Directiva N -2011-ED Normas para el uso del Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin

Documental y de Archivo SINAD

Anexo N II







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MANUAL DE USUARIO-RESOLUCIONES
VERSION 3.5




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CONTENIDO

1. OBJ ETI VOS DEL SI STEMA ....................................................................................... 3
2. ALCANCE DEL SI STEMA........................................................................................... 3
3. DESCRI PCI N GENERAL DEL SI STEMA .............................................................. 4
4. DEFI NI CI ONES Y ABREVI ACI ONES....................................................................... 5
5. FUNCI ONALI DAD DEL SI STEMA ............................................................................ 5
6. ACCESO AL SI STEMA ................................................................................................ 6
7. MDULOS DE RESOLUCI ONES............................................................................... 7
7.1 GENERALIDADES ............................................................................................................... 7
7.2 MDULO DE RESOLUCIONES MANTENIMIENTO DE RESOLUCIONES ......... 8
7.2.1.1 BSQUEDA DE RESOLUCIONES ................................................................................................... 8
7.2.1.2 DESCARGA DE ARCHIVO ADJUNTO ............................................................................................. 9
7.2.1.3 REGISTRO DE RESOLUCIONES ................................................................................................... 10
7.2.1.4 ACTUALIZACION DE RESOLUCIONES ......................................................................................... 13
7.2.1.5 ELIMINACION DE RESOLUCIONES ............................................................................................. 15
7.2.1.6 IMPRESIN DE LISTADO DE RESOLUCIONES ............................................................................. 16































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1. OBJETIVOS DEL SISTEMA
El Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo SINAD tiene
como objetivo principal apoyar a la gestin documental del Ministerio de Educacin y sus
dependencias donde sea implementando, permitiendo acceder a la informacin de tiempo real para
usuarios y el pblico a travs de un portal web.

2. ALCANCE DEL SISTEMA
A nivel general, el sistema SINAD " Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin Documental
y de Archivo SINAD, comprender los siguientes mdulos funcionales dependiendo del tipo de
usuario:
Administrador General
Resoluciones






















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3. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA
El Sistema de Informacin Nacional de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo brinda
informacin oportuna de las transacciones realizadas en MINEDU, tambin contiene informacin de
las entidades involucradas en estas operaciones as como acceso rpido y sencillo a esta
informacin, dividido en los siguientes mdulos de acuerdo a los privilegios asignados:

Mdulo de Gestin: El mdulo de gestin, permitir soportar los procesos
correspondientes a la administracin documental, desde el registro del expediente o
solicitud y su derivacin a la oficina destino hasta el registro de la respuesta
respectiva y las interacciones con el rea de Archivo Central y el rea de Actas y
Certificados.
Expedientes: Permitir gestionar el registro de los expedientes tanto internos como
externos, la recepcin y atencin de los expediente en las oficinas destino, as como
el registro de la respuesta respectiva.

Mdulo de Resoluciones: Permitir gestionar las resoluciones emitidas en el MED,
as como bsqueda, impresin de listado de resoluciones, descarga de resoluciones.
Tambin permitir asignar el firmante de la resolucin y la opcin de adjuntar el
archivo digital de la resolucin a registrar.

Mdulo de Archivo Central: Permitir gestionar las solicitudes sobre lectura,
bsqueda o copia de resoluciones y/o antecedentes al rea del Archivo Central.
Tambin permitir asignar a los responsables (tcnicos archiveros) para dar atencin
y respuesta a las solicitudes.

Mdulo de Actas y Certificados: Permitir gestionar las solicitudes de visacin y
expedicin de certificados de estudios, convalidacin y revalidacin de estudios,
expedicin de constancias y copias de actas promocionales al Archivo de Actas y
Certificados. Tambin permitir asignar a los responsables (tcnicos archiveros) para
dar atencin y respuesta a las solicitudes.

Mdulo de Consultas y Bsquedas: Permitir obtener la informacin de la situacin
actual del expediente consultado. Tambin permitir visualizar el seguimiento del
expediente.

Mdulo de Control y Monitoreo: Permitir realizar labores de supervisin del
proceso que siguen los expedientes dentro de las oficinas, as como las acciones
realizadas por los diferentes usuarios involucrados. Tambin permitir generar
reportes de consulta y estadsticos.

Mdulo De Administracin: Este mdulo permite la configuracin de usuarios,
mantenimiento de tablas maestras, permisos, roles, privilegios.







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4. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES

La terminologa y abreviaciones utilizadas en el documento se detallan en el documento anexo
Glosario de Trminos.

SINAD: Sistema de Informacin Nacional de Apoyo a la Administracin Documental y
de Archivo.

MINEDU: Ministerio de Educacin.



5. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Administrador General

MDULO DESCRIPCIN
Resoluciones
Mantenimiento de Resoluciones
- Bsqueda de Resoluciones
- Registro de Resoluciones
- Actualizacin de Resoluciones
- Eliminacin de Resoluciones



























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6. ACCESO AL SISTEMA

1. Ingreso al Portal de Intranets de SINAD, ingresando a la direccin:













































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7. MDULOS DE RESOLUCIONES

7.1 GENERALIDADES

1. El sistema est dividido por mdulos y cada mdulo por diferentes opciones, que abrirn las
pginas o formularios para el registro de datos respectivo dependiente del tipo de usuario
que inicie la sesin.






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7.2 MDULO DE RESOLUCIONES MANTENIMIENTO DE RESOLUCIONES
En este mdulo describe detalladamente el registro, actualizacin, eliminacin y bsqueda de
donaciones.

7.2.1.1 BSQUEDA DE RESOLUCIONES

Paso 1: Ingresamos al mantenimiento de Resoluciones:
- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona
Mantenimiento de Resoluciones del mdulo RESOLUCIONES



Paso 2: Para realizar la bsqueda de Resoluciones, el usuario debe ingresar los filtros sobre
el cual desea obtener datos, posteriormente debe hacer click en el botn .



Indica la cantidad
de pginas.



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7.2.1.2 DESCARGA DE ARCHIVO ADJUNTO

Paso 1: Seleccionar el botn Ver Resolucin del listado de Resoluciones.



Paso 2: A continuacin se mostrar una ventana de descarga del archivo.




















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7.2.1.3 REGISTRO DE RESOLUCIONES
Paso 1: El usuario presiona el botn para registrar una nueva Resolucin.
Los campos obligatorios a son:
Tipo de Documento.
Nro de Documento.
Fecha de Resolucin.
Tema de Resolucin.
Unidad Orgnica.
Firmante de Resolucin.

Seleccionamos un
tipo de documento
Ingresamos un N
de documento
Ingresamos una
fecha
Seleccionamos un
Tema de Resolucin
y Unidad Orgnica
Ingresamos un
firmante(autocomplete)



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Paso 2: Para el caso de Archivo Adjunto en Resolucion Digital:
Seleccionar el botn ,y a continuacin se le mostrar la siguiente
ventana:



En la ventana mostrada, seleccionar el archivo digital a cargar conel botn
.

Paso 3: Registramos la resolucin ingresada.

Luego de ingresar los datos necesarios tal como se detalla en la imagen:



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Seleccionar el botn , para poder registrar los datos de la Resolucin y a
continuacin nos mostrar un mensaje confirmacin en donde nos indica que la
informacion se grab exitosamente.





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7.2.1.4 ACTUALIZACION DE RESOLUCIONES

Paso 1: El usuario presiona el botn para buscar la resolucin a modificar.

Paso 2: El usuario presiona el botn Modificar para actualizar la informacin de la
resolucin; y posteriormente se le mostrar la siguiente ventana.




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Paso 3: En la ventana anterior, el usuario modifica los datos que cree necesario y luego
selecciona el botn y a continuacin se le mostrar el siguiente mensaje de
confirmacin, el cual indica que la informacin fue grabada satisfactoriamente.





























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7.2.1.5 ELIMINACION DE RESOLUCIONES

Paso 1: El usuario presiona el botn para buscar la resolucin a eliminar.

Paso 2: El usuario presiona el botn Eliminar para eliminar resolucin; y a
continuacin se le mostrar el siguiente mensaje, en el cual debe confirmar si desea eliminar
la resolucin seleccionada.

Paso 3: En el mensaje anterior, el usuario debe seleccionar el botn , para
poder remover la resolucin seleccionada.









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7.2.1.6 IMPRESIN DE LISTADO DE RESOLUCIONES

Paso 1: El usuario presiona el botn para obtener un listado de resoluciones a
travs de los filtros ingresados.

Paso 2: El usuario presiona el botn para exportar a formato Excel el listado
mostrado como resultado de la bsqueda; y a continuacin se le mostrar el siguiente
mensaje, en el cual debe confirmar si desea obtener el listado a descargar.






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Paso 3: En el mensaje anterior, el usuario debe seleccionar el botn o el
botn , para poder mostrar o guardar la informacin a descargar.