ADMINISTRACION Y CONTROL DEL EFECTIVO.

ESTABLECIENDO MECANISMOS DE CONTROL.

Administrar el efectivo es saber valorar las fuentes que nos generan dicho ingresos, en el sentido
que el efectivo es el medio por el cual la empresa puede obtener los bienes y servicios para su
debida operatividad.

Finalidades del control del efectivo.
1 Gestionar en base a prioridades su utilizacin, evitando ser mal invertido
2 Planificar su utilizacin en funcin de la actividad de la empresa y establecer mecanismos de
control que prevengan el robo o mal manejo de dicho efectivo.

Para el manejo y control del efectivo hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:

A) Se debe establecer una descentralizacin, de tal forma que deben ser personas diferentes las
que: 1- El que recibe el dinero (cajero), 2- El que contabiliza (Auxiliar contable), 3- El que deposita
(personal de servicio) y 4- El que controla o verifica (auditor interno). En caso de que el negocio
sea pequeo y pertenezca a un solo propietario, la descentralizacin quedara sin efecto, ya que
dicha persona asumira tal responsabilidad.

B) Todos los ingresos generados por ventas de contado y cobros recibidos de un da, debern
remesarse en forma ntegra (100%) al banco respectivo, el da hbil siguiente despus de realizada
la operacin diaria.

C) Todos los pagos que la empresa efectu deben realizarse emitiendo cheques, de preferencia
Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicacin razonable de dicho pago
y su respectiva aplicacin contable

D) Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratgicos, a fin de solventar
pagos de cuanta pequea y de esta forma evitar problemas operativos por falta de fondos.

El control y manejo del efectivo es un tema muy delicado cuando la empresa comienza a tener
cierto volumen de actividad y tenemos que tener muy en cuenta como se genera el ingreso de
efectivo, los desembolsos a efectuar y su respectiva custodia.
Los ingresos un negocio dependen exclusivamente de la naturaleza de las actividades.
- ventas de mostrador o ventas al contado que se realizan en la sala de ventas.
- Cobros a clientes por ventas anteriores al crdito.
- Pago de clientes por medio de depsitos realizados en el banco.
- Venta a domicilio.

Ventas de contado en sala de ventas.
El punto de referencia donde convergen la mayora de los clientes es la sala de ventas. Siendo
imprescindible en este caso que la mquina registradora posea un cdigo de barras para una
mejor atencin al cliente, asimismo es necesario que dicha operacin independientemente sea al
contado o al crdito debera estar adaptado a un modulo contable donde se registre por un lado el
ingreso del efectivo por la venta realizada, la aplicacin del cobro y disminuyan los inventarios por
la salida de la mercanca o producto vendido.

Es conveniente recordar que deben existir de acuerdo al marco legal el nmero de copias
requeridas de los comprobantes, ya sea de facturas o C.C.F., y as poder cumplir con
esta normativa legal, tomando en cuenta que en caso de ser necesario y para efectos de control
interno se pueden emitirse las copias necesarias para poder documentar los ingresos por ventas
de contado.

Cobro a clientes por ventas al crdito.
El departamento de crditos y cobros, es el encargado de recuperar los montos otorgados a los
clientes y que fueron concedidos con el respectivo aval de ellos.
Los documentos para cobro como letras de cambio, pagare, facturas, comprobantes de crdito
fiscal, deben ser entregados diariamente a los vendedores y gestores de cobro, listndolos en un
informe de documentos de cobro que puede hacerse en triplicado para el cobrador, caja general y
para el departamento de crditos y cobros. Dicho informe puede contener:
* Clase y nmero de documento.
* Nombre del deudor del documento.
* Importe de dicho documento.
* una casilla que se llene si fue cobrado.
* Una casilla que se llene si fue devuelto.
* Fecha y numero de informe.
* Firmas de: recibir el documento, recibir el importe de la cobranza y firma de recibir documentos
devueltos.

En algunas empresas se acostumbra pagar las comisiones a los vendedores no por las ventas
realizadas si no por los cobros recuperados, lo cual en mi opinin personal es conveniente y
oportuno. Estos cobros realizados por los vendedores o gestores de la cartera de clientes, luego de
su verificacin y control son enviados a caja general de la sala de ventas para ser incluidos en los
ingresos del da.

Pagos de los clientes por medio de depsitos realizados en el banco.
Algunos clientes por diversas circunstancias solicitan el nmero de cuenta corriente o en algunos
casos el nmero de cuenta de ahorro de la empresa, quien con la debida precaucin puede
concedrselas. En este caso el cliente deposita o remesa en la fecha de pago correspondiente a la
cuenta de la empresa. Si el banco no remite la correspondiente nota de abono, el contador debe
estar pendiente cuando al final del mes el banco adjunta alestado de cuentas todas las notas de
abono correspondientes y realizar las aplicaciones contables del caso, debiendo informar al
departamento de crditos y cobros para su respectiva actualizacin y control.

La venta a domicilio.
Es otra forma de llevar efectivo a la caja general. En este caso, la mercanca o servicio es
despachado y al momento de entregar el vendedor el producto o servicio recibe el efectivo que
posteriormente al regresa a la empresa debe reportar dicha venta y entregar el efectivo
correspondiente a la caja general.

Las salidas de efectivo, Control y vigilancia.
La comprobacin y vigilancia de los egresos es una labor sencilla y practica, pero igual es
importante su respectivo seguimiento y control, siendo necesario para esta actividad que exista la
autorizacin respectiva de un ejecutivo de la empresa y que sea comprobado por un documento
que justifique dicha salida.
Para que la administracin y control del efectivo posea la eficiencia requerida es muy importante
poder realizar de forma periodice y sin previo aviso un arqueo de caja general, esto con el nico
propsito de corroborar y prevenir el buen manejo del efectivo. A continuacin veamos un
formato de arqueo de caja general.




















A manera de conclusin detallamos los cuatro principios que se aplican en el manejo del efectivo y
los cuales utilizados de forma correcta nos ayudaran a hacer un buen manejo de las entradas y
salidas de dicho efectivo.




PRINCIPIOS EJEMPLOS
1- Se deben incrementar las
entradas de efectivo.
- Incrementando el volumen de ventas.
- Incrementando el precio de venta.
- eliminando descuentos.
- Fortaleciendo la venta de los productos que
tienen mayor de contribucin.
2- Tenemos que acelerar las
entradas de efectivo.
- Darle mayor nfasis a la venta
de contado.
- Solicitar anticipos a los clientes.
- Minimizar los plazos de crdito.
3- Planificar y disminuir las
salidas de efectivo.
- Negociar estratgicamente mejores
condiciones de precios con los proveedores.
- Programar fechas especficas para el pago a
proveedores.
- manejar un plan de austeridad en todos los
departamentos.
- Realizar bien las cosas desde la primera
vez. (Implementando el programa de
calidad.)

4- Debemos demorar las salidas
de efectivo.
- Hay que negociar con los proveedores
plazos de pago ms largos.
- Adquirir los inventarios y otros activos
aplicando el justo a tiempo o sea cuando
realmente se vayan a necesitar.


Bibliografia consultada:
Gerardo Guajardo-Contabilidad.
romelia.comli.com