Sunteți pe pagina 1din 14

ARCHIVOS PERMANENTE DE CONTENIDO

I. DEFINICIN
El archivo permanente incluye aquellos papeles de trabajo que conservan su
importancia de un ao a otro. La informacin se ha acumulado de las
auditorias en curso y de perodos anteriores y ser necesaria en las futuras. El
archivo permanente permite obtener una visin rpida de historial financiero y
operaciones de la empresa. Resume brevemente las partidas recurrentes que
deben revisarse, evitando la necesidad de tener que leer e nuevo dilatados
documentos del cliente, ao tras ao. Adems reduce el trabajo que lleva la
auditora de cuentas cuando se hayan registrado pocos cambios; las partidas
del perodo actual pueden aadirse a un programa recurrente.
El Contadores Pblicos Autorizados (CPA) utiliza el archivo de papeles de
trabajo del perodo anterior y el permanente para llevar a cabo la auditora del
perodo en curso. A medida que los trabajos avanzan se van aadiendo y
tachando las partidas no esenciales. Estas deberan eliminarse, manteniendo
un registro referente a su eliminacin o situacin.
II. ELEMENTOS DE LOS ARCHIVOS PERMANENTE DE CONTENIDO
1. NDICE
Copias o extractos de la escritura de constitucin y de los reglamentos de
la sociedad.
Resmenes de reuniones. Deberan incluirse copias o resmenes
relacionados con los asuntos contables tratados en las reuniones de los
miembros del consejo de administracin y accionistas que tengan
relevancia continua.
2. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
En esta seccin deberan incluirse los detalles sobre la estructura de la
organizacin y de las autoridades, normalmente en forma de cuadro, que
puede quedar suple mentada por un memorando sobre relaciones
informales. Junto con esto se suelen adjuntar listas de personas
autorizadas para firmar talones, contratos, arrendamientos otros
documentos importantes. Las firmas que intervienen en otras operaciones
suelen listarse en la documentacin sobre control interno.
3. ASUNTOS FINANCIEROS Y CONTABLES
En esta seccin se incluira un catlogo de cuentas del cliente, manuales
de procedimientos que cubran todas las fases pertinentes de las
operaciones, un informe de los principios y normas de contabilidad y la
documentacin del sistema y controles de contabilidad.
1) Disposiciones financieras especiales y otros contratos.
Estos asuntos de importancia a largo plazo pueden obligar al
CPA a conservar en un archivo permanente las copias de los
resmenes de los contratos de alquiler existentes; de las
patentes en vigor y un informe de poltica de patentes; los
planes de pensiones, opciones, reparto de beneficios y
bonificaciones y otros contratos o normas relacionados con la
mano de obra; fondos de garanta, garantas; emprstitos y
otros prstamos estipulaciones sobre el capital social; acuerdos
sobre el impuesto de explotacin o derechos de patente;
contratos de gestin; acuerdos con la bolsa; informes de
inscripcin y otros documentos similares relacionados con una
sociedad mercantil; y cualesquiera otros contratos a largo plazo.
Deberan resumirse las secciones pertinentes o hacer copias de
las mismas e indicar que deben incluirse en el archivo
permanente.
2) Detalles de operaciones.
Se pueden incluir muchas partidas en cada una de las
siguientes categoras: Instalaciones de fbrica, ubicacin y
espacio dedicada a la fbrica, almacn y oficinas; naturaleza,
antigedad y estado de los edificios y maquinaria; tasaciones;
inversiones de capital propuestas o en curso; Productos:
descripcin de los productos de produccin conjunta y de los
subproductos; volmenes de produccin; especificar qu
plantas fabrican los productos; operaciones de servicios;
capacidades de la fbrica y de almacenamiento; programas de
ingeniera e investigacin y desarrollo; programas de produccin
y planificacin. Compras: volumen, artculos principales
adquiridos, indicando los principales proveedores y secundarios;
operaciones de recepcin e inspeccin. Ventas: mtodo de
distribucin; detalle sobre los clientes; ventas por zonas
comerciales y planilla de ventas; comparaciones con el sector y
con la competencia; mtodos de remuneracin; promocin y
publicada; mtodos y poltica de fijacin de precios.
3) Anlisis, por parte de los CPA, de las cuentas permanentes
y papeles de carcter recurrente.
Por lo general en estos papeles se analizan los cambios
ocurridos en las cuentas, incluyendo las de activo fijo y las de
depreciacin, inversiones a largo plazo, activos intangibles,
pasivo invertido y amortizaciones afines a las mismas, capital
social y otras partidas de capital, cargos y abonos diferidos a
largo plazo, ventas por producto y ao, costo de ventas por
producto y ao, declaraciones y pagos de dividendos y cualquier
otra cuenta similar.
4) Dems informacin pertinente.
El criterio profesional y personal permite determinar si otras
informaciones tienen importancia continua y si se deben incluir
en el archivo permanente.


III. CONTENIDO DEL ARCHIVO PERMANENTE
Facilita a los auditores informacin bsica sobre clientes, para comprender con
mayor facilidad su sistema y estn en condiciones de hacer referencia a
documentos relevantes, ao a ao.
Es conveniente que incluya:
1. Escritura se sociedad y estatutos.
2. Acuerdos importantes del consejo. Extractos de actas, tanto de aos
anteriores como del ejercicio que se audita.
3. Detalle de las escrituras de titularidad.
4. Direcciones de la sede social, fabricas, filiales, etc.
5. Fax, telfonos, etc.
6. Copia del organigrama de la empresa, personal ejecutivo y sus funciones.
7. Explicacin de los procedimientos contables de la escritura y formularios
que utiliza.
8. Donde estn los registros contables y persona responsable de los
mismos.
9. Nombre y apellidos de las personas autorizadas para aprobar pagos, etc.
10. Firma con autoridad en los bancos.
11. Cuestionario de control interno pasado a la empresa.
12. Entrevista con la empresa y pequeos detalles.












IV. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO PERMANENTE
Ficha de datos generales. AP.A
Datos histricos. AP.B
Escritura de constitucin. AP.B.1
Estatutos. AP.B.2
Actas de la junta general y del consejo de administracin. AP.B.3
Centros de trabajo, sucursales, almacenes. AP.B.4
Control Interno. AP.C
Administracin. AP.C.1
Contable. AP.C.2
Inmovilizado AP.D
Contratos y escrituras. AP.D.1
Contratos de arrendamiento financiero leasing. AP.D.2
Personal. AP.E
Convenio colectivo. AP.E.1
Criterios de clculo sobre pagas extras y vacaciones. AP.E.2
Impuestos. AP.F
Ultimas actas de las inspecciones realizadas. AP.F.1
Declaraciones del impuesto sobre sociedades. AP.F.2
Declaraciones de IVA. AP.F.3
Informes de Auditoria
Cuadro 3.2. Archivo permanente (AP)


Contenido del archivo en curso.
1. Deben ofrecer constancia del trabajo realizado.
2. Debe permitir a cualquier persona (auditor) que los revise, llegar al
convencimiento de que han hecho todas las pruebas necesarias para
sustentar la opinin de esa auditora.
Debe contener:
1. Correspondencia y notas marginales que se mantiene con la
direccin.
2. Certificados recibidos de verificaciones de activos.
3. Calendarios de trabajo maestro, clculo horario, etc.
4. Extracto de actas del consejo que hacen referencia a esa
auditora.
5. Pruebas de verificacin de saldos de balances y cuentas
anuales.
6. Asuntos que han quedado pendientes y el porqu.
V. OBJETIVOS
Refrescar la memoria del auditor acerca de paridas aplicadas en un
periodo de varios aos.
Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve
sumario de las polticas y de la organizacin del cliente, y
Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que
muestren relativamente poco o ningn cambio, eliminando
consecuentemente la necesidad de su preparacin aos tras ao.




VI. NAGU. 2.40 ARCHIVO PERMANENTE
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y
mantener actualizado el archivo permanente.
Es la informacin bsica de la entidad o rea a auditar, sobre la cual se deber
mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo,
su estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, as como,
las reas crticas, los componentes sujetos a examen y el cumplimiento de sus
logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programacin de auditora
efectiva.
La documentacin bsica que conforma el Archivo Permanente, se detalla en
el Manual de Auditora Gubernamental.
Excepcin
El cumplimiento de esta norma no es de aplicacin a las Sociedades de
Auditora debido a que sus exmenes, se supeditan a la designacin de la
Contralora General, debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente
a las auditoras que hayan realizado en armona con la normativa vigente."
LIMITACIONES AL ALCANCE
El cumplimiento de esta norma no es de aplicacin a las Sociedades de
auditora debido a que sus exmenes se supeditan a la designacin de la
Controlara General debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente
a las auditoras que hayan realizado en armona con la normativa vigente.
La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente corresponde:
i. A las Gerencias de Lnea de la Controlara General.
ii. A las Jefaturas de los rganos de Auditora Interna de las
entidades sujetas al Sistema Nacional de Control.

1. EL ARCHIVO PERMANENTE EN LOS RGANOS DE AUDITORIA
INTERNA OAI
Por ser un rgano dependiente funcional y administrativamente del
organismo rector del sistema de Control, las Oficinas de Control Interno
se encuentran obligadas a implementa la NAGU 2.40 en su entidad y
recopilar, clasificar y archivar la informacin sobre distintos aspectos
del que hacer institucional.
Es As que en las Guas de papales de Trabajo emitidas por el
Organismo Contralor en 1998, se establece en trminos generales el
contenido del archivo Permanente, precisando que comprende un
conjunto de documentos que incluyen copias y extractos de informacin
de inters para el auditor, los que pueden ser consultados por futuros
exmenes. Aunque la orientacin de tales Guas est dirigida a
disponer de un archivo fsico con papeles, se entiende que ello no
descarta la posibilidad que el OAI pueda implementar un archivo digital
de toda la informacin importante sobre su entidad.
A continuacin se describe la informacin que debera consignar un
Archivo Permanente en una OAI:
El primer elemento a considerar por un Archivo Permanente debera ser
las normas legales que tienen relacin con diversos aspectos de
actividad pblica, a pesar que algunas permanecen sin cambios, pero
otras sufren modificaciones importantes en el tiempo. Como ejemplos
podemos citar los siguientes casos.
Ley anual de presupuesto.
Ley de Administracin Financiera del Estado.
Leyes de los sistemas administrativos de Tesorera,
Presupuesto, Contabilidad y Crdito Pblico.
Ley de Gestin Presupuestarias Del Estado.
TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
Directivas anuales de los sistemas de tesorera y
presupuesto.
Directivas emitidas por FONAFE para las entidades que
conforman la actividad empresarial del Estado, cuando es
aplicable.
Circulares emitidas por la Superintendencia de Baca,
Seguros y AFP.
a) Ley orgnica de la entidad y normas legales que regulan su
funcionamiento
En casi todos los casos, las entidades pblicas son creadas por
ley, independientemente de que pueda haberse expedido la Ley
Orgnica correspondiente a cada sector del aparato del Estado.
En algunos casos, existen entidades que cuentan con un
Estatuto social por operar bajo las normas de la Ley General de
sociedades. Por lo tanto, el archivo Permanente debe incluir
copias de las normas legales que regulan el funcionamiento de
la entidad o tambin, podra ser ms practico disponer de
archivo digital con el mismo propsito.
b) Organigrama estructural aprobado
c) Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF aprobado
d) Manual de Organizacin y Funciones - MOF aprobado
e) Manual de Procedimientos aprobado o normas internas
equivalentes
f) Flujo gramas de las principales actividades de la entidad
g) Plan Operativo Institucional
h) Convenios y Contratos importantes
i) Resoluciones y Directivas emitidas por la entidad
j) Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y
evaluaciones
k) Estados financieros
l) Informes de auditora
m) Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones
n) Denuncias
o) Informe de evaluacin del Plan Anual
p) Resumen de las decisiones ms importantes adoptadas por la
Alta Direccin
Es probable que con el correr de los aos y la implementacin de
polticas gubernamentales para la eliminacin del papel en las oficinas
pblicas, asistamos al uso intensivo de las bases de datos y las firmas
digitales. En dicho contexto, los auditores gubernamentales tendrn
que acostumbrase a prescindir de los archivos fsicos, como fuente de
consulta para su trabajo.
2. ARCHIVO PERMANENTE DIGITAL PARA EL CONTROL
GUBERNAMENTAL
Dentro de las polticas y procedimientos establecidos en el sistema
Nacional de Control, se establece que por cada entidad sujeta a control
debe implementarse u Archivo Permanente, con el propsito de reunir
toda la informacin de inters para su utilizacin y en el planeamiento
de futuros exmenes.
Conforme lo define la NAGU 2.40, Las Sociedades de Auditoria
Independiente - SOAs designadas por el Organismo Contralor para
realizar auditoras en las entidades del sector pblico en cumplimiento
del mandato legal fijado por la Ley N 27785, no estn obligadas a
mantener y Archivo Permanente por cada entidad que examinan, sino
ms bien, mantener un archivo general con la informacin obtenida en
las auditoras realizadas.
A pesar que no existe obligacin para las SOAs, es una buena prctica
de administracin en las Firmas implementar, en la medida de lo
posible, un Archivo Permanente con la informacin obtenida en las
auditoras realizadas a entidades del sector pblico, puesto que de
acuerdo al mecanismo de seleccin mediante concurso pblico de
mritos es muy posible que una misma Firma lleve a cabo el examen
de los estados financieros de una entidad pblica hasta por dos
ejercicios consecutivos.
El disponer de una fuente de informacin bsica y actualizada, ya sea
mediante in archivo permanente fsico y/o digital tiene innegables
ventajas para el desarrollo de la etapa de planeamiento de las
auditorias en las SOAs, siendo las principales las siguientes:
- Acelera el proceso de comprensin de las actividades y
operaciones que ejecuta la entidad pblica, puesto que al contar
con la informacin bsica permitir actualizar la data disponible
en forma ms rpida, a travs de acceso a la Pagina Web de la
entidad si fuera necesario, principalmente, en cuenta al
funcionamiento de los controle internos en las reas
relacionadas con la administracin financiera de fondos
pblicos.
- Enfoca con mayor propiedad el proceso de comprensin del
marco legal y administrativo aplicable a la entidad, puesto que
permite realizar una actualizacin ms rpida sobre la
informacin disponible, evitando que por impericia de los
auditores que no estn acostumbrados al manejo de la
normativa aplicable, se omita el conocimiento de normas
importantes sobre el funcionamiento institucional.
Por lo tanto, la implementacin de buenas prcticas de administracin
sobre determinados clientes en el sector pblico, puede proporcionar a
los cuadros profesionales de las SOAs desarrollar su conocimiento y
comprensin de las actividades y operaciones de entidad, en la medida
de que dispongan de informacin actualizada sobre su funcionamiento,
principalmente, debido a que mucha de la informacin relacionada con
el presupuesto autorizado y ejecutado y el cumplimiento de los
objetivos y metas previstos en los planes operativos anuales, son
factibles de ser consultados va internet por los usuarios en los distintos
portales de las entidades del sector pblico.
ARCHIVO PERMANENTE SISTEMICO
Uno de los espacios en los que se produce informacin en grades
volmenes diariamente ese l sector pblico que est referida a temas
diversos, tales como: legales, reglamentarios, normativos, financieros,
contractuales y presupuestarios. Esto genera problemas a los auditores
gubernamentales, dado que para realizar sus tareas tienen que
mantener un conocimiento permanente, principalmente, sobre la
normatividad vigente y los cambios que se producen en las
herramientas de gestin y presupuestales que utilizan las entidades
pblicas para el cumplimiento de su misin. Paralelamente, el
desarrollo de la tecnologa de informacin viene cambiando para cubrir
la demanda de los sistemas de comunicacin contemporneas de
telfono, video y computadora: motivo por el cual, los viejos estndares
estn actualizndose y los nuevos pasan rpidamente por las etapas
de desarrollo e implementacin.
Esta informacin en muchos casos es recopilada y archivada en formas
fsica conforme a las prcticas y usos establecidas por los distintos
usuarios, es decir, desde las Oficinas de Auditoria Interna del Sector
Publico, sus auditores, hasta las sociedades de Auditoria Independiente
designadas por el Organismo contralor, para examinar los estados
financieros en las entidades pblicas; o en otros casos, solamente
comprende una base de datos generales, exclusivamente, para uso
local.
Debe existir una base de datos digital que funcione como una red
nacional para atender las necesidades de los operadores del control
gubernamental?
Es posible que existan diversas razones para justificar la necesidad de
implementar una Red Digital de Control Gubernamental, no obstante,
se considera que los aspectos ms importantes son los siguientes:
- Posibilidad de actualizar en forma permanente a miles de
profesionales que son los operadores del control gubernamental
en torno a los cambios, modificaciones y/o derogaciones que se
producen en el ordenamiento jurdico-administrativo del sector
pblico.
- Mejorar la calidad de los contenidos de los informes de auditora
gubernamental y la mejor cautela del ordenamiento jurdico
administrativo, evitando situaciones relacionadas con la no
inclusin de observaciones sobre el incumplimiento de normas,
por desconocimiento de los auditores.
- Compartir informacin en lnea entre los rganos conformantes
del Sistema Nacional de Control, para coadyuvar al desarrollo
de una auditoria gubernamental con mayor calidad.
Qu es una Red Digital de Control Gubernamental y como
debera funcionar?
Una red digital es un sistema que permite transmitir datos, imgenes y
texto en forma digital y en forma simultanea sobre un nico medio de
transmisin, as como interconecta un nmero ilimitado de usuarios
para intermedio de una red comn, con independencia de las
cuestiones geogrficas, orgnicas y tecnolgicas.
En una red digital las funciones que corresponde ejecutar a cada uno
de sus elementos podran ser las siguientes:
- Sede central: responsable de disear e implementar el sistema
de informacin, mantenimiento y actualizacin diaria.
- Usuario 1: tiene acceso remoto a toda la data del sistema de
informacin gubernamental, en lo que aplique a sus
competencias.
- Usuario 2: tiene acceso remoto sobre la data del sistema de
informacin gubernamental relativa a los aspectos de sus
competencias funcionales.
- Usuario 3: tiene acceso remoto restringido sobre la data del
sistema de informacin gubernamental, en torno a los aspectos
que tienen relacin con designacin como auditor externo.
En el grafico N2-10 se muestra el posible funcionamiento de una red
digital aplicada al control gubernamental.

S-ar putea să vă placă și