Departamento de Soporte Tcnico Derechos Reservados Aspel de Mxico, S.A. de C.V.

15/08/2014 1
Contabilidad Electrnica Paso a Paso con Aspel-COI 7.0

Implementar el manejo de la contabilidad electrnica es muy sencillo, sigue estos pasos y te
encontrars cumpliendo con las ltimas disposiciones fiscales de manera fcil y segura:

1. Instala Aspel-COI 7.0 y actualzalo al Re-instalable 1 o superior.
2. Define los datos fiscales de los proveedores y terceros.
3. Configura los catlogos bsicos necesarios.
4. Asigna el Cdigo Agrupador definido por el SAT a las cuentas contables.
5. Captura tus asientos contables con el detalle de la transaccin.
6. Listo!, en cualquier momento podrs generar Los archivos XML listos para ser entregados
a la Autoridad.

A continuacin se indica los pasos de forma detallada:

1. Instala Aspel-COI 7.0 y actualzalo al Re-instalable 1 o superior.

Para la instalacin y puesta en marcha de la versin recomendamos:
a) Si es la primera vez que utilizas Aspel-COI, seguir los pasos del documento
223.Puesta en marcha de Aspel-COI 7.0 para nuevos usuarios (Nueva base de
datos) el cual podrs descargar en www.aspel.com.mx/base
b) Si has sido usuario de una versin anterior de Aspel-COI sigue las
indicaciones del documento 224.Puesta en marcha de Aspel-COI 7.0 para
usuarios de una versin anterior, el cual podrs descargar en
www.aspel.com.mx/base.

Para actualizar al R1 desde tu sistema Aspel-COI 7.0 sigue estos pasos:
1. Ingresa al men Ayuda / Servicio de actualizacin en lnea
2. Elige la opcin de Aspel-COI y haz clic en la tecla F4, con lo cual empezara la
descarga de la actualizacin de forma automtica.
3. Al trmino de la actualizacin se mostrar un mensaje indicando que la
actualizacin se realiz de forma exitosa y en la ventana de Servicio de
Actualizacin en lnea podrs validar que ya estas actualizado al Re-instalable
1.















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2. Define los Datos fiscales de los proveedores y terceros.

Ingresa al men Fiscales / Operaciones con terceros / Ingresos cobrados / Datos fiscales
de terceros / Agregar o con el cono

En el Catlogo de Datos Fiscales de Terceros debers agregar todos los terceros con los
que realices operaciones, esto es:
a) RFC del proveedor.
b) Nombre del Proveedor o Beneficiario.
c) Cuenta bancaria a la que generalmente le pagas.
d) Banco de la cuenta bancaria la que generalmente le pagas.
e) Indica si es con Cheque o Transferencia con lo que generalmente le pagas.

Estos datos te permitirn agilizar la captura del detalle de la transaccin en los asientos
contables.





Figura 1. Actualizacin al R1.



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3. Configura los catlogos bsicos necesarios.
Ingresa al men Archivo / Plizas / Plizas o con el icono

a) Tipos de plizas

Dado que Aspel-COI 7.0 permite definir una gran cantidad de tipos de plizas y que la
Autoridad reconoce en la estructura slo tres tipos de plizas: Diario, ingresos o egresos,
Aspel-COI permite asignar el tipo de pliza del SAT a los tipos de plizas que se manejen
en Aspel-COI.
Se deben registrar utilizando el cono con el cual aparecer una ventana que permite
capturar el Tipo de pliza, Descripcin de la misma y el Tipo fiscal.










Figura 3. Asociacin del Tipo Fiscal a los tipos de plizas.
Figura 2. Datos Fiscales de Terceros.



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b) Monedas
Ingresa al men Archivo / Monedas o con el icono agregar o modificar la moneda.

Si se realizan operaciones en monedas diferentes a la moneda nacional, es necesario que
para las monedas que se utilicen se asigne la clave SAT correspondiente, de acuerdo al
catlogo publicado en la pgina de internet del SAT, en Aspel-COI 7.0 se agrega un campo
al Catlogo de monedas para asignar dicho valor.





















4. Asigna el Cdigo Agrupador definido por el SAT a las cuentas contables.
En Men Archivo / Catlogo de cuentas o desde el icono en la pestaa Fiscales
debers definir por cuenta: el Cdigo Agrupador que el SAT requiere, adems para facilitar
la captura del detalle de la transaccin se podrn definir los campos siguientes:

RFC: debe asignarse para las cuentas relacionadas a un tercero como
proveedores o acreedores, el sistema permite escoger entre los RFCs definidos
en el paso 2. Lo definido aqu es sugerido por el sistema en la captura de plizas
como detalle de la transaccin.

Captura de cheque o transferencia: Se debe activar el parmetro a las cuentas que
al afectarlas se est realizando un pago con Cheque o Transferencia, por ejemplo,
las cuentas correspondientes a las de las cuentas bancarias y tambin podrs
definir el tipo de asiento, y se lee de la siguiente manera, por ejemplo, cuando se
Figura 4. Asociacin de la Clave Fiscal a las Monedas.



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haga un abono a la cuenta bancaria, es que se est registrando un pago con
Cheque o con Transferencia y en ese caso se debe registrar el detalle de la
transaccin correspondiente a la Forma de pago.

Captura de comprobantes: Se debe activar el parmetro a las cuentas que al
afectarlas generalmente hay un CFDI relacionado a la operacin y se debe asociar
a la partida.


















5. Captura tus asientos contables con el detalle de la transaccin.
Ingresa al men Archivo / Plizas / Plizas o con el icono

Se deben capturar las plizas y si se indica una cuenta a la que se defini Captura de
cheque o transferencia en el paso nmero 4, al indicar el monto aparecer la ventana de
Informacin adicional de la partida donde se debe indicar la forma de pago.










Figura 5. Configuracin de la Cuenta contable.



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De acuerdo a los nuevos requerimientos, Aspel-COI 7.0 da la oportunidad de asociar ms de un
CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) a cada partida de la pliza, siempre y cuando se
haya configurado el parmetro Captura de comprobantes a la cuenta contable en el paso nmero
4.
















Figura 6. Captura de la Forma de Pago.



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En la consulta de plizas y catlogo de cuentas, para identificar las caractersticas del asiento
contable, se identifica mediante un marcador de color los siguientes casos:
OT = Si el asiento afecta la declaracin de Operaciones con terceros.
IN = Si el asiento es un Ingreso (antes IETU).
BN = Si para el asiento se captur forma de pago
CF = Si la partida tiene un Comprobante fiscal asociado.
























Figura 7. Asociacin de los documentos comprobatorios.



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6. Listo Genera los Archivos XML para entregarlos a la Autoridad.

En la consulta de Balanza de comprobacin y en la de plizas se ha agregado el botn Genera
XML, el cual genera el archivo XML con la estructura de cada consulta tal como lo establece la
Autoridad en el Anexo 24 de Segunda Resolucin a la RMF 2014, listo para su envo a travs de
Buzn tributario.

De esta forma, Aspel-COI 7.0 integra la funcionalidad requerida para cumplir con las
especificaciones de la Contabilidad Electrnica.


Para mayor informacin, puedes consultar el documento 226. Qu, cmo y cundo? de la
Contabilidad electrnica el cual podrs descargar en www.aspel.com.mx/base


Atentamente
Aspel Soporte Tcnico

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Figura 8. Consulta del catlogo de plizas y catlogo de cuentas.