Lync-Guia de Uso PDF

Gerencia de Sistemas y Tecnologas 2013
www.inacap.cl/lync
Manual de Usuario
INACAP - Lync 2013
MANUAL DE USUARIO INACAP - LYNC 2013
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Tabla de Contenido
1. Introduccin__________________________________________________________________ 5
2. Principales caractersticas de Lync 2013__ _________________________________________ 7
2.1. Cul es la apariencia de mi nuevo Lync? ____________________________________ 7
2.2. Men rpido de Lync_____________________________________________________ 9
2.3. Defna cmo organizar sus Contactos________________________________________10
2.4. Tenga a mano a sus Favoritos en la lista de Contactos __________________________11
2.5. Nuevos conos en la ventana de conversacin ________________________________12
2.6. Conversaciones en pestaas ______________________________________________13
2.7. Nuevas caractersticas de video ____________________________________________14
2.8. Nuevas caractersticas de reunin __________________________________________15
2.9. Lync para clientes mviles_________________________________________________18
3. Iniciar sesin y comenzar a utilizar Lync____________________________________________19
4. Qu signifca la opcin Restablecer Estado, en el men de disponibilidad? _______________21
5. Descripcin de los estados del men de disponibilidad ________________________________22
6. Encontrar a un usuario INACAP __________________________________________________23
7. Gestin de la lista de contactos __________________________________________________26
7.1. Agregar personas a mi lista de contactos _____________________________________26
7.2. Diferentes vistas de los contactos___________________________________________29
7.3. Crear un nuevo Grupo en la lista de contactos_________________________________33
7.4. Ms sobre la gestin de contactos __________________________________________35
8. Mensajera Instantnea_________________________________________________________36
8.1. Enviar y recibir mensajes instantneos_______________________________________36
8.2. Invitar a ms personas a una conversacin ___________________________________37
8.3. Ms opciones en una conversacin de mensajera instantnea____________________39
9. Iniciar una llamada de voz a travs de Lync_________________________________________40
10. Iniciar una videollamada_______________________________________________________42
11. Compartir actividades _________________________________________________________45
11.1. Compartir el escritorio de su equipo ________________________________________45
11.2. Conceder el control del escritorio a otra persona ______________________________47
11.3. Compartir un programa de su equipo _______________________________________48
12. Iniciar una reunin en lnea no programada________________________________________49
13. Reuniones en lnea programadas________________________________________________52
13.1. Programar una reunin en lnea ___________________________________________52
13.2. Unirse a una reunin programada__________________________________________54
14. Grabar conversaciones, llamadas o reuniones en lnea_______________________________55
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1. Introduccin
Los Colaboradores de INACAP, desde ahora estarn ms y mejor conectados.
La Gerencia de Sistemas y Tecnologas de INACAP ha realizado un gran avance tecnolgico para
optimizar las comunicaciones y el trabajo colaborativo. A partir de este ao los Colaboradores contarn
con Microsoft Lync, una evolucin de Offce Communicator.
En este nuevo software convergen las tecnologas de correo electrnico, mensajera instantnea, voz
IP y video IP, lo que en el mundo de las Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin (TIC) se
conoce como Comunicaciones Unifcadas. Todo en un mismo lugar.
Los Colaboradores de las 25 sedes, desde Arica a Punta Arenas, podrn comunicarse de manera
grupal o uno a uno; estando en las dependencias de INACAP o fuera de ellas; desde su computador
de escritorio, notebook o incluso desde su telfono mvil.
Algunas de las principales caractersticas de Lync son:
Fcil de usar: uso intuitivo y con una interfaz amigable
Cuenta con un sistema de mensajera tipo chat, para una comunicacin rpida y sencilla.
Le mantiene informado con actualizaciones automticas sobre la disponibilidad de los otros usuarios
de INACAP.
Gracias a la tecnologa HD de los videos y la nitidez del audio, sus conversaciones parecern una
autntica conversacin cara a cara.
Sistema de comunicacin integrado
Agrupa en una sola plataforma diversas formas de comunicacin: mensajera instantnea, llamadas
de voz, video conferencias, entre otros.
Puede cambiar de dispositivo entre equipos de escritorio, mviles y tabletas; la experiencia de
usuario seguir siendo familiar y coherente entre ellos.
Est sincronizado con Microsoft Outlook, lo que tiene mltiples ventajas para la organizacin de
sus reuniones.
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Siempre conectados: desde cualquier lugar y dispositivo.
Los colaboradores INACAP se podrn mantener conectados entre s, mediante una amplia gama
de dispositivos y sin importar el lugar en que se encuentren.
Podr acceder a Lync desde su Smartphone o Tablet. Tambin podr hacerlo desde su casa o
cualquier lugar con conexin a internet.
Trabajo Colaborativo
Puede realizar reuniones virtuales, utilizando todas las herramientas que dispone Lync para facilitar
esta tarea.
Tiene la posibilidad de compartir el escritorio de su equipo, un programa o un archivo; adems,
cuenta con una pizarra virtual donde todos los participantes de una conversacin pueden escribir
simultneamente!
En esta gua encontrar las principales caractersticas de Lync 2013 y orientaciones respecto a su uso.
Lo invitamos a descubrir todas las posibilidades que entrega esta nueva herramienta de comunicacin
a los Colaboradores INACAP.
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2. Principales caractersticas de Lync 2013
Lync 2013 ofrece una apariencia nueva y organizada que le facilitar la comunicacin con los otros
usuarios, hacindola ms rpida y fcil. Podr establecer su ubicacin, disponibilidad o agregar notas
para que las dems personas obtengan ms detalles, si as lo desea.
En la parte superior de la ventana principal de Lync se encuentra el cuadro de notas, donde puede
escribir un mensaje para informar a los dems usuarios sobre lo que usted desee, por ejemplo:
trabajando desde la casa, si necesita ubicarme enve un mensaje instantneo, estoy en reunin,
entre otros.
A continuacin del cuadro de notas, se muestra su nombre de usuario y la imagen que lo identifca.
2.1 Cul es la apariencia de mi nuevo Lync?
Su nombre de usuario
Cuadro de Notas
Bajo el nombre de usuario se encuentra el men de disponibilidad. Lync confgura de forma
automtica esta informacin, en funcin de su actividad o del calendario de Microsoft Outlook. Sin
embargo, usted tambin puede seleccionar su estado dentro de las opciones disponibles en el men:
disponible, ocupado, no molestar, vuelvo enseguida, ausente, da libre y desconectado. Ms adelante,
se presenta una descripcin de cada uno de estos estados.
Su imagen.
El color de la franja del
costado izq., indica su
estado de disponibilidad.
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Note que al costado izquierdo de la imagen que lo identifca, hay una franja de color que vara segn su
estado de disponibilidad. En este caso, el color verde indica que se encuentra Disponible.
Bajo el men de disponibilidad se muestra el cuadro de ubicacin. Usted puede proporcionar ms
detalles sobre dicha ubicacin, cambindole el nombre a trabajo, casa, etc; as, siempre que trabaje
desde ese lugar sus contactos sabrn dnde se encuentra.
Men de disponibilidad
Cuadro de ubicacin
Si seguimos bajando en la ventana principal de Lync, distinguimos estos cuatro conos:
Contactos: se despliega el listado de sus contactos, usted puede visualizarlos organizados
de distintas formas: por grupos, por disponibilidad, entre otros.
Salones de chat: estos salones permiten establecer debates o trabajar un tema o tarea
especfca con un grupo de compaeros de trabajo. Desde este cono tiene un acceso rpido
para buscar o supervisar la actividad de algn saln, as como leer y publicar mensajes.
Conversaciones: puede revisar todas sus conversaciones, conversaciones perdidas y ver
las llamadas.
Telfono: se accede a un teclado telefnico, donde puede marcar el nmero de algn usuario
y llamarlo a travs de Lync.
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Por ltimo tenemos el cono opciones y el cuadro de bsqueda, lo que se muestra ms abajo en la
ventana principal de Lync depender de qu cono se encuentre seleccionado: contactos, salones de
chat persistentes, conversaciones o telfono.
cono opciones
Cuadro de bsqueda
2.2 Men rpido de Lync
Al posicionar el cursor sobre la imagen
del contacto, se despliega el men
rpido de Lync, con diferentes opciones
para comunicarse con la persona
seleccionada
El cono opciones ( ) permite ajustar
algunas confguraciones de nuestro Lync
personal: audio, video, desviacin de
llamadas, entre otros. A travs del cuadro
de bsqueda, puede buscar a una persona
dentro de INACAP por su nombre o
telfono- o una sala de chat.
Lync posee un men rpido, que lo hace ms funcional y amigable. ste se despliega cuando posiciona
el mouse sobre la imagen de un contacto.
Con un solo clic puede comenzar una sesin de chat , una llamada , una videollamada
o ver la tarjeta de un contacto . Mantenga el mouse sobre los tres puntos del lado derecho para
ver ms opciones ( ).
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2.3 Defna cmo organizar sus Contactos
Lync le ofrece diferentes vistas y formas de organizar su lista de Contactos. Podr agruparlos segn
rea de trabajo o por disponibilidad, podr defnir la informacin que compartir con cada uno de ellos
y saber quines lo han agregado a su lista de contactos. Ms adelante se detallan los pasos a seguir
para gestionar sus contactos.
Diferentes vistas de sus Contactos
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2.4 Tenga a mano a sus Favoritos en la lista de Contactos
Existe un grupo llamado Favoritos al comienzo de la lista de contactos, que le permite crear una lista
de los usuarios con los que se comunica frecuentemente.
Fcilmente puede desplazar sus contactos entre los diferentes grupos. Basta con seleccionar con el
mouse el nombre del contacto que desea mover, arrastrarlo hacia el nuevo grupo y soltar; o bien, hacer
clic con el botn derecho del mouse en un contacto y luego seleccionar el grupo de destino en el men
desplegable.
Grupo Favoritos dentro de
la lista de sus contactos
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2.5 Nuevos conos en la ventana de conversacin
Los iconos de la parte inferior de la ventana de conversacin, le permiten activar las distintas
herramientas de comunicacin disponibles:
Llamada: realizar una llamada de audio.
Video: iniciar una videollamada, que
incluye audio e imagen.
Administrar contenido presentable:
tiene la posibilidad de compartir el
escritorio de su equipo, un programa o un
archivo, adems cuenta con una pizarra
virtual donde todos los participantes
de una conversacin pueden escribir
simultneamente.
Invitar a ms personas: invitar a otros
usuarios a unirse a la conversacin de
mensajera instantnea
Si mantiene el mouse posicionado sobre uno de estos conos, ver las opciones que tiene disponibles.
Al hacer clic en el cono, el mensaje instantneo pasa al modo de comunicacin seleccionado.
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2.6 Conversaciones en pestaas
Esta caracterstica le permite mantener las llamadas, los mensajes instantneos y los salones de chat
en una misma ventana de conversacin.
Las pestaas aparecen en el costado izquierdo de la ventana y usted puede moverse entre las distintas
conversaciones que se encuentran activas. Ahora, si usted prefere una nica conversacin por ventana,
puede confgurarlo a travs del cono opciones.
Tres pestaas de
conversacin activas,
puede desplazarse
fcilmente entre ellas
Para extraer una conversacin a una ventana nueva, puede utilizar el botn emergente ( ). Luego,
puede usar el botn desplegar ( ), para volver a agregar la conversacin a la ventana principal.
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2.7 Nuevas caractersticas de video
Los videos con tecnologa HD y la nitidez del audio, permiten que sus conversaciones parezcan
una autntica conversacin cara a cara
Antes de iniciar o aceptar una videollamada, en la invitacin aparecer una vista previa de su
propio video.
Puede ver a todos quienes participen de una videoconferencia de forma automtica. Si el vdeo no
estuviera disponible, aparecer la imagen de la persona que est hablando.
Cuando hay ms de cinco participantes en una videoconferencia, las ventanas de video de los
cinco ms activos aparecen en la fla superior y las imgenes de los dems participantes aparecen
abajo. Asimismo, puede seleccionar un participante o ms de uno, para que sean visibles durante
toda la sesin.
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2.8 Nuevas caractersticas de reunin
Tanto si se encuentra en la ofcina como si est fuera de ella, puede unirse a una reunin a travs
de Lync. Para ello debe seleccionar la opcin Unirse a una reunin de Lync, que aparecer en
un aviso de Outlook de su equipo de escritorio, en el calendario o en el panel de reuniones de
cualquier dispositivo Windows Phone, iOS o Android.
Segn el tipo de reunin, puede decidir si desea activar o desactivar el micrfono de los participantes,
o si quiere permitir o bloquear el uso compartido de video. Estas opciones son de gran utilidad
cuando se trata de reuniones de ms de veinte participantes.
Los controles de la sala de reuniones virtual, son fciles de usar y le permiten activar y desactivar
su micrfono, cambiar los dispositivos de audio e incluso transferir llamadas a otro nmero de
telfono.
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Cuando Lync detecta que est realizando una presentacin, le asigna automticamente el estado
No molestar: presentando. As evita que le interrumpan en ese momento, con mensajes
instantneos y otras formas de comunicacin.
Tiene la posibilidad de compartir escritorio, presentaciones de PowerPoint, Pizarra y OneNote.
Puede incluso elegir varios programas para compartir, si necesita trabajar con ms de uno.
Mientras otro participante est
presentando un conjunto de diapositivas
de PowerPoint, usted puede revisarlas en
privado, volver a la vista del presentador
o sumarse a la presentacin si necesitan
presentarla conjuntamente.
Segn el tipo de reunin puede elegir una vista especfca del contenido, del moderador o de los
participantes de la reunin, con el botn Elija un diseo
Vista Galera: muestra las imgenes o videos de todos los participantes.
Vista Orador: muestra el contenido de la reunin con el vdeo o imagen del moderador, en la
esquina inferior derecha de la ventana.
Vista Presentacin: slo muestra el contenido de la reunin. Podr consultar en detalle el
contenido, pero no podr ver los participantes.
Vista Compacta: slo muestra las imgenes de los participantes; manteniendo el mouse sobre
la imagen puede ver la informacin de contacto.
Grabe y mantenga registro de sus reuniones. Al grabar una reunin, la grabacin se guarda en
un formato (MP4), que puede reproducirse en el reproductor de Windows Media. Adems, puede
publicar la grabacin en una ubicacin compartida, para que todos los participantes puedan acceder
a ella.
En Lync existen nuevas formas de colaborar durante las reuniones. Puede usar notas compartidas
y coeditar un documento durante una reunin o tomar notas para uso personal, despus de sta.
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Los usuarios de PC y de Mac se pueden unir a una reunin de Lync desde un explorador web,
utilizando todas las opciones disponibles:
Todos los miembros del grupo pueden tener
acceso a las notas compartidas: para aportar
informacin e ideas o para usar las pginas del
bloc de notas como pizarra virtual.
La ventana de OneNote se acopla a la ventana
de reunin, y el nombre de los participantes y el
contenido compartido, se agrega automticamente
a las Notas.
Vdeo de alta defnicin.
Conectarse desde cualquier sitio sin tener
que pagar costos de llamada.
Mensajera instantnea.
Uso compartido del escritorio, de las
aplicaciones y de PowerPoint.
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2.9 Lync para clientes mviles
Puede comunicarse con otros Colaboradores desde cualquier sitio que tenga acceso a Internet, no
necesita estar conectado a la red INACAP.
Puede cambiar de dispositivo entre equipos de escritorio, mviles y tabletas; la experiencia de usuario
seguir siendo familiar y coherente entre ellos.
Tiene la posibilidad de consultar el estado de disponibilidad de otros usuarios y elegir la mejor forma
de conectarse con ellos.
Lync para clientes mviles le permite conectarse
desde Windows Phone, iPhone, iPad, o
Android.
Puede defnir su estado de disponibilidad,
enviar correos electrnicos, mensajes
instantneos, realizar llamadas o hasta unirse
a una videoconferencia.
Cuando llama, Lync usa el nmero de Telefona
IP organizacional para que pueda establecer
comunicacin sin costos de llamada.
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Para iniciar sesin en Lync, debe seguir los siguientes pasos:
En el men Inicio seleccione el link Todos los programas y, a continuacin, busque Lync
2013.
Antes de iniciar sesin usted puede modifcar su estado de disponibilidad, de manera que
cuando los usuarios lo vean conectado conozcan esta informacin inmediatamente.
A continuacin, debe hacer clic en el botn Iniciar sesin.
1.Seleccione su estado
de disponibilidad
2. Debe hacer clic en
Iniciar sesin
Paso 1
Paso 2
3. Iniciar sesin y comenzar a utilizar Lync
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Ahora ya se encuentra conectado y puede comenzar a comunicarse con otros usuarios a
travs de Lync.
Puede establecer una ubicacin para que los dems usuarios sepan desde dnde est trabajando y
escribir en el cuadro de notas cules son sus actividades para el da de hoy.
Paso 3
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Al hacer clic en la opcin Restablecer Estado del men de disponibilidad, Lync establecer su estado
automticamente segn su actividad o el calendario de Microsoft Outlook. As por ejemplo, si su equipo
ha estado inactivo durante 15 minutos aparecer como Ausente.
4. Qu signifca la opcin Restablecer Estado, en el men de disponibilidad?
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5. Descripcin de los estados del men de disponibilidad
Disponible Est conectado y disponible para los dems usuarios.
Ocupado Est en una llamada de telfono de Lync o, segn su calendario
de Outlook, est en una reunin.
No molestar No desea que le molesten y solamente ver las alertas de
conversacin si las envan sus contactos del Grupo de trabajo.
Vuelvo enseguida Est brevemente ausente y volver enseguida.
Ausente Su equipo ha estado inactivo durante 15 minutos.
No estoy trabajando No trabaja y no est disponible para los dems usuarios.
Sin conexin No ha iniciado sesin.
Si ha bloqueado a otros usuarios para que no vean su estado de
presencia, siempre aparecer para ellos como desconectado.
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6. Encontrar a un usuario INACAP
Escriba el nombre de la persona que desea contactar en el cuadro de bsqueda y los resultados
que coincidan aparecern debajo de ste. Luego, haga doble clic en su nombre para poder enviar un
mensaje instantneo.
1.Digite el nombre de la
persona que est buscando
2. Debe hacer doble clic sobre
el nombre, para enviar un men-
saje instantneo.
A continuacin se despliega la ventana de mensajera instantnea y puede comenzar a escribir.
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Si no est seguro de haber encontrado a la persona correcta, la tarjeta de contacto le proporcionar
ms informacin.
Paso 1
Para mostrar la tarjeta de contacto, seleccione la imagen de la persona.
2. Se levanta la tarjeta de
contacto del usuario
1. Posicione el cursor sobre la
imagen del usuario
Paso 2
Para ver la versin completa, haga clic en la fecha situada en la esquina inferior derecha
de la tarjeta de contacto.
Debe hacer clic
sobre la fecha
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Paso 3
A continuacin, se despliega todo el contenido de la tarjeta de contacto de la persona
seleccionada.
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7. Gestin de la lista de contactos
7.1 Agregar personas a mi lista de contactos
Agregue personas a su lista de contactos si va a comunicarse con ellas frecuentemente. Existen
diferentes formas para hacerlo, a continuacin se detalla una de ellas:
Paso 1
Cercirese de que se encuentra sobre el cono Contactos de la ventana principal de Lync.
Paso 2
Busque a la persona que desea agregar a su lista de contactos, a travs del cuadro de
bsqueda.
Digite el nombre de la
persona que est buscando
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Paso 3
Una vez que encontr al usuario, debe posicionarse sobre su nombre y hacer clic con el
botn derecho del mouse.
Debe hacer clic con el botn
derecho del mouse
Paso 4
Aparece un men desplegable, donde puede seleccionar en qu lugar de su lista de
contactos va a agregarlo: favoritos, otros contactos o algn Grupo que usted haya creado.
En este ejemplo, lo agregaremos a Otros Contactos.
Seleccione la opcin Agregar a la lista de contactos y, luego, haga clic en Otros
Contactos.
Debe hacer clic en
Otros Contactos
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Paso 5
Se regresa a la ventana principal de Lync y la persona seleccionada se ha agregado a su
lista de contactos, en la ubicacin que usted defni.
El usuario se encuentra en su lista
de contactos, en la ubicacin
seleccionada: Otros Contactos
Nota importante: para ayudarle a organizar la lista de contactos, Lync rellena de forma automtica
la lista de Contactos frecuentes, en funcin de los diez contactos con los que ms a menudo tiene
conversaciones. Usted puede modifcar esta lista, siguiendo los pasos antes descritos
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7.2 Diferentes vistas de los contactos
Lync 2013 le ofrece diferentes vistas y formas de organizar su lista de Contactos.
Grupos para ver los contactos y los salones de chat organizados por los grupos que usted ha
defnido.
En la imagen se observan dos grupos que estn defnidos por defecto en Lync, Favoritos y Otros
Contactos; adems, hay dos grupos creados por el usuario, Diseo y Desarrollo.
Los nmeros entre parntesis que se encuentran junto al nombre del grupo, corresponde al nmero
de usuarios disponibles del total de contactos del grupo.
En este Grupo llamado
Diseo, dos de los tres
usuarios estn disponibles,
tal como lo indican los
nmeros entre parntesis
(2/3)
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Estado para ver los contactos organizados por disponibilidad: conectado, ausente, no disponible y
desconocido.
Relaciones para verlos agrupados segn las relaciones de privacidad que estableci para ellos:
grupos de trabajos, compaeros, contactos externos, contactos bloqueados, etc.
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Si desea cambiar la relacin de privacidad de uno de sus contactos para defnir qu informacin
compartir con l, debe posicionarse sobre el nombre del usuario y hacer clic con el botn derecho del
mouse. Luego, seleccionar en el men desplegable, el link Cambiar relacin de privacidad y elegir
aquella que estime conveniente.
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Nuevo para ver una lista de los usuarios que solicitaron formar parte de su lista de contactos.
En este ejemplo, dos personas lo han agregado a la lista de sus contactos y usted puede decidir si
desea agregarlos tambin a su propia lista de contactos.
Si se posiciona sobre la imagen de una de estas personas, se desplegar el men rpido de Lync con
diferentes opciones: enviar un mensaje instantneo , agregar a contactos , borrar solicitud y
ver la tarjeta de contacto .
Al seleccionar el botn Agregar a contactos, usted puede escoger a qu grupo de contactos asociarlo
y, simultneamente, se agrega a su lista y desaparece de la categora Nuevo.
Debe hacer clic en
Agregar a contactos
El usuario se agrega a su
lista de contactos y
desaparece de la vista
Nuevo
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7.3 Crear un nuevo Grupo en la lista de contactos
Para crear un nuevo Grupo para organizar sus contactos, puede seguir los siguientes pasos:
Paso 1
En la seccin Grupos, posicinese sobre Favoritos y haga clic con el botn derecho del
mouse.
Posicinese en Favoritos
y haga clic con el botn
derecho del mouse
Paso 2
Se despliega un men, seleccione la opcin Crear nuevo grupo.
Debe hacer clic en
Crear nuevo grupo
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Paso 3
Se habilita un espacio para que ingrese el nombre del grupo que desea crear.
Digite el nombre del
Grupo
Paso 4
Usted ya ha creado un nuevo grupo en su lista de contactos. Para comenzar a agregar
usuarios puede moverlos desde otro grupo, o bien, buscarlos a travs del cuadro de
bsqueda.
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7.4 Ms sobre la gestin de contactos
Para conocer ms sobre las posibilidades de gestin de contactos, revise las otras opciones que se
encuentran disponibles en el men contextual, que se despliega al hacer clic con el botn derecho del
mouse sobre el nombre de un grupo o el nombre de un contacto.
Por ejemplo, si desea ubicar a un usuario en Lync y ste se encuentra momentneamente ausente,
usted podra seleccionar la opcin Notifcar alertas de cambio de estado. Cuando el usuario est
disponible nuevamente, usted recibir un aviso y podr contactarse con l en ese momento.
Grupo
Contacto
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8. Mensajera Instantnea
8.1 Enviar y recibir mensajes instantneos
Siga los siguientes pasos para enviar y recibir mensajes instantneos:
Paso 1
En la ventana principal de Lync haga doble clic sobre un contacto, o bien seleccione el
cono de mensajera instantnea del men rpido de Lync que se despliega al
posicionarse sobre la imagen del usuario-.
Debe hacer doble
clic en el nombre del
contacto
Paso 2
Se levanta la ventana de mensajera instantnea o chat, ya puede comenzar una
conversacin por este medio. Ingrese el texto y presione enter para enviar.
Con los conos que se encuentran al costado derecho de la ventana, puede dar formato al
texto, insertar un emoticono o sealar que su mensaje es de alta importancia
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Nota: cuando alguien quiera comunicarse con usted y le enve un mensaje instantneo, aparecer
una alerta en la esquina inferior derecha de su pantalla. Usted podr ignorar, redirigir la invitacin
a otra persona o responder.
8.2 Invitar a ms personas a una conversacin
Para incorporar a otras personas a una conversacin debe seguir los siguientes pasos:
Paso 1
Seleccione el botn Invitar a ms personas ( ), que se encuentra en la parte inferior de
la ventana de mensajera instantnea.
Debe hacer clic en el botn
Invitar a ms personas
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Paso 2
A continuacin, seleccione la opcin Invitar a ms personas, tal como se muestra en la
fgura.
Debe hacer clic en
Paso 3
Busque a la persona que desea agregar a la conversacin, ya sea en su lista de contactos
o a travs del cuadro de bsqueda. Luego, seleccinela y haga clic en el botn Aceptar.
Si desea agregar a ms de una persona a la conversacin, puede hacerlo utilizando la tecla
CTRL y seleccionando varias a la vez.
1. Seleccione a la persona que desea
invitar a la conversacin
Aceptar
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Paso 4
El usuario seleccionado se ha agregado a la conversacin. Note que en este momento hay
tres participantes en la ventana de mensajera instantnea.
8.3 Ms opciones en una conversacin de mensajera instantnea
Si est participando en una conversacin de mensajera instantnea, puede cambiar rpidamente a
otro medio de comunicacin seleccionando alguna de las opciones que se encuentran en la parte
inferior de la ventana. Podra iniciar una llamada, si desea escuchar a la otra persona; una llamada con
video, si desea verla; o bien, compartir algn archivo o su escritorio. Revise y pruebe cada una de estas
opciones que le sern de gran utilidad para comunicarse con los Colaboradores INACAP.
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9. Iniciar una llamada de voz a travs de Lync
Para llamar a un contacto, siga los siguientes pasos:
Paso 1
En la ventana principal de Lync, posicinese sobre la imagen de la persona a la que desea
llamar, para que se active el men rpido de Lync.
Posicione el cursor sobre la
imagen del contacto
Paso 2
En el men rpido de Lync, seleccione el botn Llamar .
Debe hacer clic en el
botn Llamar.
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Paso 3
Se inicia el llamado al contacto seleccionado, a continuacin usted escuchar el tono de
marcado. Una vez que conteste, puede comenzar su conversacin.
Note que esto tambin lo puede realizar desde la aplicacin Lync instalada en su telfono
mvil, sin costo de llamada para usted.
Nota: si el usuario posee varias formas de contacto
registradas, usted podr verlas al seleccionar el men
Llamar; de lo contrario, ver slo una.
Podra revisar el nmero de la ofcina, de su telfono
mvil, entre otros.
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10. Iniciar una videollamada
En ocasiones, puede ser til ver a la persona con la que tiene una conversacin. Aunque usted necesita
tener una cmara web para realizar una videollamada, no necesita tener una para recibirla.
Para comenzar una videollamada, debe seguir los siguientes pasos:
Paso 1
En la ventana principal de Lync, posicinese sobre la imagen de la persona con quin
desea contactarse, para que se active el men rpido de Lync.
Posicione el cursor
sobre la imagen del
contacto
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Paso 2
En el men rpido de Lync, seleccione el botn Video .
botn Video.
Paso 3
Se despliega una vista previa de su video, para cerciorase de que se vea correctamente
antes de comenzar la conversacin. A continuacin, seleccione la opcin Iniciar mi video.
Debe hacer clic en
Iniciar mi Video.
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Paso 4
Una vez que la otra persona acepte su invitacin, podr comenzar la videollamada. As,
puede reunirse con compaeros de trabajo que se encuentren en otras dependencias de
INACAP y resolver rpidamente alguna tarea, inquietud, etc.
Para poner trmino a la videollamada, basta con hacer clic en el cono del telfono que se
encuentra en el costado derecho de la ventana .
Para fnalizar la
llamada debe hacer
clic en el cono
Note que esto tambin lo puede realizar desde la aplicacin Lync instalada en su telfono
mvil, sin costo de llamada para usted.
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11. Compartir actividades
En Lync usted puede compartir la pantalla de su equipo con un compaero que se encuentre en otra
ubicacin, realizar una presentacin de PowerPoint en lnea o compartir ideas en una pizarra virtual.
11.1 Compartir el escritorio de su equipo
Para compartir su escritorio con otro usuario de INACAP, debe seguir los siguientes pasos:
Paso 1
En la ventana principal de Lync, en la lista de Contactos, haga doble clic en el nombre del
usuario con quin desea compartir el escritorio.
Debe hacer doble
clic sobre el contacto
Paso 2
Cuando se abra la ventana de conversacin, seleccione el botn Compartir.
botn Compartir.
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Paso 3
A continuacin, debe hacer clic sobre la opcin Escritorio.
Debe hacer clic
en Escritorio
Paso 4
Se despliega un mensaje que indica que el usuario seleccionado podr ver todo el contenido
de su pantalla. Para compartir el escritorio, debe seleccionar el botn Aceptar.
Debe hacer clic
en Aceptar
Una vez que el otro usuario acepte su invitacin a compartir escritorio, ste podr ver la pantalla de
su equipo. Mientras esto suceda, en la parte superior de la ventana se mostrar la barra de uso
compartido y en ella el mensaje: Est compartiendo.
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Paso 5
Para dejar de compartir su escritorio, en la barra de uso compartido haga clic en el botn
Dejar de Presentar.
Debe hacer clic en
Dejar de presentar
11.2 Conceder el control del escritorio a otra persona
Usted es el nico que tiene el control del escritorio de su equipo, incluso mientras lo est compartiendo.
Cuando lo estime conveniente, puede permitir que otros usuarios tomen el control de su equipo y
puedan usar su propio mouse y teclado para desplazarse y realizar cambios.
Paso 1
En la barra de uso compartido, seleccione el men Ceder el control y, luego, el nombre
de la persona con quien est compartiendo el escritorio de su equipo.
Ceder el control
2. Seleccione al usuario a
quin ceder el control
Si desea que cualquier persona de la reunin tome el control de su equipo, haga clic en Aceptar
automticamente las solicitudes de control.
Paso 2
Para recuperar el control de su equipo, debe seleccionar nuevamente el men Ceder
control de la barra de uso compartido que est en la parte superior de su pantalla. A
continuacin, elija la opcin Recuperar control.
Ceder el control
2. Seleccione la opcin
Recuperar el control
48
11.3 Compartir un programa de su equipo.
En ocasiones, usted puede desear no compartir todo el contenido de su pantalla. En estos casos, tiene
la posibilidad de compartir slo un programa y sus ventanas.
Los pasos para hacerlo son los mismos descritos anteriormente para compartir escritorio, la nica
diferencia es que ahora en la ventana Compartir, debe seleccionar la opcin Programa. Al hacerlo, se
mostrarn todas las aplicaciones que est usando actualmente, para que pueda escoger cul de ellas
desea compartir con otro usuario.
Una vez que el usuario acepte su invitacin, ste podr ver el programa o archivo que usted desea
compartir.
De este mismo modo, usted podr compartir una presentacin de power point o una pizarra virtual,
revise todas las opciones que estn disponibles en el men Compartir.
49
12. Iniciar una reunin en lnea no programada
Puede usar el comando Reunirse ahora para iniciar de forma rpida una reunin en lnea e invitar a
personas de INACAP y externos.
Paso 1
En la ventana principal de Lync seleccione el cono Opciones
cono Opciones
Paso 2
En el men desplegable debe hacer clic en la opcin Reunirse ahora, tal como se muestra
en la imagen.
Seleccione la opcin
Reunirse ahora
50
Paso 3
A continuacin debe invitar a los usuarios a esta reunin no programada. En la ventana de
conversacin, seleccione la opcin Invitar a ms personas.
Debe hacer clic en
Paso 4
Busque a las personas que desea invitar a esta reunin no programada, ya sea en su lista
de contactos o a travs del cuadro de bsqueda. Puede seleccionar a varios usuarios a la
vez, utilizando la tecla CTRL.
Finalmente, debe hacer clic en el botn Aceptar.
Una vez que los usuarios acepten su invitacin, podr comenzar su reunin. Recuerde que
puede utilizar todas las herramientas disponibles: audio, video, etc.
1. Seleccione a las personas
que desea invitar a la reunin
no programada
2. Haga clic en Aceptar
51
Note que tambin tiene la posibilidad de enviar una convocatoria a travs de Microsoft Outlook para
aquellos usuarios que no se encuentren conectados. Para ello debe seleccionar la opcin Invitar por
correo electrnico, disponible en la pestaa ACCIONES. As, el usuario recibir un correo electrnico
con un vnculo a la reunin.
1. Seleccione la pestaa
ACCIONES
2. Debe hacer clic en Invitar
por correo electrnico
52
13. Reuniones en lnea programadas
Las reuniones en lnea le permiten trabajar con otros Colaboradores de INACAP y/o personas externas
a la institucin, desde diferentes lugares. Esto puede resultar muy til cuando necesita reunirse con
personas que estn en otra ciudad o regin.
Podr participar en una sesin de trabajo, editar archivos de manera colaborativa, presentar un
documento, entre otros.
13.1 Programar una reunin en lnea
Para programar una reunin en lnea puede hacerlo directamente desde Lync o desde Microsoft
Outlook, los pasos a seguir son similares en ambos casos. A continuacin se detalla cmo hacerlo
desde Outlook.
Paso 1
En la ventana principal de Outlook, debe ir al men Nuevos elementos que se encuentra
en la pestaa Inicio y seleccionar la opcin Reunin de Lync.
1. Seleccione el botn
Nuevos elementos
Reunin de Lync
Paso 2
Se despliega la ventana para agendar la cita, la invitacin se rellenar automticamente
con la informacin de audio y de la reunin en lnea. A continuacin, confgure la reunin tal
como lo hace habitualmente en Outlook:
En el cuadro Para, escriba la direccin de correo electrnico de cada persona a la que va
a invitar, separadas por punto y coma.
En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la reunin.
53
Paso 3
En el rea de reunin, puede escribir la agenda o temas a tratar, siempre teniendo precaucin
de no cambiar nada de la informacin respecto a la reunin de Lync. Finalmente seleccione
el botn Enviar.
Debe hacer
clic en Enviar
Seleccione una hora de inicio y una hora de fnalizacin.
Si lo desea, puede utilizar el Asistente para programacin, para buscar una hora que
est disponible para todos o la mayora de los asistentes.
54
13.2 Unirse a una reunin programada
Cuando sea invitado a una reunin en lnea a travs de Lync, recibir un correo electrnico con toda la
informacin necesaria para tener acceso a ella.
En la invitacin de Outlook, debe hacer clic en Unirse a la reunin en lnea o en el link de la reunin.
Debe hacer clic en el link
Unirse a la reunin de Lync
55
Con Lync usted podr grabar conversaciones, llamadas y reuniones en lnea, para mantener un registro
de ellas.
En la ventana de conversacin, haga clic en el men Ms opciones ( ) que se encuentra al costado
inferior derecho y, a continuacin, seleccione la opcin Iniciar grabacin.
14. Grabar conversaciones, llamadas o reuniones en lnea
1. Seleccione el men
Ms opciones
Iniciar grabacin
Usted podr reproducir y exportar sus grabaciones utilizando el Administrador de grabaciones de
Microsoft Lync. Puede guardar la grabacin en una carpeta compartida y enviarla como archivo adjunto
en un correo electrnico.

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