Pgina 1 de 5 UDAGUANAJUATO-SGC-001 UNIVERSIDAD DEL ALTIPLANO
NO. DE AUDITORIA: 1 PROCESO: Compras y recursos humanos
FECHA: 30/07/2014 AUDITOR LDER: Jos de Jess Martnez Martnez
GRUPO AUDITOR: Equipo de recursos humanos Erick Cruz Mndez (coordinador) Luvianca Armas Snchez Alfonso Nuche Santacruz Ing. Ivn Mata Muoz Mishel Fernando Fragoso
Equipo de Compras: Jos Pablo Carreto cortes (coordinador) Lizet Cuatepitzi Prez Alexandra Hernndez Hernndez Desposoria Nava Galicia Hctor Garca Torres Erick Barranco Vargas
DOCUMENTO DE REFERENCIA ISO-9001:2008 COPANT/ISO 9001:2008 NMX-CC-IMNC-2008
OBJETIVO Determinar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad con respecto a la norma ISO 9001:2008.
ALCANCE Aplicara los procesos relacionados con recursos humanos y compras de esta institucin educativa
PERSONAL CONTACTADO NOMBRE PUESTO Emmanuel Hernndez Lpez Director de la Universidad Jos Alberto Hernndez Vsquez Secretario Marco Antonio Vsquez Jurez Jefe de compras Erick Suarez Mendosa Giovanni Lpez Rodrguez Ulises Cuhautle Flores Cristian Hernndez Valadez Compras Carlos Alfredo Castillo Serrano Jede de Recursos Humanos Giovanni Romero Snchez Marcos Chvez Flores Gerardo Rufino Snchez Prez Recursos Humanos
Informe de Auditoria Referencia a la Norma ISO 9001:2008 Cdigo: UDAGUANAJUATO-SGC-001 Revisin: 0
Pgina 2 de 5 UDAGUANAJUATO-SGC-001 NO CONFORMIDADES En la revisin al sistema de gestin de calidad se encontraron un total de 5 No conformidades
1. Durante la auditoria en las actividades de capacitacin del proceso de RH se observ que el personal no cuenta con documentacin certera y aprobada por la alta direccin con respecto a la planeacin del proceso de capacitacin, aunado a esto se detecto desorden en la disponibilidad de documentos adems de no encontrar la suficiente evidencia sobre algn mtodo e indicador de reclutamiento, seleccin, induccin y capacitacin de personal.
Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 4.2.4 Control de los registros, que establece: Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros.
Es muy importante corregir esta situacin ya que favorecera una mejor administracin y el control sistemtico de registros adems de seguridad, de no ser corregida esta situacin se corre el riesgo de perder archivos, incluyendo la duplicacin de documentos en distintas ubicaciones y la generacin de distintas versiones incontroladas de un mismo documento. 2. Se ha detectado que en rea de almacn no hay registros sobre entradas y salidas de producto, facturas de compra, niveles de inventario actual, identificacin y jerarqua de productos.
Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 4.2.4 Control de los registros, que establece: Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros.
La importancia de solucionar este problema ayudara a tener una mejor gestin y seguridad de bienes y/o activos fijos en el rea de almacn, si esta situacin no es corregida existe la posibilidad de tener exceso de inventarios, baja calidad de los materiales dada su caducidad, robo, mermas, desorden, inventarios inexactos y altos costos de almacenamiento. 3. En el rea de recursos humanos no se detecto evidencia sobre algn tipo de estructura organizacional y/o organigrama, tambin no se encontr documentacin alguna sobre los procesos realizados en esta rea.
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Pgina 3 de 5 UDAGUANAJUATO-SGC-001 Esto hace un incumplimiento a la Norma ISO 9001: 2008 en el apartado 4.2 Requisitos de la documentacin 4.2.1 Generalidades La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir:
a) el tamao de la organizacin y el tipo de actividades
Es de suma importancia darle solucin a esta situacin ya que de esta forma se asignaran roles y responsabilidades en el personal, por otra parte permitira orientar y redefinir los principales elementos del proceso para la reinvencin del mismo de acuerdo a lo que cliente considera de valor. De no ser solucionado esta problemtica existe el riesgo de que el personal confunda tareas y funciones, se perderan los objetivos centrales de la organizacin, existira una baja comunicacin entre el personal, lentitud en la realizacin de actividades. 4. Dentro del organigrama general mostrador por el director, no se detecto un encargado del proceso de mantenimiento, por lo que la institucin no muestra alguna evidencia sobre algn programa de mantenimiento a infraestructura.
Esto hace un incumplimiento a la Norma ISO 9001: 2008 en el apartado 6.3 Infraestructura. La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:
a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados
El solucionar este problema ayudara a la organizacin a la reduccin de fallas improvistas, a la disminucin de pagos por tiempo extra de los trabajadores de mantenimiento en ajustes ordinarios y en reparaciones espontaneas, habra mayor seguridad y proteccin para el personal/alumnos de la institucin. De no solucionarse este problema existe el riesgo de que haya un mayor deterioro de las instalaciones, accidentes laborales, fallas imprevistas, tiempos prolongados de reparacin y precios muy costosos.
5. En el rea de compras no se encontr evidencia sobre algn procedimiento registro y responsable relacionado al manejo de producto no conforme.
Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 8.3 Control de producto no conforme que establece: La organizacin debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto no conforme.
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Pgina 4 de 5 UDAGUANAJUATO-SGC-001 a) tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada; Es importante solucionar este problema ya que se reduciran las mermas, habra mejor manejo de materiales y se reducira el inventario, lo cual impactara en tener la cantidad exacta, en el tiempo exacto y en las condiciones solicitadas. Por otra parte si esta problemtica no es solucionada existe el riesgo de que se no se ocupen adecuadamente los espacios destinados para inventario, posibilidad de riesgos sanitarios, incremento en el costo de mantencin.
6. En el proceso de compras no se detecto evidencia sobre algn procedimiento registro y responsable relacionado a la toma de acciones correctivas en relacin a las no conformidades en sus productos adquiridos.
Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 8.5.2 Accin correctiva que dice: La organizacin debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
b) determinar las causas de las no conformidades, c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir.
Es importante solucionar esta problemtica ya que permitira solucionar de forma inmediata las no conformidades en los productos adquiridos y as evitar su repeticin. De no implementarse una solucin a esta situacin se corre el riesgo de seguir teniendo producto no conforme y no atacar las causas races.
6. En el proceso de compras no se detecto evidencia sobre algn procedimiento registro y responsable relacionado a la toma de acciones preventivas en relacin a las no conformidades en sus productos adquiridos.
Esto deriva en un incumplimiento a la Norma ISO 9001 en el apartado 8.5.2 Accin correctiva que dice: La organizacin debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas c) determinar e implementar las acciones necesarias
Debe solucionarse esta problemtica puesto que su impacto sera importante ya que servira para prevenir posibles no conformidades y evitar su probable Informe de Auditoria Referencia a la Norma ISO 9001:2008 Cdigo: UDAGUANAJUATO-SGC-001 Revisin: 0
Pgina 5 de 5 UDAGUANAJUATO-SGC-001 aparicin. En caso no de realizarse algn tipo de solucin a esta problemtica se corre el riesgo de no tener especulaciones sobre supuestas causas de no conformidad, no se detectara el alcance, gravedad y efecto de tal inconformidades.
OPORTUNIDADES DE MEJORA No todos los documentos son digitales, recibos, facturas, ordenes de entrada y salida de producto son de manera impresa, con su respectivo sello y aprobacin por la autoridad en turno. Todos los documentos cual sea su forma de presentacin deben tener sello, firma y visto bueno por parte de la alta direccin. En la prxima auditoria a realizarse en esta institucin brindar un trato hospitalario ms digno para los auditores (tal fue el caso de mantenerlos de pie por un tiempo prolongado).
JOSE DE JESUS MARTINEZMARTINEZ LIDER AUDITOR FECHA DE ENTREGA DE REPORTE 30 DE JULIO 2014