Junto con el anlisis de la organizacin y el de las tareas es necesario realizar un
anlisis de las personas. El anlisis de las personas implica determinar qu empleados requieren capacitacin y cules no. En este sentido la realizacin de un anlisis de las personas es importante por varias razones. Primero un anlisis minucioso ayuda a las organizaciones a evitar el error de enviar a todos los empleados a una capacitacin cuando algunos no lo necesitan. Adems, ayuda a los gerentes a determinar qu pueden hacer los participantes prospecto cuando se incorporan a una capacitacin, de tal forma que los programas se puedan disear para enfatizar las reas en las que son deficientes. La informacin de la evaluacin del desempeo puede ser utilizado con el fin de realizar un anlisis de la persona. Sin embargo, aunque la evaluacin del desempeo puede revelar quin no cumple con las expectativas, por lo general no revela el porqu. Si las deficiencias del desempeo se deben a problemas de habilidad, la capacitacin puede ser una buena intervencin. Sin embargo, si se deben a una motivacin deficiente o a otros factores fuera del control del empleado, la capacitacin puede ser no la respuesta. Al final los gerentes tienen que reunirse con los empleados para hablar acerca de las rea en las que se pueden mejorar, de tal forma que puedan determinar de manera conjunta los enfoques de desarrollo que tendrn un mximo beneficio. FASE 2: DISEO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN Cuando ya se han determinado las necesidades de capacitacin, el siguiente paso es disear el programa de capacitacin. Los expertos consideran que el diseo de capacitacin debe enfocarse, al menos, en cuatro asuntos relacionados: objetivos instruccionales, disposicin y motivacin de los capacinandos, principios de aprendizaje y caractersticas de los instructores. 1. OBJETIVOS INSTRUCCIONALES Como resultado de realizar los anlisis de la organizacin, de las tareas y de las personas, los gerentes tendrn una imagen ms completa de las necesidades de capacitacin. Con base a esta informacin pueden establecer de maneras ms formal los resultados deseados de la capacitacin mediante los objetivos instruccionales escritos. Po lo general los objetivos instruccionales describen las habilidades o conocimientos que se van a adquirir y las actitudes que se van a cambiar. Un tipo de objetivo instruccional, el objetivo centrado en el desempeo, es muy utilizado porque se presta a una evaluacin imparcial de los resultados. Por ejemplo, el objetivo establecido para un programa de capacitacin podra ser que los empleados capacitados en mtodos de equipo sean capaces de desempear los diferentes puestos de sus compaeros de equipo en un plazo de seis meses. Los objetivos centrados en el desempeo por lo general incluyen trminos preciosos, como calcular, repara, ajustar, construir, reunir y clasificar. 2. DISPOSICIN Y MOTIVACIN DE LOS CAPACITANDOS
Dos condiciones previas para el aprendizaje afectan al xito de aquellos que van a recibir capacitacin: disposicin y motivacin.
La disposicin de los capacitandos se refiere a si su experiencia los ha hecho receptivos a la informacin que recibirn. Los capacitandos prospecto deben ser analizados a fondo para determinar que tengan loa antecedentes del conocimiento y las habilidades necesarias para absorber lo que les presentarn. Reconocer las diferencias individuales en la disposicin es tan importante en la capacitacin de las organizaciones como lo es en cualquier otra situacin de enseanza. En consecuencia, a menudo es deseable agrupar a las personas con base en su capacidad para aprender, conforme a lo determinado por las puntuaciones de las pruebas u otras evaluaciones de informacin, y proporcionar un tipo de instruccin alternativo para quienes lo necesiten. La receptividad y la disposicin de los participantes en los programas de capacitacin pueden incrementarse al pedirles que completen cuestionarios acerca de por qu estn asistiendo a la capacitacin y qu esperan lograr. Tambin se pueden pedir a los participantes que entreguen a sus gerentes copias de los cuestionarios contestados.
La motivacin de los capacitandos. La organizacin necesita ayudar a los empleados a entender la relacin entre el esfuerzo que dedican a la capacitacin y la recompensa. Por qu es importante la capacitacin? Qu pasara si no ocurre? Ms an, Qu hay en ella para el empleado? Al enfocarse en los capacitandos, los gerentes pueden crear un ambiente de capacitacin que conduce al aprendizaje. La mayora de los empleados estn motivados por las oportunidades de capacitacin que les permitan desarrollar sus habilidades y avanzar en sus carreras. Sin embargo, en ciertas ocasiones difieren unos de otros en cuanto a la importancia relativa de sus necesidades en un tiempo dado. Por ejemplo los recin egresados de la universidad suelen sentir grandes deseos de progresar, y se han propuesto metas especificas para su carrera profesional. Para que los programas de capacitacin tengan xito, las metas deben relacionarse claramente con las necesidades individuales de los capacitandos. Permitir que los empleados reciban capacitacin en las reas que quieren seguir en lugar de limitarse a la asignacin de ciertas actividades de capacitacin tambin puede ser muy motivador.
3. PRINCIPIOS DE APRENDIZAJE Cuando pasamos de la evaluacin de las necesidades y objetivos instruccionales ala disposicin y motivacin del empleado, el enfoque cambia de la organizacin a los empleados. Al final, la capacitacin tiene que construir un puente entre los empleados y la organizacin. Un paso importante en esta transicin es considerar por completo los principios psicolgicos del aprendizaje, es decir, las caractersticas de los programas de capacitacin que ayudan a los empleados a entender el nuevo material, vincularlo con su vida personal y aplicarlo de nuevo en el puesto.
a) Establecimiento de metas El valor de establecer metas para enfocar y motivar el comportamiento se extiende tambin de la capacitacin. Cuando los capacitadores se toman el tiempo de explicar las metas y los objetivos a los participantes (o cuando los animan a establecerlos por s mismos), es probable que aumente el nivel de inters, comprensin y empeo en la capacitacin. En algunos casos establecer metas puede solo tomar la forma de una hoja de ruta del curso o programa, de sus objetivos y de sus puntos de aprendizaje.
b) Importancia de la presentacin Uno de los principios de aprendizaje es que el material que se aprender se debe presentar de la manera ms significativa posible. Muy simple, los participantes aprender mejor la nueva informacin (de la capacitacin) si la asocian con algo que les sea familiar. Esta la razn para que con frecuencia los capacitadores utilicen ejemplos muy descriptivos para que los capacitandos los puedan relacionar. Los ejemplos hacen que el material sea significativo. Adems, el material debe asignarse de tal forma que cada experiencia se base en la anterior. De esta manera, los participantes pueden integrar las experiencias en un patrn til de conocimientos y habilidades.
c) Modelado El viejo refrn de una imagen dice ms que 1 000 palabras se aplica a la capacitacin. As como los ejemplos aumentan de significado del material objetivo o de los nuevos conocimientos en el ambiente de la capacitacin, el modelado aumenta la importancia de la capacitacin actual. Sencillamente, aprendemos mirando. Por ejemplo, para aprender a montar caballo, es mucho ms fcil ver a alguien cmo lo hace y despus intentarlo, que leerlo en un libro o escuchar una conferencia y esperar hacerlo bien. El modelado puede tomar muchas formas: a menudo son tiles las demostraciones de la vida real o los videos; incluso las imgenes o los dibujos comunican el mensaje visual. La cuestin es que el modelado ensea el comportamiento o el mtodo deseado que se va a aprender. En algunos casos. Incluso modelar el comportamiento incorrecto puede ser til.
d) Diferencial individuales Las personas aprenden a diferentes ritmos y de diferentes maneras. Los aprendices visuales absorben mejor la informacin a travs de imgenes, diagramas y demostraciones. Los aprendices verbales absorben mejor la informacin a travs de palabras habladas o escritas. Del mismo modo, algunos fallan de manera terrible en grandes conferencias pero despus sobresalen en pequeas sesiones de anlisis. Los capacitadores pueden ayudar adaptarse a los diferentes estilos de aprendizaje en una variedad de maneras. La clave consiste en evitar la entrega del material en un solo sentido as, por ejemplo, en lugar de la entrega de un monlogo, los capacitadores deben incorporar la variedad en sus presentaciones. Se debe utilizar ayudas visuales, fomentar las participaciones de los capacitandos mediante su inclusin en las demostraciones, y hacerles preguntas acerca de sus propias experiencias. Las actividades prcticas y ropera grupos grandes en grupos ms pequeos para actividades especficas tambin pueden ayudar a los capacitadores a adaptarse a los diferentes estilos de aprendizaje.
e) Prctica activa y repeticin La cosa que hacemos a diario se vuelve parte de nuestro repertorio de habilidades. Los capacitandos deben tener la oportunidad de practicar con frecuencia as tareas del puesto del modo en que se espera que las realicen al final. La persona que est aprendiendo a manejar una mquina debe tener la oportunidad de practicar con ella. Al gerente que est aprendiendo a capacitar deben ofrecrsele prcticas de capacitacin supervisadas. En algunos casos el valor de la prctica es el que hace que las conductas se conviertan en una segunda naturaleza. Por ejemplo, al aprender a manejar un automvil, hay mucha concentracin en lo mecnico: Dnde tengo las mano y los pies? Voy muy rpido?. Con la prctica se empieza a pensar menos en lo mecnico y ms en la carretera, el clima y el trfico. Otras formas de aprendizaje no son diferentes: con las prctica el capacitando puede olvidarse de las diferentes conductas y concentrarse en las sutilezas de cmo hacerlo.
f) Aprendizaje global en comparacin con el aprendizaje parcial Casi todos los trabajos y tareas pueden dividirse en partes que se prestan a un mayor anlisis. Determinar la forma ms efectiva de realizar cada parte proporciona luego una base para dar una instruccin especfica. Aprender a vender u producto, por ejemplo, incluye varia habilidades que son parte de un proceso total. Aunque suene agotador, el proceso se divide en distintos pasos: o Encontrar clientes potenciales. o Describir las necesidades de stos planteando las preguntas correctas. o Presentarles el producto de la empresa de manera que satisfaga esas necesidades. o Aprender cmo y cundo solicitarles que compren el producto (cerrar el trato). Al evaluar el aprendizaje global frente al parcial es necesario tener en cuenta la naturaleza de la tarea que se va a prender. Si es posibles segmentarla con xito, tal vez deba segmentarse para facilitar el aprendizaje; de lo contrario, quizs deba ensearse como una unidad.
g) Aprendizaje masivo en comparacin con aprendizaje distribuido Otro facto que determina la eficacia de la capacitacin es la cantidad de tiempo que se dedica a practicar en una sesin. Se debe dar a los participantes la capacitacin en cinco periodos de dos horas o en 10 periodos de una hora? Se ha descubierto que en la mayora de los casos espaciar la capacitacin da como resultado un aprendizaje ms rpido y una retencin mayor. ste es el principio de aprendizaje distribuido.
h) Retroalimentacin y refuerzo Puede darse un aprendizaje sin retroalimentacin? Parte de ella proviene de supervisarse uno mismo, mientras que otra proviene de los capacitadores, de los compaeros y de otras personas. La retroalimentacin ayuda a las personas a discernir lo que estn haciendo bien y lo que estn haciendo mal. Recuerde que cuando aprendi por primera vez a lanzar una pelota, a montar n bicicleta o a nadar. Alguien, quizs alguno de sus padres, le dijo qu haca bien y qu deba corregir. A medida que lo haca, mejoraba. Adems de sus aspectos informativos, la retroalimentacin tambin ejerce una importante funcin de motivacin. Por ejemplo, el progreso en la capacitacin, medido en trminos de errores o aciertos, se puede mostrar mediante una grfica que se conoce como curva de aprendizaje. En numerosas situaciones de aprendizaje hay pocas en las que no hay avance. Tales perodos se muestran en la curva como una lnea horizontal, casi recta, llamada meseta. Una meseta puede ser el resultado de una menor motivacin o de mtodos ineficaces para la realizacin de la tarea. Es un fenmeno natural del aprendizaje y por lo comn hay una recuperacin espontnea. A travs de los aos las organizaciones han utilizado la modificacin conductual, una tcnica que se basa en el principio de que el comportamiento que se recompensa se mostrar con ms frecuencia en el futuro, mientras que el comportamiento que se castiga o que no se recompensa disminuir en frecuencia. Por ejemplo, en la capacitacin de seguridad se pueden identificar perfiles de comportamiento seguros, es decir, acciones que aseguran menos accidentes, de igual modo que perfiles inseguros. Como seguimiento de la capacitacin, o como parte de la misma, los gerentes puede utilizar recompensas hasta cierto punto sencillas para alentar y mantener el comportamiento deseado. El estmulo es ms eficaz cuando se administra inmediatamente despus de que un capacitando lleva a cabo con xito una determinada tarea. Por esta razn algunos empleadores han instituido programas de recompensas inmediatas. Estos programas permiten la adjudicacin de premios a los empleados de forma inmediata cuando hacen algo especialmente bien durante el entrenamiento o en el trabajo. Los premios pueden constituir en dinero en efectivo, tarjetas de regalo, tiempo libre, o cualquier otra cosa de valor para los empleados.
i) Caractersticas de los instructores El xito de cualquier esfuerzo de capacitacin depender en gran medida de las habilidades de enseanza y de las caractersticas personales de los responsables de dirigirla. Qu distingue a los buenos capacitadores de los mediocres? A menudo un buen capacitador es quien realiza un poco ms de esfuerzo o demuestra una preparacin mas instructiva. Sin embargo, en la capacitacin tambin influye el modo personal del capacitador y sus caractersticas. A continuacin se presenta una breve lista de rasgos deseables: 1) Conocimiento del tema: Los empleados esperan que los capacitadores conozcan a fondo su trabajo o tema. Adems, se espera que demuestren ese conocimiento.
2) Adaptabilidad: Como no todas las personas aprenden a la misma velocidad, las instrucciones se deben ajustar a la capacidad de aprendizaje de los capacitandos.
3) Sinceridad: Los capacitandos aprecian la sinceridad de los capacitadores, los cuales deben tenerlas paciencias y mostrar tacto por sus preocupaciones.
4) Sentido de humor: El aprendizaje puede ser divertido; con mucha frecuencia es posibles sealar un punto mediante una historia o ancdota.
5) Inters: Los buenos capacitadores se interesan ene l tema que ensean y tienen facilidad para trasmitirlo a los capacitandos.
6) Instrucciones claras: Como es natural, la capacitacin se concluye con ms rapidez y se conserva por ms tiempo cuando los capacitadores dan instrucciones claras.
7) Ayuda individual: Cuando capacitan a ms de un empleado, los capacitadores exitosos siempre proporcionan ayuda individual.
8) Entusiasmo: Una presentacin dinmica y una personalidad vibrante indican a los capacitandos que el capacitador disfruta su trabajo; los empleados tienden a responder de manera positiva a un ambiente entusiasta.
Para que la mayora de los programas de capacitacin tenga xito, las organizaciones deben recompensar a los gerentes que demuestran ser excelentes capacitadores, ya que muy a menudo no se les reconocen sus contribuciones a este importante aspecto de la administracin de recursos humanos. Los especialistas en capacitacin de funciones de recursos humanos tambin deben ser reconocidos.