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SOFTLAND

eCRM





Manual del Usuario



Versin 4.311



























ADVERTENCIA:
Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada
por la Ley.
Windows es de propiedad intelectual Microsoft.
eCRM

























































Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA. 7 de Lnea 1247 - Telfono:
3889000 - Fax: 2355432 - Providencia - Santiago - Chile. (0312)
INDICE

INDICE


Parte I. Antecedentes
Generales



I. Introduccin ............................................................................................................................ I-1
Caractersticas bsicas del Sistema............................................................................................................................. I-1
Uso de la Documentacin............................................................................................................................................. I-1
Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1
Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2



II. Servicios Softland................................................................................................................. II-1
Soporte ........................................................................................................................................................................ II-1
Capacitacin ................................................................................................................................................................ II-1
Visite Nuestra Pgina WEB. ........................................................................................................................................ II-2




Parte II. Descripcin de los
Procesos del Sistema


1. Instalacin ............................................................................................................................. 1-1
1.1 Antes de Comenzar ............................................................................................................................................... 1-1
1.2 Al Terminar la Instalacin ...................................................................................................................................... 1-1
1.3 Recomendaciones de Implementacin ................................................................................................................. 1-2
1.4 Requisitos para Instalar sistemas Net de ERP...................................................................................................... 1-2
1.5 Instalando las Tablas de SQL................................................................................................................................ 1-3
1.5.1 Registro e Instalacin de Componentes ..................................................................................................... 1-4
1.6 Ingresando al eCRM............................................................................................................................................ 1-14




2. Contactos .............................................................................................................................. 2-1
2.1 Ventas / Oportunidades......................................................................................................................................... 2-1
2.2 Importacin de Base de datos............................................................................................................................. 2-27
2.3 Combinacin de Correspondencia ...................................................................................................................... 2-30
2.4 Traspasar a Otro Ejecutivo.................................................................................................................................. 2-34
2.5 Traspaso de Eventos........................................................................................................................................... 2-36
eCRM


3. Encuestas.............................................................................................................................. 3-1
3.1 Configuracin de Encuestas.................................................................................................................................. 3-1
3.2 Anlisis de Resultado de Encuesta....................................................................................................................... 3-4
3.3 Aplicacin de Encuesta ......................................................................................................................................... 3-6


4. Consultas/Informes............................................................................................................... 4-1
4.1 Ventas/Oportunidades Pendientes........................................................................................................................ 4-2
4.2 Gestin por Tipo de Transaccin........................................................................................................................... 4-4
4.3 Evaluacin de Acciones de Marketing................................................................................................................... 4-6
4.4 Anlisis de Gestin por Ejecutivo.......................................................................................................................... 4-9
4.5 Anlisis de Ventas por Ejecutivo ......................................................................................................................... 4-10
4.6 Eficacia de la Gestin Comercial......................................................................................................................... 4-12
4.7 Anlisis de Prdida por Concepto ....................................................................................................................... 4-13
4.8 Consulta Paramtrica de Empresas.................................................................................................................... 4-15
4.9 Consulta Clientes no Contactados ...................................................................................................................... 4-17


5. Parmetros ............................................................................................................................ 5-1
5.1 Grupos de Trabajo................................................................................................................................................. 5-2
5.2 Tipos de Compromisos.......................................................................................................................................... 5-3
5.3 Origen de Contactos.............................................................................................................................................. 5-5
5.4 Clasificacin de Contactos .................................................................................................................................... 5.6
5.5 Accin de Marketing .............................................................................................................................................. 5-7
5.6 Conceptos de Prdida ........................................................................................................................................... 5-8
5.7 Comunas y Ciudades ............................................................................................................................................ 5-9
5.8 Giros y Cargos..................................................................................................................................................... 5-10
5.9 Vendedores.......................................................................................................................................................... 5-11
5.10 Atributos............................................................................................................................................................. 5-12
5.11 Clasificacin de Negocio ................................................................................................................................... 5-17
5.12 Configuracin de Correo.................................................................................................................................... 5-19


6. Configuracin de Usuarios .................................................................................................. 6-1
6.1 Cambio de Password............................................................................................................................................. 6-1
6.2 Definicin de Usuarios........................................................................................................................................... 6-3
6.3 Definicin de Perfiles............................................................................................................................................. 6-7
6.4 Permisos por Procesos.......................................................................................................................................... 6-9


Parte III. Apndices

Apndice A. Operacin Bsica
A.1 Botones .................................................................................................................................................................A-1





INTRODUCCION I-1

I. Introduccin
Softland a la vanguardia en tecnologa, ha creado eCRM, un software orientado a clientes. Opera va Internet y permite a la plana
ejecutiva de la empresa y a la fuerza de venta, mantener una amplia interaccin con los clientes, registrando las posibilidades de
negocio y estableciendo compromisos para llevar un completo seguimiento, tanto de clientes como de prospectos, adems de
registrar fechas y horas de compromiso al conectarse directamente con Outlook. Los usuarios contarn con la ficha de cada uno de
los clientes, con el historial de los contactos y conversaciones efectuadas.
Adems, permite llevar un completo control de las distintas Acciones de Marketing, definir encuestas de seguimiento de cada una
de ellas, con el fin de efectuar un anlisis de resultados.
Adicionalmente para los llamados entrantes, permite identificar los medios por los cuales los clientes han tomado conocimiento de
la empresa o el producto ofertado, permitiendo un anlisis posterior de las efectividades de los distintos medios de comunicacin.



Caractersticas Bsicas del Sistema

Permite la gestin de una o ms Empresas.
Acceso va Internet en cualquier momento y lugar.
Definicin de parmetros respecto a: Grupos de trabajo, Tipos de compromisos, Origen de contactos, Accin de
Marketing, Conceptos de prdida, Comunas, etc.
Alto nivel de seguridad por: Usuarios, Perfiles y Procesos.
Exhaustivo manejo de los antecedentes de los clientes: Ficha de datos generales, Seguimientos de Contactos, Informe de
Ventas realizadas, Estados de Cuenta del cliente, Cotizaciones y Notas de Venta emitidas, Encuestas realizadas a la
empresa, etc.
Ingreso de Eventos (conversaciones) relacionados a posibles negocios.
Mdulo de Consultas e Informes globales y especficas referentes a las Ventas, Compromisos pendientes, Gestin por tipo
de transaccin, Evaluacin de acciones de Marketing, Anlisis de gestin por ejecutivo, Anlisis de ventas por ejecutivo y
Clientes potenciales generados en un periodo.
Traspaso de todas las consultas y anlisis a Excel.
Control centralizado de las acciones que se estn llevando a cabo entre el cuerpo de ventas v/s clientes, su grado de
avance y tambin evaluar las posibilidades concretas de cierres de negocio.
Creacin de Encuestas de apoyo a las Acciones de Marketing con sus respectivas estadsticas.
Manejo de Acciones de Marketing, asociadas a encuestas (script) y al origen de eCRM.
Interacta con Outlook, lo que permite agendar compromisos y mantener el seguimiento de los clientes, adems del envo
de correos electrnicos a los responsables.
Administracin de tareas y compromisos pendientes.
Informe de potenciales clientes, respecto a su probabilidad de cierre, permitiendo conocer los generados por tipo de
producto y estimar los posibles montos de ventas.



Uso de la Documentacin
La documentacin de eCRM, consiste en un Manual del Usuario.
El propsito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos.
Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajas
que trae consigo este sistema.



Convenciones
Este Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:

Referencias Generales del Sistema.

Captulos I al III.
Aborda aspectos generales tales como: Introduccin, Licencia y Garanta, Servicios Softland.
I-2 eCRM


Descripcin de los Procesos del Sistema.

Captulos 1 al 2.
Comprenden la descripcin de los procesos que permiten llevar a cabo la Instalacin, puesta en marcha y el control de ingreso al
sistema.

Captulos 3.
Describen paso a paso la aplicacin de cada uno de los procesos manejados por el sistema.

Apndices.
Apndices A
Contiene la descripcin de los Comandos utilizado por el sistema.




Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual
Para una mejor comprensin y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizaje
leyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por el Apndice A, luego los captulos I al III y continuar
en forma progresiva con la lectura de los captulos siguientes.
















SERVICIOS SOFTLAND II-1

II. Servicios Softland
Softland tiene a disposicin de los usuarios de sus sistemas una serie de servicios que se detallan a continuacin:

Soporte
Permite a los usuarios acceder a un centro de consultas a travs de las siguientes vas:

Contrato de Soporte: Usted podr acceder a 2 tipos de contrato, conforme a los requerimientos de su empresa:

Plus: considera consultas telefnicas, va Web y correo electrnico, ilimitadas. Adems de las nuevas versiones de
software que se liberen durante la vigencia del contrato.

Premium: contempla, adems de los beneficios del contrato anterior, atencin personalizada con visitas a terreno de
nuestros analistas.


Consulta Telefnica Directa: si usted no cuenta con contrato, podr llamar al:
122 700 2400*
*Consulte costo de facturacin por segundo al 3889000

Soporte Terreno: asesoras en oficina del cliente o en nuestras oficinas, con costo.
Internet: (slo clientes con contrato)

Para Contratos de Soporte, comunquese con un Ejecutivo Comercial, llamando al telfono: 3889000


Capacitacin
El rea de Capacitacin est abocada a entregar las herramientas necesarias para la puesta en marcha de los sistemas
administrativos Softland, ofrecindole a sus clientes distintas alternativas de capacitacin para su personal, con el fin de lograr un
conocimiento cabal de la operatoria y objetivos de ellos, llevndolo a optimizar en un 100% el uso de los sistemas.

Cursos Sistemas Administrativos Softland:

En nuestras oficinas, con cobertura SENCE.


Caractersticas:

Cursos intensivos terico-prcticos, parte desde el nivel ms bajo en el sistema, trabajando siempre sobre la ltima versin.
Cobertura SENCE.
Material de apoyo a los alumnos, consistente en un apunte con toda la materia del curso y guas de ejercicios para su aplicacin.
Se otorga un Diploma a todas aquellas personas que cumplan con los requisitos mnimos de un 70% de aprobacin y un 100%
de asistencia en las sesiones tericas.

Asesoras por Hora

Consisten en la asistencia tcnica en su empresa o en nuestras oficinas, con el propsito de dar solucin a inquietudes de
operatoria, puesta en marcha y explotacin de los sistemas.
El cliente podr contratar la cantidad de horas que estime conveniente.
II-2


Implementaciones

Consiste en la puesta en marcha de los sistemas en la empresa del cliente.
El trabajo se realiza en sesiones previamente determinadas y con la participacin activa del personal de la empresa que har uso
del sistema.
En cada sesin se asignan tareas que deben ser desarrolladas por el personal correspondiente y sern revisadas en la sesin
siguiente.


Para inscribirse u obtener mayores informaciones, comunicarse con el Area de
Capacitacin Softland, al telfono: 3889000.





Visite nuestra pgina WEB, en Internet



WWW.SOFTLAND.CL

A travs de un creativo diseo, la interfaz de la homepage de Softland, ofrece a quienes la visiten todo tipo de informaciones y
servicios, los cuales se actualizan permanentemente con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes:

Al navegar a travs de la pgina WEB de Softland, el visitante tendr a su disposicin informacin respecto a:


* Productos
Seleccionando esta opcin, se podr obtener informacin acerca de todos los productos ofrecidos por Softland, sus
caractersticas, informes que proporcionan y requerimientos.

* Capacitacin
Podr informarse acerca de los temarios, horarios y precios sobre los cursos de capacitacin que ofrece Softland a sus clientes.

* Soporte
Podr conocer los servicios y contratos ofrecidos por este Departamento.

* Quines Somos?
A travs de esta opcin encontrar, entre otras cosas, una completa definicin de la empresa, su sistema de calidad y su
estructura organizacional.

Junto a todo lo anterior, podr acceder directamente a las distintas lneas de productos para: Grandes Empresas, Medianas y
Pequeas, as como Pequeas y Micro.
Adems podr mantenerse informado acerca de las actividades de la Empresa, accediendo directamente a las noticias
desplegadas en la seccin identificada con este mismo nombre.
Tambin podr contar con una seccin de servicios, donde tendr a su disposicin las opciones: Dnde Comprar?, Acceso
Clientes, Registro de Productos, Contctenos, Busca Personal?, Cobertura SENCE, Mapa del Sitio y Trabajo.







INSTALACION 1-1

1. Instalacin

El presente documento tiene como propsito guiarlo a travs del proceso de instalacin del software , indicando
paso a paso los aspectos relevantes para llevar a cabo una implementacin exitosa.

Antes de empezar con la instalacin lea detenidamente este documento.




1.1 Antes de Comenzar

Durante el proceso de instalacin que va a comenzar su sistema operativo y las configuraciones propias del IIS sufrirn algunos
cambios, es por esta razn que debe tomar medidas preventivas en caso de que algo fallar y en ese caso poder volver su sistema al
estado inicial. El nivel de riesgo depende en gran medida de la funcin actual del servidor en el cual va a instalar la aplicacin.

Antes de comenzar haga un backup de su sistema y consrvelo en lugar seguro de manera que pueda utilizarlo para restaurarlo en
caso de fallo.


Este documento asume que:

1. Usted tiene en su poder el CD de instalacin del producto
2. El computador en donde va a hacer la instalacin cumple con los requisitos mnimos que se describen ms adelante en
este documento en Requisitos de Instalacin
3. Usted conoce el nombre y la contrasea de un usuario con permisos de administracin en el computador donde va a
instalar el producto.
4. El computador donde va a instalar el producto est conectado a la red interna o a Internet.
5. El computador donde va a instalar el producto es un servidor Web o est habilitado para serlo.


1.2 Al Terminar la Instalacin
Despus de finalizado el proceso de instalacin usted estar en capacidad de:

1. Utilizar el explorador de Internet para ingresar a la aplicacin
2. Definir los usuarios y poblar las tablas de parmetros como se indica en el manual del usuario.
3. Iniciar la Gestin de la(s) empresa(s).
4. Se crear una estructura Fsica de directorios consistente en dos carpetas: %Unidad destino\ECRM y %Unidad
destino\Softland\programa\EC. La carpeta %Unidad destino\ECRM contendr los archivos necesarios para que IIS
trabaje adecuadamente. La carpeta Unidad destino\Softland\programa\EC contendr los archivos de base de datos y de
programa del producto.
5. Se crear un Directorio Virtual en el rbol del IIS. Bajo el Web Site que usted seleccione durante la instalacin y que se
encontrar bajo el nombre ECRM.
6. El programa de instalacin registrar las componentes del sistema (Ver MMC) bajo el nombre EC-Interactive y EC-
Running for User.

1-2 eCRM

1.3. Recomendaciones de Implementacin

El ambiente ptimo de instalacin es una empresa que dispone de un servidor Web y de un servidor de bases de datos
independientes y a los cuales se les ha incorporado la seguridad necesaria para que los usuarios internos y externos a la
empresa puedan ingresar ya sea va Internet o va Intranet.

Dado que el proceso de instalacin ejecuta diversas operaciones con los servicios y aplicaciones propias del sistema
Operativo es recomendable ejecutar la instalacin durante horas de baja operacin del servidor de tal manera que no
impacte negativamente la productividad de los usuarios conectados.

Si tienen instalado algn producto Antivirus deshabiltelo mientras dura la instalacin. La mayora de Antivirus controlan
los cambios en archivos de sistema y registro de aplicaciones, esta tecnologa puede llegar a impedir que los cambios
requeridos en el registro del sistema se produzcan correctamente.

Es importante que el computador en donde se va a realizar la instalacin tenga las actualizaciones de seguridad y los
Service Pack recomendados por Microsoft de tal manera que su funcionamiento sea ptimo y no est expuesto a fallas
eventuales en las componentes del sistema.


1.4. Requisitos para Instalar Sistemas Net de ERP:

SQL 2000 o MSDE

Conexin Internet / Intranet

SI ES INTERNET:
Se requiere una conexin dedicada (no telefnica) a Internet con IP fija (es decir, de la serie 200.x.x.x.). Existen ciertos
enlaces del tipo ADSL O XDSL que no son compatibles con esta solucin, en especial aquellas instalaciones que salen a
Internet mediante un MODEM de marca ARESCOM. Si existe un firewall o proxy, el puerto 80 TPC debe estar
abierto de entrada y salida.

Servidor Web con Sistema Operativo Windows 2000 o superior.

Aplicacin IIS (Internet Information Server) instalado, Vs 4.0 o superior.

Servidor de Datos (se recomienda separado del Servidor Web).

Ideal Pentium III de 750 con 256 MB RAM.

Tener sistema ERP.

Espacio en disco suficiente, mnimo 150 MB por mdulo.

En el caso de Store, el espacio del disco depender de los grficos de personalizacin de la tienda y/o las fotografas de
productos.


INSTALACION 1-3

1.5 Instalando las Tablas de SQL

Debe hacer clic en EC Programa de Configuracin como se indica en la siguiente figura:

Figura N 1






En esta parte del proceso el programa de instalacin busca un servidor de bases de datos SQL o un cliente SQL para empezar a
crear las tablas del sistema. Si usted es usuario de alguno de estos sistemas el programa de instalacin utilizar SQL en caso
contrario se desplegar la siguiente pantalla informndole que debe instalar MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Engine).

NOTA: Si desea tener ms informacin acerca del uso y actualizaciones de MSDE consulte la documentacin en
www.microsoft.com

Figura N 2




El programa de instalacin informa la instalacin de componentes.






Luego de unos segundos habr finalizado esta segunda fase de la instalacin y usted estar ahora en condiciones para configurar
ECRM.
1-4 eCRM

1.5.1 Registro e Instalacin de Componentes
El programa Configuracin de , permite mantener registros y bases de datos gestionadas desde eCRM.

Para acceder al listado de empresas gestionadas con la aplicacin seleccione Eliminar Empresa y pinche el botn Siguiente.

A continuacin se detalla la forma de proceder en cada etapa:

Importante:
Para gestionar o crear una empresa, debe estar configurado el cliente de correo en el Servidor, de lo contrario, se
desplegar el siguiente mensaje:


Si el sistema detecta que el servidor que desea acceder posee una versin SQL2008. el proceso mostrar un mensaje
indicando que los Sistemas Softland para esta versin requieren que se instale Feature Pack 2008 para compatibilidad
con versiones anteriores de Microsoft SQL Server, el proceso consultar si desea instalar el archivo, tal como se muestra a
continuacin:





Si Ud,. esta ejecutando el programa de configuracin en el sistema operativo con control de cuentas de usuarios, la
aplicacin le pedir ejecutar como Administrador el archivo FeaturePack2008. BAT , tal como se indica en el siguiente
mensaje:


INSTALACION 1-5


Gestionar o Crear nueva Empresa
Este proceso podr repetirlo tantas veces como empresas quiera gestionar ingresando a EC Programa de Configuracin tal y como
se indica en la Figura N 1 del captulo anterior.

ECRM permite gestionar mltiples empresas y su tamao es casi ilimitado ya que est dimensionado por las capacidades de
SQL server.

Figura N 1



En la siguiente pantalla debe seleccionar el modo de operacin de su nuevo producto

La figura N 2 ilustra el evento en que no exista ninguna empresa creada, es decir que usted no tiene instalado ningn producto
Softland ERP.
Para la creacin de una nueva empresa de EC, seleccione la opcin Crear una Nueva Empresa.

Figura N 2




Dentro de esta pantalla se ilustra el ejemplo de una empresa que ya tiene instalado algn producto Softland ERP, y por lo tanto
puede con hacer la gestin correspondiente.
1-6 eCRM

Seleccione la opcin segn corresponda y haga clic en siguiente, el programa de instalacin le informar que requiere tener acceso
al servidor de base de datos para crear la estructura de tablas. Ver Figura N 3.

Figura N 3



Bajo el ttulo Nombre del Servidor escriba el nombre del servidor de base de datos de su empresa (solicite al administrador del
sistema esta informacin). Si es el computador local escriba el nombre del PC en la red (solicite al administrador del sistema esta
informacin). En el ejemplo de la figura N 3) el servidor de base de datos se llama VENUS.

Bajo el ttulo Usuario y Password ingrese las credenciales de la cuenta de administracin de SQL (sa). Si el programa de
instalacin de instal MSDE (ver figura N 2 del proceso Instalando las Tablas de SQL) el password de la cuenta (sa)
es un espacio en blanco. Haga clic en aceptar cuando est listo.

Si usted no tenia instalado ningn producto Softland ERP, el programa de instalacin le informar mediante la siguiente pantalla
que va a configurar el entorno de base de datos y por lo tanto necesita tener activo el servicio SQL Server.

Figura N 4




Si no se ha iniciado el servicio SQL debe hacerlo para poder continuar.

Figura N 5



INSTALACION 1-7


Para iniciar el servicio SQL Server utilice la opcin servicios en las Herramientas administrativas del panel de control y
ubique MSSQLSERVER. Con clic derecho indique al sistema que arranque el servicio de manera que se ejecute como en
la siguiente figura:

Figura N6




En la siguiente pantalla el programa de instalacin solicita la ubicacin y el usuario con permiso para tener acceso a la base de
datos de control.


La base de control contiene el registro de seguridad de las empresas creadas en su organizacin y puede estar o no en el
mismo servidor de base de datos. Consulte al administrador del sistema por la ubicacin de la base control.
Si usted no tiene instalada una empresa o no quiere que la base de control est ubicada en otro servidor entonces en la
pantalla que se muestra a continuacin debe hacer clic en siguiente.

Figura N 7




Finalizado el proceso de autenticacin el programa de instalacin mostrar un resumen con la informacin de la(s) empresa(s) que
se va(n) a gestionar.

1-8 eCRM

Figura N 8




Para continuar haga clic en el botn Siguiente.
Por ltimo el programa de instalacin , crear la carpeta de la aplicacin y los archivos del sistema. Para esto debe
ingresar la informacin requerida en la siguiente pantalla:


Seleccione la ruta en donde se copiaran los archivos de sistema.

Seleccione la unidad de CDROM en donde est colocado el CD de instalacin de ECRM

Dado que puede operar en un ambiente seguro o no seguro es necesario que indique si utiliza o no VPN en
caso afirmativo el programa de instalacin solicitar Usuario, Password y Dominio cada vez que quiera ingresar a
Gestionar una empresa. En caso contrario el programa de instalacin omitir una capa de seguridad y solamente solicitar
en la pantalla de login el nombre y password del usuario del sistema.

Seleccione el nombre de dominio para configurar la VPN: Seleccione el dominio al que pertenecen los usuarios que van a
utilizar

Seleccione el nombre del sitio Web donde se instalar el producto: Si el computador en donde est instalando el producto
es un servidor Web entonces debe especificar aqu la ruta del sitio de su empresa. En caso contrario seleccione Default
Web Site.

Haga clic en siguiente para continuar.

INSTALACION 1-9

Figura N 9




Dado que va a registrar un componente en el servidor Web, IIS solicita en este punto las credenciales de un usuario con permisos
de administracin en el equipo actual para poder hacer el registro de componentes. Ingrselo segn corresponda en la pantalla
siguiente:
Figura N 10



A continuacin deber ingresar informacin concerniente al servidor de correo (SMTP o POP3), para lo cual deber indicar el
Servidor y N de Puerto a considerar. Ver Figura N 11

1-10 eCRM

Figura N 11



Dado que va a registrar un componente en el Servidor Web, IIS solicita en este punto las credenciales de un usuario con permisos
de administracin en el equipo actual para poder hacer el registro de componentes.
Antes de finalizar la instalacin, usted indicar la cuenta de correo (cuenta de correo existente) con el cual desea que se enven los
correos de eCRM, para dar comienzo a estos procesos y terminar con la instalacin de eCRM presione el botn FINALIZAR.

IMPORTANTE

Si su sistema operativo tiene activado el Control de cuentas de Usuario, se requerir que usted ejecute el archivo
AppPools32.BAT, ubicado en C:\Program Files (x86)\Common Files\Softland con la opcin Ejecutar como
Administrador (botn derecho del mouse), tal como se muestra en el siguiente mensaje:




FELICITACIONES...... Ha concluido con xito el proceso de Instalacin de , ahora usted y su empresa cuentan con
una poderosa herramienta de Gestin.

Figura N 12



Ahora que est listo, usted querr empezar a utilizar su nuevo software, no olvide que debe activar el sistema.
INSTALACION 1-11


Eliminar Empresa

Permite eliminar una empresa creada dentro del sistema, al optar por esta opcin y seleccionando el botn Siguiente, el sistema
mostrar la siguiente pantalla:

Figura N 13



Seleccione la empresa que desea eliminar y seleccione Aceptar, se abrir una ventana de autenticacin con el servidor donde se
encuentra alojada la Base de Datos, para ello debe ingresar la password del usuario administrador de SQL (sa). Ver Figura N 14.

Figura N 14



A continuacin, seleccione el botn Aceptar, tras lo cual se desplegar una nueva ventana. Figura N 15
En este paso usted debe decidir si desea eliminar slo el registro de eCRM o eliminar toda la Base de Dato, adicionalmente usted
puede visualizar los sistemas que registra la empresa seleccionada.

- Eliminar la informacin de eCRM: Esta opcin slo elimina el registro de Empresa que presenta eCRM al ingresar a la
aplicacin
- Eliminar la base de datos de la empresa: Esta opcin elimina su BD fsica desde su servidor SQL y su directorio MDB
asociado.

1-12 eCRM

Figura N 15



Una vez seleccionada la opcin requerida, contine con Aceptar, el sistema confirmar su seleccin a travs de un mensaje (Figura
N 16), y posteriormente la confirmacin de termino satisfactorio (Figura N 17).

Figura N 16



Figura N 17





Cambiar Servidor de Empresas
Esta opcin permitir cambiar el Servidor de Base de datos donde residen sus empresas en caso que desee seleccionar o crear
empresas en otro Servidor distinto al que tiene definido.
Al ingresar a la opcin aparecer la pantalla indicada en la Fig, N 18.

INSTALACION 1-13

Figura N 18


En esta pantalla deber indicar los siguientes datos:

Actual Servidor: Se despliega el Servidor o la lista de servidores que tiene definido para trabajar con los sistemas Softland.
Con el botn usted podr hacer una bsqueda de los servidores disponibles en su red, la bsqueda de los servidores depender
directamente de la correcta configuracin de red.

Nuevo Servidor: En este campo usted podr ingresar manualmente o seleccionar de la lista el nombre del Servidor de Base de
Datos por el que reemplazar su Actual Servidor.

Ingrese Password del administrador sa: En este campo deber ingresar la password del login sa del motor de BD de
nuevo Servidor de Empresas a definir, si usted desconoce la password intente dejar en blanco este campo, si el sistema le indica
que no es la password correcta. entonces comunquese con el administrador de sus sistema para que le provea la password
necesaria para ejecutar este proceso.

Clave Sistema: En este campo deber ingresa la Clave del sistema en el que est realizando este proceso, la clave es la que viene
en la tarjeta de registro de productos que Softland entrega junto a los sistemas para su activacin.

Sr. Usuario:
Si necesita tener ms de un Servidor de Empresas disponible para su aplicacin deber comunicarse con su ejecutivo
comercial Softland.


Seleccin del Directorio de Licencia

Permite seleccionar el directorio donde se encuentra instalado el servidor de licencia Softland, al optar el botn de bsqueda el
sistema mostrar una pantalla donde podr seleccionar el directorio requerido, tal como se muestra a continuacin:



Sr. Usuario:
Para mayor informacin acerca de la instalacin del servidor de Licencia Softland, consulte la Gua de Instalacin
proporcionada por Softland.
1-14 eCRM

1.6 Ingresando al

A continuacin se explican los mtodos de ingreso al sistema. Tenga en cuenta que el mtodo de ingreso cambia dependiendo de si
usted est en la Intranet o en la Extranet.

1. Para conectarse desde cualquier computador de la red utilice Internet Explorer Versin 5.5 o Superior e ingrese la ruta
http://nombre del servidor/ecrm. Donde Nombre de servidor hace referencia al nombre Netbios del computador donde
instal o en su defecto la direccin IP.
Ejemplo: Asumimos que nuestra aplicacin se encuentra instalada en el equipo Venus que tiene la IP 192.168.0.8 y que
queremos conectarnos desde una estacin de trabajo en el departamento de ventas. La ruta que deberamos ingresar en la
estacin de trabajo es http://192.168.0.8/ecrm http://venus/ecrm.


Para mejorar la velocidad de acceso a la aplicacin es recomendable adicionar una entrada en su servidor DNS para el
servidor ECRM

El sistema solicita un nombre de usuario y password vlidos en la red.

2. Para Conectarse desde la Extranet utilice Internet Explorer Versin 5.5 o superior e ingrese la ruta http://www.nombre del
sitio/ecrm. Donde nombre de sitio hace referencia al nombre DN registrado en Nic para el sitio de su empresa o en su
defecto la IP pblica de su servidor WEB.
Ejemplo: Asumimos que el sitio de la empresa es www.miempresa.cl y que la direccin IP pblica asignada por el
proveedor de Internet para este servidor es 200.27.120.60. Si usted quiere conectarse desde un lugar que se encuentra
fuera de las dependencias de su empresa debe ingresar a travs de Internet Explorer Versin 5.5 o superior a la direccin
http://www.miempresa.cl/ecrm http://200.27.120.60/ecrm.

Importante:
En las Estaciones de Trabajo, deber configurar como sitio de confianza, la direccin donde residir su aplicacin eCRM:

1.- En Internet Explorer vaya al menu Herramientas y luego seleccione Opciones de Internet.
2.- En la pestaa Seguridad, seleccione Sitios de Confianza. Agregue la ruta indicada anteriormente, segn se indica a
continuacin:




INSTALACION 1-15


El sistema solicita un nombre de usuario y password vlidos en la red, como se muestra en la Figura N 1.
La configuracin de seguridad depende de los parmetros configurados en IIS para su sitio Web.


Figura N 1







CONTACTOS 2-1

2. Contactos
Objetivo
Este mdulo es el que permite generar nuevos contactos, ya sea al recibir llamados o capturar Bases de Datos, as como continuar
registrando las conversaciones asociadas a cada uno de los eventos de los clientes. Adems podr realizar la combinacin de
correspondencia, traspaso de conversaciones pendiente a otro ejecutivo y traspasar los eventos de una empresa de origen a una de
destino.

Operatoria
Al ingresar a Contactos se despliega un submen de bajada con las siguientes opciones:

Figura N 1


2.1 Ventas/Oportunidades
Objetivo
Permitir a los usuarios ingresar sus potenciales negocios o eventos asociados y generar prximos compromisos, analizar la historia
de estos eventos, ver todos los antecedentes de los clientes y los compromisos pendientes.
Adems, cada usuario contar con toda la informacin necesaria relativa a su cliente como por ejemplo, informacin de productos,
cuenta corriente, cotizaciones y ventas realizadas en un perodo, lo que le permitir dar una respuesta adecuada a las necesidades
de cada negocio.

Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1.

2-2 eCRM
Figura N 1


Ingresando un Nuevo Evento.

A continuacin se sealan uno a uno los diferentes campos que se solicitan en este proceso y sus funcionalidades.

Usuario: Inicialmente se desplegar el nombre del usuario que ingres al sistema eCRM, pero puede ser modificado por otro,
esto es en el caso que el usuario tenga los atributos para ello.

Sr. Usuario:
El botn . permite consultar informacin comercial de un determinado Rut, y con esto, poder realizar una
evaluacin de riesgo frente a una solicitud de crdito. Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios,
los cuales son asignados en el men Seguridad.

IMPORTANTE:
Este botn estar activo slo si la empresa seleccionada tiene contratado el servicio Infodata a travs de SOFTLAND. Para
obtener este servicio, deber contactarse con su Ejecutivo Comercial.


Accin de Marketing: En caso que corresponda, se podr indicar la campaa publicitaria asociada al evento que se est
ingresando.(Ver Captulo Accin de Marketing)
En caso de no estar asociado a ninguna campaa, el sistema asume por defecto la campaa General.

Cada Accin de Marketing tendr asociado un Origen de Contacto y una Encuesta por lo que se desplegarn automticamente
ambos campos una vez que se ingrese la Campaa. En el caso de haber varios orgenes asociados a una misma campaa, el
sistema sugerir el primero de la lista, pudiendo ser modificado, por el que corresponda en este caso.

Es importante sealar que el ingreso de las Acciones de Marketing favorecern posteriormente los anlisis y las estadsticas que se
podrn obtener a travs de las consultas que ofrece el sistema.

Por ltimo, es importante destacar que el campo Origen de contacto ser obligatorio, por lo que al momento de grabar el evento en
el sistema, se exigir su ingreso.

CONTACTOS 2-3

Empresa: Corresponder al cliente y/o potencial cliente

En relacin a este campo, el sistema ofrece las siguientes modalidades para su ingreso.

Si la Empresa existe en la Base de Datos:
Se podr ingresar directamente el Rut, sin puntos y con dgito verificador o el cdigo asociado al cliente.
Tambin est la posibilidad de ingresar el nombre completo o bien, las primeras siglas del nombre de la empresa con lo
cual se desplegar una ventana de ayuda para buscar la deseada. Ver Figura N 2.

Figura N 2



Importante:
Si la empresa seleccionada est asignada a un vendedor (usuario) de otro grupo, y usted no posee los permisos necesarios
para seleccionar usuario de otros grupos y/o ver empresas asociadas a otros vendedores, el sistema desplegar un mensaje
informando el ejecutivo de ventas que est atendiendo la conversacin pendiente ms reciente, tal como se muestra a
continuacin:

Sr. Usuario, la empresa est asignada a un vendedor (usuario) de otro grupo.
Para poder seleccionar esta empresa usted debe tener los siguientes permisos:
- Puede seleccionar Usuarios de otros grupos.
- Puede ver empresas asociadas a otros vendedores (usuarios)

El cliente esta siendo atendido por el Ejecutivo(a) XXXXX XXXXXX (xxx)


Si la Empresa no est registrada en el sistema.
Para el caso de un cliente nuevo y/o potencial cliente, se deber presionar el botn Nuevo, con lo cual se desplegar una
pantalla vaca en donde se podrn ingresar todos los antecedentes de la empresa, clasificacin (cliente, distribuidor,
Prospecto o Asesor), vendedor asociado y contacto. Ver Figura N 3

Figura N 3




2-4 eCRM
Sr. Usuario:
El botn . permite consultar informacin comercial de un determinado Rut, y con esto, poder realizar
una evaluacin de riesgo frente a una solicitud de crdito. Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos
necesarios, los cuales son asignados en el men Seguridad.

IMPORTANTE:
Este botn estar activo slo si la empresa seleccionada tiene contratado el servicio Infodata a travs de SOFTLAND.
Para obtener este servicio, deber contactarse con su Ejecutivo Comercial.


Indicada la informacin, seleccione el botn Aceptar para registrar los datos ingresados y Volver para regresar a Ventas y
Oportunidades.

Si el cliente ingresado existe en el sistema, en forma automtica se desplegarn los telfonos registrados y el contacto, el cual
puede ser modificado por el usuario o bien, crear nuevos contactos a travs de este proceso.

Para realizar el cambio de fecha en la generacin y cierre de un evento, el usuario deber tener los permisos
necesarios, los cuales se definen en el Captulo Configuracin de usuarios.

Tipo de Evento: Corresponder al tipo de requerimiento, tarea o accin que se asociar al evento como por ejemplo, Cliente
llama por telfono, Visita a cliente, etc, los cuales fueron ingresados con anticipacin a este proceso. (Ver Captulo Tipos de
Compromisos) o bien, stos podrn ser creados directamente.

Si se desea a continuacin se podr asignar una encuesta al cliente. Para ello se debe hacer clic sobre el botn que se
encuentra a la derecha de este campo y luego hacer clic sobre la respuesta indicada por el cliente, para cada una de las preguntas.
Si desea traer las preguntas a la descripcin del evento, seleccione el botn .

Cuadro Historial: En el caso de existir eventos asociados al cliente seleccionado, el sistema mostrar en este cuadro de texto
(no editable) los eventos asociados al cliente.

Sobre este recuadro se encuentra activo el botn , que permitir invertir el orden de los acontecimientos (Ver Figura N 4) o
bien, mediante el botn se podr ampliar esta ventana y as visualizar en forma ms clara la informacin.

Figura N 4



Cuadro Descripcin: Es un cuadro de texto editable habilitado para ingresar por ejemplo, conversaciones sostenidas con el
cliente o cualquier antecedente que se quiera dejar registrado para el evento. (Ver Figura N 5)

Figura N 5


CONTACTOS 2-5


Grado de Avance del Negocio: Esta informacin est referida al potencial de xito que tenga el evento o negocio ingresado.

Por una parte se podr sealar el Porcentaje Probable de Cierre, el cual se podr obtener del botn de Listas Desplegables. A
continuacin, se indica el Monto Aproximado de Transaccin que es el valor estimado del Negocio y por ltimo, sealar la fecha
en que se estima realizar el cierre. Ver Figura N 6.
Para seleccionar la fecha deseada se deber hacer clic sobre el botn . Que se encuentra a la derecha de este campo, con lo cual
se desplegar un calendario situado en el da, mes y ao en curso. Para desplazarse de mes o de ao, se utilizan los botones de listas
desplegables que se encuentran frente a ellos.

Figura N 6



Estado: Este recuadro tiene relacin con el estado y compromiso adquirido con el cliente.

Para lo cual primeramente se deber sealar en el campo Este Tema queda en Estado, en qu situacin queda el evento
registrado. El sistema ofrece las alternativas de: Pendiente, Cerrado Por Ventas, Cerrado Por Perdido y por ltimo, Terminado

En todo momento se entregar informacin de cada uno de los eventos, ya sea por ejecutivo o por tipo de compromiso u otros,
sealando para ellos, los diferentes estados en que stos se encuentran

Dependiendo del estado sealado, el sistema solicitar la siguiente informacin:

Estado Pendiente:
Compromiso: Se deber indicar el tipo de compromiso adquirido con el cliente.

Los compromisos pueden tener asociados atributos de enviar Mail o Agendar una tarea de Outlook, por lo que al seleccionar un
compromiso aparecer seleccionado el atributo de ese compromiso en los check que aparecen al pie de la pgina
Ventas/Oportunidades.
El compromiso puede ser obtenido a travs del botn de listas desplegables como tambin, est la posibilidad de crearlo en el
momento.

Fecha: Sealar la fecha estipulada para el compromiso.

Responsable: Corresponder a la persona que se deber hacer cargo del compromiso descrito. Se sugerir como responsable al
usuario que est ingresando el evento, pero se puede modificar por el responsable que estime y que aparezca en la lista desplegable.


Estado Cerrado Por Venta:

En forma opcional se podr ingresar el Nmero de la Nota de Venta asociada, en el campo habilitado para ello.

En caso de tener el sistema de Cotizaciones y Notas de Ventas ERP, el sistema validar el nmero del documento ingresado, en
caso de que sta no exista en el sistema, se enviar el mensaje correspondiente. Ver Figura N 7.

Figura N 7



Estado Cerrado Por Perdido:
Se deber indicar el concepto o motivo por el cual se perdi el negocio, en el campo Perdido Por.
2-6 eCRM

Estado Terminado:
Se cierra una serie de conversaciones referidas a un negocio.

Una vez ingresado los datos anteriores, en la parte inferior de la pantalla se encontrarn activos los siguientes botones:

(Este botn estar activo slo si tiene instalado el sistema de Cotizaciones y Notas de Ventas ERP)
Permite realizar el proceso de Mantencin de Cotizacin en lnea, al seleccionar este botn se levantar el siguiente mdulo.

Figura N 8



N de Cotizacin: Corresponde al nmero correlativo que llevar cada una de las Cotizaciones.
Este nmero podr ser ingresado directamente (largo mximo 15), o bien designado en forma automtica por el sistema
siguiendo un correlativo interno.
Adems si se desea consultar o modificar una Cotizacin existente, su nmero podr ser obtenido a travs del botn de
bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema.

Traer Cotizacin Tipo: Al seleccionar este botn, el sistema despliega una ventana con todas las cotizaciones tipo grabadas,
las cuales fueron generadas en el proceso Cotizaciones Tipo del Sistema de Cotizaciones y Notas de Ventas ERP. Al
seleccionar alguna de ellas, el sistema reemplazar todos los datos existentes por las de la cotizacin tipo.

Fecha de Emisin: Corresponde a la fecha de emisin de la Cotizacin. Es propuesta por el sistema y podr ser mantenida
pasando directamente al campo siguiente a travs de la pulsacin de la tecla Tab, o bien modificada ingresando una nueva
fecha de acuerdo al formato propuesto.

Fecha de Entrega: Corresponde a la fecha mxima de entrega de la cotizacin.

Estado: Corresponde al estado en que se encuentra la cotizacin.
Normalmente al ser generada sta toma el estado de Pendiente, el cual es sugerido por el sistema. Posteriormente podr ser
modificado a: Nula o Perdida, a travs de la seleccin del botn Cambiar Estado.
El estado en Nota de Venta (significa que ha sido incluida en una Nota de Venta). Una cotizacin no podr cambiar el estado a
pendiente, Prdida o Nula si tiene Notas de Venta asociada.

O. Compra: Corresponde al nmero de la orden de compra a travs de la cual el cliente efecta la transaccin. Este campo es
opcional.

CONTACTOS 2-7

Empresa: Corresponde al cdigo del cliente al cual se le emitir la Cotizacin, el auxiliar lo toma desde la pgina Ventas y
Oportunidades.

Vendedor: Corresponde al cdigo y nombre del vendedor que realiza la cotizacin, el cual podr ser digitado directamente,
as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema.
En caso que el cliente tenga asociado un vendedor en su ficha, el sistema lo propondr automticamente, en este campo
(campo obligatorio).

Contacto: Corresponde al cdigo y nombre del contacto que representar al cliente frente a su empresa, es decir con quienes
se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Este cdigo puede ser digitado directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada
en el sistema.
Para agregar un nuevo contacto a la tabla, deber seleccionar el botn Nuevo.

Lista de Precio: Corresponde al cdigo de lista de precios que se usar para valorizar los productos que se incluyan en la
Cotizacin, su cdigo podr ser digitado directamente o bien se podr obtener a travs del botn de bsqueda que permite
acceder la lista registrada en el sistema.

Moneda: Corresponde al tipo de moneda en que se valorizar la Cotizacin, el sistema no restringe elegir productos cuyo
precio est en una moneda diferente, con lo que el precio debe llevarse a la moneda en que se est realizando la cotizacin.

Equivalencia de Da: Este botn permite desplegar la equivalencia del da, en las distintas monedas que maneja el sistema y
adems modificarlas si fuese necesario.

Glosa: En este campo se ingresa un texto descriptivo que ser asociado a la Cotizacin, cuyo largo mximo podr ser de 50
caracteres.

Ingreso de Movimientos de la Cotizacin

Importante:
El sistema considerar los atributos del producto especificados en el sistema de Cotizaciones y Notas de Venta ERP
al momento de rescatar o generar una nota de venta o una cotizacin.

Cdigo del Producto: Se debe ingresar el cdigo del producto que se vende. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo
directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado derecho
de este campo, as como tambin a travs de un lector de cdigo de barra.

Sr. Usuario: dentro del listado de productos, tendr habilitado un check, el cual al seleccionarlo, mostrar slo los
productos que se encuentren activos; de lo contrario, se desplegar por pantalla todos los productos que maneja el
sistema Activos y No Activos

U. de Medida: Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr, etc.). Este campo es llenado en forma automtica
por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Productos del Sistema de Cotizaciones y Notas de
Ventas ERP, esta informacin puede ser mantenida, o modificada a travs del botn , el cual desplegar las otras unidades
de medida adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad: Cantidad de productos a cotizar.

Precio Unitario Moneda de Venta: Corresponde al valor del producto. Es propuesto por el sistema en base a la lista de
precios y de la unidad de medida indicada, esta informacin puede ser mantenida, o modificada en caso de requerirlo.

Equivalencia: Corresponde a la equivalencia del da (la cual se sugiere segn lo indicado en la tabla de equivalencia) por la
que se multiplicar el precio unitario, segn el tipo de moneda que se est utilizando.

Sub Total $): Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor (calculado segn la moneda del encabezado de la
Cotizacin), esta informacin es desplegada automticamente por el sistema.

Total Descuento: En este campo se ingresa el o los % de descuentos del producto en forma individual. Cuando el cursor se
ubica en este campo, se activa el botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta una lista de tipos de
descuentos que utiliza la empresa para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar.

2-8 eCRM
Fecha Entrega: Corresponde a la fecha en que deber ser entregado el producto.
Podr ser igual o diferente para cada producto, y deber estar en un rango comprendido entre la Fecha de la Cotizacin y la
fecha de entrega mxima (ambas aparecen en el encabezado de la Cotizacin).

Total ($): Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento indicados en el campo anterior. Este campo es
entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto: El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn se
requiera.
Seleccionando la celda correspondiente a la descripcin, el sistema abrir una ventana donde podr ingresar ms informacin
acerca del producto ocupando automticamente la cantidad de lneas que necesite, tal como se muestra a continuacin:



Kit: Si usted ingresa un KIT como producto, el sistema presentar el detalle de los productos que componen dicho KIT al final
de la matriz.

Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Permite conocer datos asociados al cliente (dependiendo de la informacin ingresada en la ficha).

Permite enviar la Cotizacin va correo electrnico al destinatario que Ud. seleccione.

Importante:
De contar con ms de un formato, el sistema solicitar seleccionar el formato de documento que va a utilizar
para el envo.

Posteriormente indique: Cuenta Origen del Correo electrnico, el sistema sugiere el e-mail del vendedor
seleccionado en el documento, pudiendo ser modificado, Destinatario Correo, el sistema sugiere como
destinatario la lista de contactos de la empresa seleccionada, Cuerpo del Mensaje y podr Adjuntar un
Archivo que no supere 1 MB, el formato para el envo del documento podr ser: HTML, CHM o PDF.

Permite agregar documentos (Word, Excel u otros) que se deseen asociar a la Cotizacin (botn no
implementado en esta versin).

Permite conocer los montos totales vendidos, ingresar los descuentos que se aplicarn sobre el total de la
Cotizacin, indicar los montos o % de flete, embalaje e impuestos, indicar opcionalmente la forma de pago, el
centro de costo al que ser asociado y el canal de venta a travs del cual se efectuar la venta.
Permite conocer informacin de despacho.

Permite consultar el stock de un producto disponible en bodega, en reserva, en consignacin y transitoria.



Regresa a la pantalla de Ventas y Oportunidades.
CONTACTOS 2-9


Permite eliminar la Cotizacin vigente del sistema. Al eliminarla su nmero queda disponible para ser usado
nuevamente.

Permite limpiar la informacin ingresada en la Cotizacin, el sistema desplegar un mensaje consultando si est
seguro de querer perder los datos de la cotizacin e ingresar una nueva.

Al seleccionar este botn, deber elegir la plantilla a considerar en la impresin de la cotizacin, posteriormente
podr: ver la cotizacin, imprimirla o enviarla por e-mail al destinatario que Ud. indique (en formato HTML,
CHM o PDF).

Una Cotizacin slo podr ser emitida si previamente se ha definido su formato en el proceso Formato de
Impresin de Cotizaciones del sistema de Cotizaciones y Notas de Ventas ERP.

Permite grabar la cotizacin vigente, con lo cual el sistema confirma el registro de la Cotizacin y del nmero
asignado.


(Este botn estar activo slo si tiene instalado el sistema de Cotizaciones y Notas de Ventas ERP)
Permite realizar el proceso de Mantencin de Nota de Venta en lnea, al seleccionar este botn se levantar el siguiente mdulo.

Figura N 9



N N. de Venta: Corresponde al nmero correlativo que llevar cada nota de venta.
Este nmero podr ser ingresado directamente o bien designado en forma automtica por el sistema siguiendo un correlativo
interno.
Adems si se desea consultar o modificar una Nota de Venta existente, su nmero podr ser obtenido a travs del botn de
bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema.

Estado: Corresponde al estado en que quedar la Nota de Venta. Normalmente al ser generada sta toma el estado Pendiente,
el cual es sugerido por el sistema. Posteriormente podr ser modificado a: Nula, Aprobada o Concluida.

La aprobacin de una Nota de Venta la podrn realizar slo aquellos usuarios que hayan sido autorizados en el
proceso Seguridad.

2-10 eCRM
Una vez que una Nota de Venta es despachada y/o facturada, desde el Sistema de Inventario y Facturacin ERP, bajo el
campo Estado, aparecern activas las opciones Despachada, Facturada.
Si el stock para los productos requeridos no est disponible en el Sistema de Inventario y Facturacin ERP, el sistema lo
advierte a travs de un mensaje y la Gua de Reserva no es generada; de lo contrario, la Gua es generada.

Fecha: Corresponde a la fecha de emisin de la Nota de Venta. Es propuesta por el sistema y podr ser mantenida pasando
directamente al campo siguiente a travs de la pulsacin de la tecla Tab, o bien modificada ingresando una nueva fecha de
acuerdo al formato propuesto.

Entrega: Corresponde a la fecha mxima de entrega de la Nota de Venta.

Cotizacin: Corresponde a un nmero de cotizacin, que ser asociada a la Nota de Venta. Este campo es opcional.

O. Compra: Corresponde al nmero de la orden de compra a travs de la cual el cliente efecta la transaccin. Este campo es
opcional.

Empresa: Corresponde al cdigo del cliente al cual se le emitir la Nota de Venta, el Auxiliar lo toma desde la pgina Ventas
y Oportunidades.

Contacto: Corresponde al cdigo y nombre del contacto que representar al cliente frente a su empresa, es decir con quienes
se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Este cdigo puede ser digitado directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada
en el sistema.
Para agregar un nuevo contacto a la tabla, deber seleccionar el botn Nuevo.

Vendedor: Corresponde al cdigo y nombre del vendedor que realiza la Nota de Venta, el cual podr ser digitado
directamente, as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el
sistema.
En caso que el cliente tenga asociado un vendedor en su ficha, el sistema lo propondr automticamente, en este campo
(campo obligatorio).

Lista de Precio: Corresponde al cdigo de lista de precios que se usar para valorizar los productos que se incluyan en la Nota
de Venta, su cdigo podr ser digitado directamente o bien se podr obtener a travs del botn de bsqueda que permite
acceder la lista registrada en el sistema.
Si no se ingresa una lista especfica, el sistema tomar el precio base que aparece en la ficha del producto.

Moneda: Corresponde al tipo de moneda en que se valorizar la Nota de Venta, la cual podr ser digitada directamente, as
como tambin podr ser obtenida a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema.

Equivalencia del Da: Este botn permite desplegar la equivalencia del da, en las distintas monedas que maneja el sistema y
adems modificarlas si fuese necesario.

Glosa: En este campo se ingresa un texto descriptivo que ser asociado a la Nota de Venta, cuyo largo mximo podr ser de
50 caracteres.

Ingreso de Movimientos de la Nota de Venta

Importante:
El sistema considerar al momento de rescatar o generar una nota de venta los atributos del producto que fueron
especificados en el sistema de Cotizaciones y Notas de Venta ERP.

Cdigo Producto: Se debe ingresar el cdigo del producto que se vende. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo
directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado derecho
de este campo, as como tambin a travs de un lector de cdigo de barra.

Sr. Usuario: dentro del listado de productos, tendr habilitado un check, el cual tras ser seleccionado indicar que el
sistema mostrar slo los productos que se encuentren activos; de lo contrario, se desplegar por pantalla todos los
productos que maneja el sistema Activos y No Activos

U. de Medida: Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr, etc.). Este campo es llenado en forma automtica
por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Productos del sistema De Cotizaciones y Notas de
CONTACTOS 2-11

Venta ERP, esta informacin puede ser mantenida, o modificada a travs del botn , el cual desplegar las otras unidades
de medida adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad: Indicar la cantidad del producto que se est vendiendo.

Precio Unitario Moneda de Venta: Corresponde al valor del producto. Es propuesto por el sistema en base a la lista de
precios y de la unidad de medida indicada, esta informacin puede ser mantenida, o modificada en caso de requerirlo.

Equivalencia: Corresponde a la equivalencia del da (la cual se sugiere segn lo indicado en la tabla de equivalencia) por la
que se multiplicar el precio unitario, segn el tipo de moneda que se est utilizando.

Sub Total ($): Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor (calculado segn la moneda del encabezado de la Nota de
Venta), esta informacin es desplegada automticamente por el sistema.

Total Descuento: En este campo se ingresa el o los % de descuento del producto en forma individual.

Fecha Entrega: Corresponde a la fecha en que deber ser entregado el producto. Podr ser igual o diferente para cada
producto, y deber estar en un rango comprendido entre la Fecha de la Nota de Venta y la Fecha de entrega mxima (ambas
aparecen en el encabezado de la Nota de Venta).

Total ($): Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento indicados en el campo anterior. Este campo es
entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto: El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn los
requerimientos.

Kit: Si usted ingresa un KIT como producto, el sistema presentar el detalle de los productos que componen dicho KIT al final
de la matriz, para llamarlo usted tendr que hacer un clic en el botn de bsqueda que se encuentra al lado derecho del detalle
del producto y tras seleccionarlo presentar una matriz con el detalle de los productos que componen el KIT.

Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:
Permite conocer datos asociados al cliente (dependiendo de la informacin ingresada en la ficha).
Permite enviar la Nota de Venta va correo electrnico al destinatario que Ud. seleccione.

Importante:
De contar con ms de un formato, el sistema solicitar seleccionar el formato de documento que va a utilizar
para el envo.

Posteriormente indique: Cuenta Origen del Correo electrnico, el sistema sugiere el e-mail del vendedor
seleccionado en el documento, pudiendo ser modificado, Destinatario Correo, el sistema sugiere como
destinatario la lista de contactos de la empresa seleccionada, Cuerpo del Mensaje y podr Adjuntar un
Archivo que no supere 1 MB, el formato para el envo del documento podr ser: HTML, CHM o PDF.
Permite agregar documentos (Word, Excel u otros) que se deseen asociar a la Nota de Venta (botn no
implementado en esta versin).
Permite conocer los montos totales vendidos, ingresar los descuentos que se aplicarn sobre el total de la Nota de
Venta, indicar los montos o % de flete, embalaje e impuestos, indicar opcionalmente la forma de pago, el centro
de costo al que ser asociado y el canal de venta a travs del cual se efectuar la venta.
Permite conocer informacin de despacho.

Permite consultar el stock de un producto disponible en bodega, en reserva, en consignacin y transitoria.

2-12 eCRM


Permite solicitar la aprobacin de una Nota de Venta, va correo electrnico.

Regresa a la pantalla de Ventas y Oportunidades.

Permite eliminar la Nota de Venta del sistema. Al eliminarla su nmero queda disponible para ser usado
nuevamente.

Si adems, la Nota de Venta se encuentra asociada a una Gua de Despacho por concepto de Reserva, el modificar o
eliminar la Nota de Venta no tendr injerencia sobre la Gua de Despacho generada en el Sistema de Inventario y
Facturacin ERP, por lo tanto cualquier cambio que afecte a la Gua de Despacho tendr que realizarlo directamente
en Inventario y Facturacin ERP.

Permite limpiar la informacin ingresada en la Nota de Venta, el sistema desplegar un mensaje consultando si
est seguro de querer perder los datos de la cotizacin e ingresar una nueva.

Permite enviar a impresin la Nota de Venta vigente en pantalla, el sistema desplegar una ventana donde podr
seleccionar la plantilla a considerar en la impresin, tal como se muestra en la siguiente imagen, estos formatos
fueron definidos en el sistema de Cotizaciones y Notas de Venta ERP.



Indicada la plantilla, podr seleccionar los botones: Ver para visualizar el documento, Imprimir permite enviar a
impresin el documento seleccionado o por Volver regresa la pgina Notas de Venta.

Permite grabar la Nota de Venta vigente, con lo cual el sistema confirma el registro de la Nota de Venta y del
nmero asignado.


Permitir generar un documento por impresora y a la vez por pantalla, con todos los datos ingresados en el evento.
Esta opcin adems Graba el evento en el sistema. Ver Figura N 10.

CONTACTOS 2-13


Figura N 10




Permitir grabar el evento en el sistema.

Permitir dejar sin efecto el ingreso del evento.
2-14 eCRM
Operando en forma habitual el Sistema

Indicaremos a continuacin aquellas acciones que son propias del funcionamiento del sistema eCRM.
Una vez ingresado el Usuario y cdigo de un Cliente determinado, puede darse el caso que exista un compromiso pendiente con
el cliente para lo cual se desplegar el mensaje de la figura N 11, donde se deber indicar la accin a seguir.

Figura N 11



Si: Esta opcin permitir retomar el evento original con el objeto de realizar su seguimiento.
Para ello, la informacin a ingresar o bien modificar aquellos que se entregan por defecto, son: Usuario, datos asociados al
Contacto, ingresar una nueva Descripcin, modificar o no los antecedentes desplegados en el cuadro Grado de Avance del
Negocio y por ltimo, los datos asociados al Estado.
En la parte inferior de la pantalla se encontrarn los botones de Imprimir, Grabar y Limpiar cuyas funciones son las mismas ya
descritas anteriormente.

No: Permitir consultar la informacin asociada al cliente, como tambin ingresar un nuevo evento del cliente.

En la parte superior derecha de la pantalla aparecen dos cuadros que sealan el nmero de Compromisos adquiridos por el usuario
y el nmero de ellos, que se encuentran en estado Pendiente, permitindole visualizar y consultar rpidamente, por todos sus
compromisos.

Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se desplegar la ventana de la Figura N 12, mostrando en orden cronolgico, el detalle de
todos sus compromisos del mes en curso, desplegando en color rojo aquellos compromisos que se encuentran Pendientes, pero
tambin se podr solicitar la informacin slo para el da o la semana. Para ello se deber realizar la seleccin deseada frente al
campo Mis Compromisos a.

Figura N12



CONTACTOS 2-15

La informacin tambin podr ser ordenada por otros conceptos, como por ejemplo, empresa, contacto o tipo de compromiso,
seleccionando del botn de listas desplegables la clasificacin requerida, que se encuentra frente al campo Ordenar por.

Seleccionando el botn Mostrar Agenda usted podr visualizar su agenda de Outlook, donde aparecern cada uno de sus
compromisos adquiridos. Esta agenda podr ser vista slo si el usuario que ingres a la aplicacin tiene una cuenta de correo vlida
en su red.

En la parte superior de la pantalla de Ventas y Oportunidades se pueden ver cuatro botones cuyas funciones se describen a
continuacin:



Permite la definicin de antecedentes personales de un Auxiliar y su clasificacin, es decir, si ser considerado como cliente,
distribuidor, prospecto, proveedor u otra categora.
Adems, podr indicar los contactos que maneja el auxiliar, la clasificacin de stos, vendedores, despachos, notas asociadas, y
documentos asociados, el sistema le permitir crear los datos si stos no existen, actualizando las tablas correspondientes. Ver
Figura N 13

Sr. Usuario:
El botn . permite consultar informacin comercial de un determinado Rut, y con esto, poder realizar una
evaluacin de riesgo frente a una solicitud de crdito. Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios,
los cuales son asignados en el men Seguridad.

IMPORTANTE:
Este botn estar activo slo si la empresa seleccionada tiene contratado el servicio Infodata a travs de SOFTLAND. Para
obtener este servicio, deber contactarse con su Ejecutivo Comercial.


Previo al ingreso de antecedentes de Auxiliares, es ideal contar con datos en las Tablas, lo cual permitir efectuar un ingreso
rpido y eficiente de los Auxiliares. Esto no quita que si en algn momento un determinado dato que no se encuentra
registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde esta opcin.

Figura N 13



Seor Usuario:
La opcin Condicin de Venta, le permitir seleccionar y asignar la condicin de venta que manejar el cliente (ej.: Contado,
Crdito, Cheque 30 das, Cheque 30, 60 das, etc.).
Importante: Si la empresa tiene asociada una Condicin de Venta, sta aparecer seleccionada por el sistema.
2-16 eCRM

Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:


permite asignar la clasificacin de negocios de la empresa creada, las cuales fueron definidas
previamente en la opcin Parmetros.

permite asignar, crear o consultar atributos de un cliente seleccionado, al seleccionarlo se
levantar una nueva pgina donde se listarn los atributos que tengan un valor asociado al cliente.

Sr. Usuario:
Para la asignacin y creacin de atributos, el usuario deber tener los permisos necesarios,
los cuales se definen en el Configuracin de Usuarios.



Adems, tiene activo los siguientes botones:

Permite actualizar o cambiar el valor asignado al atributo, al presionar este botn
dependiendo del tipo de atributo, se levantar una ventana solicitado el nuevo valor:

Si el valor que debe ingresar es numrico, se presentar una ventana con una caja de texto
en donde el usuario slo podr ingresar nmeros.
Si el valor que debe ingresar es de tipo Fecha, se presentar la siguiente ventana con un
texto en donde el usuario slo podr seleccionar una fecha.
Si el valor que debe ingresar es de tipo Lista, se presentar una ventana con combo box en
donde el usuario slo podr seleccionar una dato del combo.
Si el valor que debe ingresar es de tipo Lgico, se presentar una ventana con combo box en
donde el usuario slo podr seleccionar una dato del combo (SI/NO).




Este botn nos permitir ver slo los atributos no asignados al cliente, y
dependiendo del Tipo de atributo permitir asignar el nuevo valor, tal como se muestra en la
siguiente pantalla:

CONTACTOS 2-17



Al seleccionar el botn , el sistema levantar la pantalla Definicin de Atributo,
donde deber indicar el Nombre, Descripcin, Tipo de Campo (Numrico, Lgico, Fecha o
Lista) e Ingresar el Valor asociado. A continuacin seleccione el botn Grabar para registrar
la informacin y Volver para regresar a la pantalla anterior.



Adems podr ingresar informacin en las siguientes carpetas:

Contactos
Dentro de esta carpeta, podr agregar contactos asociados al cliente, la informacin ingresada podr ser modificada o
eliminada dependiendo de los permisos que maneje el usuario, los cuales se definen en el men Configuracin de Usuario.




Vendedores
Permite asignar vendedores al cliente, los cuales fueron definidos en el men Parmetros.


Importante:
Para agregar o eliminar un vendedor al cliente, deber contar con lo permisos necesarios, los cuales se definen en el
men Configuracin de Usuario, de lo contrario slo podr consultar la informacin.

2-18 eCRM





Despacho
Permite agregar, eliminar y modificar direcciones de despachos de un cliente.

Importante:
Para agregar, modificar o eliminar direcciones de despacho, deber contar con los permisos necesarios, los cuales se
definen en el men Configuracin de Usuario, de lo contrario slo podr consultar la informacin.




Notas
Permite ingresar Notas asociadas a la empresa

Importante:
Para agregar notas, deber contar con lo permisos necesarios, los cuales se definen en el men Configuracin de
Usuario, de lo contrario slo podr consultar la informacin.

Este campo Notas se comportar como un campo mas del Auxiliar, por lo tanto el usuario que tenga permisos para
modificar auxiliares haya modificado las notas de empresa y presione el botn volver, le indicar si desea guardar los
cambios.
CONTACTOS 2-19





Documentos
En esta carpeta podr agregar, reemplazar, mover, renombrar o eliminar documentos o carpetas para el cliente actual,
seleccionando la barra de herramientas ubicada a la derecha de la pantalla, o a travs del men pop-up que se muestra
haciendo clic sobre el botn derecho del mouse.

Importante:
Para agregar, modificar, reemplazar, renombrar o eliminar documento o carpetas, deber contar con los permisos
necesarios, los cuales se definen en el men Configuracin de Usuario, de lo contrario slo podr consultar la
informacin.




Ver documento: permite visualizar las imgenes que ha guardado en las carpetas asociadas al cliente.

Agregar documento: permite agregar un documento desde un archivo existente en el cliente o desde escner, o crear una
carpeta.
El sistema consultar si desea agregar un documento o una carpeta.

Al seleccionar Documento, se levantar una nueva pgina donde podr agregar documentos desde un archivo, o
a travs de un escner, al optar por ste ltimo deber ingresar un nombre sin extensin para el documento que
va a escanear y seleccionar a travs del botn de opciones el tipo de archivo, pudiendo ser: JPEG, BMP, TIFF
(documentos mltiples) o PNG.
Al seleccionar TIFF (documentos mltiples), el sistema informar que el color ser modificado para permitir la
subida del archivo automticamente al servidor. En caso que la bandeja de alimentacin del escner se encuentre
vaca, el sistema lo advertir a travs del siguiente mensaje:

Sr. Usuario:
Slo se permite escaneo multiple con escners con ADF (Alimentador automtico de documentos), verifique
que la bandeja contiene los documentos para escanear.


2-20 eCRM
Adems, podr indicar si en la carpeta seleccionada, existe un documento con el mismo nombre, ste ser
reemplazado.

Sr. Usuario:
El documento no puede superar ms de 4 MB. Si es una imagen, puede por ejemplo bajar la resolucin o
cantidad de colores.


Al seleccionar Carpeta, el sistema solicitar ingresar el nuevo nombre de la carpeta.

Importante:
El sistema advertir por pantalla si un documento est siendo ocupado por ms de un usuario, desplegado el siguiente
mensaje
Este documento puede estar en uso por otro usuario. Si lo modifica puede que se pierdan los cambios que est
realizando el otro usuario.

Reemplazar documento: permite reemplazar un documento desde un archivo (ingrese ruta y nombre completo) o a
travs de un escner (ingrese un nombre sin extensin para el documento a escanear).
Finalmente podr indicar: si en la carpeta seleccionada, existe un documento con el mismo nombre, ste ser reemplazado
y si desea modificar slo la descripcin.

Mover documento: permite mover un documento actualmente seleccionado en el rbol, pidiendo la carpeta en la que se
quiere dejar.

Renombrar documento o carpeta: permite renombrar el documento o carpeta actualmente seleccionada en el rbol, el
sistema solicitar el nuevo nombre.

Eliminar documento o carpeta: permite eliminar el documento o carpeta actualmente seleccionada en el rbol, el
sistema solicitar confirmar la eliminacin.

Buscar documentos: permite buscar un documento por nombre o descripcin, y adems por rango de fechas de creacin
o ltima modificacin.




Junto a la informacin solicitada en la pgina Ventas y Oportunidades, se encuentra activa una Barra de Herramientas con los
siguientes botones:



: Esta opcin se encontrar habilitada slo si cuenta con Inventario y Facturacin y permite visualizar los montos
vendidos al cliente en consulta para el ao en curso y del perodo anterior por cada una de las bodegas que maneja la empresa,
segn se muestra en la Figura N 14.
Dentro de esta ventana se podr ver un detalle con todos los documentos emitidos al cliente y los Grupos de Productos vendidos.
Esta informacin se podr Imprimir, Graficar o bien, enviar a Excel. Para ello se deber hacer clic sobre el botn correspondiente.
CONTACTOS 2-21


Figura N 14




: Permite ver el histrico de todos los eventos y/o seguimientos realizados al cliente en consulta, indicndose para
cada uno de ellos, los compromisos adquiridos, el estado en que stos se encuentran, fecha, responsable, tipo de evento, origen del
contacto, a quin fue asignado, fecha compromiso, compromiso adquirido y si envi mail o agend el evento.
Adems podr ver el consultar el detalle del evento (Slo lectura) y la persona de contacto. Ver Figura N15


Figura N 15




2-22 eCRM
: Esta opcin se encontrar habilitada slo si cuenta con Contabilidad y Presupuestos y se podr obtener un
detalle con la Cuenta Corriente del Cliente.

Importante
Si el sistema detecta que el auxiliar seleccionado se encuentra ingresado varias veces con diferentes cdigos de identificacin, pero
tiene asociado el mismo RUT, se habilitar un check, el cual tras ser seleccionado consolidar la informacin por el RUT del
auxiliar.

Inicialmente se despliegan los saldos por Cuenta Contable y tipo de Documento como se muestra en la Figura N 16, y a travs del
botn Seleccionar, se abrir una ventana detallando los saldos por cada uno de los documentos que conforman el saldo total. Ver
Figura N 17, desde aqu podr: Seleccionar un documento para ver sus pagos, Ver el Comprobante Contable donde se registraron
los movimientos o bien volver a la pantalla anterior. Para ello se deber seleccionar el botn que corresponda.

Figura N 16



Figura N 17


Si el documento no tiene datos de emisin, vencimientos, etc., significa que slo ha sido ingresado como referencia y no
como documento original.

CONTACTOS 2-23

: Esta opcin se encontrar habilitada slo si cuenta con Cotizaciones y Notas de Ventas ERP y permite ver los
documentos emitidos, Notas de Ventas y/o Cotizaciones del cliente. Adems, considera los atributos del producto al momento de
rescatar o generar una nota de venta o una cotizacin.
Para cada documento se entregar el vendedor asociado, el estado en que stas se encuentran y los montos netos involucrados. Ver
Figura N 17.

La informacin desplegada en esta consulta se podr Imprimir, enviar a Excel como tambin se podr realizar un anlisis de los
productos considerados en cada documento incluso llegar a ver el documento Factura y/o Gua de Despacho con que se
entregaron los productos.

Figura N 17




: Esta opcin se encontrar habilitada slo si cuenta con HelpDesk y permite consultar los HelpDesk asociados a un
auxiliar. Ver Figura N 18.
Figura N 18



2-24 eCRM
: Esta opcin se encontrar habilitada slo si cuenta con HelpDesk y permite mostrar los contratos celebrados con
un cliente, por ejemplo Contratos de Soporte y su vigencia. Ver Figura N 19.

Figura N 19



Junto a la informacin desplegada, el sistema tiene habilitado los siguientes botones:

Permite visualizar el documento seleccionado.

Permite visualizar el detalle de utilizacin que registra el Contrato de Soporte seleccionado,
en donde se pueden ver las horas contratadas, ocupadas y disponibles.
Adems, desplegar la siguiente informacin: nombre del contacto, cantidad de
conversaciones que registra el contacto, total tiempo invertido en las conversaciones con el
contacto, cantidad de Helpdesk generados.

Junto a esta informacin se encuentran activos los botones: Generar PDF con el Detalle
Utilizacin de Contrato Soporte, Enviar por Email permite enviar va e-mail el archivo PDF
con el Detalle de Utilizacin del Contrato Soporte o Volver para regresar a la pgina anterior.

Permite exportar a una Planilla Excel la informacin desplegada.

Permite regresar a la ficha de Clientes.


: Muestra las encuestas y los resultados de las respuestas del cliente en consulta. Ver Figura N 20.


Importante:
Para modificar preguntas de la encuesta o eliminar encuestas, deber contar con los permisos necesarios, los
cuales se definen en el men Configuracin de Usuario, de lo contrario slo podr consultar la informacin.

CONTACTOS 2-25

Figura N 20



Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones:

Permite consultar la encuesta y las respuestas ingresadas.

Permite modificar las respuestas ingresada en la encuesta, adems seleccionando el botn
Limpiar podr limpiar (borrar) la respuesta seleccionada.

Permite eliminar la encuesta seleccionada, el sistema solicitar confirmar la eliminacin.

Regresa a la pgina Ficha de Empresa.


: Esta opcin muestra toda la informacin asociada a las cobranzas. Ver Figura N 21.

Figura N 21





Entrega la historia de todos los eventos realizados a la empresa en consulta, cualquiera sea el estado en que stos se encuentren,
Cerrados, Terminados o Pendientes.
2-26 eCRM
La pantalla que despliega esta opcin es la misma que se indic en Seguimiento eCRM de la consulta de Ficha de Cliente en la
que se ofrece adems, las posibilidades de:

Modificar: Se podrn modificar los datos ingresados para el evento a excepcin de la Empresa y la informacin asociada a su
Estado. Slo el usuario que cre el evento podr realizar esta accin.

Eliminar: Se podr eliminar cualquier evento que se encuentre Pendiente en relacin a un evento que est Cerrado, el sistema
primeramente verificar si existe(n) evento(s) posterior(es) asociados, los que se debern eliminar cronolgicamente. Slo puede
eliminar el compromiso aquel usuario que le fue asignado el compromiso o el creador de este.

Seleccionar: Para aquellos eventos que se encuentren Pendientes, el sistema permitir ver su detalle, es decir, se abrir la ventana
Ventas y Oportunidades para ver toda la informacin ingresada. Slo puede tomar el compromiso aquel usuario al que fue
asignado originalmente.
Por ltimo, se podr solicitar distintos ordenamientos para la informacin que despliega esta consulta siendo stos, por
Responsable o por Compromiso, entre otros. Para ello se deber presionar el botn de Listas desplegables que se encuentra frente
al campo Ordenar por.



La pantalla que despliega esta opcin es la misma que se indic en Cotizaciones y Notas de Ventas de la consulta de Ficha de
empresa, opcin sealada en este captulo:



Entrega la misma informacin sealada en la Figura N11, relacionada a los Compromisos y Compromisos Pendientes.



Permite realizar bsquedas por: Contacto, Tipos de Documentos, Productos, Telfono, por Palabra(s) dentro de un eCRM y por
Clasificacin de Negocio
Cualquiera sea la forma de realizar la bsqueda, podr filtrar por Cliente, Distribuidor, Prospecto, Proveedor y/o Otro, tal como se
muestra en la siguiente figura:

Sr. Usuario: Si no selecciona ningn check de filtro, el sistema mostrar todos los auxiliares almacenados.


CONTACTOS 2-27

2.2 Importacin de Base De Datos
Objetivo
Permite poblar el sistema de eCRM con informacin proveniente de algn archivo de manera rpida para posteriormente efectuar
acciones de telemarketing y sobre los posibles clientes as tambin permite capturar informacin para actualizar lo existente.


Operatoria
Al ingresar a este proceso se solicitar seleccionar el nombre del archivo a capturar, stos pueden ser TXT, CSV o XLS, luego se
desplegar el formato de columnas en que viene, luego se desplegar la informacin de las primeras diez lneas en la matriz. Para
el caso que el archivo sea de Extensin XLS, el usuario deber seleccionar la hoja del libro donde se encuentra la informacin
requerida. Ver Figura N 1

Figura N 1




Se mostrarn los datos indicando un nombre de columna para cada uno de ellos (F1, F2, etc).

En el caso de que la primera fila corresponda a los ttulos de cada columna, se debe marcar el check que aparece al pie de la
pgina.

A continuacin se desplegar la ventana de la Figura N 2 en donde se deber indicar para cada campo, su identificacin. Para el
caso de campos de tablas se ofrece un combo con los datos para realizar la seleccin de valores por defecto.

2-28 eCRM
Figura N 2



Siguiendo con el proceso, se deber sealar si se desean actualizar los datos cuando stos existan, indicando para ello Si/No y
adems, si se desea generar un evento para ello, Si/No.

Para este ltimo, se muestra un cuadro en donde se debern ingresar los datos para generar el evento. Ver Figura N3.

Figura N 3



Al presionar el botn Procesar se realizar el proceso de captura, mostrando el porcentaje de avance del proceso. Ver Figura N 4
CONTACTOS 2-29


Figura N 4




Una vez finalizada la captura de datos el sistema enviar el mensaje correspondiente.


2-30 eCRM
2.3 Combinacin de Correspondencia
Objetivo
Permite el envo de Mailing en forma masiva o a un grupo de clientes.
Mailing es una herramienta de Microsoft Word que permite emitir una carta personalizada a muchos destinatarios.

Es necesario para el buen funcionamiento de esta consulta, que el sitio donde se encuentra instalado eCRM est
considerado como un sitio de confianza en los Parmetros de Seguridad, en las opciones de Internet.

Operatoria
Al ingresar a esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N 1), donde deber indicar los filtros a considerar en la seleccin de
auxiliares a los cuales se les enviar Mailing.

Figura N 1



Una vez indicados los parmetros, haga clic en el botn Continuar para seguir con el proceso (ver Figura N 2) o Volver para
cancelar la consulta.


CONTACTOS 2-31

Figura N 2




En esta pgina, adems del filtro anterior Ud. podr seleccionar por medio de la caja de chequeo que aparece en la columna
Asignar los auxiliares a los que va aplicar el documento a enviar.

Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Filtros: Permite regresar a la pantalla de la Figura N 1 para realizar modificaciones en la seleccin de filtros.

Continuar: Permite continuar con el proceso, desplegando una pantalla informando que adems de ejecutar el proceso de
MailMerge podr generar eventos a ejecutivos o usuarios de eCRM. (Ver Figura N 3).

Figura N 3




Al optar por SI, se despliega la ventana de la Figura N 4, al seleccionar No el sistema despliega la pantalla N 5:

2-32 eCRM
Figura N 4



En esta ventana deber indicar la informacin necesaria para la asignacin de una tarea en eCRM (tarea, fecha,
campaa de marketing) a un ejecutivo o a un grupo de trabajo.
Una vez ingresado los datos haga clic en Asignar para continuar con la seleccin del documento a aplicar, en una
primera instancia el sistema eCRM trae por defecto un documento, el cual podr configurar la informacin de los
auxiliares seleccionados y el cuerpo del documento.

Figura N 5



Una vez seleccionado el documento, haga clic en Asignar, tras lo cual el Explorador de Internet le preguntar si
permite la interaccin con Control Actives, a lo que debe contestar Si, tras lo cual levantar un documento Word con
los parmetros seleccionados.



Subir Documento: Permite agregar un documento Word a la lista de documentos a asignar o enviar a una cantidad de auxiliares.
Ver Figura N 6

CONTACTOS 2-33

Figura N 6



Dentro de esta pantalla indique el nombre y la ruta del archivo que desea asociar, el cual puede ser digitado directamente, o bien
seleccionado al optar por el botn Examinar.
Indicado el archivo seleccione el botn Agregar, tras lo cual la aplicacin lo lleva a la pgina Aplicacin de Envo de Mailing
(Figura N 2), desde donde deber seguir las instrucciones detalladas para este proceso.


Sr. Usuario, para el mejor funcionamiento de esta funcin se recomienda que el documento sea de tamao inferior a
100K.


Volver a Ventas/Oportunidades Regresa a la pgina principal del sistema



2-34 eCRM
2.4 Traspasar a otro Ejecutivo
Objetivo
Permite el traspaso de conversaciones pendientes de un ejecutivo a otros, adems de cambiar el ejecutivo comercial asociado al
cliente.

Importante:
Para operar con este proceso, deber contar con lo permisos necesarios, los cuales se definen en el men Configuracin de
Usuario, de lo contrario el sistema desplegar un mensaje de advertencia restringiendo el uso de este mdulo.


Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1, donde deber indicar la siguiente informacin:

Figura N 1



Fecha del Traspaso:
Indique la fecha a considerar en el traspaso, el sistema mostrar la fecha actual, la cual puede ser modificada a travs del botn .

Usuario Origen y Destino:
Ingrese el usuario de origen y destino a considerar en el traspaso (datos de ingreso obligatorio).


Importante:
El usuario origen debe ser distinto al usuario destino, de lo contrario, el sistema lo advertir por pantalla a travs de un
mensaje.


Traspasar Conversaciones:
Al seleccionar este check, podr realizar el traspaso de todas las conversaciones y compromisos pendientes del Usuario Origen al
Usuario Destino.
Adems, deber indicar seleccionando el botn de listas desplegables, el concepto a considerar en el evento de traspaso. Estos
conceptos fueron definidos en la opcin Compromisos del mdulo Ventas y Oportunidades.

CONTACTOS 2-35


Cambiar Ejecutivo:
Al seleccionar este check, podr realizar el cambio de ejecutivo Usuario Origen por el Usuario Destino para todos los clientes,
slo si, el Usuario Origen se encuentra como ejecutivo (Vendedor), de lo contrario estar deshabilitada la opcin.

Si el Usuario destino no es ejecutivo (vendedor), el sistema desplegar un mensaje solicitando que sea creado como ejecutivo.
Al confirmar la creacin, se mostrar la siguiente pantalla:



En ella, deber indicar: Cdigo, Nombre y E-Mail del nuevo vendedor, el cual corresponder por defecto al mismo usuario.
Finalmente seleccione el botn Grabar para registrar los cambios y Volver para regresar a la pantalla anterior.



Enviar Correo de Aviso al Usuario Destino:

Al seleccionar este check, podr enviar un correo de aviso al Usuario Destino, ya sea por el traspaso de las conversaciones o por el
cambio de ejecutivo.

El Usuario Destino recibir slo un correo, indicando todos los traspasos realizados.


Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones:

Permite realizar el traspaso, el sistema informar por pantalla posibles anomalas que se
presenten al momento de realizar el traspaso.

Permite regresar al men Ventas/Oportunidades.


2-36 eCRM
2.5 Traspaso de Eventos
Objetivo
Permitir traspasar los eventos de una empresa de Origen a una empresa de Destino dando la opcin de eliminar el prospecto o cliente
original.

Importante:
Debe considerar que la empresa origen no debe tener movimientos en los siguientes sistemas; de lo contrario, el sistema lo
informar a travs de un mensaje y no permitir realizar el traspaso.

- Cotizaciones y Notas de Venta
- Movimientos en el sistema de Inventario y Facturacin
- Movimientos en el sistema HelpDesk
- Movimientos en el sistema de Contabilidad
- Contactos de Cliente

Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1, donde deber indicar la siguiente informacin:

Figura N 1



Consideraciones:

Para poder seleccionar la empresa origen o destino, el usuario podr ingresar directamente el cdigo de empresa o podr
buscar la empresa por nombre.
Si el usuario selecciona la casilla Eliminar Empresa origen despus del traspaso, la empresa se eliminar.

Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones:

Permite realizar el traspaso de informacin, el sistema informar por pantalla posibles
anomalas que se presenten al momento de realizar el traspaso.

Permite regresar al men Ventas/Oportunidades.


ENCUESTAS 3-1

3. Encuestas
Objetivo
Permitir el ingreso y definicin de las diferentes encuestas que se les realizarn a los clientes y efectuar diferentes anlisis en
relacin a las mismas.

Las encuestas podrn asociarse a las distintas campaas de marketing que realice la empresa. De esta manera se podrn ingresar en
lnea las respuestas de los clientes permitiendo hacer un anlisis del resultado de los telemarketing.









3.1 Configuracin de Encuestas
Objetivo
Permitir el ingreso y definicin de las diferentes encuestas que sern realizadas a los clientes, en base a creacin de preguntas y
establecimiento de alternativas de respuestas con el fin de obtener posteriormente estadsticas porcentuales.


Operatoria
Se deber ingresar el nombre de la encuesta, a continuacin seleccione el botn Grabar con lo cual se levantar una nueva pantalla,
en ella, el sistema solicitar ingresar las Preguntas que componen la encuesta junto a las posibles alternativas de respuestas. Ver
Figura N 1

Se pueden definir un total de 11 alternativas de respuestas por cada pregunta.


3-2 eCRM


Figura N 1




Una vez grabadas las preguntas, las encuestas pasan a formar parte de la base de datos del sistema y se despliegan en una lista en
pantalla. Las preguntas junto a las alternativas de respuestas podrn ser visualizadas haciendo clic sobre el botn que se
encuentra frente a cada una de las preguntas. Ver Figura N 2

Figura N 2



Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones:

Permite agregar una nueva encuesta al sistema
ENCUESTAS 3-3


Permite agregar una nueva pregunta a la encuesta seleccionada

Permite copiar a partir de una encuesta seleccionada las preguntas y alternativas definidas, el sistema
solicitar ingresar un nombre a la nueva encuesta.

Podr copiar adems de la pregunta ya definida en otras encuestas, todas las alternativas de respuestas
asociadas. Esto facilita el ingreso de aquellas encuestas que contienen preguntas que manejan las mismas
posibilidades de respuestas, por lo que posteriormente el usuario slo deber modificar la pregunta.

Permite modificar el nombre y la aplicacin de una encuesta

Slo se podrn eliminar aquellos registros que no se encuentren asociados a algn evento.

Permitir visualizar la encuesta definida junto a las posibles respuestas que ser la misma que se desplegar
en la pantalla de Ventas / Oportunidades, cuando se est trabajando en lnea con el cliente. Ver Figura N 3.

Figura N 3



Regresa a la pantalla de Ventas/Oportunidades



3-4 eCRM

3.2 Anlisis de Resultado de Encuestas

Objetivo
Conocer y analizar el resultado de las Encuestas efectuadas a los clientes, dentro de un perodo, al obtener la distribucin de los
porcentajes de respuestas en cada pregunta efectuada.


Operatoria
Al ingresar a esta opcin se despliega una ventana donde habr que sealar l o los filtros de consulta requeridos, como rango de
Fechas, alguna encuesta en particular o todas, adems podr indicar si desea los resultados en porcentaje o cantidad y el
responsable evaluado dentro de la encuesta, tal como se seala en la Figura N 1.

Figura N 1




Una vez sealado los filtros deseados, se desplegar una ventana sealando cada una de las encuestas definidas en el sistema y la
cantidad de encuestas respondidas por las empresas en el perodo solicitado. Ver Figura N 2


Figura N 2




Se podr determinar el resultado obtenido para las respuestas de los clientes en Porcentajes como tambin en Cantidades, segn lo
que seleccione en la opcin Resultado en, segn muestra la Figura N 3.
ENCUESTAS 3-5


Figura N 3



En la matriz que presenta la figura N 3 aparecen todas las preguntas y sus respectivas respuestas asociadas a una encuesta donde
pinchando en el smbolo usted podr ver los clientes o empresas que contestaron cada alternativa. Adems en la matriz aparece
una columna con el smbolo (i), que indica que la respuesta entregada tiene asociada una nota, la cual puede ser visualizada
seleccionando la fila del cliente y haciendo clic en el botn Ver Informacin. Ver Figura N4

Figura N 4





3-6 eCRM

3.3 Aplicacin de Encuesta
Objetivo
Asignarle a ejecutivos de la empresa, un grupo de clientes que renan determinadas caractersticas para realizarles en forma
conjunta, la misma encuesta.

Operatoria
Al ingresar a esta opcin se despliega la ventana (ver Figura N 1), donde se deber indicar aquella informacin que debern reunir
las empresas a encuestar, el tipo de evento relacionado y por ltimo datos en relacin a la encuesta propiamente tal.

Figura N 1





Al continuar con el proceso se desplegar una nueva pgina (ver Figura N 2) donde podr visualizar las empresas que renen las
condiciones solicitadas, el ejecutivo y/o responsable que lo ha atendido en alguna oportunidad y las fechas relativas a contactos
mantenidos. En la columna Asignar deber seleccionar la caja de chequeo que precede a la empresa, que desea registrar
internamente en la base de datos, apareciendo como evento pendiente al responsable de la encuesta o al grupo completo de trabajo.
En este ltimo caso, les asignar alternadamente los clientes a cada integrante del grupo.

ENCUESTAS 3-7

Figura N2



Adems, en esta pantalla se encontrarn habilitado los botones: Filtro permitindole retroceder a la pantalla en donde se especifican
los parmetros requeridos para la consulta por si desea realizar alguna modificacin, Continuar despliega una pantalla (ver Figura
N 3), donde podr asignar la encuesta a un Ejecutivo determinado, o bien a un Grupo de Trabajo, Volver a
Ventas/Oportunidades regresa a la pgina de Ventas y Oportunidades, Enviar a Excel traspasa la informacin a una Planilla
Excel, donde podr hacer uso de todas las opciones Excel le proporciona, para que pueda trabajar con la informacin conforme a
sus necesidades.

Figura N 3




Indicados los antecedentes, seleccione el botn Asignar para realizar la asignacin de la encuesta, con el botn Volver regresar a
la pantalla anterior.






CONSULTAS/INFORMES 4-1
4. Consultas/Informes
Objetivo
A travs de este mdulo se podr consultar por los Compromisos Pendientes as como el resultado de las distintas gestiones
realizadas por cada responsable y evaluar el resultado de las campaas de marketing efectuadas en un perodo determinado.

Para facilidad del usuario todas las consultas cuentan con la posibilidad de Filtrar la informacin existente en el sistema es decir, se
podr especificar el nivel de detalle que se requiere para la consulta.

Operatoria
Al ingresar se despliega un submen de bajada con todas las Consultas/Informes del sistema. (Ver siguiente figura).




4-2 eCRM

4.1 Ventas/Oportunidades Pendientes
Objetivo
Permite la consulta de todos aquellos compromisos que se encuentran Pendientes, para cada uno de los usuarios del sistema,
indicndose para stos, el compromiso adquirido y en qu fecha, el cliente asociado y por ltimo, datos de fechas y porcentajes
estimados de cierre para un negocio.

Operatoria
En la Figura N 1 se pueden observar los diferentes parmetros que ofrece esta consulta, los cuales estn relacionados como por
ejemplo, obtener informacin a nivel grupal o de todos sus ejecutivos, por determinados compromisos, analizar determinados
perodos de tiempo, etc.

Figura N 1



A continuacin se desplegar la informacin solicitada con lo cual podremos informarnos claramente de todos aquellos
compromisos que estn pendientes, entregndonos todos los antecedentes necesarios y as realizar las acciones correspondientes.
Ver Figura N 2

Figura N 2



Al pie de la matriz existe la opcin Ordenar Por, la que permite agrupar la informacin por: Tipo de Compromiso, Responsable,
Cliente, etc. La que a su vez, puede ser ordenada de manera Ascendente o Descendente.
CONSULTAS/INFORMES 4-3
Tambin existe la opcin Ayuda Para Filas Marcadas, la cual permite entre otras caractersticas, mostrar valores Mximos,
Mnimos, Sumatorias, Promedios etc, de un determinado rango seleccionado de la matriz, tal como opera la herramienta
MSEXCEL de Office. Un ejemplo de ello se muestra en la Figura N 3, en la cual se solicit el monto de Ventas promedio.


Figura N 3



El botn Seleccionar Permitir consultar por la informacin asociada al compromiso seleccionado y a la vez, realizar las
siguientes acciones. Ver Figura N 4.

Figura N 4



Tomar Pendiente: Permitir consultar o continuar con la gestin de ventas puesto que se desplegar para ello la pantalla de
Ventas y Oportunidades en donde se podrn realizar las acciones que correspondan, como por ejemplo, ingresar nuevas
conversaciones sostenidas con el cliente, cambiar el estado del compromiso, entre otros.

Ficha de Cliente: Se podr acceder a toda la informacin registrada para el cliente en consulta, como por ejemplo, sus
antecedentes bsicos, los montos vendidos, sus movimientos de cuenta corriente, etc.

Historia del Cliente: Mediante este botn se desplegarn todos los eventos registrados del cliente, estn o no stos pendientes.

Enviar a Excel: Este botn levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla, el informe a emitir, con lo cual
se podr hacer uso de todo el potencial que ofrece esta poderosa herramienta de clculo.

4-4 eCRM

4.2 Gestin Por Tipo de Transaccin

Objetivo
Permite conocer las tareas realizadas por uno o varios ejecutivos y la cantidad diaria de clientes o potenciales negocios generados
por cada uno de ellos.

Podremos obtener as una amplia visin con estadsticas por cada ejecutivo, en relacin a las gestiones realizadas en un perodo.

Operatoria.
Una vez sealados los parmetros requeridos para la consulta, se desplegar la ventana de
la Figura N 1 en donde se visualizan claramente el nmero de clientes atendidos, sean stos potenciales o no para cada una de las
gestiones realizadas.

Figura N 1




Frente a cada Transaccin se encuentra el botn , el cual permitir ver el detalle de cada uno de los usuarios o responsables
asociados. Ver Figura N 2

Figura N 2




La opcin Gestin Diaria permitir visualizar el nmero de contactos diarios realizados para todos los ejecutivos o de un ejecutivo
en particular, tal como se muestra en la Figura N 3.

CONSULTAS/INFORMES 4-5
Figura N 3



4-6 eCRM

4.3 Evaluacin de Acciones de Marketing

Objetivo
Conocer y evaluar el xito de las campaas publicitarias y tomar las decisiones correspondientes basadas en los nmeros que
muestra esta estadstica ante eventuales futuras acciones de marketing.

Podremos visualizar tanto la cantidad de clientes contactados a travs de ellas como tambin, los cierres efectuados o el nmero de
clientes perdidos, entre otros.

Operatoria
En un primer plano podremos visualizar valores totales y porcentajes obtenidos por cada una de las diferentes campaas
publicitarias o Acciones de marketing en cuanto a clientes atendidos, clientes potenciales, cierres de ventas, Montos cerrados etc,
tal como se seala en la Figura N 1
Figura N 1




Para una mayor claridad de la informacin, se pueden graficar los datos ya sea en modo de barras, de Lnea, Puntos, etc. Ver
Figura N 2.

Figura N 2




Se cuenta con la posibilidad de identificar para cada una de ellas, los diferentes orgenes asociados, permitiendo conocer aquellas
ms utilizadas por los clientes, como se seala en la Figura N 3.
CONSULTAS/INFORMES 4-7
Figura N 3



Siguiendo con el desglose de la informacin, se podr ver cules fueron especficamente aquellos clientes y potenciales clientes
que ocuparon cada uno de los canales de la empresa, una vez seleccionado el origen deseado. Ver Figura N4.

Figura N 4



Y por ltimo, desde aqu se podr Consultar la informacin histrica que registra el sistema, para un determinado cliente y/o
prospecto. Ver Figura N 5

4-8 eCRM

Figura N 5


CONSULTAS/INFORMES 4-9
4.4 Anlisis de Gestin Por Ejecutivo
Objetivo
Permite consultar por ejecutivo, el resultado de su gestin en un perodo determinado, entregando para ello, el total de clientes
atendidos, los compromisos adquiridos, aquellos que se encuentran cerrados y por ltimo, los compromisos que se encuentran
atrasados.

Operatoria
Inicialmente contamos con la informacin desplegada en la Figura N 1, la cual nos entrega un resumen por ejecutivo de las
gestiones realizadas.

Figura N 1




Los datos podrn ser ordenados por diferentes criterios como por ejemplo, Compromisos, Clientes Atrasados, etc, y a la vez, en
forma Ascendente o Descendente.
El botn Seleccionar de esta pantalla permitir, una vez seleccionado el ejecutivo a consultar, visualizar el detalle con todos los
clientes que fueron atendidos, las gestiones realizadas, el origen del contacto junto a los antecedentes propios del cierre potencial.
Ver Figura N 2.

Figura N 2




Para facilidad del usuario, los compromisos que se encuentran en estado pendiente se desplegarn en color Rojo.
Por ltimo, se podr obtener una cifra Promedio de los montos aproximados de las ventas; como tambin, un valor Ponderado de %
de cierre entre otros, opciones que se encuentran en la lista asociada al campo Para Filas Marcadas.
4-10 eCRM

4.5 Anlisis de Ventas Por Ejecutivo
Objetivo
Permite conocer y analizar las ventas efectuadas por cada uno de los vendedores de la empresa, entregando para ello los montos
vendidos con y sin los descuentos realizados.

Operatoria
Primeramente podremos conocer en forma global y por ejecutivo, los montos vendidos, tal como se muestra e la Figura N 1

Figura N 1




El botn Anlisis por Ejecutivo de esta pantalla permitir, una vez seleccionado el vendedor a consultar, visualizar el detalle de
cada una de las ventas efectuadas por el ejecutivo indicando para ello, los clientes y los documentos asociados. Ver Figura N 2

Figura N 2



Adems, a travs del botn Ver Documento se podr ver el documento en consulta con lo cual se podrn obtener los productos y
cantidades vendidas junto a los descuentos realizados.
CONSULTAS/INFORMES 4-11

Por otra parte, mediante Ventas del Perodo se desplegarn los montos vendidos mes a mes, para un perodo determinado, tal
como se muestra en la Figura N3
Figura N 3



Dentro de esta ventana se podr conocer adems, los Grupos o Familias de productos vendidos por el ejecutivo, en un determinado
mes. Ver Figura N 4
Figura N 4



Como tambin, Los Clientes asociados a las ventas. Ver Figura N 5

Figura N 5


4-12 eCRM

4.6 Eficacia de la Gestin Comercial
Objetivo
Permite conocer y analizar la cantidad de clientes potenciales atendidos ya sea para un grupo de trabajo determinado o para todos
los ejecutivos de la empresa, los montos cerrados, perdidos y las tasas de cierre y/o de prdida.

Operatoria
A travs de Anlisis de Origen se podr, una vez seleccionado el mes a consultar, visualizar un detalle para cada uno de los
ejecutivos, el total de clientes potenciales atendidos, el nmero de negocios cerrados por ventas, cerrados por Perdidos etc.

Figura N 1



Tambin est la posibilidad de obtener un monto de ventas promedio o un monto mximo/ mnimo vendido de un determinado
rango seleccionado de la matriz, tal como opera la herramienta MSEXCEL de Office, tal como se muestra en la Figura N 2.

Figura N 2



Para obtener un mayor anlisis de los datos entregados, mediante el botn Detalle se presentar la lista con todos los clientes
Potenciales atendidos por cada uno de los ejecutivos.
CONSULTAS/INFORMES 4-13
4.7 Anlisis de Prdida por Concepto
Objetivo
Permite conocer y analizar los motivos y la cantidad de clientes perdidos que registra la empresa, dentro de un perodo de fechas
determinadas.

Operatoria
Lo primero que deber definir son los filtros de fechas y/o responsables a considerar en la consulta, posteriormente se muestra un
listado con los diferentes conceptos de prdida creados en el proceso Parmetros. Ver Figura N 1.

Figura N 1



Junto a la informacin desplegada en pantalla, se encuentran activos los siguientes botones:

Grafico: Permite graficar la informacin visualizada en pantalla. Ver Figura N 2

Figura N 2


4-14 eCRM

Filtros: Levanta el filtro que se muestra al ingresar a la consulta.

Anlisis: Detalla los clientes perdidos, montos estimados y los responsables o encargados en la atencin de estos clientes. Ver
Figura N 3.

Figura N 3



Historia Cliente: Mediante este botn se desplegarn todos los eventos registrados en eCRM del cliente, estn o no
stos pendientes. Ver Figura N 4

Figura N 4



Imprimir: Enva a impresin la informacin en pantalla.

Enviar a Excel: Este botn levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla, el informe a emitir, con lo cual
se podr hacer uso de todo el potencial que ofrece esta poderosa herramienta de clculo.

Volver a Ventas/Oportunidades: Regresa a la pgina Ventas /Oportunidades.
CONSULTAS/INFORMES 4-15
4.8 Consulta Paramtrica de Empresas
Objetivo
Permite agrupar y consultar los datos de auxiliares, de acuerdo a la seleccin de filtros realizada.

Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema levantar una pgina (ver Figura N 1), donde deber definir los filtros necesarios para
realizar la consulta. Para esto, seleccione la caja de chequeo que precede a cada opcin que desea considerar, dependiendo de lo
seleccionado indique mediante el botn de listas desplegables o botn de fechas, el tipo y rango a definir.

Figura N 1



Adems, seleccionando el botn de bsqueda ubicado a la derecha de la opcin Atributos, podr indicar los atributos con
sus respectivos valores asociados que desea aplicar, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Figura N 2


4-16 eCRM

Dentro de esta pantalla podr optar por:
Que tenga todos los atributos seleccionados (el auxiliar debe registrar todos los atributos).
Que tenga alguno de los atributos seleccionados (el auxiliar debe tener al menos uno de los atributos con los
valores seleccionados).

Finalmente seleccione el botn Aplicar, tras lo cual volver a la pantalla de filtros con los valores asociados a los atributos
seleccionados.

Seleccionados los filtros a considerar, seleccione el botn Continuar para continuar con el proceso (ver Figura N 3), o Volver para
regresar a pgina principal.


Figura N 3



Dentro de esta pgina, el sistema desplegar la informacin considerando los filtros definidos


Adems, en esta pantalla se encontrarn habilitado los botones: Filtro permitindole retroceder a la pantalla en donde se
especifican los parmetros requeridos para la consulta por si desea realizar alguna modificacin, Volver a Ventas/Oportunidades
regresa a la pgina de Ventas y Oportunidades, Enviar a Excel traspasa la informacin a una Planilla Excel, donde podr hacer uso
de todas las opciones que Excel proporciona, para que pueda trabajar con la informacin conforme a sus necesidades.

CONSULTAS/INFORMES 4-17
4.9 Consulta Clientes no Contactados
Objetivo
Permite consultar un listado con todos los clientes que no han sido contactados, desde una determinada fecha.

Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema levantar una pgina (ver Figura N 1), donde deber indicar a travs del botn , la fecha
en que se desea realizar la consulta y presentar la informacin.

Figura N 1



Indicada la fecha, seleccione el botn de bsqueda , tras lo cual se desplegar un listado de clientes y prospectos que no han
sido contactados, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

Figura N 2



El sistema entrega la siguiente informacin: Cdigo Cliente (cdigo de identificacin del cliente), Nombre (nombre del cliente),
Fecha ltimo Contacto (fecha ltimo contacto sostenido con el cliente), Atencin (persona con la que sostuvo el ltimo contacto)
y Usuario (sigla del usuario que realiz el contacto, si an no se ha contactado con el cliente, el sistema mostrar este campo Sin
Contacto).
Junto a esta informacin, se encuentran activos los botones: Enviar a Excel (permite exportar la informacin a una planilla Excel,
donde podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona, para que pueda trabajar con la informacin
conforme a sus necesidades), Volver (regresa al men principal del sistema).



PARAMETROS 5-1

5. Parmetros
Objetivo
Definir aquellas tablas bsicas con que opera el sistema eCRM administrando as en forma eficiente la atencin de sus
clientes bajo los requerimientos de la empresa.

Cuando esta opcin es seleccionada, se presenta un men de bajada (ver Figura N1), con los procesos que podrn llevarse a
cabo, los cuales se describen a travs de todo este captulo.

Figura N 1




Para el correcto manejo del sistema, es obligatorio definir los Parmetros que marcarn la base del funcionamiento de la
empresa, despus de haber instalado el sistema y antes de realizar cualquier otro proceso.
5-2 eCRM

5.1 Grupos de Trabajo
Objetivo
Este proceso permite la definicin e ingreso de aquellos grupos que forman parte de distintas secciones de su empresa.
Los Grupos se definen segn sea la forma de operar de la empresa, como por ejemplo: 001 Ventas de Servicios, 002 Ventas
Contratos, 003 Ventas Part-Time, etc.

Todos los usuarios que harn uso del sistema podrn ser asociados a determinados grupos con el objeto de solicitar en forma
posterior informacin relativa a Compromisos atrasados por el cuerpo de ventas, el nmero de llamados para captar nuevos
clientes, en fin evaluar bajo distintos aspectos el desempeo realizado por los diferentes Grupos de Trabajo que conforman
la empresa.

Operatoria
Los Grupos de Trabajo se identificarn mediante un Cdigo alfanumrico de mximo 3 caracteres y una Descripcin, tal
como se seala en la Figura N 1


Figura N1




Slo se podrn eliminar aquellos Grupos de Trabajo que no estn asignados a ningn usuario.
PARAMETROS 5-3

5.2 Tipos de Compromisos
Objetivo
Permitir el ingreso y definicin de aquellas acciones o gestiones a realizar, por el ejecutivo comercial, luego de haber tomado
contacto con el cliente.

Cada uno de los contactos que se registren en el sistema, quedarn asociados a un compromiso y a una fecha especfica, por
lo cual en todo momento los ejecutivos podrn analizar qu asuntos tienen pendientes para un determinado mes, la semana en
curso o para un determinado da, como tambin, el supervisor podr tener una visin global de cada uno de sus ejecutivos en
cuanto a compromisos pendientes, cerrados, etc.

Operatoria
Adems de indicar el Nombre o Descripcin del Compromiso, se podr especificar lo siguiente. Ver Figura N 1.

Figura N1




Tipo Compromiso:

Al optar por Tipo de Compromiso Individual, se podr indicar adems que se genere en forma automtica un evento, en la
agenda de Outlook o que se enve simultneamente un E-mail a la persona correspondiente informndole del compromiso
adquirido.


Por el contrario, al seleccionar Varios compromisos asociados permitir coordinar simultneamente uno o ms
compromisos en forma conjunta.
Para ello se deber(n) seleccionar de la lista de compromisos ya existentes, los deseados y a continuacin, sealar el nmero
de das en que ste se deber ejecutar a partir de la fecha en que se adquiere el compromiso en definicin. Por ltimo, si se
desea generar un evento en la agenda de Outlook y/o que se enve un E-mail a la persona correspondiente, tal como se
indica en la Figura N 2.
5-4 eCRM


Figura N 2




Slo se podrn eliminar Compromisos que no se encuentren asignados a eventos existentes en el sistema.
PARAMETROS 5-5

5.3 Origen de Contactos
Objetivo
Permite el ingreso y definicin de los medios por los cuales los clientes han tomado conocimiento de la empresa o del
producto ofertado.

El poder registrar el Origen de cada uno de los Contactos permitir realizar en forma posterior diferentes anlisis en relacin
a la efectividad de las campaas de marketing, de los diferentes medios de comunicacin, etc.

Operatoria
Adems de ingresar el nombre o descripcin del origen del contacto se podr indicar su Estado, Activo, si es de uso actual o
Inactivo para efectos de definir con anticipacin orgenes que estarn asociados a futuras campaas publicitarias, tal como se
muestra en la Figura N 1

Figura N 1



Slo se podrn eliminar Orgenes que no se encuentren asociados a eventos del sistema.

5-6 eCRM

5.4 Clasificacin de Contactos
Objetivo
Permite ingresar y definir los conceptos de Clasificacin para los Contactos de un cliente, permitiendo mantener una mejor
gestin al momento de realizar una comunicacin con el cliente.


Operatoria
Se despliega una pantalla donde podr agregar, modificar o eliminar una clasificacin de contacto.
Al optar por agregar una nueva, el sistema solicitar ingresar una descripcin (mximo 60 caracteres alfanumricos), y
seleccionar el botn grabar para que quede registrada en el sistema, tal como se muestra en la Figura N 1.

Figura N 1




Slo se podrn eliminar Clasificaciones de Contactos que no se encuentren asociados a eventos del sistema.


Una vez configuradas las clasificaciones, usted podr desde la opcin ficha de Empresa , asociar una de estas
clasificaciones a los contactos de un cliente.



PARAMETROS 5-7

5.5 Accin de Marketing
Objetivo
Permite el ingreso y definicin de campaas publicitarias que realice la empresa y adems, asociar encuestas tipo o Script de
llamados.

Se podrn manejar diferentes campaas de marketing y a la vez, ingresar en lnea las respuestas de los clientes permitiendo
hacer posteriores anlisis y evaluaciones en relacin al resultado del telemarketing realizadas a travs de distintos medios de
comunicacin, detallndose para cada una de ellas aspectos tales como, nmero de clientes contactados, ventas por cierre,
nmero de clientes perdidos, montos involucrados, etc.


Operatoria
Para cada campaa que se defina en el sistema se le podr asociar de inmediato un script o encuesta tipo (Ver captulo 3.1) de
manera que el ejecutivo pueda realizarla de inmediato mientras realiza el ingreso del contacto.
En relacin a la Vigencia, se podr ingresar la fecha en que se inicia y termina la campaa en definicin. Es importante
destacar que la fecha de ingreso de cada evento que se relaciona directamente con una determinada Accin de Marketing ser
validada respecto al perodo de vigencia de la misma

Por ltimo, si se desea, se podr(n ) asociar el o los orgenes asociados a dicha campaa con el fin de agilizar el ingreso de
los contactos como por ejemplo, como Campaa: Medio Escrito y en Origen: Revista Qu pasa, Tal como se muestra en la
Figura N1.

Figura N 1




Si se desea Modificar una Accin de Marketing que se encuentra asociada a determinados eventos, se desplegar un mensaje
que seala aquellos campos que se pueden cambiar, siendo stos, el estado y la fecha de vigencia, esto es Activar o desactivar
la Campaa.

Slo se podrn eliminar Acciones de Marketing que no se encuentren asociadas a los eventos ya ingresados al sistema.


5-8 eCRM

5.6 Conceptos de Prdida
Objetivo
Permite el ingreso y definicin de aquellos conceptos por los cuales se pierden los potenciales negocios con clientes, con el
fin de registrarlo cada vez que ocurra y poder obtener posteriormente estadsticas relativas a las razones de prdida de
negocios.

Operatoria
Se registrara en nombre o descripcin de la prdida, como por ejemplo, Compraron en la competencia, lo encontraron muy
caro, etc, tal como se muestra en la Figura N 1


Figura N 1




Slo se podrn eliminar Conceptos que no se encuentren asociados a determinados eventos.
PARAMETROS 5-9

5.7 Comunas y Ciudades
Objetivo
Permite el ingreso y definicin de los cdigos de Comunas y Ciudades, las que sern asignadas a los clientes, en sus
respectivas fichas.

Operatoria
Para ello se deber ingresar un cdigo alfanumrico de largo 3 y una descripcin.

Figura N 1





Seleccione el botn Grabar para registrar el nuevo cdigo al sistema.
5-10 eCRM

5.8 Giros y Cargos
Objetivo
Permite el ingreso y definicin de cdigos de Giros y Cargos, que sern asignados a los clientes, en sus respectivas fichas.

Operatoria
Para ello, se deber ingresar un cdigo alfanumrico de largo 3 caracteres y una descripcin.

Figura N 1




Seleccione el botn Grabar para registrar el nuevo cdigo al sistema.
PARAMETROS 5-11

5.9 Vendedores
Objetivo
Permite el ingreso y definicin de los cdigos de los Vendedores correspondiente a la tabla de vendedores de los sistemas
Softland ERP que se asignan a los clientes en sus respectivas ficha. En esta opcin se asocian a los Usuarios que harn uso
del sistema.

Es importante la asociacin de usuarios con vendedores ya que al solicitar la informacin de Ventas por Ejecutivo lo
relaciona a l como usuario con los vendedores que efectuaron las ventas propiamente tal.

Operatoria
A cada vendedor se le asignar un cdigo alfanumrico de 4 caracteres, un nombre y su E-mail, en caso que corresponda y a
continuacin, se ingresa el Login o usuario asociado, tal como lo seala la Figura N1.



Figura N 1




Seleccione el botn Grabar para registrar el nuevo cdigo al sistema.

5-12 eCRM

5.10 Atributos
Objetivo
Permite el ingreso y definicin de los distintos atributos que podrn ser asignados a los clientes.


Operatoria
Al seleccionar este parmetro, el sistema levantar la siguiente pgina (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente
informacin:

Figura N 1



Creacin de Atributo

Nombre: Ingrese el nombre del nuevo atributo a considerar.

Descripcin: Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal.

Tipo de Campo: Indique el tipo de campo a considerar para el atributo, el cual podr ser:
Numrico, se debe indicar el nmero de dgitos a considerar. Indica atributos cuyos valores son de tipo Numrico.
Ej.: Cantidad de Empleados 100.
Lgico Si/No, si toma valor por defecto, indicar si es Si o No. Indica atributos cuyos valores son de tipo Lgico. Ej.:
Es cliente VIP Si o No.
Fecha, al seleccionar esta opcin y si toma valor por defecto, deber indicar la fecha a considerar en formato
dd/mm/aaaa. Indica atributos cuyos valores. Indica atributos cuyos valores son de tipo Fecha. Ej.: Fecha en que se
ingres a la base de datos.
Listado de datos, al indicar esta opcin el sistema activar el botn Valores, el cual tras ser seleccionado se
desplegar una nueva pantalla en modo agrega. Ver Figura N 2.

PARAMETROS 5-13

Figura N 2



En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. (Este dato ser utilizado en el
casillero Valor por Defecto). Ver Figura N 3.

Figura N 3



Dentro de esta pantalla, se listarn los valores definidos como atributos y junto a ellos estarn activos los botones:
Agregar uno nuevo, Modificar o Eliminar uno existente.

Sr. Usuario:
Podr Modificar o Eliminar un valor siempre y cuando no se encuentre asignado a un cliente.

Seleccione el botn Volver para guardar la informacin y regresar a la pantalla anterior.

Define Valor por Defecto: Tiene por finalidad sugerir un valor al momento de asignar un atributo a un Auxiliar, por lo
tanto, si se modifica el valor, este no se cambiar para auxiliares con atributos ya asignados. Al optar por Si y dependiendo
del tipo de campo considerado, el sistema activar una opcin para el ingreso de informacin, tal como se muestra en la
siguiente pantalla. Ver Figura N 4.

5-14 eCRM

Figura N 4




Atributo destacado: Seleccionando este check, usted podr asignar una imagen al atributo definido, quedando de esta
manera como atributo destacado.
La imagen definida se mostrar en la pgina principal de eCRM (Ventas y Oportunidades), al momento de indicar el nombre
de una empresa que maneja atributos destacados.

Sr. Usuario:
El mximo de atributos destacados permitido por el sistema es 6.

Imagen: Indique la imagen (archivos GIF, BMP o JPG) a considerar en el atributo, para seleccionar el archivo haga clic e el
botn Examinar, donde podr indicar la direccin de almacenamiento del archivo. Sin embargo, existe una restriccin de
tamao para la seleccin de la imagen, la cual no podr superar los 2 KB.

Importante
Sr. Usuario:
Si el sistema no puede validar la Imagen, debido a que el nivel de seguridad de su navegador no permite crear objetos
ActiveX, deber asignar sus pginas Web a sitios de confianza, tal como se seala a continuacin:

Asignando un sitio Web a una zona de seguridad
1. En el men Herramientas de Internet Explorer, haga clic en Opciones de Internet.
2. Haga clic en la ficha Seguridad y, a continuacin, haga clic en Sitios de confianza.
3. Haga clic en Sitios.
4. En el cuadro de texto Agregar este sitio Web a la zona, escriba la direccin de Internet para el sitio Web que
desea agregar a esta zona y, a continuacin haga clic en Agregar.
Establecer un nivel de Seguridad Personalizado (recomendado para W2003 y XP)
1. En el men Herramientas de Internet Explorer, haga clic en Opciones de Internet.
2. Haga clic en la ficha Seguridad y, a continuacin, haga clic en Sitios de confianza.
3. En Nivel de seguridad para la zona, seleccione Personalizar nivel y habilite o Active las siguientes opciones en
los registros Controles y Complementos de ActiveX:
Descargar los controles ActiveX sin firmar
Descargar los controles firmados para ActiveX
Inicializar y activar la secuencia de comandos de los controles de ActiveX no marcados como
seguro.
PARAMETROS 5-15


Orden: podr elegir desde 1 hasta el nmero de atributos destacados ms uno. Por ejemplo: si no existe ningn atributo
destacado, slo mostrar un 1. Si hay 1 atributo destacado que est usando el orden 1, mostrar 1 y 2, y si el usuario lo
cambia a 1, al grabar el que tena orden 1 quedar con orden 2, y as sucesivamente.

Comparacin y Valor destacado: la comparacin ser segn el tipo de atributo: Fecha, se habilitan los tems =, >, >=, <,
<=, junto con la opcin de valor destacado que puede ser: una fecha especfica o a la fecha actual del computador del cliente,
Lgico, la comparacin quedar fija en =, y el valor destacado podr ser una de las opciones S o No, Numrico, Lista, la
comparacin quedar fija en =, y el valor destacado podr ser un nmero o un elemento de la lista respectivamente.

Seleccione el botn Grabar para registrar el nuevo atributo al sistema, tras lo cual el sistema desplegar en un listado la
informacin ingresada. Figura N 5

Figura N 5




Dentro de esta ventana, se encuentran activos los siguientes botones:


Permite agregar un nuevo atributo al sistema.


Permite modificar la informacin indicada en el atributo.


Sr. Usuario: si el atributo se encuentra asignado a un auxiliar, el sistema solicitar confirmar la modificacin.



Permite eliminar un atributo del sistema.


Sr. Usuario: si el atributo fue asignado a uno o ms auxiliares, al momento de eliminar se perdern todas las
asignaciones, el sistema solicitar confirmar la eliminacin.


5-16 eCRM


Regresa a la pantalla de Ventas y Oportunidades.

Figura N 16



PARAMETROS 5-17

5.11 Clasificacin de Negocio
Objetivo
Permite el ingreso y definicin de las distintas clasificaciones de negocio que podrn ser asignados a los clientes.


Operatoria
Al seleccionar este parmetro, el sistema levantar la siguiente pgina (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente
informacin:

Figura N 1






Seleccionando este botn podr crear una Clasificacin de Negocio, donde deber indicar el Cdigo (largo mximo 6
caracteres alfanumrico), Descripcin que identifica la nueva clasificacin de negocios (largo mximo 150 caracteres
alfanumrico) y Nivel, tal como se muestra a continuacin:




5-18 eCRM




Slo podr modificar la descripcin de la clasificacin de negocios seleccionada.






Permite eliminar la Clasificacin de Negocios seleccionada

Importante:
El sistema no permite eliminar Clasificaciones de Negocio que se encuentren asignadas a un Auxiliar, de detectarlo el
sistema lo advertir a travs de un mensaje.





Regresa a la pantalla de Ventas y Oportunidades.

PARAMETROS 5-19

5.12 Configuracin de Correo
Objetivo
Permite configurar una cuenta de correo por cada empresa gestionada por eCRM que maneje el sistema, con el fin de ser
utilizada por los procesos de envos de correos de Cotizaciones y Notas de Venta.

Importante:
Slo podr configurar el correo si su empresa maneja el servicio en un servidor externo, slo en ese caso se
deshabilita el campo Correo Origen en el formulario de envo de correo de Notas de Ventas y Cotizaciones sistemas
NET.


Operatoria
Al seleccionar este proceso, el sistema levantar la siguiente pgina (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente
informacin:

Figura N 1



Por defecto se visualizar la informacin de los campos (Servidor, N de Puerto, Dominio, Usuario, Contrasea, Cuenta
Correo) de la empresa gestionada inicialmente, esta informacin podr ser modificada y actualizada en cada empresa
gestionada por eCRM.


Permite verificar si es posible enviar el correo, adems el sistema validar que el correo ingresado
en el campo Para sea vlido.



Permite modificar o crear (en el caso que no exista) la estructura que corresponde al correo de la
empresa gestionada.



Regresa a la pantalla de Ventas y Oportunidades.
5-20 eCRM

5.13 Configuracin de IVR


En construccin









CONFIGURACIN USUARIOS 6-1

6. Configuracin Usuarios
Objetivo
Administrar el control de ingreso de los usuarios, a las distintas opciones del sistema.

A travs de esta opcin, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los usuarios secundarios para los distintos procesos
del sistema asignndole para ello una password o clave de ingreso.
Los sistemas Softland ERP, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:

La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para
ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND).
La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar
permisos de acceso a determinados procesos del sistema.
La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios.
Cambio de password para todos los Usuarios del sistema.

Operatoria
Al seleccionar la opcin Configuracin de Usuarios, se despliega un men de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura N
1).

Figura N 1




6.1 Cambio de Password
Objetivo
Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios.
En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto para
modificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opcin.

Operatoria
Al seleccionar esta opcin se presentar una ventana, tal como seala la figura N 1, la que despliega toda la informacin referente
al usuario. Para realizar la modificacin se deber primeramente ingresar la Password Actual y luego, ingresar la nueva Password,
la que deber ser ingresada dos veces para mayor seguridad..

6-2 eCRM


Figura N 1





E usuario y la password son sol c ados por el sistema, al momento de ingresar a la Aplicacin. l i it
CONFIGURACIN USUARIOS 6-3

6.2 Definicin de Usuarios
Objetivo
Este proceso permite definir a los distintos usuarios que tendrn acceso al sistema y sealar aquellos procesos a los cuales tendrn
acceso.

Las personas autorizadas a modificar los Permisos, es el Usuario Principal y aquellas que se les asigne permiso a esta
opcin.
Es conveniente antes de ingresar a este proceso, definir previamente los Perfiles (Ver punto 6.3) puesto que la asignacin
de permisos a los usuarios se puede realizar en forma individual o bien, asignarlos a determinados perfiles, facilitando
as el manejo del sistema..

Operatoria
La informacin que solicita este proceso por cada uno de los usuarios que harn uso del sistema, es la siguiente. Ver Figura N 1

Figura N 1




Login: Corresponde al cdigo del usuario (mximo 8 caracteres).
Por ejemplo como cdigo se puede ingresar la sigla PQN, la cual representa el nombre del usuario Pablo Quiroz Nez.

Nombre: Se ingresa el nombre completo del usuario.

Email: Se indica el Email del usuario, en caso que corresponda.

Area de Negocio: Si la empresa trabaja bajo esta modalidad en los sistemas Softland ERP, se podr indicar el Area al cual
pertenece el usuario.

Grupo de Trabajo: El asignar un grupo de trabajo determinado, permitir posteriormente solicitar cualquier tipo de informacin
ya sea para el global de la empresa o bien para determinados grupos solamente.

Para mayor informacin en relacin a los Grupos de Trabajo, ver Captulo 3.1.

Cargo: Como antecedente adicional, se podr asignar el cargo del usuario. Los Cargos estn descritos en el Captulo 3.9.

Foto: Se podr agregar la fotografa del Usuario.
Para ello, al hacer clic sobre Foto se abrir una ventana solicitando el nombre y la ubicacin donde se encuentra el archivo
deseado. Ver Figura N 2.
6-4 eCRM


Figura N 2





Perfiles y Permisos de los usuarios.

Para la asignacin de los permisos el sistema ofrece dos modalidades, la primera es hacerlo en forma individual es decir por
usuario o bien, designarle un Perfil determinado con lo cual pasa a tener automticamente todos los permisos asociados a dicho
perfil.

Al optar por Permisos se desplegar una ventana con la lista de todos los procesos del sistema en donde el usuario Principal
podr otorgar los permisos correspondientes, asignando para ello un check frente a cada proceso autorizado. Ver Figura N 2.

Figura N 2




Si los permisos van a ser otorgados por Perfil, previamente se deben definir los perfiles con anticipacin. (Ver captulo 6.3
Definicin de Perfiles).

Al optar por Perfiles, se despliega una ventana con dos matrices, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles asignados. Ver
Figura N 3.
CONFIGURACIN USUARIOS 6-5


Figura N3



En la ventana del lado izquierdo aparece la lista con todos los perfiles que fueron creados en el sistema mientras que en la derecha
irn apareciendo los permisos que sean atribuidos al usuario en definicin.
Para ello se elige el perfil deseado en la ventana Disponibles y luego se selecciona el botn con lo cual quedar
automticamente asignado en la ventana Perfil Asignado y por el contrario, si se desea eliminar una asignacin determinada, se
selecciona ste desde la ventana Perfil Asignado y luego con el botn pasar a la lista de Perfil Disponible.

En la Figura N 2 tambin se tienen las opciones de Global y Usuario. La primera de ellas nos ofrece la posibilidad de visualizar
todos los permisos asignados tanto como Perfil o uno a uno y la opcin Usuario permite adems de visualizar los permisos
asignados a los usuarios en forma individual, realizar modificaciones.


Modificacin de un Usuario
Se podr modificar cualquier antecedente de la ficha del usuario, a excepcin de su login, como tambin aquellos permisos que
fueron otorgados.

Eliminar un usuario
Se podr eliminar cualquier usuario del sistema siempre y cuando no tenga eventos asociados, ya que en este caso, se enviar por
pantalla el mensaje de la Figura N 4.

Figura N 4



En la ventana de Definicin de usuarios se podrn visualizar los siguientes botones en la parte inferior de la pantalla, cuyas
funciones se describen a continuacin.

Copiar a: Permitir copiar todos los permisos que fueron asignados a un usuario determinado en otro que rena las mismas
cualidades o caractersticas.
6-6 eCRM


Para ello se deber seleccionar primeramente aquel usuario al cual se le requiere copiar sus permisos y luego con el botn se
abrir una ventana para realizar el ingreso de los antecedentes del usuario en definicin.

Perfiles: Se podr asignar en forma rpida el o los perfiles asociados a los usuarios.
En forma anloga a lo ya descrito anteriormente, si los permisos van a ser otorgados por perfil, antes de realizar este procedimiento
se deben definir los perfiles correspondientes, en el proceso Definicin de Perfiles (captulo 6.3.)

Para ello se deber seleccionar el usuario al cual se le asignar el perfil, de la lista de usuarios del sistema y a continuacin, el
botn Perfiles, con lo cual se desplegar una pantalla que incluye los permisos disponibles para realizar la asignacin.
El procedimiento es el mismo que lo sealado en el punto Definiendo Usuario: asignacin de Perfiles.

Permisos: Mediante esta opcin se podr consultar o modificar los permisos asignados a un determinado usuario.



CONFIGURACIN USUARIOS 6-7

6.3. Definicin de Perfiles

Objetivo
Definir diferentes perfiles de acceso al sistema para luego asignar en forma gil y rpida, a los usuarios que renan dichos perfiles.

Las nicas personas autorizadas para dar permisos por perfil es el Usuario Principal y aquellos que cuentan con los
permisos necesarios para ingresar a esta opcin.

Operatoria
Cada Perfil ser identificado mediante un Cdigo (mximo 8 caracteres) y una descripcin (mximo 40 caracteres), tal como lo
seala la Figura N 1.

Figura N 1



Como ejemplo de perfiles se pueden definir grupos de usuarios que slo tengan acceso a Consultas dentro del sistema o usuarios
que slo puedan digitar informacin, para lo cual se debern indicar las acciones que correspondan dentro de este proceso.

Asignar un Usuario a un determinado Perfil.
Una vez creado el perfil se deber hacer clic sobre el botn Usuarios, con lo cual se abre la ventana de la figura N2.


Figura N 2


6-8 eCRM


El recuadro que se encuentra a la derecha de la pantalla muestra a todos los usuarios que fueron definidos en el sistema. Para
realizar la asignacin se deber seleccionar al usuario deseado y luego presionando el botn , automticamente quedar
registrado en el recuadro que se encuentra a mano izquierda de la pantalla, como Asignado.

En caso de deshacer una asignacin, se deber hacer uso del botn , con lo cual el usuario vuelve a formar parte de la lista
de Disponibles.
Como ayuda general se encuentran los botones y que permitirn realizar las asignaciones en forma masiva.
CONFIGURACIN USUARIOS 6-9

6.4 Permisos por Procesos
Objetivo
Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles.


Operatoria
Otra forma de asignar los diferentes permisos es a travs de este proceso, en donde se visualiza por una parte los diferentes
procesos del sistema y a la vez, todos los usuarios definidos en el sistema, tal como se indica en la Figura N 1

Figura N 1




Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer marcado por un signo (VB) dentro de la celda.
Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo se activar (aparecer)o se
desactivar (desaparecer).

Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.

















APENDICE A A-1

Apndice A. Operacin Bsica

Este Apndice est destinado a describir la forma en que se manipulan los distintos smbolos (o botones) que aparecen en las
pantallas de los sistemas Softland ERP, el cmo operar frente a los mens de opciones que en ellos se presentan y la descripcin
de los parmetros que aparecen en la Lnea de Estado de un sistema.


El modo de operar con los smbolos y mens en cualquiera de los sistemas Softland ERP es similar, pero los resultados
obtenidos obviamente sern acordes al sistema que est en uso, por esta razn hemos utilizado variados ejemplos de los distintos
sistemas que conforman esta lnea.


A.1 Botones

Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones. Por
ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc.

Dentro de ellos tenemos:


Caja de chequeo

o Permite activar o desactivar opciones que funcionan en forma independiente o conjunta.

Cuando la Caja de Chequeo est desactivada, se presenta en blanco, mientras que cuando est activa
aparece con un "" o con una "X", tal como se muestra en estas figuras.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace click
sobre el botn izquierdo del mismo.

Un ejemplo de este botn puede ser apreciado en Clientes y Cobranzas, bajo el proceso "Ficha
Cliente", donde la seleccin de esta caja permitir clasificar a un auxiliar como: Cliente, Empleado,
Proveedor, Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura:




Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso de "Ficha de Productos" de Inventario y
Facturacin, donde un tem podr ser clasificado con distintos atributos, tal como se muestra en la
siguiente figura:

A-2



Botn de Opciones
Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe elegir
slo una de ellas.
Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando
tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic
sobre el botn izquierdo del mismo.
Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y
Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la
Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como
muestra la siguiente figura:



Otro ejemplo lo podemos apreciar en el "Balance Tributario", que se obtiene en Contabilidad y
Presupuestos, donde este botn se utiliza para indicar varios parmetros, como son: tipo de Plan de
Cuentas, cantidad de Areas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global) o un
Rango de ellas.


APENDICE A A-3

Flechas Incremento/Decremento

Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se
hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo.

Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr
indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.



Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de
Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a
considerar en el informe.



Botn de Listas Desplegables

o A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin,
para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos.

Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo.

Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el estado
de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la lista de
todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.




A-4


Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos
Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este
botn.


Barras de desplazamiento



Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no se
visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente.

Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario y
Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de
desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente figura:





Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs
del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.


APENDICE A A-5


Botn de Registro Seleccionado

Este botn se presenta a la izquierda de un registro que se encuentra seleccionado, dentro de una lista de
datos.

Para seleccionar un registro, se hace click sobre l y este botn se desplaza automticamente al registro
elegido.

En caso de requerir un rango de registros, ya sean continuos o alternados, este botn aparecer slo en el
primero de ellos.

Es importante tener en cuenta que la seleccin de varios registros continuos se efecta manteniendo
pulsada la tecla Shift ( ), mientras se hace clic sobre el primer y ltimo registro del rango a
considerar. Para el caso de la seleccin de registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl
( ), mientras se hace click sobre cada uno de los registros a considerar.

Por ejemplo, en el proceso "Ficha", del sistema Proveedores y Tesorera, podr seleccionar cualquier
Auxiliar y este botn aparecer automticamente a su izquierda, tal como se muestra en la siguiente
figura:



Otro ejemplo se da en proceso de "Consulta de valores por Variable", de Recursos Humanos, donde
podrn ser seleccionadas una o ms variables, ya sean continuas o alternadas:



A-6

Botones de Bsqueda

Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se
ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn.

Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su
izquierda.



Para abandonar la bsqueda, se utiliza el botn Salir.

o Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en
cualquier proceso de un sistema Softland ERP, se presenta una ventana con los registros respectivos
al proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la
siguiente figura:



En esta venta se presentan y activan los siguientes botones:


Permite realizar una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente al ingresar un
Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por".
Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente.
APENDICE A A-7


Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar por
seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.


Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica sealar
si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el ordenamiento
anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente.
Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo
realizar la Seleccin del Registro requerido.



Botones no implementados por el momento.

Regresa a la pantalla anterior.

Botn Salir

Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2
Barra de Herramientas.