 secretar 1 an ?ormular anali4) procedur) Compartiment Conduc)tor compartiment Nume i prenume A1i4 /a1ora.il A1i4 ne/a1ora.il Semn)tura Data Da Semn)tura Data .ser1a ii Comisia de Control Mana(erial Intern Lista de di/u4are a procedurii Nr. crt. Compartiment Nume i prenume Data primirii Semn)tura Data retra(erii Data intr)rii 0n 1i(oare a procedurii Semn)tura 1 $ ' - @ C D % ! 1" 11 3NTRE2RI I A*LICA II 37 1. Ce repre4int) procedura T $. Ce repre4int) procesulT '. Ce repre4int) sistemul de mana(ement al calit) ii T -. Ce sunt procedurile documentate T @. Identi/ica i acti1it) ile procedura.ile dintr9o institu ie de 0n1) )m=nt. C. Care dintre acti1it) ile procedura.ile au ela.orate proceduri documentate 0n institu ia dumnea1oastr) de 0n1) )m=ntT D. Ce pa i tre.uie respecta i pentru implementarea unui Sistem de Mana(ement al Calit) ii T %. Ce documente tre.uie s) includ) Sistemul de Mana(ement al Calit) ii T !. Ce 0n ele(e i prin control internT Dar prin control externT 1". Care sunt acti1it) ile de control intern pe care le pute i des/) uraT 11. Ce este Sistemul de Control InternT 1$. Care sunt caracteristicile de/initorii ale unui Sistemul de Control InternT 1'. Ela.ora i un pro(ram de de41oltare a sistemului de control mana(erial pentru unitatea de 0n1) )m=nt al c)rui cadru didactic sunte i. 1-. Enun a i3 printr9un eseu de maximum o pa(in)3 c=te1a metode de 0m.un)t) ire a calit) ii adec1ate situa iei existente 0n institu ia dumnea1oastr)3 precum i strate(ia /olosit) pentru implementarea acestor metode. 1@. Ela.ora i proceduri opera ionale3 speci/ice acti1it) ilor des/) urate 0n unitatea de in1) )m=nt proprie3 con/orm modelelor pre4entate. 1C. Ela.ora i Manualul Calit) ii speci/ic unit) ii de in1) )m=nt proprii3 dup) modelul pre4entat. 38 2I2LIOGRA7IE W W W IS !""1#$""" 7Sisteme de mana(ement al calit) ii7 W W W S* EN IS !"""#$""1. 7Sisteme de mana(ement al calit) ii7 W W W Standardul S* IS 1""11#1!!-. 7GAid pentru auditarea sistemelor W W W Standardul S* IS 1""11#1!!-. 6GAid pentru auditarea sistemelor calit) ii7 &artea a II9a H 7Criterii de cali/icare pentru auditorii sistemelor calit) ii7. W W W Standardul S* IS 1""11#1!!-. 6GAid pentru auditarea sistemelor calit) ii7. &artea a III9a H Mana(ementul pro(ramelor de audit W W W Standardul S* IS 1""1'#1!!D. 7GAid pentru ela.orarea manualelor calit) ii7 W W W Standardul S* IS %-"$#1!!@. 7Mana(ementul calit) ii i asi(urarea calit) ii7. Roca.ular W W W Standardul S* IS !""1#1!!@. 7Sistemele calit) ii. Modul pentru asi(urarea calit) ii 0n proiectare3 de41oltare3 productie3 monta2 si ser1ice7 W W W Standarul S* IS !""-#1#1!!@. 7Mana(ementul calit) ii i elementel sistemului calit) ii7. &artea I H GAid W W W Standarul S* IS !""-#$#1!!@.7 Mana(ementul calit) ii i elementele sistemului calit) ii7. &artea I H GAid pentru ser1icii W W WIS !""-#$""" 7Sisteme de mana(ement al calit) ii. Linii directoare pentru 0m.un)t) irea per/orman elor7 A(uaKo *a/ael H 7Dr. Demin(# tAe American JAo tau(At tAe Lapanese a.out IualitK73 A ?ireside ,ooB3 NeJ XorB3 1!!1. ,ratianu3 C. 7Implementin( strate(ic mana(ement in tAe *omanian Ai(Aer education sKstem73 0n# *usu3 C.3 7Mana(ement o/ tecAnolo(ical cAan(es73 Editura Economic)3 ,ucure ti3 1!!!. Cros.K3 &A, 7La calidad sin la(rimas73 Mexico3 McGraJ Sill3 1!!D Dra(ulanescu3 N. 7De la calitatea controlat)3 la calitatea total)73 ,ucure ti3 Editura Alternati1e3 1!!C. E1ans3 L.*. LindsaK3 M. 7TAe mana(ement and control o/ IulitK73 NeJ XorB3 Qest &u.lisAin( Co.3 1!!' GAi ) Marcel3 7Auditul Intern73 Editura Economic) 3 $""!. 39 Sand/ield3 *. 7YualitK E1aluation3 International Lournal o/ &urcAarsin( and Materials Mana(ement73 1ol. '$3 nr. $3 1!!C OamisBe3 ?. Gerd3 ,rauer Lor( &eter H 7Mana(enmet de la IualitZ de A H P73 Masson3 &aris3 1!!@. Moldo1enu3 G. Do.rin3 C. 7Metode actuale de mana(ement opera ional73 Editura MAT*I[ *M3 ,ucure ti3 $""" laru3 M. 8coord.:3 7Mana(ementul calit) ii. TeAnici i instrumente73 Editura ASE3 ,ucure ti3 1!!! laru3 M. 8coord.:3 7TeAnici i instrumente utili4ate 0n mana(ementul calit) ii73 ,ucure ti3 Editura Economic)3 $""" &arBer3 G.Q. 7Costurile calit) ii73 traducere Roicu3 D.3 Editura Codex3 ,ucure ti3 1!!% &etrescu3 L.3 Stur4u3 A. 7Contri.u ii ale di/eritelor persoalit) i 0n domeniul calit) ii73 A III9a Con/erin \ na ional\ de dispo4iti1e de prelucrare3 asam.lare i control3 ,ucure ti 1!!@. &etrescu3 L.3 Stur4u3 A. 7Din experien a sistemului de produc ie ToKota73 A III9a Con/erin ) na ional) de dispo4iti1e de prelucrare3 asam.lare i control3 ,ucure ti3 1!!@. &opescu3 S. 8coord.: 7,a4ele mana(ementului calit) ii73 Editura Casa C)r ii de tiint)3 Clu29Napoca3 1!!! *usu3 ,. 7Mana(ementul calit) ii totale 0n /irmele mici i mi2locii73 Editura Economic)3 ,ucure ti3 $""1 SAin(o3 S. 7Il sistema di produ4ione ToKota73 ?ranco An(eli3 Milano3 1!%@ Dinu MiAai3 Comunicarea+ Re&ere $undamenta%e3 Ed. a II9a3 ,ucureEti3 Editura Al(os3 $""" Dinu3 MiAai3 Comunicarea3 Editura ]iinFi/ic)3 ,ucureEti3 1!!D. Edelman MurraK3 Qords tAat succeed and policies tAat /all3 N.X.3 1!D1 Elena LoiFa3 Mana*ement ,co%ar' E%emente de te#no%o*ie mana*eria%(3 Ed. GGAeor(Ae H C=rFu Alexandru73 1!!@ E1elina Graur3 Te#nici de comunicare3 Editura Mediamira3 Clu2 Napoca3 $""1 ?isBe LoAn3 Introducere -n ,tiin.e%e comunic(rii' IaEi3 &olirom3 $""' Gerstle LacIues3 Comunicarea &o%itic(3 Institutul European3 IaEi3 $""$ Ion Uoca H Man*ement educa.iona%3 ED&3 $""$ 40 Lect.uni1. dr. Dan Uo(oe3 Ec. C. +ntorsur)3 Ec. A. GuEeFu3 GAid &ractic9Modele de &roceduri peraFionale3 Editura Geor(e To/an3 Sucea1a3 $""D Marinescu Ralentina3 Introducere -n teoria comunic(rii+ Princi&ii' mode%e' a&%ica.ii3 ,ucureEti3 Editura Tritonic3 $""' Nita Mircea 37Communication Euro&eenne7 9 MisBolc Uni1ersitK &ress3 MisBolc3 Sun(arK3 $""%. Nita Mircea3 Strate*ii "i te#nici de comunicare mana*eria%(3 Editura SNS&A9?C*&3 ,ucuresti3$""'. rdin ministrului /inanFelor pu.lice nr. !-C;$""@ pentru apro.area Codului controlorului intern3 cuprin4=nd standardele de mana(ement;control intern la entit)File pu.lice Ei pentru de41oltarea sistemelor de control mana(erial. *odica C=ndea3 Dan C=ndea3 Comunicarea mana*eria%( a&%icat(3 Editura Expert3 1!!% SAannon C.3 Q. Qea1er3 T#e Mat#ematica% T#eor/ o$ Communication3 N.X.31!C' Renera MiAaela Co2ocaru3 Introducere -n mana*ementu% educa.iei3 ED&3 ,ucureEti3 $""- 41