Comunicacion Interna y Externa

Fecha redaccin: 02/ 06/ 2013 Prepar: M.
Rodrguez

Fecha : 27-11-2013 Aprob: F. Fernndez
Fecha revisin: 01/07/ 2013 Revis: J . Castillo Codificacin: PRO-010 Pgina 1 de 12

Sistema Integrado de Gestin
PROCEDIMIENTO

C CO ON NT TE EN NI ID DO O

1 - ASPECTOS GENERALES ............................................................................................. 2
1.1 - Definiciones Generales ................................................................................................. 2
1.2 - Alcances .......................................................................................................................... 3
1.3 - Responsabilidades ......................................................................................................... 3
1.4 - Equipos y Herramientas ................................................................................................ 3
2 - PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 4
2.1 - Comunicacin Interna ................................................................................................. 4
2.2 - Comunicacin Externa ................................................................................................. 6
2.3 - Comunicacin con el Cliente ..................................................................................... 7
3 - DIAGRAMA FUNCIONAL .............................................................................................. 8
4 - REGISTROS .................................................................................................................. 9
5 - OTROS ......................................................................................................................... 10
5.1 - Anexo 1: F-10i Formulario Nota de Envo ................................................................. 10
5.2 - Anexo 2: F-10j Formulario RFI ..................................................................................... 11
5.3 - Anexo 3: F-10k Formulario Minuta Reunin ............................................................. 12

A AC CT TU UA AL LI IZ ZA AC CI IO ON NE ES S

Versin Comentarios Fecha
00 Creacin 01/07/13
01 Ajustes Menores 27/11/13

O
b
j
e
t
i
v
o

Establecer la responsabilidad, autoridad, oportunidad y metodologa que debe
utilizarse para regular las comunicaciones internas y externas de la Organizacin
para el Sistema de Integrado Gestin.
Referencias:

Intranet pblico: Si No
Tipo de Procedimientos: Procesos Gerenciales Fecha : 27/11/2013
Difusin controlada:
Toda la Organizacin
Versin :
01

Comunicacin Interna y Externa

Fecha redaccin: 02/ 06/ 2013 Prepar: M. Rodrguez


PROCEDIMIENTO
1 - ASPECTOS GENERALES
1.1 - Definiciones Generales
Organizacin: Se entender SK Industrial S.A.
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
Organizacin que puede interactuar con el medio ambiente.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que
se cumplen los criterios de auditora.
Comunicacin Externa: Es la transmisin de informacin desde o hacia las Partes
Interesadas externas a la Organizacin, ya sea con fines de percepcin de imagen, de
difusin o de respuesta a interrogantes concretas.
Comunicacin Interna: Es la transmisin de informacin dentro de la Organizacin, ya
sea para registro, toma de decisiones, sugerencias o para difusin del personal.
Emergencia: Acontecimiento no deseado que interrumpe el normal desarrollo de las
actividades planificadas.
Incidente: Suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podra haber
ocurrido un dao, o deterioro de la salud (sin tener en cuenta la gravedad), o una
fatalidad.
Nota 1: Un accidente es un incidente que ha dado lugar a un dao, deterioro de la salud o a una
fatalidad.
Nota 2: Se puede hacer referencia a un incidente donde no se ha producido un dao, deterioro
de la salud o una fatalidad como cuasi accidente.
Nota 3: Una situacin de emergencia es un tipo particular de incidente.
Instructivo de Trabajo: Es un documento que detalla cmo se desarrolla una tarea o
trabajo especfico.
Procedimiento: Corresponde a un documento que describe las etapas y actividades
relacionadas a un proceso, especificando qu, quin, cundo y dnde se realiza una
determinada actividad. Generalmente, su ejecucin involucra a ms de un rea del
Sistema Integrado de Gestin.
Reclamo Cliente: Insatisfaccin expresada formalmente por el Cliente en relacin al
Servicio prestado.
Registro: Toda aquella informacin suficiente y necesaria para demostrar la ejecucin de
una actividad establecida en el SIG. Pueden estar en papel o medio electrnico.
Satisfaccin del Cliente: Percepcin del Cliente sobre el grado de cumplimiento de los
Servicios contratados.



PROCEDIMIENTO
1.2 - Alcances
Este procedimiento es aplicable en todas las reas y actividades de la Organizacin en lo
referente al Sistema Integrado de Gestin.

1.3 - Responsabilidades
Gerente General
Gerente de Operaciones
Subgerente del SIG
Subgerencia Recursos Humanos
Administradores de Servicio o Faena
Responsable de Calidad en los Servicios o Faenas (QA-QC)

1.4 - Equipos y Herramientas
No Aplicable



PROCEDIMIENTO
2 - PROCEDIMIENTO
Las actividades de Comunicacin estn orientadas a informar, difundir, sensibilizar, educar e
internalizar los conceptos de la Gestin Integrada. Son manejadas involucrando a todas las
partes interesadas, tanto Internas como Externas.
Las partes interesadas identificadas son las siguientes:
Trabajadores y sus representantes
Accionistas
Autoridades
Proveedores y Subcontratistas
Clientes

2.1 - Comunicacin Interna
Toda la informacin que circule dentro de la Organizacin debe ser entendible, slida y
apoyada con datos verificables, en el caso de ser necesario respaldos.
Toda la informacin que sea relevante para la Organizacin ser respaldada con los
documentos de registro existentes en el Sistema Integrado de Gestin u otros medios
acordados previamente.
El intercambio de informacin escrita y digital entre los Partes Interesadas, segn sea el caso, se
identificar y controlar de acuerdo al procedimiento PRO-001 Confeccin de Documentos
SIG, al Procedimiento PRO-002 Control de Registros SIG y al Procedimiento PRO-003 Control de
Documentos SIG.
Cualquier empleado puede entregar sus sugerencias de mejora a travs de una comunicacin
a su jefatura directa.
Canales de comunicacin:
Charlas DAS, Inducciones,
Reuniones de trabajo o informativas,
Circulares o memorndum,
Correo electrnico,
Talleres, charlas, capacitaciones o cursos,
Diarios mural o ficheros informativos,
Boletines,
Telfonos o radios,
Libro de Obra o RFI,
Informes u
Otros



PROCEDIMIENTO
La Subgerencia SIG en la Oficina Casa Matriz y los Administradores de Servicio o Faena o en su
defecto, cuando se estime conveniente, a el Responsable de Calidad en los Servicios / Faenas
(QA-QC), sern los encargados de comunicar a todo el personal de la Organizacin la Poltica,
Objetivos y el rol que tienen cada uno de ellos en el SIG, de los Objetivos y Metas del sistema
que les son aplicables, as como los Procedimientos e Instructivos de Trabajo y los cambios que
en ellos ocurran, resultados de Auditoras y simulacros, entre otros.
La Subgerencia SIG es responsable de comunicar a la Gerencia General el desempeo, en su
conjunto, de la Organizacin travs de la aplicacin Procedimiento PRO-004 Revisin
Gerencial, en cuanto a los Objetivos relacionados con el Sistema Integrado de Gestin.
La disposicin relativa a informar apropiadamente a los Trabajadores de la Organizacin y a
otras Partes Interesadas, sirve para motivar al personal y estimular la comprensin y aceptacin
de los esfuerzos de la Organizacin por mejorar su desempeo en Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional.
Entre otros tpicos de divulgacin de la informacin se puede mencionar:
Poltica y Objetivos del SIG,
Programas de Gestin,
Desempeo del SIG, metas e indicadores,
Aspectos ambientales y riesgos,
Medidas de control, planes de emergencia, simulacros de emergencia y su desempeo,
Estadsticas de NC, incidentes, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas,
Mejoramiento del SIG,
Legislacin, reglamentacin ambiental y de seguridad, y
Otros que a juicio de la Organizacin sean pertinentes

2.1.1 - Consultas y/o Sugerencias
En las Oficinas la Subgerencia SIG recibe y documenta las consultas, sean estas verbales o
escritas, atendiendo y dando respuesta a los trabajadores de la Organizacin. En el caso de los
servicios o Faenas los encargados de cumplir este rol sern los Responsables de Calidad o el
J efe HSEC indistintamente.
Cuando la consulta corresponda a temas, especficos, de seguridad, el Responsable de HSEC
entregar respuesta al trabajador o trabajadores que hayan hecho la consulta y segn sea el
caso debe informarla a todos los trabajadores.
La forma que adquiera dicha respuesta ser determinada por el Responsable HSEC, pudiendo
darse el caso de:
Respuesta individual,
Respuesta pblica (paneles, volantes, afiches, etc.),



PROCEDIMIENTO
Charlas expositivas,
Correo electrnico, u
Otras formas.

2.2 - Comunicacin Externa
Cuando se reciba informacin documentada desde las Partes Interesadas, esta ser
debidamente recepcionada por la Organizacin travs del Administrador del Servicio o Faena
o quien el designe, quien realizar posteriormente la entrega al destinatario final dejando
registro de ello.
Cuando se haga entrega de informacin documentada por parte de la Organizacin hacia
las Partes Interesadas, deber ser debidamente respaldada en el Formulario F-010i.
Cuando la informacin sea recibida por medios digitales, ser responsabilidad de cada receptor
registrar y respaldar dicha informacin segn su nivel de importancia.

La Organizacin ha tomado la decisin de no comunicar externamente
la informacin acerca de los Aspectos Ambientales Significativos, a
excepcin de aquella informacin solicitada por las autoridades.

2.2.1 - Consulta y Respuestas
Cualquier consulta sobre materias relacionadas con la calidad, medioambiente, seguridad y
salud ocupacional, sern registradas por quien las reciba y enviadas al Administrador del Servicio
o Faena.
Cuando aplique, respuestas formales sern preparadas por el responsable del rea o
departamento y aprobadas por el Administrador del Servicio o Faena.
Cuando la consulta es planteada por la autoridad, la respuesta ser emitida formalmente por el
Gerencia General.

2.2.2 - Comunicacin por Incidentes y Emergencias
Para el manejo comunicacional de incidentes y emergencias, sean stas de carcter pblico
local o regional, el Gerente General, o quien l designe, define el contenido y entrega la
comunicacin oficial externa respectiva.
Quedando estrictamente prohibido que los trabajadores emitan declaraciones fuera de la
Organizacin, respecto a estas situaciones.



PROCEDIMIENTO
2.3 - Comunicacin con el Cliente
Toda la correspondencia relacionada con el Servicio o Faena, entre la Organizacin y el
Cliente se efectuar entre el Administrador del Servicio o Faena y el Representante del Cliente
designado (Administrador del Contrato o la ITO). Los representantes de las partes definirn el
canal y quienes podrn enviar correspondencia oficial.
A continuacin distintos tipos de documentos utilizados como medio formal de comunicacin
en los Servicios o Faenas.
Cartas, correos electrnicos: Empleado para tratar temas contractuales
Libro de Obras o RFI: Empleadas para solicitar informacin faltante o discrepancias
respecto del desarrollo del Proyecto, el formato F-010j, se indica en Anexo 2
Informe de No Conformidad emitido por el Cliente: Cuando el Cliente emita o indique
una irregularidad, incumplimiento o error, se har llegar los antecedentes al Responsable
de Calidad del Servicio o Faena, para que genere una No conformidad segn lo
indicado Procedimiento PRO-005.
Notas de Desviacin: Corresponden a Registros que dan cuenta de Cambios solicitados
y aprobados por el Cliente, que escapan al alcance original del Proyecto contratado.
Minutas de Reunin: Resumen de las reuniones de contrato, Anexo 3 Formulario F-10k.



PROCEDIMIENTO
3 - DIAGRAMA FUNCIONAL
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Actividades
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1
A B C A B C A B C A B C A B C A B C

2 X X
3 X X X X
4 X
5 X X X
6 X X
7

Encargado
Comunicar a
Organizacin
Comunicacin
Interna
Sugerencias
Mejoras SIG
Seleccin
Canal de
Comunicacin
Envo
Sugerencias
Recepcin
Sugerencias
Respuesta
Recepcin
Informacin

Comunicacin
Externa
Generacin
Informacin
SIG



PROCEDIMIENTO
4 - REGISTROS

# Identificacin Responsable Almacenamiento Proteccin
Tiempo de
Retencin
Recuperacin Disposicin
1
F-10i Formulario Nota
de Envo
Administrador
Web:
www.SKIndustrial.
cl/login.php
Servidor 2 aos Correlativo Destrucccin
2 F-10j Formulario RFI Administrador
Web:
www.SKIndustrial.
cl/login.php
3
F-10k Formulario
Minuta Reunin
Quien
corresponda
Web:
www.SKIndustrial.
cl/login.php



PROCEDIMIENTO
5 - OTROS
5.1 - Anexo 1: F-10i Formulario Nota de Envo



PROCEDIMIENTO
5.2 - Anexo 2: F-10j Formulario RFI



PROCEDIMIENTO
5.3 - Anexo 3: F-10k Formulario Minuta Reunin

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