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FOLIACION EN ARCHIVOS
(Autor: Archivo General de la Nacin de Colombia)

El presente documento tiene como propsito ofrecer algunas recomendaciones generales sobre
foliacin en documentos de archivo. Esta actividad, imprescindible en los procesos de
organizacin archivstica, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una
unidad de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta ltima
como respeto al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad
documental o unidad archivstica. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el
respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa.
Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de
prstamos, TRD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos). De otra parte, la foliacin es
requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central)
como secundarias (archivo central al archivo histrico).
Este documento est dirigido a personas que tienen un manejo directo de la documentacin de
archivo. No obstante, es necesario tomarlo siempre como referencia y aplicarlo por analoga
segn la particularidad del archivo o de la entidad.
Definiciones
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Accin de numerar hojas.
3. Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operacin incluida en los
trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental
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4. Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta.
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5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero.
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6. Pgina: Cara de una hoja ... // Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Accin de numerar pginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son trminos diferentes
sino tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin en archivos, este documento se
refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la ordenacin.
Requisitos
1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada. La de
las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD). En

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GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un diccionario de
terminologa archivstica. Bogot, Archivo General de la Nacin, 1997. p. 62.
2
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos. Santa fe de Bogot, 1997.
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bidem.

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fondos acumulados, se foliar la documentacin que por Tabla de Valoracin Documental
(TVD) sea objeto de conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico, al igual que
aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
2. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La
ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es
decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin. El nmero uno
(1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite, en consecuencia,
corresponde a la fecha ms antigua.
3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin
consiste en el retiro de duplicados idnticos, de folios en blanco y de documentos de apoyo en
los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de
series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se
ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias,
procesos jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de manera continua
y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la
foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera.
Materiales
1. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. Otra
alternativa el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento
dificulta corregir una foliacin mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayora de
los casos, por las mquinas reprogrficas.
Procedimiento

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis. En documentos de
archivo que contienen texto por ambas caras, se registrar el nmero correspondiente en la
cara recta del folio.
3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco,
y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo
que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado:
tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta
por separar este material se dejar constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en
este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.

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8. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se
numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se
debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar este
material se har la correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta se
le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos.
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10. Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina
negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el rea de
notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas
del documento foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se consideren
pertinentes. Si una o varias fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a sta se le
escribir su respectivo nmero de folio, dejando constancia en el rea de notas del
instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual
que otras caractersticas: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se har la correspondiente referencia cruzada.
11. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse
en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el material para
evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta
el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros
de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o
pginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta
foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya mas de una, en caso
contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.
14. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones.
15. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso tcnico
de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
16. La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se
encuentran empastados o cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el
rea de notas del instrumento de control o de consulta. La foliacin de este tipo de
documentos debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.

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Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido.

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18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de
conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CDs-
, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a
la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por
separar este material se har la correspondiente referencia cruzada.


Bibliografa
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Tablas de Retencin y Transferencias Documentales:
(Versin Actualizada). Bogot : AGN, 2001.
......... ordenacin Documental. Bogot: AGN, 2003.
......... Sistema Nacional de Archivos. Boletn Nexos No. 56. Bogot : AGN.
......... Acuerdo No. 38 de 2002. Bogot : AGN 2002.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Y DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIN PBLICA. Circular No. 004 de 2003.Bogot: AGN, 2003.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. COMIT DE CONSERVACIN DEL SNA. E
ICONTEC, Proyecto. Norma tcnica colombiana.Materiales para documentos de archivo con
soporte en papel. Caractersticas de calidad. En estudio.