Guia Gestion Caja Menor

GUIA GESTIN CAJA MENOR
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Fecha: 18/11/2013
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Contenido
OBJETIVO ...................................................................................................................................... 2
PRECONDICIONES DEL CICLO DE NEGOCIO ............................................................................. 2
FLUJO GESTIN CAJA MENOR .................................................................................................... 3
1. INGRESO DE APERTURA ................................................................................................... 3
2. EGRESO - PAGO CAJA MENOR ......................................................................................... 9
3. PAGO SIN EGRESO .......................................................................................................... 20
4. REINTEGRO DE CAJA MENOR ........................................................................................ 26
5. LEGALIZACIN EGRESOS ............................................................................................... 34
6. SOLICITUD DE REEMBOLSO ........................................................................................... 39
7. INGRESO POR REEMBOLSO ........................................................................................... 48
TRANSACCIONES A EJECUTAR AL FINALIZAR LA VIGENCIA EN EL CIERRE DEFINITIVO
UNA CAJA MENOR. ..................................................................................................................... 58
1. CIERRE PRESUPUESTAL DE CAJA MENOR ................................................................... 58
2. PAGO DE DEDUCCIONES ................................................................................................ 61


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OBJETIVO
Abarcar las transacciones propias del perfil Gestion Caja Menor, donde se ejecutan todos
los movimientos de pagos, ingresos, reintegros, reembolsos y cierre de una caja menor,
afectando presupuestalmente el monto fijo asignado.

PRECONDICIONES DEL CICLO DE NEGOCIO
Debe haberse constituido en el sistema la caja menor, situando los recursos en la cuenta
bancaria correspondiente, disponiendo al cuentadante:

Orden de Pago presupuestal Pagada sin instrucciones adicionales de pago, en
pesos, proveniente del ciclo de negocio de Gestin presupuesto gastos con marca
apertura de caja menor. Esta precondicin surge de la ejecucin presupuestal,
pago y contabilizacin, lo cual est a cargo de los perfiles del sistema en la
ejecucin presupuestal del gasto (Presupuesto, Contable y Pagador)
Caja menor en estado activa constituida por el perfil de presupuesto, en la entidad
de conexin, que tengan como tercero responsable el mismo usuario que accede al
sistema a gestionar la caja menor.
Chequera en estado activa, vinculada a la cuenta bancaria que corresponde a la
caja menor, si aplica.
Universalidad de la base de terceros vinculados al sistema.


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FLUJO GESTIN CAJA MENOR

Transacciones que hacen parte del ciclo de negocio y son responsabilidad exclusiva del
cuentadante. Se debe tener en cuenta que NINIGUNA de las transacciones aqu
reflejadas generadas por el perfil Gestin caja menor, tienen efecto contable.

1. INGRESO DE APERTURA
Registrar el ingreso de apertura de caja menor creando el saldo inicial de bancos
disponible.
Esta transaccin tiene como objetivo, registrar dentro del sistema el situado de recursos
que efecta la Tesorera al cuentadante, luego de abonados a la cuenta correspondiente,
es decir, se crea el saldo inicial de la caja menor para gestionar los gastos con cargo a
esta.
Esta transaccin debe generarse cuando se de apertura a la caja menor y en los eventos
en que esta sea adicionada en su valor inicial.
Ruta
EPG/Gestin caja menor/Ingreso apertura/Registrar


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Precondiciones de la transaccin
Caja menor en estado Activa que no est cerradas presupuestalmente y que sea
de la vigencia actual.
Orden(es) de pago en estado pagada(s) que provengan de un Compromiso
presupuestal de gasto que tenga vinculada la caja menor a gestionar.

Acciones bsicas de la transaccin
Seleccionar la caja menor de la cual el usuario de conexin es responsable. Digite
el consecutivo, oprima la tecla Enter y luego de clic en Aceptar. En este punto
el sistema validar que el tercero cuentadante de la caja menor seleccionada sea
el mismo usuario que ingreso al sistema.

Si no conoce el consecutivo de la caja menor, oprima el botn de bsqueda .
En la ventana emergente que se genera, utilice los filtros disponibles para ubicar la
caja menor a gestionar. Oprima Buscar y seleccione la caja menor. Oprima
Aceptar para continuar con la transaccin.


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Luego de haberse cargado el consecutivo de la caja menor, oprima Aceptar. En
este punto el sistema validar que el tercero cuentadante de la caja menor
seleccionada sea el mismo usuario que ingreso al sistema.

Seleccione el Medio para administrar los recursos del Ingreso de apertura segn
sea su caso. El sistema habilitar el medio segn el cual se constituy la caja
menor; para el caso en que fue constituida para administrarlos con una cuenta
bancaria, se selecciona Cuenta Bancaria. Para el caso en que los recursos sern
manejados en su totalidad en efectivo, solo se habilitar la opcin Efectivo.

NOTA: De acuerdo a la normatividad vigente, parte de los recursos de la caja
menor podrn manejarse en efectivo ms adelante se explicar la transaccin
que permite realizar el registro de esta opcin.


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El sistema presenta la carpeta Caja menor, que permite consultar los datos
bsicos de cmo fue constituida la caja menor. Pase a la siguiente carpeta "Orden
de Pago Presupuestal del Gasto.

Oprimir el botn de bsqueda para Seleccionar una Orden de Pago Presupuestal
de Gasto. Esta orden de pago es con la cual se giraron los recursos al
cuentadante de la caja menor.
Oprima el botn Buscar sin utilizar los filtros, el sistema le traer exclusivamente
la(s) orden(es) de pago vinculada(s) a su caja menor. Seleccione la orden de pago
y oprima Aceptar para cerrar la ventana y cargar los datos en la pantalla principal.


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El sistema muestra la informacin bsica de la orden de pago. Oprima Aceptar.
Guarde la transaccin, oprima Guardar.


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Acciones excepcionales o alternas
Todo ingreso de apertura se puede ANULAR si est en estado Generado y el
saldo de la caja o bancos es igual o mayor al valor del ingreso.
Para verificar o consultar el movimiento del registro ingrese al reporte de
Movimientos de caja menor


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2. EGRESO - PAGO CAJA MENOR
Registrar un egreso de caja menor con su respectivo Pago con egreso afectando el
saldo por ejecutar de uno o ms rubros de la caja menor y el saldo en bancos o caja
dependiendo del medio de pago.
Esta transaccin generar el documento que contiene toda la informacin del gasto que
se genera por la caja menor. Aqu se registran todos los datos sobre el tercero
beneficiario del gasto, los rubros de la caja menor a afectar y el valor correspondiente, el
tipo de cuenta por pagar que genera ese gasto, el valor de IVA y las deducciones a aplicar
a ese tercero y el medio de pago correspondiente. Este registro afecta los saldos
presupuestales de la caja menor, segn los rubros y valores registrados.
Ruta
EPG/Gestin caja menor/Egreso-Pago/Registrar


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Caja menor en estado activa que no est Cerrada presupuestalmente con saldo
por ejecutar mayor a cero para al menos uno de sus rubros (tems de afectacin de
gasto) y saldo en caja/bancos superior a cero.


Si no conoce el consecutivo de la caja menor oprima el botn de bsqueda ; En
la ventana emergente que se genera, utilice los filtros disponibles para ubicar la
caja menor a gestionar. Oprima Buscar y seleccione la caja menor. Oprima
Aceptar para continuar con la transaccin.


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Luego de haberse cargado el consecutivo de la caja menor, oprima Aceptar.

Al ingresar a la transaccin seleccione en la marca Pendiente legalizacin el valor
Si o No dependiendo si el gasto que se est registrando requiere de su posterior
legalizacin por parte del beneficiario del pago, Tal es el caso del trmite de
Viticos, donde los soportes del gasto son legalizados luego de realizada la
comisin.
Seleccionar el tercero beneficiario del egreso, para esto oprima el botn buscar
();


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En la ventana emergente seleccione el tipo de naturaleza jurdica y tipo de
documento, y registre el nmero del NIT (o cedula segn aplique), y oprima
Buscar. Seleccione el tercero y oprima "Aceptar.


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El sistema automticamente le mostrar los rubros de la caja menor que poseen
saldo por ejecutar mayor a cero. Registre en la caja de texto el valor del egreso
para cada uno de los rubros a ser afectados; este valor debe ser menor al saldo
por ejecutar del rubro. Tenga en cuenta que en un egreso no se pueden mezclar
rubros de Gastos Generales con rubros de Inversin.


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Oprima el botn Limpiar tems vaco valor pesos para generar el egreso con solo
los rubros a los cuales se registr valor.


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Oprima el botn Aceptar para continuar en la siguiente carpeta.

Nota: Si requiere reclasificar el gasto, oprima el botn Limpiar tems para habilitar la
opcin de seleccin del valor No en Vinculados a caja menor.

Recuerde que al seleccionar el valor No en la opcin Vinculados a caja menor
indica que se generar el egreso relacionando rubros diferentes a la constitucin de la
caja menor teniendo en cuenta una serie de condiciones como son: Que desde la
Resolucin de la constitucin de la caja menor se faculte al cuentadante para
reclasificar el gasto en el registro del egreso; que existan rubros hermanos de los
tems de la caja menor con apropiacin presupuestal disponible y/o que los rubros de
la constitucin correspondan al tipo Otros. Al utilizar esta opcin se debe tener en
cuenta, que a pesar de reclasificar el gasto, se deber compensar con el saldo por
ejecutar del rubro de la caja menor que corresponda y que al momento de generarse
reembolso por parte del cuentadante, se deber disponer en presupuesto de la
correspondiente apropiacin presupuestal para la generacin del CDP de reembolso.


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Seleccione el tipo de cuenta por pagar y registre el valor de IVA del egreso si
aplica. .

Seleccionar clasificador regional y de ciudad, por defecto trae a Bogot D.C, pero
el usuario puede seleccionar la ciudad que requiere, segn el lugar donde se haya
adquirido el bien o servicio.
Dar clic en Aceptar.


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De acuerdo al beneficiario del pago, el rubro que se est ejecutando y la
parametrizacin disponible, el sistema traer una propuesta de deducciones.
Verifique la informacin que se muestra si corresponde a las deducciones
aplicadas al beneficiario del gasto, su base gravable, tarifa y valor.


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NOTA: En el registro de las Deducciones el sistema permite:
: Si el sistema no presenta la deduccin que requiere el usuario
tiene la opcin de agregar deducciones, definiendo la base gravable y/o la tarifa
a aplicar y/o el valor de la deduccin y/o tercero beneficiario de la deduccin.
: Si se requiere redefinir la base gravable, el valor a deducir o el
tercero beneficiario a una deduccin, el usuario puede seleccionar y modificar
los datos que requiera.
: Si alguna de las deducciones no se requiere en el egreso, el
sistema permite excluirla, seleccionndola y oprimiendo el botn
correspondiente.

Luego de definir las deducciones, oprimir el botn Aceptar

Seleccione el medio de pago.


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a) Si seleccion el medio de pago Abono en cuenta registre la informacin de la
cuenta, en la caja de texto que se habilita

b) Si seleccion el medio de pago Cheque oprima el botn de bsqueda que se
habilita, all oprima Buscar, el sistema trae todas las chequeras activas
vinculadas a la cuenta de la caja menor, seleccione una y oprima Aceptar.
El sistema muestra automticamente el siguiente cheque que tenga
disponible.

El sistema muestra automticamente el consecutivo de cheque que tenga
disponible.

c) Si seleccion el medio de pago Efectivo, vaya directamente al botn Aceptar.

Diligenciar los Datos Administrativo. Estos deben contener la informacin
referente al documento que soporta este registro.
Guarde la transaccin. El sistema generar simultneamente un Egreso sin
referencia con su respectivo Pago con egreso de caja menor.


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Si el usuario no requiere registrar IVA o deducciones, se deben omitir dichas
acciones al momento de registrar el egreso.
Todo Egreso de caja menor se podr ANULAR si est en estado Pagado y no se
encuentra incluido en una Solicitud de Reembolso o tiene vinculado en Reintegro
de caja menor. Al anular el registro, el pago tambin quedar anulado al igual que
el Cheque si fue pagado por ese medio.
Para verificar el registro ingrese al reporte Egresos caja menor comprobante y/o
Pagos caja menor comprobante.

3. PAGO SIN EGRESO
Registrar un Pago sin egreso de caja menor afectando el saldo en bancos o en efectivo
de la caja menor. Esta transaccin tiene tres funciones fundamentales:
Es aqu donde se refleja el movimiento en el cual el cuentadante gira a su nombre
y hace efectivo un cheque para manejar parte de los recursos de la caja menor en
efectivo. (Fondeo de caja menor)
Permite registrar avances o vales provisionales para una posterior legalizacin de
gastos.
Permite registrar la consignacin de sobrantes de los recursos de la caja menor a
la tesorera de la Entidad, al generarse el cierre definitivo, dejando en ceros los
saldos de la caja menor.
Ruta
EPG/Gestin caja menor/Pagos/Sin Egreso


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Fecha: 18/11/2013
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Caja menor en estado activa con saldo en bancos mayor a cero.
Chequeras vinculadas a la cuenta bancaria de la caja menor



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Fecha: 18/11/2013
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Si no conoce el consecutivo de la caja menor oprima el botn de bsqueda , En
caja menor a gestionar y oprima Buscar. Seleccione la caja menor que carga el
sistema y oprima Aceptar para cerrar la ventana emergente y continuar con la
transaccin.

Registrar el valor del pago. Este valor debe ser inferior al saldo en bancos o
efectivo de la caja. Si el registro que se realizar corresponde a un Fondeo de
caja menor seleccione la opcin Manejo de efectivo.

Seleccione el beneficiario del pago. Si el registro que se realizar corresponde a un
Fondeo de caja menor seleccione al tercero responsable de la caja menor como
beneficiario del pago, oprima el botn de bsqueda . Si el registro corresponde
a un vale provisional, el beneficiario ser a quien se entrega el efectivo; si el
registro corresponde a la consignacin de sobrantes de caja menor al ejecutarse el
cierre, el beneficiario ser la Tesorera.


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Fecha: 18/11/2013
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Seleccione la naturaleza jurdica, el tipo de documento y registre el nmero del
documento del beneficiario del pago. Oprima el botn Buscar. Seleccione la
informacin y oprima Aceptar.


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Fecha: 18/11/2013
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Oprima el botn Aceptar para pasar a la carpeta Medio de pago.

Seleccionar el medio de pago segn el cual fue entregado los recursos. Si el
registro es para Manejo de efectivo seleccione Cheque

a) Si seleccion el medio de pago Cheque oprima el botn de bsqueda que se
habilita, all oprima Buscar el sistema trae todas las chequeras activas
vinculadas a la cuenta de la caja menor, seleccione una y oprima Aceptar. El
sistema muestra automticamente el siguiente cheque que tenga disponible.

disponible.


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Fecha: 18/11/2013
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b) Si seleccion el medio de pago Efectivo, vaya directamente al botn Aceptar.

c) Si seleccion el medio de pago Abono en cuenta registre la informacin de la
cuenta en la caja de texto que se habilita

Guarde la transaccin, oprima el botn Guardar

Nota: Al seleccionar Manejo de efectivo se afecta el saldo en bancos de la
caja menor de forma negativa y se incrementa el saldo en caja (efectivo)
permitiendo manejar el medio de pago Efectivo. El estado del cheque pasa
de Disponible a Entregado.

El sistema tambin permite generar pagos sin egreso cuando no se va a fondear
la caja. Si la caja menor tiene definido Medio para administrar recursos Efectivo
el sistema no permite realizar un pago con la marca Manejo de efectivo.
Todo Pago de caja menor se puede ANULAR si est en estado Generado. Tenga
en cuenta que si anula un pago de caja menor que tiene un cheque vinculado, el
consecutivo de dicho cheque quedar tambin en estado Anulado en el sistema.


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Fecha: 18/11/2013
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Si el pago corresponde a un fondeo de caja menor y requiere anularlo, deber
tener el saldo suficiente tanto en bancos como en caja para poderlo reversar.
Para verificar el registro ingrese al reporte Pagos caja menor comprobante.

4. REINTEGRO DE CAJA MENOR
Esta transaccin se hace exclusivamente cuando le es devuelto al cuentadante efectivo
por parte de un beneficiario de un gasto previo. Este reintegro se genera al momento de
recibir una devolucin de recursos de la caja menor por concepto de gastos generados
por esta, lo que representa un valor menor del gasto. Tal es el caso de un gasto por
concepto de viticos, donde se puede presentar que quien realiza la comisin hace una
devolucin de recursos al no agotar el total de lo que le fue girado. La transaccin afecta
el saldo en bancos (o efectivo) y saldo por ejecutar de los rubros de la caja menor
afectados en el egreso con base en el cual se reintegran los recursos.
Ruta
EPG/Gestin caja menor/Reintegro/Registrar


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Fecha: 18/11/2013
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Caja menor en estado activa que tenga vinculado(s) egreso(s) en estado pagado.

Seleccionar la caja menor de la cual el usuario de conexin es responsable.
Oprima el botn de bsqueda .Digite el consecutivo, oprima la tecla Enter y
luego de clic en Aceptar. En este punto el sistema validar que el tercero
cuentadante de la caja menor seleccionada sea el mismo usuario que ingreso al
sistema.

Si no conoce el consecutivo de la caja menor oprima el botn de bsqueda , En
sistema y oprima Aceptar para cerrar la ventana emergente y volver a la
transaccin.


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Fecha: 18/11/2013
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Pgina: 28 de 70

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En la transaccin, seleccione el egreso en estado pagado. Para esto abra la
bsqueda ,


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Fecha: 18/11/2013
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En la ventana emergente que se genera oprima Buscar. El sistema traer todos
los egresos en estado Pagado, seleccione el egreso con cargo al cual se registrar
el reintegro y oprima "Aceptar.


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Fecha: 18/11/2013
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Seleccione el medio de recaudo del reintegro segn como se hayan recibido los
recursos (cuenta bancaria o efectivo).


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Fecha: 18/11/2013
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Oprima el botn de bsqueda para seleccionar uno o varios de los rubros
(tems de afectacin) del egreso con cargo a los cuales ser aplicado el reintegro;
oprima Aceptar.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
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Registre el valor a reintegrar para cada uno de los rubros seleccionados. Oprima
Aceptar para habilitar la siguiente carpeta.

Si el egreso seleccionando contiene deducciones, pase a la carpeta de
Deducciones y seleccin Si para Ajustar Deducciones. Oprimir el botn buscar


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
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En la ventana emergente que se genera oprima Buscar. El sistema traer todas
las deducciones aplicadas al egreso que se est reintegrando, seleccione una o
varias segn aplique; oprima Aceptar

Si la deduccin tiene definida base gravable ajuste el valor por uno menor. Si la
deduccin no tiene definida base gravable ajuste el Valor a deducir por un valor
menor. Oprima "Aceptar.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
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Guarde la transaccin.

Nota: Esta transaccin incrementa el saldo en bancos o caja segn el medio de
recaudo seleccionado, y a su vez incrementa el saldo por ejecutar de los rubros
seleccionados. El documento de Egreso no se modifica, permanece con la
misma informacin; el sistema genera un nuevo documento SIIF de Reintegro.

Si el usuario no requiere ajustar las deducciones, se debe omitir dichas acciones al
momento de registrar el reintegro.
Todo Reintegro de caja menor se puede ANULAR si est en estado Generado y no
est incluido dentro de una Solicitud de reembolso.
Para verificar el movimiento del registro, ingrese al reporte de Movimientos y/o
Ejecucin de una caja menor.

5. LEGALIZACIN EGRESOS
Registrar la Legalizacin de un Egreso de caja menor. Esta transaccin se ejecuta
nicamente para los casos en que se haya registrado un Egreso con la Marca Pendiente
Legalizacin y se quiera excluir dicha condicin al egreso para poder incluirlo dentro de
una Solicitud de reembolso o Cierre presupuestal de caja menor. Dicha marca se maneja
en mayor medida para los casos en que se generan gastos de Viticos de los cuales se
espera que posteriormente sean entregados o legalizados los comprobantes fsicos que
soportan el cumplimiento de la comisin.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
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Ruta
EPG/Gestin caja menor/Legalizacin Egreso/Registrar

Caja menor en estado activa.
Egreso(s) en estado pagado que tengan el atributo Pendiente Legalizar.




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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 36 de 70

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Si no conoce el consecutivo de la caja menor oprima el botn de bsqueda ,
En la ventana emergente que se genera utilice los filtros disponibles para ubicar la
caja menor a gestionar, y oprima Buscar. Seleccione la caja menor que carga el
transaccin.

Al ingresar a la transaccin el sistema muestra la siguiente pantalla, oprima el
botn de bsqueda .


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 37 de 70

SIIF NACIN

En la ventana emergente registre el consecutivo del Egreso a legalizar y oprima
Buscar. Si lo prefiere sin utilizar ninguno de los filtros, oprima el botn Buscar,
el sistema le traer el listado de los egresos con la marca Pendiente legalizar.
Seleccione el Egreso y oprima Aceptar.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 38 de 70

SIIF NACIN

El sistema carga la informacin bsica del egreso seleccionado. Oprima "Aceptar
guarde la transaccin.

Nota: Esta transaccin excluye de forma automtica del Egreso la marca
Pendiente Legalizacin. El documento Egreso permanece con el resto de su
informacin inmodificable y se genera un nuevo documento SIIF de
Legalizacin de Egreso.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
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6. SOLICITUD DE REEMBOLSO
Registrar una Solicitud de reembolso de caja menor. Esta solicitud de reembolso se
genera mnimo mensualmente o segn el porcentaje de ejecucin de uno o ms rubros de
la caja menor, segn la normatividad vigente. Este documento constituye la consolidacin
de todos los gastos de caja menor a legalizar para que posteriormente sean girados los
recursos para continuar con la ejecucin de la caja menor.
Ruta
EPG/Gestin caja menor/Reembolso/Registrar Solicitud

Caja menor en estado activa.
Egreso(s) en estado pagado sin la marca Pendiente legalizacin y reintegro(s) en
estado generado(s) que no hayan sido vinculados a una solicitud de reembolso
previamente ni a un registro de cierre presupuestal definitivo de caja menor.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
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Si no conoce el consecutivo de la caja menor oprima el botn de bsqueda .
transaccin.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 41 de 70

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Oprima el botn de bsqueda () para seleccionar los egresos a incluir en el
registro de solicitud de reembolso.

En la ventana emergente, seleccione una posicin PAC a la cual esta vinculados
los rubros de los egresos a ser legalizados. Posteriormente oprima el botn
Buscar, el sistema le mostrar todos los egresos pagados que no posean el
atributo Pendiente legalizacin y que no se hayan incluido previamente en una
solicitud de reembolso y que estn relacionados con la posicin PAC seleccionada.
Tenga en cuenta que si el sistema le muestra ms de una posicin PAC deber
registrar una solicitud de reembolso por cada posicin.
Si lo requiere utilice los filtros de bsqueda. Si requiere seleccionar ms de un
egreso o por pgina utilice las opciones disponibles en la pantalla. Seleccione los
egresos y oprima Aceptar.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
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Pase a la siguiente carpeta


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 44 de 70

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Oprima el botn de bsqueda () para seleccionar los reintegros a incluir en el
registro de solicitud de reembolso.


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Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 45 de 70

SIIF NACIN

En la ventana emergente oprima Buscar, el sistema le mostrar todos los
reintegros que no se hayan incluido previamente en una solicitud de reembolso. Si
lo requiere utilice los filtros de bsqueda. Si requiere seleccionar ms de un
reintegro o por pgina utilice las opciones disponibles en la pantalla. Seleccione el
(los) reintegro(s) y oprima Aceptar.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 46 de 70

SIIF NACIN

Oprima el botn Aceptar


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 47 de 70

SIIF NACIN

El sistema muestra automticamente el valor total de egresos y reintegros
consolidado por rubro presupuestal, el valor bruto, valor de reintegros y valor neto
de la solicitud de reembolso.


NOTA: El sistema identifica como: Solicitado para reembolso los egresos y
reintegros vinculados a la solicitud registrada.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 48 de 70

SIIF NACIN
El sistema permite registrar solicitudes de reembolso sin reintegros, en el caso en
que no hayan sido generados en el periodo de tiempo que se est legalizando. .
El criterio de bsqueda para la seleccin de egresos de caja menor a incluir en el
reembolso se realiza a partir de la posicin PAC a la que correspondan los rubros. Si la
caja menor posee rubros de diferente posicin PAC, por cada una se deber tramitar una
solicitud.
Toda Solicitud de reembolso de caja menor se puede ANULAR si est en estado
Generada.

7. INGRESO POR REEMBOLSO

Registrar un Ingreso por reembolso de caja menor. Esta transaccin se ejecuta una vez al
cuentadante le son girados los recursos por efecto de una Solicitud de Reembolso. Esta
transaccin actualiza los saldos de los rubros y bancos (o caja) a partir de la Orden de
Pago que se genera al situar los recursos de un reembolso de caja menor.
Ruta
EPG/Gestin caja menor/Reembolso/Registrar ingreso


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 49 de 70

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Caja menor en estado activa
Solicitud de reembolso en estado Tramitada.
Orden de pago vinculada a la solicitud de reembolso (creada a partir de la cadena
presupuestal de Solicitud de CDP de reembolso de caja menor) en estado Pagada


transaccin.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 50 de 70

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Seleccione el medio para administrar los recursos (si la caja menor fue constituida
para administrar los recursos con cuenta bancaria, seleccione Cuenta Bancaria,
de lo contrario seleccione Efectivo)

Seleccione la solicitud de reembolso de caja menor pendiente por tramitarse en su
caja menor. Oprima el botn buscar


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 51 de 70

SIIF NACIN

Oprima el botn Buscar. Seleccione la solicitud correspondiente y oprima
"Aceptar.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 52 de 70

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El sistema cargara la informacin general de la solicitud seleccionada. Oprima
Aceptar para pasar a la siguiente carpeta.

Seleccione la orden de pago con la que le fueron girados los recursos del
reembolso, oprima el botn buscar .

Al abrir la ventana emergente, oprima el botn Buscar. El sistema le mostrar
la(s) orden(es) de pago vinculada(s) a la solicitud de reembolso seleccionada
anteriormente. Seleccione la orden de pago y oprima Aceptar.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 53 de 70

SIIF NACIN

El sistema cargara la informacin general de la orden de pago. Oprima el botn
Aceptar para pasar a la carpeta de tems de afectacin.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 54 de 70

SIIF NACIN
El sistema cargara automticamente los valores del ingreso a generar, oprima
Aceptar y guarde la transaccin.

Si esto no ocurre y el sistema le genera alguno de estos mensajes, contine con
los siguientes pasos.

Esta validacin obligan a definir cuales rubros y porque valor se genera el ingreso por
reembolso, debido a que:
Al momento de generar los egresos que hacen parte de la solicitud de
reembolso, se utiliz la opcin de reclasificacin del gasto con rubros diferentes
a los constituidos en la caja menor.

Para los rubros que componen la solicitud de reembolso se debi generar ms
de una Orden de pago presupuestal por el nmero de lneas de pago definidas
en la obligacin presupuestal.

Oprima "Aceptar y contine en la transaccin.
Oprima el botn de bsqueda para seleccionar los rubros a actualizar con el
giro del reembolso


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 55 de 70

SIIF NACIN

En la ventana emergente que se presenta, oprima el botn Buscar, el sistema le
mostrar los rubros de la caja menor que corresponden o coinciden con los rubros
de la orden de pago seleccionada.
Seleccione el(los) rubro(s), y oprima Aceptar.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 56 de 70

SIIF NACIN

Registre el valor a ingresar para cada uno de los rubros seleccionados. Aqu debe
tener en cuenta que el rubro a reembolsar coincida con el rubro contenido en la
solicitud de reembolso. Tenga en cuenta tambin que si dentro de la solicitud de
reembolso existen egresos con rubros diferentes a los de su caja menor, debe
aplicar y/o compensar la suma de estos en el rubro de la caja menor que
corresponda. El valor aqu registrado sumado con el saldo por ejecutar del rubro no
puede superar su valor total asignado. Oprima el botn "Aceptar.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 57 de 70

SIIF NACIN
NOTA: en este punto el sistema genera un nuevo documento SIIF con su
respectivo consecutivo. A su vez se actualizan los saldos de los rubros
correspondientes y el saldo en bancos o caja (segn lo seleccionado), por el
valor neto de la orden de pago.

Todo ingreso de reembolso se puede ANULAR si est en estado Generado y si el
saldo de la caja o bancos es igual o mayor al valor del ingreso y si el saldo por
ejecutar es mayor al valor de cada rubro del ingreso.
Para verificar o consultar el movimiento del registro ingrese al reporte de
Movimientos de caja menor y/o Ejecucin de una caja menor.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 58 de 70

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TRANSACCIONES A EJECUTAR AL FINALIZAR LA VIGENCIA EN EL
CIERRE DEFINITIVO UNA CAJA MENOR.

1. CIERRE PRESUPUESTAL DE CAJA MENOR
Registrar un Cierre presupuestal de caja menor. Esta transaccin se ejecuta una vez se
termine la vigencia fiscal, con la devolucin del saldo sobrante (Transaccin Pago sin
egreso) y el pago de las deducciones de los egresos a ser legalizados (Pago de
deducciones).

Ruta
EPG/Gestin caja menor/Cierre Presupuestal/Registrar

Caja menor en estado activa
Egreso(s) en estado pagado y reintegro(s) en estado generado(s) que no hayan
sido vinculados a una solicitud de reembolso.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 59 de 70

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transaccin.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 60 de 70

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Oprima Aceptar para continuar. El sistema muestra automticamente los egresos
pagados, y reintegros en estado generados vinculados a la caja menor y los
valores consolidados por rubro presupuestal. El valor total de reintegros debe ser
igual o menor al valor total de los egresos.

Guardar la transaccin.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 61 de 70

SIIF NACIN
NOTA: El sistema identifica como: Solicitado para legalizacin definitiva los
egresos y reintegros vinculados al cierre y como Cerrada presupuestalmente
la caja menor. A su vez deja en ceros los saldos por ejecutar de sus tems de
afectacin garantizando que no se ejecute ms gastos can cargo a esta.

El sistema permite registrar el Cierre presupuestal sin reintegros vinculados, bajo el
mismo procedimiento.
Todo Cierre Presupuestal de caja menor se puede ANULAR si est en estado
Generado.
El sistema no permitir registrar un cierre si existen Egresos Pendientes de
legalizar con cargo a la caja menor.

2. PAGO DE DEDUCCIONES
Registrar un Pago por concepto de deducciones practicadas, a partir del cierre
presupuestal de la caja menor. Aqu se registraran las deducciones que fueron aplicadas
en los gastos generados en el ltimo mes de ejecucin de la caja menor, con base en lo
consignado a la Tesorera.
Ruta
EPG/Gestin caja menor/Pagos/Deducciones


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 62 de 70

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Caja menor en estado activa con saldo en bancos o caja mayor a cero.
Chequeras vinculadas a la cuenta bancaria de la caja menor
Egresos de caja menor con deducciones vinculadas, en estado Pagados y
reintegros con deducciones ajustadas, en estado Generados



Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 63 de 70

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Si no conoce el consecutivo de la caja menor oprima el botn de bsqueda . En
transaccin.

Oprima Aceptar para continuar. Seleccionar la tesorera a quien se va a realizar el
pago de deducciones. Oprima el botn de bsqueda


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 64 de 70

SIIF NACIN

En la ventana emergente que se genera seleccione la tesorera y oprima Aceptar.
El sistema le mostrara el tercero que identifica la tesorera, seleccinelo y oprima
Aceptar.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 65 de 70

SIIF NACIN

El sistema mostrar automticamente los egresos y reintegros de la caja menor,
que poseen deducciones y que no han sido incluidos en una Solicitud de
reembolso previa.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 66 de 70

SIIF NACIN

En la pestaa de Lista de deducciones a pagar el sistema muestra
automticamente el valor agrupado de egresos y el valor agripado de reintegros
por cada deduccin (Posicin del catlogo para pago no presupuestal y Tercero).
Pase a la siguiente carpeta.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 67 de 70

SIIF NACIN

Seleccionar el medio de pago con el cual fue consignado el valor de las
deducciones. Para poder realizar el pago, el saldo en bancos o efectivo de la caja
debe ser superior al valor neto del pago.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 68 de 70

SIIF NACIN
a) Si seleccion el medio de pago Cheque oprima el botn de bsqueda que se
habilita, all oprima Buscar. El sistema trae todas las chequeras activas
vinculadas a la cuenta de la caja menor, seleccione una y oprima Aceptar.

disponible.

b) Si seleccion el medio de pago Efectivo, vaya directamente al botn Aceptar.

c) Si seleccion el medio de pago Abono en cuenta oprima el botn buscar
para seleccionar la cuenta bancaria.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 69 de 70

SIIF NACIN


Nota: Esta transaccin afecta el saldo segn el medio de pago seleccionado. Si
el medio es cheque o abono en cuenta afectar el saldo en bancos de la caja
menor. Si se vincul un cheque el estado del cheque pasa de Disponible a
Entregado y no se volver a disponer su consecutivo para un prximo pago.


Cdigo:
Fecha: 18/11/2013
Versin: 3.0
Pgina: 70 de 70

SIIF NACIN
Si la caja menor tiene definido Medio para administrar recursos Efectivo solo
permite registrar pagos con medio de pago Efectivo, afectando el saldo en caja de
la caja menor.
Todo Pago de deducciones de caja menor se puede ANULAR si est en estado
Generado y no ha sido incluido en una Causacin de Deducciones de caja menor.
Para consultar el registro del pago, remtase al reporte de Movimientos de caja
menor o Pagos de caja menor comprobante.

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