REDACCIN Y DOCUMENTACIN MILITAR

CORRESPONDENCIA MILITAR
Es el conjunto de comunicaciones oficiales intercambiadas entre las dependencias
militares, con las autoridades o con entidades particulares. Para este tipo de
correspondencia se considera aspectos en la composicin y redaccin de los
documentos, directivas, manuales producidos por la institucin.
Se distingue por su forma metdica, estilo y por tomar en cuenta la condicin o entidad
del destinatario, lo que le impone el empleo de palabras reglamentarias y de otras
dictadas por el uso, para simbolizar el respeto y la consideracin que le son propias.

CARACTERSTICAS DE LA CORRESPONDENCIA MILITAR.
1. Brevedad:
Consiste en expresar en pocas palabras lo que se quiere decir. Esta es una cualidad
propia de la Correspondencia Militar que da fuerza a la idea. Se obtiene prefiriendo el
verbo antes que el sustantivo o el adjetivo, ya que mediante el verbo se expresa la accin.
Para evitar la extensa fraseologa debe desarrollarse, dentro de una frase, una sola idea.
2. Claridad:
Se considera que es clara una correspondencia cuando esta es fcil de comprender. Se
obtiene evitando repeticiones que conducen frecuentemente a equvocos en la redaccin.
3. Precisin:
Esta se logra cuando se puede expresar completa y exactamente lo necesario sin olvidar
nada. Precisin es sobre todo indispensable en la redaccin de informes, partes diarios,
etc., los menores detalles de lugar, tiempo y circunstancias, tienen importancia
significativa.


CLASIFICACIN DE LA CORRESPONDENCIA MILITAR.
La correspondencia militar se clasifica de acuerdo a su finalidad, medio de
comunicacin empleado y seguridad que debe proporcionrsele.
Por su finalidad puede ser:
* Para interrelacin.
* Para conocimiento y distribucin.
* Para estudio y consideracin.
* Para constancia.
La Correspondencia para Interrelacin: Es aquella que permite la comunicacin entre
dos organismos, ya sean del mismo o de distinto nivel. Entre stas se encuentran:
El Oficio, El Memorndum, Nota Rpida, El Telegrama, El Radiograma o Cablegrama, La
Hoja de Coordinacin Interna.

El Oficio: Es una comunicacin escrita emanada de un superior o de un subalterno,
relacionada con cuestiones inherentes al servicio, que se realiza entre los diferentes
comandos de la organizacin de la Fuerza o con otros organismos oficiales o privados
ajenos a la institucin en la que normalmente se trata un determinado asunto.
Componentes del Oficio
* Encabezamiento. Estar integrado por:
* El membrete
* Lugar y fecha de expedicin
* Data de la Independencia y Federacin
* Nmero del Oficio
* Del (Para referirse al originador)
* Al (Para referirse al destinatario)
* Asunto
* Referencia.
El Membrete: Ir impreso a cinco (5) espacios tanto del margen como del borde
superior izquierdo. Su contenido ser repartido en cuatro (4) lneas, y bsicamente
constar de los siguientes escritos: REPBLICA DE VENEZUELA MINISTERIO
DE LA DEFENSA, y a continuacin el nombre de las dos dependencias que sigan,
segn el caso, en el debido orden jerrquico.
Lugar y fecha de expedicin: esta informacin va en la parte superior derecha,
dos (2) espacios debajo del membrete, respetando un contra margen de diez (10)
espacios aproximadamente, que seguir durante de elaboracin, ya que a la Mesa
de Parte corresponder la colocacin del da de expedicin.
Data de la Independencia y Federacin: se escribe debajo, en la parte central del
lugar y fecha de expedicin, a dos espacios de sta.
Nmero de Oficio: ser colocado en la parte inferior de la data de la
Independencia y Federacin, a dos (2) espacios de sta y a quince (15) del
margen, identificando con la abreviatura N, seguida de una raya de dos y medio
(2,5) cm. de largo, donde deben escribirse las inciales de la independencia que
elabora el documento, y el nmero de identificacin respectivo, separadas por un
guin.
Del: se colocar a cuatro (4) espacios debajo del N. del Oficio y a quince (15)
espacios de margen. Despus de los dos puntos, a continuacin y a siete (7)
espacios, debe inscribirse el grado y cargo del remitente en letras maysculas.
Al: ir a dos (2) espacios debajo de la palabra DEL, y con igual margen.
Despus de los dos puntos, a continuacin y a ocho (8) espacios, debe escribirse
el grado y cargo del destinatario, en maysculas. Se utilizar la abreviatura a/c.
que significa a cargo mencionando a continuacin la dependencia respectiva,
cuando el Oficio trate de materia sobre la cual exista delegacin de firma, o
autorizacin para firmar por orden de la autoridad superior, en cuyo caso la
correspondencia deber ser entregada directamente a la dependencia subalterna
correspondiente.
En la lnea inmediata inferior a dos (2) espacios del grado y cargo del destinatario,
y hacia la derecha, se escribir CIUDAD O PRESENTE, cuando la comunicacin
es de entrega local, en caso contrario se pondr en maysculas el nombre de la
localidad del destinatario.
Asunto: se colocar a cuatro (4) espacios debajo de la palabra AL, y con igual
margen. Despus de los dos puntos, a continuacin y a seis (6) espacios, se
indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma sintetizada.
Referencia: se escribir a cuatro (4) espacios debajo de la palabra ASUNTO, y
con igual margen.
Despus de los dos (2) puntos, a continuacin y a dos (2) espacios, se indicar la
comunicacin que dio motivo a la correspondencia.
Cuerpo: Debe contener una informacin completa y detallada del ASUNTO A
TRATAR, bien sea de origen o contestacin.
Se empezar a escribir a cuatro (4) espacios debajo de lo indicado como
REFERENCIA.
El margen del cuerpo debe ser de quince (15) espacios, con excepcin de la
primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se indicar con una entrada de doce
(12) espacios.
Trmino:
* Estar integrado por:
* El lema Dios y Federacin.
* Nombre y Apellido del Originador.
* Anexos
* Inciales y
* Fecha de elaboracin
Dios y Federacin: se escribir a seis (6) espacios debajo del CUERPO,
debiendo iniciarse a partir de la parte central de ste.
Nombres y Apellidos de Originador: debajo de Dios y Federacin y a seis (6)
espacios debajo a partir del centro del cuerpo se escribirn en maysculas los
nombres y apellidos del originador sobre los cuales el mismo estampar su firma.
(Ver La Firma, Captulo III).
Anexos: si los hubiere, se mencionarn escribiendo en maysculas la palabra
ANEXOS, debajo de los nombres del originador, a tres (3) espacios de estos,
teniendo cuidado de guardar el mismo margen del CUERPO, detallando a
continuacin los documentos correspondientes. Se pondr solamente: Lo
indicado, en caso de que en el CUERPO se haga referencia de los anexos.
Inciales: conservando el margen anterior, stas irn al lado izquierdo y a ocho
(8) espacios de la orilla inferior de la hoja. Se iniciar en primer trmino, en
mayscula, las de la persona que orden el oficio, luego, separadas por una lnea
oblicua, irn en minscula las del mecangrafo.
Fecha de Elaboracin del Oficio: sta corresponde al da de elaboracin del
documento y se indicar a un (1) espacio debajo de las inciales.

El Memorndum: Es una correspondencia menos formal que el oficio, destinada a
agilizar las tramitaciones entre organismos de una misma dependencia o un
mismo Comando. Consta de los mismos componentes del Oficio, con las
diferencias siguientes: La fecha va colocada al final del cuerpo, ocupando el
mismo sitio sealado en el oficio para el lema Dios y Federacin. No lleva data
de la Independencia y Federacin.
Tiene la denominacin MEMORNDUM en la parte superior y central del cuerpo,
entre el N. y el remitente, a cuatro (4) espacios ambos.
No figura el espacio para colocar la REFERENCIA.
No lleva Dios y Federacin.

La Nota Rpida
Es una correspondencia mecanografiada o manuscrita que sirve como medio de
comunicacin interna entre las reparticiones de un Cuartel General, Instituto o Servicio.
Procedimiento para el uso de la Nota Rpida:
La Nota Rpida slo se usar internamente para comunicaciones breves y que
requieren una contestacin a corto plazo; en ningn momento se utilizar para mensaje
que tengan slo carcter informativo, tampoco con simple trmite de anexos, documentos
y otros usos en el que no est implicado una respuesta del destinatario y de la cual es
indispensable que quede registro.
La Nota Rpida se elaborar en original y dos (2) copias en forma clara y concisa
sobre el motivo que origina la comunicacin; en prrafos breves y numerados, omitiendo
la frmula de cortesa Tengo el honor y tengo el agrado, etc., pero redactado en
trminos respetuosos, similar a un radiograma.

Radiograma y Cablegrama
Son simples modalidades del telegrama, segn se use como medio de comunicacin el
Radio o el Cablegrama submarino.
En la redaccin se siguen las mismas normas indicadas para el telegrama.
Correspondencia para Conocimiento y Distribucin: Es aquella mediante la
cual un organismo superior dicta instrucciones, disposiciones y normas para su
cumplimiento.
Entre estas se encuentran: La Directiva Administrativa, La Circular, La Resolucin,
y La Orden del Da.
La Directiva Administrativa: Es una comunicacin, por medio de la cual el
Comandante establece o prescribe la conducta o procedimiento general a seguir
en la consecucin de un fin determinado. Indica los fines generales por alcanzar o
la idea fundamentar que debe guiar la accin de los subordinados para la
instruccin o preparacin de los trabajos importantes. Puede contemplar los
resultados a largo plazo y es generalmente vlida para un perodo de cierta
duracin.
Tipos de Directivas:
1. Directiva General: la promulgada por el Ministerio de la Defensa y los
Comandantes Generales de Fuerza respectivas.
2. Directiva Interna: la promulgada por los Comandos, Direcciones o Jefaturas para
cumplir o detallar la Directiva Administrativa General, o para emitir disposiciones que
regirn en su jurisdiccin.
Componentes de una Directiva: La misma estar constituida por el membrete, la
identificacin, la fecha, el tema bsico, el ttulo, el propsito, el ndice, la lnea de
derogacin, la oficina de responsabilidad primaria, la distribucin y la lnea de autoridad y
firmas (ver instrucciones generales para la confeccin de directivas en el grupo de
anexos).
Encabezamiento: Estar constituido por el membrete, copia N, lugar y fecha,
nmero del documento, denominacin y el asunto.
El Membrete: de contenido igual al sealado en el oficio. Ir colocado en la parte
central y superior de la primera pgina a cinco (5) espacios del borde superior.
Grupo de Identificacin: ir colocado a cuarto (4) espacios debajo del membrete
y a la derecha de la pgina. Estar integrado por: el nmero de la copia, la
abreviatura de la dependencia que labora la directiva, el nombre de la ciudad de la
emisin y el grupo-fecha-hora, colocado en este mismo orden, en lneas
sucesivas.
Nmero del Documento: ser colocado con un margen de quince (15) espacios,
a dos (2) espacios debajo del Grupo de Identificacin y atendiendo a las otras
indicaciones sealadas en este sentido para el oficio. Al final del referido nmero
y, separadas por un guin se escribirn las ltimas cifras del ao de la emisin del
documento.
Denominacin: hacia la parte central y a cuatro (4) espacios debajo del nmero
del documento.