MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

1010-P-GCT-11-V1
PROCESO DE CONTRATACION Vigencia:
30/09/2013
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE
CONTRATOS MEDIANTE SELECCIN ABREVIADA
POR MENOR CUANTIA.
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VILLAVICENCIO
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CONTENIDO

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1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES 2
4. MARCO NORMATIVO 3
5. RECURSOS 3
6. GENERALIDADES 3
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4
8. REGISTROS 11
9. CONTROL DE CAMBIOS 11
10. ANEXOS 11








Elaborado Revisado Aprobado




Yamile Bahamon G.
Asesora Contratista



Katherine del Valle C.
Contratista Porthos






Juan Mario Flrez Salcedo
Jefe Oficina de Contratacin






Fernando Sandoval Zamora
Alcalde (E)

Fecha: 01/09/2013 Fecha: 01/09/2013 Fecha:30/09/2013

ORIGINAL FIRMADO


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1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es definir los pasos para llevar a cabo la contratacin de bienes
servicios y obras para el Municipio de Villavicencio cumpliendo con la normatividad vigente, para
aquellos casos en que deba realizarse la seleccin de contratista mediante una de las modalidades de
seleccin abreviada.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia con la recepcin de los documentos que contienen la etapa previa cuya
informacin es avalada por cada Jefe de Proceso y culmina con la contratacin del bien o servicio objeto
de la necesidad.

La responsabilidad de la elaboracin del proceso de la etapa precontractual recae sobre el Jefe de la
Oficina de Contratacin.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

MENOR CUANTIA: Se entender por menor cuanta los valores que a continuacin se relacionan,
determinados en funcin de los presupuestos anuales de las entidades pblicas expresados en salarios
mnimos legales mensuales.

Para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mnimos
legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 1.000 salarios mnimos legales mensuales.

Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 850.000 salarios mnimos legales mensuales e
inferiores a 1.200.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 850 salarios
mnimos legales mensuales.

Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 400.000 salarios mnimos legales mensuales e
inferior a 850.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 650 salarios
mnimos legales mensuales.

Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 120.000 salarios mnimos legales mensuales e
inferior a 400.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor cuanta ser hasta 450 salarios
mnimos legales mensuales.

Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mnimos legales mensuales, la menor
cuanta ser hasta 280 salarios mnimos legales mensuales.

CONTRATISTA: Persona Natural o Jurdica encargada de la ejecucin del servicio objeto de la
contratacin.

REVISION DE FORMA: Es la que se realiza mediante la revisin de la existencia de requisitos y
soportes que acompaan el Estudio Previo entregado por los Procesos.

REVISION DE FONDO: Es la que realiza el profesional encargado de la elaboracin del contrato con
relacin a la informacin consignada en los documentos soportes del Estudio Previo y su coherencia
para este propsito.



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4. MARCO NORMATIVO

Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Decreto No 734 de 2012


5. RECURSOS

5.1 Personal

Profesional lder del procedimiento de contratacin, el profesional responsable de la revisin y
aprobacin de plizas de garanta, el profesional responsable de la publicacin en el portal de
contratacin. Auxiliar administrativo y Tcnico encargado de notificar al Contratista.

5.2 Maquinaria y Tecnologa.

Se requiere contar con computadoras con acceso a internet, impresora, escner y telfono.

5.3 Materiales o Logsticos

Papelera y elementos de oficina suficientes.

5.4 Metodolgicos

Para la elaboracin de contratos mediante la modalidad de seleccin Abreviada de Menor Cuanta, el
Municipio tendr como base, el presente manual de procedimientos y los lineamientos establecidos en
las leyes contempladas en el numeral 4 MARCO NORMATIVO de este documento.

5.5 Medio Ambiente.

Instalaciones de la oficina de contratacin


6. GENERALIDADES

DOCUMENTOS REQUISITOS PARA LA ELABORACION DE CONTRATOS MEDIANTE LA
MODALIDAD DE SELECCIN ABREVIDA POR MENOR CUANTIA.

Con el procedimiento se darn los pasos a seguir y se determinaran documentos requeridos para la
celebracin de CONTRATOS MEDIANTE LA MODALIDAD DE SELECCIN ABREVIDA POR MENOR
CUANTIA. Ver anexo formato de revisin documental










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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE
1



INICIO
RECEPCION DE CARPETA
QUE CONTIENE ETAPA
PREVIA
CUMPLE LA
FORMA
RADICAR Y REMITIR AL
JEFE DE LA OFICINA DE
CONTRATACION
REPARTO
1
DEVOLVER
PARA
CORRECCIN
NO
SI
CUMPLE
FONDO?
DEVOLVER
PARA
CORRECCIN
NO
SI

Se hace recepcin del estudio previo y
sus documentos soporte objeto de la
necesidad por parte de los Procesos a
la Oficina de Contratacin.
Auxiliar
administrativo
responsable de la
recepcin de
correspondencia
2
Se realiza revisin de forma es decir
verificar la existencia de los soportes
del estudio previo, lista de chequeo
Formato 1010-F-GCT-07

SI CUMPLE se procede a generar
radicado y se entrega al Jefe de la
Oficina de Contratacin para el
reparto.

SI NO CUMPLE se devuelve para
generar las correcciones.

Tcnico encargado
de la revisin de
forma

Auxiliar
administrativo
responsable de la
recepcin de
correspondencia
3
El Jefe de Contratacin enva los
documentos al profesional encargado
de la elaboracin del proceso de
contratacin
Jefe Oficina de
Contratacin.
4 Se procede a la revisin de fondo de
la informacin relacionada con el
estudio previo y sus soportes
entregado por Proceso.

SI ESTA INCOMPLETA o es
incoherente se procede a devolverlo al
Proceso que lo emiti.

SI ESTA COMPLETA contina con el
tramite

Profesional lder
procedimiento
contratacin



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PUBLICACIN EN EL
SECOP DEL PLIEGO DE
CONDICIONES Y AVISO
DE CONVOCATORIA
2
ELABORACIN DEL
PROYECTO DEL PLIEGO
DE CONDICIONES
ELABORACIN DEL AVISO
DE CONVOCATORIA
RECEPCIN DE
OBSERVACIONES AL
PLIEGO DE CONDICIONES



De acuerdo a los bienes, servicios u
obras a contratar, se elaborarn los
pliegos de condiciones donde se
incluir como mnimo, lo estipulado en
el Artculo 2.2.3 del Decreto 734 de
2012.


Profesional lder
procedimiento
contratacin.
6
De acuerdo a lo establecido en el
Artculo 2.2.1 del Decreto 734 de
2012, el aviso de convocatoria deber
contener: el objeto a contratar, la
modalidad de seleccin que se
utilizar, si est cobijada por un
Acuerdo Internacional o un Tratado de
Libre Comercio vigente para el Estado
colombiano, el presupuesto oficial del
contrato, as como el lugar fsico o
electrnico donde puede consultarse
el proyecto de pliego de condiciones y
los estudios y documentos previos.
Deber publicarse de acuerdo a las
reglas sealadas en el artculo 2.2.6
del decreto 734 de 2012.
Profesional lder
procedimiento
contratacin.
7
De acuerdo a lo establecido en el
artculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012,
deber ser publicado con una
antelacin de cinco (5) das hbiles de
la fecha del acto de apertura.

Profesional
responsable de la
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin

8
Las observaciones al proyecto de
pliego de condiciones deben ser
presentadas por los interesados
dentro de los trminos previstos en el
pliego de condiciones, segn sea el
caso. La aceptacin o rechazo de las
observaciones se har de manera
motivada, para lo cual el Municipio
agrupar aquellas de naturaleza
comn



Los interesados en
presentar oferta/
Profesional lder
procedimiento
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PUBLICACIN EN EL
SECOP DEL ACTO
ADMINISTRATIVO DE
APERTURA
3
EXPEDICION DEL ACTO
ADMINISTRATIVO DE
APERTURA
PUBLICACIN DE LAS
OBSERVACIONES
RECEPCIONADAS Y LAS
RESPECTIVAS RESPUESTAS
PUBLICACIN DE LOS
PLIEGOS DE CONDICIONES
DEFINITIVOS EN EL SECOP
SE RECEPCIONA
MANIFESTACIN DE
INTERS?
SE INFORMA FECHA
Y HORA DE
AUDIENCIA PBLICA
SE DECLARA
DESIERTO EL
PROCESO SI
NO
SE PUBLICA EN
EL SECOP
FIN





El Municipio har publicacin
electrnica de las observaciones
recibidas al proyecto de pliegos y de
las respectivas respuestas, con lo cual
dar por cumplida el deber de
comunicar las respuestas respectivas.
Lo anterior, deber realizarse antes de
la publicacin del acto que ordena la
apertura.
Profesional
responsable de la
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin

10
El Municipio, mediante acto
administrativo de carcter general,
ordenar de manera motivada la
apertura del proceso de seleccin que
se desarrolle a travs de seleccin
abreviada por menor cuanta.
Acto administrativo de apertura del
proceso de seleccin deber contener
lo sealado en el Art. 2.2.2 del Decreto
734 de 2012.
Jefe de la Oficina de
Contratacin
Profesional lder
procedimiento
contratacin
Profesional
responsable de la
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin
11
La publicacin deber realizarse de
acuerdo a lo establecido en el Art.
2.2.6 del Decreto 734 de 2012.
Profesional
responsable de la
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin
12
Dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes al acto de apertura del
proceso, los posibles oferentes
interesados en participar manifestarn
su inters, con el fin de que se
conforme una lista de posibles
oferentes. La manifestacin se har a
travs del mecanismo sealado en el
pliego de condiciones y deber
contener, adems de la expresin
clara del inters en participar, el
sealamiento de formas de contacto y
comunicacin eficaces a travs de los
cuales la entidad podr informar
directamente a cada interesado sobre
la fecha y hora de la audiencia pblica
de sorteo, en caso que la misma tenga
lugar. La manifestacin de inters en
participar es requisito habilitante para
la presentacin de la respectiva oferta.

En caso de no presentarse
manifestacin de inters dentro del
trmino previsto, la entidad declarar
el proceso desierto.
Profesional lder
procedimiento
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3
VENCIMIENTO DEL
TRMINO PARA LA
PRESENTACIN DE
LAS OFERTAS
4
SORTEO DE
CONSOLIDACIN DE
OFERENTES
DESIGNACIN DE
COMIT ASESOR


En caso que el nmero de posibles
oferentes sea superior a diez (10), la
entidad podr dar paso al sorteo de
consolidacin de oferentes para
escoger entre ellos un nmero no
inferior a este que podr presentar
oferta en el proceso de seleccin, de
acuerdo a lo establecido en el Art.
3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012.

Cuando el nmero de posibles
oferentes sea inferior o igual a diez
(10), el Municipio deber adelantar el
proceso de seleccin con todos ellos.

En caso de realizarse el sorteo de
consolidacin de oferentes, el plazo
sealado en el pliego de condiciones
para la presentacin de ofertas
comenzar a contarse a partir del da
de la realizacin del sorteo
Jefe de la Oficina de
Contratacin
14
El pliego de condiciones sealar el
trmino para la presentacin de la
propuesta inicial, que en ningn caso
podr ser inferior a cinco (5) das
hbiles.

El Municipio en la fecha y a la hora
sealada en el pliego, como el plazo
mximo para la presentacin de las
propuestas, con las propuestas
recibidas y los interesados presentes,
levantar un acta donde conste el
nmero de propuestas recibidas y
datos especficos de cada proponente,
la cual ser firmada por el funcionario
competente para ello y los presentes
en el acto de cierre
Profesional lder
procedimiento
contratacin.
15


Se designar mediante Oficio los
integrantes del comit asesor
encargado de evaluar las propuestas.

Jefe Oficina de
contratacin


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4
PUBLICACIN EN EL
SECOP
5
EVALUACIN DE LAS
OFERTAS
PUBLICACIN EN EL
SECOP
SE EXPIDE ACTO
ADMINISTRATIVO
DE APERTURA?
SI
DECLARATORIA
DE DESIERTO
NO







Vencido el trmino para la
presentacin de ofertas, el Municipio
proceder a la evaluacin de las
mismas en las condiciones sealadas
en el pliego de condiciones y
atendiendo lo establecido sobre el
tema en el Decreto 734 de 2012.
En los procesos de seleccin
abreviada para la contratacin de
menor cuanta, deber tenerse en
cuenta el Art. 2.2.9 numeral 3 Decreto
734 de 2012. El trmino de evaluacin
de las propuestas no podr ser mayor
que el plazo sealado para la
presentacin de las mismas, salvo que
mediante acto motivado, la entidad lo
extienda hasta por un trmino igual al
inicialmente previsto.
COMIT
EVALUADOR
17
El resultado de la evaluacin se
publicar en el SECOP durante tres
(3) das hbiles, trmino durante el
cual los oferentes podrn presentar
observaciones a la misma, las cuales
sern resueltas por la entidad en el
acto de adjudicacin del proceso de
seleccin.
Profesional
responsable de la
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin

18
El Municipio adjudicar en forma
motivada al oferente que haya
presentado la oferta ms favorable
para la entidad, de acuerdo con lo
establecido en el artculo 3.2.2.1 del
decreto 734 de 2012.
El acto de adjudicacin se deber
publicar en el SECOP con el fin de
enterar de su contenido a todos los
oferentes que participaron en el
proceso de seleccin.
En caso de declararse desierto el
proceso de seleccin abreviada de
menor cuanta regulado en el Decreto
734, la entidad podr iniciarlo de
nuevo, prescindiendo de la publicacin
del proyecto de pliego de condiciones.
De ser necesario se modificarn los
elementos de la futura contratacin
que hayan sido determinantes en la
declaratoria de desierta, sin que en
ningn caso se cambie el objeto de la
contratacin, sin perjuicio de ajustes
en las cantidades y el presupuesto
Jefe de la Oficina de
Contratacin

Profesional delegado
procedimiento
contratacin.


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19

Se recomienda la
adjudicacin del
proceso
5
Notificacin de la
resolucin de
adjudicacin
Declaratoria
de desierto
NO
SI
Publicacin en
el SECOP
Elaboracin de
minuta
Perfeccionamiento
de contrato
Solicitud de
RP
Entrega de
RP
Copia de la minuta
tramite de garantas
Publicacin
en el SECOP
6





Se reunir el comit asesor con el fin
de verificar el cumplimiento de las
condiciones jurdicas, financieras y
tcnicas para recomendar o no al Jefe
de la Oficina de Contratacin la
adjudicacin del proceso de seleccin
COMIT
EVALUADOR
20
El Municipio notificar el Acto
Administrativo de Adjudicacin al
Oferente seleccionado y a los dems
oferentes mediante la publicacin del
acto administrativo en el SECOP.
Igual procedimiento seguir en el caso
de declaratoria de desierto del proceso
de seleccin.
Profesional delegado
procedimiento
contratacin.
21

El profesional de acuerdo al modelo
de minuta establecido incorporara la
informacin del Contratista

Profesional lder
procedimiento
contratacin.
22
Las partes firman la minuta, se asigna
numero consecutivo y se asigna fecha
Contratista,
Contratante y
tecnlogo
de apoyo
a la gestin
23

Se enva carpeta a Direccin de
presupuesto para elaboracin de
Registro presupuestal.

tecnlogo
de apoyo
a la gestin
24

Se recibe de la Direccin de
Presupuesto la carpeta con el Registro
Presupuestal.

tecnlogo
de apoyo
a la gestin
25

Se toma copia de la minuta con el fin
de que se tramite la garanta.
Contratista
26
De acuerdo a los procedimientos de
ley se realizara la publicacin en el
Portal nico de Contratacin con plazo
mximo de 3 das despus de
celebrado el contrato

Profesional
responsable de la
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin.


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27

6
CUMPLE LA
GARANTA?
DEVOLVER PARA
CORRECCIN
APROBACION DE
POLIZA
SI
NO
SOLICITUD DESIGNACION
SUPERVISIN
REVISIN,
FOLIACIN Y
ARCHIVO
FIN
ENTREGA DE
GARANTIAS







Al momento en que el contratista
radique las garantas (en caso
especial), el profesional revisara que
cumpla lo estipulado en la minuta.

SI CUMPLE: Se elabora la aprobacin
de pliza y se ingresa a la carpeta.

SI NO CUMPLE: Se contacta al
Contratista para que realice la
correccin.


Auxiliar
administrativo
responsable de la
recepcin de
correspondencia
Profesional
responsable de la
Aprobacin de
Garantas.
tecnlogo
de apoyo
a la gestin

28

Mediante oficio firmado por el Jefe de
la Oficina de Contratacin se remite la
carpeta a la Secretaria o Proceso que
allego la necesidad con el fin de que
asigne interventora y de continuidad a
la ejecucin.

Jefe de la Oficina de
Contratacin.
tecnlogo
de apoyo
a la gestin
29
Se realiza revisin, se folia y codifica
para almacenar la carpeta en el
archivo


Auxiliar de Archivo
30

Finaliza el procedimiento
precontractual de la Oficina de
Contratacin









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8. REGISTROS

CODIGO
NOMBRE DEL
FORMATO
CARPETA
RESPONSABLE
ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE
RETENCION
DESTINO
FINAL
1010-F-
GCT-07
formato de verificacin
documental contratos de
seleccin
Contrato
Oficina de
Contratacin
2 Aos

Almacenar en
el Archivo



9. PUNTOS DE CONTROL

VERSION N FECHA DESCRIPCION DE LAS MODIFICACIONES
1


30/09/2013
Primera versin nueva codificacin.

Se modific codificacin de documentos.
Codificacin Anterior: PR-1090-11-V2 del 27 de
noviembre de 2012


10- Anexos

-LIBRO RADICADOR.