La comunicacin efectiva es el acto de darse a entender correctamente, ya
sea formalmente (como por el medio escrito) o de una forma combinada con gestos corporales adecuados Caractersticas de la comunicacin efectiva Claridad: Los mensajes que queramos transmitir al oyente deben ser perfectamente claros, comprensibles e inequvocos. A veces no nos resulta sencillo dar a entender lo que queremos decir. Mensajes que para nosotros parecen simples y concretos, pueden causar actitudes indeseadas en nuestros interlocutores por malos entendidos con respecto a frases vagas e inespecficas. Precisin: la informacin transmitida en el mensaje debe ser precisa y completa. Objetividad: la informacin transmitida por el Emisor debe ser veraz, autntica, lo ms imparcial posible, es decir, objetiva. Oportuno: el mensaje debe transmitirse en el momento preciso, es decir, aquel en el cual surge el efecto adecuado para el fin que se desea conseguir. Interesante: el mensaje ha de ser atractivo para el Receptor consiguiendo de esta manera una mayor motivacin e implicacin del mismo. Elementos del Proceso de la Comunicacin. El proceso de comunicacin es bidireccional, es decir, hay dos partes que estn involucradas, un emisor y un receptor. Se requieren ocho pasos, sin importar si las dos partes hablan, usan seales manuales o se sirven de otro medio de comunicacin; tres de esos pasos corresponden al emisor y los restantes al receptor. Emisor: El emisor es quien abre el proceso de la comunicacin, el que da a conocer el mensaje y lo emite. Esto se hace mediante la eleccin, la codificacin y el envo del mensaje. Paso 1. Desarrollo de una idea. Es la idea que el emisor desea transmitir. Es un paso importante del proceso porque si el mensaje no vale la pena, todos los dems pasos sern intiles. Paso 2. Codificacin. Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en palabras, grficas u otros smbolos adecuados para dar a conocer el mensaje. Existen diferentes tipos de cdigos, como el idioma espaol, el lenguaje de los sordomudos, la clave Morse, las letras, etc. Tambin existen los cdigos de grupos especiales, como la polica. Existen cinco principios para precisar la codificacin del mensaje. 1. Pertinencia: el mensaje debe tener contenido y significado, por lo tanto se seleccionan cuidadosamente las palabras, grficas o los smbolos que lo conforman. 2. Sencillez: formular el mensaje de la manera ms sencilla posible. 3. Organizacin: el mensaje debe disponerse en una serie de puntos que faciliten su comprensin. Concluir cada punto que se elabore. 4. Repeticin: los puntos principales del mensaje deben formularse al menos dos veces. 5. Enfoque: el mensaje debe ser claro; se debe prescindir de los detalles innecesarios. Paso 3. Transmisin. Una vez desarrollado y codificado el mensaje, se transmite por el mtodo escogido: un memorndum, una llamada telefnica, una pltica personal Receptor El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el proceso de la comunicacin mediante la recepcin, decodificacin y aceptacin del mensaje que se transmiti, y retroalimenta al emisor. Paso 4. Recepcin La transmisin permite a otra persona recibir el mensaje. La iniciativa pasa a los receptores, que se preparan para recibir el mensaje. Paso 5. Decodificacin. La decodificacin es la traduccin de mensajes a una versin comprensible para el receptor. El emisor quiere que el receptor comprenda el mensaje en la forma en que fue transmitido, por lo que utiliza cdigos comprensibles para ambos. Sin embargo, la comprensin puede ocurrir nicamente en la mente del receptor, es l quien decide si ha comprendido o no el mensaje. Paso 6. Aceptacin. Una vez que los receptores han recibido y decodificado el mensaje, tienen la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo. La aceptacin depende de una decisin personal y admite grados, de manera que el receptor tiene mucho control sobre la aceptacin de todo el mensaje o slo de algunas partes del mensaje
Paso 7. Uso. El receptor hace uso de la informacin, puede desecharla, efectuar la tarea siguiendo las instrucciones, guardarla para el futuro u optar por otra alternativa. Paso 8. Retroalimentacin. Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la retroalimentacin ha tenido lugar. La retroalimentacin es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. sta completa el circuito de la comunicacin, pues el mensaje fluye del emisor al receptor y de nuevo vuelve a aquel. Si no se hace retroalimentacin esto puede deberse a que el mensaje no se recibi, el mensaje no se comprendi o el receptor no quiso responder. En estos casos, el emisor debe de indagar la falta de retroalimentacin. Envio de mensajes y dar instrucciones
Los gerentes utilizan el proceso de comunicacin de enviar una variedad de mensajes, en persona, por telfono y por escrito, esto ultimo principalmente por correo electrnico. Una parte importante del trabajo del gerente es dar instrucciones, lo cual es enviar un mensaje. Alguna vez ha escuchado decir a un gerente decir esto no es lo que ped?. Como gerente lo bien que proporcione instrucciones afecta de manera directa su capacidad para motivar a los empleados, as como su satisfaccin con su liderazgo de supervisin Cmo preparar un mensaje que quieres transmitir? Para que tengas xito en esta presentacin, es fundamental la planificacin. Debes, por tanto, preparar a conciencia el contenido del mensaje. He aqu algunos consejos que te ayudarn a planificar mensajes con xito: 1. Establece objetivos: Marca los objetivos que deseas lograr - no ms de tres- y que sean concretos, relevantes y factibles. 2. Fija las ideas-clave: Las ideas-clave son los mensajes que queremos que entienda el pblico al final de nuestra exposicin. Si las ideas-clave no estn claras, el discurso puede perderse en ideas secundarias y el impacto conseguido ser mucho menor. 3. Pondera los contenidos: Debes saber exactamente cul es la importancia de cada uno de los puntos de tu discurso para distribuir el tiempo de exposicin: a mayor importancia, mayor tiempo. 4. Planifica "enlaces", "colchones" y "ancdotas": Es importante que planifiques de antemano cmo vas a conectar un tema con otro para ofrecer continuidad a tu discurso ("enlaces"), prev puntos extra por si el tiempo se alarga ("colchones") y tambin anticipa un conjunto de historias o ancdotas para contar en momentos clave. 5. Quien debe recibir el mensaje, es necesario incluir a todos los que necesiten recibirlo. 6. Como enviara el mensaje, con los receptores en mente planee como comunicara el mensaje para que sea entendido. Elija el mtodo apropiado para el publico y la situacin. Como gua general utilice canales orales profusos para transmitir los mensajes simples y rutinarios a varias personas y canales combinados para mensajes importantes a las cuales los empleados necesitan prestar atencin y entender 7. Cuando se transmitir el mensaje, el tiempo es primordial. Por ejemplo se requerir tomar 15 minutos para transmitir el mensaje, no recurra a un empleado 5 minutos antes de la hora de salid, espere hasta el da siguiente, haga una cita si fuese necesario. 8. Donde se transmitir el mensaje, decida cuales el mejor escenario su oficina, el lugar de trabajo del empleado, recuerde mantener al mnimo la distraccin
El proceso de envi de mensajes orales Tenga cuidado de no hablar demasiado rpido cuando envi mensajes por telfono o en persona. Es til seguir restos pasos en el proceso de envi de mensajes orales 1. Desarrollar un entendimiento mutuo, Haga que el receptor se relaje. Por lo general es apropiado comenzar las comunicaciones con charlas ligeras que estn relacionadas con el mensaje, ayuda a preparar a la persona para recibir el mensaje. 2. Establecer su objetivo de comunicacin, los objetivos de comunicacin de negocios comunes son influir e informar y expresar emociones. Con la meta de influir es til para el receptor conocer el resultado final deseado de la comunicacin antes de tratar todos los detalles 3. Transmitir su mensaje, Si el objeto de comunicacin es influir seale a las personas que cosa quiere que hagan, de instrucciones y dems, asegrese de establecer plazos de vencimiento para completar las tarea. Si el objeto es informar, brinde informacin a la persona y si el objeto es manifestar una emocin hgalo 4. Revisar la comprensin del receptor, cuando se influye y se ofrece informacin usted debe hacer preguntas directas y/o utilizar el parafraseo. Al simplemente decir tiene alguna pregunta, no verifica el entendimiento. 5. Obtener un compromiso y hacer seguimiento, Cuando la meta de comunicacin es informar o externar sentimientos no se requiere un compromiso. Sin embargo cuando la meta es influir si se requiere un compromiso con la accin. El lder necesita asegurarse si los colaboradores pueden hacer la tarea y haberla cumplido en un cierto tiempo, en caso el colaborador no tiene la intencin de completar la tarea es mejor conocerlo antes de enviar el mensaje, mas que esperar a averiguarlo hasta el plazo de vencimiento Comunicacin por escrito y recomendaciones de redaccin Con la tecnologa de informacin e internet, usted se puede comunicar con cualquiera en el mundo en el tiempo real. Debido a que el uso de internet continuara en aumento sus habilidades de comunicacin escrita son mas importantes que nunca. Incluso si las personas si las personas no le hacen notar que esta utilizando la gramtica de forma incorrecta, As que hemos incluido algunos consejos de escritura simple pero esenciales que puedan continuar a mejorar su escritura La falta de organizacin es un problema considerable en la escritura. Antes de empezar a escribir establezca el objetivo de la comunicacin. Mantenga en mente a su publico, trace un bosquejo, utilice incisos o nmeros para los puntos mas importantes que quiere comunicar. Ahora traslade el bosquejo a su forma escrita. El primer prrafo expresa el propsito de la comunicacin, hechos cifras y dems. El ultimo resume los puntos mas importantes y define la accin en forma clara. Escriba para comunicarse no para impresionar, mantenga el mensaje conciso y simple. Siga la regla 1-5-15. Limite cada prrafo a un solo tema y a un promedio de cinco enunciados, estos deben contener un promedio de 15 palabras, sin embargo vari la longitud de los prrafos y los enunciados. Redacte en voz activa mas que en voz pasiva Como enviar un mensaje claro? El propsito del mensaje. Cul es el resultado esperado de la comunicacin? Es para compartir informacin importante que el personal tiene que hacer su trabajo? Es slo para abrir una reunin informal, charla amistosa? Es el mensaje en realidad una cuestin de reunir la informacin? Aunque no es fcil cambiar un tono de voz sin sonar falso, la persona que enva el mensaje debe ser consciente del impacto de su tono de voz y, tal vez, compensar con las palabras utilizadas y / o el lenguaje corporal.