LOGO DE LA EMRESA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIN Y CONTROL DE CONVOCATORIAS

CDIGO.: CMCPR02 V. 00
FECHA DE VIGENCIA: 2013-08-27
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1. OBJETIVO
Establecer la metodologa que se aplica para la bsqueda, elaboracin y presentacin de convocatorias pblicas o privadas que garantice el crecimiento en ventas
de acuerdo a las proyecciones econmicas de la empresa.


2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica especficamente para presentarse a todas las convocatorias del sector pblico y privado en las cuales XXXXXXX LTDA. tenga la
capacidad de ejecucin


3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La autoridad y la responsabilidad para la presentacin de licitaciones est a cargo del Director Comercial.
La responsabilidad por la realizacin de las diferentes actividades relacionadas con la presentacin de licitaciones es del director de proyectos, los ingenieros de
proyectos y la ingeniera operativa.


4. DEFINICIONES - GLOSARIO

APU: Anlisis de Precios Unitarios.
Convocatoria Directa: Es todo aquel proceso en el cual el objeto de contratacin tiene que ver directamente con la actividad econmica de la empresa.
Convocatoria Indirecta: Es todo aquel proceso en el cual el objeto de contratacin no tiene relacin directa con la actividad de la empresa, pero dentro de
sus requerimientos se encuentran actividades que s se relacionan.
Convocatoria: Es todo proceso creado con el objetivo de generar un vnculo contractual entre dos entidades, cuyos requerimientos y condiciones generales
son dados a conocer mediante un pliego de condiciones.
Documentacin: Toda informacin solicitada en el pliego de condiciones que no hace parte de la propuesta econmica.
Propuesta: Documento que contiene informacin tcnica, presupuesto y cronograma.


5. GENERALIDADES
La periodicidad de la evaluacin de convocatorias, realizada por el Director Comercial, ser de acuerdo al volumen de convocatorias registradas en la
base de datos y podr ser programada de un da para otro o el mismo da de acuerdo a las fechas de cierre de los procesos.




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6. DESARROLLO DEL PROCESO / METODOLOGA
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTO/REGISTRO

1. Las convocatorias abiertas se buscan diariamente en los
portales de contratacin estatales y privados, teniendo en
cuenta los procesos en los cuales la actividad econmica de
la empresa se encuentre dentro del objeto de contratacin
(Convocatoria Directa) y los procesos que dentro de sus
actividades la contengan (Convocatoria Indirecta).
2. En caso de tratarse de una convocatoria indirecta, los datos
de sta son registrados y se lleva un seguimiento de la
misma para conocer los resultados del proceso segn las
fechas programadas en la convocatoria.
3. Se identifica al ganador de la convocatoria, determinando la
ubicacin y el contacto para realizar gestin comercial.
4. Se le hace llegar al oferente escogido, una carta de
presentacin de la empresa y el portafolio de servicios para
que sea tenida en cuenta para la posible ejecucin del
proyecto.
5. Ver Procedimiento de Cotizaciones. CMC-PR-01
6. De acuerdo a las especificaciones de los pliegos y teniendo
en cuenta los requisitos habilitantes, se hace un filtro de las
posibles convocatorias a presentar, registrando en el
formato de convocatorias y seguimiento, las caractersticas
fundamentales de la convocatoria, como capacidad jurdica,
tcnica y econmica exigida. las convocatorias en las cuales
no se pueda participar sern evaluadas en el comit
mensual del proceso de Gestin Comercial para tomar las
respectivas acciones a las que haya lugar.
7. Una vez registrada la base de datos inicial de convocatorias,
el Director Comercial realiza una evaluacin de cada una,
teniendo en cuenta los requisitos especficos y tcnicos a
cumplir, para determinar la presentacin a dicha
convocatoria.
8. Cada vez que una convocatoria resulte viable, se registra la
informacin especfica en el formato de Informacin y pre-
evaluacin, para llevar el control de fechas relevantes del
proceso de contratacin y observaciones generales.








2. Formato de registro de
convocatorias indirectas.









7. F. de convocatorias y
seguimiento.












8. Formato de
Informacin y pre-
evaluacin.
INICIO
1. Buscar
convocatorias abiertas
Ing. Operativa
6. Filtrar pliegos de
condiciones
Ing. Operativa
2. Hacer Seguimiento.
Ing. Operativa
Es una
convocatoria
directa?
7. Evaluar con-
vocatorias potenciales
Director Comercial
Es viable?
1
SI
Existen
dudas
tcnicas?
SI
SI
NO
8. Registrar
convocatoria
Director Comercial
C
NO
3. Identificar al ganador
de la convocatoria.
Ing. Operativa
4. Enviar carta de
presentacin y portafolio.
Ing. Operativa
Demuestra
inters?
SI B
B
NO
NO
El cliente
abre
convocatoria?
NO
SI
A
A
5. Elaborar
Cotizacin.
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9. Se solicita aclaracin verbal o escrita a la entidad
contratante con el fin de tener claridad sobre los productos
y/o servicios objeto de contratacin, dentro de los plazos
establecidos por el proceso. Se deja copia impresa de la
solicitud de aclaracin y respuesta en la carpeta de
Convocatorias.
10. La visita es programada de acuerdo a las especificaciones
de la entidad contratante (grupal o individual) y es realizada
por un Ingeniero de Proyectos de la Compaa. En sta se
verifica la correspondencia entre los requerimientos del
cliente, las condiciones del pliego y las condiciones actuales
del sitio de ejecucin del contrato. En caso de presentarse
alguna anomala, el Ingeniero de Proyectos notifica
verbalmente al Director Comercial la situacin presentada.
(Fotos, filmaciones)
11. Para establecer la propuesta preliminar el ingeniero de
proyectos solicita al proceso comercial los precios de los
equipos y productos fabricados por XXXXXX LTDA.., y al
proceso de compras, los precios de equipos y servicios
externos. En caso de tratarse de equipos especiales o
montajes especiales, el ingeniero se comunica directamente
con el proveedor. Adems, el ingeniero genera las
especificaciones tcnicas, catlogos, fichas tcnicas y
dems documentos tcnicos que sean requeridos. El
Ingeniero deja copia digital de los APUs de los equipos y
montajes especiales.
12. La propuesta preliminar es revisada por el Director
Comercial, quien realiza una revisin general de los
requisitos y la forma de evaluacin para determinar la
probabilidad de xito de la propuesta presentada.
13. Se hacen las observaciones que se consideren adecuadas
para mejorar la presentacin tanto tcnica como econmica
de la propuesta.
14. La propuesta es modificada de acuerdo a las observaciones
y enviada nuevamente al Director Comercial para su
evaluacin.

9. Solicitar
aclaraciones.
Director Comercial
1
Se
requiere
visita?
10. Realizar visita.
Ing. De Proyectos
11. Establecer la
propuesta preliminar.
Ing. De Proyectos
Se
solucionaro
n las
SI
NO
C
C
12. Evaluar la
propuesta.
Director Comercial
Propuesta
aprobada?
13. Realizar
Observaciones.
Director Comercial
14. Modificar
Propuesta.
Ing. De Proyectos
SI
NO
SI
NO
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15. La informacin exigida en el pliego de condiciones es
recopilada, revisando que se cumpla con todos los requisitos
en cuando forma y contenido, adems se verifica que todos
los documentos vayan firmados por la persona indicada, de
acuerdo a los requerimientos de la convocatoria. La
verificacin de los documentos se realiza en el formato de
Informacin y pre-evaluacin, indicando tem por tem el
cumplimiento de cada documento.
16. Teniendo en cuenta las especificaciones de la convocatoria,
como nmero de copias, identificacin de folios, y
condiciones de entrega (fsica y/o digital), se procede al
armado de la propuesta para su entrega final.
17. La propuesta es entregada de acuerdo a los plazos y lugares
establecidos en la convocatoria. Se debe llevar copia de la
carta de presentacin de la propuesta para que sea firmado
el recibido, con la fecha y hora de entrega.
18. El Cliente realiza una evaluacin tcnica y econmica de la
propuesta presentada por la empresa. Durante el proceso de
evaluacin de la propuesta, el Cliente puede solicitar a
XXXXXX LTDA. las aclaraciones y explicaciones de tipo
tcnico, econmico y jurdico que considere convenientes
sobre la propuesta presentada. Estas aclaraciones son
respondidas de forma inmediata.
19. Recibido el Informe de evaluacin de la propuesta, se hace
un anlisis detallado del mismo, para determinar si fue
calificada conforme a lo establecido en los trminos de
referencia de la convocatoria.
20. En caso de desacuerdo sustentable en el informe de
evaluacin presentado por el cliente, se procede a
comunicar las observaciones a las que haya lugar y solicitar
nueva evaluacin de las propuestas, con los soportes y/o
argumentos que sean requeridos.



























19. Formato de
Informacin y pre-
evaluacin.
2
15. Recopilar informacin
complementaria.
Director Comercial
Document
os
Completos?
SI
NO
16. Armar la Propuesta
Director Comercial
17. Entregar la
Propuesta
Director Comercial
18. Seguimiento a la
Propuesta
Director Comercial
19. Analizar informe de
Evaluacin.
Director Comercial
Se acepta
la
evaluacin?
20. Hacer observaciones
a la evaluacin.
Director Comercial
3
SI
NO
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21. En caso de prdida de la propuesta, sta se analiza teniendo
como base el informe de evaluacin para identificar errores
o aspectos a mejorar para prximas convocatorias. El
anlisis se realiza en el comit mensual del proceso
comercial.
22. Se identifican los aspectos susceptibles de mejora y se
registran para tomar acciones que conlleven a perfeccionar
el proceso de presentacin a convocatorias, determinando
responsables y fechas de ejecucin.
23. Se realiza una revisin y anlisis de la minuta del Contrato
por parte del Director Comercial y/o abogado de la empresa,
segn sea el caso, con el objeto de perfeccionar lo que ser
el Contrato definitivo a firmar entre las partes.
24. Una vez revisada la minuta del Contrato en su totalidad y
estando de acuerdo las partes con los requisitos
establecidos en la misma, se procede a legalizar el Contrato
del proyecto a ejecutar, mediante la firma del mismo por las
partes interesadas. Consecutivamente se procede a la
entrega de los documentos restantes, que forman parte del
Contrato para su completa legalizacin, como plizas y
garantas.
25. Ejecutar el proyecto.
26. Una vez finalizado el proyecto, se elabora un acta de
liquidacin del Contrato, en la cual las partes manifiestan su
conformidad en todo sentido, tanto del proyecto ejecutado
como de los aspectos econmicos. Simultneamente se
solicita al Cliente una certificacin sobre el desarrollo y
cumplimiento del Contrato, lo cual servir de soporte para
acreditar la experiencia de la empresa en el proyecto
ejecutado. Y se enva copia del acta de Recibido y
Liquidacin a la aseguradora con el fin de liberar las plizas.
Y se realiza la Encuesta de Satisfaccin.















26. Actas de entrega.
Encuesta de
Satisfaccin.
3
23. Revisar Minuta del
Contrato.
Director Comercial
La
propuesta es
aprobada?
24. Legalizar Contrato.
Director Comercial
21. Analizar la prdida
de la Propuesta.
Director Comercial
26. Liquidar el Contrato.
Director Comercial
25. Ejecutar el
Proyecto.
FIN
SI
NO
B
B
22. Identificar aspectos
a Mejorar.
Director Comercial
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7. PUNTOS DE CONTROL
Actividad
No.
Qu se controla? Cmo se controla? Quin lo controla? Frecuencia del control Registro - Evidencia
2
Convocatorias indirectas
que representen una
posibilidad de negocio para
la Empresa.
Registrando las fechas de cierre de las
convocatorias y revisando los ganadores de
cada una para presentar propuestas.
Ing. Operativa
Director
Comercial
Cada vez que se haga
una propuesta
Formato de Registro
de Convocatorias
Indirectas.
6
Fechas de visitas,
presentacin, cierre
Registrando todas las fechas y caractersticas
importantes de la convocatoria para tomar
decisiones oportunas de acuerdo a los plazos
establecidos en cada una.
Ing. Operativa Cada visita realizada
Formato de
convocatorias y
seguimiento.
7
La aplicacin a las
convocatorias
Evaluando cuidadosamente cada uno de los
requisitos exigidos y revisando la capacidad de
cumplimiento de XXXXXX LTDA.
Director
Comercial
Cuando se habrn las
convocatorias
Formato de
convocatorias y
seguimiento.
9
La eficacia de las
aclaraciones entregadas
por el cliente.
Verificando que cada una de las respuestas a
las aclaraciones cumplan satisfactoriamente la
duda tcnica o diferente que se hubiese
presentado.
Director
Comercial
En cada audiencia de
aclaraciones
Medios de
comunicacin con el
cliente (Oficio o
correo electrnico)
12
Cumplimiento de la
propuesta econmica con
aspectos tcnicos y
econmicos.
Verificando que la propuesta contenga todos los
tems de acuerdo a los requisitos tcnicos, y
revisando que el formulario de precios no
supere el presupuesto oficial y cada tem sea
cobrado en las proporciones adecuadas.
Director
Comercial
Cada vez que se
elabore una propuesta
Correo electrnico
15-16
Informacin y
documentacin exigida
completa y con los
requisitos de presentacin
exigidos en la convocatoria.
Revisando cada uno de los documentos de la
propuesta con los requisitos de la convocatoria
y descartando cada tem revisado.
Ing. Operativa
Cada vez que se
elabore una propuesta
Formato de
Informacin y Pre-
evaluacin
21
Los factores que influyeron
en la prdida de la
propuesta.
Revisando el mtodo d evaluacin y la
puntuacin obtenida en cada aspecto.
Director
Comercial
Cuando no se gane una
propuesta
Formato de
Informacin y Pre-
evaluacin
23 Minuta del contrato
Verificando las condiciones y trminos de
contratacin de acuerdo a lo estipulado en el
pliego de condiciones.
Director
Comercial
Directora
Administrativa
Cada vez que se firme
un contrato
Correo / Medio
Escrito

8. DOCUMENTOS REFERENCIA

Pliegos de condiciones o Trminos de Referencia.
Ley 80 de 1993
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Registro nico de Proponentes (RUP)
SICE (Sistema de Informacin de Contratacin Estatal)

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versin No. Cambios Realizados Fecha
V. 00 Documento Inicial 2013-08-27


10. ANEXOS: N.A.



11.

REVIS APROB
NOMBRE: Pedro Alberto Morales Pino Juan Felipe Cadavid Villegas
CARGO: Director Comercial Gerente General