MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL

DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN
Sesin 2: Estructura y diseo organizacional, anlisis,
herramientas
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LOGRO
Identifica y evala la estructura de los manuales
con los cuales labora habitualmente, en base a los
aplicativos discutidos en sesin.
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LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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Es la consecuencia de la
estrategia.
Es la forma como estn
ordenadas las unidades
orgnicas de una empresa.
Es la descomposicin de las
funciones que se realizan
en una organizacin.
El organigrama
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Caractersticas
Organizacionales
Modelos genricos de estructura
Mecnica Orgnica
Apertura a las influencias
del medio.
Relativamente cerrada. Intentos por seleccionar
y minimizar las fuerzas ambientales y reducir la
incertidumbre.
Relativamente abierta. Diseada para
adaptarse a las influencias del medio y
manejar la incertidumbre.
Diferenciacin y
especializacin de
actividades
Ms formalmente basada en la estructura. Menos formal basada en la estructura.
Coordinacin
Funciones y departamentos especficos y
mutuamente excluyentes.
General, en ocasiones con actividades
que se sobreponen.
Estructura de autoridad
Primordialmente a travs de la jerarqua y de
procedimientos administrativos claramente
definidos.
Por medios mltiples y la interaccin
interpersonal.
Fuente de autoridad Concentrada, jerrquica Dispersa, mltiple.
Tareas, Roles y funciones Atribuida a puestos especficos y/o roles Compartida por muchos participantes
Patrones de interaccin-
influencia
Claramente definidos y especificados en los
organigramas, las descripciones de puestos y
otros
Definidos muy vagamente y
determinados por las circunstancias,
expectativas mutuas y as
sucesivamente.
Toma de decisiones Centralizada, concentrada hacia niveles altos
Descentralizada, compartida en toda la
organizacin.
FACTORES DE CONTINGENCIA PARA EL
DISEO ORGANIZACIONAL
Cundo es preferible una estructura mecanicista y
cundo una orgnica es ms adecuada?
Depende de cuatro variables de contingencia:
A. La estrategia
B. El tamao
C. La tecnologa
D. El grado de incertidumbre ambiental
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A) ESTRATEGIA Y ESTRUCTURA
La estructura de una organizacin debe facilitar el
logro de los objetivos.
Estrategia y estructura deben de estar estrechamente
vinculadas: Si los gerentes cambian significativamente
la estrategia de la organizacin, deben modificar la
estructura para adaptarse y apoyar el cambio.
Alfred Chandler fue el primero en investigar la
relacin entre estrategia y estructura.
Chandler concluy que los cambios de la estrategia
corporativa producan modificaciones en la
estructura de la organizacin.
La estructura de la organizacin cambia para apoyar
la estrategia elegida.
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B) TAMAO Y ESTRUCTURA
El tamao de una organizacin afecta de
manera significativa a su estructura.
Las organizaciones grandes suelen tener
mayor especializacin,
departamentalizacin, centralizacin y
reglamentos que las organizaciones
pequeas.
A mayor tamao de la organizacin, su
estructura ser ms compleja
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C) TECNOLOGIA Y ESTRUCTURA
Toda organizacin tiene por lo menos una forma de tecnologa
para convertir sus insumos en resultados.
Joan Woodward estudi la tecnologa como factor determinante
de la estructura organizacional.
Cuanto ms rutinaria sea la tecnologa, la estructura tender a
ser ms mecanicista.
Cuanto menos rutinaria sea la tecnologa, la estructura tender a
ser ms orgnica.
Las organizaciones adaptan sus estructuras a la tecnologa
que usan.
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D) INCERTIDUMBRE AMBIENTAL Y ESTRUCTURA
Porqu el ambiente afecta la estructura de una organizacin?
Debido a la incertidumbre ambiental.
La competencia global, la mayor innovacin, el incremento de las
exigencias de los clientes, son algunos ejemplos de las fuerzas
ambientales dinmicas del presente.
Cuanto mayor sea la incertidumbre, dinamismo o complejidad del
ambiente, la estructura tender a ser ms orgnica
Cuanto menor sea la incertidumbre y el ambiente sea ms estable
y sencillo, la estructura tender a ser ms mecanicista
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LOS MANUALES
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Documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica,
informacin, reglas y/o instrucciones que NORMAN el trabajo
en una organizacin.
Objetivo de los manuales
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Uniformizar el trabajo
Representar las actividades
Racionalizar los procesos
Capacitar al personal
Tipos de manuales
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Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
Manual de Polticas
Manual de Procedimientos
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)
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1. ndice
2. Introduccin
3. Direccin estratgica de la empresa
Visin
Misin
Valores
Objetivos estratgicos (opcional)
Polticas generales (opcional)
4. Organizacin general de la empresa
Descripcin de la estructura organizacional de la empresa
Organigrama general
5. Organigrama de cada unidad organizativa
6. Relacin de puestos por cada unidad organizativa
7. Descripcin de puestos y funciones.
8. Anexos. Detalle de la formulacin de indicadores.
9. Glosario de trminos
Organizacin
Funciones
Son guas para orientar la accin; son lineamientos generales
a observar en la toma de decisiones, sobre algn problema
que se repite una y otra vez dentro de una organizacin.
Criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los
objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias.
Las Polticas
EL MANUAL DE POLTICAS
Facilitan la delegacin de autoridad.
Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las
consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en
determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
Indican al personal cmo debe actuar en sus operaciones.
Facilitan la induccin del nuevo personal.
Importancia
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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El Manual de Procedimientos es un documento normativo
que describe, grafica y sistematiza en forma detallada las
acciones que se siguen en la ejecucin de los procedimientos
para la realizacin de las funciones de una entidad.
Es un importante instrumento de anlisis y mejora de
procesos.
El procedimiento
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El procedimiento es una serie de
labores concatenadas, que
constituyen una sucesin
cronolgica de actividades para
realizar un trabajo completo,
encaminados al logro de un fin
determinado.
Caractersticas de los procedimientos
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COMPLETOS
En elementos materiales
y humanos, para lograr el
objetivo deseado.
COHERENTES
Actividades sucesivas,
complementarias que
buscan el mismo objetivo
CONTINUIDAD
Tienden a perpetuarse,
las modificaciones slo
se agregan (Se
actualizan)
ESTABLES
Que no cambian a
menudo.
FLEXIBLES
Resolver emergencias o
cambios sin romper la
estructura.
Procedimientos
Beneficios de la aplicacin de los procedimientos
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Conocimiento Velocidad
(estandarizacin)
Experiencia
Precisin
Elementos de un manual de procedimientos
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Objetivos de los procedimientos: Propsito que pretende alcanzar.
reas de aplicacin o alcance: Esfera de accin.
Responsables: Personas involucradas.
Indicadores de medicin: Frmula que controla o evala el desempeo y resultados.
Procedimiento: Presentacin narrativa y secuencial de las operaciones, incluyendo
responsable de cada actividad y frecuencia.
Diagramas de flujo (Flujogramas): Representacin grfica de la secuencia en que se
llevan a cabo las operaciones.
FIN DE SESIN 02
Csar Campos Matos
Lic. en Adm. y MPP
cesar_campos_m@yahoo.com
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