10 reguli ale etichetei in afaceri

Detaliile conteaza poate mai mult decat in orice alta situatie atunci cand vine vorba despre codul bunelor
maniere. Iar eticheta in afaceri inseamna mai mult decat "cei sapte ani de acasa", de la a sti cum si cand
sa iti dai cartea de vizita pana la a te descurca onorabil atunci cand pur si simplu nu iti amintesti numele
interlocutorului.

Cum facem prezentarile si in ce ordine

Atititudinea cantareste greu in crearea "primei impresii": un zambet fortat se vede cu usurinta, la fel si
cuvintele de politete schimbate mecanic. Naturaletei si sinceritatii momentului prezentarilor li se adauga si
cateva norme mai "tehnice" ale etichetei. "Pe langa obisnuinta de a ne rosti numele, functia si afilierea la
o anumita organizatie, prezentarile in lumea afacerilor transmit un mesaj de respect si reflecta modul in
care persoana care initiaza acest lucru vede statutul celeilalte persoane pe care o prezinta", am aflat de
la Ema Grigore, consultant & trainer Achieveglobal (Intersource Romania). Ea isi aminteste: "nici acum nu
pot uita o intamplare petrecuta in activitatea de consultanta. Am intrat in biroul unui client, un director de
vanzari, impreuna cu colegul meu, mai in varsta decat mine dar care facea parte din echipa de proiect pe
care o conduceam. Directorul de vanzari s-a ridicat in picioare, a trecut pe langa mine, s-a dus la colegul
meu si i-a strans mana calduros. Toate acestea se intamplau in timp ce noi abia apucasem sa salutam iar
colegul meu se pregatea sa ma prezinte in calitate de manager de proiect". Prin urmare cel mai important
lucru despre prezentari este sa le initiem. Daca nu reusim sa facem acest lucru putem cauza jena si
disconfort. In afaceri prezentarile sunt influentate de putere si ierarhie; se prezinta inferiorul - superiorului
iar persoana care prezinta pe cineva are de spus doua nume: intai pe al superiorului (client, sef, director),
ulterior pe al inferiorului (subaltern, asistent, s.a.m.d).

Strangerea de mana si salutul

Salutul fizic acceptat ce poate insoti prezentarea este strangerea de mana. "Pupatul a aparut in arena
afacerilor datorita femeilor si a produs mai multa confuzie decat orice aspect al etichetei masculine sau
feminine. Barbatii si femeile trebuie tratati egal in afaceri: nu poti sa dai mana cu unii si sa-i pupi pe altii",
declara Ema Grigore. Ea spune ca femeile ar trebui sa invete sa-si salute chiar si prietenii buni cu o
strangere de mana, daca nu vor sa emita semnale confuze. "Printre altele, eticheta sociala spune ca
femeia este cea care va intinde mana mai intai. Mai exista insa si femei care pot fi surprinse daca un
barbat le intinde mana! In afaceri, nu conteaza cine intinde mana primul, dar cel care preia controlul
situatiei va raspunde si de aceasta initiativa", arata consultantul de la Achieveglobal.

Inmanarea cartii de vizita

Cartea de vizita este prima treapta a construirii identitatii unei companii. Daca lucrezi in domeniul artelor
sau in mass-media, poti da frau imaginatiei in designul acesteia, insa pentru majoritatea industriilor, este
indicat stilul clasic, cu dimensiunile standard pentru a avea loc intr-un port - card (altfel risca sa ajunga
intr-un sertar sau la cosul de gunoi si nimeni nu isi doreste acest lucru). "Cartea de vizita se ofera direct in
mainile interlocutorului, sau se asaza pe birou, in fata acestuia. Cartea de vizita a interlocutorului se
primeste multumind pentru aceasta, cu o atitudine pozitiva, cercetand pentru cateva secunde continutul
sau, zambind si pastrand contactul vizual cu interlocutorul", am aflat de la Decebal Leonard Marin,
Managing Partner Corporate Dynamics International. El atrage atentia ca momentul in care se inmaneaza
cartea de vizita trebuie ales cu tact si este legat de felul in care decurge discutia, de senioritatea si de
momentul in care ceilalti interlocutori isi prezinta cartile de vizita. In cazul lipsei acesteia, persoana in
cauza trebuie sa se scuze elegant, si in cel mai scurt timp, direct, prin e-mail sau prin posta sa o trimita
interlocutorului.
Cum retinem numele corect

Pentru multi dintre noi, a tine minte numele interlocutorului poate deveni o problema, ceea ce aduce un
moment de jena si frustrare, pentru ca nu stim cum ne putem adresa in continuare. Ema Grigore explica:
"asta ni se intampla pentru ca in momentul prezentarii suntem preocupati de ce spunem noi, de cum ne
comportam si ce vrem sa transmitem. Putem depasi aceasta dificultate transferand toata atentia noastra
si concentrarea pe interlocutor. Cand nu iti amintesti un nume, admite acest lucru pentru ca nu poti
continua dialogul nestiind cu cine discuti". Poti spune: "Imi amintesc cu placere ca ne-am cunoscut, vreti
sa imi repetati numele dumneavoastra?". Daca iti amintesti un subiect discutat cu persoana respectiva,
poti mentiona acest lucru: "Imi amintesc ca am discutat despre bugetul campaniilor promotionale insa
numele dumneavoastra mi-a disparut din memorie. Mi-l puteti reaminti va rog?".

Eticheta gesturilor si a dialogului

Este important sa stim sa gestionam distanta fizica fata de interlocutor: atunci cand discutia nu se face cu
interpunerea unui birou intre vorbitori, este necesara asigurarea unei distante minime de confort, care in
Romania este de aproximativ 80 - 100cm. "Respectul fata de sine, dar si eticheta de afaceri cer folosirea
pronumelui de politete cand ne adresam persoanelor de fata dar si cand mentionam persoane care nu se
afla de fata in momentul vorbirii. Facuta cu politete si eleganta, trecerea la 'tu' exprima dorinta de a usura
comunicarea intre parti si este recomandabil sa fie facuta de catre persoana ce are un oarecare
ascendent asupra interlocutorului: client vs. furnizor, senior vs. junior, persoana in varsta vs. tanar,
doamna vs. domn. Trecerea la 'tu' se face numai dupa solicitarea permisiunii si obtinerea acordului
pentru aceasta", precizeaza Decebal Leonard Marin.

Utilizarea telefonului mobil

Telefonul mobil, e-mail-ul sau faxul sunt parte din ceea ce se poate numi "terenul minat al etichetei in
afaceri". De cate ori ti se intampla sa promiti ca vei reveni cu un telefon si, cu toate acestea nu
intotdeauna reusesti sa te tii de cuvant? Daca ai un apel nepreluat sau daca o persoana asteapta
telefonul tau, nu uita sa o suni chiar daca nu ii poti da inca raspunsul sau informatiile asteptate. Dar
aceasta este numai una dintre rigorile etichetei utilizarii telefonului mobil. Decebal Leonard Marin spune
ca "din motive de impact si eficienta, convorbirile telefonice de afaceri, atat cele de pe mobil cat si cele de
pe liniile fixe trebuie de obicei reduse la strictul necesar pentru situatia in cauza. La fel ca si in cazul
mesajelor sms, cele lasate in casuta vocala trebuie sa fie scurte si la obiect si intotdeauna semnate".

Ce trebuie sa stii inainte de a apasa butonul "Trimite"

Gandeste-te, inainte de a trimite un e-mail, la numeroasele mesaje pe care le-ai primit ce aveau ca
subiect un cuvant mult prea generic, gen "Buna". Evita sa faci si tu aceeasi greseala: specifica, in mailul
pe care il trimiti, un subiect cat mai clar. Cand raspunzi la o intrebare, copiaza solicitarea care ti-a fost
trimisa si in dreptul ei adauga comentariul tau. Nu da un simplu reply dar nici nu trimite un mesaj care sa
contina doar raspunsul tau: un "da" sau "nu" sec poate crea confuzii. Decebal Leonard Marin explica: "e-
mailul respecta cateva reguli de baza: adresare personalizata, formula de salut si de incheiere
corespunzatoare statutului si relatiei dintre destinatar si expeditor. Prezenta datelor de contact reprezinta
un semn de politete dar si o necesitate pentru lamuriri suplimentare sau rezolvarea in timp util a
eventualelor neintelegeri. In cazul unui prim mesaj de prezentare, marcarea ca 'foarte important' a
acestuia reprezinta un semn de lipsa de politete ce reduce de asemenea gradul de acceptare. Trimiterea
unor mesaje sau atasamente cu glume trebuie facuta cu decenta si discernamant, iar in cazul unor
persoane cu care inca nu suntem intr-o relatie foarte apropiata numai dupa ce am cerut permisiunea
acestora. Chiar si in cazul acceptului, trimiterea unor astfel de mesaje cu o frecventa zilnica mare intr-o
perioada indelungata de timp poate duce la schimbarea parerii despre competenta partenerului de
afaceri."

Criteriile dupa care ne alegem vestimentatia

Este mult mai riscant sa te imbraci prea sport, dand impresia de lipsa de profesionalism sau respect,
decat sa alegi o tinuta poate prea formala pentru o anumita ocazie - intotdeauna aceasta va comunica
respect fata de sine si fata de ceilalti. Daca exista cea mai mica sansa ca intr-o zi sa ai o intalnire de
afaceri, alege din garderoba ta o tinuta "business". Ema Grigore arata criteriile care stau la baza
alegerilor vestimentare si intrebarile "ajutatoare" in cazul fiecaruia: profesia practicata sau tipul afacerii
("Avand in vedere compania la care lucrez m-am imbracat potrivit?", "Ce impresie vreau sa produc
asupra colegilor si managerului meu?"), ocazia ("Ce impresie vreau sa produc asupra partenerilor de
afaceri? Ce pot purta la aceasta ora din zi?"), silueta si caracteristicile fizice ("Imi vine bine?", "Ce anume
vreau sa ascund si ce vreau sa scot in evidenta din infatisarea mea?"), varsta ("Imi accentuez sau
diminuez varsta reala?", "Cum ma vor percepe ceilalti?") stilul propriu ("Mi se potriveste acest stil?", "Este
stilul meu adecvat companiei si ocaziei?"). Alte trei lucruri de care trebuie tinut cont in alegerea hainelor
sunt vremea ("M-am imbracat potrivit pentru acest anotimp?", "Daca ploua sau exista riscul sa imi
murdaresc hainele pot remedia acest neajuns?"), moda ("Ma avantajeaza moda actuala?", "Ce port este
cu adevarat la moda sau e un capriciu?") si gradul de formalism ("La aceasta reuniune cum este potrivit
sa ma imbrac?", "Ce accesorii sunt potrivite pentru aceasta ocazie?").

Alegerea accesoriilor

Alaturi de tinuta si modul in care ne prezentam in fata celorlalti, accesoriile pot completa sau infirma
imaginea dorita de fiecare dintre noi. "Culoarea si calitatea lacului de unghii, calitatea ciorapilor, discretia
si calitatea parfumului, modul in care femeile isi scot in evidenta sau isi ascund anumite trasaturi prin
machiaj, numarul si calitatea bijuteriilor precum si modul in care acestea completeaza personalitatea
femeii de afaceri sunt factori care in timp pot accelera sau incetini succesul", spune Decebal Leonard
Marin. El arata si importanta accesoriilor pentru barbati in sublinierea statutului acestora: pantofii
impecabili, asortarea sosetelor, calitatea si modelul camasii si a cravatei, calitatea butonilor si modelul
ceasului de mana, folosirea acului de cravata, parfumul, alegerea unui port-card din piele, dimensiunea si
modelul gentilor de afaceri, telefonul mobil si nu in ultimul rand modelul masinii.

Secrete pentru eticheta la reuniuni de afaceri

Reuniunile de afaceri sunt o buna ocazie pentru a cunoaste potentiali colaboratori sau pur si simplu de a
purta o discutie din care sa rezulte idei utile activitatii tale profesionale. Cu port-cardul intr-o mana si
cealalta pregatita pentru a te prezenta, nu uita sa saluti organizatorii cand intri in incapere si sa te prezinti
vecinilor, la masa, incercand sa stai langa cineva pe care nu l-ai cunoscut pana atunci. Aminteste-ti sa
treci platourile mai departe si spune "va rog" si "va multumesc" de fiecare data cand este nevoie.