INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD

ADMINISTRATIVA.ENCABEZADO
1.1 COMPARACIN DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y ADMINISTRATI VA.

1.1.1 Concepto de contabilidad administrativa y financiera.


Contabilidad financiera Sistema de informacin orientado a proporcionar informacin a terceras personas
relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crdito, inversionistas, etc., a fin de facilitar sus
decisiones.

Contabilidad fiscal Sistema de informacin orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las
organizaciones.

Contabilidad administrativa Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin, con
orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. Esta rama es
la que, con sus diferentes tecnologas, permite que la empresa logre una ventaja competitiva, de tal forma que
alcance un liderazgo en costos y una clara diferenciacin que la distinga de otras empresas. El anlisis de todas sus
actividades, as como de los eslabones que las unen, facilita detectar reas de oportunidad para lograr una estrategia
que asegure el xito.

Contabilidad administrativa Rama de la contabilidad que genera informacin para los directivos de una organizacin. Consiste en el
proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar la informacin que los ayude a cumplir los
objetivos organizacionales.
Contabilidad financiera Rama de la contabilidad por medio de la cual se obtiene informacin destinada a quienes toman decisiones
desde fuera de la empresa, tales como accionistas, proveedores, bancos y agencias gubernamentales reguladoras.


1.1.2 Establecer diferencias entre la administrativa y la contabilidad financiera.

a) La contabilidad administrativa est organizada para producir informacin de uso interno de la administracin. Por
ejemplo:
Formula, mejora y evala polticas para la empresa.
Conoce las reas de la empresa que son eficientes y aquellas que no lo son a travs, por ejemplo, de la cadena de
valor.
Planea y controla las operaciones diarias.
Conoce los costos de los diferentes productos o procesos, para lograr el liderazgo en costos en su sector, etctera.
El responsable de administrar una organizacin requiere una serie de datos que no son los mismos que se presentan a
los interesados externos relacionados con la organizacin, como los accionistas, las instituciones de crdito, etc. Esto
obliga a que exista un sistema de informacin especializado para ayudar a tomar decisiones de todo tipo. La
diferencia bsica radica en la forma en que se presenta la informacin hacia el exterior, que difiere de la requerida
para usos internos. La contabilidad administrativa nunca requiere un modelo o formato especfico, como es el caso
en la contabilidad financiera.
b) La contabilidad administrativa est enfocada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera, que genera
informacin sobre el pasado o hechos histricos de la organizacin: obviamente, esta ltima informacin se utiliza
como punto de referencia para planificar. La contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una
de las funciones esenciales del ejecutivo es la planeacin, dirigida al diseo de acciones que proyectan a la empresa
hacia el porvenir. Para realizar dicho diseo de acciones es necesario contar con informacin histrica que
diagnostique la situacin actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuertes, a fin de fijar las rutas y
estrategias que permitan lograr una ventaja competitiva.
c) La contabilidad administrativa no est regulada por las normas de informacin financiera, a diferencia de la
contabilidad financiera, porque la informacin que se genera con fines externos tiene que ser producida segn
determinadas normas, de tal forma que el usuario est plenamente seguro de que en los estados financieros de las
diversas empresas existe uniformidad en su presentacin y, por lo tanto, pueda compararlos. Por ello es necesario
que la informacin est plenamente regulada. En cambio, la informacin requerida por los administradores se ajusta
a las necesidades de cada uno de ellos; por ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o
ignorar la depreciacin para fijar precios, etctera.
d) La contabilidad financiera es obligatoria, lo que no ocurre con la contabilidad administrativa, que es un sistema
de informacin opcional. De acuerdo con nuestra legislacin mercantil, deben presentarse a la consideracin de la
asamblea de accionistas los resultados del ejercicio tres meses despus del cierre de ste, obligando de esta forma a
que exista la contabilidad financiera. La misma informacin es requerida por las instituciones de crdito para llevar
a cabo sus anlisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la contabilidad administrativa; no
existe obligatoriedad. Prueba de ello es que slo un pequeo porcentaje de las empresas mexicanas se ha dado a la
tarea de disear un sistema interno de informacin para la toma de decisiones.
e) La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la precisin de la contabilidad financiera, ya
que otorga ms relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el anlisis de las decisiones que, en muchos
casos, son aproximaciones o estimaciones que se efectan para predecir el futuro de la empresa, por lo cual no es
necesario preocuparse por la exactitud y precisin que regula a la contabilidad financiera para determinar
correctamente la utilidad.
f ) La contabilidad administrativa hace hincapi en las reas de la empresa como clulas o centros de informacin
(divisiones, lneas de producto, etc.) para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen. Esto
permite un proceso de mejoramiento continuo, a travs de un anlisis de las actividades y procesos que se efectan
en las diferentes reas para incrementar la competitividad, ms que de toda la empresa vista globalmente, tarea que
tiene a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los sucesos ocurridos en ella.
g) La contabilidad administrativa, como sistema de informacin administrativo, recurre a disciplinas como la
estadstica, la economa, la investigacin de operaciones, las finanzas, etc., para completar los datos presentados,
con el fin de aportar soluciones a los problemas de la organizacin; de ah que exista gran relacin con otras
disciplinas, lo que no sucede en la contabilidad financiera.


1.2 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA PLANEACIN,
CONTROL Y TOMA DE DECISIONES.
1.2.1 Planeacin.

La planeacin se hace necesaria por diferentes motivos:
1. Para prevenir los cambios del entorno, de suerte que anticipndose a ellos sea ms fcil la adaptacin de las
organizaciones y se logre competir exitosamente en estrategias.
2. Para integrar los objetivos y las decisiones de la organizacin.
3. Como medio de comunicacin, coordinacin y cooperacin de los diferentes elementos que integran la empresa.

Al realizar una adecuada planeacin de las organizaciones, se logra mayor efectividad y eficiencia en las
operaciones y mejor administracin.
Entre las diferentes definiciones de planeacin, vale la pena elegir la siguiente: Diseo de acciones cuya misin es
cambiar el objeto de la manera en que ste haya sido definido.
De acuerdo con esta definicin, se pueden planear o disear acciones a corto y a largo plazos. Si se piensa en
funcin de la dimensin temporal, la clasificacin anterior puede concebirse tambin como planeacin tctica o de
operacin, y planeacin estratgica.
Por su parte, el presupuesto puede ser definido como la herramienta que traduce a un lenguaje cuantitativo las
acciones que formula la alta administracin, y cuyo objetivo es colocar la organizacin en determinada situacin
financiera durante cierto periodo.
Planeacin: Establecer los objetivos de una organizacin y la manera en que se alcanzarn.

1.2.2 Control.

Control: Implementacin de planes con el empleo de retroalimentacin para alcanzar los objetivos.

Por lo tanto, el control administrativo debe ser el proceso mediante el cual la administracin se asegura de que los
recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en funcin de los objetivos planeados por la organizacin.
La informacin que proporciona la contabilidad administrativa puede ser til en el proceso de control de estos tres
aspectos:
1. Como medio para comunicar informacin acerca de lo que la direccin desea que se haga.
2. Como medio de motivar a la organizacin a fin de que acte en la forma ms adecuada para alcanzar los objetivos
empresariales.
3. Como medio para evaluar los resultados, es decir, para juzgar qu tan buenos resultados se obtienen, y de esta
manera evaluar el desempeo de los responsables de cada rea de la empresa.
La contabilidad administrativa es necesaria para obtener mejor control. Una vez que se ha concluido una
determinada operacin, se deben medir los resultados y compararlos con un estndar fijado previamente con base en
los objetivos planeados, de tal suerte que la administracin pueda asegurarse de que los recursos fueron manejados
con efectividad y eficiencia.
El estndar surge al utilizar cualquiera de las siguientes herramientas: los costos estndar, los presupuestos, el
establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etctera.
El control administrativo se efecta a travs de los informes que genera cada una de las reas o centros de
responsabilidad, lo cual permite detectar sntomas graves de desviaciones y conduce hacia la administracin por
excepcin por parte de la alta gerencia, de tal modo que al manifestarse alguna variacin, puedan realizarse las
acciones correctivas necesarias para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos con que cuenta la
organizacin.
En los pases en desarrollo, entre ms difcil es la economa ms actual es el principio administrativo que afirma:
Sistema que no se controla, se degenera, de ah la relevancia de esta funcin.


1.2.3 Toma de decisiones.
La contabilidad y la toma de decisiones
El propsito bsico de la informacin contable es ayudarlo en la toma de decisiones, ya sea presidente de la
compaa, gerente de produccin, administrador de un hospital o escuela, o inversionista la lista podra aumentar
sin fin. No importa quin decida; la comprensin de la informacin contable permite que la decisin sea la mejor.

En la definicin de contabilidad administrativa se explic que sta facilita la toma de decisiones.
Se ver ahora cmo realizar esta labor. Para tomar una buena decisin se requiere utilizar el mtodo cientfico, que
puede desglosarse de la siguiente manera:
1. Anlisis
a) Reconocer que existe un problema.
b) Definir el problema y especificar los datos adicionales necesarios.
c) Obtener y analizar los datos.
2. Decisin
a) Proponer diferentes alternativas.
b) Seleccionar la mejor.
3. Puesta en prctica
a) Poner en prctica la alternativa seleccionada.
b) Realizar la vigilancia necesaria para controlar el plan elegido.
En este modelo de toma de decisiones, en las etapas 1 y 2 la contabilidad administrativa ayuda a que la decisin sea
la mejor, de acuerdo con la calidad de la informacin que se posea. En dichas etapas deben simularse los distintos
escenarios y ser analizados a la luz de los diferentes ndices de inflacin esperados, segn el tipo de industria y
actividad de que se trate.
En toda organizacin diariamente se toman decisiones. Unas son rutinarias, como contratar un nuevo empleado;
otras no lo son, como introducir o eliminar una lnea de producto. Ambas requieren informacin adecuada.
Es obvio que la calidad de las decisiones de cualquier empresa, pequea o grande, est en funcin directa del tipo de
informacin disponible; por lo tanto, si se desea que una organizacin se desarrolle normalmente, debe contarse con
un buen sistema de informacin. A mejor calidad de la informacin, se asegura una mejor decisin.
El modelo ideal de un sistema de informacin administrativo es el de contabilidad por productividad
(accountability), que consiste en utilizar todas las herramientas de contabilidad administrativa, integradas en un solo
suprasistema de informacin cuantitativo.
Hacia este sistema integrado se dirigir el desarrollo de este libro, de tal manera que al concluir el curso el estudiante
ser capaz de entender y manejar cada una de las herramientas de contabilidad administrativa, as como de
integrarlas dentro del suprasistema de contabilidad por productividad.
Aunque la informacin que genera la contabilidad es usada por la administracin en la toma de decisiones, es
importante hacer notar que no proporciona respuestas automticas a los problemas administrativos. Es precisamente
el elemento humano el que elige la mejor alternativa, ya que la experiencia profesional y sus conocimientos, junto
con la informacin contable, le permiten elegir correctamente.
Toma de decisiones: Eleccin con propsito definido hecha de entre un conjunto de cursos de accin alternativos diseados para
alcanzar algn objetivo.

Presupuesto Real Variacin

Ventas $50,000 $50,000 0

Menos:


Ingredientes 22,000 $24,500 $2,500 D
Mano de obra 12,000 11,600 400 F
Sueldos Administradores y supervisores 6,000 6,050 50 D
Instalaciones, 4,500 4,500 0

Gastos 44,500 46,650 2,150 D
Utilidad $5,500 $3,350 $2,150 D