De cate ori nu te regasesti in situatia in care spui ca nu ai timp?

Saptamanal, zilnic,
intotdeauna? Pentru cei mai multi se pare ca nu este niciodata suficient de mult timp sa faca
tot ce si-au programat.
Atunci cand reusesti sa-ti organizezi timpul, tu preiei controlul. Organizarea timpului (time
management) poate fi solutia pentru a nu mai lucra grabit cu gandul in 10 parti, ci pentru a
te organiza eficient.

Organizarea agendei este procesul prin care in functie de timpul pe care il ai la dispozitie,
planifici cum sa il folosesti pentru a-ti atinge obiectivele pe care ti le-ai fixat. Atunci cand iti
planifici timpul corespunzator, vei putea :
- Sa intelegi in mod realist ceea ce vei putea cu adevarat realiza in timpul dat
- Sa utilizezi timpul pe care il ai intr-un mod cat mai eficient
- Sa iti lasi destul timp pentru lucrurile pe care intr-adevar trebuie sa le faci
- Sa iti rezervi timp si pentru evenimente neprevazute
- Sa minimizezi stresul, evitand sa iti iei angajamente peste puterile tale

Pentru a-ti organiza timpul eficient, este nevoie sa iti stabilesti obiective.
Atunci cand stii ce ai de facut iti pot defini o lista de actiuni si poti stabili ordinea lor.
Atunci cand nu ai obiectivele stabilite exista riscul de a induce o stare de confuzie si genera
prioritati care intra in conflict.

Esti o persoana careia ii vine greu sa spuna NU celorlalti? Daca da, atunci cu siguranta te-ai
inhamat la mai mult decat poti duce. Acest lucru poate duce la o performanta slabe, stres,
moral scazut.
Atunci cand preiei prea multe sarcini fara sa le poti acoperi risti sa fii perceput ca producator
de lucrari grabite. Ca sa poti stopa acest lucru, invata sa spui DA persoanei si NU sarcinii.
Daca se fac presiuni asupra ta sa preiei cat mai multe sarcini invata sa iti aperi punctul de
vedere si sa vii cu argumente care sa-ti sustina pozitia.
Fereste-te sa devii un micromanager care insista sa controleze sau sa faca munca celorlalti
pentru ca nu are incredere ca ceilalti isi fac bine treaba!

Dpendenta de a fi ocupat este egala de cele mai multe ori cu ineficienta.

Un instrument efficient de prioritizare a actiunilor poate fi matricea Urgent/Important.
Aceasta te va ajuta sa iti dai seama daca sarcina ta este foarte importanta sau foarte
urgenta, sau de o valoare adaugata scazuta . Vei reusi sa le gestionezi mult mai bine daca vei
reusi sa-ti prioritizezi actiunile.
prioritizarea
Este esential sa prioritizezi aspectele care au intaietate. Trebuie stabilite criteriile in functie
de care este alcatuita faimoasa to do list . De obicei sunt prioritare actiunile cu valoare
mare, in ordinea in care trebuie livrate. (action priority matrix/ urgent priority matrix).

Stii unde ai vrea sa fii peste 6 luni? Dar peste 10 ani? Daca nu stii, este timpul sa iti fixezi
obiective personale. Acestea te vor ajuta sa iti dai seama ce este important pentru tine si
care sunt subiectele pe care trebuie sa te concentrezi.

"Asta o las pentru alta data, care dintre noi nu ne-am zis asa. Riscul este sa se adune mai
multe alta data si sa ne aducem aminte in ultimul moment ca mai era ceva de facut,
cand bineintels ca mai avem inca 10 lucruri de terminat. Delasarea este tot atat de tentanta
pe cat este de periculoasa.
Primul pas in a o combate este sa recunoastem ca ni se intampla sa amanam. Si apoi sa
vedem de ce. Este prea plictisitor, prea obositor, prea dificil ?
Se intampla sa amanam sarcini asupra carora ar trebui sa ne concentram eforturile fara
intarziere. Stim insa ca pana la urma subiectul tot va trebui abordat; cu cat intarziem mai
mult startul lui, cu atat scad sansele sa livram proiectul la timp.
Cei care amana au de obicei acelasi profil: exigentele fata de ei insisi sunt foarte mari si de
aceea se vor simti coplesiti de cerintele proiectului. Se va instala o stare de anxietate cu atat
mai daunatoare Apoi, start! Proiectul, oricat de neplacut ar parea, poate incepe!

Ca sa rezolvam mai repede din sarcinile pe care le avem, multi dintre noi obisnuim sa facem
mai multe lucruri in acelasi timp: scriem un mail si in acelasi timp vorbim la telefon de
exemplu. Ni se pare ca mai castigam un pic de timp. De fapt, lucrurile stau cu totul altfel. De
cele mai multe ori, niciuna dintre sarcini nu va fi facuta cum se cuvine . Cel mai bine ar fi sa
uiti de multitasking si sa iti propui sa faci fiecare lucru independent si sa ii acorzi atentia
necesara.

Cum tratam intreruperile/ managing interruptions
Telefoane, lamuriri, explicatii, o mana de ajutorsunt familiare pentru toti managerii.
Nu este prea placut sa fii intrerupt de nu stiu cate ori in timp ce muncesti. Dar, inevitabil, se
intampla.
Intreruperea este un subiect delicat in cazul managerilor, pentru ca atitudinea lor nu trebuie
sa indeparteze colaboratorii.
Cum sa minimizezi efectul acestor intreruperi asupra muncii tale ?
Stiai ca unii dintre noi pierd in medie 2 ore de lucru pentru ca atentie le este distrasa de alte
probleme?
Fie ca este vorba de e-mailuri, chat, colegi care au nevoie de ajutor, telefoane, reuniuni ad-
hoc, toate acestea ne impiedica sa indeplinim obiectivele din acea zi.
De aceea este necesar sa preiei controlul si sa minimizezi distragerea atentiei si intreruperile.
Trebuie facuta o distinctie clara intre intreruperile care au intr-adevar nevoie de o abordare
imediata si cele care ar putea fi reorganizate, pentru a le discuta atunci cand le vine randul si
pentru a nu mai face obiectul intreruperilor.

O mare parte din organizarea eficienta a timpului tau se regaseste in organizarea agendei.
Dupa ce stii care sunt sarcinile si prioritatile tale este momentul sa organizezi in agenda ta
astfel incat sa fii in avantaj. O astfel de organizare ar trebui sa te protejeze de evenimente
neplacute si de haos. Agenda bine construita, in functie de actiuni prioritare ar conduca la
un program echilibrat, care ia in calcul si intreruperile inerente;
Este bine ca agenda sa fie alcatuita in mod regulat, de exemplu la inceputul saptamanii sau a
inceputul lunii. Poti urma pasii urmatori ca sa iti pregatesti calendarul:
Marcheaza actiunile pe care trebuie neaparat sa le faci.
De exemplu, daca esti manager, va trebui sa iti acorzi timp pentru coaching, supervision etc.
De asemenea trebuie sa gasesti timp sa comunici cu ierarhia si cu oamenii cheie din jurul
tau.
Revizuieste to do list si programeaza-ti activitatile urgente precum si sarcinile pe care nu le
poti delega si care sunt obligatorii.
Blocheaza in agenda si timp pentru problemele pe care le anticipezi.. Unele studii au aratat
ca unii dintre manageri sunt foarte des intrerupti (in medie o data la 6 minute ! )
Timpul care iti ramane este la discretia ta si il vei putea folosi asa cum doresti pentru a-ti
atinge obiectivele.
Daca timpul tot nu este in favoarea ta nici dupa o organizare temeinica, poate ar fi cazul sa
revezi incarcarea pe care o ai, care este probabil este supradimensionata.

Ce bine ar fi sa poti lucra intr-una 8-10 ore pe zi, mai ales atunci cand ai un termen scurt ca
sa finalizezi ceva! Dar din pacate este imposibil sa ne putem concentra atatea ore si sa
producem o lucrare de calitate fara se ne reincarcam bateriile.
Nu include pauzele in categoria pierdere de timp.

Esti o persoana matinala? Sau ai mai multa energie seara? Avem ritmuri diferite si
momentele din timpul zilei cand suntem mai productivi si mai energici sunt si ele diferite. In
functie de ritmul tau, iti poti organiza agenda astfel incat in varful de energie sa va
programati lucrarile mai dificile.