Instructivo General Comunicaciones Oficiales

GESTION DOCUMENTAL
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INSTRUCTIVOS PARA COMUNICACIONES
OFICIALES

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin, diseo de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o dependencia. En atencin a la importancia de dar cumplimiento al
Artculo 22 de la Ley 594 del 2000 - Ley General de Archivos, sobre procesos
archivsticos que son aplicados en la administracin de las comunicaciones
oficiales y los actos administrativos, la Corporacin Universitaria Remington,
adopta estos formatos para uso general de la entidad, que han sido consultados y
adaptados segn la norma ICONTEC.

MARCO NORMATIVO

Cdigo de Comercio
Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El
comerciante deber dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relacin
con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duracin de la
copia. Asimismo, conservar la correspondencia que reciba en relacin con sus
actividades comerciales, con anotacin de la fecha de contestacin o de no
haberse dado respuesta.

Decreto 2150 de 1995
Artculo 11.- Supresin de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la
Administracin Pblica, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso
de sellos, cualquiera sea la modalidad o tcnica utilizada, en el otorgamiento o
trmite de documentos, distintos de los ttulos valores.

La firma y la denominacin del cargo sern informacin suficiente para la
expedicin del documento respectivo.

Prohbase a los funcionarios pblicos el registro notarial de cualquier sello
elaborado para el uso por la Administracin Pblica.

Artculo 12.- Firma mecnica. Los jefes de las entidades que integran la
Administracin Pblica podrn hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que
procede de algn medio mecnico, tratndose de firmas masivas. En tal caso,
previamente mediante acto administrativo de carcter general, deber informar
sobre el particular y sobre las caractersticas del medio mecnico.

Artculo 24.- Formularlos oficiales. Los particulares podrn presentar la
informacin solicitada por la Administracin Pblica en formularios oficiales,
mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los
formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.

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OFICIALES

Acuerdo AGN 060 de 2001
Artculo 4: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales
de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la
documentacin con destino interno y externo que genere la institucin. Las
unidades de correspondencia velarn por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.

Artculo 6: Numeracin de actos administrativos: La numeracin de los actos
administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad,
se encargarn de llevar los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen o enmienden
nmeros, no se numeren los actos administrativos que no estn debidamente
firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeracin, se dejar constancia por escrito, con la
firma del Jefe de la dependencia a la cual est asignada la funcin de numerar los
actos administrativos.
Artculo 9: Conservacin documental: Las entidades son responsables por la
adecuada conservacin de su documentacin, para ello deben incluir en sus
programas de gestin documental y en sus manuales de procedimientos, pautas
que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su
produccin.

Artculo 14: Imagen corporativa: Con el propsito de reflejar una adecuada
imagen corporativa, las entidades establecern en sus manuales de
procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros,
teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

La leyenda de pie de pgina debe contener, la direccin, el nmero del
conmutador, el nmero de fax institucional, la direccin de la pgina web y la
direccin del correo electrnico de la entidad.

Circular Interna Archivo General de la Nacin No.13 de 1999. No utilizar micro
punta o esferos de tinta hmeda (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros)
para la produccin documental. Tales bolgrafos por la clase de colorantes y
solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su
coloracin en corto tiempo y an en condiciones estables de almacenamiento
presentan prdida de legibilidad en la informacin.

Las tintas que se empleen en la generacin de documentos de archivo debern
cumplir con las siguientes especificaciones: La tinta para escribir debe ser un

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lquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensin o elementos
extraos; no debe presentar separacin de componentes o coagulacin.

La tinta debe fluir de la pluma o la respectiva fuente, fcil y libremente sin
interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y debe secar
rpidamente.

El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a travs de toda la escritura. La
tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la
escritura se realiza sobre papel bond La tinta permanente debe presentar un nivel
despreciable de prdida de color al ser expuesto a la luz del da, rayos ultravioleta
o sumergirla en agua o alcohol.

NTC 1673/ NTC 4436, papel y cartn para escribir e imprimir. Los requisitos
del papel de archivo para escribir e imprimir es la permanencia y durabilidad, con
gramaje entre 75 y 90 g/m
2
, libre de cido y exento de lignina cuyo valor de pH
est en rango de 7.0 a 8.5, debe tener suficiente resistencia al esparcimiento de
las tintas estilogrficas de tal manera que los trazos deben quedar ntidos y
definidos.

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1. PRODUCCIN DOCUMENTAL

NOTA INTERNA

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA

NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carcter interno, que se diligencia
a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trmite,
entre las dependencias de la Corporacin Universitaria Remington y sus
funcionarios.

NOTA INTERNA

FECHA: ______________________________________________________________
PARA: ______________________________________________________________
DE: ______________________________________________________________

URGENTE ___
PARA SU INFORMACIN ___
FAVOR DAR CONCEPTO ___
INFORMAR POR ESCRITO ___
ENCARGARSE DEL ASUNTO ___
OTRO: _________________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ___
DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ___
FAVOR TRAMITAR ___
ARCHIVAR ___
ENTERARSE Y DEVOLVER ___
DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___

OBSERVACIONES: ______________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________
FECHA: ______________
HORA: ______________

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PARTES DE LA NOTA INTERNA

FECHA: Registrar fecha de envo as: da, mes y ao.
PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.
DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.
OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere
pertinente.
FIRMA: Slo podr ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, segn lo
regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.
DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

NTC 3393. Norma Tcnica Colombiana para la elaboracin de Cartas
Comerciales

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EJEMPLO DE NOTA INTERNA

NOTA INTERNA

FECHA: _24_de agosto de 2010___________________________________________
PARA: _Dr. Rodrigo Marquez Marquez (Vicerrector Administrativo y Financiero)____
DE: _Maribel Pedraza Marin (Jefe de Archivo) _ ________________________

URGENTE _X_
PARA SU INFORMACIN ___
FAVOR DAR CONCEPTO ___
INFORMAR POR ESCRITO ___
ENCARGARSE DEL ASUNTO ___
OTRO: _________________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ___
DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ___
FAVOR TRAMITAR ___
ARCHIVAR ___
ENTERARSE Y DEVOLVER ___
DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___

OBSERVACIONES: Comedidamente, solicito reunin para dar a dar a conocer los avances
de este mes y resolver algunas inquietudes frente al manejo de la imagen corporativa
____________________________________________________________________
Atentamente, __________________________________________________________

FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________
FECHA: ______________
HORA: ______________

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MEMORANDO
CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON
------------------
------------------ ( 3 interlneas )
------------------
MEMORANDO
------------------
------------------ ( 3 interlneas )
------------------
CDIGO: xxx-xx.xx
------------------ ( 1 interlnea )
Ciudad, fecha
------------------
------------------ ( 3 interlneas )
------------------
PARA: NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
------------------ ( 1 interlnea )
DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO
------------------ ( 1 interlnea )
ASUNTO: ............ ......................... ........................... .
------------------
------------------ ( 3 interlneas )
------------------
Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... .....................
.................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................
................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... .
------------------
------------------ ( 2 interlneas )
Despedida
------------------
------------------
------------------
------------------ ( 4 interlneas )
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlnea )
Datos del transcriptor

GESTIN DOCUMENTAL.
Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar).
Copia 1: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar).
Copia 2: Archivo Central (consecutivo)

Tamao del formato: Carta.

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INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO

MEMORANDO: Es una comunicacin escrita de carcter interno. Debe elaborarse
en papel bond tamao carta a espacio sencillo, el cual se emplear para transmitir
informacin, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre
otras, relacionados con la gestin de la Entidad.

MRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm.

PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre dos a tres centmetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlneas
debajo del nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s)
subsiguiente(s).

PARTES DEL MEMORANDO

ENCABEZADO: Se escribe con mayscula sostenida, centrado y sin negrilla

MEMORANDO: Se coloca con mayscula sostenida, centrado y sin negrilla
MEMORANDO.

CDIGO: Despus de dos tabulaciones, consignar los nmeros que identifican la
dependencia productora.

CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y
la fecha.

DATOS DEL DESTINATARIO: Despus de dos tabulaciones, se debe escribir en
maysculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el
memorando. En la lnea siguiente escribir el cargo.

DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en maysculas el nombre de la
dependencia productora.

ASUNTO: Constituye la sntesis del tema del memorando. A continuacin de dos
tabulaciones, debe expresarse en mximo 6 palabras, con mayscula inicial y sin
subrayar.

TEXTO: Se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts; omitiendo temas
personales y tratando slo un asunto por memorando.

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DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve y finaliza con coma ( , )
(Atentamente,) o si la frase de cortesa es extensa terminada en punto ( . )
(Agradecemos su gentil colaboracin.).

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con
mayscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, Divisin, Grupo
de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comit) segn lo autorizado en
Manuales de Mtodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo:
Anexo: uno (12 folios)
Anexo dos (85 hojas y un disquete)
DATOS DEL TRANSCRIPTOR (A): el responsable de copiar el documento, se
escribe uno de los nombres y la primera letra del apellido en tipo de letra ms
pequea.
Ejemplo: Valentina D.
Hugo M.
Si la persona que firma el documento es la misma que lo digita, no tiene necesidad
de identificarse como transcriptora.

NOTA: La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra.

NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HMEDA (Tinta Roller Ball
o Pluma Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTAL. Tales
bolgrafos por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en
agua, tienden a expandirse, perder su coloracin en corto tiempo y an en
condiciones estables de almacenamiento presentan prdida de legibilidad en la
informacin. (Circular No.13 de 1999 Archivo General de la Nacin).

NTC 3397 Norma Tcnica Colombiana para la elaboracin de Memorandos
Comunicaciones Internas.

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EJEMPLO DE MEMORANDO

MEMORANDO

CDIGO: 302-14.02

FECHA: Medelln, 24 de agosto del 2010

PARA: DOCTOR RODRIGO MARQUEZ MARQUEZ
Vicerrector Administrativo y Financiero

DE: UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

ASUNTO: Solicitud diseo unidades para conservacin documentos.

Atentamente me permito solicitar el diseo de unidades de instalacin para la
conservacin de documentos contables - soporte papel.

Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para
archivar los documentos de gestin en Presupuesto, Contabilidad y Tesorera, no son
compatibles con el tamao de stos, factor que confluye para la conservacin adecuada.

Agradezco la atencin a la presente y las recomendaciones pertinentes para cada caso.

Cordialmente,

MARIBEL PEDRAZA MARIN
Jefe de Archivo

Anexo: Dos Modelos de Informe, un Boletn Diario y una publicacin del Sistema General
de Seguridad Social.

Jorge T.

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CIRCULAR

Espacio para
logotipo
(slo para
circular
externa)

(encabezado slo para circular interna)
------------------
------------------ ( 3 interlneas )
------------------
CIRCULAR N_____
------------------
------------------ ( 3 interlneas )
------------------
CDIGO DEPENDENCIA-Nmero de serie y/o subserie
Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha ser colocada por el Grupo
Correspondencia Archivo, mediante radicado)
------------------ ( 2 interlneas )
------------------
DESTINATARIOS
------------------ ( 2 interlneas )
------------------
Asunto: (Sntesis del tema de la Circular)
------------------
------------------ (3 interlneas)
------------------
Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... .....................
.................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................
................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ..........
------------------
------------------ ( 2 interlneas )
Despedida
------------------
------------------
------------------ ( 3 interlneas )
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlinea )

GESTIN DOCUMENTAL.
Original: Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas,
Subserie: Circulares Internas
Copia: Destinatario.

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INSTRUCTIVO PARA ELABORACIN DE CIRCULAR

CIRCULAR: Comunicacin interna o externa de carcter general informativa o
normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer
actividades internas de la Institucin, as como las normas generales, cambios,
polticas y asuntos de inters comn. Las circulares internas se elaboran en papel
tamao carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales sern firmadas por el
Secretario General o el Director y las externas se deben elaborar en papel con
membrete y logotipo, las cuales sern firmadas por el Rector de la
CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON.

MRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.

PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre dos y tres centmetros del
subsiguiente(s).

PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayscula sostenida y sin negrilla
CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON, slo para circulares internas. No
se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimir
en papel membreteado.

TTULO Y NMERO: Ttulo CIRCULAR , centrado, en mayscula sostenida sin
negrilla y el nmero consecutivo de la misma, que ser llevado por la Secretara
General. (Nmero consecutivo es independiente para internas y externas e inicia
con 001 cada ao).

CDIGO: Nmeros que identifican la dependencia productora. Al margen
izquierdo se escribe el cdigo de la serie y/o subserie al cual corresponde la
circular interna o externa segn sea el caso, separando estos dos nmeros con un
punto.

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se
escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribir el
Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta
dependencia.

DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurdicas,
etc. a quienes va dirigida la comunicacin (maysculas sostenidas).

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OFICIALES

ASUNTO: Constituye la sntesis de la circular, expresado mximo en 6 palabras,
con mayscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar el
texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts y tratando solo un asunto por
Circular.

DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve y finaliza con coma ( , )
(Atentamente,) o si la frase de cortesa es extensa terminada en punto ( . )
(Agradecemos su gentil colaboracin.).

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No
utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con
mayscula inicial.

ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar el responsable de copiar el documento, se
escribe uno de los nombres y la primera letra del apellido en tipo de letra ms pequea.
Ejemplo: Valentina D.
Hugo M.
Si la persona que firma el documento es la misma que lo digita, no tiene necesidad de
identificarse como transcriptora.


NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HMEDA (Tinta Roller Ball o
Pluma Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTAL. Tales bolgrafos por
la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a
expandirse, perder su coloracin en corto tiempo y an en condiciones estables de
almacenamiento presentan prdida de legibilidad en la informacin. (Circular No.13 de
1999 Archivo General de la Nacin).

NTC 3234 Norma Tcnica Colombiana para la elaboracin de Circulares.

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EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

CIRCULAR INTERNA No. 001

300

Medelln, 24 de agosto de 2010

PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA CORPORACION
UNIVERSITARIA REMINGTON.

Asunto: Utilizacin del Carn.

Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas de la Corporacin Universitaria
Remington, que es obligacin portar el carn en un lugar visible mientras
permanezca en sus instalaciones. La no observancia de esta obligacin es causal
de mala conducta y adems, ste es requisito indispensable para poder ingresar a
la Institucin a prestar el servicio contratado.

Sin otro particular,

ORLANDO SOTO BEDOYA
Secretario General.

Jenny A.


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EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No. 001

Cdigo: 2000

Medelln,

PARA: ENTES DESENTRALIZADOS DEL ORDEN MUNICIPAL

Asunto: Presentacin de Tabla de Retencin Documental

En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1382 de 1995, por el cual se fijan plazos para que las
entidades del orden nacional presenten al Archivo General de la Nacin las Tablas de Retencin
Documental, invitamos a una serie de reuniones peridicas a los Jefes de Archivo de los Entes
descentralizados del Orden municipal.

Dichas reuniones se realizarn en las instalaciones de la Corporacin Universitaria Remington, all
se plantearn los lineamientos generales para la realizacin y presentacin de Tablas de
Retencin.

Cordial Saludo,

MARIBEL PEDRAZA MARIN
Jefe de Archivo y Correspondencia

Anexo: dos folios (Fotocopia Decreto 1382 de 1995).

Olga R.


Corporacin Universitaria Remington - Carrera 51 51-27 Torre 1 Conmutador 511 10 00 Fax: 5137892
Pgina Web: www.remington.edu.co E-Mail: remington@remington.edu.co - Medelln - Colombia

(Espacio de Radicado
Corporacin Universitaria
Remington, colocado por el Grupo
de Correspondencia y Archivo).

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ACTA
------------------ (1 interlnea)
TTULO Y CARCTER DE LA REUNIN
------------------ (1 interlnea)
ACTA No. XX
------------------
------------------ (3 interlneas)
------------------
FECHA: (Ciudad, da mes ao)
------------------ (1 interlnea)
HORA :
------------------ (1 interlnea)
LUGAR: (Sitio donde se realiz la reunin)
------------------
------------------ ( 2 interlneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comit.
______________________, _____________ - ____________
______________________ , ____________ - ____________
------------------
------------------ (2 interlneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
_______________________ , ____________
_______________________ , ____________
------------------
------------------ (2 interlneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comit.
_______________________, ____________ - ____________
_______________________, ____________ - ____________
------------------
------------------ (2 interlneas)
ORDEN DEL DA:
------------------ (1 interlnea)
1o. Verificacin de Qurum
2o. Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior.
3o. Discusin y aprobacin Tabla de Retencin Documental de __________ _________
____________ ___________ ___________ _________ _______.
------------------
------------------ (2 interlneas)
DESARROLLO:
------------------ (1 interlnea)
1o. Se efectu la verificacin de qurum dando inicio a la reunin.
------------------ (1 interlnea)
2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
------------------ (1 interlnea)
3o. Fue presentada la Tabla de Retencin Documental y al respecto .................. ................................
................ ...... ... .................................... .... ...................................... ................ ............... . .................
..................... ................... ........ ........ ... .................. ............................ ................... ........... .................
................. ............................ ..... .............. .......... .................................... ..................................... ......

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GESTIN DOCUMENTAL.
Original: Dependencia que ejerce Secretara de Comit (Serie o Subserie a que haya
lugar).


....................................................................................................................................
.... ...... . .............. .................. ................ ................... ............. ........ ...... .......... ......
------------------
------------------ ( 2 interlneas)
CONVOCATORIA :
------------------
------------------
------------------
------------------ (4 interlneas)
FIRMAS Autgrafo Autgrafo
NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y
APELLIDOS
Presidente Secretario
------------------
------------------ (2 interlneas)
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.)

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OFICIALES

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA

- ACTA: Es una comunicacin interna que constituye la memoria de reuniones
o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate
y/o se acuerda en una reunin. El acta se debe elaborar en papel bond
tamao carta.

- MRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm.

- PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre dos y tres centmetros
del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del
smbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlneas debajo del
nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s)
subsiguiente(s).

PARTES DEL ACTA

- ENCABEZADO: Escribir centrado, en maysculas sostenida y sin negrilla

- TTULO: Escribir centrado, en maysculas sostenida el nombre del
organismo y el carcter de la reunin.

- ACTA No.__: Escribir centrado, en maysculas sostenidas y sin negrilla
ACTA No.__ Escribir el nmero consecutivo que corresponda a la respectiva
sesin; iniciando con 01 cada ao.

- FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma ( , )
donde se realiz la reunin.

- HORA: Escribir la hora de inicio y de finalizacin de la reunin de cualquiera
de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM 9:30 a 14:30 Horas.

- LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunin.

- ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los
integrantes del organismo que asistieron a la reunin. Frente a cada nombre
se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la
primera letra con mayscula). Seguidamente y con guin ( - ) se citar su
calidad de integrante en el comit.

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OFICIALES

- INVITADOS: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los invitados
que participaron en la reunin. Frente a cada nombre se escribe el cargo o
ttulo profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayscula.

- AUSENTES: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los
integrantes del organismo que no asistieron a la reunin. Frente a cada
nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma
( , ) y la primera letra con mayscula). Seguidamente y con guin ( - ) se
citar su calidad de integrante en el comit. Es conveniente indicar si la
ausencia es justificada o no.

- ORDEN DEL DA: Con nmeros arbigos relacionar los puntos
reglamentarios (Verificacin de qurum y Lectura y aprobacin del acta
anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunin.

- DESARROLLO: Con nmeros arbigos identificar cada punto del desarrollo
del texto, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y a dos entre
prrafos (Escribir en tiempo pasado).

- CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunin, se escribe la fecha, la
hora y el lugar de la prxima reunin.

- FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los
firmantes responsables y en la lnea siguiente se escribe el cargo que ocupa
en el organismo.

NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar
su autgrafo o rbrica (con esfero o bolgrafo cuya tinta sea negra).

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera
letra del apellido del transcriptor.

ASPECTOS GENERALES:

Toda Acta expresa lo tratado en la reunin sin describir detalles intrascendentales.
Los prrafos deben ser concisos, claros y que hagan nfasis en las
determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las
discrepancias.

Se anota el nombre completo de la persona que presenta una mocin o
proposicin, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

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OFICIALES

Cuando hay lugar a votacin, se anota el nmero de votos a favor y el nmero de
votos en contra o en blanco.


NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HMEDA (Tinta Roller Ball o
Pluma Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTAL. Tales bolgrafos por
la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a
expandirse, perder su coloracin en corto tiempo y an en condiciones estables de
almacenamiento presentan prdida de legibilidad en la informacin. (Circular No.13 de
1999 Archivo General de la Nacin).

NTC 3394: Norma Tcnica Colombiana para la elaboracin de Actas
administrativas

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES


REUNIN ORDINARIA DE
COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS

ACTA No. 001

FECHA: Medelln, 24 de agosto de 2010

HORA : 8:30 a 11:30 Horas

LUGAR: Sala de Juntas

ASISTENTES: PEDRO JUAN GONZALEZ CARVAJAL, Rector.
ORLANDO SOTO BEDOYA, Secretario General.
MARIBEL PEDRAZA MARIN, Jefe de Archivo.

INVITADOS: JOSE LUIS VARGAS FORERO, Secretario del Consejo
Departamental de Archivos de Antioquia
OSCAR ALONSO BETANCUR, Asesor en Archivo.

AUSENTES: SERGIO ZAPATA RIOS, Auditor.

ORDEN DEL DA:

1o. Verificacin de Qurum
2o. Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior
3o. Discusin y aprobacin Tabla de Retencin Documental de __________ _________
____________

DESARROLLO:

1o. Se efectu la verificacin de qurum dando inicio a la reunin.

2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

3o. Fue presentado el concepto tcnico y la Tabla de Retencin Documental de
_________________ y al respecto.................. ...... .... ...... . .............. ..................
...............................................................................................................................................................
.................................................................................................

...............................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
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OFICIALES

EJEMPLO DE ACTA (continuacin)
2
....................................................................................................................................
............................................................................................................................

CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar el 24 de septiembre del 2010,
a partir de las 9:00 a.m., en la sala de juntas de la Corporacin Universitaria
Remington.

Autgrafo Autgrafo
PEDRO JUAN GONZALEZ CARVAJAL ORLANDO SOTO BEDOYA
Presidente Secretario
------------------
------------------ (2 interlneas)
Milena L.

Tamao del formato: Carta

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Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES

CARTAS
(Cd. Dependencia)-(Cd. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX
------------------ (1 interlnea)
Ciudad
------------------
------------------ (3 interlneas)
------------------
Seor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Segn el caso)
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
Denominacin o Razn Social de la Entidad
Direccin
Domicilio
------------------ (2 interlneas)
------------------
Asunto: (opcional)
------------------
------------------ (2 interlneas)
Saludo (expresin opcional) Ej. Cordial saludo seor Forero:
------------------ (1 interlnea)
Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ .........
.......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... ..............
.................... .
------------------
------------------ (2 interlneas)
Despedida,
------------------
------------------
------------------ (4 interlneas)
------------------
Cargo
------------------
------------------ (2 interlneas)
Anexos: (opcional)
------------------ (1 interlnea)
GESTIN DOCUMENTAL
Original: Persona natural y/o jurdica (destinatario)
1 Copia: Dependencia Productora
2 Copia: AD (Serie: Consecutivo de Correspondencia)
Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia:
Tamao del Formato: Carta.

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE CARTA

- CARTA: Es una comunicacin escrita, que tiene como objetivo principal dar un
mensaje, se emplearn para responder oficios, suministrar informacin y
presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrn ser dirigidas a personas
naturales y/o jurdicas, segn sea el caso. nicamente el original (y las copias
que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con
membrete y logotipo.

- MRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.

- PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre dos y tres centmetros del
subsiguiente(s).

PARTES DE LA CARTA

- CDIGO: Consignar al margen izquierdo los nmeros que identifican la
dependencia productora seguida de guin ( - ), colocar los nmeros que
identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos nmeros
con un punto. A continuacin del cdigo consignar el nmero de radicado de la
comunicacin u oficio al cual se est dando respuesta, y separado con guin los
dos ltimos dgitos del ao de dicho radicado.

- CIUDAD Y FECHA: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad y
en el Archivo Central se coloca la fecha de envo.

- DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use
abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el
nombre de la ciudad an tratndose de correspondencia local. Escriba el
nombre del departamento o pas cuando va dirigida a otro lugar.

- ASUNTO: Constituye la sntesis del tema de la carta, expresado mximo en 6
palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo
de la hoja.

- SALUDO: Ejemplo: Apreciado doctor Ramrez.

- TEXTO: Se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos.
Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts, omitiendo
temas personales y tratando slo un asunto por carta.

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Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES

- DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto ( . ) (Agradecemos su
gentil colaboracin.).

- DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con
mayscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, Divisin,
Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comit) segn lo
autorizado en Manuales de Mtodos y Procedimientos de la respectiva
dependencia.

- ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.


NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma
Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTAL. Tales bolgrafos por la clase
de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder
su coloracin en corto tiempo y an en condiciones estables de almacenamiento presentan
prdida de legibilidad en la informacin. (Circular No.13 de 1999 Archivo General de la
Nacin).

NTC 3393 Norma Tcnica Colombiana para la elaboracin de Cartas
Comerciales.

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Cdigo: GD-01
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EJEMPLO DE CARTA

3120 (Radicado No. XXXX)

Medelln, 28 agosto de 2010

Doctor
GUSTAVO RAMREZ ESPINOSA
Secretario General
Gobernacin de Boyac
Calle 20 No. 9-90
Tunja, Boyac

Asunto: Asistencia Tcnica Externa

Apreciado doctor Ramrez:

Me permito informarle que el da 13 de diciembre del presente, se dirigir a la Sede
de la Corporacin Universitaria Remington, la doctora EMILDA ORTIZ PARDO, con
el propsito de hacer una visita de inspeccin de avance del proyecto DISEO E
IMPLANTACIN DE UN PROGRAMA TIPO PARA LA ORGANIZACIN DEL
ARCHIVO CENTRAL DE LA CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON.

De igual manera, por su intermedio solicito se tenga preparado para este da un
informe sobre el avance alcanzado.

Cordial saludo,

ORLANDO SOTO BEDOYA
Secretario General

Anexo: Formato diligenciamiento de inspeccin.

Jenny A.

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Cdigo: GD-01
Versin: 01
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Corporacin Universitaria Remington - Carrera 51 51-27 Torre 1 Conmutador 511 10 00 Fax: 5137892
Pgina Web: www.remington.edu.co E-Mail: remington@remington.edu.co - Medelln - Colombia
NTC 3369 Elaboracin de sobres

DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVO DE DOCUMENTOS

El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante lquido, estos elementos
pueden deteriorar el documento.

La correspondencia externa debe enviarse en sobres de carta o manila, con el
logotipo de la Universidad en la parte superior y la impresin de la direccin,
apartados, fax, ciudad y pas en la parte inferior del sobre.

PARTES COMPONENTES:
Para efectos de diagramacin, el sobre de divide en tres partes o zonas as:

ZONA A

ZONA B

ZONA C

ZONA A: Parte superior izquierda
En esta parte se encuentra impreso el logotipo de la Universidad y debajo de ste se
anota el nombre de la dependencia remitente y el cdigo de la dependencia.

La parte inferior izquierda puede utilizarse para hacer anotaciones especiales,
como: CONFIDENCIAL, DELICADO, URGENTE, RECOMENDADO, CONTIENE
DISQUETTE, CONTIENE MUESTRAS, PERSONAL, entre otras. Debe ir centrado,
en mayscula sostenida y negrilla.

ZONA B: Parte superior derecha
Debe dejarse libre para uso del correo ya sea con estampilla o mquina
franqueadora.

ZONA C: Parte inferior derecha
De acuerdo con el tamao del sobre, la distribucin debe ser armnica.

Partiendo en esta zona del extremo superior izquierdo se escriben a espacio sencillo
y puede ocupar hasta 8 renglones.

Esta zona se utiliza para anotar los datos completos del destinatario. Estos son:
Tratamiento o ttulo acadmico, con mayscula inicial.

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Cdigo: GD-01
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OFICIALES

Ejemplos
Seores Seora
Doctor Doctora
Ingeniero Ingeniera
Canciller Cancillera

Nombre completo del destinatario
Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida o con mayscula inicial; de
preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplo:
Doctor Ingeniero
Ignacio Valle Meja CARLOS A. QUINTERO BENTEZ

CARGO
Se escribe en mayscula inicial.

Ejemplo
Gerente General Vicerrector Acadmico

Empresa o institucin

Se anota en la lnea siguiente el cargo, con la denominacin ms amplia conocida,
es decir, razn social, sigla o acrnimo. En caso de nombre completo, la escritura se
efecta con mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras
que pueda contener la razn social.

Direccin completa o apartado areo

Se utiliza una de las dos. La direccin consta de una o varias de las palabras que se
especifican en el cuadro adjunto (completo o abreviado) acompaada del nmero
respectivo y posteriormente el de la puerta. Se dejan dos espacios a mquina o tres
en computador entre el nmero de la calle y el de la puerta o se emplea
opcionalmente la abreviatura de nmero (No.). Se prescinde del signo nmero (#).
En la lnea de direccin, cuando sea necesario, se especifican claramente nmeros o
letras de oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros.

Si hay letras dentro de la nomenclatura, stas se escriben en mayscula, unidades al
nmero, puesto que forman un solo componente. Si la nomenclatura incluye Norte,
Sur, Oeste o nombres, es indispensable escribirla en forma completa.

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
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OFICIALES

Ejemplos

NOMBRE COMPLETO ABREVIADO

Apartamento Apto.
Autopista Autop.
Avenida Av.
Bloque Blq.
Calle Cl.
Carrera Cr.
Carretera Carrt.
Centro Comercial Cc.
Circular Cq.
Circunvalar Cv.
Diagonal Dg.
Edificio Edif.
Esquina Esq.
Interior Int.
Kilmetro Km.
Local L.
Manzana Manz.
Norte Norte.
Oficina Of.
Piso P.
Sur Sur
Torre Torre
Transversal Tr.
Unidad Unid.
Urbanizacin Urb.

letras de oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros. Si hay letras dentro de la
nomenclatura, stas se escriben en mayscula, unidades al nmero, puesto que forman
un solo componente. Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oeste o nombres, es
indispensable escribirla en forma completa

Calle 12 Sur No. 40E 25

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES

Cl. 12 Sur No. 40E-25
Circular 1. No. 70-01 Bloque 12 Piso 2 Oficina 204
Cq. 1 No. 70-01 Bq. 12 P.2 Of.204

Carrera 64B No. 75-18 Autopista Norte
Cr. 64B No.75-18 Autop. Norte
Transversal 39B No.70-20 Edificio 11 Piso 1 Oficina 104
Tr. 39B No.70-20 Edif. 11 P.1 Of. 104

El apartado se anota como un solo nmero

Ejemplo

Seor
Andrs Urresta R.
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Apartado 15927
Quito, Ecuador

Destino. Puede ser local, nacional o internacional. Local. Cuando el destino
es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de
preferencia en mayscula sostenida.

Local. Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la
ciudad, de preferencia en mayscula sostenida.

Ejemplo

Abogado
Carlos Alberto ngel Vlez
Jefe de Proyectos
CONSTRUCCIONES AMRICA LTDA.
Calle 25 No. 72-13
MEDELLN

Nacional. Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo pas, los
nombres de la ciudad y el departamento se escriben separados por coma (,), y de
preferencia, en mayscula sostenida.

Ejemplo

Doctora

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES

Gloria Cecilia Bernal Cabrera
Secretaria General
Universidad de Sincelejo
Diagonal 56 No. 67-12
SINCELEJO, SUCRE

Internacional. Se tiene en cuenta:

La escritura de los datos, en el idioma oficial del pas de destino o en ingls, a
interlineacin sencilla.
El nombre del destinatario, en mayscula sostenida o con mayscula inicial.
En la direccin se respetan la nomenclatura y los trminos del pas de destino,
tales como casilla, cajn, P.O. Box, Postfachs, entre otros.
El pas de destino se anota en el mismo rengln de la ciudad o en el siguiente,
dependiendo de la extensin de los datos, de preferencia, en mayscula
sostenida y en espaol para asegurar el despacho.

Ejemplos

Mr. Ralph Geere Seora
General Manager Erika Neuwald
IBM International Obteilungsleister
22 Marion Ave. Hartsdale WOLKSWAGEN
New York 10530 6450 Manau
ESTADOS UNIDOS DE AMRICA Grinap St.3 0618
FRANKFURT,
ALEMANIA

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES

LOGO UNIVERSIDAD
De la corporacin
Depto. De Contabilidad

Seor
lvaro Vlez A.
Jefe Produccin
DELICADO Publicar S.A.
Calle 23 No. 75-54 Of. 501
MEDELLN

Apartado Areo 56006 Medelln Colombia

Nota: No debe enviarse dinero en efectivo u objetos metlicos, tales como ganchos
de cosedora, clip o monedas.

Aspectos generales:
Para una mejor distribucin en los sobres de manila, a partir del tamao carta se
recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida, a
interlineacin de uno y medio.
Para envos internacionales se debe escribir el nmero de telfono en el rengln
anterior a la ciudad.

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES



DISTRIBUCIN DEL SOBRE
El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera:

Tercio Izquierdo.
Se emplea para anotaciones tales como: confidencial, personal, contiene disquete,
contiene videocinta, contiene cinta magntica, contiene muestras, entre otras, las cuales
se ubican centradas en la parte inferior del tercio.
Tercio Central.
Se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
Tercio derecho.
Este tercio es para uso del correo. En caso de anotaciones necesarias para la oficina de
correos.

PARTES

Datos del remitente: Se distribuyen segn el modelo seleccionado.

Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de
acuerdo con el sobre.

Tratamiento: ttulo acadmico, con mayscula inicial.
Nombre: Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida o con mayscula inicial;
de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Cargo: se escribe con mayscula inicial.
Empresa: se anota en la lnea siguiente al cargo, con la denominacin ms
ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo.
Direccin o apartado: se utiliza una de las dos.
Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
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OFICIALES

NTC 3369 Elaboracin de sobres


La correspondencia externa debe enviarse en sobres de carta o manila, con el
logotipo de la Universidad en la parte superior y la impresin de la direccin,
apartados, fax, ciudad y pas en la parte inferior del sobre.

PARTES COMPONENTES:
Para efectos de diagramacin, el sobre de divide en tres partes o zonas as:

ZONA A

ZONA B

ZONA C

ZONA A: Parte superior izquierda
En esta parte se encuentra impreso el logotipo de la Universidad y debajo de ste se
anota el nombre de la dependencia remitente y el cdigo de la dependencia.

La parte inferior izquierda puede utilizarse para hacer anotaciones especiales,
como: CONFIDENCIAL, DELICADO, URGENTE, RECOMENDADO, CONTIENE
DISQUETTE, CONTIENE MUESTRAS, PERSONAL, entre otras. Debe ir centrado,
en mayscula sostenida y negrilla.

ZONA B: Parte superior derecha
Debe dejarse libre para uso del correo ya sea con estampilla o mquina
franqueadora.

ZONA C: Parte inferior derecha
De acuerdo con el tamao del sobre, la distribucin debe ser armnica.

Partiendo en esta zona del extremo superior izquierdo se escriben a espacio sencillo
y puede ocupar hasta 8 renglones.

Esta zona se utiliza para anotar los datos completos del destinatario. Estos son:
Tratamiento o ttulo acadmico, con mayscula inicial.
Ejemplos

Seores Seora

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
Pgina 35 de 39
OFICIALES

Doctor Doctora
Ingeniero Ingeniera
Canciller Cancillera

Nombre completo del destinatario
Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida o con mayscula inicial; de
preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplo:
Doctor Ingeniero
Ignacio Valle Meja CARLOS A. QUINTERO BENTEZ

CARGO
Se escribe en mayscula inicial.

Ejemplo
Gerente General Vicerrector Acadmico

Empresa o institucin

Se anota en la lnea siguiente el cargo, con la denominacin ms amplia conocida,
es decir, razn social, sigla o acrnimo. En caso de nombre completo, la escritura se
efecta con mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras
que pueda contener la razn social.

Direccin completa o apartado areo

Se utiliza una de las dos. La direccin consta de una o varias de las palabras que se
especifican en el cuadro adjunto (completo o abreviado) acompaada del nmero
respectivo y posteriormente el de la puerta. Se dejan dos espacios a mquina o tres
en computador entre el nmero de la calle y el de la puerta o se emplea
opcionalmente la abreviatura de nmero (No.). Se prescinde del signo nmero (#).
letras de oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros.

Si hay letras dentro de la nomenclatura, stas se escriben en mayscula, unidades al
nmero, puesto que forman un solo componente. Si la nomenclatura incluye Norte,
Sur, Oeste o nombres, es indispensable escribirla en forma completa.

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
Pgina 36 de 39
OFICIALES

Ejemplos

NOMBRE COMPLETO ABREVIADO

Apartamento Apto.
Autopista Autop.
Avenida Av.
Bloque Blq.
Calle Cl.
Carrera Cr.
Carretera Carrt.
Centro Comercial Cc.
Circular Cq.
Circunvalar Cv.
Diagonal Dg.
Edificio Edif.
Esquina Esq.
Interior Int.
Kilmetro Km.
Local L.
Manzana Manz.
Norte Norte.
Oficina Of.
Piso P.
Sur Sur
Torre Torre
Transversal Tr.
Unidad Unid.
Urbanizacin Urb.

letras de oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros. Si hay letras dentro de la
nomenclatura, stas se escriben en mayscula, unidades al nmero, puesto que forman
un solo componente. Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oeste o nombres, es
indispensable escribirla en forma completa

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
Pgina 37 de 39
OFICIALES

Calle 12 Sur No. 40E 25
Cl. 12 Sur No. 40E-25
Circular 1. No. 70-01 Bloque 12 Piso 2 Oficina 204
Cq. 1 No. 70-01 Bq. 12 P.2 Of.204

Carrera 64B No. 75-18 Autopista Norte
Cr. 64B No.75-18 Autop. Norte

Transversal 39B No.70-20 Edificio 11 Piso 1 Oficina 104
Tr. 39B No.70-20 Edif. 11 P.1 Of. 104

El apartado se anota como un solo nmero

Ejemplo

Seor
Andrs Urresta R.
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Apartado 15927
Quito, Ecuador

Destino. Puede ser local, nacional o internacional. Local. Cuando el destino
es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de
preferencia en mayscula sostenida.

Local. Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la
ciudad, de preferencia en mayscula sostenida.

Ejemplo

Abogado
Carlos Alberto ngel Vlez
Jefe de Proyectos
CONSTRUCCIONES AMRICA LTDA.
Calle 25 No. 72-13
MEDELLN

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
Pgina 38 de 39
OFICIALES

Nacional. Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo pas, los
nombres de la ciudad y el departamento se escriben separados por coma (,), y de
preferencia, en mayscula sostenida.

Ejemplo

Doctora
Gloria Cecilia Bernal Cabrera
Secretaria General
Universidad de Sincelejo
Diagonal 56 No. 67-12
SINCELEJO, SUCRE
Internacional. Se tiene en cuenta:

La escritura de los datos, en el idioma oficial del pas de destino o en ingls, a
interlineacin sencilla.
El nombre del destinatario, en mayscula sostenida o con mayscula inicial.
En la direccin se respetan la nomenclatura y los trminos del pas de destino,
tales como casilla, cajn, P.O. Box, Postfachs, entre otros.
El pas de destino se anota en el mismo rengln de la ciudad o en el siguiente,
dependiendo de la extensin de los datos, de preferencia, en mayscula
sostenida y en espaol para asegurar el despacho.

Ejemplos

Mr. Ralph Geere Seora
General Manager Erika Neuwald
IBM International Obteilungsleister
22 Marion Ave. Hartsdale WOLKSWAGEN
New York 10530 6450 Manau
ESTADOS UNIDOS DE AMRICA Grinap St.3 0618
FRANKFURT,
ALEMANIA

GESTION DOCUMENTAL
Cdigo: GD-01
Versin: 01
Pgina 39 de 39
OFICIALES

LOGO De la corporacin
Depto. De Contabilidad

Seor
lvaro Vlez A.
Jefe Produccin
DELICADO Publicar S.A.
Calle 23 No. 75-54 Of. 501
MEDELLN

Apartado Areo 56006 Medelln Colombia

Nota: No debe enviarse dinero en efectivo u objetos metlicos, tales como ganchos
de cosedora, clip o monedas.

Aspectos generales:

Para una mejor distribucin en los sobres de manila, a partir del tamao carta se
recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida, a
interlineacin de uno y medio.
Para envos internacionales se debe escribir el nmero de telfono en el rengln
anterior a la ciudad.

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