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Nociones de Contabilidad

Qu es la Contabilidad?

La CONTABILIDAD es informacin econmica financiera en la empresa, y es utilizada
para la toma de decisiones y control

Definicin de Contabilidad:

Proceso de observar, medir, clasificar y resumir las actividades de una organizacin
expresadas en trminos monetarios y de interpretar la informacin resultante.
La contabilidad tiene como funcin medir y registrar los hechos econmicos y financieros
que suceden en una entidad econmica.
El principal objetivo es proporcionar informacin que permita optimizar la gestin
empresarial. En otras palabras, apoyar la toma de decisiones y el control.

Sin la Contabilidad no tendramos informacin detallada

Caractersticas de la Contabilidad.

La informacin contable, para ser til y cumplir con su objetivo debe ser Significativa,
Completa,
Econmica y Oportuna, por lo que la contabilidad nos ayudar a tener informacin en
forma oportuna sobre lo que tenemos y lo que debemos, la cual debe estar
peridicamente actualizada y tener una base histrica que permita evaluar nuestro
desempeo actual con periodos anteriores, toda esta informacin podr ser la base para
tomar decisiones que tengan relacin con nuestro negocio o proyecto. Adems, debe ser
Clara, Exacta y Verdadera.


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Usuarios de la Contabilidad
Internos: Dueo (s), (accionistas), Gerente o administrador, Trabajadores (sindicato),
usuarios por reas, como Marketing, Finanzas, Recursos Humanos, etc

Externos: Fiscalizadores (Sii., Municipalidad, Inspeccin del trabajo, etc.), Bancos y
acreedores (para evaluar crditos), inversionistas, INE, Corfo, Sercotec (para datos
estadsticos), etc.

Qu es la Empresa?

Son las organizaciones que combinan la naturaleza, el trabajo, la tecnologa y el capital,
para la obtencin de Bienes y Servicios econmicos.
La contabilidad ayuda a la administracin de una Empresa, ya que, a travs de sta se
puede conocer informacin histrica de todos los movimientos que se han realizado.
La Contabilidad es la historia de la empresa escrita en cifras. El registro de todas las
transacciones que provienen de las distintas actividades que realiza, expresadas en
trminos monetarios


Alternativas para crear una empresa. Constitucin.
Caractersticas, Ventajas y Desventajas.
A. Empresario Individual, Persona Natural.
Es bastante habitual que las personas naturales inicien negocios en calidad de
empresario individual, con su propio RUT.
Por el hecho de no separar los patrimonios, el personal y el de la empresa, el
empresario individual arriesga todo, hasta la estabilidad familiar, cuando se enfrenta a
problemas en su empresa. Y del mismo modo, por problemas personales o familiares
puede arriesgar el futuro de su negocio.
La empresa puede haber tenido malos negocios y los acreedores de la empresa
podrn perseguir esas deudas en los vehculos, bienes races y dems activos
personales que tenga el dueo, empresario individual.
Desde el punto de vista tributario, el empresario individual deber, en el mes de abril
de cada ao, pagar el impuesto de Primera Categora y el Global Complementario, que
es el impuesto que afecta a las personas naturales, con tasa de hasta el 40%, porque
se entiende que la persona natural retir todas las utilidades generadas por su negocio.
Como ventaja podemos sealar que es mucho ms econmico comenzar con una
empresa de este tipo ya que no est organizada como una persona jurdica y basta con
el trmite de Inicio de Actividades en el Servicio de Impuestos Internos para quedar
registrado. Por lo anterior, tambin este trmite de inicio es ms simple y se realiza en
menos tiempo ya que no es necesario realizar previamente el trmite de la creacin de
la persona jurdica.
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B. Empresario Individual de Responsabilidad Limitada.
Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada (EIRL) Es aquella que pertenece a
una persona fsica (un individuo) y es una entidad dotada de personalidad jurdica
propia, con capacidad para ser titular de derechos y obligaciones, los cuales forman un
patrimonio independiente y separado de los dems bienes de la persona fsica
propietaria de dicha empresa.
Se genera una persona distinta, con RUT propio, con activos y pasivos propios, que no
se confunden con los del dueo.
Lo anterior quiere decir que, legal y judicialmente hablando, las deudas de la EIRL no
podrn perseguirse en los bienes del dueo, persona natural. O a la inversa, por
ejemplo, si la persona natural genera deudas (un accidente de trnsito en un auto de
su propiedad personal, que lo obliga a pagar 50 millones de pesos de indemnizacin
por la muerte de varias personas), no podrn los acreedores embargar bienes ni
perseguir las deudas en el patrimonio de la EIRL que le pertenece.
Algunos requisitos para la existencia de la EIRL son los siguientes:
- Ser mayor de 18 aos.
- No se necesita un capital mnimo para ser una E.I.R.L. (SII LEY N19857).
- Se necesita un abogado para efectuar la Escritura Pblica ya sea particular o de la
misma notaria.
- Luego este documento es publicado en el diario oficial, por el representante legal y
tiene un plazo de 60 das desde la fecha de la escritura pblica. El costo del trmite es
de 1 UTM o $0 para las empresas cuyo capital es inferior a UF 5000.
- Inscripcin en registro de comercio del conservador de bienes races.
- El representante legal debe llevar dos copias del extracto de la escritura pblica al
conservador de bienes races de manera de inscribirlos en el registro de comercio. El
valor aproximado de este trmite es de $70.000.
- Definir la duracin de la empresa puede ser plazo fijo, prorrogable o indefinido.
-Protocolo: consiste en llevar a la notaria todos los documentos hasta ahora obtenidos
para que se genere un archivo que cuenta con trmites efectuados y para mayor
seguridad se guarda una copia en la misma notaria.
- La administracin corresponde a su propietario; sin embargo, ste puede dar poderes
generales o especiales a un gerente o mandatario(s).
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- Para poner trmino a la empresa, destacan la voluntad del empresario, el trmino de
su duracin o muerte del titular.
- Tramitar el formulario 4415: Inscripcin al Rol nico Tributario y/o Declaracin de
Inicio de Actividades.
La desventaja en este caso, es el trmite inicial para crear la persona jurdica, lo cual tiene
un costo y requiere de un plazo para realizar todos los trmites legales.

C. SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
Son sociedades de personas en que los socios responden hasta el monto de sus
aportes. La sociedad de responsabilidad limitada sea civil o comercial es siempre
solemne, debe constar en escritura pblica, cuyo extracto debe inscribirse en el
Registro de Comercio y publicarse en el Diario Oficial. Las modificaciones sociales son
todos actos que deben cumplir las mismas formalidades de la constitucin. En lo no
previsto por la ley que trata las sociedades de responsabilidad limitada se rigen
supletoriamente por las normas de la sociedad colectiva contempladas en el Cdigo
Civil y en el Cdigo de Comercio.
El artculo 4 de Ley 3.918 dispone que a razn social en esta especie de sociedad,
podr contener:
- El nombre de uno o ms de los socios, o
- Una referencia al objeto social
Debe entenderse que la expresin podr, utilizada por la ley, importa solo a la
posibilidad de usar en la razn social o el nombre de uno o ms de los socios o una
referencia al objeto social (por ejemplo: Agrcola Limitada o Pesquera Cavancha
Ltda.).
En cualquiera de los casos, la razn social, deber terminar con la palabra limitada.
Algunos requisitos para formar la SRL
- Redaccin de la escritura de constitucin de la sociedad, con la asesora de un
abogado
- Otorgamiento en notara de escritura pblica de constitucin de sociedad.
- Inscripcin en el Registro de Comercio de un extracto de la escritura social.
- Publicacin de dicho extracto en el Diario Oficial.
- Iniciacin de Actividades y Obtencin o Registro del Rol nico Tributario RUT en el
SII
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Dentro de las ventajas, se puede mencionar que, no requiere capital mnimo para su
constitucin, los socios responden hasta el monto de sus aportes, son ms fciles de
administrar que una Sociedad Annima, deben cumplir con menos regulaciones que
las Sociedades Annimas ya que no requieren de un directorio y no es necesario que
celebren juntas. Al momento de preparar los estatutos de la sociedad, las SRL ofrecen
gran flexibilidad (por ejemplo, el objeto de la sociedad puede ser tan amplio como los
socios quieran, el monto del capital puede ser el que los socios deseen y pagarse en el
tiempo que los socios puedan hacerlo y las utilidades pueden ser distribuidas en la
forma que los socios decidan. La motivacin de cada socio para dedicar su mejor
esfuerzo es grande dado que participan directamente en los beneficios. Las
responsabilidades ante las obligaciones sociales de la empresa estn limitadas al
patrimonio de sta. La sociedad se mantiene an despus de la muerte de alguno de
sus socios.
Como desventajas se pueden mencionar que la admisin de nuevos socios requiere
del consentimiento de los otros. Existe un lmite de 50 socios mximo. Las
responsabilidades ante las obligaciones sociales de la empresa estn limitadas al
patrimonio de sta. El capital de la empresa no puede aumentar a menos que este sea
integra y efectivamente pagado, lo que puede ocasionar lentitud en los procesos de
expansin de la empresa. Desventaja parcial para los empresarios principiantes,
constituye la necesidad, en este caso, de llevar la contabilidad por partida doble
completa.

D. SOCIEDAD ANNIMA
Una sociedad annima es una sociedad de capital por excelencia, en dnde la persona
de los socios -llamados accionistas- no importa. Lo anterior, se traduce en que los
accionistas pueden transferir libremente sus acciones, salvo que su transferencia se
encuentre restringida en los estatutos de la sociedad o en un pacto de accionistas.
Adems, existe una clara distincin entre su propiedad versus su administracin, sin
perjuicio que en sociedades de pocos accionistas eventualmente ambas puedan recaer
en las mismas personas.
Dentro de una sociedad annima existe un directorio y un gerente general en el cual el
directorio est a cargo de la administracin de la sociedad, sus miembros son
designados por la junta de acciones. El cargo de directo es compatible con el hecho de
ser accionista y puede ser reenumerado o no en sus funciones, segn establezcan los
estatutos de la sociedad. Los directores ejercen sus funciones en forma colectiva, las
cuales son llamadas sesiones de directorio. El directorio es quien designa y substituye
al gerente general y a los dems gerentes de la sociedad, fijando su atribuciones y
deberes.
Los accionistas se renen en juntas de accionistas ordinaras o extraordinarias. Las
ordinarias se celebran una vez al ao durante el primer cuatrimestre, y versan sobre el
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examen de los estados financieros del ao anterior, la distribucin de dividendos y la
designacin de directores, entre otras materias.
La sociedad annima puede ser de dos tipos abiertas y cerradas.
La Sociedad annima abierta es aquella que hace oferta pblica, y queda sometida a la
fiscalizacin de la Superintendencia de Valores y Seguros.
La Sociedad annima cerrada es aquella que no hace oferta pblica de sus acciones y
no queda sometida a la fiscalizacin de la Superintendencia de Valores y Seguros.


Las decisiones de las empresas

Los administradores de las empresas diariamente toman decisiones en relacin con las
diferentes funciones que se realizan en la organizacin, las cuales se agrupan en tres
grandes categoras: de operacin, inversin y financiamiento.

Decisiones de operacin

Las decisiones de operacin incluyen todas las actividades que se tienen que realizar
para fabricar un producto o proporcionar un servicio y que tienen que ver con las
operaciones diarias normales del negocio como determinar el precio al que se va a vender
el producto, las condiciones de crdito que se ofrecern a los clientes, elegir proveedor y
niveles de inventario que se desea mantener, entre otras. Las decisiones de operacin
tienen que ver con la operacin diaria del negocio y se repiten continuamente durante
toda la vida del mismo.

Decisiones de inversin

Estas decisiones se refieren a la adquisicin o disposicin de los bienes que requiere la
empresa para operar como son los terrenos, edificios y equipo.

Decisiones de financiamiento

Las decisiones de financiamiento implican estudiar la manera en que la empresa puede
obtener los recursos financieros que necesita ya sea con acreedores externos a la
empresa lo que implica generalmente un costo financiero (intereses) y riesgo implcito o
por fuentes internas a travs de aportaciones de los socios.

El resultado de estas decisiones se ver reflejado en los estados financieros bsicos que
emita la empresa.

Los cuatro estados financieros bsicos

Los estados financieros que emiten las empresas son cuatro, cada uno de los cuales
presenta diferentes aspectos de la compaa. No debe considerarse que uno puede
sustituir a otro, antes bien, todos se complementan y son igualmente importantes porque
presentan informacin financiera clave acerca del negocio.

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Estado de Resultados

Tambin se le conoce como estado de prdidas y ganancias; en este estado financiero se
muestra la utilidad o prdida que obtuvo la empresa en un perodo determinado,
mostrando si la empresa fue eficiente o ineficiente en la utilizacin de sus recursos. El
estado de resultados es til para evaluar la rentabilidad de la empresa.

Balance General

A este estado financiero tambin se le conoce como estado de la situacin financiera y en
l se presentan valuados tanto los bienes y derechos con que cuenta la empresa, como
las fuentes de financiamiento a las que tuvo que recurrir para obtenerlos sirviendo de
base para evaluar la situacin financiera de las empresas.

Estado de Flujo de Caja (o efectivo)

Muestra los recursos generados por la operacin, as como los principales cambios
ocurridos en las fuentes de financiamiento y de inversin de la entidad, durante un periodo
determinado. El estado de flujo de efectivo muestra el aumento neto o la disminucin neta
del efectivo durante un perodo determinado y el saldo de efectivo al final del mismo, lo
cual permite evaluar la liquidez de la empresa al mostrar la capacidad de las mismas de
generar flujo de efectivo a partir de sus operaciones normales.

Estado de Variaciones en el Capital Contable

Como indica su nombre, este estado financiero muestra los cambios ocurridos en la
participacin de los propietarios de la empresa durante un periodo determinado. La
participacin de los propietarios est representada por el capital contable el cul puede
verse incrementado por nuevas aportaciones de los propietarios o por utilidades
generadas en la empresa que se hayan reinvertido en la misma, y puede verse disminuido
por retiros de los propietarios o por prdidas registradas en el estado de resultados.

El estado de resultados reflejar el resultado de las decisiones de operacin; en el
balance general se apreciarn las decisiones de inversin y financiamiento, en el estado
de variaciones en el capital contable las decisiones de financiamiento principalmente y en
el estado de cambios en la situacin financiera se vern reflejadas las tres decisiones.

El balance general reporta las consecuencias de las decisiones de inversin y
financiamiento; respecto a las decisiones de inversin refleja en qu y por qu monto se
invirtieron los recursos; en el caso de las decisiones de financiamiento muestra las
fuentes de donde se obtuvieron los recursos, ya sea externas o internas y en qu
cantidades otorgaron su financiamiento al negocio.
Las decisiones de los negocios relativas a su operacin, inversin y financiamiento estn
integralmente conectadas y se reflejan en el balance general.

Las decisiones relativas a cunto mantener de inventario, vender de contado o crdito,
qu saldo de efectivo tener en la chequera, contar con edificio para oficinas, poseer
maquinaria para hacer el producto, tener equipo para distribuir los productos a los
clientes, gozar la exclusividad para ser los distribuidores en una regin determinada se
reflejan en la seccin del activo del balance y representan el efecto de la decisin de
inversin del negocio. Entonces la palabra activo usada en un contexto financiero significa
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propiedad de algo (bienes y derechos que posee la empresa ) y no que se tenga un
exceso de actividad.

Las decisiones relativas a obtener los recursos sea de fuentes externas como seran
acreedores, proveedores, bancos, o bien que sean aportados por los accionistas de la
compaa se reflejan en las secciones de pasivo (deudas y obligaciones de la empresa) y
capital contable (participacin de los accionistas en la empresa) del balance general y
constituyen el efecto de las decisiones de financiamiento de la empresa.

La relacin entre el pasivo y el capital contable se ha manejado como un indicador de
salud financiera de la empresa; sumados, el pasivo y el capital contable representan el
total del activo de la compaa y se afirma que un endeudamiento muy alto puede no ser
bueno para la firma porque pudiera ocasionar en un momento dado problemas de liquidez
al no pagar los compromisos de corto plazo cuando vencen y/o insolvencia, es decir, no
contar con fondos para cubrir las deudas.
Para el inversionista de una empresa, la existencia de deuda representa un riesgo de
posible prdida de su inversin. Por otra parte, el acreedor prefiere invertir en una
compaa que tenga el mayor capital posible, con la finalidad de protegerse contra
posibles prdidas en tiempos difciles. Cuanto menor capital posea una empresa, es decir,
a mayor financiamiento por parte de los acreedores, el riesgo de generar prdidas es
mayor.

La estabilidad financiera de una empresa depende tanto de las fuentes de fondos internas
(accionistas) o externas (acreedores), como de los activos con los que cuenta y la
proporcin de cada uno de ellos.

La relacin que existe entre los cuatro estados financieros
Como se coment anteriormente, los cuatro estados financieros bsicos provienen de la misma
base de datos por lo cual se relacionan estrechamente unos con otros


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La empresa posee dos grandes elementos, los cuales son, sus Recursos y sus Obligaciones.

Recursos y Obligaciones de la Empresa

Los Recursos

La Empresa tiene recursos, los cuales se dividen en dos reas:
Los recursos que posee y
Los recursos que le deben.

Los recursos que posee, son los diferentes elementos que posee una persona, tales
como un celular, una prenda de vestir, dinero o un televisor.
Los recursos que le deben, son todas las cosas que una persona puede haber prestado
a algn amigo, por ejemplo un Cd de Msica o una suma de dinero, los cuales, en el corto
o largo plazo le sern devueltos.

Ejemplos:
Lo que tiene
o Dinero
o Mercaderas
o Edificios
o Maquinarias
o Muebles
Lo que le adeudan
o Clientes
o Letras por cobrar

Las Obligaciones

Las obligaciones son deudas que tiene la Empresa con otras entidades, los cuales se
dividen en dos reas:
Obligaciones con Terceros y
Obligaciones con el (los) dueo(s)

Lo ms claramente identificable son las obligaciones con terceros, los que
corresponden a todas las cosas que nos han sido facilitadas y debemos devolverlas en el
corto o largo plazo.
En el entorno empresarial corresponde a todas las deudas que tiene con sus proveedores
o algn crdito bancario que est pendiente de ser pagado.

Por otro lado, las obligaciones con el(los) dueo(s) corresponden a las deudas que la
Empresa tiene con el(los) dueo(s), lo que principalmente corresponde al Capital y
corresponde al monto que ha sido aportado por los dueos, para que la empresa
comience a funcionar, pero que an no ha sido devuelto por la empresa hacia el dueo.




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Inventario

Un Inventario de Activos (recursos) y Pasivos (obligaciones), permite mostrar la situacin
de una empresa en un momento determinado.

Activos (Recursos)

Recursos financieros
Dinero en efectivo en la empresa, Ctas. Ctes., Depsitos a Plazos
Derechos Adquiridos
Ctas. Por Cobrar
Bienes Muebles
Mquinas, Equipos, Herramientas, Muebles, Vehculos, etc.
Bienes Inmuebles
Bienes Races, Locales, Edificios, Galpones
Derechos sobre marcas y otros (Intangibles)

Pasivos (lo que adeuda)

Deudas y Obligaciones contradas con terceros
Deudas por compras hechas al crdito, pagos a realizar al banco por crditos
obtenidos, deudas de Impuestos y retenciones a terceros
Deudas con los dueos
Deudas de la empresa hacia los Dueos, por el aporte de Capital y las
Utilidades generadas en los ejercicios contables.

Clasificacin de los Activos

Activos Circulantes

Es el dinero y todo aquello que puede ser transformado en dinero en el corto Plazo:
Dinero en la Caja y Bancos.
Mercaderas y Materias Primas.
Cuentas por Cobrar a los clientes o Documentos por cobrar.

Activos Fijos

Son los bienes que permiten el funcionamiento de la empresa, son el apoyo logstico:
Maquinarias de Produccin y vehculos.
Terrenos. Edificios y Locales Comerciales.
Muebles y Mquinas de Oficina.
Otras Instalaciones

Otros Activos

Son los recursos de largo plazo e intangibles:
Inversiones en otras sociedades:
Ctas. y Documentos Por Cobrar de largo plazo.
Derechos de Llaves, de Marca, Propiedad Industrial

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Clasificacin de los Pasivos

Pasivos Circulantes

Son las deudas u obligaciones con terceros que la empresa debe pagar en el corto Plazo:
Deudas con Bancos y Financieras
Deudas con Proveedores
Deudas de Impuestos y Retenciones

Pasivos de Largo Plazo

Son las deudas u obligaciones con terceros que la empresa debe pagar en el Largo Plazo:
Deudas con Bancos y Financieras (Crditos Hipotecarios)
Deudas con Proveedores y Acreedores (obligaciones a ms de un ao plazo)

Patrimonio

Es el dinero que la empresa adeuda a sus Dueos por diferentes conceptos:
Capital aportado en la iniciacin de actividades o nuevos aportes.
Utilidades obtenidas en los ejercicios comerciales.
Reservas (utilidades capitalizadas)


Ecuacin del Inventario

Los ACTIVOS que posee una empresa, tienen su origen en deudas que la empresa
adquiere con terceros (PASIVOS) y con sus dueos (PATRIMONIO).

Una de las caractersticas fundamentales de la situacin financiera de una empresa y que
se encuentra registrada en la contabilidad es que debe permanecer en un completo
equilibro, es decir:



Lo que se explica tambin de la siguiente forma:





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Ecuacin Patrimonial:





Variacin de la Igualdad del Inventario












Dos conceptos de activos:
uno de ellos aumenta, el otro
necesariamente debe disminuir.

Dos conceptos de pasivos:
uno de ellos aumenta, el otro
necesariamente debe disminuir.

Un concepto de activo y
otro de pasivo,
Los dos Aumentan, o bien,
los dos Disminuyen

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Sistemas de Contabilidad.

Bsicamente existen dos sistemas:

1) Sistema Jornalizador: Que consiste en registrar cronolgicamente todas las
transacciones en un libro de contabilidad denominado el Libro Diario.
Luego las transacciones se resumen por conceptos (cuentas) en el Libro Mayor y
de ah, con los resultados finales de cada cuenta se confeccionan los informes
como el Balance General.
En otras palabras, se refiere principalmente al uso de los libros bsicos de
contabilidad, sealados en el Art. 25 del Cdigo de Comercio, es decir, Libro
Diario, Libro Mayor, de Inventarios y Balances.


2) Sistema Centralizador: Esta estructura de contabilizacin, se basa
principalmente en la divisin del Libro Diario, en Libros (o diarios) Auxiliares, lo que
permite entre otros aspectos, la divisin de tareas, compartiendo con esto las
responsabilidades entre las personas encargadas de las anotaciones contables.
Esto ltimo tambin permite implementar medidas de control como por ejemplo,
que una persona verifique lo realizado por otra, ya que no es una sola persona la
que realiza todos los registros (Esto se da solo en empresas en que el volumen de
informacin justifica que el trabajo se realice por ms de una persona).
Al respecto, el Art. 28 del Cdigo de Comercio seala: Llevndose el libro de caja
y facturas (Compra y/o Ventas) podr omitirse en el diario el asiento (registro)
detallado tanto de las cantidades que entraren como de las compras y ventas y
remesas de mercaderas que el comerciante hiciere.

En la prctica, y por disposiciones del Servicio de Impuestos Internos, se lleva el Sistema
Centralizador, ya que este Servicio requiere que se lleven los Libros de Ventas y
Compras para controlar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Libro de Retenciones
para registrar las Boletas de Honorarios, el Libro de Remuneraciones, que adems es
requerido por la Inspeccin del Trabajo, etc.

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Autor: LICEO COMERCIAL PUERTO MONTT
ESPECIALIDAD DE CONTABILIDAD
PROFESOR CLAUDIO ARTEAGA

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El Proceso Contable:














Transacciones
Compras
Ventas
Contratos
Pagos
Cobros
Crditos
Documentos
Mercantiles
Facturas
Boletas
Contratos
Cheques
ETC.
egistros en !ibros "u#iliares
Compras
Ventas
emuneraciones
etenciones
Banco
$tros%
egistros en !ibro Diario
&ngresos
Egresos
Traspasos
egistros en !ibro Ma'or
Cuentas
&n(ormes Finales
Balance )eneral
Estado de esultados
Estado de Flu*os de E(ecti+o
Estado de Cambios en el Patrimonio