D-Olho Na Qualidade (Participante)

D-OLHO NA QUALIDADE
Braslia
SEBRAE Nacional
2005
5 S PARA PEQUENOS NEGCIOS
MANUAL DO PARTICIPANTE
SERVIO BRASILEIRO DE APOIO S MICRO E PEQUENAS EMPRESAS SEBRAE
Unidade de Capacitao Empresarial
Braslia
SEBRAE Nacional
2005
D-OLHO NA QUALIDADE:
5 S PARA PEQUENOS NEGCIOS
MANUAL DO PARTICIPANTE
L131qp D-OLHO na Qualidade: 5 S para pequenos negcios: manual do
participante / Flvia Alves de Brito Lacerda; John Carlos Soprana;
Juliano Keller Alvez... [et al.] -- Braslia: SEBRAE, 2005.
86 p. : il. (Srie Qualidade)
1. Gesto da Qualidade I. Lacerda, Flvia Alves de Brito
II. SEBRAE III. Srie
CDU 658.56
2005. Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas SEBRAE
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Nvea Patrcia de Oliveira Batista SEBRAE/MG
Roberto Tavares de Albuquerque SEBRAE/SC
Flvia Alves de Brito Lacerda Coneco Consultoria e Desenvolvimento
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Rogrio F. Bittencourt Cabral Learning Management System
Acompanhamento Pedaggico
Mrcia Regina Gomes Mayrink Pinton ARA Inovaes em Projetos
Educacionais e Empresariais Ltda.
Tratamento de Linguagem e Reviso
Carmen T. Simes da Costa
Editorao Eletrnica
SRC Design Snia Valentim de Carvalho, Dbora de Bem, Andrea Pinheiro
CIP Brasil Catalogao na Publicao
SEBRAE Nacional. Centro de Documentao e Informao
SUMRIO
APRESENTAO ................................................................................ 7
ENCONTRO 1 PREPARANDO O AMBIENTE E PRATICANDO O DESCARTE ..... 9
1. INTEGRAO E VISO GERAL DO ENCONTRO ......................................... 10
2. ORIGEM E SIGNIFICADO DO D-OLHO .................................................... 11
TEXTO 1. O INCIO E A PRTICA DO D-OLHO ............................................. 11
TEXTO 2. COMPREENDENDO OS CINCO SENSOS E ALGO MAIS ..................... 13
TEXTO 3. AREMOTA ORIGEM E FILOSOFIA DOS 5S ..................................... 15
3. EXERCCIO ESTRUTURADO VIAGEM MENTAL ........................................ 15
4. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAO DO PROGRAMA D-OLHO ................... 16
5. LANAMENTO DO PROGRAMA D-OLHO ................................................ 19
TEXTO 4. O LANAMENTO FAA DO LANAMENTO UM EVENTO MEMORVEL ... 19
6. MELHORANDO O AMBIENTE DESCARTE ............................................. 20
TEXTO 5. DESCARTE TER SOMENTE O NECESSRIO E NA QUANTIDADE CERTA ..... 20
TEXTO 6. PLANO DE EXECUO DO DESCARTE ......................................... 22
7. PROPOSTAS DE AES A SER EXECUTADAS NA EMPRESA ....................... 24
ENCONTRO 2 PRATICANDO A ORGANIZAO E A LIMPEZA .................... 28
1. VISO GERAL DO ENCONTRO .............................................................. 28
TEXTO 7. SUCESSOS E INSUCESSOS NA IMPLEMENTAO DO D-OLHO ........ 29
2. MELHORANDO O AMBIENTE ORGANIZAO ........................................ 31
TEXTO 8. ORGANIZAO UM LUGAR PARA CADA COISA E CADA COISA NO
SEU LUGAR .......................................................................................... 31
TEXTO 9. PLANO DE EXECUO DA ORGANIZAO .................................... 32
3. MELHORANDO O AMBIENTE LIMPEZA .................................................. 33
TEXTO 10. LIMPEZA AMBIENTE LIMPO NO O QUE MAIS SE LIMPA, MAS O
QUE NO SE SUJA .................................................................................. 33
TEXTO 11. PLANO DE EXECUO DA LIMPEZA ........................................... 38
4. PROPOSTAS DE AES A SER EXECUTADAS NA EMPRESA ........................ 39
ENCONTRO 3 PRATICANDO A HIGIENE E A ORDEM MANTIDA ................ 45
1. VISO GERAL DO ENCONTRO .............................................................. 45
2. MELHORANDO O AMBIENTE HIGIENE ................................................. 46
TEXTO 12. HIGIENE PUREZA E INTEGRIDADE GARANTEM O EQUILBRIO
FSICO E MENTAL ................................................................................... 46
TEXTO 13. PLANO DE EXECUO DA HIGIENE .......................................... 48
3. EXERCCIO DE AUTO-HIGIENE .............................................................. 50
4. MELHORANDO O AMBIENTE ORDEM MANTIDA ..................................... 52
TEXTO 14. A ORDEM MANTIDA HUMILDADE, CONFIANA, RESPEITO E
CONSTANTE APERFEIOAMENTO .............................................................. 52
TEXTO 15. PLANO DE EXECUO DA ORDEM MANTIDA .............................. 54
TEXTO 16. D-OLHO PRINCPIO, MEIO E FIM? ........................................ 54
5. CONSTRUINDO O SUCESSO NA PRTICA ............................................... 57
TEXTO 17. PERPETUANDO O D-OLHO ..................................................... 57
6. PROPOSTAS DE AES A SER EXECUTADAS NA EMPRESA ....................... 60
ENCONTRO 4 AUDITORIA E PRTICA DO D-OLHO ............................. 65
1. VISO GERAL DO ENCONTRO .................................................................... 65
2. PERPETUANDO O SUCESSO AUDITORIAS ................................................ 66
TEXTO 18. AUDITORIAS INTERNAS DO D-OLHO ............................................. 66
TEXTO 19. LISTA DE VERIFICAO .............................................................. 69
3. PROPOSTAS DE AES A SER EXECUTADAS NA EMPRESA ........................... 77
4. QUEM O RESPONSVEL PELO D-OLHO NA QUALIDADE ............................. 78
5. DINMICA DE ENCERRAMENTO .................................................................. 79
ANEXO FERRAMENTAS ................................................................... 79
1. PLANO DE AO - 4Q1POC ................................................................... 79
2. BRAINSTORMING .................................................................................... 80
3. DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO (ESPINHA DE PEIXE / DIAGRAMA DE ISHIKAWA) .... 83
ANEXO 3 - FERRAMENTA 4Q1POC .................................................. 86
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .......................................................... 88
D-OLHO NA QUALIDADE
7
ANOTAES
APRESENTAO
PROPSITO DO CURSO
Seja bem-vindo ao curso "D-OLHO na Qualidade", que tem o
objetivo de criar e mudar hbitos no seu cotidiano e no dia-a-dia
da empresa.
A metodologia utilizada trar para a sua vida e a de todos que
convivem com voc alguns significados diferentes. Uma rotina
diria mais saudvel, com menos desperdcio, mais organizada,
mais limpa e clara, mais transparente, mais sincera e com a
disciplina necessria para o dia-a-dia pessoal e profissional.
A internalizao desse mtodo mudar a sua empresa, o seu
convvio com os outros e os resultados obtidos at agora. As
empresas precisam de rapidez, agilidade e diferenciais em seus
produtos e servios. O curso D-OLHO trar uma nova cara e
determinao ao seu negcio, pois sua aplicao produz
resultados muito positivos considerando permanentemente
questes relativas a sade, segurana, preservao dos
ecossistemas, uso racional de recursos, bem-estar e satisfao
dos colaboradores, dentre outras.
A relao que a empresa mantm tanto com o seu meio externo
quanto com o interno fator crtico de sucesso para o mundo
competitivo. O mercado est exigindo empresas e pessoas
comprometidas e conscientes com relao ao impacto de suas
aes no meio ambiente.
Sero necessrios: vontade, energia, entrega, prontido para o
novo, disciplina, criatividade e muito trabalho em equipe. Voc
est disposto a contribuir para esse novo jeito, esse novo hbito
de trabalho e de vida? Ento, arregace as mangas e venha
conhecer e fazer acontecer essa proposta!
O curso D-OLHO est diretamente ligado aos Fundamentos da
Excelncia, apresentados no curso Fundamentos da Excelncia que
faz parte do Programa SEBRAE de Gesto da Qualidade PSGQ.
Est dividido em quatro encontros, com a definio das competncias
a ser desenvolvidas e o roteiro de atividades. Em seguida, aparecem
no manual os textos que sero utilizados e os exerccios e
dinmicas que possibilitaro a aplicao dos conceitos em
situaes prticas.
Esperamos que voc se sinta vontade trabalhando com este
manual. Ao final dos encontros ele no dever estar limpinho, mas
cheio de anotaes, enriquecimentos, grifos e comentrios pessoais.
COMPETNCIA GERAL DO CURSO
Conhecer e praticar o D-OLHO (Descarte, Organizao, Limpeza,
Higiene e Ordem mantida), a fim de implement-lo na empresa,
trazendo um novo hbito para o desenvolvimento do trabalho dirio
das pessoas, otimizando os recursos, melhorando o bem-estar fsico,
mental e social de todos, e respeitando a relao com o meio ambiente.
ENCONTROS
Encontro 1 (4 horas) - Preparando o ambiente e praticando
o Descarte.
Encontro 2 (4 horas) - Praticando a Organizao
e a Limpeza.
Encontro 3 (4 horas) - Praticando a Higiene e a
Ordem mantida.
Encontro 4 (4 horas) - Auditoria e a prtica do D-OLHO.
CARGA HORRIA DO CURSO
16 horas
8
EDUCAO SEBRAE MANUAL DO PARTICIPANTE
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
9
ANOTAES
ENCONTRO 1 PREPARANDO O AMBIENTE E
PRATICANDO O DESCARTE
COMPETNCIA A SER DESENVOLVIDA
Conhecer a origem, a evoluo e a prtica do D-OLHO (Descarte,
Organizao, Limpeza, Higiene e Ordem mantida) e como o
descarte acontece na prtica, compreendendo a profundidade das
mudanas pessoais e organizacionais possveis com esse mtodo.
ROTEIRO
1. Inicialmente voc vai se integrar ao grupo e conhecer as
competncias que sero construdas no curso e neste
encontro atravs da dinmica da queima do palito de fsforo
e de uma exposio dialogada.
2. Vai conhecer a origem e o significado do curso D-OLHO,
pela leitura em conjunto do texto 1, e trabalhar em grupo
para compreender todas as fases desse mtodo, utilizando
os textos 2 e 3 e participando das apresentaes.
3. Depois far uma reflexo sobre a rotina pessoal e do
ambiente de sua empresa por meio da dinmica "Viagem
mental". Nesta dinmica voc percorrer sua empresa,
mentalmente, para identificar como est a situao do D-OLHO
(Descarte, Organizao, Limpeza, Higiene e Ordem mantida).
4. Juntamente com o grupo, voc assistir ao filme Salo de
beleza e depois participar de um debate sobre a
importncia da organizao, limpeza e higiene pessoal.
5. Voc ter a oportunidade de conhecer o D-OLHO
estrutura, cronograma, fases, importncia, seriedade e
consistncia por meio de uma exposio interativa.
6. Voc ser capacitado para lanar o D-OLHO na sua
empresa por meio do exerccio de simulao da reunio de
lanamento que dar algumas dicas importantes para que
o curso seja implantado com efetividade na sua empresa
e do texto 4, que servir como apoio aos trabalhos.
7. Atravs da leitura dos textos referentes ao conceito e
execuo do descarte, voc conhecer esta etapa do D-OLHO.
8. Nesse momento voc poder aplicar os conhecimentos e
vivncias relativos ao encontro para implementao na sua
empresa, preenchendo a ferramenta 4Q1POC e anotando
dicas que podero ajud-lo no dia-a-dia do D-OLHO.
1. INTEGRAO E VISO GERAL DO ENCONTRO
Como est meu ambiente?
Ambiente? Qual ambiente?
O ambiente de trabalho
O ambiente de lazer
O ambiente interno (EU)
O ambiente familiar
Ambiente social
Existe desperdcio?
Minhas atitudes influenciam nesses ambientes?
O D-OLHO na Qualidade traz uma metodologia que busca
sensibilizar e mostrar que possvel, a partir da mudana de atitude
de cada um, melhorar o ambiente e a qualidade de vida de todos.
O grande desafio fazer com que cada pessoa substitua hbitos
j incorporados por uma nova filosofia ambiental afinal, o
ambiente externo reflexo do interno da pessoa.
O objetivo deste curso auxiliar a vencer esse desafio de forma
prtica, capacitando os participantes a contribuir, com suas novas
atitudes, para melhorar o ambiente, sua qualidade de vida e a de
todos. A proposta dar plenas condies s pessoas, estejam
elas no papel de empresa ou colaborador, para que adotem essa
nova filosofia de vida respeitando e conscientizando-se cada vez
mais sobre a sua responsabilidade na relao com o meio ambiente.
Vamos conquistar atitudes positivas para nossa prpria vida!
" RECURSO HOJE O QUE NO FOI ONTEM. PODER SER RECURSO
AMANH O QUE NO FOI PERCEBIDO HOJE ENQUANTO RECURSO!"
IGNACY SACHS
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ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
11
ANOTAES
2. ORIGEM E SIGNIFICADO DO D-OLHO
TEXTO 1 O INCIO E A PRTICA D-OLHO
O D-OLHO significa Descarte, Organizao, Limpeza, Higiene e
Ordem mantida, e deriva de cinco palavras japonesas: SEIRI
(Descarte), SEITON (Organizao), SEISO (Limpeza),
SEIKETSU (Higiene) e SHITSUKE (Ordem mantida). , na
verdade, um objetivo de vida, uma filosofia que surgiu na dcada
de 1950 no Japo ps-guerra. A Filosofia dos 5S fez parte do
esforo de reconstruo do pas.
Pode-se observar que a grande freqncia dessa prtica no Japo
tornou-o o pas originrio. Mas possvel encontrar diversas
sociedades, tribos, famlias ou pessoas praticando a essncia dos
5S, evitando os pequenos desperdcios, respeitando o meio
ambiente e o prximo, valorizando o bem-estar e a vida saudvel.
Ao nos aprofundarmos em seu significado, descobrimos sempre
um novo entendimento, um novo alcance, um novo aspecto.
O aprofundamento leva-nos a limites cada vez mais distantes,
permitindo-nos a descoberta de novos valores. At que ponto
chegaremos? No possvel dizer antecipadamente, mas uma
busca constante de novas realizaes e de novas satisfaes.
Descartar, organizar e limpar, por si s, j so ganhos. E por mais
que isso faa parte do nosso dia-a-dia, sempre conseguimos
descartar, organizar e limpar um pouco mais, o que bom para a
nossa prpria realizao. Mais do que isso, quando esses
conceitos so internalizados, podemos aplic-los a ns mesmos,
ao nosso interior.
H quem diga que praticar o D-OLHO exercitar "bons hbitos"
ou "bom senso". Apesar da simplicidade dos conceitos e da
facilidade de aplicao na prtica, sua implementao efetiva
no constitui uma tarefa simples, porque a essncia dos
conceitos a promoo de mudana de atitudes e hbitos das
pessoas pela convivncia e experincia ao longo de sua vida.
De repente, ao tomar conhecimento desses conceitos to bvios,
sentimo-nos seduzidos a iniciar j a sua implementao.
Mas, certamente, as atitudes e hbitos decorrentes da prtica do
D-OLHO vo se chocar com os hbitos e atitudes incorporados
nossa maneira de agir.
Um aspecto crtico na implementao a dificuldade de "romper"
com conceitos e preconceitos em ns arraigados. preciso dar
suporte queles que esto conseguindo romper e ajudar os que
ainda no o fizeram, para que possam seguir a mesma direo
dos outros. Esse rompimento precisa ser espontneo para que
tenha condies de se perpetuar, removendo de forma definitiva
velhos hbitos e atitudes e substituindo-os por outros.
Assim, se quisermos garantir a longevidade da mudana, a
implantao do D-OLHO precisa ser sistematizada e planejada
em todos os seus passos.
POR QUE IMPLANTAR O D-OLHO NA QUALIDADE
12
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
13
ANOTAES
TEXTO 2 COMPREENDENDO OS CINCO SENSOS E ALGO MAIS
Para a execuo e xito do D-OLHO, importante compreender
e refletir sobre o significado de cada um dos cincos sensos,
bem como sobre conceitos novos de gesto ambiental.
SEIRI - Senso de utilizao (descarte - D)
Esse senso de utilidade, ou seja, separar as coisas teis
das inteis, dando um destino para aquelas que, no
momento e no ambiente atual, no so mais necessrias.
Vale a pena esclarecer que intil no significa que poder ser
jogado fora, e sim que no momento no tem utilidade
naquele local especfico. Pode ser encontrado no Brasil com
os nomes: organizao, utilizao, seleo, classificao.
SEITON - Senso de organizao (organizao - O)
A ordem "pesquisa de layout", de forma a encontrar um lugar
para cada coisa e manter todas as coisas sempre em seus
devidos lugares. A organizao a etapa que mais contribui
para o "gerenciamento visual" . Pode ser encontrado no
Brasil com os nomes: sistematizao, arrumao.
MELHORIA DO AMBIENTE DE TRABALHO:
AS PESSOAS PASSAM A SE ORGULHAR
DAQUILO QUE FAZEM.
O CLIMA NAS RELAES INTERPESSOAIS
TORNA-SE MAIS SAUDVEL.
O RESULTADO OBTIDO PELOS TRABALHOS
EM MUTIRO ELEVA O MORAL DAS PESSOAS.
REDUZ OS POLUENTES NO TRABALHO E
NA VIZINHANA.
OTIMIZA O TEMPO DAS PESSOAS,
POSSIBILITANDO MAIS MOMENTOS PARA
O LAZER E O CONVVIO FAMILIAR.
CONTRIBUI PARA A PRESERVAO E
CONSERVAO DO MEIO AMBIENTE.
REDUZ AS PERDAS COM ACIDENTES
NO TRABALHO.
DESENVOLVIMENTO DAS PESSOAS:
PERCEPO DA POSSIBILIDADE DE
CRESCIMENTO PESSOAL E PROFISSIONAL.
INCENTIVO CRIATIVIDADE.
REDUO DO NVEL DE ESTRESSE.
MELHORIA DAS RELAES HUMANAS.
POTENCIALIZAO DO TRABALHO EM
EQUIPE.
REDUO DOS ACIDENTES PESSOAIS.
CONSCIENTIZAO AMBIENTAL DOS
COLABORADORES.
RELACIONAMENTO DE PARCERIA COM
A COMUNIDADE.
MELHORIA DA AUTO-ESTIMA.
Gerao de resultados e ganhos:
REDUZ O RETRABALHO.
AUMENTA A PRODUTIVIDADE NAS TAREFAS.
MELHORA A IMAGEM DA EMPRESA
PERANTE OS CLIENTES E A SOCIEDADE.
CRIA O HBITO DE MEDIR TUDO O QUE
SE FAZ.
RACIONALIZA A ALOCAO DE RECURSOS
HUMANOS, FSICOS E FINANCEIROS.
REDUZ OS CUSTOS DOS SERVIOS PARA
OS CLIENTES.
LEMBRE-SE: MENOS DESPERDCIOS,
MAIS VIDA. MAIOR CONSCINCIA,
MELHOR RESULTADO GLOBAL.
SEISO - Senso de respeito (limpeza - L)
Esse senso de respeito a tudo que est ao nosso redor:
objetos, equipamentos, instalaes e as prprias pessoas.
Terminada a etapa do senso de utilizao, ficou somente o
til, e este dever ser respeitado, pois quando for preciso
dever cumprir seu propsito. Pode ser encontrado no Brasil
com os nomes: inspeo, zelo.
SEIKETSU - Senso de higiene (higiene - H)
Higiene o senso para melhorar a qualidade de vida das
pessoas. Nele so praticados todos os sensos anteriores, na
vida pessoal e no ambiente, para garantir uma melhor
qualidade de vida. Pode ser encontrado no Brasil com os
nomes: padronizao, sade, aperfeioamento e asseio
(compreende desde os cuidados com a higiene pessoal e
boa aparncia at a prtica de exerccios fsicos, boa
alimentao e os cuidados com a preveno de nossa sade).
SHITSUKE - Senso de autodisciplina (ordem mantida - O)
Autodisciplina significa autocontrole, nova atitude para ter e
manter as habilidades de fazer as coisas certas. Argumentar
sobre o caminho percorrido at o momento, os benefcios
obtidos e a importncia da continuidade. Uma vez obtido
o comprometimento de todos os envolvidos, cumprir
rigorosamente as regras.
Meio ambiente
Arredores onde uma empresa opera, incluindo ar, gua, solo,
recursos naturais, flora, fauna, homem e suas relaes.
Arredores, no contexto, estendem-se de dentro da empresa
para o sistema global (ISO/WD 14.031 2) ou conjuntos de
condies, leis, influncia e interaes de ordem fsica,
qumica e biolgica que permitem, abrigam e regem a vida
em todas as suas formas. O meio ambiente um potencial
de recursos ociosos ou mal aproveitados. Sua incluso no
horizonte dos negcios, de forma auto-sustentvel, como
algo que melhora, agrega e educa, pode resultar em
atividades que proporcionem lucro ou pelo menos se paguem,
como a poupana de energia, de gua e de outros recursos
naturais. Reciclar resduos, por exemplo, transform-los em
produtos com valor adicionado. Conservar energia reduzir
custos, e assim por diante!
Inclua isso no dia-a-dia da sua empresa! Fique D-OLHO...
14
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
15
ANOTAES
TEXTO 3 A REMOTA ORIGEM E FILOSOFIA DOS 5S
A origem remonta aos templos budistas e xintostas no Oriente
antigo, nos quais, segundo se conta, um discpulo de mestre-
monge passava por etapas-chave antes de se tornar
definitivamente um monge.
Na primeira etapa, ao chegar, o discpulo era convidado a descartar
todos os sentimentos, pensamentos e bens materiais que no teriam
utilidade na nova vida que se iniciava. Dessa forma, por exemplo,
seus pertences pessoais inteis (roupas, acessrios etc.) e seus
pensamentos impuros eramabandonados ao entrar no templo.
O desperdcio ter consigo ou para si algo que no lhe tem
utilidade era considerado uma ofensa, j que a natureza/Deus,
ao oferecer o recurso, o faz para uma finalidade justa.
Para viver a nova vida, disciplina e novos hbitos eram
importantes. Para uma boa convivncia em um ambiente de
recursos escassos, a organizao era fundamental. Por isso,
na segunda etapa o discpulo era convidado a conhecer e praticar
a disciplina dos horrios e a identificao dos locais e utenslios
para que todos pudessem compartilhar e incorporar hbitos que
facilitassem a vida conjunta, praticando o respeito ao outro.
Vencidas essas etapas, o discpulo passava por um processo de
limpeza e purificao, que inclua jejum, sua limpeza fsica e a
prtica de manter limpos (evitar sujar) todos os espaos. Nesse
momento, seus cabelos eram raspados, para simbolizar a "passagem".
Na quarta etapa, os pensamentos e hbitos do discpulo entravam
em uma fase de "higienizao". Por meio de prtica e reflexo, ele
era estimulado a manter pensamentos e atitudes pr-ativas e
positivas, que garantissem a sade mental e corporal sua e do grupo.
Na quinta e ltima etapa, o discpulo ento se tornava monge
e era convidado a manter e melhorar sua prtica dos aspectos
anteriores. Para tanto, uns apoiavam os outros em relaes
mestrediscpulo, a fim de garantir a disciplina e a persistncia
para melhorar a maneira de sentir, agir e ser.
3. EXERCCIO ESTRUTURADO VIAGEM MENTAL
Voc vai participar de um exerccio estruturado, conduzido pelo
educador, que poder ser reproduzido em sua empresa.
4. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAO DO PROGRAMA
D-OLHO
Utilize o modelo de cronograma a seguir ou outro que oferea
maior subsdio para que tudo d certo no seu planejamento.
Consulte-o quando estiver elaborando o cronograma de sua empresa.
Lembre-se: no coloque um espao de tempo muito longo nem
curto demais entre as etapas; preciso saber com clareza qual
o melhor tempo levando em conta o tamanho da empresa, a
poca em que ir comear, o ramo de atividade, o nmero de
pessoas que iro compor a equipe de apoio, a prtica atual de
desorganizao, sujeira e falta de disciplina, enfim: ter conscincia
desse processo dentro da sua realidade. Vocs podem atingir
bons resultados! Seja coerente hoje e sempre!
Sugesto de Cronograma Geral voc poder, atravs dele, ver
o todo da implementao do D-OLHO; aproveite para exercitar a
viso sistmica, que to importante e necessria na busca da
excelncia. Lembre-se, apenas uma sugesto. Devem ser
includas, excludas e alteradas aes de acordo com a realidade
e o desejo da sua empresa. Colocamos at a 6 semana, mas
voc deve incluir o tempo necessrio, que deve ser entre 8 e 12
semanas, dependendo do porte e complexidade da sua empresa.
16
ANOTAES
Etapas
1. Planejamento do Lanamento
Criar equipe de apoio
Preparar a equipe disseminar a origem,
a filosofia e os conceitos do D-OLHO
Elaborar cronograma de implantao geral,
todas as etapas D-OLHO com equipe
Fotografar e/ou filmar a situao atual da
empresa (destacar os detalhes)
Planejar lanamento com equipe e
cartazes para mobilizar e despertar o
interesse pelo tema
Afixar cartazes e enviar convite do
lanamento para todos (data, horrio, local)
Preparar tudo para o lanamento (painel
de fotos, bales, convite a um empresrio
para falar da experincia, msica etc.
seja criativo)
Realizar o lanamento (aps o lanamento
pode convidar todos para um momento
agradvel: lanche, caf etc.)
Criar um mascote para o D-OLHO, caso
desejado, envolvendo os colaboradores
2 3 4 5 6.... 1
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAO
Semanas
D-OLHO NA QUALIDADE
17
ANOTAES
Etapas
3. Organizao
Planejar a disseminao da organizao
(textos, material para a dinmica, lista de
presena, convocao para a reunio etc.)
Sugerir uma avaliao da situao atual
da empresa usando a lista de verificao
da organizao (pode ser feito durante a
reunio com todos)
Preparar cartazes de sensibilizao da
fase da Organizao: use a criatividade
Reavaliar o perodo que a equipe planejou
para a etapa da organizao (toma muito
tempo) e comunicar a todos como
acontecer: padro das etiquetas, o que
espera dos armrios, gavetas, explicao
do uso dos locais, dentre outros
Executar a organizao
Fazer reunio com equipe de apoio para
acompanhar a execuo da organizao
conforme planejado
Acompanhar a organizao conforme
planejamento
Etapas
2. Descarte
Planejar a disseminao do descarte
Sugerir uma avaliao da situao atual da
empresa usando a lista de verificao do
descarte (pode ser feito durante a reunio
com todos)
fase do Descarte
Reavaliar o perodo que voc planejou
para a etapa de descarte e comunicar a
todos (cartaz sensibilizador, e-mail, lista de
convocao etc.)
Realizar o descarte
Realizar o balano do descarte
- Material a ser vendido
- Material recupervel
- Lixo (quantidade)
- Outros
Apresentar o balano e os indicadores do
descarte para todos os colaboradores,
avaliando o processo
Fazer reunio com equipe de apoio de
acompanhamento da execuo do
descarte, conforme planejamento,
providenciando ajustes necessrios
Criar padres e procedimentos para
manuteno do descarte dirio, divulgando
e acompanhando os mesmos
2 3 4 5 6.... 1
Semanas
2 3 4 5 6.... 1
Semanas
18
ANOTAES
Etapas
5. Higiene
Planejar a disseminao da higiene
e criar os programas, palestras, servios
visando ao bem-estar das pessoas
empresa usando a lista de verificao da
higiene, veja se por setor, por equipes
multidisciplinares
Preparar cartazes de sensibilizao
da fase da Higiene; invista o seu
tempo nisso
Acompanhar a rea de descartado, como
est a sua organizao
Criar indicadores sobre a fase da
Organizao
Dar retorno (feedback) para as pessoas
sobre o esforo individual e coletivo das
fases trabalhadas at o momento.
manuteno da organizao, divulgando e
acompanhando os mesmos
Etapas
4. Limpeza
Estudar bem a fase da Limpeza com
equipe de apoio, planejar a disseminao
sobre a limpeza e o Dia da Limpeza
(textos, dinmicas, materiais
complementares, lista de presena,
convocao para a reunio etc.)
empresa usando a lista de verificao da
limpeza (pode ser feito durante a reunio
com todos)
para a etapa da limpeza, especialmente
sobre o Dia da Limpeza, como ser a sua
organizao e execuo
fase da Limpeza e o objetivo claro do Dia
da Limpeza, assim como funcionar
Preparar materiais e recursos para o Dia
da Limpeza
Executar o Dia da Limpeza
Analisar a necessidade de reparos que os
colaboradores entregaram depois do Dia
da Limpeza
Divulgar as decises sobre reparos, assim
como os dados/nmeros medidos da
fase da Limpeza
manuteno da limpeza, divulgando e
Acompanhar a rea de descartado, como
est a sua limpeza (caso ainda esteja
existindo)
2 3 4 5 6.... 1
Semanas
2 3 4 5 6.... 1
Semanas
D-OLHO NA QUALIDADE
19
ANOTAES
5. LANAMENTO DO PROGRAMA D-OLHO
TEXTO 4 O LANAMENTO - FAA DO LANAMENTO UM EVENTO
MEMORVEL
importante, para as mudanas que ocorrero na empresa, que
todos relembrem o dia em que tudo comeou.
para a etapa da higiene (essa fase
geralmente precisa de contatos fora da
empresa, por isso toma mais tempo) e
comunicar a todos
Iniciar a execuo da higiene
Avaliar as outras etapas com todos
Continuar a divulgao das decises sobre
reparos, assim como os dados/nmeros
medidos da fase da Limpeza
Incentivar as pessoas a participarem do
programa com sugestes e idias para
essa fase
Possibilitar a visita de algumas pessoas
escolhidas a outras empresas que j
fizeram o curso D-OLHO
manuteno da higiene, divulgando e
Divulgar os indicadores da fase de Higiene
Etapas
6. Ordem mantida
Planejar como acontecer a ordem mantida
Decidir e convidar os auditores internos
Preparar e dar a todos o suporte necessrio
para a realizao das auditorias
Comunicar e sensibilizar a todos para a fase
da Ordem mantida, com cartazes, panfletos,
reunies etc.
Criar todas as listas de verificaes, critrios
de pontuao na auditoria, quadro de
acompanhamento da rea e tipo de
reconhecimento
Construir, caso necessrio, o Manual da
Auditoria e divulg-lo a todos
Realizar as auditorias
Acompanhar as autoridades e atuar sobre elas
Filmar e/ou fotografar a empresa,
apresentando os resultados
manuteno da ordem mantida, divulgando e
Divulgar os indicadores da fase de Ordem
mantida
2 3 4 5 6.... 1
Semanas
Fazer algum tipo de cerimnia torna-se necessrio para expressar
todo o compromisso e o empenho em transformar o ambiente da
empresa. Nessas ocasies, so comuns questionamentos que
surgem involuntariamente na cabea das pessoas, tais como:
Ser que estamos comeando agora pra valer?
No ser fogo de palha, s uma etapa?
Como esse curso afetar o meu trabalho?
A variedade de tipos de empresa, com suas particularidades,
impossibilita a generalizao dessas atividades. Sendo assim,
importante que cada empresa planeje bem o lanamento do
D-OLHO na Qualidade.
O COMPROMISSO DO EMPRESRIO NO PROCESSO DE MUDANA
O empresrio deve liderar o processo de implementao (planejamento
e ao) do curso D-OLHO, dando o exemplo com suas novas
atitudes. A formalizao escrita e disseminada por todos da empresa
mostrar o comprometimento do empresrio em facilitar, estimular,
prover os recursos necessrios ao sucesso do D-OLHO, sendo
isso um fator fundamental para obter os melhores resultados.
Aquela velha frase "Faa o que eu digo mas no faa o que eu
fao" j no funciona h muito tempo. Os novos hbitos so
incorporados na interao de cada um com o outro e com o grupo.
Sendo assim, a demonstrao do empenho sincero na
transformao de seus comportamentos e atitudes servir como
exemplo para todos.
Lance para todos sua crena em uma vida com mais qualidade,
menos desperdcios e mais segurana e conscincia ambiental!
6. MELHORANDO O AMBIENTE DESCARTE
TEXTO 5 DESCARTE TER SOMENTE O NECESSRIO E NA
QUANTIDADE CERTA
"CADA PESSOA DEVE SABER DIFERENCIAR O TIL DO INTIL."
"S O QUE TEM UTILIDADE IMEDIATA DEVE ESTAR NA REA DE
TRABALHO."
"SOMENTE A QUANTIDADE CERTA DEVE ESTAR DISPONVEL."
20
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
21
ANOTAES
Na rotina diria de cada pessoa, h vrias atividades que
necessitam de recursos tais como: materiais, mquinas, mtodos
etc. para sua realizao. O dinamismo e a diversidade das
atividades proporcionam a substituio ou troca dos recursos
necessrios no dia-a-dia da empresa.
Voc tem por hbito, por acaso, entulhar coisas, escondendo-as
nas gavetas? Dentro da empresa, muitas coisas que no so
utilizadas costumam ir para dentro dos armrios, para a parte mais
alta da estante, para os corredores ou cantos de salas? ("Em cima
de ...", "embaixo de ...", "atrs de ..." etc.)
Existe na empresa alguma mquina ou equipamento quebrado
que no tem serventia?
Imagine a quantidade de atividades executadas por uma pessoa e
os recursos que sobram dessas atividades e que vo se
acumulando nas empresas e nas casas. Calcule esse volume
somando os acmulos de todas as pessoas da empresa e de casa
ao longo dos anos.
Muitas vezes o acmulo feito dentro da cabea das pessoas,
com "idias antigas" ocupando espao, atrapalhando as novas
idias e atitudes.
O descarte consiste em eliminar tudo o que no til naquela
atividade, naquele momento, permitindo, assim, concentrar
esforos somente no que til.
bastante comum as pessoas pensarem que descarte quer dizer
jogar fora o que no tem serventia. No entanto, o significado
separar o que no til no momento. O que intil para um setor
ou pessoa pode ser til para outra pessoa, setor ou mesmo para
outra empresa.
Voc tem idia de qual o tempo de decomposio natural dos
materiais? O tempo de decomposio de resduos orgnicos
muito pequeno, mas isso no ocorre com outros tipos de
materiais, como pode ser observado a seguir.
Vamos pensar duas vezes sobre onde colocamos tudo o que
intil, verificando a possibilidade de torn-lo novamente til com a
reciclagem! hora de arregaar as mangas. Vamos ao descarte!
TEXTO 6 PLANO DE EXECUO DO DESCARTE
Para garantir o sucesso do descarte, necessrio elaborar um
planejamento de todas as atividades que fazem parte dele,
procurando determinar o nvel a que se deseja chegar e em que
prazo.
O planejamento deve ser claro e evitar expresses abstratas como
"execuo do mutiro do descarte", sendo importante especificar
cada atividade utilizando como ferramenta o plano de ao
4Q1POC.
A lista de verificao um instrumento que auxilia a prtica do
descarte, assim como o resultado do diagnstico realizado nas
reas.
Capacitar todas as pessoas para a execuo do descarte a
chave para o sucesso do curso, e o quadro a seguir ajudar na
classificao do til e do intil.
22
ANOTAES
Lixo orgnico
Papel
Pano
Chiclete
Filtro de cigarro
Madeira pintada
Nylon
Garrafa pet e outros plsticos
Latinhas, metais
Vidro
Pneu, borracha
Alguns dias
3 a 6 meses
6 meses a 1 ano
5 anos
5 anos
13 anos
Mais de 30 anos
Mais de 100 anos
Mais de 100 anos
1.000.000 de anos
Indeterminado
Material Tempo de decomposio
D-OLHO NA QUALIDADE
23
ANOTAES
Aps o incio do descarte, surgem os primeiros objetos inteis,
que devem ser removidos para uma "rea de descartados". Os
equipamentos e outros objetos de difcil locomoo devero ser
devidamente identificados at que seja possvel transport-los.
A rea de descartados no sinnimo de baguna. Para evitar que
isso acontea, dever ser totalmente identificada, de modo a facilitar a
classificao dos materiais, no mnimo, conforme o quadro a seguir.
Quando
eu uso
Periodicamente
Constantemente
Nunca (ou muito
tempo sem usar)
Raramente
(necessrio)
Manter um pouco afastado
do local de trabalho
Manter no local de
trabalho ou prximo a ele
Enviar para rea de
descartados
Manter em depsito
afastado do local de
trabalho
Coisas no
necessrias
Material em bom
estado
Material
recupervel
Material em
pssimo estado
(sucata, resduo)
Encaminhar para o
setor que vai utilizar
Lixo
Venda para
bom uso
Programar para
recuperao
Venda para
sucata
Botar para fora
Descarte
Coisas
ainda teis
Na rea de descartados existem muitas coisas ainda teis para
outras reas/pessoas da empresa. Estabelea um prazo para
que todos a visitem e possam verificar a existncia de algo
til para seu trabalho ou rea.
Vamos pensar em nmeros, um balano do D-OLHO na fase do
DESCARTE? Vamos consultar outras empresas? Vamos trocar
idias no grupo?
Exemplo:
Itens descartados
Valor dos itens descartados
Quantidade de itens reaproveitados
7. PROPOSTAS DE AES A SER EXECUTADAS
NA EMPRESA
Pronto, agora voc est com mais conhecimento e prtica que
devem ser inseridos na rotina diria da sua empresa.
Vamos fazer acontecer? A hora de AGIR!
Estas propostas de aes o levaro a organizar melhor a sua
gesto, fazendo de sua empresa uma empresa diferenciada e
competitiva no mercado. O como fazer voc est apto e tem total
competncia para criar, pois no existe ningum que conhea
melhor a sua realidade do que voc mesmo!
Na relao abaixo esto as propostas de aes gerais. Voc
dever fazer o seu cronograma de aes tomando-as como base.
1. Crie uma equipe de apoio para auxiliar na implementao do
D-OLHO (ex.: coordenador, secretrio, pessoas de apoio).
2. Dissemine a origem, a filosofia e os conceitos do D-OLHO.
3. Planeje o lanamento do D-OLHO em toda a empresa.
4. Execute o lanamento, envolvendo todos os colaboradores.
5. Crie todos os cartazes referentes aos conceitos e benefcios
do D-OLHO. Isso uma maneira de envolver todas as
pessoas da empresa.
6. Registre a situao atual de sua empresa em fotos ou filme.
24
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
25
ANOTAES
DICAS GERAIS
CONVIDE UM EMPRESRIO QUE TENHA OBTIDO SUCESSO COM A
IMPLEMENTAO DO D-OLHO OU 5S PARA FALAR DAS FACILIDADES,
RESULTADOS E DIFICULDADES NO DIA DO LANAMENTO NA SUA
EMPRESA. NO SENDO POSSVEL LEVAR O EMPRESRIO, D
EXEMPLOS DE EMPRESAS PRXIMAS QUE FIZERAM O CURSO, PARA
UMA REFERNCIA. PEA AOS SEUS COLABORADORES QUE CITEM OS
EXEMPLOS CONHECIDOS. LEMBRE DO DITADO S VENDO PARA
CRER. EST A UMA OPORTUNIDADE!
COMUM, NAS PRIMEIRAS REUNIES, QUE PARTE DO GRUPO FIQUE
CALADO. PARA EVITAR ISSO, PEA ANTECIPADAMENTE EQUIPE DE
APOIO QUE PUXE AS DISCUSSES NESSE MOMENTO, LEVANTANDO
QUESTES DO INTERESSE DE TODOS.
COMENTE, ENTO, SOBRE O GRANDE PROBLEMA QUE O
DESPERDCIO NO BRASIL. EXISTEM VRIOS SITES COM
INFORMAES, DADOS IMPORTANTES QUE VOC DEVE PESQUISAR
PARA SENSIBILIZAR OS COLABORADORES E GERAR INFORMAES
VLIDAS E TEIS NESSE CONTEXTO QUE SE INICIA. INFORMAES
GERAM CONHECIMENTOS E AES. FAA BASTANTE USO DOS
NMEROS, AFINAL, LEMBRE-SE DE UM DOS FUNDAMENTOS DA
EXCELNCIA: GESTO BASEADA EM FATOS!!!
Sites importantes sobre:
Desperdcio: ibge, bolsa virtual de resduos, reciclar milhes
de vidas;
Lixo: www.lixo.com.br; www.cempre.org.br;
gua: www.amigodaagua.com.br; www.abas.com.br;
www.aguaonline.com.br; www.unigua.com.br;
Meio Ambiente: www.amda.org.br; dentre outros.
FASE DO DESCARTE
1. Crie um local especfico para a rea de descarte.
2. Defina uma equipe especfica que fique responsvel pela
classificao dos materiais e limpeza completa da rea
de descarte.
3. Convide os colaboradores, na reunio do descarte, para
fazer uma viagem mental sobre a rotina pessoal e o seu
ambiente de trabalho, levando-os a refletir sobre sua
situao atual.
DICAS DO DESCARTE
Defina um responsvel pela rea de descartados.
Existindo interesse por algum item, dever ser informado
ao responsvel pela rea de descartados para que seja
imediatamente identificado.
possvel que alguns itens sejam teis em mais de um
setor, ento o responsvel pela rea de descartados (que
deve ser uma pessoa-chave para o empresrio) ir definir
a prioridade daquele item para a empresa.
O responsvel dever fazer um controle (balano) das
entradas e sadas de todo material que passar pela rea
de descartados. Isso ajudar o controle da organizao,
principalmente quando houver mveis a ser descartados.
Esse balano dever ser apresentado aos colaboradores na
etapa da ordem mantida, buscando um impacto motivacional.
Criar padres para execuo do descarte.
OBS.: Programe a reunio de lanamento e o planejamento do
descarte utilizando a ferramenta 4Q1POC.
26
ANOTAES
Data Discriminao Qte
Transferir
de setor
D-OLHO
Nome da organizao:
Balano dos descartados
Material a
ser
vendido
Material
para
recuperao
Lixo
Classificao
D-OLHO NA QUALIDADE
27
ANOTAES
O que Por que Quem Como Quanto Onde Quando
ENCONTRO 2 PRATICANDO A ORGANIZAO
E A LIMPEZA
Saber implementar as fases de Organizao e Limpeza do
D-OLHO em sua empresa, por meio do estudo e compreenso
dos princpios e conceitos que as norteiam, a fim de promover
mudanas nos hbitos e atitudes das pessoas.
ROTEIRO
1. Inicialmente, voc ir conhecer as competncias que sero
desenvolvidas neste encontro.
2. Ter a oportunidade de questionar as causas de sucesso e
insucesso na implementao desse mtodo, por meio da
leitura comentada do texto 7.
3. Em seguida, voc far uma leitura comentada sobre o que
a Organizao e como ocorre sua execuo na empresa
atravs dos textos 8 e 9.
4. Juntamente com o grupo, voc participar de uma
dramatizao de aspectos relacionados com a limpeza de
uma empresa e depois criar um procedimento de limpeza
incluindo novos hbitos no dia-a-dia
5. Em seguida, voc far uma leitura comentada sobre o que
a Limpeza e sua execuo na empresa atravs dos textos
10 e 11.
6. Finalmente, voc ir aplicar os conhecimentos e vivncias
relativos ao encontro elaborando um rascunho do que, como
e quando fazer para a implementao das fases de Descarte
e Organizao, em um plano de ao.
1. VISO GERAL DO ENCONTRO
Tudo o que guardamos ou deixamos na empresa tem utilidade?
Pensamos apenas o que til para a nossa vida, para a nossa alegria?
28
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
29
ANOTAES
Achamos com rapidez e facilidade as coisas de que precisamos
na nossa empresa?
Essas coisas ficam bem guardadas, nos locais ideais, organizadas?
Essas e inmeras outras perguntas nos acompanharam at este
momento, porque a partir delas iremos revolucionar nossas vidas,
rotinas, empresas e at mesmo clientes.
Quando passamos por um local extremamente limpo ficamos
vontade para jogar papel no cho ou fazer qualquer tipo de sujeira?
Ns nos sentimos bem em locais limpos? Quando vemos algum
jogar displicentemente latas e restos de comida no cho ficamos
vontade?
normal e saudvel vermos pessoas varrendo o passeio com
mangueira e gua calmamente?
Ficamos tranqilos quando estamos num banheiro e a luz eltrica
est ligada desnecessariamente?
Estamos despreocupados em jogar lixo txico na rede de esgoto
pblica?
Existe algo que est "meio limpo" ou "meio sujo"?
Vamos acabar com o desperdcio, a falta de tempo, a
desorganizao, a sujeira, o "achismo" etc. hora de mudar
para melhor, de tornar tima a nossa vida!
TEXTO 7 SUCESSOS E INSUCESSOS NA IMPLEMENTAO DO D-OLHO
Se o processo de implementao do D-OLHO na Qualidade for
montado para ter sucesso, ele ter, com certeza. Nas empresas
que no obtiveram mudana de hbitos, foram constatados alguns
fatores comuns, relacionados a seguir.
Falta de uma filosofia
A empresa no adota a nova filosofia e pensa no ser
necessria a liderana do empresrio para conduzir esse
processo educativo, para mudar a cultura interna. As atividades
so realizadas, com a prtica do descarte, organizao e limpeza,
mas no educam, no promovem o crescimento das pessoas.
Isso se deve, principalmente, falta de constncia, de coerncia
entre o que se fala e o que se faz no dia-a-dia da empresa.
Falta de entendimento do conceito
O D-OLHO visto como um programa de ordem e limpeza
e no como um processo educacional.
Falta de promoo contnua do D-OLHO como um programa
A consolidao do D-OLHO se d com atividades continuadas
que vo ao encontro da filosofia do programa de qualidade.
Estar sempre com atividades programadas contribui muito para
o sucesso do D-OLHO.
O plano limita-se apenas ao dia do lanamento
A maioria das empresas consegue chegar com sucesso at o dia
do lanamento. Passado esse dia, o D-OLHO "esfria", at ser
esquecido. Aempresa no tem plano para a manuteno do D-OLHO.
Pensar que o D-OLHO somente para o trabalho
O D-OLHO busca educar as pessoas de forma a mudar seu
comportamento. Isso significa que o objetivo ajudar a mudana
de comportamento em todos os papis, ou seja, no papel de
pai(me), no de marido(esposa), no de membro da comunidade,
no de cidado(), e no s no comportamento profissional.
Falta de sintonia com a estratgia
O D-OLHO no vinculado a nenhuma ao estratgica ou no
existe coerncia entre os objetivos do D-OLHO e a viso de
futuro da empresa.
Fazer o D-OLHO para os outros
uma prtica freqente nas empresas fazer esse movimento
apenas porque outras empresas fazem e precisam v-la fazendo
tambm, ou para um amigo empresrio, ou para o cliente
externo. Isso o mesmo que "jogar o lixo embaixo do tapete".
Ter pressa na execuo
Querer mudar drasticamente a cultura da empresa e das
pessoas uma tentativa que no obtm efeitos duradouros.
Acreditar que em trs ou quatro meses o D-OLHO estar
implantado no reconhecer as particularidades e limitaes
das pessoas. Hbitos resultantes de vrios anos de vida no
so rapidamente modificados.
Adaptao do texto de Haroldo Ribeiro.
30
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
31
ANOTAES
2. MELHORANDO O AMBIENTE ORGANIZAO
TEXTO 8 ORGANIZAO UM LUGAR PARA CADA COISA E CADA
COISA NO SEU LUGAR
No h mais lugar para desordem e improvisao. Os prejuzos
so enormes: tempo, energia, materiais, dinheiro... E, se algum
defender a baguna como "patrimnio nacional", mostre que, na
sua empresa, a ordem facilitar tudo.
As empresas precisam ser lucrativas e racionais. Cada minuto
perdido na busca de uma ferramenta, de um documento, seja do
que for, nunca ser recuperado.
No existe clima para a mudana, para a qualidade, onde no
existe ordem.
O principal lema da organizao "encontrar um lugar para
cada objeto e manter todos os objetos sempre em seus
devidos lugares".
Essa organizao consiste em arrumar as coisas que restaram
aps o descarte. uma das fases mais importantes, suportando
as demais: descarte, limpeza (respeito), higiene e ordem mantida
(autodisciplina).
Como auxlio a essa fase, sero elencados alguns tpicos.
Um melhor
Procure manter prximo ao trabalho apenas o estritamente
necessrio para sua realizao no momento, ou seja: uma
caneta, um termmetro, uma ferramenta, uma tesoura, um bloco
de notas fiscais, conforme o caso.
Organize segundo a freqncia de uso
Uma maneira de decidir o lugar onde se colocam os objetos
basear-se na freqncia com que so empregados. Utilize, para
isso, o quadro do texto 6 - "Plano de execuo do descarte".
Controle visual
O controle visual consiste em realizar aperfeioamentos
contnuos, com o objetivo de facilitar o cumprimento das
disposies definidas na organizao. Por exemplo, mesmo que
se tenha estabelecido o lugar da lixeira, haver o risco de cada
pessoa interpretar de forma diferente qual o local correto. No
entanto, quando demarcado no cho, ou por uma placa indicativa,
torna-se fcil para todos manter a lixeira no seu lugar e fazer o
seu controle visual. Com etiquetas, avisos, cartazes possvel
informar tudo o que foi organizado, desde o contedo das pastas
dos arquivos, nos escritrios, at as instrues mais diversas,
alertas, uso de equipamentos etc. No se sinta constrangido em
investir na visualizao, voc s ganha com isso!
Um lugar para cada coisa
Todos os objetos que restaram aps o descarte so teis e
merecem um lugar na empresa, o qual deve ser identificado
visualmente. Objetos com nomes diferentes devem ser
armazenados em locais diferentes. A habilidade a ser
desenvolvida a pesquisa do layout (encontrar o melhor local
e a melhor disposio para a rea). Estabelecer uma
demarcao, criando um endereo para cada objeto, definindo
reas de circulao, de armazenamento etc.
Elimine tampas e portas
Os armrios, estantes e "quartinhos" com portas tornam-se
refgios para objetos inteis e contribuem para a
desorganizao. Portanto, sempre que possvel, elimine portas
e tampas. Assuma a mudana de hbito. Arrisque-se, assim
voc poder ter mais sucesso na revoluo que est fazendo na
empresa e nas pessoas!
TEXTO 9 PLANO DE EXECUO DA ORGANIZAO
A etapa da organizao uma atividade de pesquisa do layout
adequado para o ambiente e todos os objetos que o compem.
Na prtica do descarte, foram retirados todos os objetos inteis;
agora preciso organizar os objetos teis para facilitar o acesso
at cada um deles.
Nessa etapa, torna-se importante a colaborao de todos com
sugestes e debates de melhorias no layout da organizao e
dos objetos. Cada rea da empresa dever se reunir e apresentar
sugestes de melhorias para facilitar o acesso aos objetos quando
necessrio.
Inicie pela anlise dos mveis e disposio das coisas nas
reas comuns da empresa ou naquelas onde ocorrem os
"momentos da verdade", procurando melhorar o conforto e o
tempo de atendimento para os clientes.
32
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
33
ANOTAES
Elabore um plano de execuo da organizao para as reas
comuns, que dever ser desenvolvido em equipe e coordenado
pela equipe de apoio. Leve em considerao o diagnstico e as
situaes documentadas por fotografias ou filmes.
Aps a organizao das reas comuns, ter incio a organizao
de cada rea, com coordenao do respectivo responsvel.
3. MELHORANDO O AMBIENTE LIMPEZA
TEXTO 10 LIMPEZA AMBIENTE LIMPO NO O QUE MAIS SE
LIMPA, MAS O QUE NO SE SUJA
O significado principal da limpeza o cuidado respeito com
objetos e pessoas, incluindo voc mesmo e tudo o que interage
consigo. Os objetos podem ser instalaes, tais como
equipamentos, instrumentos, prdios, ptios, jardins e plantas. As
pessoas e o meio ambiente tambm so muito importantes nesse
significado.
Limpar no significa somente melhorar a aparncia. Na prtica de
limpeza (respeito) deve ser observado se os objetos e as pessoas
esto sendo respeitados quanto :
capacidade de cumprir a sua finalidade
Por exemplo: a finalidade de um centro cirrgico proporcionar
um ambiente para realizao de cirurgias sem riscos de
infeco para o paciente, mdicos, enfermeiros, e sem
ocorrncias de mau funcionamento dos equipamentos. As
paredes possuem a finalidade de isolar o centro cirrgico de
outros ambientes e suportar as tubulaes, o que significa no
conter trincas e infiltraes.
competncia emocional nas relaes intra (ela com consigo
mesma) e interpessoais (ela com o outro)
Todos tm uma finalidade em sua vida e na empresa em que
trabalham, portanto torna-se imprescindvel a prtica de respeito
para consigo mesmo, para com o outro, para com os recursos,
enfim: ampliar a sua viso perante o mundo.
A palavra recurso significa algo que se possa recorrer para a
obteno de alguma coisa. O homem recorre tambm aos
recursos naturais, isto , queles que esto na natureza para
satisfazer suas necessidades.
Nos vrios ecossistemas do planeta Terra h uma troca constante
de recursos naturais entre os seres vivos e destes com o
ambiente. Os recursos naturais, aps seu uso, podem ser
renovveis, isto , voltar a ficar disponveis, ou no-renovveis,
isto , nunca mais ficar disponveis.
A empresa de hoje precisa de aes de preservao dos
ecossistemas (elementos vivos e no-vivos, orgnicos e
inorgnicos que mantm uma relao de dependncia mtua
realizando trocas de matrias e energia interna e externamente);
conservao dos recursos no-renovveis e minimizao do uso
de recursos renovveis (uso racional de gua, energia, descarte
de material txico etc.).
34
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
35
ANOTAES
Conservar e Preservar os recursos naturais implica em us-los
de forma auto-sustentvel, econmica e racional para que os
renovveis no se extingam por mau uso e os no-renovveis no
se dissipem rapidamente.
Assim, quando se realiza a fase da Limpeza, verifica-se a situao
global da empresa. Como est a relao das pessoas com os
objetos, instalaes, recursos renovveis e no-renovveis, enfim,
um cuidado maior e consciente de cada ao.
Nesse momento possvel detectar, ainda no incio, qualquer
anormalidade que de alguma forma possa vir a agredir o homem e
o meio ambiente.
Consideram-se sujeiras, sendo passveis de verificao nessa
etapa, entre outros aspectos:
m situao da iluminao dos locais, que pode causar
desgaste da viso, acidente de trabalho e erros nas
atividades;
nvel elevado de rudos, prejudicando a audio e dificultando
o processo de comunicao;
odores fortes que possam prejudicar a sade das pessoas;
excesso de partculas slidas (p e poeira) em suspenso ou
acumuladas sobre os objetos, prejudicando a sade e
camuflando anormalidades nos objetos;
objetos danificados e
equipamentos funcionando mal, com problemas de
vazamento, desregulados, descalibrados.
A responsabilidade pela limpeza individual e todos devem
incorporar novas atitudes para melhorar a integrao entre o
homem e o meio ambiente.
Durante todas as atividades a empresa deve se preocupar
permanentemente em melhorar seus resultados relativos segurana
(acidentes de trabalho etc.), sade (ocupacional, ergonomia,
melhoria no ambiente de trabalho etc.) e ao meio ambiente (poluio
do solo, da gua, do ar, disposio dos resduos etc).
"Quem suja, limpa; melhor do que limpar no sujar."
36
ANOTAES
Uma atitude adequada nesse sentido traz, entre outros benefcios:
reduo dos desperdcios;
reduo de acidentes no trabalho;
reduo do nvel de estresse;
aumento da vida til dos objetos e equipamentos;
limpeza no local de trabalho;
preveno da poluio;
conscincia maior da sua responsabilidade cidad;
aumento do prazer de trabalhar;
maior confiabilidade no trabalho;
reduo da fadiga dos objetos e
melhora da imagem da empresa.
D-OLHO NA QUALIDADE
37
ANOTAES
TEXTO 11 PLANO DE EXECUO DA LIMPEZA
O sucesso desta fase depender muito da educao de todos
quanto ao respeito pelos objetos, pelas outras pessoas, por si
prprios e pelo meio ambiente. A empresa, atravs do empresrio,
ter um papel fundamental no processo: o de passar a real
inteno com essa fase da Limpeza.
Ajude a todos na percepo dos benefcios que podero ser
obtidos com a limpeza, mostrando qual seria a situao desejada
e levando-os a refletir sobre a situao atual dos objetos,
instalaes, pessoas e ambiente da empresa.
Deve ser feita uma grande limpeza inicial numa rea bem ampla
ou, se possvel, em toda a empresa, com a participao de todos,
desde o empresrio at os colaboradores que porventura no
ficam no local (vendedores externos, por exemplo), desenvolvendo
uma fora-tarefa concentrada num local de trabalho nesse momento.
Mobilize todos para o mutiro da limpeza na empresa, passando
mensagens importantes:
Respeito pelas coisas, pessoas, recursos e ambiente.
O importante no sujar!
Somos responsveis por aquilo que fazemos: o que posso
fazer de inteligente e diferente, considerando tudo e todos
com o merecido respeito?
Cuidado para que esse mutiro no se esvazie, virando um
ajuntamento de todos para fazer a limpeza na empresa como o
chefe mandou, e na segunda-feira tudo volte a ser como antes.
38
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
39
ANOTAES
Exemplos: Cad Geralda para limpar essa gua que caiu?;
deixar copos descartveis sujos na bandeja do caf etc.
Prepare todos os colaboradores antes desse grande dia
relembrando, no texto 3 A remota origem e filosofia dos 5S do
encontro 1, a fase da Limpeza no discpulo. bem parecido na
empresa. Purificar, fazer um ritual de passagem, sair de um jeito
para comear de outro!
Inspeo
Enquanto se efetua a limpeza, deve ser inspecionado o estado
dos objetos e das instalaes quanto necessidade de reparos,
pinturas, reformas, proteo individual e coletiva das pessoas.
Cada equipe deve ser orientada para fazer um levantamento dos
pontos inspecionados, o qual dever posteriormente ser enviado
ao responsvel pela rea; este far uma anlise dos dados
obtidos, tomar as providncias possveis e encaminhar equipe
de apoio os pontos que no puderam ser resolvidos.
No existe meio-termo
Saliente que o rigor fundamental na limpeza, mostrando respeito
pelas instalaes, pois no existe "meio limpo" ou "meio sujo".
Seja minucioso nessa etapa, seguindo as recomendaes.
Faa a limpeza sem passar por cima das partes escondidas, como
as de trs, as de baixo e as de dentro.
Estabelea um local apropriado para a coleta de lixo, elabore um
sistema de coleta seletiva e defina a melhor forma de transport-lo.
Providencie instrues de trabalho para as limpezas especiais.
Deixe sempre disponveis os materiais apropriados para a limpeza.
Busque as causas da sujeira em sua empresa. Utilize o
brainstorming para levantar com o pessoal quais so as "fontes de
sujeira" e em seguida faa um plano de ao para combat-las,
por meio do 4Q1POC.
NA EMPRESA
Propostas de aes. (Voc dever fazer o seu cronograma de aes)
Geral
1. Crie todos os cartazes referentes aos conceitos e benefcios
do descarte, da organizao e da limpeza. Esta uma
maneira de envolver, despertar o interesse e estimular a
motivao interna de todas as pessoas.
2. Crie uma equipe de apoio que pode ser a anterior ou uma
outra para ajud-lo no planejamento e na execuo do
descarte, da organizao e da limpeza. Ela ser responsvel
pelas definies de aes estratgicas nessa fase.
Fase da Organizao
1. Planeje a execuo da organizao com a equipe de apoio.
2. Realize a reunio de organizao assim que as aes do
descarte estiverem caminhando satisfatoriamente.
3. Fale aos colaboradores sobre os resultados obtidos com o
descarte; isso os incentivar. Trata-se de algo essencial,
pois todos so importantes para o processo.
4. Execute a organizao da forma mais criativa e simples,
mas lembre-se: o Belo importante.
5. Tente definir dados importantes referentes fase da
Organizao.
DICAS DA ORGANIZAO
NO PLANO DE EXECUO DA ORGANIZAO DE CADA REA
DEVERO SER CONSIDERADOS OS SEGUINTES ASPECTOS:
1. Controle visual
por meio da viso que controlamos 80% das informaes que
atingem nosso crebro. Percebe-se, assim, que um controle
visual facilita a execuo de movimentos corretos. Para facilitar a
mudana dos hbitos, importante que sejam feitas indicaes de:
reas de circulao em algumas situaes, podero ser
utilizados pisos de cores diferentes, faixas pintadas ou fitas
adesivas;
40
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
41
ANOTAES
quantidade e contedo das caixas, arquivos, armrios,
prdios, reservatrios e gavetas;
local de armazenagem, altura do empilhamento, capacidade
mxima de armazenagem de instrumentos, ferramentas,
aparelhos de medio, aparelhos de diagnsticos e
substncias perigosas;
reas ou situaes perigosas, considerando os riscos para
as pessoas e para as instalaes da empresa (alta tenso,
equipamentos com elementos radioativos etc.);
situaes que podem gerar contaminao ambiental externa
ou interna;
reas onde necessrio o descarte de EPI (equipamentos
de proteo individual), indicando quais so eles e
sistema de extino de incndio.
2. Alinhamento
Os objetos devem ser colocados em linha reta e em ngulo reto
para aproveitar ao mximo a rea da superfcie plana,
facilitando o fluxo dos prprios objetos e o acesso das pessoas
a eles. Excetuando-se o que est fixo e no pode ser mudado
de lugar, h sempre inmeros objetos que freqentemente so
movimentados para utilizao.
3. Aperfeioamento contnuo
Aperfeioar a guarda de objetos de modo que s seja possvel
coloc-los no lugar definido e na forma definida. Preparar as
instalaes para facilitar os novos hbitos das pessoas e
cumprir o que foi decidido.
4. Visualizar tudo
Tornar tudo visvel, eliminando tampas e portas das estantes,
caixas e depsitos.
5. Evitar o sentido horizontal (empilhamento)
Documentos, pastas de arquivos e livros no devem ser
armazenados no sentido horizontal (empilhados). Imagine uma
loja de discos: como localizar um CD se todos estivessem uns
sobre os outros? Deixar no sentido horizontal s vezes mais
cmodo, mas isto caso se pense apenas no momento.
Normalmente procede-se dessa forma porque no se tem
tempo, porm o que ocorre um gasto maior de tempo quando
se quer usar novamente o objeto.
6. O que e quanto
Visualize o contedo e a quantidade dos objetos existentes nas
caixas que ficam nas estantes, armrios etc. Quanto tempo
perdido procurando descobrir o que h nessas caixas?
Para resolver isso, basta considerar: "Uma regra inviolvel
a ser seguida que, ao armazenarmos algum objeto dentro
de uma caixa, devemos faz-lo de modo que qualquer pessoa
possa saber o seu contedo e a sua quantidade". Portanto, crie
padres para a organizao se estabelecer de vez na empresa.
Fase da Limpeza
1. Apresente a evoluo do D-OLHO para todos.
2. Fale aos colaboradores sobre os resultados obtidos at o
momento; isso os incentivar.
3. Elabore com o maior nmero de pessoas o plano de ao
do Dia da Limpeza (mutiro), assim todos estaro participando,
envolvendo-se e comprometendo-se.
Lembre-se que as pessoas tm que estar envolvidas e sentir-
se valorizadas, pois a sua vontade a do empresrio pode
no ser a delas e, se isso ocorrer, voc gastar dinheiro e
tempo toa.
4. Separe todos os materiais de limpeza e recursos necessrios
antes do dia. Tudo tem que estar pronto para a celebrao de
lavar a alma da empresa e, conseqentemente, das pessoas,
destacando a mudana de hbito que est se estabelecendo.
5. Oriente o grupo a registrar as situaes encontradas durante
a limpeza que exijam reparos, pinturas ou reformas e
encaminhe-as por escrito equipe de apoio.
6. Crie aes especficas direcionadas minimizao do uso
dos recursos renovveis (gua, energia etc.), conservao de
recursos no-renovveis e preservao dos ecossistemas.
7. Estimule as solues que previnam sujeira, perigos e riscos
que afetam a sade, a segurana e a ergonomia da fora de
trabalho. Isso exigncia da excelncia.
8. Lembre-se de que cada um responsvel pela limpeza de
sua rea.
9. Elabore nmeros referentes fase da Limpeza.
DICAS DE LIMPEZA
Dia da Limpeza:
- reunir materiais e equipamentos apropriados para a limpeza;
- fazer plano de ao designando o que, quem, onde e como
executar a limpeza;
42
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
43
ANOTAES
- incluir todas as reas da empresa, tais como ptio de
estacionamento, jardins, fachadas, placas luminosas, pores,
depsitos e outras;
- atentar para que reas e objetos que necessitem de maiores
cuidados, produtos e equipamentos especiais recebam
ateno redobrada por parte dos responsveis.
Aps Dia da Limpeza
Em seguida a essa limpeza geral em conjunto, muito importante
que a limpeza de cada rea de responsabilidade seja executada
pelas pessoas ligadas a ela.
Devemos criar rotinas/padres para o dia-a-dia em relao
limpeza do local onde trabalhamos. Ser muito simples se
utilizarmos a ferramenta 4Q1POC, mas no esquea:
deve-se dizer de forma bem clara e objetiva quais atividades
precisam ser feitas, definir exatamente como as reas devem
ser limpas, em que seqncia e como os procedimentos
devem ser executados;
deve-se estabelecer quem responsvel por esta ou aquela
atividade, principalmente na limpeza. Se deixarmos a
responsabilidade por conta de todos, ela provavelmente
passar a ser de ningum, e
deve-se estabelecer quando as atividades sero executadas.
Ano-definio de dias e horrios faz com que as atividades
sejam consideradas no-obrigatrias e, portanto, no-incorporadas
rotina de trabalho. Exemplo: o responsvel por uma rea deve
elaborar um plano de ao (4Q1POC) para orientar todos os
envolvidos nela; importante incluir nesse plano um perodo dirio
de 5 a 10 minutos para a limpeza. Existindo alguma rea onde a
equipe responsvel tenha dificuldade de fazer a limpeza sozinha,
a equipe de apoio dever ser comunicada para mobilizar ajuda. A
seguir apresentado um modelo de planejamento da escala de
limpeza que poder ser institudo em cada rea da empresa:
44
ANOTAES
CRONOGRAMA SEMESTRAL
E ESCALA DE LIMPEZA
1. Limpar vidros e janelas
2. Varrer rea de Produo
3. Lavar paredes
4. Limpar luminrias
5. Limpar piso do escritrio
6. Revisar jardim
7. Revisar pintura externa
8. Retirar lixo reciclvel
9. Pintura de mquinas
10. Verificar rede eltrica
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Jan. Mar. Abr. Maio Jun. Fev.
Setor: Produo Responsvel: Gerente Data:
Logotipo de empresa
Ref.: adaptao dos textos do Programa SEBRAE da Qualidade Total,
Programa de Excelncia nos Servios de Sade. SEBRAE/Pr-Sade.
ATIVIDADE: Preencher o quadro 4Q1POC para cada
senso trabalhado.
D-OLHO NA QUALIDADE
45
ANOTAES
ENCONTRO 3 PRATICANDO A HIGIENE E A
ORDEM MANTIDA
Implantar efetivamente a fase da Higiene e finalmente a Ordem mantida,
promovendo aes de preservao dos ecossistemas, do ambiente, da
sade, da segurana e do bom relacionamento, a fim de perpetuar os
novos hbitos e um clima empresarial saudvel.
ROTEIRO
1.Voc ir se situar em relao s competncias que sero
desenvolvidas neste encontro, fazendo uma reflexo sobre
sua postura e atitude no exerccio da cidadania.
2. Em seguida, ir realizar uma dramatizao reforando
aspectos ligados com um clima de trabalho saudvel,
percebendo os impactos disso na empresa.
3. O prximo passo ser fazer uma leitura comentada sobre a
fase da Higiene (texto 12) e sua execuo na empresa,
e tambm um exerccio de auto-higiene (texto 13).
4. Voc ir levantar o conhecimento prvio sobre o conceito de
ordem mantida com o seu grupo para em seguida ler os textos 14
AOrdem mantida e 15 Plano de execuo da Ordem mantida.
5. A seguir participar de uma exposio interativa sobre dois
assuntos importantes para a Ordem mantida, abordados nos textos
16 D-OLHO - Princpio, meio e fim? e 17 Perpetuando o D-OLHO.
6. Finalmente, voc ter um planejamento das aes a ser
implementadas na sua empresa e conhecer algumas dicas que
tambm sero bem-vindas nessa fase do D-OLHO. Ir usar a sua
criatividade e todos os conhecimentos e vivncias repassados no
encontro. Lembre-se: todas as respostas esto dentro de voc
e de sua equipe!
gratificante trabalhar numa empresa que oferece condies de
asseio e bem-estar aos colaboradores?
46
ANOTAES
A empresa se preocupa com os perigos e tratamento dos riscos
relacionados sade, segurana e ergonomia das pessoas
que fazem parte dela?
bom estar inserido em uma gesto participativa, em que os
pensamentos e atos so importantes para o todo, existindo um
esprito de equipe e respeito pela relao com o meio ambiente?
Relaes mais saudveis, transparentes, fazem com que
tenhamos mais prazer de executar as nossas tarefas no dia-a-dia
da empresa?
A empresa que cuida da sade, segurana e apresentao das
pessoas, da boa utilizao dos recursos, oferecendo condies de
reduzir e eliminar o estresse, uma empresa diferente?
Com a prtica da Higiene e da Ordem mantida estaremos
trabalhando isso e algo mais.
Essas e outras perguntas podero ser respondidas com muita
naturalidade se voc continuar o D-OLHO na Qualidade e
persistir na busca da excelncia.
Vamos luta!
2. MELHORANDO O AMBIENTE HIGIENE
TEXTO 12 HIGIENE - PUREZA E INTEGRIDADE GARANTEM O
EQUILBRIO FSICO E MENTAL
HIGIENE "A ELIMINAO DO ESTRESSE DA PESSOA".
PRTICA DA HIGIENE QUALIDADE DE VIDA.
HIGIENE MANTER AS CONDIES FSICAS E PSICOLGICAS
FAVORVEIS SADE, AO EQUILBRIO.
As atividades de higiene merecem especial ateno por parte das
pessoas, pois o foco ser buscar uma melhor qualidade de vida (QV).
Pressupe-se que uma melhor qualidade de vida engloba:
CONDIES PSICOLGICAS
livre do estresse;
tranqilidade;
auto-estima;
D-OLHO NA QUALIDADE
47
ANOTAES
tolerncia;
prazer;
saber ouvir;
competncia emocional no que diz respeito a tratar os conflitos
normalmente, como algo que sempre acontece e produtivo;
eliminar as intrigas, fofocas e insegurana nas relaes;
colocar-se sempre no lugar do outro (empatia) para que as
aes sejam mais corretas e humanas;
transparncia nas relaes.
CONDIES FSICAS
ambiente agradvel sem poluio sonora, visual etc.;
ambiente seguro sem riscos de acidentes para as pessoas
e para as instalaes da empresa;
uso de equipamentos de proteo, cuidados tcnicos com
as reas de risco;
ambiente organizado, livre de coisas inteis;
equipamentos e instalaes com um bom nvel de
confiabilidade.
O ambiente afeta as partes, as partes afetam o ambiente e
tambm se afetam mutuamente. A interdependncia total.
A qualidade de vida das pessoas pressupe um ambiente saudvel,
respeitado por todos que de alguma forma interagem com ele.
importante para a empresa que busca a excelncia ter
conhecimento de que foi elaborada uma norma regulamentadora
visando estabelecer parmetros que permitam a adaptao das
condies de trabalho s caractersticas psicofisiolgicas dos
trabalhadores, de modo a proporcionar um mximo de conforto,
segurana e desempenho eficiente. Trata-se da norma NR 17
Ergonomia, do Ministrio do Trabalho (existem outras normas e
instrumentos regulamentadores aplicveis).
Ergonomia a disciplina cientfica que trata de entender as
interaes em seres humanos e outros elementos de um sistema;
a profisso que aplica teoria, princpios, dados e mtodos para
projetar de modo a otimizar o bem-estar humano e a performance
total do sistema (Conselho Executivo IEA, 2000).
A NR 17 retrata que uma anlise ergonmica do trabalho dever
abordar os seguintes itens:
- levantamento, transporte e descarga individual de materiais;
48
ANOTAES
- mobilirio nos postos de trabalho;
- equipamentos nos postos de trabalho;
- condies ambientais de trabalho;
- organizao do trabalho.
Todos esses itens afetam a sade, a segurana, o bem-estar, a
satisfao e a motivao dos colaboradores. Por isso precisamos
identificar os perigos dos riscos que nos afetam. Parar para
pensar nisso no luxo: necessidade e o momento agora!
Quando falamos em satisfao e motivao precisamos estar
atentos ao clima organizacional, ou seja, as relaes interpessoais,
confiana no grupo, trabalho em equipe, investimento nas
pessoas, como treinamento, educao, sade e lazer.
No mais podemos negar que a EMOO HUMANA,
associada a mtodos e tcnicas dominados atravs da educao
e do treinamento, o diferencial para o sucesso das empresas.
Esta uma fase importante que, como as outras, se consolidar e
se incorporar nas pessoas para o efetivo resultado do curso, pois
o incio de toda transformao est dentro de cada indivduo.
TEXTO 13 PLANO DE EXECUO DA HIGIENE
Higiene a fase que procura melhorar a sade, equilibrar os
nveis fsico e emocional e manter um clima organizacional
propcio busca da excelncia.
PRTICA DA HIGIENE PESSOAL
Para melhorar a qualidade de vida com a prtica da higiene, torna-
se necessrio aplic-la na vida pessoal. Descarte o intil, como a
raiva, a intolerncia com as pessoas e objetos e a ganncia
por coisas materiais.
Organize sua agenda diria de atividades. Inclua nela um tempo
para ouvir as pessoas, um tempo s para voc, um tempo para
sua famlia, um tempo para seu convvio social com os amigos,
um tempo para organizar as idias, os planos pessoais, os
objetivos de vida etc.
Efetue a higiene para uma anlise de sua imagem pessoal, observando:
corte dos cabelos, barba e unhas e
roupas e calados limpos.
D-OLHO NA QUALIDADE
49
ANOTAES
Faa o mesmo com relao aos seus aspectos psicolgicos, tais como:
excesso de problemas e conflitos emocionais;
maus sentimentos, como vingana, inveja, rancor, raiva,
medo paralisante;
auto-estima elevada;
autoconhecimento;
empatia e
competncia emocional intrapessoal e interpessoal.
PRTICA DA HIGIENE NA ORGANIZAO
Manter as condies do ambiente propcias ao processo de
educao ou reeducao fator determinante na fase da Higiene.
Portanto, procure observar tudo que de alguma forma possa
comprometer ou dificultar o processo de educao das pessoas,
tais como:
situao de iluminao nas reas;
nvel de rudo/vibrao;
temperatura do ambiente;
existncia de fontes de sujeira;
situao de armazenamento de substncias perigosas
(materiais txicos, volteis e/ou explosivos);
situaes que possam causar algum tipo de poluio
(do ar, do solo ou da gua);
situaes que possam colocar em risco as pessoas e as
instalaes da empresa (por falta de visualizao de locais
perigosos, equipamentos/instrumentos/objetos sem a
manuteno adequada);
situao da manuteno preventiva de equipamentos e
instalaes.
Ref.: Adaptao dos textos do Programa SEBRAE da Qualidade
Total, Programa de Excelncia nos Servios de Sade.
SEBRAE/Pr-Sade e Fela Moscovici. Relaes interpessoais.
50
ANOTAES
3. EXERCCIO DE AUTO-HIGIENE
LEITURA COMENTADA
PREENCHA O QUESTIONRIO A SEGUIR PARA SE AUTO-AVALIAR,
PODENDO AMPLI-LO PARA AS PESSOAS DA SUA EMPRESA. UM
BOM ENSAIO. ASSUMA OS SEUS ATOS, CRESA COMO PROFISSIONAL
E, PRINCIPALMENTE, COMO SER HUMANO.
O objetivo deste exerccio levar cada um a refletir um pouco
sobre si mesmo e sua importncia nas mudanas no ambiente
ao seu redor.
Pare tudo o que estiver fazendo. Invista alguns minutos em voc.
Faa uma reflexo sobre suas possibilidades atuais de melhorar o
seu ambiente fsico e psicolgico.
Focalize sua ateno nos seguintes aspectos (que servem como
dicas para preenchimento do quadro da prxima pgina):
PSICOLGICOS
Ansiedade Tenho pacincia para aguardar o tempo
apropriado de realizao das atividades?
Raiva No sinto raiva de ningum nem de mim mesmo(a)?
Inveja Admiro o sucesso dos outros e sei que tambm sou
capaz de atingir o sucesso, pois s depende de mim?
Empatia Sempre procuro me colocar no lugar do outro,
o que me possibilita compreend-lo melhor?
Relacionamento interpessoal Tenho equilbrio para me
relacionar com os outros e capacidade para ouvi-los?
Postura Ereta, de uma pessoa segura (imagine que voc
tenha um farol no centro de seu peito que ilumine as outras
pessoas e no o cu ou o cho).
FSICOS
Cabelos Esto sempre penteados e bem tratados?
D-OLHO NA QUALIDADE
51
ANOTAES
Pele Limpa, saudvel e bem cuidada?
Unhas Limpas e cortadas?
Sorriso Semelhante atrai semelhante. Quem sorri atrai
pessoas felizes e sorridentes. Estou sorrindo ultimamente?
Condicionamento fsico Fao regularmente exerccios
fsicos, como caminhadas, natao, dana ou futebol?
COMO VOC EST SE PERCEBENDO NESTE MOMENTO?
Imagine-se diante de um espelho de corpo inteiro e observe
atentamente a sua imagem. Procure sentir tambm os aspectos
psicolgicos, como empatia, competncia emocional, raiva e inveja
nos relacionamentos, no esquecendo do seu nvel de estresse.
Marque no quadro, em uma escala de 1 a 4, seu nvel de
dificuldade (1) ou facilidade (4) com relao capacidade de lidar
com os aspectos descritos na pgina anterior que esto abaixo.
Exemplo:
Ansiedade Tenho pacincia para aguardar o tempo
apropriado de realizao das atividades? Voc tem facilidade
ou dificuldade em ter pacincia para aguardar o tempo apropriado
de realizao das atividades?
Raiva No sinto raiva de ningum nem de mim mesmo(a)?
Voc tem facilidade ou dificuldade para no sentir raiva de
ningum ou de voc mesmo?
Cabelos Esto sempre penteados e bem tratados?
Voc tem facilidade ou dificuldade de estar sempre com os
cabelos penteados e bem tratados?
Marque, portanto, a nota para cada item, lendo as dicas
na pgina anterior, e, no final, una os pontos.
52
ANOTAES
Voc pode fazer um plano de melhoria em relao a esses
aspectos e depois de um tempo reavali-los, verificando se mudou
ou est se esforando para isso, ou as equipes podem discutir
sobre isso e fazer de todos em comum.
4. MELHORANDO O AMBIENTE ORDEM MANTIDA
TEXTO 14 A ORDEM MANTIDA HUMILDADE, CONFIANA,
RESPEITO E CONSTANTE APERFEIOAMENTO
"CONQUISTAR A SI MESMO UMA VITRIA MAIOR QUE A CONQUISTA
DE MILHARES NUMA BATALHA."
BUDA (568-488 A.C.)
"Enquanto no houver mudana na mentalidade e no comportamento
das pessoas e enquanto no forem melhoradas as instalaes que
so fonte de sujeira, o retorno antiga situao apenas uma
questo de tempo. O lugar que melhora rpido tambm piora rpido."
Estabelecer na empresa a ordem mantida educar todos para o
cumprimento daquilo que j sabem ser o certo. Ou seja, cumprir
rigorosamente os padres ticos, morais, tcnicos, e com
evoluo contnua nos nveis pessoal e interpessoal.
preciso desenvolver valores tais como: controle, determinao,
ordem, organizao, pontualidade, fora e verdade.
1.0 Empatia
2.0 Relacionamento interpessoal
3.0 Raiva de mim ou dos outros
4.0 Inveja
5.0 Nvel de estresse, ansiedade
6.0 Cabelo
7.0 Pele
8.0 Unhas
9.0 Postura
10.0 Sorriso
11.0 Condicionamento fsico
Aspectos 1 2 3 4
D-OLHO NA QUALIDADE
53
ANOTAES
Para conquistar a ordem mantida preciso mudar o discurso
"Faa o que eu falo, mas no o que eu fao", exigindo de cada
pessoa uma autodisciplina constante, muita determinao para
manter as novas situaes criadas pelas etapas anteriores (descarte,
organizao, limpeza e higiene) e, principalmente, a pontualidade
nos compromissos assumidos e a execuo de combinados.
comum pensar que a ordem mantida seja o oposto da liberdade
ou uma contradio da criatividade. , no entanto, uma facilitadora
para libertar a energia criativa, dando oportunidade de chegar ao
objetivo, pois a falta de disciplina resulta em desperdcio de
recursos, insatisfao entre as pessoas e rudos na comunicao.
O respeito a si mesmo fundamental para o sucesso do trabalho
em equipe, o que exige o respeito aos outros. O cumprimento das
normas e padres acordados por todos durante todas as etapas
do D-OLHO um indicador positivo da ordem mantida individual
e, por conseguinte, dos grupos da empresa.
A ordem mantida tem como objetivo levar realizao plena das
coisas comuns, pois realizar plenamente as coisas comuns
impulsiona a realizao das coisas incomuns.
Tudo isso parece bvio, mas para que acontea preciso que se
d continuidade ao processo de mudana no indivduo e no grupo.
Vrias experincias em empresas demonstraram que a ordem
mantida est sempre ligada ao significado mais puro da
liberdade, que estabelecer limites ticos para as aes.
Quando todos estabelecem os seus prprios limites, o resultado
um ambiente onde a liberdade o valor que facilita as interaes
das pessoas com os objetos e consigo mesmas.
Fatores que influenciam o resultado das atividades dirias:
mtodo (a forma de fazer, os procedimentos, as boas prticas);
meio ambiente (instalaes, rudos, odores, ventilao,
claridade);
material (matria-prima, formulrios, relatrios);
mquina (equipamentos e aparelhos).
Com a aplicao das trs primeiras fases do D-OLHO no meio
ambiente, na mquina e no material, e da etapa de higiene na mo-
de-obra e no meio ambiente, o processo educacional ser facilitado.
E, para a sua consolidao, imprescindvel a aplicao de
54
ANOTAES
padres do D-OLHO na forma de realizar as principais atividades
(mtodo) e a verificao independente e construtiva do
cumprimento desses padres.
TEXTO 15 PLANO DE EXECUO DA ORDEM MANTIDA
Cumprir rigorosamente aquilo que foi estabelecido significa no
definir coisas que no possam ser cumpridas, sendo importante,
ainda, que promovam aperfeioamento, que facilitem o
cumprimento.
Crie uma equipe para ajudar na anlise em cada uma das fases
do D-OLHO. Qual a situao atual do que foi definido nas fases de
descarte, organizao, limpeza e higiene quanto:
s questes internas de cada um;
ao seu ambiente de trabalho;
ao ambiente geral da empresa;
incorporao da filosofia ao dia-a-dia.
Relacione os aspectos que ainda no foram totalmente cumpridos.
Faa uma reunio por rea de responsabilidade para uma anlise
desses aspectos, observando o roteiro a seguir.
Quais foram as provveis causas (dificuldades) do no
cumprimento do que foi proposto? Utilize o brainstorming.
Rena as causas provveis em grupos lgicos. Utilize o
"Diagrama de Causa e Efeito".
Busque gerar aes que eliminem as causas. Utilize o
brainstorming.
Discuta essas aes at que o grupo chegue a um consenso.
Uma vez que a soluo seja aceita por todos, torna-se um
compromisso individual que deve ser rigorosamente cumprido.
TEXTO 16 D-OLHO - PRINCPIO, MEIO E FIM?
O perfeito entendimento do significado e da importncia da
manuteno do D-OLHO a chave do sucesso para a
consolidao desse grandioso processo de transformao e
mudana que est se desenvolvendo na sua empresa.
Para aqueles que no incorporaram a filosofia do curso, o D-OLHO
apenas um evento de limpeza e organizao, que no produz
benefcios.
Certa vez, um empresrio chegou a dizer: "Eu preciso faturar!
Limpar e organizar so bobagens!". Outra citao importante em
D-OLHO NA QUALIDADE
55
ANOTAES
relao ao curso, vinda de outro empresrio: "Meu negcio
vender e no limpar!". Para finalizar os exemplos, temos mais uma
alegao que vale a pena registrar: "Ns crescemos meio
desorganizados e isso no interfere no nosso negcio!".
O curso D-OLHO considerado uma das bases da gesto da
qualidade, pois sua implementao na empresa torna o ambiente
de trabalho mais organizado, produtivo, seguro e humano, criando
um clima propcio colaborao entre as pessoas e preveno
de problemas. Com a implementao do curso de forma
consistente, as pessoas comeam a ver que as coisas esto
mudando e que h compromisso por parte do empresrio.
Porm, a manuteno do D-OLHO um dos principais desafios
para todas as empresas que tentam implant-lo. de
conhecimento de todos, e amplamente divulgado, que iniciar o
curso muito fcil, mas mant-lo funcionando ao longo do tempo,
como um hbito ou um modo de vida, totalmente diferente.
O sucesso est associado s seguintes atitudes:
comprometimento do empresrio, da direo, com exemplos
e atitudes dirias que encorajem as pessoas a rever e mudar
posturas e procedimentos;
manter a motivao e o comprometimento das pessoas
mas isso s no basta;
incorporar as atividades do D-OLHO rotina diria das
pessoas por meio da padronizao, como foi visto na fase
da Ordem mantida;
introduo de tcnica de verificao visual dos
procedimentos estabelecidos para o D-OLHO (manuteno).
Os objetivos da manuteno so verificar os resultados
alcanados com a implementao do D-OLHO e checar se foram
desenvolvidos hbitos/comportamentos e sistemas/processos que
assegurem a prtica e a melhoria no dia-a-dia, mudando a
maneira de pensar das pessoas na direo de um melhor
comportamento para toda a vida.
Assim, a implementao das recomendaes para a manuteno
imprescindvel ao sucesso do curso, e essa etapa representa o
comeo de uma longa e duradoura jornada. Ao sucesso!
56
ANOTAES
5. CONSTRUINDO O SUCESSO NA PRTICA
TEXTO 17 PERPETUANDO O D-OLHO
gua que no corre cria lodo. o que acontece na empresa
quando no so mantidas as condies para a mudana de
hbitos, para a eliminao dos desperdcios e para que a busca
da qualidade seja permanente. A tendncia natural a
acomodao. Com o tempo, da acomodao vem a regresso,
a perda de conquistas preciosas numa "ladeira abaixo". A T3E3,
a seguir, caracteriza a "empresa-serrote", que avana e recua
em qualidade e acaba no saindo do lugar.
J a imagem de uma escada pode caracterizar perfeitamente a
empresa D-OLHO na qualidade. Ganhos constantes de qualidade
representam estmulo permanente para a motivao das pessoas,
D-OLHO NA QUALIDADE
57
ANOTAES
58
ANOTAES
especialmente quando so reconhecidos e identificados como
benefcio para todos. o que acontece quando passamos a
utilizar o ciclo da contnua melhoria (PLANEJAR, DESENVOLVER,
CHECAR E AGIR).
Uma vez que j passamos pelas etapas de planejamento e de
desenvolvimento do D-OLHO na Qualidade, chegou o momento
de acionar as etapas de checagem e de ao corretiva,
preventiva ou de melhoria permanente. Cada vez que giramos
esse ciclo, conseguimos uma melhoria ou um aprimoramento das
atividades da empresa.
Para que isso possa acontecer com regularidade, D-OLHO na
Qualidade sugere, daqui para a frente, reunies mensais do
D-OLHO, num esquema muito simples, feito com base na atuao
de grupos de trabalho, e que voc ir conhecer em detalhes agora.
Crie uma equipe de trs a seis integrantes (de preferncia de
reas diferentes) para apoiar as pessoas-chave na perpetuao
do D-OLHO.
Essa equipe ter como funo:
providenciar os convites para as reunies;
preparar o local da reunio e providenciar os recursos
necessrios;
fazer o relato dos assuntos e decises da reunio,
registrando-os em atas;
arquivar os registros produzidos nas reunies;
providenciar a reproduo e digitao de documentos e
acompanhar os cronogramas estabelecidos no D-OLHO.
Providencie uma cpia da planta baixa da rea total da empresa,
incluindo ptios e estacionamentos. Divida as reas e delegue
as responsabilidades de cada uma seguindo a hierarquia
organizacional. Essa delegao deve ser por escrito e aceita
formalmente pelo delegado. Inclua na planta os respectivos
responsveis pelas reas.
Como em qualquer processo de delegao, cada rea recebida
pode ser transmitida a outra pessoa, porm a prestao de contas
continua com quem recebeu a delegao original.
Elabore uma lista de verificao padro, contemplando cada uma
das etapas do curso D-OLHO, e distribua-a a cada responsvel de
rea, para adequao e implementao.
D-OLHO NA QUALIDADE
59
ANOTAES
Elabore uma relao de toda a normalizao (ou padres, ou
procedimentos) j definida at a ordem mantida e monte um
manual, facilitando as consultas e propiciando uma referncia
(situao desejada) na empresa.
Quanto aos padres e procedimentos ainda no elaborados,
devem ser relacionados em um plano de ao 4Q1POC para
acompanhamento e implementao.
Ser definido nessa normalizao o "mnimo crtico", ou seja, o mnimo
a ser feito em cada situao, devendo ser melhorado continuamente.
A educao e a mudana de hbitos so facilitadas quando existe
algum sistema como apoio e uma freqncia adequada nas novas
aes. Partindo dessa premissa, deve-se estabelecer um sistema
de acompanhamento para verificar se a situao atual est de
acordo com a situao desejada (estabelecida no mnimo crtico).
Essas verificaes devem ser realizadas com uma periodicidade
adequada realidade de cada empresa. A periodicidade detalhada
a seguir tem se mostrado a mais adequada nos seis primeiros
meses aps a implementao do sistema, pois nesse perodo
sero efetuados todos os ajustes na lista de verificao, na
normalizao das atividades e no prprio sistema de ordem
mantida. Aps esse perodo, cada empresa deve adequar a
periodicidade s suas condies.
Diariamente
Efetuar a verificao dos itens constantes da lista apresentada
mais adiante (texto 6) nos quais essa freqncia seja mais
adequada. Exemplos: situao dos coletores de lixo, organizao
e limpeza na recepo, uniforme de cada um, agenda diria.
Normalmente, essa verificao efetuada por quem est
diretamente ligado atividade.
Semanalmente/quinzenalmente
Quando parte da rea de responsabilidade delegada a uma
ou mais pessoas, quem recebe a delegao efetua verificaes
dirias, e semanal ou quinzenalmente so efetuadas
verificaes em toda a rea. Exemplo: o responsvel por dois
setores de usinagem realiza verificao semanal, enquanto seus
delegados realizam verificao diria.
Incorpore as atividades do D-OLHO rotina do dia-a-dia da
empresa de tal forma que todos as pratiquem como parte do
trabalho e no como uma coisa isolada. Uma das iniciativas que
tm apresentado resultados eficazes so as reunies dirias por
setor, conduzidas por seu responsvel direto, quando existir.
Nessas reunies, com durao de no mximo 10 minutos, no
incio de cada turno de trabalho, devem ser tratados temas
relacionados com o D-OLHO, de forma a despertar os
participantes para um trabalho comprometido.
Os familiares dos colaboradores devem ser envolvidos no D-OLHO,
facilitando o processo de educao. No possvel que uma pessoa
tenha um comportamento no seu ambiente familiar e social e outro
no ambiente de trabalho. Promover palestras dirigidas aos familiares
com temas ligados ao assunto, proporcionar periodicamente visitas
educativas dos familiares s instalaes da empresa, visitar as
casas dos colaboradores so atividades que tm contribudo muito
para a transformao das pessoas e a mudana da cultura.
A comunicao visual concorre para a mudana de atitudes e
comportamentos, portanto faz parte de todo o processo do curso
D-OLHO. Cada responsvel deve assegurar-se de que sua rea
esteja suprida com cartazes e boletins suficientes e atualizados do
D-OLHO. Os cartazes devem ser afixados em locais estratgicos,
visando motivar as pessoas a observar os princpios do curso.
A partir de critrios justos e de consenso, importante promover
algum evento para reconhecer as reas que se destacam no
curso. Alm do reconhecimento das equipes, isso mobiliza todos
os participantes para uma verificao geral em suas reas,
incentivando-os para melhorias constantes.
NA EMPRESA
competncia para cri-lo, pois no existe ningum que conhea
60
ANOTAES
Propostas de aes. (Voc dever fazer o seu cronograma de aes)
GERAL
1. Elabore todos os cartazes referentes aos conceitos
e benefcios da higiene e da ordem mantida; trata-se
de uma maneira de envolver todas as pessoas.
2. Crie uma equipe de apoio para ajud-lo no planejamento
e na execuo dessas etapas. Ela ser responsvel
pelas definies de aes estratgicas.
FASE DA HIGIENE
1. Planeje, com a equipe de apoio, a execuo da higiene
nas diversas reas, definindo como essa prtica acontecer.
2. Planeje e execute reunies para anlise e reflexo do D-OLHO
at o momento, abordando o aspecto da mudana nas
relaes, do trabalho em equipe, de como a unio faz a fora!
3. Promova palestras sobre assuntos especficos relativos
ao bem-estar, satisfao, sade mental, motivao,
auto-ajuda dos colaboradores, dentre outros.
4. Crie programas, campanhas e servios para a fora
de trabalho reforando o bem-estar das pessoas, mantendo
sempre um clima organizacional saudvel na empresa;
isso exigncia do mercado atual e da excelncia.
5. Estimule o uso de roupas, uniformes e equipamentos
de proteo limpos, seguros, confortveis, adequados
ao clima e bonitos (todos devem ter prazer em us-los).
6. Aplique o exerccio de auto-higiene com os colaboradores
e prepare um plano de melhoria das relaes, abrangendo
questes pessoais e aquelas decididas por todos.
7. Promova, tambm, o embelezamento do ambiente
da empresa, plantas, quadros, mensagens.
8. Inicie a implantao do plano de melhoria nas relaes
humanas aos poucos. Incentive o grupo a aprofundar os
conhecimentos, fortalecendo-se para os desafios da proposta.
9. Defina indicadores para medir a satisfao, a motivao
e o bem-estar dos colaboradores.
D-OLHO NA QUALIDADE
61
ANOTAES
DICAS DA HIGIENE
VRIAS AES SURGEM DESSA INICIATIVA, COMO, POR EXEMPLO,
DIRETRIZES PARA RELAES MAIS HUMANAS, COM A CRIAO
DE GRUPOS QUE PODEM E QUEREM AJUDAR OS COLEGAS
QUE NECESSITAM.
ESSA FASE MUITO IMPORTANTE, POIS EST EM JOGO
O BEM-ESTAR DO SER HUMANO, POR ISSO O SEU PAPEL
DE FUNDAMENTAL VALOR.
IMAGINE-SE NO TOPO DE UMA RVORE BEM GRANDE: AGORA
ENXERGUE TUDO L DE CIMA A FLORESTA TODA. ESSA
FLORESTA A SUA EMPRESA, PROCURE ENXERG-LA SEMPRE
DE CIMA, VENDO TUDO, NO PERDENDO NADA.
PENSE O QUANTO VOC PODE FAZER PARA SI MESMO E PARA
AS PESSOAS QUE FAZEM A EMPRESA SER O QUE . AJUDE
SEMPRE E LEMBRE-SE: PESSOAS O.K., EMPRESA O.K.!.
VALORIZE AS PESSOAS QUE ESTIVEREM COM OS CABELOS
E UNHAS CUIDADOS, APARNCIA SAUDVEL E, PRINCIPALMENTE,
BEM-HUMORADAS. LEMBRE-SE DE QUE O EXEMPLO VEM DE CIMA,
OU SEJA, DOS EMPRESRIOS. O EXEMPLO FATOR CRTICO DE
SUCESSO.
CRIE, INOVE, INCENTIVE AS PESSOAS A SE RELACIONAREM
MELHOR, NUM CLIMA AGRADVEL E TRANSPARENTE.
EVITE SOLUES E CONSERTOS PROVISRIOS.
ELIMINE AS "GAMBIARRAS".
RESPEITE AS ORIENTAES DOS RGOS COMPETENTES
(CORPO DE BOMBEIROS, VIGILNCIA SANITRIA ETC.).
TENHA UM KIT DE PRIMEIROS SOCORROS.
INCENTIVE AES PARA A MELHORIA DA QUALIDADE
DA ALIMENTAO DAS PESSOAS, DEMONSTRANDO QUE
A ALIMENTAO INFLUENCIA DIRETAMENTE NO RENDIMENTO
62
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
63
ANOTAES
E NIMO PARA O TRABALHO. REALIZE REFLEXES SOBRE
A NECESSIDADE DE SE DEDICAR UM TEMPO PARA O SONO,
QUE TAMBM FUNDAMENTAL PARA A QUALIDADE DE VIDA.
VOC PODE DAR INCIO A ESSA PROPOSTA COM UMA EXPERINCIA
PILOTO, PARA COLHER OS RESULTADOS E ACERTAR TODAS AS
ARESTAS. A PARTIR DA, PROSSIGA DISSEMINANDO A PROPOSTA
POR TODA A EMPRESA, PARTINDO SEMPRE DOS DESAFIOS SIMPLES
PARA OS COMPLEXOS.
FASE DA ORDEM MANTIDA
1. Com o auxlio de uma cmera fotogrfica ou filmadora,
documente novamente a situao das dependncias da
empresa, para avaliar a evoluo at o momento. Esse
material filmado ou fotografado e a primeira documentao,
feita no lanamento do D-OLHO, pode ser apresentado
equipe, para que todos tenham condies de compar-los
e tirar suas prprias concluses.
2. Utilize esse recurso tambm no momento em que julgar
que foi atingido um nvel satisfatrio no D-OLHO, expondo
as imagens de antes e depois, para que todos reconheam
os avanos obtidos.
3. conveniente, em algumas situaes, a elaborao
de padres para facilitar o cumprimento dos diversos
aspectos, como no exemplo a seguir.
4. Organize, com a equipe de apoio, propostas de horrios,
regulamentos, compromissos, normas de segurana,
mtodos de trabalho, tudo, enfim, que possa contribuir
para melhorar as condies e o ambiente de trabalho,
sua produtividade, a qualidade dos produtos,
dos servios e da vida das pessoas.
64
ANOTAES
DICAS DE ORDEM MANTIDA
PROCURE OS PROCEDIMENTOS QUE FOREM COMUNS A TODAS
AS REAS, ISTO J UM BOM COMEO.
DEFINA NORMAS E REGRAS COM O ENVOLVIMENTO DAS PESSOAS,
ASSIM O COMPROMISSO MAIOR NO SEU CUMPRIMENTO.
ENCONTRO 4 AUDITORIA E PRTICA
DO D-OLHO
Implantar e utilizar as solues aprendidas para construir a
mudana de hbitos, posturas, rotinas e atitudes pessoais,
possibilitando a manuteno de bons relacionamentos e da
produtividade de que toda empresa precisa.
ROTEIRO
1. Voc ir conhecer as competncias que sero desenvolvidas
no ltimo encontro, bem como a importncia dessa fase
para o verdadeiro sucesso do mtodo. Aproveite ao mximo
a oportunidade de esclarecer todas as suas dvidas.
2. Em seguida, voc participar de uma exposio interativa
sobre o tema Auditoria e conhecer todas as suas etapas;
transparncias relativas aos textos 18 e 19 sero usadas
nessa atividade.
3. Juntamente com o grupo voc ir dramatizar assuntos
referentes auditoria como uma forma de sedimentar
os conceitos apreendidos, formatando um procedimento
de auditoria.
4. Voc perceber que a melhoria do ambiente leva a uma melhor
execuo das atividades rotineiras. Para isso, vai vivenciar
algumas dificuldades do trabalho em um ambiente
desorganizado, por meio do "jogo dos badulaques",
e ter a oportunidade de realizar as cinco etapas do D-OLHO.
5. Em seguida, voc ir simular uma auditoria interna,
aproveitando para colocar todo o seu conhecimento prova.
6. Finalmente, voc poder realizar as tarefas da empresa
relacionadas ao sistema de manuteno e melhoria do
ambiente preenchendo a ferramenta da qualidade 4Q1POC.
O que se compreende por Ordem mantida?
Disciplina?
65
D-OLHO NA QUALIDADE
ANOTAES
Educao?
Continuidade, aperfeioamento e consolidao do descarte,
organizao, limpeza e higiene?
Motivao para aprender novas tarefas e evoluir
em conhecimentos?
Padronizao das atividades rotineiras para que
sejam executadas sempre da mesma maneira?
Respeito aos horrios?
Conhecimento e obedincia aos regulamentos, normas,
leis ambientais?
Manuteno dos padres de qualidade?
Reduo da burocracia?
Cumprimento dos prazos de entrega e dos compromissos
assumidos com clientes, colegas e superiores?
Observncia das normas de segurana, especificaes
dos servios/produtos e do cdigo do consumidor?
tudo isso e muito mais. a consolidao de uma grande
mudana no ambiente da empresa. Vamos conhec-la de perto!
2. PERPETUANDO O SUCESSO AUDITORIAS
TEXTO 18 AUDITORIAS INTERNAS DO D-OLHO
Para os orientais, o aprendizado consiste primeiramente em
"estudar", acumular conhecimento, e depois em "praticar
constantemente". Juntos, estudar e praticar constantemente
resultam no auto-aprimoramento.
Ocupados primeiro em aprender a praticar as etapas bsicas na
empresa e na vida pessoal, precisamos examinar, posteriormente,
se nossas aes esto modificando de forma produtiva o nosso
modo de pensar e agir.
Esse procedimento de verificao e anlise a auditoria interna.
Na atividade empresarial, a auditoria j conhecida como exame,
constatao e orientao para o futuro. No D-OLHO, ressalta-se
ainda mais o objetivo de ajudar com uma avaliao independente
e construir com sugestes e postura incentivadora dos auditores.
66
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
67
ANOTAES
A adoo e a implementao da auditoria passam pela habilitao
de alguns dos colaboradores (grupo de apoio) da empresa,
representantes de diferentes setores que, aps receber a
qualificao, executaro o processo de auditoria dos cinco
princpios do D-OLHO.
No contexto da gesto da qualidade, necessria a elaborao de
um programa, roteiro, lista de verificao, a ser executado por
pessoal preparado para regulamentar e determinar se as
atividades e os resultados programados pelo sistema esto de
acordo com o estabelecido e se atingiram os seus objetivos.
TCNICAS DE AUDITORIA
O instrumento bsico de trabalho dos auditores a lista de
verificao. Ela contm uma srie de afirmaes sobre as tarefas
de implantao do D-OLHO.
Com base na lista de verificao, os auditores entrevistaro os
responsveis pelo D-OLHO e funcionrios, observaro as
atividades, examinaro registros e analisaro documentos, tendo
em vista:
quais os requisitos a ser atendidos;
onde sero buscadas as evidncias desse atendimento.
Uma auditoria deve ser objetiva. S possvel haver uma
avaliao objetiva da eficcia por meio de indicadores
mensurveis. Na falta desses indicadores, as informaes
coletadas devem ser confirmadas por mais de uma fonte.
Uma auditoria completa em todas as reas da empresa costuma
durar de um a trs dias, incluindo preparao, trabalho de campo
e apresentao dos resultados em uma reunio de encerramento.
Os auditores, diante da impossibilidade de verificar tudo, lanam
mo de amostragens planejadas.
O auditor-lder apresentar ao grupo de apoio todas as
observaes e no-conformidades reunidas no relatrio, com
registros respaldados por evidncias objetivas, pois o auditor no
emite opinies pessoais. Seu relatrio constitui ferramenta para
implementao de aes corretivas, preventivas e de melhorias
porventura necessrias.
REUNIO DE AUDITORIA
Na data estabelecida para a auditoria, a equipe deve se reunir no
incio do expediente e planejar os trabalhos, em um tempo
mximo de 30 minutos. Essa atividade deve incluir uma reviso
dos contedos das listas de verificao, para nivelar os conceitos
e acelerar o processo de avaliao, e as seguintes verificaes:
todos os auditores escalados esto presentes ou ser
necessrio buscar um suplente?
j est disponvel a lista de verificao em nmero
correspondente ao de reas a ser avaliadas?
os quadros de pontuao e de acompanhamento
e o relatrio de auditoria foram providenciados para
todos os setores a ser avaliados?
todos os relatrios esto identificados com o nome
do setor e a data da auditoria?
foram providenciadas cpias do formulrio 4Q1POC
para entrega ao responsvel pelo setor em conjunto
com o relatrio final da auditoria?
DICAS
VOCABULRIO BSICO DE AUDITORIA:
NO-CONFORMIDADE
SIGNIFICA O DESCUMPRIMENTO DE UM REQUISITO ESTABELECIDO
POR EXEMPLO, UMA AO PREVISTA E NO REALIZADA, POR
QUALQUER MOTIVO. IMPORTANTE RESSALTAR QUE OS AUDITORES
DESCONSIDERAM OS MOTIVOS PELOS QUAIS UMA AO DEIXOU DE
SER REALIZADA. NO-CONFORMIDADE TO-SOMENTE A NO-
REALIZAO DE ALGO PLANEJADO, CONCEITO UTILIZADO NA
AVALIAO DO GRAU DE IMPLEMENTAO.
OBSERVAO
REPORTA UMA SITUAO INDESEJVEL, MESMO QUE O REQUISITO
NO TENHA SIDO CLARAMENTE DESCUMPRIDO. OBSERVAES
PODEM SER UTILIZADAS NA AVALIAO DA EFICCIA DO D-OLHO
68
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
69
ANOTAES
QUANDO OS RESULTADOS DESEJADOS SO QUALITATIVOS, POR
EXEMPLO, MOTIVAO, ENVOLVIMENTO DE TODOS, MELHORIA DA
SATISFAO ETC. BOM LEMBRAR QUE UMA META QUANTIFICADA E
NO ALCANADA SER CONSIDERADA UMA NO-CONFORMIDADE.
EVIDNCIAS OBJETIVAS
INFORMAES, DADOS OU CONSTATAO DE FATOS RELATIVOS
QUALIDADE DE UM PRODUTO OU ELEMENTO DO SISTEMA DA
QUALIDADE, BASEADOS EM OBSERVAES, MEDIES OU TESTES.
TEXTO 19 LISTA DE VERIFICAO
O objetivo do modelo apresentado a seguir fornecer referncias
para contribuir com a elaborao da lista de verificao mais
adequada a cada empresa. A lista deve ser aprimorada
gradativamente, com o andamento do D-OLHO. Esse
aprimoramento deve ser realizado principalmente por quem a
aplica, ou com a sua participao.
O modelo contempla itens comuns s empresas, portanto
possvel que em alguma, de acordo com suas atividades, haja
falta de itens ou itens no aplicveis. Nesses casos, ser preciso
adapt-lo, podendo inclusive haver mais de um modelo para reas
muito diferentes.
Para o adequado preenchimento da lista de verificao
importante que os critrios estejam previamente definidos, como,
por exemplo:
70
ANOTAES
71
D-OLHO NA QUALIDADE
ANOTAES
Data
Avaliao
Setor
Etapas
Descarte
Existem objetos desnecessrios no local?
Existe algum objeto de uso pessoal fora dos armrios?
Existe um mini-almoxarifado que pode ser eliminado?
Existe algum material a ser consertado?
Existem papis, formulrios, informaes
desnecessrios?
Existe quantidade excessiva de material de escritrio?
Existem normas, regulamentos, procedimentos
obsoletos?
Todos os materiais ou equipamentos que esto nos
setores encontram-se em bom estado de
funcionamento?
As pessoas esto fazendo o descarte diariamente?
Organi-
zao
Os materiais, ferramentas, documentos, pastas,
equipamentos, mercadorias etc. esto organizados e
alinhados adequadamente?
Existem placas indicativas por toda a empresa?
Os corredores, reas livres, almoxarifados, recepo,
salas, escritrios esto identificados e organizados?
As pessoas e equipes participam com sugestes de
melhorias para a organizao da empresa?
Existe local determinado para cada tipo de objeto?
Os arquivos esto identificados e indexados?
As pessoas esto mais organizadas no dia-a-dia de
suas rotinas?
LISTA DE VERIFICAO PARA IMPLANTAO
Nenhum item atendendo ao padro
estabelecido
Poucos itens atendendo ao padro
estabelecido
Muitos itens atendendo ao padro
estabelecido
Todos os itens atendendo ao padro
estabelecido
1
2
3
4
Ruim
Regular
Bom
Excelente
Smbolo Conceito Descrio Nota
72
ANOTAES
Abaixo, buscamos um modelo mais detalhado de lista de verificao
para manuteno do programa no momento da Auditoria. Basta usar
a criatividade aliada necessidade e ao desejo. Ento, s iniciar!
Limpeza
Os objetos e equipamentos esto limpos e conservados?
Existe material de limpeza perto dos locais de trabalho?
Existem planos de manuteno preventiva para
equipamentos?
Existem aes especficas direcionadas
minimizao do uso dos recursos renovveis
(gua, energia etc.), conservao de recursos
no-renovveis e preservao dos ecossistemas?
Existe gerenciamento de riscos para os materiais
perigosos?
Os escritrios e reas esto limpos e conservados?
As pessoas esto realizando a limpeza dos seus
postos de trabalho?
Os procedimentos de limpeza dos locais de uso
comum esto sendo seguidos?
HIgiene
Ordem
mantida
As pessoas esto mais gentis umas com as outras?
As pessoas esto participando dos eventos e encontros
para o bem-estar da empresa?
As pessoas esto usando o uniforme ou roupas em boas
condies?
Existem aes relacionadas com ergonomia?
A iluminao e a ventilao dos postos de trabalho so
suficientes?
A relao de trabalho entre os colegas est boa?
Os procedimentos de segurana da empresa so
conhecidos e praticados por todos?
Existe poluio do ar, do solo e da gua?
As mquinas, os equipamentos, as instalaes e os
mobilirios esto em boas condies de uso?
Os reparos que foram levantados na fase da Limpeza
esto sendo tratados?
As pessoas esto respeitando e cumprindo as normas
e procedimentos estabelecidos pela empresa?
As tarefas do D-OLHO esto sendo executadas conforme
determinado?
Os produtos/servios respeitam as normas
e as exigncias legais?
O que combinado em reunio vem sendo cumprido?
As normas de segurana so respeitadas?
As aes corretivas so estabelecidas e implementadas
aps o resultado das auditorias?
As pessoas conhecem o sistema de reconhecimento
definido?
As pessoas se sentem incentivadas pelo sistema
de reconhecimento definido?
As pessoas esto dando sugestes para a melhoria
do D-OLHO?
Esto de acordo com
o Procedimento
Correio Eletrnico
Caixa de Entrada: Est
somente com os ltimos 30 dias?
Itens Enviados: Est somente
com os ltimos 30 dias?
Esto de acordo com as
5 etapas D-OLHO?
LISTA DE VERIFICAO PARA MANUTENO DO D-OLHO
ITEM AUDITADO 4 OPORTUNIDADE DE MELHORIA 3 2 1 NA
Arquivos lgicos: 1
1
2
3
4
5
73
D-OLHO NA QUALIDADE
ANOTAES
Bandejas receptoras de
documentos:
Esto com a documentao
devida (documentos de
entrada ainda no resolvidos)?
Esto identificadas com
etiqueta-padro?
5 etapas do D-OLHO?
Cadeiras:
Estado de conservao?
5 etapas do D-OLHO?
Cestos de lixo:
Esto com volume adequado?
Esto identificados com
etiqueta-padro?
5 etapas do D-OLHO?
Computadores e perifricos:
Estado de conservao?
5 etapas do D-OLHO?
Documentos / Materiais
guardados nas gavetas:
Podem ser encontrados em
menos de 1 minuto?
Possuem gerenciamento?
5 etapas do D-OLHO?
Equipamentos com
acionamento eltrico:
Calculadora
Circulador da ar / Ventilador
Aquecedor
Ar-condicionado
5 etapas do D-OLHO?
Equipamentos de combate
aos princpios de incndio:
H? Quantos? Onde? Como
us-los?
Mesas:
Esto sem riscos, cortes e
partes descascadas?
5 etapas do D-OLHO?
Telefones:
5 etapas do D-OLHO?
Salas:
Cortinas - esto limpas e em
boas condies?
Flores - possui, esto
cuidadas, tm plano de
manuteno?
Indicao - possui indicao?
Interruptores - h informao
sobre a que lmpada est
relacionado?
Janelas e vidros - esto
limpos e em boas condies?
Lmpadas - acesas tm
finalidade? Todas funcionam?
2
1
2
3
3
1
2
4
1
2
3
5
1
2
6
1
2
3
7
1
2
3
4
5
8
1
9
1
2
10
1
11
1
2
3
4
5
6
A POSTURA DO AUDITOR
muito importante que a auditoria seja conduzida de forma
imparcial e justa. Todos trabalham duro para se preparar para ela,
e os auditores nunca devem assumir uma atitude descuidada ou
exagerada. O auditor que aprova todo mundo porque deseja
agradar e aquele que reprova todos por questes pessoais no
esto preparados para desempenhar bem essa atividade. As
auditorias precisam ser feitas de modo cuidadoso e de acordo
com os padres, analisando tudo o que foi estabelecido. Com
simpatia e educao, o auditor deve comentar com franqueza os
sucessos e os erros, pois a conscincia dos problemas o
primeiro passo em direo ao aprimoramento.
O trabalho do auditor no fcil. Algumas pessoas dizem que mais
difcil auditar do que ser auditado. Mas somente por meio de uma
auditoria justa as pessoas auditadas tero satisfao e motivao para
aes corretivas ou de melhoria, e, quando forem recomendadas no
melhor conceito, tero o verdadeiro sentimento de dever cumprido.
DICAS
Voc pode criar o "procedimento de auditoria do D-OLHO",
que reunir as principais informaes sobre as auditorias.
Esse procedimento pode ser distribudo para os auditores
internos e para os responsveis pelas reas a ser auditadas.
74
ANOTAES
Murais - os avisos esto em
ngulo reto? Restam avisos
com prazos vencidos?
Paredes - h furos, fitas
adesivas ou pregos
desnecessrios?
Pintura - est conservada,
no h manchas, sujeiras ou
partes descascadas?
Piso - encontra-se limpo e
conservado? Existe odor ou p?
Quadros possui, e esto
limpos e ordenados?
Relgio - indica a hora certa?
Sala - est limpa e de aspecto
agradvel?
5 etapas do D-OLHO?
Uniforme
Usa diariamente?
Usa sempre completo?
Estado de conservao do
sapato (limpeza e brilho)?
Estado de conservao do
uniforme?
7
8
9
10
11
12
13
14
12
1
2
3
4
D-OLHO NA QUALIDADE
75
ANOTAES
Algumas sugestes de contedo:
O QUE SO AUDITORIAS;
O PAPEL DOS AUDITORES;
COMO RECEBER UMA AUDITORIA;
REUNIO DE AUDITORIA;
A LISTA DE VERIFICAO;
CRITRIOS DE PONTUAO NA AUDITORIA;
QUADRO DE ACOMPANHAMENTO DA REA;
RELATRIO DE AUDITORIA;
COMO CONQUISTAR RESULTADOS SEMPRE MELHORES.
FAZER COM QUE ESSAS INFORMAES SEJAM DO CONHECIMENTO
DE TODOS AUMENTA AS CHANCES DE SUCESSO DO SEU D-OLHO.
MOS OBRA! USE A CRIATIVIDADE E BUSQUE AJUDA SEMPRE!
REALIZAO DA AUDITORIA
Em algumas empresas as auditorias no so avisadas, mas como voc
est iniciando esse novo hbito e como um processo educacional,
sugerimos algumas opes para sua escolha: inicie definindo as datas
e divulgando-as com antecedncia para as reas a serem auditadas
(Obs: daqui a pouco, voc no pode divulgar, assim eles j esto
preparados e j perceberam qua as auditorias so tranquilas).
Execute a auditoria somente na presena do responsvel pela
rea ou pessoa designada por ele. Faa a abertura
cumprimentando a todos, apresentando-se e falando do roteiro
bsico de sua auditoria na rea.
Verifique e avalie toda a rea com base nas listas de verificao.
Cheque tudo: armrios, gavetas, estantes, arquivos, quadro, tetos,
paredes, piso etc. Registre no verso das listas de verificao todos
os problemas identificados no setor, em cada uma das etapas do D-OLHO.
Ao final da auditoria do setor, d a pontuao para cada uma
das etapas do D-OLHO com base na relao de problemas
apresentados. Os auditores registram na lista de verificao
a posio de consenso. Se ocorrerem dvidas com relao
a algum ponto observado na rea, durante a auditoria, pea
esclarecimentos ao responsvel para melhorar a sua capacidade
de avaliao. Tenha sempre em mente: esclarecer diferente
de justificar!
Ao trmino da auditoria programada para o dia, a equipe de
auditores deve fazer o fechamento e a emisso do relatrio final
para a rea. Como encerramento, deve reunir-se com os
responsveis pela rea e apresentar as concluses da auditoria,
incluindo as no-conformidades encontradas. Todas as
observaes devem ser escritas de forma detalhada, para que o
responsvel pelo setor tenha condies de tomar as aes
pertinentes dentro do que foi levantado na auditoria.
Entregue ao responsvel pela rea cpia do relatrio de auditoria.
Alerte-o para a necessidade de definir, em conjunto com sua
equipe, as aes corretivas para os problemas identificados.
Pea-lhe tambm para fazer o planejamento das aes usando
a ferramenta 4Q1POC. As aes e o seu planejamento sero
verificados na prxima auditoria.
importante criar um placar, quadro de acompanhamento
contendo o nome dos setores ou reas, data da auditoria e
resultado para divulgao da auditoria em toda a empresa.
Este quadro de acompanhamento nos auxilia a obter resultados
positivos, pois todos querem brilhar.
Definir um sistema de reconhecimento ou premiao mostra para
todos a seriedade do D-OLHO e propicia maior envolvimento das
pessoas. Dependendo da maturidade da implantao, usual em
determinadas empresas premiar o setor de pior desempenho na
auditoria com um trofu abacaxi ou com algo que incite os
colaboradores a melhorarem o desempenho na prxima auditoria.
Assim, os setores no apenas lutaro para conquistar o primeiro
lugar, mas buscaro tambm a fuga do ltimo lugar! Mas muito
cuidado com essa iniciativa, todos devem estar bem conscientes
dos impactos que ela pode trazer ao D-OLHO. Est em suas
mos essa deciso!
Exemplo: os setores que obtiveram durante trs meses
consecutivos excelentes resultados (reconhecimento ou
76
ANOTAES
D-OLHO NA QUALIDADE
77
ANOTAES
premiao), setor que estava ruim e apresentou uma melhora
significativa (reconhecimento ou premiao). Devemos estudar
este sistema e definir as regras antes da auditoria e divulg-las
para conhecimento de todos. comum que algumas pessoas
questionem os mtodos de auditoria e a postura dos auditores, o
que pode fazer com que o D-OLHO perca sua fora. Por isso,
fundamental comunicar aos colaboradores de que maneira as
auditorias sero conduzidas, o mtodo de treinamento dos
auditores e eventuais canais de comunicao em caso de dvidas
ou sugestes sobre a auditoria. Assim, voc assegura que os
colaboradores levaro ainda mais a srio o processo de auditoria.
Uma estratgia elaborar o manual do auditor contendo todos os
itens importantes para uma brilhante auditoria.
Agora com vocs!!
Adaptao dos textos do Programa SEBRAE da Qualidade Total,
Programa de Excelncia nos Servios de Sade. SEBRAE/Pr-Sade.
NA EMPRESA
PROPOSTAS DE AES
(VOC DEVER FAZER O SEU CRONOGRAMA DE AES)
1. Crie a equipe de apoio, que sero os auditores internos,
para ajud-lo no planejamento e na execuo das auditorias.
Ela ser responsvel pelas definies de aes estratgicas.
2. Planeje e execute as auditorias.
3. Divulgue os resultados da auditoria em um "placar" afixado
em ponto central e visvel da empresa, de forma que
todos possam acompanhar a evoluo dos resultados.
4. QUEM O RESPONSVEL PELO D-OLHO
NA QUALIDADE?
Esta uma histria sobre quatro pessoas que se chamavam:
todo mundo, algum, qualquer um e ningum.
A qualidade era um servio importante a ser feito e todo mundo
estava certo de que algum o faria.
Qualquer um poderia ter feito, mas ningum o fez.
Algum ficou zangado com isso, porque era servio de
todo mundo.
Todo mundo pensou que qualquer um poderia faz-lo,
mas ningum imaginou que todo mundo no o faria.
No fim, todo mundo culpou algum quando ningum fez o que
qualquer um poderia ter feito.
78
ANOTAES
4. Realize reunies peridicas com a equipe de apoio,
tendo como objetivo avaliar os resultados da auditoria
e a consolidao do D-OLHO.
DICAS
PROCURE A MELHOR UTILIZAO PARA ESSE TEXTO NA SUA EMPRESA.
5. DINMICA DE ENCERRAMENTO
Cada participante dever manifestar-se, individualmente, sem
debate:
a) As expectativas levantadas no incio do curso foram atendidas?
b) Sua avaliao geral do curso?
c) O que foi proposto durante o curso foi implementado na sua
empresa?
ANEXO FERRAMENTAS
1. PLANO DE AO 4Q1POC
O QUE 4Q1POC?
uma ferramenta utilizada para planejar a implementao de uma
soluo. O planejamento da soluo deve ser elaborado em
resposta s seguintes questes:
QUANDO UTILIZAR?
- Para garantir que a ao seja implementada conforme
o planejado.
- Para possibilitar o acompanhamento da execuo de uma ao.
D-OLHO NA QUALIDADE
79
ANOTAES
O que
Quem
Quando
Onde
Como
Por que
Quanto
Qual a ao planejada?
Que medidas sero tomadas?
Onde a ao ser desenvolvida?
Qual a abrangncia da ao?
Quanto ser gasto?
Qual o custo do investimento?
Qual o tempo gasto para executar a ao?
Por que esta ao ser necessria?
Por que foi definida esta ao?
Qual o resultado esperado?
Quem o responsvel pela conduo desta ao?
(No deixe que mais de uma pessoa seja responsvel pela mesma ao.)
Como implementar a ao? (Mtodo)
Quais os passos a serem dados?
Quando esta ao ser implementada? (Defina uma data para o incio da
ao. Determine o perodo de tempo necessrio para implement-la.)
COMO USAR?
- Defina a ao a ser implementada.
- Elabore um quadro com as sete questes do 4Q1POC,
deixando espao suficiente para o devido preenchimento.
- Preencha cada coluna do quadro Plano de ao,
respondendo as sete perguntas.
- Defina quem ser o responsvel geral pela implementao
do plano de ao.
EXEMPLO DE PLANO DE AO
2. BRAINSTORMING
O QUE
a mais conhecida das tcnicas de gerao de idias.
Foi originalmente desenvolvida por Osborn, em 1938.
De origem inglesa, a palavra significa tempestade cerebral.
Em Minas Gerais se diz "tor de parpites".
O brainstorming uma tcnica de levantamento e gerao
de idias que envolve a contribuio espontnea de todos
os participantes.
80
ANOTAES
O que?
Ao: capacitar a equipe em humanizao
Por que? Quem? Como? Quanto? Onde? Quando?
Fazer
levantamento
das
necessidades
de treinamento
e de
humanizao
4 h Entrevistando
a equipe
Sala de
Reunies
15/5 Rosa Para prover
capacitao
adequada
a cada
funcionrio
Fazer a
programao
de treinamento
de
humanizao
Realizar o
treinamento de
humanizao
8 h Utilizando
os temas
levantados
anteriormente
Sala de
Treinamento
1/6 Ivan Capacitar a
equipe em
humanizao
1 h Verificando
datas
disponveis
na sala.
Verificando
a agenda
da equipe
Depto. de
Recursos
Humanos
22/5 Joo Adequar as
datas para
treinar toda
a equipe
D-OLHO NA QUALIDADE
81
ANOTAES
Solues criativas e inovadoras de problemas, rompendo com
paradigmas estabelecidos, so alcanadas com a utilizao
do brainstorming.
O clima de envolvimento e motivao gerado pelo brainstorming
assegura melhor qualidade das decises tomadas pelo grupo,
maior comprometimento com a ao e um sentimento de
responsabilidade compartilhado por todos.
QUEM UTILIZA
Todas as pessoas da empresa podem utilizar esta ferramenta,
porm o sucesso da aplicao do brainstorming seguir as regras.
Chamamos ateno para a conduo do processo, que deve ser
realizado por uma nica pessoa.
QUANDO
O brainstorming usado para gerar um grande nmero de idias em
curto perodo de tempo.
aplicado em qualquer etapa do processo de soluo
de problemas, sendo fundamental na identificao e na seleo
das questes a ser tratadas e na gerao de possveis solues.
muito til quando se deseja a participao de todo o grupo.
POR QUE
1. Focalizar a ateno do usurio no aspecto mais importante
do problema.
2. Exercitar o raciocnio para englobar vrios ngulos de uma
situao ou da melhoria dela.
3. Evitar crticas, avaliaes ou julgamentos das idias
apresentadas.
4. Apresentar as idias tais como elas surgem na cabea,
sem rodeios, elaboraes ou maiores consideraes.
No deve haver medo de dizer bobagem. As idias
consideradas loucas podem oferecer conexes para
outras mais criativas.
5. Estimular todas as idias, por mais malucas que
elas possam parecer.
6. Pegar carona nas idias dos outros, criando a partir delas.
7. Escrever as palavras do participante. No interpretar.
COMO USAR
AS ETAPAS BSICAS DE UMA SESSO DE BRAINSTORMING SO AS
SEGUINTES:
82
ANOTAES
Crie um clima descontrado
e agradvel.
Esteja certo de que todos
entenderam a questo
a ser tratada.
Redefina o problema,
se necessrio.
1. Introduo Inicie a sesso
esclarecendo seus
objetivos, a questo ou
o problema a ser
discutido.
Mtodo Dicas para a conduo Etapa
No se esquea de que todas
as idias so importantes;
evite avaliaes.
Incentive o grupo a dar
o maior nmero de idias.
Mantenha um ritmo rpido
na coleta e no registro das idias.
Registre as idias da forma
como forem ditas.
O objetivo desta etapa
esclarecer e no julgar.
Idias semelhantes devem
ser agrupadas; idias sem
importncia ou inviveis
devem ser descartadas.
Cuide para que no
haja monopolizao ou
imposio de algum participante.
A votao deve ser usada apenas
quando o consenso no for
possvel.
2. Gerao
de idias
3. Reviso da lista
4. Anlise e seleo
5. Ordenao
das idias
D um tempo para que
os participantes pensem
no problema.
Solicite, em seqncia,
uma idia a cada
participante, registrando-a
no flip chart.
Caso um participante
no tenha nada a
apresentar, dever dizer
simplesmente passo.
Na prxima rodada,
essa pessoa poder dar
uma idia. So feitas
rodadas consecutivas
at que ningum tenha
mais nada a acrescentar.
Pergunte se algum tem
alguma dvida e, se for
o caso, pea pessoa
que gerou a idia para
esclarec-la.
Leve o grupo a discutir
as idias e a escolher
aquelas que valem a
pena considerar.
Utilize o consenso nesta
seleo preliminar do
problema ou da soluo.
Solicite que sejam
analisadas as idias
que permanecerem
na lista.
Promova a priorizao
das idias, solicitando
a cada participante
que escolha as trs
mais importantes.
3. DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO
(ESPINHA DE PEIXE / DIAGRAMA DE ISHIKAWA)
O QUE
O Diagrama de Causa e Efeito (ou Espinha de Peixe) uma
ferramenta para captar, exibir e classificar, por afinidade, as vrias
percepes sobre as causas que podem estar contribuindo para a
ocorrncia de um efeito (problema).
Construda com a aparncia de uma espinha de peixe, essa
ferramenta foi aplicada pela primeira vez em 1953, no Japo, pelo
professor Kaoru Ishikawa, da Universidade de Tquio, para
sintetizar as opinies de engenheiros de uma fbrica quando estes
discutiam problemas de qualidade.
No raro as pessoas questionam a necessidade de discusso das
provveis causas. Afinal de contas, pensam elas, todo mundo
sabe o que causa o problema. Entretanto, quando a equipe
formada para montar o diagrama, acaba descobrindo que.todo
mundo sabe as provveis causas do efeito (problema), mas a
percepo individual e o agrupamento destas percepes individuais
auxiliam a equipe a ampliar a viso do processo e melhor-lo.
POR QUE USAR
Visualizar em conjunto as causas principais
e secundrias de um problema.
Ampliar a viso das possveis causas de um problema,
enriquecendo a sua anlise e a identificao de solues.
Analisar os processos em busca de melhorias.
Ajudar o trabalho em equipe: a idia de um membro
pode sugerir outra idia de outro membro.
Aprofundar o entendimento do processo como um todo,
dando uma viso sistmica da situao.
Mostrar equipe as necessidades de buscar dados e informaes.
O principal benefcio do Diagrama de Causa e Efeito
fazer com que a equipe pare, reflita e comece a
considerar a complexidade do efeito (problema),
passando a examinar todos os fatores que podem caus-lo;
por ser uma forma estruturada, d segurana equipe.
D-OLHO NA QUALIDADE
83
ANOTAES
QUEM
Um dos participantes da equipe deve coordenar a elaborao
do Diagrama de Causa e Efeito, evitando interferir nas idias
geradas, mas precisa ser capacitado a classificar as causas
provveis nos grupos de afinidades.
COMO CONSTRUIR
1. Determine claramente o efeito (problema) a ser analisado.
2. Desenhe uma seta horizontal apontando para a direita e
escreva efeito (problema) no interior de um retngulo
localizado na ponta da seta.
3. A pesquisa das causas para construo do Diagrama de
Causa e Efeito pode ser feita utilizando um dos seguintes mtodos:
a) um brainstorming sobre as possveis causas,
sem preparao prvia;
b) comunicando aos membros do grupo o problema
e solicitando que pensem nas idias antes da reunio.
Faa um brainstorming para identificar o maior nmero possvel de
causas que possam estar contribuindo para gerar o problema.
Pergunte: "Por que isto est acontecendo?". Agrupe as causas em
categorias.
Uma forma muito usada de agrupamento o 6M: mquina,
mo-de-obra, mtodo, materiais, medida e meio ambiente.
Para melhor compreenso do problema, busque as subcausas
das causas j identificadas, ou faa outros diagramas de causa e
efeito para cada uma das causas encontradas. Neste caso, seriam
encontradas as causas das causas.
84
ANOTAES
Efeito (Problema)
D-OLHO NA QUALIDADE
4. Interpretao
No sentido de pesquisar as causas bsicas do problema:
a) observe as causas que aparecem repetidamente;
b) obtenha o consenso do grupo;
c) colete os dados para determinar a freqncia relativa
das diferentes causas.
ALGUMAS DICAS
Procure no sair da rea de responsabilidade do grupo,
a fim de minimizar frustraes.
Se as idias surgem muito lentamente, use as categorias
principais das causas como catalisadores. Exemplo:
- O que em material causador...
- O que em mo-de-obra causador...
- O que em mtodo causador...
- O que em medida causador...
- O que em meio ambiente causador...
- O que em mquina causador...
Utilize o mnimo possvel de palavras.
Certifique-se da concordncia geral quanto definio
do problema.
No necessrio usar todos os 6Ms, podem ser utilizados
4, por exemplo, ou outros grupos de causas.
85
ANOTAES
Meio
ambiente
Mquina
Problema
Mtodo
Medida Material Mo-de-obra
Diagrama de Causa e Efeito
86
ANOTAES
ANEXO 3 - FERRAMENTA 4Q1POC
O QUE
4Q1POC uma ferramenta utilizada para planejar a implementao
de uma soluo. O planejamento da soluo deve ser elaborado em
resposta s seguintes questes:
QUANDO UTILIZAR
Para garantir que a ao seja implementada conforme o planejado.
Possibilitar o acompanhamento da execuo de uma ao.
COMO USAR
Defina qual ao a ser implementada.
Elabore um quadro com as sete questes do 4Q1POC, deixando
espao suficiente para seu preenchimento.
Preencha cada coluna do quadro Plano de Aes, respondendo s
sete perguntas.
Defina quem ser o responsvel geral pela implementao do Plano
de Aes.
AO
O Que
Quem
Quando
Quanto
Por que
Onde
Como
Qual a ao planejada? Que medidas sero tomadas?
Quem o responsvel pela conduo desta ao? (No
deixe que mais de uma pessoa seja responsvel pela
mesma ao).
Quando esta ao ser implementada? (Defina uma data
para o incio da ao. Determine o perodo de tempo
necessrio para implementar a ao).
Quanto ser gasto? Qual o custo do investimento? Qual o
tempo gasto para executar a ao?
Por que esta ao ser necessria? Por que foi definida
esta ao? Qual o resultado esperado?
Onde a ao ser desenvolvida? Qual a abrangncia da
ao?
(Mtodo) Como implementar a ao? Quais os passos a
serem dados?
D-OLHO NA QUALIDADE
87
ANOTAES
A
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:

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ANOTAES
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ANDRADE, Wagner Matias de. A Gangue e o 5S, Solues Criativas
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QFCO, 1997.

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