Manual de Usuario BioReg

CONFIDENCIAL
Mdulo de Asistencia BIOREG

Manual de Usuario

Versin 1.1.0

Mdulo de asistencia BioReg

Manual de usuario Versin 1.1.0

GLOBALWARE
2

Informacin del Documento

Ttulo: Mdulo de Asistencia BioReg
Archivo: Manual Usuario Mdulo Asistencia BioREg
Versin: Versin 1.1.0
Autor: Luis Saigua
Estado: En revisin

Historia de Cambios

Versin Fecha Autor Descripcin
1.0.0 01/07/2012 Andrea Flix,
Andrea Coronel
Emisin inicial
1.1.0 16/Abr/2013 Luis Saigua Revisin y correccin
1.1.1 02/May/2013 Jaime Portugal Revisin y correccin



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Tabla de contenido
1 Introduccin ............................................................................................................................... 6
2 Caractersticas de BIOREG ........................................................................................................... 6
2.1 RECOMENDACIONES DE HARDARE ! SO"#ARE ............................................................... 6
2.2 ANA$ISIS DE RIESGOS EN $A IM%$EMEN#ACI&N ................................................................... '
2.( GARAN#IA ............................................................................................................................ )
2.* E+ dis,ositi-o Secu.en Ha/ster %+us ..................................................................................... )
( "0NCIONA$IDAD ......................................................................................................................... )
(.1 A,ertura de+ siste/a ............................................................................................................ 1
3.1.1 Inicio de+ siste/a ,or /edio de un acceso directo en e+ escritorio ................................. 1
3.1.2 Inicio de+ siste/a ,or /edio de+ /en2 de inicio de indo3s ......................................... 1
3.1.3 %anta++a de inicio ......................................................................................................... 14
(.2 E+e/entos .......................................................................................................................... 14
3.2.1 Barra de ttu+o ............................................................................................................. 14
3.2.2 Barra de Men2 de+ Siste/a .......................................................................................... 11
3.2.3 Botones en +as ,anta++as .............................................................................................. 11
(.( %anta++a %rinci,a+ ................................................................................................................ 11
(.* Men2 Siste/a .................................................................................................................... 12
3.4.1 E/,resas ..................................................................................................................... 12
Crear una nue-a e/,resa..................................................................................................... 1(
Modi5icar +os datos de una e/,resa e6istente ...................................................................... 1*
E+i/inar una e/,resa ........................................................................................................... 17
(.7 E/,+eados ......................................................................................................................... 16
Crear un nue-o e/,+eado .................................................................................................... 1'
Modi5icar +os datos de un e/,+eado e6istente ..................................................................... 11
Co/,arar +a 8ue++a de un e/,+eado re.istrado con +a de una ,ersona ................................. 24
E+i/inar un e/,+eado .......................................................................................................... 21
Ca/9iar 8ue++a de un e/,+eado e6istente ............................................................................ 22
(.6 Men2 de Re.istro de Asistencia BioRe. .............................................................................. 22
3.6.1 Hue++a .......................................................................................................................... 22


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Re.istrar de asistencia de un e/,+eado................................................................................ 2(
3.6.2 Re.istro ,or /edio de Grid .......................................................................................... 2*
Re.istrar +a asistencia de co+a9oradores /anua+/ente ........................................................ 26
3.6.3 :ornada es,ecia+ .......................................................................................................... 2'
Re.istrar +a asistencia de e/,+eados con ;ornada es,ecia+ ................................................... 21
(.' Men2 de Re,ortes de Asistencias BioRe. ........................................................................... 21
3.7.1 Re,orte de asistencia indi-idua+ ................................................................................... 21
Mostrar un re,orte de asistencia de un co+a9orador indi-idua+/ente .................................. (1
E6,ortar un re,orte de asistencia de un co+a9orador indi-idua+/ente ................................. (2
I/,ri/ir un re,orte de asistencia de un co+a9orador indi-idua+/ente ................................. ((
3.7.2 Retrasos ...................................................................................................................... (*
Buscar un re,orte de retrasos .enera+ .................................................................................. (7
E6,ortar un re,orte de retrasos .enera+ ............................................................................... (6
I/,ri/ir un re,orte de retrasos .enera+ ............................................................................... ('
3.7.3 Horas #odos ................................................................................................................ ()
Buscar un re,orte de +as 8oras de ,er/anencia de todos +os co+a9oradores ........................ (1
E6,ortar un re,orte de +as 8oras de ,er/anencia de todos +os co+a9oradores ..................... *4
I/,ri/ir un re,orte de +as 8oras de ,er/anencia de todos +os co+a9oradores ..................... *1
3.7.4 Re,orte de Horas E6tra ................................................................................................ *2
Buscar un re,orte de +as 8oras e6tras de todos +os co+a9oradores ........................................ *(
E6,ortar un re,orte de +as 8oras e6tras de todos +os co+a9oradores ..................................... **
I/,ri/ir un re,orte de +as 8oras e6tras de todos +os co+a9oradores ..................................... *7
3.7.5 Re,orte #ota+ ............................................................................................................... *6
Mostar un re,orte corres,ondiente a +a ;ornada +a9ora+ de un e/,+eado es,ec5ico ............ *'
E6,ortar un re,orte corres,ondiente a +a ;ornada +a9ora+ de un e/,+eado es,ec5ico .......... *1
E6,ortar un re,orte corres,ondiente a +a ;ornada +a9ora+ de todos +os e/,+eados de una
e/,resa ............................................................................................................................... *1
I/,ri/ir un re,orte corres,ondiente a +a ;ornada +a9ora+ de +os e/,+eados de una e/,resa.<
............................................................................................................................................ 74



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Mdulo de Asistencia
Manual de Usuario

1 Introduccin

El Mdulo de Asistencia BioReg es la solucin ms moderna y til para el control de la entrada y
salida del personal de una empresa o institucin. Registra la hora por medio de un dispositivo
biomtrico que reconoce la huella digital de cada empleado. Ofrece un completo set de reportes
que se pueden exportar a Excel y permite parametrizar informacin referente a los empleados. La
solucin incluye un lector de huella digital y un aplicativo de software para Windows. El propsito
de este documento es poner a disposicin del usuario una gua sobre la funcionalidad del Mdulo
de Asistencia BioReg, que le oriente en la operacin del citado mdulo de una manera fcil y
rpida, as como el funcionamiento a nivel de usuario-empleado y administrador.

2 Caractersticas de BIOREG

BioReg es un conjunto de software ms dispositivo lector de huella digital que permite el
registro de llegada y salida de personal de una determinada empresa. Se puede registrar un
nmero ilimitado de personas y un nmero ilimitado de entradas y salidas de una persona en
un da determinado.

BioReg es una solucin multisucursal o multiempresa, segn sea la necesidad. Esto significa
que puede registrar muchas sucursales de una empresa o muchas empresas de una
organizacin, pero no las dos cosas a la vez.

La arquitectura de BioReg es cliente-servidor, lo cual significa que la base de datos:
o Puede residir en la mquina local, o bien
o En un servidor remoto en la web, o bien
o En un servidor interno de la red de rea local.
Las ventajas de distribuir la aplicacin en dos mquinas (una o varias para las pantallas y otra
para la base de datos), son las siguientes:

o La hora del sistema no se puede alterar, pues se usa la hora de la mquina donde reside la
base de datos.
o Se puede tener un nmero ilimitado de sucursales con una sola base de datos
centralizada. De este modo, se pueden obtener los reportes de toda la organizacin en
una sola mquina, sin necesidad de acudir fsicamente a cada oficina donde se encuentre
instalado BioReg.
o La informacin estar centralizada, pudiendo ser revisada y obtenerse los reportes de
todas las sucursales sin necesidad de visitar cada local o sucursal.
o Si se cambia un computador determinado, por dao, reposicin, etc., no se necesita volver
a cargar la informacin de los empleados ni de las entradas y salidas, pues la informacin
reside fuera del mencionado computador.
o Se pueden actualizar los programas que residen en la base de datos sin visitar cada lugar,
solamente accediendo a la base de datos nica (centralizada)

2.1 RECOMENDACIONES DE HARDWARE Y SOFTWARE



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BioReg requiere un computador sea laptop o de escritorio con sistema operativo Windows
XP (desde home edition) con service pack 2 como mnimo.

Requiere un espacio en disco de al menos 2 GB, para la instalacin inicial, tomando en
cuenta que la base de datos puede crecer hasta 4GB en funcin de la cantidad de
informacin.

La solucin ha sido probada con excelentes resultados en sistemas operativos iguales o
superiores a XP, incluyendo Windows 7, Windows 8 y servidores como Windows 2003 y
2008.

Requiere, as mismo, Office 2003 como mnimo, pero ha sido probada exitosamente en
mquinas versiones de Office 2007 y 2010.

2.2 ANALISIS DE RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIN

El sistema BioReg ha sido instalado y su funcionamiento es exitoso en un sinnmero de empresas
de diverso tipo. Su funcionamiento no se ha visto afectado por ninguna configuracin de hardware
o software en particular, no obstante, se consideran riesgosos los siguientes procesos que puedan
realizarse en la mquina donde reside la solucin:
Cambio, eliminacin, modificacin de usuario(s). Sobre todo en Windows 7, se han
suscitado problemas cuando se modifica el esquema de usuarios en el sistema
operativo despus de la instalacin de BioReg.
Uso de mquinas virtuales. BioReg no ha sido probado en mquinas virtuales, por
tanto, no se garantiza un correcto funcionamiento en tal entorno.
Modificacin del esquema de firewall y antivirus. Globalware no garantiza el
correcto funcionamiento de BioReg si luego de su instalacin se modifica la
configuracin de firewall de Windows u otros, as como de instalaciones de anti virus
posteriores a la instalacin de BioReg.
Si se colocan extensiones al cable de conexin USB del dispositivo Secugen
Hamster Plus, no se garantiza el correcto funcionamiento de la solucin. Se
recomienda fuertemente que la mquina no se aleje del lector a una distancia mayor
que la que el cable permite. Colocar extensiones es riesgoso porque en el
mencionado caso, el lector no funciona correctamente.
Tal vez el mayor riesgo para el buen funcionamiento de BioReg es el uso del
sistema por personal poco calificado. Es indispensable que se establezcan
administradores que cumplan con los requisitos ticos y tcnicos para el manejo del
sistema. El administrador debe ser una persona de buen conocimiento informtico y
absoluta confianza de la empresa, de probada honorabilidad y debe saber que ES
RESPONSABLE POR LO QUE PASE CON EL SISTEMA Y EL COMPUTADOR. Se
debe considerar que:
o Un administrador de una sucursal puede alterar el reloj del sistema cuando
la base de datos reside en el mismo equipo.
o Un administrador puede alterar los reportes antes de enviarlos a la
administracin.
o Un administrador puede atentar contra el funcionamiento del sistema por
desidia, falta de cuidado en el uso, falta de limpieza, etc., debido a que el
administrador es quien ms contacto tiene con el sistema.
Otro de los grandes riesgos es que el computador no cumpla con las caractersticas
necesarias, a pesar de tener el sistema operativo, Office y dems elementos instalados
segn las recomendaciones. Globalware no se responsabiliza por los computadores,
es decir, no puede responder por fallas de los equipos. CLARAMENTE, SI EL
COMPUTADOR FALLA, NO ES RESPONSABILIDAD DE GLOBALWARE. Globalware
responde ante cualquier error del sistema, pero no del computador, que, generalmente,


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es adquirido y preparado por parte del cliente. Globalware recomienda fuertemente
que el cliente cuente con personal calificado y de confianza para que <<se encargue
de>> <<Y RESPONDA por>> el mantenimiento del o los computadores, de su red, de
las polticas de seguridad, de acceso de los usuarios, de las conexiones a internet, de
los aplicativos residentes en los equipos, antivirus, firewalls, polticas de acceso,
restriccin, usuario y de todos los dems aspectos que tienen que ver con la tecnologa
de la informacin de la organizacin del cliente, la cual, una vez ms, NO ES
RESPONSABILIDAD DE GLOBALWARE.

2.3 GARANTIA

Globalware garantiza el funcionamiento del sistema por un tiempo de un ao contado a partir de su
instalacin, lo cual significa que, durante el mencionado perodo, cualquier error reportado en el
sistema ser corregido sin cargo al cliente.
Se entiende por error del sistema una salida incorrecta, errnea o incompleta del sistema ante una
entrada correcta y completa realizada por el operador o usuario. No se considerarn errores, por
tanto, los eventos que no puedan atribuirse a defectos de diseo o programacin del sistema y
que tengan como causa defectos del hardware o software sobre el cual el SISTEMA BioReg se
instala o del cual se sirve, tales como el sistema operativo Windows, Excel, etc. Tampoco a
problemas de conectividad de red interna o externa, internet, etc. Ninguno de estos elementos
corresponde a errores de BioReg y por tanto no estn cubiertos por la garanta.

2.4 El dispositivo Secugen Hamster Plus

Secugen Hamster Plus es un lector de huella digital de alta calidad y de probados resultados en
toda clase de aplicaciones relacionadas con autenticacin de personal. El uso de este dispositivo
es intuitivo y no requiere mayor capacitacin. Basta con colocar el dedo sobre la superficie
superior del aparato y no retirarla hasta cuando se haya apagado la luz roja o se haya recibido la
respuesta respectiva en la pantalla activa del sistema.
En algunos casos la lectura de la huella digital se vuelve dificultosa, a causa de deformaciones,
heridas u otros problemas en los dedos, ante lo cual, se recomienda realizar un cambio de huella
por medio de la pantalla Empleados o usar la opcin Registro de asistencia Grid del men
principal. Nota: Esta ltima posibilidad debe usarse con muchsimo cuidado para evitar fraudes por
parte de los empleados, una vez ms se debe hacer nfasis en la responsabilidad que recae sobre
el administrador del sistema.
3 FUNCIONALIDAD



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En esta seccin se detalla la operatividad y se revisan todas y cada una de las pantallas que
forman parte del sistema para un mejor uso y obtencin ptima de los resultados esperados.

3.1 Apertura del sistema

El sistema BioReg ofrece dos maneras diferentes de iniciarse:
Por medio de un acceso directo en el escritorio.
A travs del men Inicio del sistema operativo.

En ambos casos, los conos se crean y despliegan durante el proceso de instalacin del sistema
BIOREG.

3.1.1 Inicio del sistema por medio de un acceso directo en el escritorio
Para ingresar al sistema, se debe dar doble clic en el acceso directo que se encuentra en el
escritorio:

3.1.2 Inicio del sistema por medio del men de inicio de Windows

Para ejecutar BioReg, se debe dar clic en el men de inicio, luego tomar la opcin Todos los
programas y finalmente dar clic en BioReg, como se presenta a continuacin.



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3.1.3 Pantalla de inicio
Una vez realizada la apertura del sistema, se presenta una pantalla como la que se ilustra en el
siguiente grfico:

La pantalla de inicio es la que se utiliza para registrar la asistencia del personal.
3.2 Elementos
3.2.1 Barra de ttulo

En todas las ventanas de la aplicacin, se puede encontrar, ubicada en la parte superior, la barra
de ttulo, que contiene el cono de BioReg, el nombre del contenedor y botones de minimizar,
maximizar y cerrar ventana.



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3.2.2 Barra de Men del Sistema

Contiene todos los mens del Sistema BioReg. Los mens pueden contener, a su vez, opciones
que al ser seleccionadas, llevan a pantallas diversas, como se ver en cada caso. El sistema
permite solamente abrir una pantalla a la vez, de tal suerte que para optar por otra pantalla, es
indispensable primero cerrar la actual. Por otro lado, todas la opciones de men, a excepcin de
Huella y Salir, requieren la autenticacin del administrador.

Cada pantalla contiene botones, campos y grillas, algunos botones y campos no necesitan
explicacin ya que su funcin es evidente. Por esa razn, en el presente manual, algunos
elementos de las pantallas no presentan explicacin, pues su funcin queda definida por su
nombre.

3.2.3 Botones en las pantallas

Las pantallas de BioReg tienen botones que se repiten en casi todas. A continuacin sealamos
los botones ms frecuentes presentes en la mayora de pantallas y su uso:

Guardar.- Enva los datos de una pantalla para su almacenamiento en el sistema.
Modificar.- Permite cambiar los datos de un registro, el cual usualmente se debe seleccionar
dando un clic en la fila del grid correspondiente, en la columna de botones que estn a la izquierda
de la primera columna, como se ve en el grfico siguiente.

Borrar.- Permite eliminar permanentemente un registro determinado, el cual usualmente se debe
seleccionar dando un clic en la fila del grid correspondiente, en la columna de botones que estn a
la izquierda de la primera columna, como se ve en la explicacin del botn Modificar.
Limpiar.- Deja en blanco (o en su valor por defecto) los campos de la pantalla.
Salir.- Cierra la pantalla actual y regresa el control del sistema a la pantalla principal.

3.3 Pantalla Principal



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La pantalla principal es el contenedor donde se despliegan las otras, su funcin es solamente
presentar el ttulo y el men, pero no realiza ingreso, ni salida de datos del sistema. Todas las
pantallas del sistema, salvo el caso de la pantalla de registro de asistencia por medio de Huella y la
pantalla de Jornada especial requieren autenticacin del usuario administrador. Todos los mens
disponibles (tambin llamados opciones principales) del sistema se describen a continuacin.

3.4 Men Sistema

3.4.1 Empresas

El sistema BioReg permite el registro de la asistencia de colaboradores de varias empresas o de
varios departamentos de una empresa (en ambos casos, BioReg las llama empresas). Para
ingresar, modificar y eliminar las empresas o departamentos, se usa la opcin Empresas del men
Sistema. Esta opcin, como casi todas las del sistema BioReg (a excepcin de la pantalla de
registro de asistencia por medio de Huella y del registro de asistencia de Jornadas especiales)
requiere autenticacin de usuario, que se hace por medio del lector de huella digital. En
consecuencia, solamente los usuarios registrados como administradores del sistema cuentan con
la autorizacin para el manejo de la opcin Empresas.

Para acceder a la pantalla de mantenimiento de Empresas, en el men principal se debe
seleccionar Sistema Empresas, como se indica a continuacin:



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Este procedimiento despliega la siguiente ventana emergente:

Una vez autenticado el usuario administrador, se presenta la siguiente pantalla:

Acciones:

Crear una nueva empresa.- Para esto se debe llenar los campos Nombre, RUC, Direccin y
Observaciones y finalmente presionar el botn Guardar.


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Nota: El campo ID de empresa es asignado automticamente por el sistema y no se debe ingresar
ni se puede modificar. Se debe llenar obligatoriamente los campos Nombre, RUC que son
indispensables, si no los ingresa el sistema enviar notificaciones como se ilustra en el siguiente
grfico:

Modificar los datos de una empresa existente.- Se debe seleccionar la empresa cuyos
datos se quiere modificar, por medio de un clic en la celda correspondiente que est a la izquierda
de la columna sealada con Identificacin como se muestra en el grfico siguiente:

Esta accin har que todos los campos que estn a la izquierda del grid se llenen con la
informacin de la empresa seleccionada.



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Se pueden entonces hacer las modificaciones del caso y finalmente se debe presionar el botn
Modificar para completar la accin. Aparecer entonces un mensaje de confirmacin como se
ilustra en la siguiente figura, en el cual se debe presionar el botn Aceptar para culminar el
proceso.

Eliminar una empresa.- Para llevar a cabo esta accin, se debe seleccionar la empresa que
se quiere eliminar, por medio de un clic en la celda correspondiente que est a la izquierda de la
columna sealada con Identificacin (vase la accin de modificar). Se debe ahora presionar el
botn Borrar. Seguidamente, se presentar una ventana emergente que solicita la confirmacin
de eliminacin.



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Si se presiona el botn S, el sistema tratar de eliminar el registro seleccionada, accin que se
producir solamente si no existen datos relacionados con la empresa en cuestin; de lo contrario,
se ver un mensaje de error de la base de datos, como el que se muestra en el siguiente grfico:

3.5 Empleados

Para ingresar, modificar y eliminar los empleados, se usa la opcin Empleado del men principal.
Esta opcin, como casi todas las del sistema BioReg (a excepcin de la pantalla de registro de
asistencia por medio de Huella y del registro de asistencia de Jornadas especiales) requiere
autenticacin de usuario, que se hace por medio del lector de huella digital. En consecuencia,
solamente los usuarios registrados como administradores del sistema cuentan con la autorizacin
para el manejo de la opcin Empelado.

Para acceder a la pantalla de mantenimiento de Empleados, en el men principal, se debe
seleccionar Empleado, como se indica a continuacin:




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Acciones:

Crear un nuevo empleado.- Para esto se deben llevar los campos:
ID de usuario
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Direccin
Telfonos
Administrador
Vigente
Nacimiento
Ingreso
Horas diarias.- Nmero de horas que el trabajador debe asistir a la empresa.
Empresa
Hora de entrada
Medio da
Entrada tarde
Hora de salida
Foto
Tarifa 1.- La tarifa uno corresponde al valor monetario que se aplicara en el primer
perodo de retraso del empleado.
Tipo de tarifa 1.- Las tarifas de las multas pueden ser planas o por minuto:


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Si el tipo es plana se aplicar la multa independientemente de la cantidad de
minutos de retraso.
Si el tipo es por minuto, la multa resultante ser el producto de los minutos de
retrasos por la tarifa.
Minutos tarifa 1.- Cantidad de minutos que corresponden a la tarifa numero 1.
Tarifa 2.- Corresponde al valor monetario que se aplicar en el segundo perodo de
retraso del empleado
Tipo de tarifa 2.- (Vase Tipo de tarifa 1)
Minutos tarifa 2.- Cantidad de minutos que corresponden a la tarifa numero 2
Tarifa 3.- Corresponde al valor monetario que se aplicara en el tercer perodo de
retraso del empleado)
Tipo de tarifa 3.-(Vase Tipo de tarifa 1)

Nota: Se deben llenar obligatoriamente los campos ID de usuario (Identificacin del usuario),
Primer nombre, Primer apellido, Empresa, Hora de entrada, Medio da, Entrada tarde, Hora de
salida, Tarifa 1, Tipo de tarifa 1, Minutos tarifa 1, Tarifa 2, Tipo de tarifa 2, Minutos tarifa 2, Tarifa 3,
Tipo de tarifa 3= que son indispensables, de lo contrario el sistema enviar notificaciones como se
ilustra en el siguiente grfico:

Una vez ingresada la informacin requerida, se debe presionar el botn Guardar, luego de lo cual,
se desplegar la siguiente ventana, que solicita que el nuevo empleado coloque el dedo que usar
en adelante para registrar su asistencia.



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Finalmente, se muestra el siguiente mensaje de confirmacin, donde se debe dar un clic sobre el
botn Aceptar para culminar el proceso.

Modificar los datos de un empleado existente.- Se debe seleccionar el empleado
cuyos datos se van a modificar, por medio de un clic en la celda correspondiente que est a la
izquierda de la columna sealada con IDENTIFICACIN, como se muestra en el grfico siguiente:

Esta accin har que todos los campos que estn a la izquierda del grid se llenen con la
informacin del empleado seleccionado.



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Se pueden entonces hacer las modificaciones del caso y finalmente se debe presionar el botn
Modificar para completar la accin. En seguida, aparecer un mensaje de confirmacin como se
ilustra en la siguiente figura. Se debe presionar el botn Aceptar para finalizar el proceso.

Comparar la huella de un empleado registrado con la de una persona.- Se debe
seleccionar el empleado registrado cuya huella se va comparar, por medio de un clic en la celda
correspondiente que est a la izquierda de la columna sealada con IDENTIFICACIN (vase la
accin de modificar), luego se presiona el botn Comparar para completar la accin. En seguida,
una pantalla como la que se muestra a continuacin va a notificar que la persona debe colocar su
dedo en el dispositivo, con el objeto de que el sistema copare su huella con la del empleado
seleccionado.



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Inmediatamente, se presentar el resultado de la comparacin en un mensaje en color rojo, como
se puede ver en el siguiente grfico.

Eliminar un empleado.- Se debe seleccionar el empleado que se quiere eliminar, por medio
de un clic en la celda correspondiente que est a la izquierda de la columna sealada con
IDENTIFICACIN (vase la accin de modificar) y luego presionar el botn Borrar. Seguidamente,
se presentar una ventana emergente que solicita la confirmacin de la eliminacin.



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Si se presiona el botn S, el sistema tratar de eliminar el registro seleccionado, accin que se
producir solamente si no existen datos relacionados con el empleado en cuestin; de lo contrario,
se ver un mensaje de error de la base de datos, como el que se ilustra en el siguiente grfico:

Cambiar huella de un empleado existente.- Se debe seleccionar el empleado que se
quiere cambiar la huella, por medio de un clic en la celda correspondiente que est a la izquierda
de la columna sealada con IDENTIFICACIN (vase la accin de modificar) Se debe ahora
presionar el botn Cambiar Huella para completar la accin. A continuacin, emerger la
siguiente ventana que indica que el empleado debe colocar su dedo sobre el dispositivo para
realizar el cambio de huella.

Una vez realizado este proceso se presentar un mensaje de confirmacin en el cual se debe
presionar el botn Aceptar para culminar el proceso.

3.6 Men de Registro de Asistencia BioReg

3.6.1 Huella



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Esta es una opcin del sistema que no requiere autenticacin de usuario. Como se muestra a
continuacin, se debe seleccionar Registro de Asistencia Huella.

A continuacin se va a presentar la siguiente pantalla que, por cierto, es la misma que se levanta al
iniciar el sistema (pantalla de inicio):

Acciones:

Registrar de asistencia de un empleado.- Para registrar la asistencia de cada empleado
registrado en el sistema, ste debe colocar su dedo sobre el lector de huella digital.



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3.6.2 Registro por medio de Grid

El sistema BioReg permite el registro de la asistencia de colaboradores manualmente, sin el lector
de huella digital. Su uso, por tanto, se debe restringir solamente a casos excepcionales, en los que
la huella del empleado no puede ser leda por el dispositivo, a causa de heridas, deformaciones,
entre otras razones. Esta opcin, como casi todas las del sistema BioReg (a excepcin de la
pantalla de registro de asistencia por medio de Huella y del registro de asistencia de Jornadas
especiales) requiere autenticacin de usuario, que se hace por medio del lector de huella digital.
En consecuencia, solamente los usuarios registrados como administradores del sistema cuentan
con la autorizacin para el manejo de la opcin Grid.
Para acceder a la pantalla de registro de asistencia manualmente, en el men principal se debe
seleccionar Registro de asistencias Grid, como se indica a continuacin:



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Acciones:

Registrar la asistencia de colaboradores manualmente.- Se debe seleccionar el
empleado cuya asistencia se quiere registrar, por medio de un clic en la celda correspondiente que
est a la izquierda de la columna sealada con EMPRESA, como se muestra en el grfico
siguiente:



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Aparecer entonces un mensaje de confirmacin como se ilustra en la siguiente figura,
seguidamente, se debe presionar el botn Si para registrar la asistencia del colaborador
seleccionado del grid.

A continuacin, se presentar un mensaje de registro del colaborador de color rojo, como se puede
ver en el siguiente grfico:

3.6.3 Jornada especial



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El sistema BioReg permite el registro de la asistencia de colaboradores cuando cumplen horarios o
turnos diferentes a la jornada ordinaria, por ejemplo, cuando un trabajador inicia su jornada laboral
en un da y la termina al da siguiente, razn por la cual, esta opcin debe ser utilizada con mucho
criterio ya que alterara irremediablemente los datos de asistencia. Esta opcin del sistema no
requiere autenticacin de usuario administrador. Para acceder a la pantalla de registro de jornada
especial, en el men principal se debe seleccionar Registro de asistencias Jornada Especial,
como se indica a continuacin:

En seguida se va a presentar la siguiente pantalla con un mensaje de confirmacin, en el cual se
debe presionar el botn Si para proceder a registrar la asistencia.



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Acciones:

Registrar la asistencia de empleados con jornada especial.- Para registrar la hora
de entrada o salida de un empleado que trabaja en jornada especial, ste debe colocar su dedo en
el lector de huella digital. Una vez realizado este proceso, se presentar un mensaje de
confirmacin y finalmente se debe presionar el botn Aceptar para culminar el proceso.

3.7 Men de Reportes de Asistencias BioReg

3.7.1 Reporte de asistencia individual
Para mostrar, exportar e imprimir un reporte de asistencia de un colaborador individualmente, se
usa la opcin Asistencia del men principal. Como casi todas las opciones del sistema BioReg (a
excepcin de la pantalla de registro de asistencia por medio de Huella y del registro de asistencia
de Jornadas especiales) esta pantalla requiere autenticacin de usuario, que se hace por medio
del lector de huella digital. En consecuencia, solamente los usuarios registrados como
administradores del sistema cuentan con la autorizacin para el manejo de la opcin Asistencia.

Para acceder a la pantalla de reporte de asistencias individual, en el men principal, se debe
seleccionar Reportes Asistencia, como se indica a continuacin:



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Acciones:

Mostrar el reporte de asistencia de un colaborador en particular.- Para revisar
todas las asistencias (entradas y salidas) que un colaborador haya registrado en el sistema, se
debe, en primer lugar, seleccionar diferentes opciones en la pantalla de registro de asistencia,
como se ilustra en el siguiente grfico:

El reporte se va a generar dependiendo de las siguientes opciones:
Periodo.- El reporte puede ser de un mes entero o de unos das de un mes:
Mes.- En este caso, se reportar la asistencia de un colaborador en un perodo
correspondiente a un mes (completo) especfico. El mes se debe seleccionar en el
calendario.
Seleccin.- Al tomar esta opcin, se ver el reporte solamente de ciertos das de
un determinado mes, estos das se seleccionan en el calendario, presionando el
botn izquierdo del mouse y arrastrndolo sobre el perodo deseado.
Nivel de detalle.- El reporte puede ser resumido o detallado:
Resumido.- Se presenta el total del tiempo dentro y fuera de la empresa de un
determinado empleado, por cada da del perodo seleccionado.
Detallado.- Al elegir esta opcin, se pueden ver la hora de entrada y la de salida.
Esto significa que en el grid habr un registro por cada entrada o salida del
colaborador y no por cada da, como el reporte Resumido.
Empresa.- Se puede seleccionar la empresa o sucursal para filtrar los colaboradores de los
que se requiere el reporte. La opcin por omisin (llamada tambin default), es todas, es
decir, a la izquierda se listarn los empleados registrados en el sistema sin importar la
empresa a la que pertenecen.

Una vez que se han realizado las opciones antes mencionadas, se debe seleccionar el empleado,
por medio de un clic en la celda correspondiente que est a la izquierda de la columna sealada
con EMPRESA, como se muestra en el grfico siguiente:



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32

Esta accin genera el reporte requerido, como se muestra en la siguiente figura:

Exportar un reporte de asistencia de un colaborador individualmente.- El
sistema BioReg permite exportar el reporte de asistencias de un colaborador a un documento
Excel. Para el efecto, se debe presionar el botn Excel luego de tener el grid de la derecha
poblado con la informacin requerida (vase la accin anterior). En seguida, aparecer una
pantalla como la que se muestra a continuacin, en la cual debe seleccionar el directorio donde se
desee guardar el reporte y un nombre al archivo. Finalmente se debe presionar el botn Guardar
para culminar el proceso de exportacin.


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33

Imprimir un reporte de asistencia de un colaborador individualmente.- Una vez
que ha realizado la exportacin del reporte de un colaborador (vase la accin exportar) se debe
ubicar el archivo en el lugar donde fue guardado como se ilustra en el grfico siguiente y proceder
a abrirlo dando doble clic sobre el archivo.

Este procedimiento despliega el siguiente documento de Excel con el reporte del colaborador
seleccionado el cual puede ser impreso en papel. Nota: Para un mayor detalle, consltese la
ayuda de Excel o el manual respectivo.


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34

3.7.2 Retrasos

Para Buscar, exportar e imprimir un reporte de retrasos de los colaboradores, se usa la opcin
Retrasos del men principal. Como casi todas las opciones del sistema BioReg (a excepcin de la
pantalla de registro de asistencia por medio de Huella y del registro de asistencia de Jornadas
especiales) esta pantalla requiere autenticacin de usuario, que se hace por medio del lector de
huella digital. En consecuencia, solamente los usuarios registrados como administradores del
sistema cuentan con la autorizacin para el manejo de la opcin Retrasos.

Para acceder a la pantalla de reporte de retrasos, en el men principal, se debe seleccionar
Reportes Retrasos, como se indica a continuacin:




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35


Acciones:

Buscar un reporte de retrasos general.- Se pueden revisar los retrasos de cada
colaborador de acuerdo con la seleccin de las diferentes opciones que se muestran en el
siguiente grfico:

Fechas Esta opcin le permite mostrar un reporte de retrasos de los colaboradores ya sea
por:


GLOBALWARE
36
Mes.- En este caso, se reportar la informacin de un perodo correspondiente a
un mes (completo) especfico. El mes se debe seleccionar en el calendario.
Empresa.- Se puede seleccionar la empresa o sucursal para filtrar los colaboradores de los
que se requiere el reporte. La opcin por omisin (llamada tambin default), es todos, es
decir, a la izquierda se listarn los empleados registrados en el sistema sin importar la
empresa a la que pertenecen.
Agrupacin En este caso, la informacin del reporte se presentara de acuerdo con la
seleccin que realice en esta opcin como:
Resumido.- Se presenta el total del tiempo de retraso de un determinado
empleado con el total de la multa correspondiente, por cada da del perodo
seleccionado.
Detallado.- Al elegir esta opcin, se pueden ver la fecha del atraso. Esto significa
que en el grid habr un registro por cada atraso que un determinado colaborador
ha tenido.

A continuacin se debe dar un clic en el botn Buscar para visualizar la informacin de retrasos
de los colaboradores, como se muestra en el grfico siguiente:

La columna MULTA se calcula con los valores parametrizados en la pantalla Empleado, en los
campos Tarifa 1, Tipo de tarifa 1, Minutos tarifa 1, Tarifa 2, Tipo de tarifa 2, Minutos tarifa 2, Tarifa
3 y Tipo de tarifa 3.

Exportar un reporte de retrasos general.- El sistema Bioreg permite exportar el reporte
de retrasos de todos los colaboradores a un documento Excel. Con este objeto se debe generar la
informacin que se quiere exportar (vase la accin anterior), luego se debe presionar el botn
Excel. En seguida, aparecer una pantalla como la que se muestra a continuacin, en la cual se
debe seleccionar el directorio donde se va a guardar el reporte y digitar el nombre del archivo.
Finalmente se debe presionar el botn Guardar para culminar el proceso de exportacin.


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37

Imprimir un reporte de retrasos general.- Una vez que ha realizado la exportacin del
reporte de retrasos (vase la accin exportar) se debe ubicar el archivo en el lugar donde fue
guardado como se ilustra en el grfico siguiente y proceder a abrirlo dando doble clic sobre el
archivo.

Este procedimiento despliega el documento de Excel con el reporte de retrasos, el cual puede ser
impreso en papel. Nota: Para un mayor detalle, consltese la ayuda de Excel o el manual
respectivo.


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38

3.7.3 Horas Todos

Para Buscar, exportar e imprimir un reporte de las horas de permanencia de todos los
colaboradores se usa la opcin Horas Todos del men principal. Como casi todas las opciones del
sistema BioReg (a excepcin de la pantalla de registro de asistencia por medio de Huella y del
registro de asistencia de Jornadas especiales) esta pantalla requiere autenticacin de usuario, que
se hace por medio del lector de huella digital. En consecuencia, solamente los usuarios
registrados como administradores del sistema cuentan con la autorizacin para el manejo de la
opcin Retrasos.
Para acceder a la pantalla de reporte de retrasos, en el men principal, se debe seleccionar
Reportes Horas Todos, como se indica a continuacin:




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39


Acciones:

Buscar un reporte de las horas de permanencia de todos los colaboradores.-
Se puede generar la informacin correspondiente al total de horas de cada uno de los
colaboradores de la empresa de acuerdo con la seleccin de las diferentes opciones que se
muestran en el siguiente grfico:



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40
Una vez seleccionados el mes, el ao y la empresa, se debe presionar el botn Buscar, luego de
lo cual, se desplegar en el grid la informacin de las horas de permanencia de cada uno de los
empleados como se ilustra en el siguiente grfico:

Nota:
Las columnas marcadas con T corresponden a la cantidad de horas, minutos y segundos
que un empleado en particular en una fecha en particular ha permanecido dentro de la
compaa.
Las columnas marcadas con C son las horas, minutos o segundos que un empleado ha
permanecido fuera.
Las columnas marcadas de color anaranjado significan que pertenecen a fines de semana.
Los nmeros que acompaan a las letras C y T son las Fechas.

Exportar un reporte de las horas de permanencia de todos los
colaboradores.- El sistema Bioreg permite exportar el reporte de las horas de permanencia de
todos los colaboradores a un documento Excel. Para el efecto se debe generar la informacin que
se quiere exportar (vase la accin anterior), luego se debe presionar el botn Excel. En seguida,
aparecer una pantalla como la que se muestra a continuacin, en la cual se debe seleccionar el
directorio donde se guardar el reporte y se digitar un nombre del archivo. Finalmente se debe
presionar el botn Guardar para culminar el proceso de exportacin.



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41

Imprimir un reporte de las horas de permanencia de todos los
colaboradores.- Una vez que se ha llevado a cabo el proceso de exportacin del reporte
(vase la accin exportar) se debe ubicar el archivo en el lugar donde fue guardado como se ilustra
en el grfico siguiente y proceder a abrirlo dando doble clic sobre el archivo.

Este procedimiento despliega el documento de Excel con el reporte de las horas de permanencia
de todos los colaboradores, el cual puede ser impreso en papel. Nota: Para un mayor detalle,
consltese la ayuda de Excel o el manual respectivo.



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42

3.7.4 Reporte de Horas Extra

Para Buscar, exportar e imprimir un reporte de las horas extras de todos los colaboradores se usa
la opcin Horas Extra del men principal. Como casi todas las opciones del sistema BioReg (a
excepcin de la pantalla de registro de asistencia por medio de Huella y del registro de asistencia
de Jornadas especiales) esta pantalla requiere autenticacin de usuario, que se hace por medio
del lector de huella digital. En consecuencia, solamente los usuarios registrados como
administradores del sistema cuentan con la autorizacin para el manejo de la opcin Retrasos.

Para acceder a la pantalla de reporte de horas extras, en el men principal, se debe seleccionar
Reportes Horas Extra, como se indica a continuacin:



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43


Acciones:

Buscar un reporte de las horas extras de todos los colaboradores.- Se pueden
revisar las horas extras de los colaboradores de acuerdo con la seleccin de las diferentes
opciones que se muestran en el siguiente grfico:

Empresa.- Se puede seleccionar la empresa o sucursal para filtrar los colaboradores de los que se


GLOBALWARE
44
requiere el reporte. La opcin por omisin (llamada tambin default), es todas, es decir, a la
derecha se listarn los empleados registrados en el sistema sin importar la empresa a la que
pertenecen. En este caso, la informacin del reporte se presentara de acuerdo con la seleccin
que realice en esta opcin como:
Feriados fuera del fin de semana.- La cantidad de feriados que contiene una seleccin de
tiempo.
Fechas.- El reporte puede ser de un mes entero o de unos das de un mes:
Mes.- En este caso, se reportarn las horas extras de un colaborador en un
perodo correspondiente a un mes (completo) especfico. El mes se debe
seleccionar en el calendario.
A continuacin se debe dar un clic en el botn Buscar para visualizar la informacin de las horas
extras de los colaboradores, como se muestra en el grfico siguiente:

Nota:
La columna H_TRAB representa el total de horas trabajadas por un colaborador.
La columna H_OBL representa el nmero de horas que un colaborador debi cumplir
obligatoriamente.
La columna H_SEM representa el total de horas que cumpli un colaborador dentro de los
das de semana.
La columna H_FN_SN representa el total de horas que el empleado trabaj los fines de
semana.
La columna H_X_50% Corresponde al nmero de horas extras que debern ser
reconocidas con un recargo del 50%.
La columna H_X_100% Corresponde al nmero de horas extras que debern ser
reconocidas con un recargo del 100%.

Exportar un reporte de las horas extras de todos los colaboradores.- El sistema
Bioreg permite exportar el reporte de las horas extras de todos los colaboradores a un documento
Excel. Para el efecto se debe generar la informacin que se quiere exportar (vase la accin
anterior), luego se debe presionar el botn Excel. En seguida, aparecer una pantalla como la que
se muestra a continuacin, en la cual se debe seleccionar el directorio donde se guardar el
reporte y se digitar un nombre del archivo. Finalmente se debe presionar el botn Guardar para
culminar el proceso de exportacin.


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45

Imprimir un reporte de las horas extras de todos los colaboradores.- Una vez
que se ha llevado a cabo el proceso de exportacin del reporte (vase la accin exportar) se debe
ubicar el archivo en el lugar donde fue guardado como se ilustra en el grfico siguiente y proceder
a abrirlo dando doble clic sobre el archivo.

Esta accin despliega el documento de Excel con el reporte de las horas extras de todos los
colaboradores, el cual puede ser impreso en papel. Nota: Para un mayor detalle, consltese la
ayuda de Excel o el manual respectivo.


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46

3.7.5 Reporte Total

Para mostrar, exportar e imprimir un reporte con todos los datos correspondientes a la jornada
laboral de los colaboradores tales como hora de entrada, horas trabajadas, horas extras con el 50
% y 100 % de recargo, retrasos y el tiempo de jornada no cumplida se usa la opcin Total del
men principal. Como casi todas las opciones del sistema BioReg (a excepcin de la pantalla de
registro de asistencia por medio de Huella y del registro de asistencia de Jornadas especiales) esta
pantalla requiere autenticacin de usuario, que se hace por medio del lector de huella digital. En
consecuencia, solamente los usuarios registrados como administradores del sistema cuentan con
la autorizacin para el manejo de la opcin Total.

Para acceder a la pantalla de reporte total, en el men principal, se debe seleccionar Reportes
Total, como se indica a continuacin:



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47


Acciones:

Mostar un reporte correspondiente a la jornada laboral de un empleado
especfico.- En este reporte se puede revisar los datos correspondientes a la jornada laboral de
un colaborador especfico de acuerdo con la seleccin de las diferentes opciones que se muestran
en el siguiente grfico:



GLOBALWARE
48

Una vez seleccionados el mes, el ao y la empresa, se debe seleccionar el empleado, por medio
de un clic en la celda correspondiente que est a la izquierda de la columna sealada con
EMPRESA, como se muestra en el siguiente grfico

Esta accin genera el reporte requerido, como se muestra en la siguiente figura:



GLOBALWARE
49

Exportar un reporte correspondiente a la jornada laboral de un empleado
especfico.- El sistema Bioreg permite exportar el reporte de la jornada laboral de un
colaborador especfico a un documento Excel. Con este objeto se debe generar la informacin que
se quiere exportar (vase la accin anterior), luego se debe presionar el botn Excel. En seguida,
aparecer una pantalla como la que se muestra a continuacin, en la cual se debe seleccionar el
directorio donde se va a guardar el reporte y digitar el nombre del archivo. Finalmente se debe
presionar el botn Guardar para culminar el proceso de exportacin.

Exportar un reporte correspondiente a la jornada laboral de todos los
empleados de una empresa.- El sistema Bioreg permite exportar el reporte de la jornada
laboral de cada uno de los colaboradores a un documento Excel. En este reporte se encuentra la
informacin de la jornada laboral de cada uno de los empleados de la empresa de acuerdo con la
seleccin de las diferentes opciones que se muestran en el siguiente grfico:



GLOBALWARE
50

Una vez seleccionados el mes, el ao y la empresa, se debe presionar el botn Todos,
luego de lo cual, aparecer una pantalla como se muestra a continuacin, en la cual se
debe seleccionar el directorio donde se guardar el reporte y se digitar un nombre del
archivo. Finalmente se debe presionar el botn Guardar para culminar el proceso de
exportacin. Nota: Este es el nico caso de una accin que no genera informacin en el
grid de la pantalla sino que exporta directamente la informacin a un archivo de formato
Excel.

Imprimir un reporte correspondiente a la jornada laboral de los empleados
de una empresa.- Una vez que ha realizado la exportacin del reporte de un colaborador
especfico o de todos los colaboradores de un empresa (vase las acciones exportar en ambos
casos) se debe ubicar el archivo en el lugar donde fue guardado como se ilustra en el grfico
siguiente y proceder a abrirlo dando doble clic sobre el archivo.


GLOBALWARE
51

Este procedimiento despliega el siguiente documento de Excel con el reporte seleccionado el cual
puede ser impreso en papel. Nota: Para un mayor detalle, consltese la ayuda de Excel o el
manual respectivo.

Manual de Usuario BioReg

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