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Proceso de comunicacin y toma de decisiones.

La comunicacin efectiva y toma de decisiones son crticas cuando trabajas en un


ambiente grupal. Es importante desarrollar habilidades de comunicacin como una
escucha activa, comunicacin escrita clara y realizar reuniones eficaces. Esto
asegurar que el grupo logre sus metas y resuelva los problemas relevantes en
una forma de tiempo eficiente. Estas habilidades son importante en el mundo
laboral de hoy. La toma de decisiones grupal es el proceso de varios individuos
actuando de forma colectiva para decidir un plan de accin. El grupo analizar los
problemas relacionados a la situacin relevante. Evaluarn y considerarn varias
opciones para llegar a una o varias soluciones. Un grupo puede involucrar desde
dos a siete personas; sin embargo, esto variar con cada situacin. El grupo
puede ser formal o informal. El proceso de toma de decisiones puede ser
estructurado, pero tambin no estructurado en muchas situaciones.
Proceso de la comunicacin.
El proceso de comunicacin cuenta con seis etapas que todo mercadologo debe
practicar para obtener una comunicacin efectiva:
1. Identificar la audiencia objetiva.
2. Determinar los objetivos de la comunicacin.
3. Disear el mensaje.
4. Seleccionar los canales de comunicacin.
5. Seleccionar al emisor del mensaje.
6. Medir los resultados del proceso de comunicacin.
Formas tpicas de comunicacin que se emplean en las organizaciones.
Dentro de las organizaciones aparecen dos tipos de comunicacin, la formal que
es aquella que da la propia organizacin como tal y la informal que es un tipo de
comunicacin espontnea que se da cuando un trabajador necesita ponerse en
contacto con otro pero si que exista un canal formal.
Los diferentes tipos de comunicacin que podemos encontrar son:

Horizontales:

Este tipo de comunicacin se produce entre personas del mismo nivel jerrquico
dentro de la empresa. La funcin de la comunicacin horizontal es la de
suministrar apoyo emotivo y social entre los trabajadores, al igual que coordinar
las tareas para la plantilla, de modo que estn organizadas y sean coherentes
unas con otras.


Verticales:

La direccin que toma esta comunicacin vertical es entre las diferentes
posiciones de la jerarqua empresarial, es decir de trabajadores a superiores y
viceversa. Lo positivo de esta comunicacin es que se pasa informacin con la
cual sabemos qu est ocurriendo en los diferentes estratos de la organizacin.
En este movimiento vertical de informacin existen dos posibilidades,
ascendentes, de estratos ms bajos de la organizacin a ms altos, y
descendentes, en direccin contraria, es decir, de los altos estratos a los
inferiores.
Descendente: este tipo de comunicacin es la utilizada por los mandos superiores,
la direccin, con el fin de mantener informados a los trabajadores. Con ella se
controla la conducta de los subordinados al igual que se utiliza para regular el
sistema de funcionamiento. Se trata de una informacin de poder. Su efectividad
depende de lo extensa que sea la jerarqua de la empresa, as en empresas de
gran tamao puede llegar a tener menos efectividad debido al distanciamiento y
esto puede llevar a una distorsin de la informacin. En este caso se deber
recurrir a algn tipo de solucin para evitarlo.
Ascendente: la comunicacin ascendente es complementaria a la descendente,
consistente en que los subordinados informen a la direccin. Lamentablemente la
comunicacin ascendente suele ser bastante insuficiente y suele ser poco
valorada por la jerarqua, pero no debemos olvidar que para los trabajadores de la
organizacin es necesaria y positiva, a parte que puede llegar a ser muy til para
que los directivos sepan qu es lo que est ocurriendo.
Elementos de la comunicacin.
Los elementos que intervienen en el proceso de comunicacin son los siguientes:
Emisor: Aqul que transmite la informacin (un individuo, un grupo o una
mquina).
Receptor: Aqul, individual o colectivamente, que recibe la informacin. Puede ser
una mquina.
Cdigo: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el
mensaje.

Canal: Elemento fsico por donde el emisor transmite la informacin y que el
receptor capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio
natural (aire, luz) como al medio tcnico empleado (imprenta, telegrafa, radio,
telfono, televisin, ordenador, etc.) y se perciben a travs de los sentidos del
receptor (odo, vista, tacto, olfato y gusto).
Mensaje: La propia informacin que el emisor transmite.
Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el
hecho o acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje en su justa
medida.
Barreras contra la comunicacin eficaz.
El filtrado se refiere a la manipulacin deliberada de la informacin por parte del
emisor de modo que aparezca ms favorablemente a los ojos del receptor.
Por ejemplo cuando un gerente le dice a su jefe lo que cree que quiere or esta
filtrando la informacin. El principal determinante del filtrado es el nmero de
niveles en la estructura de la organizacin. Cuantos ms niveles verticales haya
en la jerarqua habr ms probabilidades de que se produzcan filtrados.
Pero podemos esperar que aparezcan filtrados siempre que haya diferencias de
estatus factores como el temor de comunicar malas noticias y el deseo de
complacer al jefe llevan a los empleados a contar a sus superiores lo que creen
que quieren or distorsionan las comunicaciones ascendentes.
b. Percepcin selectiva
Ya hemos mencionado la percepcin selectiva. La retomamos aqu porque en el
proceso de la comunicacin los receptores ven y escuchan selectivamente
basados en sus necesidades motivaciones experiencias antecedentes y otras
caractersticas personales. Los receptores tambin proyectan sus intereses y
esperanzas en las comunicaciones cuando las decodifican. El entrevistador que
espera que una candidata ponga a su familia antes que su carrera es probable
que vea esa actitud en todas las solicitantes sin que importe si ellas de verdad
opinan as.
c. Sobrecarga de informacin
Los individuos tienen una capacidad finita para procesar informacin. Como vimos
en nuestra exposicin del correo electrnico cuando la informacin con la que
tenemos que trabajar excede nuestras facultades se produce una sobrecarga de
informacin con mensajes electrnicos telefonemas faxes juntas y la necesidad de
estar actualizados en nuestro campo cada vez mas administradores y
profesionistas se quejan de que sufren esta sobrecarga.
Que ocurre cuando los individuos tienen ms informacin de la que pueden el
clasificar y aprovechar la descartan, ignoran pasan u olvidan o aplazan el
procesamiento hasta que la sobrecarga cede, en cualquier caso se pierde
informacin la comunicacin es menos eficaz.

d. Emociones
El estado de nimo que se tenga en el momento de recibir un mensaje influir en
forma de interpretarlo, el mismo mensaje recibido cuando uno est enojado o
perturbado se interpreta de otra manera que cuando uno est contento las
emociones extremas como el jubilo y la depresin entorpecen la comunicacin
efectiva los casos somos ms proclives a descuidar nuestros procesos de
pensamiento nacionales objetivos a cambio de los juicios emocionales.
e. Lenguaje
Las palabras tienen significados distintos para diversas personas la edad
educacin y antecedentes son tres de las variables ms obvias que intimen en el
lenguaje que usa una persona y en las definiciones que les da a las palabras.
En una organizacin, los empleados tienen diversos orgenes ms aun, el
agolpamiento de los empleados en departamentos crea especialistas que acuan
sus palabras de argot o jerga tcnica. En las organizaciones grandes, los
miembros tambin estn dispersos geogrficamente y aun operan en pases
distintos, y las personas de cada lugar usan trminos y giros peculiares de su
regin, la existencia de niveles verticales tambin causa problemas de lenguaje.
Por ejemplo, se han detectado significados diferentes de palabras como incentivos
y cuotas a diversos niveles de la administracin los directivos hablan de la
necesidad de incentivos y cuotas, pero estos trminos implican una manipulacin
y crean resentimiento entre los gerentes de nivel inferior.
El punto es que aunque usted y yo hablemos el mismo idioma, estamos lejos de
usarlo de manera uniforme. Si supiramos cmo modifica cada uno el lenguaje,
las dificultades de comunicacin serian mnimas el problema es que los miembros
de una organizacin no saben qu cambios lingsticos han hecho aquellos con
los que se comunican. Los emisores tienden a suponer que las palabras y
trminos que utilizan significan lo mismo para el receptor que para ellos, pero est
premisa suele ser incorrecta.
f. Ansiedad por la comunicacin
Otra barrera importante para la comunicacin efectiva es que algunas personas de
la poblacin sufren de ansiedad, miedo a la comunicacin. Aunque muchas
personas se sienten aterradas de tener que hablar frente a un grupo, el miedo a la
comunicacin es un problema mucho ms grave porque afecta a toda una
categora de tcnicas de comunicacin.
Las personas que sufren este trastorno experimentan tensin y ansiedad
injustificadas es ante la comunicacin oral o escrita. Por ejemplo a quienes temen
a la comunicacin oral se les dificulta enormemente hablar en persona con los
dems o se sienten muy ansiosos si tienen que usar el telfono. En consecuencia,
recurren a memoran dos o faxes para comunicar un mensaje cuando el telfono
seria no solo mas rpido sino tambin ms apropiado.
En los estudios se demuestra que quienes temen a la comunicacin oral evitan las
situaciones que exigen ejercer esta comunicacin. Es de esperar alguna auto
seleccin en ciertos trabajos que estos individuos no ocuparan como la de
maestro, para la que la comunicacin oral es un requisito fundamental.
Pero casi todos los puestos de trabajo requieren alguna comunicacin oral todava
ms preocupantes son las pruebas de que quienes ms temen a la comunicacin
oral distorsionan las exigencias de comunicacin de su puesto con el fin de
reducirlas al mnimo. Por eso debemos estar al tanto de que en las organizaciones
hay un grupo de personas que restringen notablemente su comunicacin oral y
racionalizan esta prctica dicindose que no es necesaria ms comunicacin para
hacer bien su trabajo.
Tcnicas de la toma de decisiones.
Veamos en detalle cada una de estas tcnicas:
1) Lista de ventajas e inconvenientes
Es la ms conocida de las tcnicas para la toma de decisiones, lo primero que
ensean en cualquier curso para la toma de deciones o en cualquier estudio que
realices sobre el tema; de ah que figure en el primer lugar de la lista. Bsicamente
consiste en sentarnos con un papel y un lpiz, trazar una lnea vertical en mitad
del folio, y escribir en el lado izquierdo del mismo todas aquellas ventajas que
tiene la decisin, y a la derecha todos los inconvenientes o perjuicios que nos
puede causar la misma. Observa la lista. En qu lado aparecen ms ideas?
Cules pesan ms? Imagina el papel en el centro de la balanza. Hacia qu lado
se decanta?
2) Esperanza positiva
Consiste en visualizar EL XITO de cada una de las opciones, percibirlo
mentalmente hacerlo nuestro. Se trata de sentirnos como si ya hubiramos
tomado esa decisin, y hubiramos acertado. Cmo nos sentimos con cada
opcin? Somos felices? Nuestra vida ha mejorado? Hemos llegado donde
queramos? Ha merecido la pena los esfuerzos? Esto nos ayudar a predecir
cmo nos vamos a sentir con cada opcin, cual nos va a merecer ms la pena, por
cual nos es ms reconfortante apostar.
3) Esperanza negativa
Esta tcnica es justo la contraria y complementaria a la anterior. En este caso
tenemos que tratar de visualizar EL FRACASO de cada una de las opciones.
Debemos intentar experimentar como sentiramos si ya hubiramos elegido cada
una de las opciones, y nos hubiramos equivocado. Cmo sera nuestra vida?
Cmo de infelices somos? Cunto nos ha perjudicado nuestra decisin?


4) Esperanza inversa
A veces, por muchas vueltas que le demos a las consecuencias de una decisin,
no somos capaces de ver cual nos convence ms o cual preferimos. Llegados a
este punto de bloqueo, puede ser interesante cambiar radicalmente el enfoque de
la diatriba: en vez de plantearnos acerca de las consecuencias de ELEGIR una
opcin... por qu no analizar las consecuencias de NO ELEGIR esa opcin?
Qu pasa si no optamos por ella? Qu consecuencias tiene? Qu ventajas e
inconvenientes? Qu xitos o fracasos nos proporcionaran?
5) Experiencias previas
Es la primera vez que tomamos una decisin en el curso de nuetra vida?
Seguramente no. Todos tomamos a diario muchas decisiones, muchas de ellas sin
darnos cuenta. Por qu no sentarnos un rato a analizar qu otras decisiones
parecidas hemos tomado en el pasado? Es probable que alguna vez
anteriormente nos hayamos visto en una situacin similar, o en una situacin
diferente con condicionantes similares. Qu decisin tomamos en su da? Por
qu? Qu resultados tuvimos? Tambin pueden servirnos, salvando las
distancias, las experiencias ajenas. Conocemos a alguien que haya atravesado
una situacin parecida? Cmo la afront? Cmo la resolvi? Qu resultados
obtuvo?
6) Modelos a seguir
Una de las tcnicas para la toma de decisiones ms tiles para afrontar una
decisin es tratar de imaginar como la afrontara alguien a quien admiramos.
Tienes algn dolo, alguien a quien admires? Muchas personas admiran a
personajes que han destacado por sus logros y sus hechos en el curso de la
historia. Como afrontara Julio Csar esta situacin? Y Simn Bolvar? Y
Thomas Jefferson o Winston Churchill? Si eres creyente... Qu mejor modelo
que Jess?

7) Pedir consejo
A veces las personas somo reticentes a dejarnos aconsejar por los dems, nos
parece humillante o subordinado el que alguien nos diga lo que tenemos que
hacer. Y sin embargo esto es un enorme error. Nada hay ms enriquecedor que
escuchar opiniones diversas, puntos de vista opuestos, perspectivas diferentes.
Cuantas ms opiniones escuchemos, ms completa ser nuestra formacin
respecto a un tema, y por ende ms fcil nos resultar dar curso a la toma de una
decisin.


8) El poder de la Intuicin
El proceso de toma de decisiones es un proceso principalmente racional. Todas
las tcnicas que hemos visto se basan en el anlisis, en los argumentos, el los
razonamientos. La razn es la que decide.
9) Madurar las decisiones
Una vez hayamos tomado una decisin, no es necesario lanzarse
apresuradamente a la ejecucin. Ya hemos decidido, ahora descansemos,
pensemos en otra cosa, vayamos haciendo los preparativos, y dejemos pasar el
curso del tiempo. Lo normal es que con el paso del tiempo nos reafirmemos en
nuestra decisin, pero a veces nos daremos cuenta, al ir haciendo los
preparativos, de otros factores que no habamos tenido en cuenta, por lo que
podramos reconsiderar nuestra decisin.
10) Ser coherente con las decisiones tomadas
Tras el proceso de maduracin, una vez que hemos puesto en prctica la decisin
tomada, debemos ser firmes en la misma. En el curso de la vida debemos actuar
con seguridad, con solidez, y confiando en nuestras decisiones. Ya habamos
analizado las consecuencias de nuestra decisin, ahora nada nos va a coger de
sorpresa, as que asumamos todas las consecuencias con valenta.
Programacin neurolingstica.
La programacin neurolingstica (PNL) es un modelo de comunicacin
interpersonal que se ocupa fundamentalmente de la relacin entre los
comportamientos exitosos y las experiencias subjetivas en especial modelos de
pensamiento subyacentes. Tambin constituye un sistema de terapia alternativa
que pretende educar a las personas en la autoconciencia y la comunicacin
efectiva, as como cambiar sus modelos de conducta mental y emocional.
Catherine Cudicio facilita la definicin de Ann Linden (New York Institute)1 que
afirma que:

La PNL declara explorar el funcionamiento del espritu humano: cmo pensamos,
formamos nuestros deseos, nuestros fines y nuestros miedos, cmo nos
motivamos, ligamos nuestras experiencias entre ellas y les damos un sentido. La
PNL propone los talentos especficos y los modelos necesarios para crear
cambios positivos y nuevas elecciones, ser ms eficaces con los dems,
liberarnos de costumbres obsoletas, o de comportamientos auto-destructores,
reflexionar de manera ms clara acerca de lo que queremos y los medios para
obtenerlo. La PNL declara estudiar la experiencia subjetiva, la relacin entre el
espritu, el lenguaje, las emociones y los modelos de comportamiento.

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