MINERA LAYTARUMA S.A.

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS-TI




SISTEMA DE GESTION DE PEDIDOS

Manual de Usuario
Versin 1.2
















Sistema de Gestin de Pedidos Versin : 1.2
Manual de usuario

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Tabla de Contenidos

Introduccin ........................................................................................................................... 2
1. Ingreso al sistema.......................................................................................................... 3
2. Gestin de pedidos ....................................................................................................... 5
2.1. Buscar pedido ................................................................................................................ 5
2.2. Elaboracin de un pedido ............................................................................................. 5
2.3. Impresin de un pedido .............................................................................................. 11
2.4. Aprobar un pedido ...................................................................................................... 12
2.5. Rechazar un pedido ..................................................................................................... 13
2.6. Anular un pedido ......................................................................................................... 14
2.7. Asignar stock disponible ............................................................................................. 15
2.8. Enviar pedido a compras ............................................................................................. 17
2.9. Asignar pedido a comprador ....................................................................................... 18
2.10. Generar solicitud de cotizacin ................................................................................... 21
2.11. Liquidar compra .......................................................................................................... 22
2.12. Liquidar un pedido ...................................................................................................... 23
3. Reportes ...................................................................................................................... 25
3.1. Reporte de pedidos por sede ...................................................................................... 25
3.2. Reporte de compras pendientes ................................................................................. 25
3.3. Reporte de compras asignadas ................................................................................... 26
4. Anexos ......................................................................................................................... 27
4.1. Proceso de atencin de pedidos ................................................................................. 27












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Introduccin

El Sistema de Gestin de Pedidos (SGP), ha sido desarrollado con la finalidad de brindar al
personal de la empresa Minera Laytaruma una herramienta de soporte y apoyo al proceso
de atencin de pedidos. Este proceso se inicia con la colocacin de un pedido por parte de
un rea solicitante, y finaliza con la atencin o liquidacin del mismo por parte del rea de
logstica, pudiendo pasar -de ser necesario- por el proceso de compras.

Cabe mencionar que el SGP se encuentra integrado al sistema de logstica (SISLOG) del
cual obtiene el listado de los artculos.



























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1. Ingreso al sistema
Para acceder al Sistema se debe hacer clic sobre el icono del SGP. Este icono es
configurado por personal del departamento de Sistemas TI.


Luego se visualiza la siguiente pantalla:

Aqu debe ingresar su credencial asignada (usuario y contrasea). Si la credencial es
vlida, se visualiza la siguiente pantalla:
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Esta es la ventana inicial del sistema para todos los usuarios, excepto los que tengan
asignado el perfil Comprador; aqu se puede apreciar el men, el nombre del usuario,
el botn Cambio de Contrasea , el botn Salir y la Bandeja de Pedidos.
Si el usuario tiene el perfil Comprador, se muestra la siguiente ventana inicial:

A diferencia de la ventana anterior, aqu se muestra la Bandeja de Compras.
Nota: Estas bandejas muestran como mximo 200 filas para mantener el tiempo de
respuesta adecuado del sistema. Por ello, se recomienda utilizar los filtros.
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2. Gestin de pedidos
2.1. Buscar pedido
En el men, ingrese a Movimientos, y luego a Pedidos. Aparecer la Bandeja de
Pedidos.

La bandeja permite ingresar como filtros de bsqueda, los siguientes campos:
o Nmero del pedido.
o Sede solicitante (si estuviera habilitado).
o rea solicitante (si estuviera habilitado).
o Tipo de pedido, puede ser Normal o Repuesto.
o Estado del pedido.
o Fecha de solicitud.
o Empresa
Ingrese los filtros deseados y haga clic sobre el botn Buscar
2.2. Elaboracin de un pedido
Ingrese a la ventana de registro del Pedido, haciendo clic sobre el botn Nuevo .
Esta ventana consta de 2 secciones: Datos Generales y Detalles.








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En Datos Generales

Debe tener en cuenta que algunos campos estn bloqueados y sern llenados por
el sistema o por el usuario ms adelante.
Seleccione la empresa.
Seleccione el tipo de pedido:
o Normal (este tipo es usado para cualquier pedido comn)
o Repuesto (este tipo es usado para asociar el pedido a un equipo o
maquinaria)
Seleccione la sede solicitante (si estuviera habilitada).
Seleccione el rea solicitante (si estuviera habilitada).
Ingrese una observacin sobre el pedido.
Si el tipo de pedido es Repuesto:
o Seleccione un Equipo. Para ello, haga clic sobre el botn Consultar Equipos
, y a continuacin, se mostrar una ventana que presenta 3 filtros de
bsqueda (Tipo, Marca y Placa) y una bandeja. Ingrese el filtro que crea
conveniente y haga clic sobre el botn Buscar

Seleccione el equipo haciendo doble clic sobre la fila correspondiente.
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A continuacin, se mostrar la ventana del pedido con los datos del equipo
seleccionado.

o Ingrese el nmero de arreglo o mantenimiento.

En Detalle

Seleccione los artculos. Para ello, haga clic sobre el botn Consultar Articulo ;
y a continuacin, se mostrar una ventana que presenta 2 filtros de bsqueda:
Cdigo y Artculo (descripcin). Ingrese el filtro que crea conveniente y haga clic
sobre el botn Buscar .

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Nota: Esta bandeja est integrada al sistema de Logstica, y por tanto, muestra
como mximo 200 filas para mantener el tiempo de respuesta adecuado del
sistema.

Seleccione los artculos deseados, haciendo check sobre las filas correspondientes,
luego haga clic sobre el botn Aceptar .
Nota: Si desea revisar los artculos seleccionados antes de aceptar, haga clic sobre
la opcin Mostrar Seleccin.
En la ventana del Pedido se mostrar el primer artculo seleccionado.

Seleccione el nivel de prioridad de atencin, que tiene el artculo dentro del
pedido.
Ingrese la cantidad solicitada.
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Agregue algn comentario sobre este artculo.
Presione el botn Aceptar, para agregar el registro a la Bandeja del Detalle y
mostrar el siguiente artculo seleccionado.

Nota: Si desea modificar un registro del detalle, debe hacer doble clic sobre la fila
correspondiente, esto cargara nuevamente los datos del registro en el formulario
para su modificacin. Por otro lado, si desea eliminar el registro debe hacer clic
sobre el botn Eliminar en la fila correspondiente.

Luego del ingreso de los datos sealados, la pantalla del pedido podra visualizarse
as:

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Grabe el pedido haciendo clic sobre el botn Grabar . El sistema confirmara el
registro del pedido, mediante el siguiente mensaje:

La Bandeja de Pedidos mostrar el nuevo registro con el estado Solicitado;
adems puede observar que el sistema le asign un nmero automticamente.

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2.3. Impresin de un pedido
Ubique el pedido en la Bandeja de Pedidos, haga doble clic sobre la fila
correspondiente. Esto abrir la ventana del pedido con sus datos.
Para imprimir el pedido, haga clic sobre el botn Imprimir

Y se mostrar el formato siguiente:





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2.4. Aprobar un pedido
Ubique el pedido con estado Solicitado en la Bandeja de Pedidos, haga doble clic
sobre la fila correspondiente. Esto abrir la ventana del pedido con sus datos.


En esta ventana tambin se puede apreciar el historial de operaciones realizadas
sobre el pedido.
Para aprobar el pedido, haga clic sobre el botn Aprobar . El sistema confirmar
la operacin, mediante el siguiente mensaje:



La Bandeja de Pedidos mostrar el pedido con estado Aprobado.
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2.5. Rechazar un pedido
Ubique el pedido con estado Solicitado en la Bandeja de Pedidos, haga doble clic
sobre la fila correspondiente. Esto abrir la ventana del pedido con sus datos.

Para rechazar el pedido, haga clic sobre el botn Rechazar . El sistema
confirmara la operacin, mediante el siguiente mensaje:

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La Bandeja de Pedidos mostrar el pedido con estado Rechazado.

2.6. Anular un pedido
Ubique el pedido con estado Rechazado en la Bandeja de Pedidos, haga doble clic
sobre la fila correspondiente. Esto abrir la ventana del pedido con sus datos.

Para anular el pedido, haga clic sobre el botn Anular . El sistema confirmar la
operacin, mediante el siguiente mensaje:
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La Bandeja de Pedidos mostrar el pedido con estado Anulado.

2.7. Asignar stock disponible
Ubique el pedido con estado Aprobado en la Bandeja de Pedidos, haga doble clic
sobre la fila correspondiente. Esto abrir la ventana del pedido con sus datos.

Nota: Tambin puede seleccionar un pedido con estado En Atencin, si no ha sido
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enviado al rea de Compras.
Ubquese en la seccin Detalle, y seleccione el artculo que tiene stock (haciendo
doble clic sobre la fila correspondiente).

Ingrese la cantidad disponible y haga clic en el botn Aceptar. Esto actualizar los
registros de la Bandeja del Detalle.

Para grabar las cantidades, haga clic sobre el botn Grabar . El sistema
confirmar la operacin, mediante el siguiente mensaje:

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La Bandeja de Pedidos mostrar el pedido con estado En Atencin.

Nota: Mientras no se enve el pedido a Compras, se podr seguir ingresando las
cantidades disponibles en el Detalle.
2.8. Enviar pedido a compras
Ubique el pedido con estado Aprobado en la Bandeja de Pedidos, haga doble clic
sobre la fila correspondiente. Esto abrir la ventana del pedido con sus datos.

Nota: Tambin puede seleccionar un pedido con estado En Atencin, si no ha sido
enviado al rea de Compras.

Para enviar el pedido, haga clic sobre el botn Enviar a Compras . El sistema
confirmar la operacin, mediante el siguiente mensaje:
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La Bandeja de Pedidos mostrar el pedido con estado En Atencin y con el estado
de compra en Solicitado.


Nota: Al enviar el pedido a Compras, se transfiere una copia del mismo al sistema de
Logstica, el nmero generado por ese sistema se muestra en la columna RQ.
2.9. Asignar pedido a comprador
Ubique un pedido con estado de compra Solicitado en la Bandeja de Pedidos,
haga doble clic sobre la fila correspondiente. Esto abrir la ventana del pedido con
sus datos.
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Ubquese en la seccin Detalle, y seleccione el artculo que desea asignarle a un
Comprador (haciendo doble clic sobre la fila correspondiente).

Seleccione el Comprador y haga clic en el botn Aceptar. Esto actualizar los
registros de la Bandeja del Detalle.

Puede asignar todo el detalle del pedido a un solo comprador, marcando la opcin
Asignar todos.
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Para grabar la asignacin, haga clic sobre el botn Grabar . El sistema confirmar
la operacin, mediante el siguiente mensaje:

La Bandeja de Pedidos mostrar el pedido con el estado de compra Asignado.

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2.10. Generar solicitud de cotizacin
En la Bandeja de Compras, seleccione los artculos a cotizar.

Nota: El Administrador de Compras, puede ingresar a esta bandeja utilizando el
botn Ver Bandeja de Compras , ubicado en la Bandeja de Pedidos.

Para generar la solicitud, haga clic sobre el botn Generar Solicitud . El sistema
muestra el siguiente mensaje:


Haga clic en el botn Abrir, y se mostrar la solicitud:
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Nota: Esta solicitud es descargable y modificable. Por tanto, podr completar la
informacin de los campos en blanco, y luego envirselo al Proveedor.

2.11. Liquidar compra
En la Bandeja de Compras, seleccionar las compras a liquidar.

Nota: Si el articulo tiene una observacin, esta se puede visualizar colocando el
puntero del mouse sobre el icono .

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Para liquidar, haga clic sobre el botn Liquidar Compra . El sistema confirmar la
operacin, mediante el siguiente mensaje:


2.12. Liquidar un pedido
Ubique el pedido con el estado de compra Liquidado en la Bandeja de Pedidos,
haga doble clic sobre la fila correspondiente. Esto abrir la ventana del pedido con
sus datos.

Nota: Tambin puede seleccionar un pedido con estado Aprobado o En Atencin,
si este ltimo no tiene solicitud de compra (estado de compra No Solicitado).

Para liquidar el pedido, haga clic sobre el botn Liquidar . El sistema confirmar
la operacin, mediante el siguiente mensaje:


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La Bandeja de Pedidos mostrar el pedido con estado Liquidado.

























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3. Reportes
En el men elija la opcin Reporte. A continuacin, se mostrara el listado de reportes
disponibles.
3.1. Reporte de pedidos por sede
Ingrese la fecha inicio y de fin de solicitud, luego presione el botn Aceptar.


En el mensaje de confirmacin elija la opcin Abrir, para que se muestre el
reporte.

3.2. Reporte de compras pendientes
Seleccione un comprador o elija la opcin todos.





En el mensaje de confirmacin elija la opcin Abrir, para que se muestre el
reporte.
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3.3. Reporte de compras asignadas
Seleccione un comprador, ingrese la fecha inicio y de fin de la asignacin, luego
presione el botn Aceptar.



En el mensaje de confirmacin elija la opcin Abrir, para que se muestre el
reporte.


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4. Anexos
4.1. Proceso de atencin de pedidos


En donde:

Solicitante:
Es la persona autorizada de una sede para emitir un pedido.

Jefe Sede:
Es la persona que aprueba los pedidos emitidos por el Solicitante.

Almacn:
Es el rea encargada de atender los pedidos de la sede, y en caso de no tener stock,
puede solicitar a Compras la adquisicin de los artculos faltantes.

Adm. Compras:
Es la persona que distribuye los pedidos de compra entre los compradores.

Comprador:
Es la persona encargada de comprar los artculos.