Sunteți pe pagina 1din 106

1

ARHIVAREA
DOCUMENTELOR














Dr. Ioan Dordea









2

Cuprins

Capitolul I. Arhivele. Noiuni generale: istoric, legislaie..........................................................................4
1. Noiuni generale: istoric, legislaie..................................................................................................4
Capitolul II. Instanele judectoreti...........................................................................................................7
1. Noiuni generale..............................................................................................................................7
2. Atribuiile personalului cu responsabiliti n munca de arhiv de la instanele judectoreti........9
2.1. Atribuiile pe linie de arhiv a conducerii instanelor i a responsabilului ef cu munca de
arhiv pe instan.....................................................................................................................10
2.2. Atribuiile responsabililor cu munca de arhiv de la instanele judectoreti...................11
Capitolul III. Constituirea arhivei curente...............................................................................................13
1. Gruparea documentelor n dosare - Nomenclatorul dosarelor.......................................................13
1.1. Precizri privind aplicarea Nomenclatorului......................................................................17
2. Evidena documentelor...................................................................................................................23
2.1. nregistrarea documentelor la compartimentele instanei....................................................23
2.2. nregistrarea dosarelor i a actelor la instanele judectoreti.............................................28
2.3. Termenele de pstrare a registrelor......................................................................................34
2.4. Sistemul informatizat de nregistrare...................................................................................36
2.5. nregistrarea i evidena tampilelor din cauciuc.................................................................39
3. Constituirea dosarelor i pregtirea unitilor arhivistice n vederea depunerii la arhiva general
a Departamentului economico-financiar i administrativ i a instanei....................................... 39
3.1. Constituirea dosarelor la compartimentele din cadrul Departamentului economico-financiar
i administrativ i pregtirea documentelor n vederea depunerii lor la arhiva
Departamentului economico-financiar i administrativ.........................................................39
3.1.1.Circuitul documentelor n cadrul procesului de formare a arhivei curente...................39
3.1.2. Pregtirea documentelor (unitilor arhivistice) n vederea depunerii lor la arhiva
Departamentului economico-financiar i administrativ..........................................................41
3.2. Constituirea dosarelor de judecat i a materialelor preconstituite (registre, opise, condici,
mape, caiete de note) de la instanele judectoreti i pregtirea lor n vederea depunerii la
arhiva general........................................................................................................................42
3.2.1.Circuitul dosarelor n cadrul i n afara instanei...........................................................42
3.2.2.Constituirea i perfectarea dosarelor de judecat..............................................44
3.2.3. Modul de redactare i expediere a unei adrese depuse la dosar sau cu care se trimite un
dosar........................................................................................................................................46
3.2.4. Pregtirea dosarelor n vederea depunerii la arhiva general.......................................46
4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de
Departamentul economico-financiar i administrativ i de instanele judectoreti.
Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice ........................................50
4.1. Inventarierea dosarelor la compartimentele instanelor..................................................... 50
4.2. Depunerea documentelor de la compartimentele instanelor..............................................53
4.3. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de
instanele judectoreti......................................................................................................... 57
4.4. Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice.............................60
Capitolul IV. Ordonarea i inventarirea documentelor aflate n pstrare....................................................65
1. Ordonarea i inventarierea documentelor de la compartimentele Departamentului economico-
financiar i administrativ neconstituite conform nomenclatorului ..............................................65
2. Ordonarea i inventarierea documentelor neconstituite conform nomenclatorului create de
instanele judectoreti (tribunale, judectorii).............................................................................68
3. Ordonarea i inventarierea documentelor secrete de stat...............................................................72
Capitolul V. Selecionarea documentelor....................................................................................................74
1. Selecionarea documentelor constituite potrivit cu nomenclatorul...............................................74
2. Selecionarea documentelor care nu au fost constituite potrivit cu nomenclatorul..................... 78
3
3. Selecionarea matricelor sigilare i a tampilelor.........................................................................86
Capitolul VI. Pstrarea i conservarea documentelor..................................................................................87
1. Pstrarea i conservarea documentelor.........................................................................................87
1.1 Msuri pentru asigurarea stabilitii sistemelor de depozitare..............................................88
2. Sistematizarea documentelor n depozitul de arhiv. Ghidul topografic......................................89
2.1.Scoaterea unitilor arhivistice din depozit...........................................................................91
3. Protecia muncii n arhive..............................................................................................................91
Capitolul VII. Folosirea documentelor din arhiv.......................................................................................93
1. Folosirea documentelor de arhiv..................................................................................................93
2. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale..........................................................................95
Terminologia de baz n munca de arhiv...................................................................................................97
Bibliografie................................................................................................................................................103






































4
Capitolul I
ARHIVELE

1. Noiuni generale: istoric, legislaie

Arhivele Naionale ale Romniei - instituie de stat specializat n preluarea, pstrarea i
valorificarea documentelor care au caracter istorico-documentar. Are o vechime de 180 de ani (1 mai
1831 Bucureti- 1 ian.1832 Iai) i funcioneaz n baza legislaiei privitoare la arhive:
Art. 4 din Legea Arhivelor Naionale stipuleaz, n capitolul I - Dispoziii generale - rspunderea
ce revine persoanelor fizice i juridice, creatoare i deintoare de documente care fac parte din FAN,
pentru evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor. Potrivit acestui
articol creatorii de documente sunt obligai s nregistreze s inventarieze, s selecioneze, s pstreze i
s foloseasc toate documentele intrate, ieite ori ntocmite pentru uz intern

Legea Arhivelor Naionale sau Legea 16/1996:

- instituia arhivelor este organizat pe principiul administrativ-teritorial, Arhivele Naionale ale
Romniei este unitate bugetar din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor, cu sediul n Bucureti.
n teritoriu Arhivele Naionale ale Romniei i exercit atribuiile prevzute de lege prin cele 42 de
structuri teritoriale. Ca urmare a restructurrilor intrate n vigoare la 25 noiembrie 2009, direciile
judeene ale Arhivelor Naionale au devenit servicii judeene. Un nou statut de organizare al Arhivelor
Naionale a intrat n vigoare la 1 august 2011 astfel c la nivelul structurilor judeene unele servicii au
devenit birouri (Clrai, Covasna, Ilfov, Satu Mare, Teleorman, Tulcea).
- prin Legea Arhivelor Naionale, adoptat de Parlamentul Romniei ca Legea nr. 16/1996 i publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, modificat i completat prin Legea nr.
358/2002 M. Of. Nr. 476/3.07.2002, completat i modificat prin O. U. G. 39/2006 M. Of. Nr. 486
din 5.06.2006, aprobat cu modificrile stabilite de Legea 474/2006 M. Of. 1016/21.12. 2006, Arhivele
Naionale prin compartimentele de specialitate i serviciile i birourile judeene i exercit atribuiile de
administrare, supraveghere i protecie a Fondului Arhivistic Naional respectiv controleaz i ndrum
activitatea de organizare, conservare i folosire a arhivelor la toate unitile, regiile autonome, instituii,
societi comerciale, cu alte cuvinte acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de arhiv dup cum urmeaz:
a) elaboreaz, n conformitate cu Legea Arhivelor Naionale, norme i metodologii de lucru pentru
desfurarea activitii arhivistice inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Naional
a documenelor oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, planuri, schie,
matrice sigilare nregistrri foto, video i informatice, cu valoare istoric. Principalele norme emise sunt:
Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente; Regulament privind
organizarea i funcionarea Comisiei de atestare a personalului de arhiv, Normativ privind depozitul de
arhiv, Codul deontologic al arhivitilor.
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete msurile
ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
(FAN). Vezi : Proiect de Lege nr. 459/2010 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale
mr. 16/1996. Cf. www.camera deputailor.ro Initiative legislative art. 18, 18
1,2
cu privire la sfera
persoanelor competente s elibereze cetenilor actele necesare reconstituirii drepturilor prevzute de
lege, precum i activitile de preluare, eviden, prelucrare, pstrare, conservare i utilizare a
documentelor cu valoare practic n cazul desfiinrii unui creator fr ca activitatea acestuia s fie
continuat; art. 19, 19
1,2,3
prevede ca documentele din Arhivele Naionale predate n custodie sau preluate
n mod abuziv de la cultele religioase vor putea fi retrase din administrarea Fondului Arhivistic
Naional al Romnei art. 19
2
prevede ca arhivele s nu fie napoiate solicitanilor pn nu vor fi
microfilmate urmnd s rmn la Arhivele Naionale.
d) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic, pregtirea
personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice
5
e) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac
parte din FAN, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente
Persoanele fizice i juridice, creatoare i deintoare de documente rspund de evidena, inventarierea,
selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor n condiiile prevederilor Legii Arhivelor Naionale
f) persoanele juridice creatoare i deintoare de documente, au obligaia de a nfiina compartimente de
arhiv, organizate n funcie de complexitatea i cantitatea arhivelor pe care le creaz i le dein, sau s
numeasc prin decizie intern responsabilul cu munca de arhiv.
- Legea Arhivelor
Proiect - 2008
n Romnia, se spune n expunerea de motive pentru emiterea actului normativ, instituia abilitat
s coordoneze la nivel naional aceast activitate n domeniul arhivistic este instituia Arhivelor
Naionale. Legea 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare a reprezentat un progres pe calea
modernizrii funcionale, pe principii democratice, a activitii de protejare a arhivelor romneti, n
sensul reglementrii statutului juridic al arhivelor provenind de la fostele ntreprinderi i instituii
socialiste, crerii unui cadru juridic incipient pentru constituirea i gestionarea arhivelor private i, ntr-o
mai mic msur, asigurrii unui acces echitabil la informaie.
Transformrile socio-economice petrecute n societatea romneasc n perioada 1997-2010, contextul
creiat de necesitatea integrrii practicii arhivistice romneti n cadrul general al practicii arhivistice din
Uniunea European precum i interesul pentru lrgirea accesului la informaie au determinat perimarea
actualului cadrul legislativ de funcionare a sistemului arhivistic impunndu-se, n consecin, adoptarea
unui nou cadru de reglementare a tuturor activitilor i practicilor arhivistice din Romnia deoarece
Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare :
- nu constituie baza juridic i instrumentul eficient prin care Arhivele Naionale ale Romniei s
poat prelua de la creatorii i deintorii de arhive documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional
- nu garanteaz proprietatea privat asupra arhivelor
- nu ofer soluii adecvate pentru recrutarea unui personal de specialitate competent n domeniul
arhivelor i pentru atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din instituiile
deintoare de arhive publice
Dintre schimbrile preconizate de proiectul de lege mai importante sunt cele referitoare la
- proprietatea asupra arhivelor care sunt considerate ca un bun proprietatea asupra acestuia urmnd
s se supun att prezentei legi, n sensul protejrii, dar i legilor civile, n general.
- Arhivele Naionale au un rol de reglementare, consultan i control al activitii de creare i
gestionare a arhivelor publice.
- n condiiile legii i n numele Statului Romn, Arhivele Naionale preiau arhivele de la creatori,
asigurnd custodia proprietii publice n domeniul arhivistic. Vezi i Proiect de Lege nr.
459/2010 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale mr. 16/1996. Cf.
www.camera deputailor.ro Initiative legislative
- Din punctul de vedere al practicii profesionale proiectul de lege marcheaz consacrarea unei mai
mari liberti metodologice la nivelul creatorilor de arhive. Este lsat n sarcina acestora
alegerea celor mai potrivite practici pentru crearea i gestionarea documentelor proprii, Arhivele
Naionale supraveghind, n cazul organizaiilor publice, ntocmirea i respectarea procedurilor
care consacr aceste practici.
n acest sens, prin respectarea cerinelor legale de pstrare a documentelor din cadrul instanelor i
parchetelor, exprimate clar n nomenclatoarele arhivistice, poate fi transpus n practica acestora opinia lui
Nial Raaen din lucrarea : Managementul documentelor Manual de formare pentru grefierii din cadrul
instanelor i parchetelor potrivit creia : ar fi posibil i necesar - - s fie elaborate o serie de politici
instituionale referitoare la modul de gestionare i pstrare al unor tipuri de documente care nu sunt
vizate de nomenclatoarele arhivistice respective : notie, jurnale, condici create de un grefier din raiuni
practice i pentru uzul individual (pentru a-i uura activitatea) formulare standard, materiale de referin,
copii ale unor documente furnizate spre informarea publicului sau a presei. Acelai autor, sugereaz n
lucrarea sa c : Unele documente cum ar fi documentele administrative sau cele privind resursele
umane pot fi pstrate i de instan i de alt autoritate sau instituie public dup cum este cazul,
practic ce ar uura activitatea unor compartimente din cadrul instanelor (prin operatorii economici
6
acreditai de Arhivele Naionale urmnd a se prelua asemenea categorii de documente i a le pstra pn
la expirarea termenelor lor de pstrare stabilite prin nomenclator sau predate pentru pstrare permanent
la Arhivele Naionale). n afara celor dou practici din lucrarea lui Nial Raaen, enumerate mai sus,
alegerea celor mai potrivite practici pentru crearea i gestionarea documentelor proprii prevzut n
Proiectul Legii Arhivelor, poate fi i modificarea Regulamentului de ordine interioar al instanelor
judectoreti prin introducerea unor articole referitoare la consemnarea n Programul ECRIS a unor noi
cmpuri care s cuprind indicativul dosarului dup nomenclator i termenul de pstrare.
n scopul evitrii unui monopol instituional i pentru elaborarea unei politici arhivistice coerente
pe plan naional, proiectul de lege propune nfiinarea Consiliului Naional al Arhivelor, compus din
reprezentani ai principalelor ministere sau structuri administrative creatoare de arhive. Acest Consiliu are
rolul de a elabora Strategia Naional n domeniul arhivistic. Potrivit art. 42 Consiliul Naional al
Arhivelor funcioneaz pe lng Ministerul Administraiei i Internelor avnd n componen cte un
reprezentant de la MAI, Ministerul Culturii i Cultelor, Ministerul Educaiei, Ministerul Economiei i
Finanelor, Ministerul Aprrii, Ministerul Afacerilor Externe, Ministerul Justiiei.
Proiect de Lege nr. 459/2010 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr.
16/1996. Cf. www.camera deputailor.ro Iniiative legislative
Proiectul de Lege preconizeaz modificri i completri la Legea Arhivelor Naionale prin care
urmeaz s se impun reglementarea sferei operatorilor economici i persoanelor competente s
elibereze cetenilor actele necesare reconstituirii drepturilor prevzute de lege, precum i activitile de
preluare, eviden, prelucrare, pstrare, conservare i utilizare a documentelor cu valoare practic n
cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea
acestuia s fie continuat.
Art. 18 Operatorii economici pot presta servicii de pstrare, conservare, restaurare, legtorie, prelucrare
arhivistic i utilizare a documentelor cu valoare practic pe care le dein numai dup obinerea
autorizaiei de funcionare din partea Arhivelor Naionale.
art. 19, 19
1,2,3
prevede ca documentele din Arhivele Naionale predate n custodie sau preluate n mod
abuziv de la cultele religioase vor putea fi retrase din administrarea Fondului Arhivistic Naional al
Romnei art. 19
2
prevede ca arhivele s nu fie napoiate solicitanilor pn nu vor fi microfilmate urmnd
s rmn la Arhivele Naionale.

























7
Capitolul II
INSTANELE JUDECTORETI

1. Noiuni generale

Arhivele judectoreti sunt arhive din categoria arhivelor de instituie, care cuprind documente
create de instituiile judectoreti (instane judectoreti, colegiile avocailor i magistrailor, parchetele).
Documentele sunt n general create pentru a constitui dovada aciunilor persoanelor fizice sau
juridice i/sau pentru a servi drept probe care garanteaz respectarea drepturilor i obligaiilor persoanelor
fizice sau juridice, inclusiv a autoritilor publice. n domeniul judiciar, documentele, sunt utilizate, n
general, cu urmtoarele scopuri:
S confirme drepturile i obligaiile recunoscute de lege
S constituie probe referitoare la faptul c o activitate s-a realizat sau c un eveniment a
avut loc
S asigure respectarea principiului responsabilitii guvernamentale i organizaionale
1

n epoca feudal, cnd dreptul de judecat n stat l deinea domnul rii ajutat de sfatul domnesc,
nu se poate vorbi de existena unor arhive judiciare propriu-zise, documentele de acest tip pstrndu-se fie
la destinatari, fie la arhiva instituiilor administrative care aveau i competene judectoreti. Dup 1831,
n ara Romneasc i Moldova, justiia se organizeaz pe baze noi, apar instituii judectoreti de-sine-
stttoare ca naltul Divan, nalta Curte de Revizie, nalta Curte, procuraturile judeene. n anul 1861
potrivit noii reorganizri a instituiilor judectoreti apar: nalta Curte de Casaie, curi de apel, tribunale
i judectorii fiecare cu jurisdicii bine determinate.
n Transilvania arhivele judectoreti de-sine-stttoare au luat natere abia n a doua jumtate a
secolului al XIX-lea, odat cu separarea puterii judectoreti de cea administrativ (1869) vechile
instituii feudale ce funcionau ca instane de judecat (scaunul general de judecat, scaunul filial sau
parial de judecat, Tabla regeasc sau mai apoi Tabla continu, scaunul de judecat al districtului sau
scaunului - secuiesc sau ssesc -) sunt nlocuite cu judectoriile de plas i tribunalele judeene.
Prin legea de organizare judectoresc din anul 1925 s-a uniformizat sistemul instituiilor
judectoreti n ntreaga ar, aceasta durnd pn n anul 1952 cnd prin organizarea judectoreasc au
fost nfiinate: tribunalele populare, (raionale i oreneti, regionale), Tribunalul Suprem iar mai apoi
judectoriile, tribunalele militare, judeene i Tribunalul Suprem. Potrivit cu reorganizrile justiiei din
diferitele perioade istorice s-au creat arhivele tribunalelor, judectoriilor (mixte, rurale, urbane, de ocol,
de plas), Curilor de apel, a parchetelor curilor de apel etc. care, o dat ordonate, selecionate i
inventariate, s-au preluat (parial, nu de la toate instanele din ar) pentru pstrare permanent la Arhivele
Naionale. O mare parte dintre aceste arhive se pstreaz n continuare n arhivele instanelor, alturi de
alte fonduri arhivistice preluate de instane n perioada anilor 1950-1960, majoritatea dintre ele fr
evidenele necesare pentru a putea fi predate-preluate de ctre Arhivele Naionale.
*
n prezent, n conformitate cu Legea privind organizarea judiciar nr. 304/2004, a
Regulamentului de ordine interioar a instanelor judectoreti puterea judectoreasc se exercit prin
nalta Curte de Casaie i Justiie i de celelalte instane judectoreti stabilite de lege. Consiliul Superior
al Magistraturii este garantul independenei justiiei care se realizeaz prin urmtoarele instane
judectoreti:
a) nalta Curte de Casaie i Justiie;
b) curi de apel;
c) tribunale;
d) tribunale specializate;
e) judectorii
Ministerul Justiiei asigur buna organizare i administrare a justiiei ca serviciu public.
Administrarea mijloacelor materiale i financiare se realizeaz prin curile de apel i tribunale.

1
Cf. Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011, pag. 9
http:// www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa grefierului
8
Curile de apel sunt instane cu personalitate juridic, n circumscripia crora funcioneaz mai
multe tribunale i tribunale specializate. n cadrul curilor de apel funcioneaz secii pentru cauze civile,
cauze penale, cauze comerciale, cauze cu minori i de familie, cauze de contencios administrativ i fiscal,
cauze privind conflicte de munc i asigurri sociale, precum i, n raport cu natura i numrul cauzelor,
secii maritime i fluviale sau pentru alte materii.
Tribunalele sunt instane cu personalitate juridic, organizate la nivelul fiecrui jude i al
municipiului Bucureti, i au, de regul, sediul n municipiul reedin de jude. n circumscripia fiecrui
tribunal sunt cuprinse toate judectoriile din jude sau, dup caz, din municipiul Bucureti. n cadrul
tribunalelor funcioneaz secii pentru cauze civile i secii pentru cauze penale i, n raport cu natura i
numrul cauzelor, secii maritime i fluviale sau pentru alte materii.
Tribunalele specializate sunt:
a) tribunale pentru minori i familie;
b) tribunale de munc i asigurri sociale;
c) tribunale comerciale;
d) tribunale administrativ-fiscale.
Tribunalele specializate sunt instane fr personalitate juridic, care funcioneaz la nivelul fiecrui jude
i al municipiului Bucureti i au, de regul, sediul n municipiul reedin de jude.
Judectoriile sunt instane fr personalitate juridic, organizate n judee i n sectoarele
municipiului Bucureti. n raport cu natura i numrul cauzelor, n cadrul tribunalelor specializate i al
judectoriilor se pot nfiina secii.
Prin Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti aprobat de Consiliul Superior al
Magistraturii se stabilesc :
organizarea administrativ a curilor de apel, a tribunalelor, a tribunalelor specializate i a
judectoriilor;
atribuiile preedinilor, vicepreedinilor, judectorilor inspectori, preedinilor de secii, ale
judectorilor i ale celorlalte categorii de personal;
organizarea i modul de desfurare a activitii colegiilor de conducere ale instanelor
judectoreti i a adunrilor generale ale judectorilor;
modul de organizare, funcionarea i atribuiile compartimentelor auxiliare de specialitate;
modul de organizare, funcionarea i atribuiile departamentului economico-financiar i
administrativ.
modul de organizare i funcionare a Biroului de informare i relaii publice
evidena activitii instanei: sistemul informatizat i listarea periodic a nregistrrilor ; registrele
i condicile pentru evidena activitii instanelor
raporturile de serviciu cu publicul i atribuiile persoanei care coordoneaz activitatea
compartimentului de arhiv
activitatea premergtoare edinei de judecat i de rezolvare a lucrrilor cu caracter administrativ
(stabilirea numrului de nregistrare prin aplicaia ECRIS i data cert Sistemul ECRIS al
numrului unic al dosarului = numrul din registrul general electronic/numrul identificator al
instanei, anul nregistrrii dosarului (Ex. Curtea de Apel Cluj va nregistra dosarul 1/33/2010)
activitatea n timpul edinei de judecat
Prin coala Naional de Grefieri, potrivit Legii nr. 567/2004 privind Statutul personalului auxiliar de
specialitate al instanelor judectoreti, se asigur pregtirea personalului necesar desfurrii
activitilor instanelor contribuind la formarea iniial a grefierilor i a celuilalt personal de specialitate.
Conform prevederilor art. 30 din Legea nr. 567/2004 privind Statutul personalului auxiliar de specialitate
al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea, cu modificrile ulterioare, coroborate cu
prevederile art. 41 i urmtoarele din Regulamentul de organizare i funcionare a colii Naionale de
Grefieri se aprob prin Hotrrea Plenului CSM nr. 183/2007 seminariile i sesiunile de formare continu
a grefierilor ce se realizeaz pe baza unui program anual, aprobat de CSM, la propunerea Consiliului de
conducere al SNG. Pe site-ul SNG au fost postate o variat i bogat literatur de specialitate att de
necesar n procesul de formare iniial i formare continu a grefierilor. Se pot regsi att legislaia
relevant ct i regulamentele pentru grefieri dar mai ales manuale i studii cuprinse sub titlul genereic
Mapa grefierului necesare pentru nsuirea celor mai noi cunotine i formarea deprinderilor necesare
9
pentru ndelinirea multiplelor atribuii specifice, potrivit cu legislaia actual dar i din perspectiva
evoluiei acestei profesii.
Ministerul Justiiei, n conformitate cu prevederile Legii 16/1996, elaboreaz Nomenclatorul arhivistic
cadru pentru instanele judectoreti n care sunt grupate att dosarele administrative ct i dosarele de
judecat precum i materialele preconstituite ale acestora. Prin Ordinul MJ nr. 3149/C din 28.12. 2010 se
aprob Nomenclatorul arhivistic cadru al dosarelor i materialelor preconstituite pstrate la instanele
judectoreti urmnd a fi pus n aplicare ncepnd cu data de 1 ianuarie 2011.
n conformitate cu prevederile art. 38 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor
judectoreti grefa, registratura i arhiva efectueaz operaiuni privind:
- primirea actelor
- nregistrarea i expedierea corespondenei
- ndosarierea actelor
- pstrarea registrelor
- alte lucrri cu caracter auxiliar
Potrivit art. 41, 42 i 45-46 din Regulamentul de ordine interioar a instanelor judectoreti
activitatea personalului auxiliar de specialitate ale instanelor este supus controlului ierarhic, atribuiile
acestora fiind cuprinse n fia postului. Personalul auxiliar de specialitate este obligat s respecte
programul de lucru, s efectueze lucrrile n termenele stabilite. Activitatea personalului auxiliar de
specialitate se desfoar sub coordonarea i sub controlul preedintelui instanei, acestea putnd fi
efectuate i de vicepreedintele instanei sau de membrii colegiului de conducere al instanei, potrivit
repartizrii sarcinilor stabilite n cadrul colegiului.
n conformitate cu Art. 77 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti Biroul de
informare i relaii publice este organizat i funcioneaz potrivit dispoziiilor Legii nr. 544/2001 privind
liberul acces la informaiile de inters public i ale Ordonanei Guvernului nr. 27/2002 privind
reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 133/2002 i este
condus de un judector desemnat de preedintele instanei ndeplinind i rolul de purttor de cuvnt.
Foarte importante n activitatea judiciar este comunicarea informaiilor de interes public i asigurarea
accesului publicului la acestea, un rol important revenind grefierilor arhivari i registratori, celorlai
grefieri, iar pentru ndeplinirea acestui rol, grefierul trebuie s aib cunotinele necesare despre
proceduri, s cunoasc legile, jurisprudena. Atribuiile greferilor arhivari i registratori care se refer la
comunicare se pot delimita n atribuii legate de comunicarea cu prile, cu alte instituii judiciare, cu
celelalte secii sau compartimente ale instanei
2
.

2. Atribuiile personalului cu responsabiliti n munca de arhiv de la instanele
judectoreti

Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente rspund de evidena, inventarierea,
selecionarea, pstrarea i folosirea lor, n condiiile prevederilor Legii Arhivelor Naionale.
n conformitate cu prevederile art. 23-24 din Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naionale i
art. 3-4 din Instruciuni privind activitatea de arhiv aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin
Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, creatorii i deintorii de documente, persoane juridice, au
obligaia de a nfiina compartimente de arhiv, organizate n funcie de complexitatea i cantitatea
arhivelor pe care le creaz i le dein sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n
funcie de valoarea i cantitatea acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, precum i structura i competena
acestora vor fi stabilite de conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, prin decizie intern,
cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale sau, dup caz, al serviciilor i birourilor judeene ale
Arhivelor Naionale. Formarea, perfecionarea i atestarea personalului de arhiv se realizeaz prin coala
Naional de Grefieri n cadrul programelor de formare iniial i pregtire continu.

2
Atribuiile grefierului arhivar i registrator n: Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului n
asigurarea accesului publicului la informaii n sistemul judiciar. Ghid teoretic i practic, 2010, pag. 43-
48 http:// www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa grefierului

10
Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti prin dispoziiile sale stabilete
atribuiile manageriale n conducerea instanelor judectoreti. Conducerea instanelor este asigurat de
preedinte i n funcie de volumul de activitate i complexitatea cauzelor, de unul sau mai muli
vicepreedini. De asemenea la fiecare instan funcioneaz colegiul de conducere cu atribuii pe linia
activitii de arhiv.

2.1 Atribuiile pe linie de arhiv a conducerii instanelor i a responsabilului ef cu munca
de arhiv pe instan

n conformitate cu prevederile art. 5 alin. 2 litera h) i art. 10 aliniatul 1 literele e) i n), art. 49, art.
92 pct. 2 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti:
- preedintele curii de apel desemneaz judectorii care urmeaz s ndeplineasc, potrivit legii, i alte
atribuii dect cele privind activitatea judectoreasc (incluznd aici atribuii pe linie de arhiv)
- preedintele curii de apel numete prin decizie personalul auxiliar de specialitate: informaticienii efi,
primii-grefieri, grefierii-efi, grefierii efi de secii i grefierii-arhivari efi ai curii de apel i ai instanelor
din circumscripia acesteia, pentru o perioad de 5 ani.
- preedintele instanei desemneaz conductorul Biroului de informare i relaii publice
- vicepreedintele curii de apel, asigur controlul permanent asupra modului n care sunt pstrate
dosarele, mapele de hotrri i registrele curilor de apel i ale instanelor din circumscripia acesteia;
- preedintele tribunalului numete grefierii-arhivari i grefierii-registratori de la tribunal i judectoriile
din circumscripia acestuia, potrivit legii;
- vicepreedintele tribunalului i al tribunalului specializat, vicepreedintele judectoriei asigur controlul
permanent asupra modului n care sunt pstrate dosarele, mapele de hotrri i registrele curii de apel i
ale instanelor din circumscripia acesteia, a tribunalului specializat, respectiv, a judectoriei;
- colegiul de conducere promoveaz n funcii de conducere primii-grefieri, grefierii-efi, grefierii efi de
secie i grefierii arhivari efi;
- judectorii au ndatorirea de a asigura securitatea dosarelor pe perioada n care acestea le sunt
ncredinate spre studiu, soluionare sau motivare;
- preedintele, vicepreedintele sau colegiul de conducere din cadrul instanelor va numi prin decizie
intern, persoana care coordoneaz activitatea compartimentului de arhiv sau responsabilul ef cu
munca de arhiv pe instan (Curtea de Apel, tribunal, tribunal specializat, judectorie) dintre judectorii,
primii-grefieri, grefierii-efi sau grefierii arhivari efi ai curii de apel i ai instanelor.
Responsabilul ef cu munca de arhiv pe instan sau persoana care coordoneaz activitatea
compartimentului de arhiv (Curtea de Apel, tribunal, tribunal specializat, judectorie) are urmtoarele
atribuii:

a) este preedintele Comisiei de selecionare pe instan (Curtea de Apel, tribunal, tribunal special,
judectorii)
b) numete (mpreun cu preedintele), prin decizie intern, dintre grefierii-arhivari sau grefierii-
registratori, agentul procedural sau aprod, responsabilul cu munca de arhiv pe instan (secie civil,
secie penal sau alte categorii de instane) care este secretarul-raportor al Comisiei de selecionare din
cadrul instanei i gestionarul documentelor depuse n arhiva general a instanei.
c) face propuneri pentru ntocmirea proiectului de nomenclator al dosarelor sau pentru reactualizarea lui
fiind rspunztor pentru stabilirea termenelor de pstrare propuse pentru fiecare dosar n parte. Asigur
aplicarea Nomenclatorului arhivistic la registratur i la gruparea actelor n dosare de ctre personalul cu
responsabiliti pe linie de arhiv din cadrul instanelor judectoreti
d) urmrete modul de constituire a dosarelor la nivelul instanei sau seciei i predarea acestora pe baz
de inventare i proces-verbal de predare-primire la arhiva general conform unei programri prealabile,
stabilite de comun acord cu responsabilul cu munca de arhiv pe instan. Predarea-primirea dosarelor n
vederea pstrrii i conservrii se efectueaz n prezena grefierilor-arhivari i grefierii-registratori,
agentul procedural i aprod i a responsabilului cu munca de arhiv pe instan.
e) aprob cererile - cu datele de identificare ale solicitantului - de consultare a dosarelor

11
2.2. Atribuiile responsabililor cu munca de arhiv de la instanele judectoreti (curtea de
apel, tribunal, tribunal specializat, judectorie)

Potrivit art. 37 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti la judectorii,
tribunale, tribunale specializate i curi de apel funcioneaz personal auxiliar de specialitate. Toate
instanele au cte o gref, o registratur, o arhiv, o bibliotec i un birou de informare i relaii publice
iar la curile de apel au departament economico-financiar, un compartiment de documentare i unul de
informatic juridic. Toate aceste structuri din cadrul instanelor judectoreti primesc, nregistreaz i
expediaz coresponden, constituie dosare, potrivit cu nomenclatorul arhivistic pe probleme i termene
de pstrare, le inventariaz i le dein temporar n arhiva curent pn la ultimul termen de judecat iar
apoi, pe baz de inventare i proces-verbal de predare-primire, le depun la arhiva general a instanei (n
al doilea an de la crearea lor potrivit Legii nr. 16/1996) pentru pstrare i conservare.
Grefierul - arhivar, grefierul-registrator, agentul procedural i aprodul n conformitate cu
prevederile art. 62, 65, 66 i art 68 -71 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti ,
grefierul-delegat pentru activitatea de nregistrare i eviden a persoanelor juridice (n conformitate cu
prevederile art. 58, pct. 1, litera a, b, c i d din Regulamentul de ordine interioar), grefierul delegat la
organul funciar local (n conformitate cu prevederile art. 59, pct. 1 litera a-f din Regulamentul de ordine
interioar) grefierul statistician (n conformitate cu prevederile art. 60 pct 1 litera a-e din Regulamentul de
ordine interioar) desfoar activiti pe linie de arhiv consemnate potrivit art. 42 alin.2-3 sau n fia
postului ntocmite de primii grefieri sau grefierii efi: primesc, nregistreaz i repartizeaz pe secii acte
de sesizare, dosarele de la celelalte instane, in evidena acestora i a circulaiei lor, pun dosarele la
dispoziia publicului, pregtesc dosarele pentru edinele de judecat i asigur circulaia lor n cadrul
instanei, asigur pstrarea n bun stare a dosarelor i registrelor, pstreaz, pe ani, dosarele soluionate,
mapele de hotrri, registrele i condicile de edin, particip anual la activitatea de arhivare i ntocmesc
listele (inventarele) dosarelor aflate n conservare n arhiva instanei, particip anual la activitatea de triere
(selecionare) a dosarelor arhivate, la expirarea termenelor de pstrare.
Pentru ncadrarea acestor activiti n prevederile Legislaiei arhivistice n vigoare, Legea nr.
16/1996, a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatori i deintori la nivelul instanelor, din
rndul personalului auxiliar de specialitate va fi desemnat un responsabil cu munca de arhiv care va avea
urmtoarele atribuii (Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 5 litera a-h):
- este numit prin decizie intern - n calitate de responsabil cu arhiva pe instan de ctre preedinte sau
de a care coordoneaz activitatea de arhiv din instan (responsabilul ef cu munca de arhiv pe
instan) consemnat n Fia postului cu alocarea timpului fizic necesar ndeplinirii sarcinilor ce decurg
din legislaia arhivistic;
- organizeaz activitatea de reactualizare a Nomenclatorului dosarelor n cadrul instanei punnd la
dispoziia instanei vechiul nomenclator, legislaia n vigoare, alte acte normative sau ordinele i
instruciunile interne. Prin circular intern, semnat de preedintele instanei (Curtea de Apel, tribunal,
tribunal specializat, judctorie) solicit predarea de ctre instan a proiectelor (propunerilor) de
nomenclator pentru ntocmirea lui pe ntreaga instan n vederea naintrii la Ministerul Justiiei pentru
ntocmirea nomenclatorului arhivistic pe ntreg ministerul ;
- asigur legtura cu Arhivele Naionale, n vederea verificrii propunerilor pentru nomenclator ;
- urmrete modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor i semnaleaz efului de
instan sau responsabilului ef cu activitatea pe linie de arhiv pe instan sau persoanei care
coordoneaz activitatea compartimentului de arhiv ( eventualele greeli sau omisiuni) ;
- verific i preia de la instane, pe baz de inventare, i proces-verbal de predare primire, dosarele i
mapele constituite, la o dat de comun acord stabilit cu instana respectiv, pentru evitarea predrii-
prelurii formale. Vor urmri, n special, predarea-preluarea dosarelor, actelor i registrelor aflate n
pstrarea primilor grefieri (cu excepia celor care nu sunt destinate publicitii care se predau n arhiva
general potrivit legislaiei n vigoare) ; a grefierului ef de secie, a grefierului ef al judectoriei (care
are n pstrare dosarele administrative) ; a grefierului delegat, a grefierului statistician sau a grefierului
din cadrul Biroului de informare i relaii cu publicul;
- ntocmete inventare pentru documentele fr eviden (anexa nr. 2 din Instruciuni privind activitatea
de arhiv) aflate n depozit, documente ce vor fi ordonate, inventariate, selecionate i pstrate n
conformitate cu actualele instruciuni;
12
- asigur evidena tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv pe baza Registrului de
eviden curent (anexa nr. 3 la Instruciunii) respectiv, a documentelor propuse pentru selecionare, a
celor propuse pentru predare-preluare la Arhivele Naionale sau a celor complet deteriorate;
- este secretarul-raportor al Comisiei de selecionare i n acest calitate convoac comisia n vederea
analizrii dosarelor cu termen de pstrare expirat i care pot fi propuse pentru eliminare;
- ntocmete formele prevzute de lege pentru confirmarea lucrrii de selecionare de ctre Arhivele
Naionale (sau serviciile judeene): adres ctre Arhivele Naionale, proces-verbal de selecionare,
inventarele documentelor propuse pentru eliminare i a celor permanente din perioada supus
selecionrii. n cazul unor evenimente care au provocat distrugeri de documente (incendiu, inundaii,
cutremur etc) ce trebuiesc scoase din eviden datorit distrugerii anun de urgen Arhivele Naionale i
solicit prezena delegatului acesteia pentru confirmarea la faa locului a distrugerilor provocate pentru
ntocmirea Procesului verbal de selecionare.
- asigur predarea integral a arhivei selecionate la unitile de recuperare i urmrete la faa locului
topirea sau macerarera acestora
- cerceteaz documentele din depozit n vederea eliberrii copiilor i certificatelor solicitate de ceteni
pentru dobndirea unor drepturi ;
- pune la dispoziie, pe baz de semntur i ine evidena ntr-un registru a documentelor mprumutate
altor secii (altele dect cele stabilite pentru evidena activitii Instanei). La restituire verific integritatea
i numrul de documente mprumutate i asigur dup restituire reintegrarea lor n depozit la locul su.
- organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, confom prevederilor Legii Arhivelor
Naionale. Sistematizarea depozitului i ntocmirea Ghidului de depozit;
- menine ordinea i asigur curenia n depozitul de arhiv;
- solicit conducerii instanei dotarea corespunztoare a depozitului de arhiv (mobilier, rafturi metalice,
mijloace PSI);
- informeaz conducerea instanei i propune msuri n vederea asigurrii condiiilor corespunztoare de
pstrare;
- pune la dispoziia delegatului Arhivelor Naionale toate documentele solicitate cu prilejul efecturii
activiti de control;
- pregtete documentele (cu valoare istoric) i inventarele acestora, n vederea predrii la Arhivele
Naionale pentru pstrare permanent;
- este obligat ca, prin conducerea instanei, s comunice, n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor
Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau orice alte modificri survenite n activitatea instituiei, cu
implicaii asupra compartimentului de arhiv





















13
Capitolul III
CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE

1. Gruparea documentelor n dosare - Nomenclatorul dosarelor
Legea Arhivelor Naionale Art. 8, anexa nr. 1
Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice (dosare), potrivit problematicii i termenelor
de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator
pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre
Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre serviciile judeene ale Arhivelor Naionale,
potrivit anexei nr. 1/Legea 16/1996 vezi: Anexa 1 - 2 Anexe Cluj )
NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru n arhiva unei
instituii, constnd :
- dintr-o list sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an la nivelul
instanei respective,
- grupate pe compartimente (activiti) Documente comune curilor, tribunalelor, judectoriilor
(I) i Dosare specifice instanelor judectoreti (II), potrivit schemei de organizare a instituiei
respective (organigrama), iar n cadrul acestora pe categorii: dosare administrative materiale
preconstituite; dosare de judecat materiale preconstituite. n cadrul acestora
- pe probleme i pe termene de pstrare.
Nomenclatorul servete registraturii
a. pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune ordine
n constituirea arhivei curente la nivelul fiecrei instane a fiecrui compartiment de munc din
cadrul Departamentului economico-financiar i administrativ.
b. la efectuarea activitii de selecionare a dosarelor, registrelor (prin evaluarea documentelor
pentru pstrare permanent sau eliminare atunci cnd nu s-a fcut clasarea documentelor potrivit
cu Nomenclatorul)
Nomenclatorul este ntocmit de fiecare instituie i se modific ori de cte ori este nevoie. n cazul
Ministerului Justiiei a fost aprobat prin Ordinul ministrului nr. 3149/C din 29. 12. 2010 vezi: (Anexa 6
Anexe 2- Cluj) Nomenclatorul arhivistic cadru al dosarelor i materialelor preconstituite pstrate la
instanele judectoreti.
Potrivit Ordinului 3149/C al ministrului justiiei din data de 29.12.2010 dosarele i materialele
preconstituite vor fi arhivate de la data de 3 ianuarie 2011 n conformitate cu noul Nomenclator arhivistic
cadru. Pe aceiai dat nceteaz aplicarea Nomenclatorului arhivistic cadru, aprobat prin Ordinul
ministrului justiiei nr. 665/C/1999.
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe instane curi de apel
(P. III-a), tribunale (P.II-a), judectorii (P.I-a) - toate categoriile de documente create la nivelul instanei
respective sau la Departamentul economico-financiar i administrativ pe activiti, iar n cadrul acestora
grupate pe probleme i termene de pstrare.
Nomenclatorul arhivistic pus n aplicare prin Ordinul Ministrului Justiiei nr. 3149/C din
29.12.2010 cuprinde lista sistematic a tuturor dosarelor i registrelor pentru cele trei categorii de
instane : Judectorii(I), Tribunale(II) i Curile de Apel(III). (Ex. ANEXE 2/a Anexe Cluj )
n prima rubric a nomenclatorului se trec, dup caz, denumirile compartimentelor
(activitilor), n ordinea n care figureaz n schema de organizare (organigrama) a creatorului :
Direciile (Activitile) care se numeroteaz cu cifre romane I, II.
n cazul Ministerului Justiiei au fost notate cu cifre romane :
I. Documentele comune de la curi, tribunale, judectorii i
II. Dosarele specifice instanelor judectoreti
n rubrica a doua se trec subdiviziunile :
Serviciul (compartimentul), biroul, categorii de acte i se numeroteaz cu litere majuscule de la
A Z.
n cazul instanelor judectoreti se trec cele dou categorii de documente notate cu literele majuscule A
, B :
- la documente comune de la curi, tribunale, judectorii (I) :
14
A - Dosare administrative
B - Materiale preconstituite (registre, condici)
- la dosare specifice instanelor judectoreti (II) :
A Dosare de judecat
B Materiale preconstituite
n rubrica treia se trece, n rezumat, coninutul pe scurt al documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd de la cifra nr. 1 la fiecare compartiment (birou,
secie). La aceast rubric n nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale
preconstituite (boniere, chitaniere).
n Nomenclatorul arhivistic elaborat de Ministerul Justiiei numerotarea dosarelor cu cifre arabe
se face n continuare, peste cele dou componente : Astfel, de la 1 - 127 la Curi de apel, de la 1 - 154 la
Tribunale de la 1-122 la Judectorii.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului dup nomenclator
(I A/1 ; II B/7)

2/a
Activitatea Categorii Coninutul pe scurt al problemelor Termenul
de
pstrare
Obs
I. dosare
comune
tribunalelor
A.dosare
administrative
1. decizii, hotrri ntocmite de cond.
instanei
2. procese verbale i acte deliberative
3.
.
42. Evidena primar pt. lucrri
statistice

P
P



2 ani

B. Materiale
preconstituite
43. Registru pentru evidena sigiliilor i
tampilelor
44. Registre de eviden a dosarelor
profesionale
.
51. Registru de intrare-ieire a
corespondenei adm.
61. Registru de eviden a petiiilor
67. Registru de predare-primire a
postului

P

P


30 ani CS
3 ani

2 ani

II. dosare
specifice
instanelor
judectoreti
A. dosare de
judecat
68. Dos. n care s-au pronunat pedepse
peste 15 ani
.
93. Dos. n care s-au pronunat
hotrri de achitare
.
115. Dosare penale privind amnri,
ntreruperi la executarea pedepsei,
contestaii la executare..

P


10 ani CS



3 ani

B. materiale
preconstituite
116. Mapele coninnd hotrri
judectoreti
117. Registrul informativ
118. Registrul general de dosare
153. Caietul de note de edin al
grefierului (de la ultima notare)
154. Mapele cuprinznd listele de
edin ale grefierilor

P
P
P

3 ani

3 ani

15

Indicativul dosarului dup nomenclator, spre exemplu, la documentele create de Tribunale poate fi : I/A/6
= (Nomenclatorul dosarelor) n care
I = documente comune tribunalelor
A = dosare administrative
6 = coninutul pe scurt al dosarului (nomenclatorul documentelor ce se constituie ca material arhivistic)
sau II/B/145 = (Registru de eviden a redactrii hotrrilor) n care :
II = dosare specifice instanelor judectoreti
B = Materiale preconstituite
145 = registru de eviden a redactrii hotrrilor
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Este necesar evaluarea,
prin colaborarea cu arhivitii profesioniti, a valorii arhivistice pentru pstrare temporar sau permanent
datorit importanei coninutului documentelor, Nomenclatroul fiind confirmat de Arhivele Naionale.
Stabilirea lui se face inndu-se seama de :
- legile n vigoare (Legea privind organizarea judiciar nr. 304/2004, Regulamentului de ordine
interioar al instanelor judectoreti, Legea Arhivelor Naionale, Legea contabilitii nr. 82/1991, Ordin
nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile (Publicat n M. O. Partea I-a nr. 870 din 23.12.
2008), Legea contenciosului administrativ, Codul penal, alte legi hotrri i decrete)
- importana practic pentru activitatea creatorului de documente (soluionarea definitiv ori
irevocabil a dosarelor, punerea n executare a sanciunilor i contraveniilor, actele financiar contabile
cel puin pn la efectuarea Controlului financiar periodic, actele de personal),
- importana tiinific documentar-istoric a informaiilor pe care le conin documentele
administrative sau dosarele de judecat precum: patrimoniul unitii, mijloacele fixe, activitatea de
cerceare, analizele i drile de seam anuale asupra desfurrii activitii judectoreti. Aceste tipuri de
documente au caracter permanent i fac parte din Fondul Arhivistic Naional.
n lucrarea lui Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor
3
,
perioada de pstrare pentru un anumit document se apreciaz c poate fi determinat de unul sau mai
multe dintre urmtoarele criterii :
Valoare administrativ : De obicei, instana stabilete valoarea administrativ dat de gradul de utilizare
curent a documentului respectiv n scopuri statistice sau care in de managementul general al instanei
respective
Valoare istoric : Cercetarea istoric sau valoarea de arhiv a documentelor face parte de obiciei din
activitatea oricrui arhivist profesionist. Valoarea istoric a unui document judiciar poate fi cel mai bine
evaluat de o instituie de specialitate independent, din afara sistemului de justiie, cum ar fi Arhivele
Naionale sau serviciile i birourile judeene ale Arhivelor Naionale. Uneori chiar i cauze individuale
pot avea o valoare istoric demn de luat n seam, n virtutea notorietii lor ntr-un anumit moment de
timp
Valoare fiscal : Valoarea fiscal a unui document, dincolo de utilitatea acestuia pentru activitatea de tip
administrativ, cum ar fi planificrile bugetare sau necesarul privind achiziiile, este de obicei stabilit prin
lege sau determinat n funcie de perioada de timp stabilit de agenia responsabil cu auditarea
documentelor financiare ale instanei respective din cadrul sistemului judiciar (Cf. Managementul
documentelor).
Valoare juridic : Valoarea juridic este adesea determinat prin lege. De exemplu, pentru unele dosare
ale cauzelor soluionate, perioada de pstrare este cuprins ntre 3, 5 i 10 ani, n vreme ce pentru alte
dosare (cum sunt dosarele penale n care s-au pronunat pedepse mai mari de 15 ani de nchisoare) sau
pentru unele materiale preconstituite (registre i opisuri) s-ar putea s trebuiasc s se respecte cerine de
pstrare permanent. De asemenea, este posibil ca perioada de pstrare s fie etapizat de exemplu,
dosarul ntreg este pstrat pentru o perioad mai scurt, n timp ce hotrrea judectoreasc sau registrele

3
Cf. Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011, p.
59-60 n: www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului


16
aferente sunt pstrate pentru o perioad mai lung sau n mod permanent (Cf. Managementul
documentelor).
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul Permanent
(prescurtat P), iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor ct
se pstreaz (1 an, 2 ani, 3 ani, 5 ani, 10 ani, 30 ani, 50 ani, 90 ani, 100 ani).
Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n
momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se
menioneaz C.S. (Comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare al acestor categorii de
documente, se va anliza din nou de ctre comisia de selecionare sau n colaborare cu delegatul Arhivelor
Naionale i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau pentru pstrare permanent. (Ex. Registru de
intrare-ieie a corespondenei administrative - 30 ani CS)
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceiai problem, cu acelai termen de pstrare.
n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade diferite i, respectiv, cu termene de
pstrare diferite nu se vor include n acelai dosar; planurile, drile de seam lunare, trimestriale, anuale,
se constituie n dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n
structura creatorului de documente (n organigrama instituiei). Dac se nfiineaz noi compartimente de
munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create
adugndu-se celor existente, n continuarea lor, prin atribuirea indicativului format din litera majuscul
care urmeaz i numrul de dosare respective. n cazul compartimentelor de munc (instane) care i
dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se
completeaz cu noile dosare prin atribuirea n continuare a cifrelor arabe la care s-a ajuns iniial.
ntruct numerotarea dosarelor n cadrul Curilor de apel, judectorii, tribunale se face pentru
toate activitile, n continuare, dosarele nou create pot fi incluse n nomenclator prin adugarea unei
litere minuscule (I/A/4a).
Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele (instanele), n vederea
aplicrii lui. Nomenclatrorul se aplic :
La nregistrarea documentelor : indicativul dosarului va figura n Registrul de intrare-ieire a
corespondenei administrative (Anexa 4 Anexe Cluj-), n Registrul general electronic
4
(registrul
general de dosare (Anexa 5 Anexe Cluj-), la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document
(coperta dosarului-instane) Anexa 6 - Anexe Cluj) i coperta dosar uniti) Anexa 8 Anexe Cluj
), coperta registrulu gen. de dosarei ( Anexa 7 Anexe Cluj -) n parte. La nivelul registraturii este
obligatorie existena nomenclatorului dosarelor pe ntreaga instituie (instan). Potrivit ROI art. 62 alin.1
lit. 1-l grefierii arhivari i registratori primesc, nregistreaz actele de sesizare, dosarele de la celelalte
instane etc), corespondena. Un alt exemplar al Nomenclatorului arhivistic va fi pstrat obligatoriu de
ctre secretarul Comisiei de selecionare care este de fapt grefierul arhivar - responsabilul cu munca de
arhiv pe instan.
Nomenclatorul se mai poate aplica la selecionarea dosarelor, registrelor, mapelor, condicilor,
atunci cnd documentele nu au fost ordonate i create potrivit cu acesta, prin stabilirea poziiei din
nomenclator i a termenelor de pstrare n vederea eliminrii celor cu termenul de pstrare expirat
Indicativul dosarului dup nomenclator/termen de pstrare se poate consemna pe act (dosar) i cu
prilejul rezolvrii dosarului de ctre cei desemnai cu rezolvarea acestuia urmnd ca la registratur, cu
prilejul expedierii documentului s se completeze rubrica respectiv. Indicativul dosarului dup
nomenclator se poate consemna cu prilejul stabilirii obiectului cauzei de ctre un grefier cu studii
superioare sub coordonarea unui judector. De asemenea, grefierul statistician poate aplica indicativul
dosarului i termenul de pstrare cu prilejul prelucrrii din punct de vedere statistic al dosarelor (art. 60
alin. 1 lit. a-f i alin. 2-3 din ROI).
La compartimentele de munc i la instane gruparea actelor n dosare potrivit cu
nomenclatorul este obligatorie, orice nerespectare a acestei prevederi provocnd dezordine n ceea ce
privete gruparea pe probleme a actelor, respectiv regsirea lor. Aceast prevedere a legislaiei

4
Evidena n sistem informatizat se pstreaz i pe suport hrtie, prin listarea periodic a nregistrrilor i
legarea lor n mape (registre) distincte (Cf. ROI art. 82 alin. 2).
17
arhivistice n vigoare nu a fost practicat de-a lungul timpului de ctre instanele judectoreti
pentru dosarele i registrele create urmnd ca aceast operaiune s fie realizat pentru dosarele care
urmeaz s fie create ncepnd cu anul 2012 sau pentru dosarele deinute n depozitele de arhiv cu
prilejul ordonrii, inventarierii i selecionrii lor.
Potrivit art. 29 litera a din LAN constituie contravenie la prevederile acestei legi nentocmirea i
neaplicarea de ctre creatorii de arhiv, persoane juridice, a nomenclatorului arhivistic pentru
documentele proprii, potrivit art. 8 aliniatul 2.
Aplicarea corect a Nomenclatorului asigur arhivei nou create o constituire a dosarelor pe
probleme i termene de pstrare, ofer condiii bune de selecionare a documentelor permanente i de
eliminare a celor nefolositoare. Dosarele, registrele condicile pstrate n depozitul de arhiv fie prin
dispunerea dosarelor pe baza numrului de nregistrare din Registrul general de dosare n mod cronologic,
fie potrivit cu data nregistrrii (data cert) urmeaz s fie prelucrate prin trecerea pe coperta acestora a
poziiei din nomenclator i a termenului de pstrare n vederea selecionrii celor lipsite de valoare cu
termenul de pstrare expirat sau pentru pstrare permanent a documentelor cu valoare istoric-
documentar.

1.1.Precizri privind aplicarea Nomenclatorului

1. Nomenclatorul arhivistic cadru aprobat prin ordinul ministrului justiiei nr. 3149/C din 29. 12.
2010 se va pune n aplicare ncepnd cu data de 3 ianuarie 2011 (Anexa 6 Anexe 2 Cluj)
2. Pe aceiai dat 29.12. 2010 nceteaz aplicarea Nomenclatorului arhivistic cadru, aprobat prin
Ordinul ministrului justiiei nr. 665/c din 1999
3. Nomenclatorul arhivistic cadru aprobat prin Ordinul nr. 3149 din 29.12. 2010 nu se poate
aplica retroactiv n activitatea de ordonare, inventariere i selecionare a documentelor create n perioada
1999-2010.
4. Excepie de la aceast prevedere, n urma consultrii obligatorii cu Arhivele Naionale, o
reprezint dosarele i registrele care nu figureaz n Nomenclatorul arhivistic din anul 1999 dar care au
primit termene de pstrare n noul nomenclator (La Curile de apel spre Ex. Registrul de eviden a
sesizrilor privind autorizarea efecturii percheziiilor date de judector n cursul urmririi penale poziia
114 termen de pstrare 5 ani cs ; Registrul de eviden a sesizrilor privind confirmarea i autorizarea
interceptrilor i nregistrrilor pe band magnetic sau pe orice alt tip de suport, poziia din nomenclator
115 termen de pstrare 5 ani cs).
5. De asemenea, dosarele sau registrele care n vechiul Nomenclator arhivistic din anul 1999
aveau termen mai mic sau mare dect n noul nomenclator, sau invers, pentru stabilirea termenelor
corecte n vederea selecionrii se va solicita asistena obligatorie a Arhivelor Naionale. Spre exemplu la
Curile de Apel, Registrul de intrare-ieire a corespondenei de la poziia 40 din Nomenclatorul pe anul
1999 are termen de pstrare de 15 ani sau Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative de la
poziia 45 din Nomenclatorul pe anul 1999 are termen de 10 ani. n Nomenclatorul Arhivistic aprobat prin
Ordinul nr. 3149 din 29.12. 2010 la poziia 47 Registrul de intrare-ieire a corespondenei
administrative termen de pstrare 30 ani CS, iar registrul de intare-ieire a corespondenei de la
poziia 98 din Nomenclatorul pe anul 2010 are termen de pstrare de 30 ani CS. n acest caz consider c
Arhivele Naionale vor solicita termenul de 30 ani, iar n cazul n care orice dosar sau registru, potrivit
noului nomenclator, are termen de pstrare permanent, Arhivele Naionale vor solicita acest termen de
pstrare i pentru dosarele sau registrele din perioada 1999-2010. La tribunale, Registrul de intrare-ieire
a corespondenei administrative n Nomenclatoru pe anul 1999 poziia 55 termen de pstrare 10 ani iar
n Nomenclatorul pe anul 2010 are termen de pstrare de 30 ani CS (poziia 51). La judectorii: Registrul
de intrare-ieire a corespondenei administrative n Nomenclatoru pe anul 1999 poziia 25 termen de
pstrare 10 ani iar n Nomenclatorul pe anul 2010 are termen de pstrare de 30 ani CS (poziia 31).
6. Situaii asemntoare se pot constata la Registrul pentru evidena petiiilor care nu figureaz n
Nomenclatorul pe anul 1999 (Curtea de apel) dar este prevzut n Nomenclatorul pe anul 2010 la poziia
58 cu termen de pstrare de 3 ani (Acest registru apare la Tribunale cu termen de 3 ani n Nomenclatorul
pe anul 1999 dar i n cel de pe anul 2010).
18
7. O alt situaie este cea a Registrului judectorilor-sindici de la Tribunale - seciile comerciale
care nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 dar figureaz n Nomenclatorul pe anul 2010 cu termen
de pstrare permanent (poz. 120)
8. n stabilirea termenului de pstrare a registrelor se va ine seama de poziia 97 din
Nomenclatorul arhivistic pe anul 2010 al Curilor de apel sau poziia nr. 123 al Nomenclatorului pe anul
2010 a Tribunalelor Alte registre cu caracter special, conform Regulamentului de ordine interioar
a instanelor judectoreti termen de pstrare Permanent. n ROI art. 23 semenioneaz c orice
alte registre stabilite de lege sau CSM se vor pstra permanent.
9. Se interzice selecionarea documentelor din perioada 1999-2010 care n Nomenclatorul
arhivistic aprobat prin ordinul nr. 3149/c din 29.12. 2010 au termene de pstrare mai mici sau mai mari
fa de cele din Nomenclatorul din anul 1999. Ex. Registru de cas din Nomenclatorul pe anul 1999 al
Curilor de apel poziia 42 cu termen de pstrare 10 ani nu se va seleciona potrivit termenului de 5 ani
din Nomenclatorul din anul 2010 poziia 52 5 ani. Pentru toate aceste situaii se va solicita asistena
Arhivelor Naionale.
10. n Nomenclatorul aprobat prin Ordinul 3149/c din 2010 figureaz ca poziii aparte, separat,
Nomenclatorul arhivistic, dosarul cu documentele de luare n eviden, actele comisiei de selecionare
(procese-verbale de selecionare, inventare), coresponden cu Arhivele Naionale privind eliminarea
documentelor etc. i un dosar separat pentru inventarele documentelor i proceselor verbale predate n
arhiva instanei, toate cu termen de pstrare permanent.
11. n noul nomenclator al dosarelor au intervenit o serie de modificri att n ceea ce privete
termenul de pstrare (de la Permanent la 5 ani; de la P la 10 ani; de la 5 ani la 10 ani) ct i n ceea ce
privete introducerea unor categorii noi de documente. Se impune verificarea poziie cu poziie a celor
dou nomenclatoare (din 1999 i 2010) pentru comparaie pentru o eventual folosire a ambelor deoarece
multe dintre dosare au fost introduse n anul 2005 n Regulamentul de ordine interioar, alte categorii de
dosare nu figureaz n ROI i nici n Nomenclatorul pe anul 2010.
12. Pentru perfecionarea continu a prezentului Nomenclator arhivistic se solicit instanelor
judectoreti ca, anual, s fie naintate propuneri pentru Nomenclatorul arhivistic cadru. Propunerile se
refer la schimbarea termenelor de pstrare sau pentru introducerea altor categorii de documente nou
create respectiv, scoaterea unora dintre documentele care nu mai sunt necesare. Propunerile se trimit pe
cale ierarhic la minister (prin intermediul Curilor de Apel).

1) Anexa 1 Legea 16/1996
Aprob Se confirm
SECRETAR GENERAL DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NAIONALE

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din

Direcia Serviciile Denumirea dosarului Termenul Obs
(coninutul pe scurt al de pstrare
al problemelor la care
se refer)
____________________________________________________________________________________

I. Direcia A. Serviciul 1. _______________ Permanent
Secretariat 2. _______________ 50 ani
3. _______________ 5 ani
B. Serviciul 1. _______________ Permanent
Administrativ 2. _______________ 10 ani
3. ________________ 5 ani

NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru n arhiva unei
instituii, constnd dintr-o list sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui
19
an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituiei respective (organigrama), iar n
cadrul acestora pe probleme i pe termene de pstrare.
Nomenclatorul servete :
1) registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune
ordine n constituirea arhivei curente la nivelul fiecrei instane i a fiecrui compartiment de munc. Se
completeaz indicativul dosarului dup nomenclator :
a) n registrul de general de dosare ( general electronic) n ultima rubric
b) Pe coperta dosarului (n partea de jos)
2) la selecionarea dosarelor
Nomenclatorul este ntocmit de fiecare instituie i se modific ori de cte ori este nevoie. n cazul Min.
Jus. se ntocmete Nomenclatorul cadru pe minister.

2)Anexa 1

Aprob Se confirm
SECRETAR GENERAL DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NAIONALE


NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr.3149 din 29.12.2010

PARTEA A III-a CURI DE APEL

Direcia Serviciile Denumirea dosarului Termenul Obs
(coninutul pe scurt al de pstrare
al problemelor la care
se refer
____________________________________________________________________________________

I. Documente A. Dosare 1. Regulament, ordine Permanent
Comune administrative 10. Bilanuri contabile anuale 50 ani
curtilor 38. Corespondena adm. 3 ani
de apel
B. Materiale 42. Registru de eviden
preconstituite a dosarelor profesionale Permanent
52. Registru de cas 5 ani

II. Dosare A. Dosare de 66.Dosare privind infraciunile
ale instanelor judecat contra omenirii Permanent
75. Dosare privind
reabilitarea 10 ani CS

B. Materiale
Preconstituite 95. Registrul general
de dosare Permanent
100. Registru de eviden
a corpurilor delicte 10 ani CS






20


2)
Anexa 1 la Legea 16/1996

Aprob Se confirm
SECRETAR GENERAL DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NAIONALE



NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din

Direcia Serviciile Denumirea dosarului Termenul Obs
(coninutul pe scurt al de pstrare
al problemelor la care
se refer
___________________________________________________________________________________
I.DOSARE A. Dosare 1. Regulament, ordine Permanent
COMUNE administrative 2. Bilanuri contabile an 50 ani
INSTANE 3. Corespondena adm. 5 ani
(tribunal,jude- B. Materiale 4. Registru de eviden
ctorii, curi) preconstituite a dosarelor personale Permanent
5. Registru de cas 10 ani

II. Dosare A. Dosare de 6. Dosare civile judecate
ale instanelor judecat n prima instan Permanent
7. Dosare privind
Reabilitarea 10 ani CS
B. Materiale
Preconstituite 8. Registrul general
de dosare Permanent
9. Registru de eviden
a corpurilor delicte 10 ani CS
indicativul dosarului = I/A/1 = Regulament de ordine interioar

= II/B/8 = Registrul general de dosare
2a
Nomenclatrorul arhivistic al dosarelor i materialelor preconstituite la tribunale
PARTEA A III-a TRIBUNALE
Activitatea Categorii
De acte
Coninutul pe scurt al problemelor
Nr. (Denumirea unitilor i grupelor de
documente)
crt
Termen de
pstrare
Obs
I. dosare
comune
tribunalelor
A.dosare
administrative
1. decizii, hotrri ntocmite de cond.
instanei
2. procese verbale i acte deliberative
.
42. Evidena primar pt. lucrri statistice

P
P

2 ani


B.Materiale
preconstituite
43. Registru pentru evidena sigiliilor i
tampilelor

P


21
51. Registru de intrare-ieire a
corespondenei adm.
61. Registru de eviden a petiiilor
67. Registru de predare-primire a postului

30 ani
3 ani
2 ani

CS
II. dosare
specifice
instanelor
judectoreti
A. dosare de
judecat
68. Dosare n care s-au pronunat pedepse
cu nchisoarea de peste 15 ani
93. Dos. n care s-au pronunat hotrri de
achitare
115. Dosare penale privind amnri,
ntreruperi la executarea pedepsei,
contestaii la executare..

P

10 ani


3 ani



CS
B. materiale
preconstituite
116. Mapele coninnd hotrri
judectoreti
153. Caietul de note de edin al
grefierului (de la ultima notare)
154. Mapele cuprinznd listele de edin
ale grefierilor

P

3 ani

3 ani

- Documentele comune judectoriilor, tribunalelor sau curtilor de apel create de Departamentul
economico-financiar i administrativ au fost notate cu cifra roman (I) iar
- Documente specifice instanelor judectoreti cu cifra roman (II).
La rndul lor :
- grupele de documente comune (notate cu cifra roman I) se submpart n cele dou pri componente,
notate cu litere majuscule :
- A - pentru Dosare administrative i
- B - pentru Materiale preconstituite respectiv,
Documentele specifice activitii judectoreti (notate cu cifra roman II) se submparti n :
- A - dosare de judecat i
- B - materiale preconstituite

4)
REGISTRUL DE INTRARE

_________________________________________________________________________________
Nr. Data nregistrrii Nr. i data Emitentul Coninutul Compartimentul
nreg. anul luna ziua doc. intrat doc.
_________________________________________________________________________________

1 2 3 4 5 6
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

-IEIRE
_________________________________________________________________________________
Data exp. Modul de rezolvare Desti- Doc.la care se conex.
an luna zi natar Indicativul dos. dup
Nomenclator
__________________________________________________________________________________
7 8 9 10





22
Regulament ord. int. instane art. 83/1
5)
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE

Nr.
Dos
Data
nregistrr
ii
Nr. Act
de
sesizare
i
organul
care l-a
trims
Numele
i pren.
Prilor
Natura cauzei Obiectul
Cauzei
Actele
primite
dupa
formarea
Dosarului

Ind. Dos.
Penala civila
Prima
instanta
Ci
de
atac
Prima
instanta
Cai
de
atac

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 12.11. 3/09 Pop II/A/69



6) Regulament art. 102

COPERT DOSAR
ROMNIA
CURTEA DE APEL CLUJ
SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE
COMPLET ..
OBIECT .
PRI

DATA NREGISTRRII ..
TERMENE

NR. I DATA HOTRRII ..

REDACTOR .

INDICE STATISTIC .

DOSAR NR.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere)



23
8)COPERT DOSAR
DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)
referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............

ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................
Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)


7)
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS:
TERMEN DE PSTRARE:

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)
De la nr.____ la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)
Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui
volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu
urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu
nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.

2. Evidena documentelor

2.1. nregistrarea documentelor la compartimentele instanei. nregistrarea documentelor la
compartimentul financiar-contabil, compartimentul administrativ, compartimentul personal (de la
curile de apel i tribunale), precum i la inginerul constructor, compartimentul de documentare,
compartimentul de informatic juridic de la curile de apel

Departamentul economico-financiar i administrativ din cadrul curilor de apel i al tribunalelor
asigur activitatea economic, financiar i administrativ a instanelor iar compartimentul personal
desfoar activiti de eviden precum i lucrri privind ncadrarea i promovarea personalului.
Inginerul constructor, Biroul de informare i relaii cu publicul, compartimentul de documentare i cel de
informatic juridic, la rndul lor, desfoar activiti pentru bunul mers al instanelor din activitatea
24
tuturor acestor compartimente rezultnd documentele administrative, financiar-contabile, de personal, de
informatic sau cele care asigur legtura instanei cu publicul. Aceste dosare administrative create la
judectorii, tribunale, tribunale specializate i curi de apel se nregistreaz, inventariaz, selecioneaz,
pstreaz i se folosesc potrivit legislaiei i normelor tehnice arhivistice n vigoare, respectiv Legea
16/1996.
Potrivit art. 83 alin. 18 din Regulamentul de ordine interioar n Registrul de intrare-ieire a
corespondenei administrative (vezi: Anexa nr. 4 Anexe Cluj Styx; Anexa 1 Anexe 2 - Cluj) se
nregistreaz corespondena care nu are legtur cu dosarele de judecat. De asemenea, plicurile
coninnd coresponden cu caracter confidenial se nregistreaz n Registrul de intarare ieire a
corespondenei, cu aceast meniune : "fr a fi desfcute, dup care se predau destinatarului".
Corespondena de serviciu care nu este destinat publicitii se va nregistra ntr-un registru
separat : Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative care nu este destinat publicitii n
conformitate cu Legea privind liberul acces la informaiile de interes public nr. 544 din 12 octombrie
2001 (M. O., P. I-a, nt. 663 din 23 octombrie 2001).
Legea Arhivelor Naionale art. 7 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i
a celor ieite, potrivit legii
Se consider documente intrate toate actele adresate unei instituii de ctre persoane juridice sau
fizice (coresponden, cereri ale persoanelor fizice i juridice, comenzi, contracte cu diveri parteneri etc).
Prin documente ieite se neleg toate actele emise de instituia emitent adresate unei persoane
fizice sau juridice care este prevzut cu antetul propriu, numr de nregistrare din Registrul de intrare-
ieire, data emiterii i indicativul dosarului.
Documentele ntocmite pentru uz intern sunt actele emanate n vederea desfurrii activitii
interne (decizii interne, circulri ctre compartimente, instane, coresponden cu compartimentele i
instanele proprii).
Antetul = este constituit din : denumirea instituiei, cu toate elementele - minister, filial,
sucursal, scris fr prescurtri, nsoit de adres - strad, numr - Nr. telefon sau Nr. Fax, adeseori i cu
o reprezentare grafic
nregistrarea documentelor se face la registratura general, fie ntr-un singur registru de intrare-
ieire a corespondenei, fie, concomitent, n mai multe registre, fr ca numerele de nregistrare date
documentelor s se repete. Astfel, cnd creatorul de documente primete, emite i ntocmete pentru uz
intern un numr mare de documente, nregistrarea acestora se poate face i la fiecare compartiment de
munc. n acest situaie, la registratura general se nscrie numrul de nregistrare atribuit de expeditor i
denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.
nregistrarea documentelor n Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative (vezi :
Anexa 1 Anexe 2 Cluj) Registrul de intrare-Giroc 2011 Calculator-Styx) se efectueaz
cronologic, n ordinea primirii lor pentru nregistrare.
nregistrarea documentelor ncepe de la 1 ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale fiecrui an. n
cazul n care registrul nu este completat i se mai pot nregistra documente pentru mai muli ani, se va
deschide, pentru fiecare an n parte, cte o partid nou care va ncepe numeroatarea de fiecare dat
ncepnd cu 1 ianuarie pentru actele n curs de creare.
La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele elemente, respectiv, registrul de intrare-
ieire a corespondenei va avea urmtoarea rubricatur :
1 numrul de nregistrare reprezint numrul curent al corespondenei care se efectueaz cronologic
neadmindu-se nici un fel de modificri. n cazul unor greeli de nregistrare poziia respectiv se
anuleaz i se consemneaz prin barare i semntur anulat, numrul respectiv nemaifiind acordat.
2 data nregistrrii sau data intrrii documentului cuprinde : anul, luna, ziua consemnate n rubrici
separate i se completeaz n mod obligatoriu la nregistrarea fiecrui document primit, emis sau folosit
pentru uz intern.
Numrul de nregistrare mpreun cu data nregistrrii sau intrrii documentului se aplic pe fiecare
document intrat iar pentru uurarea i consemnarea corect a acestor date se confecioneaz o tampil din
caucic care se aplic n partea din dreapta sus a documentului intrat. tampila poate s cuprind i
denumirea insitutuiei dar n mod obligatoriu numrul de intrare i data : ziua, luna, anul. Aplicat pe
fiecare document intrat, el servete apoi pentru cel ce rezolv actul la ntocmirea rspunsului pentru actul
25
deja nregistrat. tampila se aplic pe poriunea nescris a documentului n aa fel nct s poat fi uor de
citit.


MINISTERUL JUSTIIEI
Tribunalul Cluj
INTRARE Nr.....................................
Ziua............luna.................. 200.

3 numrul i data documentului date de emitent (din antetul documentului intrat) sau numrul
corespondenei intrate se preia de pe documentul care urmeaz a fi nregistrat.
4 emitentul sau De la cine vine corespondena este rubrica n care se consemneaz, integral i fr
prescurtri, denumirea instituiei emitente, denumire care se preia din antetul adresei primite, sau de pe
plicul cu care a sosit corespondena. Este important a se scrie cite i fr prescurtri pentru a putea regsi,
n caz de nevoie, cu mai mare uurin instituia care a trimis corespondena.
5 coninutul documentului, n rezumat, se transcrie dup citirea adresei i a rezoluiei puse de eful
unitii de ctre cel ce face nregistrarea actului. El trebuie s fie concis i s reprezinte, cu exactitate,
subiectul adresei nregistrate.
6 compartimentul cruia i s-a repartizat reprezint rubrica n care se consemneaz compartimentul,
serviciul, biroul cruia i s-a repartizat spre executare i rezolvare documentul nregistrat. Stabilirea
acestuia se face de ctre eful instituiei n rezoluia consemnat n partea din stnga sus a documentului i
n care se menioneaz n mod expres compartimentul care urmeaz s rezolve actul i eventual termenul
de rezolvare.
Rezoluia reprezint actul de natere al documentului, este stabilit de eful unitii fiind constituit n
mod obligatoriu din: dat (an, lun, zi) cui i se repartizeaz spre rezolvare lucrarea (compartiment, birou,
serviciu sau chiar persoan) indicaii asupra modului de rezolvare i de regul termenul de rezolvare,
semntura efului instituiei sau a persoanei delegate pentru repartizarea documentelor i consemnarea
rezoluiei.
Primele 6 rubrici ale registrului reprezint partea privitoare la intrarea actelor i ele se completeaz
n mod obligatoriu pentru toate actele primite.
7 data expedierii sau data ieirii documentelor reprezint rubrica care se completeaz n mod
obligatoriu la :
- toate actele intrate, primite de la diveri expeditori care necesit rspuns
- toate documentele expediate (din oficiu)
- toate documentele de uz intern
8 modul rezolvrii este rubrica n care se consemneaz coninutul pe scurt al actului rezolvat sau a
actului expediat (din oficiu) a actului de uz intern (circular, ordin, decizie intern) cu consemnarea
succint a modului de rezolvare.
9 destinatarul sau ctre cine s-a trimis corespondena reprezint rubrica n care se consemneaz
instituia sau persoana creia i se expediaz documentul. Se va consemna de asemenea denumirea
complet fr precurtri sau iniiale.
10- numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup
nomenclator, care se vor stabili i completa n registru dup rezolvarea documentelor sau unde s-a
clasat lucrarea reprezint rubrica care ne ajut la regsirea documentelor.
Documentele care se refer la aceiai problem se conexeaz la primul document nregistrat ; n
dreptul fiecrui document conexat se trece, n rubrica corespunztoare, numrul documentului la care se
face conexarea. (Spre exemplu : la un document nregistrat la nr. 1 din registrul de intrare-ieire privitor la
comunicarea numrului de grefieri solicitat de ctre CSM se pot conexa documentele nr. 15 sau 100 din
registrul de intrare-ieire care au fost nregistrate ulterior actului cu numrul de nregistrare 1 dar care se
refer tot la comunicarea numrului de grefieri. n dreptul numerelor 15 sau 100 din registrul de intrare-
ieire la acest rubric se va trece numrul 1 la care au fost conexate).
Indicativul dosarului dup nomenclator se stabilete la nregistrarea documentelor, prin
parcurgerea nomenclatorului pe ntreaga unitate i, consemnarea n ultima rubric, a acestuia.
Concomitent indicativul se va consemna cu creionul n partea din dreapta sus a documentului (dosarului),
26
pe msura posibilitilor n interiorul stampilei aplicate pentru consemnarea numrului de intrare.
Indicativul dosarului dup nomenclator se poate consemna pe act i cu prilejul rezolvrii actului de ctre
compartimentul de munc desemnat cu rezolvarea aceastuia urmnd ca la registratur, cu prilejul
expedierii documentului, s se completeze rubrica respectiv.
Ultimele patru rubrici (7 -10) reprezint partea de ieire a registrului.
Documentele expediate Din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz n mod
obligatoriu ca i documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate dup cum urmeaz :
- numrul de nregistrare
- data nregistrrii
Toate documentele expediate de unitate sau cele ntocmite pentru uz intern sunt considerate documente =
Din Oficiu rubrica n care se face consemnarea este rubrica a 4-a Emitentul sau De la cine vine
corespondena
- data expedierii sau data ieirii (care coincide cu data nregistrrii)
- modul de rezolvare n care se consemneaz coninutul actului expediat Din oficiu
- destinatarul sau ctre cine s-a trimis corespondena
- indicativul dosarului dup nomenclator
Documetele expediate ca rspuns la un document intrat (primit) vor primi n mod
obligatoriu numrul de nregistrare al documetului la care se rspunde. Se interzice acordarea unui
alt numr de nregistrare la un document nregistrat anterior.
Pentru realizarea unei evidene exacte i a posibilitii urmririi circuitului documentelor de la
registratur la compartimentele de munc sau ctre destinatari, n mod obligatoriu, corespondena se
repartizeaz pentru rezolvare pe baz de Borderou de coresponden sau Condici de expediie.
Pentru repartizarea documentelor spre rezolvare, de la registratur la compartimente, se folosete
borderoul de coresponden cu urmtoarea rubricatur :
1. Numrul curent
2. Data repartizrii
3. Numrul de nregistrare din registrul de intrare-ieire a documentului repartizat spre rezolvare
4. Persoana la care a fost repartizat documentul
5. Semntura celui care a preluat documentul spre rezolvare
Pentru expedierea documentelor la destinatari prin oficiile potale se folosete borderoul sau
condica de expediie cu antetul i rubricatura :
- Antet ..........(Denumirea unitii)
- Ctre........ (Oficiul potal prin care se face expedierea)
- Borderou nr.
- Data ziua, luna, anul
Rubrici :
1. Nr. Curent
2. Denumirea unitii (destinatarul)
3. Localitatea de destinaie
4. Numrul de nregistrare a documentului expediat
5. Suma (preul timbrelor)
6. Observaii
De modul n care se respect nregistrarea documentelor n registrul de intrare-ieire a
corespondenei respectiv completarea tuturor rubricilor pe care le solicit documentul nregistrat i n mod
deosebit rubrica indicativul dosarului, depinde rapiditatea i operativitatea regsirii documentelor din
arhiva curent. Circuitul documentului, de la nregistrare i pn la expedierea sau clasarea lui n cadrul
arhivei, are dou aspecte cu importan deosebit n formarea arhivei oricrei instituii. Un prim aspect,
este acela al circuitului ntre registratur i compartimentele de munc, prezentat mai sus, al doilea, fiind
cel dintre compartimentele de munc i arhiva general a instituiei i apoi ntre arhiva general i
Arhivele Naionale, pentru documentele permanente, respectiv, cu unitile de recuperare a documentelor,
pentru cele cu teremene temporare de pstrare dup efectuarea selecionrii lor.
Filele registrului de intrare-ieire a corespondenei se numeroteaz, iar pe copert (Anexa 8
Anexe Cluj) se trec urmtoarele elemente :
- denumirea instituiei
27
- denumirea (seciei, compartimentului n cazul nregistrrii la compartimente)
- anul sau anii la care se refer documentele
- numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru
- indicativul dosarului dup nomenclator
- termenul de pstrare
La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur,
numrul de nregistrri i numrul de file folosite,cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie
pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i
semntura celui care face certificarea i parafarea.
La fiecare instan se ine un singur registru de intrare-ieire a corespondenei administrative
(Regulamentul de ordine interioar art. 18)
Se pot deschide Registre separate pentru nregistrarea unor categorii de documente de acelai fel
care se creaz n cursul unui an : Registrul de petiii, Registrul de decizii etc. dar fiecare dintre aceste
registre se vor diferenia printr-o cifr roman sau liter majuscul.
4)Anexa 1/Legea 16/1996

REGISTRUL DE INTRARE-IEIRE
_______________________________________________________
Nr. Data nregistrrii Nr. i data Emitentul Coninutul Compartimentul
nreg. anul luna ziua doc. intrat doc.
___________________________________________________________________________________

1 2 3 4 5 6
___________________________________________________________________________________


__________________________________________________________________________________
Data exp. Modul de rezolvare Desti- Doc.la care se conex.
an luna zi natar Indicativul dos. dup
Nomenclator
____________________________________________________________________________________
7 8 9 10

8)
COPERT DOSAR

DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............
ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)

28
2.2. nregistrarea dosarelor i a actelor la instanele judectoreti - Registrul general de
dosare, Opisul alfabetic, Registrul informativ, Registrul de termene al arhivei etc. instrumente de
lucru pentru activitile de ordonare, inventariere i selecionare a dosarelor create nainte de
introducerea sistemului informatizat ECRIS.

Toate instanele judectoreti au cte o gref, o registratur, o arhiv, un birou de informare i
relaii publice din a cror activitate rezult documentele specifice instanelor judectoreti. Grefa,
registratura i arhiva primesc, nregistreaz, i expediaz corespondena, ndosariaz actele, ntocmesc i
pstreaz registrele potrivit cu prevederile Legii nr. 304/2004 privind organizarea judiciar i a
Regulamentului de ordine interioar al instanelor judectoreti.
La fiecare instan funcioneaz o registratur i o arhiv. La instanele cu volum mare de
activitate poate funciona o registratur general, precum i cte o arhiv pentru fiecare secie, n baza
hotrrilor colegiilor de conducere. Colegiile de conducere pot hotr organizarea de arhive distincte
pentru completele de judecat.
La registratura general se ntocmesc i se pstreaz :
1. registrele generale de dosare pentru nregistrarea actelor de sesizare, a dosarelor primite n apel, a
dosarelor primite n recurs, a actelor de procedur i a corespondenei n prezent toate operaiunile de
nregistrare fiind efectuate n Registrul general electronic
2. borderouri pentru expedierea prin pot i condici de predare a dosarelor, actelor de procedur i a
restului corespondenei
Grefierul-registrator face parte din personalul auxiliar de specialitate a crui principal atribuie
este primirea, nregistrarea i repartizarea pe secii i la celelalte compartimente a actelor de sesizare a
instanei, dosarele de la celelalte instane i restul corespondenei, expediaz dosarele soluionate i
corespondena. Grefierii-registratori, de asemenea, primesc i nregistreaz dosarele intrate, in evidena
acestora i a circulaiei lor.
nregistrrile n registrele i condicile existente la fiecare instan se in, de regul, n sistem
informatizat cu meniunea c, pn la generalizarea sistemului informatizat, la instanele la care nu exista
nregistrarea electronic ECRIS, evidenele se ineau pe suport de hrtie, n registrele i condicile
prevzute la art. 83 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (2006-2009).
ntruct sistemul ECRIS al numrului unic de dosar, potrivit prevederilor art. 99/2 respectiv art.
99/4 din Regulamentul de ordine interioar (aprobat n anul 2005), s-a generalizat la toate instanele
(2006) cnd a fost decis ca obligatorie utilizarea programului ECRIS i, avnd n vedere c, pn n anul
2005 (cnd a fost demarat programul ECRIS) timp de 1 an (la unele instane pn n 2009) s-a fcut
nregistrare dubl (electronic i manual), vom prezenta instrumentele de eviden obligatorii la o
instan, prevzute n Nomenclatorul arhivistic al Miniserului Justiiei/1999 i Nomenclatorul arhivistic
cadru din 29.12. 2010 avnd termenul de pstrare permanent.
nregistrarea n registrul general electronic practicat la toate instanele, este dublat, uneori i n
prezent, la judectorii, prin completarea manual a Registrului general de dosare (art. 83,pct. 1), msur
de sigurana pentru pstrarea i conservarea instrumentului principal de eviden a dosarelor de judecat.
Aceast practic diminueaz operativitatea nregistrrilor la registratura general dar confer n plus o
siguran a regsirii informaiei cuprinse n registrul general electronic. De altfel, la unele Judectorii,
dispunerea dosarelor din arhiva curent se fcea pe baza numrului de nregistrare din Registrul general
de dosare, n mod cronologic, i, nu potrivit cu data nregistrrii (data cert), preluat din Registrul
general electronic de dosare (Curi de Apel).
Registrele, menionate mai jos, reprezint evidena dosarelor de judecat sau a altor categorii de
activiti desfurate la instane precum : registre pentru repartizarea dosarelor spre rezolvare i
soluionare de la registratur la instane, de la registratur i instane la arhiv, registre de predare-primire,
ntocmite de-a lungul anilor, pn n anul 2006, n baza crora se pot efectua, n prezent, activitile de
ordonare, inventariere i selecionare a acestora.
1) Registrul general de dosare
2) Opisul alfabetic al prilor
3) Registrul informativ
n afara acestora, registre de eviden, cu termen de pstrare permanent, consemnate de asemenea n
nomenclatorul dosarelor din anul 1999 i din anul 2010, sunt :
29
a) Registrul general privind nregistrarea partidelor politice
b) Registrul general privind nregistrarea dosarelor de cetenie
c) Registrul informativ referitor la nregistrarea societilor comerciale
d) Registrul general referitor la nregistrarea sindicatelor, a fundaiilor, a asociaiilor i organizaiilor
neguvernamentale i nonprofit
e) Registrul pentru transcrierea hotrrilor definitive de punere i respective de ridicare a interdiciei
f) Registrul privind cererile de graiere
Trebuie precizat c, o parte din registrele prevzute de art. 83 din Regulamentul de ordine
interioar de la punctele : 6 (Registrul privind arestarea preventiv), 7-10, 14, 16 (Registrele judectorilor
sindici), 22-23 nu figurau n Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Justiiei din anul 1999 i nu aveau
stabilite termenul de pstrare, dei ele erau create i completate la instane n conformitate cu
Regulamentul de ordine interioar (2005) ele fiind consemnate n noul nomenclator arhivistic din 2010.
1. Registrul general de dosare sau Registrul de intrare-ieire dosare
(art. 83 alin. pct. 1- Anexa 5 - Anexe Cluj / Registru general de dosare; Anexa 7 - la Anexe Cluj -
Coperta registru gen. dos

La instanele unde exist registratur general i cte o registratur i o arhiv pentru fiecare secie
se inea a) un registru la registratura generala in care se trecea i secia la care a fost repartizat dosarul i
b) cte un registru general de dosare la fiecare secie. Astfel, se pot diferenia registre generale de dosare
(registre de intrare-ieire a dosarelor) de la seciile civile, penale, de contencios administrativ, de societi
comerciale, agricole, de fundaii etc. La unele judectorii exista un singur registrul general de dosare
pentru ambele secii, civil i penal cu precizarea c numerele nregistrate se treceau pe coperta
difereniat prin culori a dosarelor pentru cele dou categorii de instane : civil i penale.
Dupa numrul dosarului, nregistrat la secie, se trecea indicativul seciei (C - civil, P - penal,
CAF - contencios administrativ i fiscal, Com. comerciala etc.) i numrul cu care a fost nregistrat la
registratura general. La instanele unde funcioneaz mai multe secii pentru aceeai materie se utiliza
indicative numerice pentru identificarea acestora.
nregistrarea documentelor n Registrul general de dosare sau de intrare-ieire a dosarelor se
efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor pentru nregistrare.
nregistrarea documentelor (dosarelor) ncepe de la 1 ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale
fiecrui an. n cazul n care registrul nu este completat i se mai pot nregistra documente pentru mai
muli ani, se va deschide, pentru fiecare an n parte, cte o partid nou care va ncepe numeroatarea de
fiecare dat ncepnd cu 1 ianuarie pentru actele n curs de creare. Pentru fiecare an ncheiat se va face
certificarea registrului prin consemnarea ultimului numr de nregistrare, parafare i semntur.
In acest registru se trecea, in ordinea intrarii, toate dosarele (actele) nregistrate la judecatorii,
tribunale, tribunale specializate, curi de apel sau la seciile acestora, cu rubricile stabilite in acest scop.
Sub acelasi numar se nregistrau toate cererile depuse ulterior sau corespondena in legtur cu dosarul.
La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele elemente, respectiv, registrul general de
dosare sau de intrare- ieire dosare va avea urmtoarea rubricatur:
1. Numr dosar sau numrul de nregistrare reprezint numrul curent al dosarului care se
efectueaz cronologic n ordinea intrrii neadmindu-se nici un fel de modificri. n cazul unor greeli de
nregistrare poziia respectiv se anula i se consemnea prin barare i semntur anulat, numrul
respectiv nemaifiind acordat.
2. Data nregistrrii sau data intrrii documentului cuprinde : anul, luna, ziua care se
completeaz n mod obligatoriu la nregistrarea fiecrui document primit, emis sau folosit pentru uz
intern.
Numrul de nregistrare mpreun cu data nregistrrii sau intrrii documentului se aplic pe fiecare
document (copert de dosar instane Anexa 6 Anexe Cluj -) intrat iar pentru uurarea i
consemnarea corect a acestor date se tipresc coperi, separat pentru fiecare dintre instane, coninnd
elementele necesare nregistrrii. Aplicate pe fiecare document (dosar) intrat, servete apoi pentru cel ce
rezolv actul la ntocmirea rspunsului pentru actul deja nregistrat.
3. Nr. actului de sesizare i organul care l-a trimis este preluat de pe coperta dosarului intrat sau
din antetul documentului intrat)
4. Numele i prenumele prilor sunt consemnate prile
30
5. Natura cauzei (potrivit seciei : penal, civil etc)
6. Prima instan
7. Calea de atac i altele
8. Prima instan
9. Cale de atac i altele
10. Obiectul cauzei se precizeaz denumirea cauzei
11. Actele primite dup formarea dosarului
Indicativul dosarului dup nomenclator (cifra roman, litera majuscul i cifra arab) se stabilete
la nregistrarea documentelor, prin parcurgerea nomenclatorului pe ntreaga instan i, consemnarea
acestuia n ultima rubric, a registrului. Concomitent, indicativul se va consemna cu creionul n partea din
dreapta sus a documentului (dosarului), sau pe msura posibilitilor n apropierea locului de consemnare
a numrului de intrare. Indicativul dosarului dup nomenclator se poate consemna pe act (dosar) i cu
prilejul rezolvrii actului (dosarului) de ctre cei desemnai cu rezolvarea aceastuia urmnd ca la
registratur, cu prilejul expedierii documentului, s se completeze rubrica respectiv. Statisticianul, spre
exemplu, poate aplica indicativul dosarului i termenul de pstrare n timpul prelucrrii statistice
a datelor din dosare.
Indicativul dosarului dup nomenclator se stabilete la:
a. nregistrarea dosarelor (documentelor)
b. stabilirea obiectului cauzei (I LA ECRIS)
c. nregistrarea celorlalte cereri i acte inclusiv corespondena administrativ (Registru de intare-ieire a
corespondenei administrative)
d. nregistrarea cererilor de apel sau recurs i la restituirea lor de la instanele de apel i de recurs
Aceast prevedere a Legislaiei arhivistice n vigoare nu a fost practicat de-a lungul timpului de
ctre instanele judectoreti pentru documentele (dosarele) create urmnd ca aceast operaiune s fie
realizat pentru documentele (dosarele) care urmeaz s fie create ncepnd cu anul 2012 sau pentru
dosarele deinute n depozitele de arhiv cu prilejul ordonrii, inventarierii i selecionrii lor.
Pe coperta dosarului se va consemna termenul de pstrare preluat din nomencalator concimitent cu
consemnarea indicativului dosarului.

2. Opisul alfabetic
(inclus n ECRIS)
Pentru realizarea unei evidene exacte i a posibilitii urmririi circuitului documentelor
(dosarelor) de la registratur la alte instane, la alte compartimentele de munc (la arhiv) sau ctre ali
destinatari, n mod obligatoriu, dosarele se nregistreaz n registre specifice i se repartizeaz pentru
rezolvare pe baza acestora.
n acest registru se trec numele i prenumele sau, dup caz, denumirea prilor din dosar, inclusiv
a celor introduse ulterior n proces, precum i numrul dosarului. La instanele la care funcioneaz secii,
opisul alfabetic se ine pe secii (mpreun cu registrele generale de dosare)
3. Registrul informativ
(Inclus n ECRIS)
n acest registru se menioneaz, pentru fiecare dosar trecut n ordinea numeric, primul termen de
judecat i termenele ulterioare ; data ieirii dosarului din arhiv i persoana creia i s-a predat, data
reintrrii dosarului n arhiv ; numrul i data sentinei, deciziei sau ncheierii, dup caz, i soluia pe
scurt ; data trimiterii dosarului la alte instane, la parchet sau alte autoriti i data revenirii dosarului,
conexarea sau ataarea dosarului la alt dosar.
Instanele de judecat ntocmesc i pstreaz pentru evidena activitii i alte categorii de registre
n majoritate cu termen limitat de pstrare i conservare.
Registrul de termene (sau condica de termene) al arhivei este un alt instrument de eviden necesar
n activitatea practic. n acest registru se trec toate dosarele pe termenele de judecat fixate,
consemnndu-se numrul i data lor. n cazul n care aceste registre de termene din perioada 1920-1990
se mai pstreaz la instane, cu prilejul selecionrii arhivei se va urmrii existena primelor trei registre,
n cazul lipsei lor se va pstra permanent acest dosar care, n prezent, are termen de pstrare 5 ani.
Condica edinelor de judecat n acest registru se trec (de grefierul de edin) n ordinea
nscris n list, dosarele din fiecare edin, separat pe complete, noul termen de judecat n caz de
31
amnare a judecii, hotrrea pronunat i numrul acesteia, precum i iniialele judectorului care o va
redacta. Grefierul-arhivar pregtete dosarele pentru edinele de judecat i asigur circulaia acestora n
cadrul instanei, precum i trimiterea lor la alte instane.
La judectoriile cu volum mare de activitate se in dou condici, una pentru cauze penale i una
pentru cauze civile.
La instanele unde funcioneaz secii se ine cte o condic pentru fiecare secie, la instanele
unde nu exist secii, condicile se in pe materii.
La curile de apel i tribunale se in condici separate pentru activitatea de prim instan, de apel i
de recurs.
Condici de edine separate se vor ine pentru :
- edinele de judecat desfurate n camera de consiliu
- edinele de judecat privind adopia
- edinele de judecat a sesizrilor privind efectuarea percheziiilor i a interceptrilor i
nregistrrilor convorbirilor telefonice
- a edinelor de judecat a recursurilor soluionate prin ncheiere
Alte registre importante, din rndul celor 23 de registre consemnate la art. 83 din Regulamentul de ordine
interioar al instanelor judectoreti care, prin coninutul lor, fac parte din Fondul Arhivistic Naional,
pot fi enumerate : Registrul de eviden a petiiilor, Registrul de eviden pentru nregistrarea cererilor i
rspunsurilor privind accesul la informaiile de interes public, Registrul de control, Registrele
judectorilor sindici etc.
Filele registrului general de dosare sau de intrare-ieire, a tuturor registrelor aflate n curs potrivit
art. 83, se numeroteaz, iar pe copert se trec urmtoarele elemente (Anexa 7 la Anexe Cluj):
- denumirea instituiei (Instana)
- denumirea (seciei)
- anul sau anii la care se refer documentele
- numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru
- indicativul dosarului dup nomenclator
- termenul de pstrare
- nr. inventar
La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur,
numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se
ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i
semntura celui care face certificarea i parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.
De modul n care se respect nregistrarea documentelor (dosarelor) n registrul general de dosare
sau de intrare-ieire a dosarelor, respectiv completarea corect a tuturor rubricilor pe care le solicit
documentul (dosarul) nregistrat i n mod deosebit rubrica indicativul dosarului, depinde rapiditatea i
operativitatea regsirii documentelor (dosarelor) din arhiva curent sau cu prilejul trierii lor n activitatea
de selecionare. Circuitul documentului (dosarului), de la nregistrare i pn la expedierea sau clasarea
lui n cadrul arhivei, are trei aspecte cu importan deosebit n formarea arhivei oricrei instituii. Un
prim aspect, este acela al circuitului ntre registratur i instane (compartimente), al doilea, fiind cel
dintre instane i arhiva general a instituiei i apoi ntre arhiva general a instanei i Arhivele Naionale,
pentru documentele permanente, respectiv, cu unitile de recuperare a documentelor, pentru cele cu
teremene temporare de pstrare dup efectuarea selecionrii lor prin topirea lor.
n Manualul su, Nial Raaen
5
referindu-se la ciclul de via al documentelor susine c acesta se
ntinde de la crearea i gestionarea activ a acestora i pn la eliminarea/distrugerea lor final (dup
expirarea termenelui legal de pstrare). Sunt enumerate cinci etape succesive prin care trece orice tip de
dosar al cauzei n cadrul sistemului judiciar :
1. Etapa de nregistrare/creare a dosarului cauzei

5
Cf. Nial Raaen, Manual pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011
32
- include etapele parcurse pentru a accepta sau crea dosarul propriu-zis i a-l nregistra n mod
corespunztor n sistemul de gestionare a circuitului dosarelor din cadrul instanei (de exemplu,
acordarea unui numr de nregistrare, introducerea datelor corespunztoare n sistemul ECRIS)
2. Etapa de utilizare i gestionare efectiv a dosarului respectiv pe parcursul desfurrii
procedurilor legale specifice
- pe msur ce procesul de soluionare a unui dosar progreseaz, vor fi adugate la acesta
documente i informaii noi i se vor opera nregistrrile corespunztoare n registrele, opisurile i
condicile aferente
3. Etapa de soluionare definitiv a cauzei i scoaterea dosarului respectiv din circuitul activ
- perioada de timp dintre soluionarea unui dosar pe fond, de exemplu, i soluionarea definitiv i
irevocabil a acestuia, poate varia considerabil, n funcie de o varietate de aspecte, cum sunt tipul
cauzei i procedurile corespunztoare de exercitare a cilor de atac
- la ncheierea acestei perioade, dosarul soluionat este trecut din arhiva curent n arhiva
permanent/depozit, unde va fi pstrat conform nomenclatoarelor arhivistice n vigoare
4. Etapa de punere n executare a hotrrii judectoreti definitive i irevocabile
- include o serie de activiti subsecvente de gestionare a dosarului cauzei, efectuate pe de o parte
de instan/parchet, i pe de alt parte de ctre diferitele entiti/autoriti cu atribuii n acest sens
5. Etapa de pstrare/arhivare a dosarului soluionat sau a unor documente/elemente ale acestuia),
conform prevederilor legale i/sau eliminarea/distrugere a dosarului (n urma expirrii
termenului legal de pstrare)
- include o serie de activiti specifice, care trebuie s in cont de prevederile legale cuprinse n
Regulamentele de Ordine Interioar i n Nomenclatoarele arhivistice pentru instane i parchete,
cu diferenierile de rigoare:
- n aceast etap documentele pstrate n arhiva permanent/depozit sunt sortate i sunt fie predate
Arhivelor Naionale (dac au valoare intrinsec de ordin istorico-juridic, cultural, (conform
reglementrilor legale n materie), fie eliminate/distruse (metoda cea mai des ntlnit este aceea a
topirii acestora, prin intermediul unor firme specializate)
Regulament ord. int. instane art. 83/1
5)

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
Nr.
Dos
Data
nregistrr
ii
Nr. Act
de
sesizare
i
organul
care l-a
trims
Numele
i pren.
Prilor
Natura cauzei Obiectu
l
Cauzei
Actele primate
dupa formarea
Dosarului
Ind.
Dos./termen de
pstrare
Penala Civila
Prima
instanta
Ci
de
atac
Prima
instanta
Cai
de
atac

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 12.11. 3/09 Pop II/A/69








33
7) Coperta registrului general de dosare
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS
TERMEN DE PSTRARE
Nr. inventar
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)
De la nr.____ la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)


Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui
volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu
urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu
nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.

6) Regulament art. 102
COPERT DOSAR

ROMNIA
CURTEA DE APEL CLUJ
SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE
COMPLET ..
OBIECT .
PRI

DATA NREGISTRRII ..

TERMENE

NR. I DATA HOTRRII ..

REDACTOR .

INDICE STATISTIC .
DOSAR NR.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere

34
2.3. Termenele de pstrare a registrelor. Reglementri cu privire la termenele de pstrare a
unor registre prevzute de Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti i n
conformitate cu noul Nomenclator arhivistic cadru elaborat de MJ n anul 2010.

La fiecare instan se ine un singur registru de intrare-ieire a corespondenei administrative
(Regulamentul de ordine interioar art. 18)
Se pot deschide Registre separate pentru nregistrarea unor categorii de documente, de acelai fel,
care se creaz n cursul unui an : Registrul de petiii, Registrul de decizii etc. dar fiecare dintre aceste
registre se pot diferenia printr-o cifr roman sau liter majuscul pentru a se evita orice confuzii de
nregistrare.
n Nomenclatorul actual (2010) au fost incluse mai multe registre noi pentru nregistrarea actelor
i dosarelor unele menionate n ROI (2005), altele nefigurnd n ROI iar pentru unele dintre registrele
deja existente n Nomenclatorul din anul 1999 au fost schimbate termenele de pstrare. Fiecare dintre
registre sunt cuprinse la poziii diferite n nomenclator i au diferite termene de pstrare. Pentru ca
numerele de nregistrare acordate actelor create ntr-o instan s nu se suprapun este necesar acordarea
unui indicativ distinct (litera sau litere majuscule) care se ataeaz la indicativul dosarului dup
nomenclator sau la numrul de nregistrare respectiv pentru fiecare dintre registre i documentele
nregistrate n aceste registre. Astfel, n noul nomenclator au fost incluse registre noi sau la unele au fost
modificate termenele de pstrare.
Chiar dac la Judectorii, Tribunale, Curi de apel, o serie de registre au un regim special ( nu se
dau publicitii, sunt clasificate Ex. Registrul de eviden a sesizrilor privind autorizarea efecturii
percheziiilor date de judector n cursul urmririi penale; Registrul de eviden a petiiilor i Registrul de
eviden pentru nregistrarea cererilor privind accesul la informaii de interes public = ambele la Biroul de
informare i realii publice) fiind completate, manipulate i pstrate de primii-grefieri sau grefieri efii din
cadrul instanelor, grefierii arhivari trebuie s cunoasc registrele respective i aceste modificri deoarece,
n final, toate categoriile de dosare dar i registre, condici, mape trebuiesc inventariate i pstrate, n
funcie de termenul lor de pstrare stabilit prin Nomenclatorul arhivistic, n depozitul de arhiv al
instanei. De altfel, n ROI art. 23, aliniatul 2 prevede Pentru evidena activitii instanei vor fi inute
orice alte registre prevzute de lege sau stabilite de Consiliul Superior al Magistraturii iar n
Nomenclatorul arhivistic din anul 2010 Partea a II-a - Tribunale poz. 123, i Partea I-a Judectorii
poz. 93 se precizeaz: Alte registre cu caracter special, conform ROI se pstreaz permanent. S urmrim
cteva exemple:

1. Registru de eviden pentru coresponden din domeniul relaiilor judiciare externe, inclusiv evidena
emiterii mandatelor de arestare european
Termen de pstrare 30 ani CS
poz. 32 Judectorii; poz. 50 Tribunale: poz. 99 Curi de Apel
figureaz n vechiul nomenclator din anul 1999 al Curilor de Apel la poziia 41 cu termen de
pstrare 15 ani
nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 la Judectorii i Tribunale
nu figureaz n Regulamentul de ordine interioar
documentele se vor depune n dosarul 58-J; dos.86-Tr; dos. 74-C (dosare avnd ca obiect
proceduri n materia cooperrii juridice internaionale, inclusiv extrdarea i transferul
persoanelor condamnate n strintate)
Se pstreaz la executorul penal
Sugestie: toate documentele nregistrate n acest registru, spre exemplu la Judectorii, vor primi la
numrul de nregistrare: 58, litera majuscul E (numrul de nregistrare al dosarului va fi: 58/E iar
indicativul dosarului dup nomenclator va fi I/B/58/E)
2. Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative
Termen de pstrare 30 ani CS.
poz. 33 Judectorii; poz. 51 Tribunale; poz. 47- Curi de Apel
figureaz n vechiul Nomenclator din anul 1999 J-Tr-C termen 10 ani
figureaz n Regulamentul de ordine interioar
35
n fiecare instan se ine un singur Registru de intrare-ieire a corespondenei administrative.
La J-Tr-C se nfiineaz dosarele administrative cu respectarea normelor tehnice privind nregistrarea,
selecionarea i pstrarea documentelor i a mapelor cu drile de seam statistice.
Documentele din aceste registre nu vor fi prevzute la numrul de nregistrare cu un alt indicativ.
Se pstreaz la Serviciul Secretariat/Grefierul ef
Corespondena de serviciu care nu este destinat publicitii se va nregistra n Registru de intrare-ieire a
corespondenei administrative care nu este destinat publicitii sau n Registrul de eviden a
documentelor secrete de serviciu (HG 781/2002 Anexa 1). Documentele vor fi nsoite de litera S
pentru a le diferenia de celalalte documente nesecrete. Dup declasificare acestea ajung n arhiva
instanei pentru a fi eliminate sau pstrate permanent.

3. Registrul de eviden al petiiilor
Termen de pstrare 3 ani
Poz. 38 J; poz. 61- Tr; poz. 58- C
figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 3 ani
documentele nregistrate se vor depune n dosarul de la poz.22 J;poz. 37 Tr; poz.37 C
reprezentnd mapele separate cu petiiile, cererile i rspunsurile date
se pstreaz la Biroul de informare i relaii publice
Sugestie: toate documentele nregistrate n acest registru vor primi (spre exemplu la judectorii numrul
de nregistrare 22, litera majuscul P (numrul de nregistrare va fi 22/P iar indicativul dosarului dup
Nomenclator va fi I/B/22/P)

4. Registrul de intrare-ieire a corespondenei (care nu se dau publicitii)
Termen de pstrare 30 ani CS.
Poz 94 J; poz. 51- Tr; poz. 98 -C
figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999- 15 ani
se pstreaz la Cabinetul preedintelui
n acest registru sunt nregistrate documentele de la poz.: Dosare specifice instanelor judectoreti
din Nomenclatorul pe anul 2010 ca spre ex.: plicurile coninnd corespondena cu caracter
confidenial, cererile pentru eliberarea certificatelor i a copiilor de pe acte (i dup caz n
Registrul general de dosare) (art. 128, alin.6); eliberarea copiilor de pe hotrri (art. 128 alin.7)...

5. Registru privind evidena i punerea n executare a plngerilor introduse mpotriva actelor i msurilor
luate de procuror n faza urmririi penale
Termen de pstrare 10 ani CS
Poz. 99 J; poz. 131- Tr; poz. 106-C
nu figureaz n Nomenclatroul pe anul 1999
figureaz n Regulamentul de ordine interioar
plngerile figureaz n Nomenclator la Poz. 68, 78 J; Poz. 99 i 109 Tr; Poz. 80 C
se pstreaz la executorul judectoresc
Sugestie: actele din acest registru vor primi la rndul lor un numr de nregistrare format dintr-o cifr i o
liter majuscul sau minuscul pentru a le delimita de documentele nregistrate n alte registre cu acelai
numr

6. Registru de eviden a sesizrilor privind autorizarea efecturii percheziiilor date de judector n cursul
urmririi penale
Termen de pstrare 5 ani cs.
Poz. 9 J; Poz. 140 T; Poz. 114 - C
nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999
figureaz n Regulamentul de ordine interioar
documentele se vor depune n dos. 109 J; dos. 140-Tr; dos.114 C
se pstreaz la grefierul ef
36
Sugestie: actele din acest registru vor primi la rndul lor un indicativ format dintr-o liter majuscul sau
minuscul pentru a le diferenia de alte documente nregistrate n alte registre.

7. Registru de eviden a declaraiilor de avere i de interese pentru personalul auxiliar i funcionarii
publici
Termen: Permanent
figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 la Curile de Apel Termen: 50 ani
figureaz n Nomenclatorul pe anul 2010 poz. 49 -Tribunale termen Permanent
figureaz n Nomenclatorul pe anul 2010 poz. 49 Curi de Apel 5 ani
se pstreaz la Serviciul Resurse umane
Sugestie: toate documentele nregistrate n acest registru vor primi la numrul de nregistrare la Tribunale
spre exemplu: 49, litera majuscul D (numrul de nregistrare al dosarului va fi: 49/D iar indicativul
dosarului dup nomenclator va fi I/B/49/D)

8. Registru de eviden pentru nregistrarea cererilor i rspunsurilor privind accesul la informaiile de
interes public (HG nr. 123/din 2002, Anexa nr. 5)
Termen de pstrare 3 ani
nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999
figureaz n Regulamentul de ordine interioar
figureaz n Nomenclatroul pe anul 2010 poz. 39-J; poz. 62-Tr; poz. 59-C
documentele din acest registru (cererile) se vor depune n dos. 21-J; dos.36-Tr; dos. 36-C
se pstreaz la Biroul de informare i relaii publice
Sugestie: toate documentele nregistrate n acest registru vor primi, spre exemplu la Tribunale, numrul
de nregistrare, 36, literele majuscule IP (numrul de nregistrare va fi 36/IP iar indicativul dosarului dup
Nomenclator I/B/36/IP

9. Registru privind arestarea preventiv
Termen 10 ani CS
nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 sub aceast denumire ci sub denumirea de registru de
eviden privind propunerile de prelungire a arestrii preventive termen 5 ani
figureaz n ROI cu meniunea referitoare le prelungirile arestrii preventive
figureaz n Nomenclatorul pe anul 2010 poz. 97 J; poz. 127 Tr
documentele din acest registru se pstreaz un termen de 5 CS n dosarele 107 Tr; dosar 76 J
se pstreaz la grefierul ef

2.4. Sistemul informatizat de nregistrare. Sistemul ECRIS al numrului unic de dosar de la
toate instanele judectoreti

Scopul principal al sistemului ECRIS este de a gestiona informaiile despre dosarele i
documentele referitoare la dosare din cadrul unei instituii juridice el fiind prevzut totodat cu faciliti
pentru planificarea diverselor activiti din cadrul unei asemenea instituii.
Sistemul ECRIS permite nregistrarea noilor dosare, nregistrarea prilor contestatare din cadrul
dosarelor, nregistrarea dosarelor i a documentelor incluse n dosar, alocarea termenelor de judecat
precum i operiile de citaii, generare de liste de edin i editare de ncheieri de edin. Prin
introducerea sistemului ECRIS de nregistrare electronic a dosarelor s-a renunat la Registrul general de
dosare, la Opisul alfabetic, la Registrul informativ i la Registrul de termene, operaiunile efectuate n
aceste registre fiind preluate prin aplicaia ECRIS.
ncepnd cu 1 iulie 2006 s-a dispus generalizarea sistemului ECRIS al numrului unic de dosar la
toate instanele. Numrul unic al dosarului este format din :
- numrul din registrul general electronic/numrul identificator al instanei/anul nregistrrii
dosarului
Numrul identificator al instanei reprezint un numr unic de identificare a instanei de judecat
(conform Listei numerelor de identificare din anexa la Regulamentul de ordine interioar).
37
Astfel un numr de nregistrare de la Curtea de Apel Cluj va fi format din numrul din registrul
general electronic, numrul identificator al instanei i data nregistrrii dosarului: 1/33/ 13. 11. 2009
Numrul din registrul general electronic reprezint numrul dosarului n cadrul registrului
electronic pentru ntreaga instan. Acest numr ncepe de la valoarea 1 pentru primul dosar din anul
curent i continu incremental (cresctor) pentru fiecare nou dosar creat.
Alte faciliti de planificare a diverselor activiti oferite de sistemul ECRIS sunt :
- alocarea judectorilor i grefierilor pe complete de judecat
- planificarea judectorilor de serviciu desemnai s primeasc spre rezolvare petiii
- capacitatea de a genera situaii statistice standard
- s extrag din baza de date diverse informaii statistice despre dosarele, documentele, persoanele
i infraciunile sau cauzele civile ce au legtur cu cauzele aflate pe rol
Instanele judectoreti care utilizeaz sistemul ECRIS vor lua msuri pentru completarea tuturor
cmpurilor aplicaiei ECRIS cu date complete i corecte, conform instruciunilor de utilizare. n cazul
utilizrii nregistrrilor n sistem informatizat, se va constitui un singur registru general de dosare care va
conine date suplimentare menite s asigure obinerea unor evidene derivate. n acest scop, registrul
informatizat va fi completat cu toate informaiile prevzute n structura bazei de date. Aceste date
suplimentare, legate de fiecare cauz, vor fi completate permanent n cursul judecii. La sfritul fiecrei
zile de lucru se va proceda la asigurarea bazei de date prin salvarea acesteia pe un suport magnetic.
Pornind de la facilitile oferite de sistemul ECRIS, prezentate mai sus, putem remarca faptul c
acesta este perfectibil cu deosebire n ceea ce privete respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 Legea
Arhivelor Naionale referitor la nregistrarea actelor i la aplicarea Nomenclatorului arhivistic la
registratur i la gruparea actelor n dosare la instane. Astfel, n mod obligatoriu n programul ECRIS
trebuie constituit un cmp (o rubric) care s reprezinte indicativul dosarului dup nomenclator iar un
alt cmp s reprezinte termenul de pstrare al dosarului preluat tot din nomenclator. Prevederea
sistemului ECRIS cu cele dou elemente ar simplifica operaiunile de inventariere, selecionare i pstrare
a documentelor, sistemul fiind astfel capabil s extrag din baz dosarele avnd acelai indicativ al
dosarului din nomenclator, respectiv, dosarele avnd acelai termen de pstrare. Registrele listate din
sistemul ECRIS, compactate vor constitui, n timp, inventare pentru dosarele de judecat, n timp,
arhivele judectoreti vor rmne la instane pentru pstrare i conservare, pentru folosire.
Potrivit art. 82 alin. 2 evidena n sistem informatizat se pstreaz i pe suport hrtie, prin listarea
periodic a nregistrrilor i legarea lor n mape (dosare) distincte. Prin introducerea n sistemul ECRIS a
indicativului dup nomenclator i a termenului de pstrare registrul general electronic poate constitui n
continuare evidena de baz arhivistic din cadrul instanelor judectoreti, n registru urmnd a se opera
lucrrile de selecionare a documentelor cu termenele de pstrare expirate dar i consemnarea celor cu
termen de pstare permanent.
n capitolul III, Seciunea II-a Activitatea premergtoare edinei de judecat i de rezolvare a
lucrrilor cu caracter administrativ sunt consemnate modalitile prin care actele de sesizare ale instanei
sunt preluate n eviden la registratura instanei. Astfel, actele de sesizare a instanei, depuse personal sau
prin reprezentant, sosite prin pot, curier sau fax, se depun la registratur, unde n aceiai zi, dup
stabilirea obiectului cauzei, primesc numr din aplicaia ECRIS i dat cert. n continuare, dup
stabilirea obiectului cauzei de ctre un grefier cu studii superioare, sub conducerea unui judector,
dosarele se predau personalului responsabil cu efectuarea repartizrii aleatorii avnd ataate dovezile
privind modul n care au fost transmise. Cu alte cuvinte documentele (dosarele) odat ce primesc numr
i dat cert din aplicaia ECRIS sunt predate, n funcie de obiectul cauzei, celor desemnai cu
rezolvarea lor.
Celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu caracter administrativ sosite prin
pot, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare, se nregistreaz n registrul general de
dosare, registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative ori n registrul de eviden a petiiilor i
se prezint, dup caz, preedintelui instanei. Dovezile de comunicare a procedurilor se primesc la
registratura instanei sub semntur, dup caz, se predau arhivarului care le ataeaz la dosar, fcndu-se
meniune despre aceasta pe conceptul de citare.
Actele i cererile de orice natur, prezentate de justiiabili, inclusiv de avocai, preedintelui
instanei ori judectorului de serviciu, primesc dat cert la prezentarea lor, prin aplicarea tampilei de
38
intrare a instanei respective, iar dup rezolvare se predau registratorului care le nregistreaz potrivit
prevederilor legale, dup caz.
nregistrarea, evidena i pstrarea documentelor ce nu sunt destinate publicitii se vor face n
condiiile prevzute de Legea privind protecia informaiilor clasificate nr. 182/2002 din 12 aprilie 2002
(publicat n M. O. Partea I-a nr. 248) i Legea privind liberul acces la informaiile de interes public nr.
544/din 12 octombrie 2001 (publicat n M. O. Partea I- a nr. 663) i Legea Arhivelor Naionale nr.
16/1996 (Anexa 6).
Plicurile coninnd coresponden cu caracter confidenial se nregistreaz n Registrul de intarare
ieire a corespondenei, cu aceast meniune, fr a fi desfcute, dup care se predau destinatarului.
n vederea repartizrii pe complete i a stabilirii primului termen de judecat, dosarele nou-
formate vor fi transmise persoanei desemnate cu repartizarea aleatorie a cauzelor. Repartizarea cauzelor
se va efectua n sistemul informatic prin programul ECRIS. Dosarele repartizate pe complete n mod
aleatoriu vor fi preluate de preedinte sau de unul dintre judectorii completului de judecat.
n concluzie putem constata c nregistrarea documentelor (dosarelor de judecat i a materialelor
preconstituite) de la instanele judectoreti difer de cea existent la ali creatori de arhiv ea fiind
stipulat de prevederile Regulamentului de ordine interioar al instanelor judectoreti. Diferenele apar
ncepnd chiar de la modul de repartizare a acestora dup nregistrare, continund cu circulaia i
manipularea lor n interiorul i exteriorul instanelor i ncheind cu conexarea actelor intrate ulterior (la
acelai obiect al cauzei). Chiar i n aceste condiii consemnarea indicativului dosarului dup
nomenclator i termenul de pstrare al dosarului n registrul general electronic de dosare se impune
a se realiza ct de urgent pentru uurina regsirii actelor, cu deosebire, dup existena unei sentine
definitive din dosar i trimiterea lor spre pstrare i conservare la arhiva general a instanei.
Referindu-se la ciclul de via al documentelor Nial Reean susine n manualul su
6
c acesta se
ntinde de la crearea i gestionarea activ a acestora i pn la eliminarea/distrugerea lor final (dup
expirarea termenelui legal de pstrare). Sunt enumerate cinci etape succesive prin care trece orice tip de
dosar al cauzei n cadrul sistemului judiciar :

1. Etapa de nregistrare/creare a dosarului cauzei
- include etapele parcurse pentru a accepta sau crea dosarul propriu-zis i a-l nregistra n mod
corespunztor n sistemul de gestionare a circuitului dosarelor din cadrul instanei (de exemplu,
acordarea unui numr de nregistrare, introducerea datelor corespunztoare n sistemul ECRIS)
2. Etapa de utilizare i gestionare efectiv a dosarului respectiv pe parcursul desfurrii
procedurilor legale specifice
- pe msur ce procesul de soluionare a unui dosar progreseaz, vor fi adugate la acesta
documente i informaii noi i se vor opera nregistrrile corespunztoare n registrele, opisurile i
condicile aferente
3. Etapa de soluionare definitiv a cauzei i scoaterea dosarului respectiv din circuitul activ
- perioada de timp dintre soluionarea unui dosar pe fond, i soluionarea definitiv i irevocabil a
acestuia, poate varia considerabil, n funcie de o varietate de aspecte, cum sunt tipul cauzei i
procedurile corespunztoare de exercitare a cilor de atac
- la ncheierea acestei perioade, dosarul soluionat este trecut din arhiva curent n arhiva
permanent/depozit, unde va fi pstrat conform nomenclatoarelor arhivistice n vigoare
4. Etapa de punere n executare a hotrrii judectoreti definitive i irevocabile
- include o serie de activiti subsecvente de gestionare a dosarului cauzei, efectuate pe de o parte de
instan/parchet, i pe de alt parte de ctre diferitele entiti/autoriti cu atribuii n acest sens
5. Etapa de pstrare/arhivare a dosarului soluionat sau a unor documente, conform prevederilor
legale i/sau eliminarea/distrugere a dosarului (n urma expirrii termenului de pstrare)
- include o serie de activiti specifice, care trebuie s in cont de prevederile legale cuprinse n
Regulamentele i n Nomenclatoarele arhivistice pentru instane i parchete, cu diferenierile de
rigoare:
- n aceast etap documentele pstrate n arhiva permanent/depozit sunt sortate i sunt fie predate
Arhivelor Naionale (dac au valoare intrinsec de ordin istorico-juridic, cultural, fie

6
Manual pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011
39
eliminate/distruse (metoda cea mai des ntlnit este aceea a topirii acestora, prin intermediul unor
firme specializate)

2.5. nregistrarea i evidena tampilelor din cauciuc

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariaz ntr-un registru separat ntocmit potrivit modelului prezentat n anexa nr. 7 din
Instruciuni privind activitatea la creatorii de arhiv n ordinea drii lor n folosin. n cazul n care
instutuia nu deine matrice sigilare din metal se poate deschide un registru pentru evidena tampilelor
avnd urmtoarea prezentare i rubricatur i care se poate deschide sub forma unui registru (caiet
studenesc a cror pagini se vor numerota) i care are termen de pstrare permanent:

Denumirea instanei
.....................................
Denumirea seciei (compartimentului)
...................................

Registru
pentru evidena sigiliilor i tampilelor

1. Nr. crt
2. Imprimarea n tu a tampilei i transcrierea legendei de pe tampil
3. Data drii n folosin ( Semntura celui care preia tampila)
4. Data scoaterii din uz ( Semntura celui care pred tampila)
5. Observaii

Registrul pentru evidena tampilelor se poate ntocmi la nivel de compartiment sau pe ntreaga
unitate n funcie de numrul acestora. Se va respecta cu strictee darea n folosin pe baz de semntur
pentru a se evita folosirea tampilei de ctre alte persoane dect cele avizate.
tampilele, parafele se vor pstra la cei care le au n eviden rspunderea folosirii revenind
acestora.


3. Constituirea dosarelor i pregtirea unitilor arhivistice n vederea depunerii
la arhiva general a Departamentului economico-financiar i administrativ i a
instanei
3.1. Constituirea dosarelor la compartimentele din cadrul Departamentului economico-
financiar i administrativ i pregtirea documentelor n vederea depunerii lor la arhiva
Departamentului economico-financiar i administrativ

Legea Arhivelor Naionale art. 8 aliniatul 1 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice
(dosare, registre) potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul
documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii

3.1.1.Circuitul documentelor n cadrul procesului de formare a arhivei curente

Aa cum menioneaz art. 15 din Instruciuni privind activitatea de arhiv, dup confirmare,
Nomenclatorul dosarelor va fi difuzat la toate compartimentele de munc i la registratur (Secretariat) n
vederea aplicrii lui. S urmrim circuitul documentului n cadrul procesului de formare a arhivei curente.
Documentele pot fi primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern. Prima operaiune din cadrul acestui
circuit o reprezint nregistrarea n Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative prin
respectarea obligativitii completrii corecte a tuturor rubricilor cerute de categoria de document ce
40
urmeaz a fi nregistrat. Dup primirea corespondenei din exterior, pentru repartizarea documentului
spre rezolvare este obligatorie rezoluia efului instituiei (managerul). Odat consemnat rezoluia, la
registratur (secretariat) se procedeaz la nregistrarea documentelor n ordinea cronologic a numerelor
de intrare din registru. Pentru completarea rubricii indicativul dosarului se preia din Nomenclator acest
indicativ i se consemneaz la rubric respectiv i pe colul din dreapta sus a documentului (cu creionul).
Se repartizeaz spre rezolvare pe baz de borderou de coresponden i semntur la compartimente.
n cadrul compartimentului de munc documentul este la rndul lui repartizat spre rezolvare unei
persoane. n funcie de coninutul documentului acesta, potrivit cu nomenclatorul, este depus n dosar
urmrindu-se dac este necesar un rspuns i termenul de rezolvare sau, poate fi clasat definitiv la dosarul
respectiv.
n cazul cnd se cere un rspuns la un document primit, adresa de rspuns va ncepe, n primul
rnd, prin completarea datelor ce trebuie s le cuprind o adres:
- antetul (denumirea unitii, compartimentul)
- va trece ca numr de expediere numrul trecut deja la nregistrare (aflat pe tampila cu numrul de
intrare i data intrrii)
- data expedierii, fiind ziua n care a concretizat rspunsul i
- destinatarul
- va consemna (dac nu s-a fcut la registratur) indicativul dup nomenclator i se va dactilografia n
dou exemplare.
- adresa se dactilografiaz n dou exemplare dintre care:
- originalul rspunsului se va expedia, prin registratur, la destinatar, iar originalul adresei primite
mpreun cu copia rspunsului expediat (ambele avnd acelai numr de nregistrare i aflate una lng
cealalt) se vor depune n dosarul stabilit pentru problema respectiv prin nomenclator.
n cazul cnd se emite un document se preia din Registrul de intrare-ieire a corespondenei
administrative un numr de nregistrare, se trece n antetul documentului mpreun cu data i se
consemneaz indicativul dosarului dup nomenclator. Adresa se dactilografiaz n dou exemplare dintre
care un exemplar se expediaz destinatarului, prin condica de expediie, iar al doilea exemplar se
pstreaz la dosar n funcie de problema pe care o cuprinde n cadrul compartimentului.
n cazul n care nu se cere rspuns documentul se depune la dosar potrivit cu problema din
nomenclator i indicativul stabilit prin acesta.
n cazul documentelor de uz intern se nregistreaz n registrul de intrare - ieire, documentul
cuprinznd:
1. denumirea unitii; compartimentul, nr. de nregistrare; data nregistrrii (n antet); 2. destinatarul
(Ctre.....) i 3. indicativul dosarului.
Un exemplar se trimite la compartimente pentru luare la cunotiin pe baz de condic sau borderou de
coresponden iar al doilea exemplar se pstreaz n dosar.
n felul acesta documentele, dup rezolvare, se grupeaz n dosare, potrivit cu nomenclatorul, n
acelai dosar grupndu-se documente cu aceiai problematic i cu acelai termen de pstrare. Pe
parcursul ntregului an documentele se claseaz n dosare constituindu-se aa numita arhiv curent.
Pentru repartizarea corespunztoare a actelor n dosare n conformitate cu nomenclatorul
dosarelor, la nceputul fiecrui an calendaristic compartimentele de munc vor deschide attea dosare cte
sunt consemnate n Nomenclatorul dosarelor. Pe coperta dosarelor se vor completa dup cum urmeaz
(vezi : Anexa 8 Anexe Cluj )
- Antetul (Denumirea unitii i a compartimentului de munc) n stnga sus
- Dosar nr... (se preia indicativul dosarului din nomenclator A/1, B/3 etc.) la mijlocul dosarului
- Referitor la... (se completeaz coninutul dosarului potrivit cu nomenclatorul neadmindu-se
prescurtri) la mijlocul dosarului scris cite
- nceput la data..... (se trece data primului document)
- ncheiat la data ..( se completeaz numai la ncheiere dosarului)
- numr file ..... (se numeroteaz filele n dreapta sus cu creionul sau mecanic)
- volumul (se trece numrul de volum pe msura constituirii acestora)
- Termenul de pstrare (se preia din Nomenclator)
- Numrul de inventar (se trece dup efectuarea operaiei de ordonare i inventariere)
P.S (La nceputul anului calendaristic se vor completa numai datele cu litere ngroate)
41
Respectnd aceste prevederi ale legislaiei documentele vor fi grupate din start corect, pe
probleme i termene de pstrare uurndu-se i celelalte operaiuni care urmeaz a se efectua asupra
dosarelor (inventariere, selecionare).

8)
Anexa 1
DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............
ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)

Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)


3.1.2. Pregtirea documentelor (unitilor arhivistice) n vederea depunerii lor la arhiva
Departamentului economico-financiar i administrativ

n conformitate cu legislaia arhivistic n vigoare persoanele fizice i juridice creatoare i
deintoare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional rspund de evidena i inventarierea
documentelor create.
ntre atribuiile responsabilului cu munca de arhiv sau arhivarului, potrivit art. 5 lit. b din Instruciunile
privind activitatea de arhiv, sunt i cele privitoare la verificarea i preluarea de la compartimentele de
munc, pe baz de inventare i proces verbal de predare-primire, a dosarelor constituite de acestea,
asigurnd evidena tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de
eviden curent (anexa nr. 3 la Legea Arhivelor Naionale)
Evidena documentelor ncepe odat cu nregistrarea lor obligatorie n registrul de intrare-ieire,
continu cu gruparea lor apoi n dosare, potrivit cu Nomenclatorul arhivistic i se ncheie prin
inventarierea dosarelor i nregistrarea acestor inventare n Registrul de eviden curent.
Potrivit art. 16 din Instruciuni, dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit
cu nomenclatorul, i se predau apoi la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. Deci
pentru a putea fi predate n condiii corespunztoare compartimentul de munc are la dispoziie un an
pentru efectuarea operaiunilor de pregtire n vederea predrii dosarelor la arhiv. Abia la un an de la
ncheierea lor, dosarele se predau, pentru a fi pstrate temporar sau permanent n funcie de termenele de
pstrare ale acestora n arhiva unitii.
Prin rezolvarea documentelor se nelege activitatea ce se desfoar ncepnd cu deschiderea
corespondenei la registratur pentru documentele primite, continund cu punerea rezoluiei (de ctre
conductorul unitii), nregistrarea lor n registrul de intrare-ieire, inclusiv completarea rubricii
indicativul dosarului, difuzarea la compartimentele de munc pe baz de borderou de coresponden,
formularea rspunsului la actul respectiv (dac este necesar un rspuns), expedierea prin borderou de
coresponden a adresei originale de rspuns i ataarea copiei la originalul adresei primite. Acelai
parcurs l au i documentele emise din oficiu sau pentru uz intern ultima activitate n cadrul acestui
circuit fiind gruparea actului la dosar potrivit cu nomenclatorul, operaiune care este uurat prin
42
completarea obligatorie i corect, la nceput de an calendaristic, a copertei dosarului cu elementele
necesare: Antet (denumirea unitii, denumirea comaprtimentului) numrul de dosar potrivit cu
nomenclatorul (indicativul dosarului) rezumatul pe scurt al coninutului dosarului (preluat din
nomenclator), data nceperii dosarului, volumul i termenul de pstrare, formular prezentat la tema
anterioar avnd ca titlu - Constituirea dosarelor.
Odat constituite dosarele la nivelul fiecrui compartiment de munc pentru a putea fi predate la
arhiva unitii sunt necesare urmtoarele operaiuni (activitate care se mai numete activitatea de
perfectare a dosarelor):
1. ordonarea cronologic sau dup alte criterii (alfabetic, geografic) a documentelor din dosar
astfel ca primul document din dosar s fie deasupra. Atunci cnd n constituirea dosarului se folosete
ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesupt (cea mai veche
dat a documentului nregistrat este i prima fil a dosarului). Aceast operaiune este obligatorie cu
deosebire ns pentru documentele permanente care urmeaz apoi a fi predate la Arhivele Naionale
pentru pstrare i valorificare.
2. ndeprtarea prilor metalice, ciorne, dublete, file nescrise
3. documentele ordonate cronologic se vor lega (prin coasere cu a mai tare folosindu-se n acest
scop mecanisme de gurire) ntre dou coperi de carton astfel ca s nu fie acoperit scrisul i s se asigure
citirea complet, inclusiv a notelor sau rezoluiilor marginale.
4. dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file; n cazul depirii acestui numr se vor
constitui mai multe volume ale aceluiai dosar.
5. filele dosarului se vor numerota mecanic sau cu creion negru n partea din dreapta sus; n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare
volum.
6. se completeaz coperta dosarului cu datele rmase necompletate la nceputul anului odat cu
deschiderea lui respectiv: data de ncheiere (care este data ultimului act din dosar), numrul filelor,
volumul, numrul de dosar din inventar i anul. Dac nu a fost copletat la nceputul anului la cele de mai
sus se adaug : denumirea unitii, denumirea compartimentului, indicativul din nomenclator, data de
nceput i termenul de pstrare.
7. pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului sau pe prima pagin nescris a registrelor i
condicilor se face certificarea: Prezentul dosar (registru, condic) conine .......... file n cifre i, ntre
paranteze, n litere, dup care se semneaz i se pune data certificrii.

3.2. Constituirea dosarelor de judecat i a materialelor preconstituite (registre, opise,
condici, mape, caiete de note) de la instanele judectoreti i pregtirea lor n vederea depunerii la
arhiva general

3.2.1.Circuitul dosarelor n cadrul i n afara instanei

Aa cum menioneaz art. 15 din Instruciuni privind activitatea de arhiv, dup confirmare,
Nomenclatorul dosarelor va fi difuzat la toate instanele i seciile, la registratur, n vederea aplicrii lui.
S urmrim circuitul documentului n cadrul procesului de formare a arhivei curente la o instan de
judecat. Documentele (dosarele) pot fi primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern. Prima
operaiune din cadrul acestui circuit o reprezint nregistrarea n Registrul general electronic de dosare de
la registratura instanei (la judectorii concomitetent se efectueaz nregistrarea manual n registrul
general de dosare), prin respectarea obligativitii completrii complete i corecte (conform instruciunilor
de utilizare) a tuturor cmpurilor cerute de categoria de document (dosar) ce urmeaz a fi nregistrat.
Dup primirea corespondenei din exterior, pentru repartizarea documentului (dosarelor) spre
rezolvare, judectorul de serviciu, numit de preedintele instanei, primete actele de sesizare a instanei
i verific dac sunt ndeplinite cerinele prevzute de normele procedurale. Actele de sesizare a instanei
depuse personal sau prin reprezentant, sosite prin pot, curier ori fax, se depun la registratur, unde, n
aceiai zi, dup stabilirea obiectului cauzei, primesc numr din aplicaia ECRIS i dat cert. Stabilirea
obiectului cauzei se face, de regul, de ctre un grefier cu studii superioare, sub conducerea unui
judector. Dup stabilirea numrului din aplicaia ECRIS, dosarele se predau personalului responsabil cu
efectuarea repartizrii aleatorii, avnd ataate dovezile privind modul n care au fost transmise.
43
Celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu caracter administrativ sosite prin
pot, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare, se nregistreaz n registrul general de
dosare, registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative ori n registrul de eviden a petiiilor i
se prezint, dup caz, preedintelui instanei. Dovezile de comunicare a procedurilor se primesc la
registratura instanei sub semntur, dup caz se predau arhivarului care le ataeaz la dosar, fcndu-se
meniune despre aceasta pe conceptul de citare.
Actele i cererile de orice natur, prezentate de justiiabili, inclusiv de avocai, preedintelui
instanei ori judectorului de serviciu, primesc dat cert la prezentarea lor, prin aplicarea tampilei de
intrare a instanei respective, iar dup rezolvare se predau registratorului care le nregistreaz potrivit
prevederilor legale.
n vederea repartizrii pe complete i a stabilirii primului termen de judecat, dosarele nou-
formate vor fi transmise persoanei desemnate cu repartizarea aleatorie a cauzelor. Repartizarea cauzelor
se va efectua n sistemul informatic prin programul ECRIS.
Odat consemnat nregistrarea documentelor n ordinea cronologic a numerelor de intrare din
registru general electronic, stabilit de calculator, se trece la completarea copertei dosarelor de instan
(Anexa 6 Anexe Cluj ) i concomitent a cmpurilor din calculator potrivit cu coninutul documentului
(dosarului) nregistrat.
Pe coperta dosarului se va meniona, dup caz :
- denumirea instanei
- secia
- completul de judecat
- numrul dosarului
- numele sau denumirea prilor
- obiectul pricinii
- starea de arest
- termenele de judecat
- numrul i data hotrrii
- iniialele judectorului nsrcinat cu redactarea hotrrii
- indicele statistic
- poziia din registrul de executri penale
Completarea rubricii indicativul dosarului, operaiune prevzut de normele arhivistice n vigoare
(vezi - Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 9 aliniatul 5), n prezent, nu se efectueaz la instanele
de judecat. Acest indicativ al dosarului se preia din Nomenclatorul de dosare al Ministerului Justiiei i
va trebui consemnat att n registrul electronic, ca un cmp aparte, ct i pe copert dosarului, pe colul
din dreapta sus (cu creionul). Odat cu completarea indicativului dup nomenclator, n mod obligatoriu,
se preia termenul de pstrare din nomenclatorul dosarelor care, de asemenea, se va consemna ntr-un
cmp aparte n registrul general electronic i apoi pe coperta dosarului (de regul la prima nregistrare la
prima instan).
Spre deosebire de ali creatori de arhiv, dosarele de judecat constituite de ctre instane au un
parcurs (de la crearea lui i pn la depunerea la arhiva general), nu ntotdeauna determinat, intervenile
n dosar sunt frecvente, n funcie de evoluia procesului de judecat, adesea, chiar pe parcursul mai
multor ani dar reglementate de prevederile Regulamentului de ordine interioar al instanelor
judectoreti. Din acest motiv pregtirea dosarelor de judecat n vederea depunerii la arhiva general se
execut pe tot parcursul procesual, pn la satbilirea unei hotrri definitive i la ea particip mai multe
categorii de grefieri : registratori, arhivari, de edin delegai etc.
Grefierul-arhivar face parte din personalul auxiliar de specialitate care are ca principale atribuii
pstrarea i manipularea dosarelor i registrelor din arhiva curent i din arhiva general a instanei.
Grefierul arhivar, potrivit art. 62 alin. 1 literele c la l, (vezi i Fia postului) ine evidena dosarelor
nregistrate i a circuitului lor, ntocmesc conceptele pentru citarea prilor din procese, ntocmesc citaiile
pentru primul termen i urmresc expedierea acestora, pun dosarele la dispoziia publicului i in evidena
persoanelor care primesc dosarele spre studiu, pregtesc dosarele pentru edinele de judecat i asigur
circulaia acestora n cadrul instanei, precum i trimiterea lor la alte instane. O atribuie important este
aceea a informrii persoanelor care au calitatea de pri ori sunt mputernicite de acestea, conform legii,
asupra datelor solicitate din dosarele n care acestea sunt direct interesate.
44
La judectorii i tribunale nainteaz instanelor superioare dosarele n care s-a declarat apel sau
recurs, iar la secii, le predau la registratura general pentru naintare.
Dar, aa cum am mai spus, principala rspundere este pstrarea n bun stare a dosarelor i registrelor
din arhiva curent i din arhiva general. Dosarele soluionale precum i mapele de hotrri, registrele i
condicile de edin sunt ordonate i pstrate n arhiva general pe secii iar n cadrul acestora pe ani.
Avnd n custodie toate dosarele i registrele din cadrul instanei grefierul-arhivar trebuie s cunosc i s
aplice prevederile legislaiei arhivistice n vigoare i a Regulamentului de ordine interioar al instanelor
judectoreti n vederea desfurrii activitii de arhivare a dosarelor i registrelor precum i de ntocmire
a inventarelor (listelor) dosarelor aflate n pstrare i conservare n arhiva general a instanei. Unul dintre
grefierii-arhivari, numit prin decizie intern, va deine i funcia de responsabil cu munca de arhiv pe
instan fiind secretarul raportor al Comsiei de selecionare din cadrul instanei. Grefierul-arhivar, numit
responsabil cu munca de arhiv are o contribuie nsemnat la asigurarea unor condiii corespunztoare de
pstrare, conservare i securitate a documentelor semnalnd conducerii instanei toate neajunsurile
constatate care ar contribui la pierderea sau distrugerea documentelor.

3.2.2.Constituirea i perfectarea dosarelor de judecat.

Exist prevederi foarte stricte cu privire la constituirea i perfectarea dosarelor de judecat. n art. 102
punctele 2-7 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti sunt precizate condiiile pe
care trebuie s le ndeplineasc un dosar nainte de a fi pus la dispoziia justiiabililor sau pentru
eliberarea unor nscrisuri din dosarul deja perfectat. Astfel, nainte de a fi pus la dispoziia justiiabililor
sau predate pentru edina de judecat, dosarele trebuie s aib toate filele cusute i numerotate iar n
cazul n care dosarul urmeaz a fi naintat la instana de apel sau recurs, la alt autoritate, sau, se depune
pentru conservare, se va proceda la nuruirea definitiv i aplicarea sigiliului, iar pe faa interioar a
ultimei coperte grefierul arhivar va certifica numrul filelor n cifre i, n paranteze, n litere i va semna
pentru autentificare. n cazul n care se solicit eliberarea unor nscrisuri aflate n dosarele altor autoriti,
ataate dosarului aflat n conservare, se poate proceda la desigilarea acestora cu ntocmirea unui proces
verbal despre operaiuna ntreprins, realizndu-se n mod corespunztor o nou numerotare, lsndu-se
la dosar o copie a actului respectiv.
O alt prevedere a Regulamentului de ordine interioar prevede posibilitatea formrii a doua sau mai
multe volume a aceluiai dosar cu condiia ca n adresele de naintare a dosarelor s se indice numrul
volumelor i numrul de pagini al fiecrui volum.
La instana de apel i la instana de recurs, la celelelate instane, se formeaz adesea un nou dosar la
care se ataeaz, separat, dosarul altei instane i, dup caz, al instanei de appel sau de recurs. La fel, n
cazul desfiinrii sau casrii hotrrii, cu trimiterea spre rejudecare, se va forma un nou dosar, la care se
va ataa dosarul iniial. La toate aceste categorii de dosare grefierul-arhivar trebuie s acioneze n
conformitate cu prevederile legale desprinse din Legea Arhivelor i Regulamentul de ordine interioar.
Astfel, fiecare dosar, nou constituit, va avea filele numerotate i certificate iar n adresa de trimitere spre
alte instane vor fi consemnate numrul de volume i filelele fiecruia dintre aceste volume.
n cazul n care la un dosar se depun alte categorii de acte n timpul desfurrii procesului, actele se
depun la sfritul dosarului (i nu n faa dosarului) i se numeroteaz n continuare. Existena mai multor
dosare (sau mai multor volume) la un numr unic de dosar, numerotate fiecare ncepnd cu cifra 1, se vor
pregti n vederea inventarierii n aa fel nct, cu prilejul inventarierii, s poat constitui poziii aparte,
avnd fiecare dintre ele rubricile completate, inclusiv numrul diferit al filelor.
Articolul 84 din Regulamentul de ordine interioar la rndul su conine prevederi referitoare la
constituirea i perfectarea mapelor de hotrri. Astfel, fiecare map conine, de regul 100 de hotrri,
grupate n ordine numeric pe ani i separat, pe materii. La map se pune al doilea exemplar al hotrrii,
semnat de toi membrii completului de judecat i grefier. Mapele se in pe secii, separat, dup cum
hotrrile sunt pronunate n prima instan, n apel sau n recurs. La ncheierea tuturor procedurilor
mapele de hotrri se vor pregti (perfecta) n vederea inventarierii spre a fi depuse n arhiva general.
Este interzis scoaterea mapelor din instan. De asemenea, este interzis scoaterea hotrrilor din
mape. Mapele se pstreaz de grefierul ef sau, dup caz, de grefierul ef de secie timp de 6 luni de la
data ultimei hotrri, dup care se predau la arhiv, n conservare.
45
n cadrul instanelor dosarul (documentul) este repartizat spre rezolvare n conformitate cu
prevederile stipulate n Regulamentul de ordine interioar n capitolul III, Seciunea II-a : Activitatea
premergtoare edinei de judecat i de rezolvare a lucrrilor cu caracter administrativ, art 93-103 ;
Seciunea III-a : Activitatea n timpul edinei de judecat art. 104 ; Seciunea a IV-a : Activitatea
ulterioar ncheerii dezbaterilor, art. 105-110 ; Seciunea V-a : nregistrarea cererilor de apel sau de recurs
i naintarea dosarelor la instana de apel sau recurs art. 111-114 ; Seciunea VI-a : Circuitul dosarelor
restituite de instanele de apel sau de recurs art. 115-116; Seciunea VII-a : Punerea n executare a
hotrrilor art. 117-126 . La toate aceste activiti asupra dosarelor de judecat i a registrelor sau a altor
categorii de documente (caietul de note al grefierului de edin) sunt implicai i au o contribuie
nsemnat la ntocmirea i manipularea lor grefierii-registratori, grefierii-arhivari efi, grefierii-arhivari
alturi de celelalte categorii de grefieri din cadrul instanelor.
n funcie de coninutul dosarului (documentului) acesta va circula de la registratur la instan, de
la instan la arhiv, de la arhiv la alte instane i n final la prima instan unde va ramne pentru
conservare sau pentru selecionare n urma expirrii termenului de pstrare. Dosarele vor circula nsoite
de adresele prevzute de Regulamentul de ordine interioar i cu respectarea prevederilor arhivistice
referitoare la repartizarea i circuitul documentelor (dosarelor) n interiorul i exteriorul instanelor.
n Manualul su, Nial Raaen
7
referindu-se la ciclul de via al documentelor susine c acesta se
ntinde de la crearea i gestionarea activ a acestora i pn la eliminarea/distrugerea lor final (dup
expirarea termenelui legal de pstrare). Sunt enumerate cinci etape succesive prin care trece orice tip de
dosar al cauzei n cadrul sistemului judiciar :
1. Etapa de nregistrare/creare a dosarului cauzei
- include etapele parcurse pentru a accepta sau crea dosarul propriu-zis i a-l nregistra n mod
corespunztor n sistemul de gestionare a circuitului dosarelor din cadrul instanei (de exemplu,
acordarea unui numr de nregistrare, introducerea datelor corespunztoare n sistemul ECRIS)
2. Etapa de utilizare i gestionare efectiv a dosarului respectiv pe parcursul desfurrii
procedurilor legale specifice
- pe msur ce procesul de soluionare a unui dosar progreseaz, vor fi adugate la acesta
documente i informaii noi i se vor opera nregistrrile corespunztoare n registrele, opisurile i
condicile aferente
3. Etapa de soluionare definitiv a cauzei i scoaterea dosarului respectiv din circuitul activ
- perioada de timp dintre soluionarea unui dosar pe fond, de exemplu, i soluionarea definitiv i
irevocabil a acestuia, poate varia considerabil, n funcie de o varietate de aspecte, cum sunt tipul
cauzei i procedurile corespunztoare de exercitare a cilor de atac
- la ncheierea acestei perioade, dosarul soluionat este trecut din arhiva curent n arhiva
permanent/depozit, unde va fi pstrat conform nomenclatoarelor arhivistice n vigoare
4. Etapa de punere n executare a hotrrii judectoreti definitive i irevocabile
- include o serie de activiti subsecvente de gestionare a dosarului cauzei, efectuate pe de o parte
de instan/parchet, i pe de alt parte de ctre diferitele entiti/autoriti cu atribuii n acest sens
5. Etapa de pstrare/arhivare a dosarului soluionat sau a unor documente/elemente ale acestuia),
conform prevederilor legale i/sau eliminarea/distrugere a dosarului (n urma expirrii
termenului legal de pstrare)
- include o serie de activiti specifice, care trebuie s in cont de prevederile legale cuprinse n
Regulamentele de Ordine Interioar i n Nomenclatoarele arhivistice pentru instane i parchete,
cu diferenierile de rigoare:
- n aceast etap documentele pstrate n arhiva permanent/depozit sunt sortate i sunt fie predate
Arhivelor Naionale (dac au valoare intrinsec de ordin istorico-juridic, cultural, (conform
reglementrilor legale n materie), fie eliminate/distruse (metoda cea mai des ntlnit este aceea a
topirii acestora, prin intermediul unor firme specializate)





7
Cf. Nial Raaen, Manual pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011
46


3.2.3. Modul de redactare i expediere a unei adrese depuse la dosar sau cu care se trimite
un dosar

Vom prezenta prevederile stipulate n Instruciunile privind activitatea de arhiv cu privire la
modul de redactare i expediere a unei adrese nregistrate care urmeaz s fie depus la un dosar sau cu
care se trimite un dosar:
n cazul cnd se cere un rspuns la un document (dosar) primit, adresa de rspuns va ncepe,
n primul rnd, prin completarea datelor ce trebuie s le cuprind o adres:
- antetul (denumirea unitii, compartimentul)
- se va trece ca numr de expediere numrul trecut deja la nregistrare (din Registrul general electronic
sau aflat pe tampila cu numrul de intrare i data intrrii)
- data expedierii, fiind ziua n care a concretizat rspunsul i
- destinatarul
- va consemna (dac nu s-a fcut la registratur) indicativul dup nomenclator i se va dactilografia n
dou exemplare.
- adresa se dactilografiaz n dou exemplare dintre care:
a) originalul rspunsului se va expedia, prin registratur, la destinatar, iar
b) originalul adresei primite mpreun cu copia rspunsului expediat (ambele avnd acelai numr de
nregistrare i aflate una lng cealalt) se vor depune n dosarul cauzei, stabilit pentru problema
respectiv prin nomenclator.
n cazul cnd se emite un document se preia, dup caz, din Registrul electronic de dosare sau
din Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative un numr de nregistrare, se trece n antetul
documentului mpreun cu data i se consemneaz indicativul dosarului dup nomenclator. Adresa se
dactilografiaz n dou exemplare dintre care un exemplar se expediaz destinatarului, prin condica de
expediie, iar al doilea exemplar se pstreaz la dosar n funcie de problema pe care o cuprinde n cadrul
compartimentului.
n cazul n care nu se cere rspuns documentul se depune la dosarul cauzei sau potrivit cu
problema din nomenclator i indicativul stabilit prin acesta.
n cazul documentelor de uz intern se nregistreaz n registrul de intrare ieire a
corespondenei administrative, documentul cuprinznd:
1. denumirea instanei; secia, nr. de nregistrare; data nregistrrii (n antet); 2. destinatarul (ctre.....)
3. indicativul dosarului.
Un exemplar se trimite la compartimente pentru luare la cunotiin pe baz de condic sau borderou de
coresponden iar al doilea exemplar se pstreaz n dosar.
n felul acesta documentele (dosarele de judecat), n timpul rezolvrii cauzei, se grupeaz n
dosare, potrivit cu numrul unic de dosar sau data cert (i potrivit cu nomenclatorul n cazul
consemnrii lui pe coperta dosarului), n acelai dosar grupndu-se documente cu aceiai problematic
(obiect al cauzei) i cu acelai termen de pstrare, respectiv cu posibiliatatea ca prin modificarea
obiectului cauzei n timpul procesului s se procedeze la schimbarea termenului de pstrare (de ctre un
judector), care va fi cel mai mare dintre acestea. Pe parcursul ntregului an documentele se claseaz n
dosare constituindu-se aa numita arhiv curent. Unele dintre dosare nu au hotrrea definitiv, deci
rmn nencheiate urmndu-i cursul peste ani ceea ce ngreuneaz procesul de pregtire a dosarelor n
vederea depunerii la arhiva general.
Instanaele, cu aprobarea colegiului de conducere, pentru asigurarea unei manipulri ct mai
operative a dosarelor, pot nfiina aa numitele arhive curente n care documentele create se pot pstra
pn la cinci ani nainte de a fi predate spre conservare n arhiva general.

3.2.4. Pregtirea dosarelor n vederea depunerii la arhiva general

Pentru repartizarea corespunztoare a actelor n dosare sau a dosarelor de judecat n conformitate
cu nomenclatorul dosarelor, la nceputul fiecrui an calendaristic registraturile de la instane (secii) vor
deschide attea dosare i registre cte sunt consemnate n Nomenclatorul dosarelor. n cazul n care toate
47
dosarele de judecat cuprinse n nomenclatorul dosarelor Ministerului Justiiei sunt nregistrate n
Registrul general electronic de dosare, la nceputul fiecrui an calendaristic se vor deschide toate
materialele preconstituite (registre) existente n nomenclator prin completarea datelor necesare pe coperta
registrului deoarece ele vor constitui instrumentele de eviden (inventare) pentru dosarele judectoreti,
cu deosebire, registrul general electronic de dosare care este listat periodic i compactat ca map aparte.
Pe coperta dosarelor tiprite (Anexa 6 Anexe Cluj), prezentate mai sus, n afara datelor
stabilite pentru coperta respectivei instane sau secii: secia, completul, obiectul, pri, data nregistrrii,
nr. i data hotrrii, indice statistic, dosar nr.) se vor completa, suplimentar, n conformitate cu prefederile
legislaiei arhivistice cele trei elemente :
- indicativ dosar arhiv nr... (se preia indicativul dosarului din nomenclator I/A/1, II/B/3 etc.) n colul
de jos al dosarului
- Termenul de pstrare (se preia din Nomenclator)
- Numrul de inventar al dosarului (se trece dup efectuarea operaiei de ordonare i inventariere a
documentelor (dosarelor) din arhiva general pentru documentele cu termen de pstrare permanent).
Pe coperta registrelor (Anexa 7 - Anexe Cluj) se vor consemna la deschiderea registrului
aa cum am mai menionat denumirea instanei, denumirea seciei ; anul sau anii la care se refer
documentele ; numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru, indicativul dosarului dup nomenclator,
termenul de pstrare i nr. inventar. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se
certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite cu urmtoarea formulare :
Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) la fila . Cu nr. de nregistrare . .
Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea.
Respectnd aceste prevederi ale legislaiei documentele vor fi grupate din start corect, pe
probleme i termene de pstrare uurndu-se i celelalte operaiuni care urmeaz a se efectua asupra
dosarelor (inventariere, selecionare)
n concluzie putem afirma c la instanele judectoreti prevederile legislaiei arhivistice n
vigoare cu privire la constituirea dosarelor i pregtirea lor n vederea predrii la depozitul general de
arhiv al instanei se aplic parial, acestea fiind reglementate, n mare parte, datorit specificului
activitii de creare i manipulare a dosarelor (documentelor) de judecat, prin Regulamentul de ordine
interioar al instanelor judectoreti.
Astfel, la instanele de judecat, nu se aplic Nomenclatorul dosarelor la nregistrarea actelor n
Registrul general electronic i nici la gruparea lor n dosare. nregistrarea dosarelor la registratur se
efecteaz n mod corect, prin completarea datelor din calculator i pe coperta dosarelor (cu execeia
neconsemnrii pe copert i n cmpul calculatorului a indicativului din nomenclator i a termenului de
pstrare la deschiderea dosarului de judecat ) n conformitate cu prevederile Regulamentului de ordine
interioar, dosarele fiind repartizate spre rezolvare, n mod aleator, prin calculator, potrivit prevederilor
legale. Circuitul dosarelor ncepnd de la prima instan (prima nregistrare) i pn la depunerea
definitiv la arhiv este stipulat prin prevederile Regulamentul de ordine interioar, documentele
grupndu-se n dosare potrivit desfurrii procedurilor juridice.
Legislaia arhivistic prevede ca documentele (dosarele) i registrele constituite pe parcursul unui
an calendaristic, potrivit cu nomenclatorul, s fie predate la arhiva general, n al doilea an de la
constituire. n cazul instanelor judectoreti, potrivit Regulamentului de ordine interioar, predarea n al
doilea an de la constituirea dosarelor nu este posibil n totalitate, multe dintre dosare se depun n arhiva
general mai repede, altele se pstreaz la instane peste anul calendaristic respectiv.
Pregtirea (perfectarea) dosarelor i registrelor n vederea depunerii la arhiva general a instanei
(perfectarea dosarelor) se poate realiza pentru o parte din dosarele i registrele create, cu deosebire a celor
cu termen de pstrare limitat (10 ani, 5 ani, 3 ani). De asemenea, toate materialele preconstituite
(registrele) din Nomenclatorul dosarelor, vor fi pregtite n vederea inventarieii lor pentru predarea la
arhiva general pe baza procesului verbal de predare-primire.
Perfectarea dosarelor presupune urmtoarele activiti :
1. ordonarea cronologic sau dup alte criterii (alfabetic, geografic) a documentelor din cadrul
dosarului astfel ca primul document din dosar s fie deasupra (la dosarele care nu fac parte din cele
judectoreti). Atunci cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi
trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesupt (cea mai veche dat a documentului nregistrat este i
prima fil a dosarului). n cazul instanelor de judecat aceast operaiune este obligatorie, cu deosebire,
48
pentru documentele cu termen de pstrare permanent care urmeaz a fi predate la Arhivele Naionale
pentru pstrare i valorificare. ntruct, toate dosarele se numeroteaz filele, se nuruiesc i se certific n
momentul predrii spre justiiabili sau se trimit altor instane, numeroatarea va fi aceea iniial.
2. ndeprtarea prilor metalice, ciorne, dublete, file nescrise
3. documentele ordonate cronologic se vor lega (prin coasere cu a mai tare folosindu-se n acest
scop mecanisme de gurire) ntre dou coperi de carton astfel ca s nu fie acoperit scrisul i s se asigure
citirea complet, inclusiv a notelor sau rezoluiilor marginale.
4. dosarele de judecat nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file iar n cazul mapelor cu
hotrri mai mult de 100 de hotrri; n cazul depirii acestui numr se vor constitui mai multe volume
ale aceluiai dosar.
5. filele dosarului se vor numerota mecanic sau cu creion negru n partea din dreapta sus; n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare
volum.
6. se completeaz coperta dosarului cu datele rmase necompletate la nceputul anului odat cu
deschiderea lui respectiv: data de ncheiere (care este data ultimului act din dosar), numrul filelor,
volumul, numrul de dosar din inventar i anul. Dac nu a fost completat la nceputul anului la cele de
mai sus se adaug : denumirea instanei, denumirea seciei, indicativul din nomenclator, data de nceput i
termenul de pstrare.
7. pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului sau pe prima pagin nescris a registrelor i
condicilor se face certificarea: Prezentul dosar (registru, condic) conine .......... file n cifre i, ntre
paranteze, n litere, dup care se semneaz i se pune data certificrii.

6) Regulament art. 102

COPERT DOSAR

ROMNIA
CURTEA DE APEL CLUJ
SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE
COMPLET ..
OBIECT .

PRI

DATA NREGISTRRII ..

TERMENE

NR. I DATA HOTRRII ..

REDACTOR .

INDICE STATISTIC .

DOSAR NR.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere)
49

8)
COPERT DOSAR

DENUMIREA UNITII
....................................

Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................


DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)


nceput la............

ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)




7) COPERT REGISTRU GENERAL DE DOSARE
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS:
TERMEN DE PSTRARE:

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)

De la nr.____ la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)

Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui
volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu
urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu
nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.

50

4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create
de Departamentul economico-financiar i administrativ i de instanele judectoreti.
Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice (Legea nr. 16/1996,
art. 9 Anexa nr. 4)

Legea Arhivelor Naoinale - art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente
n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite
potrivit anexelor 2 i 3. Evidena tuturor intrrilor-ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe
baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.

Articolul 9 din Legea Arhivelor Naionale prevede deci obligativitatea ca documentele s fie
depuse la depozitul de arhiv n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de
predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3 la Legea 16/1996.


4.1. Inventarierea dosarelor la compartimentele instanelor. Inventarierea dosarelor la
compartimentele Departamentului economico-financiar i administrativ - inclusiv compartimentul
personal - din cadrul curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de informatic juridic ;
compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ; inginerul constructor din
cadrul curilor de apel

Inventarul constituie evidena de baz a Fondului Arhivistic Naional. Inventarul este un
instrument de eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond n care documentele sunt nregistrate
din punct de vedere cantitativ (numrul de dosare sau numre de inventar) i al coninutului. n raport de
structura fondului se pot ntocmi inventare pe instane, compartimente, pe serii, pe genuri de documente,
inventare cronologice pe ntreaga instan etc. Anexa 2/Legea 16/1996 (vezi Anexa 9 Anexe Cluj -)
Potrivit art. 18 din Instruciuni dosarele se depun la arhiv pe baz de inventare, ntocmite potrivit
modelului prevzut de anexa nr. 2 Legea 16/1996, constituind deci o atribuie a compartimentelor de
munc.
Dac urmrim rubricatura inventarului (din Anexa nr. 2 la Legea Arhivelor Naionale) constatm
c rubricile reprezint aproape n totalitate elementele consemnate pe coperta dosarului (Anexa 8
Anexe Cluj ):
- Denumirea creatorului (Denumirea instanei fr prescurtri)
- Denumirea compartimentului (contabilitate, financiar,administrtiv)
- Inventar pe anul: (se trece anul pentru care se face inventarierea i prin urmare dac sunt documente pe
mai muli ani ntr-un dosar se va consemna acest lucru la rubrica : datele extreme ) pentru
documentele care se pstreaz (se va indica termenul de pstrare preluat din nomenclator.
- Nr. crt. sau numrul de inventar este numrul pe care l copletm odat cu luarea n eviden a dosarelor
ordonate n prealabil pe grupe de termene de pstrare: P, 50, 10, 5 ani
- Indicativul dosarului dup nomenclator. Reprezint numrul de dosar trecut pe coperta dosarului prin
preluarea lui din Nomenclatorul arhivistic
- Coninutul pe scurt al dosarului, registrului se preia de pe coperta dosarului i reprezint problema la
care se refer actele din dosar preluat din Nomenclator. La completarea acestei rubrici se vor preciza:
a) genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine, circulri).
b) emitentul
c) destinatarul
d) problema sau problemele coninute
e) perioada la care se refer
Completarea acestei rubrici este foarte important ntruct ea ajut la regsirea informaiei corecte. Astfel
nu se poate consemna ca problem doar termenul de coresponden fr s precizm exact la ce se
refer corespondena respectiv sau ctre cine este adresat
51
- Datele extreme. n completarea acestei rubrici se are n vedere datele extreme ale dosarului, respectiv
actul cel mai vechi i cel mai nou din dosar. Ele poate s fie pe un an 1.I.2009 - 31. 1 2009 sau pe o
perioad mai scurt, 1. I. 2009 - 15. I. 2009 dar n anumite cazuri la acest rubric se vor consemna chiar
2 sau mai muli ani dac dosarul respectiv conine asemenea acte.
- Numrul filelor. Se preia de pe coperta dosarului odat cu certificarea acestuia
- Obeservaii. La aceast rubric se pot consemna o serie de date privind dosarele cuprinse n inventar la
poziia respectiv.
Dup luarea n eviden a tuturor dosarelor din anul i termenul de pstrare respectiv se trece la
certificarea datelor din inventar, respectiv:
Prezentul inventar format din..... file (numrul de file al inventarului) conine......dosare, registre, condici
(se trece numrul total al dosarelor, registrelor potrivit cu numrul curent din inventar)
Numerele ................(se nir numerele curente n cauz) au fost lsate la (se consemneaz exact unde sau
la cine sunt dosarele) nefiind ncheiate. Spre exemplu la compartimentul contabilitate nu au fost ncheiate
dosarele privitoare la o anumit activitate financiar.
La preluare au lipsit dosarele de la nr.... (n aceast situaie se consemneaz dosarele care au rmas asupra
compartimentului de munc pentru probleme curente.)

Astzi,...........(data predrii prelurii) s-au preluat...............dosare (se trece numrul efectiv de dosare care
au fost preluate n arhiva general

Am predat,............(persoana de la compartimentul de munc)
Am primit.............( persoana de la arhiv, responsabil cu arhiva, arhivar)

Precizri privind inventarierea dosarelor

a. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de
ctre un compartiment de munc. Astfel, fiecare compartiment de munc va ntocmi attea inventare cte
termene de pstrare sunt n Nomenclator, la compartimentul respectiv.
b. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un numr
curent (sau nr. de inventar) distinct. n felul acesta se pot completa corect toate rubricile inventarului
inclusiv aceea cu numrul de file al fiecrui volum.
c. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc la
compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor n
subsolul inventarului; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar, la rubrica observaii se va meniona
acest lucru. Cu alte cuvinte, este obligatorie inventarierea tuturor dosarelor, registrelor, condicilor, din
anul respectiv chiar dac ele sunt solicitate de ctre compartimente pentru activitatea curent.
Neinventarierea lor concomitent cu toate celelalte dosare din anul respectiv duce la pierderea dosarelor
sau necuprinderea lor n inventare, pierzndu-se posibilitatea regsirii lor.
d. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-
se n inventar datele extreme. Dac spre exemplu un dosar cuprinde acte din anii 1996-1997 dosarul se va
inventaria n inventarul din anul 1996 la compartimentul i termenul de pstrare respectiv cu menionarea
anilor la rubrica datele extreme.
e. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare
pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea,
iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv.









52
9
Anexa 2 Legea 16/1996


(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........
___________________________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs
crt. extreme filelelor
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Prezentul inventar format din..... file conine dosare, registre, condici
Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la nefiind
ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.

Astzi, s-au preluat dosare.

Am predat, Am primit,

8)
COPERT DOSAR

DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)
nceput la............
ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)


53
4.2. Depunerea documentelor de la compartimentele instanelor. Depunerea documentelor
de la compartimentele Departamentului economico-financiar i administrativ - inclusiv
compartimentul personal - din cadrul curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de
informatic juridic ; compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ;
inginerul constructor din cadrul curilor de apel la arhiva general

Potrivit prevederilor art. 23 din Instruciuni: Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor
intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face conform
unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou pri (predtor = compartimentul;
primitor= responsabilul cu arhiva, arhivarul). Predarea-preluarea se face n mod obligatoriu pe baza
procesului-verbal de predare-primire a documentelor (Anexa 10 Anexe Cluj Styx) Anexa nr. 3 la art.
9 din Legea Arhivelor Naionale).
Cei care preiau documentele (dosarele) de la compartimentele de munc fr inventare sau
procese verbale de predare-primire a documentelor o fac pe propria rspundere urmnd ca apoi s execute
toate operaiile respective. Odat intrate n arhiv documentele intr n custodia responsabilului cu arhiva
el avnd obligaia de a ntocmi evidenele pentru toate documentele aflate asupra sa. Articolul 5 din
Instruciuni consemneaz ntre atribuiile arhivarului: ntocmirea de inventare pentru documentele fr
eviden, aflate n depozit. Acest lucru se poate ntmpla i cu prilejul prelurii unor fonduri arhivistice
neordonate i neinventariate de la uniti aflate n desfiinare sau comasare.
La preluare, responsabilul cu munca de arhiv are obligaia de a verifica fiecare dosar, urmrind
respectarea modului de constituire a dosarelor, concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n
inventar. In cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator, care
efectueaz corecturile ce se impun.
Art. 29 litera b prevede sanciuni ntre 250.000 - 1 milion pentru nepredarea de ctre compartimentele
unitii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar
i proces-verbal de predare primire, conform prevederilor art. 9.
Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice(Anexa nr. 4)
(Anexa 2 Anexe 2 Cluj ) Reg. ev. curent )
Art. 5 litera b prevede ntre atribuiile arhivarului asigurarea evidenei tuturor documentelor intrate
i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent.
Registrul de eviden curent reprezint evidena inventarelor i a dosarelor cuprinse n acestea. n
cazul n care n arhiv se pstreaz i alte fonduri arhivistice, n afar de fondul propriu, n registrul de
eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
In Registrul de eviden curent sunt dou pri: capitolul Preluri sau Intrri i capitolul
Ieiri
La capitolul Preluri inventarele se trec n registru n ordinea prelurii, toate inventarele
dosarelor preluate la data respectiv. Fiecare inventar preluat se trece ntr-o rubric separat primind cte
un numr de ordine n cadrul registrului. Pentru fiecare inventar nregistrat se completeaz rubricile dup
cum urmeaz:
- Numrul curent (nr. crt.). Reprezint numrul de ordine al inventarului care se trece i pe
inventarul nregistrat
- Data intrrii. Reprezint data prelurii documentelor din inventarul respectiv (an, lun, zi)
- Denumirea compartimentului (de la care provine inventarul)
- datele extreme al documentelor (anul cel mai vechi i cel mai nou din inventar)
- totalul dosarelor din inventar sau numrul dosarelor dup inventar - Reprezint numrul tuturor
dosarelor din inventar chiar dac ele nu sunt prezente la predare-preluare. Apare astfel oblogativitatea
inventarierii de ctre compartiment a tuturor dosarelor.
- Numrul de dosare primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv sau numrul dosarelor
primite efectiv
- Numrul dosarelor rmase la compartiment i depuse ulterior
La capitolul Ieiri se nscrie numrul de inventar al fiecrui dosar reinut de compartiment i se
completeaz rubricile dup cum urmeaz:
- Data ieirii dosarelor din eviden sau data scoaterii din eviden
54
- unde s-au predat: denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (Arhivele Naionale, unitile de
recuperare a hrtiei)
- Denumirea actului de predare nr. i data: reprezint denumirea actului numrul de nregistrare al
acestuia i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru
selecionare, procesul verbal de predare-preluare a documentelor permanente de ctre Arhivele Naionale)
- totalul dosarelor ieite
- total u.a. rmase n arhiv
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de
documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale n urma:
- selecionrii
- transferului ctre alt unitate deintoare
- ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale
Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:
1. proces-verbal de selecionare (Anexa 18 Anexe Cluj ) conform anexei nr. 5/Legea 16/1996)
2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6 la Instruciuni privind activitate de
arhiv Anexa 20 Anexe Cluj )
3. proces.verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei acestora (Anexa
21 Anexe Cluj-) Proces-verbal de selecionare n caz de inundaii).
Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat
de conducerea unitii i confirmat de Arhivele Naionale.

9
Anexa 2 Legea 16/1996

(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)



INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........
____________________________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs
crt. extreme filelelor
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________Prezentul inventar format din..... file
conine dosare, registre, condici
Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la nefiind
ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.
Astzi, s-au preluat dosare.

Am predat, Am primit,

55
8)
COPERT DOSAR

DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............

ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)






10)

Anexa nr. 3 la Legea 16/1996
Instituia ........................
(Judecatoria Cluj)

PROCES VERBAL
De predare-preluare a documentelor

Azi, .. subsemnaii ................................
delegai ai compartimentului (seciei) . si ...............................................
arhivarul instituiei ... ..............................................am procedat primul la predarea i
al doilea la preluarea documentelor create n perioada . de ctre serviciul (secia) menionat, n
cantitate de dosare.
Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd pagini dactilografiate, spre
cele legale.



Am predat, Am primit,







56
18)

Anexa nr. 5 Legea nr. 16/1996
__________________
Denumirea instituiei
Sediul .

PROCES-VERBAL NR. .

Comisia de selecionare numit prin Ordinul nr. .. din . Selecionnd n edinele din
__________ documentele din anii avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.

Preedinte, Membri, Secretar,
(numele i prenumele (numele i prenumele)

Semntura Semntura Semntura


20

ANEXA NR. 6 (la Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatori i deintori)

PROCES- VERBAL

Predare-preluare din __________________________________________________
(anul, luna, ziua)

Subsemnaii ________________________ din partea ___________________________________
i ___________________________ din partea ______________________________________________
am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea _______________________________________
anii extremi ______________________ nsumnd _____________ u.a. i ________________ m.l.
Totodat, s-au predat i preluat ___________________
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele ____________ u. a.
Prezentul proces-verbal cuprinde _______ file i s-a ncheiat n dou exemplare.

Am predat, Am primit,


21)
Anexa > Proces verbal de selecionare n caz de inundaii, incendii

(Denumirea instanei) Se aprob,
(Denumirea seciei) Preedinte.
L. S.
Ss indescifrabil

PROCES-VERBAL nr.____ din _________

Comisia de selecionare numit prin Ordinul (decizia) nr.___ din __________________________
n urma ______________(incendiului _____, inundaiei _____ etc. care a avut loc la data de _______, la
sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la instana noastr, ne-am deplasat la faa locului la
data de ______ constatnd c au fost distruse, fr posibilitate de restaurare o parte din fondul
57
_____________ sau documentele create de secia (compartimentul) _________ sau seciile
(compartimentele) ___________ aflate n ncperea sau ncperile __________________ (se vor
concretiza situaiile, dup caz) sau c lipsesc documentele cuprinse ntre anii ______ (se vor trece anii
extremi ai documentelor), n cantitate de _______ uniti arhivistice i ________ ml.
ntre documentele distruse se afl (nu se afl) i documente cu valoare istorico-documentar
(arhivistic) (sau se afl numai documente cu valoare practic, financiar contabil etc.).
Avnd n vedere faptul c aceste documente nu mai pot fi recuperate, n baza Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, art. 9 i a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, art. 27-28, c rugm s verificai i s confirmai scoaterea din evidena arhivei a
documentelor menionate mai sus.

Preedinte, Membri Secretar,
Numele i Numele i Numele i
prenumele prenumele prenumele
funcia funcia funcia
semntura semntura semntura
21)
Adresa pentru Procesul verbal de selecionare n caz de inundaii, incdendii

Denumirea instanei
(Denumirea Seciei)
(Sediul)
Nr._______ din ____
Dosar nr. (Indicativul dosarului dup Nomenclator)

Ctre

Arhivele Naionale ____________
sau Serviciul Judeean _________
a Arhivelor Naionale

V trimitem alturat procesul verbal nr. _____ de constatare a distrugerii complete, fr
posibilitate de restaurare, a unor documente din fondul ____________ (denumirea creatorului fondului)
sau lipsei documentelor ___________din fondul _________ cuprinse ntre anii ______ (se vor trece
primul i ultimul an al documentelor n cauz), n cantitate de ___ u.a. i ________ml, cu rugmintea ca
s verificai i confirmai scoaterea din evidena arhivei a acestor documente.

4.3. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de
instanele judectoreti

Articolul 9 din Legea Arhivelor Naionale prevede obligativitatea ca documentele s fie depuse la
depozitul de arhiv n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare
primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3 (Anexele 9 10 Anexe Cluj ).
Inventarul constituie evidena de baz a Fondului Arhivistic Naional. Inventarul este un
instrument de eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond n care documentele sunt nregistrate
din punct de vedere cantitativ (numrul de dosare sau numrul de inventar) i al coninutului. n raport de
structura fondului se pot ntocmi inventare pe instane, secii, pe serii, pe genuri de documente, inventare
cronologice pe ntreaga instan etc. (vezi Anexa 9 Anexe Cluj ) Anexa 2/Legea 16/1996)
Potrivit art. 18 din Instruciuni dosarele se depun la arhiv pe baz de inventare, ntocmite potrivit
modelului prevzut de anexa nr. 2 (Anexe model 9), constituind deci o atribuie a instanelor, seciilor.
Dac urmrim rubricatura inventarului (din Anexa nr. 2 la Legea Arhivelor Naionale):
- Denumirea creatorului (Denumirea instanei fr prescurtri)
- Denumirea seciei
- Inventar pe anul ./Termen de pstrare
58
- Nr. crt. sau numrul de inventar
- Indicativul dosarului dup nomenclator
- Coninutul pe scurt al dosarului, registrului : numele prilor, domiciliu, obiectul cauzei
- Datele extreme
- Numrul filelor
- Observaii.
constatm c rubricile reprezint aproape n totalitate elementele consemnate i pe coperta dosarelor
(Anexa 8 Anexe Cluj ). Acestea coincid, n mare msur, cu cele consemnate pe coperta dosarelor
create i de instanele de judecat (vezi Anexa nr. 6 Anexe Cluj -), fiind de fapt, cele specifice,
prevzute de modelul de copert stabilit de Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti.
La modelul de copert al dosarelor de judecat (vezi Anexa nr. 6 Anexe Cluj -), prin completarea
elementelor acesteia cu indicativul dosarului dup nomenclator i cu termenul de pstrare , dosarul
ar putea fi inventariat i predat pe baz de proces verbal de predare-primire, deoarece, toate celelalte
elemente necesare pentru stabilirea coninutului dosarului, a anilor extremi ai documentelor, numrul
filelor, figurnd pe coperta dosarului, respectiv :
- denumirea instanei Curtea de Apel ..
- denumirea seciei Secia civil
- completul de judecat
- dosar nr. (numrul dosarului din registrul general electronic)
- numele sau denumirea prilor reclamant i prt
- obiectul pricinii contencios administrativ
- starea de arest
- data nregistrrii data primului document nregistrat
- termene
- numrul i data hotrrii nr. i data pronunrii
- redactor - judector
- indicele statistic
- indicativul dosarului dup Nomenclator
- Termen de pstrare
- Nr. inventar
Dosarele de judecat, prin coninutul lor, prin termenele variabile stabilite n urma actului de
judecat, prin trimiterea i revenirea lor de la diferite instane (de regul la prima instan) nu se pot
preda n al doilea an de la crearea lor pe baz de inventar i proces verbal de predare-primire. De altfel,
dosarele de judecat sunt depuse n arhiva general a instanei n ordinea numrului unic din registrul
general electronic i a datelor certe stabilite de calculator, n ordine strict cronologic i nu n ordinea
numrului de dosar din Registrul general de dosare (vezi Curi de Apel, Tribunale, Judectorii) la ele
apelndu-se pe tot parcursul desfurrii procesului care poate dura 1-3, 5 ani. La unele judectorii,
dosarele de judecat, se pstreaz asupra registraturii, n aa numita arhiv curent, timp de cinci ani,
dup care se depun la arhiva general. De fapt, instrumentul de eviden pentru dosarele de judecat pn
la inventarierea lor, rmne, n continuare, registrul general electronic de dosare (sau uneori registrul
general de dosare Anexa 7 Anexe Cluj ) care, periodic, este listat i compactat sub form unui
registru.
Inventarierea propriu-zis a dosarelor de judecat, prevzut de articolul 62 pct 1 litera k, se va realiza
dup depunerea lor la arhiva general, unde se vor consemna, pe fiecare dosar, registru, condic, map, n
parte, indicativul dosarului dup nomenclator i termenul de pstrare i apoi se vor ntocmi inventare
separate pe ani i termene de pstrare, concomitent urmnd a se efectua i selecionarea documentelor.
Documentele permanente se inventariaz. Pe coperta dosarului, registrului etc se trece i nr. inventar.
Dup luarea n eviden a tuturor dosarelor i registrelor din anul i termenul de pstrare respectiv se trece
la certificarea datelor din inventar, respectiv:
Prezentul inventar format din..... file (numrul de file al inventarului) conine......dosare, registre, condici
(se trece numrul total al registrelor potrivit cu numrul curent din inventar)
Numerele ................(se nir numerele curente n cauz) au fost lsate la (se consemneaz exact unde sau
la cine sunt dosarele) nefiind ncheiate.
59
La preluare au lipsit dosarele de la nr.... (n aceast situaie se consemneaz registrele care au rmas
asupra registraturii, a primilor grefieri, grefieri arhivari efi, etc. pentru probleme curente.)

Astzi,...........(data predrii prelurii) s-au preluat...............dosare (se trece numrul efectiv de dosare care
au fost preluate n arhiva general

Am predat,............(persoana de la compartimentul de munc)

Am primit..... persoana de la arhiv (responsabil cu arhiva, arhivar)
Precizri privind inventarierea dosarelor:

a. Inventarul cuprinde toate dosarele, registrele i condicile cu acelai termen de pstrare
(registrele se trec n partea din urm a inventarului), create n cursul unui an, de ctre instan, secie.
Astfel, fiecare instan, secie, va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt n Nomenclator,
la instana respectiv.
b. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un numr
curent (sau nr. de inventar) distinct. n felul acesta se pot completa corect toate rubricile inventarului
inclusiv aceea cu numrul de file al fiecrui volum.
c. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc la
registratur, la primii grefieri, la grefierii efi, etc. se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea
nepredrii lor n subsolul inventarului (pot fi 1-2 sau mai multe dosare nepredate sau nencheiate); n
momentul predrii lor ulterioare, n inventar, la rubrica observaii se va meniona acest lucru (vezi :
Anexa 9 Anexe Cluj ). Cu alte cuvinte, este obligatorie inventarierea tuturor dosarelor, registrelor,
condicilor, din anul respectiv chiar dac ele sunt solicitate de ctre registratur, sau alte persoane din
cadrul instanei care opereaz cu acestea n activitatea curent. Neinventarierea lor concomitent cu toate
celelalte dosare din anul respectiv duce la pierderea dosarelor sau necuprinderea lor n inventare,
pierzndu-se posibilitatea regsirii lor.
d. Dosarele (registrele) care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput,
menionndu-se n inventar datele extreme. Dac, spre exemplu, un dosar (registru) cuprinde acte din anii
1996-1997 dosarul se va inventaria n inventarul din anul 1996 la instana i termenul de pstrare
respectiv cu menionarea anilor la rubrica datele extreme.
e. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare
pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea,
iar celelalte se depun, odat cu dosarele, la arhiva general.
Potrivit prevederilor art. 23 din Instruciuni: Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor la
arhiva general intr n obligaia instanelor, seciilor creatoare de documente. Predarea la arhiva general
se face conform unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou pri (predtor =
registratura, secia; primitor= responsabilul cu arhiva, arhivarul). Predarea-preluarea se face n mod
obligatoriu pe baza procesului-verbal de predare-primire a documentelor (vezi : Anexa 10 Anexe Cluj
) anexa nr. 3 la art. 9 din Legea Arhivelor Naionale).
Odat intrate n arhiv documentele intr n custodia responsabilului cu arhiva el avnd obligaia
de a ntocmi evidenele pentru toate documentele aflate asupra sa. Articolul 5 din Instruciuni
consemneaz ntre atribuiile arhivarului: ntocmirea de inventare pentru documentele fr eviden, aflate
n depozit. Acest lucru se poate ntmpla i cu prilejul prelurii unor fonduri arhivistice neordonate i
neinventariate de la uniti aflate n desfiinare sau comasare. Dosarele, registrele, condicile se vor depune
pe raft pe secii, termene de pstrare n aa fel nct s se poat efectua o rotire permanent a dosarelor
eliminate cu prilejul selecionrii i a celor noi depuse n depozit de la registratur.
La preluare, responsabilul cu munca de arhiv are obligaia de a verifica fiecare dosar (registru), urmrind
respectarea modului de constituire a dosarelor, concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n
inventar.




60
4.4 Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
(Anexa nr. 4)
(Anexa 2 Anexe 2 Cluj) -Reg. ev. curent )
Art. 5 litera b prevede ntre atribuiile responsabilului cu munca de arhiv asigurarea evidenei
tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent.
Registrul de eviden curent reprezint evidena inventarelor i a dosarelor (registrelor) cuprinse
n acestea, cu alte cuvinte reprezint - Registru al inventarelor. n cazul n care n arhiv se pstreaz i
alte fonduri arhivistice, n afar de fondul propriu, n registrul de eviden curent se deschide cte o
partid pentru fiecare fond.
In Registrul de eviden curent sunt dou pri: capitolul Preluri sau Intrri i capitolul
Ieiri.
La capitolul Preluri inventarele se trec n registru n ordinea prelurii, toate inventarele
dosarelor (registrelor) preluate la data respectiv. Fiecare inventar preluat se trece ntr-o rubric separat
primind cte un numr de ordine n cadrul registrului. Pentru fiecare inventar nregistrat se completeaz
rubricile dup cum urmeaz:
1 - Numrul curent (nr. crt.). Reprezint numrul de ordine al inventarului care se trece i pe
inventarul nregistrat
2 - Data intrrii. Reprezint data prelurii documentelor din inventarul respectiv (an, lun, zi)
3 - Denumirea instanei, seciei (de la care provine inventarul)
4- Denumirea inventarului (Permanent, 10 ani, 15 ani)
5 - datele extreme al documentelor (anul cel mai vechi i cel mai nou din inventar)
6 - totalul dosarelor (registrelor) din inventar sau numrul dosarelor dup inventar - Reprezint
numrul tuturor dosarelor (registrelor) din inventar chiar dac ele nu sunt prezente la predare-preluare.
Apare astfel obligativitatea inventarierii de ctre instan, secie a tuturor dosarelor (registrelor).
7 - Numrul de dosare (registre) primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv sau numrul
dosarelor (registrelor) primite efectiv
8 - Numrul dosarelor (registrelor) rmase la registratur, instan, secie, grefier etc. i depuse
ulterior
9 totalul dosarelor, registrelor existente efectiv pe an dup toate inventarele
La capitolul Ieiri se nscrie numrul de inventar al fiecrui dosar (registru) reinut de
registratur, secie, grefier etc i se completeaz rubricile dup cum urmeaz:
10 - Data ieirii dosarelor din eviden sau data scoaterii din eviden unde s-au predat: denumirea
unitii ctre care s-a fcut predarea (Arhivele Naionale, unitile de recuperare a hrtiei)
11 Unde s-au predate documentele
12 - Denumirea actului de predare nr. i data: reprezint denumirea actului numrul de nregistrare
al acestuia i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale
pentru selecionare, procesul verbal de predare-preluare a documentelor permanente de ctre Arhivele
Naionale)
13 - totalul dosarelor ieite
14 totalul dosarelor, registrelor rmase n arhiv
Scoaterea dosarelor (registrelor) din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale n urma:
- selecionrii
- transferului ctre alt unitate deintoare
- ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale
Dosarele (registrele) sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:
1. proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5 Anexa 18 Anexe Cluj -)
2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6 din Instruciuni privind activitatea de
arhiv Anexa 20 Anexe Cluj -)
3. proces.verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei acestora (Anexa
21 Anexe Cluj) (Proces-verbal de selecionare n caz de inundaii, incendii).
Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat
de conducerea instanei i confirmat de Arhivele Naionale.
61
Evidena, arhivarea, rearhivarea, scoaterea i manipularea dosarelor de judecat aflate n pstrare
la arhiva general se efectueaz prin consemnarea n Registrul general electronic de dosare a tuturor
micrilor de dosare efectuate n cadrul activitii procedurale de la instane. Concomitent, la judectorii,
spre exemplu, se completeaz manual registrele informtive i registrele de termene. De asemenea,
dosarele de judecat sunt predate- preluate de grefierul de edin sau grefierul statistician pe baz de
borderou de coresponden i semntur.

9
Anexa 2 Legea 16/1996

(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)
INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........
____________________________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs
crt. extreme filelelor
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Prezentul inventar format din........... file conine dosare, registre, condici
Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la nefiind
ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.
Astzi, s-au preluat dosare.
Am predat, Am primit,

10)

Anexa nr. 3 la Legea 16/1996
Instituia ........................
(Judecatoria Cluj)

PROCES VERBAL
De predare-preluare a documentelor

Azi, .. subsemnaii ................................
delegai ai compartimentului (seciei) . si ...............................................
arhivarul instituiei ... am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea
documentelor create n perioada . de ctre serviciul (secia) menionat, n cantitate de
dosare.
Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd pagini dactilografiate, spre
cele legale.

Am predat, Am primit,

62
8)
COPERT DOSAR

DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............

ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)

6) Regulament art. 102
COPERT DOSAR

ROMNIA
CURTEA DE APEL CLUJ
SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE

COMPLET ..
OBIECT .

PRI

DATA NREGISTRRII .. TERMENE

NR. I DATA HOTRRII .. ..

REDACTOR . ..

INDICE STATISTIC . .

DOSAR NR. .
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar: (dup inventariere)



63

7)
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS
TERMEN DE PSTRARE

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)

De la nr.____ la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)

Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui
volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu
urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu
nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.
21)
Anexa > Proces verbal de selecionare n caz de inundaii, incendii

(Denumirea instanei) Se aprob,
(Denumirea seciei) Preedinte.
L. S.
Ss indescifrabil

PROCES-VERBAL nr.____ din _________

Comisia de selecionare numit prin Ordinul (decizia) nr.___ din _________________________
n urma ______________(incendiului _____, inundaiei _____ etc. care a avut loc la data de _______, la
sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la instana noastr, ne-am deplasat la faa locului la
data de ______ constatnd c au fost distruse, fr posibilitate de restaurare o parte din fondul
_____________ sau documentele create de secia (compartimentul) _________ sau seciile
(compartimentele) ___________ aflate n ncperea sau ncperile __________________ (se vor
concretiza situaiile, dup caz) sau c lipsesc documentele cuprinse ntre anii ______ (se vor trece anii
extremi ai documentelor), n cantitate de _______ uniti arhivistice i ________ ml.
ntre documentele distruse se afl (nu se afl) i documente cu valoare istorico-documentar
(arhivistic) (sau se afl numai documente cu valoare practic, financiar contabil etc.).
Avnd n vedere faptul c aceste documente nu mai pot fi recuperate, n baza Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, art. 9 i a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, art. 27-28, c rugm s verificai i s confirmai scoaterea din evidena arhivei a
documentelor menionate mai sus.

Preedinte, Membri Secretar,
Numele i Numele i Numele i
prenumele prenumele prenumele
funcia funcia funcia
semntura semntura semntura
64
21)
Adresa pentru Procesul verbal de selecionare n caz de inundaii, incendii

Denumirea instanei
(Denumirea Seciei)
(Sediul)
Nr._______ din ____
Dosar nr. (Indicativul dosarului dup Nomenclator)



Ctre

Arhivele Naionale ____________
sau Serviciul Judeean _________
a Arhivelor Naionale

V trimitem alturat procesul verbal nr. _____ de constatare a distrugerii complete, fr
posibilitate de restaurare, a unor documente din fondul ____________ (denumirea creatorului fondului)
sau lipsei documentelor ___________din fondul _________ cuprinse ntre anii ______ (se vor trece
primul i ultimul an al documentelor n cauz), n cantitate de ___ u.a. i ________ml, cu rugmintea ca
s verificai i confirmai scoaterea din evidena arhivei a acestor documente.


Preedinte, eful Compartimentului
L.S, (care rspunde de arhiv)
ss indescifrabil ss indescifrabil


20

ANEXA NR. 6 (la Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatori i deintori)

PROCES- VERBAL

Predare-preluare din _______________________________________
(anul, luna, ziua)

Subsemnaii ________________________ din partea _______________________________
i ___________________________ din partea ___________________________________________
am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea ____________________________________
anii extremi ______________________ nsumnd _____________ u.a. i ________________ m.l.
Totodat, s-au predat i preluat ___________________
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele ____________ u. a.
Prezentul proces-verbal cuprinde _______ file i s-a ncheiat n dou exemplare.


Am predat, Am primit,





65
Capitolul IV
ORDONAREA I INVENTARIEREA DOCUMENTELOR
AFLATE N PSTRARE

ORDONAREA SI INVENTARIEREA DOCUMENTELOR NECONSTITUITE CONFORM
NOMENCLATORULUI

La ordonarea fondurilor create de instituiile judectoreti (pn la introducerea programului
ECRIS) se va ine seama de urmtoarele:
- documentele cu caracter administrativ, economice vor fi ordonate conform normelor ce se aplic
la celelalte fonduri arhivistice
- dosarele cauzelor pot fi ordonate i pe baza registrelor generale de dosare i opiselor alfabetice,
pe secii, ani i numere: registrele generale de dosare i opisele vor fi utilizate ca instrumente de eviden
care se vor cuprinde n inventarele din anii respectivi
- n cazul fondurilor crora le lipsesc registrele i opisele dosarele vor fi ordonate pe secii, ani i
numere i vor fi inventariate.
- in cuprinsul documnentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau
denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii (cauza respectiv).


1. Ordonarea i inventarierea documentelor de la compartimentele Departamentului
economico-financiar i administrativ neconstituite conform nomenclatorului

La ordonarea fondurilor create de instituiile judectoreti se va ine seama ca documentele cu
caracter administrativ sau cele economice s fi ordonate conform normelor ce se aplic la celelalte
fonduri arhivistice respectiv prin aplicarea nomenclatoarelor arhivistice care au existat n perioadele
pentru care documentele respective nu au fost constituite n conformitate cu prevederile legale sau dup
alte criterii arhivistice.
Ordonare = operaiunea de grupare a unitilor arhivistice (dosare, registre foi volante) n cadrul
fondurilor i coleciilor dup criterii dinainte stabilite: cronologic, cronologic-structural, structural -
cronologic, alfabetic, cronologic pe probleme, pe cauze, pe compartimente etc. ; criteriul este stabilit n
funcie de cantitatea i calitatea documentelor ce se ordoneaz.
O parte din documentele care se gsesc n depozitele de arhiv de la Departamentul economico-
financiar i administrativ al instanelor judectoreti (curi de apel, tribunale, judectorii) au fost create
nainte de aplicarea nomenclatorului arhivistic instrument de lucru obligatoriu pentru formarea arhivei
curente - de regul, n fondurile arhivistice ale fostelor tribunale, judectorii urbane, mixte, de ocol,
composesorate, din perioada 1920-1952 (n cazul n care mai sunt pstrate aceste categorii de documente
financiar-contabile sau de natur administrativ).
Alt parte a documentelor de la aceste compartimente a fost constituit, de-a lungul anilor, fr
respectarea legislaiei arhivistice cu privire la constituirea dosarelor pe baza nomenclatorului arhivistic
(spre exemplu dosarele constituite la compartimentele contabilitate, financiar, personal din departamentul
economico- financiar i administrativ, dosarele administrative de la judectorii etc).
n articolul 40 din Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente
se precizeaz :
Documentele care se gsesc n arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz,
inventariaz i selecioneaz n arhiva compartimentelor respective.
Pentru ordonarea documentelor constituite dup sistemul dosarelor, dar nainte de aplicarea
nomenclatorului, provenind de la mai multe instane, deci cu fonduri amestecate, aflate n locuri de
pstrare diferite n depozitul de arhiv, trebuiesc parcurse mai multe etape.
La operaiunea de ordonare i inventariere a categoriilor de dosare economico-financiare sau
administrative din perioada 1920-1952 se vor avea n vedere urmtoarele activiti:
1. Prima etap este determinarea apartenenei la fond (fondare= delimitarea, separarea fondurilor) sau
ordonarea documentelor pe fonduri. Aceast operaiune are loc numai la instanele care dein i alte
66
fonduri n afar de cel propriu, care este fond deschis, ntruct instana i continu activitatea. Dac
instana s-a desfiinat, fr ca actvitatea ei s fie continuat de alt instan, documentele acesteia vor
forma un fond nchis.
Fondarea se efectueaz inndu-se seama de:
- denumirea destinatarului
- tampila de nregistrare
- rezoluii sau note tergale
- coninutul actului
Odat stabilit apartenena la fond dosarele respective se grupeaz aparte, pe grupe, la fiecare din
fondurile stabilite (Tribunalul Cluj, Judectoria Cluj, Composesorat etc).
2. A doua etap este ordonarea documentelor (dosarelor) n cadrul fondului, pentru a reda ordinea iniial
a documentelor dup un criteriu stabilit (structural- cronologic = pe ani i compartimente de munc iar n
cadrul compartimentului pe probleme; structural-cronologic = pe compartimente i n cadrul acestora pe
ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic etc) ; cronologic pe probleme = pentru fondurile care nu au
avut compartimente sau cnd nu se poate stabilii crui compartiment au aparinut.
Documentele rvite, neconstituite n dosare, dar care au fcut parte anterior din fondul respectiv
se constituie n dosare, pe ani i n cadrul anilor pe probleme se integreaz la untile arhivistice de care
au aparinut.
n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani, se ordoneaz la anul cel mai vechi
al dosarului (Ex 1958-1961 se va pune la 1958).
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an. n interiorul dosarului,
documentele se ordoneaz pe ani, luni, zile, dup ce au fost nlturate piesele metalice i filele nescrise.
Datele actelor ce compun dosarul se stabilete dup data nregistrrii, pentru actele intrate, i data
emiterii, pentru cele expediate. Planurile de munc anuale, bilanurile, rapoartele, drile de seam se
ordoneaz la anul la care se refer i nu la anul la care au fost ntocmite.
Dosarele constituite n uniti arhivistice vor fi apoi cusute sau legate, vor avea coperi tari, vor fi
numerotate i certificate. Pe coperta dosarului (vezi : Anexa 12 Anexe Cluj Styx) se va nscrie cu
cerneal neagr urmtoarele elemente:
- denumirea creatorului fondului (denumirea instanei)
- denumirea seciei
- numrul dosarului potrivit poziiei din inventar
-datele extreme ale documentelor
- numrul filelor i
- rezumatul din inventar.
n cazul dosarelor care au nscrise pe coperte elementele menionate, acestea vor fi pstrate, barndu-se
vechile numere de inventar cu creionul negru i trecndu-se cele noi.
- certificarea se face pe o fil goal la sfritul dosarului nscriindu-se n cifre i, n paranteze, n
litere, numrul filelor , data certificrii, numele i prenumele celui care face certificarea i semntura.
Dosarele sau foile volante aparinnd unui fond se vor ordona conform cu schema de organizare a
comapartimentului financiar-contabil i administrativ sau n modul stabilit n funcie de cantitatea i
structura fondurilor.
n funcie de modul n care a fost ordonat fondul, la inventarierea sa trebuie avute n vedere i
urmtoarele aspecte :
1. dac fondul a fost ordonat pe ani i n cadrul acestora pe compartimente, atunci numrul curent din
inventar se va da n continuare n cadrul anului, fr a se ine seama de compartimente.
2. cnd fondul cuprinde un numr mic de uniti arhivistice, numrul curent se d n continuare, pe ntreg
fondul, fr a se ine seama de ani.
3. dac fondul a fost ordonat pe compartimente iar n cadrul compartimentului pe ani, numrul de ordine
se d n cadrul fiecrui compartiment, fr a se ine seama de ani.
Registrele, condicile i alte documente preconstituite urmeaz n inventar dup dosare.
Inventarul trebuie s aib i o succint prefa care s cuprind date asupra fondului, conform
planului metodic de lucru.
Elementele inventarului pentru documentele create nainte de aplicarea nomenclatorului va avea
aproximativ aceleai elemente din anexa nr. 2 a Legii nr. 16/1996 (Anexa 11 Anexe Cluj) : denumirea
67
fondului (reprezint denumirea instanei) ; titlul inventarului. Inventarul va avea rubrici : nr. crt. (unde se
trec numerele unitilor arhivistice, ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare parte structural sau an ;
numrul vechi al unitii arhivistice (dac exist) ; cuprinsul pe scurt al unitii arhivistice (dosarului) ;
anul sau anii extremi ai documentelor, numrul filelor i Observaii (vezi : Anexa 11 Anexe Cluj )
Inventarul se ntocmete (dactilografiat sau scris pe calculator) n dou exemplare i are caracter
provizoriu pn la selecionarea unitilor arhivistice dup care se ntocmete un inventar definitiv numai
pentru unitile arhivistice care se pstreaz permanent (Anexa 2 vezi : Anexa 13 Anexe Cluj)
Pe parcursul ordonrii documentelor fr evidene, aflate n depozitul de arhiv, se separ
documentele de acelai fel, cu termene de pstrare de 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici
de prezen) n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare.
Procesul verbal de selecionare va cuprinde elementele procesului verbal de selecionare model Anexa nr.
5 la Legea ArhivelorNaionale nr. 16/1996 cu menionarea categoriilor de documente propuse pentru
eliminare i nu cu dosarele cuprinse n inventarele anexate avnd urmtoarea formulare i rubrici (vezi
Anexa 14 Anexe Cluj-)
14)

DENUMIREA UNITATII
...................................... Se aprob,
(Semntura conduc. unitii i
tampila)
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........

Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
____________________________________________________________________________________
Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen
crt. extremi kg/ml din
Nomenclator
____________________________________________________________________________________
1. Boniere, chitaniere 1975-1994 200 B/5 5 ani


Preedinte, Membrii, Secretar raportor,

12)
COPERTA DOSARULUI (pentru Ordonarea doc. fr evidene)

DENUMIREA INSTANEI _______________
DENUMIREA SECIEI _________________
NUMRUL DOSARULUI : ______(potrivit pozieie din inventar)



REZUMATUL DIN INVENTAR
_____________________________________________________________________________________
(n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea,
domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii)

DATELE EXTREME ALE DOCUMENTELOR :______________
NUMRUL FILELOR :
68


11)
ORDONARE FR NOMENCLATOR
Denumirea fondului
INVENTAR
Pentru documentele create n anii
(se vor trece anii extremi)
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
Cuprinsul pe scurt al
dosarului
Anul sau anii
extremi
Nr. Filelor Observaii




Prezentul inventar format din . file (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.

Data ntocmit .

La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator i
termenul de pstrare.
( n cuprinsul documentelor dosarelor judectoreti vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau
denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii (cauza respectiv)





13)
ORDONARE FR NOMENCLATOR
Anexa 2
Denumirea fondului
INVENTAR
Pentru documentele permanent create n anii .
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
Cuprinsul pe scurt al
dodarului
Anul sau anii
extremi
Nr. filelor Observaii




Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
La preluare au lipsit u. a. de la nr.
Astzi .. s-a preluat .. u. a.
Am predat .. Am preluat
(reprezentantul instanei) (reprezentantul Arhivelor naionale)

2. Ordonarea i inventarierea documentelor neconstituite conform nomenclatorului create
de instanele judectoreti (tribunale, judectorii)

Documentele care se gsesc n arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz,
inventariaz i selecioneaz n arhiva instanelor respective. Prin urmare sarcina ordonrii i inventarierii
acestor documente revine responsabilului cu munca de arhiv care, mpreun cu ceilalai grefieri-arhivari,
grefieri- registratori, grefieri de edin, etc. coordoni de judectorul desemnat ca responsabil ef cu
munca de arhiv din instan i cu sprijinul nemijlocit al Arhivelor Naionale s ntocmeasc un plan de
69
activitate comun pentru definitivarea acestor lucrri i punerea n circulaia tiinific a unui nsemnat
izvor de informaii. Valoarea deosebit a documentelor aflate n pstrarea instanelor judectoreti (Curi
de apel, Tribunale, Judectorii) din perioada 1875-1989 impune pe lng msuri de protejare i
conservare trecerea de urgen la activitatea de ordonare i inventariere, de selecionare a acestor fonduri.
Pentru ordonarea documentelor constituite dup sistemul dosarelor, dar nainte de aplicarea
nomenclatorului, provenind de la mai multe instane, deci cu fonduri amestecate, aflate n locuri de
pstrare diferite n depozitul de arhiv, trebuiesc parcurse mai multe etape.
Pentru asigurarea efecturii n condiii corespunztoare a ordonrii, inventrierii i selecionrii
acestor arhive, nainte de nceperea activitii, personalul cu rspunderi pe linie de arhiv din instane
trebuie s ntocmeasc un plan metodic de lucru. Documentarea n vederea ntocmirii acestui plan
lmurete anii extremi ai documentelor, sfera de activitate, schema de organizare, transformrile survenite
n timp, clarificnd felul n care se va face ordonarea documentelor.
Planul metodic va cuprinde un scurt istoric al instanei care a creat fondul, cu : anii extremi, sfera
de activitate, modul de organizare cu modificrile n timp, inclusiv schimbri de denumire, sediu, modul
reorganizrii, desfiinrii, uniti succesoare. Un sumar istoric al fondului se va referi la anii extremi ai
documentelor, cantitatea acestora, sistemul de constituire, lipsuri, starea de conservare, valoarea
documentar-istoric i practic. n acest plan se regsesc operaiunile necesare, ordinea executrii lor,
schema de ordonare, sistemul de inventariere, modul de selecionare, forele de munc necesare, termenul
de efectuare a lucrrilor. Planul metodic de lucru se va definitiva dup consultarea cu arhivistul de la
Arhivele Naionale.
Pentru delimitarea corect a unui fond trebuie studiat legislaia i actele legale pe baza crora a
luat fiin i i-a ncheiat activitatea, statute, ordine, procese-verbale, dri deseam, monografii,
dicionare, tot ce poate furniza informaii despre instan i documentele create de ea.
Principiul de baz al ordonrii acestor documente l constituie aducerea lor la forma iniial de
constituire la creator. Aceasta se face prin una din principalele operaiuni arhivistice ordonarea
documentelor.
La operaiunea de ordonare i inventariere a dosarelor create de instanele judectoreti din
perioada 1920-1952 (Tribunale, Judectorii urbane, Judectorii de Ocol, Composesorate agricole, de
pdure sau alte fonduri arhivistice pstrate n depozitul de arhiv) se vor avea n vedere urmtoarele
activiti:
1. Prima etap este determinarea apartenenei la fond (fondare= delimitarea, separarea fondurilor)
sau ordonarea documentelor pe fonduri. Aceast operaiune are loc numai la instanele care dein i alte
fonduri n afar de cel propriu, care este fond deschis, ntruct instana i continu activitatea. Dac
instana s-a desfiinat, fr ca actvitatea ei s fie continuat de alt instan, (spre exemplu Judectoria
rural Bora 1920-1948), documentele acesteia vor forma un fond nchis. Fondarea se efectueaz
inndu-se seama de: denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluii sau note tergale,
coninutul actului.
Odat stabilit apartenena la fond dosarele i registrele respective se grupeaz aparte, pe grupe, la fiecare
din fondurile stabilite (Tribunalul Cluj, Judectoria Cluj, Composesorat etc).
2. A doua etap este ordonarea documentelor (dosarelor) n cadrul fondului, pentru a reda ordinea
iniial a documentelor dup un criteriu stabilit. La fondurile arhivistice al cror documente au fost
constituite cronologic reconstituirea lor se va face cu ajutorul instrumentelor contemporane de eviden
(registrele de intrare ieire a dosarelor, opisele alfabetice). Potrivit schemei de ordonare cronologic
documentele se grupeaz n cadrul fondului pe secii iar n cadrul seciilor pe ani i numere.
Astfel, la instanele judectoreti dosarele cauzelor vor fi ordonate pe baza registrelor de intrare-
ieire i a opiselor pe secii, ani i numere. Registrele de intrare-ieire a dosarelor i opisele vor fi utilizate
ca instrumente de eviden care se vor cuprinde n inventarele din anii respectivi. Practic, activitatea de
ordonare n cadrul fondului ncepe cu ordonarea cronologic a registrelor de intrare-ieire i a opiselor
pentru a constata anii sau perioadele pentru care acestea lipsesc aceste registre care la rndul lor se
inventariaz cronologic reprezentnd inventarul instrumentelor contemporane de eviden pentru
documentele (dosarele) instanei judectoreti respective. La ordonarea cu Registrul general de dosare se
verific existena dosarelor, mapelor, condicilor din registrul respectiv. Se pot ntocmi liste de lipsuri iar
inventarele registrelor se vor folosi ca instrumente de eviden.
70
n cazul fondurilor la care lipsesc registrele de intrare-ieire a dosarelor i opisele, dosarele vor fi
ordonate pe secii, ani i numere i vor fi inventariate poziie de poziie. De asemenea, documentele
rvite, neconstituite n dosare, dar care au fcut parte anterior din fondul respectiv se constituie n
dosare, pe ani i n cadrul anilor pe probleme i se integreaz la untile arhivistice de care au aparinut
sau n cadrul fondului.
n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani, se ordoneaz la anul cel mai vechi
al dosarului. n cuprinsul documnentelor dosarelor din fondurile instanelor judectoreti n inventar vor fi
menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul
aciunii (cauza respectiv)
Pentru fondurile arhivistice pstrate n depozitele de arhiv ale instanelor care nu au instrumente
contemporane de eviden (registre de intrare-ieire a dosarelor de judecat, opise alfabetice) sau au fost
ordonate dup alte criterii se va proceda dup cum urmeaz :
Dup stabilirea apartenenei la fond (dup fondarea documentelor) urmeaz ordonarea
documentelor (dosarelor) n cadrul fondului, pentru a reda ordinea iniial dup un criteriu stabilit
(cronologic-structural = pe ani i compartimente de munc iar n cadrul compartimentului pe probleme;
structural-cronologic = pe compartimente i n cadrul acestora pe ani, iar n cadrul anului pe probleme,
alfabetic etc) ; cronologic pe probleme = pentru fondurile care nu au avut compartimente sau cnd nu se
poate stabilii crui compartiment au aparinut (pe secii, pe ani, pe numere)
Documentele rvite, neconstituite n dosare, dar care au fcut parte anterior din fondul respectiv
se constituie n dosare, pe ani i n cadrul anilor pe probleme, se integreaz la untile arhivistice de care
au aparinut. n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani, se ordoneaz la anul cel mai
vechi al dosarului.
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an. n interiorul dosarului,
documentele se ordoneaz pe ani, luni, zile, dup ce au fost nlturate piesele metalice i filele nescrise.
Datele actelor ce compun dosarul se stabilete dup data nregistrrii, pentru actele intrate, i data
emiterii, pentru cele expediate. Rapoartele, drile de seam alte categorii de acte se ordoneaz la anul la
care se refer i nu la anul la care au fost ntocmite.
Dosarele constituite n uniti arhivistice vor fi apoi cusute sau legate, vor avea coperi tari, vor fi
numerotate i certificate. Pe coperta dosarului (vezi : Anexa 12 Anexe Cluj ) se va nscrie cu cerneal
neagr urmtoarele elemente: denumirea creatorului fondului (denumirea instanei),
denumirea seciei, numrul dosarului potrivit poziiei din inventar, datele extreme ale documentelor,
numrul filelor i rezumatul din inventar.
n cazul dosarelor care au nscrise pe coperte elementele menionate, acestea vor fi pstrate,
barndu-se vechile numere de inventar cu creionul negru i trecndu-se cele noi.
- certificarea se face pe o fil goal la sfritul dosarului nscriindu-se n cifre i, n paranteze, n
litere, numrul filelor , data certificrii, numele i prenumele celui care face certificarea i semntura.
Dosarele sau foile volante aparinnd unui fond se vor ordona conform cu schema de organizare a
instanei sau n modul stabilit n funcie de cantitatea i structura fondurilor. n funcie de modul n
care a fost ordonat fondul, la inventarierea sa trebuie avute n vedere i urmtoarele aspecte :
1. dac fondul a fost ordonat pe ani i n cadrul acestora pe compartimente, atunci numrul curent
din inventar se va da n continuare n cadrul anului, fr a se ine seama de compartimente.
2. cnd fondul cuprinde un numr mic de uniti arhivistice, numrul curent se d n continuare, pe
ntreg fondul, fr a se ine seama de ani.
3. dac fondul a fost ordonat pe compartimente iar n cadrul compartimentului pe ani, numrul de
ordine se d n cadrul fiecrui compartiment, fr a se ine seama de ani.
Registrele, condicile i alte documente preconstituite urmeaz n inventar dup dosare. Inventarul
trebuie s aib i o succint prefa care s cuprind date asupra fondului, conform planului metodic de
lucru. Elementele inventarului pentru documentele create nainte de aplicarea nomenclatorului va avea
aproximativ aceleai elemente din anexa nr. 2 a Legii nr. 16/1996 (vezi : Anexa 1 vezi : Anexa 11
Anexe Cluj ) : denumirea fondului (reprezint denumirea instanei) ; titlul inventarului. Inventarul va
avea rubrici : nr. crt (unde se trec numerele unitilor arhivistice, ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare
parte structural sau an ; numrul vechi al unitii arhivistice (dac exist) ; cuprinsul pe scurt al unitii
arhivistice (dosarului) ; anul sau anii extremi ai documentelor, numrul filelor i Observaii. Inventarul se
ntocmete n dou exemplare i are caracter provizoriu pn la selecionarea unitilor arhivistice dup
71
care se ntocmete un inventar definitiv numai pentru unitile arhivistice care se pstreaz permanent
(vezi : Anexa 2 vezi : Anexa 13 Anexe Cluj )
Pe parcursul ordonrii documentelor fr evidene, aflate n depozitul de arhiv, se separ
documentele de acelai fel, cu termene de pstrare de 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici
de prezen) n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare.
Procesele-verbale de selecionare vor cuprinde urmtoarele rubrici, menionate mai jos (vezi : Anexa 14
Anexe Cluj ):

14)
DENUMIREA UNITATII
...................................... Se aprob,
(Semntura conduc. unitii i
tampila)
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........

Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
_____________________________________________________________________________________
Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen
crt. extremi kg/ml din
Nomenclator
_____________________________________________________________________________________
1. Boniere, chitaniere 1975-1994 200 B/5 5 ani


Preedinte, Membrii, Secretar raportor,

P.S. La consemnarea anilor extremi din rubrica 3 se vor consemna anii pentru care, potrivit cu
nomenclatorul, documentele respective au termenul de pstrare expirat.(Ex. documentele cu
termen de pstrare de 3 ani vor avea n anul 1999 ca ani extremi: anul cel mai vechi pentru care
sunt asemenea categorii propuse pentru eliminare i pn n anul 1995 inclusiv, respectiv 1996 dac
se predau dup data de 31 decembrie 1999 la unitile de recuparare).


12)
COPERTA DOSARULUI (pentru Ordonarea doc. Fr evidene)

DENUMIREA INSTANEI _______________
DENUMIREA SECIEI _________________
NUMRUL DOSARULUI : ______(potrivit pozieie din inventar)


REZUMATUL DIN INVENTAR
_____________________________________________________________
(n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea,
domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii)

DATELE EXTREME ALE DOCUMENTELOR :______________
NUMRUL FILELOR :

72
11)
ORDONARE FR NOMENCLATOR
Denumirea fondului
INVENTAR
Pentru documentele create n anii
(se vor trece anii extremi)
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
Cuprinsul pe scurt al
dosarului
Anul sau
anii extremi
Nr.
Filelor
Observaii




Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.

Data ntocmit .

La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator i
termenul de pstrare.
( n cuprinsul documentelor dosarelor judectoreti vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau
denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii (cauza respectiv)



13)

Denumirea fondului

INVENTAR
Pentru documentele permanente create n anii .
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
Cuprinsul pe scurt al
dosarului
Anul sau
anii extremi
Nr.
Filelor
Observaii




Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
La preluare au lipsit u. a. de la nr.
Astzi .. s-a preluat .. u. a.
Am predat .. Am preluat
(reprezentantul instanei) (reprezentantul Arhivelor naionale)



3. Ordonarea i inventarierea documentelor secrete de stat

Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor
normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.
Gruparea n dosare, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat se fac potrivit
instruciunilor privind activitaea arhivistic cu urmtoarele precizri:
1. gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului, n care se cuprind i
categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat.
2. gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete
73
3. documentele secrete de serviciu i nesecrete, care fac corp comun cu documentele secrete de
stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu
documente secrete de stat
4. gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea acestora, numerotarea filelor i
certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special pentru pstrarea actelor secrete,
urmnd a se preda compartimentului de arhiv (la arhiva generl) pe baz de inventare, la expirarea
caracterului secret.
5. Pstrarea i selecionarea documentelor la compartimentul de arhiv se face n acelai mod ca la
documentele nesecrete.
Documentele secrete de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de
pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de ctre o comisie de
selecionare avnd n componen persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat.
6. La selecionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile acestor instruciuni
(vezi tema nr 12: Selecionarea documentelor).
Documentele secrete de stat la selecionarea lor vor fi distruse prin macerare, topire i nu prin
ardere, cel ce rspunde de evidena i pstrarea actelor secrete va fi prezent pn la distrugerea fiecrui
document.
Pentru selecionarea documentelor secrete de stat se va consulta i Arhivele Naionale nainte de
efectuarea acesteia.
Pentru cunoaterea i aprecierea corespunztoare a unor categorii de documente avnd caracter de
secret de stat sau de serviciu se va ine seama de prevederile art. 22 anexa nr. 6 din Legea Arhivelor
Naionale care nu se dau n cercetare dect la termenele stabilite prin lege sau numai cu aprobarea
conductorului unitii respective pe baza unei cereri adresate i nregistrate n registrul de intrare-ieire.
Cercetarea acestor documente se efectueaz n spaii special amenajate n acest scop fiind interzis
scoaterea lor din incinta instituiei sub form de original, chiar pentru organele de cercetri penale.
Observaii:
Se va avea n vedere necesitatea verificrii tuturor documentelor care au fcut obiectul fostului
Birou de Documente Secrete (BDS) pstrate n birouri special amenajate i care nu au fost prelucrate
potrivit prezentelor instruciuni n vederea ordonrii i inventarierii respectiv selecionrii celor lipsite de
valoare cu termenul de pstrare expirat. Pentru orice neclaritate n previna documentelor fostului BDS se
va lua legtura cu Arhivele Naionale n vederea soluionrii operaiilor ce trebuiesc executate asupra
acestui gen de documente.
Pentru documentele secrete de stat ce se constituie n prezent se vor respecta prezentele
instruciuni fiind obligatorie nregistrarea (Registrul de eviden a informaiilor secrete de serviciu
Anexa 1/H.G. nr. 781/25.07.2002 M. Of. Nr. 575 din 5 august 2002), gruparea pe dosare potrivit cu
nomenclatorul, ordonarea i inventarierea lor.


















74
Capitolul V
SELECIONAREA DOCUMENTELOR

1. Selecionarea documentelor constituite potrivit cu nomenclatorul

Legea Arhivelor Naionale n art. 9 aliniatul 3
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii
provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenltuat.
In cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz o comisie de
selecionare, numit prin decizie sau ordinul conductorului instanei respective (preedintele).
Comisia de selecionare este compus din:
- preedinte (judector- responsabil din partea conducerii cu arhiva)
- secretar-raportor (responsabilul cu arhiva pe instan)
- numr impar de membrii (3-5-7)
Comisia de selecionare este numit din rndul specialitilor proprii reprezentnd principalele
compartimente creatoare de arhiv din cadrul instanelor judectoreti sau din cadrul compartimentelor de
la departamentul economico-financiar. Preedintele, de regul, este reprezentantul compartimentului cu
cea mai mare pondere n crearea documentelor de arhiv sau care rspunde din partea conducerii pentru
activitatea pe linie de arhiv din instan (judector desemnat responsabil ef cu munca de arhiv pe
instan, contabilul ef, eful serviciului administrativ, personal etc. la departamentul economico
financiar)
Secretar al comisiei de selecionare este, de drept, responsabilul cu munca de arhiv la
departamentul economico-financiar i administrativ sau grefierul-arhivar numii n calitate de responsabil
cu munca de arhiv pe instan prin decizie intern. Responsabilul cu munca de arhiv de la
departamentul economico-financiar sau grefierul-arhivar numit responsabilul cu munca de arhiv pe
instan n calitatea lor de secretari-raportori ai Comisiei de selecionare, sesizeaz preedintele Comisie
de selecionare care convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termene de
pstrare expirate i care, n principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare.
Convocarea comisie de selecionare se face anual sau ori de cte ori este nevoie. Astfel, n mod
obligatoriu n cazul unor evenimete care au provocat distrugeri de documente ce trebuiesc scoase din
eviden datorit distrugerii sau imposibilitii folosirii lor este convocat Comisia de selecionare pentru
evaluarea distrugerilor i se solicit prezena delegatului Arhivelor Naionale pentru confirmarea la faa
locului a distrugerilor provocate (inundaii, incendii, etc (vezi : Proces-verbal de selecionare inundaii
Anexe Cluj -2a ). Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate.
n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere respectarea termenelor de
pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul dosarelor, acordnd o atenie deosebit celor care au,
pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S. (Proces-verbal de selecionare n caz de calamiti,
inundaii vezi anexa)
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare
sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare
termenului lor de pstrare, la anul sau compartimentul de munc respectiv. Selecionarea fiind o operaie
care stabilete pstrarea sau eliminarea documentelor ea se va face cu cea mai mare atenie, fiecare unitate
arhivistic, n parte, se analizeaz, stabilidu-i-se valoarea practic i tiinific sau istoric.
La ncheierea lucrrilor comisiei de selecionare, comisia ntocmete procesul-verbal de
selecionare, model anexa nr. 5 (vezi : Anexa 18 Anexe Cluj), care se nainteaz spre aprobare
conducerii untii. Concomitent membrii comisiei de selecionare vor semna fiecare inventar al
documentelor propuse pentru eliminare care atest astfel verificarea inventarelor respective de ctre
comisie. Numerotarea proceselor verbale de selecionare se face n continuare, peste ani, ncepnd cu
numrul 1, la prima selecionare, i continund aceast numerotare peste ani (evidena numrului acordat
acestor procese verbale de selecionare putnd fi stabilit cu ajutorul Arhivelor Naionale) .
75
Inventarele dosarelor propuse de Comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de procesul-
verbal de selecionare aprobat de conducerea unitii (semnat i tampilat n dreptul semnturii
conductorului unitii) i de inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se
efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat n Registrul de intrare-
ieire a corespondenei administrative, pentru confirmare, la Arhivele Naionale.
n calitatea sa de secretar al comisiei de selecionare, grefierul-arhivar responsabilul cu munca de
arhiv pe instan sau la compartimentul economico-financiar are obligaia de a ntocmi formele
prevzute de lege pentru confirmarea lucrrii de selecionare ctre Arhivele Naionale asigurnd predarea
integral a arhivei selecionate la unitile de recuperare i consemnarea n registrul de eviden curent a
scoaterii dosarelor respective prin completarea rubricilor cerute. Ca atare orice lucrare de selecionare va
cuprinde urmtoarele piese:
1. Adresa de trimitere spre confirmare de ctre Serviciul Judeean al Arhivelor Naionale n care
se consemneaz numrul procesului verbal al lucrrii de selecionare naintate;
2. Procesul-verbal de selecionare (model anexa nr. 5, sau model pentru documentele eliminate
global, la kg vezi : Anexa 14 Anexe Cluj ) semnat de ctre conductorul unitii pentru aprobare i
tampilat)
3. Inventarele documentelor propuse pentru eliminare, semnate de ctre toi membrii comisiei
(inventare dactilografiate n trei pentru documentele cu termen limitat de pstrare respectiv patru
exemplare pentru documentele permanente)
4. Inventarele documentelor permanente din perioada pentru care se face selecionarea.
Potrivit art. 10 din Legea Arhivelor Naionale, n cadrul acestora funcioneaz, Comisia central
de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de creatorii la nivel central (ministere) iar n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale
funcioneaz cte o Comisie de selecionare a documentelor care coordoneaz activitatea de selecionare a
documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori (la nivelul ntregului jude)
Documentele se pstrez, n ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale
Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Documentele se scot din evidenele
arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale de selecionare ale comisiilor i dup
verificarea lor la faa locului de ctre organele de control.
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare,
chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
Dup primirea confirmrii scrise de la Arhivele Naionale, documentele stabilite a fi eliminate se
preadau de ctre uniti la intreprinderile de colectare a hrtiei.

2a

Proces-verbal de selecionare n cazuri de calamiti naturale, inundaii, incendii

(Denumirea instanei) Se aprob,
(Denumirea seciei) Preedinte.
L. S.
Ss indescifrabil


PROCES-VERBAL nr.____ din _________

Comisia de selecionare numit prin Ordinul (decizia) nr.___ din __________________________
n urma ______________(incendiului _____, inundaiei _____ etc. care a avut loc la data de _______, la
sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la instana noastr, ne-am deplasat la faa locului la
data de ______ constatnd c au fost distruse, fr posibilitate de restaurare o parte din fondul
_____________ sau documentele create de secia (compartimentul) _________ sau seciile
(compartimentele) ___________ aflate n ncperea sau ncperile __________________ (se vor
concretiza situaiile, dup caz) sau c lipsesc documentele cuprinse ntre anii ______ (se vor trece anii
extremi ai documentelor), n cantitate de _______ uniti arhivistice i ________ ml.
76
ntre documentele distruse se afl (nu se afl) i documente cu valoare istorico-documentar
(arhivistic) (sau se afl numai documente cu valoare practic, financiar contabil etc.).
Avnd n vedere faptul c aceste documente nu mai pot fi recuperate, n baza Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, art. 9 i a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, art. 27-28, c rugm s verificai i s confirmai scoaterea din evidena arhivei a
documentelor menionate mai sus.

Preedinte, Membri Secretar,
Numele i Numele i Numele i
prenumele prenumele prenumele
funcia funcia funcia
semntura semntura semntura


Adresa nsoitoare a Procesului verbal de selecionate n caz de inundaii
Denumirea instanei(Denumirea Seciei)
(Sediul)
Nr._______ din ____
Dosar nr. (Indicativul dosarului dup Nomenclator)

Ctre
Arhivele Naionale ____________
sau Serviciul Judeean _________
a Arhivelor Naionale

V trimitem alturat procesul verbal nr. _____ de constatare a distrugerii complete, fr
posibilitate de restaurare, a unor documente din fondul ____________ (denumirea creatorului fondului)
sau lipsei documentelor ___________din fondul _________ cuprinse ntre anii ______ (se vor trece
primul i ultimul an al documentelor n cauz), n cantitate de ___ u.a. i ________ml, cu rugmintea ca
s verificai i confirmai scoaterea din evidena arhivei a acestor documente.

Preedinte, eful Compartimentului
L.S, (care rspunde de arhiv)
ss indescifrabil ss indescifrabil

18)

Anexa nr. 5 Legea nr. 16/1996

__________________
Denumirea instituiei
Sediul .

PROCES-VERBAL NR. .

Comisia de selecionare numit prin Ordinul nr. .. din . Selecionnd n edinele din
__________ documentele din anii avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.


Preedinte, Membri, Secretar,
(numele i prenumele (numele i prenumele)

Semntura Semntura Semntura
77


14)

DENUMIREA UNITATII
...................................... Se aprob,
(Semntura conduc. unitii i
tampila)
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........

Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
_____________________________________________________________________________________
Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen
crt. extremi kg/ml din
Nomenclator
_____________________________________________________________________________________
1. Boniere, chitaniere 1975-1994 200 B/5 5 ani

Preedinte, Membrii, Secretar raportor,

P.S. La consemnarea anilor extremi din rubrica 3 se vor consemna anii pentru care, potrivit cu
nomenclatorul, documentele respective au termenul de pstrare expirat.(Ex. documentele cu
termen de pstrare de 3 ani vor avea n anul 1999 ca ani extremi: anul cel mai vechi pentru care
sunt asemenea categorii propuse pentru eliminare i pn n anul 1995 inclusiv, respectiv 1996 dac
se predau dup data de 31 decembrie 1999 la unitile de recuparare).

9)

INVENTARIERE
Anexa nr. 2 la Legea 16/1996
(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........

____________________________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs
crt. extreme filelelor
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
78
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Prezentul inventar format din..... file conine .............. dosare, registre, condici
Dosarele de la nr. crt. .. au fost lsate la nefiind ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .
Astzi, .............., s-au preluat ............ dosare.

Am predat, Am primit,

2. Selecionarea documentelor care nu au fost constituite potrivit cu nomenclatorul

Legea Arhivelor Naionale n art. 9 aliniatul 3
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii
provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenltuat.
In cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz o comisie de
selecionare, numit prin decizie sau ordinul conductorului instanei respective (preedintele).
Comisia de selecionare este compus din:
- preedinte (un judector)
- secretar raportor (responsabilul cu munca dearhiv pe insta)
- numr impar de membrii (3-5-7 de la toate activitile specifice instanei)
Comisia de selecionare este numit din rndul specialitilor proprii reprezentnd principalele
compartimente creatoare de arhiv din cadrul instanelor judectoreti. Preedintele, de regul, este un
judector numit de preedinte care rspunde din partea conducerii pentru activitatea pe linie de arhiv din
instan (judector desemnat responsabil ef cu munca de arhiv pe instan.
Secretar al comisiei de selecionare este, de drept, responsabilul cu munca de arhiv, grefierul-
arhivar numit n calitate de responsabil cu munca de arhiv pe instan, secie, prin decizie intern.
Responsabilul cu munca de arhiv, grefierul-arhivar numit responsabilul cu munca de arhiv pe instan,
n calitatea sa de secretar-raportor al Comisiei de selecionare, sesizeaz preedintele comisie de
selecionare care convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termene de pstrare
expirate i care, n principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare.
Convocarea comisie de selecionare se face anual sau ori de cte ori este nevoie. Astfel, n mod
obligatoriu n cazul unor evenimente care au provocat distrugeri de documente ce trebuiesc scoase din
eviden datorit distrugerii sau imposibilitii folosirii lor este convocat comisia de selecionare pentru
evaluarea distrugerilor i se solicit prezena delegatului Arhivelor Naionale pentru confirmarea la faa
locului a distrugerilor provocate (inundaii, incendii, degradarea documentelor din cauza igrasiei etc)
vezi: Anexa 2a Anexe Cluj ). Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de
pstrare expirate. n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere
respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul dosarelor, acordnd o
atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S. (Se ntocmete procesul-
verbal de selecionare pentru situaii de calamitate, incendii, inundaii- vezi anexa)
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare
sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare
termenului lor de pstrare, la anul sau secia respectiv. Selecionarea fiind o operaie care stabilete
pstrarea sau eliminarea documentelor ea se va face cu cea mai mare atenie, fiecare unitate arhivistic, n
parte, se analizeaz, stabilidu-i-se valoarea practic i tiinific sau istoric.
La ncheierea lucrrilor comisiei de selecionare, comisia ntocmete procesul-verbal de
selecionare, model anexa nr. 5 (vezi : Anexa 18 Anexe Cluj), care se nainteaz spre aprobare
conducerii untii. Concomitent membrii comisiei de selecionare vor semna fiecare inventar al
79
documentelor propuse pentru eliminare care atest astfel verificarea inventarelor respective de ctre
comisie. Numerotarea proceselor verbale de selecionare se face n continuare, peste ani, ncepnd cu
numrul 1, la prima selecionare, continund aceast numerotare peste ani.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de procesul-
verbal de selecionare aprobat de conducerea unitii (semnat i tampilat n dreptul semnturii
conductorului unitii) i de inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se
efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat n Registrul de intrare-
ieire a corespondenei administrative, pentru confirmare, la Arhivele Naionale.
n calitatea sa de secretar-raportor al comisiei de selecionare, grefierul-arhivar, responsabilul cu
munca de arhiv pe instan, are obligaia de a ntocmi formele prevzute de lege pentru confirmarea
lucrrii de seleconare ctre Arhivele Naionale asigurnd predarea integral a arhivei selecionate la
unitile de recuperare i consemnarea n registrul de eviden curent a scoaterii dosarelor respective prin
completarea rubricilor cerute. Ca atare orice lucrare de selecionare va cuprinde urmtoarele piese:
1. Adresa de trimitere spre confirmare de ctre Serviciul Judeean Cluj a Arhivelor Naionale n
care se consemneaz numrul procesului verbal al lucrrii de selecionare naintate;
2. Procesul-verbal de selecionare (Anexa 18 Anexe Cluj) model anexa nr. 5, sau model pentru
documentele eliminate global, la kg vezi : Anexa 14 Anexe Cluj) semnat de ctre conductorul
instanei pentru aprobare i tampilat)
3. Inventarele documentelor propuse pentru eliminare, semnate de ctre toi membrii comisiei
(inventare dactilografiate n trei pentru documentele cu termen limitat de pstrare respectiv patru
exemplare pentru documentele permanente - Anexa 9 Anexe Cluj)
4. Inventarele documentelor permanente din perioada pentru care se face selecionarea.
Potrivit art. 10 din Legea Arhivelor Naionale, n cadrul acestora funcioneaz, Comisia central
de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de creatorii la nivel central (ministere) iar n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale
funcioneaz cte o Comisie de selecionare a documentelor care coordoneaz activitatea de selecionare a
documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori (la nivelul ntregului jude)
Documentele se pstrez, n ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale
Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Documentele se scot din evidenele
arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale de selecionare ale comisiilor i dup
verificarea lor la faa locului de ctre organele de control.
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare,
chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
Dup primirea confirmrii scrise de la Arhivele Naionale, documentele stabilite a fi eliminate se
preadau de ctre uniti la intreprinderile de colectare a hrtiei.
Precizri privind selecionarea dosarelor i registrelor de la instanele de judecat:
Comisia de selecionare din cadrul unei instane efectueaz selecionarea att a documentelor
proprii, cele create de instan, ct i a celor create de alte instane (cele din perioada 1920-1952)
organizaii, instituii i pstrate n depozitul de arhiv care nu au fost constituite potrivit cu nomenclatorul
dosarelor ci dup alte criterii. Dac instana deine i alte fonduri dect cele proprii atunci toate lucrrile
asupra acestor fonduri se fac separat, ncepnd de la ordonare i inventariere i continund cu
selecionarea i trecerea lor n Registrul de eviden curent. (Ex. Unele instane au n pstrare fonduri
arhivistice precum Composesoratele de pduri sau agricole, Acte privind Reforma Agrar, etc. din
perioada interbelic.
Comisia de selecionare va efectua selecionarea documentelor cu termenul de pstrare expirat din
cadrul acestor fonduri ntocmind, separat, pentru fiecare fond arhivistic, n parte, cte un proces-verbal de
selecionare. Numrul procesului verbal de selecionare se acord de asemenea separat pentru fiecare fond
n parte ncepnd de la prima selecionare i pn la ultima, care, este aceea, n urma creia vor mai
rmne doar documentele permanente).
Documentele create nainte de punerea n aplicare a nomenclatorului i indicatoarelor termenelor
de pstrare se selecioneaz dup ce n prealabil au fost ordonate i inventariate. Termenele de pstrare
pentru aceste documente vor fi cele din noul nomenclator arhivistic, iar pentru cele care nu se regsesc n
nomenclator, ncadrarea se face prin asimilare.
80
Aadar, selecionarea documentelor care nu au instrumente contemporane de eviden (registre
generale de intrare-ieire a dosarelor, opise alfabetice) se face dup ordonarea i inventarierea lor pe baza
inventarului ntocmit n dou exemplare - model avnd rubricatura: nr. crt; nr. vechi al dosarului;
coninutul pe scurt al dosarului; anii extremi; nr. filelor; obs. Vezi : Anexa 1 (vezi : Anexa 15 Anexe
Cluj) Comisia de selecionare stabilete dosarele care se vor elimina i cele care se rein prin notarea la
rubrica Observaii a inventarului cu M (maculatur) sau S (selecionat), unitile arhivistice
propuse pentru eliminare. Pentru unitile arhivistice care se propun a se elimina se ntocmete proces-
verbal - vezi Anexa 2 ( Anexa 16 Anexe Cluj) n ordinea lor cronologic n care se menioneaz anul
creri documentului i numrul curent al unitii arhivistice din cadrul inventarului. Dup acest
operaiune se ntocmee, n trei exemplare, inventarul definitiv numai pentru dosarele documentelor
permanente - avnd rubricatura: Denumirea unitii; Inventar pentru documentele din perioada..; Nr. crt.;
Coninutul pe scurt al dosarului; anii extremi; nr. filelor; observaii - vezi Anexa 3 ( Anexa 17 Anexe
Cluj)
Documentele nefolositoare, de acelai fel, ca de exemplu (cu termen de pstrare 1-5 ani): boniere,
chitaniere, facturiere, foi de pontaj, situaii pariale, bilete de intrare n unitate etc. precum i copiile,
formularele necompletate nu se inventariaz n conformitate cu modelul anex nr. 2, pe ani i termene de
pstrare ci prin Procesul-verbal de selecionare (vezi Anexa 14 Anexe Cluj) cuprinznd datele
modelului din anexa nr. 5 cu modificarea urmtoare: n loc de dosarele din inventarele anexate ce apare
n modelul anexa nr. 5 se va consemna dosarele de mai jos, n continuarea procesului verbal urmnd
rubricatura:

14)

DENUMIREA UNITATII
...................................... Se aprob,
(Semntura conduc.
unitii i tampila)
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........

Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
____________________________________________________________________________________
Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen
crt. extremi kg/ml din
Nomenclator
____________________________________________________________________________________
1. Boniere, chitaniere 1975-1994 200 B/5 5 ani

Preedinte, Membrii, Secretar raportor,



P.S. La consemnarea anilor extremi din rubrica 3 se vor consemna anii pentru care, potrivit cu
nomenclatorul, documentele respective au termenul de pstrare expirat.(Ex. documentele cu
termen de pstrare de 3 ani vor avea n anul 1999 ca ani extremi: anul cel mai vechi pentru care
sunt asemenea categorii propuse pentru eliminare i pn n anul 1995 inclusiv, respectiv 1996 dac
se predau dup data de 31 decembrie 1999 la unitile de recuparare).

Selecionarea documentelor din fondurile judectoreti care au registre generale de dosare i opisele
alfabetice, care n acest caz in loc de inventare se execut dup cum urmeaz:
81
Comisia de selecionare din cadrul instanei va trebui s confrunte fiecare poziie din registru general
de intrare-ieire (Anexa 5 Anexe Cluj) cu dosarele, hotrnd soarta acestora, firete innd seama i de
termenele de pstrare din nomenclator.
Pentru dosarele propuse s se pstreze permanent, n dreptul acestora, n ultima rubric a registrului
general de dosare, sau n fa, n dreptul acestora se va face meniunea P (permanent), sau M
(maculatur) ori S (selecionat) pentru cele propuse s fie eliminate, ca maculatur, i L (lips)
pentru dosarele care lipsesc.
Numerele de dosare propuse pentru eliminare se trec, pe ani, n ordine crescnd, n procesul
verbal de selecionare, model anexa nr. 2 (Anexa 16 Anexe Cluj)
Precizm c din dosarele propuse pentru eliminare vor trebui scoase sentinele sau hotrrile
judectoreti definitive i eventualele documente originale ataate la dosar. Acestea vor fi grupate
cronologic, pe ani i constituite n dosare aparte, pentru a fi pstrate permanent.
Documentele permanente rmase n urma selecionrii vor trebui inventariate, aa cum prevede Legea
nr. 16/1996 i Instruciunile de aplicare a ei - model de inventar anexa 3 ) vezi : Anexa 17 Anexe
Cluj)

2a

(Denumirea instanei) Se aprob,
(Denumirea seciei) Preedinte.
L. S.
Ss indescifrabil



PROCES-VERBAL nr.____ din _________

Comisia de selecionare numit prin Ordinul (decizia) nr.___ din _________________________
n urma ______________(incendiului _____, inundaiei _____ etc. care a avut loc la data de _______, la
sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la instana noastr, ne-am deplasat la faa locului la
data de ______ constatnd c au fost distruse, fr posibilitate de restaurare o parte din fondul
_____________ sau documentele create de secia (compartimentul) _________ sau seciile
(compartimentele) ___________ aflate n ncperea sau ncperile __________________ (se vor
concretiza situaiile, dup caz) sau c lipsesc documentele cuprinse ntre anii ______ (se vor trece anii
extremi ai documentelor), n cantitate de _______ uniti arhivistice i ________ ml.
ntre documentele distruse se afl (nu se afl) i documente cu valoare istorico-documentar
(arhivistic) (sau se afl numai documente cu valoare practic, financiar contabil etc.).
Avnd n vedere faptul c aceste documente nu mai pot fi recuperate, n baza Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, art. 9 i a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, art. 27-28, c rugm s verificai i s confirmai scoaterea din evidena arhivei a
documentelor menionate mai sus.

Preedinte, Membri Secretar,
Numele i Numele i Numele i
prenumele prenumele prenumele
funcia funcia funcia
semntura semntura semntura







82
2a
Denumirea instanei
(Denumirea Seciei)
(Sediul)
Nr._______ din ____
Dosar nr. (Indicativul dosarului dup Nomenclator)

Ctre
Arhivele Naionale ____________
sau Serviciul Judeean _________
a Arhivelor Naionale
V trimitem alturat procesul verbal nr. _____ de constatare a distrugerii complete, fr
posibilitate de restaurare, a unor documente din fondul ____________ (denumirea creatorului fondului)
sau lipsei documentelor ___________din fondul _________ cuprinse ntre anii ______ (se vor trece
primul i ultimul an al documentelor n cauz), n cantitate de ___ u.a. i ________ml, cu rugmintea ca
s verificai i confirmai scoaterea din evidena arhivei a acestor documente.

Preedinte, eful Compartimentului
L.S, (care rspunde de arhiv)
ss indescifrabil ss indescifrabil

14)

DENUMIREA UNITATII
...................................... Se aprob,
(Semntura conduc. unitii i
tampila)
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........

Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
_____________________________________________________________________________________
Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen
crt. extremi kg/ml din
Nomenclator
_____________________________________________________________________________________
1. Boniere, chitaniere 1975-1994 200 B/5 5 ani

Preedinte, Membrii, Secretar raportor,



P.S. La consemnarea anilor extremi din rubrica 3 se vor consemna anii pentru care, potrivit cu
nomenclatorul, documentele respective au termenul de pstrare expirat.(Ex. documentele cu
termen de pstrare de 3 ani vor avea n anul 1999 ca ani extremi: anul cel mai vechi pentru care
sunt asemenea categorii propuse pentru eliminare i pn n anul 1995 inclusiv, respectiv 1996 dac
se predau dup data de 31 decembrie 1999 la unitile de recuparare).



83
18)
Anexa 1
Denumirea fondului
INVENTAR
Pentru documentele create n anii
(se vor trece anii extremi)
Nr.
Crt
Nr. vechi al
dosarului
Cuprinsul pe scurt al
dosarului
Anul sau
anii extremi
Nr.
filelor
Observaii




Prezentul inventar format din . file (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.

Data ntocmit .

La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator
i termenul de pstrare.

16)

Anexa 2
Denumirea instanei
Secia
Sediul

PROCES-VERBAL Nr. .
1

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul (Decizia) nr. . din .
2
, selecionnd n edinele
din .
3
documentele din anii ..
4
avizeaz ca documentele (dosarele) menionate mai jos pentru
care n inventare (registre generale de dosare sau registre de intrare-ieire) s-a fcut meniunea M
(maculatur) sau S (selecionare)
5
, s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de
pstrare prevzute n nomenclatorul instanei.

Preedinte, Membri Secretar

Numele i prenumele Numele i prenumele Numele i prenumele

Funcia Funcia Funcia

Semntura Semntura Semntura

1) Procesele verbale se numeroteaz, peste ani, n continuare, n funcie de numrul selecionrilor
din fond, ncepnd cunt. 1
2) Data cnd a fost emis ordinul (decizia)
3) Perioada n care a fost fcut selecionarea (data nceperii i ncheierii)
4) Anii extremi (primul i ultimul an al perioadei selecionate
5) Se vor trece nr. Dosarelor sau documentelor propuse pentru selecionare (n ordinea din inventar
sau din registrele de intrare-ieire)





84
17)
Anexa 3

Denumirea fondului

INVENTAR
Pentru documentele permanent create n anii .

Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
Cuprinsul pe scurt al
dosarului
Anul sau
anii extremi
Nr.
filelor
Observaii




Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
La preluare au lipsit u. a. de la nr.
Astzi .. s-a preluat .. u. a.
Am predat .. Am preluat
(reprezentantul instanei) (reprezentantul Arhivelor naionale)

Regulament ord. int. instane art. 83/1
5)

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE

Nr.
Dos
Data
nregistr
rii
Nr. Act
de
sesizare
i
organul
care l-a
trims
Numele
i pren.
Prilor
Natura cauzei Obie
ctul
Cauz
ei
Actele
primite
dupa
formare
a
Dosarul
ui

Ind.
Dos.
penala civila
Prima
instant
a
Ci
de
atac
Prima
instant
a
Cai
de
atac

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 12.11. 3/09 Pop II/A/69
P
M/S
L

P = permanent
M = maculatur
S = selecionare
L = lips



85
6) Regulament art. 102

COPERT DOSAR

ROMNIA
CURTEA DE APEL CLUJ
SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE

COMPLET ..

OBIECT .

PRI

DATA NREGISTRRII ..

TERMENE

NR. I DATA HOTRRII ..

REDACTOR .

INDICE STATISTIC .

DOSAR NR.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere)


7) COPERT REGISTRU GENERAL DE DOSARE
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS:
TERMEN DE PSTRARE:

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)

De la nr.____ la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)

Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui
volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu
86
urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu
nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.

3. Selecionarea matricelor sigilare i a tampilelor

Selecionarea sigiliilor i tampilelor scoase din uz, confecionate din metal sau cauciuc, se
efectueaz, ca i pentru celelalte documente, de ctre comisiile de selecionare pe baz de proces-verbal
de selecionare nsoit de, inventar, cu confirmarea Arhivelor Naionale.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul
acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele i nscrisul din cmpul
sigilar, valoarea artistic, ferecvena.
Dup selecionare, cele din metal, cu stema i denumirea complet a unitii se depun ntr-un exemplar la
Ahivele Naionale iar celelalte la Monetria Naional. tampilele din cauciuc se depun la organul
ierarhic superior, pstrndu-se n arhiv Registrul de nregistrarea i imprimarea tampilelor. Organul
ierarhic superior va proceda la distrugerea tampilelor. Dac acesta consider c distrugerea se poate face
la unitatea deintoare poate aproba numai lista tampilelor ce se distrug.


































87
Capitolul VI
PSTRAREA I CONSERVAREA DOCUMENTELOR


1. Pstrarea i conservarea documentelor

Legea Arhivelor Naionale Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
pstreze documentele create i deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii,
degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege.
Astfel, art. 12 prevede obligativitatea ca deintorii de arhive s pstreze documentele n condiii
corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte
situaii dect cele prevzute de lege. Cu alte cuvinte trebuiesc intreprinse permanent msuri care s
contribuie la eliminarea oricrui pericol de distrugere a documentelor, acestea, n marea lor majoritate, pe
lng valoarea lor practic, au o valoare documentar tiinific deosebit, prin coninutul informaiilor
cuprinse n ele, sunt considerate documente ce fac parte din Partrimoniul Arhivistic Naional.
Importana unui management al documentelor, cu deosebire privind pstrarea i conservarea lor
este recunoscut la nivel internaional prin publicarea Standardului internaional (ISO) 15489-1
8
,
Managementul nregistrrilor/documentelor informare i documentare printre a cror principii se includ
i cele privitoare la pstrare:
- stabilirea cerinelor pentru scoaterea din arhive n vederea utilizrii, utilizarea i transmiterea
documentelor ntre diferitele etape de activitate i ntre diferii utilizatori, precum i a perioadelor
n care documentele vor fi pstrate n vederea respectrii acestor cerine
- stabilirea modalitii n care documentele vor fi organizate astfel nct s poat ndeplini cerinele
privind accesul la acestea i utilizarea lor adecvat
- pstrarea documentelor i stabilirea procedurii de acces la acestea n timp, n vederea ndeplinirii
cerinelor instituiei i ateptrilor publicului
- pstrarea documentelor ntr-un spaiu corespunztor i n care s fie n siguran
Foarte important n etapele succesive prin care trece orice tip de dosar al cauzei n cadrul sistemului
judiciar - ciclu de via al documentelor menionat n Manualul de formare pentru grefierii din cadrul
instanelor i parchetelor
9
este etapa de pstrare/arhivare a dosarului sau a unor documente conform
prevederilor legale care include o serie de activiti specifice. n aceast etap documentele pstrate n
arhiva permanent/depozit sunt selecionate i sunt predate Arhivelor Naionale (dac au valoare
isorico-juridic, cultural) fie eliminate/distruse. Se recomand ca aranjarea documentelor n spaii de
depozitare unde vor fi prerezervate pe termen lung s aib loc cu respectarea unor cerine minime de
depozitare i etichetare, pentru ca accesul la acestea s fie uor realizat, att n vederea consultrii ct
i a unui viitor management de arhivare electronic sau a celui de eliminare atunci cnd ciclul de via
al acestora se va ncheia.
Nerespectarea i neasigurarea condiiilor de pstrare i protejare potivit art. 12 constituie
contravenii dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate
infraciuni i ele se sancioneaz cu amenzi contravenionale.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor care
fac parte din FAN constituie potrivit art. 27 din LAN infraciune i se pedepsete conform prevederilor
Codului penal.
Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncpari amenajate n
acest scop.
Noile construcii ale cratorilor i deintorilor de arhive vor fi avizate numai n cazul n care au
spaii prevzute pentru pstrarea arhivei.

8
Cf. Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011, pag. 15-
16 n: www.grefieri.ro Activiti formare continu mapa grefierului

9
idem, pag. 21-22
88
n depozitele de arhiv sau ncperile amenajate n acest scop se vor asigura condiiile necesare
pentru pstrarea corespunztoare a documentelor i pentru protecia lor fa de aciunea agenilor de
deteriorare ca:
- praf
- lumina solar
- variaii de temperatur i umiditate
- surse de infecie sau ntreinere a agenilor biologici (roztoare, carii),
- pericol de incendiu
- temperaturi excesive
- inundaii sau infiltraii de ap
Depozitele de arhiv vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri i alte mijloace de depozitare
specifice
10
, de preferin din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. n cazul
rafturilor confecionate din lemn sau cu cadrul de metal dar cu poliele din lemn, partea din lemn se va
trata cu substane ignifuge.
Dimensionarea rafturilor se va face n funcie de dimensiunile materialului suport (hrtie, film,
cartoane, mape, dosare, registre) ale materialului de protecie (cutii, containere, tuburi i suluri din
carton), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la materialul depozitat i posibilitatea
unei evacuri rapide n caz de necesitate. Este interzis depunerea pe jos, ntre rafturi sau depunerea pe
polie a unor materiale mai mari dect dimensiunea n lime a raftului, astfel nct s mpiedice
manipularea sau accesul la documente.
Se recomand:
a) amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural;
b) iluminatul artificial va urmri culoarul dintre rafturi;
c) becurile de iluminat situate ntre rafturi vor fi dotate cu globuri i grilaje de protecie.

1.1 Msuri pentru asigurarea stabilitii sistemelor de depozitare

1. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber n lime de cca 70 - 80 cm. n
depozitele mari se pot organiza i coridoare centrale de 1,5- 2,0 m lime, pe lungimea sau limea
depozitului
2. Toate depozitele sau ncparile de arhiv mai nalte de 2,4 m se doteaz cu scri de arhiv.
3. Aezarea documentelor n rafturi se face pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar
(aezarea necorespunztoare n raft a dosarelor pot determina distrugerea acestora)
4. n cazul n care sunt documente de mai multe tipuri (hrtie, fotografii, benzi magnetice) acestea
se depoziteaz pe categorii, dependente de natura material a acestora, astfel nct pstrarea i
conservarea acestora s poat fi organizat n mod corespunztor.
5. Depozitele de benzi magnetice nu vor avea n apropiere cmpuri magnetice
6. Pentru protejarea mpotriva degradrii, documentele se introduc n cutii de carton, mape,
bibliorafturi, tuburi n raport de natura i dimensiunea lor.
7. n depozitele de arhiv coninnd documente scrise trebuie s se asigure un microclimat
caractarizat prin:
- temperaturi optime cuprinse ntre 15 - 24 grade Celsius
- umiditi relative de 50 - 60 %
n depozitele de benzi magnetice i mateiale fotografice
- temperaturi optime cuprinse ntre 14 - 18 grade Celsius
- umiditatea relativ de 40 - 50 %
8. Ferestrele vor fi asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme
parasolare (geamuri absorbante, obloane)
9. Depozitele de arhiv sau ncparile amenajate n acest scop se vor aerisi natural. Acesast
aerisire se va efectua atunci cnd umiditatea atmosferic se ncadreaz n limitele specificate la punctul 7.

10
ibidem, pag. 52-54. Sisteme active de arhivare: dulapuri pentru depozitarea pe vertical, rafturi pentru
dosare, dulapuri (rafturi) cu sistem mecanic
89
Pentru msurarea sau urmrirea umiditii i temperaturii depozitele vor fi dotate cu aparate de control
(termometre, higrometre) iar citirile vor fi consemnate ntr-un registru.
10. n depozitele de arhiv sau ncperi amenajate n acest scop se vor asigura curenia i
ordinea interioar pentru a se evita insalubrizarea sau instalarea de focare biologice (roztoare, insecte,
mucegai).
n cazul semnalrii pericolului de degradare a documentelor se iau msuri de nlturare a acestuia,
cerndu-se, n cazuri deosebite, sprijinul Arhivelor Naionale.
nlturarea agenilor duntori se face prin:
- desprfuire: desprfuirea documentelor se face cu perii moi sau tampoane iar absorbia prafului
rezultat, cu aspiratoare electrice
- curire mecanic
- dezinsecie i deratizare: depozitele de arhiv se deratizeaz ori de cte ori este nevoie i cel
puin o dat la 5 ani
Este interzis pstrarea oricror alte materiale ce nu aparin depozitelor de arhiv (mobilier
dezafectat, pancarte, cri i reviste din bibliotec, alimente i mbrcminte, unele sau aparate de
orice fel)
Reparaiile interioare, zugrvelile i lucrrile de ntreinere a depozitului de arhiv se fac ori de
cte ori este nevoie, asigurndu-se n permanen igiena ncperilor i funcionarea normal a instalaiilor
electrice i sanitare.
11. Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reourilor, fumatului n incinta depozitului, precum i utilizarea comutatoarelor, ntreruptoarelor sau
altor instalaii electrice defecte. De preferin nteruptoarele se dispun n afara depozitului.
Camerele de lucru, depozitele de arhiv, ca i terenul nvecinat construciei de arhiv vor fi
meninute n ordine i curenie, cu pstrarea liber a cilor de acces, a locurilor din apropierea gurilor de
ap i a instalaiilor de stingere a incendiilor.
Depozitele de arhiv i celelalte ncperi din vecintatea acestora vor fi prevzute cu stingtoare
portabile, cu ncrctur de bioxid de carbon i praf, asigurndu-se toate celelalte condiii necesare
stingerii incendiilor.
Deintorii de arhive sunt obligai s pstreze n stare prefect de funcionare utilajul i materialele
de prevenire i stingere a incendiilor, pe care le au n dotare i s controleze periodic existena i starea de
funcionare a acestora.
12. Ferestrele, uile i alte locuri de acces vor fi prevzute cu gratii care s previn efraci n
depozite. Accesul in depozite este permis doar responsabilului cu munca de arhiv i persoanelor care pot
manipula i transporta aceste documente potrivit unei aprobri. La manipularea i transportul
documentelor se iau msurile de protecie neceare asigurrii arhivei pe durata transportului.
Deintorii de documente au obligaia s comunice Arhivelor Naionale intenia de a construi sau
amenaja depozite de arhiv, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele
de arhiv.
Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se comunic imediat Arhivelor Naionale
(inundaii, incendii, surpri de rafturi sau alte pri ale structurii depozitului de arhiv provocate din
diverse cauze)

2. Sistematizarea documentelor n depozitul de arhiv. Ghidul topografic

n sens arhivistic sistematizarea este o etap determinat sub aspectul gruprii unitilor arhivistice
(u.a.) n cadrul fondului i, n sensul mai larg al noiunii, sub aspectul gruprii fondurilor n depozitele de
arhiv.
Sistematizarea n cadrul fondului are ca obiectiv gruparea documentelor ordonate n u. a. (dosare
perfectate, fascicole, registre) sau serii, grupe (cronologice, tematice, pe registraturi, pri structurale) n
aa fel ca prin determinarea locului u.a. i a succesiunii lor n cadrul fondului, acestea s devin ct mai
accesibile folosirii, n acelai timp, pstrndu-i particularitpile din punct de vedere al activitii
instituiei i a evoluiei acesteia.
Sistematizarea fondurilor (nchise sau deschise) n depozite urmrete o grupare la nivelul
fondurilor (compartimentelor de munc) care s asigure, pe ct posibil, legturile fireti ntre fonduri i s
90
contribuie la folosirea ct mai uoar i eficace a acestora. Scopul sistematizrii este de a nlesni ct mai
mult posibil evidena n depozite a fondurilor i n acelai timp, valorificarea, sub toate formele a
documentelor arhivistice.
Determinant n sistematizarea fondurilor este numrul i capacitatea depozitelor, folosirea
judicioas a ntregului spaiu de depozitare, forma documentelor arhivistice. n alegerea felului de aezare
a fondurilor arhivistice trebuie avut n vedere metoda cea mai comod i uoar pentru folosirea lor de
ctre cei interesai dar se va ine seama i de prelurile ulterioare de documente, cele impuse de legislaia
arhivistic cu privire la depunerea la arhiva general a documentelor de ctre instane sau
compartimentele de munc.
n activitatea de sistematizare a documentelor n depozitele de arhiv cnd sunt mai multe fonduri
arhivistice sau colecii, fondurile i coleciile se aeaz n depozite pe instane, secii sau domeniu de
activitate. Pentru fondul propriu (fond deschis) care i continu activitatea va trebui lsat spaiu de
cretere, n funcie de cantitatea de documente ce se creeaz anual, ca i de posibiliti.
La instituiile n care se dispune de mai multe ncperi cu destinaia de arhiv, fiecare depozit trebuie
numeroatat. Astfel, depozitele de arhiv din cadrul unei cldiri se numeroteaz ncepnd cu numrul 1, iar
rafturile se numeroteaz n limitele unui depozit, ncepnd cu numrul 1, de la stnga la dreapta de la
intrare, iar poliele, de asemenea, se numeroteaz cu numrul 1 de sus n jos, de la stnga la dreapta. n
cadrul fondului arhivistic propriu, documentele se aeaz pe instane sau pe grupe de acelai fel, i, n
cadrul lor, cronologic (pe ani, pe luni, pe numere de dosar).
Dosarele preluate de la compartimentele de munc a departamentului economico-financiar i
administrativ sunt depuse pentru pstrare permanent n depozitele departamentului i se aeaz pe
rafturi (pe polie) fie n ordinea cronologic a anilor, iar n cadrul anului pe termene de pstrare, fie pe
compartimente i, n cadrul compartimenului, pe ani i pe termene de pstrare.
Dosarele de judecat i registrele, preluate de la registratura instanelor de judecat, se aeaz n
rafturi pe ani i n cadrul anului n ordinea cronologic a numerelor din registrul general de dosare n
cazul n care instanele mai efectueaz nregistrarea manual ca spre exemplu judectoriile sau, n
ordinea datei certe preluat din Registrul general electronic al dosarelor n cazul sistemului ECRIS al
numrului unic.
Dosarele create la tribunale i judectorii, acolo unde afluxul de documente i folosirea acestora
de ctre justiiabili sau alte persoane avizate este foarte mare, prin aprobarea colegiului de conducere, se
pot pstra la registratur unde se va organiza o arhiv intermediar, n care dosarele i registrele se
pstreaz un termen de pn la cinci ani dup care se predau pe baz de inventare (ale instrumentelor de
eviden) i proces-verbal de predare - primire la arhiva general.
Registrele generale de dosare, opisele alfabetice i Registrul informativ sau Registrul general
electronic de dosare reprezentnd instrumentele de eviden pentru dosarele de judecat, inventariate
anual, se vor aeza n raft n ordinea cronologic din inventare.
Pe rafturi dosarele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta. Prelurile ulterioare care
ntregesc compartimentele, respectiv documentele instanei, pe msura crerii lor i depunerii la arhiva
general, vor fi aezate n continuarea anilor (arhivelor de instan) sau compartimentelor respective (n
arhiva departamentului economico-financiar).
Se recomand depunerea documentelor permanente separat de cele cu termenul de pstare limitat
n locurile cele mai corespunztoare de pstrare din cadrul depozitului pentru asigurarea celei mai bune
conservri i a evitrii oricrui pericol de distrugere. Documentele permanente de la instane se pot aeza
pe raft, cronologic, ndeosebi dup efectuarea selecionrii documentelor pe baza registrului general de
dosare (sau la departamentul economico-financiar pe compartimente, sau pe compartimente i n cadrul
acestuia, pe ani).
Pentru regsirea operativ a documentelor din depozite se ntocmete pentru fiecare depozit n
parte ghidul topografic ( vezi: Anexa 3 Anexe 2 Cluj) cu urmtoarea rubricatur:
1. n colul din stnga sus al ghidului se va nscrie numrul depozitului n cadrul cldirii
2. n rubrica 1, nr. curent se vor nscrie, ncepnd cu numrul 1 n continuare, compartimentele
din cadrul aceluiai depozit
3. n rubrica 2, denumirea compartimentelor se va nscrie n ordine alfabetic
91
4. n rubrica 3, anii extremi se vor trece anii extremi ai documentelor de pe rafturi
5. In rubricile 4-5 cantitatea n ml i u.a. Se vor nscrie numai datele privind documentele aflate n
depozitul respectiv aparinnd instanei sau compartimentului prevzute n rubirca a 2-a
6. n rubricile 6 i 7 se completeaz cu numrul sau numerele rafturilor i polielor pe care sunt
aezate documentele nscrise n rubrica 2
7. In rubrica Numrul fondului se va trece denumirea instanei sau a compartimentului iar n
rubrica nr. 9 se vor trece numerele inventarelor documentelor depuse pe raftul i poliele respective
n afara Ghidului de depozit se recomand ntocmirea Ghidului de raft consemnmdu-se:
Denumirea compartimentului; Nr. de raft; Nr. de polie iar pentru acestea se va trece anii extremi;

2.1. Scoaterea unitilor arhivistice din depozit

Scoaterea dosarelor de judecat din depozite se face de ctre grefierul-arhivar, responsabil cu
munca de arhiv, de grefierul-arhivar responsabil al depozitului de arhiv respectiv sau de alte persoane
desemnate cu manipularea dosarelor. Scoaterea dosarelor se face pentru cercetarea lor n cadrul
procesului de judecat, sau pentru consultarea lor de ctre persoanele autorizate prin Regulamentul de
ordine interioar al instanelor judectoreti, pe baza fiei de control (vezi Instruciuni privind activitatea
de arhiv la creatori (vezi : Anexa 5 Anexe2 - Cluj). Se vor trece pe fia de control: Compartimentul;
Nr. de inventar, Anul, Numele i prenumele solicitantului i Data. Fia de control se introduce n locul
unitii, n prezena persoanei care solicit dosarul.
Evidena scoaterii dosarelor de judecat din depozitul de arhiv constituit pe baza datelor cuprinse n
sistemul ECRIS este asigurat de facilitiile prevzute de sistem : generare de citaii, generare de liste de
edin i editare de ncheieri de edin sau generarea de situaii statistice standard, extragerea din baza
de date a diverselor informaii statistice despre dosarele, sau documentele ce au legtur cu cauzele aflate
pe rol sau chiar lista dosarelor scoase din depozitul de arhiv.
n cazul depozitului de arhiv al Deparatmentului economico-financiar i administrativ toate unitile
arhivistice scoase din depozit vor fi trecute n Registrul de depozit, model anexa nr. 8 la Instruciuni
privind activitatea de arhiv la creatori (vezi : Anexa 4 Anexe 2 Cluj). Registrul se completeaz de
ctre arhivarul sau responsabilul cu munca de arhiv. La completarea rubricilor registrului se vor avea n
vedere urmtoarele:
- Numrul curent ncepe cu 1 i se completeaz n continuare odat cu solicitrile de scoatere a
documentelor din depozit.
- La rubrica denumirea compartimentului se va completa denumirea din care provine documentul scos
- n rubrica cota u.a se va trece numrul curent din inventar al unitii arhivistice scoase din depozit
- n rubrica a patra se trece scopul scoaterii din depozit (documentare pentru informri, lucrri
administrative etc)
- n rubrica cincea se va completa cu numele, prenumele solicitantului i funcia n societate
- n rubrica a asea se va completa data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitantului
- n rubrica a aptea se consemneaz data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului ca semn
al restituirii u. a..

3. Protecia muncii n arhive

Se desfoar ntr-un cadru legislativ bine definit (Codul muncii, Legea proteciei muncii nr.
90/1996 i Normele metodologice de aplicare a ei, Regulamentul de ordine interioar al instanelor
judectoreti 2005 Compartimentul de protecia muncii).
Obligaii i rspunderi ale conducerii instanei sunt, n primul rnd, cele cuprinse n Seciunea a XI-a -
Compartimentul de protecia muncii a Regulamentului de ordine interioar al instanelor judectoreti:
- La fiecare instan se organizeaz compartimentul de protecia muncii sau
se desemneaz o persoan responsabil cu aceste atribuii. Unde sunt compartimente de protecia muncii
vor fi nfiinate serviciul de securitatea muncii i serviciul de medicina muncii.
- Serviciul de securitate a muncii (sau persoanele desemnate) au atribuii :
a. evalueaz riscurile de accidentare i mbolnviri profesionale
b. controleaz toate locurile de munc n scopul prevenirii accidentelor i mbolnvirilor profesionale
92
c. asigur instruirea i informarea personalului n probleme de protecia muncii
- Serviciul de medicin a muncii are atribuii:
a. particip la evaluarea, identificarea i comunicarea riscurilor privind mbolnvirile profesionale
b. monitorizeaz starea de sntate a personalului
n afara acestor prevederi din Regulamentul de ordine interioar, conducerilor instanelor de
judecat le mai revin urmtoarele obligaii:
- s stabileasc msurile tehnice, sanitare i organizatorice de protecie a muncii, corespunztor condiiilor
de munc i factorilor de mediu specifici dintr-o arhiv
- s asigure informarea fiecrei persoane, anterior angajrii n munc, asupra riscurilor la care acestea se
expun la locul de munc precum i asupra msurilor de prevenire necesare.
- s asigure obligatoriu i gratuit, dotarea cu echipamente de protecie a salariailor care desfoar
activiti la persoanele fizice sau juridice potrivit criteriilor stabilite n Normativul-Cadru de acordare i
utilizare
Obligaiile i drepturile persoanelor care lucreaz n depozite de arhiv la instanele judectoreti:
- s-i nsueasc i s respecte normele de protecie a muncii i msurile de aplicare ale acestora
- nici o persoan nu va putea fi admis la lucru fr efectuarea instrucajului introductiv general i a
instructajului la locul de munc. Instrucajul periodic se va defura ori de cte ori este necesar, la
intervale ce nu vor depi 6 luni. Se va completa Fia individual de instructaj privind protecia
muncii.
La depozitele de arhiv este obligatorie respectarea urmtoarelor msuri minimale de protecie a muncii:
1. ancorarea rafturilor metalice (sau din fier cornier cu polie de lemn) pentru evitarea rsturnrii
acestora
2. folosirea scrilor adecvate pentru scoaterea corect a dosarelor de pe rafturile ce depesc 2,40 ml
(scri stabile cu sprijin dublu pentru posibilitatea folosirii ambelor mini pentru manipularea dosarelor
n raft i nu a scrilor care se sprijin pe raft. n caz de necesitate se poate asigura scoaterea de pe raft
de ctre dou persoane, acolo unde rafturile sunt mai nalte de 2,50 ml i nu exist platform pe
culuarul dintre rafturi.
3. Folosirea mijloacelor de protecie mpotriva prafului, mucegaiurilor, i a altor factori biologici
(mnui de protecie, masc de protecie pe fa, halate de protecie).
























93
Capitolul VII.
FOLOSIREA DOCUMENTELOR DIN ARHIV

1. Folosirea documentelor de arhiv

Legea Arhivelor Naionale art. 20-22
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite pentru:
a) cercetare tiinific
b) rezolvarea unor lucrri administrative
c) informri
d) documentri
e) aciuni educative
f) elaborarea de publicaii
g) eliberarea unor copii, extrase, certificate,
Avnd n vedere activitatea specific instanelor judectoreti folosirea documentelor de arhiv
este stipulat n articolele Regulamentului de ordine interioar precizndu-se n primul rnd obligaiile
personalului auxiliar de specialitate i din departamentul economico-financiar i administrativ cu privire
la respectarea secretului informaiilor obinute n cursul ndeplinirii atribuiilor lor, pentru documentele
care nu sunt destinate publicitii.
Atribuiile personalului de la instanele judectoreti privind folosirea documenelor care sunt
destinate publicitii se suprapun uneori cu obligaiile de serviciu : cele ale grefierilor efi de secie,
grefierului ef al judectoriei, grefierului delegat, grefierului statistician i ndeosebi ale grefierilor
registratori i grefierilor arhivari n ceea ce privete:
- verificarea dosarelor seciei nainte de trimiterea lor altor organe,
- verificarea i semnarea pentru conformitate a copiilor legalizate i certificatelor ntocmite;
- eliberarea la cerere, a certificatului de nscriere a unei persoane juridice;
- punerea dosarelor la dipoziia publicului i inerea evidenei persoanelor care primesc dosarele spre
studiu;
- pregtirea dosarelor pentru edinele de judecat i asigurarea circulaiei acestora n cadrul instanei,
precum i trimiterea lor la alte instane
- informeaz persoanele care au calitatea de pri ori sunt mputernicite de acestea, conform legii, asupra
datelor solicitate din dosarele n care acestea sunt direct interesate.
O activitate concret de folosire a documentelor de la instanele judectoreti este cea a Biroului
de informare i relaii publice care este organizat i funcioneaz potrivit dispoziiilor Legii nr. 544/2001
privind liberul acces la informaiile de interes public i ale Ordonanei Guvernului nr. 26/2002 privind
reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 233/2002.
Prima dintre atribuiile conductorului Biroului de informare i relaii publice este aceea a
organizrii activitii de furnizare a informaiilor publice. Prin repartizarea petiiilor compartimentelor de
specialitate care procedeaz la depistarea i scoaterea dosarelor n vederea formulrii rspunsului n
termen legal se realizeaz o activitate de folosire a dosarelor n scopul deservirii persoanelor publice. El
este ajutat de grefierul din cadrul Biroului de informare i relaii cu publicul n primirea i nregistrarea
cererilor i petiiilor acesta din urm transmind spre compartimentele de specialitate solicitrile de
informaii precum i petiiile spre soluionare, de regul, grefierilor-arhivari sau registratori.
Regulamentul de ordine interioar precizez cu privire la folosirea documentelor urmtoarele:
- scoaterea din incinta instanelor judectoreti a dosarelor, actelor i lucrrilor, n afara cazurilor
prevzute de lege, este interzis.
- dosarele i evidenele instanei privitoare la activitatea de judecat pot fi consultate de persoanele care
justific un inters legitim, cu respectarea msurilor de asigurare a integritii documentelor.
- documentele scoase se studiaz numai la arhiv, dup identificarea solicitantului iar dup consultare i
studierea dosarului se verific integritatea documentelor.
- n ipoteza n care prile solicit eliberarea unor nscrisuri aflate n dosar la alt autoritate sau se depune
n conservare n arhiv, se va proceda la desigilarea acestora cu ntocmirea unui proces-verbal despre
operaiunea ntreprins.
94
O alt activitate de folosire a dosarelor de arhiv este eliberarea certificatelor i a copiilor de pe
acte sau restituitea nscrisurilor originale. Ele se execut prin grefierul registrator i grefierul arhivar
care procedeaz la scoaterea i ntocmirea certificatului care, la rndul lui, este semnat de grefierul ef cu
verificarea prealabil a achitrii taxei judiciare de timbru. Copia certificatului mpreun cu cererea
petriionarului se ataeaz la dosarul cauzei.
Cererea se nregistreaz n Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative, la
compartimentul secretariat i, dup caz, n registrul general de dosare (registrul general electronic de
dosare) la registratur.
Restituirea nscrisurilor originale depuse la dosarul cauzei se ncuviineaz de preedintele
completului de judecat iar pentru dosarele arhivate de primul grefier sau grefierul ef. Restituirea
nscrisurilor originale se face numai dac actul poate fi pstrat la instan i n copie, fr ca prin aceasta
s se produc o vtmare a prilor din proces.
Actele sau nscrisurile originale rmase la dosar pot fi restituite aparintorilor sau s fie pstrate
permanent cu prilejul efecturii selecionrii dosarelor cu termen limitat de pstrare.
Legea Arhivelor Naionale precizeaz modul n care pot fi consultate documentele deinute n
arhive de instituii i organizaii, mai ales cele cu valoare practic n baza crora se elibereaz copii
privind drepturile individuale. Astfel, documentele pot fi consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i
strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen,
cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice: certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creaz i le
dein, chiar dac nu au mplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi care l
privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale, dreptul la
informare din dosrele de judecat.
Certificatul eliberat trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezultate din
documente, care sunt n legtur direct cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente, fr s
se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente.
Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se gsete nscris numele solicitantului se vor
meniona n adresa de expediere a certificatului.
n certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare
ntocmirii certificatului i, apoi, datele cuprinse n aceste documente.
n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu coninutul
documentelor cercetate.
n certificat datele se expun n ordine cronologic.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneal, ntocmit, datat i
semnat de persoana care a fcut cercetarea.
Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate
(numrul dosarului din inventar, anul, fila sau filele.
n cazul n care, la cererea petiionarului, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se
poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea
numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate
datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr
de nregistrare.
n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, acest situaie se
comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor ce fac obiectul
cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se i solicitantului
acest lucru.
n textul certificatului nu sunt admise tersturi sau completri ulterioare, sau printre rnduri.
Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra exactitii datelor
comunicate.
Copiile sau extrasele se certific, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le elibereaz.
Certificatele, copiile i extrasele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal
sau se expediaz prin pot.
95
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate n
dosar se restituie titularului, sub semtur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul
arhivei.
Evidena cererilor se ine fie pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte, fia
cuprinznd: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de nregistrare a cererii n ordine
alfabetic, fie ntr-un registru - opis alfabetic, fie ntr-un sistem computerizat de eviden pe calculator.
Pentru a se putea rspunde n mod corespunztor solicitanilor este recomandabil ca la depunerea
cererii aceasta s cuprind n mod obligatoriu datele de stare civil ale solicitantului, domiciliul, i n mod
clar obiectul solicitrii.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare, sau pentru eliberarea de copii i
adeverine (de regul la serviciul personal) se consemneaz ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.
8 din Instruciuni.
n locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce o fi de control n raft, conform anexei nr.
9 din Instruciuni; fia se va anula la rearhivarea dosarului.
Documentele a cror cercetare pot afecta interesele Naionale, drepturile i libertile
ceteneti, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n
pericol nu se dau n cercetare
Fac parte din aceast categorie documentele care:
a. privesc sigurana teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor constituionale
i ale legislaiei n vigoare;
b. pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;
c. sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare
d. nu sunt prelucrate arhivistic (nu au evidene)
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora potrivit anexei nr. 6 la
Legea Arhivelor Naionale

2. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic
Naional le depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale dup cum urmeaz:
a. documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;
b. documentele tehice, dup 50 de ani de la crearea lor;
c. actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;
d. documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea
lor;
e. matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz
Documentele se pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare
desfurri activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale. n acest caz creatorii i deintorii de
documente sunt obligai s depun la Arhivele Naionale cte un exemplar al inventarelor documentelor
permanente.
Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind
drepturile individuale ale cetenilor, se vor pstra de creatori i deintori.
n cazul deinerii de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional, aa numitele
fonduri nchise (Tribunale, Judectorii urbane, mixte, rurale, Composesorate de pdure, din sec.
XIX-XX. nedepuse, din diverse motive, la Arhivele Naionale, cu prilejul asistenei de specialitate
ntreprinse de ctre arhiviti se ntocmete de ctre grefiarul-arhivar, responsabil cu munca de arhiv,
un proces-verbal, n prezena acestuia n care se consemneaz:
- denumirea fondului arhivistic
- cantitatea n ml
- anii extremi
- stadiul de prelucrare (inventariere, selecionare)
- starea de conservare
Procesul verbal va fi semnat de responsabilul ef cu munca de arhiv i grefierul-arhivar, responsabilul cu
munca de arhiv pe instana deintoare a documentelor respective i de membrii comisiei de selecionare;
96
un exemplar al procesului verbal se pred reprezentantului Arhivelor Naionale. n situaia mai sus
prevzut, documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale dup ordonarea,
invenatrierea i selecionarea lor pe baz de inventare i proces-verbal de predare primire. Documentele
permanente cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, extrase i certificate privind drepturile
individuale ale cetenilor vor fi pstrate n continuare n arhiva instanei, cele cu termen de pstrate
expirat se vor elimina din arhiv potrivit prevederilor legislaiei n vigoare.
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin
confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Impreun cu documentele se preiau i inventarele
acestora, n trei exemplare. Predarea preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal de predare-preluare,
ntocmit n dou exemplare, conform modelului anexa nr. 6 la Instruciuni privind activitatea de arhiv.
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul procesului
verbal fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul
verbal de predare-preluare se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea
creatoare iar cellalt mpreun cu inventarele merg la Arhivele Naionale.








































97
TERMINOLOGIA DE BAZ N MUNCA DE ARHIV

ARHIV

a. Ansamblu de documente constituite organic (elaborate sau primite) referitoare la istoria unui popor, la
activitatea unei instituii, uniti economice, culturale, militare etc; la activitatea unor persoane particulare
(fonduri personale sau familiale); activitatea unei persoane juridice (organizaii, instituii) destinate prin
natura lor, a fi conservate.
b. Loc special amenajat unde sunt strnse documentele rezultate din activitatea unei organizaii, instituii
n vederea pstrrii, folosirii lor n interes practic sau tiinific. Sinonim= depozitul de arhiv
c. Instituie sau parte structural (Arhivele Naionale) a unei organizaii care efectueaz primirea i
pstrarea documentelor organiznd folosirea lor n scopuri politice, tiinifice, economice, sociale
culturale
Arhiv totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul i metoda de inscripionare, create i/
sau deinute de-a lungul timpului de ctre orice persoan juridic de drept public sau privat, n exerciiul
activitii sale, precum i de orice persoan fizic, n decursul existenei acesteia. O arhiv poate fi
format din unul/una sau mai multe fonduri arhivistice i colecii arhivistice.

ARHIVA GENERAL
Arhiva constituit din totalitatea documentelor create i pstrate permanent n depozite aflate, de obicei,
n grija statului. La arhiva general sunt depuse i pstrare documentele de la toate instanele i seciile
judectoreti i de la compartimentele de munc din cadrul instanelor de judecat n al doilea an de la
crearea lor.

ARHIVA CURENT
Arhiva de instituie constituit din documentele primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern,
rezultate din activitatea cotidian a organizaiilor, societilor comerciale, instituiilor administrative,
bancare, judectoreti, care sunt pstrate n serviciul de registratur un timp limitat (un an sau doi, pn la
cinci ani), pn ce consultarea lor nu mai este necesar. De obicei se afl asupra registraturii, a seciilor
din instane, la compartimentele de munc din Departamentul economico-financiar i administrativ
depozitat n dulapuri sau ncperi din vecintate i care se folosete n mod curent de compartiment.

ARHIV DESCHIS
Arhiva n formare a unei organizaii, instituii, societi comerciale care se realizeaz prin preluarea
anual a documentelor acestora de la instanele judectoreti i compartimentele economico-financiar i
administrativ, Biroul de Informare i Relaii publice i adugarea lor la cele create n anii precedeni,
ncepnd de la nfiinare.

ARHIV NCHIS
Arhiva creat de o instituie, organizaie, regie autonom, societate comercial care i-a ncetat activitatea
prin desfiinare, comasare i a crei fond arhivistic are documente din perioada de la nfiinare i pn la
desfiinare.

ARHIVE JUDECTORETI
Arhive din categoria arhivelor de instituie, care cuprind documente create de instituiile judectoreti
(instane judectoreti : nalta Curte de Casaie i Justiie, curi de apel, tribunale, tribunale speciale,
judectorii)

ARHIVARE
Operaiunea de organizare a documentelor n depozitul de arhiv, dup criterii prestabilite. Este sinonim
pentru desemnarea activitilor de ordonare, inventariere, cotare
Arhivare : n contextul procesrii de date, arhivarea se refer n general la crearea unor copii de siguran
ale dosarelor n sistem electronic n special pentru pstrarea pe termen lung. n cazul documentelor n
98
format de hrtie, poate face referire la transferarea documentelor n arhiv pentru pstrare pe termen lung
(Cf. Managementul documentelor).

ARHIVIST
Specialist care i desfoar activitatea n cadrul Arhivelor Naionale i a altor instituii centrale i
judeene avnd ca sarcin organizarea, conservarea i valorificarea documentelor din Fondul Arhivistic
Naional

ARHIVAR
Funcionar care se ocup cu munca de arhiv la Arhivele Naionale sau la celelalte instituii, executnd
operaiuni de primire-predare a documentelor n depozit, conform normelor, precum i operaiuni de
ordonare, inventariere i pstrare a arhivei. (similar Grefier-arhivar)
Autoritate sau instituie public : este orice autoritate sau instituie ce utilizeaz sau administreaz
resurse financiare publice, orice regie autonom, companie naional, precum i orice societate
comercial aflat sub autoritatea unei autoriti publice centrale sau locale i la care statul romn sau,
dup caz, o unitate administrativ teritorial este acionar unic sau majoritar (Cf. Miriam Costea, Daniela
Detean, Rolul grefierului ...).
Cartona de marcare a lipsei unui document de la raft : un cartona completat care arat data,
descrierea documentului, instituia/persoana care a solicitat documentul i alte informaii pertinente.Acest
cartona va fi plasat n locul dosarului/documentului pe raftul de arhiv i va fi eliminat atunci cnd
documentul este returnat (vezi i Revers, Fi ;a de control) (Cf. Managementul documentelor)
Ciclul de via al documentelor : Etapele prin care trec documentele de la crearea lor la distrugerea
final sau la pstrarea lor permanent la Arhivele Naionale (Cf. Managementul documentelor)
Copia de referin : O copie a unui document oficial care servete ca substitut al acestuia, n scopul ca
documentul s fie consultat mai uor. Aceasta mai este denumit copie de lucru (Cf. Managementul
documentelor)

CREATOR DE ARHIV
Fiecare din instituiile, ntreprinderile, organizaiile de stat i particulare, persoane fizice care n decursul
activitii au creat documente cu valoare istorico-documentar
Creator de arhiv persoan juridic de drept public sau privat, precum i persoana fizic care n
decursul activitii, respectiv existenei sale, a creat sau creeaz arhive ;
Depozit de arhiv spaiu special amenajat pentru pstrarea, conservarea i protejarea arhivelor ;
Depozitarea documentelor: Asamblarea sistematic a documentelor n cutii sau dieverse sisteme de
depozitare (rafturi metalice, dulapuri cu sertare metalice) n vederea unei posibile utilizri viitoare (Cf.
Managementul documentelor)

DEINTOR DE ARHIV
Organizaie sau persoan fizic care are n pstrare documente rezultate din activitatea proprie, preluate
prin desfiinarea, comasarea i reprofilarea altor organizaii, dobndite prin motenire, donaie sau
cumprare ori n alte mprejurri
Deintor de arhiv persoan juridic de drept public sau privat, precum i persoan fizic ce exercit,
temporar, atribute ale proprietarului, n temeiul unui titlu
Document orice informaie nregistrat pe orice fel de suport material, creat sau primit pe parcursul
activitii unei persoane juridice de drept public sau privat ori n decursul existenei unei persoane fizice
i pstrat ca mrturie a activitii sale, pentru utilizarea ulterioar ;

Document: orice form de act prin care se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer
un drept, se recunoate o obligaie (Cf. Managementul documentelor
Documentele administrative: Documente create pentru a sprijinii instana n ndeplinirea funciilor sale
administrative (Cf. Managementul documentelor)
Documente inactive: Documentele care au o rat de referin mai mic i/sau au ajuns la un stadiu pe
durata ciclului lor de via n care sunt considerate inactive. Tot documente inactive sunt i cele care nu
99
trebuie s fie disponibile pentru acces imediat i care sunt pstrate n scop administrativ sau pentru
valoarea lor legal, istoric, sau din alte considerente (Cf. Managementul documentelor)
Dosarele curente: Materialele pstrate n cadrul instanei/parchetului n scopul desfurrii operaiunilor
curente i la care se face referire frecvent; denumirea poate face referire i la dosarele cauzelor aflate pe
rol la instana de fond sau la dosarele cauzelor aflate pe rol la instana de control judiciar (Cf.
Managementul documentelor)
Documente permanente: Un document care este considerat att de valoros sau unic nct trebuie pstrat
permanent, conform nomenclatoarelor arhivistice (Cf. Managementul documentelor)
Evaluare procedeul prin care se analizeaz importana unui document/ansamblu de documente, n
vederea stabilirii termenelor de pstrare corespunztoare valorii acestuia i apartenenei la Patrimoniul
Arhivistic Naional

EVIDENA DOCUMENTELOR
Totalitatea sistemelor de eviden folosite pentru cunoaterea existentului fondurilor i coleciilor
deinute; registrul de eviden curent, inventarele documentelor, registrul general al dosarelor.
nregistrrile n registrele i condicile existente la fiecare instan se in, de regul, in sistem informatizat.
Evidena n sistem informatizat se pstreaz i pe suport de hrtie, prin listarea periodic a nregistrrilor
i legarea lor n registre (mape) distincte.

FIA DE CONTROL
Formular care se pune n locul unitii arhivistice scoase din depozit n care se specific numele
solicitantului, data i scopul pentru care s-a solicitat documentul respectiv (vezi i Cartona de marcare a
lipsei unui document din raft)

FOND ARHIVISTIC
Totalitate a documentelor create n decursul activitii unei instituii, ntreprinderi, organizaii, asociaii,
independente din punct de vedere organizatoric i operativ (cu personalitate juridic).
Fond arhivistic ansamblul documentelor de orice natur create i primite de ctre o persoan fizic
sau juridic pe parcursul existenei sau activitii sale ;

FONDARE
Operaiune de stabilire a apartenenei documentelor la un fond sau colecie arhivistic n raport de
caracteristicile interne, pe baza principiilor apartenenei, integritii, istorismului, provenienei.

FOND ARHIVISTIC NAIONAL
Totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizaii sau de persoane
fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viat
politic, social, economic, tiinific care constituie izvor de cunoatere a istoriei rii. Aceste
documente indiferent de deintorul lor, sunt bunuri de interes naional crora statul le acord protecie
special.

GREF
Birou n cadrul instanelor judectoreti care se ocup cu primirea i comunicarea actelor de procedur i
unde se pot consulta dosarele aflate pe rol

GREFIER
Funcionar judectoresc, care consemneaz n edin dezbaterile, redacteaz hotrrea i ntocmete
diferite acte de procedur ngrijindu-se de comunicarea i pstrarea lor executnd operaiuni de primire-
predare a documentelor n depozit, conform normelor, precum i operaiuni de ordonare, inventariere i
pstrare a arhivei (prim-grefieri ai curilor de apel, ai tribunalelor, grefieri-efi, grefier ef de secie,
grefier ef al judectoriei, grefierul de edin, grefierul debutant, grefierul delegat, grefierul statistician,
grefierul-arhivar, grefierul-registrator, agentul procedural i aprodul ndeplinesc activiti pe linie de
arhiv)
100
Index : Un instrument folosit pentru a cuta anumite date/informaii n coninutul unui document, a unei
baze de date sau a unui sistem de ndosariere care este organizat ntr-o ordine logic, n funcie de
localizarea documentului sau datelor n sistemul respectiv de stocare. De obicei indexul este o list sau un
fiier aranjat alfabetic sau numeric care faciliteaz accesul la obiecte de cutare, denumiri sau titluri
corespunztoare coninutului propriu-zis al unui document (Cf. Managementul documentelor).
Indexare : proces de analiz n care coninutul unui document este reprezentat dup anumite reguli prin
cuvinte sau prin simboluri (descriptor)
Indicativ al dosarului : ansamblu de semne constnd din litere i cifre care individualizeaz dosarul i
indic locul pe care l ocup n nomenclator (ex. III B 12 : cifra roman = activiti comune instanelor i
dosare specifice ; litera majuscul = categorii de acte ; cifra arab = numrul dosarului)
Informaie de interes public : Conform art. 2 al Legii nr 544/2001 orice informaie care se refer la sau
rezult din activitile unei instituii sau autoriti publice ori ale unei regii autonome care utilizeaz bani
publici (Cf. Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului...)
Instrument de eviden document de sintez care ofer date i informaii pentru controlul fizic i de
coninut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea i utilizarea informaiilor cuprinse n
fondurile i coleciile arhivistice ;

INVENTAR
Instrument de eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond sau colecie n care documentele
(dosarele) sunt nregistrate din punct de vedere cantitativ i al coninutului. In raport de structura fondului
se pot ntocmi inventare pe compartimente, serii, genuri de documente. Constituie evidena de baz a
Fodului Arhivistic Naional
Inventarul documentelor : Lista fizic a tuturor seriilor de documente create i pstrate n instan. De
obicei incluse colecia de date privitoare la numrul i obiectul cauzei, datele de nregistrare i de
soluionare, stadiul curent, locaia, cantitatea, aspecte legate de gestionarea activ, duplicare i alte
informaii (Cf. Managemebtul documentelor)

INVENTARIERE
Operaiune de luare n eviden a documentelor i unitilor arhivistice dintr-un fond dup ordonarea lor,
conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul dosarelor
ndosarierea : Procesul de aranjare i sortare a documentelor, astfel nct s poat fi accesate rapid atunci
cnd sunt necesare (Cf. Managementul documentelor)
Managementul documentelor : Controlul sistematic al documentelor de la crearea lor, pe durata
gestionrii i utilizrii lor active, a stocrii/arhivrii inactive i pn la distrugerea/eliminarea final a
acestora sau predarea la Arhivele Naionale pentru pstrare permanent (Cf. Managementul
documentelor)

MATRICE SIGILAR
Sigiliu confecionat dintr-un material dur (fier, oel, alam,) care poart gravate pe suprafaa sa, n
negativ, un text i o reprezentare menite a individualiza posesorul. Matricea este alctuit din dou pri:
a) suprafaa metalic pe care se graveaz emblema i legenda i b) mnerul
Metru liniar : O unitate de msurare folosit pentru a se stabili cantitatea de documente n termeni de
lungime a spaiului ocupat, indiferent de nlime i lime (Cf. Managementul documentelor).
Nomenclator arhivistic list sistematic pe probleme a documentelor create i primite de ctre o
organizaie, grupate n uniti arhivistice, mpreun cu termenele de pstrare ale acestora, constituit
conform structurii organizatorice sau dup categorii de activiti i funcii ndeplinite ;
Nomenclatorul arhivistic : este o list a unitilor i grupelor de documente n care sunt clasificate
documentele individuale (Cf. Managementul documentelor).

Patrimoniul Arhivistic Naional documentele cu valoare arhivistic, aflate n arhive publice sau n
arhive private ;
Perioad de pstrare : Perioada de timp n care un document trebuie s rmn arhivat nainte de
distrugerea/eliminarea sa final (dup expirarea termenelor de pstrare prevzute de nomenclatoarele
arhivistice) Cf. Managementul documentelor)
101
Planificarea termenelor de pstrare a documentelor (conform nomenclatoarelor arhivistice) : Un
document care cuprinde perioada de timp n care o serie de documente trebuie pstrat ntr-un sistem de
stocare activ/inactiv nainte de soluionarea acestora i pn la arhivarea pe termen lung/permanent sau
distrugerea/eliminarea lor (la expirarea termenelor de pstrare) (Cf. Managementul documentelor)
Prelucrare arhivistic ansamblul operaiunilor efectuate asupra unei arhive sau a unei pri a acesteia,
cu scopul de a asigura utilizarea documentelor ;

REARHIVARE
Repunerea unui document (dosar) scos de la locul su din cadrul fondului pentru folosin mai scurt sau
mai ndelungat, n locul documentului scos lsndu-se reversul necesar cu datele de pe coperta dosarului
(Fia de control) vezi i returnarea documentelor.

REGISTRATOR
Denumire desemnnd pe funcionarul care nregistreaz documentele intrate i ieite dintr-o instituie
(actele de sesizare, dosarele primite n apel, dosarele primate n recurs, actele de procedur i
corespondena)
Returnarea documentelor : Procesul de returnare a unui document la locul su de origine la dosar/la
arhiv, dup ce a fost solicitat i obinut pentru a fi consultat (Cf. Managementul documentelor).
Selectarea documentelor : Ultima etap de gestionare a documentelor, n vederea pregtirii acestora
pentru distrugere (eliminare, pstrare permanent sau arhivare (Cf. Managementul documentelor).
Selectarea dosarelor : Procesul de selectare, din zona de stocare activ, a documentelor inactive sau a
cror perioad de pstrare a expirat (conform nomenclatoarelor arhivistice), pentru a fi pstrate n alt loc
sau pentru a fi eliminate/distruse (Cf. Managementul documentelor).
Selecionare operaiune arhivistic de reinere pentru pstrare sau eliminare a documentelor, ca
urmare a evalurii ;

SELECIONARE A UNITILOR ARHIVISTICE
Una din operaiunile de baz ale activitii arhivistice care const n stabilirea valorii documentar -
istorice sau practice a unitilor arhivistice dintr-un fond arhivistic sau colecie n vederea pstrrii
permanente a celor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite de importan.
Selecionarea se execut pe baza urmtoarelor criterii:
- criteriul cantitii: norm de apreciere a import. u.a. n raport de numrul documentelor pstrate ntr-un
fond.
- criteriul caracteristicilor externe: norm de apreciere a importanei u.a. avnd n vedere natura i
calitatea suportului, filigranului, ornamentaiilor i valorii lor artistice, felul i forma sigiliului
- criteriul frecvenei: norm de apreciere a importanei u.a. n raport de numrul documentelor de acelai
fel create ntr-o anumit perioad de timp.
- criteriul importanei creatorului de fond: norm de apreciere a valorii u.a. n raport de rolul, atibuiile i
locul ocupat de creatorul de fond n sistemul instituional, de relaiile acestuia cu alte instituii i
personaliti, de implicaiile pe care activitatea desfurat de acesta le-a avut asupra dezvoltrii vieii
economice, sociale, politice, tiinifice i culturale.
- criteriul tipologic al u.a.: norm de apreciere a importanei u.a. n raport de caracteristicile distinctive
fundamentale ale unui document fa de altele, n vederea pstrrii tuturor tipurilor de documente care s-
au creat de-a lungul timpului.
- criteriul valorii istorico-documentare: norm de apreciere innd seama de valoarea informaiilor
istorico-documentare pe care le cuprinde.
- criteriul valorii practice a u.a..: norm de apreciere n raport de utilitatea ei social-economic.
- criteriul vechimii u.a: norm de apreciere a importanei u.a. innd seama de perioada istoric n care a
fost creat.


UNITATE ARHIVISTIC (u.a.)
Unitate de eviden i clasificare a documentelor de arhiv, care reprezint un document distinct sau
totalitatea documentelor care au o importan de - sine stttoare. Se evideniaz prin coninutul i forma
102
sa, referindu-se la o aciune, problem sau lucru i ocup o poziie distinct ntr-un instrument de eviden
(sinonime= unitate de inventariere, unitate de pstrare)
Unitate arhivistic grupare de documente referitoare la aceiai problem sau activitate care poate
constitui elementul de baz n descrierea i/sau administrarea unui fond sau a unei colecii ;
Valoare administrativ : De obicei, instana stabilete valoarea administrativ dat de gradul de utilizare
curent a documentului respectiv n scopuri statistice sau care in de managementul general al instanei
respective (Cf. Managementul documentelor).
Valoare arhivistic semnificaia sau importana unui document/ansamblu de documente, determinat
de informaiile coninute sau de caracteristici deosebite ale suportului, ce justific pstrarea permanent.
Valoare istoric : Cercetarea istoric sau valoarea de arhiv a documentelor face parte de obicei din
activitatea oricrui arhivist profesionist. Valoarea istoric a unui document judiciar poate fi cel mai bine
evaluat de o instituie de specialitate independent, din afara sistemului de justiie, cum ar fi Arhivele
Naionale sau serviciile i birourile judeene ale Arhivelor Naionale. Uneori chiar i cauze individuale
pot avea o valoare istoric demn de luat n seam, n virtutea notorietii lor ntr-un anumit moment de
timp (Cf. Managementul documentelor).
Valoare fiscal : Valoarea fiscal a unui document, dincolo de utilitatea acestuia pentru activitatea de tip
administrativ, cum ar fi planificrile bugetare sau necesarul privind achiziiile, este de obicei stabilit prin
lege sau determinat n funcie de perioada de timp stabilit de agenia responsabil cu auditarea
documentelor financiare ale instanei respective din cadrul sistemului judiciar (Cf. Managementul
documentelor).
Valoare juridic : Valoarea juridic este adesea determinat prin lege. De exemplu, pentru unele dosare
ale cauzelor soluionate, perioada de pstrare este cuprins ntre 3, 5 i 10 ani, n vreme ce pentru alte
dosare (cum sunt dosarele penale n care s-au pronunat pedepse mai mari de 15 ani de nchisoare) sau
pentru unele materiale preconstituite (registre i opis-uri) s-ar putea s trebuiasc s se respecte cerine de
pstrare permanent. De asemenea, este posibil ca perioada de pstrare s fie etapizat de exemplu,
dosarul ntreg este pstrat pentru o perioad mai scurt, n timp ce hotrrea judectoreasc sau registrele
aferente sunt pstrate pentru o perioad mai lung sau n mod permanent (Cf. Managementul
documentelor).


























103
BIBLIOGRAFIE
CapitoluI. Arhivele
Noiuni generale: istoric, legislaie
1. Legea Arhivelor Naionale - n: M.O. al Romniei VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996 cap. I-II art. 1-6; cap.
V, art. 23-25;
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente aprobat de Arhivele
Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.06.1996 n: Broura: Actele normative privind arhivele, Zalu,
1996, cap. I art. 1-5, p. 2-3, 13-14; vezi i: www.grefieri.ro Activiti formare continu mapa
grefierului- Arhivare i Registratur
3. Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti 1982, p 32 46
4. Proiectul Legii Arhivelor, 2008 Vezi: http://www.arhivele nationale . ro
5. Proiect de Lege nr. 459/2010 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale mr.
16/1996. Cf. www.camera deputailor.ro Initiative legislative / Sesizare de neconstituionalitate din
15.11.2011
6. HG nr. 123 din 07.02. 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001
cu modificrile ulterioare privind liberul acces la informaiile de interes public n : M.Of. nr. 167 din
08.03.2002
7. Legea privind protecia informaiilor clasificare nr. 182/2002 din 12 aprilie 2002 (publicat n M. Of. P.
I-a nr. 248), modificat prin O.U.G 16/9.03.2005 M. Of. 205/10.03.2005
8. H.G. nr. 781/25.06.2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu M. Of. Nr. 575/5.08.2002
9. Rezoluia Consiliului UE din 6 mai 2003 asupra arhivelor n statele membre/2003/C113/02
10. Norme metodologice privind eliberarea certificatelor, extraselor, copiilor de pe documentele pstrate
de Arhivele Naionale, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale intrate n vigoare la data de
01.07.2004, modificate i completate la data de 06.01.2005
11. Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor n format electronic M. Of. 345/2007
12. Legea 233 din 23 aprilie 2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 27/2002 privind
reglementarea activitii de soluionare a petiiilor

Capitolul II. Instanele judectoreti
Noiuni generale, istoric, legislaie
1. Legea privind organizarea judiciar nr. 304/2004 din 20/06.2004 (republicat n MO, P. I-a nr. 287 din
13.09.2005)
2. Legea nr. 567/2004 din 09.12. 2004 (Publicat n MO, P. I-a nr. 1197 din 14/12/2004 privind statutul
personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea;
3. Hotrre nr. 145/2005 (Publicat n MO, P. I-a nr. 382 din 06.05.2005) a Consiliului Superior al
Magistraturii pentru aprobarea Codului deontologic al personalului auxiliar de specialitate al instanelor
judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea;
4. Hotrre nr. 387 din 22 septembrie 2005 pentru aprobarea Regulamentului de ordine interioar al
instanelor judectoreti (actualizat pn la data de 3 februarie 2009)
5. Andr Bywater, Mihai andru, Relaia dintre instanele europene Curtea European de Justiie i
Curtea European a Drepturilor Omului (CEDO) i instanele naionale Manual - (Proiect Phare Ro
2006/018 147.01.04.01 Continuarea dezvoltrii colii Naionale de Grefieri (DSNG), 278 pag http://
www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa grefierului (opional)
6. Miriam Costea, Dan Stnescu, Manual de comunicare i relaii publice (Proiect Phare 2006/018), pag
44-50 http:// www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa grefierului
7. Regulament din 29/03/2007 (Publicat n MO, P. I-a, nr. 257 din 17/04/2007 de organizare i
funcionare al colii Naionale de Grefieri
8. Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului n asigurarea accesului publicului la informaii n
sistemul judiciar. Ghid teoretic i practic, 2010, 44 pag. http:// www.grefieri.ro Activiti Formare
continu Mapa grefierului
9. Managementul documentelor - Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, pag. 1-140 http:// www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa grefierului
104
10. Managementul timpului. Kate Harrison, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011 http:// www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa grefierului (opional)
11. ECRIS 4 Manual de statistic http:// www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa
grefierului
12. Ordinul nr. 3149/C din 29.12. 2010 al Ministerului Justiiei referitor la adoptarea Nomenclatorului
Arhivistic Cadru pentru instanele judectoreti format din Partea I-a referitoare la Judectorii, Partea a
II-a privind tribunalele i Partea a III-a cu referire la Curile de Apel.
13. Legea nr. 202/2010 privind unele msuri pentru accelerarea soluionrii proceselor n: M. Of. Nr.
714/26/10/2010
14. Legea Arhivelor Naionale - n: M.O. al Romniei VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996 cap. I-II art. 1-6; cap.
V, art. 23-25
15. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente aprobat de Arhivele
Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.06.1996 n: Broura: Actele normative privind arhivele, Zalu,
1996, cap. I art. 1-5, p. 2-3, 13-14; vezi i: www.grefieri.ro Activiti formare continu mapa
grefierului- Arhivare i Registratur
Atribuiile personalului cu responsabiliti n munca de arhiv de la instanele judectoreti
1. Legea Arhivelor Nationale art. 23-24
2. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti, Hot. 387/2005: art. 5 alin. 2 litera h) i
art. 10 aliniatul 1 literele e) i n), art. 49, art. 92 pct. 2
3. Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului n asigurarea accesului publicului la informaii n
sistemul judiciar. Ghid teoretic i practic, 2010, pag. 39-47 www.grefieri.ro Activiti formare continu
Mapa grefierului
4. Managementul timpului. Kate Harrison, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, 110 pag. www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului

Capitolul III. Constituirea arhivei curente
Gruparea documentelor n dosare - Nomenclatorul dosarelor
1. Legea Arhivelor Naionale - Cap. III, art. 8 (anexa nr. 1), art. 29, litera a; art. 30 lit. a (Publicat n M.O.
Partea I-a, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv: Cap. I, art. 5, lit. a; Cap. II, art. 10-15
3. Ordinul nr. 3149/C din 29. 12. 2010 al ministrului justiiei referitor la adoptarea Nomenclatorului
Arhivistic Cadru pentru instanele judectoreti format din Partea I-a referitoare la Judectorii, Partea a
II-a privind tribunalele i Partea a III-a cu referire la Curile de Apel.
4. L. Mera, ndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 22-23, 33
5. Regulament de ordine interioar al instanelor judectoreti, Art. 38, alin.1, Art. 60, alin. 1, litera e),
Art. 62, alin. 1 litera a, k, l; Art. 85
6. Managementul documentelor - Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, p. 58-62 n: www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului
Evidena documentelor
1. Legea Arhivelor Naionale cap. I, art. 4, cap. III, art. 7 - 9, n: M. O. Partea I-a VIII, nr. 71 din 9 aprilie
1996
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv cap. II, art. 8 9, art. 35 (Anexa nr. 7);
3. Laureniu Mera, ndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 15-22
4. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (Anex la Hotrre nr. 387 din 22 09.
2005 a Consiliului Superior al Magistraturii) Art. 38 alin. 1; Art. 62, alin.1, lit. a, c; Art. 64 Art. 68-71;
Art. 82 alin. 1-3; Art. 83 alin.1-4, 18 (Evidena activitii instanei); Art. 85, Art. 93 alin. 1, 3, 8; Art.
99/2 alin 1-4; Art. 99/3, alin. 1-3, (generalizarea sistemului ECRIS); Art. 111 alin.1-8 (nregistrrile
cererilor de apel sau de recurs);
5. Managementul documentelor - Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, p. 58-62 www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului
6. ECRIS. Manual de repartizare a dosarelor pe edine i complete de judecat. Descrierea sistemului
ECRIS.
7. ECRIS 4 Manual de statistic. Implementarea programului de operare www.grefieri.ro Activiti
formare continu Mapa grefierului
105
Constituirea dosarelor i pregtirea unitilor arhivistice n vederea depunerii la arhiva general a
Departamentului economico-financiar i administrativ i a instanei
1. Legea Arhivelor Naionale cap. III, art. 8, alin. 1
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 16-17
3. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (Anex la Hotrrea nr. 387 din 22 09.
2005 a Consiliului Superior al Magistraturii) Art. 38, alin. 1; Art. 62, alin. 1 litera d, i, j, k ; Art. 84, alin.
1-6; Art. 86, alin. 1; Art. 102, alin. 1-7; Art. 115, alin. 1-4 i Art. 116, alin. 1-2 (circuitul dosarelor
restituite de instanele de apel sau de recurs)
4. Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului n asigurarea accesului publicului la informaii n
sistemul judiciar. Ghid teoretic i practic, 2010, pag. 39-47 www.grefieri.ro Activiti formare continu
Mapa grefierului
5. Nial Raaen, Managementul documentelor - Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, p 136-139 Glosar de termini www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa
grefierului
Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de Departamentul
economico-financiar i administrativ i de instanele judectoreti. Registrul de eviden curent a
intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice (Legea nr. 16/1996, art. 9 Anexa nr. 4)
1. Legea Arhivelor Naionale art. 9 (anexele 2, 3, 4), art. 29 lit. b
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv art.18, lit.C, art. 18-28, anexa nr. 2; art. 25-26 anexa nr. 4
3. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (Anex la Hotrre nr. 387 din 22 09.
2005 a Consiliului Superior al Magistraturii) Art. 62, alin. 1, litera i, j, k (Registrul general de dosare
mpreun cu dosarele judectoreti i celalalte registre se predau pe baz de inventar i proces verbal de
predare-primire la arhiva general);

Capitolul IV. Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n pstrare
1. Instruciuni privind activitatea arhivistic, art. 40-42
2. L. Mera, ndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 59-66
3. Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, p. 178-179
4. Managementul documentelor - Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului
5. Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate M. Of. Nr. 248/12.04.2002 modificat
prin O.U.G. 16/9.03.2005 M. Of. 205/10.03.2005
6. H.G. nr. 781/25.06.2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu M. Of. Nr. 575/5.08.2002

Capitolul V. Selecionarea documentelor
1. Legea Arhivelor Naionale art. 9, alin.3; art. 10, 11 anexa nr. 5; art. 29 lit.c
2. Instruciuni privind activitatea arhivistic art. 5 litera c; art. 27-28, 29-34, 36, 40-42
3. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (Anex la Hotrre nr. 387 din 22 09.
2005 a Consiliului Superior al Magistraturii) Art. 62, alin. 1, litera l
4. Managementul documentelor - Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, pag. 58-61 www.grefieri.ro Activiti formare continu mapa grefierului

Capitolul VI. Pstrarea i conservarea documentelor
1. Legea Arhivelor Naionale art. 12, 29, litera d-g
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 5 litera f., art. 48 anexa nr. 8; art. 81-108
3. Laureniu Mera, ndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 132-134, 139-153
4. Regulament de ordine interioar al instanelor judectoreti, Bucureti, 2005 Art. 10, pct.1, litera c; Art.
11 pct. 1, litera i; Art. 13, pct. 1 litera h; Art. 15, pct. 1 litera g; Art. 17, pct. 1 litera g (atribuii
ale conducerii instanelor privind pstrarea documentelor); Art. 38, pct. 1; Art. 53, pct. 1 litera t; Art.
60, pct. 1, litera e; Art. 62, pct. 1, litera i; Art. 85; (atribuiile personalului auxiliar al instanelor
judectoreti i de la departamentul economico-financiar i administrative privind pstrarea
documentelor); Art. 92, pct. 1-2; Art. 93, pct. 8; Art. 139, pct. 1; Art. 140, pct. 2, litera a la d, pct. 4,
litera a- b
106
5. Normativ privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i
conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor publici i privai de arhiv, Bucureti 1996
6. Norme generale de protecia muncii, Ed. Ministerului Muncii i Solidaritii Sociale, Bucureti 1996
7. Managementul documentelor - Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, pag. 15-16, 21-22, 52-54

Capitolul VII. Folosirea documentelor n arhiv
1. Legea Arhivelor Naionale art. 13-19, 20-22, 29, litera d-g
2. Instruciuni privind activitatea arhivistic art. 5 litera d, e, h; art. 43-48 109-112
3. Laureniu Mera, ndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 154-165
4. Regulament de ordine interioar al instanelor judectoreti, Bucureti, 2005 Art. 7; Art. 44, pct. 1-3;
Art. 52, pct. 1 litera i, m, s; Art. 53 pct. 1, litera e; Art. 58, pct. 1 litera e; Art. 62, pct. 1, litera e, f, g;
Art. 77, pct. 1-3 , Art. 79 pct. 1, litera b h (activitatea Biroului de informare i relaii publice); Art. 80,
pct. 1-2 (purttorul de cuvnt al instanei) i Art. 81, pct 1, litera c-h; 83, pct. 19 (Registrul de eviden a
petiiilor); Art. 92, pct. 2-6; Art. 102, pct. 4; Art. 128-129 (eliberarea certificatelor i a copiilor de pe
acte. Restituirea nscrisurilor originale)
5. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public
6. Ordonana Guvernului nr. 26/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, aprobat
cu modificri prin Legea nr. 233/2002.
7. Managementul timpului - Kate Harrison, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, pag. 13-14 www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului
8. Managementul documentelor - Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, pag. 28, 41-42, 81 www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului

Terminologia de baz n munca de arhiv
1. Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti 1982
2. Legea Arhivelor. Proiect de act normativ 2010
3. Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului n asigurarea accesului publicului la informaii n
sistemul judiciar. Ghid teoretic i practic, 2010, pag. 39-47. www.grefieri.ro Activiti formare
continu Mapa grefierului
4. Nial Raaen, Managementul documentelor - Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, pag. 136-139 Glosar de termini www.grefieri.ro Activiti formare continu
Mapa grefierului