1

Universidad Tecnolgica Equinoccial

Facultad de Ciencias Sociales y Comunicacin
Relaciones Pblicas y Comunicacin Organizacional
TESIS
Previa a la obtencin del Ttulo de
Licenciado en Relaciones Pblicas y Comunicacin Organizacional
Tema:
Manual de organizacin para eventos benfico-deportivos
Caso: Ecuadorian Petroleum Golf Association - E.P.G.A
Director: Lic. Ana Mara Corral
Autor:
Cristina Mora G.
Quito-Ecuador
2008
2
NDICE
Protocolo de Tesis ......................................................................................................... I
CAPTULO I MARCO TERICO Y CONCEPTUAL
1.1 Comunicacin Institucional ............................................................................... 1
1.1.1 Definicin y Conceptos de la Comunicacin Institucional ...................... 1
1.1.2 Importancia de la Comunicacin Institucional ........................................ 3
1.2 Imagen Institucional .......................................................................................... 5
1.2.1 Definicin y Conceptos de la Imagen Institucional ................................ 5
1.2.2 Importancia de la Imagen Institucional................................................... 6
1.3 Protocolo-Organizacin..................................................................................... 7
1.3.1 Definicin y Conceptos del Protocolo-Organizacin .............................. 7
1.3.2 Importancia del Protocolo-Organizacin .............................................. 10
1.4 Tipos de actos protocolarios ............................................................................ 11
1.5 Planificacin de un acto................................................................................... 13
1.5.1 Fases de organizacin de un acto.......................................................... 13
1.5.2 Esquema bsico de los actos................................................................. 20
1.5.3 Los medios de comunicacin durante un acto....................................... 22
1.5.4 El equipo organizador de un acto ......................................................... 23
3
CAPTULO II CASO ECUADORIAN PETROLEUM GOLF ASSOCIATION
2.1 Antecedentes Generales E.P.G.A. ................................................................... 25
2.1.1 Filosofa Corporativa de la E.P.G.A..................................................... 26
2.1.2 Identidad visual de la E.P.G.A ............................................................. 26
2.1.3 Imagen de la E.P.G.A........................................................................... 27
2.1.4 Pblico Interno y Externo de la E.P.G.A. ............................................ 28
2.1.5 Filantropa Corporativa de la E.P.G.A ................................................. 29
2.1.6 La organizacin de eventos deportivos y sociales de la E.P.G.A. ......... 30
2.1.7 Objetivo de los eventos de la E.P.G.A.................................................. 31
2.2 Generalidades del Golf .................................................................................... 32
2.2.1 Historia del Golf .................................................................................. 32
2.2.2 El campo de juego................................................................................ 33
2.2.3 Campos de prctica de Golf ................................................................. 36
2.2.4 Desarrollo del juego............................................................................. 37
2.2.5 Los golpes durante el juego.................................................................. 38
2.2.6 La etiqueta durante el juego ................................................................. 39
2.2.7 Seguridad en el campo de Golf............................................................. 39
2.2.8 Consideracin hacia otros durante el juego........................................... 39
2.2.9 Ritmo de juego..................................................................................... 40
2.2.10 Prioridad en el juego ............................................................................ 40
2.2.11 Atuendo de Golf................................................................................... 40
2.2.12 Material de Golf................................................................................... 41
2.2.13 El handicap dentro del Golf.................................................................. 42
2.2.14 Modalidades de juego .......................................................................... 42
4
CAPTULO III METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
3.1 Tipos de Estudio.............................................................................................. 48
3.2 Mtodos de Investigacin................................................................................ 49
3.3 Fuentes y Tcnicas para la recoleccin de informacin.................................... 49
3.4 Delimitacin del Universo............................................................................... 49
3.5 Procesamiento de Datos................................................................................... 50
3.5.1 Censo................................................................................................... 50
3.5.2 Modelo de la Encuesta ......................................................................... 50
3.5.3 Tabulacin y resultados........................................................................ 51
3.6 Anlisis del Pblico Externo Golfistas y Patrocinadores ............................... 76
3.6.1 Expectativas y razones de participacin Jugadores ............................ 76
3.6.2 Expectativas y razones de participacin Auspiciantes........................ 78
3.7 Anlisis del Pblico Interno Comit E.P.G.A ............................................... 81
3.7.1 Expectativas y razones de apoyo Comit........................................... 81
5
CAPTULO IV PROPUESTA MANUAL DE ORGANIZACIN PARA
EVENTOS BENFICOS DEPORTIVOS CASO E.P.G.A.
4.1 Introduccin a la organizacin de eventos deportivos ...................................... 82
4.2 Organizacin del evento Torneo de Golf ......................................................... 83
4.2.1 Fase de tanteo ...................................................................................... 83
4.2.2 Fase de informacin............................................................................. 84
4.2.3 Fase de anteproyecto............................................................................ 84
4.2.4 Fase de proyecto y programacin ......................................................... 85
4.2.5 Fase de organizacin y estructuracin .................................................. 85
4.2.6 Fase de taquilla .................................................................................... 93
4.2.7 Fase de comunicacin externa e interna................................................ 94
4.2.8 Fase de ejecucin................................................................................. 97
4.2.9 Fase de valoracin...............................................................................100
4.3 Cronograma de Planificacin Torneo de Golf .................................................101
4.4 Presupuesto Torneo de Golf ...........................................................................101
Conclusiones y Recomendaciones..............................................................................103
Anexos
Bibliografa
6
Tema
Manual de organizacin de eventos benfico-deportivos.
Caso: Ecuadorian Petroleum Golf Association - E.P.G.A
Planteamiento del Problema
La Ecuadorian Petroleum Golf Association - E.P.G.A es una sociedad colectiva civil
sin fines de lucro, dedicada a la organizacin de eventos benfico-deportivos para el
sector hidrocarburfero de la ciudad de Quito. Desde sus inicios la Asociacin ha sido
manejada de manera informal segn el criterio del presidente de turno. Debido a esta
falta de organizacin al interior del Comit, se duplican u omiten tareas determinantes
del evento, generando prdida de tiempo y recursos humanos y financieros a la
Asociacin. De no tomar medidas correctivas que modifiquen estas acciones, se pondr
en riesgo el objetivo que persigue la Asociacin, esto es realizar la donacin del total
recaudado por evento a instituciones sin fines de lucro, tales como: orfanatos, hogares
de ancianos, escuelas de escasos recursos, entre otros.
Partiendo de esta premisa, resulta determinante crear un manual de organizacin de
eventos benfico-deportivos para la Ecuadorian Petroleum Golf Association - EPGA, el
mismo que contar con los lineamientos y variables necesarias para alcanzar un evento
exitoso y as continuar con el apoyo a las instituciones sin fines de lucro.
7
Justificacin
A travs de una detallada programacin y ejecucin sistemtica de las variables del
manual de organizacin de eventos benfico-deportivos, se lograr regular y normar las
actividades deportivas y sociales que organiza la E.P.G.A, logrando as alcanzar una
imagen positiva de la Asociacin en el sector hidrocarburfero.
Objetivo General
Disear un manual de organizacin de eventos benfico-deportivos para la Ecuadorian
Petroleum Golf Association, para regular los eventos deportivos y sociales que organiza
la Asociacin, logrando as alcanzar una imagen positiva de la E.P.G.A en el sector
hidrocarburfero.
Objetivos Especficos
! Definir la filosofa corporativa y el objetivo de los eventos que organiza la
E.PGA.
! Definir cul es el pblico interno y externo del evento y conocer sus
expectativas.
! Conocer el nivel de posicionamiento de la imagen de la E.P.G.A en el pblico
objetivo.
! Detallar las principales fases de la organizacin del evento.
8
! Definir los principales comits de organizacin, sus tareas y su rol especfico
para el desarrollo y control del evento.
! Especificar las actividades deportivas y sociales a realizarse en el evento.
! Sealar la ubicacin ms idnea de los elementos bsicos del evento, en funcin
de la imagen corporativa de la E.P.G.A y de los auspiciantes.
Idea a defender
Mediante un manual de organizacin de eventos benfico-deportivos, la E.P.G.A podr
regular y normar las distintas actividades deportivas y sociales que sta organiza,
logrando as alcanzar una imagen positiva de la Asociacin en el sector hidrocarburfero
e incrementar las donaciones a las instituciones sin fines de lucro.
9
CAPTULO I MARCO TERICO Y CONCEPTUAL
1.2 Comunicacin Institucional
1.2.1 Definicin y Conceptos de la Comunicacin Institucional
Para tratar el tema relacionado a la comunicacin que realiza una entidad, pblica o
privada, con o sin fines de lucro, es necesario distinguir los diversos trminos que han
sido presentados por distintos autores.
Segn la autora Mari Luz lvarez, en su ensayo sobre comunicacin institucional
puntualiza: Para hablar de lo mismo se usan los trminos: comunicacin corporativa,
comunicacin empresarial, comunicacin institucional, comunicacin organizacional.
Pero ese desacuerdo lingstico est dando bastantes quebraderos de cabeza a las
personas que han de trabajar con dicha tipologa comunicativa. Sobre todo a los del
sector pblico. Pero recordemos que las teoras y la mayora de los estudios centrados
en esta comunicacin se han hecho sobre, para y por empresas privadas.
Debido a esto quera hacer una clarificacin del trmino a aplicar:
-Comunicacin institucional (institucional communication) es aplicable tanto a la
empresa privada como a la administracin pblica, ya que ambas pueden definirse como
instituciones. Las instituciones slo las crean los seres humanos ya que necesitan
configurarse en torno a valores.
10
-Comunicacin organizacional (organizational communication) es aplicable a cualquier
tipo de organizacin, pblica o privada. Pero las organizaciones pueden crearlas
cualquier tipo de ser vivo, no son exclusivas de los seres humanos.
-Comunicacin corporativa (corporate communication) slo es aplicable a la empresa
privada, una empresa privada que sea una corporacin, o sea, una gran empresa; nunca a
una empresa pequea o mediana, ni tampoco a una entidad, organizacin o institucin
que sea pblica.
Por ello yo me decanto por el uso del trmino comunicacin institucional; es decir la
comunicacin desarrollada en una institucin, interna y externamente, con el fin de
descubrir, configurar y difundir los principios de su identidad en el mercado de la
informacin
1
En el diccionario tcnico de comunicacin se encuentra la siguiente definicin:
Conjunto de operaciones de comunicacin realizadas por instituciones (empresas,
asociaciones, administraciones pblicas, partidos polticos) tratando de hacerse conocer
o mejorar su imagen. Cuando se habla de una empresa se habla mejor de comunicacin
corporativa. La comunicacin corporativa se opone a la comunicacin comercial o de
producto, que aspira a poner de relieve, mediante mensajes comerciales, un producto o
un servicio.
2

1
ALVAREZ , M.L. Introduccin a la comunicacin institucional, Blog de protocolo, ceremonial,
etiqueta, buenas maneras y comunicacin, Agosto 2005, http://protocoloycomunicacion.blogspot.com.
2
WESTPHALEN, M.H, PIUEL, J.L.. La direccin de comunicacin - Prcticas profesionales,
Diccionario tcnico, Madrid, Ediciones del Prado, 1993, http://blogocorp.blogspot.com.
11
1.2.2 Importancia de la Comunicacin Institucional
La comunicacin institucional presenta sus inicios cuando el ser humano decide
organizarse con otros de su misma especie y alcanzar un objetivo comn. Conforme las
sociedades han ido evolucionando, se han creado instituciones de diversa ndole, tales
como: defensa, comerciales, religiosas, polticas, culturales. Estas instituciones han
logrado alcanzar un puesto dentro de la sociedad, proponiendo ideas, modos de
gobernar, valores.
Partiendo de esta premisa, se puede asegurar que hoy en da, las organizaciones del
siglo XXI, buscan encontrar, definir y comunicar de la manera ms efectiva su
identidad; es decir, su conjunto de rasgos particulares que la caracterizan y la distinguen
de otras organizaciones que existen en el medio donde desarrollan sus actividades.
En este proceso de construccin de la identidad, resulta determinante realizar un estudio
hacia adentro y hacia fuera de la organizacin, en el cual se analizarn temas como su
historia, misin, entorno geogrfico y social, calidad de sus productos o servicios, sus
proyecciones, la competencia, sus recursos humanos, su autoimagen e incluso su
imagen pblica actual.
La identidad de una organizacin puede comunicarse de tres maneras: a travs del
comportamiento organizacional mediante su personal, a travs de su presentacin visual
mediante su logo y colores corporativos, y a travs de la comunicacin institucional.
12
Para el autor Jos Mara La Porte, una adecuada gestin de identidad supone establecer
normas de conducta y actuacin de todos y cada uno de los estamentos de la
organizacin, en un mismo sentido, a una sola voz. Desde el gerente hasta la
recepcionista; desde el departamento de ventas hasta el simple empleado de la fbrica.
Se expresa tambin en una tica comn y un mismo sentimiento sobre la historia y
tradiciones de la empresa o institucin: un compromiso y un concepto nico sobre la
calidad del producto/servicio y lo que cada quien aporta a ello en su sentido de
totalidad. Y un estilo distintivo para comunicarse con los clientes.
3
Cuando los elementos antes citados, se asimilan de una manera consciente y forman
parte de cada miembro de la organizacin, podemos referirnos al trmino cultura
organizacional, es decir al conjunto de valores implcitos que ayudan a las personas en
la organizacin a entender cules acciones son consideradas aceptables y cules son
consideradas inaceptables; o como tambin define Antonio S. Lacasa a la cultura de
empresa o filosofa de empresa: "un conjunto de valores que definen la actuacin y el
comportamiento de una empresa y que la dotan de una identidad propia".
4
Para completar acertadamente el crculo de comunicacin de la identidad de una
organizacin, se debe definir el conjunto de acciones que debe realizar la organizacin
para comunicarse por medios publicitarios y desarrollar sus relaciones pblicas con
otras instituciones u organismos, as como con sus clientes y trabajadores.

3
LA PORTE , J. Introduccin a la Comunicacin Institucional, Pontificia Universita Della Santa Croce
Facolta Di Comunicazione, Noviembre 2005, www.perspectivesoncommunication.com/files/6Pocnov05.pdf.
4
LACASA , A. Gestin de la Comunicacin Empresarial, Ediciones Gestin 2000, Barcelona 2004,
http://www.losrecursoshumanos.com/culturaycomunicacioninstitucional.htm.
13
Las relaciones con los medios de difusin, tales como radio, prensa y televisin; y la
presencia en ferias y exposiciones, el patrocinio de eventos, concursos y donaciones,
ocupan un espacio fundamental en esta etapa.
De igual modo es necesario encontrar una correcta poltica de comunicacin interna
hacia los miembros de la organizacin, a travs de un sistema de estimulaciones, de
actividades familiares bien organizadas, el reconocimiento a los empleados que ms se
destaquen y el fomento constante de un sentido de pertenencia en beneficio individual y
colectivo.
Puntualizando, la tarea principal de la comunicacin institucional, consiste en trasmitir
acertadamente los valores, la cultura y la misin que la organizacin tiene para con su
entorno y con la sociedad en general, a fin de crear en sus mercados una imagen de
empresa socialmente responsable, que conducir a una mayor confianza, y por tanto, a
un mayor compromiso por parte de sus diferentes pblicos.
1.2 Imagen Institucional
1.2.1 Definicin y Conceptos de la Imagen Institucional
El trmino imagen est siendo utilizado en varios mbitos de la sociedad para definir
una gran cantidad de cosas o fenmenos, por lo que resulta un poco confuso el uso de
esta terminologa. En lo que respecta al mbito de la comunicacin institucional, autores
tales como Joan Costa, Paul Capriotti, o Frank Jefkins, tambin presentan en sus obras
este trmino con su propia clasificacin o tipos de imagen.
14
Para el autor Capriotti, la imagen corporativa es: la imagen que tienen los pblicos de
una organizacin en cuanto entidad. Es la idea global que tiene sobre sus productos, sus
actividades y su conducta.
5
Bajo esta nueva perspectiva de imagen corporativa, la organizacin deja de ser un sujeto
socioeconmico pblico, y se convierte en un sujeto integrante de la sociedad con la
cual interacta a diario.
La imagen corporativa se refiere a cmo se percibe una compaa. Es una imagen
generalmente aceptada de lo que una compaa significa.
1.3.2 Importancia de la Imagen Institucional
Existen tres alternativas de imgenes en la comunicacin institucional, las cuales no
siempre coinciden, debido a diversos factores internos y externos en la comunicacin de
una institucin. En primera instancia est la imagen que la organizacin desea dar o
proyectar al exterior, es decir la imagen ideal; en segundo lugar est la imagen real de la
institucin, la cual puede ser buena o mala; y finalmente la imagen percibida por el
pblico, que varia segn cada individuo o grupo de individuos.
Una buena comunicacin institucional busca la armona de las tres imgenes antes
descritas, evitando que la imagen que se comunica no corresponda con la realidad o que
la institucin sea percibida de un modo equvoco, y que la percepcin no coincida con la

5
CAPRIOTTI, P. Planificacin estratgica de la imagen corporativa. Barcelona: Ariel, 1999,
http://www.bidireccional.blogspot.com.
15
realidad. Finalmente la imagen se construye fundamentalmente a partir de herramientas
comunicacionales.
1.4 Protocolo-Organizacin
1.5.5 Definicin y Conceptos del Protocolo-Organizacin
La palabra protocolo resulta hoy en da, un trmino bastante familiar para los
profesionistas que manejan la imagen de la organizaciones. Protocolo proviene del
latn protocolum, que significa serie ordenada de escrituras y documentos.
Esta palabra en latn a su vez procede del griego protos, que significa primero; y kollom,
que significa pegar, refirindose a la primera hoja pegada con engrudo. En su
significado original, protocollum era la primera hoja de un escrito, en la cual se marcan
determinadas instrucciones. Esta definicin marca la pauta de lo que ms tarde ser el
verdadero significado del trmino protocolo.
6
Segn el diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua, entre otros
significados, protocolo es: La regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por
decreto o por costumbre.
7
Otros autores lo describen como un instrumento ms de los que se utilizan para la
proyeccin de la imagen pblica de las instituciones u organizaciones, puesto que la

6
http://www.protocolo.org
7
http://www.rae.es
16
sociedad se sirve de l para establecer ordenamientos espacio-temporales en un grupo
determinado de personas, fsicas o jurdicas, de distinto o igual rango
8
Se puede decir que el protocolo determina las normas que hay que seguir en un acto. Es
la transcripcin escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado pas o
territorio en frmulas reglamentadas.
En un sentido ms concreto, el protocolo es el ordenamiento reglado y jerarquizado de
los componentes a un acto pblico o privado, segn la naturaleza y fines del mismo, en
razn del cargo que ostenten los invitados y de la causa de su presencia en torno al
anfitrin.
9
Se puede asegurar que desde que el hombre vive en grupo, ha tenido ciertas formas de
comportamiento ante determinados eventos. A pesar de que estas reglas sociales
aparecen a lo largo de la historia humana, existe un hecho definitivo y claro que marca
el inicio de estas buenas maneras de comportamiento: la creacin de la corte.
La nobleza no slo se lleva en la sangre, sino tambin en la forma de comportarse ante
el Rey y ante el pueblo. Las buenas maneras eran compiladas por trovadores y novelas
de caballera, donde se daban consejos sobre como ser una dama o un caballero
educado.

8
FERNNDEZ, A.M., RODRGUEZ, A. Protocolo y semitica, Revista Internacional de investigacin
en Relaciones Pblicas, Ceremonial y Protocolo, Edit. Laurea, revista 1, primer semestre 2002, pg. 7.
9
FUENTE, C. Manual prctico para la organizacin de eventos, Ediciones Protocolo, Espaa, 2005, pg.
59 .
17
La sociedad ha ido evolucionando junto con las reglas y normas, e incluso varan entre
culturas, por lo que el protocolo busca regular actos o eventos con diferentes culturas y
participantes y evitar contratiempos para los asistentes o el anfitrin.
Otro trmino que es muy importante aclarar, es el ceremonial, ya que ste corresponde
al conjunto de formalidades que se observan en un acto pblico o solemne, mientras que
el protocolo solo constituye las normas y usos que establecen y ordenan dichas
formalidades.
El autor Toms Chavarri, en su libro Protocolo Internacional aclara: el ceremonial se
basa en modelos de representacin que escenifican los actos, integrando un discurso
icnico que debe ser ordenado y estructurado como si uno verbal se tratase, mientras
que el protocolo define la proyeccin externa de los actos y condiciona su proyeccin
pblica a travs de los medios de comunicacin social.
La ceremonia, con su lenguaje de signos, smbolos, gestos, etc., debe dialogar con la
audiencia y, si su lenguaje no es comprendido, el dilogo se convierte en monlogo y
sale malparada la imagen transmitida de instituciones y personas. El ceremonial por lo
tanto, nos dicta normas como la etiqueta.
En la terminologa moderna occidental, el ceremonial apunta ms a lo que es boato,
pompa, forma externa. En cambio, el protocolo tiene su base en unas reglas o normas de
carcter jurdico o consuetudinario
10

10
CHAVARRI DEL RIVERO, T. Protocolo Internacional, Tratado de ceremonial diplomtico, Edit.
Ediciones Protocolo, Madrid, 2004, pg. 93.
18
1.5.6 Importancia del Protocolo-Organizacin
Las empresas pblicas y privadas del siglo XXI, se estn introduciendo en el nuevo
concepto de protocolo-organizacin, en el cual los organizadores de actos estn
desempeando un papel determinante al momento de disear, estructurar y ejecutar los
eventos institucionales. Estos profesionales basan el xito de sus objetivos en el orden,
el mtodo y la preparacin en su conjunto, tomando siempre en cuenta la filosofa, la
finalidad y los objetivos que persigue el acto.
Carlos Fuente Lafuente en su libro, Manual prctico para la organizacin de eventos
menciona: Los actos en s mismos son puras estrategias de uno o varios mensajes de la
puesta en escena de una necesidad comunicacional. Puede ser ms pblico o ms
privado, pero siempre tiene una finalidad.
11
Los actos de hoy buscan proyectar una imagen corporativa slida y uniforme, la cual
debe reflejarse en todo el diseo del evento, pero sin excesos. La imagen deber estar
presente en los puntos adecuados, principalmente donde se centre la atencin del
pblico asistente, pero tambin en aquellos rincones muchas veces descuidados de la
decoracin general. Carlos Fuente acota: todo debe respirar a las formas, colores y
diseos de la marca de la casa, identificarse con la tarjeta de presentacin de la empresa
que es su imagen. La imagen corporativa debe ser tomada en cuenta para el diseo de
los materiales, de las arquitecturas, de las invitaciones. Todo pensado hasta el mnimo

11
FUENTE, C. Manual Prctico para la organizacin de eventos, Ediciones Protocolo. Madrid, 2005,
pg. 16.
19
detalle para que detrs de esa imagen no se vea el sentido del impacto publicitario, sino
el mimo de la marca de la casa.
12
1.6 Tipos de actos protocolarios
De acuerdo al contenido, el autor Carlos Fuente La Fuente realiza la siguiente
clasificacin de los actos, la misma que es bastante vanguardista y responde a las
exigencias de los profesionistas que organizan eventos:
Estado: son promovidos por la Jefatura del Estado y los otros tres poderes clsicos del
Estado (Ejecutivo, Legislativo y Judicial). El protocolo a seguir en estos casos se basa
estrictamente en las normas vigentes y en las costumbres y tradiciones.
Institucionales: son aquellos que promueve la institucin pblica o privada sin
finalidad comercial directa, fruto de su propia actividad corporativa o competencial, o
como consecuencia de conmemoraciones o efemrides de su mbito. Pueden ser
solemnes o sencillos, pero siempre el reflejo de la actividad corporativa. El protocolo a
seguir se basa en las normas vigentes para los actos oficiales y en los procedimientos
internos que dispongan los organismos, instituciones o entidades no oficiales.
Comerciales: son promovidos por una entidad con fines claramente lucrativos, fruto de
su propia actividad o como consecuencia de una accin determinada dirigida a la
captacin directa de recursos econmicos. El protocolo se basa fundamentalmente en las

12
FUENTE, C. Manual Prctico para la organizacin de eventos, Ediciones Protocolo. Madrid, 2005,
pg. 20.
20
exigencias del marketing y la publicidad, as como en las normas vigentes para los actos
oficiales y los procedimientos internos de las entidades privadas.
Culturales: estn promovidos por cualquier organismo cuyo objetivo sea desarrollar o
dar a conocer alguna actividad de ndole cultural. El protocolo a seguir se rige por las
normas para los eventos promovidos por las autoridades oficiales y por los
procedimientos internos en el caso de las entidades privadas, dando especial prioridad a
todo lo relacionado estrictamente con la actividad a ejecutar.
Religiosos: en esta tipologa encajaran todos los relacionados con la prctica de las
creencias de cada una de las confesiones religiosas. Son actos fundamentalmente
vinculados a la liturgia y a las celebraciones estrictas de la profesin de la Fe. El
protocolo se basa en el ceremonial estrictamente establecido por cada confesin.
Acadmicos: estn promovidos por las instituciones dedicadas al estudio, la
investigacin y la enseanza y directamente relacionados con el mbito del saber y el
conocimiento, as como la distincin a los miembros de su comunidad. El protocolo se
basa en los usos y costumbres y en las disposiciones que establezcan las entidades
promotoras.
Deportivos: son todos los relacionados a la prctica de actividades deportivas o
relacionados directamente con el reconocimiento de los deportistas. El protocolo a
seguir debe basarse en el ceremonial olmpico y en las normativas establecidas por las
diferentes federaciones o entidades deportivas.
21
Sociales: debe entenderse como actos sociales todos aquellos cuya finalidad esencial
sea el encuentro entre personas, sin que medie ms objetivos que la convivencia y la
relacin social. El protocolo a seguir se basa en las reglas sociales y de urbanidad.
Familiares: son todos los que se promueven en el mbito estrictamente familiar o en el
crculo de amistades. El protocolo a seguir se basa en las costumbres propias de la
familia y en las reglas sociales y de urbanidad que puedan servir de aplicacin.
1.7 Planificacin de un acto
1.7.1 Fases de organizacin de un acto
Varios autores han escrito sobre las fases de organizacin, como apunta el experto
Francisco Marn Calahorro, en su libro Fundamentos del Protocolo en la Comunicacin
Institucional: fase de proyecto, fase de ejecucin y fase de valoracin.
Para fines de la presente investigacin, se tomar como lineamiento las fases que a lo
largo de la preparacin y ejecucin de un acto pueden producirse, segn el experto
Carlos Fuente Lafuente, en su libro Manual de Protocolo actualizado.
Las fases propuestas por Carlos Fuente, responden a una serie de pasos que deben
realizarse para preparar un acto y que la cantidad de fases que se utilicen, depender
directamente de la complejidad del acto, nmero de factores intervinientes y su posible
trascendencia.
22
Las fases que se indican a continuacin, no funcionan por continuidad, es decir no
empieza una cuando finaliza otra, si no ms bien van a la par; y el encargado de la
organizacin del evento, deber determinar con criterio, qu fases sern necesarias para
su acto en particular.
Las fases que propone el Manual de Protocolo Actualizado son:
Fase de tanteo: es el momento en el que se valora si un acto determinado debe o no
realizarse, es decir si las circunstancias son las adecuadas. Generalmente esta decisin
depende directamente de funcionarios que cuentan con un alto nivel jerrquico. Una vez
tomada la decisin ms acertada, se notificar al encargado de la organizacin del
evento para que de inicio con esta tarea.
Fase de informacin: corresponde a la confirmacin de que efectivamente se llevar a
cabo un acto y es misin del jefe encargado de la organizacin del evento, intentar
obtener la mayor informacin de sus superiores para determinar cmo desean que el
acto se realice. Durante esta fase se podr consultar con colegas del ramo, quienes
hayan tenido una experiencia previa con el mismo acto o uno similar. As mismo se
puede consultar en archivos, recortes de prensa, videos, fotografas, que servirn de gua
para la organizacin del evento.
Fase de recopilacin: consiste en recopilar toda la informacin y material preciso que
sea absolutamente necesario para el acto. Durante esta fase ser necesaria la
colaboracin de entidades o personas ajenas a la organizacin, por lo que el jefe
organizador del evento debe contar con la mejor predisposicin y contactos externos.
23
Fase de anteproyecto: generalmente esta fase surge en aquellos eventos de mayor
complejidad. El anteproyecto suele ser un documento interno que consta de cuatro
partes:
a. Cronograma sencillo de movimientos que se efectuarn. El objetivo de
ste, es ofrecer un avance del posible guin para el evento.
b. Croquis del saln para explicar a los superiores cmo se realizar el
montaje de la sala y distribuir las acciones protocolarias.
c. Primer listado de invitados por grupos o categoras.
d. Explicaciones sobre el contexto general del acto.
Fase de discusin tcnica: corresponde a la presentacin del anteproyecto antes
indicado. La presentacin se realizar a los funcionarios que encargaron la organizacin
del evento y su objetivo principal es generar sugerencias y comentarios a la propuesta
del acto.
Fase de proyecto y programacin: el proyecto corresponde al documento base de
trabajo, que con sus posteriores correcciones o ampliaciones, pasar a denominarse el
programa oficial. Este documento que inicialmente es de tamao grande, en extensin, y
que unos das antes del evento se transforma en un libro de bolsillo, debe contener los
siguientes datos:
a. Cronograma detallado, que incluya todos los movimientos relevantes.
24
b. Croquis o anexos que refuercen el conocimiento de los principales
movimientos protocolarios que estarn a cargo de los departamentos de
Seguridad y Comunicacin respectivamente, como por ejemplo movimiento de
periodistas y del pblico.
c. Libro de ruta en caso de que existan desplazamientos. En este documento
se detalla el itinerario a seguir en cada trayecto y en qu orden irn las personas
a trasladarse.
d. Anexos con desarrollos parciales de frecuencias determinadas del acto,
como por ejemplo el orden del da para dirigir la sesin, orden de entrada de
los miembros, etc.
e. Copias de todo el material que surgir durante el evento, como por
ejemplo invitaciones, placas, carteles, credenciales, entre otros.
f. Listado de todo lo que sea necesario como invitados, personal acreditado,
miembros de la mesa directiva, entre otros.
g. Notas de Protocolo que se envan a invitados especiales, invitados de
honor o anfitriones, con un detalle de lo que se inform a cada uno y si se
realiz algn pedido en particular.
h. Documento adicional sobre todo lo relativo al acto, en el cual se indica el
porqu del evento.
En esta fase se elabora el presupuesto del evento, el mismo que se expone a los
funcionarios que solicitaron la organizacin del acto.
Fase de organizacin: hasta la fase de proyecto y programacin, es lo que se puede
denominar fase preparatoria o de proyecto. A partir de la fase de organizacin,
25
comenzar la etapa de realidad, en la cual se trata de poner en prctica todo lo que fue
diseado previamente.
Para dar inicio al desarrollo de las actividades y distribucin de tareas, se puede utilizar
la siguiente hoja de chequeo o lista de necesidades como referencia:
" Tarjetas o cartas de invitacin con sus correspondientes sobres y direcciones.
" Confirmacin de asistentes e invitados especiales quienes recibirn un trato
preferencial.
" Asignacin de asientos y elaboracin de las tarjetas indicadoras de los mismos.
" Carteles indicadores de la ubicacin del evento, con la imagen corporativa del
evento.
" Estructuracin, diseo, montaje y vestimenta del escenario: disposicin de
mobiliario, uso de colores corporativos y flores.
" Montaje adecuado del saln y seleccin de mesas, sillas, men, bebidas,
personal de servicio.
" Ubicacin de iluminacin, podium y rampas o tarimas.
" Megafona y mesa de sonido para los medios de comunicacin.
" Espacios reservados para los representantes de los medios de comunicacin.
" Mesa de presidencia y atriles.
" Zona interna de apoyo a la organizacin, para material como vasos, botellas de
agua, servilletas, etc.
" Accesos a la instalacin y sistema de control de invitaciones.
" Zona reservada para estacionamiento de vehculos.
" Regalos u otro tipo de material que requiera el acto, tales como diplomas,
bandas, medallas, ttulos, esculturas, etc.
26
" Pancartas o gigantografas de bienvenida con el logotipo de la organizacin que
realiza el acto.
" Forma de acceso al escenario para los VIP's y seleccin de los mismos.
" Personalidades que harn uso de la palabra y orden de intervenciones.
" Elaboracin del orden del da para quien dirija la sesin, ya sea el anfitrin quien
la presida o el conductor del acto.
" Banderas, ubicacin y protocolo.
" Adecuacin de servicios higinicos para todo el mundo.
" Protocolo de acceso.
" Protocolo de salida.
" Entrega de programas editados, memorias o discursos traducidos.
" Entrega de cascos de traduccin simultnea si fueran necesarios.
" Equipo de personas que se encargarn de la atencin personalizada de los
invitados, tanto de los especiales como del pblico en general.
" Documentos que sea necesario manejar en un acto.
" Servicios de guardarropa.
" Servicios de informacin y atencin al pblico cuando sean necesarios.
" Coordinacin con el personal de seguridad los planes de evacuacin y
atenciones mdicas.
Fase de taquilla: Los invitados son la parte medular de todo evento, es por esto que se
debe poner mucha atencin a la etapa de la convocatoria, donde se seleccionar a las
personas que se va a enviar una invitacin y tambin a quienes se brindar un trato
adecuado, pues su comentario y propaganda de agrado o desagrado del evento, puede
ser mucho ms efectiva que la propia televisin en horas de mxima audiencia. El
personal encargado de la taquilla, tendr a su cargo la elaboracin del listado de
27
invitados, la cual contar con la direccin correcta, los nombres completos y los
tratamientos exactos. De igual manera deber ocuparse del envo de las invitaciones que
debern llegar con la suficiente antelacin y la confirmacin de la recepcin de las
mismas. Tendrn tambin a su cargo la ubicacin de los invitados segn el plano del
evento y trasladar esta informacin a los miembros integrantes del equipo organizador.
Fase de comunicacin interna y externa: se refiere al libreto o guin para aquellas
personas que tienen un mayor nivel de protagonismo durante el programa. Este
documento deber ser sencillo, breve, con mensajes cortos y precisos. Contiene el
cronograma, croquis explicativos, lugar en la presidencia del acto, orden de las
intervenciones, accesos especiales para recibimiento y despedida e informacin
relevante para el invitado especial.
De igual manera todo el personal que est involucrado en la organizacin del evento,
recibe un libreto. Este documento se lo conoce como Libro de la Organizacin y
contiene el cronograma general, responsabilidad y tareas especficas de cada rea. La
entrega de este manual se lo hace en el lugar donde se llevar a cabo el evento, de tal
forma que se pueda explicar detalles especficos y recibir dudas.
Fase de ensayos: se realiza la vspera del evento con todo el escenario montado y
cuenta con la participacin de todo el personal tcnico del acto, incluido el anfitrin y/o
personalidades relevantes del evento. Esta actividad se realiza para evitar cometer
errores durante el acto mismo y asegurarse de que todo funcione de acuerdo a lo
planificado.
28
Fase de ejecucin: esta es la fase de la realidad, en la cual se debe cumplir al mximo
con lo programada semanas o meses atrs. Cuando algo se salga de lo planificado,
deber prevalecer el sentido comn y la mejor actitud para resolverlo inmediatamente,
intentando que casi nadie lo note.
Fase de valoracin: esta fase se inicia cuando el evento ha concluido. El objetivo de
esta actividad es valorar los resultados, analizar lo programado y el desarrollo, estudiar
los errores y aciertos y tomar notas de todos estos elementos para mejorar futuros
eventos.
Este anlisis se realiza en tres etapas: a las pocas horas del evento, para analizar
problemas concretos durante el acto; a los quince das, para conocer las crticas y
comentarios de los colaboradores; y al mes, donde los ejecutivos que solicitaron la
organizacin del acto, emiten sus opiniones al respecto.
1.7.2 Esquema bsico de los actos
Existe una secuencia general para organizar un acto, y a partir del cual se elaborar el
programa y el cronograma del mismo. A continuacin se presenta una secuencia:
a. Recibimiento a los invitados: todo evento que responde a una invitacin,
tiene una bienvenida por parte del anfitrin a los invitados. El anfitrin o su
representante se debe situar en el punto ms prximo a la zona de acceso
prevista para los invitados, por ejemplo en el hall de ingreso. Adicional se
ubicarn auxiliares para acompaar a los invitados hasta el lugar donde se
realizar el evento.
29
b. Ubicacin de los invitados en el lugar donde se realice el acto: de acuerdo
al orden de llegada, el personal de protocolo ir ubicando a los invitados en
el lugar que les corresponde. Se podr protocolizar el evento totalmente, es
decir asignar todos los asientos; o parcialmente, slo la presidencia y
algunas filas. Si la protocolizacin es total, se deber indicar en las tarjetas
personales de invitacin, el nmero de asiento que ha sido reservado.
La presidencia siempre debe estar protocolizada y resulta determinante para
evitar contratiempos, avisar con antelacin a las personas que van a ocupar
un asiento en la presidencia.
c. Bienvenida por el anfitrin y explicaciones de los objetivos del evento:
esta parte del evento suele asumirlo un representante de la empresa
anfitriona y podr utilizar material de soporte como audiovisuales.
d. Ejecucin del hecho que motiva el acto: se trata del instante ms
importante de todo el evento, tambin se lo denomina la fotografa del
evento, ya que generalmente este momento sale en los medios de
informacin, por ejemplo la presentacin de un libro, colocacin de la
primera piedra, corte de la cinta durante una inauguracin otros.
e. Dependiente el tipo de acto, exposiciones de las autoridades o
personalidades a quienes el anfitrin invit a hablar: en esta fase el
anfitrin suele dirigirse a los invitados y despus invita a hablar a aquellos
30
representantes que ste considere oportuno. En caso de existir varias
intervenciones, el orden siempre es de menos a ms desde el punto de vista
de la precedencia personal. Para anunciar las intervenciones, se puede
recurrir a un maestro de ceremonias o a una voz en off.
f. Cctel o banquete: donde el anfitrin, invitados de honor y participantes en
general comparten un momento informal.
g. Despedida: cuando se observe movimientos de salida por parte de los
invitados, en especial de los de honor, se proceder a abrir las puertas y el
anfitrin se aproximar a las mismas para despedirse de los asistentes. El
buen protocolo no finaliza hasta que se va el ltimo de los asistentes.
1.7.3 Los medios de comunicacin durante un acto
Generalmente los actos se realizan para alcanzar la mayor difusin posible en
la sociedad. Es por esto que resulta determinante crear eventos dinmicos,
donde el movimiento, la escenografa y los actores, constituyen el elemento
sorpresa del pblico; y principalmente se logre transmitir el objetivo del evento
con mensajes claros y precisos. Para lograr la atencin de los medios, se debe
tener en cuenta las tcnicas de inters periodstico y las necesidades de cada
medio: prensa escrita, fotgrafos, radio y televisin, ya que cada rea tiene sus
propias exigencias. En la ponencia presentada por Carlos Fuente y Gloria
Campos durante el Congreso Internacional de Protocolo en Espaa, se explica:
todo acto tiene que interesar a los medios, buscando, eso s, que el mximo
31
inters se concentre, desde el punto de vista grfico, en aquello que mejor
recoja los objetivos y mensajes del evento y la venta de nuestra imagen. El
equipo organizador ha de resolver los lugares desde los que trabajen los
profesionales de los medios de comunicacin, ofreciendo enfoques interesantes
y diferentes, permitiendo el acceso a cada una de las fases de evento que sean
pblicas y procurando transmitir en todo momento ese cario que los
periodistas y fotgrafos detectan con facilidad cuando se les tiene en cuenta.
13
1.7.4 El equipo organizador de un acto
Para el autor Carlos Fuente, en su Manual prctico para la organizacin de
eventos, todo acto se asemeja a un gran rompecabezas, donde a travs de una
buena planificacin y gestin, las piezas van encajando con precisin, hasta
alcanzar el diseo o fotografa final que se quiere tener del acto. Para que todos
los elementos ensamblen correctamente, es necesario contar con un buen equipo
organizador bsico, los cuales para este autor se instrumentan segn las
siguientes caractersticas:
Director/Jefe: asume la responsabilidad general de la organizacin y la
coordinacin de todo el personal y de los proveedores. Su misin principal es
crear y disear, establecer las correcciones, fijar las polticas a seguir, ser
interlocutor ante sus superiores e instituciones implicadas, impulsar los trabajos
y supervisarlos, dirigir los ensayos, seleccionar el personal y los proveedores y,
especialmente, dirigir la ejecucin del evento.

13
CAMPOS, G. Los nuevos escenarios y sus necesidades, Actos del V Congreso Internacional de
Protocolo. Organizacin Internacional de Ceremonial y Protocolo y Asociacin Espaola de Protocolo,
Madrid, 2004, pg. 85.
32
Coordinador: Es el segundo a bordo. Asume parte de las competencias del
director y junto a l participa en la gestin integral, Debe de estar al tanto de
todo y sustituir a su jefe en caso de necesidad. Coordina a todos los
colaboradores y asiste en todo momento a su superior.
Tcnicos: Son responsables de cada una de las subreas que en el organigrama
sea necesario crear para atender todas las necesidades.
Enlaces: Son personas con conocimiento de protocolo y organizacin de
eventos, a quienes se les encomienda tareas de control y atencin a determinados
invitados o a situaciones especficas (enlace de escenario, enlace de autobs, de
estacionamiento, de delegaciones, entre otras). Entran a trabajar en una fase ms
prxima a la ejecucin del evento.
Auxiliares: son conocedores de las reglas bsicas de protocolo y organizacin
que realizan tareas determinadas y de marco reducido especialmente en la
ejecucin de los actos. Suelen incorporarse en la fase ms tarda de la
preparacin.
33
CAPTULO II CASO ECUADORIAN PETROLEUM GOLF ASSOCIATION
2.3 Antecedentes Generales E.P.G.A.
La Ecuadorian Petroleum Golf Association - E.P.G.A es una sociedad colectiva civil
sin fines de lucro, dedicada a la organizacin de eventos benfico-deportivos para el
sector hidrocarburfero de la ciudad de Quito. Esta organizacin nace en 1987 gracias a
la iniciativa de un grupo de jugadores nacionales y extranjeros, que vieron la necesidad
de crear un ambiente informal, donde el gremio petrolero pudiera disfrutar del deporte,
conocer los proyectos a corto y mediano plazo que se fueran a desarrollar en el pas y de
manera indirecta apoyar de manera econmica a organizaciones locales de caridad.
Desde sus inicios la Asociacin fue manejada de manera informal segn el criterio de
los miembros del comit, por lo que a partir del ao 2000 busca regularizar su
constitucin ante los organismos de control del Ecuador e inicia su actividad benfico-
deportiva actual, alcanzando en el ao 2006 un lugar importante en el ranking nacional
de torneos de golf.
En la actualidad la E.PG.A est viviendo una etapa de reestructuracin interna, lo cual
pone en riesgo el objetivo social que persigue la Asociacin, a travs de la contribucin
econmica del 100% del total recaudado por evento a instituciones sin fines de lucro,
tales como: orfanatos, hogares de ancianos, escuelas de escasos recursos, entre otros.
34
2.3.1 Filosofa Corporativa de la E.P.G.A
Misin: organizar torneos de golf con un fin social-benfico y as contribuir
responsablemente al desarrollo de proyectos humanitarios en el Ecuador.
Visin: para finales del ao 2010 contar con treinta auspiciantes fijos, lo cual permitir
duplicar el valor de las donaciones a organismos sociales y lograr una imagen favorable
de la E.P.G.A a nivel nacional.
Valores:
" Solidaridad: generar una conciencia de apoyo hacia los ms desprotegidos de la
sociedad y aportar econmicamente al desarrollo de proyectos sociales en el
Ecuador.
" Integridad: fomentar un equipo de trabajo con valores ticos y morales,
comprometidos con la responsabilidad social que persigue la E.P.G.A.
2.3.2 Identidad visual de la E.P.G.A.
Isotipo: est conformado por el logotipo y el imagotipo. El logotipo consiste en el
tratamiento del nombre a travs de tipografa, en este caso son las letras Ecuadorian
Petroleum Golf Association Quito-Ecuador. El imagotipo consiste en el tratamiento del
nombre a travs de imgenes, en este caso son un volcn, una torre de perforacin, un
jugador con palo de golf y una bandera de un hoyo.
35
Cromtica: el isotipo utiliza el color verde, que representa a la naturaleza; y el color
negro, que representa al petrleo.
Tipografa: el logotipo utiliza el tipo de letra Arial, Negrita, Itlica, tamao 12 puntos.
Significado: cada elemento del imagotipo de la E.P.G.A tiene una representacin, por
lo que a continuacin se analiza cada uno de estos:
" Volcn: representa al volcn Cotopaxi que se puede divisar desde la ciudad de
Quito.
" Torre de perforacin: representa a la explotacin petrolera que realizan las
empresas hidrocarburferas en el Ecuador.
" Jugador con palo de golf: representa a los golfistas que participan de los
torneos.
" Bandera de un hoyo: representa al campo de golf donde se realizan los eventos.
2.3.3 Imagen de la E.P.G.A.
Debido a la amplia trayectoria de la Ecuadorian Petroleum Golf Association, cuenta en
la actualidad con un nombre posicionado en los principales clubes de golf de la ciudad
de Quito. Segn los comentarios y sugerencias recibidas va correo electrnico,
posterior al Torneo de Otoo a finales del ao 2006, el 70% de los participantes al
torneo que organiz la E.P.G.A tenan una imagen favorable, es decir que contaba con

36
una organizacin bien estructurada y eficaz, que cuidaba hasta el ms mnimo detalle
del evento y que contribua a la sociedad. El 20% de los encuestados eran indiferentes al
evento y vean al torneo como uno ms, sin mayores repercusiones econmicas. El 10%
restante tenan algn tipo de queja con respecto al evento y a su organizacin y sugeran
realizar cambios.
Debido a la reestructuracin organizacional que sufri la E.P.G.A. a mediados del ao
2007, las valoraciones recibidas va correo electrnico a finales del presente ao, han
sufrido un leve cambio que debe ser tomado en cuenta, ya que de continuar con una
percepcin principalmente de desorganizacin y falta de auspiciantes, el fin social que
tiene la E.PG.A, se ver gravemente amenazado y las donaciones podran disminuir
paulatinamente hasta afectarse totalmente.
2.3.4 Pblico Interno y Externo de la E.P.G.A.
Pblico Interno: est conformado por los miembros del comit y el staff de apoyo que
trabajan durante los torneos de golf.
El comit est conformado por siete integrantes, quienes tienen a su cargo reas
especficas del evento, tales como: inscripciones, auspicios, adquisicin de trofeos,
adquisicin de artculos promocionales para la venta, estructuracin de equipos y
organizacin del evento de subasta.
37
El staff de apoyo est conformado por cuatro personas, las mismas que se ubican en la
mesa de registro para la venta de mulligans, entrega de funda con promocionales de
auspiciantes y venta de artculos de la Asociacin.
Pblico Externo: est conformado por los jugadores que se inscriben a los torneos y los
auspiciantes nacionales e internacionales que participan del evento.
En cada torneo de golf se tiene un mximo de 144 jugadores, estructurados en equipos
de 4 jugadores cada uno, de acuerdo a su handicap o puntuacin de juego. El costo por
inscripcin es personal e incluye un almuerzo por cada da de torneo y un invitado
adicional para el da del evento de premiacin.
Los auspiciantes se dividen en tres categoras Silver, Gold y Platinum, de acuerdo al
monto del auspicio el cual va desde $250 hasta ms de $1.000 en efectivo. Otro tipo de
apoyo es a travs del pago directo de los consumos que se generan en el Club donde se
lleva a cabo el torneo de golf, tales como almuerzos, chozas de bebidas y bocaditos,
licores, bar o evento de subasta de equipos.
2.3.5 Filantropa Corporativa de la E.P.G.A.
Todos los miembros que conforman la Ecuadorian Petroleum Golf Association, estn
comprometidos personalmente con varios proyectos sociales a nivel local, y es por esto
que a travs de los torneos de golf buscan apoyarlos econmicamente. La E.P.G.A
aporta principalmente a actividades educativas dirigidas a nios y nias de escasos
recursos o que han sido abandonados por contar con algn problema fsico, como es el
38
caso de la Fundacin Padre Jos Kentenich y la Fundacin Para Sus Nios. A parte de
estos proyectos, la E.P.G.A. tambin apoya a instituciones que buscan brindar un hogar
a aquellas personas que brindaron lo mejor a la sociedad, pero que por diferentes
circunstancias han sido apartados y olvidados, como es el caso del Hogar de Ancianos
Corazn de Mara y Hogar de Ancianos San Ignacio de Loyola.
2.3.6 La organizacin de eventos deportivos y sociales de la E.P.G.A.
La Ecuadorian Petroleum Golf Association se dedica exclusivamente a la organizacin
de torneos de golf en la ciudad de Quito, para lo cual busca arrendar las instalaciones y
canchas de clubes, tales como el Club Los Cerros y Arrayanes Country Club. La
E.P.G.A organiza dos torneos anuales: el Torneo de Primavera que se lleva a cabo en el
mes de junio con una duracin de 2 das y el Torneo de Otoo que se lleva a cabo en el
mes de octubre con una duracin de 3 das.
El evento empieza a las 7:00 a.m. con el registro de los jugadores, el cual consiste en
recibir la cartilla de puntaje, conocer el hoyo desde el cual iniciarn el juego y adquirir
dos mulligans o comodines para obtener un turno o golpe extra durante el juego. Todos
los jugadores inician el torneo a las 8:15 a.m. al mismo tiempo, en el hoyo
correspondiente, debiendo completar los 18 hoyos de la cancha.
Para comodidad de los jugadores, se ubican en ciertos hoyos chozas o tiendas para
colocar bebidas y bocaditos. Estas chozas son entregadas a los auspiciantes para que
coloquen sus pancartas y se ubique una persona de la entidad auspiciante para mantener
un acercamiento con los participantes. Adicional se ubica el Hoyo 19 o bar del evento,
39
el cual se ubica dentro de la casa del club y es en donde los jugadores pueden servirse
bebidas con alcohol y bebidas ligeras.
El primer da de torneo de golf, se lleva a cabo la subasta de los equipos o Noche
Calcuta. Este cctel-subasta cuenta con el auspicio total de un hotel, quien cubre las
bebidas y bocaditos de los participantes al torneo de golf. La subasta de los equipos se
realiza de manera aleatoria, y el valor final del remate depender de las probabilidades
que tengan el equipo de ganar durante el torneo. Del valor total que se logre recaudar al
final de la noche, el 10% recibe la E.P.G.A para donarlo a las entidades antes indicadas.
2.3.7 Objetivo de los eventos de la E.P.G.A
La E.P.G.A. busca crear un espacio de distraccin y deporte para los jugadores de golf
del sector de hidrocarburos de la ciudad de Quito, adems de un ambiente informal en
donde los participantes pueden conocer los proyectos a corto y mediano plazo que se
desarrollan en el pas y relacionarse con sus clientes, colaboradores y competencia.
El comit de la E.P.G.A busca apoyar econmicamente a proyectos de carcter social, a
travs de los dos torneos de golf que organiza anualmente. El valor total recaudado por
inscripciones de los jugadores y auspicios en efectivo, se donan a las entidades sociales.
Para incrementar el monto de las donaciones, el comit busca auspiciantes para cubrir la
mayor cantidad de egresos que genera el evento, es decir almuerzos, bebidas, chozas,
cctel. As mismo realiza negociaciones con Clubes de Golf para obtener una tarifa
preferencial por el arriendo de las instalaciones, el cual incluye el uso de la cancha y el
personal.
40
2.4 Generalidades del Golf
2.4.1 Historia del Golf
El golf es un deporte que nace en la costa este de Escocia a principios del siglo XV.
Algunos historiadores sostienen que el golf se origin en los Pases Bajos, por la
referencia de la palabra holandesa kolf que significa 'palo', pero existen indicios de que
los romanos tenan un juego en el que usaban un palo curvado y una bola hecha de
plumas, que se asemeja ms a lo que pudo haber sido la fuente original de este deporte.
En sus inicios alcanz tanto auge en Escocia, que el Rey James II se vio obligado a
limitar su prctica para evitar que la gente dedicara menos tiempo a la prctica del tiro
con arco. Poco tiempo despus los escoceses, a principios del siglo XVI, lograron que el
rey Jacobo IV por medio de un acta, admitiera el juego del golf oficialmente.
Posteriormente Mara I Estuardo, viaj a Francia e introduce este deporte en territorio
francs, denominando a sus ayudantes en el campo de golf como cadets, es decir
alumnos; tiempo despus el trmino se adopt en Escocia e Inglaterra y se convirti en
caddy o caddie que actualmente es el nombre usado para los ayudantes que llevan los
palos de golf.
Cerca del ao 1600 el golf caus furor en la aristocracia de Londres, y tanto damas
como caballeros disfrutaban de este deporte en traje de gala. Inicialmente el juego lo
realizaban dentro de la ciudad, causando molestias a los habitantes, por lo que las
autoridades se vieron obligadas a llevar la prctica de este juego al campo abierto.
41
En el siglo XVIII se establecieron las primeras asociaciones de golf, como la
Honourable Company of Edinburgh Golfers (1744), la St. Andrews Society of Golfers
(1754), que en 1834 tom el nombre de Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews,
que hasta la fecha se conserva por concesin del Rey Guillermo y el Royal Blackheath
(1766), cerca de Londres, donde se acord fijar la fecha de la introduccin del golf en
Inglaterra en 1608.
14
2.2.2 El campo de juego
El golf se practica al aire libre en un campo de hierba natural. El campo de juego ocupa
una superficie amplia y se compone de 18 recorridos parciales, llamados comnmente
calles, al final de los cuales hay un agujero u hoyo, que tiene un dimetro de 107,9 mm.;
por extensin, cada uno de estos recorridos parciales se denomina tambin Hoyo. Los
hoyos se ordenan segn una numeracin que da nombre a cada hoyo: hoyo 1, hoyo 2...,
si bien en algunos campos de golf, a los hoyos se les da tambin otro nombre tomado de
alguna de sus caractersticas: su dificultad, su diseo, etc.
Como referencia, los campos de golf se dividen en dos categoras principales:
A).- Campo profesional: segn las normas de USGA (United States Golf Association)
es aquel en donde la suma de las distancias totales de los 18 hoyos -midiendo stas
desde la salida de las marcas negras de los "tees" de salida- sobrepasan las 7,000 yardas
(6.400,81 Metros).

14
Golf Magazine, Mxico D.F., 2008, pag. 13-16.
42
B).- Campo turstico-ejecutivo: son los que no sobrepasan las 7,000 yardas (6.400,81
Metros).
Para comenzar cada hoyo, los jugadores se colocan en una superficie pequea,
horizontal y con la hierba muy corta denominada tee de salida, desde donde se da el
primer golpe de cada hoyo. En l estn colocadas cuatro parejas de barras, que delimitan
la distancia hasta la cual se puede colocar la bola para comenzar a jugar el hoyo. En
orden decreciente de distancia hasta el hoyo, hay un par de barras blancas, otro de
amarillas, otro de azules y otro de rojas. Salen de barras rojas las seoras y los nios, y
de amarillas los caballeros. Las azules son ordinariamente la salida de seoras
profesionales, y las blancas, de caballeros profesionales. En cada campo, se puede
decidir variar estos criterios puntualmente por motivos diversos.
El tee de salida recibe ese nombre en alusin al pequeo elemento (llamado tee) que se
clava en la tierra y sobre el cual se pone la bola, utilizado exclusivamente para este
primer golpe de cada hoyo.
El recorrido entre el tee de salida y la zona donde est el agujero, que puede ser recto o
angulado hacia un lado dogleg, consta de dos tipos de superficies: la calle (fairway en
ingls) es una zona de hierba bien cortada, donde los jugadores pueden golpear la bola
con ms facilidad, y el spero (rough en ingls), una superficie menos cuidada a
propsito, que es de hierba ms alta, a menudo simplemente natural. Los jugadores
intentan normalmente que su bola no vaya nunca al spero, para que el golpe siguiente a
la bola sea ms fcil. Adems, habitualmente el diseo de los hoyos cuenta con que la
43
bola repose en el fairway, de manera que el siguiente golpe pueda alcanzar su objetivo
sin dificultades aadidas.
El hoyo est situado en el verde (green en ingls), una zona delimitada en la que el
terreno est muy bien alisado -aunque puede tener ondulaciones- y la hierba es fina y
muy corta. La posicin del hoyo dentro del verde puede variar. Para que los jugadores
puedan saber desde lejos dnde est situado el hoyo, ste tiene colocado en su interior
una bandera con el asta fina, que mide aproximadamente 2 m de altura. Los greens
tienen dos reas principales: el rea para bandera y el rea sin bandera. Las reas sin
bandera son aquellas en donde el hoyo no se puede situar por reparaciones o porque las
pendientes de juego exceden el 3%; adems, no se puede situar el hoyo a una distancia
de la orilla del green que sea menor a la distancia del asta de la bandera.
Para dificultar el juego, en las calles -sobre todo, alrededor de los greens- se encuentran
distintos tipos de trampas: agujeros de arena o de hierba y trampas de agua. Los
agujeros de arena o de hierba se denominan bnkers, y su profundidad es muy variable;
los bnkers ms habituales son los de arena. Los obstculos de agua, denominados en
ingls water hazard, pueden ser lagos o regatas. Son menos numerosos que los bnkers
y no suelen estar presentes en todos los hoyos de un recorrido. Adems, en los campos
modernos o de nueva construccin, la vegetacin es usada tambin como obstculo
natural. As, los rboles colocados estratgicamente, incluso en el centro de la calle,
aaden dificultad al hoyo.
La dificultad de un hoyo se mide segn una variedad de factores: el nmero y la
posicin de las trampas, la colocacin de los rboles, la pendiente, la longitud entre el
44
tee de salida y el green, la dificultad del rough, la proporcin entre superficie de calle y
superficie de rough, la visibilidad del green desde ngulos diversos, la horizontalidad de
la superficie del green, etc.
2.2.3 Campos de prctica de Golf
El golf se puede aprender practicando en unas instalaciones preparadas al efecto,
llamadas en ingls driving range. Todos los campos de golf suelen disponer de un
campo o caseta de prcticas y de un putting green.
Los campos de prcticas se componen de una casa, en la que hay unas esterillas, y un
campo acotado en el que se han colocado diversos objetivos marcando diversas
distancias. Cada jugador se coloca en una esterilla para ir golpeando bolas, que
previamente ha alquilado, en direccin al campo. Esto permite practicar el golpe sin
necesidad de moverse del sitio, de manera que en un tiempo reducido se pueden dar,
con total autonoma, varias decenas de golpes.
Tambin existen greens para practicar el approach, que es el tiro corto y preciso que los
jugadores dan para entrar al green desde la cancha, tratando de acertar en el hoyo desde
fuera del green, o acercndose a l lo ms posible. En los campos de prcticas puede ser
ms amplio que un green normal y contar con ms de un hoyo, con el fin de que puedan
practicar simultneamente varios golfistas.
El putting green es un green ms extenso que los del campo de juego y suele disponer
de varios hoyos. Esto permite a los jugadores pasar todo el tiempo que deseen
45
practicando el golpe del putt, sin necesidad de salir al campo de juego. El practicar
mucho.
2.2.5 Desarrollo del juego
Para jugar un recorrido de golf, habr que completar 18 hoyos en un orden establecido.
El primer golpe de cada hoyo se efecta en el tee de salida, y el ltimo ser el que logre
meter la bola en el agujero. El resultado score en el golf se obtiene sumando el nmero
de golpes con el que se ha conseguido meter la bola en cada hoyo. El resultado total
ser, por tanto, la suma de los 18 resultados parciales que se hayan ido obteniendo
durante el juego. La valoracin de ese resultado en una competicin depender, sin
embargo, de otros factores: la modalidad que se est jugando y la ponderacin del nivel
de juego de cada jugador (sistema de handicap, muy importante en el golf, ya que es la
herramienta para conseguir que todos los jugadores compitan en igualdad de
condiciones, independientemente de su nivel de juego).
El primer golpe es siempre fuerte para acercarse todo lo posible al hoyo. Para el golpe
de salida se puede colocar la bola sobre un soporte de madera o plstico, llamado tee,
con el fin de facilitar el impacto. Los golpes siguientes se efectuarn con la bola tal
como repose. En cada campo de golf existen hoyos de tres, de cuatro y de cinco golpes,
que se denominan hoyos de par tres, par cuatro o par cinco. Si el hoyo es de tres golpes
(par tres), la estrategia habitual que sigue el jugador es hacer llegar la bola al green ya
con el primer golpe. En cambio, en los hoyos de cuatro (par cuatro) y de cinco golpes
(par cinco), bastante ms largos, deber golpear la bola de nuevo con fuerza una o dos
veces para llegar a estar en el green.
46
Una vez en el green, el jugador ya no golpea la bola fuertemente para que vuele a cierta
distancia, sino que la golpea suavemente con un palo especial putter para que vaya
rodando y se introduzca en el hoyo. El jugador que logre embocar la bola en un hoyo
realizando el nmero de golpes establecido, ha cumplido el par del hoyo. Si consigue lo
mismo en todo el recorrido, aunque sea una media por haber hecho ms golpes en unos
hoyos y menos en otros, habr cumplido el par del campo.
Si un jugador completa un hoyo con un golpe por debajo del par, ha hecho un birdie. Si
son dos menos del par, se habla de un eagle, si son tres menos del par, ser un albatros.
Cuando un hoyo se termina con un golpe por encima del par, se trata de un bogey, y si
son dos golpes de ms, se le llama doble bogey, triple bogey, etc. Cuando un jugador
emboca desde el tee de salida con el primer golpe, ser un hoyo en uno o hole in one.
2.2.5 Los golpes durante el juego
El primer golpe con el que se inicia un hoyo se da desde el tee de salida. Si el hoyo es
largo (par 4 o par 5), el golpe se suele dar con una madera, normalmente la madera
llamada driver en ingls, que es el palo con el que mayor distancia se puede alcanzar.
El approach es el golpe que los jugadores dan para dejar la bola dentro del green
(preferiblemente meterla en el hoyo) desde las zonas aledaas a ste. Generalmente se
usa el pitching wedge (PW) o el sand wedge (SW), que al ser los palos de mayor
inclinacin, hacen que la bola ruede menos y el golpe sea ms preciso.
47
El putt es el golpe que se le da a la pelota con el palo llamado putter. En este golpe la
bola rueda y no se levanta del suelo; por eso es esencial calcular el posible declive del
terreno. Es el golpe que exige mayor precisin y se dice que el ms importante.
2.2.7 La etiqueta durante el juego
Las normas de etiqueta son pautas de comportamiento para diversos mbitos del golf,
pero no forman parte en sentido estricto de las reglas del juego, ya que las infracciones
no se castigan con golpes de penalidad, sino que los infractores son amonestados. He
aqu las principales:
2.2.7 Seguridad en el campo de Golf
" No hacer swings de prueba en direccin a compaeros u otras personas en las
proximidades.
" No golpear la bola hasta que los jugadores que le preceden no se hallen en la
trayectoria prevista ni estn a su alcance.
" Gritar bola! o fore para advertir a los dems cuando corran peligro de ser
golpeados por una bola.
2.2.8 Consideracin hacia otros durante el juego
" No echar los palos con ira o enfado cuando algo no salga como quiere.
" Estar preparado cuando llegue el turno de jugar, para que los grupos que siguen
no tengan que esperar.
48
" No moverse, hablar o permanecer cerca mientras un jugador prepara o ejecuta
un golpe.
" Siempre que sea posible, el grupo completo debe desplazarse de un hoyo al otro
para evitar molestias a otros grupos que se encuentren en el campo.
" Hay que reparar cualquier dao que se haga al campo y se debe rastrillar la arena
del bnker para dejarlo como estaba antes.
2.2.9 Ritmo de juego
" Los jugadores deben jugar sin perder tiempo.
" La bola perdida no debe buscarse ms de 5 minutos, para no retrasar el juego.
" Cuando se camine hacia la bola, hay que ir pensando en el prximo golpe.
" Los jugadores deben abandonar el green inmediatamente despus de haber
terminado el hoyo.
2.2.10 Prioridad en el juego
Los grupos de dos jugadores tienen derecho a adelantar a los de tres o cuatro jugadores.
2.2.11 Atuendo de Golf
" Los caballeros deben usar camisetas con cuello y estn prohibidos los pantalones
jeans.
" Las damas deben usar igualmente camisetas con cuello y est prohibida tanto la
ropa escotada o jeans.
49
2.2.12 Material de Golf
Los palos de golf modernos estn fabricados con materiales y tcnicas muy avanzadas.
En total, un jugador puede llevar en la bolsa hasta 14 palos. Los palos con los que se
puede golpear ms fuertemente y lograr mayor distancia se denominan maderas, aunque
en la actualidad ya no son de este material, sino de acero o titanio. Se llevan
normalmente tres maderas para los golpes largos. Los palos de golf se designan por
nmeros. Cuanto ms alto sea el nmero, mayor es el ngulo de inclinacin de la
cabeza. Para los restantes golpes se emplean los hierros, de los que se llevan nueve o
diez. Todos estos palos se diferencian entre s por el ngulo de sus bases, mediante el
cual vara su inclinacin para que la bola salga lanzada en trayectorias ms horizontales
o ms altas, segn la distancia al hoyo. Los palos con mayor inclinacin son los wedges.
Los que se suelen encontrar en una bolsa reciben nombres especficos como pitching
wedge (45 a 48) o sand wedge (56), que se usa habitualmente para sacar la bola del
bnker. Otros wedges habituales son el gap wedge (unos 52) para cubrir el hueco entre
los dos anteriores o el lob wedge (60) que ayuda a detener la bola en el lugar donde
cae, sin que ruede ms all. Finalmente se utiliza un palo denominado putter para
empujar la bola mediante un golpe putt hacia el hoyo en el green.
El dimetro de la bola no ha de ser inferior a 42,67 mm ni su peso superior a 45,93 g.
Las bolas modernas constan de un ncleo de cordn de goma enrollado, para darles
elasticidad, y de una capa exterior de plstico. La superficie tiene unos pequeos
hoyuelos o dimpels en ingls), distribuidos regularmente, para proporcionar estabilidad
a la bola durante el vuelo.
50
2.2.14 El handicap dentro del Golf
Cada jugador tiene su propio nmero de golpes, que se le descuentan en una
competicin. Esta cifra se denomina en golf handicap. El handicap depende de los
resultados que obtiene el jugador en competiciones del club o locales, o tambin ms
importantes. Cuanto mejor juegue, ms bajar su handicap y, por lo tanto, menos golpes
se le descontarn en el siguiente torneo. El sistema de handicap es una de las
caractersticas propias del golf, ya que permite que jugadores buenos y menos
experimentados hagan juntos un partido, sin que los jugadores menos buenos se
encuentren en desventaja. Puesto que a los jugadores expertos, que tienen un handicap
menor, se les descuentan menos golpes, tienen que esforzarse de la misma forma que los
jugadores menos buenos.
2.2.14 Modalidades de juego
Match Play: Es una de las dos modalidades que normalmente se emplean en las
competiciones profesionales. Se juega por hoyos. Gana el hoyo quien lo haya hecho en
menos gol_pes que su rival y no es imprescindible acabar de meter la bola en el hoyo
(vale el putt dado). Se lleva la cuenta acumulando los hoyos ganados y restando los
perdidos y se suele decir que un jugador va tantos arriba o tantos abajo. Acaba el partido
cuando un competidor lleva ms hoyos ganados que hoyos quedan por finalizar la
vuelta. Esta frmula se utiliza en las competiciones por eliminatorias y en los partidos
por equipos.
51
Medal Play: Es el juego por golpes, la otra de las dos modalidades ms extendidas.
Gana el jugador que realice la ronda en el menor nmero de golpes. Juegan todos contra
todos. Es la frmula habitual en torneos profesionales y premios de un da.
Stableford: Frmula de juego en la que en cada hoyo se punta con relacin al par: 1
punto por el bogey, dos por el par, tres por el birdie, cuatro por el eagle. Cuando no se
ha podido terminar en los golpes que valen para la puntuacin, se recoge la bola. Es la
nica frmula en la que gana quien suma ms alto. El stableford se utiliza actualmente
muchsimo en premios locales, porque es una frmula menos lenta que otras y permite
levantar la bola.
Mejor bola (fourball): Es el tpico partido entre amigos. Cuatro jugadores, cada uno
juega su bola. En cada hoyo punta el resultado ms bajo de cada bando. Gana quien
consiga mejor resultado y se punta como en match-play, por hoyos.
Greensome: Frmula de juego por parejas en la que salen ambos de cada hoyo, eligen la
mejor colocada (la otra se recoge) y la siguen jugando a golpes alternos hasta acabar el
hoyo. Se utiliza mucho en competiciones de club.
Greensome Chapman: Frmula de juego por parejas en la que en cada tee salen ambos,
cada jugador juega el segundo golpe con la bola de su compaero y para el tercero se
escoge una de las dos, que se sigue jugando hasta concluir el hoyo a golpes alternos. Es
la variante de la anterior, todava ms tolerante, para premios locales.
52
Mejor y peor: Cuatro jugadores. Cada uno juega su bola y en cada hoyo se ponen en
juego dos puntos: uno por el mejor resultado, como en un fourball, y otro por el mejor
de las dos bolas peores de cada bando.
Suma y mejor: Cuatro jugadores, cada uno juega su bola y en cada hoyo se ponen en
juego dos puntos: uno por el mejor resultado del bando y otro por la suma de los golpes
del bando.
Sindicato (Americana): Para partidos de tres. En cada hoyo se ponen en juego seis
puntos, que se distribuyen de la siguiente forma: 2 puntos para cada uno en caso de
empate entre los tres; 3 y 3 puntos para cada uno de los dos jugadores que ganan e
hoyo; 4, 1 y 1, cuando un jugador gana el hoyo y los otros dos empatan el segundo
resultado; y los dos mejores se distribuyen 4 y 2 puntos cuando se producen tres
resultados diferentes.
Skins: Para tres o cuatro jugadores. Cada hoyo est dotado con una cantidad de puntos
o de dinero, que gana el jugador que consiga el resultado ms bajo. En caso de empate,
la dotacin del hoyo se arrastra al siguiente y as sucesivamente, hasta que uno de los
competidores gane el hoyo a todos los dems. Es posible, por tanto, que un jugador que
no ha estado luchando en hoyos anteriores que han terminado en empate se lleve las
ganancias de esos hoyos.
Presses: Sea individual o por parejas, cuando un bando va perdiendo dos abajo tiene la
opcin de iniciar un nuevo partido a partir de ese momento, en el que se suele poner en
juego la mitad de la apuesta del partido original.
53
Nasau: El partido se juega en tres fases: los 9 primeros hoyos, los 9 segundos y la
general al total de la ronda. En las parciales se suele disputar la mitad de la apuesta del
partido general.
Bingo, bango, bongo: En cada hoyo se disputan tres puntos: el primero, para el jugador
que llegue a green en menos golpes; el segundo, para el jugador que deje la bola ms
cerca del hoyo pateando y, el tercero, para quien haga menos golpes. En los pares 3 slo
se disputan los puntos segundo y tercero. Cuando hay empate se arrastra el punto al
siguiente hoyo.
Pim, pam, pum: Para todo tipo de partidos, en cada hoyo se disputan tres puntos: uno
para la mejor salida, otro para el segundo golpe que quede ms cerca de bandera (en los
pares 3 y 4; en los pares 5 el segundo punto se gana con el tercer golpe) y, el tercero,
para el jugador que meta el putt ms largo.
Backgammon: La gracia de esta modalidad es que, igual que en el juego de fichas, el
bando que tiene el dado puede ir doblando la apuesta del hoyo cuando considere que
lleva ventaja. Empieza el hoyo teniendo el dado quien ha salido primero; si el equipo
contrario no acepta jugarse el doble de la apuesta original, la pierde y el hoyo se da por
jugado. Una vez aceptada una apuesta, el dado cambia de equipo.
St. Andrews: Se puede jugar en cualquier sistema. Su particularidad es que la apuesta se
cifra en los metros de campo que restan para volver a la casa club al acabarse el partido.
54
Delanteros y zagueros: Frmula por parejas en la que uno da los golpes estipulados
para llegar al green (uno en los pares 3, dos en los pares 4 y tres en los pares 5), y el
otro, los restantes hasta concluir el hoyo.
Texas Scramble: Todos los jugadores del equipo hacen su golpe de salida desde el tee.
Se selecciona una bola anotando quin es el jugador que la golpe. Todos los jugadores
juegan una bola desde el punto donde reposaba la bola elegida y as sucesivamente
(volvemos a elegir la mejor bola hasta embocar el hoyo). Todos los competidores deben
haber sido elegidos un nmero determinado de veces en sus golpes de salida.
Sobre las modalidades de juego anterior se pueden incluir premios adicionales como los
siguientes:
Sandy: Son premios para el jugador que consigue sacar de bnker de green a la primera
y acabar el hoyo despus con un solo pat.
Chippie: Son premios para el jugador que consigue acabar el hoyo con un solo pitch o
chip y un solo pat.
Greeny: Premio adicional para un partido que se otorga cada vez que se acaba un hoyo
con un solo pat.
55
CAPTULO III METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
3.1 Tipos de Estudio
El presente trabajo utiliz dos tipos de estudios: exploratorio y descriptivo.
El primer nivel de conocimiento cientfico sobre un problema de investigacin se logr
a travs de estudios de tipo exploratorio; los cuales tuvieron por objetivo la formulacin
de un problema para posibilitar una investigacin ms precisa y el desarrollo de una
hiptesis.
Mediante el estudio exploratorio en la presente investigacin se logr determinar:
Familiarizacin con la Ecuadorian Petroleum Golf Association.
Conocimiento del propsito de organizacin de eventos benficos.
Aclaracin de conceptos y actividades relacionadas con la organizacin del
evento.
Con esta informacin se sentaron las bases del estudio descriptivo y finalmente la
estructuracin de las estrategias comunicacionales del presente caso.
A travs del estudio descriptivo se delimit las variables que conforman el problema
planteado, para as descubrir y comprobar la relacin que existe entre las mismas y el
efecto que tendran en la imagen de la Ecuadorian Petroleum Golf Association.
Mediante este estudio se logr establecer:
Caractersticas demogrficas a ser investigadas tales como: universo a ser
censado, nivel socio econmico, edad, gnero, edad y sector industrial.
56
Actitud y conducta del universo en investigacin tales como: percepcin en el
pblico frente a la organizacin y desarrollo del evento, motivos de participacin
y nivel de conocimiento con respecto a las actividades socio-benficas.
Descubrir y comprobar la relacin entre las variables de investigacin y su
influencia en la imagen del caso analizado.
3.2 Mtodos de Investigacin
Para esta etapa de la investigacin se utiliz el mtodo de observacin, inductivo y de
anlisis.
- El mtodo de observacin busc mirar detenidamente todos los elementos del caso
para asimilar en detalle la naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y
fenmenos.
- El mtodo inductivo permiti crear leyes a partir de la observacin de los hechos,
mediante la generalizacin del comportamiento observado; realizando una especie de
generalizacin, sin que por medio de la lgica pueda conseguir una demostracin de
las citadas leyes o conjunto de conclusiones.
- El mtodo de anlisis consisti en la separacin de las partes del todo a fin de
estudiarlas por separado, as como tambin examinar las relaciones que existen entre
ellas.
Con estos mtodos se logr:
Recopilar informacin general de la E.P.G.A.
Conocer los objetivos de los eventos que este organismo realiza.
Conocer las fases ms importantes del evento deportivo E.P.G.A.
57
Conocer reglas generales del golf.
Conocer la percepcin del pblico participante en eventos anteriores.
Conocer los motivos de participacin del pblico a los eventos E.P.G.A.
Conocer la efectividad de la comunicacin con el pblico externo.
3.3 Fuentes y Tcnicas para la recoleccin de informacin
3.3.1 Fuentes Primarias
Este tipo de fuente nos proporcion informacin de primera mano, es decir se obtuvo un
testimonio o evidencia directa, ofreciendo un punto de vista desde adentro del evento.
Como por ejemplo conocer las opiniones favorables y/o desfavorables del pblico
interno y externo sobre los torneos que organiza la E.P.G.A.
Algunas fuentes primarias que se utilizaron fueron: entrevistas a expertos de golf y
comit organizador, encuestas al pblico externo, documentos originales y fotografas
de eventos anteriores.
3.3.2 Fuentes Secundarias
Este tipo de fuente nos permiti interpretar y analizar las fuentes primarias que se
utilizaron para la presente investigacin. Las principales fuentes secundarias que se
utilizaron fueron: libros sobre organizacin de eventos, artculos de revistas de golf y
enciclopedias.
58
3.4 Delimitacin del Universo
Regin: Sierra
Provincia: Pichincha
Ciudad: Quito
Jugadores: 144 por torneo (cant. mx. de jugadores segn reglamento)
Sexo: Masculino y Femenino
Nivel Socio Econmico: Alto
Edad: 18 - 70 aos
! Comit: 7 personas
! Sexo: Masculino
! Edad: 40 - 70 aos
# Auspiciantes: 35 instituciones
3.5 Procesamiento de Datos
3.5.1 Censo
Considerando que el pblico externo e interno en cuanto a cantidad es manejable, se
cens al universo indicado en el literal 3.4 Delimitacin del Universo Captulo 3.
3.5.2 Modelo de la Encuesta
Para la presente investigacin, se desarrollaron tres tipos de encuestas para cada unos de
los pblicos indicados en el literal 3.4 Delimitacin del Universo Captulo 3. En el
Anexo1 se encuentra el modelo de las tres encuestas.
59
3.6 Anlisis del Pblico Externo Golfistas y Patrocinadores
3.6.1 Expectativas y razones de participacin Jugadores
Las empresas del sector hidrocarburfero del pas estn en continuo acercamiento con su
grupo objetivo y competencia, lo cual crea un nicho de mercado ideal para organizar
eventos exclusivos para este sector industrial. El Comit de la E.P.G.A debe aprovechar
esta coyuntura y ofrecer un evento que permita el relacionamiento del sector petrolero, a
travs del cual los participantes puedan conocer sobre los proyectos a corto y mediano
plazo que surgen en el pas.
Los torneos de golf de la E.P.G.A cuentan con jugadores fijos, lo cual permite asegurar
el conocimiento del fin social de los torneos y permitir el xito del evento en lo que
respecta a completar el mximo de jugadores que admite el torneo (144).
La base de datos del Comit, en la actualidad, es bastante completa y permite asegurar
la participacin de los mismos jugadores cada torneo, lo cual definitivamente aporta al
resultado positivo de los eventos; no obstante, el Comit debe realizar permanentemente
actualizaciones de la informacin, para que este mecanismo de gestin contine siendo
efectivo en el futuro.
La principal herramienta de comunicacin directa entre el Comit de la E.P.G.A y su
grupo objetivo, jugadores y auspiciantes, es el correo electrnico. As mismo este grupo
completan esta informacin durante el desarrollo del torneo de golf. El Comit
organizador debe mantener una comunicacin continua con su grupo objetivo, de tal
forma que conozca las expectativas cambiantes de los mismos. A travs de esta
60
herramienta comunicacional, lograr captar la atencin de los jugadores y auspiciantes y
contar con la participacin permanentemente de stos en los torneos de golf E.P.G.A.
La informacin que se remita va internet, debe ser precisa y oportuna, de tal forma que
los participantes y auspiciantes estn al tanto de las acciones que toma la E.P.G.A. De
igual manera la informacin que se coloca en el Club durante el torneo de golf, debe ser
clara y visible, para asegurar su objetivo comunicacional.
Resulta de vital importancia prestar atencin al grupo de participantes y auspiciantes
que dicen no conocer la ayuda benfica y buscar herramientas de comunicacin
acertadas y oportunas para informarles sobre el fin social de los torneos de golf de la
E.P.G.A. A travs de estas acciones se lograr incrementar el nmero de participantes
fijos y el conocimiento del fin benfico de los torneos E.P.G.A.
En lo que respecta a los jugadores, se pudo determinar que stos no disponen de tiempo
en su oficina para leer correos electrnicos no relacionados con su actividad laboral; e
incluso si lo leen, no tienen una comprensin total del mismo, por no contar con el
tiempo suficiente para leerlo con detenimiento y atencin.
Considerando que existen instrucciones que deben ser informadas antes del evento, y
que la mejor herramienta de comunicacin con la que cuenta el Comit organizador es
el internet, se sugiere que los correo electrnicos que se enven a los jugadores sean
cortos y precisos. De igual manera se sugiere utilizar una tipografa distinta en color y
tamao, para aquellas palabras o instrucciones relevantes que debern ser tomadas muy
en cuenta por los participantes.
61
Resulta interesante analizar que ninguno de los items encuestados obtuvo la puntuacin
Excelente, y s existi la calificacin Malo; claro est sin desmerecer que s se obtuvo la
calificacin Bueno en una cantidad interesante de items. Se recomienda tomar en cuenta
los items calificados como Malos: invitacin oportuna que recibieron va correo
electrnico, la comunicacin previa al inicio del torneo, el almuerzo en el Club, y los
snacks en las chozas, para mejorarlos en eventos futuros.
Con respecto al cctel de subaste, ms de la mitad de los participantes al torneo de golf
E.P.G.A, no participan de la Noche Calcuta que se realiza un da antes del inicio del
evento deportivo. El factor negativo que tiene este cctel, es el tiempo de duracin del
mismo. Se recomienda encontrar mecanismos que permitan realizar la subasta de
equipos de manera consecutiva, sin intervalos de tiempo.
3.6.2 Expectativas y razones de participacin Auspiciantes
Las empresas de servicios que atienden al sector hidrocarburfero del pas, buscan
continuamente actividades que les permitan relacionarse con ejecutivos o funcionarios
de su grupo objetivo, lo cual crea un motivo determinante para participar como
auspiciantes en eventos exclusivos para este sector industrial. El Comit de la E.P.G.A
debe aprovechar esta coyuntura y ofrecer un evento que permita el relacionamiento de
las empresas de servicios con el sector petrolero, a travs del cual los auspiciantes
puedan mantener contactos claves con el rea hidrocarburfera del pas.
62
El torneo de golf E.P.G.A cuenta actualmente con 15 empresas comprometidas con el
auspicio y xito de este evento; es por esto que resulta fundamental mantener una
comunicacin continua y abierta con este grupo de empresas, de tal forma que el
Comit conozca las expectativas cambiantes del mercado. A travs de esta herramienta
comunicacional, se lograr captar la atencin de los directos y contar con la
participacin permanentemente de estas organizaciones en los torneos de golf E.P.G.A.
La principal herramienta de comunicacin directa entre el Comit de la E.P.G.A y los
auspiciantes, es el correo electrnico. As mismo los auspiciantes completan esta
informacin durante el desarrollo del torneo de golf. Es por esto que la informacin
remitida va internet, debe ser precisa y oportuna, de tal forma que los auspiciantes estn
al tanto de las acciones que toma la E.P.G.A. De igual manera la informacin que se
coloca en el Club durante el torneo de golf, debe ser clara y visible, para asegurar su
objetivo comunicacional.
El torneo E.P.G.A logra recaudar una importante suma por concepto de auspicios en
dinero en efectivo, lo cual debe motivar al Comit a gestionar acertadamente la
organizacin de los torneos de golf. Todos los auspiciantes deben recibir, por parte del
Comit, informacin sobre la importante contribucin econmica que estn realizando a
travs de la E.P.G.A, a organismos sociales sin fines de lucro, de tal forma que los
sponsors se sientan parte de esta responsabilidad social y se motiven a continuar
participando en los torneos de golf de la E.P.G.A.
Ms de la mitad de los auspiciantes indican no conocer la ayuda social que brinda la
E.P.G.A, lo cual debe llamar la atencin del Comit organizador, quienes debern
63
determinar qu herramienta comunicacional no est cumpliendo su funcin
acertadamente. Se recomienda realizar una auditora de comunicacin a los medios que
utiliza la E.P.G.A para remitir informacin a sus auspiciantes y tomar los correctivos
correspondientes que surjan como conclusin de la auditora.
A diferencia de los jugadores que prefieren conocer sobre la ayuda social durante el
desarrollo del torneo, los auspiciantes s desean obtener informacin previa al evento
mediante correo electrnico. Esto se puede deber a que dentro de su actividad laboral,
los encargados del rea de marketing o publicidad o relaciones pblicas, deben
gestionar la participacin en eventos socio-benficos para promocionar a la empresa que
representan. Para este grupo objetivo, se recomienda enviar informacin completa va
correo electrnico, sobre la ayuda benfica de los torneos de golf de la E.P.G.A.
Para finalizar, convendra analizar el hecho que ningn item evaluado, por parte de los
auspiciantes con respecto a la organizacin del torneo, obtuvo la calificacin de
Excelente. As mismo conocer las razones por las cuales el Comit organizador no
remiti las invitaciones mediante carta impresa, y obtuvo una calificacin negativa en la
encuesta, lo cual pudo incidir de manera negativa al torneo de golf de octubre/2007.
El Comit debe gestionar por lo menos con dos meses de antelacin, mediante correo
electrnico y carta impresa, la invitacin a participar como auspiciantes, de tal forma
que los encargados del rea comunicacional de las empresas interesadas, reciban la
documentacin oportunamente y tomen una decisin favorable para el evento.
64
3.7 Anlisis del Pblico Interno Comit E.P.G.A
3.7.1 Expectativas y razones de apoyo - Comit
En la actualidad, el Comit de la E.P.G.A requiere de una mayor experiencia para el
desarrollo del evento, ya que un buen nmero de sus miembros lleva apenas un ao
dirigiendo este organismo. Es importante recordar que los miembros del comit brindan
su apoyo de manera voluntaria y de acuerdo al tiempo libre dentro de sus actividades
laborales normales; es por esto que se entienden que no le dedican muchas horas, en
promedio tres horas a la semana, a la organizacin de los torneos de golf de la E.P.G.A.
La encuesta realizada al Comit, nos indica claramente que los miembros de este
organismo no cuenta con ningn tipo de directriz, que no tienen correctamente divididas
las actividades e incluso duplican los esfuerzos en ciertas reas, que a criterio personal
requieren mayor ayuda. Es por esto que, hoy ms que nunca, resulta determinante
determinar las reas claves del evento y asignar cada una de estas a un miembro del
comit, contribuyendo as al desarrollo exitoso de los torneos de golf E.P.G.A.
Se sugiere disear y elaborar un manual de organizacin para eventos benficos
deportivos, que contar con las funciones y reas claves del evento, facilitando as las
gestiones y el desarrollo del torneo de golf E.P.G.A. Al organizar de mejor manera las
actividades y tareas que cada miembro del comit tendr a su cargo, el tiempo de
organizacin se unificar para todos los miembros y los resultados sern
significativamente visibles en futuros torneos de golf que organice la E.P.G.A.
65
CAPTULO IV PROPUESTA MANUAL DE ORGANIZACIN PARA
EVENTOS BENFICOS DEPORTIVOS - CASO E.P.G.A.
4.5 Introduccin a la organizacin de eventos deportivos
Las empresas pblicas y privadas del siglo XXI, se estn introduciendo en el nuevo
concepto de protocolo-organizacin, en el cual los organizadores de actos estn
desempeando un papel determinante al momento de disear, estructurar y ejecutar los
eventos institucionales. Estos profesionales basan el xito de sus objetivos en el orden,
el mtodo y la preparacin en su conjunto, tomando siempre en cuenta la filosofa, la
finalidad y los objetivos que persigue el acto.
Como se explic en los captulos anteriores, los actos de hoy buscan proyectar una
imagen corporativa slida y uniforme, la cual debe reflejarse en todo el diseo del
evento, pero sin excesos. La imagen deber estar presente en los puntos adecuados,
principalmente donde se centre la atencin del pblico asistente, pero tambin en
aquellos rincones muchas veces descuidados de la decoracin general.
Con respecto al deporte, podemos indicar que hoy en da ste ha traspasado la barrera de
ser simplemente una prctica saludable, y se ha convertido en una doctrina para aquellos
aficionadas que lo siguen profesionalmente, los mismos que convierten a sus deportistas
preferidos en dolos que generan cambios y que mueven masas. Alrededor de los
eventos deportivos se desarrollan grandes espectculos que generan millones de dlares,
funcionando como una gran empresa.
66
A continuacin presentamos una propuesta de modelo de Manual de organizacin de
eventos benfico-deportivos, que estamos seguros apoyar a la organizacin del evento
deportivo tomado para el presente caso, el cual contribuir a realizar todos los aspectos
de la actividad deportiva en forma ordenada, asignando a las personas el lugar que le
corresponde en funcin de su cargo, y adems, ayudar a trasmitir un mensaje claro y
preciso a los asistentes, acorde con lo que la organizacin busca conseguir, logrando as
construir y reforzar la imagen actual.
4.6 Organizacin del evento Torneo de Golf
El evento benfico deportivo que se presenta a continuacin, est estructurado de
manera sistemtica y consta de nueve fases, las cuales buscan establecer una secuencia
de trabajo ordenada y puntual. Las nueve fases que se detallan en el presente captulo,
no funcionan por continuidad, sino ms bien deben ejecutarse a la par para alcanzar un
evento exitoso.
4.6.1 Fase de tanteo
Durante esta reunin de trabajo, el Comit analizar la situacin a la fecha del sector
hidrocarburfero del Ecuador, y si cuenta o no con las condiciones mnimas para llevar a
cabo el torneo, es decir con cantidad suficiente de jugadores y auspiciantes.
67
4.6.2 Fase de informacin
Una vez que el Comit determine oportuna la realizacin del evento benfico-deportivo,
se pondr fechas para el desarrollo del torneo, dentro de los meses de mayo y octubre
respectivamente. De igual manera se elaborar un listado de los posibles clubes de golf
donde se puede organizar el evento.
4.6.3 Fase de anteproyecto
Una vez que hayan sido seleccionados los clubes, el comit iniciar la negociacin con
los mismos y firmar el contrato respectivo para la programacin del ao en curso. El
pago que realizar la E.P.G.A corresponde al arriendo del green o campo de golf,
instalaciones del club y personal del club para el evento.
El Comit asignar a cada miembro un rea especfica del evento, como se detalla a
continuacin:
a. Promocin jugadores
b. Promocin auspiciantes
c. Inscripciones
d. Conformacin de equipos de juego
e. Adquisicin de material publicitario para la venta
f. Adquisicin de trofeos y premios
g. Organizacin de Noche Calcutta y ubicacin de material de auspiciantes
durante el torneo de golf.
68
4.6.4 Fase de proyecto y programacin
Con las fechas confirmadas de los eventos y el nombre del club en donde se desarrollar
el torneo de golf E.P.G.A, se enviar un correo electrnico a todos los participantes de
torneos de golf anteriores, invitndoles a participar de los eventos de la E.P.G.A durante
el ao en curso.
Con un mes y medio de antelacin al torneo, se realizar la primera reunin del Comit
de la E.P.G.A y se dar inicio oficial al Torneo de Golf E.P.G.A.
4.6.5 Fase de organizacin y estructuracin
a. Promocin jugadores.- tiene a su cargo la redaccin y envo de la carta de
invitacin a participar del torneo de golf (ver anexo 2). La base de datos
corresponde a los participantes de torneos de aos anteriores, que pertenecen al
sector de hidrocarburos.
En esta carta se especificar la fecha, el club donde se desarrollar el torneo de
golf y la modalidad de juego que se utilizar durante los das del evento.
Tambin se incluir el valor de la inscripcin y la cantidad mxima de jugadores
para el torneo. Para finalizar, la carta informar sobre el valor donado por la
E.P.G.A a las actividades sociales durante el ltimo ao y una cordial invitacin
a continuar apoyando estas actividades, a travs del auspicio del presente torneo
de golf.
69
A la carta se adjuntar la ficha de inscripcin que constar en primer lugar de
informacin general del jugador como: nombre, nmero de cdula, direccin,
telfono, fax, e-mail, nmero de invitados adicionales que llevar para el da de
la premiacin.
La siguiente informacin que deber completar el jugador, corresponde al
nombre del club donde practica regularmente golf, el index, el handicap, y las
ltimas cinco puntuaciones obtenidas en el campo de golf.
Tambin se especificarn los tems que incluye el costo de la inscripcin, es
decir el uso del green y el almuerzo del jugador por cada da del torneo y un
invitado para el da de la premiacin; as como tambin los tems que no incluye
como propinas y el valor diario de los caddies o almuerzos adicionales. Con
respecto a los jugadores que podrn realizar la prctica en el campo de golf,
antes del torneo, se aclarar una fecha lmite para la recepcin del pago.
Para finalizar se incluir informacin para la emisin del cheque, y la direccin
donde se receptar el pago correspondiente.
b. Promocin auspiciantes.- tiene a su cargo la redaccin y envo de la carta de
invitacin a auspiciar el torneo de golf (ver anexo 3). La base de datos
corresponde a los participantes de torneos de aos anteriores, que pertenecen al
sector de hidrocarburos o que mantienen negocios con este sector. No obstante,
siempre se realizar una actualizacin de datos para evitar el retorno de la
correspondencia.
70
En esta carta se especificar la fecha, el club donde se desarrollar el torneo de
golf y la cantidad mxima de jugadores que se estimar para el evento. El
prrafo de introduccin agradecer el apoyo brindado en torneos anteriores y se
aclarar que sin la ayuda de estas empresas, no hubiesen podido desarrollarse los
torneos de golf.
Los siguientes prrafos invitarn a participar del torneo en curso, y se informar
sobre las diferentes categoras de auspicio, el costo de la inversin y el detalle de
lo que incluye la participacin tales como: ubicacin de pancartas, almuerzos
extras para invitados especiales, mencin en las cartillas de puntuacin,
gigantografas que se ubicarn en el club y entrega de material publicitario con
el logotipo de la empresa.
Para finalizar la carta informar sobre el valor total donado por la E.P.G.A a las
actividades sociales durante el ltimo ao y los beneficios de promocin y
relaciones que obtendr la empresa durante el torneo de golf.
A la carta se adjuntar la ficha de inscripcin que consta en primer lugar de
informacin general de la empresa auspiciante como: razn social, R.U.C,
persona de contacto, direccin, telfono, fax, e-mail, categora de auspicio
seleccionada y premios adicionales que desear donar para el da de la
premiacin.
71
Para finalizar se incluir informacin para la emisin del cheque, y la direccin
donde se receptar el pago correspondiente.
c. Inscripciones: consiste en receptar las hojas de inscripcin, tanto de jugadores
como de auspiciantes y emitir las facturas correspondientes. Tambin tiene a su
cargo la cobranza y recepcin de retenciones, para su posterior envo a
contabilidad. En el anexo 4 se adjunta un formato de inscripcin.
d. Conformacin de equipos de juego: para realizar esta tarea se requiere el
apoyo del profesional del club en donde se realiza el torneo. Bsicamente los
equipos se conforman por cuatro jugadores de acuerdo a su handicap:
Category A (Handicap 0 - 10) Mmixo UN JUGADOR A
Category B (Handicap 11 - 18) Mmixo DOS JUGADORES B
Category C (Handicap 19 - 27) Mmixo UN JUGADOR C
Category D (Handicap 28 - 36) Mmixo UN JUGADOR D
Con esta frmula para la conformacin de equipos, todos los equipos tendrn
igual oportunidad durante el torneo.
Los jugadores pueden inscribirse en equipo o de manera individual, en cuyo
caso se ubicar al jugador en el equipo que corresponda segn su handicap.
e. Adquisicin de material publicitario para la venta: para incrementar los
ingresos, el Comit realizar la adquisicin de artculos publicitarios con el
logotipo de la E.P.G.A para venderlos durante los das del torneo. Estos artculos
72
generalmente son: camisetas tipo polo, chompas o chalecos impermeables,
carteras para mujer y mouse para computadora. Para realizar la venta de estos
artculos, se ubicar una mesa de promocin a la entrada del restaurante del club,
de tal forma que todos los jugadores tengan la oportunidad de adquirir estos
productos antes o despus del almuerzo.
f. Adquisicin de trofeos y premios: se entregan trofeos de acuerdo a las
siguientes categoras:
Descripcin Cant. de trofeos
Categora A: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar 3
Categora B: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar 3
Categora C: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar 3
Categora D: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar 3
Categora Ladies: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar 3
Categora Senior: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar
Todos los netos de las seis categoras antes indicadas 6
Low gross (el mejor golfista del torneo sin contar el
handicap)
1
Subtotal 22
Premios especiales
Closest to the pin para las seis categoras antes indicadas
para el sbado y domingo
12
Longest drive para las seis categoras antes indicadas para
el sbado y domingo
12
73
el sbado y domingo
Mejor equipo con cuatro integrantes para el sbado y
domingo
8
Overall: 1er. Lugar, 2do. Lugar y 3er. Lugar para el
sbado y domingo
6
Subtotal 38
TOTAL 60
En lo que respecta a la adquisicin de premios para el torneo, se incluirn
artculos como: palos de golf, bolsas de golf, pelotas de golf, agendas en cuero
para las cartillas de puntuacin, entre otros.
g. Organizacin de Noche Calcuta y ubicacin de material de auspiciantes
durante el torneo de golf: el torneo de golf organiza un evento social
denominado Noche Calcuta, a travs del cual se realizar la subasta de los 36
equipos que participarn en el torneo.
El evento se dividir en dos etapas: la primera parte corresponde a un cctel de
bienvenida al torneo de una hora de duracin, en el cual los jugadores podrn
adquirir productos promocionales de la E.P.G.A, los mulligans o comodines
para cada da de juego y recibirn su diddy bag o maleta con artculos de los
auspiciantes. La segunda parte corresponde a la subasta de los equipos que tiene
una duracin de tres horas, y a travs de la cual la E.P.G.A recibir el 10% del
total recaudado en la subasta.
74
Los costos que implicar la organizacin del cctel Noche Calcuta, se
negociarn a manera de canje con el hotel interesado; es decir que ste asuma los
valores de los alimentos y bebidas. En caso de que no exista ningn hotel
interesado en auspiciar este evento, la E.P.G.A asumir los costos del mismo.
Independientemente del saln donde se realice este evento, el montaje del rea
para la Noche Calcuta deber incluir el siguiente material:
o Mesas redondas para 10 o 12 personas, total 120 personas
o Mesa auxiliar junto a podium, donde se ubicar el Presidente del Comit
para registrar los equipos subastados
o Tres pizarrones blancos para colocar las gigantografas de los equipos
que sern subastados
o Tres o cuatro lpices que sern colocados en cada mesa
o Arreglos florales para centros de mesa y uno para la mesa del Presidente
o Podium para realizar la subasta
o Sonido y micrfono
o Dos mesas rectangulares, ubicadas en la parte exterior del saln, para
colocar el material de venta con logo de E.P.G.A, mulligans y entrega de
diddy bags
o Dos estaciones para alimentos y bebidas. Estos alimentos sern
distribuidos por los saloneros durante el cctel, y una vez que la subasta
se inicia, solo se realizar reposicin de bebidas a la mesa
Para la colocacin del material promocional de los auspiciantes durante el torneo
de golf, la E.P.G.A. en conjunto con el Club, determinarn las reas donde se
75
podr ubicar el material sin que se reste visibilidad para el juego o que afecte a
las instalaciones del club.
De acuerdo al monto del auspicio, se permitir ubicar el siguiente material:
Auspicio Material Promocional
Paquete Bronce USD $250 2 pancartas, ubicacin de nombre en
gigantografas y cartillas de puntuacin.
Paquete Oro USD $500 4 pancartas, 1 invitacin para el almuerzo de
premiacin, ubicacin de nombre en
gigantografas y cartillas de puntuacin.
Paquete Platinum USD $1,000 6 pancartas, 1 invitacin para el almuerzo de
premiacin, ubicacin de nombre en
gigantografas y cartillas de puntuacin.
Hoyo 19, Choza, Almuerzo Exclusividad para ubicacin de pancartas en el
rea escogida, acceso de un ejecutivo de la
empresa para relacionarse con los jugadores
que lleguen al rea, ubicacin de logotipo en
gigantografas y nombre en cartillas de
puntuacin.
En el anexo 5 se adjunta un formato para la impresin de la gigantografa de los
auspiciantes.
76
4.6.6 Fase de taquilla
El objetivo social de los torneos de golf de la E.P.G.A es donar la mayor cantidad de
dinero a obras caritativas. Por esta razn resulta de vital importancia contar con una
base de datos amplia y significativa de personas e instituciones, a quienes se solicitar
su apoyo y participacin, en calidad de jugadores y auspiciantes al torneo de golf
E.P.G.A.
La base de datos contar con dos segmentos, el primer segmento corresponde a los
golfistas que participaron en torneo anteriores de la E.P.G.A; el segundo segmento
corresponde a empresas que prestan servicios petroleros en el pas. Este segmento se
subdividir en: empresas petroleras que tengan contratos con el estado ecuatoriano y las
cuales tienen presencia directa en el territorio; y por otra parte, estn las empresas de
servicios petroleros directos e indirectos como seguros, lneas reas, vehculos,
entidades bancarias, entre otros.
En un documento Excel se realizar la base de datos del evento para lo que respecta a
jugadores y auspiciantes. Esta base constar de:
a. Ttulo: seor, ingeniero, doctor, master, etc.
b. Nombre y apellido: confirmando la correcta escritura ya que en su mayora
son apellidos extranjeros.
c. Cargo: la posicin que ocupa dentro de la organizacin a la que representa.
d. Nombre de la empresa: se especificar la razn social completa.
e. Direccin
77
f. Telfono
g. Correo electrnico
h. Nombre de la secretaria o asistente para confirmar recepcin de solicitud y
para averiguar la respuesta a la misma.
Esta base servir para la elaboracin de las cartas y sobres respectivos.
Para cada torneo la base de datos se deber depurar y actualizar, de tal forma que la
informacin que se remita al courier sea lo ms precisa posible.
4.6.7 Fase de comunicacin externa e interna
La comunicacin interna con el Comit y grupo de apoyo, ser de manera directa a
travs de reuniones, en las cuales cada rea informar sobre el avance de sus tareas.
Las fechas de las reuniones sern:
a. Dos meses antes de la fecha del torneo:
Durante esta reunin el Presidente de la E.P.G.A asignar a cada miembro del
Comit un rea especfica del evento descritas en el Captulo 4, literal 4.2.3
b. Un mes antes de la fecha del evento:
Durante esta reunin cada miembro del Comit dar a conocer el avance de las
tareas asignadas y comunicar algn requerimiento especfico de presupuesto
para realizar la adquisicin del material como por ejemplo: trofeos, material
78
publicitario con logo de E.P.G.A para la venta, material de golf para obsequiar a
los jugadores, entre otros.
c. Quince das antes del evento:
En esta reunin se designar al grupo de apoyo para la Noche Calcuta y Torneo
de Golf y se analizar el avance de las actividades de cada rea del evento.
d. Da viernes antes del torneo:
Se asignarn las siguientes actividades al personal del apoyo:
" Entrega de diddy bags o funda con material promocional de auspiciantes.
" Venta de mulligans o comodines para el juego.
" Venta de material promocional de la E.P.G.A como camisetas, chompas, etc.
" Apoyo durante la subasta para registrar la firma del comprador de cada equipo
" Coordinacin con personal del hotel para el cctel y montaje del saln
" Coordinacin con personal del Club para torneo de golf, ubicacin de chozas,
montaje de almuerzo, ubicacin de material de auspiciantes.
" Ubicacin del material de la E.P.G .A para la subasta como: banners, listado de
equipos y lpices en cada mesa, gigantografas de listado de equipos a
subastarse.
" Ubicacin de material de la E.P.G.A para el da de la premiacin: banners, mesa
de trofeos y premios, nmeros para lucky draw o rifa de premios para jugadores.
" Coordinacin con personal del club durante los almuerzos para contabilizar los
jugadores e invitados.
79
La comunicacin externa con jugadores y auspiciantes, se realizar a travs de correo
electrnico, cartas impresas y va telefnica.
Las fechas para las comunicaciones son:
a. Dos meses antes de la fecha del torneo:
Esta comunicacin se realizar va correo electrnico y carta impresa. Consiste
en el envo de la invitacin y hoja de inscripcin para el torneo de golf E.P.G.A.
Ver anexo 6.
b. Un mes antes de la fecha del evento:
Esta comunicacin se realizar nicamente va correo electrnico. Se notificar
el nmero de jugadores inscritos y espacios disponibles. As mismo se buscar
incentivar a los auspiciantes a participar. Ver anexo 7.
c. Quince das antes del evento:
Esta comunicacin se realizar nicamente va correo electrnico. Se notificar
el nmero total de jugadores y las fechas de prctica en el Club, previo al torneo.
Se continuar con la gestin de auspiciantes. Ver anexo 8.
d. Una semana antes del torneo:
Esta comunicacin se realizar nicamente va correo electrnico. Se informar
sobre la modalidad de juego, la hora de inicio del torneo, lugar y hora del cctel
Noche Calcuta. Para los auspiciantes se incluir tambin la fecha para la
ubicacin del material promocional en el Club y solicitud de un listado del
80
personal de los auspiciantes para ingreso al Club e invitados extras para el da de
la premiacin. Ver anexo 9.
4.6.8 Fase de ejecucin
Esta fase corresponde al da del torneo de golf y seguir el siguiente cronograma:
" 7:00 8:00 Registro de asistentes
Se instalarn dos mesas junto a la Casa Club, en la primera mesa se ubicar el
profesional del club con un ayudante para entregar las tarjetas de puntuacin e
indicar el hoyo de inicio de juego de cada jugador, y por consiguiente, su respectivo
equipo. En el anexo 10 se incluye el formato de la tarjeta de puntuacin.
En la segunda mesa se ubicar la venta de mulligans y se realizar la entrega de las
diddy bag o fundas con material publicitario de los auspiciantes, a aquellos
jugadores que no han recibido esta funda.
" 8:15 Shot gun, inicio del juego
Una vez que los jugadores se dirijan a su hoyo de inicio, junto con su bolsa de golf y
caddy, y los 18 hoyos cuenten con un equipo conformado por cuatro jugadores, el
personal del club lanza tres luces de vengala y se iniciar oficialmente el torneo de
golf E.P.G.A.
81
" 8:15 - 13:00: Torneo de golf
Como se indica anteriormente, a cada equipo se le asignar un hoyo, de tal forma
que todos los equipos inicien al mismo tiempo el juego. El tiempo en cada hoyo es
limitado y deber regirse a la modalidad de juego escogida, de tal forma que todos
los equipos puedan avanzar al siguiente hoyo y no retrasar el juego.
El torneo E.P.G.A utilizar la modalidad del scramble para el juego. Este consiste
en que todos los jugadores del equipo hagan su golpe de salida desde el tee. Se
seleccionar la bola que ms se acerque al hoyo y se anotar quin es el jugador que
la golpe. Todos los jugadores juegan una bola desde el punto donde reposaba la
bola elegida y as sucesivamente (se volver a elegir la mejor bola hasta embocar el
hoyo). Se deber tomar en cuenta qu par es el hoyo, es decir par tres o par cuatro o
cinco, para el total de golpes que se realizarn en ese hoyo.
Adicional durante el torneo de golf se ofrecern competencias en hoyos especficos,
como por ejemplo (ver anexo 11):
! Closest to the centerline en el Hoyo #1
! Farthest from the Pin On the Green Competition en el Hoyo # 11
! In the Box Lucky Draw en el Hoyo #12
! Closest to the Pin en el Hoyo # 11. Ver anexo 12
! Closest to the Pin for a Putter en el Hoyo # 8
82
Considerando que los jugadores debern caminar largas distancias para completar
los 18 hoyos, se ubicarn dos o tres chozas junto a los hoyos que dispongan del
espacio fsico, en donde los jugadores podrn servirse bebidas soft, tales como
aguas, gaseosas o Gatorade y bocaditos calientes o fros que los auspiciantes de la
choza hayan seleccionado.
En el anexo 12 se encuentra un mapa del club, con la ubicacin de las chozas a lo
largo del campo de golf.
" 13:30 14:30 Almuerzo
Este evento se realizar en el saln ubicado dentro de la casa del club y en una carpa
que se ubicar en el exterior de la casa club.
El montaje del saln consistir en:
o Mesas redondas para 10 o 12 personas, total 144 personas el da sbado y
viernes y 200 personas para el da domingo.
o Arreglos florales para centros de mesa y uno para la mesa de premiacin
o Podium para intervenciones de los miembros del Comit
o Sonido
o Mesa auxiliar para ubicacin de trofeos
o Mesas rectangulares exteriores ubicadas en U, para el almuerzo buffet
o Carpa exterior color blanco con paredes laterales
El almuerzo buffet tendr dos ingresos laterales, de tal forma que no se forme una
larga fila de los jugadores e invitados para servirse la comida.
83
En cada uno de los extremos, se ubicar una persona del club del departamento de
alimentos y bebidas y un representante del comit de la E.P.G.A, quienes contarn
con un listado en orden alfabtico por apellido de los jugadores y sus invitados. Se
marcar con una X, el nombre de la persona que se acerca al buffet para llevar un
control y poder contabilizar la cantidad total de almuerzos y su posterior facturacin
al auspiciante.
4.6.9 Fase de valoracin
Esta fase est conformada por dos etapas. En primera instancia se tendr el registro del
puntaje para determinar los ganadores de cada categora indicada en el Captulo 4 literal
4.1.5, letra f. Esta funcin la realizar el encargado de la conformacin de equipos junto
con el profesional del club, que tiene las tarjetas de puntuacin de los equipos. Con esta
informacin, se proceder a determinar qu equipos resultaron ganadores de la Noche
Calcuta.
El Comit mantendr una reunin para notificar a sus miembros los resultados del
torneo de golf, y el Presidente ser responsable de enviar va correo electrnico esta
informacin a todos los participantes del evento.
En segunda instancia estar la comunicacin del resultado del evento, por parte del
Comit a los participantes del torneo de golf E.P.G.A, con respecto a los ganadores del
torneo segn las categoras y al monto total recaudado despus de realizar los pagos al
club y la designacin de las donaciones a las instituciones sociales. El principal
beneficiario del Torneo de Golf E.P.G.A ser el Orfanato para Sus Nios For His
84
Children, quienes reciben montos superiores a los $7.000. La diferencia del total
recaudado ser dividido en pequeas cantidades que van desde $1,000 hasta $3,000 a
otras organizaciones como la Fundacin Padre Jos Kentenich, Hogar de Ancianos
Corazn de Mara, Hogar de Ancianos Loyola, Fundacin Valle Interocenico,
Fundacin Pan de Vida y Fundacin Jess Divino Preso.
El Presidente del Comit ser responsable de enviar un correo electrnico con esta
informacin a todos los participantes y auspiciantes del Torneo de golf E.P.G.A. En el
anexo 13 se encuentra un formato de la Recapitulacin enviada despus del Torneo de
la E.P.G.A realizado en mayo de 2007.
4.7 Cronograma de Planificacin
Se propone utilizar el siguiente sistema de administracin de proyectos, el cual
permitir disponer de informacin clara y precisa de manera oportuna, determinar las
reas operacionales del evento, corregir fallos a tiempo, realizar una correcta previsin
de los recursos, vigilar los sectores dbiles, determinar las actividades crticas que
puedan provocar retrasos y permitir la ejecucin de las actividades del evento por las
personas encargadas. Ver anexo 14.
4.8 Presupuesto
Como se ha indicado en captulos anteriores, el objetivo de la organizacin de eventos
deportivos, por parte de la Ecuadorian Petroleum Golf Association, es exclusivamente
un fin benfico-social. Por esta razn, se buscar gestionar el apoyo de empresas
85
auspiciantes que cubran aquellos costos fijos del evento, como la alimentacin y
bebidas durante los das del torneo; y as mismo generar un excedente, el cual junto con
el valor recaudado por inscripciones de jugadores, ser donado a proyectos sociales de
organizaciones sin fines de lucro. En el anexo 15 se propone un modelo de presupuesto,
el cual constan de algunos items que podrn considerarse durante la organizacin del
torneo. El encargado de elaborar el presupuesto deber eliminar o aumentar los tems
que considere necesarios para el evento especfico que est organizando.
Exiten tres items que deber cubrir la E.P.G.A directamente, los cuales son:
" El arriendo de la cancha o green en el club escogido.
" Descorche de vinos durante el almuerzo del da sbado y domingo.
" Snacks para los caddies del da sbado y domingo.
86
Conclusiones y Recomendaciones
La Ecuadorian Petroleum Golf Association es una sociedad colectiva civil dedicada a la
organizacin de torneos de golf con fines socio-benficos. A travs de estos eventos
deportivos, la E.P.G.A promueve el acercamiento de las empresas que prestan servicios
al sector hidrocarburfero del pas y aporta al desarrollo de proyectos sociales en la
ciudad de Quito.
La E.P.G.A cuenta con dos pblicos: interno y externo. El pblico interno est
conformado por miembros del comit y el grupo de apoyo; y el pblico externo est
conformado por jugadores y auspiciantes.
Este grupo objetivo busca continuamente actividades que les permitan relacionarse con
ejecutivos o funcionarios del sector de hidrocarburos, lo cual crea un motivo
determinante para participar en eventos exclusivos para este sector industrial. El Comit
de la E.P.G.A debe aprovechar esta coyuntura y ofrecer un evento que permita el
relacionamiento de las empresas de servicios del sector petrolero, a travs del cual los
participantes puedan mantener contactos claves con el rea hidrocarburfera del pas.
La encuesta realizada al pblico objetivo, posterior al Torneo de Otoo a finales del ao
2006, revel que el 70% de los participantes al torneo tenan una imagen favorable de la
entidad, es decir que contaba con una organizacin bien estructurada y eficaz, que
cuidaba los detalles del evento y que contribua a la sociedad. Esta conclusin positiva
puede ser el resultado de la amplia trayectoria con la que cuenta la E.P.G.A en el sector
hidrocarburfero. No obstante, el 30% restante son indiferentes al evento y vean al
87
torneo como uno ms, sin mayores repercusiones econmicas o tenan algn tipo de
queja con respecto al evento y a su organizacin y sugeran realizar cambios.
Este porcentaje de insatisfaccin del pblico, pudo ser consecuencia de la
reestructuracin organizacional que sufri la E.P.G.A. a mediados del ao 2007 y debe
ser tomado en cuenta, ya que de continuar con una percepcin principalmente de
desorganizacin y falta de auspiciantes, el fin social que tiene la E.PG.A, se ver
gravemente amenazado y las donaciones podran disminuir paulatinamente hasta
afectarse totalmente.
Para que el evento benfico-deportivo E.P.G.A mantenga su liderazgo y participacin
del sector petrolero, se recomienda al Comit organizador mantener una comunicacin
continua con su grupo objetivo, de tal forma que conozca las expectativas cambiantes de
los mismos, para lo cual deber fortalecer su principal herramienta comunicacional, el
correo electrnico.
La informacin que se remita va internet, debe ser precisa y oportuna, de tal forma que
los participantes y auspiciantes estn al tanto de las acciones deportivas y sociales que
organiza la E.P.G.A. De igual manera la informacin que se coloca en el Club durante
el torneo de golf, debe ser clara y visible, logrando captar la atencin de los jugadores y
auspiciantes y asegurar la participacin permanentemente de stos en futuros torneos de
golf E.P.G.A.
En lo que respecta al fin social que persigue la E.P.G.A., el 62% del grupo objetivo
indic conocer la ayuda social de este evento, lo cual respalda la importante suma de
88
dinero que la E.P.G.A logra recaudar anualmente y donarlo a organismos sin fines de
lucro. Sin embargo, el 38% de los encuestados indic no conocer el apoyo social de este
evento, lo cual debe llamar la atencin del Comit organizador, quienes debern
determinar qu herramienta comunicacional no est cumpliendo su funcin
acertadamente. Para este fin, se recomienda realizar una auditora de comunicacin a los
medios que utiliza la E.P.G.A para remitir informacin a su grupo objetivo y tomar los
correctivos correspondientes que surjan como conclusin de la auditora.
La entrevista realizada a los miembros del Comit, indic que stos no cuentan con
ningn tipo de directriz, que no tienen correctamente divididas las actividades e incluso
duplican los esfuerzos en ciertas reas, que a criterio personal requieren mayor ayuda.
Para organizar de mejor manera el evento benfico-deportivo E.P.G.A, se sugiere
disear y elaborar un manual de funciones y reas claves del evento, que facilitarn las
gestiones y desarrollo del torneo de golf E.P.G.A. Al determinar las reas claves del
evento y asignar cada una de estas a un miembro del comit, se lograr contribuir al
desarrollo exitoso de futuros torneos de golf que organice la E.P.G.A. y as cumplir su
misin.
89
ANEXO 1 Encuestas
CUESTIONARIO JUGADORES TORNEO E.P.G.A
Marque con un X su respuesta
1.- Cuntas veces ha participado usted en Torneos de la E . P. G.A?
Entre el ao 2005 y el ao 2007.
Una
Dos
Tres
Ms de cuatro
2.- A travs de qu medio se enter del torneo de golf E . P.G.A?
Correo electrnico enviado
por E.P.G.A
Colegas petroleros
Club de Golf
Otro
3.- Conoce usted sobre la ayuda benfica que realiza la E .P.G. A?
S
No
4.- Si respondi S en la pregunta No . 3,
A travs de qu medio se enter de la ayuda benfica de los torneos de la E .P.G. A?
Colegas petroleros
Correo electrnico de la
E.P.G.A
Durante Torneo E.P.G.A
Otro
5.- Si respondi No en la pregunta No . 3,
A travs de qu medio le gustara conocer sobre la ayuda benfica de los torneos de la E .P. G. A?
Web site
Correo electrnico del
Comit E .P.G.A
Durante Torneo E.P.G.A
Gaceta impresa
6.- Enumere en orden de prioridad sus motivos para participar en el Torneo de Golf de la E . P.G.A?
1 ms importante y 3 menos importante
1 ms
importante
2 3 menos
importante
Diversin
Relacionamiento con
empresas del sector petrolero
Apoyo a las donaciones que
realiza la EPGA
7.- Califique del 1 al 4 la organizacin del Torneo de Golf de la E .P.G.A realizado en octubre / 2007.
1 2 3 4
Excelente Bueno Regular Malo
Invitacin Oportuna va
correo electrnico
Comunicacin informativa
va correo electrnico previa
al inicio del torneo
Almuerzo en el Club
Snacks en Chozas
Servicio del personal del
Club
Souvenirs (diddy bag)
Entrega de tarjetas de
puntuacin por parte del Club
Agilidad durante el juego
8.- Califique del 1 al 4 la organizacin de la Noche Calcutta de la E .P.G.A realizada en octubre /2007 .
En caso de que No haya participado en la Noche Calcula marque un X y no proceda con la evaluacin .
No particip
1 2 3 4
Excelente Bueno Regular Malo
Invitacin Oportuna va
correo electrnico
Bocaditos durante subasta
Bebidas durante subasta
Atencin del personal del
Hotel
Tiempo de duracin de
subasta
Entrega souvenirs (diddy bag)
90
91
92
93
94
Quito, (Mes, Da, Ao).
REF: EPGA (Ao, Nombre Torneo)
....................(Nombre del Club donde se realizar evento)
..(Mes, da, ao del evento)
EPGA Players,
You are cordially invited to participate in the (ao, nombre torneo) sponsored
by the Ecuadorian Petroleum Golf Association, Quito, Ecuador to be held on
..(mes, da, ao del evento) at Club de Golf ..(nombre del club). The
event will be a (especificar la modalidad de juego).
The entry fee for the tournament will be US$(valor de la inscripcin) per player.
Checks should be made payable to Ecuadorian Petroleum Golf Association.
Entries will be limited to the first 140 PAID entrants with COMPLETE entry forms.
For the EPGA (ao, nombre torneo) you will be able to form you own
.(modalidad de juego) TEAM. Basically, you will be able to submit your own
group of four players to make up a team. Details on the REQUIRED make up of each
team are provided on the Entry Form. If you wish to enter a TEAM, please complete
the TEAM ENTRY FORM and submit it along with full payment for the team. If you do
not have a group, dont worry, just submit your INDIVIDUAL ENTRY FORM and we will
place you on a team as always. We will also have a Calcutta on Friday Night before
the tournament
As in the past year, these events would not be possible without the generous support
of our many sponsors. We will, of course, be requesting donations from the various
petroleum industry companies to help defray the cost of the tournament. A separate
mailing will be made to request sponsor support. However, if you or someone you
know would care to support the event, please let us know.
ANEXO 2 Carta invitacin jugadores
95
Remember, while these EPGA events are great fun for the participants, they also raise
considerable support for local charities. Last year, the EPGA donated over
$.(valor total donado el ao anterior) to local charities as a result of our two
tournaments. So, we say thanks to all for your continued support of the EPGA Events
so as to make these donations possible.
Below please find both the INDIVIDUAL ENTRY FORM and the TEAM ENTRY FORM
for the EPGA (ao, nombre torneo).
We look forward to seeing you and having a GREAT TIME!!!!!
Thanx,
..(Nombre y Apellido)
President
Ecuadorian Petroleum Golf Association
96
Quito, (Mes, Da, Ao).
REF: Request for Sponsorship
EPGA .(Ao, Nombre Torneo)
....................(Nombre del Club donde se realizar evento)
..(Mes, da, ao del evento)
The EPGA .(Ao, Nombre Torneo) is fast approaching. The tournament will be at the
Club de Golf (nombre del Club) on (mes, da y ao del torneo) and we expect around
140 golfers will participate. We would like to invite you too to help us make the event a great
success. As is always the case, we would not be able to host tournaments such as this without
the generous support of our ever helpful sponsors. You have been a long standing supporter of
the EPGA Tournaments and, for this; the EPGA Committee is very appreciative. I would like to
say THANKS on behalf of the committee for this support.
As you can guess, I am writing to ask for your continued support for the EPGA .(Ao,
Nombre Torneo). There are many ways in which you could help us. The first is to purchase an
EPGA Sponsor Package. This package will include an EPGA Sponsor Token or Plaque,
complimentary lunch tickets for the Sunday Awards Luncheon, plus a space to display a
company banner on the course during the tournament. For these sponsor packages, there are
three levels of increasing value and exposure:
Silver Sponsor Package $ 250.00 (plus IVA)
Gold Sponsor Package $ 500.00 (plus IVA)
Platinum Sponsor Package $1000.00 and above (plus
IVA)
(Note: Please contact the EPGA regarding handling of IVA retention)
Second, we also need to have prizes or giveaways for the various events and
lucky draw.
Finally, sponsors, either individually or jointly with another group, may also wish
to sponsor a specific event at the tournament such as Lunch on Saturday or
Sunday, or the 19
th
Hole, or Calcutta Night, or a refreshment tent or choza on
the course. These are good opportunities to get a little extra advertisement
during the tournament. We will, of course, clearly identify all sponsors for the
event and welcome sponsors to place company banners at the event (details
ANEXO 3 Carta invitacin auspiciantes
97
will follow). If you are interested in sponsoring a specific event, please contact
the EPGA to confirm arrangements for this.
Remember, while these EPGA events are great fun for the participants and a good opportunity
to get your name in front of a lot of folks in the Ecuador petroleum industry, they also raise
considerable support for local charities. Last year, over $..(valor total donado el
ao anterior) was donated by the EPGA to local charities as a result of our tournaments. So,
we say thanks to all for your continued support of the EPGA Events so as to make these
donations possible.
If you are interested in being a sponsor for the EPGA .(Ao, Nombre
Torneo), please complete the form below and return it to me as indicated on
the form.
Thanx,
..(Nombre y Apellido)
President
Ecuadorian Petroleum Golf Association
98
SPONSOR FORM
EPGA .............(Ao y Nombre del Torneo)
..(Mes, da & da, ao)
Club de Golf ..........(Nombre del club)
COMPANY NAME:
CONTACT NAME:
ADDRESS:
TELEPHONE:
FAX:
E-MAIL:
SPONSORSHIP
PREFERENCE:
CASH: Enter Amount
PRIZES
GIVEAWAYS:
Please Specify Items
EVENT *** : Lunch
Saturday
Lunch
Sunday
19
th
Hole
Calcutta
Night Choza
OTHER: Please Specify -
*** Please note that while we will try to accommodate all sponsor specific desires for sponsoring a specific event such
as a choza or a lunch, the EPGA may need to request your flexibility in shifting around sponsors to ensure all events are
covered and the tournament is successful. We appreciate your understanding and cooperation with this need.
Pl ease r et ur n f or m t o: ECUADORI AN PETROLEUM GOLF
ASSOCIATION
ANEXO 4 Hoja inscripcin auspiciantes
99
Care of: .................
(Razn Social, direccin, telfono, fax,
persona de contacto de la empresa donde se
receptar los cheques)
Quito, Ecuador
E-Mail Address: epga@epga-ecuador.com
Please feel free to call if you have any questions regarding the event.
100
EPGA (Ao, nombre del torneo)
(Mes, da & da, ao)
Club de Golf ..(nombre de Club)
INDIVIDUAL ENTRY FORM
(LIMITED TO FIRST 140 PAID COMPLETE ENTRIES)
NAME:
C E D U L A o r
PASSPORT:
COMPANY:
ADDRESS:
TELEPHONE: FAX:
E-MAIL:
Sunday Lunc h
Guests:
(Please indicate the Estimated Number of Guests for Lunch Sunday First Guest is
FREE)
SENIORS:
(Please indicate if you will play in the Seniors Bracket Over 60)
HANDICAP: INDE
X:
L A S T 5
SCORES
(Please Note: Entry is NOT COMPLETE without Index and Handicap or your Last 5 Scores)
ENTRY FORM and PAYMENT deadline is (Da, Mes, Ao). ENTRIES WILL NOT BE
ACCEPTED WITHOUT PAYMENT. Fees are US$(valor de la inscripcin) per player.
This fee includes green fees for Saturday and Sunday, social functions, lunch on Saturday and
Sunday. Caddy fees and tips are the responsibility of the players.
Please note that all participants who have submitted their ENTRY FORM and PAYMENT by
(Da, Mes, Ao) will be allowed to play a FREE practice round on either ..(Mes, da
o da), at Club .(nombre del Club).
Pl ease make check t o: ECUADORI AN PETROLEUM GOLF
ASSOCIATION
Send ENTRY FORM & PAYMENT to: .................
ANEXO 4 Hoja inscripcin jugadores
101
(Razn Social, direccin, telfono, fax,
persona de contacto de la empresa donde se
receptar los cheques)
Quito, Ecuador
E-Mail Address: epga@epga-ecuador.com
AMOUNT ENCLOSED: ______________
102
EPGA (Ao, nombre del torneo)
(Mes, da & da, ao)
Club de Golf ..(nombre de Club)
TEAM ENTRY FORM
(LIMITED TO FIRST 140 PAID COMPLETE ENTRIES)
TEAM CAPTAI N
NAME:
C E D U L A o r
PASSPORT:
COMPANY:
ADDRESS:
TELEPHONE: FAX:
E-MAIL:
.(Modalidad de juego) TEAM REQUIREMENTS
Team Make Up is open to your desires and preferences. However, in order to maintain a
reasonable level of balance and competitiveness, each team must include at least the following:
Category A (Handicap 0 - 10) Maximum of ONE A PLAYER
Category B (Handicap 11 - 18) Maximum of TWO B PLAYERS
Category C (Handicap 19 - 27) Minimum of ONE C PLAYER
Category D (Handicap 28 - 36) Minimum of ONE D PLAYER
Note: For ..(tipo de juego) Team Make Up, Ladies and Seniors are slotted based on their
handicaps.
ENTER YOUR TEAM HERE
PLAYER:
HC & INDEX: LAST 5 SCORES
E-
MAIL:
PLAYER:
HC & INDEX: LAST 5 SCORES
E-
MAIL:
PLAYER:
HC & INDEX: LAST 5 SCORES
E-
MAIL:
PLAYER:
HC & INDEX: LAST 5 SCORES
E-
MAIL:
(Please Note: Entry is NOT COMPLETE without Index and Handicap and Last 5 Scores for ALL
PLAYERS)
ENTRY FORM and PAYMENT deadline is (Da, mes, ao). ENTRIES WILL NOT BE
ACCEPTED WITHOUT PAYMENT. Fees are US$(valor de la inscripcin) per player.
ANEXO 4 Hoja inscripcin jugadores
103
This fee includes green fees for Saturday and Sunday, social functions, lunch on Saturday and
Sunday. Caddy fees and tips are the responsibility of the players.
Please note that all participants who have submitted their ENTRY FORM and PAYMENT by
(Da, mes, ao) will be allowed to play a FREE practice round on either (Mes, da
o da) at Club .(Nombre del club).
Pl ease make check t o: ECUADORI AN PETROLEUM GOLF
ASSOCIATION
Send ENTRY FORM & PAYMENT to: .................
(Razn Social, direccin, telfono, fax,
persona de contacto de la empresa donde se
receptar los cheques)
Quito, Ecuador
E-Mail Address: epga@epga-ecuador.com
AMOUNT ENCLOSED: ______________
104
105
106
.(Nombre y apellido de auspiciante),
As you are already aware, the Ecuadorian Petroleum Golf Association will be hosting
its .(Ao, nombre del torneo) at Club de Golf ..(nombre del club) on
..(Mes, da & da, ao). As you well know, events such as this would not be possible
without the generous support of our ever helpful sponsors. ..(Nombre de
compaa) has been a long standing supporter of EPGA events, and for this the EPGA is
very appreciative. I would like to say THANKS on behalf of the committee for this
support.
As I am sure you have already guessed, I am writing to personally ask for your support
for the EPGA .(Ao, nombre del torneo). If you can once again help us out, please
contact either me or my secretary, ..(nombre y apellido), at .(nmero de
telfono) to let us know. Attached is a sponsor letter and form for your convenience. I
would like to thank you in advance for your support of the event. Continued support by
the companies not only makes the events possible, but also makes them a great success.
Of course, your personal participation in the competition, will likewise better the event.
Again, thanks for your support. Look forward to seeing you there.
Please note that the EPGA has a new E-Mail address which is epga@epga-ecuador.com
Please use this for all of your EPGA Communications.
Thanx,
..(Nombre y apellido)
President
Ecuadorian Petroleum Golf Association
ANEXO 6 E-mail invitacin auspiciantes
107
EPGA Players,
Attached please find an INVITATION LETTER and ENTRY FORM for the
upcoming EPGA .(Ao, nombre del torneo).
The tournament will be held ..(Mes, da & da, ao) at Club de Golf
(Nombre del Club) and will be a two day ..(modalidad de juego).
Please note that all participants who have submitted their complete entry form and
payment by ..(Da, mes, ao) will be allowed to play a FREE PRACTICE ROUND
on either (Mes, da o da) at (Nombre del Club).
This year, for the EPGA .(Ao, nombre del torneo), players will again be
allowed to form their own teams. Teams MUST INCLUDE at least the following:
Category A (Handicap 0 - 10) Maximum of ONE A PLAYER
Category B (Handicap 11 - 18) Maximum of TWO B PLAYERS
Category C (Handicap 19 - 27) Minimum of ONE C PLAYER
Category D (Handicap 28 - 36) Minimum of ONE D PLAYER
If you do not have a group, don't worry, just submit your individual entry and we will
place you on a team as always.
We will have a CALCUTTA NIGHT for the ..(modalidad de juego) on the Friday
Night before the tournament.
If you know of someone in the industry who is not on the distribution list, please pass
this invitation on to them and copy me on the e-mail so that I can have their address.
Also, attached is a sponsor request letter if you or someone you know of might be
interested.
Look forward to seeing you at the tournament.
Please note that the EPGA has a new E-Mail address which is epga@epga-ecuador.com
Please use this for all of your EPGA Communications.
Thanx,
.(Nombre y apellido)
President
Ecuadorian Petroleum Golf Association
ANEXO 6 E-mail invitacin jugadores
108
ANEXO 7 E-mail jugadores
EPGA Players,
Well, we are four weeks away from the EPGA .(Ao, nombre del torneo) and it's moving
very slowly. We are less than half full and we are concerned with the limited number of
sponsors that we have so far. If you intend to play, please get us your entry forms to us as soon
as you can. If you can again help us out as a sponsor, we will really appreciate it.
Attached for your use is an INVITATION LETTER and ENTRY FORM for the upcoming
EPGA .(Ao, nombre del torneo). Also include is a Sponsor Form.
Recall that the tournament will be held (Mes, da & da, ao) at Club de Golf
(Nombre del Club) and will be a two day four player ...(modalidad de juego).
Please note that all participants who have submitted their complete entry form and payment by
..(Mes, da, ao) will be allowed to play a FREE PRACTICE ROUND on either
(Mes, da o da) at (Nombre del club). If you complete the entry process this
week, you can play one practice round this weekend if you go to the club with a member and
pay only $..(valor de prctica).
Players are allowed to form their own teams. Teams MUST INCLUDE at least the following:
Category A (Handicap 0 - 10) Maximum of ONE A PLAYER
Category B (Handicap 11 - 18) Maximum of TWO B PLAYERS
Category C (Handicap 19 - 27) Minimum of ONE C PLAYER
Category D (Handicap 28 - 36) Minimum of ONE D PLAYER
If you do not have a group, don't worry, just submit your individual entry and we will place you
on a team as always.
We will have a CALCUTTA NIGHT for the (modalidad de juego) on the Friday Night
before the tournament.
If you know of someone in the industry who is not on the distribution list, please pass this
invitation on to them and copy me on the e-mail so that I can have their address. Also, attached
is a sponsor request letter if you or someone you know of might be interested.
Look forward to seeing you at the tournament.
Please note that the EPGA has a new E-Mail address which is epga@epga-ecuador.com Please
use this for all of your EPGA Communications.
T h a n x , P r e s i d e n t
Ecuadorian Petroleum Golf Association
109
ANEXO 8 E-mail jugadores
EPGA Players,
Well, as has been the norm in recent tournaments, we are full and have a waiting list.
Likewise, our sponsors have also really come through for us for which we are really
appreciative - we couldn't do it without you - THANKS. So, it looks like we're in pretty
good shape for the tournament.
As you know, registered players can play ONE FREE PRACTICE ROUND this
weekend, (Mes, da & da, ao), on either Saturday or Sunday. I suggest that you
plan to tee off mid morning or later to avoid the congestion of regular club play. The
club will have a list of registered players so, you just need to show up to play. The
round is free but you must cover all of your other costs such as caddies, drinks and
food. Have a great round.
Remember, the EPGA ..(Ao, nombre del torneo) is next weekend, ..(Mes,
da & da, ao). We will have a shotgun start on both days at 8:15 AM. We will also
have a Calcutta Night on Friday, .(Mes, da) where you can register and join in the
fun of the team auction. I will send out another e-mail mid next week with all the
details on the tournament.
We are looking forward to a GREAT event!
Again, thanks to all of the players for joining us and to all of our sponsors for
supporting us.
If you have any problems or questions, please call me or see me at the course.
Thanx,
(Nombre y Apellido)
President
Ecuadorian Petroleum Golf Association
110
ANEXO 9 E-mail jugadores
EPGA Players,
As you know, the EPGA (Ao, nombre del torneo) is FULLY BOOKED. We
have 144 Players with more than 15 Players on the waiting list. So, if something
happens that you will not be able to play, PLEASE let me know immediately. This will
allow us to fill in behind you with those on the waiting list. Please DO NOT arrange
for your own substitute as this affects many things for the tournament and is unfair to
those on the waiting list.
Now for some news and information about the tournament schedule and events.
REGISTRATION
Early Registration will begin at ..(Hora) PM on Friday Night before the Calcutta at
the (Nombre del hotel)
Registration will begin at ..(Hora) AM on Saturday at Club (Nombre del club).
CALCUTTA NIGHT - .(Mes, da, ao)
The Calcutta Night Cocktail and Team Auction will be at the (Nombre
del hotel) in the Salon ..(Nombre del saln).
Please note that this is a NEW VENUE for the Calcutta Event.
The .(Nombre del hotel) is located on .(direccin del hotel). Parking
will be available at the Hotel - enter off ..(nombre de la calle para ingreso).
Early Registration for the Tournament will begin at ..(Hora) PM
You can complete the registration process (to avoid lines Saturday AM), buy shirts and
mulligans, and receive your bag of goodies and giveaways.
The CALCUTTA AUCTION will begin at ..(Hora) PM.
Get you syndicates together and bring plenty of MONEY.
The Calcutta Winners will be determined by the ..(modalidad de juego) TWO
DAY TOTAL Score for the Event.
As in the past, the following will be the distribution for the Calcutta Winnings:
The EPGA (For Charity Donation) 10% of Total
The Owners of the FIRST PLACE TEAM 40% of Remaining Total
The Owners of the SECOND PLACE TEAM 30% of Remaining Total
The Owners of the THIRD PLACE TEAM 20% of Remaining Total
The Owners of the FOURTH PLACE TEAM 10% of Remaining Total
NOTE: Each member of a given team has the option to purchase 1/8 th (one eighth) of
111
the team from the person(s) or syndicate who buys the team
THE MAIN EVENT - FOUR PLAYER (modalidad de juego)
COMPETITION
Saturday, ..(Mes, da)
Registration will begin at .(Hora) AM on Saturday Morning ..(Mes, da).
Four Player .(modalidad de juego) Competition
The Teams (whether formed yourselves or by the EPGA) will compete in a Four Player
.(modalidad de juego) Competition.
The Team Score will be the NET TOTAL SCORE for the Team after applying the
Team's Combined TOURNAMENT HANDICAP.
Each player must contribute (especificar nmero) DRIVES.
All MEN will TEE OFF from the ..(especificar color) Tees.
All Ladies will TEE OFF from the ..(especificar color) Tees.
SHOTGUN START
" Starting Holes will be set by the EPGA Committee.
" We will have a Shotgun Start on both days.
" The Shotgun Start will be at ..(Hora) AM both days.
" Rules for play will be printed on the back of your scorecards. READ THEM !!!
LUNCHES
There will be LUNCH for all of the Players following play on Saturday.
On Sunday, there will be an Awards Luncheon following play. Each player may bring
one guest without cost.
Additional Guests are welcome at a cost of $20.00 for adults and $5.00 for children.
We will have a sign in list of all players on each day to assist in managing service and
head count.
Please be sure to help us out by passing through this area and signing for lunch.
MULLIGANS
Mulligans may be purchased for each day of the tournament at a cost of $(Valor)
per Mulligan.
Each player may buy ..(especificar cantidad) MULLIGANS for each round of play.
ANEXO 9 E-mail jugadores
112
Mulligans for the Saturday and Sunday rounds may be purchased at Early Registration
Friday Night or at Registration on Saturday Morning.
Mulligans may be used on ANY STROKE.

OTHER COMPETITION EVENTS - Saturday and Sunday
There will be a Closest to the Pin and Longest Drive Competition for both Saturday and
Sunday.
Individuals will compete in one of six categories - A, B, C, D, Seniors, and Ladies.
In addition, we will have the following:
" Closest to the Lion Competition on Hole #1.
" Farthest from the Pin On the Green Competition on Hole # 11.
" In the Box Lucky Draw on Hole #12.
" Closest to the Pin for a Putter on Hole # 8 - Saturday Only.
We may have a few others as well.
CADDIES
As you can well imagine, with this big of an event, caddies will be at a premium. Club
(Nombre del Club) is working to get as many caddies as possible. But, they have
also indicated that any players who wish to bring a caddy from their home course are
welcome to do so. Caddy fees for the event will $.(Valor) per day with reasonable
tips welcomed.
HELP US SPEED UP PLAY
Probably the most repeated comments about the EPGA Fall Tournament are about
SLOW PLAY and the long rounds of play.
To speed up play we ask you to help us out in several ways as noted below:
" Watch your space and try to keep up with the group in front of you.
" Each flag stick will be marked with a piece of tape near the bottom of the stick.
" If your ball lies within this distance from the hole, it is considered a "Gimme"
for the next shot.

We will have a Choza at the Club House where you can grab a quick snack and a drink
and move on to continue play.
Of course, a quick stop at the Bano is also OK. We will have a several Chozas around
the course.
So, no one should go hungry or thirsty by missing an extended stop at the club house.
SPONSOR BANNERS
113
If you are a sponsor and wish to place banners along the course, you may do so on
.(especificar da) afternoon.
We have had great support of both our players and VERY generous sponsors. At the
event, there will be listings of all sponsors both around the club and on your scorecards.
So, please be sure to thank all of our sponsors as you see them. We of the EPGA
Committee certainly do thank ALL of you sponsors!!!
Looking forward to a GREAT TOURNAMENT ! ! !
Thanx,
..(Nombre y Apellido)
President
Ecuadorian Petroleum Golf Association
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
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