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MANUAL DEL USUARIO

Lima, Enero 2012


SISTEMA DE TRMITE
DOCUMENTARIO

( SISTRAM )




Versin 1.0 Release 0.008

Manual del Usuario - SISTRAM

2
I N D I C E



Acceso al Sistema y cambio de clave

MANTENIMIENTO
Tipos de Atencin
Tipos de documentos
Estados del Documento
Estados del Funcionario
reas
Usuarios por reas
Correlativo por reas y Documento
Entes

DOCUMENTOS
Registrar documentos externos
Registrar documentos externos-Otras Areas
Derivar Documentos externos
Recepcionar y asignar o derivar documentos externos
Reporte de Flujo de Documentos
Registrar y remitir documentos Internos
Recepcionar y asignar o derivar documentos Internos

CONSULTAS
Documentos Emitidos
Documentos Recepcionados

REPORTES
Documentos Emitidos
Documentos pendientes por rea
Documentos recepcionados
Documentos derivados
Estadstica de documentos ingresados

ACCESO AL SISTEMA
Cambio de clave
Ao de proceso
Manual del Usuario - SISTRAM

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ACCESO AL SISTEMA Y CAMBIO DE CLAVE

Para poder ingresar al sistema se debe de ingresar usuario y la contrasea, el usuario
est compuesto por la primera letra de su nombre y su apellido, de la misma forma est
compuesta la clave.



Una vez ingresado al sistema lo primero que debe de hacer es cambiar la clave de
acceso al sistema. Para poder efectuar dicho cambio debe de ir al men principal y dar
click sobre la opcin Cambio de clave.



Seguidamente aparecer la ventana donde usted debe de ingresar la contrasea actual en
el campo Password Anterior y la contrasea nueva en los dos siguientes campos,
finalmente para reflejar los cambios en el sistema, debe de dar click sobre el Botn OK,

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Luego aparece el siguiente mensaje preguntado por la confirmacin de la accin.




Finalmente al dar click sobre el botn aceptar, aparece el mensaje de confirmacin del
cambio satisfactorio de la clave de acceso.




Es importante hacer el cambio de la clave de acceso para evitar que otras personas
puedan ingresar con nuestro usuario y hacer operaciones indebidas.

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MANTENIMIENTO


TIPO DE ATENCION

Al dar click sobre la opcin de men


Se muestra la lista de los tipos de atencin.



Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn y aparece la
siguiente ventana:
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Donde se puede registrar

Descripcin.- Se registra el nuevo tipo de respuesta.
Tipo.- Se selecciona de la lista.
Estado.- se selecciona el estado del documento.
Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar . El sistema
solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje.



Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de
confirmacin.



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Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el
botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y
finalmente se da click en el botn Grabar .

Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn y se muestra la
siguiente Pantalla:




TIPOS DE DOCUMENTOS

Al dar click sobre la opcin de men


Se muestra la lista de los tipos de documentos.

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Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn y aparece la
siguiente ventana:

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Donde se puede registrar

Descripcin.- Se registra el nuevo tipo de documento.
Estado.- se selecciona el estado del documento.
Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar . El sistema
solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje.



Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de
confirmacin.



Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el
botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y
finalmente se da click en el botn Grabar .


Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn y se muestra la
siguiente Pantalla:

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ESTADOS DEL DOCUMENTO

Al dar click sobre la opcin de men


Se muestra la lista de los estados del documento.

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Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn y aparece la
siguiente ventana:

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Donde se puede registrar

Descripcin.- Se registra el nuevo estado del documento.
Estado.- Se selecciona el estado del documento.
Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar . El sistema
solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje.



Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de
confirmacin.



Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el
botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y
finalmente se da click en el botn Grabar .


Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn y se muestra la
siguiente Pantalla:
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ESTADOS DEL FUNCIONARIO

Al dar click sobre la opcin de men


Se muestra la lista de los estados del Funcionario.



Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn y aparece la
siguiente ventana:
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Donde se puede registrar

Descripcin.- Se registra el nuevo Estado del Funcionario.
Estado.- Se selecciona el estado del documento.
Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar . El sistema
solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje.



Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de
confirmacin.



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Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el
botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y
finalmente se da click en el botn Grabar .


Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn y se muestra la
siguiente Pantalla:




Indice
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AREAS

Al dar click sobre la opcin de men


Se muestra la lista de las Areas.



Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn y aparece la
siguiente ventana:
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Donde se puede registrar

Destino.- Se define si es Interno Externo u otros.
Descripcin.- Se registra el nuevo tipo de documento.
Desc. Corta.- Descripcin corta del rea
Responsable.- Responsable.
Responsable.- Responsable.
Estado.- Se selecciona el estado del documento.
Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar . El sistema
solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje.



Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de
confirmacin.

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Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el
botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y
finalmente se da click en el botn Grabar .


Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn y se muestra la
siguiente Pantalla:




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USUARIOS POR AREAS

Al dar click sobre la opcin de men



Se muestra la lista de los usuarios por reas. Se puede seleccionar las reas zona
registral en la cual estn registrados usuarios.



Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn y aparece la
siguiente ventana:
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Donde se puede registrar

Trabajador.- Se registra al trabajador.
Area.- A la que se desea que el trabajador tenga acceso.
Estado.- se selecciona el estado del trabajador.
Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar . El sistema
solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje.



Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de
confirmacin.



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Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el
botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y
finalmente se da click en el botn Grabar .


Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn y se muestra la
siguiente Pantalla:




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CORRELATIVO POR REA Y DOCUMENTO

Al dar click sobre la opcin de men


Se muestra la lista de los Correlativos por rea por documento, se filtra por zonas
registrales.




Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn y aparece la
siguiente ventana:
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Donde se puede registrar

Area.- Se registra el rea de la institucin
Tipo de Documento.- se selecciona el tipo de documento.
Ao.- Ao que se desea registrar.
Correlativo.- El numero de donde se desea iniciar el contador.
Sufijo.- Abreviatura del Documento.
Estado.- Estado del registro.
Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar . El sistema
solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje.



Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de
confirmacin.



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Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el
botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y
finalmente se da click en el botn Grabar .


Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn y se muestra la
siguiente Pantalla:




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ENTES

Al dar click sobre la opcin de men



Se muestra la lista de las Personas naturales o jurdicas que tienen contacto con la
institucin. Se puede filtrar por tipo o por letras en el nombre.



Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn y aparece la
siguiente ventana:
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Donde se puede registrar

RUC.- Permite registrar el Rgimen Unico de Contribuyente.
Ap. Paterno.- El apellido paterno de la persona.
Ap. Materno.- El apellido materno de la persona.
Nombres.- El nombre de la persona o la Razon social en caso que sea Juridica.
Remitente.- La persona que representa a la Institucin.
Telfono.- El telfono de la persona o empresa.
Fax.- El fax de la de la persona o empresa.
Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar . El sistema
solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje.



Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de
confirmacin.


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Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el
botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y
finalmente se da click en el botn Grabar .


Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn y se muestra la siguiente
Pantalla:



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DOCUMENTOS

REGISTRAR DOCUMENTOS EXTERNOS

Para poder registrar un nuevo documento externo, se da click sobre la barra de Men a
la Opcin Registrar Documentos Externos


Luego aparece la ventana donde se muestra la lista de todos los documentos registrados
y que no han sido derivados por el rea de secretara general hacia las otras reas.







Para poder registrar un nuevo documento el usuario debe dar click sobre el botn nuevo
, apareciendo la ventana que se muestra a continuacin.

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En esta ventana que nos va a permitir registrar el documento se registran los siguientes
datos:

Fecha del documento.- Fecha que presenta el documento
Tipo de Documento.- Se debe seleccionar de la lista presente; si no existiese se puede
ingresar por su mantenimiento.
rea Origen.- El rea de donde se registra el documento, esta rea no se puede
modificar
Nmero del documento.- El nmero que presenta el documento
Origen.- El nombre de la empresa que enva de documento. Puede ser tambin una
persona Natural.
Remitente.- el nombre de la persona que remite el documento.
Asunto.- El asunto consignado en el documento.
Fecha del registro.- fecha en el que se registro el documento en el sistema.
Estado.- Estado inicial del documento.
Usuario creador.- usuario que crea el documento en el sistema.
Fecha de creacin.- Fecha en el que se crea el documento en el sistema.
Usuario que modifico.- usuario que modifico el documento en el sistema.
Fecha de modificacin.- Fecha en el que se modifica el documento en el sistema.
Queja.- Indicador de queja.

Consideraciones especiales

Origen.- El origen se puede seleccionar de la lista existente en el campo, pero en el
caso que no exista se ingresa el nombre de la empresa o la persona y el sistema al
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detectar que no existe, pregunta si desea crearlo; al dar si, el sistema crea
automticamente, le asigna un cdigo y lo muestra dentro de la lista existente.

Remitente.- En el caso del remitente, este campo aparece lleno si al seleccionar un
registro en el origen ya tiene asociado el remitente; esta asociacin se hace en la
opcin de entes, el cual se ha explicado lneas arriba. En el caso que no est
asociado este campo aparece vaco y se puede registrar al remitente.



Una vez que se tiene ingresado el documento, para poder guardarlo se da click sobre el
botn Grabar , el sistema hace la siguiente pregunta



Al dar click sobre el botn Aceptar; en ese momento el sistema asigna el correlativo
correspondiente al documento; este correlativo es nico para la institucin. Finalmente
aparece el siguiente mensaje de confirmacin.





Para retornar a la lista se da click sobre el botn , el sistema muestra la lista con el
ltimo documento registrado.

Indice
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REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS OTRAS AREAS

Para poder registrar un nuevo documento externo, se da click sobre la barra de Men a
la Opcin Registrar Documentos Externos; la diferencia entre esta opcin y la anterior
es que en esta opcin solo se muestran los documentos externos que fueron registrados
por el rea.


Luego aparece la ventana donde se muestra la lista de todos los documentos registrados
y que no han sido derivados por el rea de secretara general hacia las otras reas.




Para poder registrar un nuevo documento el usuario debe dar click sobre el botn nuevo
, apareciendo la ventana que se muestra a continuacin.

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En esta ventana que nos va a permitir registrar el documento se registran los siguientes
datos:

Fecha del documento.- Fecha que presenta el documento
Tipo de Documento.- Se debe seleccionar de la lista presente; si no existiese se puede
ingresar por su mantenimiento.
rea Origen.- El rea de donde se registra el documento, esta rea no se puede
modificar
Nmero del documento.- El nmero que presenta el documento
Origen.- El nombre de la empresa que enva de documento. Puede ser tambin una
persona Natural.
Remitente.- el nombre de la persona que remite el documento.
Asunto.- El asunto consignado en el documento.
Fecha del registro.- fecha en el que se registro el documento en el sistema.
Estado.- Estado inicial del documento.
Usuario creador.- usuario que crea el documento en el sistema.
Fecha de creacin.- Fecha en el que se crea el documento en el sistema.
Usuario que modifico.- usuario que modifico el documento en el sistema.
Fecha de modificacin.- Fecha en el que se modifica el documento en el sistema.
Queja.- Indicador de Queja.


Consideraciones especiales

Origen.- El origen se puede seleccionar de la lista existente en el campo, pero en el
caso que no exista se ingresa el nombre de la empresa o la persona y el sistema al
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detectar que no existe, pregunta si desea crearlo; al dar si, el sistema crea
automticamente, le asigna un cdigo y lo muestra dentro de la lista existente.

Remitente.- En el caso del remitente, este campo aparece lleno si al seleccionar un
registro en el origen ya tiene asociado el remitente; esta asociacin se hace en la
opcin de entes, el cual se ha explicado lneas arriba. En el caso que no este
asociado este campo aparece vaco y se puede registrar al remitente.



Una vez que se tiene ingresado el documento, para poder guardarlo se da click sobre el
botn Grabar , el sistema hace la siguiente pregunta



Al dar click sobre el botn Aceptar; en ese momento el sistema asigna el correlativo
correspondiente al documento; este correlativo es nico para la institucin. Finalmente
aparece el siguiente mensaje de confirmacin.





Para retornar a la lista se da click sobre el botn , el sistema muestra la lista con el
ltimo documento registrado.



DERIVACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Dar click sobre la barra de men, en la opcin Derivar documentos Externos


Luego aparece la siguiente ventana donde se muestran tres pestaas
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Documentos por derivar.- En esta pestaa aparecen todos los documentos que han sido
registrados en el rea de mesa de Partes.
Documentos derivados.- En esta pestaa aparecen todos los documentos que ya fueron
derivados a un rea.
Derivar documentos.- Es tercera pestaa muestra la accin de derivar el documento, la
siguiente pantalla muestra la tercera pestaa; se aprecia lo siguiente:

Se aprecia en la parte superior el detalle del documento que esta siendo derivado a una o
varias reas; en la parte del medio de la pantalla se muestra una lista de las derivaciones
que se han efectuado, y finalmente en la parte inferior de la pantalla se muestra el
detalle de las derivaciones.
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Es importante tener en cuenta que para poder derivar un documento que se encuentre
pendiente por derivar, primero se tiene que seleccionar el documentos y seguidamente
saltar a la tercera pestaa(accin derivar documento) y all dar click sobre el icono
Nuevo de la barra ; completar los datos rea destino, fecha que se deriva y en la parte
inferior la indicacin. Para grabar los cambios de la nueva asignacin debe dar click
sobre el icono Grabar .

Si se desea eliminar la derivacin al rea, se selecciona el registro y se da click sobre el
botn Eliminar

Si se desea anular la derivacin primero se tiene que eliminar todas las derivaciones y
seguidamente dar click sobre el botn anular derivacin.
Si desea imprimir el reporte Hoja de Ruta, debe dar click sobre el botn
all aparecer el reporte que se muestra en la siguiente pantalla.


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Para poder mandar a imprimir el reporte se da click sobre el botn donde aparecer
la siguiente pantalla:



Al dar click sobre el botn aceptar se enva la el reporte a la impresora.


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RECEPCIONAR Y ASIGNAR O DERIVIAR DOCUMENTOS EXTERNOS

Dar click sobre la barra de men, en la opcin Recepcionar y asignar documentos
Externos


Aparece la siguiente pantalla



donde se muestran cuatro pestaas:

Por Recepcionar: Se muestran todos los documentos que se encuentran listos para ser
recepcionados por el rea, Para poder Recepcionar los documentos, se marcan con un
check en el campo de la lista y se da click sobre el botn
inmediatamente el sistema los enumera por el correlativo de recepcin interno por rea;
mostrando el siguiente mensaje:



Los registros que fueron seleccionados de esa lista desaparecen y se muestran la
siguiente pestaa:

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Por Asignar / Por Derivar: En esta pestaa se muestran los documentos que han sido
recepcionados por el rea y que aun o han sido asignados a un trabajador o derivados a
otras reas.



en la parte superior de la derecha se muestran 5 botones:

Anular Archivo.- Este botn permite anular el estado archivado.

Anular Recepcin .- Este botn permite regresar el documento a la lista anterior, esto
es aplicable para el caso que el usuario haya recepcionado un documento que le
derivaron por error

Archivar.- Este botn permite cambiar el estado del documento.

Derivar.- Derivar el Documento

Asignar.- Este botn se usa para el caso que el documento se tenga que asignar a una
persona del rea. Al dar click sobre el botn se muestra la siguiente Ventana:

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En la parte superior se muestra el detalle del documento que ser asignado; en la parte
inferior se muestra la accin del derivar el documento, Permite registrar los siguientes
campos:

Persona.- Permite seleccionar al trabajador que va a atender el documento. La lista
muestra solo a los trabajadores del rea.
Fec. Asigna..- Permite registrar la fecha en la que se deriva el documento al trabajador.
Indicacin.- Permite seleccionar la indicacin.
Fec. Maxima Rpta.- permite registrar la fecha mxima en la que el trabajador debe dar
respuesta al documento asignado.
Observacin.- Permite registrar alguna observacin a la asignacin del documento.

Luego se da click sobre el botn , el sistema solicita la confirmacin para
poder guardar la informacin



Finalmente, el sistema muestra la confirmacin en el siguiente mensaje

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Retornamos a la lista dando click en el botn , el registro desaparece de la
lista y se muestra en la siguiente pestaa Asignados como se muestra en la siguiente
pantalla :



Si se desea asignar el mismo documento a otro trabajador, se da click sobre el botn
Nuevo de la pantalla que se muestra, repitiendo el proceso descrito anteriormente.
Si se desea eliminar una asignacin, se selecciona el registro y se da click en el botn
Eliminar.

Retornamos a la segunda pestaa y all le damos click sobre el botn ; este
botn se usa para el caso que el documento se tenga que derivar a un rea. Al dar click
sobre el botn se muestra la siguiente ventana:


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rea Destino.- Permite seleccionar el rea o sub reas al que se va a derivar el
documento.
Fec. Deriva..- Permite registrar la fecha en la que se deriva el documento al rea o sub
rea .
Fec. Maxima Rpta.- permite registrar la fecha mxima en la que el rea o sub rea debe
dar respuesta al documento derivado.
Indicacin.- Permite seleccionar la indicacin.
Observacin.- Permite registrar alguna observacin a la derivacin del documento.

Luego se da click sobre el botn , el sistema solicita la confirmacin para
poder guardar la informacin



finalmente, el sistema muestra la confirmacin en el siguiente mensaje




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Retornamos a la lista dando click en el botn , el registro desaparece de la
lista y se muestra en la siguiente pestaa Derivados a otras Areas como se muestra en
la siguiente pantalla :



Si se desea derivar el mismo documento a otra rea o sub rea, se da click sobre el
botn Nuevo de la pantalla que se muestra, repitiendo el proceso descrito
anteriormente.
Si se desea eliminar una derivacin, se selecciona el registro y se da click en el botn
Eliminar.

Ahora damos click sobre la tercera pestaa Asignar y all damos click sobre el botn
Derivar, Este botn nos va a permitir Derivar el documento una vez asignado.

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Damos Click en el botn Derivar y nos aparece la siguiente pantalla:




Donde al dar click sobre el botn Derivar a nos muestra la siguiente ventana donde
podremos seleccionar a que reas deseamos derivarle el documento.
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Seguidamente marcamos a las reas y damos click sobre el botn aceptar, y despus
damos click sobre el botn Grabar de la ventana de derivaciones de documento
externos y en la lista se nos va a mostrar las derivaciones que hemos hecho.

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REGISTRAR Y REMITIR DOCUMENTOS INTERNOS

Para poder registrar un nuevo documento interno, se da click sobre la barra de Men a
la Opcin Registrar y remitir Documentos Internos


Luego aparece la ventana donde se muestra la lista de todos los documentos registrados
por el area.



Para poder registrar un nuevo documento interno, el usuario debe dar click sobre el
botn Nuevo , apareciendo la ventana que se muestra a continuacin.

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En esta ventana que nos va a permitir registrar el documento, se muestran los siguientes
datos:

Fecha del documento.- Fecha que se registra el documento
Tipo de Documento.- Se debe seleccionar de la lista presente; sino existiese se puede
ingresar por su mantenimiento.
Al salir del campo tipo documento, el sistema muestra en el nmero del documento el
correlativo siguiente que corresponde al tipo de documento seleccionado.
rea Origen.- El rea de donde se registra el documento, esta rea no se puede
modificar
Nmero del documento.- El nmero que muestra el sistema, el usuario tiene la potestad
de cambiar el nmero si as lo requiere
Tipo Atencin.- se selecciona de la lista el tipo de atencin que corresponda.
Trabajador.- Se selecciona al trabajador que est dando respuesta a un documento
asignado.
Tipo de Destino.- Selecciona si es Interno o Externo.
Destino.- Nombre de la empresa o rea a la que se le enva el documento.
Destinatario.- Nombre de la persona a la que se le enva el documento.
Asunto.- Permite registrar el asunto correspondiente al documento.
Fecha del registro.- fecha en el que se registro el documento en el sistema.
Estado.- Estado inicial del documento.
Usuario creador.- usuario que crea el documento en el sistema.
Fecha de creacin.- Fecha en el que se crea el documento en el sistema.
Usuario que modifico.- usuario que modifico el documento en el sistema.
Fecha de modificacin.- Fecha en el que se modifica el documento en el sistema.


Al dar click sobre el botn Derivar a se muestra la siguiente pantalla, donde
permite seleccionar a las reas que se les va a enviar el documento.
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Al dar click sobre el botn aparece la siguiente ventana:



Donde se muestran todos los documentos que han sido asignados a los trabajadores del
rea.
Para poder relacionar un documento interno, el cual da respuesta a uno o muchos
documentos se selecciona el documento de la lista y se de click en el botn Aceptar,
seguidamente el documento seleccionado aparece en la lista inferior de la pantalla,
registro de documentos internos. Si se desea seleccionar otro documento, se repite la
misma operacin descrita anteriormente.
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Una vez que se tiene ingresado el documento, para poder guardarlo se da click sobre el
botn Grabar , el sistema hace la siguiente pregunta



Al dar click sobre el botn Aceptar; en ese momento el sistema asigna el correlativo
correspondiente al documento; este correlativo es nico para el rea. Finalmente aparece
el siguiente mensaje de confirmacin.





Para retornar a la lista se da click sobre el botn , el sistema muestra la lista con el
ltimo documento registrado y en la parte inferior la lista de las reas a las que el
documento ha sido asignado.

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Si nos hemos olvidado de derivar el documento a un rea, o quisiramos eliminar un
envi a un rea, nos vamos a la segunda pestaa all con el botn podemos crear un
una nueva derivacin:



De la misma forma al dar click sobre el botn Derivar a se muestra la siguiente
pantalla, donde permite seleccionar a las reas que se les va a enviar el documento.
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Damos click sobre el botn aceptar, para poder guardarlo se da click sobre el botn
Grabar , el sistema hace la siguiente pregunta



Al dar click sobre el botn Aceptar; en ese momento el sistema asigna el correlativo
correspondiente al documento; este correlativo es nico para el rea. Finalmente aparece
el siguiente mensaje de confirmacin.





Para retornar a la lista se da click sobre el botn , el sistema muestra la lista con el
ltimo documento registrado y en la parte inferior la lista de las reas a las que el
documento ha sido asignado.
Indice
Manual del Usuario - SISTRAM

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Si queremos eliminar una derivacin damos click sobre el botn y se
borra el registro.


RECEPCIONAR Y ASIGNAR O DERIVAR DOCUMENTOS INTERNOS

Dar click sobre la barra de men, en la opcin Recepcionar y asignar documentos
Internos


Aparece la siguiente pantalla:



donde se muestran cuatro pestaas:

Por Recepcionar: Se muestran todos los documentos que se encuentran listos para ser
recepcionados por el rea, Para poder Recepcionar los documentos, se marcan con un
check en el campo de la lista y se da click sobre el botn
inmediatamente el sistema los enumera por el correlativo de recepcin interno por rea;
mostrando el siguiente mensaje:
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Los registros que fueron seleccionados de esa lista desaparecen y se muestran la
siguiente pestaa:

Por Asignar / Por Derivar: En esta pestaa se muestran los documentos que han sido
recepcionados por el rea y que aun o han sido asignados a un trabajador o derivados a
otras reas.



en la parte superior de la derecha se muestran cuatro botones:

.- Este botn permite regresar el documento a la lista anterior, esto es
aplicable para el caso que el usuario haya recepcionado un documento que le derivaron
por error

.- Este botn se usa par el caso que el documento se tenga que asignar a
una persona del rea. Al dar click sobre el botn se muestra la siguiente Ventana:

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En la parte superior se muestra el detalle del documento que sera asignado; en la parte
inferior se muestra la accin del derivar el documento, Permite registrar los siguientes
campos:

Persona.- Permite seleccionar al trabajador que va a atender el documento. La lista
muestra solo a los trabajadores del rea.
Fec. Asigna..- Permite registrar la fecha en la que se deriva el documento al trabajador.
Indicacin-. Permite seleccionar la indicacin.
Fec. Maxima Rpta.- permite registrar la fecha mxima en la que el trabajador debe dar
respuesta al documento asignado.
Observacin.- Permite registrar alguna observacin a la asignacin del documento.

Luego se da click sobre el botn , el sistema solicita la confirmacin para
poder guardar la informacin



finalmente, el sistema muestra la confirmacin en el siguiente mensaje

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Retornamos a la lista dando click en el botn , el registro desaparece de la
lista y se muestra en la siguiente pestaa Asignados como se muestra en la siguiente
pantalla :



Si se desea asignar el mismo documento a otro trabajador, se da click sobre el botn
Nuevo de la pantalla que se muestra, repitiendo el proceso descrito anteriormente.
Si se desea eliminar una asignacin, se selecciona el registro y se da click en el botn
Eliminar.

.- Este botn se usa para el caso que el documento se tenga que derivar a un
rea. Al dar click sobre el botn se muestra la siguiente ventana:

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rea Destino.- Permite seleccionar el rea o sub reas al que se va a derivar el
documento.
Fec. Deriva..- Permite registrar la fecha en la que se deriva el documento al rea o sub
rea .
Fec. Maxima Rpta.- permite registrar la fecha mxima en la que el rea o sub rea debe
dar respuesta al documento derivado.
Indicacin.- Permite seleccionar la indicacin.
Observacin.- Permite registrar alguna observacin a la derivacin del documento.

Luego se da click sobre el botn , el sistema solicita la confirmacin para
poder guardar la informacin



finalmente, el sistema muestra la confirmacin en el siguiente mensaje

Manual del Usuario - SISTRAM

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Retornamos a la lista dando click en el botn , el registro desaparece de la
lista y se muestra en la siguiente pestaa Derivado a otras reas como se muestra en la
siguiente pantalla :



Si se desea derivar el mismo documento a otra rea, se da click sobre el botn Nuevo
de la pantalla que se muestra, repitiendo el proceso descrito anteriormente.
Si se desea eliminar una derivacin, se selecciona el registro y se da click en el botn
Eliminar.

Ahora damos click sobre la tercera pestaa Asignar y all damos click sobre el botn
Derivar, Este botn nos va a permitir Derivar el documento una vez asignado.
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Damos Click en el botn Derivar y nos aparece la siguiente pantalla:




Donde al dar click sobre el botn Derivar a nos muestra la siguiente ventana donde
podremos seleccionar a que reas deseamos derivarle el docume nto.
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Seguidamente marcamos a las reas y damos click sobre el botn aceptar, y despus
damos click sobre el botn Grabar de la ventana de derivaciones de documento
externos y en la lista se nos va a mostrar las derivaciones que hemos hecho.

Indice
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REPORTE FLUJO DE DOCUMENTOS

En las opciones de Recepcionar y Asignar Documentos Externos y Recepcionar y
Asignar Documentos Internos se hace click en el cono el cual nos mostrar la
siguiente ventana.



En esta ventana ingresaremos el rango de documentos a imprimir. Este rango es del
nmero interno que cada rea le asigna a los documentos internos y externos que
recepciona. Luego de ingresar el rango se hace click en Aceptar.



Se mostrar el siguiente reporte de flujo documentario con toda la informacin del
documento recepcionado y la asignacin a personal o derivacin a otras reas.

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CONSULTA DE DOCUMENTOS

Para poder hacer la consulta de documentos emitidos se da click sobre la opcion de
men consultas en la opcin Documentos



Se muestra la siguiente pantalla:



En esta pantalla el usuario puede hacer la bsqueda del documento por cualquiera de los
campos que se muestran en la lista, se coloca el valor de la columna y se da click sobre
el botn , el sistema busca el o los registros que cumplen con el o los criterios de
bsqueda, tal como se muestra en la siguiente pantalla.




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Una vez ubicado el registro que de desea consultar, se da click sobre la pestaa detalle y
se muestra el detalle del documento en la siguiente pantalla:


Donde se muestran tres pestaas:

Detalle.- Donde se muestra el detalle del documento.

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Derivaciones.- Donde se muestra el detalle de las derivaciones del documento.


Asignaciones.- donde se muestra la lista de las asignaciones del documento.

Luego si se quiere imprimir el reporte del seguimiento del documento se da click sobre
el botn y se muestra la siguiente pantalla:

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REPORTES


DOCUMENTOS EMITIDOS

Al dar click sobre la opcin de men documentos emitidos


Se muestra la siguiente pantalla:



Se muestran los siguientes parmetros del reporte:

rea Origen.- Muestra el rea a la que pertenece el usuario que esta conectado al
sistema.
Asunto.- Descripcin del Asunto.
Origen.- Seleccionar de la lista.
Remitente.- Descripcin del remitente
Fecha de Inicio.- Fecha de inicio del rango de bsqueda
Fecha de fin.- Fecha de fin del rango de bsqueda.
Tipo de documento.- Se puede seleccionar de la lista de documentos.
Tipo de Origen.- Puede seleccionar el tipo de origen.
Numero de Documento.- Nmero del documento que se desea buscar.

Para poder imprimir el reporte se da click sobre el botn .



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66
DOCUMENTOS PENDIENTES POR REA

Al dar click sobre la opcin de men documentos emitidos


Se muestra la siguiente pantalla:




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Se muestran los siguientes parmetros del reporte:

rea Origen.- Muestra el rea a la que pertenece el usuario que est conectado al
sistema.
Fecha de Inicio.- Fecha de inicio del rango de bsqueda
Fecha de fin.- Fecha de fin del rango de bsqueda.
Tipo de documento.- Se puede seleccionar de la lista de documentos.
Tipo de Origen.- Puede seleccionar el tipo de origen.

Para poder imprimir el reporte se da click sobre el botn .
Indice
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68
DOCUMENTOS RECEPCONADOS

Al dar click sobre la opcin de men documentos recepcionados



Se muestra la siguiente pantalla:



Se muestran los siguientes parmetros del reporte:

rea Origen.- Muestra el rea a la que pertenece el usuario que est conectado al
sistema.
Fecha de Inicio.- Fecha de inicio del rango de bsqueda
Fecha de fin.- Fecha de fin del rango de bsqueda.
Tipo de documento.- Se puede seleccionar de la lista de documentos.
Tipo de Origen.- Puede seleccionar el tipo de origen.

Para poder imprimir el reporte se da click sobre el botn .


Indice
Manual del Usuario - SISTRAM

69
DOCUMENTOS DERIVADOS

Al dar click sobre la opcin de men documentos derivados


Se muestra la siguiente pantalla:



Se muestran los siguientes parmetros del reporte:

rea Origen.- Muestra el rea a la que pertenece el usuario que esta conectado al
sistema.
Fecha de Inicio.- Fecha de inicio del rango de bsqueda
Fecha de fin.- Fecha de fin del rango de bsqueda.
Tipo de documento.- Se puede seleccionar de la lista de documentos.
Tipo de Origen.- Puede seleccionar el tipo de origen.

Para poder imprimir el reporte se da click sobre el botn .

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Manual del Usuario - SISTRAM

70
ESTADISTICA DE DOCUMENTOS INGRESADOS

Al dar click sobre la opcin de men documentos derivados


Se muestra la siguiente pantalla:



Se muestran los siguientes parmetros del reporte:

rea Origen.- Muestra el rea a la que pertenece el usuario que est conectado al
sistema.
Fecha de Inicio.- Fecha de inicio del rango de bsqueda
Fecha de fin.- Fecha de fin del rango de bsqueda.
Tipo de documento.- Se puede seleccionar de la lista de documentos.
Tipo de Origen.- Puede seleccionar el tipo de origen.

Para poder imprimir el reporte se da click sobre el botn .
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71
SOPORTE AL SISTEMA


CAMBIO DE CLAVE

Al dar click sobre la opcin de Men


Esta opcin ha sido explicada anteriormente, en la opcin Acceso al sistema y Cambio
de Clave.
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