PRODUTO

GESTO COMERCIAL


MANUAL DO FORMADOR
Governo da
Repblica Portuguesa
UNIO EUROPEIA
Fundo Social Europeu
Governo da
Repblica Portuguesa
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Repblica Portuguesa
UNIO EUROPEIA
Fundo Social Europeu
UNIO EUROPEIA
Fundo Social Europeu


1

Ficha Tcnica

PROJECTO:
Kit de apoio Gesto ERPs ANO DE EDIO: 2006

ENTIDADE PROMOTORA:
ADRAL Agncia de Desenvolvimento da Regio Alentejo S.A

DIRECO, COORDENAO E GESTO:
ADRAL Agncia de Desenvolvimento da Regio Alentejo S.A

ASSESSORIA TCNICA-PEDAGGICA:
IFH INSTITUTO PARA A FORMAO HUMANA, LDA.

PRODUO DE CONTEDOS
ATLAS CAPITAL ADMINISTRAO DE EMPRESAS, LDA.

CONCEPO, EXECUO E DESIGN
ATLAS CAPITAL ADMINISTRAO DE EMPRESAS, LDA.
INSTITUTO PARA A FORMAO HUMANA, LDA.



Produo apoiada pelo:
Programa Operacional de Emprego, Formao e Desenvolvimento Social (POEFDS)
Co-financiado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia atravs do Fundo social Europeu.

Medida 4.2. Desenvolvimento e Modernizao das Estruturas e Servios de Apoio ao Emprego
Tipologia de Projecto 4.2.2 Desenvolvimento de Estudos e Recursos Didcticos
Aco Tipo 4.2.2.2 Recursos didcticos




2
ndice


Objectivos Gerais ............. 4
Pr-Requisitos ............. 5
Perfil do Formador ............. 6
Publico Alvo ............. 7
Plano Geral de Desenvolvimento de Mdulos ............. 8
Lxico de Siglas Mais Usadas ............. 9

Introduo ao Tema ............. 12

Mdulo 1 Criar Tabelas de Trabalho .............
1.1. Primeiras vistas ............. 13
1.2. Criao de famlias e artigos ............. 15
1.3. Criao de clientes e fornecedores ............. 19
1.4. Outras tabelas de interesse ............. 22
1.5. Exerccios prticos ............. 28

Mdulo 2 Os Documentos Comerciais .............
2.1. O Processo de Venda ............. 32
2.2. O Processo de Compra ............. 41
2.3. Os documentos de conta corrente ............. 42
2.4. Os documentos de Stock ............. 45
2.5. Exerccios prticos ............. 46

Mdulo 3 Explorao da Informao .............
3.1. Anlises de Vendas ............. 51
3.2. Anlises de Compras e Stock ............. 57
3.3. Alertas e gesto de crditos ............. 62
3.4. Consulta do painel de bordo ............. 70
3.5. Exerccios prticos ............. 72

Mdulo 4 Outros utilitrios .............
4.1. Alterao de preos ............. 76
4.2. Emisso de Etiquetas ............. 78
4.2. Outros Utilitrios ............. 79
4.4. Exerccios prticos ............. 83

Prticas
Contedos Didcticos Complementares ............. 86
Exerccios Prticos Globais ............. 94

Notas Finais
Solues dos Exerccios ............. 97
Material de Apoio ............. 97
Bibliografia Aconselhada ............. 98
Contactos teis ............. 99


3

























P Pl la an no o


4
Objectivos Gerais


Com este manual pretende-se auxiliar o formador a conduzir
aces de formao sobre a rea Comercial das aplicaes
de ERPs (Enterprise Resource Planning) e suas
funcionalidades.

Tem como objectivos:

Dotar o formador de uma planificao orientada
para a prtica nos seguintes contedos temticos:
Conceito e aplicao do software de
Gesto de Comercial;
Organizar e estipular parmetros de
utilizao;
Produzir registos e explorar fontes de
informao de gesto;
Avaliao das competncias de cada
utilizador.

Fornecer linhas de orientao metodolgica na
conduo de sesses formativas;

Fornecer um conjunto de tarefas e exerccios bem
como a respectiva soluo para acentuar o
carcter prtico da formao;

Servir de suporte aplicao informtica (CD) do
formando dedicado ao mesmo tema;

Indicar bibliografia, entre outros recursos, para que
o formador se possa preparar e dominar um
conjunto de recursos possveis de recomendar aos
formandos, consoante a necessidade de
aprofundar os temas.


5
Pr-Requisitos


Os formadores devem apresentar como pr-requisitos as
seguintes valncias:
Conhecimentos acadmicos nas reas
econmicas e empresariais;
Experincia de formao nas reas de gesto
e/ou tecnologias de informao;
Conhecimentos sobre comunicao, relao
pedaggica, dinmica de grupo e planificao;
Responsabilidade e maturidade emocional;
Capacidade de resolver problemas e lidar com
imprevistos;
Gerir mltiplos factores em simultneo;
Capacidade de comunicao e expresso;
Capacidade para trabalhar em equipa.
















6
Perfil do Formador


Domnio Pedaggico
Capacidade de motivar os formandos para a
aprendizagem dos contedos propostos;
Capacidade para exemplificar e transpor; para
situaes prticas; os contedos das
aplicaes informticas, enquadrveis na
realidade empresarial;
Domnio de tcnicas pedaggicas devidamente
adaptadas s temticas introduzidas.

Domnio Tcnico
Competncia e domnio das temticas a
abordar;
Experincia na organizao de aces de
formao em sala e/ou em ambiente
empresarial;
Curso de formao pedaggica de formadores.








7
Pblico-alvo

Os sistemas de informao para gesto (SIG), mais
conhecidos pela sigla em ingls de ERP (Enterprise
Resource Planning), so uma ferramenta essencial e
imprescindvel hoje em dia nas organizaes. Com este
manual disponibilizamos um conjunto de ferramentas de
ndole didctica e formativa para auxiliar sua compreenso.
A importncia assumida por estes sistemas advm de dois
factores:
Por um lado a exigncia do mercado para respostas
s solicitaes com a maior brevidade possvel;
Por outro o processamento da informao gerado
pelo tratamento dos dados armazenados nas bases
de dados, vital para aferir do andamento dos
negcios e poder assim formular estratgias
correctivas atempadamente.

Responder com eficincia (just in time) aos anseios dos
parceiros de negcio (internos e externos) j no
concebvel nos dias de hoje, velocidade a que a
informao produzida, sem o recurso a poderosas
ferramentas baseadas em tecnologias de informao como
suporte de decises em tempo oportuno.

Esta ferramenta de apoio rea de Gesto Comercial do
ERP (Enterprise Resource Planning), composto por um
Manual do Formador e por uma Aplicao Informtica para o
Formando (CD) visa contribuir para uma rpida assimilao
dos conceitos e das formas de utilizao desta aplicao por
parte do pblico alvo a que os mesmos se destinam,
nomeadamente:

Decisores, Quadros, Formadores;
Formandos em aces de Formao;
Desempregados que pretendam reciclagem e / ou
adquirir novos conhecimentos;
Activos que pretendam potenciar as suas competncias.


8
Plano Geral dos Mdulos

Mdulos Objectivos
Reconhecer as tabelas de
trabalho a serem criadas
Identificar as tabelas a serem criadas;
Criar as famlias de artigos;
Criar as tabelas de clientes, fornecedores e outros
devedores e credores;
Criar tabelas de bancos e tesouraria;
Criar tabelas de documentos.
Compreender o circuito
comercial
Conhecer os documentos de suporte actividade
comercial.
Perceber a utilidade e a
finalidade dos
documentos comerciais
Controlar as contas correntes e cobranas e,
respectivos documentos de suporte;
Conhecer a documentao de movimento de stock.
Compreender a
importncia da analisar da
informao constante nos
mapas
Avaliar as compras e as vendas segundo os vrios
critrios possveis;
Avaliar e explorar a informao para uma correcta
gesto de inventrio;
Criar alertas;
Utilizar o painel de bordo como ferramenta de
gesto;
Utilizar o painel de bordo como ferramenta de
gesto.
Conhecer os utilitrios
adicionais
Utilizar a ferramenta de alterao de preos;
Criar etiquetas;
Avaliar a posio do IVA;
Utilizar as calculadoras financeiras.


9
Lxico de Siglas Mais Usuais


Sigla Descrio

SGI Sistema de Gesto Integrado
ERP Enterprise Resource Planning (SIG)
SGP Sistema de Gesto Primavera
CRM Costumer Relationship Management (Gesto de relaes com clientes)
CAE Cdigo de Actividade Econmica
FAQ Frequent Asked Question (Questes Frequentes)
IVA Imposto Sobre Valor Acrescentado
IRC Imposto sobre Sociedades Comerciais
IRS Imposto sobre Pessoas Singulares
HTML Hipertext Markup Languague
SQL Strutured Query Language (Base Dados)
IP Internet Protocolo
IAPMEI Instituto de Apoio s Pequenas e Mdias Empresas
WIZARD Assistente de Procedimentos
PC Computador Pessoal
VBA Visual Basic for Application
TOC Tcnico Oficial de Contas
ROC Revisor Oficial de Contas
IVA Imposto sobre O Valor Acrescentado




10
Introduo ao Tema

Nas organizaes empresariais actuais os sistemas de informao para gesto (ERPs),
so uma ferramenta nuclear nos processos de negcio e, consequentemente, um
instrumento de trabalho essencial ao seu bom funcionamento, diminuindo custos
administrativos e pessoal afecto a tarefas burocrticas. Os sistemas de informao
contribuiem para o aumento da eficincia operacional e a melhoria da produtividade. Este
indicador, cada vez mais funciona como referncia para distinguir as empresas de sucesso.

Das vrias aplicaes informticas passveis de serem utilizadas pelas empresas no apoio
ao seu negcio as que abordam a rea comercial (como seja a produo de documentao
comercial e o seu tratamento histrico para posterior anlise) so, seguramente as mais
utilizadas, visto funcionarem como alicerces bsicos dos sistemas de informao. Tambm
as empresas que iniciam a informao dos seus procedimentos tm como primeira
prioridade aquisitiva este tipo de aplicaes informticas.

Todavia, por todos reconhecido que o nvel de utilizao dada s aplicaes, aps a sua
instalao, fica muito aqum do seu potencial. Entre os factores que influnciam esta
realidade destaca-mos a ausncia de apoio e formao ao utilizador final ou formao
inadequada, para o desenvolvimento de um plano de aco que vise o saber-fazer.

Neste manual pretendemos evidenciar a sequncia de aces eminentemente prticas que
tocam os aspectos principais da aplicao e visam apostar claramente no saber-fazer,
procurando auxiliar o utilizador na panplia de opes disponveis. O Presente manual
aposta assim em ideias simples, conceitos prticos e pequenos truques.

Em situaes normais, aps a instalao e a formao bsica, os utilizadores, de acordo
com, o senso comum, no utilizam mais de 30% das potencialidades das aplicaes.
Aproveitando o conhecimento multidisciplinar que os formadores e tcnicos possuem,
pretendemos estruturar um plano de actividades que possibilite o aumento da
manuseabilidade da aplicao aumentando a produtividade e o retorno do investimento
realizado de uma qualquer empresa.


11





























M M d du ul lo o 1 1
1 1


12
Modulo 1 Criar Tabelas de Trabalho


PLANIFICAO
OBJECTIVOS
GERAIS
OBJECTIVOS
ESPECFICOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO

- Reconhecer as
tabelas de
trabalho a serem
criadas.

- Identificar as
tabelas a serem
criadas;

- Construir as
famlias de
artigos;

- Criar as tabelas
de clientes,
fornecedores e
outros devedores
e credores;

- Construir tabelas
de bancos e
tesouraria;

- Criar tabelas de
documentos.



- Mtodo
Interrogativo;
- Mtodo Expositivo;

- Mtodo
Demonstrativo;


- Mtodo
Demonstrativo;




- Mtodo
Demonstrativo;


- Mtodo
Demonstrativo.

- Acetatos




- Computador


- Computador





- Computador



- Computador


05 min.


10 min.

20 min.


30 min.





10 min.



10 min.




13
Figura 1
Figura 2


1.1. Primeiras Vistas


A nossa primeira abordagem a esta aplicao passa por observar e explicar as diversas
visualizaes existentes na aplicao. Estas so resultantes de diferentes configuraes
possveis, podendo ser alteradas em qualquer momento sem problema.

Esta primeira opo, que poderemos
chamar de clssica ou simples, permite a
abertura da aplicao sem mais nenhuma
janela. Est pronta a trabalhar. O
utilizador pode comear por onde quiser.







A segunda, apresenta o Navegador activado, por isso, ao abrir a aplicao, aparece uma
janela com estrutura de rvore o lado esquerdo da aplicao informtica, semelhante a
outras aplicaes Windows.
Em figura em baixo podemos verificar qual empresa em utilizao (observvel em qualquer
situao), bem como o nome do utilizador em trabalho. A vantagem deste modo
disponibilizar, do lado esquerdo da
aplicao, caminhos directos para
opes da aplicao, bem como de
outros programas para o Windows
(Office por exemplo) ou para outras
aplicaes informticas da rea de
gesto ERP.

A eventual desvantagem deste modo
de visualizao ser o espao que a
janela do Navegador ocupa.


14
Figura 3
Figura 4

Uma terceira opo ser programar
uma srie de alertas sobre vrios
assuntos (recebimentos, pagamentos,
movimentos peridicos, etc.) para que
ao entrarmos na aplicao (que mais
utilizada nas empresas), tenhamos um
breve sumrio dos assuntos mais
prementes ou a ocorrer a curto prazo.



Para quem tiver espao de ecr e gostar de ter toda a informao visvel, bem como uma
panormica das ocorrncias a tratar, pode sempre conjugar os dois anteriores modos de
abertura.



Uma das vantagens de ter visvel o Navegador do lado esquerdo acesso directo aos
menus mais utilizados de forma imediata.
Para activar o Navegador basta escolher: Sistema / Navegador.


15
1.2. Criao de famlias e artigos


Uma das tarefas que mais trabalho d na informatizao dos negcios a catalogao das
referncias que fazem parte do portflio de negcios da empresa. Por isso fundamental
realizar um trabalho prvio de preparao e adequao dos cdigos a atribuir a cada artigo
e enquadr-los em famlias para, no futuro, ser mais fcil e objectiva a produo de
relatrios de explorao e anlise dos dados. S assim se podero tomar as decises mais
correctas.

A pr-concepo de cdigos pois essencial, visto que, a sua alterao posteriori implica
mais trabalho, alm de mexer com eventuais registos de histrico existentes. Outro ponto a
pesar para uma correcta codificao o facto de esta em si ser uma fonte de informao
para alguns colaboradores da empresa no seu dia dia (comerciais, os responsveis pela
logstica, responsveis pelos stock e outros).

Na atribuio de cdigos podem ser usados caracteres do tipo letras e/ou nmeros. O
nmero de caracteres utilizados depende das necessidades da empresa, bem como outros
factores passveis importantes, por exemplo, a famlia a que o artigo pertence, fornecedor,
entre outros. conveniente deixar um nmero de caracteres suficiente para, no futuro
permitir acrscimos lista de referncias. O objectivo ltimo da empresa crescer.

Exemplo de uma codificao possvel para um artigo:

AT.01.0001

> Podendo os dois primeiros dgitos serem associados famlia, os dois seguintes
sub-famlia e os 4 ltimos para o nmero de artigo. Os pontos a separar podem ser
ou no colocados, mais uma questo de apresentao visual.

Exemplo de uma codificao possvel para um cliente:

R.AL.0001

> Podendo os dois primeiros dgitos serem associados ao tipo de cliente, os dois
seguintes zona geogrfica e os 4 ltimos para o nmero introduo/ordem.





16
Dica:
Outras opes vlidas e utilizadas com frequncia so a codificao por nmero de
contribuinte para clientes) e por cdigo de barras para os artigos. Tratam-se de
codificaes universais e, simultaneamente, nicas, sendo reconhecidas por todos os tipos
de software utilizados na rea do ERP.

Famlias de artigos
..../ tabelas / artigos / famlias

Estruturar famlias num sistema de informao de gesto mais no do que agregar os
artigos constantes do porteflio de negcios da empresa por reas (de interesse, de
aplicao industrial, de modo de utilizao, de consumo, etc). Desta forma ser possvel no
futuro, uma anlise mais objectiva e detalhada da actividade da empresa, nomeadamente
ao nvel do tipo de produtos com maior sucesso, de clientes, das margens, da rotao de
stock e outros.

pois fundamental uma boa concepo do modelo e estrutura de codificao
(catalogao) dos artigos e ou servios transaccionados pela empresa, tendo por fim ltimo
aumentar a eficincia e a produtividade daquela atravs de processos de negcio
devidamente formatados para as necessidades da estrutura operacional, comercial e
financeira.

No software a criao de famlias e sub famlias assume um carcter simples. Mais
uma vez lembramos que o desenho da codificao a usar dever ser um trabalho prvio
(que envolve alguma discusso e dvidas). Porqu? Primeiro, porque, servir para
estruturar a base de dados dos artigos. Em segundo lugar, porque, muito mais trabalhoso
proceder a alteraes no futuro. Em terceiro, e ltimo, pode no ser possvel alterar.

Mas afinal como estruturar uma famlia?

Vejamos um exemplo de uma empresa de distribuio alimentar, apostada em congelados
e enchidos tradicionais.






17
Exemplo de estrutura de Famlias:

A Pescado
A1 Peixe
A2 Marisco
B Transformados
B1 Queijos
B2 Manteigas
C Salgados
C1 Rissis
C2 Croquetes
C3 Empadas
D Enchidos e Fumeiros
D1 Chourios
D11 Estremoz
D12 Montoito
D13 Barrancos
D2 Farinheiras
D21 Estremoz
D22 Montoito
D23 Barrancos
D3 Morcelas
D31 Estremoz
D32 Montoito
D33 Barrancos
D4 Paios
D41 Estremoz
D42 Montoito
D43 Barrancos

................. > Exemplo de codificao possvel





Sub-Familias
Sub-Familias (D1)
Regio (D11)
Famlias (D)
Aco

Desenhar e criar outros
exemplos de codificao em
colaborao com os formandos.


18
Figura 5
Figura 6
Dica:
Recomendamos vivamente que, antes de dar incio criao de cdigos de famlias, sub-
famlias e artigos faa, previamente, um desenho e organize o modelo de codificao que
pretende, tendo em ateno a adequao do mesmo ao modelo de negcio.





Quando se constitui uma empresa, as
tabelas de dados prprios para a
empresa aparecem naturalmente
vazias (ex: artigos e famlias). Os
cdigos a utilizar podem ser
alfanumricos (letras e/ou nmeros).


Aps introduzir o cdigo pretendido
e a respectiva descrio, dever
seleccionar a opo Gravar para
que a mesma fique registada e
passe para a parte inferior


Em caso de engano, s ser
possvel anular cdigos que no
tenham registos histricos
associados. Estes resultam da
produo de documentos
comerciais (facturas, vendas a dinheiro, guias de remessa, etc.). O tamanho da lista de
famlias e sub-famlias no tem limite. Contudo aconselha-se algum bom senso e
adequao s necessidades, uma vez que, a produo no segmentada de informao de
gesto e em excesso pode ser contraproducente pelo potencial de confuso latente que
poder gerar.
Aco

o Explicar o preenchimento das
diferentes tabelas;
o Construir as diversas fichas
de trabalho.


19
1.3. Criao de Clientes e Fornecedores
.../ tabelas / clientes

Dica:
A informao constante desta ficha de uso regular e aplicada em vrios documentos e
mapas. Embora no seja essencial o preenchimento de todos os campos, recomendamos
vivamente que complete a informao tanto quanto possvel. Facilitar o trabalho dirio.








Apresentamos em seguida, a sequncia das tarefas mais importantes no preenchimento de
uma ficha de clientes. Procuramos assim exemplificar como executar esta aco. Os
separadores preenchidos so os mais importantes.


Preenchimento obrigatrio,
usado no cabealho dos
documentos
Moradas alternativas. Para
quando o cliente tem vrios
estabelecimentos
A codificao dos clientes pode ser
qualquer uma que se adapte ao bom
funcionamento do modelo de negcio
a empresas.

Exemplo: Numero de contribuinte
A descrio dever corresponder
designao comercial do cliente.
Ateno ao tamanho do nome.
Figura 7


20
Os nomes e descries so obviamente fictcios.
Gravar = Confirmar a informao
introduzida;

Novo = Limpar a ficha para nova
introduo;

Anular = Eliminar o registo (s possvel
se no tiver histrico);

Lista = Listar todos os clientes criados;

Imprimir = Imprimir o registo ou a lista de
todos os registos;

Contexto = Varia consoante a ficha a
tratar. Neste caso d acesso aos
pendentes do cliente e ao volume de
facturao do mesmo:

Ajuda = Informao acessria facultada
pelo programa;

Cancelar = Quando no se pretende
concluir o registo que se iniciou.


Notas:
1. Os cdigos dos bancos tero de
ser criados antes (....tabelas /
bancos e tesouraria / bancos);
2. As autorizaes de crdito podem
ser associadas ao perfil de
utilizador (ver administrador). Se
pretender trancar o crdito ao
cliente sempre, basta carregar no
smbolo do semforo e passar o
sinal a vermelho. Neste caso, s
ser possvel realizar vendas a dinheiro para este cliente = Pagamento a Pronto;
3. Uma outra opo para atribuir crdito ao cliente ser definir limites de utilizao, (crdito
= emprstimo). Para tal, podemos atribuir um valor, conjugar montantes e prazos,
facturas vencidas mais de 45 dias, ou um montante facturado igual a 1.500,00 . A
primeira situao a ser alcanada serve de limite.
1
2
3
Figura 8
Figura 9


21

Uma vez que o regime de tributao,
nomeadamente ao nvel do IVA (Imposto
sobre Valor Acrescentado), tem tratamento
diferenciado, consoante a tipologia de
cliente (nacional, intracomunitrio ou extra-
comunitrio) necessrio seleccionar o
mercado onde este est situado,
correctamente.



Sem estes campos preenchidos, o
software no permite a gravao da ficha
de cliente. As condies comerciais so
normalmente definidas priori (pela
gerncia) aplicadas de acordo com os
padres da indstria e adaptados ao
modelo de negcios da empresa. Podem
ser alterados no futuro, ou para um
documento especfico. Se a empresa
quiser atribuir um desconto de cliente em
permanncia e para todas as
transaces comerciais, poder estipular o valor na ficha, facilitando o processo operativo
da criao de documentos.

Estes parmetros (zona, expedio) j
vm definidos e formatados. Podem, no
entanto ser alterados consoante as
necessidades. O mesmo j no acontece
com a tabela de vendedores.




Figura 10
Figura 11
Figura 12


22
1.4 Criao de Outras Tabelas

As tabelas de vendedores podem ser realizada em
simultneo com a criao da ficha de cliente.







Na ficha do vendedor, alm
da identificao do
colaborador, podemos
estipular a comisso de
vendas a que o mesmo tem
direito e a forma como a
mesma apurada
relativamente ao momento
do seu pagamento. Neste
exemplo, a comisso
paga em duas fraces.

Uma relativa ao perodo (ms) correspondente venda de 25%. Outra (75%) ser paga
aps boa cobrana, aplicado nas vendas a crdito em que atribudo ao cliente um perodo
temporal para pagar a factura de 30, 45 ou 60 dias. Desta forma, responsabiliza-se tambm
o vendedor pela boa cobrana das suas vendas.

Dica:
A informao constante desta ficha passvel de ser alterada em qualquer momento. Por
exemplo as condies de remunerao, comisses e pagamentos aos vendedores.

Figura 13
Figura 14
Aco

Colocar discusso qual a
melhor estratgia de comisses
para remunerar os vendedores.


23
Este separador pode e deve servir para
registar, num s local acessvel a toda a
organizao e para quem tenha acesso
informao disponibilizada todos os
contactos das pessoas que estejam
associadas ao cliente.






O separador Observaes funciona
como um bloco de notas dentro da
ficha de cliente, sendo possvel anotar
alguma informao que seja
pertinente e no tenha outro local de
registo. A ttulo de exemplo podemos
apontar, as horas a que o responsvel
est no escritrio, os dias a que se
poderemos contacta-lo (ou outro
responsvel), o clube de preferncia
do gerente, entre outras informaes
que sejam tidas como importantes.


Estes so os dados da ficha de cliente que mais
relevncia tm, e que devem ser preenchidos com
alguma ateno. Muitos destes separadores aplicam-se
de igual modo s fichas de Fornecedores, Estado e
Outros Entes Pblicos, Accionistas/Scios, e tambm aos
Outros Devedores e Credores.



Figura 15
Figura 16
Figura 17


24
Criao Tabelas de Terceiros
.../ tabelas / Terceiros

Das muitas tabelas possveis de constituir ou alterar, podemos considerar algumas como de
criao de regras iniciais de trabalho para o modelo de negcio da empresa.
Veremos ento algumas das tabelas que podero ter mais interesse.




















Figura 18
Os modos de expedio mais utilizados e
correntes na actividade comercial j vm
pr-formatados de origem com o software.

Como j referimos, podem ser
modificados e configurados medida e
gosto dos utilizadores. Tambm podem
ser eliminados, desde que no tenham
sido j utilizados e, por isso, constem nos
registos histricos.
O descrito ao lado tambm se aplica aqui.
As divises por zonas podem ir desde a
estratificao por bairros at diviso por
pases.

A sua segmentao deve seguir o modelo
de negcio da empresa. conveniente
fazer um esboo prvio antes de comear
o trabalho. mais prtico e evita
complicaes posteriores com alteraes.


25
Criao Tabelas Bancos e Tesouraria
.../ tabelas / Bancos e Tesouraria

As tabelas de Bancos/Tesouraria servem de apoio s operaes de tesouraria e de apoio
s operaes de conta corrente e fichas de entidades (clientes, fornecedores, outros
devedores e credores). Um exemplo da sua aplicao numa ficha de cliente, ser o
preenchimento do campo referente informao bancria daquele. Os dados a
introduzidos tm de ter suporte nas tabelas de bancos. Por exemplo, para associar ao
cliente a CGD como o seu banco de trabalho necessrio criar a ficha bancria da CGD.
















As rubricas mais correntes j so
disponibilizadas pela aplicao. Seleccione
a opo lista para as visualizar. As
descries podem ser modificadas, ou
criadas novas rubricas se necessrio.
Ao criar uma conta o utilizador dever
definir o tipo da mesma, (1) Caixa, D.
Prazo, Carto Crdito. Podendo tambm
definir as condies a que a conta est
sujeita nas condies particulares.
Tambm j vm com a aplicao. Listas

Rubricas Bancrias = Tipos de despesas
Movimentos Bancrios = Tipo de
movimento na conta e a sua designao.
1
Figura 19


26
Figura 21
Criao Documentos
.../ tabelas / Documentos

Dica:
Todos os documentos utilizados na actividade comercial, assim como os necessrios
movimentao de Stocks e Tesouraria j esto pr-configurados e formatados para uma
utilizao Standard na maioria das empresas. A aplicao informtica est praticamente
pronta a ser utilizada aps a instalao.


A documentao est segmentada em
cinco reas. Estas vo desde o perodo
da venda e do ciclo da mercadoria na
empresa, encomenda do cliente,
passado pela compra ao fornecedor,
movimentao em armazm, venda ao
cliente, cobrana e arrecadao da
receita.

Veremos mais adiante todos estes
documentos em pormenor.

Dica:
No caso de uma empresa nova, os numeradores dos documentos comeam no nmero 1.
No caso de empresas j em laborao que procedem a uma alterao do Software de
Gesto normal quererem continuar a sequncia de numerao que j possuem.

Os documentos j vm todos
configurados e padronizados com a
aplicao informtica. Assim sendo,
no separador Gerais, C. Correntes,
Stock no existir nada a alterar,
aplicando-se esta condio a todos
os documentos.

Dica:
A Srie corresponde ao ano civil.
Deve ser criada uma por cada ano.
Figura 20


27
Na figura ao lado podemos
observar que o documento
Factura est associado a trs
sries (2003, 2004, 2006), ou seja
a trs anos econmicos que
coincidem no calendrio com o
ano civil (data inicial e data final).

Tambm podemos observar que
somente a srie 2006 est activa.
As outras duas esto inactivas ou
bloqueadas = X. Para bloquear ou desbloquear basta carregar com o cursor do rato no
quadro da coluna Inactiva na linha da srie pretendida.

Uma nova srie pode ser criada directamente aqui, na ficha do documento. Por exemplo:
2007 / Ano 2007. Contudo, mais prtico se tal for feito via Administrador. A srie (ano)
que for para utilizar regularmente no documento deve ser escolhida como Srie por
Defeito.

Dica:
Consultar o Manual e o CD do ADMINISTRADOR para saber como criar uma srie para um
determinado ano e aplicar a mesma a todos os documentos simultaneamente.

No separador impresso
possvel ainda ao utilizador
proceder a alguns ajustamentos
sobe a forma de impresso dos
documentos. Pode escolher o
nmero de vias que pretende
imprimir (de uma a seis) e se
pretende primeiro pr-visualizar o
documento no ecr do computador
antes da sua impresso. Com a
utilizao de meios electrnicos para facturao, bastam duas vias de cada documento. Em
qualquer altura se poder-se- imprimir novamente os documentos necessrios.
Figura 22
Figura 23


28
1.5. Exerccios Prticos


FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execuo: 15 minutos
Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigncia: Mdio

Objectivo:
Saber criar tabelas de trabalho
Trabalho Inicial:
Estabelecer a prioridade de criao das tabelas;
Identificar as interdependncias entre tabelas.
Desenvolvimento
Criar uma ficha de artigo com as seguintes caractersticas:
Cdigo ART001;
Designao Cadeiras;
Tipo de Artigo Mercadoria;
Componentes Artigo Simples;
IVA taxa normal;
PV 1 250,00;
PVP2 200,00;
PVP3 302,50;
Peso 16 Kg;
Famlia ST1;
Marca Shimano;
Prazo de garantia 1 ano;
Lote para entradas e lote para sadas <FIFO>.

Sugestes
Tabelas / Artigos / Ficha do Artigo
Tabelas / Artigos / Famlias de Artigos
Tabelas / Artigos / Marcas e Modelos



29


FICHA DE AVALIAO 1


Indique a resposta correcta.

1. A tarefa inicial a desenvolver na Gesto Comercial :
a) Criar entidades (clientes, fornecedores, outros);
b) Criar fichas de artigos e famlias;
c) Ambas as respostas anteriores so verdadeiras.

2. As fichas de artigos?
a) No precisam de ser totalmente preenchidas para serem
utilizadas;
b) Podem ser criadas e actualizadas sempre que necessrio;
c) No podem ser eliminadas caso o cdigo do artigo j constar nos
registos histricos da base de dados;
d) Todas as respostas anteriores esto correctas.

3. As fichas de entidades, para serem gravadas, s necessitam de ter
preenchidos os campos Cdigo, Nome, Morada, Contribuinte, Condies de
Pagamento, Mercado e Forma de Pagamento.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

4. Quando se pretende restringir o acesso a facturas de um de ano (srie)
dever-se- bloquear o documento, executando a seguinte tarefa:
Tabelas / Documentos / Vendas / Facturas / Srie / Inactiva (X)
a) Verdadeiro;
b) Falso.




Solues: Pgina 97 Dificuldade: Baixa



30























M M d du ul lo o 2 2



31
Mdulo 2 Os Documentos Comerciais


PLANIFICAO
OBJECTIVOS
GERAIS
OBJECTIVOS
ESPECFICOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO

- Compreender
o circuito
comercial


- Conhecer os
documentos de
suporte
actividade
comercial.


- Mtodo
Interrogativo;
- Mtodo Activo.

- Acetatos;

- Ficha de
Actividade.

10 min.

15 min.


- Perceber a
utilidade e a
finalidade dos
documentos
comerciais

- Controlar as
contas correntes
e cobranas
assim como os,
respectivos
documentos de
suporte;

- Conhecer a
documentao
de movimento de
stock.


- Mtodo
Demonstrativo;






- Mtodo
Expositivo;

- Mtodo
Demonstrativo.


- Documentao
comercial;
- Ficha de
Avaliao;




- Computador.

10 min.







10 min.

20 min.





32


A actividade econmica necessita de meios de prova e de suporte realizao dos actos
praticados traduzindo-se estes na assuno de compromissos entre os diferentes agentes
que participam no ciclo econmico dos bens e servios. A transmisso para outrm
(clientes) de bens, mercadorias ou servios pressupe a cedncia da sua propriedade. Esta
transaco pode ser paga de imediato ou a crdito. Logo, existe a necessidade de garantir
que os direitos e deveres de cada uma das partes so salvaguardados.

Aos clientes assiste o direito a receber o bem que compraram, implicando a entrega de um
produto em conformidade, dentro dos prazos estipulados e com garantias psvenda. No
que se refere aos fornecedores, estes tm o direito de receber o valor acordado pela venda
do bem dentro dos prazos e na forma tambm ela acordada.

No sendo vivel a assinatura de contratos de formato jurdico por cada transaco
comercial, a legislao comercial geral estipula um conjunto de regras e procedimentos a
adoptar para conferir conformidade legal documentao comercial. Isto implica que os
agentes que participam numa transaco comercial assumem implicitamente a assumir o
cumprimento dessas regras, assumindo-se que todos as conhecem, aceita e respeitam. O
contrrio ser considerado como conduta de m f o que remete para o frum jurdico.



2.1. O Processo de Venda

Em termos de documentao o circuito econmico da venda nas empresas consideradas
com uma gesto eficientes comea na encomenda efectuada pelo cliente (onde fica
estipulado todos os parmetros do negcio), terminando na emisso do recibo
comprovativo do seu pagamento.



33
Esquema sobre o Circuito Comercial
Imagem constante do CD do Formando.


Vejamos um exemplo prtico de uma fico com base na experincia. Imagine um cliente
que se dirige loja para comprar um Computador.
Aps visitar a loja e ter apreciado todos os computadores e artigos em
exposio o Sr. Poupadinho, com a ajuda de um consultor comercial
devidamente preparado para o assistir (Sr. Sabe Tudo), devidamente
preparado para o assistir, escolheu um equipamento que lhe satisfaz todas
as suas necessidades. O mesmo precisava, contudo de algumas
adaptaes;
O passo seguinte passou pelo preenchimento, por parte do vendedor de uma
nota de encomenda (no sistema informtico da empresa que utiliza este
software). Nesta nota de encomenda fica especificado o tipo de
equipamento, o preo, as condies de pagamento e o prazo de entrega.
Assim solicitado ao cliente alguns dados para o preenchimento a ficha de
cliente tais como nome, morada, telefone, nmero de contribuinte, entre
outros;
Figura 24
Aco

Relatar com o apoio de um
acetato como se processa o
circuito documental da
actividade empresarial


34
Na empresa, o responsvel pelas compras (Sr. Controla) verifica no sistema
que tem uma encomenda nova de clientes, bem como se preciso
encomendar algum material. Como falta um Monitor trata de consultar o seu
fornecedor (Tem Tudo, Lda.) realizando uma encomenda de um monitor
necessrio para entrega no dia seguinte nas suas instalaes;
No dia seguinte, chega ao armazm a transportadora (Rapidssima Lda.)
com o monitor. O responsvel pelo stock e logstica (Sr. Verifica) recebe o
material, v se as embalagens esto sem danos visveis e em conformidade
com a encomenda colocada ao fornecedor. Se for esse o caso assina a guia
da transportadora.
Junto com o material vem uma Guia de Transporte (GT) com a descrio do
mesmo, quantidades e preos. O Sr. Verifica introduz a GT no sistema de
gesto da empresa para que o Stock seja actualizado e se possa completar
a encomenda do cliente Sr. Poupadinho;
Os colaboradores do departamento tcnico, uma vez que j tm todo o
material necessrio para satisfazer a nota de encomenda do cliente,
verificam se est tudo em conformidade (produtos/encomenda), testam o
equipamento a fim de verificar o seu bom funcionamento e instalar todos os
componentes e perifricos desejados pelo cliente. Aps conclurem o
trabalho, procedem ao seu embalamento e selagem para entrega ao cliente;
O Sr. Sabe Tudo, ao passar na loja verifica que a rea das encomendas
prontas para entrega esta cheia. Acede ao sistema e verifica que a
encomenda do Sr. Poupadinho esta concluda e pronta para entrega.
Telefona ao cliente a dar-lhe essa informao passando este pela loja no dia
seguinte;
hora combinada, o Sr. Poupadinho l passou na loja para levantar o seu
novo equipamento informtico. S no foi mais rpido por que foram dados
mais conselhos e tiradas mais dvidas ao cliente. Quando se dirigiu ao
sistema para proceder emisso da venda a dinheiro (VD), uma vez que o
cliente paga a pronto pagamento (p.p.), o Sr. Sabe Tudo s teve de
perguntar ao Sr. Poupadinho se paga com cheque e o nmero do mesmo.
Como a encomenda est no sistema s converte-la em V.D e num minuto
est tudo tratado, com desconto de 2% relativamente ao preo acordado. A
compra do monitor ao fornecedor foi mais em conta do que o previsto;


35
Se perante o cliente final este ciclo terminou, para a empresa tal ainda no
acontece. No final do dia h que conferir os documentos de venda com as
receitas em caixa, e depois depositar o dinheiro e outros valores no banco;
Passados oito dias chega a factura do fornecedor por correio. que conferir
novamente os valores, descritivos e quantidades. Se estiver tudo certo ser
lanada no sistema sem afectar o Stock (j tinha sido afectado pela
G.Transporte), mediante a converso da G.T em Factura como documento
final a ser registado na rea de compras. Estas tarefas sero realizadas pelo
responsvel pelas compras ou pela rea administrativa;
Como o prazo de pagamento ao fornecedor de 30 dias, s nessa altura
que o responsvel pelas finanas proceder ao seu pagamento. Para tal
consultar a conta corrente do fornecedor e, de forma automtica, emitir
uma Nota de Pagamento (N.P) onde s ter de preencher o nmero do
cheque bancrio, se for o caso. O documento de pagamento ser impresso
automaticamente com todos os dados necessrios para ser remetido ao
fornecedor (por correio ou por e-mail);
Agora pode-se dar por concludo o ciclo econmico da venda ao Sr.
Poupadinho.


Dica:
Mesmo que a empresa seja de pequena dimenso (microempresa) e aparentemente no
se percepcione a necessidade de todas estas etapas, na realidade encontram-se l
mesmo que desempenhadas por uma s pessoas. Assim, se se informatizar processos e
simplificar tarefas de carcter administrativo, mesmo que de incio paream mais
trabalhosas, no mdio prazo os frutos do esforo sero compensados. Ser maior o
controle sobre os processos administrativos, existir mais informao histrica, aumentar-
se- a capacidade de anlise e de focagem no cliente, assim como existiro mais tempo
disponvel, menos stress, maior rigor na tesouraria e nos stocks. Um conjunto de vantagens
nada desprezveis.







36
Customizao (pequenas dicas.)
.../ Documentos / Vendas

A primeira imagem fornecida pela aplicao de origem, igual que mostramos a seguir.
Vejamos em detalhe as reas da janela Vendas / Factura. Para mais informao e prtica
simulada, consultar o CD do Formando que serve de complemento ao produto.




(1) Por defeito, o documento de trabalho sugerido a factura, com a srie do ano de trabalho.
(2) A primeira informao a introduzir o cdigo do cliente.
(3)
Data da factura. Salvo indicao em contrrio, o programa assume automaticamente a
data do sistema = Computador.
(4)
A data de vencimento consoante as condies que foram atribudas na ficha do cliente,
encontra-se no separador condies de pagamento. Pode sempre ser alterada para uma
factura especfica (directamente) ou na ficha do cliente de forma mais duradoura.
(5)
Semelhante ao ponto anterior. De referir que um desconto aqui atribudo incide sobre o
total da factura. normalmente atribudo em funo de questes comerciais como sejam,
promoes, quantidades, campanhas, ou outros.
(6)
normalmente atribudo por documento, j que se trata de um bnus de carcter
financeiro que est associado a formas e prazos de pagamento. Incide sobre o total da
factura
(7)
Zona de introduo dos itens a serem facturados. Em situaes padro sero introduzidos
somente o cdigo do artigo e as quantidades a vender. O restante ser carregado
automaticamente, pois a informao j dever constar da ficha do artigo. Quanto mais esta
estiver completa menos trabalho ser necessrio nesta fase.
A coluna n. sete diz respeito aos descontos. A percentagem aqui colocada afecta
somente esta linha.
1
2
7
3
4
5
6
Figura 25


37
Dica:
Nem todas as empresas, em especial as de servios tm necessidade de visualizar nos
documentos de vendas as colunas ARM (armazm) e LOTE. possivel simplificar este
mapa, retirando aquelas colunas. Mas ateno, sempre necessrio preencher na ficha do
artigo o armazm de referncia.


Recorrendo ao configurador de
Editores no Menu Utilitrios
podemos alterar a configurao
dos documentos.

Dica:
Todas as janelas de documentos
no interior da aplicao, tm de
estar fechadas.




Conforme vemos na figura ao
lado, e seguindo os passos
apresentados pelo Assistente,
basta seleccionar as opes
pretendidas e carregar no boto
prximo.






Dica:
Esta operao pode ser efectuada para todos os documentos em simultneo, para poupar
tempo. Basta seleccionar todos os quadradinhos apresentados.
Figura 26
Figura 27


38



Chegados aqui, temos duas grelhas. A primeira indica-nos todas as opes disponveis
para usar nos documentos. A segunda apresenta as variveis que presente momento
estamos a utilizar/visualizar nos documentos.

O que pretendemos retirar
as colunas que no nos
fazem falta, ou seja, retirar
itens da grelha da direita.
Para isso necessrio
seleccionar o item a retirar
(escolher armazm) e,
carregar com o cursor do
rato na seta indicada na
figura. Repetir a operao
para o item Lote.



As duas prximas etapas so semelhantes e, no caso de no existirem alteraes a
efectuar, basta passar frente, carregando no boto Prximo e concluir a operao.

Seleccionar
Figura 28
Figura 29
Figura 30


39
Criao de Documentos (pequenas dicas.)

Na figura que se segue podemos ver como gerar uma factura e como proceder sua
emisso. Tambm podemos visualizar as alteraes que fizemos, e que j produziram
efeitos (as colunas de Armazm e Lote j no so visveis).








Gerar uma factura em quatro passos:
Introduzir o cdigo de cliente no campo (1);
Introduzir o cdigo do artigo no campo (2);
Introduzir as quantidades a processar no campo (3);
Imprimir o documento (4).


Dica:
Esta facilidade de criao de documentos s vlida se todas as informaes necessrias
estiverem preenchidas na ficha de artigo e do cliente.

1
2 3
4
4
Mapa disponibilizado pela aplicao.
Existem mais modelos e com a ajuda
de tcnicos podem ser alterados e
customizados para cada situao.
Figura 31
Aco

Testar diversas vezes esta
sequncia para evidenciar
a facilidade de uso.


40
fundamental que dados como moradas, condies comerciais, formas de pagamento,
nmero de contribuinte e outros, estejam preenchidos na ficha de cliente. Tambm na ficha
do artigo dever estar indicado o preo, a taxa de IVA e o armazm de referncia. Mesmo
que a empresa actue na rea de servios, a cada artigo criado necessrio atribuir um
armazm.

Se o utilizador quiser lanar despesas para a qual no tenha artigos criados, como portes,
acertos ou outros servios, pode usar o boto direito do rato, conforme se v na imagem
seguinte. O programa colocar uma imagem na linha que no aparece na impresso.



Ao utilizador tambm dada a possibilidade de escrever texto livre na factura. Para tal
dever clicar uma vez com cursor do rato numa linha da coluna descrio. O texto
dever ser obviamente curto.


Dica:
Quando o utilizador realiza
uma operao que precise de
um cdigo e no o saiba, pode
aceder tabela respectiva
para procura-lo. Basta
carregar na tecla F4 do
teclado. Para voltar posio
inicial deve carregar
novamente na tecla F

Figura 32
F4
F4
Figura 33


41
2.2. O Processo de Compra

Os documentos de compra so tratados da mesma maneira
que os de venda, sendo o seu preenchimento efectuado da
mesma forma e obedecendo aos mesmos requisitos.
Para aceder a estes basta seleccionar Documentos /
Documentos de Compra /......, e escolher na caixa o
documento de trabalho pretendido.




Relaes Comerciais:










Circuito Comercial:


As colunas de Armazm e de Lotes foram
retiradas na janela de vendas. Ponto
anterior do manual.
JANELA DE VENDAS RELAES COM CLIENTES
JANELA DE COMPRAS RELAES COM FORNECEDORES
Oramento Encomenda Guia Transporte / Factura Recibo
Figura 33
Figura 34
Figura 35


42
2.3. Os Documentos de Conta Corrente


A rea de documentos de conta corrente apresenta-se dividida em duas opes. Novos
Documentos e Operaes sobre Conta Corrente. A opo Novos Documentos serve para
introduzir manualmente no sistema documentos diversos que, no sendo gerados
automaticamente pela aplicao informtica, podem por ela ser controlados. Tem a
vantagem adicional para o utilizador de concentrar numa s plataforma todos os pendentes.
o caso das facturas de telefone, gua, luz, seguros, rendas, entre outros. Os dados
mnimos a colocar para que a aplicao faa o seu controle so:
Introduo da entidade;
Escolha do documento pretendido para registo, nmero do documento a
registar e data;
Breve descrio do servio, valor a pagar (incidncia), IVA do documento;
Total a pagar.... e gravar.



Todos os documentos introduzidos aqui manualmente sero visualizados na lista de
pendentes a pagar. Outra vantagem deste processo que com esta informao o programa
pode emitir notas de pagamento directas e automticas.

Dica:
Quando a empresa muda de aplicao informtica e pretende lanar os pendentes
existentes data da mudana, deve recorrer a esta opo para essa tarefa.
Se pretender ter mais
rea de trabalho pode
fechar o navegador.
Sistema / Navegador

Figura 36


43
As operaes sobre contas correntes incidem sobre os documentos gerados e criados pela
aplicao, como sejam os documentos de vendas e os documentos de compras. Para
trabalhar com cada um deles basta mudar o separador na janela de contas correntes.

Primeiro, escolher se
pretende trabalhar sobre
as contas correntes de
clientes ou de
fornecedores.

Depois, escolher a
aco a realizar:
pagamento parcial,
pagamento total, valor
especfico, entre outros.









Dica:
Aps a emisso do recibo a factura fica protegida (trancada).
1.
Escolhido o cliente, a posio da
sua conta corrente em aberto
visualizada na grelha.
2.
Se o cliente pagar um documento
especfico basta seleccionar o mesmo
e imprimir.
PAGAMENTO ESPECFICO
Figura 37
Figura 38


44



































2.
O cliente entrega um valor por
conta da dvida.
Escrever o montante na caixa.
Activar a seleco automtica

PAGAMENTO EM VALOR
3.
O programa atribui automaticamente o valor aos documentos
pendentes. Comeando a liquidao pelos mais antigos. Podendo
no final do processo existir um documento parcialmente liquidado.

1.
Escolhido o cliente, a
posio da sua conta
corrente em aberto
visualizada na grelha.
4.
Imprimir Documento
Confirma / Imprimir /
Confirma

Figura 39
Figura 40


45
2.4. Os Documentos de Stock


Os documentos de stock so documentos de movimentao
interna, no produzem relaes comerciais com terceiros.
Servem, por exemplo, para introduzir o stock inicial no sistema
quando a empresa comea a facturar com a aplicao
informtica, ou para registar movimentos de transferncia
entre armazns/lojas.




O seu preenchimento muito simples.






Da prxima vez que se utilizar este artigo numa ficha de stock, os campos stock no canto
inferior esquerdo sero automaticamente apresentados com os valores registados em
histrico. Serve de controlo e comparao com os valores actuais de introduo permitindo
ao utilizador verificar se est a comprar mais caro ou mais barato. Para mais informao,
pode consultar a CD do Formando.
1. Escolher o documento a tratar;
2. Identificar o artigo na coluna;
3. Digitar as quantidades a introduzir;
4. Valorizar o artigo e;
5. Gravar.

Figura 41
Figura 42


46
2.5. Exerccios Prticos


FICHA DE ACTIVIDADE


Tempo de Execuo: 15 minutos
Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigncia: Baixo / Mdio

Objectivo:
Compreender o circuito da documentao comercial.

Trabalho Inicial:
Consultar os documentos de trabalho da aplicao nos mdulos
de vendas, compras, contas correntes e stock.
Compreender e reconhecer quais os tipos de documentos
disponveis em cada uma das reas.

Desenvolvimento
Criar uma encomenda de cliente, convert-la em factura e
imprimir o recibo como prova de pagamento. Simular a
impresso de todos os documentos recorrendo opo de
visualizao de documentos no ecr.
Repetir o processo numa simulao de transaco com o
fornecedor.






Regra
Todos os documentos podem ser gravados e imprimidos posteriori.





47


FICHA DE AVALIAO 2

Indique a resposta correcta.

1. O primeiro documento, numa relao comercial com terceiros (clientes ou
fornecedores), deve ser uma encomenda? Mesmo que esta assuma a forma
simples de um e-mail?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. desejvel que todo o processo de uma transaco comercial fique
registado na aplicao informtica reduzindo-se ao mnimo a produo de
documentos em papel. Aps o registo da encomenda possvel converter os
documentos para as etapas seguintes (consultar esquema) at a transaco
estar concluda. Esta afirmao :
a) Verdadeira;
b) Falsa.

3. possvel alterar os preos de um produto directamente na factura, na
respectiva linha?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

4. Os descontos comerciais podem ser aplicados a toda a factura ou s a um
determinado produto da factura?
a) Verdadeiro;
b) Falso.





Solues: Pgina 97 Dificuldade: Baixa


48






















M M d du ul lo o 3 3



49
Mdulo 3 Explorao da Informao


PLANIFICAO
OBJECTIVOS
GERAIS
OBJECTIVOS
ESPECFICOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO

- Compreender a
importncia de
analisar a
informao
constante nos
mapas.

- Avaliar as
compras e as
vendas segundo
os vrios critrios
possveis;


- Avaliar e explorar
a informao para
uma correcta
gesto de
inventrio;

- Criar alertas;


- Utilizar o painel
de bordo como
ferramenta de
gesto.


- Mtodo
Expositivo;
- Mtodo
Interrogativo;



- Mtodo
Demonstrativo;




- Mtodo
Demonstrativo;

- Mtodo Activo.

- Diapositivos

- Ficha de
Actividade



- Computador
- Ficha de
Avaliao
- Computador


- Computador


- Ficha de
Actividade

15 min.

10 min.




20 min.





20 min.


35 min.







50


Todos os sistemas de informao para gesto implementados nas organizaes tm por
fim ltimo a obteno de informao sistemtica e estruturada sobre a actividade da
empresa. Este fim ser alcanado com o tratamento dos dados (informao comercial e
financeira do negcio da empresa) que as aplicaes armazenam.

Este objectivo s ser exequvel se forem implementados processos e modelos de gesto
que imponham regras de conduta e de utilizao, sendo importante que as mesmas sejam
praticadas e seguidas com rigor. S assim os dados sero fiveis e consistentes para
poderem ser tomados como base de trabalho. Assumindo que esse princpio verdadeiro,
a grande mais valia dos sistemas de informao para gesto (ERP) o de permitir fazer
anlises sobre os movimentos comerciais, financeiros, de stock e outros, com periodicidade
diria, semanal, mensal ou anual. Detecta-se desta forma, os fluxos padronizados ou
situaes pontuais como picos de consumo, movimentos sazonais, frequncia de consumo,
nveis de rotao de stock em armazm, gesto de prazos de pagamento e recebimento,
entre outros. Ser possvel assim aumentar a eficincia na produo, a eficcia da logstica
no armazm, racionalizar os circuitos comerciais ou optimizar a gesto dos fluxos
financeiros com vista a potenciar a rentabilidade da empresa.



51
3.1. Anlises de Vendas

As possibilidades de listas e consultas so inmeras. A nossa sugesto que consulte
todas as possibilidades e combinaes possveis e escolha aquela que lhe proporciona de
forma mais imediata e perceptvel a informao de que necessitada para o seu dia dia.






A figura apresentada
representa uma vista
padronizada e simples de
consultas. Para obter
mais informao ou
restringir a pesquisa basta
seleccionar as opes
pretendidas e mudar os
separadores


Para uma apresentao dos
resultados e consultas com maior
impacto visual possvel gerar
grficos a partir dos dados
apresentados na grelha. Basta
para tal, seleccionar com o
cursor os dados (parciais ou a
totalidade) e, utilizando o boto
direito do rato, construir um
grfico. Nesta rea, tambm
pode usar a calculadora
disponibilizada para realizar
somas de parcelas, ou exportar
dados para outras aplicaes.
Figura 43
Figura 44
Aco

Testar diferentes
combinaes de pesquisa.


52



Na rea dos grficos possvel visualizar
grficos em formato 2D ou 3D com cores ou
a preto e branco e com formatos diversos.
Nos grficos 3D, usando o cursor do rato
pode-se girar os mesmos a gosto e
conforme a convenincia.



Como j foi referido, possvel exportar os dados do programa e das listagens obtidas na
rea de explorao para outros programas informticos, afim de serem includos em
apresentaes mais elaborados (textos / trabalhos). Basta para isso, seleccionar o
programa para o qual pretende exportar os dados e este automaticamente iniciado com a
informao enviada.


Se mudarmos para o separador restries podemos trabalhar as variveis actuam sobre
as tabelas criadas e sobre os dados introduzidos. possvel escolher vrios perodos
Figura 45 Figura 46
Figura 47
Figura 48


53
temporais para agregar a informao. Depois de escolhidos todos os critrios pretendidos,
basta seleccionar o boto actualizar para obter as informaes na grelha.




Dica:
Como sabemos para cada empresa constituda uma base de dados (consultar o manual
do programa ADMINISTRADOR). Quando essa base criada, para cada ano de actividade
existente construda uma SERIE de dados correspondente, coincidindo com o ano civil.
Tal facto possibilita que sejam efectuadas anlises plurianuais sem grandes complicaes,
facilitando a produo de relatrios e anlises de gesto, sempre importantes quando se
quer ter uma perspectiva global sobre a evoluo do desempenho operacional da
organizao.


Mapas de Explorao

Os mapas de mbito geral de fcil analise e acessveis mesmo para quem possua poucos
conhecimentos de informtica ou de gesto. Todavia podem no ser suficiente para quem
precisa de tomar decises e tenha responsabilidades ao nvel da gesto. Com essa
finalidade so disponibilizados diversos mapas de explorao com uma grelha poderosa
de opes de anlise. Nem todas as possibilidades e combinaes so e vlidas para as
mesmas pessoas e funes. A informao pode ser desagregada at ao nvel do
documento de acordo com as necessidades.
Figura 49


54
Figura 51







Depois de todos os critrios escolhidos bastar seleccionar a impresso para ver o
resultado.

Este exemplo de listagem
simples em informao, j
que esta apresenta-se
agregada e com pouco
detalhe. Detm pois pouca
informao relevante para a
tomada de decises.


Informao mais
pormenorizada
Informao mais
agregada
Carregando com o
cursos do rato no sinal +
ou , possvel
visualizar diferentes
opes
Antes de imprimir ou
enviar por e-mail deve
visualizar a listagem.
Pode ordenar a listagem a
partir dos valores mais
elevados. Basta escolher a
opo descendente
Figura 50


55
Para colmatar esse dfice de informao devemos recorrer a opes que possibilitem em
maior nvel de detalhe e informao. Na figura 52 trabalhando sobre as opes de detalhe
e escolhendo os diversos critrios que nos so apresentados possvel produzir um
relatrio mais rico e interessante ao nvel da informao de gesto.



Mudando o separador para a rea
de filtros, pode-se personalizar e
restringir a determinadas opes
a produo de relatrios.


Critrios Mltiplos

Esta opo da rea de explorao
complementar s duas opes anteriores
(resumo e mapas de explorao,
respectivamente). Voltamos a aconselhar ao
utilizador o testar de todas as opes a fim de
escolher, de entre os mapas disponveis os
que sejam adequados actividade da
organizao.



Figura 52
Figura 53
Figura 54


56
Comisses de Vendedores

Esta opo do menu Explorao tem interesse para as entidades que possuem servios
comerciais onde so atribudas comisses sobre as vendas efectuadas. Como j vimos
anteriormente, o clculo dessas comisses pode ser realizado sobre as vendas, aps boa
cobrana ou um misto das duas, de acordo com os procedimentos existentes na empresa
ou da rea de actividade. A listagem obtida tem uma aplicao adicional, sendo necessria
para o processamento dos vencimentos no programa de Recursos Humanos.








Este vendedor tem 50% da comisso no
ms em que feita a venda e os outros
50% aps a boa cobrana da venda.
Como criar vendedores
tambm recomendada a
criao de regras/grelhas
para aplicao dos
descontos. Ver mais
informao no CD do
FORMANDO
Figura 55


57
3.2. Anlises de Compras e Stock


Sobre a explorao da informao de compras no existem diferenas relativamente
rea de vendas. Para mais informao consultar o captulo anterior.


Anlise de Stock

Esta rea de trabalho do programa revela-se muito til para quem seja responsvel pelo
controle de stock, do armazm ou funes afins. Atravs destas funes poder visualizar
o movimento de entrada e sadas do stock, visualizar extractos de artigos, controlar os
auto-consumos da empresa, conferir e controlar o inventrio.










Dica:
O controle do Inventrio feito em tempo real pela aplicao (sempre que existirem
movimentos de vendas ou registos de compras). Contudo, pelo menos uma vez por ano
dever ser efectuada uma contagem fsica do mesmo para conferir a sua veracidade. Esta
operao algo trabalhosa, consoante os sectores de actividade.
Figura 56
Figura 57


58
Nesta rea possvel controlar os movimentos de entrada/sada de um artigo, conjunto de
artigos, famlia, ou movimentos por armazm.



Na imagem anteriormente exposta (fig. 58) efectuamos a seguinte seguinte consulta, no
separador de saida::

Todos os artigos (j que no especificamos nenhum);
Todos os armazns (esto todos seleccionados);
Todos os tipos de artigos;
Valorizar por preo Unitrio;
Agrupar por Famlia;
Agrupar por armazm;
Vrios tipos de documentos;
Visualizar a listagem no ecr.












Resultado
Leitura
O que vemos:
S um armazm possui movimentos de artigos;
A data (21-08-06) e o artigo (001) movimentado foram sempre os mesmos;
O tipo de documento usado para dar sada do artigo foi facturas (3);
O preo facturado foi sempre o mesmo 1.500;
As quantidades vendidas foram 7 unidades (3+3+1);
O valor facturado total atingiu o montante de 10.500,00.




Figura 58
Figura 59


59
No menu stock/extracto de artigo possvel visualizar, de forma agregada, todos os
movimentos ocorridos com um artigo ou conjunto de artigos: entradas ou compras,
transferncias de armazm e sadas ou vendas.





Vemos que o artigo 001 entrou no armazm com um documento interno (ES)
e saiu por facturas. Como saram mais artigos do que entraram, o stock est
negativo. Significa isto que a ficha do artigo permite facturar sem stock,
apresentando um saldo negativo de 6 unidades. Verificamos tambm que o
preo de custo (entrada) igual ao preo de venda o que significa que a
empresa no est a obter lucro com a venda do artigo. possvel constatar
tambm que a entidade que adquiriu os diversos artigos foi sempre a
mesma.





Leitura
Resultado
Figura 60
Figura 61


60
O menu stock/controlo de stock est intimamente ligado informao constante da ficha
de artigo e no separador de stock. Se os processos de negcio estiverem registados
correctamente possvel ter neste simples menu uma ferramenta preciosa de ajuda
gesto, sobretudo ao responsvel pelas compras.














Dependente

Legenda:
Stock actual: gerido directamente pelo
programa;
Mnimo: unidade mnima a possuir em
armazm para garantir vendas;
Mximo: unidade mxima a ter em
armazm;
Reposio: pode haver produtos que
sejam repostos em valores mnimos;
Quantidade Econmica: nmero de
unidades a partir do qual vale a pena
comprar.


Legenda:
Stock em excesso: est acima
da quantidade mxima
estipulada;
Stock em ruptura: est abaixo
dos valores mnimos;
Ponto de encomenda: aquele
que atingiu os valores de
reposio;
Listagem de monos: so
aqueles que esto h muito
tempo sem movimento.

Imprimir
Figura 62
Figura 63


61
Uma das boas prticas actuais de gesto assumida em qualquer rea de actividade o
conceito de Just in Time. Este significa optimizao de stock, em termos do que
estritamente necessrio, implicando operaes de logstica eficientes.

A opo inventrio mais no do que a possibilidade
de visualizar e pesquisar, de forma agregada num s
local, o stock que a empresa possui no seu activo
circulante. Este normalmente valorizado a PCM (Preo
Custo Mdio), podendo tambm ser listado e valorizado
por outros mtodos, tais como FIFO (o primeiro a chegar
o primeiro a sair) ou, LIFO (o ltimo a chegar o primeiro a sair). Contudo, mtodos
diferentes resultam em totais de inventrio final tambm diferentes, o que por sua vez ter
impacto no fecho de contas anuais. , pois, conveniente manter o mesmo mtodo vrios
anos, a fim de que as comparaes dos histricos faam sentido.

Esta listagem normalmente
simples e de fcil leitura. Para
um melhor resultado final,
recomendamos que se active a
caixa de agrupar por armazm
e excluir artigos s/ stock.
Assim, percebe-se em que local
da empresa est o stock e no
se imprimem listagens
infindveis (em empresas com
muitas referncias). Se a
existncia dos mesmos zero,
no interessam para a lista de inventrio. Recordamos que esta deve ser impressa
posteriormente e guardada durante o perodo legalmente exigido (5 anos).




Como j referimos se no
preencher-mos estes campos,
saem todas as referncias.
PCM (critrio de valorizao)
Preo de custo Mdio

Figura 64
Figura 65
Figura 66


62
3.3. Alertas e Gesto de Crditos


Neste captulo do manual inclumos a rea de consultas de encomendas, a gesto regular
e atempada dos crditos concedidos, bem com a rea dos pagamentos a fornecedores,
alem da criao de alertas que sero visualizados sempre que o programa iniciado.

Encomendas

Nesta rea do programa, a forma de consulta apresenta-
se idntica ao j abordado para as vendas e compras. Por
isso para um estudo mais aprofundado, dever consultar o
ponto 3.1 e 3.2 do mdulo 3 bem como o CD do Formando.


Esta opo de consulta de
encomendas indicada para
procuras relacionadas entre
um cliente e os artigos
encomendados.
Permite, por exemplo, saber
quais as quantidades
encomendadas de um artigo
por cliente.






Figura 67
Figura 68
Figura 69


63
As outras opes de consulta no menu Encomendas so mais poderosas e interessantes,
seguindo o padro de utilizao j explanado anteriormente.







CRITRIOS MLTIPLOS
ANLISES PENDENTES


Figura 70
Figura 71
Aco

Extrair concluses dos dados
analisados
EXEMPLOS DE CONSULTAS


64
Alerta de Ocorrncias

A aplicao tem a possibilidade de optar por visualizar no arranque do programa janelas
com alertas sobre eventos a acontecer ou j vencidos (no caso de documentos de vendas
em que os prazos de pagamento combinados j tenham sido ultrapassados, sem estarem
regularizados). No caso dos clientes a regularizao de eventos ocorre com a emisso do
recibo e, no caso dos fornecedores, com a emisso da respectiva nota de pagamento.

Dica:
Este tipo de alerta mais no mais do que visualizar numa janela todos os documentos
que j ultrapassaram as datas de vencimento, ou seja, os prazos de pagamento (crdito)
acordados com os clientes (vendas) ou fornecedores (compras).









1. Basta seleccionar as opes de
visualizao de rubricas sobre os
quais se quer ser avisado e os dias
de antecedncia desse aviso, e
gravar as escolhas.


2. Da prxima vez que entrar no
programa, as primeiras janelas a
visualizar sero os alertas.
Se quiser visualizar os
alertas sem reiniciar
novamente o programa
Figura 72
Figura 73


65
Gesto de Crditos

Uma gesto moderna e profissional passa por um controle eficiente dos prazos de
pagamento (fornecedores) e de recebimento (clientes). Alm das questes de tica ligadas
ao bom-nome e cumprimento dos compromissos assumidos junto dos fornecedores,
tambm fundamental que esta rea seja tratada com a importncia necessria para que se
aproveite todos os descontos comerciais e financeiros proporcionados pelos fornecedores.
Se os descontos comerciais incidem sobre politicas de produto, mercados e marketing, os
descontos financeiros incidem sobre formas e prazos de pagamento. Se estes no so
cumpridos, a possibilidade de beneficiar dos descontos deixa de existir. Mais importante
ainda ser a probabilidade de perder o crdito, s podendo adquirir, no futuro as
mercadorias e/ou servios a pronto pagamento. Em determinados sectores de actividade
tal torna-se incomportvel para a tesouraria da empresa.

O mesmo se passa na relao da empresa com os seus clientes. So os dois lados da
mesma moeda. Desleixo nesta matria ser meio caminho andando para o surgimento de
problemas, primeiro de tesouraria, e posteriormente de ordem econmica. Os incobrveis e
os contenciosos so problemas que provocam danos continuados na vida das empresas. A
melhor soluo pois a preveno e controlo.

Alguns princpios bsicos de boas prticas:
S os responsveis devem ter privilgios de atribuio de crdito aos
clientes;
Aos novos clientes no devem ser atribudos plafond de crdito. H primeiro
que conhecer o comportamento dos mesmos;
Deve ser recolhida informao econmica e financeira junto do cliente
devendo esta constar da ficha de cliente no programa. Assim estar sempre
disponvel e facilmente acessvel;
Devem ser procuradas e recolhidas mais informaes (dados) junto de
fontes externas, nomeadamente, de bancos, outros fornecedores, empresas
de informao econmica (COSEC, MOPE, Dun & Bradstreet, etc.).




66
Como consultar ento os pendentes? muito fcil e rpido.


1) Escolher o tipo de entidade
sobre o qual se quer trabalhar
(clientes, fornecedores ou
outros);
2) Se a consulta for sobre todos os pendentes o campo cdigo de cliente deve ficar em
branco. Caso contrrio, dever identificar o cliente;
3) Imprimir;
4) Seleccionar o perodo de consulta.
Se quiser consultar todos os
pendentes dever, por exemplo,
escolher o incio com data do ano
anterior;
5) Por ltimo, mandar imprimir. Por
defeito ser obtida, em primeiro lugar,
uma pr-visualizao da impresso
no ecr. No h necessidade de
desperdiar papel.

1
2
3
2
4
5
Figura 74
Figura 75
Figura 76


67
Enquanto na consulta de pendentes s vemos os documentos que se encontram em
aberto por regularizar, com a consulta da opo extractos de conta podemos visualizar o
histrico de documentos processados com uma qualquer entidade. No entanto, tal s
acontece se os documentos respectivos tiverem sido registados e processados nesta
aplicao.


No nosso exemplo (fig. 78), podemos observar
que o cliente Vento Leve, Lda. Tem, no
perodo em anlise (desde o incio do ano),
quatro eventos registados, 3 facturas e 1
recibo, tendo gerado, at ao momento,
12.669,20 de negcio dos quais s pagou
1.755,00.




Tambm possvel obter uma listagem dos pendentes em aberto por antiguidade de saldo
e processar automaticamente avisos de vencimento para
enviar aos clientes. Estes mais no so do que cartas
padro, com um texto uniforme e comercialmente
adequado a solicitar a regularizao da dvida.

Figura 77
Figura 78
Figura 79


68
Esta janela possui trs separadores:


Gerais: para uma consulta rpida e agregada sobre os montantes em dvida por
perodos de tempo;
Entidades: para uma consulta por entidade (especfica) seja ela cliente ou
fornecedor;
Avisos: para se imprimirem os ofcios.

Exemplo:

Podemos verificar nesta imagem
(fig. 81), que o cliente Vento
Leve, Lda deve 10.914,20
menos de 60 dias.

Tambm possvel atravs
desta opo visualizar um
conjunto de clientes, sendo
indispensvel indicar o cdigo
inicial e final a consultar.

Dica:
Neste separador, necessrio ter o cliente seleccionado neste separador para que seja
possvel trabalhar rea avisos de vencimento.

Figura 80
Os perodos de
vencimento so
apresentados por defeito.
Podem ser alterados.
Figura 81


69
Aps a escolha do cliente para o
qual se pretende emitir o aviso
de vencimento, basta mandar
imprimir.







Neste quadro teremos de
seleccionar qual a tarefa a
executar (avisos de vencimento
ao mapas de antiguidade de
saldos), e imprimir.





Deste ofcio, consta a informao
necessria para informar e esclarecer
o cliente sobre o assunto em
reclamao.
Tipo de documento;
Data de emisso e vencimento;
Moeda de facturao;
Valor do documento original;
Valor pendente;
Total em falta. Valores cujo prazo
de pagamento j est
ultrapassado.







Figura 82
Figura 83
Figura 84


70
A consulta do histrico de documentos completos a
informao do estrato de conta, referido anteriormente.
Uma vez mais lembramos que se pode sempre trabalhar
com entidades credoras (fornecedores).






3.4. Consulta do Painel de Bordo

A valncia Painel de Bordo, disponibilizada pela aplicao, visa demonstrar, de forma
visualmente simples e concisa, os grandes nmeros da organizao, nomeadamente as
responsabilidades assumidas e recursos disponveis. Estes nmeros resultam do
tratamento da informao constante na aplicao. Mesmo que o utilizador no tenha
necessidade de usar todos os mdulos e recursos disponibilizados, poder sempre
consultar o painel de bordo como ferramenta de auxlio no seu dia dia. O truque est na
utilizao da aplicao de forma sistemtica, respeitando os procedimentos de.

Pela observao atenta deste painel, constata-se que se encontra fundamentalmente
direccionado para a percepo do saldo lquido de tesouraria da empresa, ou seja, qual a
liquidez imediata da empresa e se esta positiva (recebimentos > pagamentos) ou
negativa (recebimentos < pagamentos). Esta trata-se de uma preocupao principal no dia
dia dos gestores. Evidentemente uma gesto responsvel e com viso de futuro no se
esgota nesta tarefa, mas tambm no fcil nos dias hoje fugir a esta realidade.

Figura 85
Figura 86
Aco

Explicar a leitura de uma das
ferramentas mais teis e
simples de analisar.


71
O que podemos ento encontrar neste painel de bordo?

Este painel mostra toda a informao sobre os meios financeiros (liquidez imediata)
disponveis na empresa, em caixa, em depsitos ordem, a prazo bem como as
responsabilidades financeiras sobre a forma de correntes caucionadas, cheques, cartes
crdito, Leasing, entre outros possveis.







Neste separador temos a liquidez
imediata (curto prazo) sintetizada:
Dinheiro em caixa + bancos
Pagamentos e despesas em curso.
Os outros separadores demonstram
como se obtm os valores apurados
no primeiro separador.
Quadro de sntese
Contas com valores
Figura 87
Figura 88


72
3.5. Exerccios Prticos



FICHA DE ACTIVIDADE


Tempo de Execuo: 20 minutos
Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigncia: Mdio

Objectivo:
Compreender a fase de explorao de dados e a sua importncia;
Saber interpretar os resultados obtidos.

Trabalho Inicial:
Consultar, visualizar e imprimir diversos relatrios e mapas de
explorao nas reas de compras e vendas, de forma a
percepcionar a informao obtida em cada um deles consoante o
tipo de relatrio escolhido;
Compreender que estes variam no s em funo do mapa
desenhado electronicamente mas tambm em funo das opes
seleccionadas. Aplicar o mesmo procedimento para as restantes
menus de explorao da aplicao estudados.

Desenvolvimento
Produzir uma listagem de vendas gerais e respectivo grfico;
Obter uma listagem mensal de vendas Artigo/cliente;
Imprimir uma listagem de pendentes;
Gerar avisos de vencimento com mais de 60 dias;
Imprimir uma listagem da posio actual do painel de bordo.


Dica
Escolher e seleccionar um conjunto de mapas que sirvam melhor as necessidades de
informao do utilizador, tendo sempre em ateno que a mesma deve ser direccionada para
a tomada de deciso.


73


FICHA DE AVALIAO 3

Indique a resposta correcta.

1. A rea de explorao composta por um conjunto de menus que visam:
a) Ajudar percepo e entendimento dos dados armazenados;
b) Gerar informao legvel sobre o modelo de negcio;
c) Produzir informao estruturada sobre compras, vendas, stock, etc;
d) Todas as anteriores.

2. Nas reas de vendas e compras (menu explorao) possvel visualizar
relatrios gerais, com ou sem restries, sendo possvel transformar esses
relatrios em grficos exportando dados para outras aplicaes.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. possvel definir na aplicao um conjunto de alertas sobre recebimentos,
pagamentos e outras operaes peridicas, com os dias de antecedncia
que se pretender, para aparecerem no ecr sempre que se inicia a aplicao.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

4. Se for necessrio visualizar os documentos emitidos a um cliente , qual o tipo
de consulta a efectuar:
a) Menu explorao / contas correntes / extracto de conta;
b) Menu explorao / contas correntes / histrico de documentos;
c) Menu explorao / contas correntes / balancete;
d) Todas as anteriores;
e) Nenhuma das anteriores.



Solues: Pgina 97 Dificuldade: Baixa


74
M M d du ul lo o 4 4































75
Mdulo 4 Outros Utilitrios


PLANIFICAO
OBJECTIVOS
GERAIS
OBJECTIVOS
ESPECFICOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO

- Conhecer os
utilitrios
adicionais.


- Utilizar a
ferramenta de
alterao de
preos;

- Criar etiquetas;


- Avaliar a posio
do IVA;



- Utilizar as
calculadoras
financeiras;


- Mtodo
Expositivo;



- Mtodo
Demonstrativo;

- Mtodo
Demonstrativo;
- Mtodo
Interrogativo;

- Mtodo
Demonstrativo.

- Ficha de
Actividades
- Computador


- Computador







- Computador

15 min.

25 min.


20 min.


15 min.

05 min.


25 min.







76


Este mdulo incide sobre algumas funcionalidades adicionais disponibilizadas pela
presente aplicao, e que visam facilitar a vida do utilizador. Sendo este manual dedicado
ao formador, na qualidade de orientador de sesses de formao em sala ou no local de
trabalho, faremos uma passagem sinttica pelos pontos que julgamos que pertinentes em
complemento informao disponibilizada no CD do Formando.

Temas a abordar:
Alterao de preos;
Emisso de etiquetas;
Outros Utilitrios:
Reclculo de stock;
Mapas de IVA;
Calculadoras.



4.1. Alterao de Preos

Esta opo visa facilitar o processo de actualizao dos preos de vendas dos artigos para
preos constantes do portflio da empresa. Especialmente til quando so muitas as
referncias a actualizar, ou em sectores de actividade onde a volatilidade dos preos
frequente, esta alterao pode ser efectuada para a totalidade dos artigos (figura 90) ou
apenas sobre um conjunto especfico de produtos (figura 91)


Figura 89
Figura 90
Figura 91


77
A actualizao de todos os artigos simples:



1) Seleccionar a unidade de actualizao;
2) Seleccionar a tipologia de preo a incidir;
3) Qual a percentagem de aumento;
4) Confirmar;
5) Concludo.



No caso de se pretender proceder a alteraes em determinados artigos ou famlias de
artigos, basta escolher no separador Restries quais so.


1
2 3
6
5
4
Figura 92
Aco

Testar vrias combinaes e
alteraes


78
4.2. Emisso de Etiquetas

As etiquetas podem ser emitidas
para clientes, fornecedores,
artigos, entre outros. Facilitam a
catalogao de produtos e a
expedio de encomendas.




Como fazer?
Seleccionar o cliente ou intervalo de
clientes;
Escolher o nmero de cpias;
Usar os filtros, se necessrio (zona,
cdigo postal, vendedores);
Imprimir em papel de etiquetas
autocolante.





Figura 93
Figura 94
Figura 95
Figura 93


79
4.3. Outros Utilitrios

Reclculo de Stock

Esta opo permite o reclculo do stock sempre que existam dvidas sobre o valor do
mesmo permitindo apurar o valor correcto do stock a PCM (preo de Custo Mdio) ou ao
ltimo preo de custo. Esta actividade pode ser realizada sempre que a aplicao
informtica emitir um alerta para o efeito, ou sempre que o utilizador achar conveniente.
Normalmente, recomendvel a execuo desta tarefa sempre que se alterem
documentos que impliquem a
movimentao de stock e, que
j se encontravam processados
(gravados ou mesmo
impressos).






Mapas de IVA

Esta opo interessante para quem utiliza a aplicao comercial com os mdulos de
vendas e compras. Assim poder, em tempo til obter um valor aproximado da sua posio
de IVA, ou seja, dos valores de imposto pagos (compras) e recebidos (vendas). No se
tratando do valor final do apuramento do imposto para o perodo considerado permite, em
todo o caso, o clculo do valor aproximado para controlo.
Figura 96


80

Possibilidades de consulta:
Peridicos de vendas ou
compras;
Transmisses intracomunitrias;
Recapitulativos Anuais.

Seleccionar:
Perodos de consulta (datas);
Tipo de Detalhe;
Tipo de cliente;
Imprimir.














IVA Recebido
IVA Pago
Recebido > Pago =
Entregar ao Estado
Figura 97
Figura 98
Figura 99


81
Calculadoras

A opo de calculadoras financeiras
muito til e prtica,
independentemente do utilizador
estar ou no familiarizado com estes
clculos. Com estas calculadoras
possvel apurar o valor de custo de
um emprstimo bancrio, de uma
operao de Leasing, ou simular o valor de uma renda a pagar por um emprstimo. As
variveis a introduzir so normalmente o valor do financiamento, o prazo pretendido e a
taxa de juro praticada pela entidade financeira.




Sequncia de Tarefas:
1. Introduzir o valor do emprstimo;
2. Introduzir o perodo de pagamento do emprstimo (meses);
3. Escolher a periodicidade (mensal);
4. Introduzir a taxa de juro do mercado ou do banco;
5. Actualizar;
6. A grelha preenchida automaticamente. Pode-se imprimir.

Deve-se somar + 1%
taxa indicada pelo banco
para incluir os custos
associados. TEAG.
Juros totais do emprstimo?
* Carregar na coluna dos juros;
* Boto direito do rato.
Figura 100
Figura 101
Aco

Testar vrias
combinaes e alteraes


82
As operaes para o clculo de rendas de Leasing e custo total (juros) do financiamento
so semelhantes s anteriores.


Sequncia de Tarefas:
1. Introduzir o valor do emprstimo;
2. Introduzir o perodo de pagamento do emprstimo (meses);
3. Escolher a periodicidade (mensal);
4. Introduzir a taxa de IVA;
5. Colocar a percentagem do valor residual (a pagar na ltima prestao);
6. Introduzir a taxa de juro do mercado, ou a indicada pelo banco;
7. Actualizar;
8. A grelha preenchida automaticamente. Pode-se imprimir agora.

Dica:
No Leasing para imveis no se paga IVA.

Dica:
A introduo do valor da 1. renda tem impacto no valor da prestao e dos juros a pagar.
A primeira renda nos emprstimos de Leasing de equipamentos corresponde, normalmente
entrada e comparticipao da empresa. Nos imveis igual ao IMT.
Juros totais do emprstimo?
Boto direito do rato.

Adicionar 1%
taxa para incluir os
custos = TEAG.
Figura 102


83

4.4. Exerccios Prticos


FICHA DE ACTIVIDADE


Tempo de Execuo: 10 minutos
Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigncia: Baixo

Objectivo:
Saber alterar preos de vrios artigos com o utilitrio indicado para
essa tarefa.

Trabalho Inicial:
Criar vrias fichas de artigos, devidamente preenchidas, com
os respectivos preos.

Desenvolvimento
Definir como preo a alterar o PVP1 dos artigos;
Aumentar este preo em 5%;
Com arredondamento para baixo;
Arredondamento s centsimas.









Sugestes
Utilitrios / Alterao de preos



84



FICHA DE AVALIAO 4

Indique a resposta correcta.

1. possvel realizar alteraes no preo de venda de um artigo, sem o
efectuar na sua ficha:
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. O utilitrio reclculo de stocks serve para validar e confirmar os saldos de
mercadoria no sistema.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. S possvel emitir etiquetas de clientes, artigos, fornecedores se os
mesmos estiverem criados no sistema?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

4. O utilitrio calculadoras permite saber qual o custo total em juros de uma
operao financeira, emprstimo, leasing ou livrana, no final da operao?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

5. No utilitrio calculadoras, quando se pretende calcular o valor de uma renda
para a aquisio de um imvel necessrio definir: valor residual, taxa de
juro, taxa de IVA, primeira renda (IMT), periodicidade da renda, imposto de
selo e valor do contrato?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

Solues: Pgina 97 Dificuldade: Mdia


85
P Pr r t ti ic ca as s


























86
Contedos Didcticos Complementares





87






88





89





90






91





92







93






94
Exerccios Prticos Globais


As perguntas constantes da ficha 7, tambm esto disponveis no CD de
formao do formando.

FICHA DE AVALIAO 5

Indique a resposta correcta.

1. No utilitrio calculadoras possvel apurar o valor da renda a pagar por um
emprstimo, ou em alternativa apurar a taxa de juro implcita numa renda
final de uma operao financeira.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. Os mapas de comisses de vendedores s so produzidos se houver
vendedores criados, tabelas de comisses atribudas e clientes associados
aos vendedores.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. As transferncias de mercadorias entre armazns devem ser feitas por que
tipo de documentos?
a) Guias de Remessa e Guias de Transporte;
b) Entradas, Sadas de Stock e Transferncias de Armazm.

4. Utilizando um documento de Entrada de Stock possvel visualizar: o ltimo
preo de aquisio, data de entrada e quantidade disponveis em stock,
enquanto se fazem registos?
a) Verdadeiro;
b) Falso.




Solues: Pgina 97 Dificuldade: Mdia


95


FICHA DE AVALIAO 6


Indique a resposta correcta.

1. Como sabemos, a aplicao informtica traz de raiz uma srie de condies
de pagamento predefinidas. possvel criar novas variveis? Por exemplo,
uma forma de pagamento em 10 prestaes, com 10% de entrada,
periodicidade mensal e aplicada s a clientes?
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. A reimpresso de documentos, disponvel no menu Documentos /
Processamentos / Reimpresso de documentos, destina-se:
a) Imprimir uma 2 via de qualquer tipo de documentos;
b) A imprimir documentos que no foram imprimidos;
c) Ambas as respostas esto correctas.

3. O controle de stock, disponvel no menu Explorao / stock / Controle de
stock, destina-se:
a) Apurar se existem artigos com stock em excesso?
b) Apurar se existem artigos com stock em ruptura?
c) Apurar se existem artigos considerados monos?
d) Todas as respostas esto correctas?
e) No se aplica a nenhuma das hipteses?

4. O mapa de apuramento de IVA, disponvel no menu Utilitrios / Mapas de
IVA, permite:
a) Apurar o valor de IVA a pagar num determinado perodo;
b) Apurar o valor de IVA recebido num determinado perodo;
c) Ambas as respostas esto correctas;
d) Ambas as respostas esto erradas.

Solues: Pgina 97 Dificuldade: Mdia


96
N No ot ta as s


























97
Solues

Ficha de Avaliao n 1
Solues: 1-c / 2-d / 3-a / 4-a


Ficha de Avaliao n 2
Solues: 1-a / 2-a / 3-a / 4-a


Ficha de Avaliao n 3
Solues: 1-a / 2-a / 3-b / 4-a


Ficha de Avaliao n 4
Solues: 1-a / 2-d / 3-a / 4-a / 5-b


Ficha de Avaliao n 5
Solues: 1-a / 2-d / 3-b / 4-a


Ficha de Avaliao n 6
Solues: 1-a / 2-c / 3-d / 4-c


Material de Apoio










VDEO PROJECTOR

COMPUTADOR PORTATIL

QUADRO DE PAREDE

CD DE FORMAO DO FORMANDO



98
Bibliografia Consultada


Victor Seabra Franco, Carlos Cainao Pereira (2002)
Contabilidade Analtica
Edio: Rei dos Livros
Vrios (2004)
Cdigos do I.R.S e I.R.C
Edio Rei dos Livros
Srgio Pereira Carmelo (2005)
Manual Casos Prticos Contabilidade Sociedades
Edio da Universidade Lusada
Manuel Nogueira Serens (2005)
Cdigo das Soc. Comerciais, 12 Edio
Edio: Livraria Almedina
Eugene F. Brigham, Michael C. Ehrhardt (2006)
Administrao Financeira
Edio: Thompson Learning
Manuel Joo Pereira (2006)
Sistemas de Informao
Edio: Universidade Catlica
Carlos Baptista da Costa, Gabriel C. Alves (2001)
Casos Prticos de Auditoria Financeira
Edio: Visilis Editores
Vrios (2005)
Manuais tcnicos Primavera
Edio Primavera
Antnio Borges (2003)
Elementos de Contabilidade Geral, 22 Edio
Edio: reas Editora
Idalberto Chiavenato (1990)
Iniciao Administrao Financeira
Edio: Mc Graw-Hill
Vrios (2006)
Cdigo das Sociedades Comerciais, 4 Edio
Editora: Dislivro
Jos Alves Rodrigues (2004)
Cdigo do IVA, 19 Edio
Editora: Rei dos Livros
Denis Alcides Rezende (2005)
Sistemas de Informao Organizacionais
Guia Prtico para projectos
Edies Atlas
IAPMEI (2001)
Guia de Aspectos Legais para PMEs
Guia de Plano de Negcios
Edio IAPMEI
Ralph Stair (2006)
Princpios de Sistemas de Informao
Edio: Thompson Learning
IAPMEI (2002)
Guia de Gesto de PMEs / IAPMEI
Dinnelly, Jonh Ivancevich (2000)
Administrao Princpios de Gesto Empresarial
Edio: Mc Graw-Hill
Carlos Baptista da Costa (2000)
Auditoria Financeira 7 Edio
Edio: Rei dos Livros
Bruno Cortes (2005)
Sistemas de Suporte Deciso
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Maribel Yasmina Santos (2006)
Business Intelligence
F.C.A Editora Informtica


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