BALANCE GENERAL: Tambin llamada Estado de situacin, es el documento
contable que presenta la situacin financiera de un negocio en una fecha determinada. El balance General presenta la situacin financiera de un negocio, porque muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones; as como el valor del capital.
PARTES O ELEMENTOS DE FORMAN EL BALANCE GENERAL:
Encabezado Nombre de la empresa o propietario Indicacin de que se trata de un balance general Fecha de formulacin Cuerpo Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que tomen el activo Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo Importe del capital contable Firmas: Del contador que lo hizo y autorizo Del propietario del negocio
FORMAS DE PRESENTACION DEL BALANCE GENERAL: Forma de reporte Forma de cuenta.
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS:
ACTIVO: representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa: Circulante Fijo Diferido
Activo circulante: bienes y derechos que estn en rotacin o movimiento constante y de fcil conversin en dinero en efectivo. Activo fijo: bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propsito de usarlos, y no de venderlos. Activo diferido: gastos pagados por anticipado, por los que se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente y que son convertibles en gasto conforme pasa el tiempo.
PASIVO: representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa Circulante Fijo Diferido
Pasivo circulante: deudas y obligaciones que venzan en un plazo menor de un ao. Pasivo fijo: deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un ao, a partir de la fecha del balance. Pasivo diferido: cantidades cobradas anticipadamente; por las que se tiene la obligacin de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el tiempo.
Ejemplo de cuentas de balance: ACTIVO
PASIVO
CIRCULANTE CIRCULANTE
Caja Proveedores
Bancos (1) Acreedores diversos
Mercancas(Inventario Almacn) (1) Documentos por pagar C.P.
Clientes IVA cobrado
Deudores Diversos Anticipo de Clientes
Inversiones Temporales FIJO (1) Documentos por Cobrar C.P. Prestamos o Acreedores Hipotecarios (1) Acciones y valores a C.P. (1) Documentos por Pagar (LP)
Anticipo A Proveedores DIFERIDO
Funcionarios y Empleados Rentas Cobradas x Anticipado
IVA Acreditable Inters Cobrado x Anticipado
FIJO CAPITAL CONTABLE
Terrenos Ventas
Edificios Costo de venta
Depreciacin acumulada de edificios Gastos de venta
Equipo de Oficina Gastos de administracin
Equipo de Computo Reserva Legal
Equipo de Transporte Capital Social
Maquinaria y Equipo Utilidad del Ejercicio
Deudores hipotecarios Impuesto sobre la renta (1) Documentos por Cobrar(L.P.) (1) Acciones y valores a L.P.
Depsitos en garanta
Patentes
Derechos de autor Papelera y artculos de escritorio Propagando y publicidad
DIFERIDO
Seguros o Primas de Seguros
Gastos de instalacin
Rentas Pagadas x Anticipado
Inters Pagado x Anticipado
DEFINICIONES DE LAS CUENTAS
Caja y Bancos.- Est constituida por moneda de curso legal, o sus equivalentes, disponible para la operacin, como depsitos bancarios en cuenta de cheques, giros bancarios, telegrficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.
Documentos o Cuentas por cobrar.- Representan derechos exigibles originados por venta de mercancas, servicios prestados u otorgamiento de prstamos. Los documentos pueden ser letras de cambio o pagars, con la ventaja de que son documentos amparados legalmente.
Almacn o Inventarios.- Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin para su posterior venta, tales como materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque como el envase de mercancas o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.
ACTIVO FIJO. Bienes tangibles que la empresa adquiere con el propsito de usarlos en forma ms o menos permanente.
Inmuebles, Maquinaria y Equipo.- Tiene por objeto a) el uso de los mismos en beneficio de la empresa, b) la produccin de artculos para su venta, c) la prestacin de servicios a la empresa, a su clientela o al pblico en general; la adquisicin de estos bienes denota el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad.
Terrenos.- Importe de los costos de adquisicin de los terrenos propiedad de la empresa, deben evaluarse al costo erogado, considerando el precio de adquisicin, los gastos notariales, urbanizacin, etc.
Edificios.- Valor de la construccin propiedad de la empresa, deben evaluarse al costo de adquisicin o de construccin, considerando las instalaciones y el equipo de carcter permanente.
Maquinaria y Equipo.- Costo de adquisicin de mobiliario, enseres, equipo de transporte, maquinaria, etctera.
ACTIVO DIFERIDO.- Representan una erogacin efectuada por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir como: primas de seguros, renta de locales, algunos impuestos como el IVA Acreditable, gastos de instalacin, adquisicin de derechos o patentes, materiales accesorios para el uso exclusivo del negocio como papelera tiles de escritorio, material de propaganda. Bienes y servicios pagados anticipadamente que originan un derecho y que con el tiempo se convierten en gastos.
Gastos de instalacin.- Importes pagados por la empresa con objeto de acondicionar el local con canceles, alfombras, pisos, lmparas, etc. En algunos casos aceites, combustibles y lubricantes.
PASIVO.- DEUDAS Y OBLIGACIONES A CARGO DE LA EMPRESA. PASIVO A CORTO PLAZO.- Deudas por pagar a corto plazo menos de un ao.
Documentos por pagar a corto plazo.- Comprende obligaciones provenientes de las operaciones o transacciones, tales como la adquisicin de mercancas y/o servicios, por la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo, se representan por letras de cambio y pagars.
Proveedores.- Importe de las deudas por compras a crdito, de artculos del giro de la empresa.
Acreedores diversos.- Importes que se deben pagar por adquirir a crdito algn bien o servicio. IVA por pagar.- Es el impuesto al valor agregado que se cobra al vender bienes o servicios. El saldo de esta cuenta, siempre acreedor, representa pasivo circulante.
PASIVO A LARGO PLAZO. Deudas por pagar a ms de un ao.
Documentos y Cuentas por pagar a largo plazo.- Representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisicin de mercancas o servicios.
CAPITAL Aportaciones de los socios o accionistas, ms la utilidad del o los ejercicios anteriores, ms las reservas de capital, menos las prdidas del o los ejercicios anteriores.
Capital contable se le designa con diferentes trminos: patrimonio de los accionistas; capital social y utilidades retenidas, o capital social y dficit.
El capital contable est integrado por:
Capital Social: Son los importes correspondientes a las aportaciones de los accionistas. Otras aportaciones de los socios y accionistas.
Utilidades retenidas: Importe de la utilidad obtenida.
Prdidas acumuladas: Prdida del ejercicio sufrida al final del o los ejercicios anteriores. (Se amortiza poco a poco).
El Estado de Resultados tambin conocido como Estado de Ganancias y Prdidas o Estado de ingresos y egresos nos indica el resultado obtenido durante un ejercicio econmico proveniente de las operaciones comerciales de la empresa que bien pudo haber sido una ganancia o una prdida.
Es un informe fi naciera obligatorio de pre-sentar para la empresa y en l se van a detallar todos y cada unos de los ingresos y egresos de la misma durante el ejercicio econmico fi analizado. Ingresos y egresos.
Los ingresos son definidos por el Instituto Americano de Contadores Pblicos como El resultado de la venta de mercancas y servicios prestados, y es medido por el cargo hecho a los clientes o tenedores de mercancas, usuarios de los servicios que se les han suministrados.
Estos son en realidad los ingresos normales de operacin, ya que la finalidad de una empresa es obtener ganancias por medio de la venta de mercancas o la prestacin de servicios.
Pero hay otras operaciones que generan ganancias para una empresa como la venta o intercambio de activos por ejemplo. stos son ingresos extras que tambin deben reflejarse en el Estado de Resultados.
Una empresa comercial tiene por finalidad vender los bienes y servicios que fabrica o compra para vender, los cuales les deben generar una utilidad. La primera fuente de ingresos para este tipo de empresas son las ventas normales de operacin. Al total de las ventas normales de operacin llamadas Ventas brutas hay que rebajarle las devoluciones en ventas que ocasionalmente hay, las rebajas y descuentos en ventas que tambin son frecuentes y de esta resta se obtiene el resultado llamado Ventas netas.
Vb - (Dev/v - Reb/v - Desc/v) = Vn
Al tener las ventas netas hay que deducirles el Costo de Venta, como ya sabemos el costo de venta es lo que cost producir a la empresa los productos que vende y recordemos que viene expresado con la siguiente frmula:
Cv =Ii + C + Gtos/c - Dev y reb/c - If
Es decir, el costo de venta es igual a la suma del inventario inicial ms las compras netas que son todas las compras hechas ms los gastos sobre esas compras menos las devoluciones o rebajas en las mismas y finalmente menos el inventario final de mercancas.
El costo de venta se lo vamos a restar a las ventas netas o ingresos netos y obtendremos la Utilidad bruta en ventas. El siguiente paso es determinar los gastos normales de operacin que se clasifican en dos grupos: los gastos de venta y los gastos de administracin y es aquel conjunto de gastos que la empresa debe hacer para cumplir sus operaciones normales.
Los gastos de ventas son aquellos gastos que estn relacionados directamente con el proceso de ventas y que son necesarios para llevar a cabo el acto de vender. Por ejemplos los gastos de publicidad o los sueldos y comisiones del equipo de venta.
Los gastos de administracin no estn relacionados directamente con las ventas pero son necesarios para el buen funcionamiento de la organizacin, ya que la empresa no slo tiene personal de venta, tambin hay otro tipo de personal como secretarias, personal contable, recursos humanos, etc. y otros departamentos que generan erogaciones y cuya clasificacin recae en los llamados Gastos de administracin.
Por ejemplo: sueldos de personal administrativo, gastos de servicios pblicos, etc. Al deducir todos los gastos normales de operacin de la utilidad bruta en ventas obtenemos la UNO, Utilidad neta en operaciones.
Los siguientes pasos son determinar otros ingresos obtenidos por la empresa que no tienen que ver con la actividad principal del negocio y otros egresos que tampoco se originan por las actividades normales de la empresa. stos son llamados ingresos y egresos extraordinarios. Un ingreso extra podra ser la ganancia que obtenemos por vender un activo, un egreso extra podra ser por ejemplo el pago de una multa.
A la UNO le vamos a sumar primero los ingresos extraordinarios logrados en el ejercicio y segundo le vamos a restar los egresos extras del mismo. Al resultado de esta relacin lo llamamos UNE. Utilidad neta del ejercicio.
No siempre el resultado es una utilidad, hay muchos casos donde el resultado de las operaciones de una organizacin arroja prdidas. En esos casos hay que revisar la gestin administrativa de la empresa para determinar las correcciones necesarias a la misma.
Veamos la forma de presentar el Estado de Resultados que puede ser un reporte vertical u horizontal pero que debe coincidir en el orden de las cuentas.
La presentacin formal debe llevar un encabezamiento donde se especifica en el siguiente orden: nombre de la empresa, nombre del estado financiero y el periodo econmico que corresponda desde la fecha de inicio a la fecha de cierre.
Despus vienen cuatro secciones: una seccin donde se muestran los ingresos, otra donde se refleja el costo de venta, luego la de gastos de operacin y por ltimo la de ingresos y egresos extras.