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VERSIONAMIENTO CON SHAREPOINT

Cundo se crean las versiones


Cuando el control de versiones est habilitado, se crean versiones en los siguientes casos:

Cuando un archivo o elemento de la lista se crea por primera vez o cuando se carga un
archivo. NOTA Si se requiere la desproteccin del archivo, asegrese de protegerlo para
crear la primera versin.
Cuando se carga un archivo con el mismo nombre que un archivo existente y la casilla
Agregar como versin nueva a los archivos existentes est activada.
Cuando han cambiado las propiedades de un archivo o elemento de lista.
Cuando se abre, edita y guarda un archivo. Se crea una versin cuando hace clic por
primera vez en Guardar. Se mantiene el nuevo nmero de versin mientras dure la sesin
de edicin actual, aunque puede guardar el archivo varias veces. Cuando lo cierra y lo
vuelve a abrir para otra sesin de edicin, se crea otra versin.
Cuando, durante la co-autora de un documento, otro usuario comienza a trabajar en el
documento o cuando un usuario hace clic en Guardar para cargar los cambios en la
biblioteca. El perodo de tiempo predeterminado para crear nuevas versiones durante la
co-autora es de 30 minutos, pero un administrador puede cambiar esta configuracin.
Puede haber hasta tres versiones actuales de un archivo en cualquier momento en particular: la
versin desprotegida, la ltima versin secundaria o borrador y la ltima versin publicada o
principal. Todas las dems versiones se consideran versiones histricas. Algunas versiones actuales
solo pueden verlas los usuarios que tienen permisos para hacerlo.
Versiones principales y secundarias
Algunas organizaciones hacen el seguimiento de las versiones principales y secundarias de los
archivos de sus bibliotecas. Otras solo hacen el seguimiento de las versiones principales. Las
versiones principales se identifican con nmeros enteros, como 5.0; las versiones secundarias, con
nmeros decimales, como 5.1.
La mayora de las organizaciones usan las versiones secundarias cuando se estn desarrollando los
archivos y las versiones principales, cuando se alcanzan determinados hitos o cuando los archivos
estn listos para ser revisados por una gran audiencia. En muchas organizaciones, la seguridad de
borrador est establecida para permitir que solo el propietario de un archivo y las personas que
tienen permiso aprueben el archivo. Eso significa que ninguna otra persona podr ver las versiones
secundarias hasta que se publique una versin principal.
Las versiones principales estn disponibles para las listas, pero las versiones secundarias no lo
estn. Cada versin de un elemento de lista tiene un nmero entero. Si su organizacin requiere la
aprobacin de elementos de una lista, los elementos permanecen en estado Pendiente hasta que
los apruebe una persona que tenga los permisos para hacerlo. Mientras estn en el estado
Pendiente, estos elementos tienen un nmero decimal y se denominan.

Numeracin de versiones
Los nmeros de versin se agregan automticamente cada vez que se crea una nueva versin. En
una lista o biblioteca con el control de versiones principales habilitado, las versiones usan nmeros
enteros, por ejemplo 1.0, 2.0, 3.0, etc. En las bibliotecas, el administrador puede habilitar el
control de versiones tanto para versiones principales como secundarias. Cuando se hace el
seguimiento de versiones secundarias, estas usan decimales, por ejemplo 1.1, 1.2, 1.3, etc. Cuando
se publica alguna de esas versiones como una versin principal, su nmero se transforma en 2.0.
Las versiones secundarias siguientes se numeran 2.1, 2.2, 2.3, etc.
Cuando descarta una desproteccin, el nmero de versin no cambia. Si la versin ms reciente
era la versin 3.0, permanece como 3.0 despus de descartar la desproteccin.
Cuando elimina una versin, esta va a la Papelera de reciclaje y su nmero se va con ella. El
historial de versiones mostrar los nmeros de versin restantes. Los otros nmeros de versin no
cambian. Por ejemplo, si tiene un documento con las versiones secundarias 2.1 y 2.2 y decide
eliminar la versin 2.1, el historial de versiones resultante mostrar solamente las versiones 2.0 y
2.2. En la imagen siguiente se muestra esto.
Hay algn lmite en la cantidad de versiones disponibles?
Algunas organizaciones permiten una cantidad ilimitada de versiones, mientras que otras aplican
limitaciones. Es posible que descubra que, tras proteger la ltima versin de un archivo, falta una
versin anterior. Si la versin ms reciente es la 26.0 y observa que ya no hay ninguna versin 1.0,
esto quiere decir que el administrador ha configurado la biblioteca para permitir solo 25 versiones
principales de un archivo. Al agregar la 26a versin, la primera versin se eliminar. Solo se
conservarn las versiones que van de la 2.0 hasta la 26.0. Del mismo modo, si se agrega una 27a
versin, solo se conservarn las versiones comprendidas entre la 3.0 y la 27.0.
Adems, el administrador puede decidir limitar la cantidad de versiones secundarias para
conservar nicamente las de una cantidad definida de versiones ms recientes. Por ejemplo, si se
permiten 25 versiones principales, es posible que el administrador decida conservar solamente
borradores secundarios de las cinco versiones principales ms recientes. El nmero
predeterminado de versiones secundarias entre versiones principales es de 512. Si intenta guardar
otra versin secundaria, ver un mensaje de error que le indica que primero tiene que publicar el
documento. El administrador del sitio puede cambiar el valor predeterminado para permitir
menos versiones secundarias.
Por lo general, es aconsejable limitar la cantidad de versiones. Permite conservar espacio y lograr
una mayor claridad para los usuarios. Sin embargo, si su organizacin tiene la obligacin de
guardar todas las versiones por motivos legales o de otro tipo, no aplique ningn lmite.
Habilitar, configurar y usar el control de versiones en listas y bibliotecas
Al crear una lista o biblioteca, el control de versiones no se activa automticamente, pero
cualquier usuario con permisos para administrar listas puede activarlo. En muchos sitios, este
usuario es el mismo que administra el sitio, ya que las listas y bibliotecas heredan los permisos del
sitio. Adems de habilitar el control de versiones, el propietario del sitio (u otro usuario que
administre la lista o biblioteca) decide si la aprobacin de contenido es obligatoria o no lo es,
quin puede ver los elementos de borrador y si la desproteccin es obligatoria o no lo es. Cada
una de estas decisiones influye en el funcionamiento del control de versiones. Por ejemplo, si el
usuario que administra la biblioteca decide que la desproteccin sea obligatoria, solo se crearn
nmeros de versin cuando se proteja un archivo. Si la aprobacin de contenido es obligatoria, los
nmeros de versin principal no se aplicarn hasta que un usuario con los permisos adecuados
apruebe los archivos.
IMPORTANTE Si las personas que trabajan en su biblioteca planean ser co-autores de
documentos, no configure la biblioteca para requerir la desproteccin. Las personas no pueden
trabajar como co-autores cuando los documentos que necesitan estn desprotegidos.