MP Giros Money Order Fondo Operacion A1

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DICIEMBRE 2009
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GIROS, MONEY ORDER Y
FONDOS DE OPERACIN
SERVICIO POSTAL MEXICANO

FONDO DE OPERACIN
DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Hoja: 2 de 142
GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-046 Rev. A1

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NDICE

Pgina
1. Introduccin 4
2. Objeti vo del Manual 4
3. Marco Jurdico 5
4. Giros Postales Nacionales
4.1 Expedicin de Giros Postales Nacionales Ordinarios. 6
4.2 Envi-Entrega del Reembolso y Expedicin de Giro Postal Reembolso. 11
4.3 Pago de Giros Postales Ordinarios y Reembolsos. 16
4.4 Control de los Giros Expedidos y Pagados. 21
4.5 Control de Giros Postales Pagados por Tesorera. 26
4.6 Autorizacin y Control para la Reposicin del Fondo Revolvente para el Pago de Giros Postales
Ordinarios y Reembolso a los Gerentes Estatales y Director Metropolitano.
31
4.7 Glosa de Giros. 36
4.8 Integracin y Registro de los Giros Expedidos y Pagados en el Subsistema Central de Giros. 41
4.9 Recepcin de Informacin de los Giros Expedidos y Pagados por las Gerencias Estatales y
Direccin Metropolitana.
45
4.10 Verificacin de Giros Postales Ordinarios y Reembolsos. 49
4.11 Recibo, Control y Suministro de Formas Foliadas para Valores SPM-214 Y SPM-215. 56
4.12 Anexos 61
5. Money Order
5.1 Recepcin y Control de los Money Order Pagados en las Administraciones Postales. 88
5.2 Determinacin del Fondo Revolvente para el Pago de Money Order y su Dispersin. 95
5.3 Aplicacin del Tipo de Cambio para el Pago de Money Order y Giros Internacionales. 100
5.4 Anexos 104
6. Fondo para Gastos de Operacin
6.1 Solicitud, Autorizacin y Apertura de Fondos de Operacin. 116
6.2 Solicitud de Autorizacin y Reembolso de Erogaciones Hechas a travs del Fondo de
Operacin.
122
6.3 Anexos 132
7. Vigencia 142

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1. INTRODUCCIN

El Servicio Postal Mexicano consciente de la importancia que reviste elevar la
calidad en sus Unidades Administrativas, se ha dado a la tarea de modernizar
sus procesos operativos y administrativos teniendo como objetivo principal, la
mejora continua, elevar la productividad y disminuir tiempos de atencin y
respuesta de los diversos asuntos entre Oficinas Centrales y Regionales. En
este contexto, el Subdirector de Finanzas a travs del Gerente de Tesorera
con la asesora tcnica del Gerente de Organizacin, revisaron y adecuaron el
Manual de Procedimientos para la Expedicin, Depsito, Pago, Control y
Archivo de Giros Postales, pago de Money Order y Fondos para gastos
de Operacin .
Se pretende que el presente documento sea una herramienta til para los
responsables de la expedicin, depsito, pago, control y archivo de la
informacin referente a los giros postales; recepcin, control, determinacin del
fondo revolvente y establecimiento del tipo de cambio para el pago y compra
de los Money Orders a travs de las Administraciones Postales en todo el
pas; as mismo, proporcionar los recursos para gastos de operacin de
Oficinas Centrales y Gerencias Estatales que lo requieran previa solicitud,
evaluacin y autorizacin del Director General del Organismo.
Los Gerentes de Tesorera, Contabilidad y Presupuesto involucrados en la
dotacin de este fondo, atendern las peticiones autorizadas de recursos
financieros a las Oficinas Centrales, Direcciones Corporativas, Direcciones
Regionales, Direccin Metropolitana y Gerencias Estatales, con base en el
acuerdo autorizado por el Director General del Servicio Postal Mexicano,
agilizando los trmites correspondientes una vez presentada la Solicitud para
Apertura del Fondo de Operacin debidamente autorizada, o en su caso, la
documentacin comprobatoria del gasto para la reposicin del fondo.

2. OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un documento que sirva de apoyo y gua para el personal de las
Administraciones Postales a nivel Nacional, dependientes de las Direcciones
Regionales, Direccin Metropolitana y Gerencias Estatales, con la participacin
de las Gerencias Tesorera, Contabilidad y Presupuesto, con la finalidad de
llevar a cabo en forma correcta y eficiente la expedicin, depsito, pago,
reembolso, control y archivo de Giros Postales; As como llevar a cabo las
actividades asignadas para la recepcin y control de los Money Order pagados
en las Administraciones Postales de su jurisdiccin y control del fondo para
gastos de operacin, que redunde en una mejor administracin de los recursos
financieros.

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3. MARCO JURDICO

1. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
2. Ley de Ingresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal en curso.
3. Ley del Servicio Postal Mexicano.
4. Ley Federal de las Entidades Paraestatales
5. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara
6. Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
7. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental
9. Ley Federal del Trabajo.
10. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
11. Cdigo Civil Federal.
12. Cdigo Federal de Procedimientos Civiles.
13. Cdigo Fiscal de la Federacin
14. Reglamento. del Cdigo Fiscal de la Federacin
15. Reglamento para la Operacin del Organismo Servicio Postal Mexicano.
16. Reglamento de la ley Federal de las Entidades Paraestatales.
17. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
18. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental.
19. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal
Mexicano 20 de agosto de 1986.
20. Decreto que establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la
Administracin Pblica Federal.
21. Estatuto Orgnico del Servicio Postal Mexicano.
22. Manual de Organizacin Institucional del Servicio postal Mexicano.
23. Lineamientos para la Aplicacin y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina
del Gasto de la Administracin Pblica Federal.
24. Acuerdo por el que se adicionan y modifican los lineamientos especficos para la aplicacin
y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administracin
Pblica Federal. (DOF 14 de mayo de 2007).
25. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.
26. Y dems disposiciones, vigentes aplicables en la materia.

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4. GIROS POSTALES NACIONALES
4.1 EXPEDICIN DE GIROS POSTALES NACIONALES ORDINARIOS

UNIDAD
RESPONSABLE
ADMINISTRACIN DE CORREOS EXPEDIDORA

PROPSITO Facilitar el traslado de fondos a los usuarios a travs de la red postal, por medio de
libramientos a favor de un determinado beneficiario

ALCANCE Nivel Nacional.

POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. La expedicin del giro es responsabilidad del Administrador de la Oficina Postal; debe
firmar los formatos SPM 113 (Solicitud de Giro) y SPM 114 (Giro Ordinario).
2. La solicitud del giro postal que se formula mediante el formato SPM-113, deber ser
requisitada con tinta, de puo y letra del solicitante y firmada por el mismo, en caso de
no saber escribir podr designar a una persona para que la llene, estampando
nicamente su huella del dedo pulgar derecho o izquierdo en el citado formato.
3. Cuando el giro postal sea solicitado por persona distinta al remitente, l ser quien firme
por ste en el formato.
4. Despus de expedido el giro postal no se admitir modificacin slo podr ser pagado o
reintegrado. En este ltimo caso, se estampar el sello modelo 56 a la forma SPM-113,
al taln del giro correspondiente y a la relacin de giros expedidos. forma SPM-114 en
el rengln respectivo.
5. En la compra del giro y pago del premio, cuota e IVA, podr recibirse del usuario dinero
en efectivo y moneda de curso legal. Podrn recibir cheques certificados o de caja de
personas morales, a nombre del Servicio Postal Mexicano, cuando el monto de la
operacin as lo requiera y este sea superior a $ 10,000.00.
6. Cuando la Oficina Postal expedidora carezca de mquina protectora, el Empleado que
expide los giros, marcar en forma manuscrita el importe del giro postal en la parte
correspondiente con bolgrafo y con nmeros legibles, cancelando los espacios no
ocupados.
7. Cuando por error quede inutilizado un giro postal, deber estamprsele tanto al giro
como al tronco del talonario el sello modelo 58, (nulo) desprendiendo el giro y
anexndolo a la relacin forma SPM-116.
8. En caso de prdida, extravo o dao de un giro, se podr expedir un nuevo giro postal
en la forma SPM-214 una vez que se haya verificado que el original no ha sido pagado
ni reintegrado, enviando la forma SPM 121 a la oficina pagadora, quien puede solicitar
informacin va correo electrnico a la Coordinacin de Giros.
9. No se cobrar premio por la expedicin del giro postal repuesto y surtir los mismos
efectos que el giro original, adems se tomar nota de ello en las formas SPM-113,
SPM-114 y en el original del taln de la forma SPM-214.
10. La reposicin del giro postal slo podr expedirse para el mismo beneficiario y para la
misma oficina pagadora a la que originalmente se expidi, en el caso de cambio de
radicacin de pago, se expedir a la oficina a la cual se haya autorizado para tal efecto,
de conformidad con el beneficiario.
11. Se sugiere que para mayor seguridad del usuario, el envo de su giro postal lo haga a
travs del servicio de correo registrado.
12. El costo del servicio de correos registrado ser cubierto con estampillas.

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4.1.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
USUARIO 1 Solicita al Empleado de ventanilla la expedicin de un giro postal.
EMPLEADO QUE EXPIDE
LOS GIROS.-
ADMINISTRACIN DE
CORREOS EXPEDIDORA
2 Atiende al usuario en la expedicin de giro postal entregndole la
Solicitud de Giros en original y copia, explicndole como la
requisite.
SPM-113
USUARIO 3 Recibe Solicitud de Giros y requisita los siguientes datos.
a) Cantidad por la que solicita el giro.
b) Datos del beneficiario.
c) Datos del remitente.
d) Firma del solicitante, o en su caso, huella digital.
SPM-113
4 Entrega al empleado que expide los giros, el formato requisitado.
EMPLEADO QUE EXPIDE
LOS GIROS.-
ADMINISTRACIN DE
CORREOS EXPEDIDORA
5 Recibe y revisa junto con el usuario, que los datos asentados en
la Solicitud de Giros estn correctos, completos, legibles y que la
cantidad a remitir est claramente escrita para expedir el giro.
SPM-113
6 Consulta el Catalogo nico de Oficinas, para verificar que el
lugar de destino del giro exista Oficina Postal que preste servicio
de giros, en caso contrario, localiza la Oficina ms cercana, previa
aceptacin del usuario.

7 Indica al usuario el premio, cuota (costo del servicio en base a la
tarifa autorizada) que tiene que pagar por el servicio de
expedicin del giro ordinario e IVA.

8 Recibe del usuario el importe en efectivo del giro, del premio,
cuota e IVA.

9 Anota en la Solicitud de Giros los siguientes datos:
a. El nmero consecutivo impreso en el giro postal (en base al
talonario del giro).
b. La clave y nombre de la oficina expedidora.
c. La clave y nombre de la oficina pagadora (en base al directorio de
Administraciones del pas).
d. La fecha de expedicin.
SPM-113
10 Requisita el Giro Postal Ordinario en original ya sea a mano o
utilizando mquina protectora para lo cual antes de imprimir el
valor del giro, coloca papel carbn entre las formas SPM-214 y
SPM-113 marcando dicho valor en ambas formas.

SPM-214
11 Verifica en la forma Giro Postal Ordinario, que estn legibles y
correctos los siguientes datos:
a) Clave y nombre de la Oficina Expedidora y Pagadora a 10
posiciones.
b) Nombre y domicilio completo del remitente.
c) Importe del giro con nmero.
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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
d) Fecha de expedicin.
e) Nombre del beneficiario.
f) Importe del giro con mquina protectora o a mano con tinta
negra.
g) Sello de la oficina expedidora.
h) Nombre, R.F.C. y firma del Administrador.

12 Estampa los siguientes sellos:
En la forma Solicitud de Giros el sello fechador modelo 36-11
En la forma Giro Postal Ordinario el sello modelo fechador 36-
11 y 4 SOLO FECHAS.

SPM-113

SPM-214
13 Solicita la firma de autorizacin del Administrador en el formato
del Giro Postal Ordinario, en el espacio indicado.
SPM-214
14 Desprende del talonario la parte correspondiente al giro postal
ordinario y a su vez el comprobante de expedicin (cliente).
SPM- 214
15 Entrega al solicitante el giro postal ordinario y el comprobante de
expedicin, sugirindole que el giro lo enve al beneficiario por
correo registrado y el comprobante lo conserve para cualquier
aclaracin o reclamacin.
SPM-214

TERMINA PROCEDIMIENTO

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4.1.2 DIAGRAMA DE
FLUJO
1.- Solicita la expedicin de un
giro postal
7.2. - Enva a la oficina ms
cercana si el solicitante est
de acuerdo.
11.- Verifica que los datos en
la forma SPM-214 estn
legibles y correctos.
13.- Autoriza el giro, firmando
en la forma SPM-214.
10.- Requisita forma SPM-
214.
6.- Verifica que exista oficina
postal en el lugar que el
remitente pretende enviar el
Giro.
5.- Revisa los datos del
formato estn correctos y la
cantidad del giro legible.
3.- Requisita SPM-113
anotando monto del giro,
datos del remitente,
destinatario y firma
7.1. - Indica al solicitante el
premio que debe pagar por el
giro.
15.- Desprende de la forma
SPM-214, el comprobante de
expedicin, sugiriendo que el
giro lo enve registrado y
conserve el comprobante.
2.- Entrega solicitud SPM-113.
4.- Entrega al empleado el
formato SPM-113 requisitado.
12.- Estampa los siguientes
sellos:
Modelo 36-11 en forma SPM-
113 y modelo 36-11 y 4 en
forma SPM-214.
9.- Anota en el formato SPM-
113 el nmero de giro
asignado, la clave y el nombre
de la oficina expedidora,
pagadora y fecha de
expedicin.
8.- Recibe del solicitante el
importe del giro, del premio,
cuota e IVA.
14.- Desprende del talonario
la parte correspondiente al
giro SPM-214.
Existe oficina?
Inicio
Fin
USUARIO
EMPLEADO QUE EXPIDE GIRO
SI
NO

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4.1.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
Manual de Procedimientos para la Prestacin de Servicios en Ventanilla.
Manual de Procedimientos para la Integracin, Revisin y Validacin Contable de los
Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales Adscritas a la Subdireccin
Regional Metropolitana.
Manual de Procedimientos del Sistema Nacional de Concentracin de Ingresos Provenientes
de las Administraciones Postales.

4.1.4 REGISTROS SPM-113 Giros Postales Nacionales Solicitud
SPM-214 Giro Postal Nacional Ordinario

4.1.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
Para efectos exclusivos de este manual y de manera descriptiva, mas no
limitativa, se entender por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
forma SPM-214
Instrumento que se utiliza para realizar la transferencia de dinero a nivel Nacional y se
compra en las Oficinas de Correos.

4.1.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica

4.12. ANEXOS Los anexos de este procedimiento, se encuentran en el apartado correspondiente.

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4.2 ENVO-ENTREGA DEL REEMBOLSO Y EXPEDICIN DEL GIRO POSTAL
REEMBOLSO

UNIDAD
RESPONSABLE

PROPSITO Efectuar la entrega del envo reembolso al destinatario, a travs de la red postal,
previo pago de la cantidad que seale el remitente, mediante la compra de un giro
postal reembolso.

ALCANCE Nivel Nacional

POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. Para la aplicacin de las polticas 1, 2, 3 y 4 remitirse a la pgina 8 de este manual,
relacionado con la expedicin del Giro Ordinario.
2. En caso de prdida, extravo o dao de un giro, se podr expedir un nuevo giro
postal en la forma SPM- 215, una vez que se haya verificado que el original no ha
sido pagado ni reintegrado; enviando la forma SPM 121 a la oficina pagadora,
quien puede solicitar informacin va correo electrnico a la Coordinacin de Giros
sobre la reposicin del mismo.
3. Se deber cobrar premio y cuota por la expedicin de un giro postal reembolso
repuesto y surtir los mismos efectos que el giro anterior original, adems se debe
tomar nota de sta situacin en la Solicitud de Giro (SPM-113), en la relacin
mensual de giros expedidos (SPM-114) y en el talonario del Giro Postal
Reembolso (SPM-215).
4. La reposicin de un Giro Postal Reembolso, nicamente podr expedirse para el
mismo beneficiario y para la misma oficina pagadora a la que originalmente se
expidi.
5. Podrn liquidarse dos o ms reembolsos, con un mismo Giro Postal Reembolso,
siempre y cuando correspondan a un mismo beneficiario y un mismo solicitante.
6. En toda devolucin de un reembolso, se regresar la pieza a travs de la factura
SPM-78 a la Administracin de Correos de origen (depositaria), en donde deber
permanecer hasta 30 das hbiles para su entrega, debiendo obtener 2 copias de
dicha factura, una para el archivo y otra para el archivo control de reembolso.
7. Los giros reembolso, no deben ser reintegrados.

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
USUARIO 1 Solicita el servicio de giro postal reembolso y entrega su pieza
para envo.

EMPLEADO QUE RECIBE EL
REEMBOLSO/
ADMINISTRADOR DE
CORREOS EXPEDIDOR
2 Requisita la factura de correspondencia y envos registrados
(reembolsos) con los datos del envo del remitente y del
destinatario.
SPM-78
3 Cobra al usuario el servicio en base a la tarifa postal vigente, le
entrega las estampillas postales y el comprobante del envo.

4 Requisita al trmino del da, con base en las facturas de
correspondencia y envos registrados (SPM-78) expedidos, la
factura donde relaciona el envo de los reembolsos
SPM-78
5 Enva al jefe de la Administracin de Correos de destino lo
siguiente:
a Pieza postal.
b Forma de Correspondencias Registradas.
c Factura.

SPM-78
SPM-277
JEFE DE LA
ADMINISTRACIN DE
CORREOS DE DESTINO
6 Recibe pieza y documentos anteriores, verificando el peso y el
estado, tanto de la valija como del paquete que est recibiendo.

7 Requisita Aviso anotando el nmero de origen y de orden del
reembolso.
SPM-77
8 Enva al destinatario a travs del Cartero, el Aviso para que pase
a recoger su reembolso a la Administracin de Correos.
SPM-77
9 Recibe del destinatario Aviso e identificacin para localizar el
reembolso y entrega la forma Giros Postales Nacionales Solicitud
para requisitarla en original y copia.
SPM-113
10 Recibe del destinatario la forma Giros Postales Nacionales
Solicitud requisitada, con los datos del remitente del reembolso,
del destinatario y con su firma o huella digital.

11 Verifica conjuntamente con el destinatario que estn correctos los
datos asentados en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud y
anota el nmero(s) de (los) reembolso(s) a entregar.
SPM-113
12 Autoriza con su firma la forma Giros Postales Nacionales Solicitud
y le indica al destinatario que pase con el empleado que expedir
el giro, entregndole su identificacin, aviso y forma Giros
Postales Nacionales Solicitud.
EMPLEADO QUE EXPIDE
GIROS
13 Recibe del solicitante la forma Giros Postales Nacionales
Solicitud, revisa que los datos estn completos y que aparezca la
firma de autorizacin del empleado de reembolsos.
SPM-113
EMPLEADO QUE EXPIDE
GIROS
14 Anota en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud el nmero
progresivo del giro reembolso.
SPM-113
15 Desprende del talonario el giro postal reembolso y el
comprobante del cliente, indicando al usuario que debe entregar
el giro al empleado de reembolsos y conservar el comprobante
del cliente.
SPM-215
EMPLEADO QUE
ENTREGA EL REEMBOLSO
16 Recibe del solicitante el Giro Postal Reembolso. SPM-215

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
17 Revisa que est bien requisitado el Giro Postal Reembolso,
recabando fecha y firma de recibido del solicitante en la factura de
Correspondencias Registradas, entregndole el reembolso
(pieza).
SPM-78
18 Devuelve bajo pieza registrada a la Oficina de Origen, el original
del Giro Postal Reembolso para su descargo en la factura de
Correspondencias Registradas.
SPM-78
OFICINA DE ORIGEN
EMPLEADO QUE
CONTROLA LOS
REEMBOLSOS
19 Recibe sobre conteniendo los Giros Postales Reembolso y
procede como sigue:
a Anota en la forma Correspondencias Registradas que
conserva en su archivo, el nmero del giro postal y la fecha de
expedicin con que se liquid el reembolso.
b Enva el Giro Postal Reembolso al beneficiario en sobre oficial
como pieza registrada.
SPM-78
RESUMEN DEL DIA
GIROS REEMBOLSOS

EMPLEADO QUE EXPIDE
GIROS
20 Elabora Relacin de Giros Nacionales Expedidos con base en las
formas Giros Postales Nacional Solicitud.
SPM-114
21 Realiza el corte de caja, anotando las cifras en la libreta de control
y lo ingresa a la caja.

22 Archiva el legajo mensual por separado y las formas siguientes:
Giros Postales Nacional Solicitud
Relacin de Giros Nacionales Expedidos

SPM-113
SPM-114
23 Guarda los documentos relativos los reembolsos.
24 Elabora la ficha de depsito bancario por los Giros Postales
Expedidos durante el da, para su depsito al da siguiente en las
cuentas del Organismo.


FONDO DE OPERACIN

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DIAGRAMA DE FLUJO

USUARIO EMPLEADO QUE RECIBE EL
REEMBOLSO/
ADMINISTRACIN DE
CORREOS EXPEDIDORA
JEFE DE LA
ADMINISTRACIN DE
CORREOS DE DESTINO
EMPLEADO QUE EXPIDE
GIROS
EMPLEADO QUE ENTREGA
EL REEMBOLSO
OFICINA DE ORIGEN
EMPLEADO QUE CONTROLA
LOS REEMBOLSOS

1.- Solicita el servicio de
giro postal reembolso y
entrega su pieza para
envo.
2.- Requisita la factura de
correspondencia y envos
registrados (reembolsos)
con los datos del envo del
remitente y del
destinatario.
3.- Cobra al usuario el
servicio en base a la
tarifa postal vigente, le
entrega las estampillas
postales y el
comprobante del envo
4.- Al trmino del da, con
base en las facturas de
correspondencia y envos
registrados (SMP-78)
expedidos, la forma
factura donde relaciona el
envo de los reembolsos
5.- Enva al jefe de la
Administracin de Correos
de destino la Pieza Postal,
la forma de
correspondencias
registradas y factura
6.- Recibe pieza y
documentos anteriores,
verificando el peso y el
estado, tanto de la valija
como del paquete que est
recibiendo
7.- Requisita aviso anotando
el nmero de origeny de
orden del reembolso
8.- Enva al destinatario, a
travs del cartero, el aviso
para que pase a recoger su
reembolso a la
Administracin de correos
9.- Recibe del destinatario
aviso e identificacin para
localizar el reembolso y le
entrega la forma Giros
Postales del reembolso y le
entrega la solicitud para que
lo requisite en original y
copia.
10.- Recibe del destinatario
la solicitud requisitada, con
los datos del remitente del
reembolso, del destinatario y
consufirma o huella digital
11.- Verifica conjuntamente
con el destinatario que estn
correctos los datos
asentados en la solicitud y
anota el nmero (s) de (los)
reembolso (s) a entregar.
12.- Autoriza con su firma la
solicitud y le indica al
destinatario que pase con el
empleado que expedir el
giro, entregndole su
identificacin, aviso y la
solicitud.
13.- Recibe del solicitante la
solicitud, revisa que los
datos estn completos y que
aparezca la firma de
autorizacin del empleado de
reembolsos.
14.- Anota en la solicitud, el
numero progresivo del giro
reembolso.
15.- Desprende del talonario,
el giro postal reembolso, y el
comprobante del cliente,
indicando al usuario que
debe entregar el giro al
empleado de reembolsos y
conservar el comprobante
del cliente.

16.- Recibe del solicitante el
Giro Postal Reembolso
18.- Devuelve bajo pieza
registrada a la oficina de
origen, el original del giro
Postal reembolso para su
descargo en la factura de
correspondencias registradas
17.- Revisa que est bien
requisitado el Giro Postal
Reembolso, recabando fecha
y firma de recibido del
solicitante en la factura de
Correspondencias
Registradas, entregndole el
reembolso (pieza)
19.- Recibe sobre
conteniendo los Giros
Postales Reembolso y
procede a: Anotar en la
forma correspondencias
registradas que conserva en
su archivo, el nmero del
giro postal y la fecha de
expedicin con que se
liquid el reembolso.
Enva el Giro Postal
Reembolso al beneficiario
en sobre oficial como pieza
registrada.
20.- Elabora relacin de
Giros Nacionales expedidos
con base en las solicitudes
21.- Realiza el corte de caja,
anotando las cifras en la
libreta de control y lo ingresa
a la caja
22.- Archiva legajo mensual
por separado, las formas
siguientes: Solicitud de Giros
y relacin de Giros
Nacionales Expedidos
23.- Guarda en el archivo
correspondiente los giros
reembolsos
24.- Elabora la ficha de
depsito bancario por los
Giros Postales Expedidos
durante el da para que lo
deposite al siguiente da
hbil en la cuenta captadora
del Organismo
FIN
INICIO

FONDO DE OPERACIN

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4.2.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
Manual de procedimientos para la prestacin de servicios en ventanilla

4.2.4 REGISTROS SPM-78
SPM-277
SPM-77
SPM-113
SPM-215
SPM-114

4.2.5 GLOSARIO DE
TRMINOS

Giro Postal
Nacional Ordinario
forma SPM-214
Se utiliza para realizar la transferencia de dinero a nivel Nacional.

SGG000 Subsistema de Giros Gerencias y Coordinaciones, instalado en las Coordinaciones
Administrativas, para realizar la captura de los giros expedidos y pagados en sus
Administraciones Adscritas.

Fondo Revolvente Asignacin de recursos a las Gerencias Estatales y Direccin Metropolitana para pago de Giros
Postales Nacionales

GIR000 Subsistema de Giros pagados por Tesorera, instalado en la Coordinacin de Giros, se utiliza
para integrar los giros pagados por la Gerencia de Tesorera a los clientes corporativos, a travs
de cheque y/o transferencia electrnica

Glosa de Giros Confrontar y verificar que las cantidades reportadas por los Gerentes Estatales-Coordinadores
Administrativos Estatales, y Director Metropolitano, de giros expedidos y pagados, estn
debidamente depositados, registrados y sustentados por los giros originales en su caso

SGC000 Subsistema Central de Giros, Subsistema instalado en la Coordinacin de Giros y Money Order,
se utiliza para integrar la informacin de los giros expedidos y pagados a nivel nacional.

4.2.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.3 PAGO DE GIROS POSTALES ORDINARIOS Y REEMBOLSOS

UNIDAD
RESPONSABLE
ADMINISTRACIN DE CORREOS PAGADORA

PROPSITO Pagar el importe de los Giros Postales Ordinarios y Reembolsos a sus beneficiarios.

ALCANCE A nivel Nacional.

POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. Cuando el original o reposicin de un giro postal ordinario y reembolso se hubiere
mutilado o extraviado, deber reponerse con otro giro, previa verificacin de no
haber sido pagado anteriormente.
2. La vigencia del giro postal prescribe a los 6 meses, a partir de su fecha de
expedicin y podr ser pagado despus de la misma fecha siempre que hubiere
mediado reclamacin por escrito de parte del solicitante o del beneficiario, antes de
180 das.
3. El giro postal ordinario y reembolso podr ser endosado una sola vez.
4. Se podr pagar el giro ordinario y reembolso a persona distinta del beneficiario,
cuando la autoridad judicial competente as lo ordene.
5. Cuando el beneficiario de un giro ordinario y reembolso haya fallecido, slo podr
ser pagado al albacea o heredero universal, previa comprobacin de su situacin
legal.
6. Podr autorizarse el cambio de radicacin de pago del giro ordinario y reembolso,
siempre y cuando no haya sido pagado.
7. Las identificaciones vigentes que podrn aceptarse para el pago de un giro ordinario
y reembolso, sern: pasaporte, credencial de elector y cartilla de identidad postal.
8. El Administrador de Correos podr pagar originales y reposiciones de giros
ordinarios y reembolsos, en el caso de las reposiciones, previamente se debe
verificar que el giro original no se haya pagado, adems debe verificar las
siguientes medidas de seguridad que contiene el giro postal nacional:
a Papel seguridad que reacciona a 50 qumicos que evitan la alteracin del giro
b Marca de agua fcilmente visible a contra luz.
c Impresin de la palabra Sepomex con tinta reactiva al metal de la moneda, en
ngulo superior derecho.
d Palabra escondida que al fotocopiarse el giro en color aparece la palabra
Nulo.
e Logoline es una lnea en la que se imprime microscpicamente la palabra
Sepomex en la firma del administrador y del que recibe su importe.
f Cdigo de barra tipo 3 de 9 con algoritmo especial que calcula el dgito
verificador del folio.
g Imagen en color naranja del logotipo de Sepomex oculto solo visible con
lmpara de luz negra.
h Filamentos observados a simple vista.
i Filamentos en color observados con lmpara de luz negra.
9. El Administrador de Correos debe verificar la expedicin de todo giro mayor de
$1,000.00, de no observarse esta disposicin, cualquier giro ordinario y reembolso
pagado que resulte improcedente, ser de su exclusiva responsabilidad.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
BENEFICIARIO 1 Entrega giro postal al empleado de la Administracin.
SPM-214 o
SPM-215
ADMINISTRADOR DE LA
OFICINA PAGADORA.-
EMPLEADO DE GIROS
2 Recibe del beneficiario el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro
Postal Nacional Reembolso, para su pago.
SPM-214 o
SPM-215
3 Revisa en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal
Nacional Reembolso, lo siguiente:
Que est debidamente requisitado y firmado por el beneficiario
o endosatario en el espacio respectivo.
Que no tenga alteraciones, raspaduras o enmendaduras y
verifica las medidas de seguridad (contenidas en la poltica
No. 8).
Verifica la autenticidad de todo Giro mayor de $1,000.00 va
telefnica o por correo electrnico en la Coordinacin de
Giros.
Despus de los diez das, consulta la Tarjeta de Giros
Anulados y Relacin listado de Giros Pagados.
SPM-214 o
SPM-215

SPM-123
SPM-116
4 Solicita al beneficiario su identificacin, anotando al reverso del
Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso,
el domicilio completo, nmero y clase de documento con el que se
identifica.
BENEFICIARIO 5 Proporciona su identificacin oficial vigente.
ADMINISTRADOR DE LA
OFICINA PAGADORA.-
EMPLEADO DE GIROS
6 Recaba al frente del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal
Nacional Reembolso, nombre y firma de recibido del beneficiario.
BENEFICIARIO 7 Firma de recibido en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro
Postal Nacional Reembolso.
ADMINISTRADOR DE LA
OFICINA PAGADORA.-
EMPLEADO DE GIROS
8 Coteja la firma del beneficiario con la que aparece en la
identificacin vigente.
9 Realiza el pago en efectivo del Giro Postal Nacional Ordinario o
Giro Postal Nacional Reembolso al beneficiario y le devuelve su
identificacin.
BENEFICIARIO 10 Recibe el importe del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal
Nacional Reembolso y su identificacin.
ADMINISTRADOR DE LA
OFICINA PAGADORA.-
EMPLEADO DE GIROS
11 Estampa en el Giro, los sellos modelos 55 y 36-11. SPM-214
SPM-215
RESUMEN DEL DA
ADMINISTRADOR DE LA
OFICINA PAGADORA.-
EMPLEADO DE GIROS
12 Elabora en original y copia Relacin de los Giros Postales, con
base en los giros pagados.
SPM-116

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
13 Realiza el corte de caja, anotando las cifras en libreta de control.
14 Entrega al Cajero el corte de caja y los giros pagados, recabando
su firma de recibido en libreta de control.
CAJERO 15 Recibe giros pagados y firma de recibido en libreta de control.
ADMINISTRADOR DE LA
OFICINA PAGADORA.-
EMPLEADO DE GIROS
16 Entrega al Cajero los das 5, 15 y 25 de cada mes, original de la
relacin de giros pagados para que la integre a la cuenta
comprobada.
CAJERO 17 Recibe original de la relacin de giros pagados para integrarla a la
cuenta comprobada.
ADMINISTRADOR DE LA
OFICINA PAGADORA.-
EMPLEADO DE GIROS
18 Archiva en legajo mensual la copia de la relacin de giros
pagados.

FONDO DE OPERACIN

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4.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO

BENEFICIARIO ADMINISTRACIN PAGADORA EMPLEADO DE GIROS CAJERO

1.- Entrega giro postal forma SPM-
214 o SPM-215.
2.- Recibe del beneficiario, el Giro
Postal Nacional Ordinario o Giro
Postal Nacional Reembolso, para
su pago.
3.- Revisa en el Giro Postal
Nacional Ordinario o Giro Postal
Nacional Reembolso se apegue a
las caractersticas normativas
respectivas.
4.- Solicita al beneficiario su
identificacin anotando al reverso
del giro el domicilio completo,
nmero y clase de documento con el
que se identifica.
5.- Proporciona su identificacin.
6.- Recaba al frente del Giro Postal
Reembolso, nombre y firma de
recibido del beneficiario
7.- Firma de recibido en el giro
postal.
8.- Coteja la firma del beneficiario
con la que aparece en la
identificacin vigente.
9.- Realiza el pago en efectivo del
Giro Postal Nacional Ordinario o Giro
Postal Nacional Reembolso al
beneficiario y le devuelve su
identificacin.
11.- Estampa en el Giro Postal
Reembolso, los sellos modelos 55 y
36-11.
10.- Recibe el importe del giro e
identificacin.
12.- Elabora en original y copia
relacin de los Giros Postales, con
base en los giros pagados.
13.- Realiza el corte de caja,
anotando las cifras en libreta de
control.
14.- Entrega al Cajero el corte de
caja y los giros pagados, recabando
su firma de recibido en libreta de
control.
15.- Recibe giros pagados y firma
de recibido en libreta de control.
16.- Entrega al cajero los das 5, 15
y 25 de cada mes, original de la
relacin de Giros pagados para que
la integre a la cuenta comprobada.
18.- Archiva en legajo mensual la
copia de la relacin de giros
pagados.
17.- Recibe la relacin de Giros
pagados para que la integre a la
cuenta comprobada.
FIN
INICIO
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FONDO DE OPERACIN

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4.3.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA

SPM-116
SPM-123
SPM-214
SPM215

4.3.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
Para efectos exclusivos de este manual y de manera descriptiva, mas no limitativa, se entender
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.3.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.4 CONTROL DE LOS GIROS EXPEDIDOS Y PAGADOS

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA ESTATAL Y DIRECCIN METROPOLITANA

PROPSITO Concentrar en forma decenal en la Gerencia de Tesorera-Coordinador de Giros y
Money Order, la informacin referente a los giros expedidos y pagados en el interior
del pas.

ALCANCE Nivel Nacional.

POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. El Gerente Estatal y el Director Metropolitano debern recibir decenalmente de los
administradores de su jurisdiccin, un informe relacionado con los giros que hayan
sido expedidos y pagados, para elaborar el informe mensual de stos y enviarlo a
la Gerencia de Tesorera Coordinador de Giros y Money Order, previa verificacin
con la cuenta comprobada mensual.
2. Mensualmente o antes segn se requiera, el Gerente Estatal y el Director
Metropolitano debern dotar del fondo revolvente a sus Administradores adscritos,
para el pago de giros, previa verificacin del depsito efectuado por los giros
expedidos con anterioridad.
3. El Gerente Estatal, decenalmente debe capturar la expedicin y pago de giros a
travs del subsistema SGG000 (Subsistema de Gerencias y Coordinaciones) y
reportarlos a las oficinas centrales, va correo electrnico, remitiendo los giros
pagados, nulos y cancelados por correo tradicional.
4. En las localidades donde exista lnea bancaria, se efectuar la remesa de fondos
por medio de cheque, en donde se carezca de sta, se har en efectivo,
remitindola en ambos casos, por correo registrado utilizando el servicio
contratado mediante las Rutas Postales.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
GIROS EXPEDIDOS
ADMINISTRADOR DE
CORREOS
1 Enva relacin decenal de giros nacionales expedidos y copias de
los giros postales nacionales solicitud.
SPM-114
SPM-113
RESPONSABLE DEL REA
DE GIROS / GERENTE
ESTATAL/DIRECTOR
METROPOLITANO
2 Recibe en forma decenal de cada Administracin de Correos,
Relacin de Giros Nacionales Expedidos y una copia de las
formas Giros Postales Nacionales Solicitud.
SPM-114
SPM-113
3 Revisa que el importe total del giro, de la cuota, del premio y del
IVA, asentado en la Relacin de Giros Nacionales Expedidos, sea
el correcto.
SPM-114
4 Captura los giros en el subsistema SGG000, elabora resumen
decenal de giros expedidos por Administracin de Correos de su
J urisdiccin y genera reporte analtico y resumen, envindolos por
FTP a la Gerencia de Tesorera-Coordinacin de Giros, el reporte
debe contener.
Nmero de giro expedido.
Fecha de expedicin.
Nombre y clave de la oficina expedidora.
Nombre y clave de la oficina pagadora.
Importe.
GERENTE DE TESORERA-
COORDINADOR DE GIROS
Y MONEY ORDER
5 Recibe reporte analtico y resumen y verifica.
RESPONSABLE DEL REA
DE GIROS / GERENTE
ESTATAL/DIRECTOR
METROPOLITANO
6 Verifica con su rea de Contabilidad que los totales estn
correctos, firma analtico, resumen de giros expedidos y elabora
relacin de Giros Nacionales Expedidos en original.
SPM-114
7 Enva los reportes a la Coordinacin de Giros de la Gerencia de
Tesorera, va FTP.
8 Archiva en el expediente lo siguiente:
Copia de la relacin mensual de giros expedidos por
Administracin
Copia del resumen de giros expedidos
Original de las formas SPM-113.
GIROS PAGADOS
ADMINISTRADOR DE
CORREOS
9 Enva los giros postales pagados y relacin decenal de giros
pagados.
SPM-116
RESPONSABLE DEL
REA DE GIROS
/GERENTE ESTATAL
DIRECTOR
METROPOLITANO
10 Recibe decenalmente en original de cada Administracin de
Correos lo siguiente:
Giros postales pagados
Relacin de los Giros Postales pagados.
SPM-214
SPM-215
SPM-116
11 Revisa que los giros pagados no estn alterados, raspados o
enmendados, que los datos y el importe total pagado asentado en
la Relacin de los Giros Postales coincida con la suma de stos.
SPM-116

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
12 Captura los giros pagados en el subsistema SGG000.
13 Genera reporte de giros pagados por las Administraciones de
Correos adscritas a su jurisdiccin regional.

14 Revisa y verifica que el importe total pagado coincida con el
asentado en la relacin decenal de los giros postales y la firma en
original.

15 Genera por decena, reporte analtico y resumen del subsistema
de giros postales envindolos por correo electrnico y/o FTP, a la
Coordinacin de Giros adscrita a la Gerencia de Tesorera.

RESPONSABLE DEL REA
DE GIROS /GERENTE
ESTATAL/ DIRECTOR
METROPOLITANO
16 Coteja con su rea de Contabilidad la cuenta comprobada, la
relacin mensual de giros pagados en Administraciones.

17 Enva decenalmente a la Coordinacin de Giros adscrita a la
Gerencia de Tesorera lo siguiente:
Correo Electrnico conteniendo la informacin de giros
pagados.
Giros fsicos pagados.
Oficio solicitando la reposicin del fondo revolvente.

SPM-214

SPM-215
GERENTE DE TESORERA
/COORDINADOR DE GIROS
Y MONEY ORDER
18 Recibe por FTP correo electrnico la informacin de giros
pagados, giros fsicos pagados y oficio solicitando la reposicin
del fondo revolvente.

RESPONSABLE DEL REA
DE GIROS GERENTE
ESTATAL/ DIRECTOR
METROPOLITANO
19 Archiva en expediente lo siguiente:
Original de la relacin mensual por entidad
Original de la relacin mensual de los giros postales.

SPM-116

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ADMINISTRACIN DE CORREOS RESPONSABLE DEL REA DE GIROS /COORDINACIN ADMINISTRATIVA
ESTATAL/ COORDINACIN POSTAL METROPOLITANA
GERENCIA DE TESORERA
COORDINACIN DE GIROS

2.- Recibe decenalmente de
cada Administracin de
Correos, relacin de Giros
Nacionales Expedidos y copia
de las solicitudes SPM-113.
1.- Enva relacin decenal de
giros expedidos forma SPM-
114 y copias de las formas
SPM-113.
3.- Revisa el importe total del
giro, la cuota, del premio e IVA,
asentado en la relacin de
Giros Nacionales expedidos
sean correctos.
4.- Captura giros en subsistema,
elabora resumen decenal de giros
expedidos por Administracin de
Correos de su J urisdiccin y
genera reporte analtico y resumen,
envindolos por FTP a la Gerencia
de Tesorera/Coordinacin de
Giros.
5.- Recibe reporte analtico y
resumen yverifica.
6.- Verifica con su rea de
Contabilidad que los totales
estn correctos, firma analtico,
resumen de giros expedidos y
elabora relacin de Giros
Nacionales expedidos en
original.
7.- Enva los reportes a la
Coordinacin de Giros va FTP
y archiva en expediente
documentos.
9.- Recibe decenalmente en
original de cada Administracin
de Correos los Giros Postales
pagados y la relacin de los
Giros pagados.
8.- Enva los giros postales
pagados y relacin decenal de
giros pagados forma SPM-116.
10.- Revisa que los giros
pagados no estn alterados,
raspados o enmendados, que
los datos y el importe total
pagado asentado en la relacin
de los Giros Postales coincidan
con la suma.
11.- Captura los giros pagados
en el subsistema SGG000.
12.- Genera reporte decenal de
giros pagados por las
Administraciones de Correos
adscritas a su jurisdiccin
Regional.
14.-Genera por decena, reporte
analtico y resumen del
subsistema de giros postales
envindolos por correo
electrnico y/o FTP, al
Coordinacin de Giros.
16.- Coteja con su rea de
Contabilidad la relacin
mensual de giros pagados en
Administraciones.
15.- Recibe por FTP el reporte
analtico y resumen del
subsistema de giros postales.
17.- Enva decenalmente
correo electrnico a la
Coordinacin de Giros
informacin de giros pagados,
los Giros fsicos pagados y
oficio solicitando la reposicin
18.- Recibe correo electrnico
con la informacin de giros
pagados, giros fsicos pagados
y oficio solicitando la reposicin
19.- Archiva en expediente: el
original de la relacin mensual
por entidad y original de la
relacin mensual de los Giros
Postales de cada
administracin.
INICIO
Giros Pagados
13.- Revisa y verifica que el
importe total pagado coincida
con el asentado en la relacin
decenal de los giros postales y
la firma en original.
FIN

FONDO DE OPERACIN

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4.4.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA

SPM-114
SPM-116
SPM-214
SPM-215

4.4.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.4.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.5 CONTROL DE GIROS POSTALES PAGADOS POR TESORERIA

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA DE TESORERIA.- COORDINACIN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPSITO Pagar a solicitud de los clientes corporativos o personas fsicas, los giros postales
ordinarios y reembolsos, y conciliar los reportes diarios de la Coordinacin de
Egresos para el pago de giros, va transferencia bancaria o cheque nominativo

ALCANCE A nivel Nacional

POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. El Gerente de Tesorera a travs del Coordinador de Giros y Money Order, debe
supervisar el pago de los giros. Al aceptar dichos documentos debe verificar se
cumplan con los requisitos siguientes:
a) Que el giro haya sido expedido correctamente.
b) Que el giro sea original y que sea presentado para su cobro.
c) Que el giro no muestre huellas de raspaduras, enmendaduras o alteraciones.
d) Que el giro postal est firmado por el beneficiario o endosatario, de manera
autgrafa en el espacio destinado para ello.
2. En todo giro postal pagado se debe estampar invariablemente el sello de pagado,
en el cual debe aparecer la fecha de pago en forma clara.
3. En el caso de giros pagados indebidamente, en los que se involucre a las Oficinas
Postales se debe responsabilizar al empleado de giros, informando a los Gerentes
Estatales y Director Metropolitano, para recuperar inmediatamente su importe al ser
requerido, haciendo constar mediante oficio que deben remitir al Gerente de
Tesorera.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
1
Recibe de los clientes corporativos los siguientes documentos:
Carta solicitud de pago de los giros.
Originales de los giros por pagar firmados por el beneficiario o
endosatario de manera autgrafa, en el espacio destinado para
ello.
Archivo electrnico y correo electrnico conteniendo los datos
de los giros que se van a pagar.

2 Verifica que los datos de los giros y la suma del importe coincida
con la relacin de giros pagados, as como con la carta solicitud.

3 Integra al subsistema de Giros pagados por Tesorera los giros
que se van a pagar por Tesorera, mediante el archivo electrnico
que remiten los clientes.

4 Valida que la informacin integrada al subsistema central
coincida con los giros fsicos.
SPM-214
SPM-215
5 Corrige en caso de error u omisin en el archivo electrnico, los
datos de los giros pagados por Tesorera y solicita al cliente los
requisite correctamente.

6 Genera pliza contable por medio de diskette para la
incorporacin al Sistema Theos de Contabilidad.

7 Enva reporte a la Coordinacin de Egresos con la relacin de los
giros a pagar a los clientes por transferencia bancaria o cheque
nominativo.

COORDINADOR DE
EGRESOS
8 Recibe relacin de los giros para pagar a los Clientes
Corporativos.

CLIENTE CORPORATIVO 9 Recibe transferencia bancaria y/o cheque.
EN CASO QUE LOS CLIENTES NO REMITAN ARCHIVO DE GIROS PAGADOS
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
10 Captura en el subsistema de Giros pagados por Tesorera, los
giros que se van a pagar por Tesorera.

COINCIDE IMPORTE DE LOS GIROS PAGADOS CON DOCUMENTOS Y/O LOS GIROS
CUMPLEN CON LOS REQUISITOS

11 Entrega al Archivo de la Coordinacin de Giros, los giros pagados
con su respectiva etiqueta, para su custodia y consulta posterior.

12 Concilia los auxiliares contables con la base de datos del
subsistema de giros pagados por Tesorera.

NO COINCIDE EL IMPORTE DE LOS GIROS PAGADOS CON DOCUMENTOS Y/O LOS
GIROS NO CUMPLEN CON LOS REQUISITOS

13 Marca el error en la relacin de los giros pagados, as como en el
oficio, en su caso.

14 Se avisa al cliente por medio de un correo electrnico o
telefnicamente, para su correccin.

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
EN CASO DE EFECTUAR UN PAGO INDEBIDO
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
15 Elabora oficio para solicitar el importe al cliente.
16 Recaba firma del Gerente de Tesorera en el Oficio solicitud en
original y 2 copias.

17 Distribuye la siguiente documentacin:
a. Cliente Corporativo:
Original del oficio solicitud.
b. Minutario:
Copia del oficio solicitud.
c. Coordinador de Giros y Money Order:
Copia del oficio solicitud.

CLIENTE CORPORATIVO 18 Recibe el original del oficio solicitud.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
19 Recibe posteriormente del cliente, cheque certificado por
concepto de reintegro.

20 Elabora pliza contable.
21 Entrega al Coordinador de Ingresos cheque para depsito en la
cuenta del Organismo, por concepto de la devolucin del importe
solicitado.


FONDO DE OPERACIN

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GERENCIA DE CONTABILIDAD COORDINACIN DE GIROS COORDINACIN DE EGRESOS CLIENTE CORPORATIVO
1.- Recibe de clientes corpora-
tivos, solicitud de pago de
giros, originales de los giros por
pagar firmados por el
beneficiario o endosatario,
disquete o correo electrnico
con los datos de los giros que
se van a pagar.
2.- Verifica los datos de los
giros y la suma del importe
coincida con relacin de giros
pagados, as como con la carta
li it d
4.- Valida que la informacin
integrada al Subsistema central
coincida con los Giros fsicos.
5.- En caso de error u omisin
en el disquete, corrige los
datos en el subsistema central
de giros o en el subsistema de
giros pagados por Tesorera y
solicita al cliente los requisite
correctamente.
6.- Genera pliza contable por
medio de diskette para la
incorporacin al Sistema Theos
de Contabilidad.
7.- Enva reporte a la
Coordinacin de Egresos con
relacin de giros a pagar a
clientes por transferencia o
cheque
Coincide importe de giros
pagados condocumentos
o cumplencon requisitos
13.- Marca el error en la
relacin de giros pagados, as
como en el oficio.
8.- Recibe diariamente relacin
de los giros para su pago a los
usuarios corporativos.
14.- Se le avisa al cliente, por
medio de un correo electrnico
o telefnicamente para su
correccin.
En caso de efectuar un
pago indebido
11.- Entrega al Archivo de la
Coordinacin de Giros, los giros
pagados con su respectiva
etiqueta, para su custodia y
consulta posterior.
15.- Elabora oficio para solicitar
el importe al cliente.
16.- Recaba firma de la
Gerencia de Tesorera en el
oficio solicitud en original y 2
copias
17.- Enva oficio solicitud al
Cliente, minutario y
coordinacin de giros.
18.- Recibe el original del oficio
solicitud.
12.- Concilia mensualmente los
auxiliares contables con la base
de datos de giros pagados por
Tesorera.
3.- Integra al subsistema
central los giros a pagar por
Tesorera, mediante disquete
remitido por los clientes.
En caso que los cli entes
no remitan archivo de
giros pagados
10.- Captura en subsistema
central de Giros, los giros a
pagar por Tesorera.
19.- Recibe posteriormente del
cliente, cheque por concepto de
reintegro.
20.- Elabora pliza contable.
21.- Entrega a la Coordinacin
de Ingresos cheque por
concepto de la devolucin del
importe solicitado.
9.- Recibe transferencia
bancaria y/o cheque.
6.1.- Recibe pliza
contable
FIN
SI
NO
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1
2
2
INICIO

FONDO DE OPERACIN

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4.5.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA

SPM-215

4.5.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.5.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.6. AUTORIZACIN Y CONTROL PARA LA REPOSICIN DEL FONDO REVOLVENTE
PARA EL PAGO DE GIROS POSTALES ORDINARIOS Y REEMBOLSO A LOS
GERENTES ESTATALES Y DIRECTOR METROPOLITANO.

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA DE TESORERA-COORDINACIN DE GIROS

PROPSITO Autorizar la reposicin del Fondo Revolvente para el pago de giros postales
ordinarios y reembolso y de Money Order a los Gerentes Estatales.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. Los giros postales pagados que presenten los Gerentes Estatales y Director
Metropolitano, para solicitar la reposicin del fondo revolvente, deben cumplir con
los siguientes requisitos, de lo contrario no se aceptarn:
a) Que el giro haya sido expedido correctamente.
b) Que el giro no muestre huellas de raspaduras, enmendaduras o alteraciones.
c) Nombre y firma del beneficiario o del apoderado en el espacio indicado para
ello, si se trata de una Casa Comercial el giro debe estar debidamente
endosado y con el sello de la misma.
d) Al reverso del giro postal deben estar asentados los datos del documento con el
cual se identific el beneficiario y su domicilio.
e) Si se trata de una reposicin, se verifica en el subsistema central y en el archivo
de la Coordinacin de Giros que el giro original no haya sido pagado.
f) Todo giro repuesto para reintegro debe anexar copia de la forma 121
contestada de la Oficina Pagadora y contener la leyenda de que El
beneficiario se compromete a reintegrar el importe del mismo s resultar
pagado el original , escrito del puo y letra del usuario.
g) Todo giro postal debe estar sellado por la Oficina Pagadora.
2. Los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, pueden solicitar la reposicin de
sus fondos revolventes, en forma decenal o en perodos menores si es necesario,
siempre y cuando cubra los requisitos y no exceda su fondo autorizado.
3. Todos los Giros Postales pagados mediante revolvencia por los Gerentes Estatales
y Director Metropolitano, deben ser entregados al Gerente de Tesorera por
conducto del Coordinador de Giros y Money Order para su control y archivo.
4. El recibo resguardo del fondo para pago de giros, debe estar firmado por el
responsable del fondo, un tanto del recibo debe permanecer en poder del
responsable del fondo y un tanto permanecer en poder del Gerente de Tesorera a
travs del Coordinador de Giros y Money Order, hasta la devolucin del fondo al
trmino del ao fiscal.
5. Los fondos para pago de Giros deben concentrarse al Gerente de Tesorera a ms
tardar el da 31 de diciembre de cada ao, o el da hbil previo que corresponda, a
fin de que proceda la renovacin de los mismos al inicio del siguiente ejercicio
fiscal. Para ello, deben solicitar el resguardo cancelado y la renovacin de los
fondos.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
1 Recibe de la Gerencia Estatal y Direccin Metropolitana, lo
siguiente:
Oficio solicitud de reposicin de fondo revolvente para pago de
giros postales en original.
Depsito del archivo en FTP
o Correo electrnico de aviso que fue depositado el archivo
en FTP.
o Original de los giros pagados.
Oficio
2 Verifica lo siguiente:
Que los giros presentados estn depositados y registrados.
Que los datos de los giros coincidan con los documentos.
Que los giros cumplan los requisitos para su pago.
SPM-214
SPM-215

COINCIDEN LOS DATOS DE LOS GIROS CON LOS DOCUMENTOS
Y CUMPLEN CON LOS REQUISITOS
3 Requisita solicitud de reposicin de fondo revolvente para pago
de giros en original y copia.
4 Recaba firmas en la solicitud de reposicin de fondo revolvente
del J efe de Unidad y de la Coordinacin de Egresos y entrega a
ste para su trmite.
GERENTE DE TESORERA
/COORDINADOR DE
EGRESOS

5 Efecta el trmite de transferencia bancaria.
GERENTES ESTATALES Y
DIRECTOR
METROPOLITANO

6 Recibe transferencia bancaria por reposicin del fondo revolvente.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
7 Entrega al archivo de la Coordinacin de Giros y Money Order, los
giros fsicos para su resguardo.
8 Elabora la pliza por los giros pagados por fondo revolvente, en
original.
9 Entrega a la Gerencia de Contabilidad archivo electrnico con la
informacin de registro y las plizas fsicas para su archivo.
GERENTE DE
CONTABILIDAD
10 Recibe plizas por medio electrnico para su incorporacin al
Sistema Theos de Contabilidad.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
11 Enva por medio electrnico los archivos de los giros liberados, de
las revolvencias a las Gerencias Estatales y Direccin
Metropolitana.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
12 Verifica el registro contable con la base de datos del subsistema
central.

NO COINCIDEN LOS DATOS DE LOS GIROS CON LOS
DOCUMENTOS Y CUMPLEN CON LOS REQUISITOS
13 Devuelve archivo electrnico para su correccin a la Oficina
Pagadora.
14 Retiene el importe de los giros que no han reportado su
expedicin y enva correo electrnico a las Gerencias Estatales y
Direccin Metropolitana, para que regularicen la expedicin, para
su liberacin.


FONDO DE OPERACIN

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COORDINACIN DE
EGRESOS
COORDINACIONES
ADMINISTRATIVAS ESTATALES
METROPOLITANA Y DEPSITOS
MASIVOS
GERENCIA DE
CONTABILIDAD

1.- Recibe de
Coordinaciones oficio
solicitud de reposicin de
fondo revolvente para
pago de giros postales en
original, correo electrnico
y giros pagados
originales.
2.- Verifica que los giros
estn depositados y
registrados, que los datos
de los giros coincidan con
los documentos y que los
giros cumplan con los
requisitos de pago.
Coinciden datos
de los giros con
documentos y
cumplen con los
requisitos
3.- Requisita solicitud de
reposicin de fondo
revolvente para pago de
giros en original y copia.
4.- Recaba firmas en la
solicitud de reposicin de
fondo revolvente del J efe
de Unidad y de la
Coordinacin de Egresos y
entrega a ste para su
trmite.
7.- Entrega al archivo de la
Coordinacin de Giros, los
giros fsicos para su
resguardo.
8.- Elabora la pliza por los
giros pagados por fondo
revolvente, en original.
9.- Entrega a la Gerencia
de Contabilidad disquetes
con la informacin del
registro y las plizas
fsicas para su archivo.
10.- Recibe plizas por
medio de diskette para su
incorporacin al Sistema
Theos de Contabilidad.
13.- Se devuelve archivo
electrnico para su
correccin a la Oficina
Pagadora.
14.- Retiene el importe de
los giros que no han
reportado su expedicin y
enva correo electrnico a
la oficina expedidora, para
que regularice la
expedicin para su
liberacin.
5.- Efecta el trmite de
transferencia bancaria.
6.- Recibe transferencia
bancaria por reposicin del
fondo revolvente.
11.- Enva por medio
electrnico los archivos de
los giros liberados, de las
revolvencias a las
Coordinaciones
Administrativas Estatales,
Metropolitana y Depsito
Masivos.
12.- Verifica el registro
contable con la base de
datos del subsistema
central.
INICIO
NO
SI
FIN

FONDO DE OPERACIN

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4.6.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA

SPM-215

4.6.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.6.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.7 GLOSA DE GIROS

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA DE TESORERA.- COORDINACIN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPSITO Confrontar y verificar que las cantidades reportadas por las Coordinaciones
Administrativas Estatales y Direccin Metropolitana, de giros expedidos y pagados,
estn debidamente depositados, registrados y sustentados por los giros originales en
su caso.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. El Coordinador de Giros y Money Order, debe realizar la revisin de la cuenta
comprobada de giros, tanto de la expedicin como del pago.
2. El Coordinador de Giros y Money Order, debe verificar que la informacin recibida
va correo electrnico de la expedicin y pago, est debidamente soportada con la
balanza de comprobacin.
3. La cuenta de giros pagados mensual, debe estar soportada con los giros fsicos
segn formatos SPM-214 y SPM-215
4. El Coordinador de Giros y Money Order, debe realizar la conciliacin mensual de
giros, para determinar los giros pagados pendientes de expedir.
5. El Coordinador de Giros y Money Order, debe verificar que lo expedido est
debidamente registrado para poder realizar su pago posterior.
6. El Coordinador de Giros y Money Order debe realizar la comprobacin amarre
global entre las cifras del sistema con lo contable.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
1 Recibe del Gerente Estatal, y Director Metropolitano, la siguiente
informacin:
a. Giros Expedidos (va correo electrnico).
b. Giros Pagados (va correo electrnico) adems:
Giros fsicos pagados.
Oficio solicitud de fondos.
Fotocopia de la pliza de la cuenta comprobada mensual.
Oficios,
SPM-214
SPM-215

GIROS EXPEDIDOS

2 Revisa la informacin de los giros expedidos.

INFORMACIN CORRECTA

2.1 Integra la informacin al subsistema central de giros.

INFORMACIN CON DGITOS ERRNEOS O PROBLEMTICOS

2.2 Enva correo electrnico al Gerente Estatal y Director
Metropolitano, indicando los giros errneos o problemticos para
su correccin.
Cuando no envan la correccin, se elimina del archivo electrnico
los giros errneos o problemticos, enviando un 2do. correo
electrnico, para su correccin.
Correo
Electrnico

GIROS PAGADOS

3 Valida la informacin recibida y formula cdula por cada Gerencia
y/o usuario corporativo con la documentacin recibida.

4 Integra en el subsistema central de giros la informacin contenida
en el archivo electrnico, siempre que no tenga errores.

5 Contabiliza el envo de los giros pagados que hayan resultado
integrados al subsistema central de giros y enva copia de la
revolvencia de fondos, va correo electrnico a la Gerencia Estatal
involucrada.

6 Verifica por segunda vez la revolvencia, si todava existen giros
pendientes de integrar al subsistema central de giros, enva oficio
va correo electrnico y tradicional, a la Gerencia Expedidora para
que regularice su expedicin.
Oficio
7 Enva al Coordinador de Egresos, relacin de las revolvencias de
los Gerentes Estatales y Director Metropolitano para la radicacin
de fondos.
Relacin
8 Elabora, revisa y firma plizas de diario en original, guardando
una copia del archivo en el subsistema central de giros y las enva
al Gerente de Contabilidad para su archivo.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
9 Enva al Gerente de Contabilidad archivo electrnico con todas
las plizas que fueron integradas al subsistema central de giros,
para su integracin en el sistema de contabilidad central.

10 Verifica las radicaciones enviadas por la Coordinacin de
Egresos.

11 Elabora al cierre de cada mes, cdula de los giros pagados
retenidos por no haber reportado la expedicin y la enva va
correo electrnico a los Gerentes Estatales, para regularizarlos.


FONDO DE OPERACIN

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4.7.2. DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE GIROS Y MONEY ORDER
2.- Giros expedidos y pagados, va correo
electrnico, giros fsicos pagados, oficio solicitud
de fondos, fotocopia de la pliza de la cuenta
comprobada mensual.
2.2- Cuando no envan la correccin, se
elimina del disquete los giros errneos o
problemticos, enviando un segundo correo
electrnico, para su correccin.
3.- Valida la informacin recibida y formula cdula
por cada Coordinacin y/o usuario corporativo
con la documentacin recibida.
4.- Integra al subsistema central de giros la
informacin correcta contenida en el disquete.
5.- Contabiliza el envo de los giros pagados
integrados al subsistema central de giros y enva
copia de la revolvencia de fondos, va correo
electrnico a la Coordinacin Administrativa
involucrado.
6.- Verifica por 2. vez la revolvencia, si existen
giros pendientes de integrar al subsistema central
de giros, enva oficio a la Coordinacin
expedidora para que regularice su expedicin.
9.- Enva a la Gerencia de Contabilidad
disquete con todas las plizas integradas al
subsistema central de giros, para su
integracin en el sistema de contabilidad
central.
10.- Verifica las radicaciones enviadas por la
Coordinacin de Egresos.
11.- Elabora al cierre de cada mes, cdula de
los giros pagados retenidos por falta de
expedicin y la enva va correo electrnico a
las Coordinaciones Administrativos para
regularizarlos.
1.-Recibe de Coordinaciones Administrativas
Estatales y Metropolitana y Depsitos Masivos los
Giros expedidos y pagados.
Informacin
correcta?
2.1- Integra la informacin al subsistema central
de giros.
2.2- Enva un correo electrnico al
Coordinacin Administrativo Estatal,
Metropolitano y/o Depsitos Masivos,
indicando los giros errneos o
problemticos para su correccin.
2- Revisa la informacin de los giros expedidos.
7.- Enva a la Coordinacin de Egresos relacin
de las revolvencias de las Coordinaciones
Administrativas Estatales Metropolitano y
Depsitos Masivos, para la radicacin de fondos.
FIN
INICIO
Tipo de Giros
Expedidos
Pagados
NO
SI
8.- Elabora, revisa y firma pliza de
diario en original, guardando una
copia del archivo en un disquete y
enva a la Gerencia de Contabilidad
para su integracin junto con las
plizas para su archivo.

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4.7.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA

SPM-215

4.7.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.7.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.8. INTEGRACIN Y REGISTRO DE LOS GIROS EXPEDIDOS Y PAGADOS EN EL SUBSISTEMA
CENTRAL DE GIROS.

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA ESTATAL

PROPSITO Integrar y registrar en el Subsistema Central de Giros, la informacin de Giros
expedidos y pagados reportados por los Gerentes Estatales y Director Metropolitana,
para determinar los giros pendientes de pago o en trnsito y disponer de un archivo
para consultas


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. Los Gerentes Estatales y Director Metropolitano, deben capturar la informacin
de giros expedidos y pagados en el subsistema SGG000 y enviar al Gerente de
Tesorera a travs del Coordinador de Giros y Money Order, los reportes va FTP
e informar por correo electrnico.
2. El Gerente de Tesorera a travs del Coordinador de Giros y Money Order y
Money Order, debe concentrar la informacin proveniente de los Gerentes
Estatales y Director Metropolitano, referente a los giros postales expedidos y
pagados a nivel nacional.
3. En el caso de prdida o extravo de un giro postal expedido y/o pagado, tanto los
Gerentes Estatales y Director Metropolitano, deben comunicar el hecho
inmediatamente a travs de correo electrnico al Gerente de Tesorera a travs
del Coordinador de Giros y Money Order; asimismo por esta prdida, deben
levantar acta administrativa y enviarla al Coordinador de Giros y Money Order y
Money Order.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
GIROS EXPEDIDOS
GERENTE ESTATAL Y
DIRECTOR
METROPOLITANO
1 Captura en el Subsistema de Giros SGG000 la informacin
contenida en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud, recibida
de las oficinas expedidoras.
SPM-113
2 Genera reporte verificador de captura.
SPM-114
3 Valida que la informacin capturada coincida con la contenida en
las formas Giros Postales Nacionales Solicitud.
SPM-113
4 Corrige en el Subsistema de Giros Postales Nacionales, errores u
omisiones (en su caso).

5 Genera reporte analtico y resumen de los Giros Expedidos.

6
Enva por correo electrnico la captura de los giros expedidos
decenalmente a la Coordinacin de Giros.

GIROS PAGADOS EN OFICINAS POSTALES

7
Revisa el reporte de captura de la informacin de giros originales
ordinarios, reembolsos, as como las reposiciones en el
Subsistema de Giros SGG000.
SPM-214
SPM-215

8
Genera reporte verificador de captura.
SPM-116

9
Corrige en el Subsistema de Giros Postales errores u omisiones
(en su caso).

GIROS REPUESTOS Y NULOS ORDINARIOS O REEMBOLSOS

10
Genera reporte de giros repuestos.

ENVO DE INFORMACIN A OFICINAS CENTRALES

11
Remite a la Coordinacin de Giros oficio de envo de la informacin
generada en el Subsistema de Giros SGG000, sobre los giros
expedidos y los giros fsicos pagados.
Oficio

12
Enva decenalmente a la Coordinacin de Giros y Money Order , la
captura de los giros expedidos, pagados, repuestos y nulos, como
sigue:
Por Correo electrnico y FTP remite toda la informacin de
giros expedidos y pagados.
Por correo tradicional remite los giros fsicos pagados, nulos y
cancelados.


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COORDINACIN ADMINISTRATIVA ESTATAL, METROPOLITANA Y DEPSITOS MASIVOS

1.- Captura en el Subsistema de Giros
SGG000 la informacin contenida en la
forma Giros Postales Nacionales Solicitud,
recibida de las Oficinas Expedidoras.
2.- Genera reporte verificador de captura.
3.- Valida que la informacin capturada
coincida con la contenida en la solicitud
formas SPM-113.
5.- Genera reporte analtico y resumen de
los giros expedidos.
6.- Enva por correo electrnico la captura
de los Giros expedidos decenalmente a la
9.- Corrige en el Subsistema de
Giros Postales errores u omisiones
(en su caso).
ENVO DE INFORMACIN A OFICINAS CENTRALES
12.- Enva decenalmente a la Coordinacin
de Giros, la captura de los giros expedidos,
pagados, repuestos y nulos, como sigue:
Por Correo electrnico remite toda la
informacin de giros expedidos y
pagados.
Por correo tradicional remite los giros
fsicos pagados, nulos y cancelados.
Situacin de los
Giros
7.- Revisa en el Subsistema de Giros
SGG000 reporte de captura de la
informacin de giros originales ordinarios,
reembolsos, y las reposiciones.
INICIO
4.- Corrige en el subsistema de giros
postales nacionales errores u omisiones (en
su caso)
Repuestos y Nulos
Ordinarios o Reembolsos
Pagados en Oficinas
Postales
8.- Genera reporte verificador de captura.
11.- Remite oficio envo de la informacin
generada en el Subsistema de Giros
SGGOOO, sobre los giros expedidos y
los giros fsicos pagados.
10.- En caso de giros repuestos
(ordinarios o de reembolsos) Genera
reporte de giros repuestos.
FIN

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4.8.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA

SPM-214
SPM-215

4.8.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.8.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.9. RECEPCIN DE INFORMACIN DE LOS GIROS EXPEDIDOS Y PAGADOS POR
LAS GERENCIAS ESTATALES Y DIRECCIN METROPOLITANA.

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA DE TESORERA.- COORDINACIN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPSITO Controlar la informacin y documentacin que remiten los Gerentes Estatales y
Director Metropolitano, en relacin a los giros postales expedidos y pagados, as
como la retencin de su importe por el Coordinador de Giros y Money Order y Money
Order por no reportar la expedicin.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. El Gerente Estatal y Director Metropolitano, son responsables de enviar en forma
decenal al Coordinador de Giros y Money Order, la informacin generada por
cada una de sus Oficinas Postales, referente a los giros postales expedidos y
pagados. Esta informacin debe coincidir con las cifras de la cuenta comprobada
mensual.
2. El Coordinador de Giros y Money Order debe concentrar la informacin sobre los
giros postales expedidos y pagados, enviando en forma electrnica a los
Gerentes Estatales y Director Metropolitana, los giros pagados que no hayan
reportado su expedicin.
3. El Gerente Estatal y Director Metropolitano, deben remitir va electrnica a la
Coordinacin de Giros y Money Order, las correcciones o aclaraciones para
integrarlos al subsistema central de giros.

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
GERENTE DE TESORERA/
COORDINADOR DE GIROS Y
MONEY ORDER
1
Recibe y concentra la informacin de los correos electrnicos
recibidos de las Gerencias Estatales y Direccin Metropolitana.
Archivo
electrnico

2
Procesa informacin en el subsistema SGC000,para obtener:
Conciliacin de giros a nivel nacional.
Giros pagados sin expedicin.
Giros expedidos y pagados con importes diferentes.
Reporte comparativo entre cuenta comprobada y captura
integrada en el subsistema central de giros.
3 Prepara informacin para enviar a las Gerencias Estatales y
Direccin Metropolitana, expedidoras de los giros pagados sin
expedicin e importes diferentes.
DIRECTOR METROPOLITANO
4
Recibe informacin de los giros pagados sin expedicin e importes
diferentes.
Archivo
Electrnico

5
Remite listados a sus Administraciones de Correos adscritas para
su verificacin y/o aclaracin.
ADMINISTRADOR DE
CORREOS
6
Recibe del Gerente Estatal y Director Metropolitano, el reporte
correspondiente de giros pagados pendientes de expedir y de
importes diferentes.

7
Verifica la informacin contra los controles con que cuenta la
Administracin, realiza las aclaraciones pertinentes y remite oficios
a la Gerencia Estatal y Direccin Metropolitana.
DIRECTOR
METROPOLITANO
8
Recibe informacin de sus Administraciones de Correos adscritas,
prepara oficio de aclaracin, plizas contables, pliegos de
responsabilidad y en su caso archivo electrnico con la captura de
las reposiciones o integraciones pendientes, y remite informacin
de sus aclaraciones al Coordinador de Giros y Money Order.
Y MONEY ORDER
9
Verifica la informacin remitida por los Gerentes Estatales y
Director Metropolitano, realiza las correcciones necesarias en el
subsistema SGC000.
Archivo
Electrnico


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COORDINADOR DE GIROS Y MONEY
ORDER
COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS
ESTATALES Y COORDINACIN POSTAL
METROPOLITANA Y DEPSITOS MASIVOS
ADMINISTRACIONES DE CORREOS

1.- Recibe y concentra la
informacin de los correos
electrnicos recibidos de las
Coordinaciones Administrativos
Estatales, Metropolitana y
Depsitos Masivos.
2.- Procesa informacin para
obtener: conciliacin de giros a
nivel nacional, giros pagados sin
expedicin giros expedidos y
pagados con importes diferentes y
reporte comparativo entre cuenta
comprobada y captura integrada
en el subsistema central de giros.
3.- Prepara informacin para enviar
a los Coordinaciones
Administrativos Estatales,
Metropolitano y Depsitos
Masivos, expedidoras de los giros
pagados sin expedicin e importes
diferentes.
9.- Verifica la informacin remitida
por las Coordinaciones
Administrativos, realiza las
correcciones necesarias en el
subsistema SGC000.
6.- Recibe de la Coordinacin
Administrativa Estatal,
Coordinacin Postal Metropolitano
y/o Depsitos Masivos, el reporte
correspondiente de giros pagados
pendientes de expedir y de
importes diferentes.

4.- Recibe informacin de los giros
pagados sin expedicin e importes
diferentes.

5.- Remite listados a sus
Administraciones adscritas para su
verificacin y/o aclaracin.
8.- Recibe informacin de sus
Administraciones adscritas,
prepara oficio de aclaracin,
plizas contables, pliegos de
responsabilidad y en su caso
diskette con la captura de las
reposiciones o integraciones
pendientes, y remite informacin
de sus aclaraciones a la
7.- Verifica la informacin contra
los controles de la Administracin,
realiza las aclaraciones
pertinentes y remite oficio a la
Coordinacin Administrativa
Estatal, Coordinacin Postal
Metropolitana y/o Depsitos
Masivos.
INICIO
FIN

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4.9.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA

SPM-214
SPM-215

4.9.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.9.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


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4.10 VERIFICACIN DE GIROS POSTALES ORDINARIOS Y REEMBOLSOS

UNIDAD
RESPONSABLE
ADMINISTRACIONES DE CORREOS EXPEDIDORA Y/O PAGADORA,
COORDINACIN DE GIROS Y MONEY ORDER Y GERENCIA DE ATENCIN A
CLIENTES.

PROPSITO Verificar las reclamaciones escritas y telefnicas de los usuarios e informar el
tratamiento aplicado a un giro ordinario o reembolso que no se ha pagado.
Contabilizar los giros expedidos no reclamados por el usuario, tomando como base
su vigencia y en su caso, determinar y registrar los efectos financieros de los giros no
reclamados y/o prescritos.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. La verificacin de los giros postales ordinarios o reembolsos, pueden ser formuladas
por el remitente o el beneficiario al Administrador de Correos expedidor y/o pagador,
al Coordinador de Giros y Money Order o al Gerente de Atencin a Clientes.
2. Los Administradores de Correos expedidores y/o pagadores y el Coordinador de
Giros y Money Order y/o el Gerente de Atencin a Clientes, deben recibir y tramitar
reclamaciones de giros postales ordinarios y reembolsos, por las causas siguientes:
a. Cuando el giro haya sido reintegrado a personas sin derecho a recibir su
importe.
b. Por la prdida del giro original y/o de su reposicin.
c. Porque el giro haya sido pagado a personas sin derecho a cobrarlo.
3. Las reclamaciones deben presentarse por escrito en original y copia dentro de los
180 das, contados a partir de la fecha de expedicin del giro.
4. En caso que sea necesaria la investigacin de un giro extraviado, el Administrador
de Correos puede solicitar apoyo al Gerente de Atencin a Clientes o al Gerente de
Tesorera a travs del Coordinador de Giros y Money Order, quienes deben
proporcionar la informacin relacionada con la reclamacin de giros a las
Administraciones que lo soliciten.
5. La fuente de informacin debe ser el Sistema Nacional de Giros Postales y en su
caso las reclamaciones de los usuarios. al Gerente de Tesorera/Coordinador de
Giros y Money Order, son responsables de emitir al cierre de cada ejercicio la
informacin con las siguientes clasificaciones:
En cuanto a la expedicin:
Giros cuyo proceso de pago est dentro de su vigencia.
Giros cuyo pago no ha sido reclamado dentro de la vigencia.

FONDO DE OPERACIN

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6. Las Reclamaciones de los Giros Postales Ordinarios y Reembolso que se originen
en la zona metropolitana deben ser presentadas por escrito (dentro de los 180 das
naturales contados a partir de la fecha de expedicin del giro) por el usuario, ante el
Gerente de Atencin a Clientes o en las Oficinas Postales, por escrito en original y
copia, a la cual anexarn la relacin de giros que reclama, quien conforme a los
procedimientos investiga, verifica y dictamina la procedencia de la reclamacin y los
somete para su revisin legal.
7. Para el caso de los Estados de la Repblica, los usuarios las deben presentar al
Administrador de Correos que corresponda y remitir al Gerente de Atencin a
Clientes el resultado.
8. El Gerente de Atencin a Clientes previo anlisis de la informacin y
documentacin, determina el importe a pagar al cliente por los giros reembolso
expedidos que no se recibieron en la Oficina Depositaria, para lo cual elabora el
convenio de finiquito correspondiente, en el que menciona que en caso de que
posteriormente se determine que los giros que se estn finiquitando ya hubieran
sido pagados, o bien que su pago se haya realizado despus de la celebracin de
este convenio, restituirn al Servicio Postal Mexicano el importe respectivo.
9. El Subdirector de Finanzas a travs de la Gerencia de Tesorera nicamente debe
efectuar los pagos a que se refiere el procedimiento, una vez que se lleve a cabo la
revisin del convenio correspondiente, por el Director de Asuntos J urdicos y
Seguridad Postal.

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
RECLAMACIONES ESCRITAS EN LAS ADMINISTRACIONES DE CORREOS
EMPLEADO DE GIROS.-
ADMINISTRADOR DE
CORREOS EXPEDIDOR
Y/O PAGADOR
1 Recibe del cliente la reclamacin del giro postal ordinario y/o
reembolso en original y copia para su trmite, por las causas
siguientes:
Prdida del giro original o de su reposicin.
Giro que haya sido pagado a personas sin derecho a cobrarlo.
Giro que haya sido reintegrado a personas sin derecho a
recibir su importe.

2 Recibe del cliente el pago en timbres segn tarifa autorizada para
su investigacin.

CLIENTE 3 Recibe copia de su reclamacin sellada y firmada para efecto de la
interrupcin del plazo de prescripcin del giro.

EMPLEADO DE GIROS.-
ADMINISTRADOR DE
CORREOS EXPEDIDOR
4 Solicita a la Oficina Pagadora mediante la Solicitud de Informe
para Reintegro, si fue pagado o no el giro reclamado, en original y
copia.

EMPLEADO DE GIROS.-
ADMINISTRADOR DE
CORREOS PAGADOR
5 Enva respuesta en la Solicitud de Informe para Reintegro,
devolviendo la copia que indica si fue pagado o no el giro
reclamado y toma nota para que ste no sea pagado.

EMPLEADO DE GIROS.-
ADMINISTRADOR DE
CORREOS EXPEDIDOR
6 Boletina el giro reclamado avisando al Coordinador de Giros y
Money Order y a la Oficina Pagadora que queda anulado su pago,
procediendo a expedir un nuevo giro original en reposicin del
anterior y se reintegra al solicitante o enva nuevamente al
beneficiario para realizar el pago.

RECLAMACIONES DE CLIENTES PRESENTADAS A LA COORDINACIN DE GIROS Y
MONEY ORDER

COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
7 Recibe va telefnica de los Gerentes Estatales, Director
Metropolitano y/o Administradores Postales solicitudes de
informacin de giros.

8 Requisita el formato de verificacin de giros.
9 Consulta en el subsistema central de giros, el estado que guarda el
giro y lo informa e indica el nmero de verificacin
correspondiente.

10 Recibe del usuario la reclamacin del giro postal ordinario y/o
reembolso en original y copia para su trmite.

11 Consulta en el subsistema central los datos asentados en el oficio.
12 Imprime oficio informando el status del giro y lo remite a la oficina
solicitante.

reclamaciones de clientes presentadas a la Gerencia de atencin a
clientes

GERENTE DE ATENCIN
A CLIENTES
13 Recibe del cliente la reclamacin de giros pendientes de pago.
14 Verifica en el subsistema central de giros que los giros estn
reportados como expedidos pendientes de pago.

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
15 De tratarse de reembolsos no localizados, solicita al Centro
Operativo Regional el comprobante de la recepcin de los
reembolsos en la Administracin Postal de destino.
SPM 277
16 Solicita apoyo al Gerente de Tesorera a travs del coordinador de
Giros y Money Order, para validar la informacin de los giros
fsicos que no llegaron a la Administracin Depositaria.

GERENTE DE TESORERA
/ COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
17 Valida que los giros pendientes de pago determinados por la
Gerencia de Atencin a Clientes sean los correctos.

18 Elabora en base a los resultados obtenidos, oficio, cdula analtica
y resumen conforme al status que presentan los giros en el
subsistema central de giros.

GERENTE DE ATENCIN
A CLIENTES
19 Recibe del Gerente de Tesorera oficio y cdulas con el resultado
detallado de la investigacin.

20 Tramita ante el Director Corporativo de Asuntos J urdicos y
Seguridad Postal, la propuesta del convenio.

DIRECTOR CORP. DE
ASUNTOS JURDICOS Y
SEGURIDAD POSTAL
21 Recibe propuesta de convenio con los resultados de la
investigacin y en su caso, revisa el convenio de finiquito
correspondiente. y realiza su revisin legal.

22 Comunica mediante oficio la opinin legal el resultado, anexando el
convenio al Direccin Corporativo Comercial a travs del Gerente
de Atencin a Clientes.

GERENTE DE ATENCIN
A CLIENTES
23 Recibe y turna Convenio al Subdirector de Finanzas, para elaborar
el cheque o transferencia bancaria.

SUBDIRECTOR DE
FINANZAS
24 Recibe oficio y convenio instruyendo al Gerente de Tesorera
elabore el cheque a favor del cliente que present la reclamacin.

GERENTE DE
TESORERA/
COORDINADOR DE
EGRESOS
25 Recibe instruccin y emite cheque a favor del cliente.
26 Elabora pliza por medio electrnico para la incorporacin al
Sistema Theos de Contabilidad con los giros y/o reembolsos
pagados.

GERENTE DE
CONTABILIDAD,
27 Recibe pliza para su archivo y resguardo.
GERENTE DE TESORERA
/COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
28 Entrega al cliente oficio de finiquito, cheque o efecta transferencia
bancaria y relacin analtica de los giros pagados mediante
convenio.

CLIENTE 29 Recibe relacin analtica y descarga de su sistema los giros
reembolsos liquidados con finiquito.

GERENTE DE TESORERA
/COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
30 Captura los giros pagados al cliente, integra al subsistema central
de giros la informacin para evitar futuras reclamaciones.


FONDO DE OPERACIN

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4.10.2 Di agrama de Fl uj o
EMPLEADO DE GIROS.-
ADMINISTRACIN DE
CORREOS EXPEDIDORA Y/O
PAGADORA
GERENCIA DE ATENCIN A
CLIENTES/ COORD. DE
ATENCIN A CLIENTES
EMPLEADO DE GIROS.-
ADMINISTRACIN DE
CORREOS EXPEDIDORA
EMPLEADO DE GIROS.-
ADMINISTRACIN DE
CORREOS PAGADORA
COORDINACIN DE
GIROS Y MONEY ORDER
INICIO
RECLAMACIONES
ESCRITAS EN LAS
ADMINISTRACIONES DE
CORREOS
1.- Recibe reclamacin del
giro postal ordinario y/o
reembolso en O/C para su
trmite, por las causas
siguientes: Prdida del giro
original o de su reposicin,
Giro que haya sido pagado
a personas sin derecho a
cobrarlo, Giro que haya sido
reintegrado a personas sin
derecho a recibir su
importe.
2.- Recibe del cliente el
pago en timbres segn
tarifa autorizada para su
investigacin.
3.- Recibe copia de su
reclamacin sellada y
firmada para efecto de la
interrupcin del plazo de
prescripcin del giro.
6.- Boletina el giro
reclamado avisando a la
Coordinacin de Giros y a la
Oficina Pagadora que
queda anulado su pago,
procediendo a expedir un
nuevo giro original en
reposicin del anterior y se
reintegra al solicitante o
enva nuevamente al
beneficiario para realizar el
pago.
RECLAMACIONES DE CLIENTES A
LA COORDINACINDE GIROS
7.- Recibe va telefnica de
las diferentes
Coordinaciones
Administrativas Estatales
y/o Administraciones
Postales solicitudes de
i f i d i
14.- Verifica en el
subsistema central de giros
que los giros estn
reportados como expedidos
pendientes de pago.
16.- Solicita apoyo a la
Gerencia de Tesorera, para
validar la informacin de los
giros fsicos que no llegaron
a la Administracin
RECLAMACIONES DE CLIENTES A
LA GERENCIA DE ATENCIN A
CLIENTES
11.- Consulta en el
subsistema central los datos
asentados en el oficio.
10.- Recibe del usuario la
reclamacin del giro postal
ordinario y/o reembolso en
original y copia para su
trmite.
9.- Consulta en el
subsistema central de giros,
el estado que guarda el giro
y lo informa e indica el
nmero de verificacin
correspondiente.
4.- Solicita a la Oficina
Pagadora mediante la
Solicitud de Informe para
Reintegro, si fue pagado o
no el giro reclamado, en
original ycopia.
5.- Enva respuesta en la
Solicitud de Informe para
Reintegro, devolviendo la
copia que indica si fue
pagado o no el giro
reclamado y toma nota para
que ste no sea pagado.
8.- Requisita el formato de
verificacin de giros.
12.- Imprime oficio
informando el status del giro
y lo remite a la oficina
solicitante.
18.- Elabora en base a los
resultados obtenidos, oficio,
cdula analtica y resumen
conforme al status que
presentan los giros en el
subsistema central de giros.
15.- De tratarse de
reembolsos no localizados,
solicita al Centro Operativo
Regional el comprobante de
la recepcin de los
reembolsos en la
Administracin Postal de
destino.
13.- Recibe del cliente la
reclamacin de giros
pendientes de pago.
CLIENTE
1
1
20.- Tramita ante la
Direccin de Asuntos
J urdicos y Seguridad
Postal, la propuesta del
convenio.
19.- Recibe de la Gerencia
de Tesorera oficio y
cdulas con el resultado
detallado de la
investigacin.
17.- Valida que los giros
pendientes de pago
determinados por la
Gerencia de Atencin a
Clientes sean los correctos.
1
FIN

FONDO DE OPERACIN

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4.10.2 Di agrama de Fl uj o

GERENCIA DE
ATENCIN A CLIENTES/
COORD. DE ATENCIN
A CLIENTES
DIRECCIN
CORPORATIVA DE
ASUNTOS JURDICOS Y
SEGURIDAD POSTAL
SUBDIRECCIN DE
FINANZAS
COORDINACIN DE
GIROS Y MONEY
ORDER
GERENCIA DE
CONTABILIDAD

1
22.- Comunica mediante
oficio el resultado,
anexando el convenio a
la Direccin Comercial.-
Gerencia de Atencin a
Clientes.
25.- La Coordinacin de
Egresos recibe instruccin
y emite cheque a favor del
cliente.
24.- Recibe oficio y
convenio instruyendo a la
Gerencia de Tesorera
elabore el cheque a favor
del cliente que present
la reclamacin.
23.- Recibe y turna
Convenio a la
Subdireccin de
Finanzas, para elaborar
el cheque o transferencia
21.- Recibe propuesta de
convenio con los
resultados de la
investigacin y en su
caso, revisa el convenio
de finiquito
correspondiente.
30.- Captura los giros
pagados al cliente,
integra al subsistema
central de giros la
informacin para evitar
futuras reclamaciones.
29.- Recibe relacin
analtica y descarga de
su sistema los giros
reembolsos liquidados
con finiquito.
27.- Recibe pliza para
su archivo y resguardo.
26.- Elabora pliza por
medio de diskette para la
incorporacin al Sistema
Theos de Contabilidad
con los giros y/o
reembolsos pagados.
28.- Entrega al cliente
oficio de finiquito, cheque
o efecta transferencia
bancaria y relacin
analtica de los giros
pagados mediante
convenio.
CLIENTE
FIN

FONDO DE OPERACIN

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4.10.3
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Manual de Procedimientos para la Atencin de Reclamaciones.


4.10.5 GLOSARIO
DE TRMINOS
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.10.6 CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.11 RECIBO, CONTROL Y SUMINISTRO DE FORMAS FOLIADAS PARA VALORES
SPM-214 Y SPM-215

UNIDAD
RESPONSABLE
COORDINACIN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPSITO Controlar la recepcin y distribucin de las formas valoradas, con la finalidad de tener
existencias para dotar en forma oportuna a las Gerencias Estatales y Direccin
Metropolitana.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. El Subdirector de Finanzas y el Gerente de Tesorera a travs del Coordinador de
Giros y Money Order debe controlar la existencia de las formas foliadas para
valores, en base a mximos y mnimos.
2. El Coordinador de Giros y Money Order debe supervisar la emisin de las formas
foliadas para valores, a fin de evitar duplicidad.
3. El Coordinador de Giros y Money Order debe controlar la distribucin de las formas
foliadas para valores, enviadas a los Gerentes Estatales y Director Metropolitano.
4. Las dotaciones de formas, se remitirn fsicamente a las Coordinaciones Estatales
y Metropolitana, por correo tradicional y por sistema, mediante el proceso de
dotacin de remesas en el subsistema SGC000.
5. El Coordinador de Giros y Money Order debe verificar que las formas foliadas para
valores, cumplan con las especificaciones de impresin autorizados.
6. El Coordinador de Giros y Money Order debe controlar las formas foliadas para
valores en desuso, concentradas por los Gerentes Estatales y Director
Metropolitano, para su destruccin.
7. El Coordinador de Giros y Money Order debe realizar arqueos peridicos de las
formas valoradas SPM-214 y SPM-215.
8. El Coordinador de Giros y Money Order est facultado para avalar la recepcin de
las formas valoradas SPM-214 y SPM-215 de parte del Proveedor, y es
responsable de su envo a los Gerentes Estatales y Director Metropolitano
9. Las formas valoradas SPM-214 y SPM-215 deben estar almacenadas y
resguardadas en el Almacn de Estampillas y Formas Valoradas, el cual debe
contar con las medidas de seguridad necesarias.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
SUBDIRECTOR DE
FINANZAS
1 Formula y firma requisicin solicitud de impresin de talonarios de
las formas SPM -214 y SPM-215 en original y 5 copias.
Requisicin
2 Entrega a la Subdireccin de Recursos Materiales la requisicin
en original y 4 copias, recabando en la quinta copia sello de acuse
de recibo que archiva en expediente.
SUBDIRECTOR DE
RECURSOS MATERIALES
3 Recibe la requisicin en original y 4 copias sellando de recibido en
la quinta copia y la tramita.
SUBDIRECTOR DE
FINANZAS
4 Turna fotocopia de la requisicin sellada al Coordinador de Giros
y Money Order, para su conocimiento y seguimiento.
GERENTES DE
TESORERA
/COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
5 Recibe del Proveedor los talonarios impresos de acuerdo a la
requisicin enviada.
SPM-214
SPM-215
6 Revisa que los talonarios cumplan con las condiciones
establecidas en la requisicin.

EL PEDIDO NO CUMPLE CON LAS CONDICIONES
7 Anota en el pedido de remisin la diferencia detectada y lo
devuelve al proveedor

EL PEDIDO CUMPLE CON LAS CONDICIONES
8 Firma de recibido en el pedido remisin de conformidad, en
original y 2 copias, conservando copia.
9 Ordena por nmero de folio los talonarios y registra la entrada en
el registro de control (kardex).
10 Captura las formas valoradas en el subsistema de giros
(SGC000), para su control y seguimiento.
SOLICITUD DE FORMAS FOLIADAS
GERENTES ESTATALES
Y DIRECTOR
METROPOLITANO
11 Solicita mediante oficio al Coordinador de Giros y Money Order
dotacin de formas SPM 214 y SPM 215.

COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
12 Recibe solicitud y registra la salida en el control por nmero de
folio de los talonarios, para la distribucin.
13 Requisita y firma forma factura para la remisin de giros en
original y 3 copias, y etiqueta las cajas
para el envo de remesas en valijas registradas.
Oficio
SPM-543
14 Recaba firma del J efe de Unidad de Glosa y Revolvencias en la
forma factura para la remisin de giros.
SPM-277

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
15 Formula remesa en paquetes, anexando original y copia de la
forma factura para la remisin de giros.
SPM-543
16 Amarra y marchama el paquete para su envo.
17 Deposita en oficiala de partes el paquete para su distribucin.
18 Archiva copia de la forma factura para la remisin de giros y el
original del pedido remisin.
SPM-543
19 Recibe posteriormente del Gerente Estatal y Director
Metropolitano, copia de la forma factura remisin de giros, como
acuse de recibo y la archiva en el expediente.
SPM-543

FONDO DE OPERACIN

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4.11.2. Di agrama de Fl uj o

SUBDIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES
SUBDIRECCIN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERA/ COORDINACIN DE GIROS COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS
ESTATALES, METROPOLITANA Y DEP.
MASIVOS
1.- Formula y firma requisicin de
impresin de talonarios de las
formas SPM-214 y SPM-215 en
original y 5copias.
2.- Entrega la requisicin en
original y 4 copias, recabando en
la quinta copia sello de acuse de
recibo y archiva.
4.- Turna fotocopia de la
requisicin sellada a la
Coordinacin de Giros, para su
conocimiento yseguimiento.
3.- Recibe la requisicin en original
y 4 copias sellando de recibido en
la quinta copia y la tramita.
5.- Recibe del Proveedor los
talonarios impresos de acuerdo a la
requisicinenviada.
6.- Revisa que los talonarios
cumplan con las condiciones
establecidas en la requisicin.
Cumplen
Condiciones?
8.- Firma de recibido en el pedido
remisin de conformidad, en original
y 2 copias, conservando copia.
7.- Anota en el pedido de remisin la
diferencia detectada y devuelve al
proveedor. FIN
9.- Ordena por nmero de folio los
talonarios y registra la entrada en el
registro de control (kardex).
10.- Captura las formas valoradas en
el subsistema de giros (SGC000)
para sucontrol y seguimiento.
12.- Recibe solicitud y registra la
salida en el control por nmero de
folio de los talonarios, para la
distribucin.
13.- Requisita y firma la forma
factura para la remisin de giros en
original y 3 copias y etiqueta las
cajas para el envo de remesas en
valijas registradas.
14.- Recaba firma del J efe de la
Unidad de Glosa y Revolvencias en
la forma factura para la remisin de
giros.
15.- Formula remesa en paquetes y
anexa original y copia de la forma
factura para la remisin de giros.
16.- Amarra y marchama el paquete
a distribuir.
17- Deposita en Oficiala de partes el
paquete para sudistribucin.
INICIO
NO
SI
11.- Solicita mediante oficio a la
Coordinacin de Giros dotacin de
formas SPM 214 ySPM 215.
18.- Archiva copia de la forma
factura para la remisin de
giros y el original del pedido
remisin.
19.- Recibe posteriormente del
Coordinacin Administrativo
Estatal y Coordinacin Postal
Metropolitano, copia de la
forma factura remisin de giros,
como acuse de recibo y la
archiva en el expediente.
FIN

FONDO DE OPERACIN

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4.11.3
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

4.11.4. REGISTROS SPM-214
SPM-215
SPM-277
SPM-543

4.11.5. GLOSARIO
DE TRMINOS
por:

Giro Postal
Nacional Ordinario
SPM-214


Postales Nacionales




4.11.6. CAMBIOS
EN ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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4.12 ANEXOS
ANEXO

GIROS POSTALES NACIONALES SOLICITUD

FONDO DE OPERACIN

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INSTRUCTIVO GIROS POSTALES NACIONALES SOLICITUD

CAMPO CONTENIDO
Beneficiario El comprador del giro debe escribir claramente y con bolgrafo de tinta de color negro o azul
los datos del beneficiario (nombre, domicilio completo el importe del giro) en los espacios
indicados para ello, o en el ltimo de los casos deben ser llenados por el empleado de giros
a peticin del interesado, si este no sabe escribir.
Remitente Anotar claramente sus datos personales (nombre y domicilio completo) como se indica en la
forma SPM-113, as como la de firmar dicha solicitud, observando lo del punto (1) anterior.
Datos de Expedicin
Empleado que
Expide el giro
Una vez recibido del usuario el formato SPM-113 Solicitud de Giro, procede a llenar la
parte que dice Para ser llenado por el empleado, usando para ello bolgrafo y llenando
cada espacio como se indica.
Por ningn motivo, debe dejar de anotar la clave y nombre de la oficina expedidora y
pagadora.
En caso de una
reposicin
Cuando se trate de un giro repuesto, se debe anotar en la solicitud SPM-113 Original:
El nmero de giro al que sustituya.
La fecha de expedicin.
Se liquida
reembolso No:
En este espacio, anotar el nmero o los nmeros del o los reembolsos que liquida.
En la lnea que indica Firma del expedidor, el empleado que tramita el giro debe anotar
nombre completo y firma
Sello de Oficina
Expedidora
Al finalizar el llenado de la forma SPM-113, estampe en el lugar indicado para ello el sello
oficial Modelo 36-11.
Para control de la oficina expedidora: para los casos de reposicin de un giro, procede a
llenar los espacios siguientes:
Anotar el nmero que sustituye al original (reposicin).
Anota la fecha de la reposicin (DD.MM.AA)

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO

GIRO POSTAL NACIONAL ORDINARIO, SPM-214

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO

GIRO POSTAL NACIONAL REEMBOLSO, SPM-215

FONDO DE OPERACIN

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INSTRUCTIVO DE LAS FORMAS GIRO POSTAL NACIONAL ORDINARIO SPM 214
Y GIRO POSTAL NACIONAL REEMBOLSO SPM- 215

INDICACIONES GENERALES:
1. El Empleado de ventanilla, una vez que reciba la forma SPM-113, Giros Postales Nacionales, Solicitud,
requisitada; procede a llenar a mano las 3 partes que componen la forma SPM-214 (Giro Postal Nacional
Ordinario) o SPM-215 (Giro Postal Nacional Reembolso).
2. Utilizar para el llenado de los formatos SPM-214 o SPM-215, bolgrafo de tinta negra o azul.
3. Contar con el sello modelo 36-11 y el Catlogo de Dependencias.
4. Requisitar las partes del tronco y el comprobante del usuario (partes 1 y 3) del giro forma SPM-214 ordinario o
SPM-215 reembolso.
5. El Administrador firmar de autorizado en la parte indicada para ello, en el cuerpo del giro (parte 2),
plasmando el sello lineal que contiene su nombre y R.F.C.
CAMPO CONTENIDO
Remitente Anote nombre y domicilio completo del remitente.
Fecha de expedicin Anote la fecha de expedicin utilizando nmeros arbigos (1, 2, 3 etc.), a 8 posiciones.
Oficina Expedidora Escriba con nmeros arbigos los espacios destinados para la clave de la Oficina
Expedidora y Pagadora, a 10 posiciones.
Importe Anote claramente con nmeros el importe del giro utilizando hasta dos decimales.
Nombre Anote los nombres de la Oficina Expedidora y Pagadora.
Pguese a Anote claramente el nombre del beneficiario del giro.
Importe con letra Si dispone de mquina protectora, utilcela para anotar el importe del giro, de lo contrario,
en forma manuscrita.
Reposicin del giro No. En caso de reposicin del giro, anote el nmero y fecha de expedicin del giro que se
repone.
Sello expedidora Mod.
36-11
Estampe el sello 36-11 en el lugar indicado para ello.
Paga reembolso No. En caso de reembolsos, anote el nmero del reembolso(s) que se liquida en este espacio.

REVERSO DEL GIRO

El Empleado de Correos o el Usuario Corporativo, en los casos de pagos por Tesorera, requisitar el reverso del
giro con los datos de identificacin de quien cobre el giro.
Los documentos validos para identificacin oficial vigente son: Pasaporte, Credencial de Elector, Cartilla de
identidad Postal.
En el caso de conocimiento de firma, el empleado debe verificar que contenga los siguientes datos:
a) Firma del endosatario.
b) Nombre y sello de la Empresa o casa Comercial que da el conocimiento de firma al endosatario.
c) Nombre completo del endosatario.
d) Fecha de endoso.
e) Nombre y firma del endosante.

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO

CORRESPONDENCIA Y ENVOS REGISTRADOS, SPM-78

FONDO DE OPERACIN

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INSTRUCTIVO DE LA FORMA SPM-78
CORRESPONDENCIA Y ENVOS REGISTRADOS

CAMPO CONTENIDO
1. Registrados,
Reembolsos y Seguros
Marcar con una "X" segn se trate de registrados, reembolsos o seguros
postales.
2. Liquidado con Giro
Nmero
Anotar Nmero de giro con que se liquida el reembolso, de ser el caso.
3. Oficina Destinataria
Anotar Nombre de la Oficina Destinataria.
4. Agencia dependiente de
la Admn. En
Anotar Nombre de la Administracin de la cual depende la Agencia
destinataria del reembolso o seguro postal de ser el caso.
5. Contenido
Anotar el contenido de la correspondencia o envo.
6. Descripcin del Envo
Descripcin de la pieza.
7. Retngase
Anotar Nmero de das que deber retenerse la pieza.
8. Pieza (S) Nmero (S)
Anotar el nmero (s) de la pieza.
9. Total de Piezas
Anotar el total de piezas.
10. Sello Fechador de la
Oficina de Depsito
Estampar el sello fechador de la Oficina destinataria.
11. Cartas, Impresos o
Paquetes
Sealar si se trata de correspondencia o envo.
12. Peso
Anotar el peso de los envos en kilogramos y gramos.
13. Valor por Cobrar
Anotar el valor por cobrar, en pesos y centavos, slo si se trata de un
reembolso.
14. Valor Asegurado
Anotar el valor asegurado en pesos y centavos, slo si se trata de un seguro
postal.
15. Remitente
En estos espacios se anota el nombre y domicilio del remitente.
16. Destinatario
Anotar el nombre y domicilio del destinatario.
17. Despachada De
Anotar el nombre de la Oficina Postal que despacha la pieza.
18. El
Anotar el da, mes y ao en que se despacha la pieza y firma del empleado
despachador.
Oficina de Depsito
Estampar el sello fechador de la Oficina Postal de Origen.
20. Recib Anotar en este espacio el destinatario o remitente el da, mes y ao en que
recibe la pieza por devolucin.
21. Firma En este rubro el destinatario o el remitente por devolucin, debe firmar en el
momento de recibir la pieza.

FONDO DE OPERACIN

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CAMPO CONTENIDO
22. Registrados,
Reembolsos y Seguros
Marcar con una X segn corresponda el depsito a registrados,
reembolsos o seguros postales.
23. Pieza (S) Nm. (S)
Anotar el nmero(s) de la pieza(s) depositada(s).
24. Total de Piezas
Anotar el total de las piezas depositadas.
25. Valor por Cobrar
Anotar el valor por cobrar de la pieza, si se trata de un reembolso.
26. Valor Asegurado
Anotar el valor asegurado, si se trata de un seguro postal.
27. Destino
En este rubro se anota la poblacin o localidad de destino.
28. C.P.
Anotar la Entidad Federativa de destino de la pieza que se deposita.
29. Entidad Federativa
Anotar el nombre de la Administracin de la cual depende la Agencia de
destino de la pieza, si se trata de reembolso o seguro postal.
30. Agencia Dependiente
Nombre de la Administracin de la cual depende la Agencia destinataria.
Oficina de Depsito
Estampar el sello fechador de la Oficina Postal de origen.
32. Firma del Empleado
Receptor
En este rubro, debe firmar el empleado receptor de la pieza.

FONDO DE OPERACIN

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DESPACHO DE CORRESPONDENCIA Y ENVOS, SPM-277

FONDO DE OPERACIN

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INSTRUCTIVO DE FORMA SPM-277

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA Y ENVOS

CAMPO CONTENIDO
1 Sello modelo 6 36-14 de la oficina que despacha.
2 Nmero del despacho, el que debe ser progresivo para cada oficina, centro operativo regional o
centro postal
3 Nombre de la oficina que despacha.
4 Nombre de la oficina, centro operativo regional o centro postal de destino.
5 Siglas de la lnea area y nmero de vuelo; denominacin de la ruta o circuito postal
6 Fecha de despacho (da, mes y ao)
7 Horario de salida del vuelo, de la ruta o del circuito
8 Anotar la leyenda segn corresponda:
S.O. Saca ordinaria P.O Paquete ordinario
S.M. Saca mixta P.M. Paquete mixto
S.R. Saca registrada C.R. Pieza registrada
S.R.R. Saca registrada con reembolso R. Reembolso (sobre o paquete)
S.S.P. Saca con seguros postales S.P. Seguro postal (sobre o paquete)
B.P.I. Bulto postal internacional S.P.I. Saca postal internacional
P.P. Pequeo paquete V.D. Valija diplomtica
R.S. Remesa de fondos en saca R.P. Remesa de fondos en paquete
9 Cantidad.
10 Nmero de origen de la pieza o saca.
11 Peso en kilogramos.
12 Cuando se cuente con precintos de seguridad que se apliquen a S.O. (Saca ordinaria conteniendo
cheques del tesoro de los E.U.A.), S.R., S.R.R., S.S.P., V.D., Y R.S., se anotar la serie y el nmero.
13 Lugar de procedencia y entidad federativa.
14 Lugar de destino y entidad federativa.
15 Total de piezas.
16 Firmas del empleado que despacha y de quien interviene.
17 Sello lineal modelo 2 del empleado que despacha e interviene.
18 Nombre y firma del contratista o su representante o del recolector, cuando recibe materia postal.
19 Firma del empleado postal que recibe.
20 Sello lineal modelo 2 del empleado que recibe.
21 Sello modelo 6 36-14 de la oficina a donde va consignado el despacho.

FONDO DE OPERACIN

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AVISO, SPM-77
ANVERSO

REVERSO

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AVISO

CAMPO CONTENIDO
1 Marcar con una 'X' el servicio respectivo.

2 Anotar si se trata de primer aviso o segundo y ltimo aviso.

3 Anotar el nombre y domicilio (calle, colonia, lugar y cdigo postal) de la persona a quien se
dirige el aviso.

4 Anotar el nmero de origen y de orden asignado a la pieza.

5 Anotar el nmero de das que estar a disposicin del usuario, la pieza.

6 Espacio para anotar el nombre y firma del Administrador de la Oficina Postal que realiza la
entrega.

7 Especificar en nmero el importe total, del valor asegurado y el peso de la pieza, cuando
se trate de un seguro postal.

8 Estampar con claridad el sello modelo 5 de la Oficina Postal emisora del aviso.

9 Horario en que se entrega la pieza, ubicacin de la ventanilla y domicilio de la Oficina.

10 Lugar para firma del destinatario o su apoderado.

11 Nombre del apoderado, en caso de que el interesado no pueda acudir a recoger la pieza.

12 Lugar y fecha (da, mes y ao) en el cual se otorga el poder.

13 Espacio para que firme el destinatario o su apoderado.

14 Anotar los datos de la identificacin del destinatario o su apoderado.

15 Lugar para anotar nombre, firma de conocimiento y sello comercial, si la identificacin no
cubre los requisitos.

16 Anotar el nombre, direccin, lugar y cdigo postal del remitente.

17 Anotar el nombre de la Oficina Pagadora, si se trata de un reembolso.

18 Nmero de giro que liquida al reembolso correspondiente, fecha de expedicin (da, mes y
ao), e importe en nmero.

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO

REGISTRO DE GIROS ANULADOS

FORMA SPM-123 ANVERSO

FONDO DE OPERACIN

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REVERSO
FORMA SPM-123

FONDO DE OPERACIN

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REGISTRO DE GIROS ANULADOS

CAMPO CONTENIDO

ANVERSO Y REVERSO
Oficina Origen Anotar el nombre de la Administracin Postal de origen y la Entidad a la que
est adscrita.
Nmeros de giros
originales
Anotar el nmero de cada giro postal de origen que fue expedido.
Fechas de expedicin Anotar la fecha en da, mes y ao en que fue expedido el giro postal.
Beneficiarios Anotar el nombre completo del beneficiario del giro.
Valores Anotar el valor nominativo del giro expedido.
Nmeros de los
repuestos
Anotar el nmero del repuesto (duplicado) del giro postal expedido.
Fechas de pago de los
duplicados o triplicados
o repuestos (duplicado)
Anotar la fecha comenzando por el da, mes y ao en que fue pagado el
repuesto (duplicado) del giro postal expedido.

FONDO DE OPERACIN

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FORMA SPM-114 RELACIN DE GIROS NACIONALES EXPEDIDOS

FONDO DE OPERACIN

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RELACIN DE GIROS NACIONALES EXPEDIDOS

Campo Contenido
1 Anotar si se trata de un giro postal ordinario o reembolso.
2 Anotar el nmero consecutivo de la hoja.
3 Anotar la Administracin de Correos en donde est ubicada y la entidad.
4 Anotar el periodo o fecha que comprende la relacin de giros nacionales expedidos.
5 Anotar el nmero consecutivo de los giros postales.
6 Anotar el valor nominativo del giro postal expedido.
7 Anotar el valor nominativo del premio y cuota del giro postal expedido.
8 Desglosar el impuesto al valor agregado (I.V.A.) correspondiente al total del giro
expedido.
9 Anotar el nmero consecutivo del reembolso del giro postal expedido.

FONDO DE OPERACIN

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FORMA SPM-116 RELACIN DE LOS GIROS POSTALES PAGADOS

FONDO DE OPERACIN

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RELACIN DE LOS GIROS POSTALES PAGADOS

CAMPO CONTENIDO
Pagados Anotar si la relacin de los giros postales pagados corresponde a nacionales o
internacionales.
Hoja No. Anotar el nmero consecutivo de la relacin de los giros postales pagados.
Administracin
de Correos en
Anotar la Administracin de Correos en donde est ubicada y la entidad.
Periodo del Anotar el periodo o fecha que comprende la relacin de giros elaborada.
Nm. Del giro Anotar el nmero consecutivo de los giros postales.
Oficina Origen Anotar el nombre de la administracin de correos origen que expidi el giro postal.
Valor Anotar el valor nominativo del giro postal pagado.

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SOLICITUD DE REEMBOLSO

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO

APLICACIN CONTABLE

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INSTRUCTIVO DEL FORMATO
APLICACIN CONTABLE

CAMPO CONTENIDO
CTA. Anotar la cuenta contable que se afecta por la expedicin del giro postal.
SUB CTA. Anotar la sub cuenta contable que se afecta por la expedicin del giro postal.
SUB SUB CTA Anotar la sub sub cuenta contable que se afecta por la expedicin del giro postal.
AUX. Anotar el auxiliar contable que se afecta por la expedicin del giro postal.
AUX. Anotar el siguiente auxiliar contable que se afecta por la expedicin del giro postal.
DOCUMENTO Anotar el documento de que se trate.
CONCEPTO Anotar el concepto que se est afectando.
DEBE Anotar la cantidad que se afecta en la columna del debe.
HABER Anotar la cantidad que se afecta en la columna del haber.

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ANEXO

FORMA SPM-121

GIROS Y VALES POSTALES
SOLICITUD DE INFORME PARA REINTEGRO

FONDO DE OPERACIN

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SOLICITUD DE INFORME PARA REINTEGRO
Campo Contenido
Giros y Vales Postales, Solicitud de Informe para Reintegro
Nmero Anotar el nmero consecutivo de la solicitud.
C. Administrador de Correos en Anotar el nombre de la Administracin de Correos y su ubicacin estatal.
Agradecer a usted informar si ha(n) sido
pagado(s)
Anotar el nmero de folio de los giros postales expedidos.
Fecha Anotar la entidad federativa, da, mes y ao.
Sello de la Oficina Expedidora Estampar el sello fechador modelo 36-11
Nombre, apellidos y filiacin Anotar el nombre, apellidos y filiacin del Administrador de Correos
Solicitud para Cambio de Radicacin de Pago
Ha(n) sido presentado(s) a cobro en esta
Oficina cuyos datos constan al calce.
Anotar los nmeros de folio de los giros postales presentados a cobro.
Agradecer a usted informar s puede ser
pagado su importe o si fue
Anotar el importe del giro postal a cobrar y si ya fue pagado.
Sello de la Oficina Pagadora Estampar el sello fechador modelo 36-11.
Nombre, apellidos y filiacin Anotar el nombre, apellidos y filiacin del Administrador de Correos.
Nmero Anotar el nmero de folio del giro postal.
Valor Anotar el importe del giro postal.
Oficina expedidora Anotar el nombre de la oficina que expidi el giro postal.
Nombre del beneficiario Anotar el nombre completo del beneficiario del giro postal.
Fecha de expedicin Anotar la fecha (dd/mm/aa) en que fue expedido el giro postal.
Giros y Vales Postales, Autorizacin de Reintegro de la Oficina Pagadora
Nmero Anotar el nmero consecutivo de la solicitud.
C. Administrador de Correos en Anotar el nombre de la Administracin de Correos y su ubicacin estatal.
Su volante nmero de fecha no ha
sido.. ni
Anotar el nmero de volante, la fecha y especificar si no ha sido reintegrado el giro
postal.
Que expidi la Oficina de Correos Anotar el nombre de la Administracin de Correos.
En respuesta al volante de usted, nmero.. de Anotar el nmero de volante y la fecha.
Le manifiesto que Manifestar si ya se realiz el reintegro.
Por esa Oficina con fecha Anotar la fecha en que se autoriza el reintegro.
..a.. beneficiario .. por loqueprocede el .. Anotar el nombre del beneficiario del giro y si procede el reintegro.
Sello de la Oficina Pagadora Estampar el sello fechador modelo 36-11.
Autorizacin para Cambio de Radicacin de Pago
Su volante nmerode. Anotar el nmero de volante y la fecha.
Puede efectuar el pago de Anotar el nombre de la oficina de correos que efectuar el pago del giro.
Expedido(s) a cargo de la Oficina en Anotar el nombre de la oficina de correos de origen que expidi el giro postal.
Sello de la Oficina Expedidora Estampar el sello fechador modelo 36-11.
Nmero Anotar el nmero de folio del giro postal.
Valor Anotar el importe del giro postal.
Oficina expedidora Anotar el nombre de la oficina que expidi el giro postal.
Nombre del beneficiario Anotar el nombre completo del beneficiario del giro postal.
Fecha de expedicin Anotar la fecha (dd/mm/aa) en que fue expedido el giro postal.

FONDO DE OPERACIN

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FORMA SPM-543
FACTURA DE REMESA DE ESTAMPILLAS POSTALES
ANVERSO

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FORMA SPM- 543 REVERSO

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FACTURA DE REMESA DE ESTAMPILLAS POSTALES

CAMPO CONTENIDO
ANVERSO
Fecha Anote da, mes y ao correspondiente.
Gerencia o Administrador Anote el nombre y cargo del empleado al que va dirigida la remesa.
Antecedentes Anote los antecedentes correspondientes.
Gerencia Anote el nombre y estampe la firma del Gerencia de rea respectiva.
Interviene Por representacin la Contralora Interna en CORREOS DE MEXICO, Anote el
nombre y estampe la firma del responsable de la Contralora Interna.
El Despachador Anote el nombre y estampe la firma del Despachador.
Notas Especiales Anote las notas de carcter especial que procedan.
ESTAMPILLAS Y FORMAS ESTAMPILLADAS
Valor Indique el valor unitario de las estampillas.
Cantidad Indique la cantidad de cada una de las estampillas.
Importe Anote el importe de las estampillas.
Sumas Anote las sumas totales de los importes correspondientes.
Total Indique el total de las estampillas y formas estampilladas.
CUPONES RESPUESTA
Valor Indique el valor unitario de los cupones respuesta.
Cantidad Indique la cantidad de los cupones respuesta.
Denominacin Internacionales Anote la denominacin de los cupones respuesta.
Importe Anote el importe de los cupones respuesta.
REVERSO
VALES POSTALES
Valor Anote el valor de los vales postales.
Valor adicional Anote el valor adicional de los vales postales.
Cantidad Indique la cantidad de los vales postales.
Numeraciones Indique la serie de folios que comprende la remesa de vales postales.
Importe Anote el importe de los vales postales.
FORMA SPM 220 TARJETAS CON VALOR
Valores Anote los valores de las tarjetas con valor.
Cantidad Indique la cantidad de las tarjetas con valor.
Numeraciones Indique la serie de folios que comprende la remesa de las tarjetas con valor.
Importe Anote el importe de las tarjetas con valor.
OTRAS FORMAS FOLIADAS PARA VALORES
Formas Enuncie las formas foliadas para valores de la remesa.
Cantidades Indique las cantidades de las formas foliadas para valores.
Numeraciones Indique la serie de folios que comprende la remesa de las formas foliadas para
valores.
El C. Administrador de Correos en Anote el nombre y entidad federativa del Administrador de Correos.
Notas Especifique cualquier nota que proceda.
Acuse de Recibo Abierta la remesa que ampara esta factura especifique cmo viene la remesa.

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5. MONEY ORDER

5.1. RECEPCIN Y CONTROL DE LOS MONEY ORDER PAGADOS EN LAS
ADMINISTRACIONES POSTALES

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIAS ESTATALES

PROPSITO Efectuar con oportunidad la comprobacin del pago de Money Order en las
Administraciones Postales, a fin de agilizar el manejo del fondo revolvente asignado.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
Los Directores Regionales y Gerentes Estatales, son responsables de cumplir
cabalmente con las siguientes polticas:
1. Recibir diariamente de los Administradores Postales de su jurisdiccin, relacin que
especifica el perodo que amparan los documentos que fueron pagados, nmero
progresivo, nmero del Money Order, importe en dlares, tipo de cambio e importe
en moneda nacional y los originales del formato de pago de Money Order United
States International Postal Money Order (MP-1).
2. Verificar y en su caso, fincar responsabilidad a quien resulte responsable en la
alteracin del tipo de cambio establecido para el pago de Money Order.
3. Instruir a los Administradores Postales de su jurisdiccin para que antes de efectuar
el pago de los Money Order, verifiquen que los documentos contengan las medidas
de seguridad y los requisitos que a continuacin se describen:
MEDIDAS DE SEGURIDAD:
Anverso
- Papel seguridad con filamentos de colores solamente visibles con luz negra.
- El corte debe ser fino y uniforme.
- El valo gris a contraluz debe reflejar la imagen de George Washington.
- Cinta o banda de seguridad (se observa a contra luz y con luz negra color
naranja, las letras USPS al reverso y anverso).
- El Money Order debe ser de color rosa.
Reverso
- Panel de seguridad con filamentos visibles con luz negra.
- Cinta o banda de seguridad (se observa a contra luz y con luz negra color
naranja, las letras USPS al reverso y anverso)

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- Nmero de serie del Money Order visible con luz negra para las series 7407,
7408 y 7409.
REQUISITOS:
Anverso
a. ngulo superior izquierdo.- Nmero de serie.
b. Seccin media superior.- Ao, Mes y Da.
c. Seccin media superior.- Clave de la Administracin Expedidora.
d. ngulo superior derecho.- Cantidad en dlares.
e. Seccin media superior.- Cantidad en letra.
f. Seccin inferior derecha.- Nombre y direccin del remitente.
g. Seccin inferior izquierda.- Nombre y direccin del Beneficiario
h. Seccin central.- Sello de Pagado (estampado en forma diagonal).
Reverso
a. Seccin superior izquierda.- Tipo y nmero de identificacin, nombre y direccin del
beneficiario, importe en dlares, tipo de cambio vigente, importe en Moneda Nacional.
b. Firma del beneficiario.
c. Seccin derecha.- Sello de la Administracin pagadora y fecha en que se efecto el
pago.
4. Asignar un nmero de folio consecutivo a cada original de Money Order United
States International Postal Money Order, mismo que deben colocar en el ngulo
inferior derecho del documento, la numeracin iniciar y terminar cada decena,
para los das 5, 15 y 25 de cada mes con excepcin de diciembre, que deben incluir
hasta el da 31 de diciembre .
5. Los Administradores Postales nicamente pueden pagar los Money Order mediante
el formato MP 1 (anexo) autorizado en el convenio con el Correo de Estados Unidos.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS MONEY ORDER
QUE ENTRARON EN VIGOR A PARTIR DEL 27 DE OCTUBRE DE 2008.
Cuando es visto a contraluz aparece del lado izquierdo a todo lo alto una marca de agua con
la imagen de George Washington.
A la derecha de esta marca de agua aparece un listn de seguridad vertical y multicolor.
Cuando es visto a contraluz este listn se ve continuo con barras horizontales claras y
obscuras alternando al fondo. Las letras USPS se repiten al derecho y al revs del listn
(cuando el giro Postal es visto por el reverso).
No debe haber ninguna decoloracin alrededor de los nmeros que marcan el valor del
Money Order.
El importe mximo de los Money Order es de $ 700.00 dlares.

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
GERENTE
ESTATAL/COORDINADOR
ADMINISTRATIVO/
UNIDAD DE RECURSOS
FINANCIEROS
1 Recibe diariamente de las Administraciones de su jurisdiccin, lo
siguiente:
Formatos de Money Order pagados en original.
Relacin de Money Order pagados en original y copia.

MP1

2 Revisa que los siguientes datos de los Money Order
correspondan a los de la relacin:
a. No. Progresivo
b. No. de Money Order
c. Fecha de Pago
d. Importe en dlares
e. Tipo de Cambio
f. Importe en moneda nacional

3 Verifica que el importe del pago de los Money Order est de
acuerdo al tipo de cambio establecido en la fecha respectiva.

EXISTEN DIFERENCIAS
4 Corrige los datos errneos en la relacin de Money Order
pagados.

NO EXISTEN DIFERENCIAS
5 Firma de recibido en la copia de la relacin de Money Order
pagados y la entrega al Administrador.

6 Archiva el original de la relacin de Money Order pagados para
consulta o futuras aclaraciones.

DECENALMENTE
7 Asigna nmero de folio a los Money Order recibidos en la decena.
8 Captura en el Sistema Sismoney los datos de los Money Order
pagados.

9 Emite listado previo de Money Order pagados en original, con los
siguientes datos:
No. de documento
Fecha de pago
Tipo de cambio
Importe en dlares
Importe en Moneda Nacional
Subtotales por oficina
Total general

10 Revisa que los datos contenidos en el listado coincidan con los
Money Order.

EXISTEN ERRORES
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO/ UNIDAD
DE FINANZAS
11 Corrige los errores anotando en el listado los datos correctos y los
captura en el sistema de Sismoney de Money Order.

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.

NO EXISTEN ERRORES

12 Emite listado definitivo en original y dos copias. REPORTE
13 Graba la informacin contenida en el listado, en un Subdirectorio
identificndola con un nmero consecutivo.

14 Elabora Oficio de envo de Money Order pagados en original y
dos copias y recaba firma del Gerente Estatal

15 Enva al Gerente de Tesorera-Coordinador de Giros y Money
Order, lo siguiente:
Oficio de solicitud de reembolso de fondo revolvente en
original y copia
Reporte de Money Order analtico pagados en original y copia.
Relacin de Money Order pagados en original y copia.
Formatos Money Order pagados original
Correo Electrnico y archivo enviado por FTP

OFICIO

REPORTE

REPORTE

MP-1
Y MONER ORDER/UNIDAD
DE INFORMATICA Y
MONEY ORDER
16 Recibe del Gerente Estatal la siguiente documentacin:
Oficio de solicitud de reembolso de fondo revolvente en
original y copia
Reporte de Money Order por folio en original y copia.
Relacin de Money Order por radicacin en original y copia.
Resumen de los documentos de Money Order en original y
copia.
Formatos de Money Order pagados en original.
Correo Electrnico y archivo enviado por FTP

OFICIO

REPORTE

REPORTE

MP-1
17 Revisa y concilia los siguientes datos de los Money Order contra
los listados:
No. de documento.
Tipo de cambio
Importe en dlares
Importe pagado en moneda nacional
Fechas de pago

Y MONEY ORDER/ UNIDAD
DE INFORMATICA Y
MONEY ORDER
18 Elabora reporte Concentrado de Money Order pagados en las
Gerencias Estatales en original y copia anotando los siguientes
datos:
Gerencias Estatales que solicitan la Reposicin del Fondo
Fecha de elaboracin
No. y fecha de Oficio
No. de documentos
Importe en dlares
Importe en Moneda Nacional
Total
Relacin de
las
revolvencias

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
MONEY ORDER/ UNIDAD DE
INFORMTICA Y MONEY
ORDER
19 Elabora y enva al Coordinador de Egresos reporte para reponer
fondos, con la documentacin siguiente:
Oficio de solicitud de fondos recibidas de las Gerencias
Estatales
Reporte de Money Order por radicacin
Resumen de los documentos Money Order
Reporte de Money Orders por folio.
Relacin de
las
Revolvencias

Reportes

QUINCENALMENTE

20 Elabora resumen de los Money Order pagados en las Oficinas
Postales adscritas a las Gerencias Estatales en base al
concentrado diario.
Relacin de
Money Order
pagados
21 Hace el cierre por cada envo, elaborando un resumen de
Money Order pagados, identificndolo con nmero consecutivo.

22 Ordena numricamente los Money Order recibidos elaborando
paquetes de 200 documentos.

23 Concilia la informacin acumulada en disquetes con el resumen
de Money Order pagados.

24 Elabora y remite oficio de envo de Money Order pagados en
original y dos copias dirigido al Correo de Estados Unidos de
Amrica.
Oficio
MONEY ORDER/UNIDAD DE
INFORMTICA Y MONEY
ORDER
25 Distribuye la documentacin de la siguiente manera:
a. Gerente de Contabilidad
Copia del resumen definitivo del cierre del envo quincenal y
mensual.
b. Correo de Estados Unidos de Amrica
Oficio de envo de Money Order pagados en original.
Reporte detallado por lote de Money Order pagados en
original (en paquetes de 200).
CD que contiene la informacin de los Money Order
pagados.
Paquetes de 200 Money Order formato MP1
c. Archivo Temporal.
Resumen quincenal.
Paquetes de documentacin recibida de las Gerencias
Estatales (copias)
Concentrado diario
Copia de Oficio de envo de Money Order pagados.
Copia de listado

TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

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5.1.2 Di agrama de
Fl uj o

Gerente Estatal/ Coordinador Administrativo/ Unidad de
Recursos Financieros
Coordinador de Giros y Money Order/ Unidad de
Informtica y Money Order

INICIO
1.- Recibe diario de las
Administraciones de su
jurisdiccin: Formatos de
Money Orders pagados en
original, Relacin de Money
Orders pagados en original
ycopia
22.- Ordena numrica-
mente los Money
Orders recibidos
elaborando paquetes
de 200 documentos.
8.- Captura en el
Sistema Sismoney
los datos de los
Money Orders
pagados.
7.- Asigna nmero de
folio a los Money
Orders recibidos en
la decena.
6.- Archiva el original de
la relacin de Money
Orders pagados para
consulta o futuras
aclaraciones.
5.- Firma de recibido
en la copia de la
relacin de Money
Orders pagados y la
entrega al
Administrador.
4.- Corrige los datos
errneos en la
relacin de Money
Orders pagados.
3.- Verifica que el importe
del pago de los Money
Orders est de acuerdo al
tipo de cambio establecido
en la fecha respectiva.
Existen
diferencias
NO
SI
DECENALMENTE
9.- Emite listado
previo de Money
Orders pagados en
original
17.- Revisa y concilia
los datos de los
Money Orders
contra los listados.
15.- Enva al Coordinador
de Giros y Money Orders:
Oficio de solicitud de
reembolso de fondo
revolvente O/C, Reporte
de Money Orders
analtico pagados O/C,
Relacin de Money
Orders pagados O/C,
Formatos Money Orders
pagados original, Correo
Electrnico y archivo FTP.
13.- Graba la
informacin del
listado en disquete
identificndola con
un nmero
consecutivo.
11.- Corrige los
errores anotando en
el listado los datos
correctos y los
captura en el sistema
de Sismoney de
Money Orders.
10.- Revisa que los
datos contenidos en
el listado coincidan
con los Money
Orders.
Existen
Errores
SI
NO
12.- Emite listado
definitivo en original
y dos copias.
14.- Elabora Oficio
de envo de Money
Orders pagados en
O/2c y recaba firma
del Coordinador
Administrativo.
16.- Recibe documentos:
Oficio de solicitud de
reembolso de fondo
revolvente O/C, Reporte de
Money Orders analtico
pagados O/C, Relacin de
Money Orders pagados O/C,
Formatos Money Orders
pagados original, Correo
Electrnico y archivo FTP.
23.- Concilia
informacin acumulada
en disquetes con el
resumen de Money
Orders pagados.
21.- Hace el cierre por
c/envo, elabora
resumen de Money
Orders pagados,
identificndolo con
nmero consecutivo.
18.- Elabora reporte
Concentrado de Money
Orders pagados en las
Coordinaciones
Administrativas Estatales y
en la Coordinacin Postal
Metropolitana en O/C.
19.- Elabora y enva al Coord.
de Egresos, reporte para
reponer fondos, con
documentacin: Oficio solicitud
de fondos, recibidas de las
CAE y CPM, Reporte de Money
Orders por radicacin,
Resumen de los documentos
de Money Orders por oficina
pagadora, Reporte de Money
Orders por folio.
20.- Elabora resumen de
los Money Orders
pagados en las CAE y
CPM en base al
concentrado diario.
QUINCENALMENTE
25.- Distribuye
documentos
24.- Elabora y remite
oficio de envo de
Money Orders
pagados en O/2C al
Correo de EUA.
FIN
2.- Revisa los datos de los
Money orders contra la
relacin

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5.1.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
Manual de Procedimientos para la Radicacin de Fondos a las Coordinaciones Postales.

5.1.4 REGISTROS MP1

5.1.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

Money Order (MP1) Documento expedido por el Correo de Estados Unidos de Amrica, destinados a beneficiarios
residentes dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos

Sismoney Sistema informtico, instalado en las Coordinaciones Administrativas y en Oficinas Centrales,
utilizando para capturar los Money Order pagados en las Administraciones Postales adscritas a
las Coordinaciones Administrativas Estatales y a la Coordinacin Administrativa Metropolitana.

Fondo Revolvente Asignacin de recursos a las Gerencias Estatales y Direccin Metropolitana, para efectuar el
pago de Money Order en las Administraciones Postales

5.1.6. CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


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5.2. DETERMINACIN DEL FONDO REVOLVENTE PARA EL PAGO DE MONEY
ORDER Y SU DISPERSIN

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA DE TESORERA.- COORDINACIN DE GIROS Y MONEY ORDER Y
COORDINACIN DE EGRESOS

PROPSITO Garantizar el pago oportuno de los Money Order, determinando los importes que
deben manejar los Gerentes Estatales.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. Los Directores Regionales a travs de sus Gerentes Estatales, deben asignar una
cuenta bancaria en la institucin que determinen, a efecto de que se radiquen los
recursos para el pago de Money Order.
2. La radicacin de recursos para el pago de Money Order, es mediante el manejo de
un fondo revolvente, que podr incrementarse a solicitud y justificacin que
presenten por escrito los Gerentes Estatales.
3. La radicacin por el reembolso de los recursos para el pago de Money Order, lo
realiza el Gerente de Tesorera, a travs de la Coordinacin de Egresos a peticin
de la Coordinacin de Giros y Money Order, mediante transferencias electrnicas,
con la(s) institucin(es) bancaria(s) que se determine(n) previamente.
4. Los Gerentes Estatales son los responsables de la concentracin y dispersin del
Fondo asignado para el pago de Money Order, debiendo supervisar su estricto
manejo en las Administraciones Postales de su jurisdiccin.
5. Los Gerentes Estatales, no pueden hacer uso distinto de los recursos destinados
para el pago de Money Order.
6. El recibo resguardo del fondo para pago de Money Order debe estar firmado por el
responsable del fondo, un tanto del recibo debe permanecer en poder del
responsable del fondo y un tanto permanecer en poder del Gerente de Tesorera a
travs del Coordinador de Giros y Money Order, hasta la devolucin del fondo al
trmino del ao fiscal.
7. Los fondos para pago de Money Order deben concentrarse al Gerente de Tesorera
a ms tardar el da 31 de diciembre de cada ao, o el da hbil previo que
corresponda, a fin de que proceda la renovacin de los mismos al inicio del
siguiente ejercicio fiscal. Para ello, deben solicitar el resguardo cancelado y la
renovacin de los fondos.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
Y MONEY ORDER
1 Recibe de los Gerentes Estatales, oficio solicitud de asignacin o
incremento del Fondo Revolvente para el pago de Money Order
en las Administraciones de su jurisdiccin.
OFICIO
2 Analiza los reportes de pago de Money Order o revolvencias
atendidas en un perodo de un ao anterior a la fecha de la
solicitud.

3 Obtiene el promedio mensual de importes pagados por cada una
de las Gerencias Estatales.

4 Determina si el monto solicitado se autoriza en funcin de su
razonabilidad.

NO AUTORIZADO

4.1 Elabora y rubrica oficio de notificacin de no autorizacin en
original y copia, argumentando el motivo.
OFICIO
4.2 Recaba firma del Gerente de Tesorera en oficio de notificacin en
original y copia.

4.3 Enva a los Gerentes Estatales, oficio de notificacin en original.
4.4 Archiva copia de oficio de notificacin.

AUTORIZADO

5 Elabora y rubrica lo siguiente:
Oficio notificacin de autorizacin en original y copia
Resguardos de Money Order en O/C.

Oficio
Resguardo
6 Recaba firma del Gerente de Tesorera en oficio de notificacin en
original y copia.

7 Enva a los Gerentes Estatales lo siguiente:
Oficio notificacin de autorizacin en original y copia
Resguardos (2) en original para firma del responsable.
Oficio
Resguardo
Y MONEY ORDER
8 Archiva copia de lo siguiente:
Oficio notificacin de autorizacin
Resguardo para pago de Money Order

Oficio
Resguardo
9 Requisita reporte de dispersin de fondos por en original y copia. Dispersin de
fondos por
electrobanca
10 Recaba las siguientes firmas de autorizacin en el reporte de
dispersin de fondos en original y copia:
Coordinador de Egresos
Gerente de Tesorera

11 Entrega el original del reporte de dispersin de fondos al
Coordinador de Egresos y archiva copia.
Dispersin de
fondos por
electrobanca

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
COORDINADOR DE
EGRESOS
12 Recibe original del formato de dispersin de fondos para las
Coordinaciones Administrativas
Dispersin de
fondos por
electrobanca
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
13 Enva al Gerente de Contabilidad el reporte por Coordinacin
Administrativa de los Money Order pagados.
Relacin de
Money Order
pagados
14 El Gerente de Contabilidad recibe los siguientes reportes:
Estado de cuenta de Money Order
Estadstica de pagos de Money Order por entidad.
Reporte de recepcin de Money Order por envo de las
Gerencias Estatales.


FONDO DE OPERACIN

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5.2.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA

5.2.4 REGISTROS Oficio Resguardo
Dispersin de fondos por electrobanca
Relacin de Money Order pagados

5.2.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos



5.2.6. CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


FONDO DE OPERACIN

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5.3. APLICACIN DEL TIPO DE CAMBIO PARA EL PAGO DE MONEY ORDER Y GIROS
INTERNACIONALES.

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE GIROS Y MONEY ORDER

PROPSITO Determinar y dar a conocer el tipo de cambio diario para el pago de Money Order y
Giros Internacionales.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. Corresponde al Gerente de Tesorera a travs del Coordinador de Giros y Money
Order consultar diariamente con cuatro Instituciones Bancarias y tres Casas de
Cambio, el tipo de cambio en relacin peso-dlar.
2. La Gerencia de Tesorera es responsable de la determinacin del tipo de cambio
para el pago de Money Order y Giros Internaciones de conformidad al
procedimiento establecido.
3. Es responsabilidad del titular de la oficina pagadora, consultar el tipo de cambio
vigente para efectos de pagos de Money Order y Giros Internacionales a travs de
intranet, en caso de no contar con este servicio, deber comunicarse va telefnica
a la Gerencia Estatal correspondiente para que le indiquen el tipo de cambio
vigente.
4. El Gerente de Tesorera conjuntamente con el Subdirector de Finanzas, revisarn
el procedimiento para la determinacin del tipo de cambio con casas de cambio y/o
Instituciones Bancarias con las que se consulta diariamente el tipo de cambio.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
1 Consulta diariamente el tipo de cambio de la compra y venta de
documentos, en cuatro instituciones bancarias, tres casas de
cambio y Telecom.
Reporte
2 Captura las cotizaciones del tipo de cambio peso-dlar de las
instituciones Bancarias, Casas de Cambio y Telecom, elimina la
ms alta y la ms baja, determina el promedio en la opcin de
compra.

3 Revisa el promedio del tipo de cambio peso-dlar, dividiendo
entre seis las diferencias entre la compra y la venta de las
cotizaciones restantes, el promedio se resta del determinado en
la compra, el resultado, es el tipo de cambio para publicar en
intranet, al da siguiente para la compra de los Money Order.

4 Enva al Subdirector de Finanzas y Gerente de Tesorera reporte
diario en donde se especifica la informacin proporcionada por los
bancos y las casas de cambio sobre tipo de cambio peso-dlar.
Reporte
SUBDIRECTOR DE
FINANZAS /GERENTE DE
TESORERA
5 Evala el promedio obtenido del tipo de cambio para la compra de
Money Order, de acuerdo a las condiciones del mercado, fija el
nuevo tipo de cambio para el pago de Money Order que ser
aplicado al da siguiente.

6

Instruye al Coordinador de Giros y Money Order sobre la
publicacin en Intranet del tipo de cambio que debern consultar
los Gerentes Estatales, Coordinadores Administrativos y/o los
Administradores Postales, para el pago de Money Order y Giros
Internacionales.

COORDINADOR DE
GIROS Y MONEY ORDER
7 Pblica diariamente en Intranet, el tipo de cambio para el pago de
Money Order y Giros Internacionales aplicable el da de su
publicacin.

GERENTE ESTATAL/
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO
8 Consulta diariamente en Intranet el tipo de cambio vigente.
ADMINISTRADOR
POSTAL PAGADOR

9 Consulta diariamente en Intranet el tipo de cambio vigente
aplicable para el pago de Money Order y Giros Internacionales.

10 Las Administraciones Postales que no cuenten con Intranet,
solicitarn va telefnica a la Gerencia Estatal correspondiente el
tipo de cambio vigente para el pago de Money Order y Giros
Internacionales.

COORDINADOR
DE GIROS Y
MONEY ORDER
11 Archiva el reporte del tipo de cambio

12 Respalda semanalmente la informacin del tipo de cambio en
medio magntico.


FONDO DE OPERACIN

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COORDINADOR DE GIROS Y MONEY
ORDER
GERENTE DE
TESORERA
GERENTE ESTATAL /
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACIN
POSTAL PAGADORA

INICIO
1.-Consulta el tipo de
cambio de la compra y
venta de documentos, en
cuatro instituciones
bancarias, tres casas de
cambioyTelecom.
8.- Consulta en Intranet
el tipo de cambio
vigente.
9.- Consulta en Intranet
el tipo de cambio
vigenteaplicableparael
pago de Money Order y
GirosInternacionales.
5.- Analizayevala pro-
medioobtenidodel tipode
cambioyfijael nuevotipo
decambioparael pagode
MoneyOrder queser
aplicadoal dasiguiente.
4.-Enva a Gerente de
Tesorera reporte diario
que especifica informacin
sobre tipo de cambio peso-
dlar.
2.- Capturacotizacionesde
tipodecambiopeso-dlar
debancos, casasde
cambioyTelecom, y
determinapromedioenla
opcin decompra.
3.- Revisa promedio del
tipo de cambio peso-dlar,
dividiendo entre 6 las
cotizacionesrestantes.
10.- Solicita por telfono a
la Gerencia Estatal
correspondiente el tipo de
cambio vigente para el
Giros Internacionales, si la
Administracin Postal no
tieneaccesoaIntranet.
7.- Publica diariamente
en Intranet , el tipo de
cambio para el pago de
Money Order y Giros
Internacionales aplicable
el dadesupublicacin.
6.- Instruye al Coordinador
de Giros y Money Order a
que publique en Intranet el
tipo de cambio para el
GirosInternacionales.
11.- Archiva
reporte de tipo de
cambio.
FIN
12.- Respalda la
informacindel tipo
de cambio en
mediomagntico.

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5.3.3 DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
Manual de Procedimientos para la Prestacin de Servicios en Ventanilla

5.3.4 REGISTROS Reporte

5.3.5 GLOSARIO DE
TRMINOS
por:

residentes dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos



5.3.6. CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


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5.4 ANEXOS
ANEXO

MONEY ORDER VIGENTE HASTA AGOTAR SU CIRCULACIN POR PARATE DEL
CORREO DE ESTADOS UNIDOS

PAPEL SEGURIDAD CON FILAMENTOS DE
COLORES SOLAMENTE VISIBLES CON LUZ
NEGRA

EL CORTE DEBE SER
FINO Y UNIFORME

EL VALO GRIS A
CONTRALUZ DEBE
REFLEJAR LA
IMAGEN DE
GEORGE
WASHINGTON
EL MONEY ORDER
DEBE SER DE
COLOR ROSA
REQUI SI TOS Y MEDI DAS DE SEGURI DAD A REVI SAR EN LOS MONEY ORDERS
ANVERSO
CINTA O BANDA DE SEGURIDAD (SE OBSERVA A CONTRA
LUZ Y CON LUZ NEGRA COLOR NARANJA, LAS LETRAS
USPS REVERSO Y ANVERSO)
CINTA O BANDA DE SEGURIDAD (SE
OBSERVA A CONTRA LUZ Y CON LUZ
NEGRA COLOR NARANJA, LAS LETRAS
USPS REVERSO Y ANVERSO)
REVERSO
PAPEL SEGURIDAD CON
FILAMENTOS VISIBLES CON
LUZ NEGRA
NMERO DE SERIE
DEL MONEY ORDER
VISIBLE CON LUZ
NEGRA PARA LAS
SERIES 7407, 7408 Y
TIPO Y NMERO DE
IDENTIFICACIN
NOMBRE Y DIRECCIN
DEL BENEFICIARIO
IMPORTE EN DOLARES,
TIPO DE CAMBIO
VIGENTE
IMPORTE EN
MONEDA NACIONAL
FIRMA DEL BENEFICIARIO SELLO DE LA OFICINA
PAGADORA

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INSTRUCTIVO
FORMATO MP-1 MONEY ORDER

CAMPO CONTENIDO
ANVERSO DATOS REQUISITADOS
YEAR MONTH DAY Fecha (ao, mes y da) en que fue expedido el Money Order.
POST OFFICE Clave de la Oficina Postal en la que fue expedido el Money Order.
U.S. DOLLARS
AND CENTS
Importe en dlares del Money Order.
AMOUNT Importe con letra del Money Order.
PAY TO Nombre completo del beneficiario del Money Order.
ADDRESS Direccin completa del beneficiario (calle, nmero, colonia, C.P., y poblacin).
FROM Nombre del remitente.
ADDRESS Direccin completa del remitente (calle, nmero, colonia, C.P., y poblacin).
REVERSO
SPACE FOR
ENDORSEMENTS,
IF ANY
Anotar lo siguiente:
Importe en dlares del Money Order.
Tipo de cambio vigente al da que se pago el Money Order.
Valor del Money Order en Moneda Nacional.
Anotar el nmero y tipo de credencial con la que se identific el beneficiario del
Money Order.
PAYEES RECEIPT
RECEIVED THE
SUM SHOWN
OVERLEAT

Nombre, firma y direccin de la persona que recibe el importe del Money Order.
ESPACIO
INFERIOR
DERECHO
Estampar el sello de la Administracin Postal pagadora.

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MONEY ORDER QUE ENTRARON EN VIGOR APARTIR DEL 27 DE OCTUBRE DE 2008.

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MEDIDAS DE SEGURIDAD A REVISAR EN LOS MONEY ORDER
QUE ENTRARON EN VIGOR A PARTIR DEL 27 DE OCTUBRE DE 2008.

Cuando es visto a contraluz aparece del lado izquierdo a todo lo alto una marca de agua con la
imagen de George Washington.

A la derecha de esta marca de agua aparece un listn de seguridad vertical y multicolor. Cuando
es visto a contraluz este listn se ve continuo con barras horizontales claras y obscuras alternando
al fondo. Las letras USPS se repiten al derecho y al revs del listn (cuando el giro Postal es visto
por el reverso).

No debe haber ninguna decoloracin alrededor de los nmeros que marcan el valor del Money
Order.

El importe mximo de los Money Order es de $ 700.00 dlares.

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ANEXO

GERENCIA ESTATAL: ( 1 )
MONEY ORDER'S PAGADOS DEL ( 2 ) AL ( 2 ) DE 19
AUTORIZO
( 13 )
SUBDIRECCION DE FINANZAS

RELACIN DE MONEY ORDER'S PAGADOS
REVISO
( 11 )
Vo. Bo.
( 12 )
ELABORO
( 10 )
( 7 ) ( 8 )
T O T A L ( 9 ) a b c
( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 )
TIPO DE
CAMBIO
IMPORTE EN
MONEDA NACIONAL
FECHA DE
PAGO
IMPORTE
EN DOLARES
NO.
PROG.
NO. DE
MONEY ORDER'S
DIRECCIN COORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

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INSTRUCTIVO
RELACIN DE MONEY ORDER PAGADOS
(REGISTRO DE MOVIMIENTOS)

CAMPO CONTENIDO
1
Indicar el nombre de la Gerencia Estatal.
2
Anotar Da, Mes y Ao en que fueron pagados los Money Order.
3
Anotar en nmero progresivo de los Money Order.
4
Indicar nmero de serie del Money Order que fue pagado.
5
Anotar la fecha (Da, Mes y Ao) en que se realiz el pago.
6
Anotar el importe en dlares del Money Order.
7
Anotar el tipo de cambio vigente al da en que se pago el Money Order.
8
Anotar el importe correspondiente del Money Ordes en moneda nacional.
9 a) Importe en dlares
b) Tipo de Cambio
c) Importe en Moneda Nacional

10
Nombre y firma de la persona que elabor el registro de los Money Order.
11
Indicar nombre y firma de la persona que revisa.
12
Indicar nombre y firma de la persona que da el Vo. Bo.
13
Indicar nombre y firma de la persona que da la autorizacin.

FONDO DE OPERACIN

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INSTRUCTIVO
RELACION DE LAS REVOLVENCIAS PARA EL PAGO DE MONEY ORDER

CAMPO CONTENIDO
1 Anotar nmero progresivo del envo que se est resumiendo.
2 Indicar la fecha (Da, Mes y Ao) en que se elabora el concentrado.
3 Indicar el nmero de oficio.
4 Indicar la fecha del oficio.
5 Indicar el nmero del envo realizado por el Gerente Estatal.
6 Indicar el nmero de documentos recibidos.
7 Anotar el importe de los documentos que se recibieron en dlares.
8 Anotar el importe de los documentos que se deriven en Moneda Nacional.
9 Es la suma global de los documentos.
10 Es la suma global de los renglones en dlares.
11 Es la suma global de los renglones en Moneda Nacional.
12 Indicar nombre y firma de la persona que elabor el concentrado.
13 Indicar nombre y firma de la persona que autoriza el concentrado.
14 Indicar nombre y firma de la persona que da el Vo. Bo.

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ANEXO


DIRECCIN COORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
SUBDIRECCIN DE FINANZAS

Resguardo Money Order N ( 1 )

BUENO POR $ ( 2 )

Recib de la Gerencia de Tesorera de Sepomex la cantidad de $ ( 2 ) ( ) por
concepto de Fondo revolvente para el pago de MONEY ORDERS
Este fondo ser utilizado nica y exclusivamente para el pago de Money Order, por la: ( 3 )
Las Gerencia Estatal deber establecer la apertura de una cuenta bancaria para llevar el
control de estos fondos.
Para que la Gerencia de Tesorera de Sepomex se encuentre en condiciones de efectuar su
revolvencia, es necesario que la Gerencia Estatal remita oportunamente los Money Order
pagados.
El Fondo revolvente ser manejado de acuerdo a lo establecido en los lineamientos e
instructivos emitidos para tal fin el cual me comprometo a devolver ntegramente al trmino de
la gestin administrativa que me fue encomendada.
Prohibiciones para el uso del fondo revolvente:
No se proporcionarn prstamos personales
No se cambiarn cheque personales
El fondo no podr ser canalizado a inversiones financieras.

Mxico, D.F., a ( 4 ) de ( 4 ) de 2003

R E C I B I

( 5 )

GERENTE ESTATAL

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INSTRUCTIVO
RESGUARDO MONEY ORDERS

CAMPO CONTENIDO
1
Indicar nmero consecutivo del resguardo.
2
Indicar la cantidad que ampara el resguardo por concepto de Fondo Revolvente en
(nmero y letra).
3
Anotar el nombre de las Gerencias Estatales
4
Anotar da mes y ao en que se elaboro el resguardo.
5
Nombre completo y firma del Subdirector de Operacin Regional y/o Gerente Estatal
que recibi el fondo.

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ANEXO

No.________( 1 )______
DISPERSION DE FONDOS POR ELECTROBANCA CORRESPONDIENTE AL DIA_______ DE ________( 2 )________DE 20___
No. DE No. DE TOTAL
CUENTA OFICIO
( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 8 )
T O T A L ( 10 ) ( 10 )
FORMULO AUTORIZO
( 11 ) ( 14 )
FONDO REVOLVENTE PARA EL PAGO DE MONEY ORDERS
( 9 )
CORREOS DE MEXICO
DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACION DE FINANZAS
SUBDIRECCIONDE FINANZAS
GERENCIA DE TESORERIA
IMPORTE EN
MONEDA NACIONAL
OBSERVACIONES COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS
ESTATALES Y/O COORDINACIONES POSTALES
( 3 )
REVISO
( 12 )
( 7 )
( 10 )
Vo. Bo.
( 13 )

FONDO DE OPERACIN

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INSTRUCTIVO

FONDO REVOLVENTE PARA EL PAGO DE MONEY ORDER
(DISPERSIN DE FONDOS POR ELECTROBANCA)

CAMPO CONTENIDO
1 Anotar nmero de oficio folio.
2 Indicar da, mes y ao de elaboracin del reporte.
3 Anotar el nombre de la Gerencia Estatal
4 Anotar el nmero de cuenta bancaria de la Gerencia Estatal.
5 Anotar nmero de oficio recibido de cada Gerencia Estatal.
6 Importe en moneda nacional; en caso de que se reciban dos solicitudes en el mismo
da, se anotar la otra cantidad en el campo 7.
8 Anotar la suma de los importes de los campos 6 y 7.
9 En este campo mencionar si se presentan algunas discrepancias como:
1. Diferencias en tipo de cambio
2. Diferencia en el importe solicitado que no es justificado
10 Anotar el importe total de las sumas de los movimientos bancarios.
11 Indicar nombre y firma del empleado que elabor el reporte de la dispersin.
12 Indicar nombre y firma de la persona que revis el reporte por parte de la unidad de
Fondos revolventes.
13 Indicar nombre y firma de la persona que da el visto bueno por parte de la
Coordinacin de Egresos y Fondos Revolventes.
14 Indicar nombre y firma del Gerente de Tesorera que autoriz la dispersin de
Fondos por Electrobanca.

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6. FONDO PARA GASTOS DE OPERACIN

6.1. SOLICITUD, AUTORIZACIN Y APERTURA DE FONDOS DE OPERACIN.

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA DE PRESUPUESTO Y GERENCIA DE TESORERA

PROPSITO Asignar recursos a las reas Centrales y a las Gerencias Estatales con autorizacin
del Director General y Directores Regionales que lo justifiquen a travs de fondos de
operacin, que les permita atender necesidades de gastos menores, sin que esto
implique ampliaciones presupuestales.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. Es facultad exclusiva del Director General del Organismo, la autorizacin para la
creacin de los fondos de operacin por unidad administrativa, as como el
establecimiento de los rangos y la modificacin de los mismos a solicitud expresa y
justificada de los titulares de los Directores Regionales y Gerentes Estatales
2. Los responsables del manejo del fondo de operacin, deben ser las personas
designadas expresamente como custodios por los Directores Corporativos de rea
de oficinas centrales y Directores Regionales, debiendo firmar los recibos
resguardo, para constatar que tienen asignado el fondo y el importe del mismo.
3. El titular del rea al que se haya asignado el fondo de operacin a travs del
Coordinador Administrativo Gerente Estatal, y en su caso el Director Regional a
travs del Gerente Estatal, son los responsables de que las erogaciones realizadas
se ajusten al presupuesto, calendario y conceptos de gasto autorizado y que no
impliquen ampliaciones presupuestarias.
4. La apertura y entrega del fondo de operacin a los Directores Corporativos de rea
y Gerentes Estatales a travs del Coordinador Administrativo, se har mediante
recibo resguardo del fondo de operacin (elaborado en 2 tantos por la Gerencia de
Tesorera), firmado por el responsable del fondo y el formato de autorizacin de
gastos sujetos a comprobacin con cargo a la cuenta de fondos de operacin
asignados.
5. El recibo resguardo del fondo de operacin debe estar firmado por el responsable
del fondo, un tanto del recibo debe permanecer en poder del responsable del fondo
y un tanto permanecer en poder del Gerente de Tesorera a travs del Coordinador
de Giros y Money Order, hasta la devolucin del fondo al trmino del ao fiscal.
6. Una vez recibido el fondo de operacin, deben conservarse en efectivo y/o
documentos pagados (facturas, notas de remisin, etc.) a nombre del Organismo,
para poder dar cumplimiento a las necesidades urgentes que se presenten.

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7. Los Directores Corporativos, Directores Regionales, Subdirectores de Operacin
Regional y Gerentes Estatales, con sus fondos de operacin autorizados, pueden
crear subfondos a cargo de las Oficinas de su adscripcin, que por la naturaleza de
sus funciones, requieran de liquidez inmediata, dichos fondos formarn parte del
total autorizado y se constituirn con un rango acorde a las necesidades y a las
operaciones que realicen cada uno de ellos.
8. Los titulares de las reas a las que se asignen subfondos, tienen la responsabilidad
de cumplir con las polticas y procedimientos contenidos en este manual, con la
obligacin de que la comprobacin de sus gastos deben presentarla al Director
Corporativo del rea de su adscripcin, para su autorizacin y trmite de reembolso
ante el Subdirector de Finanzas a travs del Gerente de Presupuesto, mediante una
cuenta por pagar a favor del responsable del fondo; en las Gerencias Estatales, el
Gerente a travs del Coordinador Administrativo, autoriza el reembolso de gastos
que le presenten las unidades y oficinas adscritas, mediante la cuenta comprobada.
9. Para los fines de aplicacin del presente documento, se consideran los fondos de
operacin asignados, como el mecanismo presupuestario-financiero que permite a
los titulares de las oficinas centrales, eficiencia y agilidad en el ejercicio responsable
de los recursos destinados por esta va para gastos directos.
10. Los recursos de los fondos de operacin slo pueden ejercerlos las Unidades
Administrativas, cuando cuenten con disponibilidad presupuestal en las partidas de
gastos autorizadas.
11. El importe para la constitucin de los fondos de operacin debe permitir dar atencin
a los gastos directos urgentes que se generen en cada Unidad Administrativa,
previa autorizacin del Director General.
12. Los responsables de los fondos podrn adquirir bienes distintos a los enunciados en
la Poltica Especfica nmero 20 del procedimiento Solicitud de Autorizacin y
Reembolso de Erogaciones Hechas a travs del Fondo de Operacin de este
Manual, cuando as lo requieran sus necesidades y deber estar autorizado por el
Director Corporativo y/o Subdirector de rea.
13. Bajo ninguna circunstancia los recursos de estos fondos sern utilizados para
efectuar erogaciones en el captulo de servicios personales.
14. Queda prohibido el uso de los fondos de operacin para prstamos personales.
15. Los fondos de operacin erogados deben concentrarse al Gerente de Tesorera a
ms tardar el da 15 de diciembre de cada ao, o el da hbil previo que
corresponda, a fin de que proceda la renovacin de los mismos al inicio del
siguiente ejercicio fiscal. Para ello, deben solicitar el resguardo cancelado y la
renovacin de los fondos.

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
DIRECTOR CORP. DEL
REA SOLICITANTE Y/O
DIRECTOR REGIONAL
1 - Presenta ante el Director General, la solicitud para asignacin del
fondo de Operacin debidamente justificada, para su autorizacin.
Solicitud para
apertura del
fondo de
Operacin
DIRECTOR GENERAL DEL
ORGANISMO
2 - Recibe la solicitud, evala el monto y la necesidad de aprobar la
asignacin del fondo.
Acuerdo
3 - Aprueba o en su caso, modifica el monto solicitado, autoriza la
peticin y lo notifica al Director Corporativo de Administracin y
Finanzas, as como al titular del rea solicitante.

DIRECTOR CORP. DE
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
4 - Recibe autorizacin de la solicitud del fondo de operacin para el
rea solicitante, la turna e instruye al Subdirector de Finanzas.

SUBDIRECTOR DE
FINANZAS
5 - Recibe y turna la solicitud de fondo autorizada al Gerente de
Presupuesto para su trmite.

DIRECTOR
CORPORATIVO Y/O
DIRECTOR REGIONAL
DEL REA SOLICITANTE
6 - Recibe la solicitud autorizada y requisita formato de Autorizacin
de Gastos Sujetos a Comprobacin y recaba la autorizacin
correspondiente, envindolo al Gerente de Presupuesto (rea de
Cuentas por Pagar).
DAF-003
GERENTE DE
PRESUPUESTO/ REA DE
CUENTAS POR PAGAR
7 - Recibe oficio solicitud de Fondo de Operacin con autorizacin
del Director General y del rea solicitante formato de Autorizacin
de Gastos Sujetos a Comprobacin, en original y dos copias.

8 - Verifica que el Fondo de Operacin solicitado cumpla con los
requisitos establecidos.

9 - Acusa recibo en copia del formato Autorizacin de Gastos Sujetos
a Comprobacin e inicia el trmite para la expedicin del cheque
y/o transferencias bancaria.

10 Registra en el formato de recepcin de los documentos lo
siguiente:
a. Fecha y hora de recepcin del documento.
b. Beneficiario.
c. Importe.

NO CUMPLE LOS REQUISITOS LA AUTORIZACIN DE GASTOS
SUJETOS A COMPROBACIN

11 Requisita y firma formato de devolucin de documentos en
original con dos copias, y lo turna al titular de la Unidad
Administrativa para que subsane la causa que origin la
devolucin.
Devolucin
de
documentos
12 Recaba acuse de recibo en copia del formato de Devolucin de
Documento y lo archiva.

CUMPLE LOS REQUISITOS LA AUTORIZACIN DE GASTOS
SUJETOS A COMPROBACIN

13 Registra contablemente el "Fondos Fijos", anota en el formato
Autorizacin de Gastos Sujetos a Comprobacin la fecha de
captura y estampa la firma el empleado que captur los datos.

14 Recaba en el formato rbrica del Gerente de Contabilidad y
autorizacin del Subdirector de Finanzas, turnando los
documentos al Gerente de Tesorera.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
GERENTE DE
TESORERA/COORDINA
CIN DE GIROS Y
MONEY ORDER
15 Recibe documentacin original, la registra en el libro de control
verificando que los formatos tengan las autorizaciones (firmas)
correspondientes y elabora recibo resguardo por el fondo
autorizado (Coordinacin de Giros y Money Order) para firma del
responsable del fondo (2 tantos)

16 Turna los documentos al Coordinador de Egresos.
COORDINADOR DE
EGRESOS
17 Elabora la pliza cheque y/o transferencia bancaria y registra la
expedicin en el Sistema.

18 Verifica que los datos contenidos en la Autorizacin de Gastos
sujetos a Comprobacin coincidan con los de la pliza cheque
y/o transferencia bancaria y estampa su rbrica.

19 Recaba en la pliza cheque las firmas de autorizacin.
20 Turna a la Unidad de Caja General la pliza cheque y/o reporte
de transferencia (original y dos copias y la autorizacin de
Gastos Sujetos a Comprobacin.

COORDINADOR DE
EGRESOS/UNIDAD DE
CAJA GENERAL
(VENTANILLA)
21 Recibe y registra la documentacin en el libro de control.
22 Solicita y recibe del responsable del Fondo de Operacin
identificacin vigente y recibo de resguardo del Fondo de
Operacin verificando que venga firmado por el titular del rea
administrativa solicitante y/o por el Gerente Estatal solicitante,
remitindolo al Coordinador de Giros y Money Order.
Resguardo
23 Entrega al responsable del Fondo de Operacin la pliza cheque,
indicndole que anote su nombre, fecha y estampe su firma.

24 Desprende el cheque de la pliza y lo entrega al responsable del
Fondo de Operacin junto con la identificacin.

RESPONSABLE DEL
FONDO DE
OPERACIN Y/O
GERENTE ESTATAL/
COORDINADOR
ADMINITRATIVO
25 Recibe cheque para su canje por efectivo en el Banco y/o valida
el depsito en el Banco, imprime reporte y lo remite a la unidad
de contabilidad.

UNIDAD DE CAJA
GENERAL
(VENTANILLA)
26 Enva al Gerente de Contabilidad los siguientes documentos:
a. Autorizacin de Gastos Sujetos a Comprobacin.
b. Carta solicitud de Fondo de Operacin.
c. Pliza cheque
DAF-003
GERENTE DE
CONTABILIDAD Y/O
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
27 Recibe y registra los documentos y los turna al rea de archivo
para su guarda y custodia.
a. Autorizacin de Gastos Sujetos a Comprobacin
b. Carta solicitud de fondo de Operacin
c. Reporte de transferencia Bancaria y recibo resguardo de los
fondos.


FONDO DE OPERACIN

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Plizacheque

AutorizacindeGastos
SujetosaComprobacin
Solicitudautorizada

DIRECTOR DE
REA
SOLICITANTE
DIRECTOR
GENERAL DEL
ORGANISMO
GERENTE DE
PRESUPUESTO
REA DE
CUENTAS POR
PAGAR
GERENTE DE
TESORERA
COORDINADO
R DE
EGRESOS
UNIDAD DE
CAJA
GENERAL
VENTANILLA
RESPONSABL
E DEL FONDO
DE
OPERACIN
GERENTE DE
CONTABILIDA
D

Plizacheque

AutorizacindeGastos
SujetosaComprobacin
Solicitudautorizada
1.- Solicitafondode
operacin
2. Recibe, evala y
autorizafondode
operacin
6. Recibe
autorizacin
requisita
formatoyturna
9. Acusadereciboe
iniciatrmitede
expedicinde
cheque
10. Registrafecha,
hora, beneficiarioe
importe
Cumple
requisitos
11. Requisitay
firmaformato
devolucinde
doctos. Yenvaal
12. Recabaacusey
archiva
NO
SI
13. Registra
contablemente, firma
formatoyrecaba
autorizacinyturna

Aut. deGastos
SujetosaComprobacin
Solicitud
autorizada
7. Recibeformatoy
solicitudautorizaday
verificarequisitos
15. Recibedoctos. Y
registraenel librode
control
18. Verificadatosdel
formatovspliza
cheque, rubricay
recabaautorizacin
17. Elabora
plizachequey
registraen
sistema
20. Turnapliza
chequeyAutorizacin
deGastosSujetosa
Comprobacin
21. Recibedoctos.
Registrayatiendeal
responsabledel
fondodeoperacin
22. Solicita
identificacinrecibo
resguardo
24. Desprende
chequedelaplizay
loentrega
25. Recibecheque
parasucanjepor
efectivoenBanco
26. Enva
documentos
FIN
27. Recibe
documentosyturna
al archivo.
4. Recibe
autorizacindel
fondo, laturnae
instruyeal
Subdirector de
DIRECTOR DE ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
SUBDIRECTOR DE
FINANZAS
5. Recibeyturna
solicituddefondo
autorizadaal Gte. de
Presupuestoparasu
trmite.
3. Apruebaose
modificael monto
solicitado, Autorizay
lonotifica
8. Verificael fondo
deoperacin
14. Recabaenel
formato.
16. Turnalos
documentos
19. Recabaenla
plizadecheques
lasfirmasde
autorizacin
23. Entregaplizade
cheque, para
recabar datos

FONDO DE OPERACIN

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6.1.3.
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Manual de Procedimientos del Sistema Nacional de Concentracin de Ingresos
Provenientes de las Administraciones Postales.
Manual de Procedimientos para la Radicacin de Fondos a las Coordinaciones
Postales.

6.1.4. REGISTROS Solicitud para apertura del fondo de Operacin
Acuerdo
Resguardo
SPM-DAF-003 Autorizacin de gastos sujetos a comprobacin

6.1.5. GLOSARIO
DE TRMINOS

Fondo de
Operacin
Asignar recursos a las reas Centrales y a las Gerencias Estatales para que les permita atender
necesidades de gastos menores, sin que esto implique ampliaciones presupuestales.

6.1.6. CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


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6.2. SOLICITUD DE AUTORIZACIN Y REEMBOLSO DE EROGACIONES HECHAS A
TRAVS DEL FONDO DE OPERACIN.

UNIDAD
RESPONSABLE
GERENCIA DE PRESUPUESTO, GERENCIA DE TESORERA, GERENCIAS
ESTATALES Y OFICINAS ADSCRITAS.

PROPSITO Solicitar y autorizar el reembolso de los gastos efectuados a travs del Fondo de
Operacin, por medio de comprobantes que renan los requisitos fiscales y que no
rebasen los montos autorizados en el Acuerdo del Director General.


POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
1. El reembolso de los recursos procede cuando se haya ejercido por lo menos el 50%
del fondo de operacin asignado.
2. Las leyes fiscales vigentes establecen que los comprobantes deben reunir los
requisitos que seala el artculo 29 A del Cdigo Fiscal de la Federacin y los
artculos 37 y 38 de su Reglamento, as como los contenidos en la regla II.2.4.2 y
II.2.4.3 de la Miscelnea Fiscal.
3. Los documentos comprobatorios de gastos tales como facturas, notas de mostrador,
notas de remisin o recibos (tiquetes) presentados para reembolso del fondo de
operacin, deben estar impresos en los establecimientos autorizados por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico; cuando se trate de comprobantes
impresos: en dichos establecimientos e impresos por el propio contribuyente, deben
contar con la previa autorizacin de la misma Secretara.
4. Los comprobantes deben contener adems los siguientes requisitos fiscales y
administrativos:
a. Especificar la Leyenda "Servicio Postal Mexicano" y su Registro Federal de
Contribuyentes que acredite el documento a favor de este Organismo.
b. Contener impreso el nombre, denominacin o razn social, domicilio fiscal y
clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien lo expide.
c. Tratndose de contribuyentes que tengan ms de un local o establecimiento,
deben sealar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que
se expiden los comprobantes.
d. Contener impreso el nmero de folio.
e. Lugar y fecha de expedicin.
f. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se
expida.
g. Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen.
h. Valor unitario en nmero e importe total consignado en nmero o letra, as
como el monto de los impuestos que en los trminos de las disposiciones
fiscales deban trasladarse en su caso.

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i. Nmero y fecha del documento aduanero, as como la aduana por la cual se realiz la
importacin, tratndose de ventas de primera mano de mercanca de importacin (cuando sea el
caso).
j. Adems de los sealados en el artculo 29 A del Cdigo Fiscal de la Federacin, dichos
comprobantes de conformidad a la regla II.2.4.2 deben tener impreso lo siguiente:
La cdula de identificacin Fiscal de quien expide el comprobante.
La leyenda, "la reproduccin no autorizada de este comprobante constituye un delito en los
trminos de las disposiciones fiscales".
Los datos de identificacin del impresor y la fecha de publicacin en el Diario Oficial de la
Federacin (D.O.F.) de la autorizacin.
Fecha de impresin.
En el caso de los contribuyentes autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
(S.A.T), para imprimir sus propios comprobantes, adems de los requisitos mencionados con
anterioridad, deben contener impresa la leyenda de "Contribuyente Autorizado para Imprimir
sus propios comprobantes" de conformidad con la regla 2.4.4 inciso E.
5. Se debe dar cumplimiento a la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en su artculo 31, Fraccin III que
seala: Estar amparados con documentacin que rena los requisitos de las disposiciones fiscales y
que los pagos cuyos montos exceda de $ 2,000.00 se efecte mediante cheque nominativo del
contribuyente, tarjeta de crdito, de dbito o de servicios, o a travs de los monederos electrnicos
que al efecto autorice el Servicio de Administracin Tributaria, excepto cuando dichos pagos se hagan
por la prestacin de un servicio personal subordinado.
6. No deben aceptarse como comprobacin de gastos para reponer los fondos de operacin,
documentos mutilados, con errores, borraduras o enmendaduras o sin los requisitos anteriormente
mencionados en la poltica No. 2.
7. Los Responsables de los Fondos de Operacin asignados por el Director Corporativo del rea,
Director Regional, Subdirector de Operacin Regional o Gerente Estatal a travs del Coordinador
Administrativo, no deben autorizar comprobantes de gastos fraccionados o facturas y notas de
remisin seriadas que impliquen la adquisicin de un mismo bien o servicio.
8. Los comprobantes recibidos de pequeos contribuyentes que operen con pblico en general, deben
contener los siguientes requisitos:
a. Todos los requisitos fiscales, excepto el de hacer la separacin expresa entre el valor de la
contraprestacin y el monto del I.V.A.
b. Debe contener impresa la leyenda "Rgimen de Pequeo Contribuyente".
c. Contener impreso el nombre, denominacin o razn social, domicilio fiscal y clave del Registro
Federal de Contribuyentes de quien lo expida.
d. Cuando se trate de contribuyentes que tengan ms de un local o establecimiento, deben sealar en
los mismos el domicilio del local en el que se expidan los comprobantes.
e. Contener impreso el nmero de folio.
f. Lugar y fecha de expedicin.
g. Importe total de la operacin consignada en nmero y letra.
9. No obstante lo dispuesto en el artculo 37 del Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin, los
contribuyentes estarn obligados a expedir comprobantes en los trminos del artculo-29 A del Cdigo
citado, cuando as les sea solicitado expresamente por el interesado.

FONDO DE OPERACIN

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10. Los contribuyentes que utilizan mquinas registradoras de comprobacin fiscal, deben expedir los
comprobantes que emita dicha mquina con los requisitos sealados por el artculo 29-B fraccin III
del reglamento citado, a saber:
a. Nombre, denominacin o razn social.
b. Clave del Registro de Contribuyente de quien lo expida.
c. Valor total de los actos realizados y nmero consecutivo del comprobante.
d. Nmero de registro de la mquina, logotipo fiscal y fecha de expedicin.
11. Es obligacin de los custodios del fondo de operacin, realizar sus cortes diariamente y permitir los
arqueos que en su caso procedan o determinen los Auditores Fiscalizadores internos y externos.
12. Para el reembolso del fondo de operacin se debe presentar al Gerente de Presupuesto y/o Gerente
Estatal, la cuenta por pagar respectiva (anexo 5) o la cuenta comprobada, con la documentacin
soporte en original y copia agrupada de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto y el Catlogo
nico de Oficinas por estructura programtica, asimismo la documentacin se debe relacionar en el
formato "Relacin de Gastos del Fondo de Operacin" (anexo 6), conteniendo el sello en cada nota
con la leyenda "Fondo de Operacin" y la clave programtica del centro de costo y partida especifica.
13. Los gastos contenidos en la "Relacin de Gastos del Fondo de Operacin" deben corresponder
estrictamente a los autorizados en el presente manual y estar autorizados por el Director Corporativo
del rea respectiva en cada revolvencia.
14. Bajo la absoluta responsabilidad de los titulares de las unidades administrativas, queda estrictamente
prohibido el uso del fondo de operacin para cubrir erogaciones por concepto de combustible,
lubricantes y aditivos, toda vez que las unidades administrativas deben sujetarse exclusivamente a lo
autorizado en vales de combustibles, lubricantes y aditivos que para el efecto les suministre el
Subdirector de Servicios.
15. Por ningn motivo deben cubrirse con recursos del fondo de operacin los gastos que efecten por
contrataciones de servicios de: asesora, informticos, estudios, investigaciones, capacitacin,
telefona tradicional, mantenimiento y conservacin de bienes muebles e inmuebles, arrendamientos,
comunicacin social, pasajes y viticos nacionales e internacionales (excepto pasajes locales), as
como aquellos gastos que se originen con motivo de celebraciones, recepciones, ceremonias, ferias,
festivales, congresos, convenciones y exposiciones, toda vez que stos, por su magnitud y naturaleza,
no deben ser fortuitos e imprevistos, ya que deben estar considerados previamente en los
correspondientes programas, metas y objetivos del Organismo, y contar con la autorizacin del
Director General, por lo que su ejercicio debe realizarse exclusivamente a travs de las reas
autorizadas y los mecanismos establecidos para este fin por la Subdireccin de Finanzas.
16. Las erogaciones efectuadas con cargo al fondo de operacin, por concepto de alimentos y utensilios
de alimentacin, deben reducirse en trminos reales, abstenindose de efectuar erogaciones con
cargo a estas partidas para cubrir gastos fuera de su centro de trabajo, excepto en los casos en que
por necesidades del servicio se tenga que consumir alimentos fuera de este ltimo, bajo la aprobacin
del titular de la unidad administrativa responsable, y con la autorizacin del Director General en
aquella en los que el consumo sea superior a $ 2,500.00 por evento, la cual debe quedar asentada en
la nota o factura de consumo.
17. Sin excepcin, no se autorizan erogaciones por concepto de materiales y suministros, que deban o
puedan ser cubiertas por la Subdireccin de Recursos Materiales y/o por la Gerencia Estatal; aquellas
que no pueda atender dicha Subdireccin, no deben rebasar el monto de $ 2,000.00.
18. Por ningn motivo deben adquirirse bienes que tenga en existencia el Almacn del Organismo y/o
Almacn Regional, por lo que los titulares de las unidades administrativas antes de adquirir un bien,
deben recabar en dicho almacn el sello que indique la "no-existencia en el almacn" de los artculos
requeridos; ste sello y la firma del responsable del almacn, deben aparecer en la requisicin de

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materiales y artculos que elabora la unidad administrativa solicitante, en su caso solicita va correo
electrnico al Almacn la no existencia, quien remitir por la misma va la respuesta, de la cual se
anexa copia a la comprobacin de gastos para obtener la validacin del Gerente de Presupuesto y/o
rea de Presupuesto y por consiguiente el reembolso del fondo de operacin.
19. Mediante el fondo de operacin NO se deben proporcionar prstamos personales, no se deben cubrir
gastos de tipo personal, ni liquidar compromisos distintos a los adquiridos para la operacin del
servicio.
20. Los Directores Corporativos, Subdirectores de rea, Gerentes Estatales y/o Coordinadores
Administrativos en estricto apego a sus facultades, pueden ejercer sus presupuestos a travs de sus
fondos de operacin autorizados, siempre y cuando cumplan con los requisitos enunciados en las
polticas sealadas en este manual, exclusivamente en las partidas y subpartidas que a continuacin
se sealan:
2101 MATERIALES Y TILES DE OFICINA
D) Otros materiales y tiles de oficina
2102 MATERIAL DE LIMPIEZA
2103 MATERIAL DE APOYO INFORMATIVO (Material didctico)
2104 MATERIAL ESTADSTICO Y GEOGRFICO
2105 MATERIALES Y TILES DE IMPRESIN Y REPRODUCCIN
C) Otros materiales y tiles de impresin y reproduccin.
2106 MATERIALES Y TILES PARA EL PROCESAMIENTO DE EQUIPOS Y BIENES
INFORMTICOS
B) Hojas continuas, disquetes, cintas, cartuchos de tner para impresora
C) Otros materiales y tiles para el procesamiento en equipos de cmputo y bienes informticos.
2204 ALIMENTACIN DE PERSONAS (PRODUCTOS ALIMENTICIOS PARA EL PERSONAL EN
LAS INSTALACIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADE)
A) Agua purificada embotellada
B) Otros alimentos (caf, azcar, t, galletas, dulces, etc.) (otros gastos de alimentacin)
2301 REFACCIONES, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS MENORES
A) Refacciones para vehculos
B) Refacciones para bicicletas
C) Refacciones para motocicletas
D) Otras refacciones y accesorios
F) Otras herramientas menores
2404 MATERIAL ELCTRICO Y ELECTRNICO
3101 SERVICIO POSTAL
A) Servicio tradicional SEPOMEX
B) Mensajera acelerada MEXPOST
3102 SERVICIO TELEGRFICO
3111 CONTRATACIN DE OTROS SERVICIOS
A) Estacionamiento
3811 PASAJ ES NACIONALES PARA SERVIDORES PBLICOS DE MANDO EN EL DESEMPEO
DE COMISIONES Y FUNCIONES OFICIALES (slo para el pago de pasajes locales)

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21. Los titulares de las unidades administrativas, los Gerentes Estatales y/o Coordinadores
Administrativos, deben efectuar la devolucin de sus fondos de operacin mediante la presentacin
del documento presupuestal denominado "Comprobacin de Gastos" (Anexo 2) o cuenta comprobada
en su caso, los cuales debe ir acompaados de la documentacin original de los gastos realizados con
cargo al fondo de operacin y/o del recibo de reintegro del monto del fondo al Gerente de Tesorera,
quien devolver a las unidades administrativas el documento de resguardo debidamente cancelado.
Este documento sirve como antecedente ante el Gerente de Tesorera en la apertura del siguiente
fondo de operacin.

22. El Gerente de Presupuesto realizar el trmite de reembolso que solicite el personal designado por el
Director Corporativo del rea respectiva para el manejo del fondo, quien ser el responsable de
anexar los documentos que amparen los conceptos de gasto autorizados, verificando adems que
stos cumplan con los requisitos fiscales sealados en la poltica No. 2 del procedimiento relativo a la
Solicitud de Autorizacin y Reembolso de Erogaciones hechas a travs del Fondo de Operacin,
rechazando aquellos que estn fuera de norma.

FONDO DE OPERACIN

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6.2.1. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
RESPONSABLE DEL
FONDO DE OPERACIN
DESIGNADO POR EL
DIRECTOR CORPORATIVO
DEL REA Y/O GERENTE
ESTATAL RESPONSABLE
DEL FONDO DE
OPERACIN Y/ O
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO
1 - Solicita reembolso a travs de una cuenta por pagar, autorizada
por el Director Corporativo del rea y/o por el Gerente Estatal y/o
Coordinador Administrativo, cuando haya erogado el 50% del
fondo de operacin por lo menos.
Cuenta por
pagar

2 - Entrega al Gerente de Contabilidad/rea de Cuentas y/o Unidad
de Recursos Financieros / rea de Cuentas por Pagar la
documentacin siguiente:
Cuenta por pagar, original y dos copias.
Relacin de Gastos del Fondo de Operacin
Relacin de la documentacin comprobatoria, con los
requisitos fiscales debidamente cubiertos
Cuenta por
pagar
Relacin de
gastos del
fondo de
operacin y/o
cuenta
comprobada
GERENTE DE
PRESUPUESTO/
REA DE CUENTAS POR
PAGAR Y/O UNIDAD DE
RECURSOS
FINANCIEROS/REA DE
CUENTAS POR PAGAR Y/O
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO
3 - Recibe cuenta por pagar debidamente autorizada conteniendo la
documentacin soporte del gasto, asigna nmero de folio en el
original y copia y sella de recibido, entregado copia de la cuenta
como acuse de recibo.

4 - Registra en la libreta de control de recepcin de cuentas,
indicando:
Fecha de recepcin.
Nombre del beneficiario
Importe a pagar desglosando costo e impuestos o
retenciones.
Descripcin del gasto.

5 - Verifica que la cuenta cumpla con lo siguiente:
Requisitada y autorizada por el Director Corporativo del rea y/o
por el Gerente Estatal o Coordinador Administrativo, en su caso.
La documentacin comprobatoria debe reunir los requisitos
fiscales y administrativos vigentes.
La documentacin debe estar clasificada, utilizando el
clasificador por objeto del gasto y la clave presupuestaria que
corresponda a la Unidad Administrativa que gener el gasto.
El importe a pagar corresponda al total de documentos a
reembolsar.
Contar con la suficiencia presupuestal en la partida y centro de
costo que efecta la erogacin.

NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS
6 - Requisita y firma el formato de devolucin de documentos en
original y copia, indicando la causa de devolucin.
Devolucin
de
documentos
REA DE CUENTAS POR
PAGAR Y/O UNIDAD DE
RECURSOS
FINANCIEROS/REA DE
CUENTAS POR PAGAR
7 - Entrega a las unidades administrativas correspondientes el formato
de devolucin anexando:
Original y copia de la cuenta, as como la documentacin
comprobatoria respectiva.

8 - Recaba acuse de recibo en la copia del formato de devolucin y
archiva.

CUMPLE CON LOS REQUISITOS
9 - Valida y/o realiza la codificacin presupuestal.

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
REA DE CUENTAS POR
PAGAR Y/O UNIDAD DE
RECURSOS
FINANCIEROS/REA DE
CUENTAS POR PAGAR
10 - Captura presupuestalmente en el Sistema de Contabilidad lo
siguiente:
Nmero consecutivo asignado a la cuenta por pagar.
Estructura programtica.
Clave de la Unidad Responsable del gasto.
Partida(s) presupuestal(es) especifica e importe (s).
Descripcin del concepto del gasto.

11 - Indica la codificacin contable en la cuenta por pagar, considerando
lo siguiente:
Cuenta de mayor 2105 Acreedores Diversos, Clave del Centro
de Costo y Nmero del acreedor o beneficiario de la Cuenta.
Cuenta de Mayor de 1102 Bancos, centro de costo y Nmero de
la Subcuenta del banco que corresponda.

12 - Complementa en el Sistema de Contabilidad el registro contable,
registrando:
Abono a la cuenta 2105 Acreedores Diversos, Clave del Centro
de Costo y Nmero del acreedor o beneficiario de la cuenta; en
su caso el registro de retenciones de impuestos.

13 - Estampa sello de capturado en el apartado de aplicacin
presupuestal del formato de la cuenta, indicando fecha de captura
y rbrica del analista.

14 - Imprime sello de codificado y tramitado en cada uno de los
documentos que integran la cuenta.

15 - Relaciona y entrega al Coordinador de Contabilidad Central para
su aplicacin contable o la unidad de Recursos Financieros.

COORDINADOR DE
CONTABILIDAD CENTRAL
Y/O JEFE DE LA UNIDAD
DE CONTABILIDAD
16 - Recibe relacin con la(s) cuenta(s) y acusa de recibido.
17 - Verifica los documentos e imprime y firma la pliza de diario
correspondiente.

18 - Valida la aplicacin del registro contable, rubrica y recaba firma de
Vo. Bo. del Gerente de Contabilidad y/o Gerente Estatal o
Coordinador Administrativo, la turna al Gerente de Presupuesto y/
o rea de Presupuesto.

GERENTE DE
PRESUPUESTO/
COORDINADOR DE
TRAMITE Y CONTROL
PRESUPUESTAL Y/O JEFE
DE LA UNIDAD DE
PRESUPUESTO
19 - Recibe y recaba firma del Subdirector de Finanzas y/o Gerente
Estatal o Coordinador Administrativo.

20 - Relaciona y entrega al Gerente de Tesorera o Unidad de
Tesorera para la emisin del cheque.

GERENTE DE TESORERA
Y/O JEFE DE LA UNIDAD
DE CAJA
21 - Recibe documentacin y la turna al Coordinador de Egresos y/o a
la unidad de Contabilidad

COORDINADOR DE
EGRESOS Y/O JEFE DE LA
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
22 - Transfiere a travs del Sistema el compromiso del ejercicio
presupuestal y cancela el pasivo contable, emite la pliza cheque
estampando su rubrica de validacin y recaba en la misma las
firmas de autorizacin del Gerente de Tesorera, Subdirector de
Finanzas y/o jefe de la unidad de recursos financieros y el

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
FORMA O
DOCTO.
Gerente Estatal o Coordinador Administrativo.
23 - Recibe y registra la documentacin en el libro de control.
24 - Enva la relacin con la siguiente documentacin al Gerente de
Contabilidad y/o a la Unidad de Caja.
Pliza de cheque.
Documentacin original comprobatoria
Cuenta por pagar original.
Relacin de gasto de operacin original.

GERENTE DE
CONTABILIDAD Y/O JEFE
DE LA UNIDAD DE
CONTABILIDAD
25 - Recibe la documentacin entrega cheque y la remite al archivo
para su guarda y custodia.

FIN DEL PROCESO

FONDO DE OPERACIN

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RESPONSABLE
DEL FONDO DE
OPERACIN
COORDINADOR
DE TRMITE Y
CONTROL
PRESUPUESTAL
REA DE
CUENTAS POR
PAGAR
COORDINADOR
DE
CONTABILIDAD
CENTRAL
GERENTE DE
TESORERA
COORDINADOR
DE EGRESOS
GERENTE DE
CONTABILIDAD

1. Solicitareembolso
mediantecuentapor
pagar al erogar el
50%del fondo
2. Entrega
documentacin
3. Recibe cuenta por
pagar y documentos
soporte del gasto, asigna
folioyselladerecibido
Entregadocumentos:
- Cuentapor pagar
- Relacin de gastos
del fondo de
operacin
- Relacin de los
doctos. comprobatoria
4. Registraenlibretade
control
Cumple
6. Requisitayfirma
DevolucindeDoctos
9. Validacodificacin
presupuestal
12. Complementaensistema
registrocontable.
14. Imprimesellode
codificadoytramitadoen
cadadocto
16. Reciberelacinconla
cuentapor pagar.
18. Validaaplicacin
contable, rubricayrecaba
firmadel Gerentede
contabilidadyturna.
19. Recabafirmadel
Subdirector deFinanzas,
21. Recibedoctos. yturna 22. Transfierepor sistema
compromisodel ejercicio
presupuestal, cancela
pasivocontable, emite
plizachequeyrecaba
firmas.
23. Recibeyregistra
doctos. Enlibrodecontrol
yenvarelacin.
25. Recibedoctos. Yla
remiteparasuguardiay
custodia.
FIN
5. Verificar quelacuenta
por pagar cumplacon:
NO
SI
7. Entregar el formatode
devolucinaunidades
correspondiente
8. Recabaacusede
recibo
10 Capturaensistemaeindica
codificacincontableenla
cuentapor pagar
11. Indicalacodificacin
contable

13. Estampasellode
capturado, fechayrbrica
.15. Relacionayentrega
17. Verificadoctos, imprimey
firmaplizadediario.
GERENTEDE
PRESUPUESTO
20. Relacionayentregaal
GerentedeTesorera
24. Envalarelacin

FONDO DE OPERACIN

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6.2.3.
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

6.2.4. REGISTROS Solicitud para apertura del fondo de Operacin
Acuerdo
Resguardo
SPM-DAF-003 Autorizacin de gastos sujetos a comprobacin

6.2.5. GLOSARIO
DE TRMINOS
por:

Fondo de
Operacin
Asignar recursos a las reas Centrales y a las Gerencias Estatales para que les permita atender
necesidades de gastos menores, sin que esto implique ampliaciones presupuestales.

6.2.6. CAMBIOS EN
ESTA VERSIN
No Aplica


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6.3. ANEXOS
ANEXO
ACUERDO (SOLICITUD PARA APERTURA DE FONDO PARA GASTOS DE OPERACIN)

DIRECCIN REGIONAL DE REA (respectiva)

-
Oficio No.

Mxico, D.F., de de 200

C. DIRECTOR GENERAL

Asunto: Solicitud para apertura de Fondo de Operacin.

A fin de contar con los recursos necesarios para cubrir gastos de carcter urgente, solicito se
autorice a esta Direccin Regional, Subdireccin de Operacin Regional, Gerencia Estatal, a
mi cargo el importe de $ (
) Por concepto de Fondo de Gastos de Operacin.

Dicho importe se reembolsar peridicamente conforme al procedimiento establecido en el
Organismo; asimismo designo para manejo y custodia de dicho fondo al C.
________________________________________________________.

ATENTAMENTE AUTORIZA

FIRMA
(titular de la Unidad Administrativa)

FIRMA
Director General

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO

FONDO DE OPERACIN

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AUTORIZACION DE GASTOS SUJETOS A COMPROBAR
CONTROL DE SELLOS
GERENCIA DE PRESUPUESTO GERENCIA DE CONTABILIDAD
SUBDIRECCION DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERIA
14

FONDO DE OPERACIN

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INSTRUCTIVO DE LA FORMA DAF-003
AUTORIZACIN DE GASTOS SUJETOS A COMPROBACIN
OFICINAS CENTRALES

CAMPO CONTENIDO
1. Anote la fecha de elaboracin del documento, (da, mes y ao).
2. Anote el nmero de folio, el cual ser asignado por la Gerencia de Presupuesto.
3. Anote el importe de lo solicitado.
4. Breve explicacin de la erogacin.
5. Nombre a favor de quien se librar el cheque.
6. Nmero asignado de acuerdo al catlogo de centros de costo y nombre del rea
solicitante.
7 Anote nombre y firma del solicitante.
8. Anote nombre y firma del Director Corporativo y/o Subdirector de rea.
9 Codificacin de las cuentas contables, anotada por la Gerencia de Contabilidad.
10. Anote el nombre y firma del responsable del rea de cuentas por pagar.
11. Anote el nombre y firma del Gerente de Contabilidad.
12. Anote el nombre y firma del Gerente de Tesorera.
13. Anote el nombre y firma del Subdirector de Finanzas.
14 En el reveso estampar los sellos de las reas correspondientes.

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO

DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS

DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
SUBDIRECCIN DE FINANZAS
GERENCIA DE PRESUPUESTO/
DIRECCION REGIONAL
GERENCIA POSTAL

OFICIO No
FECHA:
AREA QUE REMITE LA DOCUMENTACION:
Anexo me permito efectuar la devolucin de la cuenta por pagar nmero , debido a que no
cumple con los requisitos establecidos en el "Manual de procedimientos para el manejo del fondo de Operacin de
las reas Centrales.
Una vez regularizada la cuenta por pagar, debe remitirla a esta rea para su trmite correspondiente.

DEVOLUCION DE DOCUMENTOS
GERENTE DE PRESUPUESTO
A T E N T A M E N T E
NOMBRE Y FIRMA
RECIBIO CUENTA
NOMBRE Y FIRMA

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO

RESGUARDO (FONDO REVOLVENTE DE GASTOS DE OPERACIN)
Servicio Postal Mexicano
Direccin Corporativa de Administracin y Finanzas
Subdirector de Finanzas
Gerencia de Tesorera

Resguardo "Fondo Revolvente de Operacin" No.

Bueno por $-------------------

Recib de la Gerencia de Tesorera de Sepomex, la cantidad de $ -------------------------------------
---------(----------------------------) por concepto de Fondo Revolvente de Operacin:

Este fondo ser manejado de acuerdo al numeral 4.3 Fondo para Gastos de Operacin de
este Manual. Este fondo ser utilizado nica y exclusivamente para el pago de necesidades
urgentes de aquellos gastos menores o miscelneos, por la ---------------------------------------------
----------------------------------, quien debe llevar un registro auxiliar para el control del mismo.

Se responsabilizar para el manejo y la custodia del Fondo Revolvente de Operacin a -------
---------------------------------------, quien lo manejar y controlar en forma independiente de
cualquier comprobacin de gastos que afecten a dicho fondo, adems de suscribir recibo por
la guarda, custodia y responsabilidad del manejo de los recursos.

Prohibiciones para el uso del Fondo:

No se proporcionarn prstamos personales.

No se cambiarn cheques personales.

El fondo no podr ser canalizado a inversiones financieras

Mxico, D.F., _______________ del 200__.

R E C I B I

RESPONSABLE DEL FONDO

FONDO DE OPERACIN

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ANEXO
CUENTA POR PAGAR

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ANEXO

DE 200 AL DE DE 200
No. DE PROVEEDOR O BREVE DESCRIPCIN
FACTURA PRESTADOR DEL BIEN O
O RECIBO DEL SERVICIO SERVICIO ADQUIRIDO TOTAL
J EFE DE RECURSOS AUTORIZ
FINANCIEROS EL GERENTE ESTATAL

RELACIN DE GASTOS DEL FONDO DE OPERACIN
IMPORTE
SUMAS:
GASTOS EFECTUADOS DEL
FECHA
COSTO IVA

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7. VIGENCIA

Este Manual entrar en vigor el da siguiente de su autorizacin, quedando sin
efecto cualquier disposicin, ordenamiento, lineamiento, poltica o procedimiento
que se anteponga al presente.

MP Giros Money Order Fondo Operacion A1

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Formate disponibile

MP Giros Money Order Fondo Operacion A1

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

D DI IR RE EC CC CI I N N C CO OR RP PO OR RA AT TI IV VA A D DE E A AD DM MI IN NI IS ST TR RA AC CI I N N Y Y F FI IN NA AN NZ ZA AS S

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