La comunicacin efectiva y toma de decisiones son crticas cuando trabajas en un
ambiente grupal. Es importante desarrollar habilidades de comunicacin como una escucha activa, comunicacin escrita clara y realizar reuniones eficaces. Esto asegurar que el grupo logre sus metas y resuelva los problemas relevantes en una forma de tiempo eficiente. Estas habilidades son importante en el mundo laboral de hoy. La toma de decisiones grupal es el proceso de varios individuos actuando de forma colectiva para decidir un plan de accin. El grupo analizar los problemas relacionados a la situacin relevante. Evaluarn y considerarn varias opciones para llegar a una o varias soluciones. Un grupo puede involucrar desde dos a siete personas; sin embargo, esto variar con cada situacin. El grupo puede ser formal o informal. El proceso de toma de decisiones puede ser estructurado, pero tambin no estructurado en muchas situaciones. Proceso de la comunicacin. El proceso de comunicacin cuenta con seis etapas que todo mercadologo debe practicar para obtener una comunicacin efectiva: 1. Identificar la audiencia objetiva. 2. Determinar los objetivos de la comunicacin. 3. Disear el mensaje. 4. Seleccionar los canales de comunicacin. 5. Seleccionar al emisor del mensaje. 6. Medir los resultados del proceso de comunicacin. Formas tpicas de comunicacin que se emplean en las organizaciones. Dentro de las organizaciones aparecen dos tipos de comunicacin, la formal que es aquella que da la propia organizacin como tal y la informal que es un tipo de comunicacin espontnea que se da cuando un trabajador necesita ponerse en contacto con otro pero si que exista un canal formal. Los diferentes tipos de comunicacin que podemos encontrar son:
Horizontales:
Este tipo de comunicacin se produce entre personas del mismo nivel jerrquico dentro de la empresa. La funcin de la comunicacin horizontal es la de suministrar apoyo emotivo y social entre los trabajadores, al igual que coordinar las tareas para la plantilla, de modo que estn organizadas y sean coherentes unas con otras.
Verticales:
La direccin que toma esta comunicacin vertical es entre las diferentes posiciones de la jerarqua empresarial, es decir de trabajadores a superiores y viceversa. Lo positivo de esta comunicacin es que se pasa informacin con la cual sabemos qu est ocurriendo en los diferentes estratos de la organizacin. En este movimiento vertical de informacin existen dos posibilidades, ascendentes, de estratos ms bajos de la organizacin a ms altos, y descendentes, en direccin contraria, es decir, de los altos estratos a los inferiores. Descendente: este tipo de comunicacin es la utilizada por los mandos superiores, la direccin, con el fin de mantener informados a los trabajadores. Con ella se controla la conducta de los subordinados al igual que se utiliza para regular el sistema de funcionamiento. Se trata de una informacin de poder. Su efectividad depende de lo extensa que sea la jerarqua de la empresa, as en empresas de gran tamao puede llegar a tener menos efectividad debido al distanciamiento y esto puede llevar a una distorsin de la informacin. En este caso se deber recurrir a algn tipo de solucin para evitarlo. Ascendente: la comunicacin ascendente es complementaria a la descendente, consistente en que los subordinados informen a la direccin. Lamentablemente la comunicacin ascendente suele ser bastante insuficiente y suele ser poco valorada por la jerarqua, pero no debemos olvidar que para los trabajadores de la organizacin es necesaria y positiva, a parte que puede llegar a ser muy til para que los directivos sepan qu es lo que est ocurriendo. Elementos de la comunicacin. Los elementos que intervienen en el proceso de comunicacin son los siguientes: Emisor: Aqul que transmite la informacin (un individuo, un grupo o una mquina). Receptor: Aqul, individual o colectivamente, que recibe la informacin. Puede ser una mquina. Cdigo: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el mensaje.
Canal: Elemento fsico por donde el emisor transmite la informacin y que el receptor capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz) como al medio tcnico empleado (imprenta, telegrafa, radio, telfono, televisin, ordenador, etc.) y se perciben a travs de los sentidos del receptor (odo, vista, tacto, olfato y gusto). Mensaje: La propia informacin que el emisor transmite. Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el hecho o acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje en su justa medida. Barreras contra la comunicacin eficaz. El filtrado se refiere a la manipulacin deliberada de la informacin por parte del emisor de modo que aparezca ms favorablemente a los ojos del receptor. Por ejemplo cuando un gerente le dice a su jefe lo que cree que quiere or esta filtrando la informacin. El principal determinante del filtrado es el nmero de niveles en la estructura de la organizacin. Cuantos ms niveles verticales haya en la jerarqua habr ms probabilidades de que se produzcan filtrados. Pero podemos esperar que aparezcan filtrados siempre que haya diferencias de estatus factores como el temor de comunicar malas noticias y el deseo de complacer al jefe llevan a los empleados a contar a sus superiores lo que creen que quieren or distorsionan las comunicaciones ascendentes. b. Percepcin selectiva Ya hemos mencionado la percepcin selectiva. La retomamos aqu porque en el proceso de la comunicacin los receptores ven y escuchan selectivamente basados en sus necesidades motivaciones experiencias antecedentes y otras caractersticas personales. Los receptores tambin proyectan sus intereses y esperanzas en las comunicaciones cuando las decodifican. El entrevistador que espera que una candidata ponga a su familia antes que su carrera es probable que vea esa actitud en todas las solicitantes sin que importe si ellas de verdad opinan as. c. Sobrecarga de informacin Los individuos tienen una capacidad finita para procesar informacin. Como vimos en nuestra exposicin del correo electrnico cuando la informacin con la que tenemos que trabajar excede nuestras facultades se produce una sobrecarga de informacin con mensajes electrnicos telefonemas faxes juntas y la necesidad de estar actualizados en nuestro campo cada vez mas administradores y profesionistas se quejan de que sufren esta sobrecarga. Que ocurre cuando los individuos tienen ms informacin de la que pueden el clasificar y aprovechar la descartan, ignoran pasan u olvidan o aplazan el procesamiento hasta que la sobrecarga cede, en cualquier caso se pierde informacin la comunicacin es menos eficaz.
d. Emociones El estado de nimo que se tenga en el momento de recibir un mensaje influir en forma de interpretarlo, el mismo mensaje recibido cuando uno est enojado o perturbado se interpreta de otra manera que cuando uno est contento las emociones extremas como el jubilo y la depresin entorpecen la comunicacin efectiva los casos somos ms proclives a descuidar nuestros procesos de pensamiento nacionales objetivos a cambio de los juicios emocionales. e. Lenguaje Las palabras tienen significados distintos para diversas personas la edad educacin y antecedentes son tres de las variables ms obvias que intimen en el lenguaje que usa una persona y en las definiciones que les da a las palabras. En una organizacin, los empleados tienen diversos orgenes ms aun, el agolpamiento de los empleados en departamentos crea especialistas que acuan sus palabras de argot o jerga tcnica. En las organizaciones grandes, los miembros tambin estn dispersos geogrficamente y aun operan en pases distintos, y las personas de cada lugar usan trminos y giros peculiares de su regin, la existencia de niveles verticales tambin causa problemas de lenguaje. Por ejemplo, se han detectado significados diferentes de palabras como incentivos y cuotas a diversos niveles de la administracin los directivos hablan de la necesidad de incentivos y cuotas, pero estos trminos implican una manipulacin y crean resentimiento entre los gerentes de nivel inferior. El punto es que aunque usted y yo hablemos el mismo idioma, estamos lejos de usarlo de manera uniforme. Si supiramos cmo modifica cada uno el lenguaje, las dificultades de comunicacin serian mnimas el problema es que los miembros de una organizacin no saben qu cambios lingsticos han hecho aquellos con los que se comunican. Los emisores tienden a suponer que las palabras y trminos que utilizan significan lo mismo para el receptor que para ellos, pero est premisa suele ser incorrecta. f. Ansiedad por la comunicacin Otra barrera importante para la comunicacin efectiva es que algunas personas de la poblacin sufren de ansiedad, miedo a la comunicacin. Aunque muchas personas se sienten aterradas de tener que hablar frente a un grupo, el miedo a la comunicacin es un problema mucho ms grave porque afecta a toda una categora de tcnicas de comunicacin. Las personas que sufren este trastorno experimentan tensin y ansiedad injustificadas es ante la comunicacin oral o escrita. Por ejemplo a quienes temen a la comunicacin oral se les dificulta enormemente hablar en persona con los dems o se sienten muy ansiosos si tienen que usar el telfono. En consecuencia, recurren a memoran dos o faxes para comunicar un mensaje cuando el telfono seria no solo mas rpido sino tambin ms apropiado. En los estudios se demuestra que quienes temen a la comunicacin oral evitan las situaciones que exigen ejercer esta comunicacin. Es de esperar alguna auto seleccin en ciertos trabajos que estos individuos no ocuparan como la de maestro, para la que la comunicacin oral es un requisito fundamental. Pero casi todos los puestos de trabajo requieren alguna comunicacin oral todava ms preocupantes son las pruebas de que quienes ms temen a la comunicacin oral distorsionan las exigencias de comunicacin de su puesto con el fin de reducirlas al mnimo. Por eso debemos estar al tanto de que en las organizaciones hay un grupo de personas que restringen notablemente su comunicacin oral y racionalizan esta prctica dicindose que no es necesaria ms comunicacin para hacer bien su trabajo. Tcnicas de la toma de decisiones. Veamos en detalle cada una de estas tcnicas: 1) Lista de ventajas e inconvenientes Es la ms conocida de las tcnicas para la toma de decisiones, lo primero que ensean en cualquier curso para la toma de deciones o en cualquier estudio que realices sobre el tema; de ah que figure en el primer lugar de la lista. Bsicamente consiste en sentarnos con un papel y un lpiz, trazar una lnea vertical en mitad del folio, y escribir en el lado izquierdo del mismo todas aquellas ventajas que tiene la decisin, y a la derecha todos los inconvenientes o perjuicios que nos puede causar la misma. Observa la lista. En qu lado aparecen ms ideas? Cules pesan ms? Imagina el papel en el centro de la balanza. Hacia qu lado se decanta? 2) Esperanza positiva Consiste en visualizar EL XITO de cada una de las opciones, percibirlo mentalmente hacerlo nuestro. Se trata de sentirnos como si ya hubiramos tomado esa decisin, y hubiramos acertado. Cmo nos sentimos con cada opcin? Somos felices? Nuestra vida ha mejorado? Hemos llegado donde queramos? Ha merecido la pena los esfuerzos? Esto nos ayudar a predecir cmo nos vamos a sentir con cada opcin, cual nos va a merecer ms la pena, por cual nos es ms reconfortante apostar. 3) Esperanza negativa Esta tcnica es justo la contraria y complementaria a la anterior. En este caso tenemos que tratar de visualizar EL FRACASO de cada una de las opciones. Debemos intentar experimentar como sentiramos si ya hubiramos elegido cada una de las opciones, y nos hubiramos equivocado. Cmo sera nuestra vida? Cmo de infelices somos? Cunto nos ha perjudicado nuestra decisin?
4) Esperanza inversa A veces, por muchas vueltas que le demos a las consecuencias de una decisin, no somos capaces de ver cual nos convence ms o cual preferimos. Llegados a este punto de bloqueo, puede ser interesante cambiar radicalmente el enfoque de la diatriba: en vez de plantearnos acerca de las consecuencias de ELEGIR una opcin... por qu no analizar las consecuencias de NO ELEGIR esa opcin? Qu pasa si no optamos por ella? Qu consecuencias tiene? Qu ventajas e inconvenientes? Qu xitos o fracasos nos proporcionaran? 5) Experiencias previas Es la primera vez que tomamos una decisin en el curso de nuetra vida? Seguramente no. Todos tomamos a diario muchas decisiones, muchas de ellas sin darnos cuenta. Por qu no sentarnos un rato a analizar qu otras decisiones parecidas hemos tomado en el pasado? Es probable que alguna vez anteriormente nos hayamos visto en una situacin similar, o en una situacin diferente con condicionantes similares. Qu decisin tomamos en su da? Por qu? Qu resultados tuvimos? Tambin pueden servirnos, salvando las distancias, las experiencias ajenas. Conocemos a alguien que haya atravesado una situacin parecida? Cmo la afront? Cmo la resolvi? Qu resultados obtuvo? 6) Modelos a seguir Una de las tcnicas para la toma de decisiones ms tiles para afrontar una decisin es tratar de imaginar como la afrontara alguien a quien admiramos. Tienes algn dolo, alguien a quien admires? Muchas personas admiran a personajes que han destacado por sus logros y sus hechos en el curso de la historia. Como afrontara Julio Csar esta situacin? Y Simn Bolvar? Y Thomas Jefferson o Winston Churchill? Si eres creyente... Qu mejor modelo que Jess?
7) Pedir consejo A veces las personas somo reticentes a dejarnos aconsejar por los dems, nos parece humillante o subordinado el que alguien nos diga lo que tenemos que hacer. Y sin embargo esto es un enorme error. Nada hay ms enriquecedor que escuchar opiniones diversas, puntos de vista opuestos, perspectivas diferentes. Cuantas ms opiniones escuchemos, ms completa ser nuestra formacin respecto a un tema, y por ende ms fcil nos resultar dar curso a la toma de una decisin.
8) El poder de la Intuicin El proceso de toma de decisiones es un proceso principalmente racional. Todas las tcnicas que hemos visto se basan en el anlisis, en los argumentos, el los razonamientos. La razn es la que decide. 9) Madurar las decisiones Una vez hayamos tomado una decisin, no es necesario lanzarse apresuradamente a la ejecucin. Ya hemos decidido, ahora descansemos, pensemos en otra cosa, vayamos haciendo los preparativos, y dejemos pasar el curso del tiempo. Lo normal es que con el paso del tiempo nos reafirmemos en nuestra decisin, pero a veces nos daremos cuenta, al ir haciendo los preparativos, de otros factores que no habamos tenido en cuenta, por lo que podramos reconsiderar nuestra decisin. 10) Ser coherente con las decisiones tomadas Tras el proceso de maduracin, una vez que hemos puesto en prctica la decisin tomada, debemos ser firmes en la misma. En el curso de la vida debemos actuar con seguridad, con solidez, y confiando en nuestras decisiones. Ya habamos analizado las consecuencias de nuestra decisin, ahora nada nos va a coger de sorpresa, as que asumamos todas las consecuencias con valenta. Programacin neurolingstica. La programacin neurolingstica (PNL) es un modelo de comunicacin interpersonal que se ocupa fundamentalmente de la relacin entre los comportamientos exitosos y las experiencias subjetivas en especial modelos de pensamiento subyacentes. Tambin constituye un sistema de terapia alternativa que pretende educar a las personas en la autoconciencia y la comunicacin efectiva, as como cambiar sus modelos de conducta mental y emocional. Catherine Cudicio facilita la definicin de Ann Linden (New York Institute)1 que afirma que:
La PNL declara explorar el funcionamiento del espritu humano: cmo pensamos, formamos nuestros deseos, nuestros fines y nuestros miedos, cmo nos motivamos, ligamos nuestras experiencias entre ellas y les damos un sentido. La PNL propone los talentos especficos y los modelos necesarios para crear cambios positivos y nuevas elecciones, ser ms eficaces con los dems, liberarnos de costumbres obsoletas, o de comportamientos auto-destructores, reflexionar de manera ms clara acerca de lo que queremos y los medios para obtenerlo. La PNL declara estudiar la experiencia subjetiva, la relacin entre el espritu, el lenguaje, las emociones y los modelos de comportamiento.
TFG - ''Diseño de Un Sistema de Control de Gestion para La Planificacion y Control de Inventarios Aplicando El Metodo ABC y 5S's de Una Importadora de Electrodomesticos''