CAIXA E DEPSITOS BANCRIOS

1. CONCEITOS
Uma caracterstica dos activos das empresas a sua liquidez ou seja, o perodo de tempo
necessrio para que se convertam em dinheiro. Quanto maior for a susceptibilidade de converso,
num pressuposto de continuidade, mais lquido o activo. Isto sinifica que a !ai"a e os
#ep$sitos % ordem constituem os activos mais lquidos e"istentes numa empresa.
&requentemente, o conceito de !ai"a enloba no apenas o numerrio mas tambm os
pr$prios dep$sitos % ordem e outros imediatamente disponveis.
'utro conceito que importa aqui referir o de equivalentes de cai"a, que compreendem (os
outros dep$sitos bancrios e os investimentos de curto prazo cuja converso em numerrio possa
efectuar)se sem randes riscos de altera*+es de valor no prazo m"imo de tr,s meses a contar da
data da sua constitui*o ou aquisi*o.
-este conte"to, interessa)nos apresentar o .mbito dos conceitos de cai"a e de dep$sitos bancrios
definidos no /!0)-I1&.
2 conta !ai"a inclui (os meios de paamento, tais como notas de banco e moedas metlicas de
curso leal, cheques e vales postais nacionais ou estraneiros3
#entro dos dep$sitos bancrios merecem especial relev.ncia, pela manitude dos flu"os
envolvidos, os dep$sitos % ordem, os quais respeitam aos meios de paamento e"istentes em
contas % vista nas institui*+es de crdito, quer em moeda nacional, quer em qualquer outra
moeda.
's dep$sitos a prazo e os outros dep$sitos bancrios incluem as opera*+es que sejam como
tal estabelecidas pela leisla*o bancaria.
2s contas de !ai"a e #ep$sitos bancrios constam, -o /0!)-I1&, da classe 4, como possvel
estrutura como apresentada a seuir5
4.4 !ai"a
4.6 7ancos
4.6.4#ep$sito a 'rdem
4.6.6#ep$sito com pr)aviso
4.6.8#eposito a prazo
4.8 'utros instrumentos financeiros
's dep$sitos bancrios cuja movimenta*o esteja acondicionada ou sujeita a restri*+es, mais
ou menos duradouras, no devem ser includos na classe de #isponibilidades imediatas e as
aplica*+es de tesouraria de curto prazo.
2s contas de #ep$sito % ordem apresentam com aluma frequ,ncia saldos credores. 9o os
chamados descobertos bancrios :(overdrafts3;, cuja e"ist,ncia neociada com as pr$prias
institui*+es de crdito, representando para estas uma modalidade de crdito concedido.
#e acordo com o /!0)-I1&, mos saldo credores mant,m)se nas respectivas contas de
#ep$sito % 'rdem, ainda que no 7alan*o sejam apresentados no /assivo adicionados aos
restantes emprstimos bancrios e"istentes, e includos na rubrica de #vidas a institui*+es de
crdito. #e um ponto de vista da #emonstra*o dos flu"os de cai"a, os descobertos bancrios
constituem uma componente neativa do pr$prio !ai"a, cujo conceito vimos mais alarado.
1.2. PRNCIPAIS ASPECTOS RELACIONADOS COM O CONTROLO INTERNO
2 implementa*o e manuten*o de um adequado sistema de controlo interno constitui uma
responsabilidade dos $ro de esto das empresas.
#e uma forma sinttica poder)se) dizer que um sistema de controlo interno consiste,
fundamentalmente, num plano de oraniza*o destinado a cumprir, entre outros, com os
seuintes objectivos5
'bter informa*o financeira atempada e fidedina
/roporcionar uma arantia razovel de que as transac*+es so autorizadas e
e"ecutadas, de acordo com a delea*o de compet,ncias e serea*o de fun*+es
e"istente dentro da oraniza*o
/roporcionar o cumprimento de normas internamente estabelecidas e das diversas
disposi*+es leais
/ermitir a realiza*o dos objectivos previamente definidos, utilizando a forma mais
eficiente os recursos disponveis.
/roporcionar a salvauarda dos activos da empresa
/revenir e detectar eventuais erros e fraudes
/ermitir a responsabiliza*o dos diversos intervenientes no processo de oraniza*o
e esto da empresa.
's sistemas de controlo interno diverem, naturalmente, de empresa para empresa e muito
sinificativamente entre uma rande e uma pequena empresa. <mpresas h em que a dimenso
no permite uma adequada serea*o de fun*+es, nem a rela*o custo)benefcio justifica a
implementa*o dos sistemas considerados adequados.
2luns procedimentos e medidas de controlo interno considerados essenciais na rea de
!ai"a e #ep$sitos bancrios, susceptveis de aplica*o em qualquer oraniza*o so
apresentados abai"o.
1.2.1. Procedimentos er!is
#evem ser claramente definidos os limites de compet,ncia no que respeita % autoriza*o
de despesas
9empre que possvel deve procurar)se a e"ist,ncia de uma adequada serea*o de
fun*+es. 2s fun*+es de autoriza*o, salvauarda dos activos, contabiliza*o e controlo
devem estar afectas a diferentes pessoas,
=odos os documentos internos e e"ternos, devem ser pr)numerados tiporaficamente ou
numerados atravs de sistemas informticos
#evem ser preparados or*amentos ou previs+es de tesouraria, a fim de que os resultados
financeiros da empresa possam ser ma"imizados. 2 fun*o financeira pode contribuir de
forma relevante para a formula*o do resultado do e"erccio, aplicando da forma mais
rentvel eventuais e"cessos de tesouraria e procurando as melhores fontes de
financiamento quando a elas a empresa tenha que recorrer
1.2.2. Procedimentos re"!cion!dos com #!!mentos
' movimento de cai"a deve ser eduzido ao indispensvel, devendo a empresa dar
preval,ncia ao movimento por 7ancos :cheques, transfer,ncias bancarias, ordens de
paamento, etc.;. 's paamentos a dinheiro devem resumir a pequenas despesas.
' cai"a deve funcionar em sistema de fundos fi"o, devendo a respectiva quantia ser
definida em fun*o do volume habitual de pequenas despesa e do perodo considerado
razovel para sua reposi*o. #evem ser criados tantos fundos fi"os quanto os
necessrios.
' fundo fi"o dever ser obriatoriamente reposto no >ltimo dia >til de cada m,s a fim de
que as despesas sejam contabilizadas como astos do perodo a que respeitam e o I?2
dedutvel possa ser considerado na declara*o do respectivo perodo.
2 reposi*o do fundo deve ser efectuada por meio de cheque, emitido % ordem do
responsvel pelo fundo, e contra a entrea dos respectivos documentos de despesa@
's documentos de despesa devem ser invalidados atravs de uma carimbo /20' e
ane"ado ao mapa do fundo fi"o.
-o devem ser permitidos (vales3 de cai"a, a no ser durante perodos de curta dura*o
e relacionados com a entrea antecipada do dinheiro necessrio % realiza*o de pequenas
despesas.
' paamento por meio de cheque deve obedecer aos seuintes princpios5
- !heques nominativos, com a men*o (no % ordem3
- !heques cruzados
- 2ssinatura dos cheques na presen*a dos documentos a paar, invalidando)os
atravs de um carimbo de /20', com a indica*o do meio de paamento
utilizados
<m alumas circunst.ncias, o cruzamento de cheque pode mostrar)se
impraticvel. A o caso da reposi*o dos fundos fi"os de cai"a, do paamento a
aluns trabalhadores, etc..
-o devem ser assinados cheques em branco. /ara evitar esta situa*o e no prejudicar o
normal funcionamento da empresa devem e"istir diversas pessoas com poderes para
movimentar as contas de #ep$sitos % ordem, de acordo com combina*+es definidas pelo
$ro de esto. 's cheques devem ser assinados por duas pessoas.
1.2.$. Procedimentos re"!cion!dos com rece%imentos
=odos os valores recebidos devem ser dirios e interalmente depositados, sendo o
movimento reistados directamente no #irio de 7ancos. 2o talo de deposito devero
ser ane"adas c$pias dos recibos emitidos
=odos os cheques recebidos pelo correio devem ser imediatamente cruzados, caso tal
procedimento no tenha sido considerado pela entidade emitente.
-o caso de e"istirem cobradores deve a empresa dispor de uma mapa de controlo de
cobran*as, no qual so inseridos os recibos entreues para cobran*a. #evem ser
prestadas contas diariamente e entreues os recibos que por qualquer circunst.ncia no
foram cobrados
's cheques pr)datados devem ser objecto de controlo adequado, podendo ser
equacionada a possibilidade da esto dos mesmos ser efectuada com o recurso %s
pr$prias Institui*+es de crdito.
's recibos devem ser emitidos em triplicado, sendo5
- 'riinal, para enviar ao cliente
- #uplicado, para arquivo por ordem numrica
- =riplicado, para ane"ar ao talo de dep$sito
<"istindo vendas a dinheiro indispensvel que o documento de suporte :valido para
efeitos de transporte; seja emitido como mais uma via destinando)se o oriinal e o
duplicado ao cliente
2 empresa deve dispor de um mapa de controlo dirio das diferentes contas bancarias,
evidenciando o saldo disponvel em cada 7anco
1.2.&. Conci"i!'(o B!nc)ri!s
Bensalmente, devem ser efectuadas concilia*+es bancarias de todas as contas de #eposito %
ordem por alum que no tenha % sua responsabilidade a contabiliza*o das opera*+es ou
salvauarda dos activos
2s concilia*+es bancrias devem obedecer a uma apresenta*o formalizada e ser revista por
alum com compet,ncia para tal. ' modelo preconizado, consiste em partir do saldo do 7anco e
chear ao da empresa, ou vice)versa, justificando todos os itens de concilia*o :diferen*as;
e"istentes.
/ara os cheques pendentes, normalmente em rande n>mero, aconselhvel a elabora*o de
uma lista au"iliar, como a que se indica na tabela abai"o.
EMPRESA AL*A
CONCILIA+,O BANCRIA em -..-..-.
72-!' CCCCCCCC !'-=2 -.D CCCCCCCCC
Descri'(o
D!t!
mo/imento
D!t!0
1!"or
23!nti!s D!t! de
mo/imentos
#osteriores
P!rci!is Tot!is
9aldo pelo 7anco
'pera*+es apenas movimentadas pela
<mpresa
2 crdito5
!heques pendentes
#espesas bancrias
2 dbito
#ep$sitos em transito
#escontos de letras
Bobiliza*o de dep$sitos a prazo
Euros credores
'pera*+es apenas movimentadas pelo
7anco
2 credito5
Euros credores
=ransfer,ncias de terceiros
#esconto de letras
2 dbito5
#evolu*o de letras
Euros
!omiss+es
'rdens de transfer,ncia
9aldo pela <mpresa
!oncilia*o preparada em C.FCFC 1evista em CFCFC.
/or CCCCCCC.. /or CCCCC.
EMPRESA AL*A
CONCILIA+,O BANCRIA em C.FC.FC.
72-!' CCCCCCCC !'-=2 -.D CCCCCCCCC
Re"!'(o de c4e53es #endentes
#ata de emisso !heque n.D Quantia 7eneficirio #ata de desconto
1.$. CRITERIOS DE 1ALOMETRIA
2s disponibilidades em moeda estraneira so convertidas em meticais com base no c.mbio
em vior % data da sua obten*o e, caso e"istam % data de refer,ncia do balan*o, so objecto de
actualiza*o tendo em conta o c.mbio em vio nessa data
2s diferen*as de c.mbio positivas so reconhecidas como anho financeiro G conta
rendimentos e anhos G diferen*as de c.mbio favorveis e as neativas como perdas financeiras
G conta astos e perdas financeiras G diferen*as desfavorveis
<mbora tratando)se de diferen*as de c.mbio potencias ou seja, no realizadas, a empresa s$
no as realizou por mera op*o de esto, o que sinifica no cas de diferen*as favorveis, no
e"istir qualquer oposi*o ao principio contabilsticos, nomeadamente, o da prud,ncia.
1.&. CAIXA
1.&.1. 6m%ito
!onforme j referimos no ponto 4.4, o /0! considera como devendo fazer parte da conta !ai"a
Hos meios lquidos de paamento, tais como notas banco e moedas metlicas de curso leal, cheques e
vales postais nacionais ou estraneirosI.
<sta defini*o conduz de imediato, a que no sejam consideradas como fazendo parte do saldo
desta conta5
selos de correio
ttulos representativos de pr paamentos :combustvel, refei*o, etc.;
HvalesI de cai"a
cheques pr datados
cheques devolvidos pelo 7anco
etc..
os quais devem ser considerados, conforme os casos como custos diferidos :pr)paamentos; ou como
dividas a receber.
2 conta !ai"a deve ter, de um ponto de vista contabilstico, o desenvolvimento que se considerar
adequado em cada empresa.
' manuseamento e a quantidade de dinheiro e"istente na pr$pria empresa deve se reduzir ao
mnimo, sendo desejvel a e"ist,ncia de fundos fi"os de cai"a para paamento das pequenas despesas
e que se d, preval,ncia ao movimento por bancos. -estas circunst.ncias, a conta !ai"a pode
apresentar um desenvolvimento do seuinte tipo5
4.4. !ai"a
4.4.4. !ai"a pri nci pal
4.4.6. !ai"a 2,ncia de Batola
C.
4.4.J. &undos fi"os atribudos
4.4.K. =ransfer,ncias de cai"a
2 subconta 4.4.K. ) H!ai"a )=ransfer,ncias de cai"aI constituiu uma conta transit$ria utilizvel
sempre que se verifiquem transfer,ncias de fundos que envolvam duas !ai"as, permitindo a urna
reistar a sada e a outra a entrada, de forma independente e sem o risco de duplica ao de
movimentos.
1.&.2. Cont!%i"i7!'(o
1.&.2.1 As#ectos er!is
2 movimenta*o da conta !ai"a no oferece, por si s$, dificuldades de maior. <m qualquer
circunst.ncia, debitada pelos recebimentos e creditada pelos paamentos. #evendo os paamentos
em numerrio estar limitados a despesas de pequeno montante, a contrapartida de !ai"a na maioria
dos casos encontrada numa subconta de H&ornecimentos e servi*os e"ternosI, e eventualmente de
HI?2 dedutvelI.
#eve, no entanto, chamar)se a aten*o para o facto de que nem todas as despesas e paamentos
efectuados correspondem a astos do e"erccio. ' conceito de asto est associado ao uso, utiliza*o,
contrapartida de um benefcio obtido, o que por vezes apenas se verifica no perodo subsequente
aquele em que se verificou o e")flu"o de dinheiro. <stamos, naturalmente, a referirmo)nos a conta
H2crscimos e diferimentos ) !ustos diferidosI.
2s entradas em !ai"a tem frequentemente oriem em5
levantamentos dos bancos@
vendas a dinheiro@
recebimentos de clientes.
=al como foi referido no ponto L.6 o desejvel que todo o dinheiro recebido :de vendas a
dinheiro e de clientes; seja interalmente depositado e reistado directamente na conta de #ep$sitos a
ordem. <ste aspecto constitui, alis. umaM condi*o bsica subjacente a utiliza*o dos fundos fi"os de
cai"a.
Importa, contudo, apresentar neste capitulo aluns aspectos particulares
.
8.&.2.2. *3ndo 9i:o de c!i:!
2; Constit3i'(o
2dmita)se que o $ro de esto da empresa 2lfa deliberou que a 9ec*o de pessoal
fosse dotada com um fundo fi"o de 4N.NNN. com vista ao paamento pequenas despesas
relacionadas com o pessoal tendo sido, para o efeito, emitido cheque naquela import.ncia
sobre o 7anco Ousitano e a ordem da pessoa responsvel por tal fundo. ' lan*amento a
efectuar ser o seuinte5
4.4 !ai"a
4.4.J &undos fi"os atribudos
4.4.J.4 9ec*o de pessoal 4N.NNN,NN
4.6 7ancos
4.6.4 #ep$sitos a ordem 4N.NNN,NN
B) Re#osi'(o
2dmita)se aora que na data estipulada para a reposi*o :ultimo dia >ltimo dia >til do m,s,
por e"emplo;, a 9ec*o de /essoal apresentou justificativos de despesas paas no valor de
P.LNN,NN, cuja reparti*o por naturezas a seuinte5
=tulos de transporte ) /asses de cobradores 64NN
#esloca*+es em viaturas pr$prias JNN
Impressos diversos 4NNN
1efei*+es em servi*o 4QNN
Bultas por entrea de impressos fora de prazo 4QNN
9euro de acidentes pessoal do pessoal da limpeza vlido
para o perodo de 4)P)"N a 8N)Q)"4
4RNN
P.LNN
!ontra a entrea dos documentos o responsvel pelo fundo recebe a quantia de P.LNN,
normalmente em cheque, repondo as disponibilidades na quantia inicial, ou seja, 4N.NNN.
' procedimento descrito permite duas formas possveis de contabiliza*o5
!onsiderar a reposi*o como u m movimento de 7ancos no sendo a conta
do fundo fi"o objecto de qualquer movimenta*o.
!onsiderar na reposi*o do fundo fi"o a sada de !ai"a pel os paamentos
efectuados e uma entrada e m !ai"a p e l a quantia recebida contra a entrea
dos documentos.
=endo em conta a primeira hip$tese, os lan*amentos a efectuar so os seuintes5
R.K 2crscimos e diferimentos
R.K.R 0astos diferidos
R.K.R." 9euros PNN,NN
Q.8 &ornecimento e servi*os de terceiros
Q.8.6 &ornecimentos e servi*os
Q.8.6.4.Q Baterial de escrit$rio 4.NNN,NN
Q.8.6.8.R 9euros PNN,NN
Q.8.6.6.8 =ransporte de pessoal 6.4NN,NN
Q.8.6.6.J #esloca*+es e estadais 6.RNN,NN
Q.J 'utros astos e perdas operacionais
Q.J.K.Q Bultas e penalidades
Q.J.K.Q." Bultas fiscais QNN,NN
4.6 7ancos
4.6.4 #ep$sito % ordem P.LNN,NN
-'=2 459endo o seuro paa adiantadamente, a parte correspondente ao e"erccio de
6NS4 deve ser deferida :4.RNN,NN " QF46T PNN,NN;.
-a seunda hip$tese considerada, ainda que no recomendada, o primeiro lan*amento a
efectuar apenas difere do apresentado relativamente ao crdito, em que ser movimentada a
contado pr$prio fundo ) 44.J.4 H!ai"a ) &undos fi"os atribudos ) 9ec*o de pessoalI.
' seundo lan*amento ser iual ao efectuado aquando da constitui*o do fundo mas pela
quantia de P.LNN,NN.
8.&.2.$. Tr!ns9er;nci!s de c!i:!
2dmita)se a transfer,ncia de 6LN da !ai"a principal para a !ai"a da #elea*o da
Batola.
/retendendo)se que em cada !ai"a seja efectuado o movimento correspondente, os
lan*amentos a efectuar so os seuintes5
4. 1elativamente a !ai"a principal
4.4 !ai"a
4.4.K =ransfer,ncias de !ai"a 6LN,NN
4.4 !ai"a
4.4.4 !ai"a /rincipal 6LN,NN
6. 1elativamente a !ai"a da #elea*o da Batola
4.4 !ai"a
4.4.6 !ai"a G #elea*o da Batola 6LN,NN
4.4 !ai"a
4.4.K =ransfer,ncias de !ai"a 6LN,NN
8.&.2.&. Meios de #!!mento e:#ressos em moed! estr!neir!m
<m 84 de #ezembro de 6NSN a empresa 2lfa possua em !ai"a a seuinte
moeda estraneira5
Di/is!
1!"or oriin!"
em M<N
U9# 4.RPN R8,JQR.JN
U21 R.N6L 44,LL4.PL
<U1 6.P6L 4NJ,L8Q.PL
2s cota*+es cambiais, seundo o 7anco com o qual a empresa normalmente opera, eram
naquela data, as seuintes :valores em euros;5
!ompra ?enda
U9# 8N.NJ 6K.KJ
U21 6.KN 6.JK
<U1 8J.JK 8J.LP
2 actualiza*o cambial da moeda estraneira e"istente produz os seuintes efeitos, em termos
do valor das disponibilidades e dos resultados da empresa5
Boeda <straneira
?alor inicial
em BU-
!.mbio
em
84F46FSN
?alor
actualizado
em BU-
#iferen*as de c.mbio
#ivisa Quantidade &avorveis #esfavorveis
U9# 4.RPN R8,JQR.JN 8N.NJ RR,64P.QN 8L6.JN
U21 R.N6L 44,LL4.PL 6.KN 44,QP6.LN 46N.PL
<U1 6.P6L 4NJ,L8Q.PL 8J.JK 4NL,KPL.6L 6,LQ4.LN
4Q8,KL8.8N 4Q4,JQL.8L RP8.LL 6,LQ4.LN
's lan*amentos a efectuar so os seuintes5
4.4 !ai"a
4.4.4 !ai"a /rincipal RP8,LL
P.J 1endimentos e anhos financeiros
P.J.R #iferen*as de c.mbios favorveis RP8,LL
I
Q.K 0astos e perdas financeiras
Q.K.R #iferen*as de c.mbios desfavorveis 6.LQ4,LN
4.4 !ai"a
4.4.4 !ai"a /rincipal 6.LQ4,LN
8.&.2.8 Re3"!ri7!'(o de /!"ores n(o re#resent!ti/os de meios de #!!mento
Quando as empresas no adoptam o sistema de fundo fi"o, frequente a incluso no
saldo de cai"a de valores no representativos de disponibilidades os quais devem ser
reularizados.
<"emp4o5
9uponha que foi contratado como responsvel pela rea administrativa e financeira da
<mpresa 2lfa.
#urante o perodo de conhecimento do sistema oranizativo da empresa, foi confrontado
coro as seuintes situa*+es relativamente a conta !ai"a5
-unca funcionou em sistema de fundo fi"o.
' saldo normalmente elevado.
2 decomposi*o do saldo que lhe foi apresentada a seuinte5
4. -otas e moedas nacionais 86.NNN
6. Boeda estraneira adquirida, no dia anterior, a pedido de um erente
:U9# 4.LNN; 46N.NNN
8. ?ales de empreados a descontar no subsdio de frias no subsdio de
-atal 6N.NNN
R. !heque devolvido pelo banco por falta de proviso, auardando acordo
com o cliente 7eta para paamento a presta*+es 4NN.NNN
L. !heques pr)datados recebidos do cliente 0ama, com vencimentos
mensais de Bar*o de 6NSl a 9etembro 6NS4 P.NNN
Q. /aamentos efectuados de coma do s$cio erente 2. /ereira a auardar
paamento do mesmo 4N.NNN
P. 9enhas de combustvel 4J.NNN
J. 9enhas de refei*+es 66.NNN
K. -otas justificativa referente a uma diferen*a de cai"a muito antia
:anterior ao actual tesoureiro; rubricada por um erente 4.NNN
10.!heques para dep$sitos no 7anco Ousitano recebidos h dois dias JNN
Tot!" res3"t!nte d! cont!em 9=sic! &>8.???
2 folha de cai"a evidencia um saldo de R PLL, tendo a diferen*a sido justificada pelo
=esoureiro como resultante de qualquer erro verificado em alum paamento que tenha
feito.
&ace a esta situa*o, que lan*amentos e procedimentos se deveriam propor para que o
saldo de !ai"a reflectisse, e"clusivamente, meios lquidos de paamento e pudesse
cumprir, quanto aos recebimentos, as reras a que deve obedecer um adequado sistema de
controlo internoV
Reso"3'(o
R.Q 'utros !redores
R.Q.6 /essoal
R.Q.6.R 2diantamento ao pessoal 6NN,NN
4.4 !ai"a
!ai"a principal 6NN,NN
I
R.4 !lientes
R.4.4 !lientes cFcorrente
7eta 4NN,NN
4.4 !ai"a
4.4.4 !ai"a principal 4NN,NN
I
R.4 !lientes
R.4.4 !lientes cF cheques pr)datados
0ama PNN,NN
4.4 !ai"a
4.4.4 !ai"a principal PNN,NN