BüroWARE
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der BüroWARE®
UPDATE
Branchen 2008 eCommerce
Warum Branchenlösungen „(Sh)Optimale“ Online-
die bessere Alternative dar- Lösungen
stellen
Sehr geehrte BüroWARE®-Anwender und UPDATE-Leser,
zunächst möchte ich Sie recht herz-
lich zu einem Besuch auf unserem
SoftENGINE CeBIT-Stand einladen,
der sich in diesem Jahr in der Halle
5 befindet (E04). Erstmals haben wir
unsere Messezelte in der ERP-Halle
aufgeschlagen, um gemeinsam mit
unseren Partnerunternehmen (über 35
an der Zahl) auf zwei Etagen und ca.
450 m2 die aktuellen SoftENGINE und
BüroWARE Highlights vorzustellen.
Gerne begrüßen wir Sie zu einem per-
sönlichen Gespräch auf unserem Stand
oder zu einer unserer täglichen Präsen-
tationen!
Ein Thema steht im Bereich Business-
Software auf der diesjährigen CeBIT
1.2008
®
AddOn-Lösungen Anwenderbeispiele Gut zu wissen
Beipielhaft: Unternehmens- Verschiedene Branchenlö- Wichtig zu wissen: Tipps
und Finanzplanung sungen im Einsatz und Tricks
2008 unübersehbar im Mittelpunkt: auf unseren speziellen UPDATE CeBIT-
Branchen- und Speziallösungen sind Beileger. Dort stellen wir unsere Partner
gefragter denn je. Sie bilden den groß- und deren spezielle Entwicklungen rund
en Trend auf dem ERP-Software-Markt um die BüroWARE vor!
und dies hat konkrete Gründe.
Viel Freude beim Lesen und auf der
Es ist inzwischen weithin bekannt, dass CeBIT 2008 wünscht Ihnen
individuell maßgeschneiderte Lösungen
– ob als fertig bereitstehende Branchen-
lösungen oder als exakt nach Bedarf an-
passbare Systeme – für viele Unterneh-
men eine weitaus höhere Rentabilität
erbringen als starre Standardlösungen.
In unserem UPDATE Titeltbericht gehen
wir auf diese Thematik im Detail ein. Matthias Neumer, Geschäftsführer
Apropos Branchen- und Speziallö-
sungen: Werfen Sie auch einen Blick
 BüroWARE® UPDATE 1.2008 Seite 2

Punktgenau operieren:
Warum Branchenlösungen besser sind als Standardprogramme
„Wenn Möglichkeit und Wille sich paaren, entsteht Wirklichkeit.“ Diese Weisheit von Prof. Dr. Peter Cerwenka (*1942,
SoftENGINE Wien) hat noch immer Bestand. So auch für die Entwickler bei SoftENGINE, die immer wieder neue Wege beschrei-
Branchenlösungen ten, um Aufgaben- und Problemstellungen noch besser und effizienter lösen zu können. Denn so unterschiedlich
in diversen Branchen das Geld verdient wird, so unterschiedlich sind auch die Wege zu ökonomischen Zielen:
BüroWARE Automotive Herstellen und Lagern, Kaufen und Verkaufen, Arbeitsplätze organisieren und sichern, Expandieren und Gewinne
maximieren – all das funktioniert nicht per Patentrezept …
BüroWARE Blech

BüroWARE Drink

BüroWARE Green

BüroWARE Handwerk

BüroWARE meat

BüroWARE Holzhandel

BüroWARE Holus für Tiefkühl

BüroWARE Kfz

BüroWARE Liquid

BüroWARE Media+Print

BüroWARE medical
„Standard ist „schön und gut“, aber ...
BüroWARE Oil Kaufmännische Software „von der
Stange“ macht sicher hier und da
BüroWARE Plastic eine relativ passable Figur - in den
meisten (Anwendungs-)Fällen macht
BüroWARE Recycling sie aber bei näherer Betrachtung
wirklich wenig Sinn. In punkto Effizi-
BüroWARE RENT enz und Wirtschaftlichkeit bleibt eine
starre Lösung “standardmäßig“ eher
BüroWARE Reseller suboptimal. Die Nachfrage nach ex-
pliziten Branchenlösungen, die indivi-
BüroWARE room duelle Anforderungen und Besonder-
heiten einer Branche optimal berück-
BüroWARE Stahl sichtigen und zugleich mit fremden
Systemen höchst kompatibel sind,
BüroWARE Tools steigt stetig. Auf diese Marktanfor-
derungen hat SoftENGINE mit einer
BüroWARE Toys konsequenten Weiterentwicklung
und Spezifikation der BüroWARE
BüroWARE Vending reagiert. Das Ergebnis sind bran-
chenspezifische Softwarelösungen,
BüroWARE Versandhandel die gewissermaßen als „vorgefertig-
te ERP-Maßanzüge von der Stange“
BüroWARE Vet daherkommen.
Vorteil 1: Diese Branchenlösungen
BüroWARE Wein sind weitaus günstiger als Einzelan-
fertigungen im Bereich Individualsoft-
BüroWARE Zeitarbeit ware. Vorteil 2: Sie bieten bereits im
Auslieferungszustand einen enorm
hohen Grad an Passgenauigkeit hin-
Informationen: sichtlich Funktionen und Komfort für
www.softengine.de/ die jeweilige Branche.
branchenloesungen.php Und der für viele Unternehmen wich-
tige Vorteil 3, der bei den BüroWARE lagen in Firmenoptik, ... BüroWARE
Branchenlösungen hinzukommt, ist bietet passgenauen Funktionsumfang
die Updatekompatibilität. Werden und Komfort und lässt sich jederzeit
Neuerungen im Kernbereich der an veränderte Anforderungen anpas-
BüroWARE vorgenommen, so sind sen. Kaum eine ERP-Lösung auf dem
diese problemlos in der jeweiligen Software-Markt erlaubt derart weitrei-
Branchenlösung einsetzbar. chende Anpassungen wie BüroWARE.
Darin liegt auch begründet, warum auf
Einfacher, schneller, preiswerter … Basis der BüroWARE derart viele kre-
Will sich ein Unternehmen optimal ative Software(weiter)entwickler die
organisieren und Prozesse mit wün- verschiedensten Branchenlösungen
schenswerter Effizienz steuern, brauchtmodelliert und zur Marktreife gebracht
es eine ERP-Lösung, die den individu- haben.
ellen Gegebenheiten – möglichst bis
ins Detail – Rechnung trägt. Software- Quintessenz für den Unternehmer
lösungen für Unternehmen müssen vor Sicher mag manches „Pauschalan-
allem eins können, weiß SoftENGINE gebot“ zu lukrativen Dumpingpreisen
Geschäftsführer Matthias Neumer: „Sie zunächst verlocken. Doch das Daily
müssen den Arbeitsalltag vereinfachen, Business wird ziemlich schnell die
Arbeitsprozesse beschleunigen und Grenzen solcher Systeme offenbaren
damit den gesamten Workflow effizi- – und jede zusätzliche Nachrüstung,
enter gestalten. Denn unsere Kunden Aufstockung und Veränderung kostet
erwarten, dass Softwareprogramme am Ende (mehr) Geld. Da unterschei-
auf Dauer Kosteneinsparungen er- det sich die IT nicht von anderen Bran-
möglichen.“ Sache und Vorteil einer chen. Aus diesem Grunde wurden
branchenspezifischen Software, ist es, bereits über 25 BüroWARE Lösungen
genau dieses Ziel zu erreichen, so sind entwickelt, die sich im Alltagstest
sich Entwickler, Verkäufer und auch An- schon bewährt haben.
wender einig.
Exakt auf den Branchenbedarf abge- Unsere Lösungen entnehmen Sie dem
stimmte Funktionen, auf den einzel- Überblick. Ein Klick und Blick in www.
nen User zugeschnittene Bedienober- softengine.de/branchenloesungen.
flächen, Screens und Dokumentvor- php lohnt sich!
 BüroWARE® UPDATE 1.2008 Seite 3

Highlights der BüroWARE Generation 5.3 – zum Beispiel ...

Die neue BüroWARE Generation 5.3 hat ein ganzes Arsenal an weitreichenden Funktions- und Komforterweite-
BüroWARE
rungen im Gepäck. Darüber haben wir bereits in der letzten UPDATE Ausgabe (S.4 – 6) im Detail berichtet – ange-
Generation 5.3
fangen von den gesteigerten Möglichkeiten zur Individualisierung einer BüroWARE Lösung bis hin zu wertvollen
Komfortsteigerungen. In dieser CeBIT-Ausgabe von UPDATE möchten wir beispielhaft drei weitere Highlights
unserer Neuerungen herausgreifen.

Neue Komfortwelten
BüroWARE 5.3 erschließt neue Dimen-
sionen hinsichtlich Funktionalität und
Komfort, wie etwa durch...

► die optimierte Belegerfassung!

Mussten bislang bei der Belegerfassung
mehrere Masken nacheinander aus-
gefüllt werden – eine manchmal recht
unübersichtliche Prozedur – so lassen
sich nunmehr kundenindividuell alle
wichtigen und interessanten Felder auf
einer Maske gemeinsam unterbringen
– von den Adressdaten, den Zahlungsin-
formationen, bis zur Artikelauswahl und
der MwSt.-Darstellung. Das vereinfacht
und beschleunigt die Belegerfassung
rapide. Ebenso fix kann die Belegwand-
Layout Lagerbuchungen
lung (Auftrag in Lieferschein) direkt im
Beleg erfolgen. Weiteres Bonbon: Meh-
rere Belege lassen sich gleichzeitig ne-
beneinander öffnen – übersichtlich und
komfortabel!

► Viele kleine, aber wertvolle Kom-

fortsteigerungen
BüroWARE 5.3 erleichtert die Arbeit und
Kommunikation durch zahlreiche neue
Details. Beispielsweise durch das neue
„Schwarze Brett“ gleich beim Login. So
erreichen Informationen den Benutzer
sofort beim Programmstart. Ebenso
wertvoll, gerade innerhalb großer Ge-
bäude, ist der flexible Zugang zur eige-
nen Arbeitsstation.
Ist User X vom Erdgeschoss in Trakt A
gerade auf Etage 8 in Gebäude B, so Neue Suchtechnik
kann er von dort aus über das Netzwerk
auf dem Arbeitsplatz des Kollegen seinen
eigenen BüroWARE Desktop aufrufen.

►die rasant beschleunigte Suche

Die erheblich komfortabler und diffe-
renzierter gewordene Suchtechnik der
BüroWARE 5.3 ermöglicht nunmehr eine
Volltextsuche mit Autovervollständigung,
so u. a. auch bei den Terminbuchungen.
In der Spalten-/ Tabellensuche und an
vielen anderen Stellen innerhalb der
BüroWARE 5.3 öffnet sich nach „Strg
S“ ein neues Fenster, wo nur noch der
gewünschte Begriff (bzw. mehrere) ein-
zutragen ist, um eine Volltextsuche zu
starten. Die Suchabfragen funktionieren
Informationen: bei 1 Millionen Datensätzen genauso
www.softengine.de schnell wie bei wenigen Datensätzen. Layout Auftrag
 BüroWARE® UPDATE
Welch große und zentrale Bedeu-
Shop/Online-Lösungen tung die Online-Vertriebswege heute
für viele Unternehmen haben, ist
unübersehbar. „Alle Welt“ informiert
sich und kauft heute im Internet ein,
Hersteller und Vertreiber aller Bran-
chen und Produktwelten bieten ihre
Waren in Online-„Verkaufsräumen“
an – ob über eBay, Amazon oder im
eigenen Webshop. Angefangen vom
Zahnstocher bis hin zur Luxus-Yacht
kann man inzwischen so ziemlich
alles an der virtuellen Ladentheke
bekommen.
Partner & Lösungen
Empfehlenswerte Webshop-Lösungen unserer BüroWARE Kooperationspartner
►CosmoShop
www.cosmoshop.de
www.ems-datensysteme.de
►Electronic Sales
www.electronicsales.de
www.distribution2.com
►hamann-media
www.hamann-media.de
www.standardsw.com
►OXID eSales
www.oxid-esales.de
www.solconnect.biz
►Pixelsun
www.pixelsun.de
www.pa-teamwork.de
“(Sh)Optimale” Online-Lösungen
Jedem das Seine
Für manche Produktanbieter ist ein
kleiner Webshop völlig ausreichend,
für andere muss es erheblich mehr an
Funktionen, Komfort, Automation und
speziellen Features sein, damit der
Shop funktioniert, damit der Online-
Kunde optimal bedient werden kann
und der eigene eCommerce-Workflow
möglichst effizient abgewickelt wird.
Allen Online-Händlern gemeinsam ist:
Sie sollten tunlichst darauf achten, dass
das gesamte ERP-System nahtlos mit
dem Webshop verknüpft werden kann.
Der CosmoShop von der ZAUNZ
Publishing GmbH ist wegen seiner
Einfachheit in der Bedienung eine
sehr beliebte und verbreitete Lösung.
SoftENGINE Partner E.M.S. hat für
den CosmoShop eine Anbindung an
Mit dem „es:shop“ bietet die Electronic-
Sales GmbH eine spezielle Webshop-
Branchenlösung für Systemhäuser und
Reseller. Diese beinhaltet eine direkte
Datenanbindung an große Distributo-
ren und sorgt u.a. automatisiert dafür,
dass im eShop immer die aktuellsten
Das junge Team von hamann-media
hat das kostengünstige, modulare
Onlineshop-System „Shopware“ ent-
wickelt. Seine vertriebsstärkende Be-
sonderheit: Es wurde „gezielt auf eine
optimale Erfassung durch Google und
andere Suchmaschinen“ hin program-
Ob in der Professional Edition oder
Enterprise Edition (speziell für den
Versandhandel) – die OXID eSales
Webshop-Systeme genießen einen ex-
zellenten Ruf und sind weit verbreitet.
BüroWARE Partner seidemann: solu-
tions hat mit „sol: connect“ die Shop-
Der Landauer eCommerce-Experte
ist Entwickler des Webshops „flex-
tor“ – ein sehr flexibles eShopsystem,
das seine Stärken insbesondere bei
komplexeren Projekt-Anforderungen
mit detailreichen Online-Abfragen hat.
Ideal geeignet ist der flextor eShop
1.2008 Seite 4
À la carte für BüroWARE Nutzer
Für die unterschiedlichen Ansprüche
bietet der Markt der Webshop-Anbieter
die entsprechenden unterschiedlichen
Lösungen. Einige, der aus unserer Sicht
besten Webshop-Lösungen, haben wir
hier für Sie zusammengetragen. Unse-
re BüroWARE Kooperationspartner im
Bereich Webshop-Systeme haben für
die unterschiedlichsten Anforderungen
Lösungen und Schnittstellen entwickelt,
um den Nutzern der BüroWARE ERP-
Systeme einen „(sh)optimalen“ Online-
Vertrieb zu ermöglichen.
die BüroWARE geschaffen. Diese Lö-
sung wird im Paket mit den BüroWARE
Lösungen als ASP-Modell (Application
Server Providing) vertrieben.
Angebote der großen Lieferanten/Dis-
triburoren (wie etwa Ingram Micro oder
Actebis) unmittelbar erscheinen. Auch
hierzu gibt es zukünftig die BüroWARE
Schnittstelle gleich dazu, entwickelt in
Zusammenarbeit mit unserem Distribu-
tor Distribution2.
miert und bietet weitere verkaufs- und
marketingaktivfördernde Features.
Shopware lässt sich mit BüroWARE
basic via Schnittstelle nahtlos verknüp-
fen.
schnittstelle für BüroWARE Nutzer
entwickelt.
beispielsweise für den Online-Handel
mit Textilien. SoftENGINE Partner „pa
teamWORK“ hat die flextor-Schnitt-
stelle zur BüroWARE geschaffen.
 BüroWARE® UPDATE 1.2008 Seite 5

Eine sichere Vorbereitung für Bankgespräche und mehr

MAX! Consult ist jetzt als Ergänzung für die sichere Liquiditätsplanung in die BüroWARE integriert. Das freut
Max!Consult Chefs, Entscheider, Finanzabteilungsleiter ... Ein fiktives Beispiel:

Max Oberhaupt (MO), Inhaber der Fri-

siersalonkette „HAIRvorragend“, fragt
den Leiter seiner Abteilung Buchhal-
tung/Finanz- und Rechnungswesen
Erwin Argus (EA).

MO: „Herr Argus, Sie wussten ja bereits,

dass wir in Fleißheim demnächst eine
weitere Filiale eröffnen wollen, oder?“
EA: Ja, richtig, das hatten Sie im letzten
Meeting zur Finanzplanung für 2008 be-
reits erwähnt.

MO: Hierfür benötigen wir nun für die

Erstinvestitionen von der Bank noch
einen größeren Kredit. Für das Bank-
gespräch brauche ich jetzt einige Un-
ternehmenskennzahlen und Infos zu
unserer Finanz- und Geschäftssituation.
Können Sie mit unserem Steuerberater
Kontakt aufnehmen, bis wann er uns die
entsprechenden Zahlen und Infos über-
mitteln kann?
EA: „Herr Oberhaupt, da habe ich eine
gute Nachricht für Sie. Diese ganzen
Zahlen und Infos für Analysen, Ratings
und Prognosen, die die Bank sehen will,
können wir neuerdings ganz schnell
inhouse aus unserem System generie-
ren.“
MO: Und wie machen Sie das, wenn ich
fragen darf? Bisher mussten wir dafür
schließlich immer zu unserem Steuer-
berater.
EA: Das hat mit unserem Warenwirt-
schaftssystem zu tun. Wir nutzen ja die
BüroWARE. Und in unserer BüroWARE
Version 5.3 gibt es eine neue Lösung,
die heißt MAX! Consult. Das ist eine
professionelle Software für die Unter-
nehmens- und Finanzplanung in kleinen
und mittelständischen Unternehmen.
MO: Und Sie kennen sich mit dem Sys-
tem komplett aus?
EA: Allemal gut genug, um die benötig-
ten Zahlen aus dem System heraus zu
generieren. Die Bedienbarkeit ist im Ver-
gleich zu anderen Systemen, die ich mir
mal angeschaut habe, vergleichsweise
einfach. Es kommt natürlich immer drauf
an, wie tief man in seinen Analysen ge-
hen will. Aber das Grundsätzliche hat
man als Excel-Kenner schnell im Griff,
denn das System wurde auf Basis von
Excel entwickelt.
MO: Ja dann will ich Sie nicht länger
aufhalten. Wann kann ich die Zahlen vo-
raussichtlich bekommen? Ich will näm-
lich einen Termin bei der Bank möglichst
noch in dieser Woche machen.
EA: Ich denke, das sollte alles innerhalb
von einem Tag erledigt werden können.
Sie müssen mir nur sagen, welche Zah-
len und Infos konkret benötigt werden.
MAX! Consult Navigationsbaum
MO: Prima! Die Liste mit den Datenwün-
schen schicke ich Ihnen gleich per Mail.
Nicht nur für Betreiber von Frisiersalon-
ketten ist die Kreditmittelbeschaffung
mitunter eine sehr haarige Angelegen-
heit. Denn seit Basel II sitzt das Geld bei
den Banken nicht mehr so locker. Um die
Anlieferung valider Unternehmenskenn-
zahlen und fundierter Prognosen kommt
man als Unternehmer heutzutage im
Bankgespräch nicht mehr herum, wenn
es um Kredite geht. Gut, wenn man sei-
ne Liquidität da selbst jederzeit sauber
im Blick hat, verlässlich planen und die
eigene Situation in geforderter Form auf
Knopfdruck darstellen kann.
Unter www.erfolgs-programme.de ist die
neue BüroWARE Ergänzungslösung, das
von SoftENGINE Kooperationspartner
Schmale & Schweizer entwickelt wurde,
in detaillierter Beschreibung zu finden.

MO: Und damit lassen sich die von der

Informationen:
Bank geforderten Daten bereitstellen?
Schmale & Schweizer GbR
EA: Exakt, unter anderem dient das
Kaiserstraße 70
Tool eben genau dazu. Aber auch für
76437 - Rastatt
Inhouse-Analysen, Vermögens-, Erfolgs-
Telefon: 07222 - 10 30 50
und langfristige Liquiditätsplanungen.
Telefax: 07222 - 10 30 54
Axel Schmale
MO: Das hört sich interessant an.
E-Mail: info@my-max.com
Können wir hiermit auch die geplanten
www.erfolgs-programme.de
Kosten und Erlöse der neuen Filiale mit
dem System „durchspielen“, um unsere
Entscheidungen absichern zu können.
EA: Auch das ist mit MAX! Consult
möglich. Gerne können wir das gleich
einmal „durchspielen“. MAX! Consult Planungsassistent
 BüroWARE® UPDATE 1.2008 Seite 6

Auch Romantik und Abenteuer wollen organisiert sein -

Das Erste Deutsche Baumhaushotel setzt auf BüroWARE®room
Umgeben von schattigen Wäldern und lichten Wiesen liegt am östlichsten Punkt Deutschlands die Kulturinsel Einsiedel:
Fallbeispiel:
Ein ungewöhnlicher Freizeitpark ohne Karussells und Riesenräder, aber dafür mit spannenden Schatzsucherspielen, endlosen
BüroWARE room
Tunneln, wilden Schaukeln, lebenden Tieren und dem Ersten Deutschen Baumhaushotel.

Das Erste Deutsche Baumhotel - Der Eingang

Insgesamt fünf Baumhäuser stehen in schaffen, auf der sich Kunst und Kultur ne Inselgeister beim Hotelmanagement
acht bis zehn Metern Höhe im Wald abseits von Stadt und Dorf begegnen. auf BüroWARE®room. Denn auch bei
des Grüngeringelten Abenteuerfreizeit- einem Baumhaushotel, Erdhaus oder
parks. Verschlungene Stege verbinden Wer wie ein König wohnen will, kann Tipi-Dorf muss die Reservierung klap-
Sie mit der Feierplattform im Herzen das und zwar mit Stil pen, muss der Inselkönig Rechnungen
des Hotels. Jedes Baumhaus hat sei- Damit der Gast der Kulturinsel sein schreiben, seine Inselgeister pünktlich
ne eigene Geschichte. Die Inselgeister Abenteuer auch wirklich sorgenfrei bezahlen und ordentlich Buch führen.
von Turi Sede (Kulturinsel Einsiedel) genießen kann, setzen der Inselkönig Dafür bietet BüroWARE®room ein
hatten es sich als Vorbesitzer sehr ge- Bergamo (Jürgen Bergmann) und sei- speziell auf die Hotelbranche abge-
mütlich gemacht. So findet man in Fio-
nas Luftschloss Blümchentapete sowie
Wand- und Deckenmalereien. Judka
hat Ihr Trollfamilienhaus mit Fellen und
dicken Teppichen geschmückt und in
Bodelmutzens Geisterschloss geht es
mystisch zu.

Und wenn die Baumhäuser ausgebucht

sein sollten, gibt es für den schläfrigen
Abenteurer noch das große Erdhaus
mit Lagerfeuer und Kannibalenbad,
das Tipi-Dorf und das Waldsiedlum.
Insgesamt bietet Turi Sede etwa 120
müden Häuptern die Gelegenheit sich
auszuruhen.

Weitere Infos im Netz: Aus den Ideen der „Künstlerischen

www.kulturinsel.com Holzgestaltung Jürgen Bergmann“
www.hotelsolution.info wurde diese ungewöhnliche Oase ge- Das Erste Deutsche Baumhotel - Der Gast ist König

Fallbeispiel:
BüroWARE room
Information:
www.kulturinsel.com
www.hotelsolution.info
www.aci-dresden.de
OXID eFire – alle E-Commerce Services bequem unter einem Hut
E-Commerce Services
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79098 Freiburg
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Telefax: +49(0)761-36889-29
E-Mail: info@oxid-esales.com
www.oxid-esales.com
BüroWARE® UPDATE
stimmtes intelligentes Kontaktmanage-
ment, das den Arbeitsalltag erheblich
erleichtert.
Alle getätigten Kontakte, ob per Tele-
fon, Fax oder E-Mail, werden zentral
registriert und der entsprechenden
Adresse zugeordnet – egal ob Gast,
Lieferant oder Reiseunternehmen.
Dank BüroWARE®room verfügt der
Anwender beispielsweise schnell und
bequem über alle wichtigen Informa-
tionen zu seinen Gästen. Wer wann
anreist, wie lange jemand bleibt und
welche Wünsche der Gast während
seines Aufenthaltes äußert – keine
wichtige Information geht verloren und
das Gästeprofil ist schnell erstellt. Die
Grundlage einer jeden Marketingstra-
tegie. Damit lässt sich gezielter und
Erfolg versprechend werben.
Von der Trollpforte bis zum
Fresstempel
Auch im Baumhaushotel weiß man
die Stärken der BüroWARE®room zu
schätzen.
„Die täglichen Arbeiten werden verein-
facht“, betont Dipl.-Ing. Kirk Sievert,
Geschäftsführer des BüroWARE Part-
ners ACI EDV-Systemhaus Dresden
GmbH. Das Dresdner Unternehmen
Wer einen Online-Shop betreibt, weiß
um die Komplexität des Geschehens,
um die Anforderungen und Prozesse,
die wie am Schnürchen funktionieren
müssen. Neben der reinen Shop-Ge-
staltung und den elementaren Funktio-
nalitäten rund um Bestellen, Bezahlen,
Versand, Lieferung, Lagerführung und
Datenverwaltung gibt es noch einiges
Wichtiges mehr zu berücksichtigen, will
man erfolgreich mit dem eShop operie-
ren.
Mehr als nur ein schöner Shop ...
Der Erfolg hängt maßgeblich von der
Nutzung, Bereitstellung und Optimie-
rung weiterer Möglichkeiten und der
Shop-Features ab. Diese drehen sich
um die Schlagworte Shop- und Produkt-
Präsenz bei Suchmaschinen, eBay und
Affiliate-Partnern, um Kundenakquise,
Kundenbindung und -pflege, Datami-
ning, Cross-Sellings und nicht zuletzt
Bonitätsprüfungen.
Auf gut Deutsch:
Möglichst viele Internet-User müssen
den Shop möglichst gut und schnell fin-
hat BüroWARE®room entwickelt. „Von
der Reservierung über das Einche-
cken bis hin zum kompletten Finanz-
management, alles funktioniert aus
einem Guss, alles wird komfortabel
abgewickelt über eine durchgängige,
leicht verständliche Bedienoberfläche,
die man schnell im Griff hat“, verspricht
der Software-Entwickler. Die Grund-
version von BüroWARE®room bietet
eine universell ausgestattete Spezial-
den. Dazu ist die Präsenz an entspre-
chend zentralen Stellen vielfach unver-
zichtbar. Kunden sollten möglichst nicht
wegen unnötiger Komfortmängel wie
etwa eingeschränkte Auswahl bei den
Zahlungsarten den Kauf woanders tä-
tigen. Zusatzverkäufe sollen generiert
werden. Und Risikominimierung ist
heute im Online-Geschäft ebenfalls ein
hochrelevanter Aspekt, der beachtet
sein will. Ärger mit schwarzen Schafen
lässt sich über Bonitätsabfragen syste-
matisch auf ein Minimum reduzieren,
indem etwa bei Negativauskünften
automatisiert nur der Zahlungsweg
„Vorkasse“ für betreffende Produktinte-
ressenten angeboten wird.
Es wird schnell deutlich:
Das kann der Online-Shop-Betreiber
unmöglich alles selbst machen. Dieses
Problem hat auch Roland Fesenmayr,
CEO des Freiburger Shopanbieters
OXID eSales erkannt und mit seinem
Team eine Service-Plattform für Web-
händler entwickelt, die alle wünschens-
und empfehlenswerten Features und
Möglichkeiten quasi „auf Knopfdruck“
1.2008 Seite 7
BüroWARE room
lösung und lässt sich durch individuelle
Anpassungen und Ergänzungen noch
weiter auf die speziellen Anforde-
rungen eines jedes einzelnen Hauses
hin abstimmen. Das integrierte Ent-
wicklungssystem erlaubt passgenaue
Funktionserweiterungen, sobald der
Bedarf es verlangt – ganz nach be-
kannter BüroWARE Philosophie.
via Schnittstelle verfügbar macht.
Und es geht schnell!
In wenigen Schritten können Händler,
so Fesenmayr, Zusatzservices in ihren
Shop integrieren und dadurch ihren
Verkaufserfolg steigern. Neben der
eBay-Integration wird auch das Boni-
tätsprüfungs-Portal „creditPass“ bereits
von Shopbetreibern genutzt. In geringen
Abständen werden nun weitere Services
wie Produkt- und Preissuchmaschinen,
Bonuspunkt- und Affiliate-Programme,
Newsletter- und Kampagnenmanage-
ment, On-Site Suche, Payment und
Inkasso bis hin zu Shop-Controlling zur
Verfügung stehen.
Der Shopbetreiber kann à la carte aus-
wählen, welche Services er in seinem
Shop nutzen will. Ein wahres „eFire-
werk“ an Erfolgsoptimierungsoptionen
bequem unter einem Hut.
Selbstverständlich unterstützt die
BüroWARE Schnittstelle sol:connect
der Firma seidemann: solutions auch
OXID eFire.
 BüroWARE® UPDATE 1.2008 Seite 8

Die HIRSCH Bremer Reinigungs- und Recycling GmbH räumt auf -

Ein wichtiger Helfer: die Branchenlösung BüroWARE Recycling
Die „Hirsch Bremer Reinigung und Recycling GmbH“ ist mit ihren Mitarbeitern an drei Standorten in Bremen vertreten.
BüroWARE Recycling Das inhabergeführte Unternehmen agiert in mehreren Bereichen der Entsorgungs- und Recyclingbranche zugleich.
So gehören neben dem Handel mit Metallabfällen, dem Containerdienst mit Entsorgung und Recyceln von Elektronik-
schrott auch Abbrucharbeiten und die Gehwegreinigung zum Leistungsangebot der Hansestädter.

HIRSCH Bremer Reinigung und Recycling GmbH - Gehwegreinigung

Saubere Lösung war gefragt – auch
intern
Bei der Suche nach der neuen ERP
Software galt es, die verschiedenen
bis dahin vorhandenen „Software-
Inseln“ in einem modernen System zu
vereinen. Angesichts der Dimension
der Aufgabe und der zahlreichen Ge-
schäftsfelder war schnell klar, dass
hier nur eine hochleistungsfähige
ausgereifte Branchenlösung in Frage
kommen konnte. Beim Evaluieren der
verschiedenen Systeme stellte sich
jedoch ebenso schnell heraus, dass
die meisten Standardbranchenlö-
Information:
www. hirsch-bremer.de
MS Solutions GmbH
Robert-Bosch-Str. 4
95369 Untersteinach
Telefon: +49 (0) 9225 9514 - 0
Telefax: +49 (0) 9225 9514 - 30
E-Mail: info@ms-solutions-it.de
www.ms-solutions-it.de
sungen nicht die geforderte Flexibilität
mitbrachten, die das Unternehmen
unbedingt benötigt, um seine Ge-
schäftsprozesse effizient organisieren
zu können.
Nur eine kam durch:
BüroWARE Recycling
Aus allen gesichteten Systemen
blieben letzten Endes zwei Anbieter
übrig, die alle benötigten Branchen-
bedürfnisse abdeckten und darüber
hinaus auch noch die Möglichkeit bo-
ten, diese kundenindividuell anzupas-
sen. Am Ende entschied man sich für
BüroWARE Recycling von BüroWARE
Partner MS Solutions, da nur hier die
Kombination aus Branchenfunktionen,
Individualisierung und Updatefähigkeit
gegeben war. Hinzu kamen die guten
Erfahrungen, die andere Unterneh-
men aus der Branche mit BüroWARE
Recycling bereits gemacht haben.
Eben eine für alles
Im Rahmen der Einführung der
BüroWARE Recycling wurden unter-
schiedliche Unternehmensbereiche in-
tegriert. Es wurden die externen Stand-
orte sowie alle Waagen angebunden
und die Archivierungssoftwarelösung
inoxisonARCHIVE eingeführt. Alle Da-
tenübernahmen sowie die permanenten
Schnittstellen wurden mittels der Schnitt-
stellenentwicklungsumgebung „MS
Interface“ realisiert. Mit Hilfe des Con-
nectors zur Kommunikationsplattform
Tobit David wurde auch der E-Mail- und
Telefaxverkehr in BüroWARE ERP in-
tegriert. Alle Systeme sind auf einem
„BüroWARE-in-a-Box“ Terminalserver
zentral installiert. So freuen sich die Bre-
mer über eine „rundum gute und saubere
Lösung“.

Mehr zu BüroWARE Recycling unter

HIRSCH Bremer Reinigung und Recycling GmbH - Elektronikschrott www.ms-solutions-it.de.
 BüroWARE® UPDATE
Bravo und herzlichen Glückwunsch!
Für ihr unentgeltliches kreatives En-
Ausgezeichnet! gagement zugunsten des „Reutlinger
Spendenparlaments“ (www.spendenpar-
lament-rt.de) wurde das IT-Unternehmen
„seidemann: solutions“ jetzt mit dem „Mit-
telstandspreis für soziale Verantwortung
in Baden-Württemberg“ ausgezeichnet.
Informationen: Der Reutlinger SoftENGINE premium
seidemann: solutions GmbH Gold Partner erhielt die Silbermedaille
Albstraße 52 mit dem Titel „Sozial engagiert 2007“,
72764 Reutlingen verliehen von Bischof Dr. Gebhard Fürst
Telefon: 07121/69509-0 und Wirtschaftsminister Ernst Pfister.
Telefax: 07121/69509-50 seidemann: solutions hat für das Re-
E-Mail: info@seidemann.com utlinger Spendenparlament kostenlos
www.seidemann.com eine Website gestaltet und pflegt diese
regelmäßig. Darüber hinaus war das
Team um Philipp Seidemann bei der
Gründung des Reutlinger Spendenpar-
laments aktiv beteiligt, durch Beratung
Gut zu wissen – wichtig zu wissen ...
Immer gut aufbewahren!
Gut zu wissen -
Unternehmen müssen geschäftsre-
wichtig zu wissen ...
levante E-Mails und elektronische
Belege (digital erstellte/erhaltene
Rechnungen, Angebote, Lieferscheine
u. a. m.) für die Finanzbehörde langfri-
stig (10 Jahre) archivieren, und dies
in vorgeschriebener Weise bez. Ver-
fahren und Format. Nichtbeachtung
wird mit empfindlichen Strafen geahn-
det. Mehr auf Seite 12.
SPAMmaßnahme = SPARmaßnahme
Nach einer Studie des Instituts für
Marketing und Medien an der Uni-
versität Hamburg betragen die Bear-
beitungskosten von Spam-Mails in
Unternehmen pro Mitarbeiter durch-
schnittlich ca. 500 Euro pro Jahr.
Entsprechend ist daher ein effektiver
Spam-Schutz zugleich eine ebenso ef-
fektive Kostensenkungsmaßnahme.
und Vermittlung weiterer befreundeter
Firmen anderer Branchen.
Wir spenden zum Gewinn dieser ehren-
Teures Papier
Im Bereich „Belegaustausch zwi-
schen Geschäftspartnern“ gehört
das elektronische Rechnungshandling
(„EBPP“- Electronic Bill Presentment
and Payment) als Kostensenkungs-
instrument zu den großen aktuellen
Themen bei Unternehmen. EBPP löst
die klassische Rechnung auf Papier
ab, denn Versender und Empfänger
profitieren in hohem Maße von den
schnelleren, sichereren und aufwands-
ärmeren Prozessen. Hätten Sie ge-
dacht, dass der Empfänger von elek-
tronischen Rechnungen sogar noch
mehr von der papierlosen, medien-
bruchfreien Bearbeitungsmöglichkeit
profitiert als der Versender? Unter-
suchungen vom efinancelab haben
ergeben, dass eine Rechnung auf
Papier Kosten zwischen 18 und 30
Euro verursacht, bis diese geprüft
und bezahlt ist.
Es wird günstiger für
Körperschaften!
Anfang November 2007 ist die Unter-
nehmenssteuerreform mit dem Jahres-
steuergesetz verabschiedet worden.
Zu den wichtigsten wissenswerten
Neuerungen für 2008 gehören u. a.:
- Senkung des Körperschaftssteuer-
satz wird von 25 auf 15 Prozent
- Einbehaltene Gewinne werden auf
Antrag (!) mit nur noch 28,25 Prozent
besteuert
- Die Gewerbesteuermesszahl wird
für alle Unternehmen auf 3,5% festge-
setzt.
1.2008 Seite 9
werten Auszeichnung auch an dieser
Stelle nochmals nachträglich unsere An-
erkennung!
Neue Richtlinien bei der Lohnsteuer
Mit dem Jahr 2008 ergeben sich manch
positive Veränderungen für den Lohn-
steuerzahler, zum Beispiel:
- Reisekosten: Dienstreisen, Einsatz-
wechseltätigkeit und Fahrtätigkeit gelten
fortan allesamt als „beruflich veranlasste
Auswärtstätigkeit“ und sind dementspre-
chend absetzbar.
- Fahrten nach auswärts: Die Drei-Mo-
nats-Frist für die Anerkennung von Fahrt-
kosten bei längeren vorübergehenden
Tätigkeiten auswärts fällt weg, nur bei
den Verpflegungskosten gilt sie weiter.
- Bei Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit
werden auch Fahrten innerhalb der 30-
km-Grenze steuerlich wie Dienstreisen
behandelt. So können diese mit der
günstigeren Dienstreisepauschale abge-
rechnet werden.
- Für Arbeitgeber: Der verpflichtende (ab
10 Mitarbeitern) oder freiwillige Lohn-
steuer-Jahresausgleich durch den Ar-
beitgeber entfällt ab 2008 komplett.
Neues bei der
Einkommenssteuer 2008
Beachtung verdienen beispielsweise fol-
gende Punkte:
- die eingeschränkte Abzugsfähigkeit von
Sonderausgaben bei Versorgungslei-
stungen bei Vermögensübergabe
- die Einführung der elektronischen
Lohnsteuerabzugsmerkmale (2010 wer-
den die Lohnsteuerkarten letztmals auf
Karton ausgestellt.)
- die Umstellung der Kapitalertragssteu-
er-Anmeldung auf das elektronische
Verfahren.
 BüroWARE® UPDATE 1.2008 Seite 10

Einen guten Ruf aufge“bau“t –

„Lerch Bau- und Industriebedarf“...
Die Walter Lerch Bau- und Industriebedarf GmbH & Co. KG ist seit 1975 ein erfolgreicher und etablierter Spezialanbieter
BüroWARE Rent für Schalungen, Gerüste und Absturzsicherungen. Die Produkte werden sowohl vermietet als auch verkauft. Dabei werden
qualifizierte BERATUNG und SERVICE immer groß geschrieben. In den vergangenen Jahren hat auch der Export in fast alle
Regionen der Welt einen stetigen Anteil zum Firmenerfolg beigetragen.

Walter Lerch Bau- und Industriebedarf GmbH & Co. KG

Information:
Drimalski & Partner GmbH
Ortesweg 11
36043 Fulda
Telefon: 06 61 - 90 20 3-0
Telefax: 06 61 - 90 20 3-33
E-Mail: info@drimalski.com
www.drimalski.com
Die Schwesterfirma Thomas Lerch Bau-
und Industriebedarf e. K. – gegründet
1997 – vermietet und verkauft weitere
Geräte und Maschinen für das Bau-
haupt- und Baunebengewerbe, so u. a.
Förder-, Mauer- und Sicherheitstech-
nik. Einen wichtigen Teilbereich bildet
dabei für das im Frankfurter Stadtteil
Griesheim ansässige Unternehmen das
Thema Sicherheit – sowohl für die aktiv
am Bau Beschäftigten als auch für Pas-
santen, die z. B. durch Auffangschirme
vor eventuell herabfallenden Gegen-
ständen geschützt werden.
Intern baut man bei Lerch auf die
Branchenlösung BüroWARE RENT
Eine Branchensoftware zu finden, die
allen Unternehmensbereichen gerecht
wird und der Unternehmensleitung die
ständige Transparenz über die aktuelle
Unternehmenssituation gibt, ist heute
wichtiger denn je.
„Unser altes System konnte unsere
Anforderungen nicht mehr erfüllen“, so
der Firmeninhaber und Geschäftsfüh-
rer Thomas Lerch. „Die Entscheidung
für ein neues Programm haben wir uns
nicht leicht gemacht und uns mit einer
ganzen Reihe von Systemen am Markt
beschäftigt.“
Erbaulich umfassend und flexibel ...
Das neue Programm sollte alle Vor-
teile einer Standardlösung bieten und
trotzdem flexibel und leicht auf die spe-
ziellen Anforderungen hin anpassbar
sein. „Besonders wichtig für uns ist die
Vermietung, da diese den Großteil des
Tagesgeschäfts dar- und besondere
Anforderungen an ein Programm stellt.
Auch alle Spezialfälle sollten dargestellt
werden können, z. B. Verkäufe aus lau-
fenden Mieten mit der Möglichkeit der
automatisierten Mietanrechnung sowie
die automatische Aufteilung von Rück-
lieferungen auf verschiedene Vorgänge.
Gleichzeitig wollten wir ein optimales
CRM, eine einfache Schnittstelle zu
MS Office sowie alle Dokumente direkt
aus dem Programm heraus faxen oder
per E-Mail versenden. Mit BüroWARE
RENT haben wir die optimale Lösung
gefunden. Die meisten unserer Anforde-
rungen waren bereits im Standard reali-
siert, denn die BüroWARE RENT wurde
aus der Praxis der Baumaschinen- und
Baugerätevermietung heraus entwickelt
und umfasst alle Funktionen des täg-
lichen Ablaufs.
... auch bei Sonderwünschen
Unsere zusätzlichen Anforderungen
trafen auf sehr positive Resonanz beim
BüroWARE Partner Drimalski & Partner
GmbH aus Fulda. Das Team kannte un-
sere Branche schon sehr gut, da konn-
ten wir auf einer Ebene diskutieren. Wir
hatten uns vor der Entscheidung viele
andere Lösungen angeschaut, die wa-
ren als Standardlösung entweder zu
unflexibel oder als Individualsoftware
noch weit von dem entfernt, was in
BüroWARE RENT schon längst realisiert
war. Da hätten wir die Katze im Sack ge-
kauft“, schmunzelt Thomas Lerch, „und
die Kosten waren unüberschaubar“.
Hat sich gelohnt!
Nach einem Jahr BüroWARE Erfahrung
zieht der Geschäftsführer eine überaus
positive Bilanz: „Meinen Mitarbeitern und
mir ging die Arbeit schon kurz nach der
Einführung einfach von der Hand. Vieles
geht wesentlich schneller als früher. Und
wenn es doch mal Probleme gibt, finden
wir gemeinsam mit Drimalski schnell
eine Lösung, sie sind immer für uns da.“
„Das Beste ist: Bei uns kommen jeden
Tag neue Anforderungen und Wünsche
dazu, die von Drimalski kontinuierlich
im Standard umgesetzt werden, um das
Programm noch attraktiver zu machen.
BüroWARE RENT von Drimalski &
Partner basiert auf dem Standard
ERP-System BüroWARE der Firma
SoftENGINE. Dadurch ist aus unserer
Sicht auch künftig eine breite Pro-
duktweiterentwicklung garantiert, von
der wir profitieren.“, merkt Thomas
Lerch an.
Weiterführende Informationen zu
BüroWARE RENT unter www.drimalski.
com.
 BüroWARE® UPDATE 1.2008 Seite 11

„Läuft wie geschmiert“ – die elektronische Rechnungs-

stellung mit „maxx Portal“ bei der Edgar Schall GmbH
Der Vertrieb von Castrol Schmierstoffen und DELO Industrieklebstoffen sind das Kerngeschäft der Edgar Schall
eBilling Lösungen GmbH aus Offenbach. Als offizieller „Castrol Service Center Südwest“ und DELO Stützpunkthändler verfügt Schall
über einen eigenes Lager von Schmier- & Klebstoffen und beliefert Kunden aus ganz Südwestdeutschland mit dem
hauseigenem Fuhrpark und Paketdienst. Im Jahr 1991 als Handelsvertretung gegründet, beschäftigt die heutige
GmbH durchschnittlich ca. 60 Mitarbeiter, davon 30 festangestellt und 30 als Aushilfskräfte.

Edgar Schall GmbH

Schmieren, kleben, ...
Vorteil für die Kunden der Offenbacher
ist, so Geschäftsführer Edgar Schall:
„Markenprodukte und Service gibt´s
bei uns aus einer Hand. Ob Bestellung,
Beratung bei speziellen Problemen
oder Service vor Ort – unsere Anspre-
chpartner sind stets für unsere Kunden
da. Dies gilt auch für generelle Fragen
zum Thema ‚Schmierstoffe’, die oft die
wirtschaftliche Fertigung, Arbeitssicher-
heit oder Umweltverträglichkeit betref-
fen.
... und alles, was dazu gehört
Die Edgar Schall GmbH liefert nicht nur
Produkte, sondern übernimmt „auch
die gesamte technische Betreuung
im Bereich Kühlschmierstoffe, d.h. die
technische Überwachung sowie die
Reinigung der Kühlschmierstoffbehälter
und Umlaufsysteme“, erläutert Schall.
Neben den genannten Unernehmenss-
chwerpunkten gehört seit kurzem auch
Information: die industrielle robotergestützte Lohn-
www.gotomaxx.de verklebung zum Leistungsangebot.
Aber die Rechnungen kommen digital ...
Seit kurzem nutzt Schall für die Re-
chnungsstellung an Kunden den
elektronischen Weg und setzt dabei
auf das maxx PORTAL XML inklusive
eingebundener Signaturlösung für die
rechtssichere Rechnungsbereitstellung
(EBPP). Und das „läuft wie geschmiert“,
freut man sich dort über „die einfachere
und schnellere Rechnungsstellung
und die beträchtlichen Kosteneinspa-
rungen.“ Aber auch die „guten Anpas-
sungsmöglichkeiten des Portals hinsi-
chtlich Optik und Funktionalität“ werden
als Vorteil der gotomaxx Lösung her-
vorgehoben. Das maxx PORTAL XML
erlaubt die Integration der Firmenoptik
in die automatisiert erzeugten elek-
tronischen Belege. Alternativ zur Bereit-
stellung der Rechnungsbelege auf dem
Portal bietet die gotomaxx Lösung auch
die Möglichkeit, Rechnungen rechtssi-
cher signiert im PDF-Format per E-Mail
zu versenden.
Der Tippp kam von MS Solutions
In Kontakt mit dem maxx PORTAL XML
kam Schall über die Empfehlung des
betreuenden IT-Unternehmens „MS
Soltution“ aus Untersteinach bei Kulm-
bach. MS Solution Geschäftsführer
Christian Müller hatte mit seinem Team
bei Schall auch die ERP-Branchen-
lösung BüroWARE Oil implementiert
und „uns die Integration der flexibel
nutzbaren gotomaxx Lösung aufgrund
der genannten Vorteile empfohlen“,
berichtet Edgar Schall. „Und wir kön-
nen heute nur sagen: Das war ein sehr
guter Tipp.“
Neben maxx PORTAL XML für den
digitalen Belegversand nutzt die Edgar
Schall GmbH auch maxx ARCHIV, die
gotomaxx Lösung für die rechtskon-
forme Langzeitaufbewahrung von elek-
tronischen Belegen sowie den maxx
PDFMAILER Server zur unternehm-
ensweiten Erstellung und Versendung
von Angeboten und Auftragsbestätigun-
gen per PDF.
Edgar Schall GmbH
 BüroWARE® UPDATE 1.2008 Seite 12

Leseranschrift:

SoftENGINE GmbH
Alte Bundesstraße 10,16
76846 Hauenstein
Telefon 0 63 92. 9 95 - 0
Telefax 0 63 92. 9 95 - 5 99
E-Mail info@softengine.de
www.softengine.de

SoftENGINE GmbH • Alte Bundesstraße 10,16 • 76846 Hauenstein

Termine 2008! -
SoftENGINE und BüroWARE auf Messen ...
Besuchen Sie uns und unsere Partner 16.03. - 18.03.2008 Pro Wein, Düsseldorf Handshake
Termine 2008 auf einer der Messen, an denen wir in 25.09. - 27.09.2008 ExpoPetroTrans, Kassel MS Solutions
2008 als Aussteller teilnehmen! Hier 26.09. - 27.09.2008 GES Verband, Nürnberg Handshake
bietet sich immer eine ideale Gelegen- 28.09. - 01.10.2008 Intermeat, Düsseldorf Sander IT
heit zum persönlichen Gespräch und 01.10. - 02.10.2008 MailOrderWorkd, Wiesbaden Seidemann Solutions
zum Kennenlernen der zahlreichen 15.10. - 18.10.2008 RehaCare, Düsseldorf SBS Datensysteme
BüroWARE Lösungen, AddOn-Produk- 21.10. - 24.10.2008 Systems
te und weiterer Lösungen unserer Ko- 21.10. - 25.10.2008 EuroBlech, Hannover KB Solutions
operationspartner. Wir freuen uns auf 12.11. - 14.11.2008 Brau Beviale, Nürnberg MS Solutions
Ihren Besuch am Messestand!

Die Pflicht ruft! Elektronische Belege sind form(at)gerecht

zu archivieren. Der kommende Standard: „PDF/A“
Es ist bekannt: Unternehmen müssen
Der kommende
geschäftsrelevante Dokumente lang-
Standard: PDF/A
fristig zugriffsbereit archivieren. Früher
geschah dies ausschließlich in Papier-
form und füllte ganze Aktenordner-
schränke. Heute müssen elektronische
Belege für die Finanzbehörde in einem
digitalen Archiv über 10 Jahre abruf-
bereit bleiben, archiviert in einem vor-
geschriebenen Format. Hier zeichnet
sich die PDF-Formatvariante „PDF/A“
als neuer ISO-Standard für die elektro-
nische Langzeit-Archivierung ab.
Bei gotomaxx jetzt auch Standard
Aus diesem Grund hat SoftENGINE
Entwicklungspartner gotomaxx jetzt
seine komplette PDF-Produktpalette
auch mit der Formatoption „PDF/A“
Informationen: ausgestattet. Unternehmen haben so
www.gotomaxx.de mit den gotomaxx Lösungen die ge-
samte Palette der benötigten Funkti-
onen verfügbar, um Belege direkt als
PDF/A PDF/A-Datei zu erzeugen, zu versen-
Competence Center den, zu signieren und zu archivieren.
Mit maxx PDFMAILER XML steht ein
umfassendes Outputmanagement inkl.
PDF/A-Konverter zur Verfügung, mit
maxx PORTAL XML das komfortable
Onlineportal zur rechtssicheren Bereit-
stellung von PDF/A-konformen Bele-
gen über das Internet. Und mit maxx
ARCHIV Mail & Print ist zugleich eine
PDF/A-konforme Archivierungslösung
an Bord. Durch diese Erweiterung
um die PDF/A-Komponente sind die
gotomaxx Lösungen für das elektro-
nische Rechnungshandling (EBPP)
zugleich up to date in Sachen „rechts-
gültige Archivierung“.
Besser gleich alles richtig machen!
Apropos „Archivierungspflicht für elek-
tronische Dokumente“ im Ganzen: Die-
se fordert von Unternehmen die präzise
Einhaltung umfassender Auflagen. Und
empfindliche Strafen drohen bei Nicht-
einhaltung. Hier schützt Unwissenheit
nicht vor Strafe. Es genügt bei Weitem
nicht, die Belege einfach wie gewohnt
zu speichern und in einem Dateiordner
zu sammeln. „Die Sache ist weitaus
anspruchsvoller und verlangt eine
umfassende professionelle Lösung“,
erläutert SoftENGINE Geschäftsfüh-
rer Matthias Neumer. „Diese Lösung
sollte möglichst alle erforderlichen
Einzelanforderungen und Steps der
Prozesskette automatisiert in einem
Workflow abdecken. Ein Flickwerk aus
Einzellösungen für die verschiedenen
Aufgaben ist nicht nur aufwändiger und
anfälliger, sondern unterm Strich meist
bedeutend teurer.“
Alles in einem
Daher hat sich gotomaxx auf die Ent-
wicklung eines Gesamtsystems kon-
zentriert, das alles leistet, was Unter-
nehmen für die saubere Abwicklung
des Belegversandes und des vorge-
schriebenen elektronischen Archivie-
rungsprozesses benötigen. Und da ge-
hört eben auch die PDF/A-Option als
ein kommender Standard dazu. Gut für
den Anwender.