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The PROJECT PERFECT White Paper Collection

GESTIN DE PROYECTOS & METODOLOGA DE
DESARROLLO DE SOFTWARE
Neville Turbit
Panorama General
Adems de las metodologas comercialmente disponibles como Prince 2 y
Rational Unified Process (RUP), existen muchas metodologas desarrolladas
a la medida para organizaciones individuales. Este artculo trata de proveer
un mejor entendimiento de las metodologas y cmo stas se pueden
desarrollar e implementar.

Metodologa de Gestin de Proyectos & Metodologa de
Desarrollo de Aplicaciones
Es importante diferenciar entre una metodologa de gestin de proyectos y
una metodologa de desarrollo de aplicaciones o metodologa de
desarrollo de software. Una metodologa de gestin de proyectos cubre
todas las cosas que un gerente de proyectos necesita hacer
independientemente de si se trata de un desarrollo de software, una
seleccin de paquetes, o una mudanza de su departamento de proyectos.
El PMBOK (Project Management Body of Knowledge Biblia del PMI) cubre
nueve reas de la gestin de proyectos, siendo stas las siguientes:
Gestin del Costo
Gestin del Riesgo
Gestin del Alcance
Gestin de los Recursos
Gestin de las Comunicaciones
Gestin de la Calidad
Gestin del Tiempo
Gestin de las Adquisiciones
Gestin de la Integracin
Como se podr ver, no se menciona nada acerca de requerimientos,
pruebas, o seleccin de vendedores. Eso es parte de una metodologa de
desarrollo de aplicaciones o metodologa de desarrollo de software.
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Diferencias entre Metodologas
Una metodologa de gestin de proyectos dice que los proyectos
deben descomponerse en fases y debe existir un plan definido para
cada fase antes de que empiecen. Una metodologa de desarrollo de
aplicaciones define que fases sern y que actividades deben de
ejecutarse en cada una.
Una metodologa de gestin de proyectos dice que hay que definir
roles y responsabilidades. Una metodologa de desarrollo de
aplicaciones define que roles y responsabilidades habrn en la fase de
desarrollo.
Una metodologa de gestin de proyectos dice que se debe
establecer un presupuesto y que debe ser gestionado
adecuadamente. Una metodologa de desarrollo de aplicaciones
define cuales deberan ser los cdigos de cuenta para un desarrollo en
su organizacin.
La metodologa de gestin de proyectos es la estructura de trabajo. Una
metodologa de desarrollo de aplicaciones es la carne que colocamos sobre
los huesos.
La prueba autntica para diferenciar una metodologa de gestin de
proyectos es hacer la pregunta:

Podra colocar otra carne sobre los mismos huesos?
Por ejemplo, podra tener una metodologa de seleccin de paquetes que
podra encajar a la perfeccin en una metodologa de gestin de
proyectos. La diferencia est en que contiene un conjunto diferentes de
actividades, roles, responsabilidades, riesgos, etc.

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Por qu es importante conocer la distincin?
Es importante porque cualquier organizacin debe tener una metodologa
de gestin de proyectos consistente, la cual sea de uso comn para
cualquier tipo de proyecto. De esta manera, el personal puede moverse
confortablemente de desarrollo de aplicaciones, a despliegue de
infraestructura, a seleccin de software, o incluso mudanzas a nuevos
edificios, usando la misma metodologa.
Entrenar al personal en gestin de proyectos tiene prioridad antes de que
aprendan a desarrollar, seleccionar software, o incluso antes de hacer
algn proyecto que no tenga una metodologa definida. Las personas
necesitan saber que deben administrar el alcance, y deben saber como
hacerlo. Deben saber como elaborar un presupuesto y como gestionarlo.
Deben saber como hacer una evaluacin de riesgos y como gestionar los
riesgos.

Una Metodologa no es una Plantilla
Otra rea de confusin es que las personas entreveran plantillas y
metodologas. Cuando se pregunta a la gente si poseen una metodologa,
responden Si, tenemos algunas plantillas.
Una evolucin tpica para una organizacin que no tiene un modo definido
de hacer las cosas es empezar desarrollando plantillas para ganar algo de
consistencia en la manera en que se presentan las cosas. En esta fase lo
que en realidad se est expresando es: Aqu tienes una lista de cosas que
necesitas considerar. La siguiente fase es adicionar algunas instrucciones
en la plantilla que expliquen que significa cada seccin. Alternativamente
se puede crear una gua de usuario de la plantilla. Finalmente se podra
desarrollar un proceso o metodologa que indique a las personas como
obtener la informacin que termina en la plantilla.
Existen frecuentes confusiones entre plantillas y procesos:
Un proceso es un modo de hacer las cosas, ejecutando algunas
actividades en una cierta secuencia.
Las plantillas se usan para recolectar las salidas de los procesos.

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Solo porque se tenga plantillas, no significa que la gente conozca como
recolectar la informacin que va en ellas. Por ejemplo una plantilla podra
tener una seccin con un encabezado llamado Seguridad. El proceso
correspondiente podra ser algo como esto:
Discutir el proyecto con el gerente de seguridad de aplicaciones e
identificar que acciones se requerirn para satisfacer los estndares
corporativos.
Revisar cmo el proyecto ser afectado por los nuevos estndares
de seguridad a ser introducidos por la arquitectura. Esto se debe
hacer en un taller con las siguientes personas
Conversar con la administracin de redes e identificar cualquier
implicacin de seguridad de la red.
Reunirse con Microsoft y discutir cualquier parche de seguridad
que pueda necesitar ser distribuido con el software.
Etc.
Si slo tenemos disponible una plantilla y no un proceso, la persona que
llenar la plantilla quizs no sepa nada de las actividades mencionadas
arriba, y al final la seccin Seguridad podra llevar slo la anotacin No
aplicable a este proyecto. Esta es la diferencia entre una plantilla y un
proceso o metodologa.

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Qu debe de cubrir una metodologa?
Cualquier metodologa debera cubrir los siguientes tpicos:
Descomposicin
Cmo se descompondr el proyecto total en
pequeos componentes llamados fases.
Panorama
Cul es el propsito, objetivos, entregables, y
periodos tpicos de tiempo para cada
componente.
Actividades
Cules son las principales actividades.
Entradas y Salidas
Cules son las entradas o pre-requisitos
para cada actividad? Cules son las salidas o
entregables de cada actividad?
Instrucciones
Como se lleva a cabo cada actividad.
Participantes
Quienes deben estar involucrados en cada
actividad.
Materiales de Soporte
Herramientas, listas, plantillas y otros
materiales que pueden apoyar la actividad.
Aseguramiento de calidad
Cmo se gestiona la calidad a nivel de fase o
actividad.
Tiempos
Cmo se estima el tiempo para cada
actividad.
Gobernabilidad
Qu autoridad es aplicable? Esto puede
incluir aprobaciones, puntos de control,
actividades obligatorias, y firmas.


Usando una Metodologa
Una metodologa no podr ser usada por todos los proyectos que se
llevarn a cabo. Habr que hacer ajustes por muy buenas razones. Esto no
significa que la metodologa variar segn el antojo de cada equipo. Se
necesitar tener guas especficas sobre un enfoque pragmtico y
razonable para cada proyecto.
Una investigacin de Gartner Group encontr que una metodologa
aplicada con holgura podra mejorar la productividad en un 30%. Aplicarla
rgidamente mejorara el producto en solamente 10%. La metodologa
debe ser una ayuda para el proyecto, no un obstculo. Si se desea que
nuestra organizacin use una metodologa, se necesitar tener algunos
expertos a quienes puedan recurrir las personas por ayuda.
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Objeciones para Usar una Metodologa
A continuacin hay algunas objeciones comunes y la forma en que pueden
ser manejadas:
Reprime mi creatividad?
La creatividad no significa Lo har conforme avanzo. Debe
significar Poseo un mecanismo de reconocimiento de problemas y uso
mi creatividad para resolverlos. En un proyecto la creatividad
necesita realizarse dentro un ambiente controlado. A menos que
exista una estructura establecida, los cientos de detalles y problemas
no podrn ser controlados.
Poseo mi propia metodologa
Cualquiera de nosotros, que haya trabajado en organizaciones,
posee usualmente una metodologa. La razn para usar la
metodologa de la compaa es que alguien ms est operando
dentro de esa metodologa. Por lo tanto causar confusin a todos si
cada uno usa sus propios procesos.
Mi metodologa es mejor
Una compaa debe tener un rea responsable para revisar y
mejorar metodologas.
Ese es el lugar donde se debe promover una nueva metodologa.
La metodologa no es aplicable a mi proyecto
Si no es as Por qu no? Qu componentes son aplicables, y cmo
se pueden incluir otros procesos para unirse a stos. Revise la
metodologa de gestin de proyectos,
Qu nuevas actividades, roles, etc. necesitan ser desarrollados?
La metodologa (o plantilla) tiene mucha informacin
Trtela como un checklist. Si algo no es aplicable, justifique porqu
y haga un comentario. Podra ser una situacin como el tema de
seguridad mencionado anteriormente, donde la persona no entiende
el proceso en forma apropiada.
Existe mucho papeleo
Un par de puntos: Primero, pregunt qu informacin est. A veces
un pequeo re- arreglo de informacin puede resultar en una
solucin tipo refirase al documento X, o a un cortar y pegar
prrafos.
Segundo, es ms barato y fcil desechar papel que cdigo. Los
programadores adoran tener sus manos en el teclado, pero es ms
eficiente construir algo en papel antes de hacerlo en cdigo.
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Tercero, examine cada documento y vea si es realmente necesario. Hice
este ejercicio con un CFO (Chief Financial Officer) quien hizo un comentario
acerca de la cantidad de papel que estbamos generando. Despus de
revisar cerca de diez documentos que tena sobre su escritorio, encontr al
menos una razn para recibir cada uno de ellos. Todo se deba
simplemente a que no estaba acostumbrado a ver agendas, actas o
reportes semanales.

Implementando una Metodologa
Una metodologa no es una serie de plantillas. Es un proceso que necesita
ser adaptado a la medida de cada situacin. Para esto se necesita de
alguien con quien el equipo se pueda comunicar, el cual ser el mentor de
los equipos en el uso de la metodologa.
Una de las implantaciones ms exitosas de una metodologa en la cual he
participado, fue la de un departamento de gobierno. Ellos tienen un
coordinador de la metodologa a tiempo completo, quien entrena,
trabajaba con los equipos, e integra la retroalimentacin dentro de la
metodologa.
La retroalimentacin es muy importante. La metodologa no permanecer
inmvil. Evolucionar volvindose ms aplicable en la organizacin. En este
sentido se necesitar un mecanismo establecido que se ocupe del
aprendizaje a partir de la experiencia
Proceda de manera gradual. Un cambio radical en el modo en que la gente
trabaja no tendr probablemente tanto xito como un cambio progresivo.
Si la meta es tener personas elaborando un plan para cada fase, lo mejor
ser que empiecen por un solo plan estndar para todo el proyecto. Si
decide introducir tres puntos de control para la aprobacin de recursos,
introdzcalos uno a la vez. Probablemente encontrar, despus de haber
establecido el primer punto de control, que tendr que cambiar tan slo
ligeramente su proceso para establecer los otros dos puntos de control.
La disponibilidad es otro asunto a tratar. Pedir a las personas que lean 400
hojas de un manual, no funciona. Proporcionarles un entrenamiento de
alto nivel, y presentndoles la informacin en un formato donde puedan
encontrar fcilmente la parte que es relevante para la labor que estn
realizando, tiene muchas ms probabilidades de xito.
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Una bien estructurada presentacin va Web, es una condicin
indispensable. Las personas necesitan ser capaces de profundizar
rpidamente a travs de unos cuantos clicks, para encontrar lo que es
relevante para ellos en ese momento. Entrenarlos en el layout del website
de la metodologa probablemente tendr mayor impacto que entrenarlos
en el detalle de la metodologa.

Resumen
Colocar algunas plantillas es un buen primer paso, pero no es una
metodologa. Asegrese de entender la diferencia entre las plantillas y los
procesos. Tambin entienda la diferencia entre una metodologa de
gestin de proyectos y otras metodologas.
Para muchas personas la metodologa es una palabra sucia. Significa
burocracia, papeleo, y restricciones. Se necesita superar esto proveyendo
soporte y flexibilidad en la manera de aplicar la metodologa. Todava no
he visto una metodologa que tenga xito con tan solo presentar a las
personas una serie de libros y plantillas.
Finalmente, aprenda a caminar antes de correr. Primero implante pasos
simples en la metodologa, dejando lo ms complicado para el final.
Comprenda que est tratando de cambiar el modo de pensar y trabajar de
las personas. Hay una resistencia al cambio. Aborde el asunto lentamente
o se encontrar obteniendo pocos resultados o ninguno.
Neville Turbit tiene ms de 15 aos de experiencia como Consultor TI y casi
el mismo tiempo en Negocios. Es el director principal de Project Perfect.
Project Perfect es una organizacin de consultora y entrenamiento
localizada en Sydney, Australia. Su foco es proveer soluciones creativas
aunque pragmticas para los problemas de la Gestin de Proyectos.
Project Perfect vende el software Project Administrator, el cual es una
herramienta que ayuda a las organizaciones a gestionar mejor los riesgos
del proyecto, problemas, presupuestos, alcance, documentacin del
planeamiento, y programacin de actividades. Tambin ha creado una
tcnica para levantar informacin llamada Method H, y vende software
para soportar dicha tcnica. Para mayor informacin sobre Herramientas
para Proyectos o Gestin de Proyectos visite www.projectperfect.com.au
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CRDITOS

Autor:
Neville Turbit
E-mail:
project@projectperfect.com.au
Fuente:
Project Perfect
Enlace artculo original:
http://www.projectperfect.com.au/downloads/Info/info_methodology_im
plementation.pdf