Conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y cuantitativamente las
ventajas y desventajas que presenta la asignacin de recursos a una determinada iniciativa. Propuesta ordenada de acciones que pretende la solucin o reduccin de la magnitud de un problema que afecta a un individuo o a un grupo, en la que se plantea el tamao, caractersticas, tipos y perodos de los recursos requeridos, dentro de las limitaciones tcnicas, sociales, econmicas y polticos en las que se desenvolver.
Importancia de un proyecto
- Facilita a las empresas el anlisis de las posibilidades y beneficios que se obtendrn al ampliar las instalaciones existentes, modificar los procesos utilizados, fabricar productos, prestar nuevos servicios, montar nuevas plantas, abrir sucursales, etc. - Posibilita la identificacin, anlisis y seleccin de alternativas de solucin adecuadas a necesidades o problemas especficos. - Aporta a la toma de decisiones, al recomendar la solucin tcnica ms adecuada e indicar los resultados que se esperan obtener con su implementacin y operacin. Proyectos econmicos y sociales Sociales: Se entiende por social todo lo que afecta al ser humano y a sus condiciones de vida. El proyecto social debera contemplar fundamentalmente lo que hace referencia a las necesidades bsicas del individuo, es decir; salud, educacin, empleo y vivienda as como otro tipo de necesidades como son la dignidad, autoestima, aprecio, seguridad, consideracin, la capacidad de encontrar sentido a la vida y al mundo que nos rodea, etc. Econmicos: Es un conjunto de acciones que implica obtener un beneficio derivado de una inversin durante un tiempo determinado. Este beneficio se convierte en el principal objetivo. Al establecer la viabilidad de la idea del Proyecto observamos que se debe satisfacer unas necesidades de un grupo de personas caracterizadas como posibles clientes. Utilidad de los proyectos en la sociedad Los proyectos en la sociedad tienen como utilidad satisfacer las necesidades y/o brindar bienestar a la poblacin, se debe evaluar si el proyecto es bueno y ser utilizado, si es as mediante una evaluacin se podr saber cmo y cunto se va a recuperar de la inversin; un ejemplo es el metropolitano satisface la necesidad de millones de peruanos en cuanto al transporte pero la alcaldesa de lima tuvo que retirar de circulacin ciertas rutas de micros para poder incrementar sus ingresos y as evitar el declive de dicho proyecto. Implicaciones de la planificacin y direccin estratgica Un enfoque sistemtico para la planificacin estratgica incluye: La debida organizacin Conocimientos de la disciplina Anlisis y pronstico del medio Definicin de los objetivos y metas Modelos Desarrollo de estrategias para las unidades de servicios y para la organizacin en su conjunto Desarrollo del plan Implantacin e interrelacin con otros esfuerzos de planificacin.
El valor de la planificacin estratgica bien estructurada y acorde a las necesidades de nuestro pas reside en su enfoque sistemtico para manejar imprevistos futuros. La planificacin estratgica a largo plazo estimula la coordinacin entre las varias unidades de la organizacin enfatizando la participacin y responsabilidad en el plan. Enfoca esfuerzos y recursos a largo plazo, pero se basa en actividades a corto plazo.
La planificacin estratgica es un proceso lgico y sistemtico que permite a la alta gerencia, alcanzar un consenso sobre las decisiones estratgicas ms importantes de la organizacin. Los tres beneficios ms importantes son: 1) Integra el desarrollo de objetivos, metas, estrategias, polticas y funciones a travs de toda organizacin. 2) Proporciona un mtodo mediante el cual, se decide por adelantado lo que se va a hacer, cundo, cmo, y quin lo va a realizar. 3) Documenta los impactos futuros esperados, por causa de las decisiones actuales.
Para lograr el mximo beneficio en la utilizacin de modelos para una planificacin efectiva requiere una metodologa estructurada y un esfuerzo de equipo. El proceso de planificacin debe considerar los siguientes: 1) Participacin y soporte de la gerencia al ms alto nivel. 2) Un enfoque disciplinario pero sencillo 3) Participacin del personal a nivel operativo 4) Motivacin a la creatividad 5) Comunicacin de los planes a travs de toda la organizacin 6) Integracin de la planificacin con el poder decisorio 7) Revisiones peridicas de las metas y revisin de los planes, para considerar las condiciones cambiantes. Premisas De Planeacin Premisas significa literalmente lo que va antes, lo que se establece con anterioridad, o lo que se declara como introductorio, postulado o implicado, las premisas estn divididas en dos tipos: plan para planear, y la informacin sustancial, necesaria para el desarrollo e implantacin de los planes.
Antes de llevar a cabo un programa estratgico de planeacin es importante que las personas involucradas en l tengan un amplio conocimiento de lo que tiene en mente el alto directivo y cmo operar el sistema. Esta gua est incorporada en un plan para planear, el cual puede ser oral, aunque usualmente es escrito, para su distribucin general.
La informacin acumulada en estas reas algunas veces es llamada "anlisis de situacin", pero tambin se usan otros trminos para denominar esta parte de la planeacin.
Ninguna organizacin, no importa cun grande o lucrativa sea, puede examinar en forma minuciosa todos los elementos que posiblemente estn incluidos en el anlisis de la situacin. Es por este que cada organizacin debe identificar aquellos elementos pasados, presentes y futuros -, que son de gran importancia para su crecimiento, prosperidad y bienestar, y debe concentrar su pensamiento y sus esfuerzos para entenderlos.
Formulacin de Planes La formulacin de estrategias maestras se define como misiones, propsitos, objetivos y polticas bsicas; mientras que las estrategias de programa se relacionan con la adquisicin, uso y disposicin de los recursos para proyectos especficos. La programacin a mediano plazo es el proceso mediante el cual se prepara y se interrelacionan planes especficos funcionales para mostrar los detalles de cmo se debe llevar a cabo le estrategia para lograr objetivos, misiones y propsitos de la compaa a largo plazo. El siguiente paso es desarrollar los planes a corto plazo con base en los planes a mediano plazo. En algunas organizaciones los nmeros obtenidos durante el primer ao de los planes a mediano plazo son los mismos que aquellos logrados con los planes operativos anuales a corto plazo, aunque en otras empresas no existe la misma similitud. Los planes operativos sern mucho ms detallados que los planes de programacin a mediano plazo. Implementacin y Revisin Una vez que los planes operativos son elaborados deben ser implantados. El proceso de implantacin cubre toda la gama de actividades directivas, incluyendo la motivacin, compensacin, evaluacin directiva y procesos de control. Los planes deben ser revisados y evaluados. No existe mejor manera para producir planes por parte de los subordinados que cuando los altos directivos muestran un inters profundo en stos y en los resultados que pueden producir. Flujos de Informacin y Normas de Evaluacin y Decisin Los "flujos de informacin", simplemente deben transmitir el punto de que la informacin "fluye" por todo el proceso de planeacin. Este "flujo" difiere grandemente, dependiendo de la parte del proceso a la que sirve y del tema de la informacin. En todo proceso de planeacin es necesario aplicar las normas de decisin y evaluacin. Por otra parte, con el desarrollo de los planes operativos actuales, las normas de decisin se convierten en frmulas de sustitucin de inventarios o de rendimientos sobre inversin. Anlisis de las fortalezas y limitaciones de la organizacin Es el anlisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y debilidades de la organizacin.
Las fortalezas constituyen las fuerzas propulsoras de la organizacin y facilitan la consecucin de los objetivos organizaciones, mientras que las limitaciones son las fuerzas restrictivas que dificultan o impiden el logro de tales objetivos. El anlisis interno implica: El anlisis de los recursos (recursos financieros, mquinas, equipos, materias primas, recursos humanos, Tecnologa, etc.) de que dispone o puede disponer la organizacin para sus operaciones actuales o futuras. El anlisis de la estructura organizacional de la organizacin, sus aspectos positivos y negativos, la divisin del trabajo en los departamentos y unidades, y cmo se distribuyeron los objetivos organizacionales en objetivos por departamentos. Evaluacin del desempeo actual de la organizacin, con respecto a los aos anteriores, en funcin de utilidades, produccin, productividad, innovacin, crecimiento y desarrollo de los negocios, etc. Los planes, programas y otros elementos considerados dentro de la elaboracin de un proyecto Antes de abordar de manera individual cualquiera de los trminos considerados en la elaboracin de un proyecto, es necesario definirlos: Proyecto: Es un conjunto de actividades concretas, interrelacionados y coordinadas entre s, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas. Ej.: La construccin de una escuela es un proyecto dentro de un programa de construccin de edificios escolares. El propsito de todo proyecto es alcanzar un resultado o un producto. Adems, todo proyecto se realiza dentro de los lmites de un presupuesto y de un perodo, dados. Caractersticas: a) Todo proyecto comporta una serie de actividades de duracin determinada. b) Se combina la utilizacin de recursos humanos, tcnicos, financieros y materiales. c) Tiene que alcanzar productos y resultados, de acuerdo con los objetivos previstos en su diseo y conceptualizacin. Plan: es el trmino de carcter ms global. Un plan hace referencia a las decisiones de carcter general que expresan los lineamientos polticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignacin de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de accin y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y los objetivos propuestos. Desde la Administracin central, el plan tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o del desarrollo de un sector (econmico, social o cultural) Un plan engloba programas y proyectos; pero no est compuesto slo por un conjunto de programas y proyectos. Esto es porque su formulacin se deriva de propsitos y objetivos ms amplios que la suma de programas y proyectos. El plan es el parmetro tcnico-poltico dentro del cual se enmarcan los programas y proyectos. Programa: Es un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre s y que son de similar naturaleza. Un programa operacionaliza un plan mediante la realizacin de acciones orientadas a alcanzar las metas y los objetivos propuestos dentro de un perodo determinado. Un proyecto se concreta a travs de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre s, para alcanzar determinadas metas y objetivos especficos. Actividad: es el medio de intervencin sobre la realidad, mediante la realizacin secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos especficos de un proyecto. Tarea: es la accin que tiene el mximo grado de concrecin y especificidad. Un conjunto de tareas configuran una actividad. Ejemplo: Plan de servicios sociales, programa de infancia y familia (como uno de los programas del plan), proyecto: realizar un campamento de verano, actividad: realizar una excursin, tarea: preparar la ropa y el calzado adecuados.
Requisitos para la buena formulacin de un proyecto: No basta con elaborar proyectos. Hay que hacer una buena formulacin y diseo de proyectos. Para que est bien diseado y formulado, debe explicar lo siguiente: Razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentacin) A qu fin contribuir el logro de los objetivos del proyecto (finalidad) Qu se espera obtener del proyecto en caso de que tenga xito (objetivos) A quin va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos) Qu debe producir el proyecto para crear las condiciones bsicas que permitan la consecucin del objetivo (resultados o productos) Con qu acciones se generarn los productos (actividades) Qu recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto (insumos) Quin ejecutar el proyecto (responsables y estructura administrativa) Cmo se ejecutar el proyecto (modalidades de operacin) En cunto tiempo se obtendrn los productos y se lograrn los objetivos previstos (calendario) Cules son los factores externos que deben existir para asegurar el xito del proyecto (pre-requisitos) Aunque se tengan en cuenta todos estos requisitos, habr siempre un margen de incertidumbre en cuanto a los resultados. Siempre existirn factores que estn fuera del control de quienes programan Para mejorar la capacidad de programar y elaborar proyectos: Para que se d una mayor articulacin e integracin entre la formulacin de un programa o proyecto (que por definicin es bsqueda de racionalidad en la accin) y las acciones propiamente dichas (pretendidamente racionales), es necesario desarrollar toda una serie de cualidades propias de la llamada eficiencia y eficacia operativa. Esto supone la capacidad de traducir las ideas en accin. Desde el punto de vista operativo y en su dimensin ms elemental, no es otra cosa que dar respuesta a diez cuestiones bsicas: QU se quiere hacer (Naturaleza del proyecto) POR QU se quiere hacer (Origen y fundamentacin) PARA QU se quiere hacer (Objetivos y propsitos) CUNTO se quiere hacer (Metas) DNDE se quiere hacer (Localizacin fsica.) Ubicacin en el espacio. Cobertura espacial. CMO se va a hacer (Actividades y tareas). Metodologa. CUNDO se va a hacer (Calendarizacin o cronograma). Ubicacin del tiempo A QUINES va dirigido (Destinatarios o beneficiarios) QUINES lo van a hacer (Recursos humanos) CON QU se va a hacer (Recursos materiales) Se va a costear (Recursos financieros) Ser capaces de dar respuestas adecuadas a estas preguntas no significa saber planificar o elaborar proyectos. Es simplemente un modo de organizarse mentalmente de cara a la realizacin de determinadas actividades. Es una sistematizacin del sentido comn.
Las etapas de la formulacin de los proyectos: identificacin, preparacin. Apreciacin, negociacin, ejecucin y evaluacin: Gua para la elaboracin de proyectos 1. Identificacin del proyecto. 2. Naturaleza del proyecto. 3. Especificacin operacional de las actividades y tareas a realizar. 4. Mtodos y tcnicas a utilizar. 5. Determinacin de los plazos o calendario de actividades. 6. Determinacin de los recursos necesarios. 7. Clculo de los costos de ejecucin o elaboracin del presupuesto. 8. Estructura organizativa y de gestin del proyecto. 9. Indicadores de evaluacin del proyecto. 10. Factores externos condicionales o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto. Esta gua sirve, fundamentalmente, para el diseo de proyectos o, mejor dicho, para elaborar el documento que contenga un proyecto. Este esquema debe utilizarse y aplicarse con flexibilidad y creatividad, adaptndolo a las exigencias de cada caso concreto. Aqu se proporcionan una serie de pautas bsicas que pueden guiar la elaboracin y diseo de los proyectos, habida cuenta de los requisitos que deben cumplir para que estn bien formulados. 1. IDENTIFICACIN DEL PROYECTO. Se indica de manera sinttica y mediante ttulo, aquello que se quiere hacer (ej.: Creacin de un centro social). Su objeto es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizar, de forma breve. Adems, en la identificacin, se hace referencia a la institucin, agencia u organismo responsable de la ejecucin del proyecto; y en los casos que lo hubiere, el organismo patrocinante. Resumiendo: en este punto, se caracteriza, en pocas palabras, lo que quiere hacerse en el proyecto, indicando el organismo ejecutor y patrocinante del mismo. 2. Naturaleza del proyecto. Para explicar la naturaleza de un proyecto conjunto de datos que hacen a la esencia del mismo- es necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto. a) Descripcin del proyecto (qu se quiere hacer) En este punto hay que realizar una descripcin ms amplia, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar. La descripcin no conviene que sea excesivamente extensa, ya que a lo largo del proyecto se ir ofreciendo informacin complementaria de todos sus aspectos. Se pretende dar a conocer una idea exacta acerca de lo fundamental: tipo, clase, mbito que abarca, contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organizacin, etc. b) Fundamentacin o justificacin Implica presentar los criterios (argumentacin lgica) y/o las razones que dan origen a la realizacin del proyecto.
En la fundamentacin deben cumplirse dos requisitos para que sea completa y correcta: Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solucin; Justificar por qu este proyecto que se formula es la propuesta de solucin ms adecuada o viable para resolverlo. Muchas veces se justifica el proyecto pero no se fundamenta adecuadamente en base a un diagnstico de situacin. Otras, se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver, pero se olvida incluir una evaluacin que justifique por qu el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situacin. Para evitar estos y otros problemas, hay que tener en cuenta los siguientes puntos o cuestiones a explicitar en la fundamentacin: Cul es la naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver Se trata de identificar y analizar el problema que se pretende solucionar. Lo sustancial es explicar por qu se hace, destacando los principales aspectos crticos y problemas que piensan ser atacados, aliviados o resueltos con la realizacin del proyecto.
Qu prioridad se concede a la solucin de ese problema Se deben considerar no slo las razones tcnicas sino, tambin, las polticas. Razones polticas: cuando el proyecto concreta o realiza las orientaciones polticas de un plan general o de un programa poltico. En este apartado conviene hacer referencia a declaraciones de poltica, planes existentes, programas ya aprobados, etc. Razones tcnicas: se expresan las razones objetivas (necesidades y problemas, y magnitud de los mismos) que dan lugar a la realizacin del proyecto. Es conveniente hacer referencia a las necesidades de ejecucin e indicar si ste forma parte de un programa ms amplio previamente formulado, etc. Naturaleza de la estrategia para la accin (si la hubiere) Indicar la trayectoria seleccionada para llevar a cabo las acciones consideradas necesarias y suficientes de cara al logra de los objetivos propuestos. Recursos internos y externos asignados para la solucin del problema Esta tarea, que corresponde a la fase de diagnstico, debe quedar claramente reflejada en la fundamentacin del proyecto, pues permite, desde otro enfoque, visualizar cules son las prioridades de la institucin o de otras instituciones respecto de la solucin del problema. Adems, la existencia o no de recursos para resolver un problema condiciona en gran medida las posibilidades de ejecucin y la viabilidad de un proyecto. Justificacin del proyecto en s En esta parte hay que presentar los resultados que haya arrojado la evaluacin previa del proyecto, acerca de su viabilidad, anlisis costo-beneficio o costo-oportunidad, productos, efectos o impacto, etc. c) Marco institucional (organizacin responsable de la ejecucin) Ser necesario indicar la naturaleza de la organizacin, su mandato, situacin jurdica y administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgnica y procedimientos administrativos, personal, etc. d) Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr) Para formular finalidades, es necesario que: Estas justifiquen debidamente el proyecto y sus objetivos. Sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha. Se construya un nico fin o vaya acompaado de otros fines compatibles. e) Descripcin del proyecto (qu se quiere hacer) Explicitar los objetivos es responder a la pregunta para qu se hace. Se trata de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realizacin. Diferencia entre finalidad (impacto) y objetivos (efectos): Si decimos disminuir los riesgos de incendios en la regin X, estamos indicando una finalidad, precisando el impacto que puede tener el proyecto. Si formulamos reforzar el servicio de atencin de emergencias en la regin X, estamos sealando un objetivo. a) Objetivo principal o general: es el propsito central del proyecto.b) Los objetivos especficos, inmediatos o complementarios, son ulteriores especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar o consolidar el objetivo principal. f) Metas (cunto se quiere hacer, servicios que prestarn y/o necesidades que se cubrirn) Las metas operacionalizan los objetivos, estableciendo cunto, cundo y dnde se realizarn stos, de modo que las actividades y acciones puedan ser claramente establecidas, permitiendo determinar el nivel y composicin de los insumos, las actividades que es preciso emprender y la modalidad de las operaciones para realizar dichas actividades. g) Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quin va dirigido) Se trata de identificar quines sern los beneficiarios inmediatos favorecidos por la realizacin y quines los beneficiarios finales o indirectos, o sea, aquellos a quienes favorecern los impactos del proyecto. Para ello puede ser til delimitar este grupo-meta, investigando e indicando, por ejemplo: Situacin general (indicadores de riesgos, condiciones de infraestructura, etc.) Ocupacin (con indicadores como: propietarios, trabajadores sin tierra, asalariados temporales, etc.) Acceso a los servicios (inquilinato, agricultores sin acceso a crditos, viviendas sin agua potable o electricidad, etc. h) Productos (resultado de las actividades) Los productos son el primer nivel de resultado de las actividades. La obtencin de productos se centra en la gerencia del proyecto que tiene el control directo sobre ellos. Algunos productos pueden ser: Resultados materiales (nmero de cooperativas creadas, de viviendas construidas o mejoradas, escuelas construidas, instalaciones, etc.) Servicios prestados (personas capacitadas, servicios proporcionados, etc.) Para el buen diseo, es necesario que los productos cumplan algunos requisitos: Que su realizacin pueda comprobarse, tanto en lo que se refiere a la cantidad como al tiempo de consecucin. Que estn ordenados segn una secuencia temporal lgica. Que su realizacin sea esencial para conseguir el objetivo propuesto. Que sean realizables con los recursos disponibles. i) Localizacin fsica y cobertura espacial (dnde se har, qu abarcar) Consiste en determinar el emplazamiento o rea en dnde se ubicar: Macro-localizacin: ubicacin geogrfica dentro del rea: regin, comarca, conjunto rural, etc. Micro-localizacin: dentro de un conjunto menor como puede ser un barrio, manzana, zona en donde se desarrollar el proyecto. La cobertura espacial indica el espacio fsico o zona que cubrir el proyecto en cuanto a prestacin de servicios o rea de influencia. 3. Especificacin operacional de las actividades y tareas a realizar. (Con qu acciones se generarn los productos, actividades necesarias) Lo que materializa la realizacin de un proyecto es la ejecucin secuencial e integrada de diversas actividades. En el diseo, se ha de indicar de manera concreta y precisa, cules son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementa y coordinan las diferentes tareas. Podra reflejarse de la siguiente manera: Meta Producto Actividades Tareas Tcnicas La organizacin, ordenamiento y coordinacin en el tiempo y espacio de todas las tareas que hay que realizar para el logro de los productos, metas y objetivos, comporta los siguientes aspectos: Especificacin e inventario de las actividades a realizar. Distribucin de las unidades peridicas de tiempo (fecha de inicio y de terminacin de cada actividad) Ordenamiento y sincronizacin de las actividades (previas, paralelas o posteriores a otras dentro del proceso) Indicacin de la cantidad y claridad de los insumos necesarios (recursos humanos, servicios, equipo, dinero, bienes, etc.), con referencia a la asignacin de recursos por actividad. 4. Mtodos y tcnicas a utilizar (modalidades de operacin) Cmo se hace. Especificar el instrumental metodolgico y tcnico que se utilizar para realizar las diferentes actividades. En el caso de proyectos sociales, es importante utilizar mtodos y tcnicas que faciliten, promuevan o posibiliten la participacin de la gente en el desarrollo del proyecto. 5. Determinacin de los plazos o calendario de actividades (cundo ocurrir) Es importante determinar la duracin de cada una de las actividades. Esto permite juzgar la factibilidad del proyecto, o sea, establecer si existe una distribucin uniforme del trabajo, si los plazos son realistas, si el tiempo es suficiente para obtener los productos bsicos que se necesitan como insumos para otras actividades, etc. 6. Determinacin de los recursos necesarios (quines y con qu se realizar el proyecto, insumos) Todo proyecto requiere de una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Se distinguen cuatro tipos de recursos: humanos, materiales, tcnicos y financieros. Para asegurar una mayor precisin y adaptacin de los recursos, puede completarse el cuadro siguiente: Humanos: hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Especificando cantidad de personal, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quin es responsable de qu y cmo est distribuido el trabajo. Materiales: herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura fsica, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto. Tcnicos: alternativas tcnicas elegidas y las tecnologas a utilizar. Financieros: Estimacin de fondos que pueden obtener, con indicacin de las diferentes fuentes con que se podr contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio por los usuarios, ingreso o beneficios, crditos (externos o internos), etc. Se trata de establecer en cada actividad y en cada momento o fase del proyecto, cules son los recursos financieros necesarios. Se puede realizar empleando un cuadro de doble entrada como el siguiente: En cada casilla hay que consignar la cantidad de recursos financieros que son necesarios. Asimismo, hay que precisar la forma en que se irn obteniendo, asegurando el ritmo de operacin del proyecto, de modo que haya revisin o nivelacin entre gastos e ingresos. 7. Clculo de los costos de ejecucin o elaboracin del presupuesto. En todos los casos, la realizacin de un proyecto supone costos y disponibilidad de fuentes de recursos. En el anlisis y clculo de costos de deben especificar cada uno de los rubros, enunciando la cantidad y cualificacin del personal necesario, material, equipo, gastos de funcionamiento, etc.; todo ello expresado en trminos monetarios. El presupuesto comprende los siguientes rubros principales: Costo de personal: se calcula sobre la base del nmero de personas que participan en forma remunerada. Hay que distinguir entre personal tcnico, auxiliares, administrativos, de servicio, etc. Dietas o viticos: incluye los gastos por desplazamiento del personal, comunicaciones, etc. Locales: construccin de un local, compra y reacondicionamiento de un local, alquiler de un local. Material y equipo: costo de material, gastos de transporte e instalacin, mobiliarios de ofician, archivos, computadoras, etc. Gastos de funcionamiento: electricidad, agua, gas. Gastos de oficina: papelera, telfono, limpieza, seguros, impuestos, etc. Imprevistos: Se suele calcular sobre la base del 5% del total del presupuesto de gastos. Beneficios: Suelen ser los provenientes del mismo proyecto. 8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTIN DEL PROYECTO. En el diseo debe quedar presentada la estructura de gestin para la ejecucin del proyecto. Es necesario enmarcarlo institucionalmente. Para ello, conviene hacer figurar las siguientes cuestiones: Organigrama: donde aparezca sealado el proyecto dentro de la organizacin ejecutante y cmo se inserta en la misma. Manual de procedimientos: en el que se indica cmo desempear el trabajo y cules son las normas y procedimientos de carcter tcnico y administrativos que se han de seguir para llevar a cabo las actividades y tareas. Funciones del personal del proyecto: quin es el responsable y de qu parte del trabajo. Relaciones e interacciones del personal: determinar los niveles de autoridad y jerarqua, las relaciones de comunicacin e informacin, las relaciones de consulta y asesora, etc. Modalidades y mecanismos de coordinacin: internos y externos. Sistemas de evaluacin interna y seguimiento: responsabilidades y funciones, incluyendo la determinacin de las formas y mecanismos de control operacional y supervisin tcnica del personal. Canales de informacin: a quin hay que informar, qu tipo de informacin se le debe facilitar, en que soporte, con qu objetivo, y con qu frecuencia. 9. INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROYECTO. Son los instrumentos que permiten medir la progresin hacia las metas propuestas. Nos permiten realizar una evaluacin adecuada teniendo en cuenta los objetivos propuestos y las realizaciones concretas. Deben reunir las siguientes condiciones: Independencia: Cada meta debe tener un indicador propio. Verificabilidad: Que sea posible verificar o comprobar de forma emprica los cambios que se van produciendo con el proyecto. Validez: deben medir lo que se pretende medir. Deben reflejar los efectos del proyecto. Accesibilidad: establecimiento de indicadores cuya informacin necesaria (datos) se pueda obtener fcilmente. 10. Factores externos condicionales o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto. Los que aqu se denominan pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto, son los factores externos significativos sobre los cuales la administracin o direccin del proyecto puede no tener ningn tipo de control, pero que resultan esenciales para el xito del proyecto. Estos factores estn fuera del control del proyecto, pero deben producirse para que el proyecto tenga xito y logre el efecto e impacto propuesto. Por ello es necesario que en el diseo se especifique claramente cules son esos factores externos de los que depende significativamente el xito del proyecto. Estos deben ser: Realistas y bien fundamentados Precisos Completos. Esquema general para el diseo de un proyecto 1. Identificacin o Denominacin del proyecto. 2. Naturaleza del proyecto. a. Descripcin del proyecto. b. Fundamentacin o justificacin. c. Marco institucional d. Finalidad del proyecto e. Objetivos f. Metas g. Beneficios h. Productos i. Localizacin fsica y cobertura especial 3. Especificacin operacional de las actividades y tareas a realizar. 4. Mtodos y tcnicas a utilizar. 5. Determinacin de los plazos o calendario de actividades. 6. Determinacin de los recursos necesarios. Humanos Materiales Tcnicos Financieros Estructura Financiera Calendario financiero 7. Clculo de los costos de ejecucin o elaboracin del presupuesto. 8. Estructura organizativa y de gestin del proyecto. 9. Indicadores de evaluacin del proyecto. 10. Factores externos condicionales o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto.
Hoy
La formulacin precisa y concreta de un proyecto exige conjugar armnicamente todos los pasos que nos llevan a la consecucin del mismo, tanto la fase de diagnstico de necesidades, de identificacin de objetos, de especificacin de actividades, de tiempo de ejecucin, como los recursos de que se dispone para llevar a cabo el proyecto. 2 Desde el punto de vista operativo, programar una accin comporta dar respuesta .. La formulacin de un proyecto corresponde al proceso donde se configura o define el proyecto. En la formulacin se plantea cual es el problema o necesidad que se piensa satisfacer y se identifica, analiza y selecciona entre las diferentes alternativas posibles para dar solucin al problema, cual es la que ofrece las condiciones ms aceptables segn los objetivos propuestos por los gestores del proyecto. Cabe Acotar que un proyecto debe estar debidamente formulado y este requiere de diversas Etapas como son:
IDENTIFICACIN Esta etapa consiste en desarrollar la idea de proyecto que quedar concretizada en un documento corto que se conoce como Perfil de proyecto. Este texto es una presentacin puntual de los aspectos bsicos del proyecto (objetivos, estrategia de intervencin incluyendo productos y actividades, costos, actores involucrados, etc.). PREPARACION La etapa de preparacin del proyecto tiene por objetivo la recopilacin y anlisis de los antecedentes e informacin que permitan justificar la ejecucin del proyecto. En esta etapa debern abordarse tres aspectos: identificacin del problema, diagnstico de la situacin actual y proyectada e identificacin de alternativas de solucin. APRECIACION Se preparan informes de apreciacin basados en los documentos del proyecto, se celebran una serie de reuniones de evaluacin, se obtienen los vistos buenos y se negocia la financiacin. En esta etapa el proyecto tiene que llegar a cumplir las condiciones convenidas para su puesta en marcha, para lo cual a veces es necesario revisar y adaptar el calendario, los costos, los objetivos y la financiacin. NEGOCIACION En el mbito de un proyecto las situaciones de negociacin giran en torno a la Triple Limitacin: Tiempo, Presupuesto, Calidad. Recordar que dentro de la Calidad estn: servicio al cliente, alcance, satisfaccin del cliente, cumplimiento con requerimientos, etc. La tensin constante entre estas tres variables hace que siempre se den las tres condiciones para la negociacin. Las dos partes quieren llegar a un acuerdo": si hay diferencias con respecto a un tema de negociacin, en la mayora de los casos las dos partes quieren preservar la relacin, quieren llegar a un acuerdo para continuar con el proyecto y finalizarlo exitosamente, "se sientan a negociar". EJECUCION El ejecutor del proyecto utiliza los fondos puestos a disposicin por el Financiador y los suyos propios para implementar en forma directa o a travs de la contratacin de empresas especializadas el proyecto. EVALUACION La evaluacin consiste en el anlisis de los resultados obtenidos a travs de la implementacin del proyecto. Utilizando los indicadores objetivamente medibles establecidos en el Marco Lgico se determina si los objetivos especficos y el objetivo general han sido alcanzados totalmente o parcialmente. Se determina la pertinencia, el impacto del proyecto, la eficiencia, la eficacia y la sostenibilidad del proyecto con la finalidad de hacer, si fuera necesario los ajustes necesarios.