1

A. CONCEPTOS BSICOS DE CONTABILIDAD

1. LAS CUENTAS

Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una
empresa. Al dar un nombre a una cuenta, ste debe ser tan claro, explcito y completo que por el solo nombre
se identifique lo que representa.

1.1. ESQUEMA DE LA CUENTA T
La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado DBITO y un lado CRDITO, o
un DEBE o un HABER.

La manera ms simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la
cuenta T. Sus partes son:

Registros en la Cuenta T:




Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en el
debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir,
en la columna del haber.


CUENTA

El movimiento dbito es la suma de todos los valores registrados en
el debe de una cuenta; el movimiento crdito es la suma de todos los
valores registrados en el haber.

CUENTA
Saldos en la cuenta T:
Saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en
la columna del debe y los valores registrados en la columna del haber.

CUENTA
CUENTA
Debe Haber
70.000 40.000
Debitar Acreditar


Debe Haber
70.000 40.000
50.000 20.000
120.000 60.000
Movimiento
dbito
Movimiento
crdito
1) Nombre completo de la cuenta.

2) Debe, el lado izquierdo, para registrar los dbitos.

3) Haber, el lado derecho, para registrar los crditos

2



Saldo Dbito: Una cuenta tiene saldo dbito cuando
el movimiento dbito es mayor que el movimiento crdito.






Saldo Crdito: Una cuenta tiene saldo crdito cuando
el movimiento crdito es mayor que el movimiento dbito.






Ejemplo:
SALDO INICIAL EN CAJA DE $10.000.000

TRANSACCIN 1) SE CONSIGNAN $9.000.000, DISMINUYE LA CUENTA DE CAJA POR EL LADO CREDITO Y SU
SALDO ES DE $1.000.000 Y AUMENTA LA CUENTA DE BANCOS POR EL LADO DEBITO EN $9.000.000

TRANSACCIN 2) SE ADQUIERE UNA INVERSIN POR $4.000.000 AUMENTA POR EL DBITO
Y DISMINUYE POR EL CRDITO LA CUENTA DE BANCOS.

TRANSACCIN 3) SE COMPRA EQUIPO DE OFICINA POR $3.000.00 AUMENTA POR EL
DBITO Y DISMINUYE LA CUENTA DE BANCOS POR EL LADO CRDITO.
COMO PODEMOS OBSERVAR

CAJA BANCOS INVERSIONES


EQUIPO DE OFICINA










Debe Haber
80.000 50.000
60.000 40.000
140.000 90.000
50.000
Saldo dbito
Debe Haber
20.000 90.000
50.000 70.000
70.000 160.000
90.000
Saldo crdito
Debe Haber
(1) 9.000.000 4.000.000 (2)
3.000.000 (3)
9.000.000 7.000.000
2.000.000
Debe Haber
SI 10.000.000 9.000.000 (1)
10.000.000 9.000.000
SF 1.000.000

Debe Haber
(2) 4.000.000
4.000.000 0
4.000.000

Debe Haber
(3) 3.000.000
3.000.000 0
3.000.000

CUENTA
3

1.2 CLASIFICACIN, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS
Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; as
mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un perodo determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y
prdidas, y de orden.

Clasificacin de las cuentas:



Cuentas reales o de balance
Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las deudas, y los intangibles como el
prestigio y el reconocimiento (good will), y el conocimiento y el saber hacer (know how). Forman parte del
balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, son de activo, pasivo y patrimonio.
Activo: Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se
entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los vehculos; y
por derechos, las cuentas por cobrar y los crditos a su favor.

Caractersticas:
Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Ser de propiedad de la empresa.
Generar un derecho de reclamacin, que debe estar causado.






Movimiento de las Cuentas de Activo:
Etas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el debe, disminuyen y se
cancelan en el haber; por lo general, su
saldo es dbito.
Deudoras
Acreedoras
4

Ejemplo: En la cuenta de activo, la compra de un vehculo por CUENTA
$ 25.000.000, constituye el primer registro; la adquisicin de
otro vehculo por la suma de $ 23.000.000 significa otro registro
y aumenta la cuenta; sumado al valor anterior da un movimiento
dbito por un total de $ 48.000.000.
Al realizar la venta del primer vehculo, se registra $ 25.000.000
en el haber, porque constituye una disminucin del activo.
El saldo de la cuenta de activo se calcula mediante la diferencia
entre dbitos y crditos.
Como son mayores los dbitos el saldo es dbito.

Cuentas del activo: Comprende los siguientes grupos:













Pasivo: Representa las obligaciones contradas por la empresa, para su pago en el futuro. Son las deudas que
debe pagar por cualquier concepto; se conoce tambin como pasivo externo o con terceros.

Caractersticas:
La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de realizar el pago.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.

CUENTAS DE PASIVO Movimiento de las Cuentas de Pasivo
Estas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el Haber, disminuyen y se
cancelan en el debe; por lo general, su saldo es
crdito.



Ejemplo: La empresa tiene una deuda por $ 3.500.000, este
valor constituye el primer registro en el haber de proveedores
nacionales; otra deuda por $ 5.000.000, representa un aumento
de la deuda, esto es, otro registro crdito que, sumado al
anterior, da un movimiento crdito de $ 8.500.000. Al cancelar
la primera deuda por $ 3.500.000, proveedores se debita por
este valor, porque constituye una disminucin del pasivo.
Como son mayores los crditos, el saldo es crdito.

Debe Haber
+ -
25.000.000
23.000.000
25.000.000
48.000.000 25.000.000
23.000.000
Saldo dbito
ACTIVO PASIVO
Debe Haber
- +
3.500.000
5.000.000
3.500.000
3.500.000 8.500.000
5.000.000
Saldo crdito
Aqu disminuyen -
y se cancelan.
Aqu empiezan y
aumentan +
Saldo Crdito.
1. CUENTAS DEL ACTIVO
11. DISPONIBLE 12. INVERSIONES 13. DEUDORES 14. INVENTARIOS 15. PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO
16. INTANGIBLES 17. DIFERIDOS
18. OTROS ACTIVOS 19. VALORIZACIONES
CUENTA
5

Cuentas del pasivo: Comprende los siguientes grupos:














Patrimonio: Matemticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa
los aportes del dueo o dueos para constituir la empresa y adems incluye las utilidades y reservas. Este
grupo constituye un Pasivo a favor de los dueos de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las
cuentas de Pasivo.

Caractersticas
Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos de la empresa.
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable.

Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.

CUENTAS DE PATRIMONIO


Movimiento de las Cuentas de Patrimonio
Estas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el haber, disminuyen y se
cancelan en el debe; por lo general, su saldo es
crdito.
Cuentas del patrimonio: Comprende los siguientes grupos:













ACTIVO PASIVO
Aqu disminuyen y
se cancelan.
Aqu empiezan y
aumentan +
saldo crdito.
Aqu disminuyen -
y se cancelan.
2. CUENTAS DEL PASIVO
21. OBLIGACIONES
FINANCIERAS
22. PROVEEDORES
23. CUENTAS
POR PAGAR
24. IMPUESTOS,
GRAVAMENES Y TASAS
25. OBLIGACIONES
LABORALES
26. PASIVOS ESTIMADOS
Y PROVISIONES
27. DIFERIDOS
28. OTROS
PASIVOS
29. BONOS Y
PAPELES
COMERCIALES
3. CUENTAS DEL PATRIMONIO
31. CAPITAL
SOCIAL
32. SUPERAVIT DE
CAPITAL
33. RESERVAS
34. REVALORIZACIN
DEL PATRIMONIO
35. DIVIDENDOS O
PARTICIPACIONES
DECRETADOS EN ACCIONES,
CUOTAS O PARTES DE INTERES
SOCIAL
36. RESULTADOS
DEL EJERCICIO
37. RESULTADOS DE
EJERCICIOS
ANTERIORES
38. SUPERAVIT POR
VALORIZACIONES
6

Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado o transitorias. De resultado porque al final de un
ejercicio contable dan a conocer las utilidades o prdidas, los ingresos los costos y los gastos; y son transitorias,
porque se cancelan al cierre del perodo contable.
Comprende las cuentas de estado de resultados: ingresos, gastos, costo de ventas y costos de produccin o de
operacin.

CUENTAS DE INGRESOS Movimiento de las Cuentas de ingresos
Estas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el haber, su saldo es crdito;
normalmente no se debitan sino al final del
ejercicio para cancelar su saldo.



Ingresos: son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de
obtener una ganancia.









Gastos: una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen
funcionamiento; esto constituye un gasto porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de
sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y otros.

CUENTAS DE GASTOS Movimiento de las Cuentas de gastos
Estas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el debe; disminuyen y se
cancelas en el haber; normalmente no se
acreditan y su saldo es dbito.












DEBE HABER
DEBE HABER
Aqu
disminuyen -
y se cancelan.
Aqu empiezan
y aumentan +
Saldo Crdito.
Aqu
disminuyen -
y se cancelan.
Aqu empiezan
y aumentan +
Saldo dbito.
4. CUENTAS DE INGRESOS
41. OPERACIONALES
42. NO OPERACIONALES
5. CUENTAS DE GASTOS
51. OPERACIONALES
DE ADMINISTRACIN
52. OPERACIONALES
DE VENTAS
53. NO
OPERACIONALES
7

Costo de Ventas: representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta.

COSTO DE VENTAS Movimiento de las Cuentas de costo de ventas
Estas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el debe; disminuyen y se
cancelas en el haber; normalmente no se
acreditan y su saldo es dbito.













Costos de produccin o de operacin: agrupa el conjunto de cuentas que representan las erogaciones y cargos
asociados directamente con la elaboracin o produccin de bienes o la prestacin de servicios de los cuales el
ente econmico obtiene sus ingresos.

COSTOS DE PRODUCCIN















Cuentas de orden: Agrupa los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar la estructura
financiera de la empresa, as como las cuentas que sirven para efectos de control interno o informacin
general; adems, las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y
las declaraciones tributarias.

DEBE HABER
DEBE HABER
Aqu
disminuyen -
y se cancelan.
Aqu empiezan
y aumentan +
Saldo dbito.
Aqu
disminuyen -
y se cancelan.
Aqu empiezan
y aumentan +
Saldo dbito.
Movimiento de las cuentas de Costos de
produccin o de operacin: estas cuentas
empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y
se cancelan en el haber; normalmente no se
acreditan; su saldo es dbito. Al finalizar el
perodo deben cancelarse contra las cuentas del
grupo de inventarios.

6. COSTO DE VENTAS
61. COSTO DE VENTAS Y DE
PRESTACIN DE SERVICIOS
62. COMPRAS
7. COSTOS DE PRODUCCIN
71. MATERIA PRIMA 72. MANO DE OBRA
DIRECTA
73. COSTOS
INDIRECTOS
74. CONTRATOS
DE SERVICIOS
8

Cuentas de orden deudoras: Los dineros, los documentos y los bienes que conforman el grupo de cuentas de
orden deudoras se manejan como las cuentas de activo; por lo tanto, su saldo es dbito. Ejemplo: bienes y
valores entregados en custodia o en garanta.

Cuentas de orden acreedoras: Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociacin
constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, stas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su
saldo es crdito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia o en garanta.

Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni e l Pasivo, ni el Patrimonio.

1.3 Plan nico de Cuentas
Su objetivo es buscar la uniformidad en el registro de las operaciones econmicas realizadas por los
comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la informacin contable, y por consiguiente, su
claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Contenido: Est compuesto por un catlogo de cuentas, y la descripcin y dinmica para su aplicacin, que
debe observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones econmicas

Catlogo de Cuentas: Contiene la relacin ordenada de las clases, grupos, cuentas y las subcuentas del activo,
pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de ventas, costos de produccin o de operacin y de las cuentas de
orden identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin.

Cuentas auxiliares: Adicional a las subcuentas sealadas en el catlogo, podrn utilizarse las auxiliares que se
requieran, de acuerdo con las necesidades de la empresa, para lo cual bastar incorporarlas a partir del
sptimo dgito.

El plan est estructurado sobre la base de los siguientes niveles:

Clase: el primer dgito Subcuenta: los seis primeros dgitos
Grupo: los dos primeros dgitos Auxiliares: con siete o ms dgitos
Cuenta: los cuatro primeros dgitos

Las clases que identifica el primer dgito, son:
Clase 1: Activo Clase 6: Costo de ventas
Clase 2: Pasivo Clase 7: Costo de produccin o de operacin
Clase 3: Patrimonio Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 4: Ingresos Clase 9: Cuentas de orden acreedoras
Clase 5: Gastos


Descripcin y dinmica de las cuentas
Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el
catalogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas.
Dinmica: sealan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos que las
afectan.
Nota: en el captulo III del plan nico de cuentas se encuentran las descripciones y dinmicas para casa una de
las cuentas con el fin de dar mayor claridad y entendimiento sobre el tema.

A partir del 1 de enero de 1995, el PUC es obligatorio para todas las personas naturales o jurdicas obligadas a
llevar contabilidad de acuerdo con el cdigo de comercio. El registro o comprobante contable ser obligatorio a
nivel de subcuenta con los seis primeros dgitos.
9



2. LA PARTIDA DOBLE

Al registrar cualquier operacin mercantil observamos que en cada una de ellas se afectan por lo menos dos
cuentas una que se debita y otra que se acredita, es decir, una cuenta que entrega y otra que recibe,
cumplindose as el principio de la partida doble y es por este sistema que debe llevarse la contabilidad.

El principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna, segn el cual si se
debitan una o varias cuentas por un valor debe acreditarse otra (u otras) por el mismo valor. Eso significa que
en cualquier asiento contable la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos.

Ejemplo:

Venta al contado de un terreno por $ 85.000.000
Cuando se vende al contado se recibe dinero lo cual significa que caja, cuenta de activo, aumenta, y por ello se
debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta terrenos, que tambin es de activo,
disminuye, y por tanto se acredita.

1105 CAJA 1504 TERRENOS






Compra de mercanca a crdito por $ 9.000.000
La cuenta de costo denominada costo de mercancas, aumenta y por tanto se debita. Cuando se recibe la
mercanca se debe pagar su valor, pero como se compr a crdito, las deudas aumentan, luego la cuenta de
pasivo, llamada proveedores nacionales, se acredita.


6205 COMPRA DE MERCANCAS 2205 PROVEEDORES NACIONALES






ASIENTOS CONTABLES

Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.
En el registro contable pueden presentarse dos tipos de asientos: el asiento simple y el asiento compuesto.

Asiento simple
Se presenta cuando solo se afectan dos cuentas correspondientes a un dbito y a un crdito.

Ejemplo:
Se compra al contado, con cheque, un computador para uso de la empresa por valor de $ 3.000.000. Las
cuentas afectadas son dos: equipo de computacin y comunicacin, cuenta de activo, que por aumentar, se
debita; y bancos, cuenta de activo que por disminuir, se acredita.
Debe Haber
85.000.000

Debe Haber
85.000.000

Debe Haber
9.000.000

Debe Haber
9.000.000

10

1528 EQUIPO DE COMPUTACIN
Y COMUNICACIN 1110 BANCOS





Asiento compuesto
Se presenta cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, que pueden ser una cuenta deudora y dos o
ms cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas deudoras, y una acreedora.

Ejemplo:
Venta de mercancas por $ 7.000.000, 50% al contado y el saldo a crdito a 30 das. Las cuentas afectadas son
tres: caja, cuenta de activo, que por aumentar se debita; clientes, cuenta de activo, que por aumentar se
debita; y comercio al por mayor y por menor, cuenta de ingresos que al aumentar se acredita.

4135 COMERCIO AL POR
1105 CAJA 1305 CLIENTES MAYOR Y POR MENOR





PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES
Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad se cambia el esquema
de la cuenta T por los asientos de diario, de forma horizontal. Al registrar estas transacciones se debe tener en
cuenta los siguientes pasos:

1. Leer la transaccin

2. Identificar las cuentas que intervienen en la operacin, ejemplo:

Al comprar: Qu se compra?, cmo se paga?
Al vender: Qu se vende?, cmo se cobra su valor?
Al pagar una deuda: Qu tipo de deuda se paga?, cmo se paga su valor?
Cuando se compra mercanca a crdito por $ 8.000.000 se debe preguntar:
Qu se compra?: mercancas 6205 De mercancas
Cmo se compra?: a crdito 2205 Nacionales

3. Clasificar las cuentas la clase a la que pertenecen o sea, si son del activo, pasivo, patrimonio, ingresos,
gastos o de orden, luego ubicamos el grupo y finalmente la subcuenta.
De mercancas: cuenta de costo de ventas
Nacionales: cuenta de pasivo

4. Determinar si las cuentas estn aumentando o disminuyendo de acuerdo a la transaccin
De mercancas: cuenta de costo de ventas, aumenta Dbito
Nacionales: cuenta de pasivo, aumenta Crdito.

5. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita
Debe Haber
3.000.000

Debe Haber
3.000.000

Debe Haber
3.500.000

Debe Haber
3.500.000

Debe Haber
7.000.000

11

Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo, costos y gastos aumentan en la columna del
debe y disminuyen en la columna del haber, las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna
del haber y disminuyen en la columna del debe.
6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los dbitos es igual al total de los crditos.

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
6205 De mercancas 8.000.000
2205 Nacionales 8.000.000
Sumas iguales 8.000.000 8.000.000


Ejercicios de aplicacin
1. Venta de mercanca al contado por $ 6.500.000
Qu se vende?: mercancas 4135 Comercio al por mayor y por menor
Cmo se vende?: al contado 1105 Caja
Caja: cuenta de activo, al recibir dinero aumenta dbito
Comercio al por mayor y por menor: cuenta de ingresos, al vender aumenta crdito

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 Caja 6.500.000
4135 Comercio al por mayor y por menor 6.500.000
Sumas iguales 6.500.000 6.500.000

2. Consignacin o depsito en entidades financieras
Como medida de control de efectivo, el dinero que recibe la empresa debe consignarse en una cuenta
corriente o de ahorros a nombre de la empresa. Al efectuar pagos se giran cheques. Para los pagos de poco
valor se crea un fondo permanente de caja menor.

Consignacin en Bancolombia por $ 6.500.000
Dnde se consigna?: en el banco 1110 Bancos
De dnde sale el dinero?: de la empresa 1105 Caja
Bancos: cuenta de activo, al consignar aumenta Dbito
Caja: cuenta de activo, al retirar dinero disminuye Crito

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1110 Bancos 6.500.000
1105 Caja 6.500.000
Sumas iguales 6.500.000 6.500.000

3. Compra de mercancas
Compra de mercancas al contado por 2.000.000, valor cancelado con cheque de bancolombia
Qu se compra?: mercancas 6205 De mercancas
Cmo se compra?: al contado, con cheque 1110 bancos
De mercancas: cuenta de costo de ventas, al comprar aumenta Dbito
Bancos: cuenta de activo, al girar cheque disminuye Crdito

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
6205 De mercancas 2.000.000
1110 Bancos 2.000.000
Sumas iguales 2.000.000 2.000.000
12

4. Venta de mercanca a crdito
Venta de mercanca a crdito por $ 5.600.000
Qu vende la empresa?: mercancas 4135 comercio al por mayor y al por menor
Cmo se vende?: a crdito 1305 clientes
Clientes: cuenta de activo, al vender a crdito aumenta dbito
Comercio al por mayor y al por menor: cuenta de ingresos, al vender aumenta crdito

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1305 Clientes 5.600.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor 5.600.000
Sumas iguales 5.600.000 5.600.000

5. Compra a crdito de activos diferentes a mercancas
Compra a crdito de muebles para la oficina por $ 1.800.000
Qu se compra?: muebles para la oficina 1524 Equipo de oficina
Cmo se compra?: a crdito 2380 Acreedores varios
Equipo de oficina: cuenta de activo, al comprar aumenta dbito
Acreedores varios: cuenta de pasivo, al comprar a crdito aumenta crdito

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1524 Equipo de oficina 1.800.000
2380 Acreedores varios 1.800.000
Sumas iguales 1.800.000 1.800.000



3. LA ECUACION CONTABLE

Esta expresin matemtica, conocida como ecuacin contable, seala que todos los bienes de propiedad de la
empresa provienen de dos fuentes: las personas naturales o jurdicas que otorgan crdito al negocio, y los,
propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la organizacin para cumplir con sus
operaciones se denominan activos. Sus Obligaciones con terceros se definen como pasivos, y el derecho de los
propietarios en los activos se define como patrimonio. Las definiciones anteriores se pueden expresar
mediante la siguiente ecuacin: