SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTIN INTEGRAL

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MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTIN INTEGRAL

NORMA NTC ISO 9001

NORMA NTC ISO 14001
NORMA NTC OHSAS 18001

Este manual no ser reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en parte sin la previa autorizacin escrita del Gerente
General de BIOCOMBUSTIBLES S.A.

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TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIN
2 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN BIOCOMBUSTIBLES S.A.
2.1.1 Resea histrica
2.1.2 Estructura organizacional de Biocombustibles S.A.
2.1.3 Ubicacin
2.1.4 Nuestros Productos
2.1.5 Nuestros Clientes
2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial
2.1.7 Produccin y refinamiento de combustibles.
2.1.8 Estructura del negocio
2.1.9 Estructura institucional
2.1.10 Requisitos legales y reglamentarios.
3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
3.1.1. Alcance del Sistema de Gestin de Calidad
3.1.2. Alcance del Sistema de Gestin HSE
3.1.3. Responsabilidades frente al Sistema de Gestin de Integral
3.1.4. Exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad
3.1.5. Plataforma Estratgica Misin
3.1.6. Visin
3.1.7. Valores corporativos
3.1.8. Poltica Integral
3.1.9. Objetivos de Calidad
3.1.10.
Objetivos y Metas HSE
3.1.11. Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos de Calidad, Ambientales y S&SO.
3.1.12. Estructura de la documentacin del Sistema de Gestin de Integral
4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL
4.1.1. Mapa de procesos de Biocombustibles S.A.
4.1.2. Procesos Estratgicos
4.1.2.1 Gestin Gerencial
4.1.2.2 Gestin de Seguimiento y Evaluacin
4.1.3. Procesos Operativos
4.1.3.1 Gestin Comercial
4.1.3.2 Gestin Operativa
4.1.4 Procesos de Apoyo
4.1.4.1 Gestin Humana
4.1.4.2 Gestin Administrativa y Financiera
4.1.4.3 Gestin Jurdica
4.1.4.4 Gestin de Ingeniera

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5. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL

6. DEFINICIN DE TRMINOS
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. ANEXOS

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1. INTRODUCCIN
El mundo actual se encuentra inmerso en cambios constantes, donde todos y cada uno de
los miembros que lo conforman se encuentran interrelacionados y a su vez, se encuentran en
una constante competencia para ser mejores. El cual los orilla a que busquen el desarrollo
integral de todos sus elementos. Este efecto, denominado globalizacin conlleva a que este
proceso de cambios y mejoras tenga nuevas exigencias, donde las organizaciones tendrn
que cumplir con nuevos requisitos para satisfacer necesidades ms exigentes, teniendo que
demostrar la calidad y la responsabilidad que tiene.
Durante las ltimas dcadas, la calidad, el compromiso de la prevencin de la contaminacin
y el control de los riesgos asociados a nuestros trabajadores en sus actividades y su
adecuada gestin se han convertido en el factor competitivo nmero uno de las
organizaciones; por ese motivo y como respuesta a la necesidad del fortalecimiento de la
empresa como organizacin moderna, BIOCOMBUSTIBLES S.A, ha sentido el compromiso
de proveer productos y servicios conformes a los requerimientos de sus clientes, el
compromiso por la preservacin del medio ambiente y el seguimiento, control y mitigacin de
los impactos y peligros en nuestras operaciones; es por ello que se han realizado
modificaciones sustanciales en su estructura orgnica y funcional, y as como concepcin de
un nuevo modelo de organizacin como elemento generador de compromiso de los
funcionarios, gracias a lo cual es posible lograr la satisfaccin y superacin de las
expectativas de nuestros Clientes, a nuestros trabajadores, comunidad y la Mejora Continua.
El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestin Integral
implementado por BIOCOMBUSTIBLES S.A, para el aseguramiento de la calidad en sus
productos y servicios, el compromiso con el Medio Ambiente y la Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional, cumpliendo con los estndares de calidad bajo la Norma ISO 9001:2008 y los
requerimiento contemplados en la Norma ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Este
Manual de Gestin Integral muestra los alcances y procesos involucrados, las funciones,
actividades y responsabilidades del personal, adems, hace referencia a los Procedimientos
del Sistema de Gestin Integral y presenta las directrices como la Poltica Integral y los
Objetivos que se tienen en el Sistema de Gestin de Integral, las actividades y
procedimientos que se realizan en todas las partes del proceso, para asegurar la calidad del
producto y del servicio al cliente interno y externo, el cumplimiento de los requerimientos
legales en el tema del Medio Ambiente y S&SO, siendo este nuestro principal fin.
El Manual del Sistema de Gestin Integral de BIOCOMBUSTIBLES S.A se encuentra a
disposicin de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestin como gua
fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composicin y compromiso de la
organizacin.
RAMIRO HERNANDO SANCHEZ BENITEZ
GERENTE GENERAL

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2. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN BIOCOMBUSTIBLES S.A

2.1.1 Resea histrica
La empresa naci bajo el nombre de FERREPEL S.A. el 28 de febrero de 2004, con el
propsito de comercializar especialmente la lnea de ferretera petrolera (vlvulas y tubera),
rea en la que se ha desempeado desde entonces.
En el mes de mayo de 2005 se inicio la comercializacin de combustibles, bajo la figura de
sub-distribuidores con el fin de complementar la oferta de combustibles a la industria,
proceso que comenz a tomar relevancia hacia agosto del mismo ao, en el que se inicio el
proceso de estudio de factibilidad para la creacin de una compaa mayorista de
combustibles.
Luego de la aprobacin de los estudios respectivos se tomo la decisin de iniciar el proceso
de legalizacin, permisos y licencias de todos los aspectos referentes a este proyecto (junio
2005) dndonos como resultado que a la fecha nuestra compaa amplio el objeto social y
genero el cambio de razn social a BIOCOMBUSTIBLES S.A. con el ingreso de dos nuevos
accionistas.
2.1.2 Estructura organizacional de Biocombustibles S.A
Biocombustibles S.A presenta a continuacin su actual estructura organizacional (Ver
GHOT02) as:

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2.1.3 Ubicacin
La empresa cuenta con una sede administrativa en Bogot D.C y una planta de
almacenamiento y despacho de combustibles en la ciudad de Facatativa- Cundinamarca y
que se relacionan a continuacin:

OFICINAS SALITRE Y MONTEVIDEO

Carrera 68 D No. 25 B - 86
Bogot DC. Colombia
Telfono: 4275093
Calle 18 a 68 d 80 piso 3
Bogot D.C. Colombia
Telfono:4275093
2.1.4 Nuestros Productos

PLANTA MANSILLA
Complejo Industrial Mansilla
Facatativa-Cundinamarca
Telfono: 4275093

Los productos que comercializa Biocombustibles como distribuidor mayorista y minorista de

combustibles son:

ACPM
ACEM
GASOLINA PARA MOTOR
TURBO COMBUSTIBLE JET A-1
NAFTA

2.1.5 Nuestros Clientes

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La empresa cuenta con diferentes tipos de clientes, divididos as:

TIPO DE CLIENTE

Distribuidor Mayorista

DESCRIPCIN DEL CLIENTE

Entidad que cuenta con una planta
de abastecimiento, con una
capacidad
mnima
de
almacenamiento
de
780.000
galones
(30%
de
2.600.00
galones).

EJEMPLO:

Bro

Son aquellos que estn

clasificados en:
Estaciones
de
Servicio
(Automotriz, Fluvial, Martima,
Aviacin):
Estas estaciones pueden ser de
servicio
pblico
o
privado,
dependiendo de su actividad
comercial pueden denominarse de
Gas
natural
vehicular,
combustibles lquidos o mixtas.

Distribuidor Minorista

Comercializador Industrial: Es el
distribuidor minorista que utilizando
vehculos tipo carrocera tanque o
barcazas
habilitadas
para
almacenar y distribuir combustibles
lquidos derivados del petrleo,
distribuye
nicamente
dichos
combustibles al consumidor final
que consuma un volumen igual o
menor a veinte mil (20.000)
galones
al
mes,
al
gran
consumidor sin instalacin y a la
estacin de servicio de aviacin de
propiedad de las Fuerzas Militares.

2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial

Estaciones de Servicio con la

Marca Biomax.

PROCOMBUSTIBLES

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Dentro del posicionamiento de la organizacin se genera la marca

comercial de nuestros productos llamada BIOMAX, al igual que el
logotipo institucional.
MARCA
LOGO
2.1.7 Produccin y refinamiento de combustibles.
A continuacin se presenta el diagrama de produccin y refinacin del sector as:

2.1.8 Estructura del negocio

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REFINADOR
REFINADOR E
E
IMPORTADOR
IMPORTADOR

TRANSPORTADOR
TRANSPORTADOR
(Por
(Por tubera
tubera bajo
bajo el
el
sistema
sistema de
de Trasiego)
Trasiego)

ALMACENADOR
ALMACENADOR

DISTRIBUIDOR
DISTRIBUIDOR
MAYORISTA
MAYORISTA
(Almacena,
(Almacena, maneja
maneja yy
comercializa
comercializa al
al sector
sector
industrial
y
minorista
industrial y minorista

COMERCIALIZADOR
COMERCIALIZADOR
INDUSTRIAL
INDUSTRIAL
(Carro
tanques,
(Carro tanques, Cisternas)
Cisternas)

DISTRIBUIDOR
DISTRIBUIDOR MINORISTA
MINORISTA
(Estaciones
(Estaciones de
de Servicio
Servicio

2.1.9

GRAN
GRAN
CONSUMIDOR
CONSUMIDOR

CONSUMIDOR
CONSUMIDOR
FINAL
FINAL

Estructura
PRESIDENCIA DE LA
REPBLICA

institucional

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MINISTERIO DE
MINAS Y ENERGIA

Empresa
Colombiana
de
Petrleos
Exploraci
n y
explotaci
n de
petrleos
y gas

Unidad de
planeacin
minero
energtico
Estudios
del sector
Procesamie
nto de la
informacin
(UIME)

Comisin de
regulacin de
energa y gas
Regulacin
de
monopolios
Regulacin
del mercado
mayorista y
minorista

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MINISTERIO DE
MEDIO , VIVIENDA
Y DESARROLLO TERRITORIAL

Superintendencia de
servicios pblicos

Superintendencia de
industria y comercio

Vigilancia y
control en el
cumplimiento de
normas
Aplicacin de
sanciones
Intervencin de
empresas

Vigila y controla el
cumplimiento de
norma de
productos
Aplicacin de
sanciones
Intervencin de
empresas

Otorgamiento de
licencias
Plan de manejo
ambiental

MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL

Despacho del Ministro
Despacho del Viceministro Tcnico
Despacho del Viceministro de Salud y Bienestar
Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales
Despacho de la Secretara General
2.1.10 Requisitos legales y reglamentarios.

Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al negocio se contemplan en el FOGJ004Matriz Requisitos Legales. el cual describe el tipo de documentos jurdicos que aplica a la
organizacin y su cumplimiento por parte de Biocombustibles S.A.
3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL
BIOCOMBUSTIBLES S.A. posee un Sistema de Gestin Integral basado en la normas ISO
9001, ISO 14001 y OHSAS 18001:2007 que contiene los documentos necesarios para
asegurar la calidad del cliente, la implementacin de los requerimientos legales
medioambientales y de seguridad industrial y salud ocupacional debidamente implementado,
mantenido y mejorado, mediante la identificacin de su diagrama de los procesos de la
empresa y su aplicacin a travs de esta, mediante criterios, mtodos de trabajo y/o
procedimientos, descritos y documentados para los diferentes procesos de la empresa,
debidamente descritos y referenciados en el presente Manual de Sistema de Gestin
Integral.
Se poseen los recursos necesarios y de informacin para apoyar la operacin y seguimiento
de los procesos llevando a cabo el seguimiento, medicin y anlisis de los procesos crticos

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de la empresa en la implementacin de acciones correctivas y preventivas, para alcanzar

los resultados planificados y de mejora continua de los procesos a travs de la Revisin
Gerencial.
3.1.1 Alcance del Sistema de Gestin de Calidad
Cubre todos los procesos Gerenciales, Operativos y de Apoyo relacionados con la
comercializacin, recepcin, almacenamiento, distribucin mayorista y minorista de
combustibles terrestres y de aviacin derivados del petrleo y biocombustibles a travs de la
operacin de la planta de abastos BIOMAX ubicada en el terminal Mancilla Facatativa.
3.1.2 Alcance del Sistema de Gestin HSE
Cubre todos los procesos Gerenciales, Operativos y de Apoyo relacionados con la
comercializacin, recepcin, almacenamiento, distribucin mayorista de combustibles
terrestres y de aviacin derivados del petrleo y biocombustibles a travs de la operacin de
la planta de abastos BIOMAX ubicada en el terminal Mancilla Facatativa y las oficinas en
Bogot en la sede de Torre Central y Montevideo.
3.1.3 Responsabilidades frente al Sistema de Gestin Integral
Gerente General:

Verificar que el Programa de Seguridad y Salud Ocupacional este implementado y que

cumpla con los requisitos en todos los campos de la operacin.
Dar cumplimiento a los requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional aplicables a
la empresa.
Revisar y evaluar peridicamente el Programa de Seguridad y Salud Ocupacional con el
fin de ajustar e involucrar cambios en las actividades, servicios o condiciones de la
operacin.
Realizar seguimiento a la gestin de Comit Paritario de Salud Ocupacional que
garantice su buen funcionamiento.
Motivar al personal a participar activamente en la prevencin de los riesgos profesionales
Direccionar oportunamente acciones preventivas o correctivas cuando se presenten
situaciones o condiciones que pongan en riesgo la integridad de las personas, generen
dao a la propiedad, a los bienes o alteren la prestacin del servicio.

Representante de la Direccin de SGA y S&SO

Coordinar la implementacin del sistema de gestin integral
Recopilar la informacin relacionada con el desempeo del sistema de gestin integral
para presentarla a la alta Gerencia.

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Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades

profesionales.
Representante de la Direccin de SGC
Asegurar que se establezcan, realicen y mantengan los procesos y actividades
necesarias para la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad de
Biocombustibles S.A.
Informar al Gerente General de Biocombustibles S.A. sobre el desempeo y necesidades
de mejora del Sistema de Gestin de Calidad.
Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en los procesos de
Biocombustibles S.A. y la importancia de cumplirlos mediante la bsqueda de una
excelencia en el servicio y calidad de productos.
Verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestin de Calidad.
Coordinador de HSEQ:
Conocer e implementar en la realizacin de sus actividades enfocadas al cumplimiento de
la Poltica Integral establecida por la organizacin.
Cumplir las normas y procedimientos de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud
Ocupacional establecidas por la empresa.
Identificar e informar oportunamente al Director de HSE sobre condiciones presentes en
los lugares de trabajo que puedan ocasionar incidentes.
Participar activamente en las charlas y cursos de capacitacin de Medio Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional a que haya sido invitado.
Vigilar el cumplimiento en la implementacin de las acciones correctivas y preventivas
provenientes de la investigacin de incidentes de trabajo.
Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades
profesionales.
Director HSE:
Administrar el Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
Orientar a la Gerencia en el cumplimiento de los requerimientos establecidos por las
normas ISO 14001 y OHSAS 18001.
Programar y coordinar con la Gerencia la asignacin de recursos para el desarrollo y
mantenimiento del Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional.
Liderar la divulgacin de la Poltica Integrada entre el personal vinculado a la
Organizacin.
Consolidar los Programas de Medio Ambiente, Salud Ocupacional y seguridad industrial y
hacer seguimiento a su cumplimiento.

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Asegurar el desarrollo del proceso de identificacin y actualizacin de aspectos e

impactos ambientales, peligros y evaluacin de riesgos de seguridad y salud ocupacional.
Asegurar la identificacin de los requisitos legales y normatividad en HSE aplicable a la
Gerencia y hacer seguimiento a su cumplimiento.
Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin en HSE del personal
Mantener y asegurar la aplicacin de los documentos del SGI en la Organizacin
Consolidar el avance de los Objetivos, Metas y Programas del SGA Y S&SO.
Programar y documentar las auditoras del sistema de gestin integral
Participar en las revisiones gerenciales del sistema y documentarlas.
Fomentar la capacitacin al personal vinculado en el uso de los Manuales y
procedimientos del Sistema de Gestin Integral.
Revisar resultados de auditoras a las reas operativas y hacer seguimiento al cierre de
no conformidades establecidas.
Garantizar el conocimiento y actualizacin de los planes de contingencia y el desarrollo
de simulacros de acuerdo a la programacin y garantizar el entrenamiento de brigadas.
Formar parte del equipo investigador, cuando lo amerite, de accidentes e incidentes
operativos, ambientales, ocupacionales y/o de trnsito y liderar la difusin de las
lecciones aprendidas en su rea.
Garantizar el Seguimiento y Monitoreo del SGA y S&SO, para detectar las deficiencias e
implantacin de las acciones correctivas y preventivas necesarias
Facilitar las herramientas necesarias para la puesta en marcha, mantenimiento y mejora
del SGA y S&SO.
Personal de Biocombustibles S.A.:
Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin junto con
su Jefe Directo para el mejoramiento del Sistema de Gestin Integral en el
Sistema de Gestin Integral.
Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y
enfermedades profesionales.
Participar en la Ejecucin del Sistema de Gestin Integral.
Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la
norma ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestin Integral,
para detectar las deficiencias e implantacin de las acciones correctivas y
preventivas necesarias

3.1.4 Exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad

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No son aplicables a BIOCOMBUSTIBLES S.A. los siguientes requisitos de la norma ISO

9001:2008:

Numeral 7.3. Diseo y Desarrollo: Puesto que la organizacin no disea ni

desarrolla productos, debido a que ejerce la compra y venta, comercializacin y distribucin
de los productos derivados del petrleo.

Numeral 7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin

del servicio: Puesto que la organizacin puede verificar mediante actividades de
seguimiento o medicin posteriores sus procesos.
3.1.5 Plataforma Estratgica
Misin: Biocombustibles S.A define su misin en trminos del valor agregado que genera
para cada uno de sus grupos de inters (stakeholders).

A QUIEN SERVIMOS?

QUE VALOR AGREGAMOS?

MINORISTAS

Menores costos, mayor eficiencia,

mayor disponibilidad de productos,
mayor satisfaccin, mayores
ventas, soporte (tcnico,
administrativo, comercial.

CONSUMIDORES FINALES

Seguridad, confianza, calidad,

satisfaccin, producto
diferenciado.

INDUSTRIA

Oportunidad en la entrega,
conocimiento.

EMPLEADOS

Bienestar, estabilidad, desarrollo.

Desarrollo, infraestructura, servicio
pblico

PAS Y COMUNIDAD

Transmisin de valores, empleo

Conservacin del Medio .

ACCIONISTAS

Rentabilidad, estabilidad,
crecimiento, valorizacin.

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SECTOR

Mayores estndares, mejoramiento

de la imagen.

CADENA LOGSTICA

Rapidez, eficiencia, calidad, bajos

costos de operacin.

3.1.6 Visin
En el 2011 seremos reconocidos como empresa lder en la comercializacin de combustibles
de bajo impacto ambiental.
Tendremos una venta de once millones de galones mensuales apoyados en una red de 240
estaciones de servicio afiliadas.
Nuestro talento humano se diferenciar por su competencia para brindar un excelente
servicio al cliente y por considerar a su Empresa Biocombustibles S.A. como la mejor opcin
para trabajar.
3.1.7 Valores Corporativos
Lealtad: Estamos comprometidos con la Empresa en todo momento, con sus objetivos y
metas en forma decidida y constante, obrando siempre con honestidad y justicia.

Compromiso Institucional: Es obligacin contrada, palabra dada, fe empeada y con

la responsabilidad personal de cumplir cabalmente con lo ofrecido, no se relaciona
nicamente con la responsabilidad que impone el deber, se relaciona ms bien con la
obligacin moral que nos impone el honor.
Orientacin al cliente: Es la entrega diligente, el empeo individual y el esfuerzo
continuo del empleado de ser protagonista activo, de ser til siempre a los dems en lo que
sea necesario; de dar oportuna y esmerada atencin a los requerimientos, apertura y
receptividad para atenderlos cortsmente y de satisfacer la necesidades a lo interno de la
institucin, cliente externo y del pblico en general.

Confidencialidad: Comportamiento asociado al mantenimiento y proteccin de la

compaa interna y externamente manejando con prudencia y criterio toda la informacin
para salvaguardar los intereses de la compaa sus empleados, directivos y accionistas.
Compromiso con la confidencialidad sobre las estrategias y planes de la organizacin y de su
base actual y potencial de clientes.
Trabajo en Equipo: Implica unir talentos y esfuerzos para el logro de objetivos comunes
como factor clave que permite sumar experiencia, conocimientos y habilidades para lograr
resultados. Requiere de cultura y ambiente de DIALOGO y RESPETO donde la crtica y la

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autocrtica sean un proceso permanente que facilite el crecimiento personal y de la

institucin. Como valor organizacional est orientado a la priorizacin de los objetivos
grupales por sobre los personales, en lo referido a las tareas y ambiente laboral.
3.1.8 Poltica Integral

3.1.9 Objetivos de Calidad

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3.1.10 Objetivos y Metas de S&SO

3.1.3

Objetivos y Metas de SGA

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Los Objetivos de Calidad de Biocombustibles S.A materializar los propsitos fijados en los
lineamientos de la Poltica Integral y en las directrices estratgicas de Biocombustibles S.A.
Los objetivos de calidad se miden a travs de indicadores que permiten evidenciar la gestin
y mejoramiento de los procesos.(Ver anexo 1).
Los objetivos integrales se miden a travs de indicadores que permiten evidenciar la gestin
y mejoramiento de los programas establecidos en las diferentes reas o departamentos
definidos en la organizacin (Ver anexo 1).
3.1.4 Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos de Calidad, Ambientales y S&SO.

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Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos S&SO.

Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos Ambientales

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3.1.5

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Estructura de la documentacin del Sistema de Gestin de Integral

La documentacin del Sistema de Gestin de la Integral describe como funciona la empresa,

de forma estandarizada, coherente, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional.
Biocombustibles S.A decidido clasificar su documentacin en 5 niveles que se describen a
continuacin:

Nivel

Tipo de Documento

Manuales

Procedimientos

Instructivos y otros

Registros

Documentos externos

Para el adecuado desarrollo de estos documentos se describe la definicin de cada uno de

estos documentos as:
NIVEL 1. Manuales
Los manuales son documentos que contiene la informacin general sobre un tema
determinado de la empresa.
NIVEL 2. Procedimientos
Los procedimientos son documentos que describen la forma especfica para llevar a cabo
una actividad Biocombustibles S.A. ha desarrollado los procedimientos necesarios para
asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de cada uno de los procesos que
conforman su Sistema de Gestin de Integral.

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NIVEL 3. Instructivos y otros

Los instructivos son documentos que describen de manera detallada como realizar una
actividad.
Otros documentos catalogados en este nivel, se denominan como aquellos que muestran
informacin importante, que pueden servir como complemento a la documentacin de los
niveles 1,2 y 3 como: Manuales, procedimientos e instructivos, o que por su naturaleza
propia, de acuerdo a la informacin contenida no pueden ser incluidos en ninguna de los
niveles de clasificacin documental de Biocombustibles S.A.
NIVEL 4. Registros
Proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz
del Sistema de Gestin de la Integral.
NIVEL 5. Documentos externos
Apoyan y brindan informacin para el desarrollo de actividades y tareas en la organizacin.
Los documentos externos se encuentran controlados mediante el procedimiento GSPR01Elaboracin y Control de Documentos.
4.ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL
Biocombustibles S.A a finales del ao 2006 transforma el esquema de organizacin por reas
a una gestin por procesos, y con esto se da inicio a la definicin de un Sistema de Gestin
de Calidad basado en las norma ISO 9001 y a partir del ao 2008 se implementan las
normas ISO 14001 y OHSAS 18001.
En la parte central del mapa se observan los tres grupos de procesos que constituyen el
Sistema de Gestin de la Calidad, los procesos estratgicos, que determinan directrices y
controlan la Empresa, los procesos operativos, que transforman las necesidades del cliente
en satisfaccin y los procesos de apoyo que soportan a los dems procesos para que
funcionen eficazmente.
4.1.1

Mapa de procesos de Biocombustibles S.A

Los procesos identificados para el Sistema de Gestin de Calidad de Biocombustibles S.A,

se representan de manera grfica en el siguiente mapa de procesos:

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GERENCIAL
C

L
I
E

GESTIN DE
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN

GESTION
GERENCIAL

L
I

OPERATIVO

IN
IN

GESTIN
COMERCIAL

GESTIN
OPERATIVA

OUT
OUT

E
N

APOYO
T
E

T
GESTIN
HUMANA

GESTIN DE
INGENIERA

GESTIN
JURDICA

GESTIN ADMINISTRATIVA Y

4.1.2 Descripcin FINANCIERA

de los procesos

4.1.2 Procesos Estratgicos:

4.1.2.1 Gestin Gerencial: Relativos al establecimiento de Polticas y estrategias, fijacin de
objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos
necesarios y revisiones por la direccin para Biocombustibles S.A, corresponden a:

GESTIN
GESTIN
GERENCIAL
GERENCIAL

4.1.3 Gestin Gerencial.

GESTIN
GESTIN DE
DE
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO Y
Y
EVALUACIN
EVALUACIN

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Se encuentra en cabeza de la Gerencia General y su propsito es establecer las directrices

para la administracin y seguimiento de la empresa. De otra parte especifica los procesos
que responden a las necesidades del servicio, interiorizndolos en los funcionarios.
Igualmente, estructura el sistema de indicadores y mediciones que permite realizar
seguimiento a los objetivos de Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente y verifica la implementacin y los resultados generados por los procesos a travs
de las auditoras Internas Integrales y la Revisin Gerencial.
Establece la Poltica Integral y Objetivos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Industrial y
Salud Ocupacional de la empresa, que permiten satisfacer tanto las necesidades de nuestros
clientes como los requisitos legales y reglamentarios en tema del Medio Ambiente y S&SO,
as como evaluar el desempeo de BIOCOMBUSTIBLES S.A. para el mantenimiento de
nuestro Sistema de Gestin Integral y el Mejoramiento Continuo.
Los responsables de Gestin Gerencial es el Gerente General quien define la Poltica
Integral y expiden las directrices correspondientes.
Parte de la actividad principal de Gestin Gerencial es la responsabilidad de la planificacin
del Sistema. Esta planificacin se enfoca en la definicin de los procesos necesarios para
cumplir eficaz y eficientemente los objetivos de calidad, Seguridad Industrial, Salud
Ocupacional, Medio Ambiente y los requisitos de la empresa.
Cualquier cambio en el entorno interno o externo de BIOCOMBSUTIBLES S.A., que afecte
directa o indirectamente el Sistema de Gestin Integral es evaluado por el Comit de Gestin
Integral, teniendo en cuenta el impacto en la poltica, objetivos, mapa de procesos,
procedimientos, tomando las acciones necesarias para contrarrestar el impacto que podra
ocasionar en el SGI.
4.2.1.2 Gestin de Seguimiento y Evaluacin.
Este proceso tiene como propsito establecer, implementar y mantener el Sistema de
Gestin Integral de BIOCOMBUSTIBLES S.A, as como administrar la documentacin,
auditoras internas integrales y la mejora del mismo. Este proceso abarca desde la definicin
y establecimiento del Sistema de Gestin Integral, hasta el cumplimiento y permanente
seguimiento. Los responsables del proceso de Gestin de Seguimiento y Evaluacin son los
Representantes de la Direccin mximas autoridades del SGI.
Designacin de los Representantes de la Direccin y Responsabilidades de sus
participantes: Dentro de la representacin designada por la alta Direccin para el Sistema
de Gestin Integral existen dos representantes ante el Sistema de Gestin Integral, uno para
el Sistema de Gestin de Calidad y otro para los Sistema de Gestin Ambiental (SGA) y el
Sistema de Gestin en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (S&SO), esto con el fin dar
cumplimiento a los requerimientos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001;
definiendo a continuacin las responsabilidades de cada uno de ellos ante el Sistema
Integrado de Gestin:

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Representante de la Direccin de Calidad: El Representante de la Direccin del Sistema

de Gestin de Calidad y el Coordinador de Calidad fueron designados por la Alta Direccin
como Administradores del SGC y con el propsito de generar una cultura de aseguramiento
de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales,
verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC y
consolidacin del Sistema de Gestin Integral (SGI).
Para ejercer estas funciones se designa como representante de Calidad en el Cargo al
Director de Planeacin y Desarrollo de Negocios; Seor: Sergio Snchez aparte de las
funciones realizadas en su cargo.
Representante de la Direccin del SGA y S&SO: El Representante de la Direccin del
Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y el Coordinador
HSEQ fueron designados por la Alta Direccin como Administradores del SGA y S&SO para
generar una cultura de aseguramiento de la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y
Ambiente y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales, verificando
que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGA y S&SO y
consolidacin del Sistema de Gestin Integral (SGI).
Para ejercer estas funciones se designa como representante del SGA y S&SO en el Cargo al
Director de HSE al seor Alejandro Montao aparte de las funciones realizadas en su cargo.
Responsabilidades conjuntas de los representantes de la Direccin:
Los representantes de la Direccin de Calidad y del Sistema de Gestin Ambiental y Salud
Ocupacional con el apoyo del Coordinador de HSEQ son los encargados de comunicar la
poltica Integral, Objetivos de Calidad, seguridad industrial, salud ocupacional y Medio
ambiente con sus metas asociadas, las responsabilidades y autoridades en la organizacin,
establecidas en el proceso Gerencial.
Enfoque en seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente:
Con el fin de asegurar la excelencia operacional, BIOCOMBUSTIBLES S.A identifica, valora
y prioriza sus impactos significativos en el Formato de Matriz de identificacin y Evaluacin
de Aspectos, peligros, impactos y riesgos (FOGO068) y sus riesgos no tolerables, segn el
procedimiento de identificacin de aspectos y evaluacin de aspectos e impactos
ambientales, peligros y riesgos en seguridad industrial y Salud Ocupacional (GOPR027) y el
instructivo Metodologa para la identificacin y evaluacin de aspectos e impactos
ambientales y peligros y riesgos en seguridad y salud ocupacional. (GOIN04)
Se han definido los siguientes programas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional:

Programa Mejoras de HSE (GOOT07)

Programa de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08)
Programa de Sistema de Vigilancia Epidemiolgica de ergonoma - (GOOT09)
Programa de gestin de Riesgo Qumico- (GOOT10)
Programa de Orden y Aseo- (GOOT11)
Programa de Sistema de Vigilancia epidemiolgica de conservacin visual- (GOOT12)

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Se han definido los siguientes programas ambientales:

Programa de ahorro y uso eficiente del agua- (GOOT05)

Programa de ahorro y uso eficiente de energa- (GOOT06)
Programa de Manejo responsable de residuos slidos- (GOOT01)
Programa de manejo de residuos lquidos- (GOOT03)
Programa de manejo y disposicin adecuada de residuos peligrosos- (GOOT02)

Control operacional HSE

Como medidas de intervencin eficaces de los riesgos y los aspectos significativos
identificados, se dispone de controles operacionales en las actividades con potencial de
generar contaminacin o incidentes.
Estas medidas de intervencin incluyen a personal propio, contratistas y visitantes.
Algunos controles operacionales son:

Doce normas de seguridad fundamentales de BIOCOMBUSTIBLES S.A en planta

Permisos de trabajo
Estandarizacin y documentacin de actividades
Inspecciones planeadas
Capacitacin estructurada del personal
Revisin de competencias del personal contratado
Exmenes peridicos

Para la realizacin de las actividades de seguimiento y medicin en HSE se asegura que los
equipos utilizados sean propios o de contratistas tengan trazabilidad metrolgica y que los
contratistas estn autorizados por la autoridad competente para realizar dicha actividad.
4.1.3 Procesos Operativos:
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por Biocombustibles S.A
en el cumplimiento de su razn de ser, y actualmente son:

GESTIN
GESTIN
OPERATIVA
OPERATIVA

GESTIN
GESTIN
COMERCIAL
COMERCIAL

4.1.3.1

Gestin Comercial.

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Se encuentra en cabeza del Gerente Comercial y su propsito es encontrar, concretar y

mantener oportunidades de negocio para la empresa. En este proceso se definen las
estrategias de mercadeo, publicidad y comunicacin para cumplir efectivamente con el
propsito de la empresa. Adems, se encarga de evaluar la satisfaccin del cliente y ejecutar
el servicio post venta.
Abarca desde la consecucin del cliente hasta el seguimiento a los compromisos adquiridos
y la evaluacin de satisfaccin del cliente.
En este proceso tambin se encuentra establecida la atencin a reclamos y sugerencias de
los clientes.
En atencin al objeto, la empresa realiza actividades de promocin y mercadeo entre las que
se destaca el montaje de eventos para posicionar la marca BIOMAX en el mercado.
La trazabilidad a cada uno de nuestros clientes se realiza mediante una carpeta para cada
uno de ellos, en donde se va llevando la historia de estos.
El Gerente Comercial es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores
propios del proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es
responsable de ejecutar acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el
proceso, directrices tomadas por el Coordinador de Calidad.
Adicionalmente realizara el seguimiento de la calidad del servicio de las estaciones de
distribucin minorista donde se encuentra exhibida nuestra marca propia BIOMAX.
De igual manera el Proceso de Gestin Comercial con sus participantes contribuirn en el
desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los
descrito en la Poltica Integral.
4.1.3.2 Gestin Operativa
Se encuentra liderado por el Gerente de Planta. El cual tiene como propsito la entrega a los
transportadores de los productos que solicita el cliente.
La trazabilidad de producto que se comercializa en BIOCOMBUSTIBLES S.A. se realiza
mediante el certificado de calidad entregado por ECOPETROL S.A. cada ocho das y
publicado en la pgina web.
El Gerente de Planta es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores
propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es
responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el
proceso, directrices determinadas por el Coordinador de Calidad.

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De igual manera el Proceso de Gestin Operativa con sus participantes contribuirn en el

desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los
descrito en la Poltica Integral.
4.1.4 Procesos de apoyo:
Son los procesos que apoyan a todos los procesos de Biocombustibles S.A y actualmente
son:
GESTIN
GESTIN
HUMANA
HUMANA

GESTIN
GESTIN
JURDICA
JURDICA

4.1.4.1

GESTIN
GESTIN
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA
Y
Y FINANCIERA
FINANCIERA

GESTIN
GESTIN DE
DE
INGENIERA
INGENIERA

Gestin Humana

El proceso de Gestin Humana esta a cargo del Gerente de Recursos Humanos, y su

propsito es garantizar la competencia del personal que labora e ingresa a la empresa y
velar por el cumplimiento de las normas legales vigentes que apliquen; abarca desde la
identificacin o requisicin de personal para cubrir una vacante, hasta la capacitacin
continua del personal.
Gestin Humana juega un papel fundamental dentro del Sistema de gestin de Calidad,
desarrollando el perfil del cargo y competencias, determinado las necesidades de
capacitacin con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencias apropiadas.
Igualmente, determina los procedimientos necesarios para el suministro adecuado del
recurso humano.
BIOCOMBUSTIBLES S.A. protege la salud de sus trabajadores, previniendo los accidentes
de trabajo y las enfermedades profesionales y comunes prevalentes, como parte de su
filosofa de mejoramiento continuo, en este sentido el Proceso de Recursos Humanos en
todos sus niveles apoyara la realizacin e implementacin de los programas de Salud
Ocupacional y los Subprogramas que se deriven del mismos como los son los de Programas
de Medicina Preventiva y del trabajo- (GOOT09), Programa de Higiene industrial- (GOOT12)
y Programas de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08); adems de la realizacin de la
Gestin con la ARP con sus Actividades de Apoyo en capacitaciones, Monitoreos y todo los
relacionado con la implementacin, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestin
Integral.
El Gerente de Recursos Humanos es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los
indicadores propios de este proceso, y seguimiento en las mediciones de los indicadores
definidos en la implementacin de los programas SGA y S&SO los cuales aportan al

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cumplimiento de los objetivos de calidad, Ambientales y S&SO, de esta manera es

responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el
proceso, y el apoyo de las mismas frente al SGA y S&SO cuyas directrices sean
determinadas por los Representantes de la Direccin del Sistema de Gestin Integral.
4.1.4.2

Gestin Administrativa Y Financiera

Este proceso se encuentra a cargo del Gerente de Planeacin y Finanzas y tiene por
propsito velar por la disponibilidad de recursos financieros y de informacin para el
cumplimiento del objeto social de la empresa y abarca desde la elaboracin del proyecto de
presupuesto para ser autorizado por la Gerencia General, hasta el seguimiento y
cumplimiento en cada una de las reas y procesos.
Tambin es responsable de mantener en funcionamiento y disponibles los recursos fsicos de
la empresa, abarca desde la consecucin de los proveedores crticos que afectan el producto
hasta el recibo a satisfaccin de los clientes internos.
Los dueos de proceso son los responsables de la identificacin de las necesidades y los
nuevos requerimientos y/o modificaciones a las estructuras existentes y servicios de apoyo
en sus respectivos procesos, as como asegurar un de trabajo apropiado para el personal.
La Alta Direccin esta comprometida en proveer recursos adecuados para la implementacin
y mejoras al Sistema de Gestin de Calidad, as como aumentar la satisfaccin del cliente.
El Gerente Financiero es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores
propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es
responsable de ejecutar las acciones correctivas preventivas y de mejora, directrices
determinadas por el Coordinador de Calidad.
De igual manera el Proceso de Gestin Administrativa y Financiera con sus participantes
contribuirn en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el
cumplimiento de los descrito en la Poltica Integral.
4.1.4.3

Gestin Jurdica

Este proceso se encuentra a cargo del Gerente Jurdico y su propsito es velar por que todas
las actividades desarrollas por la empresa se encuentren amparadas por la ley.
Tiene adems la responsabilidad legal de asesorar a los rganos de control de la empresa,
funcionarios y directivos, velar por que el alcance de la compaa se realice conforme a lo
establecido legalmente.
El Director es el encargado de realizar seguimiento de las actividades propias de este
proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos generales de la empresa, es
responsable de ejecutar las acciones correctivas preventivas y de mejora, directrices
determinadas por el Coordinador de Calidad.

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De igual manera el Proceso de Gestin jurdica con sus participantes contribuirn en el

desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los
descrito en la Poltica Integral.
4.1.4.4

Gestin de Ingeniera

Este proceso se encuentra a cargo del Director de Ingeniera y su propsito es Planear,

dirigir, coordinar y ejecutar todas las actividades relacionadas con Proyectos de Ingeniera de
Biocombustibles S.A.
Tiene adems la responsabilidad de Implementacin, coordinacin y direccin de proyectos
del rea Mayorista, asesorar y apoyar al rea Comercial en la coordinacin, control y
ejecucin de obras de Ingeniera destinadas a la construccin de Estaciones de Servicio
(EDS), Atencin de solicitudes de la Junta de Socios, Gerencia General, Gerencia Financiera
y Gerencia Comercial en lo referente Proyectos Especiales relacionados con la organizacin
y realizacin de los procesos de procura de bienes y contratos civiles de obra.
De igual manera el Proceso de Gestin de Ingeniera con sus participantes contribuirn en el
desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los
descrito en la Poltica Integral.
5

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL

BIOCOMBUSTIBLES S.A. posee una documentacin de su Sistema de Gestin Integral que

incluye:

Poltica, Objetivos y Manual de Gestin Integral.

Procedimientos documentados as como los documentos externos e internos
de cada uno de los procesos del SGI para el desarrollo de sus actividades,
las cuales se encuentran relacionados en listado maestro de Documentos.
Registros utilizados en el desarrollo de los procedimientos documentados,
los cuales se encuentran relacionados en el Listado Maestro de Registros.

DEFINICIN DE TERMINOS

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes

cumple con los requisitos.
SISTEMA DE GESTIN: Sistema para establecer la poltica y los objetivos
y para lograr dichos objetivos.
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL: Sistema de gestin para dirigir y
controlar una organizacin con respecto a la calidad, seguridad industrial,
salud ocupacional y medio.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad

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SGA: Sistema de Gestin Ambiental

S&SO: Sistema de Gestin en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional.
SGI: Abreviatura que hace referencia al Sistema de Gestin Integral.
POLTICA INTEGRAL: Intenciones globales y orientacin de una
organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la
alta direccin.
OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado
con la calidad.
MANUAL DE GESTIN INTEGRAL: Documento que especifica el Sistema
de Gestin Integral de una organizacin.
EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por el
sistema de gestin de la empresa.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
COMIT INTEGRAL: Gerente General, Representante de la Direccin
SGC, Representante de la Direccin SGA y S&SO, Asistente HSE y
Coordinador de Calidad.
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la
localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma Tcnica Colombia ISO 9001:2008

Norma Tcnica Colombia ISO 14001:2004
Norma Tcnica Colombia OHSAS 18001:2007
GHOT02- Estructura organizacional
GGOT02- Mapa de procesos
GGOT03 -Misin, Visin, Poltica Integral, Objetivos y Metas integrales y Valores
Corporativos
GGOT04 - Despliegue de los Objetivos de Calidad
GGCS01- Caracterizacin Gestin Gerencial
GSCS01- Caracterizacin Gestin de Seguimiento y Evaluacin
COCS01- Caracterizacin Gestin Comercial
GOCS01- Caracterizacin Gestin Operativa
GHCS01- Caracterizacin Gestin Humana
GFCS01- Caracterizacin Gestin Administrativa y Financiera
GJCS01 -Caracterizacin Gestin Jurdica
GICS01- Caracterizacin Gestin de Ingeniera
Programa Mejoras de HSE (GOOT07)
Programa de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08)
Programa de Sistema de Vigilancia Epidemiolgica de ergonoma - (GOOT09)
Programa de gestin de Riesgo Qumico- (GOOT10)

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Programa de Orden y Aseo- (GOOT11)

Programa de Sistema de Vigilancia epidemiolgica de conservacin visual(GOOT12)
Programa de ahorro y uso eficiente del agua- (GOOT05)
Programa de ahorro y uso eficiente de energa- (GOOT06)
Programa de Manejo responsable de residuos slidos- (GOOT01)
Programa de manejo de residuos lquidos- (GOOT03)
Programa de manejo y disposicin adecuada de residuos peligrosos- (GOOT02)

ANEXOS

FOGS001 Listado Maestro de Documentos.

FOGS002 Listado Maestro de Registros.

_____________________________
Reviso: Guiovanni Mahecha
Cargo: Coordinador de HSEQ

____________________________
Reviso: Alejandro Montao
Cargo: Rep. de La Direccin (SGA y S&SO)

________________________________
Reviso: Sergio Snchez
Cargo: Representante de la Direccin (SGC)

__________________________
Aprob: Ramiro Snchez
Cargo: Gerente General
Fecha: 25-06-2009

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