ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PRESENTADO POR
ENA DEL GUERCIO


PRESENTADO A.
SILVIA MARIA TURIZO
TUTORA



SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
AGOSTO DE 2014

Actividades de apropiacin del
conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)
Descripcin:
Adems de conocer conceptos
relacionados con Organizacin
Documental, es indispensable saberlos
aplicar, de forma adecuada, en el
entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas realizadas
anteriormente, as como los conceptos
del Ciclo Vital del Documento y el uso de
las TRD en Organizacin Documental,
es importante reforzarlos por medio de la
siguiente actividad:

Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien
debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La ms relevante es
la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados
distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda
realizar sus funciones y desempearse de manera correcta, debe realizar
la organizacin documental, aplicando los criterios archivsticos para la
organizacin de archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del
documento y las TRD para un correcto manejo de la informacin
documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El tiempo
estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser
auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya
que todos se han puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las
diferentes problemticas.

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes
interrogantes: 1. Cmo debe de comenzar a
organizar el archivo Arnulfo?
2. Cules son las causas que originaron esta
situacin?
3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y
como gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados
documentos electrnicos de archivo. Cmo debe
ser archivados esos documentos?
5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso
a la informacin?
6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la
importancia del uso de las TRD?
7. Segn su criterio cul es el gran reto de
Arnulfo?
8. Cree usted que la gestin documental es la
base para el desempeo de la empresa?

DESARROLLO
Consultar la TRD.
clasificar la documentacin segn la informacin contenida
en cada documento



CONFRONTAR LOS DTOS DE LAS TRD







ORDENAR LA DOCUMENTACION
















R/punto 2 Desinters, ignorancia y La falta de conocimiento del personal
administrativo sobre la gestin documental y la aplicacin de las trd.

R/punto 3 debe aplicarlo para lograr que los documentos cumplan su objetivo
para que fueron creados y de acuerdo a su importancia se conserven y sirvan
de soporte a la empresa. se gestiona por medio de la tabla de retencin
documental para un sistema de gestin eficiente.

R/ Punto 4 se deben organizar magnticamente de igual manera que los
archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronolgicamente o
por tipo de consulta o poco frecuentes.

R/ punto 5 Se debe aplicar la tabla de retencin documental en los archivos para
un fcil acceso a la informacin por medio de los nmeros de serie y sub series
que la TRD presenta.

R/ Punto 6 Permite el manejo integral de los documentos.
Facilita la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los docts.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin
administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.





R/ Punto 7 Tener organizado en 2 meses todo el archivo aplicando las
trd.






R/ Punto 8 la adecuada gestin documental de una empresa representa
el desempeo profesional de la misma, ya que aumenta su
productividad entregndole a los empleados la informacin que
necesitan para resolver rpidamente los problemas, tomando decisiones
e innovando, Mitiga los riesgos de la empresa, garantizando que toda la
informacin se almacenada, rastreada, retiene, busca, recupera y
desecha correctamente Captura, protege, comparte y distribuye
documentos digitales y en papel eficaz y eficientemente.


http://es.slideshare.net/caergosa/tablas-de-retencin-documental-
10262577

http://es.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-documentos

GRACIAS