MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS
Proceso: GESTION DE CALIDAD Y MEJORA

Cdigo: GCME-CCA-P05

Versin:

Fecha de aprobacin: 28-05-2008

Pginas: 1 de 9

Nombre del documento: PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

1. OBJETIVO
Planificar, documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las auditorias internas de calidad para
determinar la conformidad o no conformidad de los procesos que interactan en el Sistema de
Gestin de la Calidad (SGC), as como la efectividad del mismo para cumplir con los objetivos
de calidad establecidos por UNIPAZ, los requisitos del cliente, de ley y de la norma NTC ISO
9001:2000.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de
UNIPAZ
3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN

Coordinacin de Calidad
Oficina de Evaluacin y control de gestin

4. DEFINICIONES

Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia y

evaluarla objetivamente con el fin de determinar en que grado se cumplen los requisitos de
auditoria.

Sistemtico: Las auditorias es una actividad PLANIFICADA ms no aleatoria.

Independiente: Por objetividad los auditores no deben pertenecer al rea auditada.
Documentado: Es un procedimiento exigido por la NTC-ISO 9001.
Evidencia: Recoleccin de evidencias objetivas.
Evaluar objetivamente: Comparar con los criterios de auditoria los hechos.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin

que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

Criterios de auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se utilizan

como referencia frente al cual se compara la evidencia de la auditoria

Elaborado por:

Revisado por:

Jefe de Evaluacin y Control de Gestin

Comit de Calidad

Aprobado por:
Rectora
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Auditoria interna: Es la revisin de los procesos de una organizacin realizada por un

empleado de la organizacin.

Auditoria externa: Es la revisin del sistema de gestin de calidad de la organizacin

realizada por una persona externa o Institucin a la organizacin.

Auditoria de proceso: Examinar y revisar un proceso y confirmar los procedimientos.

Auditoria de producto / servicio: Verificacin de que un producto ha sido fabricado o

prestado un servicio de acuerdo con las especificaciones.

Auditoria de registros: Verificacin de que los registros cumplen los requisitos legales y
reglamentarios y de los clientes y de esta manera brindan evidencia de que los procesos se
estn realizando de acuerdo a los requisitos.

Auditoria de sistema: Examen de un rea especifica del sistema de gestin de la

organizacin o del sistema en general para confirmar que cumplen con los requisitos
especificados de una norma o reglamentacin.

Auditado: organizacin o persona sometida a una auditoria

Auditor lder: Persona con la competencia para coordinar un equipo de auditores que
llevan a cabo una auditoria.

Auditor interno: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria bajo la
supervisin del auditor lder.

Hallazgo de auditoria: Resultado de la evaluacin de evidencias recopiladas frente a los

criterios de Auditoria.

Equipo auditor: Uno o ms personas que llevan a cabo una auditoria.

No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.

No conformidad mayor: Desviacin seria del procedimiento que implica un riesgo alto para
la conformidad de la prestacin del servicio que puede llevar ms de cuatro meses
resolverla. Se debe programar auditoria complementaria.

No conformidad menor: Desviacin poco extrema del procedimiento que implica un bajo
riesgo para la conformidad en la prestacin de los servicios y lleva menos de cuatro meses
resolverla. Se verifican en la siguiente auditoria.

Observacin: Oportunidad de mejoramiento del procedimiento. Se verifica la mejora en la

siguiente auditoria.

5. DOCUMENTOS APLICABLES

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Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora GCME-CCA-P04

Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2000
6. FUNDAMENTOS LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS
Norma NTC ISO 9001:2000 Numeral 8.2.2
7. RESPONSABLE Y APOYO
Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento es el Coordinador de
calidad apoyada por el Jefe de evaluacin y control de gestin.
8. CONDICIONES GENERALES
Las auditoras internas deben programarse considerando el estado y la importancia que tenga
el rea a auditar en el proceso, as como los resultados de auditoras previas.
La frecuencia para determinar el nmero de auditoras a realizar depende de la naturaleza de
los procesos dado su criticidad en el SGC, estabilidad y riesgo de no conformidades.
(Frecuencia alta de no conformidades, cierre incompleto de acciones correctivas), lo menos
debe realizarse 1 vez al ao por cada proceso. En caso de que los resultados de los
indicadores demuestren una baja efectividad del Sistema de Gestin de Calidad (No
Conformidades, alto nmero de quejas, etc.), el proceso de auditoras se realizar con ms
frecuencia en las reas correspondientes
En caso, de que por alguna razn justificada no pueda realizarse la auditoria en la fecha y hora
indicada, el responsable del rea a auditar deber informar al auditor lder inmediatamente para
que este realice las modificaciones pertinentes.
Las evidencias pueden ser recolectadas a travs de entrevistas, declaracin de hechos,
revisin de documentos, observacin de actividades condiciones de las reas auditadas.
Todos los resultados sern considerados como hallazgos, hasta que el equipo auditor se rena
y determine la naturaleza de los mismos.
Al realizar el cierre de la auditoria es necesario que los auditores se renan para evaluar las
observaciones y no conformidades detectadas durante la auditoria.
Para la realizacin del informe de auditora es necesario tener en cuenta:

Alcance y criterios de la auditoria.

Procesos auditados.

Actividades desarrolladas.

N de no conformidades mayores y menores y N de observaciones.

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Clasificar las no conformidades y las observaciones por proceso

Detallar los numerales de la norma NTC-ISO 9001 que fueron auditados.

Aspectos favorables y dbiles por proceso.

Conclusin general.

Nota: El informe de auditoria no debe incluir opiniones subjetivas, informacin confidencial,

critica a individuos, declaraciones ambiguas, detalles triviales y no conformidades que no fueron
discutidas en la reunin con Alta direccin. El reporte de la auditoria es confidencial para la
institucin a menos que lo exija la ley.
9. PERFIL Y COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
9.1. AUDITOR LIDER
9.1.1. OBJETIVO DEL CARGO: Programar, planear, ejecutar y reportar los resultados de las
auditorias internas de calidad, con el fin de verificar el cumplimiento, implementacin y
efectividad del sistema de gestin de calidad, as como coordinar a los auditores internos para
dar cumplimiento al procedimiento para la realizacin de auditorias internas
9.1.2. EDUCACION
Profesional universitario en el rea de educacin o cualquier otra profesin relacionada con la
administracin.
9.1.3. FORMACION

Fundamentos bsicos Norma ISO 9001:2000

Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y
habilidades en auditorias internas de calidad

9.1.4. EXPERIENCIA
Mnimo 12 horas en realizacin de auditorias internas de calidad en empresas del sector
Educativo o empresas de bienes y servicios Haber participado como observador en una
auditoria interna de calidad (No aplicable para auditores que participan en la primera auditoria
interna de calidad)
9.1.5. HABILIDADES
Liderazgo
Comunicacin oral

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Comunicacin escrita
Metdico
Organizacin
9.1.6. RESPONSABILIDADES

Generar con el apoyo de los auditores internos el programa de auditoria, dirigir el equipo
auditor y asignar deberes a los auditores internos
Asegurar que las listas de verificacin elaboradas por los auditores internos se basen en los
criterios de la auditoria
Llevar a cabo la reunin de apertura y cierre de la auditoria
Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditoria
Verificar la correcta ejecucin de las auditorias internas con base el Plan General de
auditorias internas de calidad y apoyar en situaciones de discrepancia o conflicto
Elaborar y presentar el informe de auditoria de acuerdo con los hallazgos detectados en la
auditoria interna con el apoyo de los auditores internos
Cumplir con la auditoria segn lo establecido en el procedimiento de auditorias de la
institucin.
Asegurar que se generen de forma oportuna y de acuerdo con el procedimiento de acciones
correctivas / preventiva y de mejora las solicitudes correspondientes.
Verificar que la informacin y actividades realizadas son ejecutadas de conformidad con lo
establecido por el cliente, la institucin, la ley y la norma NTC ISO 9001:2000.
Proponer mejoras eficaces al Sistema de Gestin de Calidad

9.2. AUDITOR INTERNO

9.2.1. OBJETIVO DEL CARGO: Llevar a cabo auditorias internas de calidad con el fin de
evaluar el cumplimiento, funcionalidad y eficacia del SGC de la institucin
9.2.2. EDUCACION
Profesional universitario en el rea de educacin o cualquier otra profesin relacionada con la
administracin.
9.2.3. FORMACION

Fundamentos bsicos Norma ISO 9001:2000

Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y
habilidades en auditorias internas de calidad

9.2.4. EXPERIENCIA
Mnima de 5 horas en realizacin de auditorias internas de calidad en procesos afines.

Fecha de aprobacin: 28-05-2008

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Haber participado como observador en una auditoria interna de calidad (No aplicable para
auditores que participan en la primera auditoria interna de calidad)
9.2.5. HABILIDADES
Liderazgo
Comunicacin oral
Comunicacin escrita
Metdico
Organizacin
9.2.6. RESPONSABILIDADES
Participar en la elaboracin del Plan General de auditoras internas de calidad
Participar en la reunin de apertura y cierre de las auditoras internas
Elaborar y utilizar los documentos de trabajo necesarios para realizar las actividades de
auditoria
Ejecutar las auditorias con base en el Programa Anual de auditorias
Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener
conclusiones
Verificar que los procedimientos estn a disposicin y sean comprendidos por el personal
apropiado.
Apoyar al auditor lder en la elaboracin del informe de auditora, tomando como base los
hallazgos detectados en la misma
Reportar los resultados de la auditoria.
Realizar recomendaciones de mejoramiento a los procesos.
Mantener la confidencialidad y seguridad de la informacin obtenida durante la auditoria
interna de calidad

10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ETAPAS

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

Preparar el Programa de auditoras el cual

contendr informacin acerca de las auditorias a
ejecutar, especificando criterios de auditora, los
recursos necesarios y las fechas para su
realizacin

Coordinador de
Calidad

Programa de
auditorias internas

Una vez elaborado Programa de Auditoria de

Calidad, realiza los ajustes que se consideren
pertinentes. Se designan a los auditores lderes y
auditores internos de calidad.

Comit de Calidad

Acta Comit de
Calidad

Fecha de aprobacin: 28-05-2008

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ETAPAS

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

Proyectar la resolucin de aprobacin del

Programa de auditoras, remitir a Secretaria
General para su revisin y posterior firma de
aprobacin del rector.

Coordinador de
Calidad

Proyecto acto
administrativo

Una vez notificada la aprobacin del Programa,

informar al lder y su equipo auditor sobre la
designacin para realizar la auditoria de calidad.

Coordinador de
Calidad

Comunicacin
interna

Elaborar el Plan de Auditoria teniendo como

referencia la informacin que sobre la auditoria a
realizar suministra el Programa de Auditoria,
definiendo el objetivo, el alcance, los criterios de
auditora, la fecha y hora de Auditoria, los
responsables de las dependencias que sern
auditadas, el lugar de la auditoria y equipo auditor

Auditor Lder

Plan de auditoria

Informar al auditado la realizacin de la auditora,

al menos con una semana de anticipacin,
mediante comunicacin interna anexando el Plan
de auditora.

Auditor lder

Plan de auditoria

Elaborar las listas de verificacin a utilizar, de

acuerdo con la documentacin que corresponda
al proceso

Realizar Reunin de Apertura, en ella se debern

presentar los miembros del equipo auditor, se
explica el objetivo y alcance de la auditoria y se
confirma el Plan de auditora. Se registra la
asistencia.

Auditor lder
Equipo auditor

Listas de
verificacin
Registro de
asistencia

Auditor lder
Acta reunin
apertura

Ejecutar la Auditoria de acuerdo con lo

establecido en el Plan de auditora y las listas de
verificacin.

Durante el desarrollo de la auditoria, la

informacin se recolecta mediante entrevistas,
verificando los documentos y registros. El auditor
recoge evidencia del cumplimiento de las
actividades y genera los hallazgos de la auditora.

Plan de auditoria
Auditor lder

Listas de
verificacin

Si el hallazgo encontrado se categoriza como una

No Conformidad se comunicar inmediatamente
al auditado, explicando su afectacin a la
funcionalidad del sistema.

10

Realizar la Reunin de Cierre, presentar los

hallazgos y conclusiones de auditora al rea
auditada para que estos sean discutidos.

Fecha de aprobacin: 28-05-2008

Registro de
asistencia
Auditor lder
Acta reunin
apertura

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ETAPAS

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

11

Con la informacin recopilada elaborar el informe

de auditora presentando registro completo de la
auditoria y presentar al Comit de Calidad.

Auditor lder

Informe de auditoria

12

Si durante la auditoria se hallaron no

conformidades, se debe disear el Plan de
mejoramiento necesario para emprender acciones
correctivas o preventivas de la no conformidad
encontrada e identificar las causas que las
originaron

Responsable del
Proceso

Plan de
mejoramiento

13

Realizar seguimiento al Plan de mejoramiento

suscrito entre el responsable del proceso y el
comit de calidad

Jefe evaluacin y
control de gestin

Plan de
mejoramiento

11. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Figura 1. Realizacin auditoras internas de calidad
12. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

VERSION

22-02-2007

28-05-2008

APROBADO MEDIANTE

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Resolucin Rectora REC-47-07

Emisin del documento

Resolucin Rectora REC-454-08

Cambios en las actividades descritas en el proceso

Definicin de la frecuencia de auditorias
Cambios en los nombres de los registros Plan de auditoria,
Programa de auditorias

Fecha de aprobacin: 28-05-2008

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