Documento: Manual Sesin 2 de Siigo.NET Todos los derechos reservados. Ni la totalidad ni parte de esta Cartilla pueden reproducirse o trasmitirse por ningn procedimiento electrnico o mecnico, incluyendo fotocopias, grabaciones magnticas o cualquier medio de almacenamiento de informacin y sistema de reproduccin, sin permiso escrito de Informtica y Gestin S.A. Empresa Autorizada Fundacin SIIGO Edicin Autorizada por Informtica y Gestin S.A. Impreso y Hecho en Colombia
3 TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN................................................................................... 4 1. INSTALACION DE EMPRESA ............................................................... 5 2. COMO TRAMITAR NUMERO DE REGISTRO .......................................... 10 3. ACTUALIZACIN DE LICENCIA MANEJO DE ARCHIVOS SIIGOLIC.LIC .... 11 4. COMO COPIAR PARAMETROS ENTRE EMPRESAS ................................. 15 5. DESINSTALAR EMPRESA.................................................................. 18 6. CODIGOS DANE. ............................................................................. 20 7. REGISTRO DE PAISES. .................................................................... 21 8. REGISTRO DE CIUDADES ................................................................. 24 9. CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS ........................... 29 9.1 SUBCENTROS DE COSTOS. _____________________________________ 31 10. DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL........................................ 37 11. REGISTRO DE MONEDAS................................................................ 55 12. REGISTRO DE ZONAS. ................................................................... 58 13. REGISTRO DE FORMAS DE PAGO..................................................... 60 13.1 FORMA DE PAGO CON TARJETA DE CRDITO. ________________________ 63 14. REGISTRO DE ACTIVIDADES ECONOMICAS. ..................................... 66 15. APERTURA DE TERCEROS............................................................... 71 16. DEFINICIN DE VENDEDORES........................................................ 78 17. DEFINICIN DE COBRADORES ....................................................... 82 18. DEFINICIN DE CALIFICACIONES .................................................. 84 19. INFORMES DE PARAMETROS .......................................................... 88 19.1 INFORME CONTROL DE LA EMPRESA. ______________________________ 88 19.2 INFORME DE MONEDAS. ______________________________________ 89 19.3 INFORME DE PAS/CIUDAD. ___________________________________ 91 19.4 INFORME DE ZONAS. ________________________________________ 92 19.5 INFORME FORMAS DE PAGO. ___________________________________ 93 19.6 INFORME DE ACTIVIDADES ECONMICAS ___________________________ 95 19.7 INFORME CDIGOS DANE. ___________________________________ 96 19.8 INFORME DE VENDEDORES ____________________________________ 98 19.9 CONSULTA DE VENDEDORES ___________________________________ 99 TALLER ........................................................................................... 101
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INTRODUCCIN
En esta sesin se establecern los parmetros inciales del sistema y de las correctas marcaciones en las opciones, depende en gran parte el xito en los procesos principales de Siigo.NET. Los parmetros definidos dentro del registro de control corresponden a los datos que se van a tener en cuenta en procesos e informes generados en cada uno de los mdulos, es por eso la importancia de tener en cuenta la causa o efecto de cada uno de los datos digitados en esta opcin.
5 1. INSTALACION DE EMPRESA
El programa debe instalarse en el computador establecido por el Usuario para tal fin. SIIGO.NET permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98), (dependiendo del tipo de Siigo que se haya adquirido, bien sea Estndar, Vendedor o Bsico) en el mismo equipo, asignando una Base de Datos para cada una de estas empresas. La instalacin de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, es de anotar que como SIIGO.NET permite la reinstalacin de empresas. El proceso para instalar una nueva empresa es el siguiente:
RUTAS: Men tipo explorador Opciones de Administrador Creacin Nueva Empresa
Men tipo proceso Administracin Procesos Procesos Administrativos Creacin Nueva Empresa
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Este presenta la siguiente ventana donde solicitar los datos bsicos:
Ruta del Archivo con la Licencia: Ingrese o seleccione la ruta en donde se encuentra el archivo de licencia, el cual es suministrado por Informtica y gestin S.A, es el archivo SiigoLic.lic
Nmero Empresa: Sistema lo asigna de forma consecutiva, validando previamente el nmero de empresas instaladas.
Serial: Digite el serial asignado, este nmero de la licencia es nico para cada Usuario.
Nombre Empresa: Digite el nombre de la empresa a instalar como se encuentre registrada en el Registro de Cmara de Comercio
Identificacin: Digite el NIT de la compaa, el sistema realiza de forma automtica la separacin de miles y despus del guin digite el respectivo dgito de verificacin.
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Inventario Peridico: Corresponde al sistema de valoracin de inventarios que se va a llevar en la empresa. Para manejar el sistema Permanente deje en blanco o seleccione el campo si define el manejo del juego de inventarios.
Fecha de Corte de Saldos: Corresponde a la fecha del Balance General con el cual se va a iniciar la empresa. Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitucin.
Mantiene el PUC: (Plan nico de cuentas) Campo empleado para mantener el Plan nico de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad econmica de la compaa.
Para culminar la instalacin pulse el botn CREAR
Una vez el sistema realice las conexiones y cree la base de datos de la Empresa, si el proceso es efectivo aparecer una ventana con la confirmacin de la creacin:
Posteriormente al ingresar a la empresa nueva presentara la siguiente pantalla
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El programa presenta un mensaje informativo indicando que hay cambios en la base de datos.
Al continuar con el icono de Aceptar presenta un mensaje informativo indicando que la actualizacin de la base de datos finalizo correctamente.
Al continuar con el icono de Aceptar presenta un mensaje informativo indicando que Algunos datos necesarios para SIIGO.NET han cambiado.
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Por ltimo el programa genera un mensaje informativo indicando que la versin del Men de SIIGO.NET ha cambiado.
10 2. COMO TRAMITAR NUMERO DE REGISTRO
El nmero de registro es una herramienta utilizada por Informtica y Gestin S.A. como medio de control, para identificar cuantas de las empresas se han instalado por cada licencia. Se debe hacer solicitud de nmero de registro de todas las empresas que tenga instaladas. Este tiene restriccin de tiempo para solicitar este nmero, esto quiere decir que si una vez pasados noventa das antes o despus de la fecha de instalacin y no se ha ingresado el nmero de registro no podr seguir utilizando el programa. Este consta de 18 posiciones numricas, se debe ingresar al programa con la fecha de saldos iniciales seleccionar la opcin Numero de Registro desde este momento en adelante el sistema para esta empresa no lo volver a mostrar el mensaje solicitando el numero de registro.
Para realizar el Trmite del registro de la empresa, se debe realizar el siguiente proceso.
Imprimir la solicitud de registro.
Al continuar presenta el mensaje para que su solicitud sea mas efectiva favor enviar el archivo: EMPRESA DE CAPACITACION S.A..ENV, (donde el nombre EMPRESA DE CAPACITACION S.A. se refiere al nombre de la empresa instalada por el cliente) el cual se encuentra en la ruta C:\Program Files\Informtica & Gestin S.A\Siigo.NE
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En caso que el Trmite de registro no haya sido satisfactorio el programa continuar solicitndolo hasta tanto no se tramite correctamente.
3. ACTUALIZACIN DE LICENCIA MANEJO DE ARCHIVOS SIIGOLIC.LIC
12 Esta opcin se utiliza para actualizar el archivo de licencia SiigoLic.lic una vez tenga alguna modificacin en el contrato de Punto NET. El archivo SiigoLic.lic suministrado por Informatica y Gestion S.A. se debe copiar en la siguiente ruta: C:\Program Files\Informtica & Gestin S.A\Siigo.NET
O \\conexionNet ruta donde se encuentra el archivo siigo.cfg
Para que las opciones requeridas se presenten en SIIGO.NET se debe validar la licencia que se genero. RUTAS: Men tipo explorador Opciones de Administrador Actualizacin de Licencia
Men tipo proceso Administracin Procesos Procesos Administrativos Actualizacin de licencia
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El programa presenta un mensaje indicando para actualizacin de SIIGO.NET, primero se debe copiar el archivo SiigoLic.lic, recibido de Informatica y Gestin S.A. en una carpeta de su equipo.
Al ingresar a esta opcin, el sistema solicita la ruta del archivo SiigoLic.lic, all se debe indicar la ruta en donde se encuentra el archivo recibido de Informatica y Gestin S.A. en una carpeta de su equipo.
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Posteriormente se da click al botn guardar y el sistema valida el SiigoLic.lic generando las modificaciones necesarias al programa. Para que estos cambios se vean reflejados se debe salir del programa y volver a ingresar.
15 4. COMO COPIAR PARAMETROS ENTRE EMPRESAS El Presente protocolo le indica paso a paso como copiar los parmetros y catlogos de una empresa a otra en SIIGO .NET Esta herramienta es muy funcional ya que le permite copiar catlogos de todos los mdulos y algunos parmetros de una empresa a otra en SIIGO .NET RUTAS: Men tipo explorador Opciones de Administrador Utilitarios Copia de Parmetros entre Empresas
Men tipo proceso Administracin Parmetros Procesos Administrativos Utilitarios Copia de Parmetros entre Empresas
All encontrara todas los catlogos y parmetros que puede copiar de una empresa a la otra, y debe seleccionar la empresa a la cual copiara el catalogo seleccionado.
De lo contrario generara el siguiente mensaje.
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Debe seleccionar los catlogos y parmetros a copiar.
De lo contrario generara el siguiente mensaje.
17 Dar click en procesar , en donde el programa presenta un mensaje decisivo confirmando si desea continuar con el proceso.
Despus de dar click en S, se mostrara una barra de proceso en la parte inferior de la pantalla.
Por ltimo el mensaje informativo, confirmara que la copia se realizo con xito.
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5. DESINSTALAR EMPRESA
Esta opcin permite desinstalar una empresa eliminando fsicamente su base de datos y la informacin de la misma registrada en la base de datos central tal como licencia, configuracin y usuarios autorizados.
Para realizar el proceso de desinstalacin se deben realizar una copia de seguridad y seguir los siguientes pasos
RUTAS: Men tipo explorador Opciones de Administrador Desinstalacin de Empresa
Men tipo proceso Administracin Procesos Procesos Administrativos Desinstalacin de Empresa
Seleccionar la Empresa objeto de la desinstalacin
19 Dar click en procesar , en donde el programa presenta un mensaje decisivo confirmando si est seguro de desinstalar la empresa seleccionada o no.
Al finalizar el programa presenta un mensaje informativo indicando que el proceso se termino satisfactoriamente.
No se permite desinstalar la empresa UNO ni tampoco la empresa actual. El sistema siempre pide confirmacin del proceso Teniendo en cuenta que al eliminar fsicamente la Base de datos, en el proceso de instalacin de empresas el nmero por defecto es el primero disponible, es decir, si existen las empresas 1 y 3 el sistema sugiere crear la 2. Si el sistema encuentra que la base de datos ya existe advierte al usuario para que este decida si la sobrescribe o si solo la agrega, es decir, si solo la registra en la base de datos central. En este ltimo caso el sistema asignar al usuario administrador la clave 1111
20 6. CODIGOS DANE.
Este cdigo es muy importante ya que va relacionado con la informacin exgena para medios magnticos.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Cdigos DANE
Men tipo proceso Administracin Parmetros Parmetros Generales Cdigos DANE
En el Tab de CONSULTA, debern aparecer las ciudades con su respectivo Cdigo del DANE.
De igual manera, en la pestaa de INFORMACION, debe mostrar las ciudades con su cdigo del DANE y tambin lo debe mostrar cuando se llame cualquier ciudad.
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Cdigo: Solo permite 5 dgitos (Eje: 01005) Nombre Ciudad: 50 caracteres, campo obligatorio. Nombre Departamento: 50 caracteres, campo obligatorio
Despus de confirmar lo anterior, se debe repasar cada ciudad, por Registro de Ciudades, y asignarle el cdigo de DANE respectivo. Siguiendo todos los pasos anteriores, el Cdigo del DANE se podr utilizar en el Generador de Formas donde se escogen las variables que se encuentran en la seccin de Encabezado y son: 1. Tercero Ciudad DANE 2. Tercero Cdigo DANE y 3. Tercero Departamento DANE. Usted puede utilizar una o todas las variables correspondientes al manejo del DANE. Si desea consultar la BUSQUEDA de los Cdigos del DANE puede pulsar click sobre el buscador.
7. REGISTRO DE PAISES.
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Por esta opcin el programa permite el ingreso y codificacin de los Pases en los cuales la empresa se realiza operaciones comerciales o de importancia para registrar dentro del Sistema.
Se pueden crear hasta 999 pases, empleando cdigos numricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Registr de Pases
Men tipo proceso Administracin Parmetros Parmetros Generales Registr de Pases
En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de los pases creados con anterioridad.
Para crear un pas nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se digitarn el cdigo y la descripcin respectiva para la creacin del pas.
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Cdigo: Permite crear hasta 999 pases, empleando cdigos numricos. Nombre: Nombre del Pas a crear, con el cual se tienen relaciones comerciales. Cdigo del DANE: El asignado para ese Pas el cual el sistema utiliza para la generacin de las planillas del SOI, Medios Magnticos y Impuesto Distrital.
De igual manera, en la pestaa de INFORMACION, si desea consultar la BUSQUEDA de los pases ya creados puede pulsar click sobre el buscador donde podr visualizarlos de siguiente manera:
Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR
24 Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:
8. REGISTRO DE CIUDADES
Asociada a cada Pas se encuentran las Ciudades, entendidas como Municipio o Zona geogrfica con la cual se tenga una transaccin comercial o laboral; y al igual que el ingreso de Pases, esta cuenta con un cdigo y un Pas asociado a este.
De la misma manera mediante el Registro de Ciudades, se puede asociar el cdigo DANE correspondiente a cada municipio (Colombia).
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Registro de ciudades
Men tipo proceso Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Ciudades
Se pueden crear hasta 9.999 ciudades, empleando cdigos numricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Cdigo del DANE es un campo informativo que se tendr en cuenta para el reporte de las ciudades en el informa de medios magnticos.
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En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de las ciudades creadas con anterioridad, y presenta adems un mensaje aclaratorio.
Para crear una ciudad nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deber digitar:
Pas: En esta ventana se le asigna un cdigo interno del Pas creado. Ciudad: Campo numrico y en este se codifica la ciudad. Descripcin: Nombre de la ciudad. Cdigo de DANE: Este cdigo es muy importante ya que va relacionado con la informacin exgena para medios magnticos.
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De igual manera, en la pestaa de INFORMACION, si desea consultar la BUSQUEDA de las ciudades ya creados puede pulsar click sobre el buscador, donde podr visualizarlas de siguiente manera:
Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR
Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:
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9. CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS
Esta opcin permite la creacin de los centros de costos necesarios para el manejo contable detallado, de las diferentes reas y/o sucursales de una empresa
Se pueden crear hasta 9.999 centros de costo, este parmetro se define para poder llevar detallado los ingresos o los gatos por reas especficas de la compaa, de manera que se puedan tener informes financieros y movimientos detallados por cada uno.
RUTAS: Men tipo explorador Contabilidad Administracin de Centro de Costos Apertura de Centros de Costo
Men tipo proceso Contabilidad Parmetros Apertura de Centros de Costo
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En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos, la descripcin, el nombre del responsable, los nmeros telefnicos y de fax, el correo electrnico y la respectiva seleccin de si usa SUBCENTRO DE COSTO.
Para crear un centro de costos nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deben registrar los siguientes datos:
Cdigo: El que identificar al centro de costos; debe ir dentro del rango entre 0001 y 9999 para Siigo Estandar; para Siigo Vendedor y Bsico entre 01 y 99.
Descripcin: El que identificar al centro de costos.
Responsable - Direccin Telfonos Fax Correo Electrnico: Se digitan los campos de responsable, direccin de ubicacin, dos telfonos, nmero de fax y correo electrnico del centro de costos. Estos son datos de tipo informativo.
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Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G
Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:
NOTA: En la opcin de Apertura de Centros de Costo, el programa NO debe permitir la creacin de un Centro de Costo, diferente al asociado en el Mantenimiento de Usuarios. Para lo cual al seleccionar Un Centro de Costo, debe inhabilitar el botn Nuevo, nicamente debe permitir el ingreso, creacin y edicin de los subcentros de Costo asociado en el Mantenimiento de Usuarios.
9.1 Subcentros De Costos.
Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por reas mas especificas dentro de cada centro de costos.
Para ingresar un SubCentro, se debe realizar la marcacin del check box en Usa SubCentro .
32 Posteriormente seleccionar la opcin de agregar SubCentros, aparecer una fila en la grilla, en la que se habilitarn los campos respectivos para digitar:
Cdigo: (3 dgitos) Debe ser entre 001-999. Nombre: El que identificar al SubCentros, Posterior a esto, deber seleccionar el registro (por medio del campo Seleccin), y asociar el SubCentro por medio del botn Asignar.
En la parte inferior, estn los botones de:
: Se utiliza para adicionar lneas para crear los SubCentros de costo. : Se utiliza para asignar el SubCentro de costo (grabar), al centro de costos en el que se esta ubicado. : Se utiliza para eliminar un SubCentro de costo seleccionado.
33 Una vez asignado el SubCentro de costo, aparecer un mensaje confirmando el proceso:
Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G
Por ltimo el programa mostrar un mensaje de confirmacin:
Si el registro no ha sido seleccionado, aparecer la siguiente informacin:
34 Si se desea eliminar un SubCentro de Costo, y este se encuentra asociado a algn movimiento, deber pasar el movimiento hacia otro centro de costo, Aparecer la siguiente pantalla:
Para seleccionar todos los SubCentro, se debe realizar la marcacin del check box en Seleccionar Todos
: Se utiliza para asignar el SubCentro de costo (grabar), al centro de costos en el que se est ubicado, al marcar esta opcin presenta mensaje:
Cambio de Centro de Costo para el Movimiento: En la cual se debe seleccionar el subCentro de costo al cual se le pasara el Movimiento. Al dar clic k sobre el botn
35 Aceptar, desaparecer de la grilla el registro que se selecciono para ser eliminado del sistema. Cuando solo existe un SubCentro de Costo, con movimiento y se desea eliminar, aparecer el siguiente mensaje:
No existen SubCentros de costos disponibles, es imposible realizar esta operacin.
Al eliminar un Centro de Costo, con movimiento asociado, aparecer el siguiente mensaje:
Al asignar Subcentros de costos a un centro de costos que ya tiene movimiento genera el mensaje
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RECUERDE
En el caso de no manejar Centros de Costo y/o bodegas, se debe crear como mnimo uno solo(a), debido a que en algunos de los procesos automticos, que se vern en los siguientes Temas, SIIGO Punto Net solicita un Centro de Costo y/o bodega como requisito para generarlos.
37 10. DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL
El registro de control es uno de los primeros pasos en la parametrizacin del sistema y de las correctas marcaciones en las opciones, depende en gran parte el xito en los procesos principales de SIIGO.NET. Los parmetros definidos dentro del registro de control corresponden a los datos que se van a tener en cuenta en procesos e informes generados en cada uno de los mdulos, es por eso la importancia de tener en cuenta la causa o efecto de cada uno de los datos digitados en esta opcin. Los datos generales de la empresa instalada Definicin del Mtodo de Valuacin de los Inventarios Informacin tributaria de la empresa instalada Definicin de parmetros generales del programa
Cabe aclarar que el nombre de la empresa lo trae por defecto desde la instalacin.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Registro de Control de Empresa
Men tipo proceso Parmetros Parmetros Generales Registro de Control de Empresa
Datos Generales De La Empresa Instalada
Los campos que se deben diligenciar son: En la primera parte se diligencian los campos correspondientes a la informacin general de la empresa que son:
38 Direccin. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanumricas. En este campo se debe digitar la direccin de la empresa.
La direccin digitada s ver reflejada en la impresin de formatos del mdulo de documentos, cuando este formato sea la impresin genrica del programa.
Ciudad Empresa. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa.
Este dato se ve reflejado en el archivo del medio magntico, cuando se relacionen los datos de la empresa.
Cdigo Pas y Ciudad. Asigne el cdigo que haya parametrizado en la creacin de pases y ciudades. Telfonos. Se pueden asignar hasta cuatro nmeros telefnicos. Los telfonos digitados aqu, s ver reflejado en la i mpresin de formatos del mdulo de documentos, cuando este formato sea la impresin genrica del programa. Correo electrnico. Digite el correo electrnico de la empresa. Porc. Inters Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de inters por mora. El porcentaje digitado es informativo, debido a que el programa no contabiliza intereses de mora y solo tiene efecto en el mdulo de cuentas por cobrar en el informe de circulares de cobro y estados cuenta. Se refleja en la elaboracin de recibos de caja en la opcin de O de otros digitando la cuenta de inters por mora parametrizada en la definicin del documento tipo (R.)
Bodega. Se debe asignar el cdigo de la Bodega que se quiere tener por defecto al realizar documentos. Los cdigos registrados en estos campos el programa traer automticamente en cada uno de los documentos que el usuario va a realizar y en los procesos automticos que el programa realiza. Centro de Costo. Se debe asignar el cdigo del Centro de Costos que se quiere tener por defecto al realizar documentos. Los cdigos registrados en estos campos el programa traer automticamente en cada uno de los documentos que el usuario va a realizar y en los procesos automticos que el programa realiza. Aplica Nombre de Mquina: Se debe asignar si su compaa tiene que presentar el Libro Diario de Facturacin y va relacionado con el campo.
Se ve reflejado como lo dice el punto anterior con el comprobante de informe diario, y aquellos usuarios que llevan facturacin por computador.
39 Nmero de Informe diario. Asigne el nmero de consecutivo del Libro Diario de Facturacin si su compaa est obligada a llevarlo.
Este nmero se debe llevar para las empresas que sacaron resolucin para llevar la facturacin por computador, que significa aquellas que el formato y el consecutivo va hacer el genrico por el programa, este se ve directamente en el informe de contabilidad generacin de comprobantes comprobante de informe diario, este informe me debe reflejar lo vendido por lnea de producto y tipo de facturacin adems de la forma de pago, y el nmero y nombre del computador que facturo y por ltimo el consecutivo del comprobante que se calcula por esta opcin.
Conversin a Moneda Extranjera: Si genera operaciones en moneda extranjera, seleccione el campo para que el sistema haga la conversin automtica y pueda tener informes en las diferentes monedas siempre que se haya alimentado la tasa de cambio diaria.
La segunda parte se encuentra la Definicin del Mtodo de Valuacin de los Inventarios.
VALORIZACIN DEL INVENTARIO: En SIIGO se pueden definir tres tipos de costeo o valorizacin del inventario, se debe seleccionar el ms conveniente para el manejo de la mercanca de su compaa de acuerdo a las siguientes preguntas:
Costeo en Lnea
40 Este tipo de costeo de la mercanca se realiza cada vez que se elabora una venta, salida o traslado ya que se descarga el inventario en cantidades y valores (a un costo promedio ponderado que resulta de tomar el costo de las compras, entradas al almacn valorizadas o notas de produccin de un artculo y dividirlo en el nmero de unidades disponibles de forma automtica) CONTABILIZACION DESCRIPCION CUENTA CANTIDAD VALOR INGRESOS OPERACIONALES 412027 - 1.575.000 CLIENTES NACIONALES 130505 - 1.771.875 RETENCION 135515 - 55.125 IVA GENERADO 248050 - 252.000 INVENTARIOS 143005 XXX 1.215.789 COSTO VENTAS 612027 XXX 1.215.789
CARACTERSTICAS
Tener un Estado de Resultados al da Mantiene le costo de la mercancas de acuerdo al las ventas realizadas a un costo promedio ponderado. No se debe Borrar ni Modificar documentos que afecten el inventario en fechas posteriores a su realizacin Se deben realizar los documentos en orden cronolgico compras facturas No se pueden hacer salidas en rojo o movimientos negativos del inventario
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control la opcin de Linea, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
Costeo Mensual (Batch)
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En este tipo de costeo, al momento de efectuar una venta, salida o traslado se descarga nicamente cantidades, permitiendo de esta manera realizar salidas de inventarios con saldos negativos y al final de mes, mediante un proceso denominado Costeo, el sistema asigna el valor del costo promedio de la mercanca haciendo las causaciones contables correspondientes, tomando el saldo inicial en valores ms las entradas en valores y los divide en el saldo inicial en cantidades ms las entradas en cantidades generando as el costo promedio de las mercancas. CONTABILIZACION DESCRIPCIN CUENTA CANTIDAD VALOR INGRESOS OPERACIONALES 412027 - 1.575.000 CLIENTES NACIONALES 130505 - 1.771.875 RETENCION 135515 - 55.125 IVA GENERADO 248050 - 252.000 INVENTARIOS 143005 XXX 0
CARACTERSTICAS:
Proceso de costeo de la mercanca al final del mes. Se pueden realizar salidas en rojo de inventario. Se obtendr el costo de los productos hasta el final del mes. No es necesario disponer de la mercanca para hacer el proceso de facturacin. El orden de ingreso de los documentos no afecta el costo.
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control la opcin de Bach, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
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Costeo Predeterminado
Con el costeo Predeterminado, al momento de efectuar la venta, salida o nota de traslado del inventario se descargan cantidades reales a un valor estimado o predeterminado, permitiendo realizar salidas en cantidades negativas, y al final de mes, mediante un proceso de Ajuste al predeterminado se contabiliza al costo real. CONTABILIZACION DESCRIPCION CUENTA CANTIDAD VALOR INGRESOS OPERACIONALES 412027 - 1.575.000 CLIENTES NACIONALES 130505 - 1.771.875 RETENCION 135515 - 55.125 IVA GENERADO 248050 - 252.000 INVENTARIOS 143005 XXX 1.200.000 COSTO VENTAS 612027 XXX 1.200.000
CARACTERSTICAS
Se puede generar salidas de inventario negativas y no afecta el costo.
43 Todas las salidas de inventario el sistema las realiza al costo predeterminado que se haya asignado para cada producto. Se puede obtener Estado de Resultados con valores Estimados ya que los Costos utilizados durante el mes son Predeterminados El ltimo da del mes se debe ejecutar el proceso de Ajuste al Predeterminado.
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control la opcin de Predeterminado, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
Desagrega Inventarios. Proceso por el cual se traslada el valor del ajuste por inflacin de la subcuenta 99 a la cuenta principal, proporcionalmente a los movimientos crdito que presenta dicha cuenta Se puede hacer de dos maneras: Por Producto: Realiza la sumatoria del saldo del mes inmediatamente anterior del valor del inventario mas el saldo del ajuste por inflacin del producto al mes inmediatamente anterior, mas el movimiento dbito del ajuste por inflacin del producto. A este valor se calcula el porcentaje de la siguiente forma:
Porcentaje: (Valor crdito del mes actual del valor del inventario (producto) / la sumatoria del saldo anteriores del inventario + saldo anterior del ajuste por inflacin + movimiento dbito del ajuste por inflacin) * 100 Si el porcentaje es mayor a 100 se toma 100 como porc entaje Se calcula el saldo del ajuste por inflacin al mes inmediatamente anterior y se calcula el valor teniendo en cuenta el porcentaje; de la siguiente forma:
44 Valor = (saldo del ajuste por inflacin * porcentaje) / 100 valor dos = valor + (movimiento dbito del ajuste por inflacin del producto * porcentaje) / 100 Por cuenta: Consiste en llevar el valor de la proporcin de la cuenta de ajuste de todos los productos de una lnea de inventario, al primer producto de la misma.
Informacin Tributaria de la empresa instalada. Tipo de persona: Asignar si es una persona Jurdica o Persona Natural.
Tipo de Contribuyente: En este campo se debe seleccionar el tipo de contribuyente correspondiente a la empresa. Esta asignacin tendr efecto directamente en la elaboracin de los documentos.
Maneja Impoconsumo: Este campo se utiliza para el manejo de los impuestos al consumo dado para licores y cigarrillos, y esto se ve reflejado en el catalogo de productos pues preguntara el Valor o Porcentaje del impuesto para ser causado en la factura de venta.
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Reforma Tributaria: Asigne el campo si desea hacer la contabilizacin de la retencin de ICA en la facturacin y en la Causacin de registro de Compras, asigne la ciudad correspondiente. El sistema tiene actualmente Cali, Medelln y Bogot, debido a que al evaluar los dems departamentos se ajustan a la normatividad de uno de ellos. Cuando se marca esta opcin el sistema solicita en el documento (F) Factura de Venta y (P) Registro de compras la cuenta de ICA retenido y de Anticipos. Se debe crear los tipos de actividad de la empresa, con su correspondiente tarifa y cuenta a afectar, la cual para el proceso de ventas es la 135518 y para el proceso de compras es la 2368XX. Es importante que la clasificacin seleccionada en el registro de control y en la de los terceros sea la correcta para que segn esta el sistema realice los clculos correspondientes.
Maneja IVA Diferencial: En caso de manejar diferentes tipos de porcentajes para el IVA, debe seleccionar el campo, esta marcacin le permitir asignar cuenta de IVA para Compras y Cuenta de IVA para Ventas en el registro de control, pero adicionalmente en la apertura de Tablas de Inventarios por cada Lnea y Grupo de productos pedir dichas cuentas. En la definicin de los parmetros de los documentos se le debe asignar en el tercer cargo del documento factura de ventas (F) una de las cuentas de IVA generado, l que garantiza que en el generador de documentos el sistema traiga este campo.
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control la Maneja IA Diferencial, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
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Seguido permite seleccionar las respectivas cuentas:
Maneja mltiples retenciones por documento: Obedeciendo a la necesidad de automatizar lo correspondiente al manejo de la Retencin en la Fuente dentro de SIIGO.NET, esta funcionalidad permite manejar ms de un tipo de retencin dentro de un mismo documento y que adems de esto, realiza el clculo de las mismas nicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes estn catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son.
Para aplicar lo anterior, es necesario tener en cuenta que de acuerdo con el tipo de actividad que se realice y/o con el tipo de bien o servicio que se distribuya, en una venta o compra puede incurrirse en retenciones por distintos conceptos
Al marcar este campo deshabilita el campo de tercer descuento retefuente, pues permite el manejo de varias cuentas de retencin por documento.
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Maneja Mltiples Retenciones por Documento, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
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Maneja Autoretencin: Se debe marcar en el caso que la empresa sea autoretenedora de Retencin en la Fuente, donde se deber digitar las cuentas debito y crdito de la retencin, el programa automticamente tendr su efecto sobre la parametrizacin del documento (F) donde desaparecer la pregunta de Cta. de Retencin Descto 3
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Maneja Autoretencin, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
Maneja Impuesto al Deporte: Aplica para las personas naturales o jurdicas responsable de espectculos pblicos. Al habilitar esta opcin, se habilita en la definicin del documento tipo (F) el campo correspondiente para definir la cuenta contable donde se contabilizara el impuesto y por producto el porcentaje o el valor del Impuesto a calcular.
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Maneja AIU (Administracin, Imprevistos y Utilidad): Este campo aplica para aquellas empresas que prestan servicios de aseo y vigilancia aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y temporales de empleo autorizadas por el Ministerio de Proteccin Social, cuyas operaciones sern gravadas con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) a una tarifa del siete por ciento (7%) y la base es el 70%.
Beneficiario DIAN ReteIVA Ventas: Conforme al Decreto 415 de 2004, aquellos responsables del Impuesto sobre las Ventas que hayan tenido por seis (6) perodos consecutivos saldos a favor en las declaraciones de ventas por concepto de retenciones en la fuente por IVA tendrn un beneficio de un porcentaje especfico.
En el caso que la empresa, bajo autorizacin expresa otorgada por la DIAN, puede manejar una tarifa para retencin del impuesto de IVA en ventas diferente al 75%, al marcar esta opcin puede colocar el porcentaje a utilizar, el cual se ver reflejado en el momento de elaborar las facturas de venta y compra.
Recordemos que la retencin en la fuente, por impuesto sobre las ventas ser equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor del impuesto. (Decreto 2502 del 19 de julio de 2005, Art. 1), por lo anterior este campo nos permite realizar la parametrizacin de dicho porcentaje el cual puede ser susceptible de modificacin por las Normas Colombianas.
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Beneficiario DIAN ReteIVA Ventas, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
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Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G
Por ltimo el programa mostrar un mensaje de confirmacin:
Informacin Adicional de la Empresa Instalada. Maneja Reservas/Ciclo reloj: Asigne el campo si el proceso de facturacin lo realiza en dos o ms terminales al mismo tiempo, esto no le permitir mover unidades negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de Usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o ms, tiempo en milsimas de segundos, estimado para retornar la mercanca si no se factura.
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Maneja Nmina con Decimales: Asigne si la contabilizacin del pago de nmina lo desea hace con decimales.
Maneja Opciones EDI (Intercambio Electrnico de Datos): Con esta funcin se pueden subir los archivos de pedidos y rdenes de compra generados por EDI. La implementacin de opciones EDI para SIIGO se realizo siguiendo la gua para el desarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. - CARVAJAL quienes emiten este estndar que cubre las necesidades de informacin de las cadenas de autoservicio del pas.
Al realizar la marcacin del check box de Maneja Opciones EDI se activa la importacin de Ordenes de Pedido EDI, por defecto se habilitan dos opciones ms que son Sigla de la Moneda y Cdigo de EAN de la empresa.
Facturacin en Bloque: La facturacin en bloque es una opcin que permite parametrizar conceptos fijos de facturacin, para asignar a varios clientes o terceros, los cuales se pueden utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar la factura Nit por Nit. Esto aplica para colegios, administradores de propiedad horizontal, centros comerciales, clubes, etc.
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Facturacin en Bloque, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
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Al activar esta opcin se reflejara en el explorador de SIIGO.NET en el modulo de Documentos, el submen para la parametrizacin de la opcin.
Facturacin Rpida: Esta funcin permite generar facturas sin necesidad de asignar los datos del tercero (Nit, Nombre, Direccin, Centro de Costos y Bodegas) ya que el movimiento se carga a un solo Nit. Esto aplica en el manejo de puntos de venta. Con este parmetro se activa en el men Documentos, el submen para la parametrizacin de la facturacin rpida, la cual primordialmente permite establecer datos generales repetitivos, para ahorrar tiempo en la digitacin.
Maneja Segunda Cantidad: Este campo se debe seleccionar para manejar productos que no hacen uso del factor de conversin debido a que no siempre la primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de la segunda cantidad. Al marcar la opcin habilita en la apertura del producto un recuadro para ingresar la unidad para manejar una segunda cantidad. Ej. La unidad principal de una comercializadora avcola es por peso es decir Kg., y la segunda cantidad puede ser utilizada como unidades o presas. Esta segunda cantidad es para informes nicamente y no mostrara los saldos o realizara los procesos como costeo, por esta unidad si no por la unidad principal.
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Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Maneja Segunda Cantidad, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
Modifica Bodega y C.Costo Notas de Traslado: Al marcar esta opcin el sistema permite modificar la bodega y el centro de costo que se registra en el documento Nota de Traslado (T).
Maneja Cooperativas: Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, es una reclasificacin de cuentas que se realiza en los informes de edades de cartera y edades de proveedores. (Aplica nicamente para Cooperativas como tal, pero la opcin est presente en el registro de control, independientemente si se instal con PUC Comercial o PUC Cooperativas).
Maneja Asignacin Automtica de Cobradores a Clientes: El sistema asigna de manera automtica los cobradores a los clientes, en caso de contar con el mdulo de Gestin de Recaudo, lo que permite que los Cobradores de la empresa tengan a su cargo una cantidad equitativa de clientes, para realizar el proceso de recaudo y cobro.
53 Ruta Exportacin de facturas PDF: En caso de requerir realizar la exportacin de las facturas con formato PDF, se debe ingresar la ruta correspondiente para que se guarden los archivos de estas.
Ruta Datos Nomina Windows: Es el proceso de integracin de comprobantes de Gestin de Nomina y Recursos Humanos en el sistema SIIGO.NET y con ello obtener un sistema integrado a pesar que se trate de productos diferentes Se indica la ruta de la empresa 01 de los datos de Windows, por ejemplo z:\siiwi01\. Cabe anotar que cada empresa de SIIGO.NET se asocia con cada carpeta de datos de SIIGO Windows, es decir, empresa 01 de SIIGO.NET con empresa 01 de SIIGO Windows.
Manejo Fecha Optimista / Pesimista: Aplica para el modulo de Tesorera en el manejo de clientes y proveedores y es diferente a la fecha de vencimiento que se digita en los registro de compra o factura de venta.
La fecha optimista y pesimista se puede definir si se tiene instalado el modulo de Tesorera, y permiten analizar diferentes escenarios en los que se puede ejecutar el recaudo y erogaciones de efectivo para determinar el saldo del efectivo disponible en caja.
Fecha Optimista (Pago/Cobro): Corresponde a la fecha en la que se espera efectuar el recaudo o el pago.
Fecha Pesimista (Pago/Cobro): Corresponde al tiempo mximo de recaudo o pago de los documentos tales como factura de venta y registro de compra.
Manejo PUC con Catorce Dgitos: Permitir tener desagregado el Plan nico de cuentas a 14 dgitos con el fin de cumplir con lo establecido en la Resolucin 724 de 2008 Por la cual se emite el Plan nico de Cuentas para las Entidades Promotoras de Salud, Instituciones Prestadoras de Salud y Entidades que Administran Planes Adicionales de Salud y Servicios de Ambulancia por Demanda.,
54 . Asociar Centros de Costos por Usuario: Esta opcin activa e Inactiva dicha funcin y debe estar en modo FALSE por defecto. Lo que permite que al ingresar la informacin contable en la Elaboracin de Documentos, si la funcionalidad est activa en el Registro de Control de Empresa, y en el Mantenimiento de Usuarios la clave tiene la marcacin de Asociar Centro de Costo, en los campos tanto en Encabezado como en Secuencia, donde se solicite Centro de Costo, debe traer por defecto el ingresado por Mantenimiento de Usuarios, e inmediatamente inhabilitarlo y nicamente permitir el ingreso de Subcentro de Costo.
Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Asociar Centros de Costos por Usuario, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho parmetro.
Permite Buscar por Campos Libres: Esta opcin habilita el manejo de buscadores para los campos libres, de manera que cuando un campo libre sea del tipo buscador, entonces permita asociar la tabla de la que debe buscar, y mostrar el campo libre como buscador para escoger el dato de la tabla en la que se busca.
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11. REGISTRO DE MONEDAS
El programa permite elaborar documentos contables en cualquier tipo de moneda y a su vez hace el proceso de conversin en pesos automticamente, de esta manera se podrn obtener estados de cuenta en moneda local y moneda del exterior siempre que se haya capturado la tasa de cambio diaria y en parametrizacin, registro de control se haya seleccionado el campo Conversin a Extranjera.
RUTA: Parametrizacin - Registro de Monedas RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Registro de Monedas
Men tipo proceso Parmetros Parmetros Generales Registro de Monedas
A travs del mdulo de Parametrizacin se accede a la opcin Registro de Monedas, en la cual se establecen y codifican los diferentes tipos de moneda con los cuales la empresa realiza transacciones.
Una vez ubicado en la ventana correspondiente, se pueden realizar operaciones relacionadas con Consulta, Informacin y Tasa de cambio.
En el Tab de CONSULTA, opcin ubicada en la parte superior de cada pestaa Para agrupar arrastre la(s) columna(s) hasta aqu - permite realizar consultas por columnas y organizar la informacin en forma detallada. De igual manera, mediante
56 esta opcin, es posible visualizar la informacin ingresada, junto con su cdigo asignado y descripcin.
En SIIGO.NET es posible definir hasta 99 monedas diferentes al peso, para crear un Registro de Moneda nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deber digitar el cdigo, la descripcin y el smbolo respectivos.
En SIIGO.NET se debe crear la moneda 01 que es la de pesos, y desde la 02 en adelante se pueden crear los otros tipos de monedas.
En el Tab de INFORMACION, la cual se encuentra en la parte superior del formulario, se puede crear o modificar la informacin asociada con el tipo de moneda. Una vez se accede a esta pestaa, se puede realizar una consulta mediante el botn ubicado en la celda Cdigo, el cual arroja una ventana de consulta, con los registros creados. La informacin desplegada en esta nueva ventana, puede ser organizada de acuerdo con los criterios del usuario (Orden de los registros y Columnas), mediante los iconos ubicados en la parte superior de cada columna.
57 Cdigo: Nmero con el cual se va a identificar la nueva moneda Descripcin: Es el nombre de la moneda Signo: es con el cual se identifica la moneda para el caso del dlar se debe colocar US seguido del signo $ quedando US$
Por ltimo dentro de este formulario se encuentra el Tab de TASA DE CAMBIO la cual es aplicable nicamente para la moneda extranjera. Esta herramienta permite realizar un anlisis del comportamiento Cambiario de la moneda, en la cual se tiene en cuenta da a da durante los 12 meses del ao la tasa representativa y se registra la ltima tasa ingresada. T.C. Mes.
Es importante tener en cuenta que para que la aplicacin realice el respectivo proceso de conversin es necesario alimentar la tasa de cambio diariamente.
Es importante tener en cuenta que cuando se trabaja con moneda extranjera, al final de mes debe ejecutarse el proceso ajuste de Diferencia al Cambio.
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12. REGISTRO DE ZONAS.
Al igual que las Ciudades se encuentran asociadas a los Pases, lo estn las Zonas a las ciudades.
De esta forma el Registro de Zonas, permite ingresar la codificacin y el nombre de la zona de acuerdo con la distribucin que el usuario asigne dentro de la ciudad o municipio Ejm. (Norte, Centro, Sur, etc).
Se pueden definir hasta 999 Zonas en Siigo Bsico, Vendedor y Estndar, para el Siigo Contador no maneja la opcin de Zonas, empleando cdigos numricos, las cuales se establecen para la creacin de los vendedores y los cobradores y en los informes de ventas.
Estas se utilizan en la creacin de los vendedores y cobradores donde se debe asignar zona, es decir si un vendedor maneja varias zonas se debe crear cdigo de vendedor por cada una de ellos.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Registro de Zonas
Men tipo proceso Parmetros Parmetros Generales Registro de Zonas
A su vez, el Registro de Zonas permite realizar consultas o ingresar y editar la informacin.
En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de las zonas creadas con anterioridad.
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Para crear una zona nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deber digitar el cdigo y la descripcin de la zona, seguido debe seleccionar el pas y la ciudad correspondientes a sta.
En el Tab de INFORMACION, la cual se encuentra en la parte superior del formulario, se puede crear o modificar la informacin asociada con el tipo de moneda.
Zona: Nmero con el cual se va a identificar la nueva zona. Descripcin: Es el nombre con el cual se identificara la zona. Ciudad: Asigne el cdigo que haya parametrizado en la creacin de pases y ciudades.
Si desea consultar la BUSQUEDA de las Zonas puede pulsar click sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de siguiente manera:
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Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR
Por ltimo el programa mostrara un mensaje informativo indicando que los datos se guardaron correctamente:
13. REGISTRO DE FORMAS DE PAGO
61 Este parmetro se debe establecer para el mdulo de Documentos y se debe definir una forma de pago por cada cuenta que se haya definido detallada por Cobrar o por Pagar, asignando un cdigo y una cuenta contable respectivamente. El objetivo de indicar en la elaboracin de las Facturas de Venta y en los Registros de Compra, la forma de pago a utilizar (por ejemplo, contado efectivo, cuentas por cobrar clientes nacionales, proveedores nacionales. RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Formas de Pago
Men tipo proceso Parmetros Parmetros Generales Formas de Pago
Al ingresar a la opcin el programa presenta un mensaje informativo, indicando que es necesario crear cada uno de los conceptos que se manejan bien sea por cuentas por Pagar, cuentas por Cobrar, pagos de contado o efectivo.
En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de las formas de pago creadas.
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Para crear una forma de pago nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y la descripcin de la zona, seguido debe asignar cdigo, concepto y cuenta respectivos.
Cdigo: Se pueden crear las formas de pago entre 001 y 999 formas de pago, como sugerencia se indica que entre 001-100 sean creadas formas de pago para clientes y entre 101-200 formas de pago para proveedores, para tener una mayor organizacin en este parmetro.
Concepto. El nombre que identificar la forma de pago.
Cuenta: Se digita la cuenta contable asociada a la forma de pago, con el fin de realizar la contabilizacin de la misma en el momento de elaborar el documento (factura venta registro de compra).
Pago con Tarjeta: Si la forma de pago se realiza con tarjeta de crdito se asignan los parmetros correspondientes, para que el sistema haga la contabilizacin de la comisin y las retenciones que se practiquen por la utilizacin de las tarjetas.
63 Si desea consultar la BUSQUEDA de las Formas de Pago puede pulsar click sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de siguiente manera:
Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR
Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:
13.1 Forma De Pago Con Tarjeta De Crdito.
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Si la forma de pago se realiza con tarjeta de crdito debe asignar los parmetros correspondientes para que el sistema haga la contabilizacin de la comisin y las retenciones que le practiquen por la utilizacin de las tarjetas.
65 Descripcin: Nombre o descripcin de la tarjeta de dbito y crdito que se requiere parametrizar.
Porcentaje Valor: Hace referencia a la forma en la cual se debe calcular la comisin. En el momento de indicar porcentaje, el sistema solicita el porcentaje de la misma en la casilla Comisin, tal como se presenta a continuacin:
Por tanto, tomar el valor de la venta y calcular la comisin con base al porcentaje digitado en esta casilla.
En el momento de marcar la opcin Valor, el sistema activar la opcin Comisin y se digitar un valor fijo, el cual aplicar de manera constante en todas las ventas registradas con la forma de pago creada bajo esta modalidad.
Comisin: Como se mencion anteriormente, se digita el porcentaje y/o el valor que se registrar en la transaccin con tarjeta. Cuenta de Comisin: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de las cuentas ya creadas puede pulsar click sobre el buscador o con F2, de la cuenta a la cual se le realizar el registro dbito de la comisin, en la factura de venta o recibo de caja, y normalmente corresponde a una cuenta de gasto.
% Retencin Iva: Se digita el porcentaje de retencin de IVA por concepto de la transaccin con tarjeta, que se liquida sobre el valor de la venta. Cuenta Retencin Iva: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de las
66 cuentas ya creadas puede pulsar click sobre el buscador o con F2, de la cuenta a la cual se le realizar el registro de la retencin de IVA de la transaccin con tarjeta, en la factura de venta o recibo de caja.
% Retencin Fuente: Se digita el porcentaje de retencin de la fuente por concepto de la transaccin con tarjeta, que se liquida sobre el valor de la venta. Cuenta Rete-fuente: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de las cuentas ya creadas puede pulsar click sobre el buscador o con F2, de la cuenta a la cual se le realizar el registro de la retencin en la fuente de la transaccin con tarjeta, en la factura de venta o recibo de caja.
Tarifa ICA: Se digita la cifra correspondiente a la t arifa del ICA a liquidar por concepto de la transaccin con tarjeta. Cuenta Retencin ICA: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de las cuentas ya creadas puede pulsar click sobre el buscador o con F2, de la cuenta a la cual se le realizar el registro de la retencin de ICA de la transaccin con tarjeta, en la factura de venta o recibo de caja. Nit Banco: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de los Nits ya creados puede pulsar click sobre el buscador o con F2, del NIT del Banco al cual se realizar el pago correspondiente al total de los valores de comisin y retenciones nombradas anteriormente.
Sucursal: Se indica el cdigo de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura de Terceros, indicando que maneja sucursales, proceso que se presentar ms adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creacin del tercero (Banco) no se marc la opcin Maneja Sucursales, no habilitar la opcin sucursal en esta ventana.
IMPORTANTE
El sistema realiza la contabilizacin interna de la comisin y de las retenciones en el documento en el cual se utilice la forma de pago (factura de venta) en forma automtica.
14. REGISTRO DE ACTIVIDADES ECONOMICAS.
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Por medio de esta opcin y si se defini con anterioridad en el registro de control Reforma Tributaria Municipal SI se debe colocar el cdigo de la actividad econmica del C.I.I.U. Este cdigo es el que toma el sistema para efecto de la causacin de la retencin de ICA que le practiquen.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Registro de Actividades Econmicas
Men tipo proceso Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Actividades Econmicas
Mediante esta opcin es posible ingresar y relacionar Cdigo, Nombre y Tarifa a las diferentes Actividades Econmicas, las cuales podrn ser asociadas a los Terceros.
En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de las Actividades creadas con anterioridad.
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Se pueden definir hasta 999999 actividades, empleando cdigos numricos, las cuales se establecen para la creacin de terceros acepta 6 dgitos en el cdigo de la Actividad Econmica.
A su vez, el Registro de Actividades Econmicas permite realizar consultas o ingresar y editar la informacin.
Para crear una actividad econmica en el Tab de INFORMACION, puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deber digitar el cdigo y la descripcin de la actividad, seguido debe ingresar la Tarifa por Mil y la cuenta contable.
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Cdigo: Digite el cdigo de actividad ICA que corresponde al cdigo propio de cada una de las actividades econmicas que solicita la ley. Descripcin: Nombre o descripcin de la actividad ICA. Tarifa x Mil: Digite la tarifa correspondiente a la actividad ICA, que esta creando; (recuerde que esta tarifa depende de la Ciudad donde se esta creando la actividad econmica) Cuenta ICA: Digite la Cuenta Contable donde quiere que quede contabilizado el impuesto de ICA.
EFECTOS EN LA PARAMETRIZACION DE TERCEROS: Si dentro de la clasificacin se selecciono que el tercero era un Cliente o un Proveedor, se deben asignar el cdigo de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creado en Registro de Control. Esta marcacin tendr efecto el clculo retencin de ICA en la factura tomando directamente el porcentaje de Tarifa x Mil que se parametrizo para esa actividad econmica. EFECTOS EN LA DEFINICION DE LA FACTURA En la definicin de la factura se activara el recuadro para los campos correspondientes de la solicitud de las cuentas para la causacin de dicho impuesto. EFECTOS EN LA CREACION DE LINEAS Y GRUPOS: El efecto en esta opcin, se nota cuando el sistema realiza la ltima pregunta, despus de haber digitado las cuentas correspondientes de inventarios, costos, ventas, devoluciones, ajustes por inflacin y la cuenta de correccin monetaria; donde hace referencia a la actividad econmica de la empresa (1 Primaria y 2 Secundaria). Este campo se debe diligenciar para que el sistema pueda identificar que actividad de ICA debe utilizar en el momento de una venta de los productos que dependen de ella. Si desea consultar la BUSQUEDA los Cdigos de las Actividades Econmicas puede pulsar click sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de siguiente manera:
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Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR
Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:
71 15. APERTURA DE TERCEROS
En esta opcin se pueden crear la base de datos de todos los terceros a utilizar en el sistema ya sea porque son clientes, proveedores u otros. Adems es posible marcar aquellos que son empleados.
RUTAS: Men tipo explorador Contabilidad Administracin de Terceros Apertura de Terceros
Men tipo proceso Contabilidad Parmetros Apertura de Terceros
En esta opcin se puede hacer la creacin de la base de datos de todos los terceros: Clientes, Proveedores, Otros, asignando la marcacin respectiva.
La creacin de los Clientes y Proveedores tambin se puede hacer directamente en el mdulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar y en este caso la marcacin la trae automticamente el sistema.
En el Tab de CONSULTA, muestra todos los terceros creados con anterioridad.
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Para crear un tercero nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber suministrar los datos generales para cada tipo de tercero y son los siguientes:
Identificacin. (13 posiciones numricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dgito de verificacin.
Activo. Este campo define el estado del tercero en todas las consultas y reportes.
Maneja Sucursales. Seleccione el campo si este NIT maneja facturacin por la Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones), en caso contrario no asigne el campo, si se asign el campo a continuacin preguntar el nmero de Sucursal a crear desde 001 hasta 999.
Identificacin Extranjera: Permite digitar el nmero de identificacin que posea el tercero en el extranjero. (datos para informacin exgena)
Tiene Razn Social: Esta opcin se debe marcar en el caso que sea una empresa, para que habilite los campos correspondientes, en caso contrario, habilitar campos para: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre.
73 Nombre. Este nombre debe corresponder al nombre con el que el NIT se ha registrado en la cmara de comercio, para efectos de informacin Tributaria.
Contacto. Este le permite establecer una persona especfica con quien comunicarse o a quin enviar correspondencia.
Direccin. Asigne la direccin del tercero en los dos campos existentes.
Telfonos Fax A.A. Digite hasta cuatro (4) nmeros telefnicos del NIT, el Nmero del Fax y el Apartado Areo del Tercero.
Sexo. Seleccione la opcin que corresponda, Ninguno, Masculino, Femenino o Empresa, pueden ser personas Naturales o Jurdicas.
Cumpleaos. Seleccione la fecha de nacimiento o de Constitucin si es una persona jurdica, ao de cuatro dgitos, mes de dos dgitos y da de dos dgitos.
Correo Electrnico. Ingrese la direccin electrnica del tercero.
Pas - Ciudad. Asigne el cdigo de Pas y Ciudad previamente creado, al que pertenece el NIT o puede hacer uso del BUSCADOR
Clasificacin. Seleccione el check box correspondiente CLIENTE, PROVEEDOR, OTROS. Si selecciona OTRO no solicita ms datos y ya es posible grabar el tercero en la base de datos.
Nota: Se aclara que un tercero puede tener las tres marcas al tiempo, es decir, puede ser proveedor, cliente y otro sin que estas marcas sean excluyentes.
Clasificacin Tributaria. Seleccione el correspondiente a Gran Contribuyente, Empresa Del Estado, Rgimen Comn, Rgimen Simplificado, Rgimen
74 Simplificado No Residente En El Pas, No Residente En El Pas, Sin Rgimen.
Tipo de Identificacin. Seleccione el correspondiente a Ninguno, Nit, Cedula, Cedula De Extranjera, Tarjeta De Identidad, Registro Civil, Tarjeta De Extranjera, Numero nico De Identificacin Personal.
Es Empleado. Es posible marcar aquellos que son empleados.
Al realizar la marcacin del check box Es Empleado presenta un mensaje informativo.
Cdigo de Localizacin EAN. Ingresar el cdigo Correspondiente
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Observaciones. Digite alguna Observacin adicional que quiera hacer acerca del NIT, 50 posiciones alfanumricas, es opcional.
Tipo de Empresa.
Beneficio DIAN ReteIVA Compras. Marque la opcin si aplica.
Actividad Econmica. Digite el cdigo y la actividad correspondiente o utilice el buscador o con tecla de funcin F2.
Tipo Persona. Seleccione entre NATURAL, JURIDICA.
Es Agente Retenedor. Marque la opcin si aplica.
Es Declarante. Marque la opcin si aplica.
Es Auto Retenedor. Marque la opcin si aplica.
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Datos de comercializacin.
INFORMACION DE CLIENTES
Si es un CLIENTE se deben asignar los siguientes campos:
Forma de Pago. Asigne el cdigo de la forma de pago para el cliente, la cual debe estar previamente creada y se puede consultar con el buscador o con la tecla de funcin F2. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que est Detallada por Cobrar.(Ms adelante se explicar como se crean)
Lista de Precio. Marque la opcin de Maneja Lista de Precios para que habilite el recuadro donde digitara el cdigo de la Lista de Precios de venta que se quiera establecer para cada cliente, segn el creado en el Catlogo de Inventarios, este valor lo traer en el momento de facturar. Se pueden seleccionar entre 1 y 12 listas de precios, si asigna la lista 13 el sistema traer todas las listas de precios.
Cupo de Crdito. Digite el Cupo de crdito para cada cliente, este parmetro permite (once 11 posiciones numricas), con clave de usuario, no vender por encima del cupo establecido.
Vendedor. Digite el cdigo del vendedor (previamente creado). Consulte los existentes con el buscador o con la tecla de funcin F2.
Calificacin. Digite el cdigo de la calificacin previamente creado. Consulte las existentes con el buscador o con la tecla de funcin F2 de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial de ste.
Cobrador. Digite el cdigo de cobrador (previamente creado). Consulte los existentes con el buscador o con la tecla de funcin F2.
Perodo de pago. (Tres 3 posiciones numricas). Digite el perodo o tiempo en el cual el cliente normalmente realiza sus Pagos.
77 Descuento. en Ventas. Digite el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar al cliente, de lo contrario se debe dejar el campo en blanco.
INFORMACIN DE PROVEEDORES
Si es un PROVEEDOR se deben asignar los siguientes campos:
Forma de Pago. Asigne el cdigo de la forma de pago para el proveedor, la cual debe estar previamente creada y se puede consultar con el buscador o con la tecla de funcin F2. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que est Detallada por Pagar.
Calificacin. Digite el cdigo de la calificacin previamente creado. Consulte las existentes con el icono correspondiente o con las teclas de funcin, de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial de ste.
Perodo de pago. (Tres 3 posiciones numricas). Digite el perodo o tiempo en el cual el cliente normalmente realiza sus Pagos. (Que aplica para el modulo de tesorera)
Descuento. en Ventas. Digite el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar al cliente, de lo contrario se debe dejar el campo en blanco.
INFORMACION BANCARIA
Se deben asignar los siguientes campos:
Banco. Digite el nombre y cdigo del banco donde el proveedor tiene la cuenta.
Tipo de Cuenta. Seleccione el tipo de cuenta entre CUENTA CORRIENTE, CUENTA DE AHORROS.
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Nmero de Cuenta: Ingrese el nmero de Cuenta bancaria
Nombre del Titular: Ingrese el nombre del titular de la cuenta bancaria
Documento del Titular: Ingrese el nmero de identificacin del titular de la cuenta bancaria
Dgito de Verificacin: Ingrese el dgito de verificacin del titular de la cuenta.
16. DEFINICIN DE VENDEDORES
El manejo de vendedores en SIIGO permite, adems de controlar y medir su gestin dentro de la compaa, realizar clculos automticos de liquidacin de comisiones, a partir de los parmetros que se definan en el programa y sobre la inf ormacin real de la compaa, evitando cometer equivocaciones u obviar informacin.
79 RUTAS: Men tipo explorador Ventas Catlogo de Vendedores Apertura de Vendedores
Men tipo proceso Ventas Parmetros Catlogo de Vendedores Apertura de Vendedores
En el Tab de CONSULTA, debern aparecer los vendedores creados con anterioridad.
En SIIGO se pueden definir hasta 9999 vendedores. Como este cdigo es compartido con el de los cobradores, se recomienda utilizar del cdigo 1 hasta 5000 para vendedores y del 5001 hasta 9999 para cobradores.
Para crear un vendedor nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se digitarn los datos para la creacin:
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Cdigo: Formado por cuatro caracteres numricos. NIT: Nmero de cdula o Nit. Si el tercero no est creado, el sistema solicitar los datos para poder ser registrado como Nit. Pas: Asigne el cdigo previamente creado. Ciudad: Asigne el cdigo previamente creado. Zona: Asigne el cdigo previamente creado. % Ventas - % Recaudo: Asigne los porcentajes con los cuales van a liquidar las comisiones por ventas o por recaudo. Tambin se pueden liquidar comisiones por rango de das y por producto. Cargo: Se asigna el cargo que le corresponde a este vendedor. Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR
Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:
Si desea consultar la BUSQUEDA de los vendedores puede pulsar click sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de siguiente manera:
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82 17. DEFINICIN DE COBRADORES
El manejo de cobradores permite llevar el control de los compromisos adquiridos con los clientes a travs de una agenda, as como la generacin de estadsticas sobre el comportamiento de la gestin del rea de cobranza.
RUTAS: Men tipo explorador Gestin de Recaudo Cobradores Apertura de Cobradores
Men tipo proceso Gestin de Recaudo Parmetros Cobradores Apertura de Cobradores
83 En el Tab de CONSULTA, debern aparecer los cobradores creados con anterioridad.
SIIGO.NET Permite crear hasta 9999 cobradores. Como este cdigo es compartido con el de vendedores, se recomienda utilizar del cdigo 1 hasta 5000 para vendedores y del 5001 hasta 9999 para cobradores.
Para crear un cobrador nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se digitarn los datos para la creacin: Cdigo. Formado de cuatro caracteres numricos. Identificacin Nmero de cdula o Nit. Si el tercero no est creado, el sistema solicitar los datos para poder ser registrado como Nit. Nombre. Asignacin del nombre del cobrador para identificacin. Pas Ciudad. Asigne el cdigo previamente creado. Cdigo de Zona. Asigne el cdigo previamente creado. Das de Aviso. Permite ingresar cuatro caracteres para los das de aviso. Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR
84 Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:
Si desea consultar la BUSQUEDA de los cobradores puede pulsar click sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de siguiente manera:
18. DEFINICIN DE CALIFICACIONES Las tablas de calificacin permiten dar un concepto a un cliente o un proveedor de acuerdo a su acreditacin comercial.
RUTAS: Men tipo explorador Gestin de Recaudo Parametrizacin Calificaciones Apertura de Calificaciones.
85 Men tipo proceso Gestin de Recaudo Parmetros Parametrizacin Calificacones Apertura de Calificaciones.
En el Tab de CONSULTA, debern aparecer las calificaciones creadas con anterioridad.
Para crear una calificacin nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se digitarn los datos para la creacin:
Los campos que se deben diligenciar son:
86 Cdigo. Asigne un cdigo entre 1 999 para identificar cada una de las calificaciones utilizadas. Descripcin. Describa cada una de las calificaciones que quiere manejar para los clientes y proveedores.
Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado en la barra de herramientas GUARDAR
Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:
Si desea consultar la BUSQUEDA de las calificaciones puede pulsar click sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de siguiente manera:
87
88 19. INFORMES DE PARAMETROS
Permite listar los diferentes informes de parmetros establecidos en general.
Dentro de los cuales podemos encontrar:
19.1 Informe Control de la Empresa.
Lista los datos bsicos de la empresa escogida.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Control de la empresa.
Men tipo proceso Administracin Informes Parametros Generales Informe Control de la empresa.
Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por Vista Preliminar
89 Impreso Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.
19.2 Informe de Monedas.
Muestra el cdigo, descripcin y smbolo de las monedas creadas. Tiene opcin de incluir la tasa de cambio por da y mes, dentro del rango escogido.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Monedas
Al dar click en el botn de Vista preliminar el programa presenta un reporte con la informacin correspondiente a las monedas definidas, como: Cdigo, descripcin y smbolo.
Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por Vista Preliminar Impreso Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.
91
19.3 Informe de Pas/Ciudad.
Muestra el cdigo y descripcin de los Pases y Ciudades creados dentro del rango escogido.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe de Pas/Ciudad
Men tipo proceso Administracin Informes Parmetros Generales Informe de Pas/Ciudad
92 Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por Vista Preliminar Impreso Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.
19.4 Informe de Zonas.
Muestra el cdigo y descripcin de la zona seguido del pas y la ciudad respectivos dentro del rango escogido.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe de Zonas
93 Men tipo proceso Administracin Informes Parmetros Generales Informe de Zonas
Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por Vista Preliminar Impreso Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.
19.5 Informe Formas de Pago. Muestra el cdigo, descripcin y la cuenta que afecta cada una de las creadas dentro del rango escogido.
RUTAS: Men tipo explorador
94 Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Formas de Pago
Men tipo proceso Administracin Informes Parmetros Generales Informe Formas de Pago
Al dar click en el botn de Vista preliminar el programa presenta un reporte con la informacin correspondiente a las Formas de Pago definidas, como: Cdigo, descripcin y cuenta contable asociada.
Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por Vista Preliminar Impreso Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.
95
19.6 Informe de Actividades Econmicas Muestra el cdigo, descripcin, tarifa y cuenta ligada, dentro del rango escogido.
RUTAS: Men tipo explorador Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Formas de Pago
Men tipo proceso Administracin Informes Parmetros Generales Informe Formas de Pago
Al dar click en el botn de Vista preliminar el programa presenta un reporte con la informacin correspondiente a las Actividades econmicas definidas, como : Cdigo, descripcin, tarifa y cuenta asociada.
96 Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por Vista Preliminar Impreso Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.
19.7 Informe Cdigos DANE.
Muestra el cdigo, ciudad y departamento creados dentro del rango escogido.
RUTAS:
97 Men tipo explorador Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Cdigo DANE
Men tipo proceso Administracin Informes Parmetros Generales Informe Cdigo DANE
Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por Vista Preliminar Impreso Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.
98
19.8 Informe de Vendedores
Mediante este Informe el Sistema Presenta una relacin detallada de Vendedores, en la cual se tienen datos como: Cdigo, Nombre, Zona, Ciudad, Pas, % Venta y % Recaudo, mediante la definicin del Rango de Vendedores.
RUTAS: Men tipo explorador Ventas Catalogo de Vendedores Informe de Vendedores
Men tipo proceso Ventas Informes Catalogo de Vendedores Informe de Vendedores
Al dar click en el botn de Vista preliminar el programa presenta un reporte con la informacin correspondiente a las Actividades econmicas definidas, como: Cdigo, descripcin, zona, ciudad pas, % comisin sobre ventas y recaudo.
99 Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por Vista Preliminar Impreso Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.
19.9 Consulta de Vendedores
100
Esta Consulta al igual que el Informe de Vendedores, ofrece una relacin asociada a Vendedores a manera de Consulta y con la opcin de utilizar mltiples Filtros; entre ellos: Rango de Vendedores, Rango de Terceros, Pas, Ciudad, Zona y Ordenamiento por Vendedor, Identificacin, Ciudad o Zona
RUTAS: Men tipo explorador Ventas Catalogo de Vendedores Consulta de Vendedores
Men tipo proceso Ventas Informes Catalogo de Vendedores Consulta de Vendedores
101
TALLER ESTNDAR PUNTO NET PARMETROS 2
COMO INSTALAR UNA NUEVA EMPRESA
102 A continuacin se desarrollaran los parmetros que estructuraran la empresa en la que se manejara una secuencia lgica en los talleres, se tomar siempre como base la informacin de la empresa, la cual se ir complementando e implementando en el programa en sus diferentes mdulos y en cada un de las sesiones que se desarrolla. La Empresa de Capacitacin S.A. est en proceso de sistematizacin y para ello adquiri el programa SIIGO. NET La empresa desea incluir saldos iniciales a Diciembre 31 del 2007.
OBJETO SOCIAL
Es de naturaleza productora y comercial, tendr como objeto social la produccin, comercializacin, distribucin, compra y venta de materia primas para la fabricacin y produccin de artculos para el servicio de alimentos en porcelana; comercializacin de importacin de utensilios para cocina y de servicio de alimentos; prestacin de servicios de reparacin y mantenimiento de utensilios para cocina y de servicio de alimentos.
Los datos generales de la compaa son los siguientes y otros sern complementados en la realizacin del taller.
La empresa cuenta con una Sede Principal en la ciudad de Bogot, posee dos sucursales en Medelln y Barranquilla y un distribuidor internacional ubicado en Buenos Aires.
En la Sede Principal existen 3 departamentos: Administracin, Ventas y Produccin.
En las sucursales se gestiona nicamente la parte comercial.
Su estructura organizacional se compone del Gerente General, Jefe de ventas, Jefe de produccin, Secretaria, vendedores y operarios.
RECUERDE
Una vez se cree una nueva compaa la clave asignada por el sistema es ADMIN y los Cdigo de actividad econmica 261005 (Fabricacin de Vajillas y Utensilios de Vidrio) Tarifa por mil 11.04 Cdigo de actividad econmica 523707 (Comercio al por menor de utensilios de cocina y otros artculos de uso domstico y tocador en materiales plsticos establecimientos especializados) Tarifa por mil 11.04 Cdigo de actividad econmica 293006 (Reparacin de enseres domsticos) Tarifa por mil 9.66
103
(1111); para el ao, mes y da se digita TABL; esta fecha la toma de la asignada en la instalacin (saldos iniciales) donde se incluirn los saldos iniciales para la compaa.
DEFINICIN DE MONEDAS
RUTA: Parametrizacin - Registro de Monedas
Al ingresar presenta el siguiente mensaje aclarativo:
Dicho mensaje se debe pasar con el click en la opcin de Aceptar o con Enter
Ahora de deben definir la moneda LOCAL que se presentan a continuacin, haciendo doble click sobre aquella que aparece predefinida:
104 Y se digita la siguiente informacin:
Cdigo Descripcin Smbolo 01 PESOS COLOMBIANOS $
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
Para crear una nueva moneda, Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo, la descripcin y el smbolo respectivos.
Cdigo Descripcin Smbolo 02 DLAR AMERICANO US
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
Una vez ingresados los datos, el sistema activa el Tab TASA DE CAMBIO, para digitar la tasa de cambio del da.
Ubicarse en la fecha correspondiente (31 de Enero) y digitar la tasa de cambio correspondiente, que es $2.000:
105
NOTA: Si no desea asignar la tasa diaria con la tecla TABL pasa al campo siguiente.
Informe de Moneda Extranjera.
RUTA. Parametrizacin Impresin de Parmetros Impresin de Monedas
CREACION DE PASES
RUTA: Parametrizacin - Registro de Pases
106 Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.
Ahora de deben definir las monedas que se presentan a continuacin
Cdigo Descripcin 01 COLOMBIA 02 BRASIL
Al terminar de digitar la informacin de cada pas se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
CREACIN DE CIUDADES
RUTA: Parametrizacin - Registro de Ciudades
Al ingresar presenta el siguiente mensaje aclarativo:
Dicho mensaje se debe pasar haciendo clicken la opcin de Aceptar o con Enter
107 Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.
Ahora de deben definir las monedas que se presentan a continuacin:
Pas Ciudad Descripcin Cdigo del DANE 01 01 BOGOTA 1101 02 MEDELLIN 1102 03 BARRANQUILLA 1103 02 02 RIO DE JANEIRO 1212
Al terminar de digitar la informacin de cada ciudad se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
Informe de Pas / Ciudad
RUTA. Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe de Pas / Ciudad.
108
CREACIN DE ZONAS
RUTA Parametrizacin Registro de Zonas.
Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.
Ahora se deben definir las monedas que se presentan a continuacin
Zona Descripcin Ciudad 01 NORTE 1 1 (Bogot) 02 OCCIDENTE 1 1 (Bogot) 03 CENTRO 1 1 (Bogot)
Al terminar de digitar la informacin de cada zona, se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
Informe de Zonas
RUTA. Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe de Zonas
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CREACIN DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS
RUTA: Contabilidad Administracin de Centros de Costo Apertura de Centro de Costos.
Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.
Ahora se deben definir los centros de costo que se presentan a continuacin
Cdigo Descripcin Responsable Subcentro de Costos 01 ADMINISTRACION Gerente Administrativo N 02 VENTAS Jefe de Ventas N 03 PRODUCCION Jefe de Produccin N
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
EJERCICIO PROPUESTO
En los datos que solicita el sistema para la creacin de Centros de Costo:
Direccin Telfonos Fax E-mail
Digitar informacin de la empresa en la cual trabaja y/o colocar datos de ejemplo.
110
Informe de Centro de Costos
RUTA. Contabilidad Administracin De Centro de Costos Informe de Centro de Costos.
EJERCICIO PROPUESTO
En los datos que solicita el sistema para la creacin de Bodegas:
Direccin Telfonos Fax E-mail
Digitar informacin de la empresa en la cual trabaja y/o colocar datos de ejemplo.
DEFINICIN DEL REGISTRO DE CONTROL
Defina los datos de registro de control de la compaa, teniendo en cuenta que el tipo de costeo o valorizacin del inventario a utilizar es el Mensual o Batch.
RUTA: Parmetros Registro Control de Empresa
111
Direccin : CRA. 18 No. 79a-42 Ciudad Empresa : Bogota Pas : 1 Colombia Ciudad : 1 Bogota Telfono : 6337150 Correo Electrnico : siigo@exactsoftware.com % Inters de Mora : 2.2 Nro. Informe Diario : 1 Bodega : 1 Principal Centro de Costos : Administracin Aplica Nombre de la Maquina : No seleccione este Check box Conversin a Extranjera : Seleccione el Check box Tipo de Costeo : Seleccione En Batch Desagrega Inventario : Seleccione Producto Tipo Persona : Seleccione Jurdica Tipo Contribuyente : Rgimen Comn Maneja Impoconsumo : No seleccione el Check box La empresa no maneja Impoconsumo Reforma Tributaria : Bogota Maneja Reservas : Digite Tab (No seleccione el campo no maneja reservas en el inventario) Maneja Nomina con Decimales : No seleccione el Check box Maneja Opciones EDI : No seleccione el campo Maneja IVA Diferencial : No seleccione el Check box Fecha Optimista : No seleccione el Check box Fecha Pesimista : No seleccione el Check box Maneja Mltiples Retenciones por Documento: No seleccione el Check box Facturacin en Bloque : No seleccione el Check box Facturacin Rpida : No seleccione el Check box Maneja Auto retencin : No seleccione el Check box Maneja Segunda Cantidad : No seleccione el Check box Maneja AIU : No seleccione el Check box Modifica Bodegas y C. Costo En Notas de Traslado : Marcar la opcin Manejo Cooperativas : No seleccione el Check box Maneja Impuesto al Deporte : No seleccione el Check box Maneja Asignacin Automtica De Cobradores a Clientes. : No seleccione el Check box Beneficio DIAN ReteIVA Ventas : Marcar la opcin Porcentaje (%) : 50
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
112
Informe de parmetros generales
RUTA: Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Control de la Empresa.
En este informe se genera la informacin general de la empresa, de acuerdo a los parmetros digitados anteriormente.
REGISTRO DE ACTIVIDADES ECONMICAS
RUTA: Parmetros Registro de Actividades Econmicas
Cdigo : 26105 Descripcin : Fabricacin de vajillas y utensilios de vidrio Tarifa x mil : 11.04 Cuenta : 135518
Cdigo : 29306 Descripcin : Reparacin de enseres domsticos Tarifa x mil : 11.04 Cuenta : 135518
113 Volver a la RUTA: Parmetros Registro Control de Empresa, ir a la seccin Actividades Econmicas, y en el campo Actividad 1, buscar la actividad econmica 26105.
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
DEFINICIN DE FORMAS DE PAGO
RUTA: Parametrizacin - Formas de Pago
Al ingresar presenta el siguiente mensaje aclarativo:
Dicho mensaje se debe hacer clicken la opcin de Aceptar o digitando Enter.
Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.
Se debe tener en cuenta que por cada cuenta detallada por Cobrar o Pagar debe parametrizar una forma de pago que afecte directamente la cuenta.
114 COD CONCEPTO CUENTA PAGO TARJETA 1 CLIENTES DE CONTADO 110505 N 2 CREDITO CLIENTES NAC 130505 N 3 CLIENTES DEL EXTERIOR 130510 N 4 ANTICIPO CLIENTES 280505 N 101 CREDITO PROVEEDORES NAC 220505 N 102 CREDITO PROVEEDORES EXT. 221005 N 103 ANTICIPO DE PROVEEDORES 133005 N 104 HONORARIOS 233525 N 105 SERVICIO MANTENIMIENTO 233535 N
Al terminar de digitar la informacin de cada Forma de Pago se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
Informes de Formas de pago
RUTA. Parametrizacin Informe De Parmetros Informe Formas De Pago
DEFINICION DE VENDEDORES
RUTA: Ventas Catalogo De Vendedores Apertura de Vendedores.
Recuerda: Los vendedores se definen para poder crear los clientes.
115 Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre la pestaa de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos. Ahora se deben definir las monedas que se presentan a continuacin Nombres de los Vendedores:
CODIGO NOMBRE NIT 1 EMPRESA DE CAPACITACION LTDA. 800,100,200 2 RICARDO BERMUDEZ 79,521,489 3 ADRIANA GIRON 52,153,655 4 PEREZ CARLOS FERNANDO 80,166,881
En el momento de digitar el NIT el sistema presenta el siguiente mensaje:
Al hacer en aceptar indica que si desea crear el tercero, haciendo click sobre la opcin SI:
116
EJERCICIO PROPUESTO
En los datos que solicita el sistema para la creacin de los terceros que son considerados como Vendedores:
NOMBRE CONTACTO DIRECCION TELEFONOS FAX SEXO CUMPLEAOS PAIS CIUDAD CLASIFICACION TRIBUTARIA TIPO IDENTIFICACION DIGITO DE VERIFICACION
Digitar informacin de la empresa en la cual trabaja y/o colocar datos de ejemplo.
Al finalizar la digitacin de cada uno de ellos, hacer click sobre cono , y genera el mensaje
117 Lo que indica que se grab esta informacin. Para continuar digitando la informacin del Vendedor que se est creando, se debe hacer click sobre el cono
Y se digita la siguiente informacin por cada Vendedor creado:
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
Informe de vendedores
RUTA: Ventas Catalogo de Vendedores Informe de vendedores
Obtendr la siguiente pantalla seleccione de acuerdo como quiera generar el listado.
DEFINICION DE COBRADORES
Recuerda: Los cobradores son necesarios para poder crear los clientes.
118
RUTA: Gestin de Recaudo Cobradores Apertura de Cobradores
Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre la pestaa de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.
COD CEDULA NOMBRE PAIS Y CIUDAD ZONA DIAS DE AVISO ACTIVO 5001 800,100,200 EMPRESA DE CAPACITACION 1 1 1 10 Marcar 5002 79,521,489 RICARDO BERMUDEZ 1 1 3 20 Marcar 5003 52,153,655 ADRIANA GIRON 1 - 1 1 30 Marcar
Informe de cobradores
RUTA: Gestin de Recaudo Cobradores Informe de cobradores
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
DEFINICION DE CALIFICACIONES
RUTA: Gestin de Recaudo Parametrizacin Calificaciones Apertura de Calificaciones Recuerda: Las calificaciones son necesarias para poder crear los clientes y los proveedores
119 Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre la pestaa de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.
CALIFICACION NOMBRE 01 Malo 02 No Recomendable 03 Regular 04 Bueno 05 Excelente
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
Informe de Calificaciones
RUTA: Gestin de Recaudo Parametrizacin Calificaciones Informe de Calificaciones
CREACIN DE TERCEROS
RUTA: Contabilidad Administracin De Terceros Apertura De Terceros
120 Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre la pestaa de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.
Creacin de Proveedor
NIT 864524957 Activo Dejar la opcin marcada Maneja Suc No seleccionar el campo Identificacin Extranjera No seleccionar el campo Tiene Razn Social Dejar la opcin marcada Nombre PROVEEDOR DE CALIZA LTDA. Contacto Ana Rita Ortiz Direccin Calle 22 No 76 55 Telfs 4556677 FAX 2887755 Apartado Areo 55487 Sexo Empresa Cumpleaos Digitar Tab Correo Electrnico provcaliza@epm.net.co Pas Colombia 1 Ciudad Bogot 1 Clasificacin Proveedor Clasificacin Tributaria Rgimen Comn Identificacin Nit Dgito Verificacin Digitar Tab
Cdigo Localiza. EAN Digitar Tab Observaciones Proveedor pago a 30 das
Beneficio Reteiva No marcar la opcin Actividad Econm. 26105
Tipo de Persona Jurdica Es Agente Retenedor No marcar la opcin Es Autoretenedor No marcar la opcin
Banco No seleccionar Tipo de Cuenta No Seleccionar Nmero de Cuenta No digitar Nombre del Titular No digitar Documento Titular No digitar Dgito de Verificacin No digitar
Forma de Pago Buscar 101 - Crdito Proveedores Calificacin 01
Descuento en venta 0.00
121 Periodo de Pago 30 Das
Creacin de Cliente
NIT 860350320 Activo Dejar la opcin marcada Maneja Suc No seleccionar el campo Identificacin Extranjera No seleccionar el campo Tiene Razn Social Dejar la opcin marcada Nombre ALMACN MIL VAJILLAS Contacto Felipe Flechas Direccin Carrera 52 No 26 55 Telfs 3588224 FAX 2548745 Apartado Areo 52476 Sexo Empresa Cumpleaos Digite Tab Correo Electrnico info@milvajillas.com Pas Colombia Ciudad Bogot Clasificacin Cliente Clasificacin Tributaria Rgimen Comn Tipo Nit Dgito Verif. Digite Tab
Beneficio Reteiva No marcar la opcin Actividad Econm. 29306
Tipo de Persona Jurdica Es Agente Retenedor No marcar la opcin Es Autoretenedor No marcar la opcin
Forma de Pago 002 - Crdito Clientes Nacionales Maneja Lista Precios Marcar la opcin. Lista de Precios Elegir la Lista 1. Cupo de Crdito $ 15.000.000.00 Vendedor 2 - Ricardo Bermdez Calificacin 5 - Excelente Cobrador 5003 - Adriana Girn
Periodo de Pago 30 Descuento en venta 0.00
122
Creacin de Otro
NIT 841523674 Activo Dejar la opcin marcada Maneja Suc No seleccionar el campo Identificacin Extranjera No seleccionar el campo Tiene Razn Social Dejar la opcin marcada Nombre COMPENSAR EPS Contacto COMPENSAR EPS Direccin Avenida 26 No 53 30 Telef. 3708459 FAX 2708455 Apartado Areo 47895 Sexo Empresa Cumpleaos Digitar Tab Correo Electrnico compensar@compensar.com Pas 1 - Colombia Ciudad 1 - Bogot Clasificacin Otros Identificacin Nit Dgito de Verif. Digitar Tab Clasificacin Tributaria Rgimen Comn
Tipo de Persona Jurdica Es Agente Retenedor No marcar la opcin Es Autoretenedor No marcar la opcin
Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR
Generar el Informe de Terceros.
NOTA: este informe lo puede generar en Contabilidad Administracin De Terceros, Por La Opcin De Informe De Tercero por Nmero Detallado y por Informe de Tercero por Cumpleaos.
Tambin se puede generar por el modulo de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
123
Ejemplo:
RUTA: Cuentas por Cobrar Manejo de Clientes Informe de Clientes.