FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS UNIDAD DE EDUCACIN A DISTANCIA CENTRO DE APOYO PUYO
INFORME DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES
CARRERA:
LIC. CONTABILIDAD Y AUDITORIA- CPA
TEMA: ELABORACIN DE UN CONTROL CONTABLE PREVIO AL PAGO DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS AL GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE RIO TIGRE PERIDO 2011-2013 EMPRESA: GOBIERNO AUTONMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE RO TIGRE
AUTORA: KATTY ELIZABETH SHARIAN CUJI
DIRECTOR O TUTOR DE PRCTICAS: LIC. LOURDES DAZ
PERIDO ACADEMICO: OCTAVO SEMESTRE B
Puyo, 04 de Abril del 2013
2
INDICE
Pg. DEDICATORIA...... I PRESENTACION... II AGRADECIMIENTO.......................................................................... III RESUMEN... IV INTRODUCCIN...... V CAPITULO I: GENERALIDADES 1. Descripcin del Sector.. 1 2. Descripcin general de la empresa.... 1 2.1 Breve descripcin general de la empresa... 1-3 2.2 Organizacin de la empresa.... 3-5 2.3 Descripcin del rea donde realiza sus prcticas.... 5 3. Funciones del rea donde va a desarrollar sus prcticas.... 5 3.1 Funciones del departamento donde desarrollo la prctica... 5-8 3.2 Perfil del profesional, descripcin del puesto de trabajo... 8 CAPITULO II: PROYECTO O TAREA ACADMICA 1. Ttulo........................................................................................................... 9 2. Realidad Problemtica.. 9-10 3. Definicin del Problema... 10 4. Antecedentes. 10-11 5. Marco Terico.. 12-17 6. Objetivos... 18 6.1 Objetivo General. 18 6.2 Objetivo Especficos... 18 7. Desarrollo.. 18-25 8. Anlisis de los Resultados.... 26-32 9. Conclusiones. 33 10. Sugerencias... 33 Referencias Bibliogrficas.. 34-41
3
DEDICATORIA
Este trabajo se la dedico a mi Dios quin supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, ensendome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.
A mi FAMI LI A quienes por ellos soy lo que soy.
Para mis PADRES por su apoyo, consejos, comprensin, amor, ayuda en los momentos ms difciles. Me han dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis principios, mi carcter, mi empeo, mi perseverancia, mi coraje para conseguir mis objetivos.
A mi ESPOSO, que ha estado a mi lado dndome cario, confianza y apoyo incondicional para seguir adelante brindndome su inmenso amor, conocimiento y sobre todo tenerme mucha comprensin y paciencia durante estos aos de mi vida y quien ha sido una pieza clave en mi desarrollo profesional. Mil gracias porque siempre estas a mi lado sin condiciones.
A mis HERMANOS por estar siempre presentes, acompandome para poderme realizar, y sea su ejemplo a seguir adelante quiero tambin dejar a cada uno de ellos una enseanza que cuando se quiere alcanzar algo en la vida, no hay tiempo ni obstculo que lo impida para poderlo lograr.
La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a quien amar y alguna cosa que esperar. Thomas Chalmers.
4
PRESENTACION Uno de los pasos importantes para el estudiante dentro la carrera profesional de administracin , es la realizacin de sus prcticas Pre-profesionales ya que tienen por finalidad ampliar y aplicar los conocimientos que el estudiante ha ido obteniendo a lo largo de sus estudios y permite lograr la adquisicin de habilidades y destrezas que solo pueden cultivarse con el ejercicio de la profesin, as como tambin desarrollar la sensibilidad del estudiante con respecto a la sociedad, dndole la oportunidad de conocer las necesidades y problemas del entorno. El presente informe de Practicas Pre-Profesionales, que sucesivamente ser desarrollado descriptivamente, as como el desempeo de mis habilidades y valores morales es un requisito exigible previo a la obtencin de nuestro ttulo, por lo que estamos realizando nuestras debidas prcticas que son necesarias para fortalecer nuestro desarrollo como profesionales en Licenciatura de Contabilidad y Auditora- CPA, en el Gobierno Autnomo Descentralizado Parroquial Rural de Rio Tigre, por lo que dicha Institucin Pblica fue constituida mediante acuerdo ministerial N.- 193 del 27 de Octubre del 2010; Registro oficial N.- 96 del 05 de Enero de 1920. Esta Institucin Pblica est dedicada a: Planificar, Construir y Mantener Infraestructura Fsica Rural. Gestionar la Cooperacin Internacional. Gestionar, Coordinar y Administrar Servicios Pblicos Delegados. Fomentar las Actividades Productivas y la Proteccin Ambiental. Planificar el Desarrollo Parroquial y Ordenamiento Territorial. Planificar y Mantener Vialidad Parroquial y Vecinal. Promover la organizacin ciudadana. Cuyo propsito es facilitar la calidad de vida de sus habitantes, coadyuvando al desarrollo econmico y social de toda la Poblacin. El rea de Secretara-Tesorera es donde me encuentro realizando las prcticas pre profesionales, donde dicha rea est orientada a la responsabilidad del correcto manejo del presupuesto y ms recursos de la Junta Parroquial Rural, elaborar y emitir informacin financiera oportunamente para la institucin y organismos respectivos de control este departamento es encargado del custodio directo de todos los bienes e inmuebles de propiedad de la Junta entre otros.
5
AGRADECIMIENTO
Primeramente doy infinitamente gracias a Dios, por haberme dado fuerza y valor en todos los momentos de mi vida.
Agradezco tambin la confianza y el apoyo de mis padres, hermanos, sobrinos y esposo porque han contribuido positivamente para llevar a cabo esta difcil jornada.
Un agradecimiento muy especial, al Gobierno Autnomo Descentralizado Parroquial Rural de Rio Tigre, por haberme proporcionado valiosa informacin para realizar mis prcticas pre profesionales.
Finalmente, agradezco a mis compaeros de grupo, porque la constante comunicacin con ellos ha contribuido en gran medida a transformar y mejorar mi forma de actuar, especialmente a aquellos que me brindaron cario, comprensin y apoyo, dndome con ello, momentos muy gratos.
6
RESUMEN El presente informe de prcticas Pre-Profesionales describe de forma detallada y especfica, los aspectos generales de la institucin pblica desde su inicio, as como los objetivos institucionales a desarrollar durante el ao, que se realiz gracias al acogimiento del Gobierno Autnomo Descentralizado Parroquial Rural de Ro Tigre dirigido dignamente por el Sr. Franklin Mayancha Presidente de dicho Gobierno, con domicilio en la Parroquia Shell , cuya actividad principal es el gestionar ante los organismos del Estado la transferencia oportuna de los recursos econmicos que por ley le corresponde a la Parroquia, para la consecucin de obras pblicas y prestacin de servicios presupuestados en coordinacin con los Consejos Provinciales y los Consejos Municipales de la respectiva circunscripcin territorial y demandar de estos la ejecucin oportuna de las obras constantes en el Plan Anual de Desarrollo Parroquial debidamente presupuestado. En la primera parte del marco terico se desarrolla con la descripcin de la institucin o empresa, el personal que labora en el Gobierno Autnomo Descentralizado Parroquial Rural de Rio Tigre y su estructura orgnica de la institucin. El marco conceptual se desarrolla de carcter jurdico como est establecida y cules son las leyes y organismos que los rigen y a quienes tienen que rendir cuentas como institucin. En la etapa final me dedique a la clasificacin de documentos, y otras relacionadas con mis funciones laborales en dicha institucin. Las conclusiones arribadas es la importancia de las prcticas profesionales para el desempeo de la profesin contable. Finalmente como un trabajo que contiene sugerencias practicas se desea contribuir a la buena administracin, que permita un desarrollo de medios correctivos y tambin fundamentalmente en aprobar a todo lo que estuviera en nuestras manos profesionales como las conclusiones, recomendaciones para un mejor punto de vista Institucional y profesional.
7
INTRODUCCIN La constante necesidad de informacin contable, financiera y tributaria por parte de las diferentes instituciones, ya sean estas del Estado o privadas, as como el requerimiento de informacin financiera por parte de los directivos de la institucin, ha hecho de la actividad contable financiera, una herramienta muy til e importante para el desarrollo de las instituciones. El presente informe de prcticas se pretende evaluar los problemas que existe en las distintas reas de la institucin. Previamente haremos una recopilacin de informacin en el rea donde se realizar la investigacin, analizaremos proponiendo alternativas de solucin, a tal punto de descubrir los puntos relevantes en los que se tiene que trabajar y mejorar. Con el pasar del tiempo realizar un control contable previo al pago de compra de bienes y servicios, que pueda solucionar y agilizar procesos, teniendo en cuenta que ayudara a mejorar la toma de decisiones en la institucin. Las practicas pre profesionales nos permite tener la oportunidad de adquirir conocimientos, competencias y habilidades en situaciones reales de trabajo; es de esta manera, en la experiencia prctica, que los conocimientos tericos se interiorizan y se convierten en competencias reales que constituyen la base del desempeo de nosotros mismos. La universidad pretende, complementar la formacin acadmica de los estudiantes en base a una relacin con el mercado laboral, fundamentalmente en sus reas de especialidad. El desarrollo de las prcticas pre profesionales nos permitir tener capacidades profesionales y obtener las competencias necesarias para ejecutar las actividades propias de nuestra carrera profesional, esto se observa en las soluciones reales de problemas de las empresa; en usar el lenguaje adecuado y propio, en relacionarse en todos los niveles de una empresa; en disear, gestionar, evaluar las acciones resultantes de nuestras prcticas pre profesionales. Estas capacidades y competencias son necesarias para el desarrollo y perfeccionamiento en nuestra carrera y esto slo se puede dar con la relacin de Universidad Empresa.
8
CAPITULO I: GENERALIDADES 1. DESCRIPCIN DEL SECTOR: En la actualidad el Gobierno Parroquial de Rio Tigre viene ejerciendo una gestin con responsabilidad social realizando obras y actividades dirigidas a la poblacin en especial de las comunidades del interior que espera mejorar su calidad de vida con el apoyo de los organismos correspondientes. El Gobierno Parroquial de Rio Tigre recibe ingresos econmicos provenientes de varias fuentes como por ejemplo; Ministerio de Economa y Finanzas, Ley 010 de Hidrocarburos y el presupuesto participativo con el Consejo Provincial. La cual deberan de ser asignados y/o redistribuidos para la realizacin de diversos proyectos, obras, labores sociales, entre otros, dirigidas a contribuir con el desarrollo de las comunidades y sus pobladores. Actualmente se estn evaluando diversos proyectos, tanto en viabilidad, salud, educacin, infraestructura dndole mayor prioridad a las necesidades ms importantes dentro de las 23 comunidades correspondientes a la Parroquia Rio Tigre. Se espera de los que presiden la actual gestin del Gobierno Autnomo Descentralizado Parroquial Rural de Rio Tigre efecten un buen anlisis de los diversos proyectos que existen y tomen las decisiones ms acertadas por el bien y progreso de todos los pobladores de dichas comunidades velando primeramente por el bienestar social. 2. DESCRIPCIN GENERAL DE LA EMPRESA: 2.1. Breve Descripcin general de la Empresa
En el registro oficial N 345, lunes 27 de Diciembre de 1993, se promulga la Ordenanza de Linderacin entre las Parroquias Rurales del Cantn Pastaza en su Art.22 de esta ordenanza hacer conocer los lmites entre las Parroquias Montalvo y Rio Tigre. Que para el efecto del ejercicio jurisdiccional fue designado el sitio Conambo como la cabecera Parroquial de Rio Tigre ubicacin extrema oriental que no ha permitido una efectiva actividad poltico-jurisdiccional.
9
En una reunin realizada con el Jefe Poltico del Cantn Pastaza el seor presidente hace conocer el 9 y 10 de Octubre del 2010 de solicitar de manera oficial la necesidad de reubicar el Centro Parroquial en una nueva comunidad de la circunscripcin Territorial, ya que la actual cabecera Parroquial Conambo, est ubicada en el territorio de la Parroquia Montalvo. El congreso Nacional, mediante Ley 2000-29 de 5 de octubre de 2000, publicada en el Registro oficial 193 de 27 de octubre de 2000, expidi la Ley Orgnica de las Juntas Parroquiales Rurales, con la cual fue creada la Junta Parroquial de Rio Tigre. Con decreto Ejecutivo 1984 de 19 de septiembre de 2001, se emiti el Reglamento General a la Ley Orgnica de las Juntas Parroquiales Rurales publicado en el registro oficial 421 de 27 de septiembre de 2001. Las Juntas Parroquiales Rurales fueron elevadas a la categora de gobiernos seccionales autnomos, conforme el artculo 228 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, vigente hasta el 19 de octubre de 2008 y articulo 255 de la Constitucin del Ecuador. El registro oficial del 19 de octubre del 2010 N 313 toma el nombre y asume sus competencias y sus funciones como GAD (Gobierno Autnomo Descentralizado Rural Parroquial de Rio Tigre) Actualmente la SEDE del Gobierno Parroquial de Rio Tigre se encuentra ubicado en las oficinas de Coordinacin en la Parroquia de Shell en las calles de Mara Navarro y Zulay, que est presidida por el Sr. Presidente Franklin Mayancha. Misin Brindar servicios de calidad y actuar con transparencia y eficiencia en los procesos de planificacin, regulacin y facilitacin del desarrollo integral de la Parroquia, con participacin de los actores sociales; priorizando la coordinacin entre clientes internos (Personal del GAD Parroquial) y externos, estableciendo polticas de autogestin en base a alianzas estratgicas con organismos Provinciales, Nacionales e Internacionales. Visin La Parroquia Rio Tigre ser organizada, con la participacin unida, activa y coordinada de todas las Comunidades, lo que le hace eficiente en los aspectos: poltico, social, econmico y cultural; con una produccin sustentable, ordenada y segura. Respetando la diversidad tnica cultural a la vez ser solidario, honesto, transparente, progresista respetando y cumpliendo las leyes. Conservando los Recursos Naturales a travs de un buen manejo de los mismos. Objetivos Estratgicos: Crear competencias en las poblaciones para comercializar de forma digna, equitativa, segura su produccin artesanal, y agropecuaria orgnica.
10
Diversificacin responsable y participativa, con equidad de gnero, de las iniciativas econmicas relacionadas con agroecologa, agropecuaria orgnica y de produccin de artesanas en la comunidad. Apoyar la comercializacin a precios justos de los productos de la parroquia fuera y dentro del pas de modo que las economas familiares cuenten un ingreso adicional. Dotar de infraestructura, equipamientos, insumos, personal capacitado a la junta parroquial para asegurar atencin permanente y responsable a la comunidad. Investigar, Registrar y Fortalecer todas las practicas ancestrales que aseguren la permanencia en el tiempo y espacio de la forma de vida de las nacionalidades incorporando el rol activo de la mujer y los sabios comunitarios y esta armonizada con un sistema educativo Integral. Investigar, Registrar y Fortalecer todas las formas de interrelacin y transferencia de saberes y valores sociales y culturales de las nacionalidades incorporando el rol activo de la mujer y de los sabios de la comunidad. Garantizar el acceso a educacin integral occidental de calidad, complementaria a la educacin integral tradicional. Datos Generales Provincia: Pastaza Cantn: Pastaza Parroquia: Ro Tigre Direccin: Coordinacin Shell, calle Mara Navarro s/n y Zulay Ruc: 1660013900001 Correo electrnico: jpriotigre@yahoo.es Pgina web: www.riotigre.gob.ec Telefax: 032 796 531 Telfono: 032 796 531 2.2 Organizacin de la Empresa Organigrama Actual del Gobierno Parroquial de Rio Tigre La Junta Parroquial rural estar integrada por cinco miembros principales y por sus respectivos suplentes, elegidos mediante votacin popular y directa, en forma que seala la ley duraran cuatro aos en sus funciones y podrn ser reelegidos. Para la designacin del Presidente, Vicepresidente, Primero, Segundo y Tercer vocal, se respetar y adjudicar de forma obligatoria segn la mayora de votacin alcanzada en el proceso electoral respectivo para cada uno de los integrantes de la junta parroquial.
11
As, el de mayor votacin ser designado Presidente, el segundo en votacin ser designado Vicepresidente y as sucesivamente.
El Gobierno Parroquial de Rio Tigre se encuentra conformado por los siguientes niveles administrativos que se detalla a continuacin: Nivel Directivo
- Presidente del Gobierno Parroquial: Sr. Franklin Mayancha - Vicepresidente del Gobierno Parroquial: Sr. Bolvar Santi - Primer Vocal del Gobierno Parroquial: Sr. Luis Tuytuy - Segundo Vocal del Gobierno Parroquial: Sr. Luis Cuji - Tercer Vocal del Gobierno Parroquial: Sr. Guillermo Armas
Nivel Operativo
- Secretaria-Tesorera: Ing. Magali Snchez
Nivel Asesor
- Tcnico-Asesor: Ing. Cesar Azogue Quienes tienen el siguiente cargo y responsabilidad: NIVEL DIRECTIVO: Este nivel constituye la mxima jerarqua administrativa de la Institucin. Est Conformada por los vocales de la institucin, precedida por el presidente de la Junta y el Vicepresidente. PRESIDENTE VOCALES PRIMER VOCAL SEGUNDO VOCAL TERCER VOCAL SECRETARA- TESORERA TCNICO- ASESOR VICEPRESIDENTE
12
El nivel directivo tiene como misin principal realizar tareas de planificacin, coordinacin, control y evaluacin de las polticas y acciones de la Institucin. NIVEL OPERATIVO: Est conformado por el secretario (a) tesorero (a), creado por la Junta Parroquial Rural con el objeto de cumplir funciones de administracin de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, entre otros para la adecuada ejecucin.
NIVEL ASESOR: Le corresponde especialmente las funciones de Planificacin, programacin, asesora, evaluacin, control. Constituye la instancia consultiva del Gobierno Parroquial para la toma de decisiones de los diferentes niveles. Est integrado por El Tcnico-Asesor. 2.3 Descripcin del rea donde realiza sus prcticas Como se pudo mencionar anteriormente en el organigrama el nivel operativo que es el departamento de Secretaria-Tesorera es el rea donde realizo las practicas pre profesionales. Este departamento tiene las actividades de llevar con responsabilidad y un buen uso de los recursos econmicos-financieros del Gobierno Parroquial de Rio Tigre. Este departamento posee bienes muebles e inmuebles que cuenta con dos escritorios, dos sillas, una computadora, impresora, dos anaqueles con los respectivos folios de todos los documentos archivados como: estados financieros, proyectos, programas, estatutos, resoluciones, propuestas, registros oficiales entre otros, que reposan dentro de la institucin. 3. FUNCIONES DEL REA DONDE VA A DESARROLLAR SUS PRCTICAS 3.1 Funciones del Departamento donde desarrolla la prctica. Art.20.- A ms de las disposiciones contenidas en la Ley y Reglamento de las Juntas Parroquiales Rurales, le corresponde a Secretara-Tesorera las siguientes: Controlar los ingresos que deba percibir la Junta. Elaborar diariamente los boletines de ingresos y egresos los fondos de la Junta y enviar copias al Contador. Depositar todos los valores recaudados en los bancos depositarios oficiales, en forma intacta e inmediata. Custodiar los fondos recaudados, el archivo de papeles fiduciarios y otros documentos de valor y de soporte a las recaudaciones. Manifestar la conformidad de las rdenes de ingreso y egreso de ttulos, especiales valoradas y dems valores exigibles.
13
Efectuar los pagos legalmente autorizados, de acuerdo con las disposiciones legales, directamente a los interesados. Llevar registros de control de caja, bancos y especies valoradas, de cuya recaudacin es responsable el tesorero de la Junta. Notificar peridicamente al Presidente sobre las disponibilidades de caja y la productividad de cada uno de los rubros de ingresos. Facilitar la adquisicin de materiales, bienes muebles, equipos, luego de verificar que estas compras se encuentran comprometidas en el cupo mensual correspondiente y su compra haya sido autorizada por el Presidente. Legalizar el visto bueno para el pago de roles, nminas, planillas de sueldo, y solicitar sus reformas, si existiera errores. Responsabilizarse por el uso indebido de los fondos de terceros, que recauda la Junta. Mantener en completo orden y seguridad, el archivo de comprobantes, ttulos de crdito y ms documentos propiedad de Secretara-Tesorera. Cancelar oportunamente las planillas de aportes al Seguro Social. Realizar las retenciones de Ley. Mantener los registros de cheques emitidos, para efectivizar los diferentes pagos que tengan que realizarse, en tarjetas o libros de contabilidad, valores que sern liquidados de conformidad a las normas establecidas. Las dems que la asigne el Presidente de la Junta Parroquial y la Ley. CONTABILIDAD Art. 21.- sus funciones son las siguientes: Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades de carcter financiero. Registrar en forma clara y en orden cronolgico, todas las operaciones econmico- financieras originadas en la accin administrativa, en base a comprobantes de soporte. Llevar el control presupuestario, que refleja el movimiento diario de las partidas, tanto de ingresos como de gastos, para los programas y actividades, con inclusin de los comprometidos y no cancelados. Elaborar balances presupuestarios mensures y remitir copia al Presidente de la Junta. Realizar tomas fsicas de las pertenencias de las de la Junta y efectuar los ajustes necesarios. Mantener series cronolgicas analticas de los ingresos mensuales, por rubros de ingresos y gastos afectivos anuales. Notificar mensualmente al Presidente sobre los saldos de asignaciones de ingresos y cupos y gastos de las diferentes partidas del presupuesto. Realizar los arqueos de caja cuando sus superiores lo soliciten. Participar en baja de bienes, ttulos y otros, cuando sea requerido. Ejercer el control previo. Llevar el registro de ingreso y egreso de especies y ttulos de crdito.
14
Llevar el archivo de documentos originales referidos a su labor. Participar en la elaboracin de proyectos de presupuesto. Participar el acta-recepciones, revisar los diarios de caja y pedir su notificacin si los encuentra errado. Elaborar y emitir oportunamente la informacin financiera para conocimiento de la Entidad, as como tambin para los organismos correspondiente de control. Mantener coordinacin con las dems unidades administrativas y solicitar oportunamente, informes y documentos para el registro eficiente de las operaciones econmico-financieras. Mantener en perfecto estado y actualizados, bajo su responsabilidad como custodio que es, todos los registros contables y conservar adecuadamente archivados los documentos de respaldo y registro de transacciones econmico-financieras. Facilitar toda la documentacin e informacin que requiera para realizar sus exmenes por parte de la Auditora interna o externa. Controlar los plazos, amortizaciones, y otros aspectos de los prstamos a la Junta y proponer prorrogas de pago con las medidas tcnicas necesarias para llevarlos a efecto. Aplicar los reglamentos expedidos por la Junta. Asistir a las sesiones de la Junta cuando lo requieran. Preparan y presentar reformas presupuestarias. Analizar los requerimientos en materia financiera, de conformidad a las peticiones de las comisiones de la Junta Parroquial. Incorporar las modificaciones en el proyecto de Presupuesto o en el Presupuesto aprobado, que fuere dispuesto por los miembros de la Junta. Efectuar labores de control previo de toda la documentacin y operaciones de la Junta. Establecer las normas, procedimientos para adquirir, almacenar, custodiar y distribuir los bienes muebles y patrimoniales que las dependencias requieran para su funcionamiento. Llevar un inventario de los bienes y existencia de la Junta Parroquial. Determinar la recaudacin, custodia y uso de los recursos financieros a travs de la administracin y control de ingresos y desembolsos, por medio de la elaboracin y ejecucin de los flujos de caja y los sistemas financieras. Analizar las partes diarios de caja y enmendarlos si estuvieron equivocados y coordinar con tesorera. Estructurar el proyecto de presupuesto de la Junta, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes, conjuntamente con los presidentes de las comisiones de la Junta. Proponer y establecer los cambios necesarios en la Estructura del Plan General de Cuentas de la Junta. Verificar que todas las cuentas sean debidamente contabilizadas. Informar sobre cualquier novedad que se presentare en relacin con el manejo contable.
15
Preparan los flujos de caja. Las dems que le asigne el Presidente de la Junta y la Ley. 3.2 Perfil del Profesional, Descripcin del puesto de trabajo. Detallar, cual es el perfil del profesional que requiere la empresa en el rea donde desempea sus prcticas, nivel acadmico, experiencia laboral, capacitacin, especializacin, habilidades tcnicas y actitudes. Tener conocimiento en el rea de contabilidad Selecciona, disea y utiliza las tcnicas y procedimientos apropiados para solucionar problemas contables, ajustndose a la normativa jurdica vigente y considerando su interrelacin con los sistemas administrativos y con el contexto socio-econmico en el que deben ser aplicados. Registrar el origen y aplicacin de los recursos de una transaccin. Elaborar estados financieros e informes para fines contables, fiscales, financieros y organizacionales. Prever y detectar errores y desviaciones en los procedimientos y registros contables. Analizar, disear, implantar y evaluar sistemas de informacin financiera. Disear e implantar proceso de mejora de calidad. Diagnosticar, fundamentar, sugerir y tomar decisiones administrativas, contables y financieras. Actuar con independencia mental. Opinar cerca de los estados financieros. Dinmico, lder, con alto sentido de responsabilidad, aptitud para el trabajo en equipo, bajo presin y alcance de logro de objetivos.
16
CAPITULO II: PROYECTO O TAREA ACADEMICA 1. Titulo ELABORACIN DE UN CONTROL CONTABLE PREVIO AL PAGO DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS AL GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE RO TIGRE PERIDO 2011- 2013. 2. Realidad Problemtica La problemtica de nuestra investigacin est comprendida, por la mala utilizacin de recursos asignados por parte de las instituciones del Estado, se viene suscitando en el Departamento de Secretara-Tesorera, esto hace que se tiene una idea para seleccionar el problema, se tom en cuenta que el GAD de Rio Tigre antes de realizar cualquier pago por parte de los proveedores las operaciones no son reportadas en el momento oportuno, lo cual desnaturaliza la informacin y no permite un adecuado control. Por tal motivo se crea una dificultad en los pagos realizados ya que no se establece responsabilidades precisas en el manejo de operaciones. Es por eso que se ha tomado la decisin de realizar una investigacin sobre el control contable previo al pago de compra de bienes y servicios. La presente investigacin se llevara a cabo en el Gobierno Autnomo Descentralizado Parroquial Rural de Rio Tigre. El Gobierno Parroquial de Rio Tigre est ubicado en la Parroquia Shell, tiene la finalidad de representar a los comunidades del interior de la parroquia Rio Tigre, promoviendo una adecuada autogestin de recursos por parte de instituciones del Estado cuyo propsito es de invertir en obras de mayor prioridad con una adecuada prestacin de servicios bsicos, y el desarrollo integral, armnico y sostenible en bienestar de las Comunidades. Podemos recalcar que el GAD Parroquial se mantiene estable en las buenas relaciones con las comunidades, por lo que no puede existir problema ninguno y se establece relaciones provechosas entre ambas. El GAD Parroquial es una institucin pblica que administra recursos que se invierte en las comunidades del interior, llevando a cabo las distintas obras importantes en los diferentes lugares de la Parroquia. Los recursos son provenientes de las transferencias que son efectuadas por el Ministerio de Economa y Finanzas, ley 010 de Hidrocarburos y presupuesto participativo del Consejo Provincial. Se puede mencionar que el Gobierno Parroquial de Rio Tigre no maneja los recursos asignados adecuadamente en ciertas actividades o transferencias de los rubros ya que en ciertas comunidades no se ha gestionado para la debida realizacin de obras que se necesita con mayor prioridad.
17
En ocasiones el seor Presidente tiene que ausentarse y viajar a las distintas comunidades para la inauguracin, supervisin y seguimientos de las diferentes obras o diferente motivos que obligan a viajar al interior , lo que retrasa procesos documentarios importantes, prestndose as a diversas decisiones de urgencia que puedan no ser tan benficas para sus procesos y para la institucin. 3. Definicin del Problema El presente tema de investigacin se refiere a demostrar el contexto actual se determin que el rea de Secretara-Tesorera, siendo una de las reas ms importante en el que se controla el debido pago de bienes y servicios a proveedores en beneficio de las instituciones con los que trabaja el GAD de Rio Tigre, por tal motivo en muchas ocasiones no se realiza los debidos procedimientos y procesos para una eficiente y eficaz correcta asignacin de recursos. Por lo que antes de realizar los debidos documentos de pago con la autorizacin por parte del seor presidente primero se realiza la respectiva transferencia y pago a los proveedores no se realiza operaciones y procesos eficientes de ingresos y salidas de recursos asignados, no se ejerce el control de estos procedimientos as como tampoco existe las debidas justificaciones de ciertos rubros de viticos y firmas del presidente en los respectivos documentos de pago y otros documentos que no se encuentran en orden a esto se formula el siguiente problema que direcciona nuestra investigacin. 4. Antecedentes Historia del Control Contable En el proceso de revisin bibliogrfica se encontr diversos estudios que hacen referencia o se relacionan con el problema planteado. VALECILLOS VAZQUEZ, Zulay del Carmen, trabajo de grado para optar al ttulo de Licenciada en Contadura Pblica en la U.N.A. (1999) La planificacin y el control contable y sus efectos en el estado de flujo del efectivo, en las empresas de manufactura industrial, de lnea blanca, (caso CETECO, S.A.). Est investigacin se orient hacia el estado de flujo del efectivo como herramienta til para la toma de decisiones, con finalidad de conocer si las normas y procedimientos contables como son polticas, estrategias, son aplicados de manera que no afecten las partidas que al efectivo se refiere. MORENO CASTELLANOS, Francisco. Trabajo de grado para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica en la U.NA. (2000). Diseo de un modelo de auditora interna para el departamento de contabilidad de la empresa Costa Norte Construcciones, C.A. El presente trabajo de investigacin descriptiva de campo, no experimental, aborda como objetivo general de estudio el tema de las auditoras internas y el control interno contable, atendiendo a la propuesta de disear un modelo que permita controlar el sistema y los procesos contables en todas sus facetas de la empresa
18
destinados a suministrar un instrumento que permita optimizar el proceso de generacin de informacin, con la finalidad de que est sea adecuada y oportuna para la toma de decisiones. En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria, entre otros, observamos la contabilidad por partida simple, y utilizaban bacos para llevar su contabilidad. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el franciscano Fray Lucas Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribi un libro sobre la contabilidad de partida doble. Es en la revolucin industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por mquinas manejadas por varias personas. 1 Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la proteccin de sus intereses. 1 Las numerossimas normas y reglamentaciones, sean stas de carcter impositivas, laborales, ecolgicas, de consumidores, contables, bancarias, societarias, burstiles entre otras, provenientes de organismos nacionales (federales), provinciales (estaduales) y municipales, obligan a las administraciones de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos, que la falta de cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonios. A ellos deben sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de las normativas internas, como de diversas normas en materia de seguridad y control interno, como as tambin verificar la sujecin de las diversas reas o sectores a las polticas de la empresa. 1 Entonces el control viene a convertirse en la herramienta de medicin de los estados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar, y formular nuevos planes. Es as como se lleva un control entre lo planeado y lo logrado, de no existir una diferencia entre estos, nos encontramos en la posicin de afirmar que los objetivos planteados en el proceso respectivo se han alcanzado. En caso contrario, a partir de los diferencias llevamos a cabo un proceso para indagar las causas que nos condujeron a estas y una vez identificados poner en prctica acciones correctivas, incluidas las modificaciones respectivas a los planes. 1
Bibliografa 1 http://www.gestiopolis.com,Contabilidad y Finanzas, Control Interno
19
5. Marco Terico
Introduccin El proceso de determinar lo que se est llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as evitar desviaciones en la ejecucin de los planes. Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningn administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados estn operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras ms claros, completos, y coordinados sean los planes y ms largo el periodo que ellos comprenden, ms completo podr ser el control. Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo erraron, para descubrir qu ocurri y porqu, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas. 2 Elementos del control. - Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. - Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. - Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. - Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. El control es un proceso por medio del cual las actividades de una organizacin quedan ajustadas a un plan preconcebido de accin y el plan se ajusta a las actividades de la organizacin; el control desde el punto de vista general comprende varias caractersticas, dentro de las cuales se mencionan las ms relevantes como son: Debe de existir un entendimiento comn entre los propsitos y consecuentemente, con las metas que se persiguen Tiene que existir una identificacin de las actividades dentro de la organizacin Es necesario definir las polticas que rigen el control interno. Pueden distinguirse claramente dos tipos de control; el Control Administrativo y el Control Contable.
El control interno administrativo se refiere a las actividades que no se consideran de naturaleza financiera como son la difusin de manuales de organizacin y funciones, etc. en cambio el control interno contable est relacionado a cada actividad que tiene que ver con las acciones financieras de la entidad y por la importancia que cada control representa, no deben separarse. Control Es el proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades planteadas. A partir de esto implicara llegar a la conclusin de que el control parte del punto donde termina la planeacin. No obstante, el control es un concepto ms general, uno que tambin ayuda a los administradores a realizar seguimientos de la eficiencia de su planeacin, su organizacin y su direccin y a todas las medidas correctivas cuando se necesite. Proceso por medio el cual las actividades de una organizacin quedan ajustadas a un plan preconcebido de accin y el plan se ajusta a las actividades de la organizacin. 3
Segn el C.O.S.O menciona que el Control Interno comprende el plan de organizacin y los procedimientos y procesos que se relacionan con el resguardo de activos y la confiabilidad de los registros financieros y, por consiguiente, son diseados para proporcionar una seguridad razonable que: a. Las transacciones son ejecutadas en conformidad con la autorizacin general o especfica de la administracin. b. Las transacciones son registradas de la forma requerida (1) para permitir la preparacin de estados financieros en conformidad con principios contables generalmente aceptados u otros criterios aplicables a tales estados, y (2) para mantener un registro de los activos. c. Se permite el acceso a activos slo en conformidad con la autorizacin de la administracin. d. El registro de activos se contrasta con los activos existentes a intervalos razonables y se efectan las acciones correspondientes con respecto a cualquier diferencia. Control Contable: Es el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que son relativos y que estn directamente relacionados principalmente con la salvaguarda de activos y con la fiabilidad de los registros financieros. 4
El control contable consiste en los procedimientos administrativos empleados para conservar la exactitud y propiedad en las transacciones y en la contabilizacin de estas. 4
Bibliografa 3 Eric L. Kohler, Diccionario para Contadores pg. 122 4 Declaraciones sobre Normas de Auditoria Ob. Cit., p.5
21
Importancia del Control Contable El Control Contable contribuye a la seguridad referente a lo contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la entidad realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores, y propugna por la solucin factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin del personal, los mtodos y sistemas contables para que as el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. Objetivos del Control Permitir la preparacin de los estados financieros de conformidad con los principios contables generalmente aceptados o en cualquier criterio aplicable a tales estados. Las transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general y especfica de la gerencia. Mantener datos relativos a la custodia de los activos. Proporcionar informacin veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad. Orientar a la gerencia, para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer responsabilidades de los que intervienen en la informacin. Evitar malos manejos y desfalcos. Detectar causas y orgenes y no limitarse al registro de operaciones. Tipos de Actividades Los tipos de control estn relacionados con el entorno de la Contabilidad, el control debe permitir asegurar que todos los eventos econmicos sean registrados oportunamente. Los controles contables deben estar presentes en todas las actividades que se lleva acabo y que impliquen la salvaguarda de activos. Por lo general se establece en formas pre numeradas, los controles contables incluyen controles sobre los sistemas de autorizacin y aprobacin entre los tipos de actividades de control contable que se puede desarrollar estn 5 : Formas pre numeradas. Cajas registradoras. Fondos fijos.
Bibliografa 4 Declaraciones sobre Normas de Auditoria Ob. Cit., p.5 5 Joaqun Moreno Fernndez, Contabilidad Superior, Serie de Contabilidad Fionanciera 4 Compaa Editorial Cont.
22
Cuentas de cheques. Documentacin escrita. Verificaciones fsicas. Criterios de aplicacin a resultados. Dualidad econmica. Conciliaciones bancarias. Actas, escrituras, contratos, entre otros 5
Clasificacin Segn el momento Preventivo: Cuando se aplica las herramientas de control antes que las acciones se realice. Correctivo: Cuando tomamos herramientas de control despus de que las acciones se realice. Proactivo: Pensar en las actividades del futuro con los datos de hoy. Establece en punto del proceso est el control. Si son objetivos o subjetivos Normativo: Busca cumplir con los requerimientos especficos. Tiene muy en cuenta las caractersticas que debe cumplir el proceso.
Racional: Depende de la perspectiva y experticia de quien ejerce el control. Es ms subjetivo. Segn la Naturaleza Fsico: Cuando existe algo que vamos a contar. Gestin: Es mas subjetivo. Segn el Objeto: Cuando se tiene claramente establecido el control, generalmente se detiene el proceso. Es muy importante tener en cuenta la criticidad pues a veces es ms caro el remedio que la enfermedad. Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la accin correctiva. El objetivo del control es cundo, cuanto, cmo y dnde se debe ejecutar la accin.
Bibliografa 5 Joaqun Moreno Fernndez, Contabilidad Superior, Serie de Contabilidad Fionanciera 4 Compaa Editorial Cont.
23
La accin necesaria se emprende con los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases del proceso del control. Las decisiones respecto a las correcciones que deben hacerse representar en la culminacin del proceso de control. La accin correctiva que ajusta las operaciones a los estndares preestablecidos es la esencia del control, y su base es la informacin que recibe de los gerentes. Caractersticas de un Control Las caractersticas generales que se le reconoce a al control son 6 :
Integral: asume una perspectiva integral en la organizacin, contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma. Peridico: sigue su esquema y una secuencia predeterminada. Selectivo: debe solo concentrarse en aquellos elementos relevantes para la funcin u objetivo de cada unidad. Creativo: Continua bsqueda de ndices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos. Efectivo y Eficiente: busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados. Adecuado: el control debe ser acorde con la funcin controlada, buscando las tcnicas y criterios ms idneos. Flexible: Fcilmente modificado con capacidad de cambio. Contabilidad La contabilidad se puede definir como un sistema de informacin que permite describir y comprender la actividad econmica del a empresa de manera resumida, para la toma de decisiones. Esta informacin contable debe ser elaborada de acuerdo con las Normas Internacionales de Informacin Financiera. 7 La contabilidad es la ciencia que establece las normas y procedimientos para registrar, analizar, cuantificar, e interpretar los hechos econmicos que afectan al patrimonio de los comerciantes individuales o empresas organizadas bajo la forma de sociedades mercantiles. 8
Bibliografa 6 www.virtual.edu.com 7. Roxana Escoto Leiva, El Proceso Contable, Universidad Estatal a Distancia. Costa Rica 3ra Edicin. 8 Sastrias Freudenberdg Marcos, Contabilidad, Principios de Contabilidad 2004, pg. 9,49
24
Objetivo
El objetivo ms importante de la contabilidad es proporcionar informacin financiera de la empresa a las personas o entidades interesadas en conocer sus resultados sobre la rentabilidad y solvencia del negocio. Propsito El propsito de la contabilidad es proporcionar datos financieros que sirvan para medir la rentabilidad del negocio y la solvencia que tiene para cumplir sus compromisos. Su propsito fundamental es suministrar informacin valiosa para la toma de decisiones a las personas encargadas de tomarlas. Informacin Contable Segn Blanco (2006) La informacin contable se es la principal herramienta de la toma de decisiones financieras. Resalta esa importancia diciendo que la misma sirve para 9 : "Conocer y demostrar los recursos controlados (activos), las obligaciones de transferir recursos (pasivos), los cambios experimentados de los recursos y el resultado obtenido en el periodo (patrimonio). Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito (decisiones de inversin y decisiones de financiamiento). Controlar las operaciones (establecer mrgenes y contribuciones, determinar utilidades como negocio, como unidad de negocio, por lnea; sistema de costos). Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comparable. La informacin, es comprensible cuando es clara y fcil de comprender. La informacin, es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna. La informacin, es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos. 10
6. Objetivos 6.1 General - Elaborar un control contable previo al pago de compra de bienes y servicios al Gobierno Autnomo Descentralizado Parroquial Rural de Rio Tigre Periodo 2011- 2013. 6.2 Objetivos Especficos - Realizar un diagnstico estratgico de la situacin econmico administrativo, para plantear soluciones efectivas y de mejora continua para la empresa. - Dar a conocer la importancia del control contable que debe existir en el GAD de Rio Tigre. - Verificar y evaluar la veracidad de la informacin contable y otros datos producidos en la institucin. - Contribuir a identificar los distintos problemas existentes dentro de la institucin. - Determinar el grado de responsabilidad de los involucrados en la administracin, manejo y custodia de los documentos de pago. 7. Desarrollo 7.1 Metodologa de la Investigacin Para recopilar informacin y previo al desarrollo de la presente investigacin se utiliz la siguiente metodologa, la misma que me permiti encontrar posibles soluciones con los resultados encontrados. Mtodo Inductivo.- Este mtodo me permiti descubrir los aspectos contables de los documentos y todos los activos fijos que utiliza el Gobierno Parroquial de Rio Tigre con lo cual pude, determinar el tipo de control que se lleva dentro de la institucin para poder descubrir el mejor mtodo y tcnica que ayude al control contable previo al pago de bienes y servicios de la institucin. Mtodo Deductivo.- Este mtodo me permiti conocer la situacin actual contable del Gobierno en lo que se refiere a la existencia fsica de sus documentos contables, para determinar un mejor control contable previo al pago de bienes y servicios del proceso contable que afecta al GAD de Rio Tigre. Mtodo Cientfico.- Este mtodo se utiliz en todo el proceso del desarrollo de nuestra prctica pre profesionales, los mismos que permitieron emitir juicios de valor basados en la realidad comprobada. Mtodo de Anlisis.- Proceso de conocimiento que se inicia por la identificacin de cada una de las partes que caracterizan una realidad. De esa manera se establece la relacin causa efecto entre los elementos que componen el objeto de investigacin.
26
TIPO DE INVESTIGACIN Investigacin Descriptiva Permiti describir los aspectos ms sobresalientes sobre el control contable previo al pago de bienes y servicios dentro de la institucin. Tcnicas de Recoleccin de datos: Es importante tener presente que si bien a travs de las tcnicas de investigacin recuperamos la informacin requerida para explicar un problema, pero a la vez estas nos permiten organizar la informacin y procesarla de tal manera que nos sirva en forma lgica y cientfica para aplicar o demostrar el hecho investigado. Para el estudio, se utiliz las siguientes tcnicas: La Observacin.- En la presente investigacin se observ algunas actividades relacionadas con el proceso de control contable previo al pago de bienes y servicios en la institucin; as como las necesidades, requerimientos y otros aspectos que se puedan dar en el transcurso de la investigacin, de manera objetiva a travs de una vista de campo. La Encuesta.- Con esta tcnica pude conocer la informacin necesaria para la elaboracin del proyecto, la cual se aplic al Seor Presidente y la Ingeniera encargada del rea de Secretara-Tesorera. La Entrevista.- Mediante la entrevista se trat en forma directa y amplia los criterios de la Ingeniera encargada del rea de Secretara-Tesorera sobre los procesos de control aplicados, ya que est ms informada y tiene conocimiento sobre los controles de pago que se realiza hacia los distintos proveedores. Universo Tcnicas Poblacin Cantidad Encuesta - Presidente - Ing. rea de Secretara- Tesorera - Vocales del GAD - Tcnico del GAD 5 Entrevista - Empleada administrativa 1 TOTAL 6
27
Una vez realizada las tcnicas a utilizar se proceder a realizar las graficas sobre cmo se elabor el desarrollo del control contable: ELABORACIN DEL CONTROL CONTABLE PREVIO AL PAGO DE BIENES Y SERVICIOS Antes de la elaboracin del control contable se realizo los siguientes procesos: 1.- Anlisis de la Documentacin: Una vez realizado el diagnstico dentro de la institucin y encontrado el problema que tiene se procedi al respectivo anlisis sobre la situacin actual de dicha institucin. 2.- Seleccin de Documentos: Realizado el anlisis de los documentos de pago que reposan en el GAD se realizo el respectivo anlisis y seleccin de toda la informacin que nos ser til y oportuna de los aos 2011-2013 acorde a nuestra propuesta realizada. 3.- Revisin de Documentos: Despus de realizar la seleccin de los documentos se procede a la revisin de los distintos documentos el cual se encuentra con falencias y problemas ya que ciertos documentos no se encuentran al dia el cual se pudo observar que no hay documentos justificantes y sustentacin de viticos realizado por los miembros del GAD. 4.- Ordenacin de la Informacin: Una vez realizada la revisin de documentos se ordena cronolgicamente y ordenadamente en base a la documentacin obtenida para el respectivo procedimiento y control de estos mismos. 5.- Guardado de Documentacin: Realizado los respectivos controles de los documentos se procede a tomar evidencia y sustento con fotos para el respectivo archivo a nuestro informe y se archiva toda la documentacin en sus respectivos folios en los que reposan dentro de la institucin.
28
Estructura de Control Contable Elaborado: La estructura del Control Contable previo al pago de bienes y servicios del Gobierno Parroquial de Rio Tigre, deber estar representada a travs de la organizacin material y funcional de los bienes y servicios que se presta, desde el punto de vista del grado de importancia y perecibilidad, de la siguiente manera: Grfico No. 01 Estructura del Control Contable
DOCUMENTOS DE PAGO AUTORIZACIN CERTIFICACIN PRESUPUESTARIA MEMOS FACTURAS RESPALDOS TRANSFERENCIA
29
Nivel de Responsabilidad en el Registro, Control y Conservacin de documentos de pago previo al pago de bienes y servicios. En primera instancia y trmino la responsabilidad recae en la mxima autoridad de la institucin, siendo sta velar la correcta adquisicin, conservacin, mantenimiento, valoracin y control de los documentos de pago que ha adquirido y de aquellos que no sean de la institucin, as como de mantener adecuados controles contables aplicables para este departamento, de conformidad con la normativa vigente y las disposiciones de la presente propuesta. La Secretaria-Tesorera tiene la responsabilidad y cuyo cargo se encuentra especficamente la custodia de los bienes e inmuebles as como de los documentos de pago que se adquiere para el servicio de la institucin ya que sta recibe facturas y no las emite. La responsabilidad en el registro y control contable de los documentos de pago previo al pago de bienes y servicios, lo ejerce el personal del departamento de Secretara- Tesorera de la institucin, previsto al procedimiento contable que se debe seguir, y en las normas contables y disposiciones emitidas por los entes de control. Grfico No. 02 Nivel de Responsabilidad en el Registro, Control y Conservacin de documentos de pago previo al pago de bienes y servicios.
Elaborado por: Katty Sharian. PRIMER NIVEL
SEGUNDO NIVEL
TERCER NIVEL
RESPONSABILIDAD PRESIDENCIA PRESIDENTE REGISTRO Y CONTROL SECRETARA-TESORERA CONSERVACIN DE DCTS SECRETARA-TESORERA Mediante un Oficio de autorizacin. Transferencia de Pago. Archivacin de documentos.
30
Fases para el Control Contable de los Documentos Para el manejo eficaz y eficiente del control contable previo al pago de bienes y servicios en el Gobierno Parroquial de Ro Tigre se desarrolla las siguientes actividades: Grfico No. 03 Flujograma de Procesos de las Fases del Control Contable de los Documentos
Elaborado por: Katty Sharian
1. PLANEAMIENTO: La base para planear la adquisicin as como prestar servicios los presta el presupuesto. 2. COMPRA O PRESTACIN: La base para planear la adquisicin as como prestar servicios los financia el presupuesto que le da el Estado. 3. RECEPCIN: - Recepcin de bienes o servicios. - Registro y notificacin del bien o servicio. - Envo al Departamento asignado 4. ALMACENAMIENTO: - Comprobacin y verificacin. - Facilita los documentos correspondientes. - Registro y Control de los documentos.
5. CONTABILIDAD: Mantiene el control contable sobre los documentos previos al pago de bienes y servicios a travs del registro de los procesos de adquisicin de bienes y servicios. INICIO 1. Secretara Tesorera Planifica y programa las adquisiciones de bienes y los servicios que presta la institucin. 2. Secretara Tesorera Adquiere lo que necesita para cubrir la necesidad tanto de la institucin para satisfacer a las personas. 3. Secretara Tesorera Recepta los bienes y servicios obtenidos, los documentos de pago verificando si todos estos se encuentran en orden y legalmente reglamentadas. 4. Secretara Tesorera Registra las transacciones de los bienes y servicios adquiridos y controla a travs de constataciones fsicas sobre los documentos de pago. FIN
31
Procedimiento: 1. Planeacin: El departamento de Secretara-Tesorera debe planear las necesidades en cuanto a la adquisicin previo al pago de bienes y servicios adquiridos tomando en consideracin el presupuesto que financia el Estado y otros entes. 2. Compra o Prestacin: La adquisicin de algn bien o la obtencin de un servicio distingue y determina las necesidades que tiene la institucin y en base a lo que necesitan las personas, con la finalidad de que se sigua obteniendo recursos y se realice los procedimientos adecuados. 3. Recepcin: La recepcin de dichas adquisiciones como servicios obtenidos tiene las siguientes actividades: - La aceptacin de los bienes adquiridos y servicios obtenidos, despus que estos hayan sido debidamente controlados. - Registrar y notificar la recepcin y aceptacin de los documentos o algn bien. - La entrega o envo de los bienes as como los servicios adquiridos, y los documentos de pago al respectivo departamento, con la debida precaucin y seguridad contra la apropiacin indebida de estos bienes. 4. Almacenamiento: Los bienes adquiridos y los servicios adquiridos, as como los respectivos documentos de pago son entregados al departamento de Secretara- Tesorera, por lo tanto es responsable de su custodia, control, registro y preservacin. 5. Contabilidad: A medida que documentos de pago se mueven a travs de los procesos contables, el departamento de Secretara-Tesorera es el encargado del registro por medio de los asientos contables respectivos; los mismos que permitan conocer lo saldos en un momento determinado mediante el sistema Gubernamental.
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO Y SALIDA DE LOS DOCUMENTOS DE PAGO La adquisicin de bienes y servicios est sujeta a disposiciones legales, es decir, los procedimientos contables que ayuda a la institucin a realizar actividades eficientes y eficaces para el logro de sus objetivos y ms an que estos procesos ayuda a controlar todos los documentos que sirven de respaldo para cualquier informacin o justificacin. Los procedimientos para el ingreso de los documentos de pago, se describen partiendo de la adquisicin de un bien o prestacin de servicios que la institucin obtiene, es decir, luego de que la institucin ha seguido los procesos correspondientes; consecuentemente se inicia con los documentos de pago, justificacin de documentos, y la respectiva transferencia cuyo procedimiento es:
32
Responsable Descripcin de la actividad
Presidencia:
Secretara-Tesorera:
Secretara-Tesorera:
Presidencia:
Secretara-Tesorera:
Elaborado por: Katty Sharian Da la orden de la elaboracin de los documentos de pago y determina si el pago debe efectuarse despus de recibir los bienes o prestar los servicios para la ejecucin de alguna obra. Recibe los documentos de justificacin correspondiente, previo realiza el control adecuado para el respectivo proceso.
Dispone que a base documentacin sustentatoria entregada, verifique la disponibilidad presupuestaria y se efectu el debido pago.
Elabora los documentos de pago y comprobantes de retencin a nombre del proveedor, legaliza la documentacin y enva a la Presidencia, retiene copia de la factura y el comprobante de retencin as como el Ruc, certificado bancario y todos los documentos respectivos para el registro contable. Estos pagos se realizan de acuerdo partidas presupuestarias existentes en la institucin y en base a esto se realiza el asiento contable a travs del SPI. Revisa los documentos de pago que estos se encuentren en orden y verificando la cantidad exacta, firma y enva la documentacin a Secretara-Tesorera.
Recibe los documentos de pago, comprobante de retencin y documentacin sustentatoria por parte del presidente. Realiza la debida transferencia de pago a la cuenta corriente del proveedor. Registra asiento contable conforme a las normas establecidas y en base a la documentacin sustentatoria y archiva documentacin.
33
8. Anlisis de los resultados 8.1 Encuesta: Los resultados de la encuesta realizada a los empleados de la Institucin que tienen relacin directa e indirectamente con el manejo correcto del pago de los bienes y servicios del Gobierno son: Pregunta 1: Cuenta el GAD con un control contable de pago de bienes y servicios que adquiere y brinda? CUADRO Nro. 1 Variable Frecuencia Porcentaje Si 5 100% No 0 0 Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013.
EXPLICACIN: El 100% del personal afirma que si existe un control contable adecuado previo al pago de bienes y servicios el cual se puede deducir que el personal cuenta con una buena comunicacin y que la reglamentacin interna es difundida a todo el personal. Pregunta 2: Con qu frecuencia se realiza el control contable de los documentos de pago dentro de la institucin? CUADRO Nro. 2 Variable Frecuencia Porcentaje Diaria 2 40% Mensual 3 60% Bimestral 0 0% Trimestral 0 0% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013. 40% 60% 0% 0% Grafico No. 5 Diaria Mensual Bimestral Trimestral 100% 0% Grfico No. 4 Si No
34
EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta el 40% nos afirma que estos controles se realizan diariamente; mientras que el 60% menciona que se realiza mensualmente por lo que podemos decir que estos controles son efectivos y se realiza de acuerdo a las transacciones realizadas. Pregunta 3: Cree usted que el personal de contabilidad es el adecuado para el control contable de los pagos de bienes y servicios? CUADRO Nro. 3 Variable Frecuencia Porcentaje Si 5 100% No 0 0% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013.
EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta encontramos que el 100% de los 5 empleados del personal es el adecuado y por lo cual se puede decir que es un personal apto, capaz y se encuentra actualizado mediante seminarios, cursos, talleres en el rea que se pueda desarrollar en su trabajo eficacia y efectividad.
Pregunta 4: Realiza estados financieros en base al valor real de los documentos de pago de bienes y servicios? CUADRO Nro. 4 Variable Frecuencia Porcentaje Si 5 100% No 0 0% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013.
EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta encontramos que el 100% de los 5 empleados del personal manifiesta que los estados financieros se realiza en base real de los documentos de pago lo que da como conclusin que los estados financieros se deben realizar al valor real de los documentos de pago previo al pago de bienes y servicios para que tome decisiones eficientes y que sean correctas de acuerdo al estado actual de GAD.
100% 0% Grfico No. 6 Si No 100% 0% Grfico No. 7 Si No
35
Pregunta 5: Los procesos contables estn de acuerdo a las disposiciones legales? CUADRO Nro. 5 Variable Frecuencia Porcentaje Si 5 100% No 0 0% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013.
EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta encontramos que el 100% de los 5 empleados del personal manifiesta que los procesos contables se cumplen con las disposiciones legales porque podremos decir que es indispensable dentro del GAD para que no afecte a su funcionamiento y su servicio.
Pregunta 6: Para la adquisicin de bienes y servicios se elabora un cuadro de necesidades? CUADRO Nro. 6 Variable Frecuencia Porcentaje Si 2 40% No 3 60% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013.
EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta encontramos que el 40% de los 5 empleados del personal manifiesta que la adquisicin de bienes y servicios no se realiza un cuadro de necesidades mientras que el 60% de los 5 empleados del personal afirman que no se hace y no se utiliza un cuadro de necesidades por lo que se puede decir que no se basan en necesidades reales acorde a la institucin.
100% 0% Grfico No. 8 Si No 40% 60% Grfico No. 9 Si No
36
Pregunta 7: El registro del control se realiza de forma? CUADRO Nro. 7 Variable Frecuencia Porcentaje Manual 0 0% Electrnica 0 0% Computarizada 5 100% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013.
EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta encontramos que el 100% de los 5 empleados del personal manifiesta que el control se realiza en la computadora por lo que podemos decir que toda la informacin es confiable y existe coordinacin con los dems departamentos de la institucin.
Pregunta 8: Se concilia los saldos de los documentos de pago de bienes y servicios con saldos contables? CUADRO Nro. 8 Variable Frecuencia Porcentaje Si 5 100% No 0 0% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013.
EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta encontramos que el 100% de los 5 empleados del personal manifiesta que todos los saldos sobre los documentos de pago con los saldos contables por lo que se afirma que se tiene conocimientos sobre los procedimientos y procesos adecuados para realizar dichos controles.
0% 0% 100% Grfico No. 10 Manual Electrnica Computarizada 100% 0% Grfico No. 11 Si No
37
Pregunta 9: Se verifica que todos los documentos de pago de bienes y servicios estn al da? CUADRO Nro. 9 Variable Frecuencia Porcentaje Si 2 40% No 3 60% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013.
EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta encontramos que el 40% de los 5 empleados del personal manifiesta que todos los documentos de pago se encuentran al dia por lo que se tiene conocimiento y acceso directo a estos; mientras que el 60% de los 5 empleados del personal afirma que no se encuentran al dia estos documentos y que les faltan mas justificantes y respaldos, por lo que podemos decir que los departamentos no tienen comunicacin y coordinacin.
Pregunta 10: Cree Ud. que la control contable para los bienes y servicios contribuye a la optimizacin de los procesos contables? CUADRO Nro. 10 Variable Frecuencia Porcentaje Si 5 100% No 0 0% Total 5 100%
Fuente: GAD Parroquial Rio Tigre Investigadora: Katty Sharian Fecha: 20 de Marzo del 2013. EXPLICACIN: Del anlisis realizado a esta pregunta encontramos que el 100% de los 5 empleados del personal, corroborando y afirmando que es muy importante y significativa la propuesta planteada dentro de la investigacin y estudio. 100% 0% Grfico No. 12 Si No 100% 0% Grfico No. 13 Si No
38
8.2 Entrevista GUA ESTRUCTURADA DE ENTREVISTA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA-TESORERIA OBJETIVO.- Conocer informacin sobre la GAD Parroquial de Rio Tigre para realizar el control contable previo al pago de bienes y servicios. 1. Cuenta la Institucin con control contable previo al pago de bienes y servicios? Si, ya que la institucin cuenta con este instrumento, es muy oportuno y adecuado porque nos sirve como herramienta de gestin administrativa. 2. Se realiza control contable de los documentos de pago? Si, el departamento de Secretara-Tesorera es el encargado de realizar este tipo control pues cuenta con el formato de control de pagos, el control se lo realiza mensualmente ya que las adquisiciones o servicios varan. 3. Sabe cuando realizar una nueva adquisicin de bienes? Si, al momento que se presenta la necesidad de comprar y se encuentra conjuntamente con el presupuesto de la institucin. 4. Quin es el responsable directo del control contable de los bienes y servicios? El Departamento de Secretara-Tesorera, bajo su responsabilidad est el control contable de los documentos de pago. 5. Se planifica y se cuenta con presupuesto suficiente para realizar las adquisiciones? Si, ya que al inicio del ao se elabora un plan operativo de actividades administrativas y operativas, las mismas que estn sustentadas en un presupuesto para que se logren los objetivos predeterminados y planificados que se debe cumplir. 6. Cuenta la institucin con una lista de proveedores calificados? Si ya que como somos una institucin del Estado y ellos son quienes nos proporcionan desde el portal de obras publicas un listado importante y relevante el cual se elegir los ms aptos y apropiados. 7. Conoce sobre los controles contables previo al pago de bienes y servicios? Si, dentro de estos controles contables se debe verificar que todos los documentos de pago estn legalmente en regla del proveedor que adquirimos sus servicios, para que no exista ninguna dificultad o problema dentro de la institucin.
39
8. Se realizan constataciones fsicas peridicas de todos los documentos de pago y quien lo hace? Si, al momento de realizar un pago estas constataciones fsicas y la verificacin lo realiza el presidente antes de realizar una transferencia a la cuenta del proveedor, conjuntamente con la Tesorera como ya se manifest lo realiza con los documentos de pago (autorizacin, memos y certificaciones presupuestarias) y sus respectivos documentos de respaldo. 9. La institucin cuenta con un software especializado para el registro adecuado de los documentos de pago? Bueno el software no es especializado, pero se cuenta con un sistema contable de Naptilus 7.0 el que nos proporcion el Estado para poder realizar nuestras gestiones. 10. Cree Ud. que con el control contable del pago de bienes y servicios contribuya a mejorar los procesos tanto contable y administrativos? Pienso que si ya que toda herramienta de gestin administrativa sirve y contribuye a que la administracin mejore y cumpla de mejor manera los objetivos institucionales, lo cual nos conlleva a un mejor manejo de los mismos.
40
9. Conclusiones La institucin cuenta con un control contable previo al pago de bienes y servicios. Los controles contables se realizan en forma mensual y diariamente. El personal de Contabilidad es el adecuado para el control contable previo al pago de bienes y servicios de la institucin. Los Estados financieros se realizan en base al valor de los documentos de pago. Los procesos contables cumplen con disposiciones legales emitidas por el Estado. Para realizar alguna compra o prestar un servicio no se basan a un cuadro de necesidades si no al momento de alguna necesidad que se da en ese instante. En ciertas ocasiones el seor presidente no se encuentra en la oficina por lo que muchas veces dificulta los procesos contables. Muchos documentos de pago no se encuentran con las firmas correspondientes para la respectiva transferencia de pago. 10. Sugerencias Dentro de la institucin siempre debe existir controles contables ya que esto ayudar a tener procesos eficientes, eficaces, econmicos y administrativos. Para obtener un mejor control contable se debe realizar controles peridicos o bajo sorpresa. El personal del departamento de Secretara-Tesorera debe asistir a cursos de capacitacin en el rea de contabilidad para actualizar sus conocimientos. El personal de la institucin debera disponer de los informes de los controles contables en forma peridica. El GAD de Rio Tigre debe sujetarse al cumplimento de las disposiciones legales. Para la adquisicin de algn bien o prestacin de servicios se debe tomar en cuenta las necesidades diarias de la institucin. Tratar de igualar todos los documentos pendientes de pago con sus firmas y sus justificativos adecuados para adjuntar a los respectivos documentos de pago que reposan en la institucin.
Referencias Bibliogrficas
41
42
43
44
45
Encuesta: Los resultados de la encuesta realizada a los empleados de la Institucin que tienen relacin directa e indirectamente con el manejo correcto del pago de los bienes y servicios del Gobierno son: Pregunta 1: Cuenta el GAD con un control contable de pago de bienes y servicios que adquiere y brinda? Variable Frecuencia Porcentaje Si No Total Fuente: Investigadora: Fecha:
Pregunta 2: Con qu frecuencia se realiza el control contable de los documentos de pago dentro de la institucin? Variable Frecuencia Porcentaje Diaria Mensual Bimestral Trimestral Total Fuente: Investigadora: Fecha:
Pregunta 3: Cree usted que el personal de contabilidad es el adecuado para el control contable de los pagos de bienes y servicios? Variable Frecuencia Porcentaje Si No Total Fuente: Investigadora: Fecha:
46
Pregunta 4: Realiza estados financieros en base al valor real de los documentos de pago de bienes y servicios? Variable Frecuencia Porcentaje Si No Total Fuente: Investigadora: Fecha: Pregunta 5: Los procesos contables estn de acuerdo a las disposiciones legales? Variable Frecuencia Porcentaje Si No Total Fuente: Investigadora: Fecha: Pregunta 6: Para la adquisicin de bienes y servicios se elabora un cuadro de necesidades? Variable Frecuencia Porcentaje Si No Total Fuente: Investigadora: Fecha: Pregunta 7: El registro del control se realiza de forma? Variable Frecuencia Porcentaje Manual Electrnica Computarizada Total Fuente: Investigadora: Fecha:
47
Pregunta 8: Se concilia los saldos de los documentos de pago de bienes y servicios con saldos contables? Variable Frecuencia Porcentaje Si No Total Fuente: Investigadora: Fecha: Pregunta 9: Se verifica que todos los documentos de pago de bienes y servicios estn al da? Variable Frecuencia Porcentaje Si No Total Fuente: Investigadora: Fecha: Pregunta 10: Cree Ud. que la control contable para los bienes y servicios contribuye a la optimizacin de los procesos contables? Variable Frecuencia Porcentaje Si No Total
Fuente: Investigadora: Fecha:
48
Entrevista GUA ESTRUCTURADA DE ENTREVISTA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA-TESORERIA OBJETIVO.- Conocer informacin sobre la GAD Parroquial de Rio Tigre para realizar el control contable previo al pago de bienes y servicios. 1. Cuenta la Institucin con control contable previo al pago de bienes y servicios? 2. Se realiza control contable de los documentos de pago? 3. Sabe cuando realizar una nueva adquisicin de bienes? 4. Quin es el responsable directo del control contable de los bienes y servicios? 5. Se planifica y se cuenta con presupuesto suficiente para realizar las adquisiciones? 6. Cuenta la institucin con una lista de proveedores calificados? 7. Conoce sobre los controles contables previo al pago de bienes y servicios?
8. Se realizan constataciones fsicas peridicas de todos los documentos de pago y quien lo hace? 9. La institucin cuenta con un software especializado para el registro adecuado de los documentos de pago? 10. Cree Ud. que con el control contable del pago de bienes y servicios contribuya a mejorar los procesos tanto contable y administrativos?