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INTRODUCCIN

En la actualidad los computadores estn presentes en la mayora de las


actividades del quehacer diario de las personas, es por ello que son consideradas
herramientas indispensables que no deben faltar en ninguna organizacin.
La poltica implementada por el Ministerio del poder popular para la Educacin
es la de todos y cada uno de los diferentes procesos relacionados con las actividades
acadmico!administrativas, de las diferentes instituciones a todos los niveles desde
preescolar hasta media y diversificado.
Los sistemas de informacin son un entramado de sistemas y subsistemas
donde los flu"os de informacin se bifurcan para responder a beneficiarios que, en
algunos momentos, se hallan en el conte#to del ambiente, mientras que, en otros, son
proveedores o procesadores de dicha informacin, para asumir diferentes funciones.
Estos sistemas pueden procesar grandes vol$menes de informacin, para una
mayor rapidez y eficacia que abundara en la optimizacin de los procesos, que
realizan en una institucin.
En este orden de ideas, los sistemas de informacin implementados en las
instituciones educativas, aportan indefinidos beneficios administrativos inmersos en
cada una de ellas y la toma de decisiones en provecho de su desarrollo y las entidades
que la conforman.
%isto de esta manera, la incorporacin de un sistema de informacin para la
gestin acadmica en una institucin de carcter educativo representara la solucin a
diversos problemas de control de actividades relacionadas a los procesos acadmicos
de los estudiantes, por cuanto permitir organizar, procesar, almacenar y suministrar
informacin en el momento adecuado.
1
El traba"o se encuentra enmarcado dentro de la modalidad de proyecto especial,
de carcter descriptivo y estructurado en siete captulos, tal como se especifica a
continuacin&
'aptulo (& En l se describe el planteamiento del problema, los ob"etivos a
cumplir necesarios para la solucin, "ustificacin y delimitacin de la investigacin.
'aptulo ((& En este captulo se establece el marco referencial que fundamenta
esta investigacin, se e#ponen los antecedentes relacionados con el estudio, as como
las definiciones conceptuales y bases legales que sustentan la investigacin.
'aptulo (((& En este captulo se describen las orientaciones metodolgicas que
sirven de fundamento para el dise)o y elaboracin del presente traba"o de
investigacin, con una metodologa de sistema, sobre la cual se e#plican cada de una
de las fases a desarrollar. *or $ltimo se presentan las referencias bibliogrficas.
'aptulo (%& Este captulo corresponde al anlisis del sistema actual en el cual
se detallan los resultados obtenidos por los instrumentos de recoleccin de datos, la
descripcin de los procesos, los diagramas de apoyo para la descripcin de los
procesos, la deteccin de necesidades, las dificultades observadas, el anlisis
sistemtico de los procesos y la definicin de los requerimientos.
'aptulo %& 'orresponde al dise)o y desarrollo del producto tecnolgico, los
ob"etivos del sistema propuesto, los diagramas de apoyo, el alcance del sistema
propuesto y la descripcin de las pantallas del sistema.
'aptulo %(& En este captulo se describe la implementacin y evaluacin de la
herramienta, as como las pruebas realizadas al sistema, y el anlisis costo beneficio.
El 'aptulo %((& contiene las conclusiones y recomendaciones y *or $ltimo se
presenta las fuentes bibliogrficas que fueron consultadas durante el desarrollo del
traba"o.
2
CAPTULO I
EL PROBLEMA.
Planteamiento del Problema
En la actualidad las +ecnologas de la (nformacin y las 'omunicaciones han
impactado en toda la sociedad, desde la ense)anza a la medicina, y desde el mundo
del arte a la investigacin. ,u impacto ha sido de tal forma que seg$n 'astells -.//01,
en un informe respecto a la significacin de las nuevas tecnologas llega a indicar que
stas&
23se han e#tendido por el globo con velocidad relampagueante en
menos de dos dcadas, de mediados de la dcada de ./04 a mediados de
.//4, e#hibiendo una lgica que proponga como caracterstica de esta
revolucin& la aplicacin inmediata para su propio desarrollo de las
tecnologas que genera, enlazando el mundo mediante las tecnologas de
la informacin2. -p..51.
En este sentido, la tecnologa se propone me"orar u optimizar el control del
mundo real, para que responda de manera rpida y predecible a la voluntad o el
capricho de la sociedad, aunque no siempre sea en su beneficio6 la tecnologa es
tambin la provincia de la industria y de la empresa comercial6 para nada sirve si sus
productos no responden a las necesidades de los consumidores.
7e all que la tecnologa informtica y de comunicaciones en el ambiente
educativo tiene un horizonte ilimitado. El uso apropiado de todas las herramientas
informticas e#istentes en la actualidad augura un camino de #ito para la gestin
educativa y por ende en la calidad de los servicios que se ofrece a la comunidad en
general. El desarrollo de los sistemas informticos permite cubrir todos los escenarios
3
de cualquier entidad educativa, desde la operacin administrativa, la gestin de la
administracin, de la academia hasta llegar a los niveles esenciales de la educacin.
La integracin de todos estos niveles debe buscar un modelo slido que me"ore los
servicios, desarrolle el potencial humano y aproveche al m#imo los recursos
informticos de la (nstitucin.
8l respecto *eralta -944:1 e#presa que&
Los ,istemas de (nformacin que logran la automatizacin de
procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados
frecuentemente ,istemas +ransaccionales, ya que su funcin primordial
consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas,
entradas, salidas, etc. *or otra parte, los ,istemas de (nformacin que
apoyan el proceso de toma de decisiones son los ,istemas de ,oporte a la
+oma de 7ecisiones, ,istemas para la +oma de 7ecisin de ;rupo,
,istemas E#pertos de ,oporte a la +oma de 7ecisiones y ,istema de
(nformacin para E"ecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su
uso u ob"etivos que cumplen, es el de los ,istemas Estratgicos, los cuales
se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr venta"as
competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. -p. </1
7e acuerdo a lo e#puesto por el autor antes citado, un sistema de informacin
permite el tratamiento de la informacin de los procesos administrativos, en funcin
de integrar un con"unto de actividades dentro de una organizacin.
,eg$n =ichard >olan -citado por *eralta, 944:1, ?la funcin de la (nformtica
en las organizaciones evoluciona a travs de ciertas etapas de crecimiento, las cuales
se e#plican a continuacin& -a1 comienza con la adquisicin de la primera
computadora y normalmente se "ustifica por el ahorro de mano de obra y el e#ceso de
papeles6 -b1 las aplicaciones tpicas que se implantan son los ,istemas
+ransaccionales tales como nminas o contabilidad6 -c1 el peque)o 7epartamento de
,istemas depende en la mayora de los casos del rea de contabilidad6 -d1 el tipo de
administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas suele ser mane"ada
por un administrador que no posee una preparacin formal en el rea de computacin6
4
-e1 el personal que labora en este peque)o departamento consta a lo sumo de un
operador y@o un programadorA.
*or otro lado hoy en da es imposible la acumulacin de la informacin, la
responsabilidad de la toma de decisiones y el mane"o de las organizaciones en una
sola persona, las cantidades de informacin que entran y que necesitan ser procesados
son cada vez ms voluminosos, la competencia es cada vez mayor, la globalizacin
abre nuevos mercados, por lo cual el uso de las +(' es cada vez ms imprescindible
para cualquier empresa y con ello viene casi a la par un cambio inminente de las
estructuras, los procesos y la cultura organizacional lo cual supone nuevos modelos
de gerencia y liderazgo, enmarcados en la sociedad del conocimiento como nuevo
paradigma de la sociedad actual.
Esta situacin resulta favorable para estimar los beneficios que ofrece la
tecnologa de la informacin, especficamente en el mbito educativo, ya que se
pueden optimizar los procesos acadmicos y administrativos6 reducir los lapsos de
espera, mantener la documentacin, archivos y recaudos al da6 estandarizar los
controles administrativos6 con lo cual el desempe)o de las instituciones educativas
podra ser cada vez ms ptimo.
,in embargo, e#isten a$n instituciones que no cuentan con dicha tecnologa,
como es el caso de la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada
en Bruzual, estado 8pure D %enezuela, donde se vienen presentando problemas en
cuanto a la gestin acadmica y al mane"o de la informacin, por no utilizar estas
tecnologas. ,e ha observado que los docentes requieren constantemente revisar los
e#pedientes de los alumnos para observar sus avances acadmicos durante el proceso
de ense)anza y aprendiza"e que se les ofrece6 emitir a tiempo los boletines de los
estudiantes, actualizacin de e#pedientes, entre otras cosas. 8s mismo, hacer
anotaciones sobre los progresos individuales y colectivos para discutir en los conse"os
de docentes, reuniones de ciclo y asambleas ordinarias6 por su parte, el personal
5
directivo no dispone a tiempo de la informacin y recaudos necesarios para cumplir
con las e#igencias acadmicas solicitadas por la Eona Educativa del estado 8pure,
todo esto resulta desfavorable para el ptimo desempe)o de la institucin en estudio.
7urante la fase preliminar de la investigacin se pudo detectar a travs de
entrevistas informales realizadas al personal de la institucin, el malestar e#presado
por los docentes, durante los procesos de inscripcin del nuevo a)o escolar, debido al
tiempo de espera que tanto padres y representantes deben realizar para formalizar la
inscripcin del estudiante, ya sea por vez primera en el plantel, como el avance al
grado superior, puesto que no se dispone de un registro actualizado de e#pedientes,
que contribuya a optimizar el proceso de registro y control de datos de los estudiantes
inscritos en la escuela, a fin de garantizar un eficiente servicio a la comunidad
educativa, as como de contar a tiempo de la evaluacin y seguimiento acadmico de
los alumnos por parte del personal docente de la institucin, quienes deben llevar un
registro actualizado de cada una de las actividades e"ecutadas y por e"ecutar en la
planificacin que posteriormente ser evaluada durante el proceso de supervisin de
la Eona Educativa del Estado 8pure.
7e igual forma, las planillas de inscripcin son suscritas manualmente,
presentando tachaduras o errores al momento del llenar las mismas, ocasionando
perdida de material de oficina y retrasando el proceso de inscripcin. Entre las
posibles causas de esta problemtica se puede mencionar el acelerado crecimiento de
la poblacin que se atiende en la institucin, el cual no va a la par de su desarrollo
organizacional.
En este mbito, se incluye la necesidad de revisar los procedimientos de traba"o
en equipo, as como la e"ecucin de controles propios para el logro de los ob"etivos y
metas trazados durante la planificacin del a)o escolar6 de no ser as, la institucin
corre el riesgo de colapsar en la prestacin de servicios y una desme"ora notable en la
calidad educativa que imparte de acuerdo a su misin educativa6 cabe destacar que la
6
institucin cuenta con equipos de computacin, los cuales no son aprovechados al
m#imo, puesto que carecen de un sistema de informacin que permita gestionar, un
con"unto de tareas y procedimientos acordes con las necesidades de la misma, y que
sea capaz de integrar cada una de las actividades acadmicas de manera eficiente.
Es por ello que la presente investigacin tiene como propsito fundamental el
desarrollo de un sistema de informacin que permita llevar a cabo la gestin de los
procesos acadmicos en la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA y
facilite el desempe)o del personal directivo y sus docentes, orientado a dar respuesta
a las siguientes interrogantes&
F'ul es la situacin actual de los procesos acadmicos que se e"ecutan en la
Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en Bruzual, estado
8pureG
F'ules son los requisitos de informacin institucional en funcin de los
procesos acadmicos llevados a cabo por la institucinG
F'mo sern dise)ados los procesos, reportes y formatos, mediante la
utilizacin del Metodologa Estructurada para el 7esarrollo de ,istemas de
(nformacin describiendo las caractersticas del sistema, de tal manera que los
mismos generen una informacin acorde con los requisitos acadmicos de la
institucinG
F'mo se elabora un sistema de informacin tomando en consideracin los
requisitos de informacin institucional, para la gestin acadmica de la Escuela
*rimaria ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en Bruzual, estado 8pureG
F'mo se implementa un sistema de informacin para llevar a cabo las
gestiones acadmicas en la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA
ubicada en Bruzual, estado 8pureG
7
OBJETIVO DE LA INVETI!ACIN
Ob"eti#o !eneral
7esarrollar un sistema de informacin para la gestin acadmica administrativa
en la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en Bruzual,
estado 8pure.
Ob"eti#o$ E$%e&'(i&o$
.. 7iagnosticar la situacin actual de los procesos acadmicos que se e"ecutan en la
Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en Bruzual, estado
8pure.
9. (dentificar los requisitos de informacin institucional en funcin de los procesos
acadmicos llevados a cabo en la institucin, para establecer el dise)o detallado del
sistema de informacin.
<. 7ise)ar los procesos, reportes y formatos, mediante la metodologa estructurada
para el desarrollo de ,istemas de (nformacin describiendo las caractersticas del
sistema, de tal manera que los mismos generen una informacin acorde con los
requisitos acadmicos de la institucin.
H. 7esarrollar un sistema de informacin tomando en consideracin los
requerimientos de informacin institucional, para la gestin acadmica de la Escuela
*rimaria ?Cos 'ornelio Mu)ozA, ubicada en Bruzual estado 8pure.
5. (mplementar un sistema de informacin para llevar a cabo las gestiones acadmicas
en la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en Bruzual,
estado 8pure
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J)$ti(i&a&i*n
En el pasado se ha visto como las fuentes de conocimiento cientfico
tecnolgico han sido rea"ustadas por los procesos de internacionalizacin y hoy, de
manera ms radical a$n, por la globalizacin, fuertemente apoyada y estimulada por
el desarrollo de nuevas tecnologas de la comunicacin y de la informacin +('. El
uso de las tecnologas de informacin y comunicacin han generado un impacto en
las organizaciones modernas, debido al avance tecnolgico presente en la actualidad,
muchas instituciones tanto p$blicas como privadas, se han visto en la necesidad de
adoptar estos sistemas como parte integral del desarrollo seg$n la naturaleza de las
mismas y el tipo de actividad que realizan en la sociedad, los avances de las
tecnologas de informacin y comunicacin permiten el desarrollo de nuevos
procesos de produccin, gestin y distribucin plenamente interactivos,
interconectados y fle#ibles.
En este conte#to, es necesario tomar en consideracin que en un mundo donde
la informacin es vital para cualquier organizacin, se hace necesaria la presencia de
mecanismos efectivos para su almacenamiento, procesamiento y consulta, ms aun si
se trata de una institucin educativa donde la importancia y sensibilidad de los datos
es mayor, debido a que esta informacin pertenece al desempe)o de individuos lo que
hace ms delicado su procesamiento.
7e all la importancia de desarrollar un sistema de informacin en la Escuela
*rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en Bruzual, estado 8pure,
puesto que la institucin cuenta con los equipos de computacin necesarios para la
implantacin de un sistema de informacin que garantice el buen funcionamiento de
los procesos acadmicos que se e"ecutan actualmente y me"ore la prestacin de
servicios tanto al personal administrativo, como a los docentes y directivos de la
institucin.
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El sistema permitir reducir los tiempos de espera a los usuarios, disponibilidad
de la informacin de manera eficaz y oportuna, me"orar la imagen de la institucin, y
optimizar la calidad del servicio6 as mismo y debido a que la eficiencia en el mane"o
de la informacin es la clave para el desarrollo de una organizacin, tener
informacin confiable cuando se necesita, resulta ser el me"or apoyo para una toma
de decisiones e#itosa.
*or todo lo dicho anteriormente el estudio se "ustifica, ya que, permitir el
acceso a una informacin organizada, incrementando los niveles de productividad y
efectividad del personal de la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA, y
por el otro, contribuye a la realizacin de un traba"o automatizado y confiable, lo cual
motivara a los empleados en el desempe)o de sus labores y se traducira en una
mayor productividad de la institucin ante las usuarios. 7ado que los sistemas de
informacin desempe)an un papel tan importante en la administracin de
instituciones educativas, ahora es fundamental que los directivos entiendan cmo
deben dise)ar, aplicar y mane"ar tales sistemas.
Es por ello que la presente investigacin sirve como punto de referencia, para
que las instituciones educativas en el estado 8pure, se involucren en la utilizacin y
mane"o de los sistemas de informacin, como herramienta necesaria para la e"ecucin
de tareas y procedimientos administrativos que conlleven a la optimizacin de las
actividades y procesamiento de la misma
Al&an&e$
El alcance obtenido con la creacin de un sistema de informacin dentro de la
escuela primaria Bolivariana, ?Cos 'ornelio Mu)ozA es el me"oramiento del
desempe)o del personal administrativo y agilizar el proceso de inscripcin de los
alumnos de manera rpida, fcil y segura. 8s como poner en prctica nuevos
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procedimientos y mtodos que tiendan a controlar el con"unto de datos e informacin
$til a su disposicin.
El sistema de informacin comienza con el proceso de inscripcin, hasta generar
constancias de estudio y dems documentos necesarios de un alumno6 y genera
reportes de los procesos realizados.
Limita&ione$
7ebido a que no cuenta con personal tcnico en informtica a tiempo completo, el
sistema no puede ser modificado.
La limitante principal es la falta de una red local, por consecuencia no pueden
tener servidor principal al cual acceder pero seg$n el modelo "errquico, cada
empleado va a mane"ar un modulo diferente seg$n el cargo que este e"erciendo en ese
momento, en cierta manera es un modelo de datos distribuido.
,lo se autoriza el uso del sistema al personal que labora en la direccin de la
institucin y al departamento donde se lleve a cabo el registro y control acadmico.
El sistema est limitado solo a proceso de inscripciones, constancias y reportes.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
Ante&edente$ de la in#e$ti+a&i*n
Entre los antecedentes relacionados al tema consultado en te#tos, documentos,
pginas Ieb y otras fuentes de inters para esta investigacin son las siguientes&
+ern -944:1, desarroll su +raba"o Especial de ;rado titulado ?(nterfaz de
(nformacin y 'omunicacin basada en tecnologa Ieb del 'olegio 'atlico ,an
CosA. Esta investigacin estuvo enmarcada en la modalidad de proyecto especial fue
desarrollada considerando aspectos relacionados con la Metodologa Estructurada
para el 7esarrollo de ,istemas de (nformacin como complemento en la recopilacin
de informacin requerida en la Metodologa =acional Jnified *rocess con notacin
Jnified Modeling Lengua"e -JML1 para el dise)o e implementacin de una interfaz
de informacin y comunicacin basado en tecnologa Ieb.
Este estudio posee la similitud con respecto al presente traba"o debido a la
forma en que el autor concibe la solucin al problema de mane"o de informacin del
'olegio 'atlico ,an Cos. En el caso especfico de la Escuela *rimaria Bolivariana
?Cos 'ornelio Mu)ozA el sistema de informacin funcionara ba"o una arquitectura
cliente D servidor de manera que el sistema como tal funcione ba"o un entorno Ieb,
utilizando el lengua"e *K* y My,LL como herramienta de programacin el cual es
fcil de desarrollar y mantener sin implicaciones criticas de costos.
En este mismo orden, ;utirrez -944:1 realiz un ?,istema de ;estin para la
evaluacin de los alumnos de primera y segunda etapa de Educacin BsicaA. La
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investigacin sigui una metodologa ba"o la modalidad de proyecto factible apoyada
en un estudio de tipo descriptivo. ,e utilizo la observacin directa como instrumento
de recoleccin de datos, la cual fue aplicada a diversas instituciones de educacin
bsica. La metodologa utilizada fue una combinacin y adaptacin del ?Mtodo del
ciclo de vida para el desarrollo de sistemasA de Cean ,enn y la ?Metodologa
Estructurada para el 7esarrollo de ,istemas de (nformacinA propuesta por Cons
Montilva.
El aporte que este traba"o suministra a la presente investigacin, radica en parte
de su dise)o metodolgico, , ya que en l se "ustifica que cualquier institucin, rea o
departamento creado para prestar servicios a un p$blico determinado, debe contar con
recursos humanos, fsicos y administrativos que garanticen la calidad de los servicios,
la disponibilidad y la optimizacin de los recursos, as como la permanencia en el
tiempo de la buena imagen de la institucin.
8s mismo, =amrez -94401 realiz un ,istema de informacin ba"o ,oftMare
libre para la gestin administrativa de la 7ireccin ;eneral de 8dministracin de la
Jniversidad >acional E#perimental de los Llanos 'entrales ?=mulo ;allegosA, la
metodologa utilizada de la investigacin se plante como proyecto factible, apoyado
en una investigacin de campo y documental, con una muestra censal, se utilizarn
como instrumento de recoleccin de datos& un cuestionario y una entrevista
estructurada. En lo tcnico utiliz el lengua"e de programacin *K* y el gestor de
base de datos My,LL, usando el servidor 8pache para dar solucin a la problemtica
planteada.
En referencia, al aporte de este traba"o, concierne la informacin de la
metodologa de proyecto factible, ya que la aplicacin de la automatizacin en la
e"ecucin de los procesos administrativos, puede facilitar su realizacin,
proporcionando ms precisin y seguridad.
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(gualmente, ;mez -944N1, desarroll un ,istema de informacin para la
gestin de reservacin de habitaciones y servicios de fuente de soda. -'aso& ;ran
Kotel los Morros, '.8., Municipio Eamora, estado 8ragua1. El estudio se enmarca
dentro de la modalidad de proyecto especial, basado en una investigacin de campo
de carcter descriptivo, y se sustenta en diferentes tcnicas de recoleccin como
observacin directa y entrevista no estructurada. La metodologa de Montilva se
utiliz como gua para el desarrollo del sistema de informacin y para el apoyo de la
descripcin de los procesos se dispuso la herramienta JML.
'omo aporte, esta investigacin posee gran relacin con el presente traba"o,
debido al enfoque que le da el autor a la solucin de la problemtica que estudi en
ese momento.
*or $ltimo, %era -944/1, desarroll un ,istema de informacin para llevar a
cabo las gestiones acadmicas y administrativas en el instituto de educacin especial
?7o)a Menca de LeoniA. El estudio se enmarc dentro de la modalidad de proyecto
especial, apoyado en una investigacin de campo con carcter descriptivo, utilizando
una metodologa estructurada para desarrollar sistemas de informacin propuesta por
Montilva. Los resultados obtenidos en las pruebas aplicadas a la herramienta,
revelaron el buen funcionamiento del sistema, as como la aceptacin por parte de
usuarios potenciales.
'omo aporte de la investigacin con el presente traba"o, se obtuvo la
metodologa utilizada en la propuesta, ya que guarda relacin con los procesos
acadmicos que se realizan en la institucin educativa ob"eto de estudio.
Ba$e$ Te*ri&a$
,eg$n Balestrini -944.1 las bases tericas son&
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El resultado de la seleccin de aquellos aspectos ms relacionados del
cuerpo terico epistemolgico que se asume, referidos al tema especfico
elegido para su estudio. 7e all pues, su racionalidad, estructura lgica y
consistencia interna, va a permitir el anlisis de los hechos conocidos, as
como, orientar la b$squeda de otros datos relevantes. -p. 991
8l respecto, ,abino -94441 se)al que todo investigador, al iniciar el estudio
sobre determinado tema, debe poner al da sus conocimientos mediante una
e#haustiva documentacin en la que la consulta bibliogrfica es la esencia de esta
labor6 la misma debe constituir una tarea que implique una gran accin, pues sobre lo
estudiado se formulan razonamientos, refle#iones y se establece un anlisis coherente
con el hecho en cuestin. En consecuencia, cualquiera que sea el punto de partida,
para la delimitacin y el tratamiento del problema se requiere de la definicin
conceptual y la ubicacin del conte#to terico que orienta el sentido de la
investigacin.
Lo$ i$tema$ en la$ Or+ani,a&ione$
*ara ,enn -.//91 ?En el sentido ms amplio, un sistema es un con"unto de
componentes que interact$an entre s para lograr un ob"etivo com$nA -p../1. ,e puede
poner como e"emplo el sistema nervioso de las personas, formado por el cerebro, la
mdula espinal, los nervios y las clulas sensoriales que se encuentran ba"o la piel,
todos estos elementos act$an en con"unto para que la persona e#perimente
sensaciones de cualquier ndole.
+ambin el sistema econmico donde viven las personas y donde se
intercambian bienes y servicios por otros de valor comparable, de este modo, al
menos en teora, los participantes obtienen un beneficio en el intercambio. ,obre el
particular, Montilva -.///1 estima que sistema&
Es un con"unto de componente organizados, pero integrados en un
ob"etivo com$n. Los elementos de un sistema son los componentes o
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partes que requiere para alcanzar sus ob"etivos, los recursos que
involucran todo lo que de alguna forma puede controlar el sistema y el
entorno que constituye todo lo e#terior del sistema, a"eno a l, pero en
interpelacin permanente y en ning$n caso est controlado por el mismo.
-p.<01
i$tema$ de In(orma&i*n Or+ani,a&ionale$
La informacin dentro del mbito organizacional y dentro del proceso de toma
de decisiones, implica el flu"o de materia y energa que tiene la capacidad de llevar
patrones de se)ales desde el e#terior hacia la organizacin, dentro de la organizacin
y de esta hacia fuera, que alcanza a uno o ms individuos, quienes pueden descifrar
dichos patrones de se)ales y hacer interpretaciones precisas de los mismos. 8l
respecto, Oendall y Oendall -944.1 se)alan lo siguiente&
En el conte#to organizacional, es necesario reconocer que las personas
con diferentes e#periencias, educacin y pertenencia social percibirn los
patrones de se)ales diferentes. Es por ello que resulta fundamental alinear
a todos los miembros de una organizacin en la interpretacin de los
patrones de se)ales que com$nmente circulan en la organizacin y en la
prediccin de nuevos patrones que pueden entrar en la organizacin, para
inducir a los miembros en su reconocimiento y uso. -p. 9<H1
*or su parte, ,enn -.//91 dice ?La finalidad de los ,istemas de (nformacin,
como los de cualquier otro sistema dentro de la organizacin, es procesar entradas,
mantener archivos de datos relacionados con la organizacin y producir informacin,
reportes y otras salidasA -p.9<1. 8l relacionar las dos citas e#puestas, se ratifica
entonces, que los sistemas de informacin estn formados por subsistemas con sus
respectivos hardMare y softMare, medios de almacenamiento de datos para archivos
planos, base de datos y programas. (gualmente, el con"unto particular de subsistemas
compuesto por programas y su respectiva base de datos y que utilizan un equipo
especfico, as como sus procedimientos, es lo que se denomina una aplicacin de
sistemas de informacin.
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Len+)a"e de %ro+rama&i*n
Es cualquier lengua"e artificial que puede utilizarse para definir una secuencia
de instrucciones para su procesamiento por un computador.
P-P
+homson y Ielling -94451 definen y caracterizan a *K* de la siguiente
manera& *K* es un lengua"e de secuencia de comando de servidor dise)ado
especficamente para la Ieb. 7entro de una pgina Ieb puede incrustar cdigo *K*
que se e"ecutara cada vez que visite una pgina. El cdigo *K* es interpretado en el
servidor Ieb y genera cdigo K+ML y otro contenido que el visitante vera. *K* fue
concebido en .//H y es fruto del traba"o de =asmus Lerdorf. En agosto de 944H, se
encontraba instalado en .0 millones de dominios de todo el mundo. *K* es un
producto de cdigo abierto, puede utilizarlo, modificarlo y redistribuirlo sin coste
alguno.
En comparacin con otros productos como 8ctive ,erver *ages -8,*1 de
Microsoft o Cava ,erver *ages -C,*1, *K* cuenta con muchas venta"as, entre las que
se destacan& alto rendimiento, interfaces para diferentes sistemas de base de datos,
ba"o coste, facilidad de aprendiza"e y uso, portabilidad, disponibilidad de asistencia
tcnica.
FLu venta"as tiene el ser un lengua"e de servidorG La principal venta"a es que,
al e"ecutarse el cdigo en el servidor, todas las pginas van a poder ser vistas en
cualquier computador, independientemente del navegador que tenga. En cambio, el
gran problema de que se e"ecute el cdigo en el navegador es que muchos
navegadores no son capaces de entender todo el cdigo, lo que presentara errores al
mostrar el resultado de las pginas.
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FLu otras venta"as presenta el lengua"e *K*G
*rincipalmente, que se trata de un lengua"e de programacin gratuito y, por
tanto todo el mundo puede utilizarlo sin ning$n coste, frente a otros lengua"es cuyo
softMare es necesario comprar para su utilizacin.
Venta"a$.
P Es un lengua"e multiplataforma.
P 'apacidad de cone#in con la mayora de los mane"adores de base de datos
que se utilizan en la actualidad, destaca su conectividad con My,LL.
P 'apacidad de e#pandir su potencial utilizando la enorme cantidad de mdulos
-llamados e#tQs o e#tensiones1.
P *osee una amplia documentacin en su pgina oficial, entre la cual se destaca
que todas las funciones del sistema estn e#plicadas y e"emplificadas en un $nico
archivo de ayuda.
P Es libre, por lo que se presenta como una alternativa de fcil acceso para
todos.
P *ermite las tcnicas de *rogramacin Rrientada a Rb"etos.
P Biblioteca nativa de funciones sumamente amplia e incluida.
P >o requiere definicin de tipos de variables.
P +iene mane"o de e#cepciones -desde *K*51.
De$#enta"a$.
,i bien *K* no obliga a quien lo usa a seguir una determinada metodologa a la
hora de programar -muchos otros lengua"es tampoco lo hacen1, aun estando dirigido a
alguna en particular, el programador puede aplicar en su traba"o cualquier tcnica de
programacin y@o desarrollo que le permita escribir cdigo ordenado, estructurado y
mane"able. Jn e"emplo de esto son los desarrollos que en *K* se han hecho del
patrn de dise)o Modelo %ista 'ontrolador -M%'1, que permiten separar el
18
tratamiento y acceso a los datos, la lgica de control y la interfaz de usuario en tres
componentes independientes.
Ba$e de Dato$
'ualquier con"unto de datos organizados para su almacenamiento en la
memoria de un computador, dise)ado para facilitar su mantenimiento y acceso de una
forma estndar.
Ba$e de dato$ rela&ional
Es un modelo de dise)o de base de datos basado en entidades y sus relaciones,
este modelo permite optimizar al m#imo en cuanto a redundancia de informacin y
reduccin de campos vacos. 'ada entidad constituye una unidad de almacenamiento
de informacin especfica, esta se hace coincidir con las otras entidades a travs de
campos o atributos especficos que permiten relacionar las entidades.
i$tema mane"ador de ba$e de dato$
Jn sistema mane"ador de base de datos es un softMare capaz de permitir el
acceso a una base de datos y servir de interfaz para realizar mantenimiento a la
informacin que contiene.
M/0L
+honsom y Ielling -94451 definen y caracterizan a *K* de la siguiente
manera, es un sistema mane"ador de base de datos relacionales rpido y solid. Las
bases de datos permiten almacenar, buscar, ordenar y recuperar datos de forma
eficiente. El servidor My,LL controla el acceso a los datos para garantizar el uso
simultneo de varios usuarios, para proporcionar acceso a dichos datos y para
19
asegurarse de que solo obtienen acceso a ellos los usuarios con autorizacin. Es, por
otro lado, la base de datos elegida por la gran mayora de programadores en *K*.
,oporta el lengua"e ,LL y la cone#in de varios usuarios, pero en general se
utiliza para aplicaciones de tama)o peque)o!medio.
*or un lado y por el otro se ofrece ba"o la ;>J ;*L para cualquier uso
compatible con esta licencia, pero las empresas que quieran incorporarlo en productos
privativos pueden comprar a la empresa una licencia especfica que les permita este
uso. Est desarrollado en su mayor parte en 8>,( '.
8l contrario de proyectos como 8pache, donde el softMare es desarrollado por
una comunidad p$blica y el copyright del cdigo est en poder del autor individual,
My,LL es propiedad y est patrocinado por una empresa privada, que posee el
copyright de la mayor parte del cdigo. Esto es lo que posibilita el esquema de
licenciamiento anteriormente mencionado. 8dems de la venta de licencias
privativas, la compa)a ofrece soporte y servicios. *ara sus operaciones contratan
traba"adores alrededor del mundo que colaboran va (nternet. My,LL 8B fue
fundado por 7avid 8#marS, 8llan Larsson y Michael Iidenius.
8plicaciones& My,LL es muy utilizado en aplicaciones Meb como, 7rupal o
phpBB, en plataformas -Linu#@IindoMs!8pache!My,LL!*K*@*erl@*ython1, y por
herramientas de seguimiento de errores como Bugzilla. ,u popularidad como
aplicacin Meb est muy ligada a *K*, que a menudo aparece en combinacin con
My,LL. My,LL es una base de datos muy rpida en la lectura cuando utiliza el
motor no transaccional My(,8M, pero puede provocar problemas de integridad en
entornos de alta concurrencia en la modificacin. En aplicaciones Ieb, hay ba"a
concurrencia en la modificacin de datos y en cambio el entorno es intensivo en
lectura de datos, lo que hace a My,LL ideal para este tipo de aplicaciones.
Ba$e$ Le+ale$
20
La presente investigacin tiene argumentos dentro de los siguientes documentos
legales&
Con$tit)&i*n de la Re%1bli&a Boli#ariana de Vene,)ela
El Estado venezolano, a travs de sus instituciones debe crear instancias de
organizacin para intermediar directamente con los ciudadanos y ciudadanas en
determinados sectores6 en el caso de la presente investigacin se trata de desarrollar
un sistema para llevar a cabo gestiones acadmicas asociadas al sector educativos en
el estado 8pure. Luego, se tiene el 7erecho de acceso a la informacin, e#presado en
el artculo 9N de la 'onstitucin >acional&
Art'&)lo 23.
+oda persona tiene el derecho de acceder a la informacin y a los datos
que sobre s misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o
privados, con las e#cepciones que establezca la ley, as como de conocer
el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y de solicitar ante el
tribunal competente la actualizacin, la rectificacin o la destruccin de
aquellos, si fuesen errneos o afectasen ilegtimamente sus derechos.
(gualmente, podr acceder a documentos de cualquier naturaleza que
contengan informacin cuyo conocimiento sea de inters para
comunidades o grupos de personas. Lueda a salvo el secreto de las
fuentes de informacin periodstica y de otras profesiones que determine
la ley.
8l tratamiento automtico de la informacin a travs de sistemas
computarizados6 es decir, la informtica, se le da rango constitucional en la
'onstitucin de la =ep$blica Bolivariana de %enezuela, e#presndose de esta forma
la importancia de la materia en el desarrollo y e#pansin de la =ep$blica.
Art'&)lo 445.
El Estado reconocer el inters p$blico de la ciencia, la tecnologa, el
conocimiento, la innovacin, y sus aplicaciones y los servicios de
informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el
desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la
seguridad y soberana nacional. *ara el fomento y desarrollo de esas
21
actividades, el Estado destinara recursos suficientes y creara el sistema
nacional de ciencia y tecnologa de acuerdo con la ley. El sector privado
deber aportar recursos para las mismas. El Estado garantizara el
cumplimiento de los principios ticos y legales que deben regir las
actividades de investigacin cientfica, humanstica y tecnolgica. La ley
determinar los modos y medios para dar cumplimiento a esta garanta.
En este sentido el Estado %enezolano garantizara a travs de las instituciones
respectivas, el financiamiento de proyectos en ciencia tecnologa e innovacin, que
vayan en funcin del desarrollo de la nacin6 para el caso de la presente
investigacin, la elaboracin de un sistema de informacin ba"o la metodologa
ME7,(, va a contribuir al me"oramiento y prestacin de servicio de una institucin
educativa, y a la comunidad estudiantil en general.
Le/ Or+6ni&a de Cien&ia7 Te&nolo+'a e Inno#a&i*n 825549
*romulgada por el *residente de la =ep$blica Bolivariana de %enezuela Kugo
'hvez, en el a)o 944. la cual establece en su artculo . los lineamientos que
orientaran las polticas y estrategias para la actividad cientfica, tecnolgica y de
innovacin, con la implantacin de mecanismos institucionales y operativos para la
promocin, estimulo y fomento de la investigacin cientfica, la apropiacin social
del conocimiento y la transferencia e innovacin tecnolgica, a fin de fomentar la
capacidad para la generacin, uso y circulacin del conocimiento y de impulsar el
desarrollo nacional. 8s mismo en el artculo 5 las actividades con relacin a ciencia y
tecnologa deben estar encaminadas a contribuir con el bienestar de la humanidad.
En este sentido la presente investigacin est enmarcada dentro de los
principios establecidos en la LR'+( ya que, con el desarrollo de la propuesta, se
estar contribuyendo al beneficio cientfico tecnolgico de una comunidad escolar,
puesto que me"orar la calidad del servicio e imagen de la institucin.
22
CAPTULO III
MARCO METODOL!ICO
Ti%o / modalidad de la In#e$ti+a&i*n
Basndose en los criterios de 'hvez -944H1, la presente investigacin se
considera 8plicada, ya que persigue un ob"eto principal, el cual es resolver un
problema o situacin en un breve periodo de tiempo, como se indica en el ob"etivo
general. 8simismo est enmarcada en la modalidad de proyecto especial, y se
encuentra apoyada en una investigacin documental, y de campo, debido a que se va
7esarrollar un sistema de informacin para la gestin acadmica administrativa en la
Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en Bruzual, estado
8pure.
*or lo tanto, la investigacin ba"o la modalidad de proyecto especial, la J*EL
-944:1, establece que el proyecto especial debe tener apoyo en una investigacin de
tipo documental, de campo o un dise)o que incluya ambas modalidades.
8dems agregan que este tipo de investigacin desarrollan los traba"os de
elaboracin de libros de te#to y de materiales de apoyo educativo, el desarrollo de
softMare, prototipos y de productos tecnolgicos en general, as como tambin los de
creacin literaria y artstica a fin de lograr la solucin de la problemtica en estudio.
En cuanto a la investigacin documental, el manual de la J*EL -ob.cit1
se)ala&Ael estudio de problemas con el propsito de ampliar y profundizar el
conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente en traba"os previos,
informacin y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrnicosA
23
-p.941. En tal sentido el ob"etivo de la investigacin documental en este traba"o es
elaborar un marco terico conceptual para formar un cuerpo de ideas sobre el ob"eto
de estudio.
*or otra parte la investigacin de campo, el manual de la J*EL -ob.cit1 lo
define& ?el anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con el propsito bien sea
de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes,
e#plicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de mtodos
caractersticos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigacin
conocidos o en desarrolloA -p. .N1.
7e acuerdo a lo citado anteriormente, se pretende recoger los datos
directamente de la realidad, a travs de herramientas bien definidas, los datos de
inters a fin de analizar la situacin de manera integral.
8simismo, el estudio es de naturaleza descriptiva y con apoyo documental. En
este orden de ideas, es una investigacin descriptiva, por cuanto permite recolectar
datos y someterlos a un anlisis, y describir la situacin ya se)alada. 7e igual manera,
tiene apoyo documental debido a que se acudir a las fuentes escritas especializadas
para la sustentacin terica del estudio.
Kernndez y otros -944:1 al referirse a la investigacin descriptiva se)alan que
?3a travs de ella, se trata de obtener informacin acerca del fenmeno o
proceso, para se)alar sus implicaciones y fundamentalmente est dirigida a dar una
visin general de la situacin y de cules son sus caractersticas.A -p. 9091 En este
caso se trata de un estudio descriptivo ya que se diagnosticar la situacin actual de
los procesos acadmicos y administrativos que se mane"an en el (nstituto en estudio.
En referencia a Oendall y Oendall -944.1, esta investigacin se puede catalogar
como +ecnolgica, debido a que el desarrollo de un sistema de informacin
representa un instrumento o medio para transformar datos en informacin, lo cual la
ubica en el rea de la +ecnologa del 'onocimiento, teniendo como elemento central
24
dicha informacin, la cual es soporte para facilitar la toma de decisiones, basadas en
trminos de precisin, conveniencia y oportunidad.
Di$e:o de la In#e$ti+a&i*n
,eg$n lo establece Kernndez y otros -944:1 la investigacin planteada es no
e#perimental, por cuanto solo se observan fenmenos tal y como se dan en su
conte#to natural, para su posterior anlisis, adems la investigacin se realizara sin
manipular deliberadamente las variables. 8l respecto plantea 'hvez -944H1, la
investigacin se considera como un estudio de campo, debido a que la recoleccin de
datos primarios se realizo directamente en el lugar de traba"o, es decir en la Escuela
*rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA, mediante la observacin directa y
consulta al personal docente y administrativo, a travs de las cuales se puede conocer
la problemtica e#istente.
La investigacin se ha definido estructuralmente en seis fases, cada una de las
cuales para cumplir con los distintos ob"etivos planteados. Esta estructuracin desde
el punto de vista tecnolgico comprende el ciclo de vida para el desarrollo del
sistema.
Metodolo+'a a Ni#el Te&nol*+i&a
La metodologa a emplear para el desarrollo del programa se considera
eclctica, ya que es una fusin y adaptacin del mtodo del ciclo de vida para el
desarrollo de sistemas tomado del libro de 8nlisis y 7ise)o de ,istemas de C. ,enn
-.//91 y la Metodologa Estructurada para el 7esarrollo de ,istemas de (nformacin
-ME7,(1 propuesta por Cons Montilva -944.1 en el libro 7esarrollo de ,istemas de
(nformacin, empleando el proceso interactivo propuesto por ,intes -94491.
ME7,( es una metodologa estructurada para desarrollar sistemas de
informacin en y para organizadores de cualquier tipo. Ka sido probada en el
25
desarrollo de diferentes sistemas de informacin para la administracin, en la cual ha
dado #ito gracias a los diferentes mtodos y tcnicas estructuradas que utiliza,
propias de la (ngeniera de la *rogramacin, que han demostrado ser las ms
eficientes y eficaces para el desarrollo de sistemas programados. ,e caracteriza por
ser particionada ya que, la metodologa se divide en fases, y cada una de estas fases
se divide en pasos, lo que permite entrar en los detalles a medida que se avanza, hasta
e#plicar las tareas esenciales que el grupo debe llevar a cabo para desarrollar un
sistema de informacin.
8dems es modificable y adaptable pues se puede cambiar fcilmente, bien
para introducir nuevos elementos como para eliminar algunos o para utilizarla de
manera hibrida con otras metodologas.
;a$e$ de la In#e$ti+a&i*n
;a$e I An6li$i$ del i$tema A&t)al
En esta fase se realiza todo el levantamiento de informacin se identificaron los
procesos y procedimientos que se e"ecutan dentro de la institucin y se aplicaron la
recoleccin de datos los diferentes flu"os de procesos con sus respectivas vertientes
tomando el entorno como campo de estudio, dicho anlisis ayudar a complementar
de manera significativa a generar el posible diagnstico factible utilizando como
herramientas el anlisis 7RT8 -7ebilidades, Rportunidades, Tortalezas y 8menazas1.
Los -7iagramas de Tlu"os de 7atos1, que permitirn un me"or desenvolvimiento
en el mismo, tal como lo se)ala el autor.
Esto se refiere, a que el investigador utilizo un con"unto de diagramas para
representar de manera esquemtica la relacin e#istente entre los procesos que
intervienen en el sistema actual, e identificar las entidades involucradas durante el
proceso.
26
;a$e II An6li$i$ de la$ ne&e$idade$ del $i$tema
Esta actividad comprende la determinacin de los ob"etivos y necesidades que
deber satisfacer el nuevo sistema y la esquematizacin y estructuracin de los
procesos del mismo.
;a$e III Di$e:o %reliminar del i$tema Pro%)e$to
7urante esta etapa, en primer lugar se genero el modelo relacional de la base de
datos tomando en cuenta el total de los campos que se necesitan para crear los
registros necesarios para el funcionamiento del futuro sistema, despus de haber
e#presado la totalidad de los campos se dividi en forma de tablas posteriormente se
analizo el margen de relacin estableciendo relaciones entre los campos
pertenecientes a dichas tablas siendo conocida esta herramienta como el dise)o del
diagrama Entidad ! =elacin, a partir de este punto se aplicaron los niveles de
normalizacin para la compactacin, organizacin y verificacin de los datos.
Basndonos en la arquitectura de las comunicaciones informticas el sistema
cumpli hasta donde fue previsto un mnimo de e#igencia de hardMare o de recursos
necesarios para su perfecto funcionamiento donde el mismo sea multiplataforma y de
fcil mane"o entre las diferentes arquitecturas pertenecientes a los equipos
informticos.
En lo que respecta al usuario el sistema mane"a diferentes polticas en cuanto a
la seguridad del usuario, donde cada uno debe estar plenamente identificado dentro
del sistema as como sus diferentes polticas de seguridad.
;a$e IV De$arrollo del i$tema Pro%)e$to
En esta fase se contempla la programacin y construccin de las interfaces, se
codifican los procesos realizados, se cre las bases de datos luego se integraron los
27
elementos del sistema propuesto. En cuanto al softMare se tiene previsto la utilizacin
de la plataforma ;>J@Linu# ya que el mismo cuenta con una alta gama de recursos
entre los que se encuentra el lengua"e de programacin *K*.
;a$e V Pr)eba del $i$tema.
Esta fase comprende la instalacin y e"ecucin del sistema -en fase de
e#perimentacin1, se verifica el funcionamiento de las interfaces y se corrigen los
errores de sinta#is en el cdigo fuente del sistema propuesto. ,e realizo pruebas alfa
y pruebas beta al producto final de manera de obtener resultados y hacer los
correctivos en caso de ser necesarios.
;a$e VI Elabora&i*n de la do&)menta&i*n.
'omprende la elaboracin de la documentacin necesaria para el mane"o y
control efectivo del sistema -manual del usuario del sistema1
Pobla&i*n / M)e$tra
Pobla&i*n
8l respecto Balestrini -94491 se)ala ?un con"unto finito o infinito de personas,
casos o elementos que representan caractersticas comunesA -p..<01. La cita
mencionada e#plica que la poblacin es el con"unto de elementos de los cuales se
pretendi conocer sus caractersticas y para los cuales fueron validos las conclusiones
de la investigacin.
28
Es por ello, que la poblacin de esta investigacin estuvo conformada por
cuatro -4H1 personas, las cuales se encargan de la parte acadmica de la mencionada
institucin educativa.
En sntesis la poblacin ob"eto correspondiente a empleados administrativos
adscritos a la ,ub!direccin 8cadmica de la institucin educativa donde se llevan a
cabo las actividades.
M)e$tra
*ara Balestrini -94491, la muestra constituye ?un numero de individuos u
ob"etos seleccionados cientficamente, cada uno de los cuales es un elemento del
universoA -p..H.1. En tal sentido, debido al carcter finito de la poblacin en estudio,
y por ser de fcil acceso para la investigacin, no fue necesario proceder a la
determinacin de la muestra, quedando establecida de igual tama)o a la poblacin,
convirtindose as en una muestra censal de cuatro personas.
T<&ni&a$ e In$tr)mento$ de Re&ole&&i*n de Dato$

,e entiende por tcnicas de recoleccin de datos, seg$n 8rias -944:1 a ?las
distintas formas o maneras de obtener informacin. ,on e"emplos de tcnicas6 la
observacin directa, la encuesta en sus modalidades -entrevistas o cuestionarios1. El
anlisis documental, el anlisis de contenido, etc.A -p.H41. *ara tal efecto, se utilizo en
esta investigacin, en principio la tcnica de anlisis documental que se aplic con el
propsito de llegar al planteamiento del problema y las bases tericas.
8hora en cuanto a los requisitos del sistema se realizo una investigacin de
campo, a fin de recopilar de manera directa, de la realidad del caso de estudio de esta
investigacin, los datos relevantes y reales, para ello se dise)o un instrumento de
recoleccin de datos -un cuestionario1.
29
'on el uso del cuestionario se analizo la necesidad de me"orar los procesos
acadmicos de la institucin educativa ob"eto de estudio. ,e estuvo recabando
informacin a travs de los datos acerca de las venta"as y desventa"as del sistema
actual, amenazas sobre los datos, eficiencia y mane"o de la informacin dentro de la
institucin educativa a fin de obtener los requisitos del sistema y plasmarlos en el
dise)o del sistema propuesto.
La recoleccin de datos depende en gran parte del tipo de investigacin y el
problema planteado. *ara tal efecto, se utilizar en esta investigacin, en principio, la
tcnica de recopilacin documental que se aplica con el propsito de recabar
informacin bibliogrfica y documental, lo que permiti construir el Marco +erico y
as poder seleccionar y analizar el contenido de la informacin referente al estudio.
En ese sentido, Murcia -944<1, sostiene que ?la revisin de documentos
garantiza que la informacin que se obtenga de una manera sistemtica, ob"etiva y
adecuada al tipo de investigacin que se va a realizarA -p. 5<1. Es decir un adecuado
anlisis de los documentos utilizados para la investigacin, garantiza la ob"etividad de
la informacin obtenida mediante la recopilacin documental.
8s mismo, se utilizo la encuesta, que en relacin con sta tcnica 8rias
-944:1, considera que ?es un mtodo o tcnica que consiste en obtener informacin
acerca de un grupo de individuos, puede ser oral -entrevista1 o escrita -cuestionario1A
-p. 0N1. Esta tcnica bien dise)ada y aplicada a los individuos claves en la
investigacin, garantizo la obtencin de la informacin de forma ob"etiva y
organizada para su posterior anlisis. En tal sentido, el instrumento de recoleccin de
datos que se utilizo es el cuestionario, el cual es definido por Bavaresco -94401 de la
siguiente manera&
?Jn instrumento de recoleccin de datos est integrado por preguntas que
solicitan informacin referida a un problema, ob"eto o tema de investigacin, el cual
es normalmente administrado a un grupo de personas. Este tipo de instrumento es de
uso generalizado en estudios de tipo econmicoA -p. .H51.
*ara el caso que concierne a la presente investigacin fue dise)ado un
cuestionario con la finalidad de obtener informacin requerida sobre los procesos
30
acadmicos que se llevan a cabo en la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio
Mu)ozA ubicada en Bruzual, estado 8pure.
*or otra parte, para obtener ms informacin sobre los procesos acadmicos, se
aplico la tcnica de la observacin directa, considerada por +amayo -944H1 como&
?La ms com$n de las tcnicas de investigacin, sugiere y motiva los problemas y
conduce a la necesidad de la sistematizacin de los datosA -p. .91. 'abe destacar que
e#isten diversos tipos de observacin seg$n el grado de participacin del observador,
en este caso el investigador utilizo la observacin directa no estructurada, la cual
seg$n *rez -ob.cit1, ?es aquella en la que el observador no pertenece al grupo que se
estudia, en este caso ser de manera directa sobre el conte#to, puesto que se tendr
contacto inmediato con los informantes involucrados.A -p. <91 8l respecto, se observo
en forma libre el desarrollo de los procesos acadmicos.
Esta tcnica permiti indagar sobre diferentes factores socioeconmicos y
culturales de la comunidad educativa o grupo seleccionado para el estudio de caso,
para ello&
.. ,e trata de ver todo lo dado en cuanto sea posible -actitudes, gestos,
comportamientos, conductas, costumbres1, no solamente aquello que interesa o
confirma las ideas del investigador.
9. ,e observa la gran variedad o comple"idad de las partes& directivos, docentes,
personal administrativo, entre otros.
<. ,e repiten las observaciones en cada una de las situaciones de entrevistas
concertadas.
La observacin directa no estructurada a desarrollar en el conte#to de la
investigacin, se "ustifica puesto que permite que el investigador dedique toda su
atencin y realice anotaciones a medida que se van originando los fenmenos. *ara
ello se utilizo como instrumento una Libreta de 'ampo. 8l respecto, la Enciclopedia
Rcano -94451 define el cuaderno de notas o libreta de campo como el ?instrumento
que forma parte importante del investigar para anotar todas las informaciones o
preguntas recabadas...A -p. <:1 En dicho instrumento se registran los datos necesarios,
que permiten obtener el m#imo provecho de la situacin, es decir, se recogen las
31
observaciones obtenidas en el conte#to de las observaciones realizadas dentro de la
institucin educativa.
T<&ni&a$ de An6li$i$ de lo$ Dato$
,obre las tcnicas de anlisis de datos, cabe se)alar que una vez aplicado el
instrumento a los integrantes de la muestra, se procedi a la organizacin y
tabulacin de los datos, utilizando la estadstica descriptiva, la cual es definida por
,abino -94491, como ?un mtodo que implica la seleccin, presentacin y
caractersticas que stos presentanA -p.N41. Estos resultados se lograron visualizar en
cuadros estadsticos, adems se resumi de acuerdo a las tendencias porcentuales
ms significativas sobre las frecuencias de respuestas observadas en relacin a las
respuestas emitidas por los su"etos. 7e esta manera, se dio una interpretacin verbal
enfatizando la e#presin cualitativa y cuantitativa de los hallazgos.
Metodolo+'a %ara el De$arrollo de la Pro%)e$ta
La metodologa para el desarrollo de la propuesta est incluida en la fase (%6
desarrollo del sistema propuesto, de all que la metodologa es una combinacin de
ambas.
El desarrollo del ,istema de (nformacin para llevar a cabo las gestiones
acadmicas de la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA, la
metodologa seleccionada es 'iclo de %ida, es el con"unto de actividades que los
analistas, dise)adores y usuarios realizan para desarrollar e implementar un sistema
de informacin. Esta seccin e#amina cada una de las seis actividades que
constituyen el ciclo de vida de desarrollo de sistemas. En la mayor parte de las
situaciones dentro de una empresa todas las actividades estn muy relacionadas, en
general son inseparables, y sea difcil determinar el orden de los pasos que se siguen
para efectuarlas. Las diversas partes del proyecto pueden encontrarse al mismo
tiempo en distintas fases de desarrollo6 algunos componentes en la fase de anlisis
mientras que otros en etapas avanzadas de dise)o.
32
El mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de las
siguientes actividades&
(nvestigacin *reliminar
7eterminacin de los requerimientos del sistema.
7ise)o del sistema.
7esarrollo del softMare.
*rueba de los sistemas.
(mplementacin y evaluacin.
= In#e$ti+a&i*n Preliminar. La solicitud para recibir ayuda de un sistema de
informacin puede originarse por varias razones6 sin importar cuales sean estas, el
proceso se inicia siempre con la peticin de una persona, administrador, empleado o
especialista en sistemas.
= Determina&i*n de lo$ re>)erimiento$ del i$tema. Esta fase es el aspecto
fundamental en el anlisis de sistema es comprender todas las facetas importantes de
la parte de la empresa que se encuentra ba"o estudio. Esta actividad comprende la
determinacin de los ob"etivos y necesidades que deber satisfacer el nuevo sistema y
la esquematizacin y estructuracin de los procesos del mismo. Los analistas, al
traba"ar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una
empresa para dar respuestas a las siguientes preguntas claves&
.. FLu es lo que se haceG
9. F'mo se haceG
<. F'on que frecuencia se presentaG
H. FLu tan grande es el volumen de transacciones o decisionesG
5. F'ul es el grado de eficiencia con el que efect$an las tareasG
:. FE#iste alg$n problemaG
0. ,i e#iste alg$n problema, Fqu serio esG
N. ,i e#iste un problema. F'ul es la causa que lo originaG
33
= Di$e:o del i$tema. El dise)o del sistema de informacin produce los
detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplir con los requerimientos
identificados durante las fases de anlisis. 'ontempla el dise)o y definicin de los
documentos, de la base de datos, estructura del sistema e interfaz y el establecimiento
de las normas de seguridad del paquete. El especialista en sistema se refiere al dise)o
lgico en contraste con la de desarrollo del softMare.
Los analistas del sistema comienzan el proceso con identificar que debe
producir el sistema, es com$n que los dise)adores hagan un bosque"o del formato que
espera que aparezca cuando el sistema este terminado utilizando algunas de las
herramientas automatizadas disponibles para el desarrollo de sistema.
El dise)o de un sistema indica datos de entrada aquellos que sern calculados y
almacenados, se describen con todo detalle los procedimientos de clculo y datos
individuales, tambin los procedimientos los escriben indican como procesar los
datos a producir las salidas.
= De$arrollo del o(t?are. Los encargados de desarrollar softMare puede
instalar -o modificar y despus instalar1 softMare comprado a terceros o escribir
programas dise)ados a la medida del solicitante. La eleccin depende del costo de
cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el softMare y disponibilidad de
los programadores.
= Pr)eba del i$tema. 7urante esta fase de prueba de sistema, se emplea de
manera e#perimental para asegurarse que el softMare no tenga fallas, es decir, que
funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios
esperan que lo haga. ,e alimentan como entradas, con"untos de datos de prueba para
su procesamiento y despus se e#aminan los resultados.
= Im%lementa&i*n / E#al)a&i*n. Es el proceso de verificar e instalar nuevo
equipo entrenar a los usuarios, instalar la aplicacin y construir todos los archivos de
datos necesarios para utilizarlas. 7ependiendo del tama)o de la organizacin que se
emplear, la aplicacin y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse comenzar la
operacin del sistema solo en un rea de la institucin -prueba piloto1, por e"emplo en
un departamento con una o 9 personas.
34
CAPTULO IV
AN@LII DE LA ITUACION ACTUAL
Dia+n*$ti&o / An6li$i$ de lo$ Re$)ltado$
En este captulo se muestran los resultados obtenidos de la investigacin, los
cuales dan respuestas a las interrogantes planteadas y a los ob"etivos especficos del
estudio realizado. *ara el desarrollo de este captulo se utilizaron las tcnicas de
recoleccin de datos descritas en el captulo (((, las tcnicas de recopilacin
documental y un cuestionario para indagar sobre la necesidad de me"orar los procesos
acadmicos de la institucin ob"eto de estudio, para posteriormente dise)ar la
propuesta.
*ara dar respuesta a los ob"etivos planteados en la investigacin, se realizo una
observacin directa a los procesos acadmicos que se llevan a cabo en la institucin
educativa, como parte de los instrumentos de recoleccin de datos, de manera de
conocer el funcionamiento del mismo y detectar las posibles fallas del sistema actual.
Jna vez realizada la observacin, se aplico un instrumento al personal que
labora en la ,ub!direccin 8cadmica, por ser el lugar donde se desarrollan las
actividades concernientes a los procesos acadmicos, con el ob"eto de identificar los
requisitos de informacin institucional en funcin de los procesos acadmicos que se
realizan en la institucin, y de esta manera establecer el dise)o detallado del sistema
de informacin que se construir.
Tinalmente se procedi al anlisis respectivo de la informacin obtenida
mediante las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos utilizados, para tener
una adecuada organizacin de los datos conseguidos, para ello se elaboraron una serie
de cuadros representativos los cuales proporcionan la descripcin de cada una de la
alternativas seleccionadas por los encuestados referentes a cada tem o pregunta. El
35
resultado de la informacin se presenta de forma cuantitativa donde se miden
caractersticas o variables que pueden tomar valores numricos.
Las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos utilizados durante la
investigacin fueron la revisin de material bibliogrfico, el cuestionario y la
observacin directa.
Re#i$i*n biblio+r6(i&a
Esta tcnica consisti, en seleccionar los te#tos bibliogrficos y traba"os a fines
a la investigacin, de manera de obtener los datos necesarios para el desarrollo de la
propuesta, para ello se elaboro un cuadro descriptivo en el cual se presenta el anlisis
realizado a las bibliografas.
'uadro .. =esultados de la revisin bibliogrfica.
Tuente 8specto estudiado 8porte al proyecto
Balestrini, M. -94491.
?'omo se elabora un
*royecto de
(nvestigacinA
7efinicin de Bases
+ericas
8porte en la definicin de
las bases tericas.
Oendall, O y Oendall, C.
-.//.1.
?8nlisis y dise)o de
sistemasA.
Metodologa empleada por
el autor para el anlisis y
dise)o de sistemas de
informacin.
Bases tericas referentes a
los sistemas de
informacin.
,een, C. -.//91.A8nlisis y
7ise)o de ,istemas de
(nformacinA.
Metodologa utilizada para
el dise)o de ,istemas de
(nformacin.
8spectos de la
metodologa para el dise)o
de sistemas de
informacin.
Montilva, C -.///1.
?7esarrollo de sistemas de
informacinA.
Metodologa estructurada
para el desarrollo de los
sistemas de informacin.
Tases de la metodologa
estructurada.
7ecreto <</4. -944H1 7efinicin de ,oftMare
Libre
Bases tericas sobre los
estndares abiertos y
softMare libre.
Legislacin que permite el
uso del softMare libre en
instituciones p$blicas.
+homson, L. y Ielling L. 7efinicin de *K* y 8porte en la definicin de
36
-94451.
?7esarrollo Ieb con *K*
y My,LLA.
My,LL bases tericas referente al
lengua"e *K* y la base de
datos My,LL.
*eralta, M. -944:1.
?Sistema de
Informacin.
7efinicin de ,istemas de
(nformacin.
Bases tericas en cuanto a
,istemas de (nformacin.
;)ente. El A)tor 825429.
C)e$tionario.
El cuestionario, fue el instrumento de recoleccin de datos, dise)ado para
obtener la informacin referente al mane"o de la informacin en la escuela, y los
procesos acadmicos D administrativos llevados a cabo por la institucin. El
cuestionario consta de nueve preguntas cerradas con dos posibles opciones, cada
opcin fue respondida por el personal adscrito a la ,ub!7ireccin 8cadmica de la
institucin ob"eto de estudio, as como por el 7irector y ,ubdirector de la Escuela
Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA, siendo un total de cuatro personas a quienes se
les aplico el instrumento.
'uadro 9. =esultado del cuestionario.
>U (+EM, ,( >R
. F'onsidera que el proceso manual que se lleva
actualmente en la institucin retarda la toma de
decisionesG
< .
9 F'onsidera eficiente la forma en que se mane"a la
informacin acadmica en la institucinG
9 9
< FKa perdido o e#traviado alguna informacin de inters
para la institucinG
< .
H FKa incurrido en errores de trascripcin al realizar los
boletinesG
H 4
37
5 F7ebe generar reportes acadmicos de los alumnos con
mucha frecuenciaG
H 4
: FEl sistema que se lleva a cabo actualmente para la
gestin administrativa y acadmica es el ms apropiadoG
4 H
0 F'onsidera necesario implantar un sistema de
informacin automatizado para llevar a cabo la gestin
acadmica de la institucinG
H 4
N F'onsidera que el sistema de informacin debe ser
mane"ado por el personal administrativo de la institucinG
H 4
/ FEl sistema de informacin debe llevar a cabo la
actualizacin de los registros acadmicos de los
estudiantesG
H 4
;)ente. El A)tor 825429
Re$)ltado$ del &)e$tionario
Jna vez aplicado el instrumento se procedi a realizar el respectivo anlisis de
los resultados, los cuales se muestran a continuacin&
'on respecto al tem . el 05V de los encuestados considera que el proceso
manual que se realiza en la institucin retrasa en gran medida el proceso de toma de
decisiones por parte de los directivos, en consecuencia es necesario considerar el
factor tiempo de manera de obtener la informacin de forma inmediata.
-%er 8ne#o .1.
,eg$n la respuesta obtenida en el tem 9, se observa que los encuestados
difieren en sus opiniones en cuanto a considerar eficiente la forma en que se mane"a
la informacin acadmica en la institucin. -%er 8ne#o .1.
'on respecto al tem < el 05V de los encuestados manifestaron haber
e#traviado informacin relevante para la institucin, esto llama la atencin, puesto
que pone en evidencia las fallas internas en el mane"o de la informacin, lo cual hace
necesario la implantacin de un sistema que permita resguardar la data de la
institucin educativa y no ponga en riesgo los registros histricos de los estudiantes.
-%er 8ne#o .1.
38
En cuanto al tem H el .44V de los encuestados, manifest haber incurrido en
errores al momento de hacer los boletines, lo cual genera perdida de material y retraso
en la entrega de boletines. -%er 8ne#o 91.
'on respecto al tem 5 el .44V de los encuestados, manifiesta estar
constantemente generando reportes acadmicos de los estudiantes. Esta situacin es
propicia para implantar un sistema de informacin, que facilite la obtencin de
informacin y sea oportuna para presentar los informes de la institucin.
-%er 8ne#o 91.
,eg$n la respuesta dada por los encuestados con respecto al tem :, el .44V
manifest que el sistema de informacin actual no es el ms apropiado para la gestin
administrativa y acadmica de la (nstitucin, lo cual lleva a deducir la importancia de
implantar un sistema de informacin automatizado. -%er 8ne#o 91.
'on respecto al tem 0, el .44V de los encuestados consideran necesario
implantar un sistema de informacin, lo cual representa una oportunidad para la
escuela en me"orar los procesos administrativos y acadmicos. -%er 8ne#o <1.
'on respecto al tem N, el .44V de los encuestados considera necesario
desarrollar un sistema de informacin para que sea mane"ado por el personal
administrativo de la institucin, esto evidencia la aceptacin de un nuevo sistema por
parte del personal administrativo. -%er 8ne#o <1.
Tinalmente en el tem / el .44V de los encuestados respondieron
afirmativamente en cuanto a la necesidad de que el sistema de informacin debe
mane"ar las actualizaciones de los registros acadmicos de la institucin, lo cual se
infiere en la importancia de incorporar tales procesos en el dise)o del sistema.
Ob$er#a&i*n Dire&ta
,e considero el siguiente aspecto observado&
! *rocesos 8cadmicos
39
Re$)ltado$ de la ob$er#a&i*n. Pro&e$o$ A&ad<mi&o$.
En la Escuela Bolivariana Cos 'ornelio Mu)oz, ubicada en Bruzual, Municipio
Mu)oz, Estado 8pure, se pudo observar que los procesos acadmicos se realizan de
forma manual, a pesar de contar con equipos de computacin, y personal calificado
para mane"ar los equipos, los registros acadmicos de los estudiantes se encuentran
guardados en carpetas, ordenados en orden alfabtico y a)o de ingreso a la
institucin. Los boletines son llenados manualmente y en ocasiones presentan
tachaduras por enmendaduras. +oda la tramitacin de documento por parte de padres
y representantes debe esperar un tiempo seg$n la disponibilidad de tiempo y material
en la escuela.
De$&ri%&i*n de lo$ Pro&e$o$
Los procesos o procedimientos realizados actualmente en la Escuela
Bolivariana Cos 'ornelio Mu)oz comprenden las siguientes actividades&
In$&ribir e$t)diante& este proceso consiste en realizar la inscripcin del
estudiante a la institucin, para ello el funcionario responsable de hacer la
inscripcin, le hace entrega al representante del estudiante, una planilla de inscripcin
con una serie de datos, para ser llenados, una vez llenados el funcionario revisa la
documentacin respectiva para verificar que estn correctamente y procede a
formalizar la inscripcin del estudiante, aperturando el e#pediente para finalmente ser
archivado.
oli&itar Con$tan&ia de e$t)dio$& las constancias de estudio son un tipo de
documento, que son solicitados por padres y representantes del estudiante inscrito en
la (nstitucin. *ara ello el solicitante debe dirigirse al funcionario encargado de
realizar la constancia, haciendo una solicitud por escrito del documento, una vez
realizada la solicitud, el funcionario respectivo, busca el e#pediente del solicitante en
el archivo, para verificar los datos suministrados en la solicitud, y proceder a la
elaboracin de la constancia que finalmente es enviada al 7irector de la (nstitucin
40
para ser firmada, y por ultimo entregada al solicitante despus de transcurrido un
tiempo de espera, seg$n lo acordado por la (nstitucin educativa.
Elaborar Bolet'n: El boletn es un documento que contiene el resultado de las
evaluaciones de cada asignatura que cursa el estudiante, el cual es realizado por cada
maestro de la escuela, quien se encarga de elaborarlos al final de cada lapso
acadmico, para ello el docente de cada aula, se encarga de llevar un registro de
evaluacin de cada estudiante, a travs de una planilla de evaluacin y observacin6
una vez finalizado el proceso de evaluacin, el docente asienta en una boleta el
resultado obtenido en cada asignatura durante el lapso evaluativo, para luego ser
entregado a cada padre y representante del estudiante.
oli&itar &on$tan&ia de nota$: Este proceso viene dado por la solicitud hecha
por parte de padres y representantes de los estudiantes de la institucin educativa,
para ello el padre o representante solicita ante el departamento de evaluacin una
constancia de notas con los datos personales del estudiante, el funcionario encargado
de elaborar la solicitud recibe los datos del estudiante, y busca en los registros
acadmicos que se encuentran guardados en un archivador. Jna vez encontrado el
registro del estudiante, el funcionario asienta en una planilla los datos acadmicos del
estudiante, para luego ser firmado por el "efe del departamento de evaluacin y
colocacin del sello de la institucin educativa. +ranscurrido el tiempo estipulado
para la tramitacin de la constancia, es entregada al padre o representante del
estudiante.
Dia+rama$ de a%o/o a la de$&ri%&i*n de lo$ %ro&e$o$
Los diagramas de apoyo a la descripcin constituyen una herramienta para
entender el funcionamiento y flu"o de informacin dentro de un proceso que realiza el
sistema, para este caso se usan 7T7Ws o 7iagrama de Tlu"o de 7atos.
Los diagramas utilizados para la comprensin de los procesos de la situacin
actual son los siguientes&
41
'uadro <. 7iagrama de Tlu"o de 7atos de la ,ituacin 8ctual >ivel 4
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro H& 7iagrama de Tlu"o de 7atos. ,istema 8ctual >ivel .
42
Tuente& El 8utor -94.91
'uadro 5. 7iagrama de Tlu"o de 7atos de la ,ituacin 8ctual del proceso de
(nscripcin de Estudiante
43
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro :. 7iagrama de Tlu"o de 7atos de la ,ituacin 8ctual del proceso de
,olicitud de 'onstancia de estudio
44
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro 0& 7iagrama de Tlu"o de 7atos de la ,ituacin 8ctual del proceso de
Elaboracin del Boletn
45
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro N. 7iagrama de Tlu"o de 7atos de la ,ituacin 8ctual del proceso de
,olicitud de 'onstancia de notas.
46
;)ente& El 8utor -94.91
Dete&&i*n de la$ ne&e$idade$
En cuanto al estudio de la situacin actual de los procesos que se llevan a cabo
para la gestin acadmica de la escuela, se pudo detectar las siguientes necesidades a
"uicio del autor&
! El dise)o y desarrollo de la herramienta ba"o ambiente Ieb, que contenga una
base de datos que permita almacenar los registros acadmicos de los estudiantes de la
institucin, permitiendo la b$squeda y actualizacin de toda informacin
concerniente a la gestin acadmica.
! =estricciones de acceso para usuarios, lo cual contribuye a especificar niveles
de seguridad para los usuario encargados de mane"ar el sistema de informacin.
47
! Jn mdulo de auditora, que registre las transacciones realizadas por los
usuarios del sistema, de manera de llevar un control de las actividades e"ecutadas.
Di(i&)ltade$ Ob$er#ada$
! El material que se utiliza para elaborar las planillas de inscripcin es escaso y
presenta problemas de legibilidad, lo que acarrea errores en el llenado de la misma.
Los boletines igualmente son llenados manualmente y en ocasiones presentan
tachaduras por errores cometidos al momento de su elaboracin.
! *ara la realizacin de las constancias de estudio, los solicitantes deben esperar
mucho tiempo para la entrega del documento requerido, ya que en ocasiones no se
encuentra el directivo responsable de firmar el documento.
! El proceso de inscripcin de alumnos es lento y tedioso para los padres y
representantes, quienes deben esperar durante largo tiempo para ser atendidos debido
a la escasez de personal habilitado para el proceso de inscripcin, y al proceso que se
e"ecuta de forma manual.
An6li$i$ i$tem6ti&o$ de lo$ %ro&e$o$
8Matri, DO;A9
*ara el anlisis, diagnstico y determinacin de la situacin actual del proceso
en estudio se utilizo como herramienta la Matriz 7RT8, en la que se representaron
los elementos que lo conforman como los son& 7ebilidades, Rportunidades,
Tortalezas y 8menazas como referencia para organizar los aspectos ms relevantes
del tema en estudio. 8l respecto, 'hapman -944:1 e#presa que la matriz 7RT8 ?es
una herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de
situaciones en negocios y empresas. 7RT8 es el acrnimo de 7ebilidades,
Rportunidades, Tortalezas y 8menazasA. El mtodo 7RT8 es una herramienta
generalmente utilizada como mtodo de diagnstico empresarial en el mbito de la
planeacin estratgica.
'uadro /& 8nlisis ,istemtico de los procesos de la situacin actual. Entidad&
7irector.
48
Debilidade$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
8usencia temporal
en la institucin.
=euniones con
autoridades de la
zona educativa
=etraso al momento
de obtener
informacin
oportuna para la
toma de decisin.
7ise)ar un sistema
de informacin que
permita la obtencin
de resultados de
manera rpida y
oportuna.
O%ort)nidade$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
El personal de la
institucin est
dispuesto a
traba"ar con un
sistema de
informacin que
sea ms operativo
que el actual.
>ecesidad de
me"orar
los procesos que se
e"ecutan en la
escuela.
Me"ora en la
prestacin de
servicio por parte de
los funcionarios y
me"or imagen para la
(nstitucin.
7ise)ar una
herramienta que
incorpore las
funciones y
necesidades tcnicas
para una me"or
prestacin de
servicio.
;ortale,a$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
Los equipos de
computacin
e#istentes, estn
en condiciones
optimas para
operar un nuevo
sistema
8decuado ambiente
de traba"o y
hardMare
repotenciado.
Me"or
aprovechamiento de
los equipos de
computacin
+omar en
consideracin las
condiciones tcnicas
de los equipos
e#istentes.
Amena,a$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
*erdida de
informacin
importante para la
institucin.
;ran volumen de
informacin que se
encuentra
almacenada
en archivos y
carpetas
deterioradas.
7eterioro de los
registros acadmicos
y poca legibilidad de
la informacin.
7igitalizacin de los
registros acadmicos
e#istentes para ser
guardados en una
base de datos.
;)ente. El A)tor 825429
'uadro .4. 8nlisis sistemtico de los procesos de la situacin actual. Entidad&
,ecretaria.
49
Debilidade$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
Jso e#cesivo de
corrector para
corregir errores en
documentos
Errores al
momento de
elaborar planillas y
constancias.
Molestias en los
usuarios por
enmendaduras
continuas
7ise)ar un formato
de planillas y
constancia como
parte de los
reportes
generados por el
,istema.
O%ort)nidade$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
7isposicin para
traba"ar con el
nuevo sistema
cuyas funciones
contempla la
Elaboracin de
reportes
digitalizados.
>ecesidad de
me"orar
los procesos que se
E"ecutan en el rea
de atencin al
usuario.
Me"ora en la
prestacin de
,ervicio.
7ise)ar una
herramienta que
cumpla con los
requerimientos y
necesidades de
informacin de los
usuarios.
;ortale,a$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
'onocimientos en
el mane"o de
equipos de
'omputacin.
'ursos de
capacitacin
de personal de la
(nstitucin.
8provechamiento
de
los equipos de
'omputacin.
Mantener
comunicacin entre
el autor de la
herramienta y los
Jsuarios del
sistema.
Amena,a$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
'ambios internos
por rotacin de
personal.
(ngreso de nuevo
personal
administrativo
a la institucin.
E#travo de
informacin
valiosa para la
institucin.
(ncorporar un
manual de usuario
que permita
conocer
el mane"o del
,istema.
;)ente. El A)tor 825429
'uadro ... 8nlisis sistemtico de los procesos de la situacin actual. Entidad&
7ocente.
50
Debilidade$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
Elaboracin de
boletines en forma
manual.
'arencia de
sistemas
automatizados en
la institucin.
=etraso en la
elaboracin de
boletas.
(ncorporacin de
un
modulo de
elaboracin de
boletas.
O%ort)nidade$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
7isposicin para
traba"ar con el
nuevo sistema.
>ecesidad de
me"orar
el proceso de
elaboracin de
boleta
=apidez en la
entrega de
boletines.
7ise)ar una
herramienta que
cumpla con los
requerimientos y
necesidades de
informacin de los
usuarios.
;ortale,a$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
'onocimientos en
el mane"o de
equipos de
computacin.
'ursos de
capacitacin
de personal de la
institucin.
8provechamiento
de
los equipos de
computacin.
Mantener
comunicacin entre
el autor de la
herramienta y los
usuarios del
sistema.
Amena,a$ Ca)$a E(e&to A&&i*n
Re&omendada
Errores en la
elaboracin de
boletas.
'ambios
constantes en
la normativa
emanadas
por el Ministerio
de
Educacin.
Enmendaduras en
la
informacin y
perdida de material
impreso
(ncorporar un
manual de usuario
que permita
conocer
el mane"o del
sistema.
Tuente& El 8utor -94.91
A&tore$ >)e inter#ienen en el i$tema A&t)al.
51
*ara el anlisis de los procesos de gestin acadmica de la Escuela *rimaria
Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA est conformado por& El 7irector, la secretaria, el
docente, y el representante.
Dire&tor
Es la m#ima autoridad de la (nstitucin Educativa, y responsable de dirigir las
polticas emanadas por el Ministerio *opular para la Educacin, as como tambin de
tomar las decisiones concernientes a las actividades acadmicas llevadas a cabo en el
plantel educativo.
e&retaria
Es la persona encargada de realizar la tramitacin de constancias de estudio y
notas.
Do&ente
Es quien se encarga de dirigir, coordinar y evaluar las actividades de ense)anza!
aprendiza"e de los estudiantes en el aula de clase, as como de elaborar el boletn de
calificaciones de los estudiantes. +ambin presta colaboracin como apoyo del
proceso de inscripcin.
Re%re$entante
Es quien e"erce la responsabilidad del estudiante ante la institucin educativa, y
est facultado para solicitar la documentacin acadmica del estudiante ante las
autoridades escolares.
De(ini&i*n de lo$ Re>)erimiento$
Los requerimientos del sistema han sido establecidos de acuerdo a las
necesidades de los usuarios y a las caractersticas de las operaciones que se realizan
en los distintos procesos descritos en el sistema actual.
Re>)erimiento$ ;)n&ionale$
'onstituyen las funciones que el nuevo sistema debe e"ecutar para lograr la
consecucin de los ob"etivos identificados. 8qu se determinan las funciones que
deben continuar, las que han de modificarse o eliminar y las que han de incorporarse
al nuevo sistema.
52
(nscripcin de 8lumnos& actualmente este proceso se realiza de forma manual, y
para ello se utiliza una planilla de inscripcin en la cual el representante debe
suministrar sus datos personales y los datos del estudiante que desea ingresar a la
institucin.
Elaboracin de constancias de estudio& se hace una solicitud ante secretaria la
cual es tramitada por das para su posterior entrega, para este proceso, la secretaria
debe buscar en el archivo los registros del solicitante para la elaboracin de la
constancia y su posterior firma por parte del 7irector de la (nstitucin.
Re>)erimiento$ de Entrada
'orresponden a los datos necesarios para alimentar el sistema y que garanticen
el correcto funcionamiento del mismo, con la finalidad de obtener las salidas
previstas. Entre los datos necesarios para el funcionamiento del sistema se
encuentran&
P *lanilla de (nscripcin de 8lumnos.
P Boletn de calificacin de alumnos.
P 8signacin de matricula por docente.
Re>)erimiento$ de alida
Estarn clasificados como reportes como consultas interactivas de informacin
permitiendo a los usuarios disponer de los mismos de acuerdo a su tipo, en formatos
preestablecidos y con la frecuencia requerida. Entre los reportes generados por el
sistema actual se encuentran los siguientes& 'onstancia de Estudio, constancia de
notas, estadsticas de estudiantes, boletn de alumno, matricula de estudiantes por
seccin.
Re>)erimiento$ de In$tala&i*n.
53
'omo requerimientos tcnicos necesarios para instalar el sistema de
informacin propuesto es necesario contar con un hardMare y softMare que cumpla
con las siguientes caractersticas&
Hardware: *rocesador *entium (%
Memoria =8M de 95: Mb -optimo 5.9 Mb o superior1
H4 ;B en disco duro.
+eclado Microsoft IindoMs
(mpresora K* puerto J,B
Mouse
Monitor
'ombo Multimedia
Software:
P *K* para el desarrollo de los programas que mane"arn la informacin.
P My,LL ,erver para mane"ar la base de datos que mane"ar el sistema.
P >avegador Mozilla Tirefo#.
El ,istema puede funcionar ba"o el navegador Ieb (nternet E#plorer, pero se
recomienda utilizar el navegador Mozilla para que funcione de manera ptima, ya que
el sistema est elaborado ba"o una plataforma de softMare libre.
Re>)erimiento$ del ni#el de &ono&imiento del )$)ario
El sistema de informacin se desarroll basndose en los aspectos del sistema
operativo IindoMs, ya que es la plataforma de traba"o que utilizan normalmente los
usuario de computadoras personales en la actualidad, en tal sentido, para obtener un
mayor aprovechamiento del sistema y las aplicaciones, el usuario debe estar
familiarizado con el sistema IindoMs, y mane"ar las diferentes opciones del teclado y
uso del ratn para los elementos que componen el sistema operativo.
54
CAPTULO V
DIEAO B DEARROLLO DEL ITEMA PROPUETO
El sistema propuesto est dise)ado ba"o una plataforma multiusuario ya que de
esta manera se puede acceder a la informacin desde diferentes estaciones de traba"o.
El sistema ha sido realizado seg$n los ob"etivos planteados, para satisfacer los
ob"etivos de informacin detectados en el anlisis del sistema actual y
proporcionando elementos que controlen de manera rpida los procesos, para ello se
tomo en consideracin el softMare libre como herramienta de desarrollo. 7icho
sistema ha sido dise)ado en *K* como instrumento de programacin, y para mane"ar
las bases de datos que utilizara el sistema, se utilizo My,LL ,erver.
La programacin modular es el esquema de desarrollo por el cual se dise)aron
los diferentes submodelos del sistema, ya que de esta manera es posible realizar
modificaciones a los distintos mdulos sin alterar la estructura de programacin. Los
mdulos estn organizados ba"o un esquema Ieb con enlaces hiperrmediales para
que los usuario accedan a travs de submen$s. Los reportes sern presentados en
formato *7T para proteger el contenido del mismo. El sistema dispondr de un
mdulo de seguridad que servir como bitcora para llevar un control de las
transacciones realizada por los usuarios. El sistema est estructurado en 5 mdulos,
mdulo de inscripcin de estudiantes, mdulo de registro de usuario, mdulo de
asignacin de matrcula, mdulo de consulta y reportes y mdulo de administracin
del sistema.
55
Ob"eti#o$ del Prod)&to Te&nol*+i&o Pro%)e$to
Ob"eti#o !eneral
(mplantar un sistema de informacin computarizado para llevar el control de los
procesos acadmicos administrativos en la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos
'ornelio Mu)ozA en el municipio Mu)oz del Estado 8pure.
Ob"eti#o$ E$%e&'(i&o$
! =egistrar los e#pedientes de los estudiantes de la institucin.
! Elaborar un registro de usuario del sistema de informacin propuesto.
! Establecer niveles de seguridad en el sistema seg$n el tipo de usuario.
! Elaborar reportes de constancias de estudios de los estudiantes de la institucin.
De$&ri%&i*n !eneral del i$tema Pro%)e$to.
Los ,istemas de (nformacin -,(1 y las +ecnologas de (nformacin -+(1 han
cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. 8 travs de su uso se
logran importantes me"oras, pues automatizan los procesos operativos, suministran
una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo ms
importante, su implantacin logra venta"as competitivas. En este sentido se propone
un sistema que permita llevar a cabo la gestin acadmica en la Escuela *rimaria
Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en el Municipio Mu)oz, Estado 8pure.
El sistema estar integrado por un con"unto de mdulos, dise)ados para que los
usuarios tengan la posibilidad de llevar un control de los registros acadmicos de los
estudiantes de la institucin educativa, registro y actualizacin de datos de los
estudiantes, mdulos de consulta de estudiantes que admitirn la generacin de
constancias de estudio cuando el representante lo requiera, registro de profesores y
asignacin de matricula estudiantil para los docentes, y un modulo de seguridad para
llevar un control de las transacciones realizada por los usuarios. +odas estas funciones
integradas en un solo sistema computarizado agilizara el procesamiento de la
56
informacin y la generacin de reportes histricos de notas de los estudiantes en
tiempo inmediato cuando sea requerido.
Dia+rama de A%o/o a la De$&ri%&i*n de lo$ %ro&e$o$ del %rod)&to te&nol*+i&o
%ro%)e$to.
*ara el desarrollo de la herramienta tecnolgica propuesta se presenta el
diagrama de flu"o de datos que representa los procesos de la gestin acadmica que se
llevan a cabo en la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en
el Municipio Mu)oz, Estado 8pure.
'uadro .9& 7iagrama de Tlu"o de 7atos >ivel 'onte#to del ,istema *ropuesto.
;)ente. El 8utor -94.91
57
'uadro .<& 7T7. *roceso de (nscripcin de Estudiantes. ,istema *ropuesto.
;)ente. El 8utor -94.91
58
'uadro .H& 7T7. *roceso de ,olicitud de 'onstancia. ,istema *ropuesto.
;)ente. El 8utor -94.91
59
'uadro .5& 7T7. *roceso de Elaboracin de Boletn. ,istema *ropuesto.
;)ente. El 8utor -94.91
Al&an&e del i$tema Pro%)e$to
El sistema propuesto est dise)ado para manipular de manera apropiada y
segura la data referente a los registros acadmicos de los alumnos de la Escuela
*rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA, as como la generacin de reportes
estadsticos de la matricula de alumnos de la institucin, generacin de constancias de
estudio y notas para los solicitantes.
El sistema propuesto fue concebido para que funcione ba"o una plataforma
multiusuario, utilizando para ello softMare libre caracterizado por el lengua"e de
programacin *K* y el mane"ador de base de datos My,LL. 'on interfases de
usuario sencillas que faciliten el mane"o por cualquiera de las personas involucradas
en dicho proceso, independiente del grado de capacitacin en computacin que posea.
60
7ebido al softMare de programacin utilizado, la herramienta puede ser operada
en ambientes IindoMs y Linu# lo cual evidencia su adaptabilidad.
La seguridad del sistema est caracterizada por niveles de acceso, para ello los
usuarios debern registrarse y crear un login y contrase)a para poder ingresar al
sistema, la herramienta contiene un modulo de auditora que se encargara de registrar
las transacciones hechas por los usuarios del sistema de manera de llevar un control
de las operaciones.
La e#pectativa de vida $til del sistema se espera que supere los 5 a)os ya que
tendr la capacidad de soportar un n$mero indeterminado de registros y de ir a la par
con el crecimiento de la institucin. El sistema est siendo desarrollado en una
plataforma capaz de migrar fcilmente e ir a la par con los avances tecnolgicos, lo
que garantizar que puede ser actualizado de manera permanente alargando su vida
productiva.
Cara&ter'$ti&a$ de lo$ $)"eto$ >)e intera&t)ar6n &on el $i$tema %ro%)e$to
El personal que labora en la ,ubdireccin 8cadmica de la Escuela *rimaria
Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA sern las personas autorizadas para mane"ar la
informacin de la base de datos, mane"o del sistema propuesto y registro de alumnos
de la institucin.
De$&ri%&i*n de la$ ()n&ione$ del i$tema Pro%)e$to
4. e+)ridad. el sistema dispondr de acceso restringido a los usuarios, ya que
no todos pueden modificar los datos bsicos, tales como nombre apellido, fecha entre
otros.
2. Re+i$tro de dato$ %ermanente$. El sistema admitir el registro de datos que
no varan con el tiempo. Estos son registro de docentes y alumnos. 'abe destacar que
los estudiantes de la institucin por diversas causas pueden abandonar la institucin, y
en ese caso se mantendr un registro histrico del estudiantado como parte del control
de ingresos y egresos de estudiantes del plantel.
61
C. Re%orte$. el programa permitir que los usuarios obtengan los reportes
seg$n el tipo de transaccin solicitada, para este caso se podrn generar constancias
de estudio de los alumnos, constancia de notas, registro estadstico de estudiantes por
edad y se#o, y asignacin de matricula por docentes.
De$&ri%&i*n >)e intera&t1an &on el Prod)&to Te&nol*+i&o Pro%)e$to
Pantalla %rin&i%al
La pantalla de inicio -Tigura .1, se carga una vez que el usuario introduce
correctamente la direccin J=L en el navegador Ieb del computador, en ella se
visualizan las diferentes opciones de navegacin por el sistema y un mensa"e de
presentacin, cabe destacar que esta es la primera pantalla que se visualiza sin haber
ingresado al sistema como usuario registrado.
Tigura .. *antalla de (nicio de sesin. =ealizado por el 8utor.
Pantalla del Men1.
62
Jna vez ingresado al sistema el usuario podr acceder a las distintas opciones
presentes en el men$ de opciones que se encuentra ubicado en la zona izquierda de la
pantalla. %er figura 9.
Tigura 9. *antalla del men$ de opciones. =ealizado por el 8utor.
Pantalla Re+i$tro de U$)ario
En la pantalla de registro de usuario, permite crear la cuenta de los usuarios que
tendrn acceso al sistema, para ello el usuario deber llenar un formulario con una
serie de datos que le permitirn establecer un login y contrase)a de acceso.
%er figura H1.
63
Tigura <. *antalla de =egistro de Jsuario. =ealizado por el 8utor.
Pantalla Re+i$tro de Mae$tro.
En esta pantalla del sistema el usuario podra registrar a los maestros de la
escuela, mediante el llenado de un formulario con los datos del personal docente de la
institucion. %er Tigura 5.
Tigura H. *antalla =egistro de Maestros. =ealizado por el 8utor.
64
Formulario
para el
registro de
usuario
Formulario
para el
registro de
Maestro
Pantalla A$i+na&i*n de matri&)la a Mae$tro.
Mediante esta opcin del sistema, el usuario asignara la matricula de
estudiantes por seccin a cada uno de los maestros de la institucin educativa.
%er Tigura 5.
Tigura 5. *antalla de 8signacin de seccin a Maestros. =ealizado por el 8utor.
-abilidade$ / &ono&imiento$ de lo$ $)"eto$ >)e intera&t)ar6n &on el $i$tema
%ro%)e$to.
El usuario debe poseer conocimientos en el mane"o de un computador,
especialmente sobre el encendido y apagado de una *' para hacer uso del sistema,
adems de ello conocer el entorno de un sistema operativo, moverse por la barra de
opciones o herramientas y navegadores como (nternet E#plorer, ya que la interfaz
grfica del sistema contiene elementos de navegacin similares al de una pgina Ieb.
65
Formulario
para
asignacin
de seccin.
Modelo Entidad Rela&i*n
Tigura :. Modelo Entidad =elacin
66
CAPTULO VI
IMPLEMENTACIN B EVALUACIN DEL ITEMA DE IN;ORMACION
i$temati,a&i*n / E#al)a&i*n de la Im%lementa&i*n.
Pr)eba$ A%li&ada$ al Prod)&to Te&nol*+i&o
7e acuerdo con lo planteado por ,enn -.//91 durante la fase de prueba del
sistema, este se emplea de manera e#perimental para asegurarse de que el softMare no
tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo a las especificaciones y en la forma en
que los usuarios esperan que lo haga. *ara esto se alimenta con un con"unto de datos
de entrada -de prueba1 para analizar su procesamiento con el fin de realizar las
modificaciones pertinentes. En ocasiones se permite que varios usuarios utilicen el
sistema para que los analistas observen si tratan de emplearlo en formas no previstas.
Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que se ponga en produccin
el sistema y se dependa de l.
7urante el desarrollo de la aplicacin se realizaron m$ltiples pruebas de las
funciones de consulta, insercin, modificacin y eliminacin de registros de los
diferentes archivos que forman la base de datos. Estas pruebas se realizaron hasta
conseguir la estabilidad del sistema antes de ponerlo en produccin. *ara ello se
procedi inicialmente a la verificacin de la estructura lgica por parte del autor del
sistema, caracterizado por la depuracin del cdigo fuente, con la finalidad de evitar
posibles errores en la e"ecucin de los eventos asociados a los botones y enlaces de
los submen$s.
Entre las pruebas realizadas se hizo necesario someter el sistema a una revisin
y crtica por un grupo de usuarios compuesto de cinco personas no involucradas en el
dise)o y elaboracin del proyecto, con la finalidad de buscar la mayor ob"etividad en
los resultados para garantizar la calidad del producto final. *ara ello el sistema se
instalo en varias computadoras con diferentes caractersticas de hardMare para
67
verificar el correcto cumplimiento de las caractersticas mnimas establecidas en el
dise)o.
8ntes de proceder a la distribucin del producto final es conveniente que el
material sea utilizado y evaluado por un grupo de potenciales usuarios. 7ependiendo
del resultado obtenido de las pruebas, se hacen los a"ustes y correcciones necesarios
para lograr la aprobacin de la versin final del sistema propuesto y asegurar la
efectiva operacin de la herramienta tecnolgica.
8 partir del anlisis de los resultados de la evaluacin e#terna de la herramienta
y en funcin de la disponibilidad de tiempo y de recursos en general, el autor del
proyecto, asesorado por un e#perto, puede considerar conveniente introducir nuevos
cambios al sistema.
'uadro .:. Tormulario de la prueba operacional del ,istema propuesto
>ombre del Evaluador&
Techa de la evaluacin&
*=E;J>+8, ,i >o
.. FLos te#tos se leen fcilmente y estn bien distribuidos en las
pantallasG
9. FLa letra fuente utilizada es legibleG
<. FLos campos del formulario estn limpios y desactivados al
momento de iniciarseG
H. FLos mdulos del sistema son sencillos de mane"arG
5. FEl aspecto de las pantallas es agradableG
:. FLos reportes generados por el sistema presentan la informacin
que se requiereG
0. Luego de ingresar informacin en los campos, al hacer clic sobre el
botn grabar Fse e"ecuta dicha accin y se inhabilita la escritura sobre
los camposG
N. FEl botn imprimir realiza la impresin del respectivo reporteG
/. FLa ayuda de la herramienta es fcil de utilizarG
Rbservacin&
;)ente. El 8utor -94.91
La tabla siguiente se)ala los resultados obtenidos luego de aplicar la prueba
operacional.
68
'uadro .0 .=esultado de la prueba operacional
>$mero de pregunta ,i >o
. 5 4
9 5 4
< 5 4
H 5 4
5 5 4
: H .
0 5 4
N 5 4
/ H .
;)ente. El 8utor -94.91
Pr)eba de %ortabilidad
La prueba de portabilidad se utiliza para comprobar si el sistema puede ser
utilizado en cualquier equipo de computacin que cumpla con los requerimientos
mnimos de hardMare y softMare para su instalacin, se)alados en el dise)o.
Mediante la instalacin del sistema en equipos con especificaciones tcnicas
diferentes, se constato el funcionamiento del sistema propuesto y se logr verificar
los requerimientos mnimas necesarios que requiere el sistema para su
funcionamiento.
'uadro .N. *onderacin cualitativa del resultado de las pruebas
E$&ala Pondera&i*n
N4!.44V E#celente
:4!N4V Bueno
H4!:4V =egular
94!H4V 7eficiente
X 94V Malo
;)ente. El 8utor -94.91
69
8 continuacin se presenta la descripcin y resultado de cada una de las
pruebas aplicadas a la herramienta&
'uadro ./. =esultados de las pruebas aplicadas
Pr)eba De$&ri%&i*n Re$)ltado A&&ione$ tomada$
*arcial
,e e#aminaron y probaron
cada uno de los mdulos
mediante la depuracin del
cdigo fuente, para detectar
posibles errores en su
e"ecucin.
Bueno
,e a"ustaron las
instrucciones y rutina
que presentaban errores
en el cdigo fuente.
Rperacional
,e probaron los distintos
mdulos de la herramienta
con la colaboracin de un
grupo de personas quienes
se les permiti interactuar
con la gua, de manera de
detectar posibles fallas en la
comunicacin te#tual,
grafica o sonora, as como
en la presentacin del
sistema.
Buena
Los usuarios de manera
satisfactoria
presentaron resultados
positivos en el mane"o
de la herramienta.
*ortabilidad
,e confirmo que el sistema
una vez instalado pueda ser
utilizado en diferentes
computadoras que cumplan
con las caractersticas
mnimas de instalacin.
E#celente
El sistema funciono
positivamente en los
equipos seleccionados
para la prueba.
;)ente& El 8utor -94.91
Adie$tramiento
*or ser el sistema una herramienta de fcil mane"o las personas que participaron
en la realizacin de las pruebas, no recibieron ning$n tipo de adiestramiento previo
ms que el manual del sistema, en el que podan consultar sobre el mane"o y
operacin de la herramienta.
An6li$i$ &o$to bene(i&io
70
Mediante el anlisis costo beneficio, es posible determinar en trminos
cuantitativos el costo del desarrollo e implantacin de la propuesta, en comparacin
con los beneficios que se esperan con respecto a su utilizacin. ,e entiende por costo
aquellos egresos o prdidas econmicas producto del desarrollo, implantacin y
operacin de la propuesta, no obstante los beneficios vienen a ser las ganancias o
utilidades resultantes del uso del sistema de informacin propuesto.
Los costos tangibles son aquellos imputables al proyecto que pueden ser
e#presados en trminos monetarios.
Co$to$ de de$arrollo
,e refieren a aquellos gastos provenientes de la utilizacin de hardMare,
softMare, materiales e insumos y personal, en los que se incurrieron durante el dise)o
y elaboracin del sistema propuesto. Estos costos se describen a continuacin&
'uadro 94. 7escripcin de costos de desarrollo
Co$to$ De$&ri%&i*n
,oftMare
,on los costos necesarios para desarrollar el nuevo sistema.
Estn representado por el lengua"e de programacin
utilizado as como los softMare au#iliares para
complementar el dise)o de la herramienta.
=ecurso Kumano
=epresentan los gastos generados por el pago al personal
que participa en la elaboracin y desarrollo del sistema.
,uministros y materiales
,on todos aquellos materiales que se desgastan durante el
desarrollo de la herramienta, vienen representados por la
compra de material de oficina como papel, cartuchos de
impresin, disquetes, lpices, etc.
Rtros
=epresentan aquellos costos que se produ"eron durante el
desarrollo del sistema.
;)ente. El 8utor -94.91
El costo de desarrollo de la herramienta fue de Bs. <444,44 que corresponde a
los gastos que incurri el autor del sistema descrito en el cuadro anterior y que no
representan ning$n gasto para la institucin educativa.
71
An6li$i$ de bene(i&io$
Los beneficios son todas aquellas venta"as o ganancias -tangibles e intangibles1
que se obtienen de la utilizacin de la herramienta, tanto para el autor como para el
usuario final.
Bene(i&io$ tan+ible$. =epresentan aquellos beneficios que se pueden
cuantificar, en este grupo se encuentran&
P (ncremento en la velocidad de acceso y b$squeda de la informacin.
P Mayor seguridad para los usuarios ya que el sistema posee restricciones de
acceso.
P *osibilidad de realizar consultas tanto de los registro de los estudiantes como
de los maestros de la institucin en menor tiempo.
P 7isponibilidad de los reportes en menor tiempo y de forma inmediata.
P 7isminucin de prdida de material de papelera, ya que la informacin
suministrada concuerda con los datos ingresados en el sistema.
Bene(i&io$ intan+ible$. Los beneficios intangibles son aquellos que no pueden
ser medidos o cuantificables, pero representan un elemento importante a la hora de
"ustificar el proyecto, ya que proporcionan una serie de venta"as en cuanto a su
utilizacin por parte de los usuarios potenciales. *or ello se mencionan los siguientes&
P 7isminucin de errores humanos.
P =apidez en el proceso de toma de decisiones.
P =espuestas inmediatas y confiables.
P Mayor satisfaccin por parte del personal directivo.
P ,atisfaccin y motivacin por parte de los usuarios del sistema.
P Me"orar la imagen para la institucin.
72
CAPITULO VII
CONCLUIONE B RECOMENDACIONE
CONCLUIONE
Jna vez culminado el proceso de investigacin se obtuvo un sistema para la
gestin acadmica de la Escuela *rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA de
Educacin bsica, el cual surgi como respuesta a la necesidad de agilizar a travs de
la automatizacin el proceso de gestin acadmica de los alumnos pertenecientes a
esta institucin, as como la de generar los diferentes informes, reportes y formatos
que son requeridos por el personal acadmico, alumnos, representantes y por el
Ministerio para el popular de la Educacin. ,e evidenci que ha cumplido los
ob"etivos planteados y las perspectivas de los autores.
Las caractersticas del sistema actual demuestran lo comple"o del proceso
tradicional, trayendo como consecuencia errores en la informacin, prdida de tiempo
para el personal docente y administrativo, y retraso en la toma de decisiones por falta
de informacin oportuna.
'on el sistema de gestin acadmica se logr que la escuela est a la par de las
nuevas tecnologas, logrando de esta forma adaptarse a los cambios tan acelerados
que se viven en la actualidad y de esta manera cumplir con las nuevas disposiciones
del Ministerio de Educacin de automatizar todos los procesos acadmicoD
administrativos, as como tener la responsabilidad del mane"o de los datos dentro de
la institucin y no depender de empresas e#ternas.
El sistema fue desarrollado ba"o una plataforma de ME7,(, lo cual resulta
beneficioso para la institucin, ya que no genera costos por la utilizacin de licencias
de softMare, y me"ora el desempe)o de las actividades de gestin acadmica de la
Escuela
73
*rimaria Bolivariana ?Cos 'ornelio Mu)ozA ubicada en Bruzual, municipio Mu)oz,
Estado 8pure.
Los resultados obtenidos de las pruebas aplicadas a la herramienta, revelaron el
buen funcionamiento del sistema, as como la aceptacin por parte de usuarios
potenciales.
RECOMENDACIONE
7e acuerdo a las conclusiones obtenidas, se recomienda que&
La informacin, la orientacin tecnolgica debe ser guiada con un alto grado de
fle#ibilidad al cambio, con la finalidad de que gradualmente se le a"usten las
modificaciones pertinentes al sistema para incrementar el ciclo de vida del mismo.
*or otro lado, se recomienda la incorporacin de un nuevo mdulo de
estadstica, que permita suministrar informacin para la toma de decisiones, tanto al
personal acadmico y administrativo, como al Ministerio para el poder popular de la
Educacin.
8s mismo se recomienda a la institucin organizar polticas de respaldos y
actualizacin de los archivos de la base de datos en periodos establecidos, y mantener
una copia de los datos fuera de la institucin como medida de precaucin ante
posibles amenazas.
Mantener instalados en los equipos donde funcione el sistema, programas
antivirus actualizados, para prevenir posibles ataques al sistema por virus o softMare
sospechosos.
=ealizar cambios peridicos de las claves de acceso de los usuarios del sistema
para mantener la seguridad.
*or $ltimo se recomienda mantener comunicacin con el desarrollador del
softMare, ante posibles modificaciones en las operaciones y nuevas actualizaciones
del sistema.
RE;ERENCIA BIBLIO!RA;ICA
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a&ad<mi&a$ / admini$trati#a$ en el In$tit)to de Ed)&a&i*n E$%e&ial EDo:a
Men&a de LeoniG )bi&ada en an J)an de lo$ Morro$ E$tado !)6ri&o.
Jniversidad >acional E#perimental =mulo ;allegos. +raba"o de ;rado para
optar al ttulo de (ngeniero en (nformtica.
76
ANEHO
77
8ne#o .
'uadro 9N. ]tems .. F*roceso manual retarda la toma de decisionesG
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i < 05
>o . 95
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro 9/. ]tem 9. F'onsidera eficiente la forma en que mane"an la informacinG
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i 9 54
>o 9 54
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro <4. ]tem <. E#travo de informacin
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i < 05
>o . 95
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
78
8ne#o 9
'uadro <.. ]tem H. Errores en la trascripcin de los boletines.
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i H .44
>o 4 4
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro <9. ]tem 5. ;eneracin de reportes acadmicos de los estudiantes.
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i H .44
>o 4 4
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro <<. ]tem :. FEl sistema de informacin llevado actualmente para la gestin
administrativa y acadmica es el ms apropiadoG
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i 4 4
>o H .44
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
79
8ne#o <
'uadro <H. ]tem 0.Es necesario (mplantar un sistema de informacin automatizado
para llevar el control de los procesos administrativos y acadmicos de la institucin
educativa.
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i H .44
>o 4 4
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro <5. ]tem N. F'onsidera que el sistema de informacin debe ser mane"ado por
el personal administrativo de la institucinG
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i H .44
>o 4 4
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
'uadro <:. ]tem /.8ctualizacin de los registros acadmicos de los estudiantes.
8lternativa de =espuesta Trecuencias *orcenta"es V
,i H .44
>o 4 4
+otal H .44
;)ente. El 8utor -94.91
80

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